Ontwerpstudio 2 Serious Request Sharini Ramautar ZLMC14
Opdracht 1 Vragenlijst 1. Op welke manier wilt u, uw evenement promoten? (door middel van social media, posters of flyers) 2. Wat is het doel van de promotie? 3. Wat is uw doelgroep? de bewoners van de gemeente Heerlen, bedrijven rondom de locatie, de pers 4. Wat is uw budget hiervoor? 50.000 euro 5. Hoeveel stuks wilt u hiervan hebben? (eventueel uitgedrukt) 6. Wat voor layout wilt u hebben? (druk en opvallend of juist rustig en onopvallend) 7. Wilt u een bestaande layout of een nieuwe? 8. Welke basiskleuren wilt u gebruiken? 9. Welke koppen en lettertypes wilt u gebruiken? 10. Welke belangrijke informatie wilt u vermelden in de promotiematerialen? 11. Welke logo’s van bedrijven moeten erop vermeld worden? ja 12. Wilt u het thema van het evenement naar voren brengen of alleen de inhoudelijke informatie? 13. Op welke plaatsen wilt u het promotiemateriaal hangen? (alleen in Heerlen of ook in de omliggende regio’s?) 14. Wilt u nog eventuele informatie flyers/ boekjes over het evenement hebben voor tijdens het evenement? 15. Wat is de deadline voor het ontwikkelen van het promotiemateriaal? Een maandje van te voren naar de bewoners het opsturen
50000/60000 per dag bezoekers Huisstijl serieus request en de gemeente Heerlen Leg de gemeente Heerlijn positief, achterliggende doelstellingen, de highlights van de stad Heerlen naar voor brengen Sponsers nog niet bekent?!
Opdracht 2 Inleiding: Paul Postuma heeft een nieuwe klant gekregen, namelijk Barry Braken van de gemeente Heerlen. Deze wethouder wil graag dat de bewoners en bedrijven van de gemeente Heerlen op de hoogte zijn van het Serious Request evenement, dat in december 2015 zal plaatsvinden. Door middel van promotie ga ik de bewoners op de hoogte te houden met achtergrond informatie over het evenement en leuke acties. Beschrijving evenement: Het 3FM Serious Request evenement vindt elk jaar plaats in een andere stad. In december 2015 zal het de twaalfde editie zijn van 3FM Serious Request. Het is een jaarlijks terugkerende actie van de Nederlandse radiozender 3FM waarbij geld wordt ingezameld. De DJ's in het Glazen Huis in Heerlen zetten zich samen met Nederland in voor de generatie van de toekomst in oorlogs- en conflictgebieden: kinderen en jongeren die leven onder de meest extreme omstandigheden en daardoor weinig kans hebben op scholing en ontwikkeling. Rolverdeling opdrachtgever – opdrachtnemer: Mijn naam is Sharini Ramautar, ik werk bij het bedrijf ontwerpstudio als opdrachtnemer. Mijn taken voer ik uit onder leiding van Paul Postuma. En voor deze opdracht is Barry Braken van de gemeente Heerlen mijn opdrachtgever. Doelstellingen: Vorig jaar waren er ongeveer 50.000 á 60.000 bezoekers per dag, dit jaar wil ik dat verhogen met ongeveer 70.000 á 80.000 bezoekers per dag. Een hoofddoelstelling doelstelling voor de gemeente Heerlen is laten zien welke high lights de stad te bieden heeft.
Doelgroepen (kwantitatief en kwalitatief): Kwantitatief Tijdens dit evenement zijn er 4 doelgroepen betrokken: de bewoners van de gemeente Heerlen, bedrijven rondom de locatie, de pers en de bezoekers. Kwalitatief In de gemeente Heerlen wonen ongeveer 87.429 inwoners, waarvan 30.000 kinderen zijn die het evenement overdag met school kunnen bezoeken of natuurlijk in de avond. In Heerlen zijn er 10.070 bedrijven gevestigd waar onder restaurantjes, die de menu kaart kunnen aanpassen aan het thema. Ook zijn er kledingwinkels waar je door middel van de kortingsbonnen korting kan krijgen. Ook zou het leuk zijn en is het mogelijk als de bedrijven de dagomzet willen doneren aan het Serious Request.
Voor dit evenement is er natuurlijk pers nodig. De pers die ik wil benaderen: RTV Parkstad (het radio en tv station voor Parkstad Limburg), NPO 3, Nederland 1 en RTL 4. De grootste doelgroep zijn de bezoekers waaronder kinderen, pubers, volwassenen en ouderen van 8 t/m 95 jaar. Deze mensen zijn verspreid en komen uit heel Nederland. Voorstellen voor de doelgroepen De bewoners van de gemeente Heerlen: In de gemeente Heerlen wonen ongeveer 87.429 inwoners, al deze inwoners moeten op de hoogte worden gesteld over het evenement. Ik ga de bewoners van de gemeente informeren door het communicatiemiddel huis-aanhuisblad te gebruiken. In het weekkrantje 1 Heerlen ga ik 3 keer een stukje adverteren. Dat bedraagt €126,00 per keer. In het weekkrantje zijn er ook kortingsbonnen te vinden die je kunt inleveren bij de winkels in Heerlen. Er zal elke week voor 5 winkels bonnen verkrijgbaar zijn. Het adverteren bedraagt €56,00 euro per keer. Bedrijven in Heerlen: In Heerlen zijn er 10.070 bedrijven gevestigd omdat er zoveel bedrijven gevestigd zijn kies ik voor het communicatiemiddel, de direct mail. Deze mail zal via de computer naar alle bedrijven gestuurd worden en heeft verder geen kosten alleen de loonkosten van degene die het mailtje zal versturen. Van de 10.070 bedrijven denk ik dat er 5.000 geïnteresseerd zijn, op base daarvan zal ik bedrijven selecteren die het beste aansluiten op het evenement. Deze bedrijven zal ik door middel van een mondelinge presentatie meer informatie geven over het evenement. Om de bedrijven uit te nodigen zal ik een direct mail sturen, en een zaal huren. De prijsindicatie voor het huren van een zaal bedraagt rond de €500,00. De pers: Ik wil de pers informeren door middel van een presentatie. Tijdens deze presentatie word er bekend gemaakt welke data belangrijk zijn waar de pers bij kan zijn. Hierbij is dus sprake van interactieve media. De presentatie wordt in Heerlen gehouden, waar de pers eventueel na de presentatie nog kan rondkijken. De prijsindicatie voor het huren van een zaal bedraagt rond de €500,00. Ik zal de pers benaderen via een direct mail om hen uit te nodigen voor de presentatie, daarvoor zijn alleen loonkosten van toepassing. Bezoekers evenement: Om bezoekers te trekken uit heel het land is er veel promotie nodig. Om te beginnen bij de social media. Door middel van Instagram, facebook en twitter kan je bijna elke inwoner in Nederland bereiken. Hierbij is sprake van interactieve media, er zijn bijna geen kosten aan verbonden alleen de loonkosten van degene die de berichten post. Ik zou ook de mensen willen informeren wanneer zij buiten lopen. In elke stad wil ik dat er een billboard komt te hangen waar iedereen het kan zien. Deze vorm heet outdoor media. De kosten voor de billboards bedragen rond de €35.000.
Naast de interactieve en outdoor media wil ik als laatste de gedrukte media toepassen. Ik zou graag ongeveer 45000 flyers willen uitdelen op A6 formaat. Dat kost maximaal €666,71 om te drukken. Deze flyers wil ik dan aan winkels geven in elke provincie, die deze flyers kunnen uitdelen.
Het budget Doelgroep De bewoners van de gemeente Heerlen Bedrijven in Heerlen De pers Bezoekers van het evenement Totaal:
Budget €378,00 (3x adverteren) €168,00 bonnen (3x adverteren) €80,00 Loonkosten €500,00 zaalverhuur €80,00 Loonkosten €500,00 zaalverhuur €35.000 billboards €666,71 flyers €37.372,71
De planning Doelgroep
Wat uitvoeren?
Welke week?
Bewoners Heerlen
Adverteren (incl. kortingsbonnen)
Bedrijven Heerlen
Direct mail sturen Presentatie Direct mail sturen Presentatie Billboards plaatsen Flyeren uitdelen
Week 49 Week 50 Week 51 Week 48 Week 51 Week 48 Week 51 Week 48 Week 48
De pers Bezoekers evenement
Opdracht 5 Tekst website
Serious Request in Heerlen! Dit jaar komt het Glazen Huis van 3FM Serious Request naar Limburg. Van 18 t/m 24 december 2015 zal Heerlen in het teken staan van het Serious Request evenement. Waarbij er o.a. diverse kortingsbonnen van winkels in het weekkrantje te vinden zullen zijn. lees verder.. Met u als bewoner kunnen wij er samen voor zorgen dat Heerlen een week het middelpunt van Nederland word. Daarbij laten wij samen zien wat de high lights zijn van onze gemeente. Meer informatie over de voorwaardes van de kortingsbonnen die in het weekkrantje 1Heerlen staan: www.1Heerlen.nl En voor meer informatie over het Serious Request evenement kunt u naar: www.seriousrequest.nl
De eerste alinea komt op de hoofdpagina van de gemeente Heerlen te staan, zodat het opvalt voor de inwoners van Heerlen, daarna kan je op ‘’lees verder...’’ klikken en word je doorverwezen naar een andere pagina.
Als je bent doorververwezen naar de Serious Request pagina, kan je daar de hele tekst lezen die ik heb bedacht. Ook komt het plaatje aan de rechter kant waar nu het kopje ‘’het goede doel’’ staat.
Opdracht 6 In Heerlen wonen ongeveer 87.429 inwoners. Waarvan 44.790 huishoudens, al deze bewoners moeten natuurlijk wel geïnformeerd worden over het evenement. Via een flyer worden de bewoners op de hoogte gehouden. De flyer heeft een aantal eisen: - Formaat: A5 (148x210) - Bedrukking: dubbelzijdig full collor - Papiersoort: 135 grams - Aantal: 45.000 Met deze eisen heb ik 2 bedrijven benaderd. Ik heb de offertes op basis van een aantal criteria beoordeeld. Hierbij heb ik gekeken naar: - Bovenstaande eisen van de flyer - De betalingsvoorwaarden - De prijs - De leveringsvoorwaarden (tijdsduur) Mijn advies is om bij bedrijf 1 de flyers te bestellen. Bij dit bedrijf sluiten de eisen van de flyer het beste bij mijn wensen. Ook zijn er bij dit bedrijf meer betalingsmogelijkheden o.a. via PayPal en via iDEAL. Bij bedrijf 1 is de prijs voordeliger dan bij bedrijf 2. De prijs incl. btw + verzendkosten is €666,71. Bij bedrijf 2 is de prijs incl. btw €744,15. Zo bespaar je €77,44 als je je aankoop bij bedrijf 1 doet. De verzendtijd bij bedrijf 1 is het ongeveer 5 werkdagen en zit de verzendkosten al bij de prijs. Bij bedrijf 2 duurt je bestelling ongeveer 7 werkdagen. Ook moet je €9,95 verzendkosten betalen. Kortom, mijn voorkeur gaat uit naar bedrijf 1 omdat dat bedrijf beter aansluit aan mijn wensen en verwachtingen. Ook is het voordeliger.
OPDRACHT 7
Draaiboek Serious Request Sharini Ramautar ZLMC14
Inhoud Algemene informatie............................................................................................................................... 2 Het evenement .................................................................................................................................... 2 Contactinformatie ............................................................................................................................... 2 Voorstellen doelgroepen ......................................................................................................................... 3 Het budget ........................................................................................................................................... 4 De planning.......................................................................................................................................... 4 Openstaande actiepunten ....................................................................................................................... 5
1
Algemene informatie Het evenement Dit jaar komt het Glazen Huis van 3FM Serious Request naar Limburg. Van 18 t/m 24 december 2015 zal Heerlen in het teken staan van het Serious Request evenement. Het is een jaarlijks terugkerende actie van de Nederlandse radiozender 3FM waarbij geld wordt ingezameld. De DJ's in het Glazen Huis in Heerlen zetten zich samen met Nederland in voor de generatie van de toekomst in oorlogs- en conflictgebieden: kinderen en jongeren die leven onder de meest extreme omstandigheden en daardoor weinig kans hebben op scholing en ontwikkeling. De wethouder van de gemeente Heerlen wil graag dat de bewoners van Heerlen, de bezoekers van het evenement, bedrijven in Heerlen en de pers op de hoogte worden gehouden over het Serious Request evenement. Door middel van promotie materialen ga ik hun op de hoogte te houden met achtergrond informatie over het evenement en leuke acties.
Contactinformatie Opdrachtgever Opdrachtgever: De gemeente Heerlen Uitvoer door: Barry Braken E-mail:
[email protected] Tel.: 0614478896 Functie: Wethouder Opdrachtnemer Opdrachtnemer: Paul Postuma Uitvoer door: Sharini Ramautar E-mail:
[email protected] Tel.: 0614708955 Functie: Werknemer Ontwerpstudio 2
2
Voorstellen doelgroepen Tijdens het Serious Request evenement zijn er 4 doelgroepen betrokken: de bewoners van de gemeente Heerlen, bedrijven rondom de locatie, de pers en de bezoekers. De bewoners van de gemeente Heerlen: In de gemeente Heerlen wonen ongeveer 87.429 inwoners, al deze inwoners moeten op de hoogte worden gesteld over het evenement. Ik ga de bewoners van de gemeente informeren door het communicatiemiddel huis-aanhuisblad te gebruiken. In het weekkrantje 1 Heerlen ga ik 3 keer een stukje adverteren. Dat bedraagt €126,00 per keer. In het weekkrantje zijn er ook kortingsbonnen te vinden die je kunt inleveren bij de winkels in Heerlen. Er zal elke week voor 5 winkels bonnen verkrijgbaar zijn. Het adverteren bedraagt €56,00 euro per keer. Bedrijven in Heerlen: In Heerlen zijn er 10.070 bedrijven gevestigd omdat er zoveel bedrijven gevestigd zijn kies ik voor het communicatiemiddel, de direct mail. Deze mail zal via de computer naar alle bedrijven gestuurd worden en heeft verder geen kosten alleen de loonkosten van degene die het mailtje zal versturen. Van de 10.070 bedrijven denk ik dat er 5.000 geïnteresseerd zijn, op base daarvan zal ik bedrijven selecteren die het beste aansluiten op het evenement. Deze bedrijven zal ik door middel van een mondelinge presentatie meer informatie geven over het evenement. Om de bedrijven uit te nodigen zal ik een direct mail sturen, en een zaal huren. De prijsindicatie voor het huren van een zaal bedraagt rond de €500,00. De pers: Ik wil de pers informeren door middel van een presentatie. Tijdens deze presentatie word er bekend gemaakt welke data belangrijk zijn waar de pers bij kan zijn. Hierbij is dus sprake van interactieve media. De presentatie wordt in Heerlen gehouden, waar de pers eventueel na de presentatie nog kan rondkijken. De prijsindicatie voor het huren van een zaal bedraagt rond de €500,00. Ik zal de pers benaderen via een direct mail om hen uit te nodigen voor de presentatie, daarvoor zijn alleen loonkosten van toepassing. Bezoekers evenement: Om bezoekers te trekken uit heel het land is er veel promotie nodig. Om te beginnen bij de social media. Door middel van Instagram, facebook en twitter kan je bijna elke inwoner in Nederland bereiken. Hierbij is sprake van interactieve media, er zijn bijna geen kosten aan verbonden alleen de loonkosten van degene die de berichten post. Ik zou ook de mensen willen informeren wanneer zij buiten lopen. In elke stad wil ik dat er een billboard komt te hangen waar iedereen het kan zien. Deze vorm heet outdoor media. De kosten voor de billboards bedragen rond de €35.000. Naast de interactieve en outdoor media wil ik als laatste de gedrukte media toepassen. Ik zou graag ongeveer 45000 flyers willen uitdelen op A6 formaat. Dat kost €661,71 om te drukken. Deze flyers wil ik dan aan winkels geven in elke provincie, die deze flyers kunnen uitdelen. 3
Het budget Het maximale budget wat er uitgegeven mag worden voor de promotie bedraagt €50.000 Doelgroep De bewoners van de gemeente Heerlen Bedrijven in Heerlen De pers Bezoekers van het evenement Totaal:
Budget €378,00 (3x adverteren) €168,00 bonnen (3x adverteren) €80,00 Loonkosten €500,00 zaalverhuur €80,00 Loonkosten €500,00 zaalverhuur €35.000 billboards €666,71 flyers €37.372,71
De planning In de tabel hieronder staat een globale planning wanneer wat uitgevoerd moet worden. Doelgroep
Wat uitvoeren?
Welke week?
Bewoners Heerlen
Adverteren (incl. kortingsbonnen)
Bedrijven Heerlen
Direct mail sturen Presentatie Direct mail sturen Presentatie Billboards plaatsen Flyeren uitdelen
Week 49 Week 50 Week 51 Week 48 Week 51 Week 48 Week 51 Week 48 Week 48
De pers Bezoekers evenement
4
Openstaande actiepunten De taken die ik tot nu toe heb verricht: Bewoners: Voor de bewoners heb ik al de organisatie van het weekkrantje 1Heerlen benaderd die de advertenties en kortingsbonnen zullen plaatsen in het krantje. Daarvoor heb ik ook de 15 winkels benaderd voor de kortingsbonnen. Bedrijven: De zaal voor de mondelinge presentatie die in week 51 zal plaatsvinden heb ik al benaderd en zij zijn op de hoogte ervan dat de geselecteerde bedrijven zullen komen. De PowerPoint presentatie is al gemaakt en staat op de USB-stick van dit project. Pers: De zaal voor de presentatie heb ik al benaderd en zij zijn op de hoogte ervan dat de pers zal komen. Ook is de PowerPoint presentatie al gemaakt en staat op de USB-stick. Bezoekers: Alle acties en pagina’s op social media zijn al klaar om weer te geven. De ontwerpen voor de billboards staan al klaar op de USB-stick van dit project. Ik heb het bedrijf Slimdruk al benaderd en daar 45.000 flyers besteld die in week 47 zullen binnen komen.
De taken die u nog moet verrichten: Bedrijven: - Voor de bedrijven in Heerlen zal er nog een direct mail moeten worden gemaakt en verzonden worden in week 48. - Het selecteren van de geïnteresseerde bedrijven en deze bedrijven via een direct mail uitnodigen voor een mondelinge presentatie. Ook deze uitnodiging zal nog gemaakt moeten worden. Pers: - De uitnodiging (direct mail) voor de pers zal nog gemaakt moeten worden. Bezoekers: - Marketing en Communicatie afdeling benaderen en tot actie zetten (acties en pagina’s zijn al gemaakt). - Het bedrijf DrukDomein moet nog benaderd worden voor de billboards. - Flyers ontvangen, bedrijven benaderen in de provincies die deze kunnen uitdelen. Op de bijgeleverde USB-stick staan er documenten met gegevens van de bedrijven die betrokken zijn bij dit project. Ook staat er nog algemene informatie over het evenement en de achtergrond. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u mij altijd via de mail bereiken op dit email adres:
[email protected] of telefonisch: 0614708955. Ik wens u veel succes met dit nieuwe project en hoop dat alles naar wens zal verlopen.
5
