Onderzoek Stuurinformatie MKB en invloed op dienstverlening
Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 PROBLEEMANALYSE ............................................................................................................... 3 1.1 INLEIDING EN RELATIE MET AFSTUDEERSCRIPTIE ........................................................................................................... 3 1.2 PROBLEEMSTELLING ....................................................................................................................................................... 3 1.3 DEELVRAGEN ................................................................................................................................................................... 3 HOOFDSTUK 2 FLEX-‐CONTROL+ ...................................................................................................................... 4 HOOFDSTUK 3 MANAGEMENTINFORMATIEBEHOEFTE MKB .................................................................... 5 3.1 MKB-‐ONDERNEMINGEN ............................................................................................................................................. 5 3.2 ADVISEURS .................................................................................................................................................................... 5 3.3 ICT-‐DIENSTVERLENERS ............................................................................................................................................. 5 3.4 BANKEN ......................................................................................................................................................................... 6 3.5 BELASTINGDIENST ....................................................................................................................................................... 6 HOOFDSTUK 4 SOFTWAREPAKKETTEN .......................................................................................................... 7 4.1 BOEKHOUDSOFTWARE ................................................................................................................................................ 7 4.2 MANAGEMENTRAPPORTAGE TOOLS ......................................................................................................................... 7 4.3 CRITERIA BEOORDELING SOFTWARE EN RAPPORTAGETOOLS ............................................................................. 7 4.4 BEVINDINGEN BOEKHOUDSOFTWARE ...................................................................................................................... 8 4.5 BEVINDINGEN MANAGEMENTRAPPORTAGE TOOLS ............................................................................................ 10 HOOFDSTUK 5 ACTUELE ONTWIKKELINGEN ............................................................................................... 11 5.1 DATA-‐ANALYSE ......................................................................................................................................................... 11 5.2 CONTINUOUS MONITORING & CONTINUOUS AUDITING .................................................................................... 11 5.3 STANDARD BUSINESS REPORTING (SBR) ............................................................................................................ 12 5.4 FINANCIERING MKB EN INFORMATIEBEHOEFTE ............................................................................................... 12 5.5 GEÏNTEGREERD RAPPORTEREN .............................................................................................................................. 13 HOOFDSTUK 6 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ..................................................................................... 14 CONCLUSIES ........................................................................................................................................................................ 14 6.1 BEHOEFTE AAN MANAGEMENTINFORMATIE ....................................................................................................... 14 6.2 SOFTWAREPAKKETTEN ............................................................................................................................................ 14 6.3 ACTUELE ONTWIKKELINGEN .................................................................................................................................. 15 AANBEVELINGEN ................................................................................................................................................................. 15 6.4 SAMENWERKING ....................................................................................................................................................... 15 6.5 SOFTWARE ................................................................................................................................................................. 17 6.6 DIENSTVERLENING ................................................................................................................................................... 18
2
Hoofdstuk 1 Probleemanalyse 1.1 Inleiding en relatie met afstudeerscriptie Flex-‐Control+ heeft een stagiair van de opleiding Accountancy aan Fontys Hogescholen te Eindhoven de opdracht gegeven onderzoek te verrichten naar managementrapportages binnen MKB-‐ondernemingen en hoe Flex-‐Control+ hierop in kan spelen. Basis voor dit E-‐Book is de afstudeerscriptie “Van traditionele accountant naar moderne adviseur” de dato 6 januari 2014. De afstudeerscriptie is te downloaden van de website van Flex-‐Control+ www.flexcontrolplus.nl/contact/downloads.
1.2 Probleemstelling De centrale onderzoeksvraag van het onderzoek luidt: “Hoe kan Flex-‐Control+ inspelen op de behoeften van MKB-‐ondernemingen aan (betrouwbare) actuele en toekomstgerichte managementrapportages?”
1.3 Deelvragen Om tot de beantwoording van de centrale onderzoeksvraag te komen zijn er deelvragen opgesteld. Hieronder volgen de opgestelde deelvragen: 1. Wat zijn de mogelijkheden van Flex-‐Control+? 2. Welke behoeften hebben MKB-‐ondernemingen op het gebied van (betrouwbare) actuele en toekomstgerichte managementrapportages? 3. Welke betrouwbaarheidseisen worden er door MKB-‐ondernemers en financiers gesteld aan management informatie? 4. Welke eisen worden er gesteld aan managementrapportage software? 5. Welke managementrapportage software kan voorzien in de behoeften van de MKB-‐ onderneming? 6. Welke actuele ontwikkelingen zijn van invloed op managementrapportages?
3
Hoofdstuk 2 Flex-‐Control+ Flex-‐Control+ is eind 2012 opgestart door Willy Feller. Als Registeraccountant met ruim 25 jaar ervaring in de controle-‐ en adviespraktijk waarvan 20 jaar bij Deloitte weet Willy hoe een MKB onderneming te helpen met het slimmer organiseren van administratieve processen inclusief rapportering en analyses. Uitgangspunt van Flex-‐Control+ is dat zij de onderneming begeleidt bij het zoveel als mogelijk zelf door de onderneming opstellen van de financiële rapportages en het optimaliseren van de hieraan verbonden processen. Naast kostenbesparing betekent dit dat de onderneming tijdig kan beschikken over betrouwbare informatie. Bijsturing en het beschikbaar stellen van de juiste informatie aan aandeelhouders, financiers, externe accountant, belastingdienst, etc. kan dan eveneens tijdig plaatsvinden.
4
Hoofdstuk 3 Managementinformatiebehoefte MKB In dit hoofdstuk zijn de bevindingen uit de interviews van het onderzoek opgenomen.
3.1 MKB-ondernemingen Bij grotere ondernemingen groeit het belang van managementrapportages voor het management en haar stakeholders. Veel softwaretoepassingen al dan niet geïntegreerd en data-‐opslag in meerdere databases maken het moeilijker om de juiste managementrapportages te maken. Een oplossing die vaak wordt gekozen is het bouwen van een datawarehouse waarbij de van belang zijnde data uit de originele bron uit de verschillende databases wordt overgenomen in het datawarehouse. De meeste geïnterviewde MKB-‐ondernemingen typeren zichzelf als vooruitstrevend in hun markt en veel behoefte hebben aan actuele en toekomstgerichte managementrapportages. De meerderheid van de MKB-‐ondernemingen geeft aan zijn ERP-‐pakket op maat gemaakt te hebben zodat de gewenste managementinformatie ook daadwerkelijk gerealiseerd is. Tot slot kan geconcludeerd worden dat weinig eisen door MKB-‐ondernemers gesteld worden aan de betrouwbaarheid van managementrapportages. Er wordt namelijk vanuit gegaan dat de informatie die uit het systeem komt betrouwbaar is. Deze houding kan naïef zijn van de ondernemers omdat de administratie van de onderneming fouten kan bevatten en daardoor wellicht ook de managementrapportage. Enige betrouwbaarheid is uiteraard wel van belang omdat beslissingen op basis van onbetrouwbare informatie grote gevolgen kan hebben.
3.2 Adviseurs Kleinere ondernemingen sturen volgens alle adviseurs veel op gevoel. Als de onderneming groeit, wordt de behoefte aan stuurinformatie groter. Die behoefte wordt wel vaak geïnitieerd door de adviseur of door slechte processen of resultaten. De ondernemer is vaak niet degene die de behoefte aan stuurinformatie tijdig onderkent. Bij groeiende ondernemingen is het gewenst dat de financiële man of vrouw ook meegroeit. Dit is niet vanzelfsprekend en coaching vindt veelal niet plaats. De werkelijk beschikbare stuurinformatie loopt daarom vaak achter bij de gewenste stuurinformatie.
3.3 ICT-dienstverleners Ook door de ICT-‐dienstverleners wordt er onderkend dat er veel MKB-‐ondernemingen zijn die op gevoel worden gestuurd. Daarnaast is de communicatie tussen het management en de automatiseerder of (externe) ICT-‐dienstverlener vaak niet goed. Het ontbreekt aan informatiemanagement in het MKB. Dit betekent dat de wensen en behoefte op het gebied van managementrapportages vaak niet (volledig) worden doorgevoerd. De trend in het MKB is dat automatisering steeds meer buitenshuis komt te liggen inclusief data-‐opslag van cloudoplossingen. Als de ondernemer en de financiële man of vrouw te weinig initiatief nemen om stuurinformatie op orde te krijgen, is er vanuit de onderneming dus ook geen regie over deze stuurinformatie.
5
3.4 Banken Banken hebben zelf niet direct behoefte aan managementrapportages. Bij kredietnemers wordt jaarlijks de jaarrekening opgevraagd en daarnaast worden alleen actuele of toekomstgerichte rapportages opgevraagd bij risicovolle posten. Door de automatiseringsslagen die de banken willen maken, kan de behoefte aan management-‐ rapportages in de toekomst wel gaan groeien. De banken hebben indirect wel meer behoefte aan managementrapportages omdat zij van een ondernemer verwachten dat zij de organisatie in de grip hebben. De bank verwacht hierbij dat de ondernemer op cijfers en kpi’s stuurt. De betrouwbaarheid van de cijfers die aangeleverd worden, is volgens de banken zelf een belangrijk punt, maar als er door wordt gevraagd wordt er eigenlijk alleen gesteund op een samenstelverklaring bij de cijfers. De banken zijn niet duidelijk wie de samenstelverklaring moet verstrekken. Een samenstelverklaring wordt immers door zowel accountants (AA of RA) als door andere personen zoals boekhouders, belastingadviseurs en andere adviseurs verstrekt.
3.5 Belastingdienst De belastingdienst heeft zelf geen behoefte aan managementrapportages maar wel belang bij goede managementrapportages op basis van het 'in control' zijn voor horizontaal toezicht. Wel ziet de belastingdienst dat de kwaliteit van managementrapportages omhoog gaat bij veel kantoren/bedrijven die onder horizontaal toezicht vallen.
6
Hoofdstuk 4 Softwarepakketten
4.1 Boekhoudsoftware De onderstaande pakketten zijn in het onderzoek betrokken omdat zij het meest gangbaar zijn in de doelgroep van het MKB (van circa 15/25 werknemers tot 100/150 werknemers). Branchespecifieke pakketten zijn niet in het onderzoek betrokken. Onlinepakketten ERP-‐pakketten -‐ Unit4 Multivers -‐ AFAS Profit -‐ Exact Online -‐ Exact Globe Next -‐ Twinfield -‐ Microsoft Dynamics NAV -‐ AFAS Online -‐ Accountview (Visma)
4.2 Managementrapportage tools De volgende managementrapportage tools zijn in het onderzoek betrokken: -‐ Visionplanner Cloud -‐ Visionplanner -‐ Beegua -‐ Powerpivot -‐ Microsoft Reporting Services -‐ Qlikview
4.3 Criteria beoordeling software en rapportagetools In het onderzoek zijn de managementrapportages van de boekhoudsoftware en managementrapportage tools beoordeeld volgens de hierna opgenomen tabel Criteria managementrapportages inclusief weging. De uitkomsten van de beoordeling van de software en rapportagetools zijn opgenomen in afstudeerscriptie. Gebleken is dat een beoordeling van de software op basis van de criteria niet eenvoudig is omdat: 1. Veel pakketten zijn schaalbaar van eenvoudig tot complex. Zo is een eenvoudig online boekhoudpakket op te schalen of te combineren tot de meest complexe ERP-‐ oplossing. 2. De mogelijkheden van het op maat maken van relatief eenvoudig tot complex consultantswerk moeilijk in de beoordeling tot uitdrukking kan worden gebracht. 3. Softwareleveranciers meer of minder samenwerken met andere softwareleveranciers. Door samenwerking ontstaan gezamenlijke oplossingen die niet meer toe te rekenen zijn aan de individuele softwareleverancier. 4. Door toepassing van internet steeds meer mogelijkheden ontstaan om software aan elkaar te koppelen en daarmee de gewenste oplossingen (op maat) te krijgen. 5. Prijs/kwaliteitverhouding niet bij de vergelijking van de criteria is betrokken.
7
Criteria Weging Managementinformatie verleden/actueel Jaarrekening 3 Balans/resultatenrekening 4 Analyse debiteuren/crediteuren 4 Kasstroomoverzicht 4 Kengetallen (liquiditeit, solvabiliteit, rentabiliteit) 4 Financiële KPI's -‐ standaard 3 -‐ handmatig aan te passen 4 Niet-‐financiële KPI's -‐ standaard 3 -‐ handmatig aan te passen 4 -‐ uit andere systemen of modules te importeren 4 Managementinformatie toekomstgericht Budgetteren 4 Liquiditeitsprognose 5 Forecasting/trendanalyse 4 Scenario's 5 Werkvoorraad 5 Orderportefeuille 5 Salesfunnel en inschatting slagingspercentages 5 Prognoseresultaten op lopende orders (per projectleider, regio, etc.) 5 Prognoseresultaten op orders orderportefeuille 5 Verwachte bezettingsgraden mensen, machines en andere capaciteit 5 Dashboards Real-‐time koppeling data 5 Visualisatie met grafieken, tellers en diagrammen, actueel en toekomstgerichte managementinformatie 5 Periode in te stellen 3 Aanpassingsmogelijkheden naar eigen wensen 4 Dashboard op smartphone of tablet 4 Overige mogelijkheden Meekijkfunctie accountant 4 Online portal 4 Gebruikersgemak (schaal 1 t/m 5) 4 Rapportages delen/afdrukken 4 Tabel Criteria managementrapportages inclusief weging
4.4 Bevindingen boekhoudsoftware Managementinformatie verleden/actueel Jaarrekening De beoordeelde boekhoudsoftware levert standaard geen jaarrekening. Dit is opmerkelijk omdat de verwachting enkele jaren geleden was dat door de komst van SBR de boekhoudsoftware de SBR rapportages en jaarrekeningrapportage zou integreren. De softwareleveranciers van de jaarrekeningen hebben geïnvesteerd in SBR en de softwareleveranciers van de boekhoudpakketten hebben er vooralsnog voor gekozen om
8
hiermee samen te werken in plaats van zelf te investeren. Accountview (Visma) geeft aan de SBR-‐rapportages wel rechstreeks vanuit het financiële pakket te verzorgen. De wettelijke jaarrekening is dan beperkt voor interne doeleinden en wordt in een word-‐template gemaakt. Kasstroomoverzicht Het meeste boekhoudsoftware leveren geen kasstroomoverzicht. Alleen Exact Globe en Microsoft Dynamics NAV leveren een dergelijk overzicht. KPI’s In het algemeen leveren de pakketten weinig tot geen kpi’s. Exact (zowel online als Globe) lijkt hierop een uitzondering met een redelijk aantal kpi’s. Alle pakketten hebben de mogelijkheid om een koppeling te maken met online dashboardsoftware. Managementinformatie toekomstgericht Budgetteren Alle pakketten hebben de mogelijkheid tot budgetteren. Liquiditeitsprognose Geen enkel pakket heeft de mogelijkheid tot het maken van een liquiditeitsprognose. Overige managementinformatie (toekomstgericht) Exact Globe Next gevolgd door Exact Online hebben de meeste functionaliteiten standaard opgenomen. Daarna volgen Accountview en Microsoft Dynamics NAV. AFAS en Twinfield hebben weinig overige managementinformatie standaard opgenomen. Hierbij is het van belang om op te merken dat AFAS veel (standaard)rapportages meelevert die eenvoudig zijn te vervaardigen en Twinfield bewust kiest om de managementinformatie over te laten aan haar partners (Twinapps). Dashboards Exact Online en Globe Next, AFAS Profit ERP en Microsoft Dynamics NAV scoren goed op de beoordeelde criteria dashboards. Accountview is modulair opgebouwd en kan opschalen tot alle beoordeelde functionaliteiten. Twinfield kiest bewust om dashboards over te laten aan haar partners (Twinapps). Unit4 is beperkt in haar mogelijkheden en werkt minder samen met andere softwareleveranciers, maar bijvoorbeeld wel met dashboard van Visionplanner Cloud. Overige mogelijkheden Alle pakketten hebben een meekijkfunctie voor de accountant, maar geen van allen een online portal waarop gecommuniceerd kan worden. Ook kunnen alle pakketten de gemaakte rapportages delen of afdrukken. Het gebruikersgemak van Twinfield en Exact Online wordt hoger ingeschat dan van de overige pakketten.
9
4.5 Bevindingen managementrapportage tools Managementinformatie verleden/actueel Visionplanner (stand alone) is de enige tool waarmee op dit moment een jaarrekening gemaakt kan worden en heeft daarnaast alle functionaliteiten die in de beoordeling betrokken zijn. Beegua en Qlikview hebben behoudens de jaarrekening ook alle functionaliteiten die in de beoordeling betrokken zijn. Bij Visionplanner Cloud, Power Pivot en Microsoft Reporting Services kunnen alleen handmatig niet-‐financiële KPI’s worden toegevoegd. Voor Power Pivot en Microsoft Reporting Services kunnen ook de financiële KPI’s alleen handmatig worden toegevoegd. Microsoft Reporting Services heeft wel de mogelijkheid om KPI’s te importeren vanuit een ander systeem of module. Managementinformatie toekomstgericht Visionplanner (stand alone) en Qlikview leveren budgetteren, liquiditeitsprognose, forecasting/trendanalyse en doorrekening scenario’s. Visionplanner Cloud mist hiervan scenario’s doorrekenen en Beegua forecasting/trendanalyse. Geen van de pakketten levert standaard de mogelijkheid tot werkvoorraad (bezettingsgraad), orderportefeuille, salesfunnel inclusief inschatting slagingspercentage en prognoseresultaten op orders. Er is geen nader onderzoek verricht naar de wijze waarop deze informatie met maatwerk wel te verkrijgen is. Power Pivot en Microsoft Reporting Services leveren geen toekomstgerichte managementinformatie. Dashboards Alle pakketten scoren op dashboards goed. Alleen Visionplanner (stand alone) en Power Pivot kunnen hun dashboards niet tonen op een tablet of smartphone. Overige mogelijkheden Op de overige mogelijkheden scoren Visionplanner Cloud en Beegua het beste.
10
Hoofdstuk 5 Actuele ontwikkelingen 5.1 Data-analyse Hoofdstuk 4 ging in op de software die beschikbaar is om inzicht te krijgen in managementinformatie en in het bijzonder stuurinformatie. Om ontwikkelingen nader te analyseren en controles te verrichten om de betrouwbaarheid vast te stellen, is veelal afzonderlijke software beschikbaar. Managementinformatie en data-‐analyse wordt veelal ook gecombineerd in software voor business intelligence & analytics. Eenvoudige gebruikersvriendelijke analyse vinden vaak plaats op basis van auditfiles die door ieder softwarepakket kunnen worden geleverd. Voorbeelden hiervan zijn: -‐ Infine grootboekanalyse XML Auditfile -‐ QDAC -‐ Accountanalyser van Unit 4 -‐ Smart Analyser en XML Auditfile van Caseware-‐Idea -‐ Excel Controller Voorbeelden van business intelligence & analytics -‐ Excel Controller, zowel data-‐analyse, rapportage als BI -‐ Qlikview -‐ Tableau -‐ Power BI voor Office 365 -‐ Cloud Analytics -‐ SAP Lumira -‐ Lavastorm analytics -‐ ACL -‐ Perceptive (process mining) De scheidslijn tussen managementrapportering, data en processen, financieel en niet financieel, verleden en toekomst(voorspellingen) is bij geavanceerde software niet meer aanwezig. De combinatie maakt het mogelijk om processen en besluitvorming te optimaliseren en onlosmakelijk te verbinden met de visie en strategie van de organisatie.
5.2 Continuous Monitoring & Continuous Auditing Door de voortschrijdende digitalisering en technieken komen de tijdstippen van registeren, rapporteren, analyseren en controleren steeds dichter bij elkaar te liggen. De controles verschuiven zoveel als mogelijk van achteraf naar controles vooraf en zijn in de processen ingeregeld. De technieken en software voor Continuous Monitoring zijn beschikbaar, maar worden in het MKB nog maar beperkt toegepast.
11
De verwachting van Flex-‐Control+ is dat de komende jaren een versnelling zal komen in Continuous Monitoring. Flex-‐Control+ heeft haar focus daarom gelegd op de volgende foucusgebieden: -‐ Optimalisatie processen -‐ Managementinformatie -‐ Data-‐analyse Om Continuous Auditing mogelijk te maken, zijn de controlemethoden en –technieken zoals die nu door de meeste accountantskantoren worden gehanteerd achterhaald. Een aantal kantoren is innovatief actief op het gebied van data-‐mining en procesmining. Voordat Continuous Auditing bij MKB bedrijven daadwerkelijk zal worden toegepast, zijn we wel een aantal jaren verder. Met Continuous Auditing zal echter uiteindelijk de controlekwaliteit juist in het MKB verbeterd kunnen worden. De daadwerkelijke werking van de functiescheidingen en beheersingsmaatregelen kan, in tegenstelling tot de huidige controlemethoden en –technieken, met procesmining naar verwachting wel goed worden vastgesteld.
5.3 Standard Business Reporting (SBR) SBR is een concept dat uitgaat van het standaardiseren van gegevens aan de bron, de administratie van de ondernemer. Alle gegevens die in de administratie aanwezig zijn, krijgen een bepaald label zodat de betekenis voor elke externe partij hetzelfde is. De taal waarmee gewerkt wordt, is XBRL. Het doel van SBR is het opstellen en aanleveren van diverse rapportages sterk te vereenvoudigen en te versnellen. Aanlevering kan via een intermediair of rechtstreeks vanuit de onderneming via het SBR-‐direct portaal. SBR of SBR-‐direct zullen er niet direct voor zorgen dat er meer behoefte is aan managementinformatie. Dit komt voort uit het feit dat de belastingdienst en de banken (vooralsnog) geen eisen stellen aan de te verkrijgen informatie of de inrichting van het managementinformatiesysteem. Wel wordt er verwacht dat bijvoorbeeld informatie tijdig aangeleverd wordt of dat de onderneming zijn processen beheerst. Als een onderneming zijn administratieve organisatie goed op orde heeft, is het gemakkelijker om (betrouwbare) actuele management informatie te verkrijgen. Met SBR ontstaan meer mogelijkheden om betrouwbare informatie tijdig voor uitvragende partijen beschikbaar te krijgen. Daarnaast ontstaan meer mogelijkheden om (tussentijdse) informatie te benchmarken.
5.4 Financiering MKB en informatiebehoefte De financiering van MKB ondernemingen is niet meer een vanzelfsprekendheid van en bij de plaatselijke bankier. Het kost meer moeite om financiering te verkrijgen en er komen steeds meer MKB ondernemingen onder toezicht van de afdeling bijzonder beheer. Alternatieve financieringsvormen zijn in opkomst, maar ook voor deze partijen geldt dat zij goed geïnformeerd willen worden. Het informeren met een jaarrekening na afloop van het boekjaar is meestal niet meer genoeg.
12
5.5 Geïntegreerd rapporteren Klanten worden kritischer, resultaten op korte termijn zijn niet voldoende voor kredietverstrekkers en medewerkers waarderen het als zij werken bij een onderneming met een duidelijke visie en koers. Het succes van morgen wordt bepaald door wat een onderneming vandaag doet. Het is steeds duidelijker dat alleen financiële informatie onvoldoende zegt over de toekomstbestendigheid van een onderneming. Financiële rapportages kijken terug in de tijd, waardoor reacties op basis van de cijfers vaak achter de feiten aanlopen. Er is behoefte aan indicatoren die iets zeggen over de positionering van de onderneming in de toekomst. Dit vraagt om een analyse hoe de onderneming waarde creëert, wat er in de context van de onderneming verandert en die waarde beïnvloedt, en wat dit dan betekent voor de activiteiten en bedrijfsvoering van de onderneming. Op deze manier wordt een onderneming toekomstbestendig. Steeds meer bedrijven zoeken naar nieuwe bedrijfsmodellen waarmee toegevoegde waarde wordt gecreëerd voor zowel het eigen bedrijf als voor de maatschappij. Dit wordt ook wel geïntegreerd denken genoemd. Meer bedrijven treden naar buiten met informatie over hun financiële bedrijfsresultaten. Dit heet geïntegreerd rapporteren.
13
Hoofdstuk 6 Conclusies en aanbevelingen
Conclusies 6.1 Behoefte aan managementinformatie Ten aanzien van de behoefte aan managementinformatie kunnen de volgende conclusies gemaakt worden: -‐ Kleine MKB-‐ondernemingen sturen vaak op gevoel; grotere of groeiende ondernemingen hebben vaker behoefte aan actuele en toekomstgerichte managementinformatie; -‐ Vooruitstrevende ondernemingen hebben meer behoefte aan managementinformatie; -‐ Als er behoefte is aan managementinformatie is het vaak specifiek naar branche of wensen van het management; -‐ De banken en belastingdienst hebben niet direct behoefte aan managementinformatie van de onderneming maar wel indirect door de ontwikkelingen op het gebied van SBR(-‐Direct) en horizontaal toezicht.
6.2 Softwarepakketten Uit het onderzoek blijkt dat de mogelijkheden voor stuurinformatie zowel voor online boekhoudpakketten als ERP-‐pakketten in de laatste jaren sterk zijn toegenomen. De ontwikkelingen die echter nog veel sneller gaan, zijn de online rapportagetools die in aanvulling op het pakket en in combinatie met data vanuit andere bronnen, voor de gewenste stuurinformatie zorgen. Hierbij is onderscheid te maken in tools die zich richten op: 1. één of enkele boekhoud-‐ of ERP-‐pakketten; 2. breed op veel boekhoud-‐ of ERP-‐pakketten maar zich overwegend beperken tot financiële data; 3. pakketonafhankelijk zowel financieel als niet financieel. Gebleken is dat een beoordeling van de software niet eenvoudig is omdat deze afhankelijk is van de gekozen strategie door de softwareleverancier zoals schaalbaarheid van eenvoudig tot complex, samenwerking met andere softwareleveranciers, mogelijkheid tot koppeling en prijs/kwaliteitverhouding. Voor de keuze van de software is van belang welke stuurinformatie nodig is en in hoeverre het huidig informatiesysteem hierin kan voorzien. Ook als de stuurinformatie bestaat uit met name niet financiële en/of toekomstgerichte data uit verschillende pakketten en databronnen, is deze stuurinformatie voor MKB ondernemingen binnen handbereik. Samenwerkingen tussen marktpartijen heeft inmiddels geleid tot (branchegerichte) templates waardoor MKB ondernemingen, met name een online samenwerking met accountant/adviseur een hoog niveau van stuurinformatie op maat ter beschikking kunnen krijgen.
14
6.3 Actuele ontwikkelingen De actuele ontwikkelingen data-‐analyse, continuous monitoring & auditing, standard business reporting (SBR), financiering MKB en geïntegreerd rapporteren geven een bevestiging dat de behoefte aan (betrouwbare) actuele en toekomstgerichte managementrapportering verder zal toenemen. De MKB ondernemer onderneemt het liefst op gevoel en vindt vaak dat hij zich prima kan redden zonder goede stuurinformatie. Om zijn plannen te realiseren heeft hij echter stakeholders nodig die hij moet zien te overtuigen met (management)rapportages.
Aanbevelingen 6.4 Samenwerking De behoefte aan managementrapportages komt niet vaak direct vanuit een MKB-‐ onderneming, althans de ondernemer of het management legt deze behoefte veelal niet direct bij een accountant/adviseur neer. Een veranderende situatie kan ervoor zorgen dat de behoefte aan meer stuurinformatie en dus managementinformatie kenbaar wordt gemaakt. Flex-‐Control+ wordt aanbevolen nauwere samenwerking of netwerkverbinding aan te gaan met partijen die dicht bij de MKB-‐onderneming en/of MKB ondernemer staan en veranderende situaties signaleren. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende partijen. Financier Als een onderneming in liquiditeitsproblemen komt en de rente of aflossing op een lening niet kan betalen wil een bank of financier vaak extra (management)rapportages zien, zoals een liquiditeitsprognose. Als een onderneming deze niet of niet tijdig kan leveren, komt de behoefte aan managementrapportages naar boven. Een bank zal de onderneming vragen om bepaalde rapportages op te stellen, maar zal hierbij in beginsel niet doorverwijzen naar externe partijen. Goede contacten met bankiers en andere financiers of investeringsmaatschappijen is uiteraard wel van belang. Op het moment dat er behoefte is aan managementrapportages ben je eerder in beeld om deze te leveren of de mogelijkheid krijgt om een MIS (management informatie systeem) op te zetten bij betreffende onderneming. Adviseurs/interim-‐managers insolventie, reorganisaties en doorstart bij faillissement Adviseurs/interim-‐managers die gespecialiseerd zijn in insolventie, reorganisaties en doorstart bij faillissement worden vaak op een (te) laat tijdstip betrokken. In de periode nadat aanvullende financiering, reorganisatie of doorstart heeft plaatsgevonden, zal de adviseur/interim-‐manager zich terugtrekken en zal de onderneming op eigen kracht verder gaan. Om herhaling te voorkomen zal de ondernemer en financier meer behoefte hebben aan structurele managementrapportages. Samenwerking met de adviseurs/interim-‐managers gelijktijdig met of in navolging op hun werkzaamheden biedt kansen voor Flex-‐Control+ om haar toegevoegde waarde te kunnen laten zien.
15
ICT-‐dienstverleners De trend in het MKB is dat door technologische ontwikkelingen, digitalisering en voortschrijdende automatisering van administratieve processen, ICT-‐oplossingen steeds meer buitenshuis komen te liggen. Dus niet alleen hardware, software en data-‐opslag maar ook de ICT-‐kennis om tot de juiste oplossingen voor de MKB onderneming te komen. De ICT-‐dienstverleners laten in de interviews naar voren komen dat ze zelf niet of maar gedeeltelijk financieel onderlegd zijn. Welke stuurinformatie is nodig en voor wie? Hoe kunnen we slimmer administratieve processen automatiseren, betrouwbaarheid behouden of verhogen en frauderisico’s beperken? Veel huisaccountants beschikken over te weinig proces-‐ en ICT-‐kennis om samen met de ICT-‐ dienstverlener tot de juiste voorstellen voor oplossingen te komen. Flex-‐Control+ kan dan een goede aanvulling of alternatief zijn. Huisaccountant adviseur In het MKB is de huisaccountant vaak de vertrouwenspersoon van de MKB-‐ondernemer zowel privé als voor de onderneming. Hij is generalist, verzorgt het jaarwerk en adviseert op een breed terrein zoals juridisch, fiscaal en bedrijfseconomisch. Om de klant optimaal te kunnen bedienen, zal hij bij complexere vraagstukken gebruik maken van specialisten in zijn netwerk. Flex-‐Control+ legt de nadruk op de verbetermogelijkheden van actuele en toekomstgerichte managementrapportering en optimalisatie van processen binnen de onderneming. Zeker bij grotere MKB bedrijven levert een samenwerking en rolverdeling met een huisaccountant een betere dienstverlening aan de (gezamenlijke) klant op. Veel accountants-‐ en administratiekantoren hebben niet die diepgang en specialistische kennis in eigen huis zodat samenwerking met specialisten tot betere dienstverlening leidt. Huisaccountant controlerend accountant De rol van de controlerend accountant wordt maatschappelijk gezien en vanuit de rol van toezichthouder AFM meer en meer beperkt tot de rol van controlerend accountant. Zaken zoals onafhankelijkheid, verkrijgen van toereikende controleinformatie, professioneel kritische instelling, kwaliteitsoordeel AFM en prijsdruk leiden er eveneens toe dat de controlerend accountant zich beperkt tot het goed en efficiënt uitvoeren van zijn opdracht tot controle van de jaarrekening. Een MKB onderneming die “in control” is, voorzien is van goede managementinformatie en een goed gedocumenteerd balansdossier heeft, is de ideale klant voor de controlerend accountant. Een samenwerking met Flex-‐Control+ leidt tot ideale klanten voor controlerende accountants. Overige adviseurs De huisaccountant is niet altijd de vertrouwenspersoon van de ondernemer. Zeker voor de controlerend accountant wordt het steeds lastiger om deze rol te kunnen vervullen. Ook een belastingadviseur, bedrijfskundige, jurist, advocaat of persoonlijke coach kan deze rol vervullen. In die situaties is de rol van de huisaccountant vaak beperkt tot het noodzakelijke jaarwerk. Deze adviseurs kunnen in de rol als vertrouwenspersoon de behoefte aan verbetering van managementinformatie en optimalisatie van processen signaleren en
16
inschatten in hoeverre de huisaccountant deze kan invullen of dat Flex-‐Control+ een beter alternatief is.
6.5 Software Uit de resultaten van de interviews blijkt dat MKB ondernemingen vaak geen managementrapportagetools naast het boekhoudpakket hebben. Stuurinformatie beperkt tot financiële data Als duidelijk is dat de stuurinformatie zich beperkt tot financiële data en het boekhoudpakket levert te weinig stuurinformatie, dan kan gebruik worden gemaakt van de online dashboards. Er zijn inmiddels veel softwareleveranciers met online dashboard toepassingen. Uitgangspunt blijft de behoefte van de klant, maar om de software optimaal te kunnen gebruiken en om inkoopvoordeel voor de klant te behalen heeft Flex-‐Control+ voorlopig gekozen voor de software van Visionplanner Cloud en Beegua (voor Exact en Twinfield). Stuurinformatie niet beperkt tot financiële data Als stuurinformatie niet beperkt is tot financiële data is, bieden Visionplanner Cloud en Beegua wel mogelijkheden om die al dan niet handmatig toe te voegen. Als dit te bewerkelijk is, heeft het de voorkeur om deze stuurinformatie op maat te bouwen. Flex-‐Control+ heeft gekozen voor een samenwerking met Refine-‐IT. Refine-‐IT heeft als kennispartner van Qlikview en vanuit de kennis en ervaring als accountant/adviseur het Ondernemersdashboard ontwikkeld en kan gezien worden als een state-‐of-‐the-‐art oplossing op het gebied van Business Intelligence. Rapportages en/of data-‐analyse Voor het onderzoeken van de (financiële) data heeft Flex-‐Control+ voorlopig gekozen voor de software van Excel Controller en de QDAC auditfile viewer. De Excel Controller is een rapportage-‐ en analysetool, geschikt voor alle gangbare boekhoudsoftware-‐pakketten waarbij diepgaande kennis van Excel niet nodig is. Het kunnen werken met draaitabellen is voldoende. Ook is het mogelijk een jaarrekening met Excel Controller te maken. De QDAC auditfile viewer heeft standaardanalyses beschikbaar van de auditfiles financieel, salaris en afrekensystemen. Daarnaast kunnen aanvullende analyses en een jaarrekening worden gemaakt. Daarnaast is Flex-‐Control+ bekend met Infine grootboekanalyse en Accountanalyser van Unit4. Voor geavanceerde data-‐analyse werkt Flex-‐Control+ samen met specialisten. Software jaarrekening en SBR Uitgangspunt van Flex-‐Control+ is dat de onderneming tussentijdse cijfers opstelt en beschikt over managementinformatie. Het maken van een jaarrekening na afloop van het boekjaar is dan niet meer zo moeilijk en minder spannend.
17
Flex-‐Control+ kan meerdere rapportage software beschikbaar stellen waarmee de onderneming zelf de jaarrekening kan maken inclusief balansdossier en SBR rapportages. Advisering online toepassingen Exact en Twinfield Online boekhoudpakketten in het MKB zijn sterk in opkomst. Exact en Twinfield hebben het grootste marktaandeel en werken beide met App-‐Partners. Om administratieve processen te optimaliseren is Flex-‐Control+ betrokken bij de advisering van App-‐Partners bij MKB ondernemingen die met Exact of Twinfield werken. Meer informatie Meer informatie over professionele rapportage software waarmee Flex-‐Control+ werkt of die Flex-‐Control+ ter beschikking kan stellen, vind je op http://www.flexcontrolplus.nl/dienstenoplossingen/rapportering/professionelerapportagesoftware/
6.6 Dienstverlening Flex-‐Control+ wordt geadviseerd om MKB ondernemingen te begeleiden met het verkrijgen van de juiste stuurinformatie zodat tijdig kan worden (bij)gestuurd en processen kunnen worden geoptimaliseerd. Voor de analyse en betrouwbaarheid kan hierbij gebruik worden gemaakt van data-‐analyse. Op deze manier kan Flex-‐Control+ een totaal oplossing aanbieden aan de MKB onderneming op het gebied van optimalisatie processen, managementinformatie en data-‐analyse. Hiermee is zij onderscheidend ten opzichte van de 'traditionele' kantoren. Flex-‐Control+ vervult als accountant/adviseur de rol van parttime controller of 2e lijns controller. Zowel online als offline betrokken en pro-‐actieve advisering op basis van (betrouwbare) actuele en toekomstgerichte informatie in plaats van verouderde (jaar)cijfers achteraf. Helmond, april 2014
18
