Opmaken en printen van adresetiketten in Microsoft Word 2007 1. Voor het maken van adresetiketten dient men te beschikken over een database met de adressen Men kan dit opmaken in Word, Excel, Access of Publisher In deze instructie maak ik gebruik van een Excelbestand omdat ik meen dat dit de gemakkelijkste en meest soepele manier is om adressen te beheren Hieronder vind je een voorbeeld van dergelijk bestand. De opgenomen adressen zijn fictieve adressen
Aanspreek Naam Dhr.en Mevr. Dhr.en Mevr. Dhr.en Mevr. Mevr. Dhr.en Mevr. Mevr. Mevr. Dhr.en Mevr. Dhr.en Mevr.
René Lampaert Albert Delaere André Vandewalle Yvette Vandewalle Mark Vandeputte Maria Veranneman Andréa Vandewalle Guido Verheye - Witdouck Bart Coucke - Desmet
Straat Meibloem 20 Korte Straat 10 Kardinaal Cardijnlaan 1 Bloemstraat 5 Zonnebloemstraat 10 Kortrijkstraat 25 Paster Debeirstraat 16 Heulestraat 5 Rodemont 30
Localiteit 8860 Lendelede 8860 Lendelede 8860 Lendelede 8860 Lendelede 8860 Lendelede 8860 Lendelede 8860 Lendelede 8860 Lendelede 8860 Lendelede
Belangrijk hierbij is dat de lijst een hoofding heeft om deze velden te kunnen opnemen in de etiketdefinitie 2. Open een leeg document in Microsoft Word 2007 3. Ga naar verzendlijsten
4. Neem knop “Afdruk samenvoegen starten” en druk dan op het kleine driehoekje.
Hiermede open je een submenu en neem hierbij “Stapsgewijze Wizard Afdruk Samenvoegen”
5. Kies uit de rubriek “Afdruk samenvoegen” voor etiketten
Druk nu onderaan op “Volgende: Begindocument” 6. Kies nu bij “Begindocument selecteren” voor “Document indeling wijzigen”
7. Kies nu voor “Opties” Volgend scherm verschijnt
Met dit scherm kies je uw etiket dat je wil gebruiken Bij de rubriek “Etiketproducent” ga naar beneden en kies het merk van uw etiket. Dan kies je voor het “Productnummer” Deze gegevens vind je op de verpakking van uw etiketten Nadat je uw keuze hebt gemaakt druk op “OK” Nu verschijnt het scherm met de indeling van de etiketten Dit moet overeenstemmen met het blad van uw etiketten Kies nu onderaan voor “Volgende: Adressen selecteren”
8. Kies nu bij “Adressen selecteren” voor “Een bestaande lijst gebruiken”
9. Kies nu bij “Een bestaande lijst gebruiken” voor “Bladeren” 10. Hier wordt nu een scherm getoond waarmede je uw adresbestand kan zoeken en gebruiken
Indien je uw bestand hebt gevonden kan je hier nog wijzigingen aanbrengen Indien je klaar bent druk op “OK” 11. Doe nu stap 3 en kies onderaan voor “Labels schikken”
12. Kies nu onder “Labels schikken voor Meer Items”
13. Hier krijg je nu een scherm met de hoofdingen van uw adresbestand
Je kiest nu een voor een de titels en druk telkens op invoegen Het eerste etiket van uw etiketblad wordt nu automatisch ingevuld met de gekozen velden Zie figuur hieronder
Je kan nu deze velden schikken zoals je wenst. Dit doe je door het veld dat je wenst te verplaatsen te selecteren en “Enter” te drukken. Tussen de hoofdingen kan je met de “space bar” een tussenruimte inbrengen Om de velden in het midden van het etiket te plaatsen zet je de cursor voor de eerste hoofding druk je op Shift/Enter Met het liniaal bovenaan je blad kan je de hoofdingen horizontaal verschuiven zodat de hoofding niet tegen de rand van het etiket komt te staan Wanneer nu het etiket naar voldoening hebt geschikt druk je op de knop “Alle etiketten bijwerken” en krijg je nu het resultaat zoals hieronder afgebeeld
Indien je nu een blad met uw etiketten wil zien kies dan onderaan het scherm voor “Volgende: Labelvoorbeeld” Ben je tevreden met het resultaat dan kies je voor “Volgende: Samenvoegen voltooien” 14. Nu heb je 2 mogelijkheden - Ofwel kan je de etiketten nu direct printen op uw printer. Dit heeft als nadeel dat wanneer er iets gebeurt met uw printer (Vb. een blad blijft haperen” je veel kans hebt dat je volledig mag herbeginnen. Daarom raad ik af deze methode te gebruiken.
-
Ofwel kan je nu een blad aanmaken met het resultaat van uw werk en kan je dit blad bewaren en afdrukken wanneer je dit wenst. Hierbij heb je dan ook de mogelijkheid het lettertype te wijzigen indien zou blijken dat bepaalde adressen te lang zijn voor uw gekozen etiket.
15. Ga nu bovenaan je scherm druk “Samenvoegen voltooien”.”
Nu kies je voor “ Afzonderlijke documenten bewerken 16. Er opent zich een nieuw venster en daar kies je voor “Alles “ en druk op “OK”
17. Nu krijg je het resultaat van uw werk op een nieuw document dat je kan bewaren en afprinten Dit is het einde van de procedure voor het opmaken en afprinten van adres etiketten Je kan hiermede nog verder experimenteren en correcties toepassen in deze procedure en op het eindresultaat. Ik hoop dat deze procedure je zal duidelijk maken hoe je in de toekomst etiketten kan maken
