Vertrouwenspersoon
Context Doel
Begeleiden van en bemiddelen voor individuele klagers (medewerkers en/of studenten) die hinder ondervinden van ongewenste omgangsvormen of ongelijke behandeling, en/of inzake hun arbeids- of studieomstandigheden, alsmede voorlichten en adviseren van klagers en leidinggevenden hieromtrent, binnen wet- en regelgeving, teneinde voor de klager tot een beter hanteerbare situatie te komen en soortgelijke klachten in de toekomst te beperken of te voorkomen.
VSNU
1
Rapporteert aan/ontvangt hiërarchische richtlijnen van: College van Bestuur
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE PERSONEEL EN ORGANISATIE – VERTROUWENSPERSOON – JANUARI 2005
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 1
Activiteiten
Strategisch instellingsbeleid Wet- en regelgeving
Verbetering van de arbeids- en/ of studieomstandigheden en de organisatiecultuur
• • •
Instellingsbeleid Interne richtlijnen Wet- en regelgeving
Verbetering van de arbeids- en/ of studieomstandigheden, de organisatiecultuur en/of de toepassing van de arbeidsvoorwaarden of studieeisen
•
Inzicht in de achtergronden en ernst van de situatie Plan van aanpak
•
• •
Adviseren van het College van Bestuur over een aanpak ten behoeve van instellingsbrede structurele problemen, te nemen maatregelen en (algemene) verbeteringen van de werk- en/of studiesituatie Evalueren van de resultaten van het beleid en in dit kader doen van aanbevelingen voor aanpassing en actualisering aan het College van Bestuur Adviseren van beleidsontwikkelaars ten aanzien van de aanpak van specifieke aspecten op het terrein van bijvoorbeeld ongewenst gedrag, arbeids- en studieomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, studie-eisen en organisatiecultuur
Intake klacht
Beoordelen van een klacht, voeren van een intakegesprek met de klager, alsmede instellen van een onderzoek naar de klacht
Instellingsbeleid Interne richtlijnen Wet- en regelgeving
• •
• •
4
Signaleren en analyseren van ontwikkelingen en structurele knelpunten op het beleidsterrein en verrichten van onderzoek naar het ontstaan en de achtergronden van problemen (Mede) initiëren van (nieuw) instellingsbeleid op het terrein van gewenst gedrag, gelijke behandeling en organisatiecultuur Opstellen van beleidsvoorstellen inzake uit onderzoek voortvloeiende, noodzakelijke veranderingen van voorzieningen, regelingen, het sociaal beleid en de organisatiecultuur.
Beleidsadvisering (variant)
Adviseren over en bijdragen aan de actualisering en het in stand houden van het beleid op het gebied van gewenste omgangsvormen, gelijke behandeling, de arbeids- en/of studieomstandigheden en/of de toepassing van arbeidsvoorwaarden en/of studie-eisen
3
Resultaat
Beleidsontwikkeling (variant)
Ontwikkelen van het beleid op het gebied van gewenste omgangsvormen, gelijke behandeling, de organisatiecultuur, arbeids- of studievoorwaarden
2
Kader
Beoordelen of de klacht in behandeling wordt genomen of dat er doorverwezen moet worden Voeren van een intakegesprek met de klager (hoor) en een gesprek met degene waartegen de klacht zich direct richt (wederhoor) Eventueel instellen van een onderzoek naar de klacht(en) om een goed inzicht te krijgen in de achtergronden en de ernst van de situatie in te schatten/de context van de klacht op te helderen Schetsen van de voor- en nadelen van mogelijkheden om de oorzaken van de klacht aan te pakken Opstellen van een plan van aanpak in overleg met de klager
Begeleiding
Verlenen van hulp en begeleiding aan klagers, alsmede gericht adviseren van de klager over het omgaan met en wegnemen van gronden voor de klacht
Instellingsbeleid Interne richtlijnen Wet- en regelgeving
Klager beschikt over instrumenten om tot een beter hanteerbare situatie te komen
• • • •
•
VSNU
2
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE PERSONEEL EN ORGANISATIE – VERTROUWENSPERSOON – JANUARI 2005
Fungeren als aanspreekpunt en opvang voor de klager Voeren van begeleidingsgesprekken met direct betrokkenen, bieden van (emotionele) ondersteuning en geven van advies en voorlichting aan de klager, stimuleren van de klager om zelf een oplossing te bewerkstellingen Adviseren van de klager over oplossingsrichtingen, zoals oplossen van de klacht met de klager in de informele sfeer of inzetten van de formele procedure Doorverwijzen van de klager naar in- en externe deskundigen of instanties Verlenen van nazorg en vastleggen van begeleidingstrajecten in persoonlijke dossiers
RESULTAATGEBIEDEN Kernactiviteit 5
Resultaat
Activiteiten
Instellingsbeleid Wet- en regelgeving
Er is een afspraak gemaakt over de aanpak van de problemen
•
Interne bemiddeling (variant)
Vanuit een onafhankelijke positie op verzoek van een individuele klager, een leidinggevende of een groep medewerkers of studenten intern bemiddelen bij (potentiële) problemen
6
Kader
• • • •
Externe belangenbehartiging (variant)
Bieden van rechtspositionele bijstand alsmede extern vertegenwoordigen en behartigen van belangen van de klager
Instellingsbeleid Wet- en regelgeving
Klager is in staat gesteld om via de juiste kanalen aan ongewenst gedrag of een ongewenste arbeids- of studiesituatie een einde te maken
• • • •
•
7
Problemen of klachten bespreken met klager en leidinggevende en/of collega’s Helpen verhelderen van standpunten en uitgangspunten van betrokkenen Betrokkenen informeren over normen, vooroordelen en cultuuraspecten die kunnen leiden tot ongewenst gedrag of een ongewenste arbeids/studiesituatie Aanreiken van en adviseren over oplossingsmogelijkheden Helpen opstellen van een plan van aanpak ter verbetering Inschatten van de ernst van de situatie en de klacht en hiertoe inschakelen van deskundige instanties namens de klager Inwinnen van inlichtingen bij externe instanties om een goed inzicht te krijgen in de oplossingsmogelijkheden Bemiddelen bij problemen tussen de klager en de beklaagde, eventueel door namens de klager op te treden Vertegenwoordigen en behartigen van de belangen van de klager in de richting van deskundige instanties Bijstaan van de klager in rechtspositionele situaties of conflicten en hierbij afwegen van de belangen van de instelling ten opzichte van de belangen van de klager
•
Adviseren van het College van Bestuur over klachten en rechtspositionele zaken waarbij de klachtencommissie, justitie of politie wordt ingeschakeld
•
Op verzoek vanuit een onafhankelijke positie intern bemiddelen bij (potentiële) conflicten in de arbeids- en/of studiesituatie. Signaleren en analyseren van knelpunten en ontwikkelingen in werksituaties die ongewenste effecten kunnen hebben Verrichten van onderzoek naar het ontstaan en de achtergronden van problemen en voeren van overleg met andere disciplines hieromtrent Gevraagd en ongevraagd adviseren van leidinggevenden over een mogelijke aanpak van individuele (of groepen) medewerkers, te nemen (preventieve) maatregelen en (algemene) verbeteringen van de werksituatie Beantwoorden van consultatievragen op alle niveaus van de organisatie, onder andere in de vorm van casebesprekingen
Advisering
Adviseren van leidinggevenden en functionarissen die functioneel geconfronteerd kunnen worden met klachten over ongewenst gedrag en ongewenste situaties
Instellingsbeleid Wet- en regelgeving
Leidinggevenden en overige functionarissen zijn in staat gesteld om ongewenst gedrag en ongewenste situaties te voorkomen, te onderkennen en aan te pakken
• • • •
VSNU
3
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE PERSONEEL EN ORGANISATIE – VERTROUWENSPERSOON – JANUARI 2005
8
Voorlichting
Samenstellen van voorlichtingsmateriaal, verzorgen van lezingen, voorlichtingsbijeenkomsten en trainingen over de functie vertrouwenspersoon en over (on)gewenste omgangsvormen in arbeids- en/of studiesituaties
Instellingsbeleid Wet- en regelgeving
Leidinggevenden en medewerkers zijn bekend met het werkveld van de vertrouwenspersoon en zich bewust van (on)gewenst gedrag in arbeids- en/of studiesituaties
• • • •
• 9
Samenstellen van informatie door zelf voorlichtingsmateriaal te ontwikkelen en te verzamelen Teksten schrijven en informatie actueel houden voor de universiteitskrant, faculteitsbladen en website Organiseren en verzorgen van voorlichtingsbijeenkomsten omtrent het werkveld van de vertrouwenspersoon aan individuen en groepen Geven van individuele en groepsgewijze voorlichting over specifieke thema’s (bepaalde probleemsituaties, signaleren van en omgaan met ongewenst gedrag en/of arbeids- en studieomstandigheden) Geven van (telefonische) informatie en adviezen
Registratie en jaarverslag
Bijhouden van een administratie en persoonlijke dossiers van spreekuur- en klachtengegevens, alsmede analyseren van en rapporteren over deze gegevens
VSNU
4
Regelgeving betreffende privacybescherming en (medisch) beroepsgeheim/beroepscode
Rapportage en een jaarverslag over de resultaten van de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE PERSONEEL EN ORGANISATIE – VERTROUWENSPERSOON – JANUARI 2005
• • •
•
Bijhouden van een cliënten- en klachtenadministratie Vastleggen van cliëntgegevens en adviezen Aggregeren van (individuele) gegevens tot kengetallen en beleidsinformatie Verzorgen van rapportages en verslaglegging, onder ander in het (sociaal) jaarverslag
Indelingscriteria Vertrouwenspersoon Functieniveau
Vertrouwenspersoon 1
Vertrouwenspersoon 2
Vertrouwenspersoon 3
Indelingscriteria Ontwikkelen van beleid op het gebied van gewenste omgangsvormen, gelijke behandeling en/of organisatiecultuur
Niet van toepassing
Niet van toepassing
Zie Vertrouwenspersoon 2
Adviseren over en bijdragen aan de actualisering en het in stand houden van het beleid op het gebied van gewenste omgangsvormen, gelijke behandeling, de arbeids- en/of studieomstandigheden en/of de toepassing van arbeidsvoorwaarden en/of studieeisen
Niet van toepassing
Externe belangenbehartiging
Bieden van rechtspositionele bijstand alsmede extern vertegenwoordigen en behartigen van belangen van de klager
Niet van toepassing
Niet van toepassing
Interne bemiddeling
Zie Vertrouwenspersoon 2
Vanuit een onafhankelijke positie op verzoek van een individuele klager, een leidinggevende of een groep medewerkers of studenten intern bemiddelen bij (potentiële) problemen
Niet van toepassing
Beleidsontwikkeling
Beleidsadvisering
Indelingsregels Vertrouwenspersoon • • •
Vertrouwenspersoon 3 is van toepassing indien aan alle criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Vertrouwenspersoon 3 Vertrouwenspersoon 2 is van toepassing indien aan tenminste 3 van de 4 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Vertrouwenspersoon 2 Vertrouwenspersoon 1 is van toepassing indien aan tenminste 3 van de 4 criteria wordt voldaan zoals omschreven bij Vertrouwenspersoon 1
Functiegebonden toelichting Vertrouwenspersoon Dit profiel kan ook passend zijn voor de functie van een vakbondsconsulent die in dienst is van de universiteit. In dat geval is er geen sprake van beleidsadvisering aan leidinggevenden, maar kan er wel sprake zijn van beleidsadvisering aan de vakbondsdelegatie in overleg- en medezeggenschapsorganen. Synoniemen • Ombudsfunctionaris/ombudsvrouw/ombudsman • Vakbondsconsulent • Mediator
VSNU
5
UFO/INDELINGSINSTRUMENT FUNCTIEFAMILIE PERSONEEL EN ORGANISATIE – VERTROUWENSPERSOON – JANUARI 2005
