Annotatie Nummer in DM: 945749
Onderwerp: Verslag van bevindingen en verklaring van de accountant Vergadering/bijeenkomst
ab-vergadering
Datum/ Plaats
8 juli 2015 te Houten
Steller: H.v.d. Moolen, hoofd Adm
Agendapunt
4.1.A (bijlage 4)
Telefoonnummer: 0627090533
Advies: 1. Kennis nemen van het verslag van bevindingen van de accountant bij de jaarrekeningcontrole 2014. 2. Kennis nemen van de geplande vervolgacties ten aanzien van de belastingopbrengsten.
Toelichting: Hierbij treft u het verslag van bevindingen van de accountant aan, behorende bij de jaarstukken 2014 waarin tevens een samenvatting van de managementletter (blz 11) is opgenomen. De jaarrekeningcontrole 2014 verliep moeizaam door capaciteitsproblemen bij onze accountant Deloitte én de problemen die controlerend accountant Baker Tilly Berk had bij de controle van de jaarrekening 2014 van de BghU. De accountant van BghU heeft zich, conform haar controleopdracht, beperkt tot de constatering dat sprake is van een fout van € 0,096 miljoen in de belastingopbrengsten en een onzekerheid van € 1,174 miljoen, die kan resulteren in een voordeel voor HDSR. Gelet op het feit dat alle inzet nodig was om tijdig de goedkeurende verklaringen te kunnen afgeven heeft binnen BghU, in samenspraak met controlerend accountant Baker Tilly Berk en onze controlerend accountant Deloitte, geen verdere analyse op het positieve verschil van € 1,174 miljoen plaatsgevonden. Onze accountant Deloitte geeft aan dat zowel de fout als de onzekerheid binnen de controlemarges blijven, die gelden voor de goedkeurende verklaring. HDSR wil dat alsnog een analyse wordt uitgevoerd en zal dit met de controlerende accountants van HDSR en de BghU opnemen. Wij informeren na de zomervakantie 2015 het algemeen bestuur over de voortgang en de uitkomsten.
Deloïtte.
Hoogheemraadschap de Stichtse Rijnianden
Accountantsverslag voor het boekjaar geëindïgd op 31 december 2014
D eioïtte.
Deloitte Accountants B.V. Meander 551 6825 MD Arnhem Postbus 30265 6803 AG Arnhem Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9777 www.deloitte.nl
Aan de leden van het Algemeen Bestuur van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Postbus 550 3990 GJ HOUTEN
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
18juni 2015
J.H. Hop RA 088 288 6176
DPS13113925160/201529137
Onderwerp
Accountantsverslag van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden voor het boekjaar geëindigd op 31 december 2014 Geachte leden van het algemeen bestuur, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag over het boekjaar 2014. Dit verslag geeft onze belangrijkste bevindingen tot nu toe weer. Wij hebben de jaarrekening 2014 van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (hierna: HDSR), opgesteld onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur, gecontroleerd. Bij de jaarrekening 2014 hebben wij een goedkeurende controleverklaring afgegeven, d.d. 18 juni 2015. In het bijgevoegde accountantsverslag treft u een analyse aan van uw vermogen en resultaat. Vervolgens zijn onze controlebevindingen samengevat. Wij hebben dit accountantsverslag op 13 mei 2015 besproken met de heren Dankaart en Van der Moolen van uw waterschap. Hoogachtend, B.V.
M8ker RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijnde ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari2014’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountant5 BV. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte.
Inhoud 1.
Inleiding 1.1. De opdracht die u ons heeft verstrekt 12. Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
3 3 4
2.
Uw vermogen en resultaat Reservepositie van uw waterschap neemt toe 2.1 2.2. Het jaarrekening resultaat bedraagt € 0,8 miljoen voordelig
5 5 6
3.
Controlebevindingen jaarrekening 2014 3.1. Contro leverklarnrg bij uw jaarrekening 3.2. Wet normering topinkomens 3.3. Jaarrekeningposten
7 7 7 9
4.
Ontwikkeling interne beheersing
11
5.
Frauderisico
14
6.
Controle rechtmatigheid 6.1. Een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening 201 6.2. Géén begrotingsonrechtmatigheid geconstateerd
15 15 15
7.
Tot slot
77
Deloïtte. 3 18juni2015 DPS/31 13925160/201529137
1.
Inleiding
1.1.
De opdracht die u ons heeft verstrekt
Binnen het kader van een meerjarige overeenkomst tussen uw waterschap en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening worden elk jaar de onderlinge afspraken bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met deze opdrachtbevestiging met kenmerk 3113925160 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2014. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als waterschap mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw hoogheemraadschap (bestuur en management) en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie zal de focus liggen op de risico’s in de voor de jaarrekening relevante processen. Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de proces- en programmarisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IC) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin, wanneer dit aan de orde is, opgenomen verbeterpunten ten aanzien van de interne beheersing. De interim-controle is uitgevoerd in oktober 2014. Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit en de Regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (RBVW), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en/of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het door uw algemeen bestuur vastgestelde Controleprotocol.
Deloïtte. 4 18juni 2015 DPS/31 13925160/201529137
Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en dit voorliggende accountantsverslag. Proces jaarrekeningcontrole 2074 Wij zijn op 19 maart 2015 gestart met de controle van de jaarrekening 2014. Bij aanvang van de jaarrekeningcontrole was de ter controle aangeboden conceptjaarrekening grotendeels gereed en in een later stadium zijn nog een aantal kleine aanpassingen doorgevoerd. Daarnaast ontbreekt de door de accountant van BGHU gecertificeerde belastingverantwoording. Het jaar 2014 is het eerste volledige jaar geweest dat het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden gebruik heeft gemaakt van het gezamenlijke belastingkantoor BghU in Utrecht. De controle van de belastingverantwoording 2014 van de deelnemers is de verantwoordelijkheid van de accountant van BghU. Voor onze conclusies over de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid van de verantwoorde belastingopbrengsten over 2014 in de jaarrekening van uw hoogheemraadschap en de waardering van de debiteuren per 31 december 2014 maken wij gebruik van de door de accountant van BghU uitgevoerde werkzaamheden. Het opstellen van de belastingverantwoording door BghU en de afronding van de controlewerkzaamheden door hun accountant heeft vertraagd plaatsgevonden waardoor ook wij onze werkzaamheden vertraagd hebben kunnen afronden. Op 18juni 2015 hebben wij een goedkeurende controleverklaring ontvangen horende bij de financiële verantwoordingen belastingen Belastingsamenwerking gemeenten en Hoogheemraadschap Utrecht te Utrecht. Wij hebben een review op het controledossier van de accountant van GbhU uitgevoerd. Wij hebben vastgesteld dat zij daarbij de volgende afwijkingen en onzekerheden geconstateerd hebben welke door u op 18 juni 2015 zijn bevestigd: • •
Aansluitverschil tussen de rapportage en het belastingsysteem Key2GH €96.190. Dit betreft de zuiveringsheffing bedrijven. Onzekerheid inzake de verantwoorde belastingopbrengsten € 1.174.429. Dit betreft verschillende waterschapsbelastingen.
De belangrijkste bevindingen vanuit onze controle en de daaraan gekoppelde adviezen hebben wij in dit verslag opgenomen.
1.2.
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de
Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (het NBA) opgenomen in de ‘Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant’ (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing aan het ‘normenkader’ concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij HDSR in 2014 voldoende is gewaarborgd.
Deloïtte. 5 18juni 2015 DPS/31 13925160/201529137
2.
Uw vermogen en resultaat
In de volgende paragrafen geven wij een analyse van het resultaat en het vermogen van het waterschap.
2.1.
Reservepositie van uw waterschap neemt toe
In het Waterschapsbesluit en de RBVW, de verslaggevingsregels van waterschappen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten bedraagt € 836.000 voordelig. Per saldo is tussentijds al € 1.141.000 aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijke gerealiseerde resultaat € 305.000 nadelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld binnen het eigen vermogen in de balans. In het hiernavolgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven
(x€ 1.000):
2014 Stand van de reserves per 1 januari
66.963
Tussentijdse resultaatbestemming boekjaar
1.141
Nog te bestemmen gerealiseerde resultaat
4-305
Totaal (=gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten)
Stand per 31 december
836
67.799
De reserves van uw hoogheemraadschap zijn in 2014 met een bedrag van € 836.000
(€ 67.799.000 € 66.963.000) toegenomen. Dit komt overeen met het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten. -
De omvang van uw reserves bedraagt ultimo 2014 circa 21,6% van het balanstotaal (in 2013 circa 21,8% van het balanstotaal). De direct beschikbare weerstandscapaciteit in de vorm van vrij
beschikbare en vrij aanwendbare (algemene) reserves van HDSR is in 2014 afgenomen en bedraagt €27,9 miljoen (voor resultaatbestemming) ten opzichte van €30,4 miljoen ultimo 2013.
Deloïtte. 6 18juni 2015 DPS/31 13925160/201529137
Het weerstandsvermogen kan niet los worden gezien van de risico’s. Het berekende profiel van de risico’s is de optelsom van alle door uw dagelijks bestuur benoemde risico’s (zie paragraaf Weerstandsvermogen in uw jaarverslag). Uit de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van uw hoogheemraadschap komt naar voren dat de intern gehanteerde ratio voor weerstandsvermogen 1,9 bedraagt, hetgeen zich volgens de door u gehanteerde normen kwalificeert als ruim voldoende. Wij wijzen op het belang de risico nauwgezet te blijven volgen. Uw hoogheemraadschap bevindt zich in een turbulente omgeving hetgeen het risicoprofiel verhoogt.
2.2.
Het jaarrekeningresultaat bedraagt € 0,8 mfljoen voordehg
Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten bedraagt € 0,8 miljoen voordelig. Het gerealiseerde resultaat bedraagt € 0,3 miljoen nadelig. Dit is het resultaat inclusief de mutaties in de reserves. Deze bestemmingen bestaan uit het saldo van in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves en de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het resultaat nâ bestemming is dus mede het gevolg van bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw waterschap het volgende:
Exploitatieresultaat 2014
x € 1 00O
De totale lasten van het waterschap bedragen:
101.187
De totale baten van het waterschap bedragen:
102.023
Het saldo bedraagt Gedurende het jaar heeft u al voor diverse zaken besloten gelden te reserveren voor een totaalbedrag van: Gerealiseerd resultaat (nadelig):
836 1.141
-1- 305
De exploitatie over 2014 laat een voordelig saldo voor resultaatbestemming van €0,8 miljoen zien ten opzichte van een voordelig saldo van € 36,1 miljoen over 2013. Voor een uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het jaar 2014 verwijzen wij naar de toelichting op de exploitatierekening van de jaarrekening.
Deloïtte. 7 18juni 2015 DPS/31 13925160/201529137
3.
Controlebevindingen jaarrekening 2014
3.1.
Controleverklaring bij uw jaarrekening
Bij de jaarrekening 2014 hebben wij een goedkeurende controleverklaring afgeven. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2014. De posten beneden de rapporteringstolerantie hebben wij niet afzonderlijk maar als totaal opgenomen. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij een rapporteringstolerantie gehanteerd lager dan voorgeschreven in het controleprotocol. Onze vaktechniek schrijft een andere wijze van bepaling van de rapporteringstolerantie voor waarna de laagste van de twee gehanteerd moet worden bij de werkzaamheden en de rapportering. Bij de werkzaamheden inzake de volledigheid en juistheid van de opgelegde aanslagen is de volgende afwijking geconstateerd: •
Aansluitverschil tussen de rapportage en het belastingsysteem Key2GH € 96.190. Dit betreft de zuiveringsheffing bedrijven.
De volgende onzekerheden zijn eveneens geconstateerd bij de werkzaamheden inzake de volledigheid en juistheid van de opgelegde aanslagen meteen totaalbedrag van € 1.174.429: •
(WSHG) aantal woonruimten volgens Key2GH wijkt af van aantal woonruimten volgens Stuf-WOZ
€ (216.952)
•
(WSHE) Onverklaarde afwijking bij cijferanalyse ongebouwd
€ (112.257)
•
(ZUIW) verschil verwachting en realisatie
€ 900.000
•
Kwijtschelding onverklaarbaar verschil uit cijferanalyse
€ 386.206
•
Bezwaar onverklaarbaar verschil uit cijferanalyse
€ 217.432
-
-
€1.174.429 Aanvullende accountantswerkzaamheden zouden mogelijk kunnen leiden tot het verder terugbrengen van de hierboven gerapporteerde onzekerheden. De hiervoor genoemde onzekerheden alsmede de afwijking hebben geen materiële invloed op het beeld van de jaarrekening.
3.2.
Wet normering topinkomens
De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.
Deloïtte. 8 18juni 2015 DPS/31 13925160/201 5291 37
In de WNT is geregeld: •
Op welke organisaties de WNT van toepassing is.
•
Wat onder een topfunctionaris wordt verstaan.
•
De hoogte van bezoldigingsmaxima aan topfunctionarissen. De algemene maximale bezoldiging mag voor een topfunctionaris niet meer bedragen dan € 228.599 per jaar (2014).
•
Een verbod op bonussen of andere variabele beloningen aan topfunctionarissen.
•
Een verbod op non-activiteitsregelingen voor topfunctionarissen.
•
Een verbod op hoge beëindigingsvergoedingen aan topfunctionarissen. De maximale ontslagvergoeding is gelijk aan de som van de beloning en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn over de twaalf maanden voorafgaand aan de beëindiging van het dienstverband, maar niet meer dan € 75.000.
•
Uniforme openbaarmakingsverplichtingen voor organisaties waarop de WNT van toepassing is.
Ook indien de functie van topfunctionaris anders dan in dienstverband wordt vervuld, is de WNT van toepassing. Dus ook indien sprake is van detachering, inhuur als zzp’er e.d. De WNT is voorts van toepassing op een interim-topfunctionaris, die zijn interim-functie binnen een periode van achtien maanden, zes maanden of meer vervult. In de wet zijn overgangsbepalingen opgenomen betreffende bestaande beloningsafspraken. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de Organisatie. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is Deloitte als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2014 van HDSR niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2014 van HDSR voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.
Deloïtte. 9 18juni2015 DPS/31 13925160/201529137
3.3.
Jaarrekeningposten
Waardering Poldermolen 3 In 2014 is door het algemeen bestuur vastgesteld om Poldermolen 3 te verkopen. In het kader van deze op handen zijnde verkoop is het pand eind 2013 getaxeerd waarbij gebruik is gemaakt van een drietal taxateurs. Dit heeft geleid tot een afwaardering van het pand met een bedrag van € 0,8 miljoen tot een waarde van € 1,0 miljoen. Dit betreft het gemiddelde van drie in opdracht van het hoogheemraadschap uitgevoerde taxaties, waarbij de getaxeerde waarden variëren tussen € 0,8 en € 1,4 miljoen. Ondanks het feit dat iedere taxatie subjectieve elementen bevat is het opvallend dat de getaxeerde waarden zo sterk uiteen lopen. Daar schuilt dan ook een risico in waarbij de opbrengstwaarde kan afwijken in zowel positieve als negatieve zin. Wij adviseren u dan ook de ontwikkeling van de waarde van het onroerend goed in uw directe omgeving te volgen en een eventuele extra waardevermindering op dit pand door te voeren. Wij verwijzen u verder naar de bladzijden 11 en 12 van de toelichting op de balans waarin bovenstaande wordt toegelicht en waarin ook wordt aangegeven dat de (hoogte van de) te realiseren verkoopopbrengst onzeker blijft en monitoring van de boekwaarde noodzakelijk blijft. Voorziening groot onderhoud Poldermolen 2 en Poldermolen 3 In 2014 is door het algemeen bestuur vastgesteld om Poldermolen 2 te moderniseren. Bij het aanvragen van het krediet voor deze verbouwing is rekening gehouden met de stand van de voorziening groot onderhoud van dit pand. De stand van de voorziening die op 31 december 2014 € 0,6 miljoen bedraagt, is betrokken bij de hoogte van het investeringskrediet van € 3,1 miljoen. Omdat het een aanpassing is van een bestaand pand en er nog geen zicht is op de eventuele gevolgen voor het oorspronkelijke onderhoudsplan, heeft uw dagelijks bestuur er voor gekozen de voorziening in stand te houden (mede voor onvoorziene aanpassingen die gerelateerd zijn aan het bestaande gebouw) en de hoogte van de toekomstige dotaties zo nodig pas te gaan herzien op het moment dat het gebouw geheel gerenoveerd is. Nadat de verbouwing is uitgevoerd zal een nieuw onderhoudsplan worden opgesteld en zal dit de basis worden voor de vorming van de voorziening. Mogelijke overschotten of tekorten uit de voorziening zullen dan in de exploitatie worden verwerkt. Omdat het pand Poldermolen 3 nog in gebruik is en het ook nog niet exact bekend wanneer het verkocht gaat worden heeft uw dagelijks bestuur besloten de onderhoudsvoorziening te handhaven in de huidige vorm. Dit omdat er nog werkzaamheden aan het pand verricht moeten worden in verband met tijdelijke huisvesting in verband met de renovatie van het pand Poldermolen 2, of dat bijvoorbeeld ten behoeve van een gunstige verkoopprijs onderhoudswerkzaamheden alsnog uitgevoerd kunnen worden. De voorziening bedraagt op 31 december 2014 € 0,4 miljoen. Op Uit moment gaat uw hoogheemraadschap er vooralsnog van uit dat de in de voorziening opgenomen werkzaamheden nog verricht moeten worden en is besloten de voorziening en de reeds geaccordeerde dotaties daaraan te handhaven.
Deloïtte. 10 18juni 2015 DPS/31 13925160/201 529137
Wij verwijzen u verder naar bladzijde 16 van de toelichting op de balans waarin een nadere toelichting met betrekking tot de voorziening groot onderhoud Poldermolen 2 en 3 is opgenomen. Bezwaren natuurterreinen
Als gevolg van een uitspraak van de Hoge Raad zijn de eigenaren van natuurterreinen in het gelijk gesteld in hun gemaakte bezwaren. De uitspraak van de Hoge Raad houdt in dat objecten ten onrechte zijn aangeslagen als ongebouwde gronden in plaats van natuurgebieden met een beduidend lager belastingtarief. Het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden heeft in de jaarrekening rekening gehouden met een verlaging van de opbrengsten met een bedrag van € 1,2 miljoen op basis van de ingediende bezwaren en de eigen analyse. Op dit moment is er binnen de Unie van Waterschappen overleg de uitspraak van de Hoge Raad om de wijze van behandeling en afdoening van door waterschappen zoveel mogelijk op uniforme wijze te laten plaatsvinden.
Deloïtte. 11 18juni 2015 DPS/31 13925160/201529137
4.
Ontwikkeling interne beheersing
Vanwege onze controlestrategie om zo veel mogelijk te steunen op het zelfcontrolerend en zelfcorrigerend vermogen van HDSR en ons roulatieplan voor de controle van de bedrijfsprocessen, hebben wij als onderdeel van de jaarrekeningcontrole een interim-controle uitgevoerd. De interim-controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Het gaat hierbij onder meer om onderwerpen op het terrein van administratieve organisatie/interne beheersing (AO/IB), rechtmatigheid en tussentijdse informatievoorziening die van belang zijn bij een verdere verbetering van de bedrijfsvoering. Tevens heeft deze controle als doelstelling om aandachtspunten ten aanzien van de jaarrekening 2014 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Een kwalitatief goede bedrijfsvoering inclusief bijbehorende betrouwbare tussentijdse informatievoorziening is belangrijk omdat uw organisatie nu en in de komende jaren geconfronteerd wordt met vele ontwikkelingen waarop adequaat moet worden ingespeeld. De gevolgen van de economische crisis met de daaraan gekoppelde bezuinigingen zijn enkele van de ontwikkelingen die vragen om een vrijwel continue aanpassing en opwaartse bijstelling van de kwaliteit van de interne beheersing. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in onze gedetailleerde managementletter van 7januari2015 met kenmerk DPS/3113925160/201512757. In deze managementletter hebben wij de volgende managementsamenvatting opgenomen. Hoogheemraadschappen bevindingen zich thans in een turbulente omgeving. Er komt de komende jaren veel op uw Hoogheemraadschap af. Ook Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is geconfronteerd met de effecten van de economische crisis. Ontwikkelingen die uw financiële situatie raken en organisatorisch zodanig geïmplementeerd moeten zijn, dat het betrouwbare sturings- en verantwoordingsinformatie voor het bestuur oplevert. Dit vraagt veel van directie en de ambtelijke organisatie van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Wij hebben tijdens de in oktober 2014 uitgevoerde interim-controle de procesrisico’s onderzocht, waarbij wij ons primair hebben gericht op de opzet, het bestaan en (waar mogelijk en relevant) de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/lB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens.
Deloitte. 12 18juni2015 DPS/31 13925160/201529137
Wij hebben geconcludeerd dat de administratieve Organisatie en interne beheersing (AC/IB) binnen Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden in de basis toereikende aanknopingen bevat om te komen tot betrouwbare financiële jaarverslaggeving en op slechts enkele onderdelen in de opzet en uitvoering nog een verdere kwaliteitsslag te maken is. Daarmee is het fundament voor een adequate financiële beheersing en dito informatievoorziening aanwezig. Daarnaast constateren wij een aantal verbeterpunten die weliswaar voor de jaarrekening niet materieel van aard zijn, maar die wij wel onder uw aandacht brengen. Dit betreft: Het zichtbaar vastleggen van controle op mutaties in de crediteurenstamgegevens. Controle op Europese aanbestedingsrichtlijnen door middel van een SPEND-analyse. Op enkele onderdelen is in de opzet en uitvoering nog een verdere kwaliteitsslag te maken. Dit betreft een nadere uitwerking van de interne beheersing als gevolg van verscherpte kwaliteitsrichtlijnen die het gevolg zijn van de rapportage van de Autoriteit Financiële Markten (gepubliceerd in het najaar van 2014). Dit betreft de volgende onderdelen: •
De zichtbare controle op de prestatielevering bij inkopen. Wij zullen aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uitvoeren in de vorm van een steekproef op het aspect prestaties. Beschrijvingen van de interne beheersingsmaatregelen aan de hand van de ‘6 W-vragen’. De huidige beschrijvingen van de interne beheersingsmaatregelen bij uw Organisatie voldoen qua beschrijving nog niet (geheel) aan de eisen, die daar vanuit een verscherpte focus op de kwaliteit van accountantscontrole aan worden gesteld. Met de zogenoemde ‘6 W-vragen’ wordt bedoeld: wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel? In het bijzonder voor de significante risico’s op een materiële fout in de jaarrekening, zoals bijvoorbeeld de waardering van het vastgoed, de volledigheid van de belastingopbrengsten en de bepaling van de voorzieningen en overige schattingsposten, geldt dat juist die (schattings-)processen vaak niet zijn afgedekt door duidelijk ingekaderde benodigde interne beheersingsmaatregelen. Dat vindt zijn belangrijkste oorzaak in de omstandigheid dat juist de bepaling van de waarderingen een ad-hoc proces is dat niet regelmatig plaatsvindt. Wij adviseren u deze processen te beschrijven waarbij de interne beheersingsmaatregelen aan de hand van de ‘6 W-vragen’ worden vastgelegd wat een aangescherpt inzicht kan opleveren van de risico’s en eventuele leemtes in de interne beheersing.
Deloitte. 13 18juni2015 DPS/31 13925160/201529137
•
Incorporatie van de ‘6 W-vragen’ in het interne controleplan zodat de stappen vanaf risicoanalyse via procesbeschrijving naar maatregelen van interne beheersing waarna de (verbijzonderde) interne controle nog sneller inzichtelijk kan maken of de getroffen maatregelen ook het onderkende risico voldoende (efficiënt) af dekken. Tijdens de controle van de jaarrekening hebben wij geconstateerd dat HDSR inmiddels maatregelen heeft genomen om deze procedure te verbeteren.
•
In de aanpak van de verbijzonderde interne controle voor 2015 wordt zo is ons meegedeeld rekening gehouden met ons advies inzake de tijdigheid van de verbijzonderde interne controles.
Deloïtte. 14 18juni2015 DPS/31 13925160/201529137
5.
Frauderisico
Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de Organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Als onderdeel van onze controle hebben wij de directie verzocht inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat de directie daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het personeel en met het toezichthoudend orgaan. Tijdens deze gesprekken heeft uw waterschap aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s en voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheerst. Voorbeelden van deze interne beheersingsmaatregelen zijn onder andere het realiseren van controle technische functiescheiding in de financiële processen en het verder professionaliseren van de inkoopfunctie. Wij hebben daarnaast geconstateerd dat er een eerste aanzet is gemaakt om te komen tot een organisatie brede frauderisicoanalyse. Wij adviseren u het maken en/of periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses een zichtbaar onderdeel van de interne beheersingsomgeving te laten zijn en uit de administratie (notulen, bedrijfsplannen et cetera) vastleggingen te laten blijken die het belang illustreren dat u hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude. Uw organisatie beperkt hiermee het risico dat de interne beheersing kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven.
Geen signalen van fraude bekend wel vragen we aandacht voor periodiek uitvoeren van een frauderisicoanalyse.
De huidige economische ontwikkelingen kunnen voor bedrijven, instellingen en hun werknemers leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude. Gelet op het belang van een risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en actuele interne beheersing adviseren wij u het proces van periodieke frauderisicoanalyses een vast onderdeel te laten uitmaken van het interne controlesysteem dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten inschatten en het daarop toespitsen van de interne beheersing. Uit het door ons gehouden interviews en de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben ons geen signalen bereikt die een aanwijzing van fraude impliceren binnen HDSR.
Deloïtte. 15 18juni2015 DPSI31 13925160/201529137
6.
Controle rechtmatigheid
6i.
Een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening 2014
Sinds de invoering van de rechtmatigheid bij de waterschappen geeft de accountant in de controleverklaring bij de jaarrekening niet alleen een oordeel over de getrouwheid maar ook over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Concreet betekent dit dat wij ook toetsen aan de relevante externe en interne wet- en regelgeving op het gebied van de door uw waterschap gevoerde financiële beheershandelingen. Wij hebben bij onze rechtmatigheidscontrole geen onrechtmatigheden geconstateerd. Het oordeel in de controleverklaring bij de jaarrekening 2014 ten aanzien van de rechtmatigheid is goedkeurend.
6.2.
Géén begrotingsonrechtmatigheid geconstateerd
De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de Waterschapswet en het Waterschapsbesluit en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 108 van de Waterschapswet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota 2014 van het Platform Rechtmatigheid en is toegelicht in de notitie ‘Rechtmatigheid conform de nieuwe Waterschapswet’ van de Unie van Waterschappen. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1) kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven.
Deloïtte. 16 18juni 2015 DPS/31 13925160/201529137
Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de toelichting op de exploitatierekening naar kostendragers (4.2) is een analyse van begrotingsafwijkingen opgenomen. In dit accountantsverslag rapporteren wij eventuele kostenoverschrijdingen, waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In totaal heeft uw waterschap € 104,6 miljoen aan lasten begroot (na wijziging), tegenover € 101,2 miljoen werkelijke lasten. Aan baten had uw waterschap een bedrag van € 103,6 miljoen begroot, tegenover € 102,0 miljoen werkelijke baten. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de netto lastenoverschrijdingen per programma. Op basis van de ‘Exploitatierekening naar programma’s’ uit de jaarrekening blijkt dat er voor 2014 geen begrotingsoverschrijdingen zijn te constateren. Wel zijn er onderschrijdingen, waarbij die op het zuiveringsbeheer vooral in het oog springt. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de afwijkingen tussen de realisatie en de begroting na wijziging naar de toelichting in de jaarrekening, waarin een analyse van deze afwijkingen is opgenomen. Er zijn geen kostenoverschrijdingen welke als onrechtmatig worden aangemerkt en op grond van de Kadernota 2014 van het Platform Rechtmatigheid meetellen voor het accountantsoordeel.
Deloïtte 17 18juni2015 DPS/31 13925160/201529137
7.
Tot slot
Wij gaan ervan uit met deze rapportage een bijdrage te hebben geleverd aan de verdere ontwikkeling van uw organisatie. Wij zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten. Met vriendelijke groet, intants B.V.
