Onderwijs. referenties. brochure. Your business technologists. Powering progress

Onderwijs referenties brochure

Your business technologists. Powering progress

Onderwijsreferenties brochure

Proposities

Voorwoord

Inhoudsopgave

De onderwijssector verandert in hoog tempo door de toenemende (kwaliteits-) eisen van zowel de studenten als de minister. Atos Consulting groeit in de markt en mag dus een stijgend aantal onderwijsinstellingen (VO, ROC, HBO en Universiteiten), onderzoeksinstanties en samenwerkingsverbanden ondersteunen.

Voorwoord 2 Proposities 3

In deze brochure komen referenties uit de volgende proposities naar voren. De proposities vormen voor Atos Consulting de basis van krachtige oplossingen voor onderwijsinstellingen.

Wij zien dat onderwijsinstellingen zich meer gaan specialiseren. De concurrentie neemt verder toe en er zullen minder middelen beschikbaar zijn vanuit de overheid. De kwaliteit van onderwijs moet de boventoon blijven voeren en tegelijk wordt er meer van de ondersteunende diensten verwacht. Door zowel studenten als docenten en onderzoekers worden hiervoor de juiste ICT-voorzieningen geëist.

Management of IT

`` Management of IT `` Business Process Management `` Digital Transformation `` HR & IT `` Enterprise Performance Management

IT is niet langer uitsluitend een ondersteunend proces, maar onderdeel van het leersysteem en de onderwijspraktijk. Management of IT (MIT) richt zich op het besturen, verbeteren en managen van de IT-functie binnen organisaties. MIT beheert en ontwikkelt diensten om CIO’s te ondersteunen bij het ontwikkelen van een IT-strategie, de inrichting van IT, IT-dienstver lening en het realiseren van operational excellence en kostenbesparingen. Zo ondersteunt het onderwijsinstellingen om de IT na een fusie op orde te krijgen of zorgt het voor een optimale implementatie van een documentenbeheersysteem.

Referenties 4

`` Voortgezet onderwijs `` ROC’s `` Hogescholen `` Universiteiten

4 6 8 12

Op de naastgelegen pagina ziet u onze pro posities en het portfoliowiel van Atos Consulting. Het portfoliowiel maakt zichtbaar hoe wij de koppeling maken tussen markten, proposities en de competenties van consultants om tot krachtige oplossingen te komen voor onze klanten. Met trots geven wij u in deze brochure een bloemlezing van onze projecten bij onderwijsinstellingen en laten wij ook onze relaties aan het woord.

Business Proces Management Processen staan aan de basis van een effectieve werkwijze en goede prestaties. Atos Consulting is ervan overtuigd dat goed procesmanagement zorgt voor een effectieve, efficiënte en wendbare organisatie. Hierdoor kunnen klant organisaties tijdig inspelen op veranderingen. Business Process Management (BPM) richt zich primair op de cyclus van procesmanagement: van (her)ontwerp, implementatie en beheersing tot analyse van processen en prestaties. Binnen onderwijs richt zich dat op bijvoorbeeld efficiëntere onderwijsondersteunende processen of de inrichting van administraties.

Onze relaties vinden ons toonaangevend in onze aanpak waarin strategie, procesvoering en ICT bij elkaar komen. Wij leveren aantoonbaar resultaten, samen met mensen in uw organi satie. Graag spreken wij onze dank uit aan alle referentiehouders. Deze brochure is in samenwerking met hen tot stand gekomen.

2


Digital Transformation

HR & IT

Digital Transformation gaat over de impact die nieuwe technologie heeft op alle onderdelen van de samenleving. Atos Consulting richt zich op het benutten van digitale technologie om de prestaties van onderwijsinstellingen te verbeteren. De technieken die zij hierbij inzet, zijn in het dagelijkse leven vaak al gemeengoed (cloud, social media, mobile technology, big data/analytics), maar in het onderwijs vaak nog onvoldoende beschikbaar. Denk hierbij aan slimme technologie in documentmanagement, het reduceren van papierstromen en interactieve communicatie met studenten/leerlingen/ deelnemers.

Mensen maken het verschil. Aandacht voor de menselijke factor bij organisatieveranderingen, de keuze voor nieuwe IT-oplossingen en IT-implementaties zijn van onderscheidend belang voor het welslagen van deze projecten. Zeker in het onderwijs waar de interactie tussen medewerkers en studenten/leerlingen/deel nemers van essentieel belang is voor de zowel de prestaties van de organisatie als de studieresultaten.


Enterprise Performance Management Organisaties verzamelen steeds meer data en worstelen tegelijkertijd met de bestuurbaarheid van hun organisatie. Enterprise Performance Management is gebaseerd op onze kennis van new business planning (business modellen en business cases), besturings- en rapportage processen en financiële processen. Binnen het onderwijs toont Atos Consulting haar toe gevoegde waarde op onder meer ERP/Financeimplementaties en -optimalisaties en Shared Services.

3

Stichting Iris

Stichting Onderwijs Midden Limburg

Heemstede

Project Opstellen informatiebeleid en kwartiermaken voor een gemeenschappelijke ICT-organisatie voor vijf scholen.

Periode April 2012 – september 2013

Opdrachtgever Stichting Iris vormt het overkoepelend bestuur over vijf scholen voor Christelijk Voortgezet Onderwijs in het zuiden van Noord-Holland. De vijf scholen hebben elk een eigen organisatiestructuur en tellen in totaal ruim 5.450 leerlingen en 635 medewerkers.

Uitdaging De vijf scholen binnen Stichting Iris voeren on afhankelijk beleid ten aanzien van ICT en hebben gescheiden omgevingen. Iris heeft de ambitie om de waarde van ICT voor het onderwijs te verbeteren. Atos Consulting is gevraagd om te ondersteunen bij het realiseren van deze ambitie met het opstellen van een informatiebeleid en het kwartiermaken van een gezamenlijke ICT-organisatie.

Roermond

Aanpak

Project Opstellen ICT-beleidskader dat recht doet aan de organisatie met behoud van de eigen identiteit van de scholen.

Atos Consulting heeft door middel van interviews en workshops de ICT-situatie van de vijf scholen in kaart gebracht en voorstellen gedaan over het gemeenschappelijk maken van ‘onderwijsneutrale’ voorzieningen. Met onderwijsneutrale voorzieningen worden die delen van de ICT bedoeld die niet afhankelijk zijn van het onderwijsconcept van de school. De voorstellen zijn besproken in de Iris-brede ICT-adviesgroep, directie en het College van Bestuur.

Periode September 2011 – januari 2012

Opdrachtgever

Resultaat

In de Stichting Onderwijs Midden Limburg (SOML) zijn vier scholengemeenschappen, verdeeld over tien locaties, voor voortgezet onderwijs in Roermond en omgeving bijeengebracht. SOML biedt met 1.000 personeelsleden passend onderwijs aan ruim 8.000 leerlingen.

Het besluit is genomen om te komen tot een centrale ICT-organisatie en datacenter. Atos Consulting heeft vervolgens – in afwachting van het vervullen van de nieuwe ICT-managersfunctie – de rol van kwartiermaker voor deze organisatie vervuld: begroting, inrichtings- en transitieplannen opgesteld. Iris heeft met het aanstellen van een ICT-manager een start gemaakt met een centrale ICT-organisatie en de transitie naar een gemeenschappelijke ICT-infrastructuur.

Uitdaging SOML heeft behoefte aan een ICT-beleidskader om vast te leggen welke gemeenschappelijke ICT-voorzieningen gewenst zijn en binnen welk kader de ICT van de individuele scholen behoort te passen.

Wij hebben met behulp van Atos Consulting meer en beter inzicht gekregen in de wijze waarop onze ICT geregeld is en welke kant het op moet.

Aanpak Atos Consulting heeft dit beleidskader opgesteld. Hiertoe zijn interviews en workshops binnen SOML gehouden met leden van het College van Bestuur, schoolleiders en vertegenwoordigers van de ICT-functie. Op basis hiervan zijn: `` Een visie en doelstelling voor de ICT geformuleerd. `` Uitgangspunten voor de informatiehuis houding geformuleerd in de vorm van architectuurprincipes. `` Een nieuwe, gecentraliseerde organisatievorm voor de ICT-functie voorgesteld.

Resultaat Het rapport is besproken in de directieraad SOML en is vervolgens als uitgangspunt voor de ontwikkeling van de ICT binnen SOML vastgesteld door het College van Bestuur. Op basis hiervan heeft SOML een centrale ICT-manager aangesteld en een traject gestart om tot een gezamenlijke ICT-omgeving te komen.

Atos Consulting heeft ons op professionele wijze ondersteund bij het formuleren van onze doelstellingen op ICT-gebied en bij het maken van keuzes met betrekking tot de inrichting van de ICT-functie.

Truus Vaes, Voorzitter CvB, Stichting Iris

Kees Hoefnagel, Voorzitter CvB, Stichting Onderwijs Midden Limburg

4



5

Summa College

Koning Willem I College

Project

Project

Eindhoven

Het project Teamsupport gaat over het her ontwerp en de inrichting van de ondersteuning van het MBO-onderwijs met als opdracht meer kwaliteit met 30% minder FTE. Dit is opgepakt in combinatie met nieuwe ICT en een nieuwe organisatie.

door in korte tijd nieuwe processen, organisatie en ICT-systemen in te voeren. Bij de procesaanpak en organisatieverandering die hiermee gepaard gaan moet ‘de winkel blijven draaien’ en is het de intentie dat de mensen van Summa zelf het traject uitvoeren met begeleiding en ondersteuning van Atos Consulting.

Periode

Aanpak

November 2012 – juli 2014

Opdrachtgever Het Summa College verzorgt voor 18.000 studenten verdeeld over 23 scholen MBO onderwijs, uitgevoerd door 1.200 docenten en 450 ondersteunende medewerkers. De orga nisatie is gericht op professioneel en resultaat gericht onderwijs waarbij de studenten een vak leren met als motto: ‘Haal het beste uit jezelf’.

Uitdaging Project Teamsupport heeft als doelstelling Summa klaar te stomen voor de toekomst. De uitdaging hierin betreft het terugbrengen van het aantal FTE in de ondersteuning om zo een financieel gezonde onderwijsorganisatie te blijven. Ambitie is om van negen administraties terug te gaan naar drie administraties en van 125 FTE naar 80 FTE - meer met minder. De uitdaging om met 30% minder medewerkers de ondersteuning te verbeteren wordt aangepakt

Den Bosch

Onderzoek ICT-organisatie en ICT-performance.

Periode December 2013 – april 2014

Opdrachtgever

Met een klein team van het Summa College is gestart met de analyse van de activiteiten, het herontwerpen van zes onderwijsondersteunende processen, het inrichten van drie nieuwe administraties en het inzetten van de nieuw uitgerolde systemen. Na live gang van de organisatie blijft Atos Consulting betrokken om te ondersteunen bij de stevige invoerings klus om de hoge ambitie van Summa waar te maken. Kernwoorden: Lean-aanpak, proces herontwerp en verandermanagement.

Het Koning Willem I College is een vooruit strevend Regionaal Onderwijs Centrum (ROC) in Den Bosch. Het College verzorgt onderwijs in vier sectoren: Economie, Techniek, Zorg en Welzijn en Educatie en Vavo. De slogan van de school is ‘Hier ga jij het maken’.

Uitdaging Binnen het KWI College is discussie over de performance van de ICT-functie. De discussie ging zowel over de aangeboden mogelijkheden als over de verwachtingen aan de kant van de gebruikers. De verwachtingen van de gebruikers zijn dat alle faciliteiten probleemloos continu beschikbaar zijn terwijl dat in de praktijk niet het geval was. Het College van Bestuur wilde met het onderzoek inzicht krijgen in de volgende twee elementen: de huidige prestaties van de ICT en de achterliggende ICT-organisatie en de verwachtingen van de ICT-organisatie op dit moment en in de toekomst.

Resultaat Het resultaat van het project is een sterk afge slankte nieuwe organisatie die sinds oktober 2013 draait. Een verandering die de gehele organisatie raakt en die voor alle betrokkenen veel impact heeft gezien de enorme reductie aan FTE en de grote veranderingen op alle fronten. Daarmee worden grote stappen gezet in de verbetering van Summa. Vanwege de stevige impact op de organisatie wordt met ‘nazorg’ de nieuwe werkwijze en cultuur ingepast.

Aanpak Voor het in beeld brengen van de governance, de werking van de ICT-organisatie en de onderlinge verhoudingen tussen de opdrachtgever, gebruikers en de ICT-organisatie is, als basis, gebruik gemaakt het 9-vlaksmodel van hoog leraar Rik Maes. Voorts is het Atos Consulting ICT-Volwassenheidsmodel gebruikt om het volwassenheidsniveau van het ICT-aanbod en de vraag in kaart te brengen en vervolgens af te zetten tegen de ambitie van het Koning Willem I College.

Resultaat Het resultaat van het onderzoek is een concreet overzicht van de bevindingen over het functio neren en de performance van de ICT-organisatie en systemen. De bevindingen zijn door Atos Consulting vertaald in verbetervoorstellen. Met het doorvoeren van de voorgestelde verbeteringen zal een stabiele en betrouwbare ICT-omgeving ontstaan.

De adviseurs van Atos Consulting hebben met veel energie, inzet en betrokkenheid onze mensen gestimuleerd de verandering door te voeren. Voor hen geldt: Samen voor Summa.

De samenwerking met Atos Consulting was prettig, zakelijk en deskundig. Resultaat is een gedegen rapport met heldere en afgewogen analyses, conclusies en daaruit voort vloeiende aanbevelingen.

Peter Lavrijssen, Directeur Onderwijs en Studentencentrum, Summa College

Cor van Gerven, Lid CvB, Koning Willem I College

6



7

De Haagse Hogeschool

Hogeschool van Amsterdam

Den Haag

Project SAP Finance en HR implementatie (Finance, PA, OM en Payroll).

Periode Mei 2011 – mei 2012

Opdrachtgever De Haagse Hogeschool (HHS) bestaat uit aca demies, lectoraten en diensten. Ruim 22.000 studenten volgen, in vier vestigingen, een bachelor, een master of post-HBO-opleiding. De Haagse Hogeschool biedt kwalitatief hoogwaardig onderwijs met daarin de volgende zwaartepunten wat betreft thematiek: ondernemerschap en innovatie, goed bestuur voor een veilige wereld en kwaliteit van leven.

Uitdaging Binnen de HHS bestond de behoefte aan efficiëntere en effectievere financiële en HR processen. Daarnaast wilde men de kwaliteit van zowel de interne processen als de personeelsdossiers en gerelateerde data van andere applicatiedomeinen verhogen. Er was sprake van een gefragmenteerd IT-landschap, dat resulteerde in onbetrouwbare informatie. Hierdoor ontstond de noodzaak tot het verminderen van de verschillende platformen (Exact, Edukaat, Caso, IUM) om zo tot transparantere data te komen.

Amsterdam

Aanpak

Project Ontwikkeling van een geïntegreerd HR-plan voor de Aviation Academy voor de periode 2013 – 2017 met daavrin gezamenlijke plannen voor Onderwijs en Onderzoek.

De HR (en Finance) processen zijn herontworpen en geoptimaliseerd op basis van SAP standaards. Een extensieve data-opschoning heeft plaatsgevonden, waarna een langdurige periode van schaduwdraaien volgde om juistheid, volledig heid en consistentie van data te garanderen. Het gebruik van de standaard geïntegreerde SAP cost center structuur ondersteund met de SAP standaard reports, borgen de aansluiting tussen het HR en Finance domein.

Periode 2013 - 2014

Opdrachtgever

Resultaat

De Hogeschool van Amsterdam biedt studenten de mogelijkheid om het beste uit zichzelf te halen. Het onderwijs strekt zich uit over zeven interessegebieden, elk met een divers aanbod aan opleidingen. Het Domein Techniek van de Hogeschool van Amsterdam bestaat uit twaalf technische opleidingen. Het palet aan opleidingen is zeer divers, van e-Technology tot Logistiek, van Bouwkunde tot Forensisch Onderzoek en van Maritiem Officier tot Aviation Studies.

Wìj hebben zorggedragen voor de implemen tatie van SAP Financiële en HR modules (FI/CO, COPA, PA, HCM en Payroll). Sinds Atos Consulting dit project heeft afgerond is er ‘Clean data’ voorhanden. Er heeft een reductie van het aantal FTE plaatsgevonden wat heeft geleid tot een kostenbesparing. Het is nu beter mogelijk een strategische richting uit te gaan op basis van meer adequate rapportering en daarnaast is de kwaliteit van de HR dienst verlening toegenomen.

Aanpak Allereerst hebben wij de onderliggende problematiek die ontstaan is uit de kloof tussen Onderwijs en Onderzoek verhelderd. Om dit te bereiken hebben wij alle belanghebbenden bij elkaar gebracht om zo samen voor een ‘common ground’ tussen de afdelingen Onderwijs en Onderzoek te zorgen en ‘ground rules’ op te stellen. Aan de hand hiervan zijn processtappen opgesteld die tot een uitgebreid HR-plan hebben geleid. Hierin zijn onder andere het proces voor een vlootschouw en een aanpak voor de ontwikkeling en training van medewerkers uitgewerkt.

Resultaat Atos Consulting heeft gezorgd voor een geïntegreerd HR-plan voor de Aviation Academy met daarin een gezamenlijke aanpak voor Onderwijs en Onderzoek. Dit heeft geholpen om tot gede gen ramingen van FTE’s en kosten en een opzet voor gemeenschappelijke vlootschouw te komen.

Uitdaging De Aviation Academy wil eind dit decennium behoren tot de top drie instellingen in Europa op dit gebied. Op dit moment opereren Onderwijs en Onderzoek gescheiden. Deze twee moeten als één team gaan opereren en gezamenlijk beslissingen nemen over onder andere HR vraagstukken.

Een groot project op geplande datum live gebracht. Dat zou zonder de inzet en inbreng van Atos Consulting niet zijn gelukt.

Een geïntegreerd HR-plan voor de Aviation Academy zorgt voor gedegen ramingen voor de vlootschouw.

Rob Brons, Voorzitter CvB, De Haagse Hogeschool

8



9

Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht

Utrecht

Project Herziening onderwijsplanning en roostering binnen de Faculteit Communicatie & Journalistiek.

Periode Juni 2012 – februari 2013

Opdrachtgever Hogeschool Utrecht (HU) biedt studenten en medewerkers kansen om zich optimaal te ontplooien in studie en werk, zodat iedereen zijn capaciteiten zo goed mogelijk in de praktijk kan brengen. De HU leidt hoogwaardige pro fessionals op en werkt daarnaast, door onder nemerschap en kennisontwikkeling, aan de innovatie van de beroepspraktijk. De Faculteit Communicatie & Journalistiek (FCJ) is binnen de Hogeschool Utrecht een faculteit die circa 4.500 studenten herbergt. Daarnaast zijn er 190 docenten in dienst.

Uitdaging Bij de FCJ was het onderwijs logistieke proces op papier wel ingericht, maar dit bleek elk jaar te moeten worden bijgesteld. Daar kwam bij dat de rooster- en planningsafdeling op een kritiek moment zonder gekwalificeerd personeel kwam te zitten. De gevolgen hiervan: roosters waren te laat gemaakt en de motivatie van en de werksfeer onder de roostermedewerkers kwamen sterk onder druk te staan.

Utrecht

Aanpak

Project Inventarisatie en analyse documentmanagement en archivering.

De aanpak richtte zich enerzijds op het organi seren van de huidige werkwijze en het implementeren van nieuwe processen. In eerste instantie zijn de samenwerkingsafspraken binnen en met het FCJ opnieuw vastgesteld. Daardoor is er beter verwachtingsmanagement naar de opleidingen ontstaan en geldt nu ‘afspraak is afspraak’. Anderzijds zijn voor de procesimplementatie een aantal pragmatische oplossingen gekozen zoals het invoeren van een planningsbord voor de afdeling en het schrijven van een handleiding. Verder zijn de medewerkers begeleid in het uitvoeren van de nieuwe werkwijze.

Periode November 2013 - maart 2014

Resultaat Atos Consulting heeft het roosterproces op orde gebracht en een toekomstbestendige inrichting voorgesteld voor onderwijs en onderwijsondersteuning. Na herontwerp van het proces is het bewustzijn binnen de faculteit omtrent locatieschaarste en roosterproblematiek vergroot. De relatie tussen onderwijs en onderwijsondersteuning is hersteld van een opdrachtgever-klant-relatie naar een gelijkwaardig partnerschap. Roosters zijn ruim op tijd af, voldoen aan de gestelde eisen en roosteraars gaan weer met plezier naar het werk.

Opdrachtgever

Resultaat

Hogeschool Utrecht (HU) leidt hoogwaardige professionals op en werkt daarnaast, door ondernemerschap en kennisontwikkeling, aan de innovatie van de beroepspraktijk. De HU wil bijdragen aan een duurzame kennissamen leving. Waar studenten en medewerkers zich kunnen ontplooien, zich thuis voelen en waar zij in samenwerking met hun relaties durven te experimenteren en innoveren. Aan Hogeschool Utrecht studeren 37.000 studenten, verdeeld over zes faculteiten en twee steden (Utrecht en Amersfoort). Er werken 3.570 mensen.

Op basis van de uitgevoerde analyses zijn wij gekomen tot een vijftal verbetervoorstellen: 1. Ontwikkelkaders en richtlijnen voor documentbeheer en stel eigenaren aan voor afgebakende onderdelen binnen SharePoint. 2. Reduceer papierstromen (en papiergebruik) door digitalisering en externe opslag. 3. Identificeer processen waar zaakgericht kan worden gewerkt en maak gebruik van de zaak functionaliteit in bedrijfsapplicaties. 4. Investeer in een aparte record management applicatie (digitaal archief) die kan integreren met SharePoint en bedrijfsapplicaties en ontkoppel daarmee digitaal archiveren en digitaal samenwerken. 5. Investeer in een HU-brede zoekoplossing die kan zoeken in verschillende opslaglocaties (systemen, applicaties) en maak hierbij, zo mogelijk, gebruik van SharePoint 2013.

Uitdaging De HU wil een verbeterslag maken op het gebied van documentmanagement en record management. Deze verbeterslag is erop gericht om compliancy met wet- en regelgeving te borgen, meer eenduidigheid te creëren voor het beheer van documenten/records en de efficiency rond het beheren en archiveren van documenten te vergroten.

Aanpak In het voortraject is aangesloten bij de HORA (Hoger Onderwijs Referentie Architectuur). De door de HORA gedefinieerde bedrijfsprocessen en -objecten zijn als kapstok gehanteerd voor de inventarisatie van de wijze waarop de verschillende diensten en faculteiten omgaan

Om tot een gedragen en werkend proces te komen is een gewogen combinatie aan tact, duidelijkheid en geduld nodig geweest. Dit heeft Atos Consulting perfect aangevoeld en op een prettige manier uitgevoerd.

met documenten/records. Op basis van een gedegen analyse zijn er vervolgens verbetervoorstellen gedaan. De volgende onderdelen zijn meegenomen in de analyse en vormen de fundering voor de verbetervoorstellen: wet- en regelgeving, huidige documenten recordmanagementpraktijk, huidig documenten recordmanagement applicatielandschap, (behoefte aan) ICT-ondersteuning, business case en roadmap.

Het doorvoeren van de verbetervoorstellen levert de volgende voordelen op: `` Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot bewaartermijnen en andere eisen die gesteld worden aan archivering. `` Sneller zoeken en vinden van informatie. `` Hogere medewerkerstevredenheid. `` Minder kosten voor opslag van papier en afhandeling van papierstromen. `` Kunnen uitfaseren van applicaties die overbodig worden na aanschaf van een digitaal archief.

Atos Consulting werkt plezierig en constructief. De flexibiliteit om steeds weer klaar te staan en aan te passen aan soms lastige omstandigheden is bewonderenswaardig en zeer klantgericht.

Jaak Mulder, Directeur Bedrijfsvoering FCJ, Hogeschool Utrecht

Ludger Maas, ICT-adviseur, Hogeschool Utrecht

10



11

Leiden University College

Vrije Universiteit

Den Haag

Project Procesverandering en implementatie nieuwe beoordelingssystematiek van studieresultaten.

Periode September 2013 – januari 2014

Amsterdam

Aanpak

Project Implementeren van een nieuw HR-systeem.

Vanuit een expert benadering werd de huidige situatie in kaart gebracht. De analyse werd met de klant afgestemd en na akkoord gebruikt als input om de gewenste aanpassingen en overgangsregeling te realiseren. In nauwe samenwerking met het LUC werden de benodigde activiteiten gepland en uitgevoerd.

Opdrachtgever

Resultaat

Het LUC is een internationaal honours college en onderdeel van de Universiteit Leiden, de oudste Nederlandse universiteit. Het biedt voor ongeveer 600 studenten een internationaal curriculum aan dat mede gevoed wordt door de internationale omgeving van Den Haag.

Het LUC heeft haar beoordelingssystematiek in lijn gebracht met andere University Colleges in Nederland en met de geaccepteerde internationale praktijk. De opdracht werd op tijd en binnen budget uitgevoerd.

Periode 2012

Opdrachtgever De Vrije Universiteit Amsterdam (VU) is een ambitieuze universiteit met 24.500 studenten die gebruik maken van moderne educatiefacili teiten. Er wordt hard gewerkt om een nieuwe filosofie qua educatie te creëren. De VU is ambitieus in wetenschappelijk onderzoek en onderwijs en stimuleert de vrije en open communicatie van ideeën. De VU staat voor universele universitaire waarden als academische vrijheid en onafhankelijkheid. In haar naam komt deze onafhankelijkheid tot uitdrukking: vrij van kerk, staat en commercie.

Uitdaging Op verzoek van het College van Bestuur werd onderzocht of de implementatie van de inter nationale A - F schaal op het LUC haalbaar is. Dit zou de beoordelingssystematiek in lijn brengen met andere University Colleges in Nederland en met de geaccepteerde internationale praktijk. Met de invoer van de A-F schaal in de bestaande systemen zullen de studiegids, het rooster en de bestaande resultaten moeten worden aangepast. Tevens zal moeten worden onderzocht wat de gevolgen zijn voor de aanwezige rapportages en het diplomasupplement in het bijzonder.

Aanpak Als startpunt is er door Atos Consulting een ontwerp voor harmonisatie van huidige en toekomstige HR-processen gemaakt. Op basis van requirements hebben wij een blueprint gemaakt voor de ICT- mogelijkheden, inclusief workflows. Naast de technische aanpak hebben wij bijzondere aandacht geschonken aan de organisatie en de menselijke factor. Zo is er een e-HRM strategie studie uitgevoerd en hebben we een plateauplanning, inclusief het plan voor de e-HRM transformatie, opgesteld.

Resultaat De aanpak van Atos Consulting heeft geresul teerd in efficiëntere en effectievere HR- en Accounting processen. HR-informatie is sinds de oplevering consistent door middel van digitaal overleg. Bovendien is er een betere controle over en meer inzicht in de organisatie door betrouwbare KPI’s en een uitgerolde selfservice voor managers (MSS) en werknemers (ESS).

Uitdaging Binnen de VU was sprake van een sterke roep om een uniforme manier van werken binnen de arbeidsintensieve, verstoringsgevoelige administratie. Om dit te bereiken wilde de VU de HR-dienstverlening verbeteren door de aanwezige ICT-mogelijkheden te optimaliseren. Zo moest er een groei plaatsvinden van een systeem voor personeelsadministratie naar een vorm van personeelsinformatie. Daarnaast wilde de VU door gebruik van HR Analytics een betere controle over en meer inzicht in de organisatie verkrijgen.

Dankzij de ervaring van de betrokken Atos consultants bij de implementatie van Campus Solutions bij de Universiteit Leiden was ruime expertise beschikbaar. Daardoor kon de opdracht efficiënt, met de juiste mensen en binnen de beschikbare tijd goed worden uitgevoerd.

Atos Consulting heeft gezorgd voor een betere ondersteuning in HR- en Accounting processen waardoor de managers en medewerkers selfservice kunnen doen.

Queriene van der Harst, Intern Projectleider, Leiden University College

12



13

Vrije Universiteit Brussel

Project Implementatie studenteninformatiesysteem.

Periode December 2012 – heden

Opdrachtgever De Vrije Universiteit Brussel is een volwaardige, kwaliteitsvolle, maatschappelijk geëngageerde en internationaal georiënteerde universiteit in Brussel. De kernactiviteiten van de Vrije Universiteit Brussel zijn onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening. De universi teit telt ruim 13.000 studenten (waarvan 15% internationaal), 3.000 personeelsleden (onder wie 500 professoren) en meer dan 150 onderzoeksgroepen, waarvan een aantal tot de absolute wereldtop behoren. Kenmerkende basisprincipes van de universiteit zijn: vrij onderzoek en democratisch beheer.

Uitdaging

Omdat dit systeem een dermate grote hoeveelheid beperkingen heeft met een enorme impact op de werklast van de administratieve medewerkers, is gezocht naar een verbetering. Dit is een systeem dat functioneel en technisch up-to-date is en studenten faciliteert bij de afhandeling van hun administratieve zaken.

Aanpak Vanuit een expert benadering heeft Atos Consulting ondersteuning geboden bij de implementatie van het nieuwe informatie systeem. Hierbij is geadviseerd om een optimale inzet van de standaard functionaliteit en de ontwikkeling van aanvullende functionaliteit na te streven. Dit werd vervolgens samengevoegd in een nieuw studenteninformatiesysteem, CALI (Campus Lifecycle).

Resultaat De Vrije Universiteit Brussel heeft een nieuw studenteninformatiesysteem, Campus Lifecycle (CALI), in gebruik genomen. Dit systeem ontlast de administratief medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden.

Vanuit het Algemeen Strategisch Plan I was gestart met het aanpassen van de studentenen onderwijsadministratie. Alle processen en de organisatie van de administratie werden onder de loep genomen en geoptimaliseerd. Daarnaast gebruikt de Vrije Universiteit Brussel sinds een aantal jaren als belangrijkste studentenen onder wijsadministratiesysteem het Oma/Opa systeem.

Voor alle gebruikers betekent dit een verbeterslag waardoor iedereen efficiënter kan werken en er meer tijd over blijft voor de dingen waar het om draait bij de universiteit: onderwijs en onderzoek. Raf Vandensande, CIO, Vrije Universiteit

14



15

Over Atos Atos Consulting is een toonaangevende, internationale business- en IT-consultancy organisatie met wereldwijd meer dan 2.500 gedreven professionals. Atos Consulting is de partner voor klanten die zoeken naar effectieve oplossingen op het gebied van rendement, organisatie, processen en control. Zij biedt diepgaande kennis van branchespecifieke, primaire processen én van ondersteunende processen, zoals Finance, HRM en IT. Indien nodig biedt Atos Consulting ook interim management of neemt zij processen over. Daarbij neemt Atos Consulting een onafhankelijke positie in, adviseert zij deskundig en werkt nauw samen voor en mét klanten. Atos Consulting is een zelfstandig onderdeel van Atos, een internationale IT-dienstverlener met een jaaromzet van 8,6 miljard euro. Het bedrijf biedt werk aan 76.300 collega’s in 52 landen. Atos focust op het aanbieden van zakelijke technologie die klanten vooruit helpt en in staat stelt hun onderneming van de toekomst te creëren. Atos is de wereldwijde IT-partner voor de Olympische Spelen en Paralympische Spelen en staat genoteerd aan de Paris Eurolist Market. Atos opereert onder de namen Atos, Atos Consulting & Technology Services, Worldline en Atos Worldgrid. Bezoek voor meer informatie over onze werkwijze, klanten en resultaten: www.atosconsulting.nl

Voor meer informatie: Neem contact op met [email protected]

www.atosconsulting.nl

Atos, the Atos logo, Atos Consulting, Atos Sphere, Atos Cloud and Atos Worldgrid, Worldline, blueKiwi are registered trademarks of Atos Group. © 2014 Atos.

Onderwijs. referenties. brochure. Your business technologists. Powering progress

Recommend Documents