Online inschrijving van patiënten Hoofdstuk 1 Online inschrijving van patiënten Via een Intramed-web-applicatie kunnen patiënten zich via internet inschrijven bij uw praktijk. De patiënt opent de app en vult online een intake-vragenlijst in. Deze gegevens worden naar uw Intramed gestuurd, waarna de nieuwe patiënt (of een bestaande patiënt met een nieuwe klacht) in uw administratie kan worden opgenomen. Natuurlijk gaat dat niet zomaar; Intramed beheert immers uw gegevens op een veilige manier. Ten eerste wordt het e-mailadres van de patiënt gevalideerd: een nieuwe patiënt krijgt een e-mail met daarin een link waarop hij moet klikken. Daardoor wordt voorkomen, dat kwaadwillenden via valse e-mailadressen nep-afspraken kunnen maken of op naam van een ander in kunnen schrijven. Ten tweede komen de online inschrijfgegevens niet direct in uw patiëntenadministratie, maar worden zij op de aanmeldingenlijst gezet. Dit geeft u de mogelijkheid, om de klacht te beoordelen, gegevens te verifiëren en een eerste afspraak te maken. De patiënt krijgt daarna een e-mail met een bevestiging van de afspraak én een online gebruikersnaam. Na de eerste afspraak krijgt hij ook een online wachtwoord. Met gebruikersnaam en wachtwoord kan hij zijn afspraken bekijken en (binnen door u ingestelde regels) verzetten. Intramed zelf is aangepast om de zo binnenkomende inschrijvingen te ontvangen. Er is een speciaal icoon in de menubalk beschikbaar én u kunt een online aangemelde patiënt (als dit dezelfde persoon is) koppelen aan een patiënt die al in uw administratie is opgenomen. Online inschrijven en de aanpassingen in het programma werken alleen als u Intramed Online met een Intramed PLUS licentie heeft.
Online inschrijvingen bekijken In de menubalk is het icoon "Online inschrijvingen bekijken" toegevoegd.
Als u met de muis op dit icoon gaat staan, ziet u een hint met de naam van het icoon. U ziet dit icoon alleen als » u via Intramed Online werkt; » u een Intramed Plus licentie heeft; » er een "Wachtwoord externe toegang" is ingevuld op tabblad "7. Modules" van de systeemgegevens; » er op tabblad "3. Instellingen" van de medewerkergegevens is aangevinkt, dat de medewerker wil dat online inschrijvingen gesignaleerd worden. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Zolang er geen online inschrijvingen zijn, is dit icoon grijs gekleurd. Zijn er wel online inschrijvingen, dat wordt het icoon gekleurd. U ziet dan ook bij het icoon een hint waarin "Er heeft een online inschrijving plaatsgevonden" staat.
1
Online inschrijving van patiënten
In de linker bovenhoek wordt aangegeven, hoeveel inschrijvingen er zijn. Zijn dat er meer dan 9, dan staat er "9+".
Hoe vaak Intramed controleert of er nieuwe inschrijvingen zijn, hangt af van wat u heeft ingesteld bij de medewerkergegevens op tabblad "5. Agenda" bij het veld "Interval datacheck". Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. Als u op het icoon klikt, wordt het scherm "Online aanmeldingen" geopend. In feite is dit eenzelfde scherm als het scherm "Aanmeldingenlijst" (bereikbaar via menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]) met het verschil dat nu alleen de via internet aangemelde patiënten te zien zijn. In de volgende afbeelding ziet u drie online aanmeldingen. Bij de eerste patiënt staat zijn patiëntnummer; deze patiënt is aan een bestaande patiënt in de administratie gekoppeld.
Als u op een patiënt in de lijst klikt, ziet u in de rubriek "Details" (onderin het scherm) de patiënt details. U moet altijd eerst een online aangemelde patiënt koppelen aan een bestaande patiënt, of de gegevens van de nieuwe patiënt invoeren. Dat kunt u doen door op een patiënt te klikken, en vervolgens op de knop "Patiënt koppelen" of "Patientkaart aanmaken" te klikken. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.
2
Online inschrijving van patiënten Online inschrijvingen koppelen Voordat u een online aangemelde patiënt kunt inplannen, moet u eerst controleren of deze patiënt al in uw administratie bekend is. Als dat zo is koppelt u de online patiënt aan de al bekende gegevens. 1.
Klik op het icoon ; het scherm "Online aanmeldingen" wordt geopend. Hierin ziet u de online aangemelde patiënten. Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie.
U kunt de kolom "Online aanmeldstatus" toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. In deze kolom ziet u, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is. De status "Inschrijving nieuwe klacht" betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt.
3
Online inschrijving van patiënten
2.
Of ga naar menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]; het scherm "Aanmeldingenlijst" wordt geopend. Hierin ziet u behalve de online aangemelden ook de via Intramed ingevoerde patiënten.
Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie. U kunt de kolom "Online aanmeldstatus" toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. In deze kolom ziet u, of het e-mailadres al dan niet geverifieerd is. De status "n.v.t." betekent dat de patiënt op de aanmeldingenlijst is gezet via Intramed (dus niet via online inschrijving). De status "Inschrijving nieuwe klacht" betekent dat een bestaande patiënt online een nieuwe klacht heeft aangemaakt. 3. 4.
Klik op een online aangemelde patiënt. Als het om een nieuwe patiënt gaat (met "Ja" in de kolom "Nieuwe patient"), is de knop "Patiënt koppelen" (rechts in het scherm) beschikbaar. Klik op de knop "Patiënt koppelen"; het scherm "Selecteer te koppelen patiënt" wordt geopend. U kunt de grootte van dit scherm aanpassen; deze aanpassing wordt bewaard.
4
Online inschrijving van patiënten
5.
6.
7.
Als er een match is gevonden met een patiënt uit uw administratie, ziet u tabblad "1. Overeenkomende patiënten".
Bovenin dit tabblad ziet u een lijst van overeenkomende bestaande patiënten. Klik op een bestaande patiënt; onderin het scherm staan de overeenkomsten en verschillen tussen de aanmeldingsgegevens en de geselecteerde bestaande patiënt. Klik zo nodig op de knop "Patiëntkaart openen" om de gegevens van de bestaande patiënt te zien.
5
Online inschrijving van patiënten
8.
Klik zo nodig op tabblad "2. Alle patiënten"; nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in uw administratie en kunt u zelf een overeenkomende patiënt zoeken.
U kunt de kolommen bovenin het scherm naar eigen wens indelen. U kunt in alle kolommen filteren en zoeken. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 9. 10.
11. 12.
6
Klik op de knop "OK"; de online aanmelding wordt gekoppeld met de overeenkomende bestaande patiënt. Indien van toepassing krijgt u een waarschuwing als een veld uit de inschrijving niet voldoet aan de eisen (voorlopig alleen van toepassing op de postcode).
Indien van toepassing krijgt u nog een bevestigingsvraag of bestaande gegevens overschreven moeten worden. Het e-mailadres uit de aanmeldingsgegevens wordt NIET overgenomen naar de patiëntgegevens. Hierdoor wordt voorkomen dat kwaadwilligen correspondentie over een patiënt naar een ander e-mailadres kunnen laten sturen. Dit e-mailadres wordt alleen gebruikt om de afspraak te bevestigen. Als er in de patiëntgegevens nog geen e-mailadres is opgenomen (zoals bij een nieuwe patiënt)
Online inschrijving van patiënten
of het e-mailadres in de aanmeldingsgegevens verschilt van dat in de patiëntgegevens, krijgt u een waarschuwing. Hierin wordt aangegeven dat u het e-mailadres nog moet verifiëren.
13.
Het veld in de kolom "Nieuwe patiënt" wordt op "Nee" gezet en het patiëntnummer wordt overgenomen.
14.
Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op
.
Bij het online aanmelden kan een huisnummer-toevoeging opgegeven worden. In de patiëntgegevens in Intramed is daar geen apart veld voor. Zo'n huisnummer-toevoeging zal daarom direct achter het huisnummer in de Intramed patiëntgegevens gezet worden.
Als u een online aangemelde patiënt probeert te koppelen aan een bestaande patiënt, waaraan al eerder gekoppeld is, krijgt u een melding.
Als u op de knop "Ja" klikt wordt de eerder gemaakte koppeling vervangen.
7
Online inschrijving van patiënten
Als er geen overeenkomende patiënten worden gevonden, krijgt u daarvan een melding.
Als u op de knop "Ja" klikt wordt het scherm "Selecteren te koppelen patiënt" geopend.
Ook nu staat bovenin het scherm een lijst met alle patiënten in uw administratie en kunt u zelf een overeenkomende patiënt zoeken.
Online inschrijvingen verwerken Bij een online ingeschreven patiënt kunt u de patiëntgegevens bijwerken en/of een afspraak plannen.
8
Online inschrijving van patiënten
1.
Klik op het icoon " ; het scherm "Online aanmeldingen" wordt geopend. Hierin ziet u de online aangemelde patiënten. Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie.
2.
Of ga naar menu [Bestand], [Aanmeldingenlijst]; het scherm "Aanmeldingenlijst" wordt geopend. Hierin ziet u behalve de online aangemelden ook de via Intramed ingevoerde patiënten.
3.
Patiënten waarbij al een patiëntnummer staat, zijn al opgenomen in uw administratie. Klik op een online aangemelde patiënt. U kunt vanuit dit scherm: een afspraak inplannen, een patientkaart aanmaken en/of de patiëntgegevens openen en aanvullen (net als vanuit het scherm "Aanmeldingenlijst"). Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.
9
Online inschrijving van patiënten
4.
10
Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op
.
