Opleiding MS Dynamics NAV 2009 RTC INTRODUCTIE

Opleiding

MS Dynamics NAV 2009 RTC

INTRODUCTIE

© Software Developments NV www.sde.be | [email protected] Brandstraat 16, 9160 Lokeren België

Alle rechten voorbehouden. Zonder expliciete, voorafgaande schriftelijke toestemming van© Software Developments NV mag niets uit dit document worden gereproduceerd, verspreid of toegankelijk gemaakt door (her)druk, (foto)kopie, databank en/of anderzijds, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Ondanks alle aan de samenstelling bestede zorg, kan © Software Developments NV (behoudens in het geval van opzet of bedrog) geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. © Software Developments NV kan zonder aankondiging te allen tijde verbeteringen en veranderingen ten gevolge van drukfouten, onzorgvuldigheden in de huidige informatie of verbeteringen van programma‘s en/of apparatuur aanbrengen.

Inhoudstafel HOOFDSTUK 1 WAT IS MS DYNAMICS NAV? ..................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4

Wat is Microsoft Dynamics Nav?................................................................................ Beschikbare modulen .............................................................................................. Submodulen ........................................................................................................... Add-on applicaties...................................................................................................

3 3 3 3

HOOFDSTUK 2 OPSTARTEN VAN MS DYNAMICS NAV ........................................................ 4 2.1 Opstarten .............................................................................................................. 4 2.2 Scherminformatie ................................................................................................... 5 2.2.1 Rolcentrum ...................................................................................................... 7 2.2.2 Rolcentrum aanpassen ...................................................................................... 8 2.3 Database openen .................................................................................................... 9 2.4 Wisselen van bedrijf ............................................................................................... 10 2.5 Meertalige functionaliteit ......................................................................................... 11 HOOFDSTUK 3 NAVIGATIEDEELVENSTER ....................................................................... 12 3.1 Het hoofdmenu : navigatiedeelvenster...................................................................... 12 3.1.1 De naam van modules in het navigatiedeelvenster wijzigen of modules opnieuw rangschikken ............................................................................................................... 13 3.1.2 Een nieuwe menuknop maken ........................................................................... 13 3.1.3 Een koppeling aan een menu in het navigatiedeelvenster toevoegen ...................... 13 3.1.4 Een koppeling van het ene menu naar een ander menu verplaatsen of kopiëren ...... 14 3.1.5 Standaardinstellingen herstellen ........................................................................ 14 HOOFDSTUK 4 SOORTEN SCHERMEN .............................................................................. 15 4.1 Kaartvorm............................................................................................................. 15 4.1.1 Je verplaatsen binnen de kaart .......................................................................... 16 4.1.2 Componenten van een kaart ............................................................................. 17 4.1.3 Inzoomen van een venster : hoofding ................................................................ 17 4.1.4 Inzoomen van een venster : orderlijnen ............................................................. 18 4.2 Overzichtvorm ....................................................................................................... 19 4.3 Gecombineerde kaart- en overzichtsvensters ............................................................. 20 4.3.1 Het verkooporder scherm aanpassen .................................................................. 21 4.3.1.1 Knoppen toevoegen aan het actiepaneel ............................................................. 21 4.3.1.2 Kolommen bevriezen in verkooporderregel.......................................................... 22 4.3.1.3 Sneltabladen aanpassen ................................................................................... 23 4.3.1.3.1 Rangschikken van de sneltabbladen: ............................................................ 24 4.3.1.4 Velden uit sneltabbladen verwijderen of eraan toevoegen ..................................... 25 4.4 Meerdere vensters tegelijkertijd open ....................................................................... 25 HOOFDSTUK 5 SORTEREN ............................................................................................... 26 HOOFDSTUK 6 FILTEREN ................................................................................................ 27 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

Veldfilter ............................................................................................................... 27 Veldfilter verwijderen ............................................................................................. 29 Filteren op deze waarde .......................................................................................... 29 Meerdere veldfilters toepassen ................................................................................ 30 Filters opslaan ....................................................................................................... 30 Flowfilter............................................................................................................... 31 Filtercriteria .......................................................................................................... 35 Filtering & Sortering op Lijsten ................................................................................ 37

HOOFDSTUK 7 INFORMATIE INVOEREN ......................................................................... 39 7.1 Beveiliging tijdens het invoeren van gegevens en tijdens het boeken............................ 39 7.2 De inhoud van velden wijzigen of verwijderen ........................................................... 39 7.2.1 Gewone velden wijzigen of verwijderen .............................................................. 39 7.2.2 De inhoud van selectievakjes wijzigen ................................................................ 39 7.3 Gegevensinvoer ..................................................................................................... 40

© Software Developments NV Brandstraat 16, 9160 Lokeren

pagina 1 / 77 www.sde.be | [email protected]

7.3.1 Gegevens zoeken terwijl u typt .......................................................................... 40 7.3.1.1 Zoeken in andere kolommen ............................................................................. 40 7.3.1.2 Velden of regels kopiëren.................................................................................. 41 7.4 Datuminvoer ......................................................................................................... 41 7.5 Datumformules ...................................................................................................... 42 7.5.1 Ultimodatum ................................................................................................... 44 7.6 Duur invoeren ....................................................................................................... 44 7.7 Tijd invoeren ......................................................................................................... 45 7.8 Ongedaan maken ................................................................................................... 45 7.9 Nieuw record invoegen ........................................................................................... 45 7.10 Vorige kopiëren ..................................................................................................... 46 7.11 Wissen ................................................................................................................. 46 7.12 Verwijderen........................................................................................................... 46 7.13 Selecteren............................................................................................................. 47 7.14 Verzenden naar Excel/Word .................................................................................... 48 7.15 Opmerkingen maken .............................................................................................. 48 7.16 Notities ................................................................................................................. 49 7.17 Lijsten weergeven en afdrukken............................................................................... 50 7.17.1 Een lijst definiëren ........................................................................................... 51 7.17.2 De gegevens in de lijst sorteren......................................................................... 52 7.17.3 Een lijst bekijken ............................................................................................. 52 7.17.4 Een lijst afdrukken ........................................................................................... 52 7.17.5 Een lijst opslaan als Excel- of PDF bestand .......................................................... 52 7.17.6 De pagina-instellingen wijzigen.......................................................................... 52 7.17.7 Lijst toevoegen aan Lijsten op Rolcentrum .......................................................... 53 7.18 Afbeeldingen invoegen ............................................................................................ 55 7.19 Beveiligings-, database- en ander beheer .................................................................. 55 7.19.1 Gebruikersinstellingen ...................................................................................... 55 7.20 Berichten van het programma ................................................................................. 56 7.20.1 Waarschuwing ................................................................................................. 56 7.20.2 MS Dynamics NAV is een taak aan het uitvoeren ................................................. 57 7.20.3 De functie is beëindigd ..................................................................................... 57 7.21 Koppeling met andere applicaties ............................................................................. 57 HOOFDSTUK 8 HOE WORDT INFORMATIE OPGESLAGEN? ............................................... 58 8.1

Relaties tussen tabellen .......................................................................................... 58

HOOFDSTUK 9 NAVIGEREN ............................................................................................. 59 HOOFDSTUK 10 HELP ..................................................................................................... 61 10.1 On line Help .......................................................................................................... 61 10.1.1 Menu Help ...................................................................................................... 61 10.1.2 De toets F1 ..................................................................................................... 62 HOOFDSTUK 11 SNELTOETSEN ....................................................................................... 63 HOOFDSTUK 12 MS DYNAMICS NAV VERLATEN .............................................................. 67 NOTITIES ....................................................................................................................... 68 HOOFDSTUK 13 OEFENINGEN ......................................................................................... 70



Microsoft Dynamics NAV _________________________________________________________ 1 Wat is MS Dynamics NAV?

HOOFDSTUK 1 WAT IS MS DYNAMICS NAV? 1.1

Wat is Microsoft Dynamics Nav?

MS Dynamics NAV is een ERP (enterprise resource planning)- en boekhoudpakket dat is ontwikkeld in Denemarken en nu door Microsoft is overgenomen onder de naam Microsoft Dynamics NAV. Het biedt oplossingen voor: financieel management, productie en distributie, personeelszaken, artikel- en voorraadbeheer, Human Rescource Management, in- en verkoop, CRM, … Door MS Dynamics NAV te gebruiken worden alle gegevens van een bedrijf in één systeem ingevoerd en is het gemakkelijker om een volledig overzicht te krijgen van de bedrijfsvoering. De implementatie van een Enterprise Resource Planning systeem is er op gericht om alle bedrijfsprocessen en de daaruit voortkomende informatiestroom te integreren en te optimaliseren. Daarnaast biedt het de mogelijkheid organisaties open te stellen voor hun business-partners : ERPsystemen worden met elkaar verbonden, communiceren met elkaar (bijvoorbeeld uitwisseling van documenten, het rechtstreeks plaatsen van bestellingen,…) en geven op die manier een totaal andere dimensie aan de relatie met de business-partners.

1.2

Beschikbare modulen Financieel beheer Verkoop & Marketing Inkoop Magazijn Productie

1.3

Resourceplanning Service Personeel Administratie Snelkoppelingen

Submodulen

Microsoft Dynamics Nav is modulair opgebouwd, het groeit mee met uw behoeften. U begint met bijvoorbeeld het boekhoudgedeelte en het facturatie gedeelte te beheren via Navision. Later kan u uitbreiden met andere modules. De module financieel is het hart of de basis die altijd aanwezig moet zijn. U kan echter ten allen tijde een module bijkopen naarmate uw behoeften wijzigen. Het demobedrijf Cronus bevat alle modulen.

1.4

Add-on applicaties

Een Add-on is een uitbreiding op Microsoft Dynamics Nav. U beschikt dan over Navison (wat het hart is) en een op maat gemaakte uitbreiding voor uw bedrijf/sector. Voorbeelden van add-on‘s: -

Buildmaster

-

Drinkmaster

-

Chainmaster

-

Biohealthmaster



… Deze presentatie bevat enkele fragmenten uit de introductie handleiding voor Microsoft Dynamics NAV 2009. Wij hopen u hiermee reeds een beeld te kunnen meegeven van de ‘look & feel’ van het pakket. Per functionaliteit van de Microsoft Dynamics NAV 2009 software wordt trouwens nog een aparte handleiding voorzien. Contacteer ons gerust indien u ook een preview zou wensen van de specifieke handleidingen voor de functionaliteiten rond elektronisch bankieren, voorraadbeheer, aanmaningen, in-en verkoop, etc. Aarzel ook niet u (vrijblijvend) in te schrijven voor één van onze demo’s op http://www.sde.be/events/ …

Microsoft Dynamics NAV _____________________________________________________________ 3 Navigatiedeelvenster

HOOFDSTUK 3 NAVIGATIEDEELVENSTER 3.1

Het hoofdmenu : navigatiedeelvenster Eigenschappen: -

aan de linkerkant van je scherm

-

boomstructuur

-

werkt op dezelfde manier als in Outlook

-

inhoud is afhankelijk van je licentie / ingestelde rol

 Instellingen die u wijzigt worden bijgehouden per gebruiker. Op de client computer wordt in de default AppData directory een xmlbestand bijgehouden voor clientside instellingen (zoals de positie en breedte van kolommen in grids.) C:\Documents&Settings\user name\Application Data\Microsoft\Microsoft Dynamics NAV\PersonalizationStore.xml

Op de server worden in een xml bestand de verschillende configuratie-instellingen bewaard (databases, poortnummer etc). Tenslotte zijn er een aantal tabellen waarin gebruikers- en objectmetadata wordt bewaard.

In het navigatievenster staan een of meer menu's en Afdelingen die voor uw functie zijn gedefinieerd. De menu's in het navigatiedeelvenster bevatten koppelingen naar lijsten. Vanuit die lijsten kunt u taakpagina's, rapporten en documenten openen. U kan uw eigen rol wijzigen, op die manier zal ook uw Startpagina er anders uitzien. Hiervoor verwijzen we naar 7.19.1




3.1.1

De naam van modules in het navigatiedeelvenster wijzigen of modules opnieuw rangschikken

De modules Startpagina en Afdelingen kunnen niet worden verplaatst, anders benoemd of verwijderd. Deze modules zijn altijd de eerste en de laatste in de rij. De andere modules in het navigatiedeelvenster kunnen wel worden verplaatst, anders benoemd en verwijderd.



Rechtermuisknop op de module Startpagina en kies Navigatiedeelvenster aanpassen





Selecteer in het linkerdeelvenster de module die u wilt verplaatsen, verwijderen of waarvan u de naam wilt wijzigen, en klik vervolgens op de relevante knop in het midden van het venster.

3.1.2

Een nieuwe menuknop maken



Klik in het dialoogvenster Navigatiedeelvenster aanpassen op Nieuw en typ vervolgens een naam in het veld Naam.



Klik op OK

Nu kunt u koppelingen aan het menu toevoegen

3.1.3

Een koppeling aan een menu in het navigatiedeelvenster toevoegen

Als u een lijst, zoals een lijst met verkooporders, mag bekijken, kunt u een koppeling naar de lijst aan een van de menu's in het navigatiedeelvenster toevoegen.



Selecteer in het dialoogvenster Navigatiedeelvenster aanpassen in het veld Knoppen in het navigatiedeelvenster het menu waaraan u de koppeling wilt toevoegen.




 

Klik op Toevoegen. Selecteer de koppeling die u wilt toevoegen, en klik op OK.

3.1.4

Een koppeling van het ene menu naar een ander menu verplaatsen of kopiëren

Een koppeling naar een ander menu verplaatsen:

  

Selecteer in het dialoogvenster Navigatiedeelvenster aanpassen in het veld Knoppen in het navigatiedeelvenster het menu waarin de koppeling staat. Selecteer in het deelvenster Lijsten de koppeling die u wilt verplaatsen, en klik op Verplaatsen naar of Kopiëren naar Selecteer het menu waaraan u de koppeling wilt toevoegen, en klik op OK.

3.1.5



Standaardinstellingen herstellen

Klik op de knop Standaarwaarden herstellen in het dialoogvenster Navigatiedeelvenster aanpassen.



Microsoft Dynamics NAV ________________________________________________________________ 4 Soorten schermen

HOOFDSTUK 4 SOORTEN SCHERMEN In MS Dynamics NAV zijn er verschillende types van schermen die worden gebruikt. Eenmaal u deze schermen en hun opbouw begrijpt, kan u zich in alle MS Dynamics NAV modules bewegen. Het is dan ook belangrijk om deze types van schermen van naderbij te bekijken. Kaartvorm Overzichtvorm Gecombineerde kaart- en overzichtvorm

4.1

Kaartvorm

De gegevens van 1 record worden weergegeven in kaartvorm. Bv klantenkaart, artikelkaart, … In de volgende stappen bekijken we de klantenkaart.

 Navigeer naar de Klanten  We bekomen een overzicht van alle klanten.



Dubbelklik op de naam van de klant om een klantenkaart te openen.






De klantenkaart wordt geopend in een nieuw venster.

 Met de rolgerichte client van Microsoft Dynamics NAV kunt u werken met vensters in drie

verschillende modi: Weergeven, Bewerken en Nieuw. De modus wordt in de venstertitel weergeven, vóór de vensternaam, bijvoorbeeld Weergeven — Klantenkaart — 10000 The Cannon Group PLC. Als u zich in de modus Weergeven van een kaart- of documentvenster bevindt en de gegevens in het venster wilt bewerken:



Klik op Acties en Bewerken.

Als u zich in een lijstvenster bevindt bv Boekingsgroepinstellingen en één record in de lijst wilt openen:



4.1.1

Selecteer de regel met de record die u wilt bewerken en klik op Acties en Bewerken.

Je verplaatsen binnen de kaart

Tabbladen

Klik met de muis op het tabblad

Velden

Tab

Naar het volgende veld

Shift+Tab

Naar het vorige veld

pijltjestoetsen Volgende

Klik op Acties en kies Volgende (CTRL+PgDn)

klant




Vorige klant

4.1.2

Klik op Acties en kies Vorige (CTRL+ PgUp)

Componenten van een kaart

Veldnaam

Beschrijft inhoud (hebben grijze achtergrond)

Wit veld

Invoerveld (hebben witte achtergrond)

Berekend

Berekend veld = flowfield

veld

Dit zijn velden waarvan de inhoud opnieuw wordt berekend zodra u een venster met een FlowField opent.

Output veld (editeren is niet mogelijk) AssistButton

Toont je een tabel om zo door selectie de invulling van het veld te vergemakkelijken

Drill-down

Toont de onderliggende posten

AssistButton Drop-down

Hiermee toont u de verzameling opties die beschikbaar zijn voor het veld. U kunt slechts één optie tegelijk selecteren.

Vierkantje

Aanvinken om te activeren

4.1.3

Inzoomen van een venster : hoofding

Inzoomen = een weergave van het venster maken waarin alle velden zichtbaar zijn U gebruikt de opdracht Inzoomen om te kijken welke velden er beschikbaar zijn. In het zoomvenster ziet u tevens de inhoud van alle velden van de huidige record (kaart of regel). De inhoud van een flowfield wordt weergegeven, indien de inhoud ook op het formulier zichtbaar is.

 

Open een willekeurig order Klik op de knop


en kies ‗Over deze pagina‘





4.1.4

Inzoomen van een venster : orderlijnen

 Ga op een willekeurige orderlijn staan  Druk op CTRL + ALT + F1 

 De functietoets CTRL+ALT+F1 is ook sneltoets van uw scherminstellingen, de grafische driver.




4.2

Overzichtvorm

Toont meerdere records tegelijk. In de volgende stappen bekijken we het klantenoverzicht.



Het overzichtvenster is niet editeerbaar.

Het klantenoverzicht aanpassen:



Klik op de knop Aanpassen

Weergaveopties

en kies ‗Deze pagina aanpassen‘ Actiedeelvenster weergeven Filterdeelvenster weergeven Diagramdeelvenster weergeven Deelvenster Infoblok wergeven Automatisch filter inschakelen in zoekvelden

Ordenen op

Hiermee kan u bepalen hoe de klanten moeten getoond/gesorteerd worden. Bijvoorbeeld op nummer of alfabetisch.

Kolommen kiezen

Extra kolommen kunnen toegevoegd worden




Kolommen kunnen verplaatst worden of verwijderd worden. Infoblokken

Hiermee kan u de infoblokken aan de rechterkant van het scherm bepalen/indelen.

Actiedeelvenster

Het actiedeelvenster is de werkbalk bovenaan dat een aantal std knoppen/acties bevat. U kan acties toevoegen/ordenen.



4.3

De verschillende blokken op het klantenoverzicht kunnen qua breedte aangepast worden door te slepen op de ribbon/scheidingslijn.

Gecombineerde kaart- en overzichtsvensters

In de volgende stappen bekijken we een verkooporder.

actiepaneel

Extra informatie van de klant

Interne notities

sneltabbladen




4.3.1

Het verkooporder scherm aanpassen

4.3.1.1 Knoppen toevoegen aan het actiepaneel



Ga naar het verkooporder overzicht






Klik aan de linkerkant op ‗Actiedeelvenster‘ en klik op de Groep waaraan u de nieuwe functie wil toevoegen. De groepen Nieuw, Verwerken en Lijst zijn beschikbaar. U kan zelf nieuwe groepen maken of de groepen herschikken dmv de knoppen Omhoog/Omlaag



Klik aan de rechterkant op Toevoegen

en kies ‗Deze pagina aanpassen‘






 

Klik op de + knop naast Acties Klik op de + knop naast Functies en kies ‗Vrijgeven‘ en klik op OK

 Klik op meerder malen op OK om uw wijzigingen te bevestigen.  Uw functie is toegevoegd aan het actiepaneel, aan de groep die u heeft gekozen.

4.3.1.2 Kolommen bevriezen in verkooporderregel U kan kolommen in de verkooporderregels bevriezen, zodat deze op het scherm blijven staan als u naar rechts schuift.



Klik op de knop van de bliksemschicht en kies Aanpassen.

 

Kies ‗Kolommen‘ aan de linkerkant Via de knop ‗Bevroren deelvenster toevoegen‘ kan je de kolommen die je wenst bevriezen.




 Klik op OK om uw wijzigingen te bevestigen  Een dikke lijn is toegevoegd na de kolom die werd bevroren.

Als u naar rechts schuift, zullen

de 3 eerste kolommen blijven staan.

4.3.1.3 Sneltabladen aanpassen U kunt uw sneltabbladen op een pagina zo indelen dat u er bij uw werk het meeste voordeel van hebt. U kunt bijvoorbeeld de volgorde van de sneltabbladen wijzigen, velden verwijderen of minder belangrijke velden alleen laten weergeven wanneer dat noodzakelijk is. Ook kunt u de belangrijkste velden in de kopteksten van de sneltabbladen laten weergeven wanneer die overzichten worden samengevouwen. Op die manier krijgt u een overzicht van de gegevens in de sneltabbladen.






Klik aan de linkerkant op ‗Sneltabbladen aanpassen‘


en kies ‗Deze pagina aanpassen‘



Aan velden kunnen drie prioriteiten worden toegekend: Gepromoveerd

De belangrijkste velden worden in het samengevouwen sneltabblad weergegeven. Wanneer sneltabbladen worden samengevouwen, kunnen velden in de kopteksten van die overzichten worden weergegeven. Op die manier ziet u in één oogopslag de belangrijkste velden van alle sneltabbladen zonder dat u die overzichten hoeft te openen. Wanneer een sneltabblad wordt geopend, worden de velden in het overzicht en niet in de koptekst weergegeven.

Standaard

De velden die u het vaakst gebruikt, worden weergegeven wanneer u het sneltabblad uitvouwt.

Aanvullend

De aanvullende velden worden pas weergegeven wanneer u op de pijl-omlaag rechtsonder in het uitgevouwen sneltabblad klikt.

4.3.1.3.1 Rangschikken van de sneltabbladen:



U rangschikt de sneltabbladen door te klikken op de knoppen ‗Omhoog‘ of ‗Omlaag‘.




4.3.1.4 Velden uit sneltabbladen verwijderen of eraan toevoegen



Open het venster om de sneltabbladen aan te passen (zie hierboven).

Een veld uit een sneltabblad verwijderen:



Selecteer in de lijst Weergegeven velden het veld dat u wilt verwijderen, en klik op Verwijderen.

Een veld aan een sneltabblad toevoegen:



Selecteer in de lijst Weergegeven velden het veld dat u wilt toevoegen, en klik op Toevoegen.



Klik vervolgens op OK om uw wijzigingen door te voeren en het venster te sluiten.

4.4

Meerdere vensters tegelijkertijd open Onbeperkt aantal schermen boven elkaar Elke scherm opent zich in een apart windowsscherm. Hetzelfde type scherm meerdere malen openen (bv. Om gegevens van klanten te vergelijken) Door op de titelbalk te klikken en de muis ingedrukt te houden, kan je vensters verslepen Bovenste venster is actief (gekleurde titelbalk) Verschillende functies tegelijkertijd selecteren en uitvoeren terwijl je werkt

 Indien meerdere vensters open staan: de werkzaamheden die je uitvoert in één venster

beïnvloeden de inhoud van een ander venster. Deze inhoud zal pas worden aangepast wanneer je dit venster activeert!



… Deze presentatie bevat enkele fragmenten uit de introductie handleiding voor Microsoft Dynamics NAV 2009. Wij hopen u hiermee reeds een beeld te kunnen meegeven van de ‘look & feel’ van het pakket. Per functionaliteit van de Microsoft Dynamics NAV 2009 software wordt trouwens nog een aparte handleiding voorzien. Contacteer ons gerust indien u ook een preview zou wensen van de specifieke handleidingen voor de functionaliteiten rond elektronisch bankieren, voorraadbeheer, aanmaningen, in-en verkoop, etc. Aarzel ook niet u (vrijblijvend) in te schrijven voor één van onze demo’s op http://www.sde.be/events/ …

Opleiding MS Dynamics NAV 2009 RTC INTRODUCTIE

Recommend Documents