Verslag vergadering Medezeggenschapsraad ’t Sterrenpad Datum: 13 januari 2016, 19:30 – 22:00 Locatie: School Aanwezig: Bert (voorzitter), Linda (notulist), Isabelle, Helga, Jeffrey, Tamara Afwezig: Sabiena, Judith
Nog openstaande onderwerpen Onderwerp
Samenvatting
Wie
Gereed
MR Reglement, Huishoudelijk
We lopen deze nog één keer door voordat we ze definitief
Tamara en Linda komen met
Later
reglement en Statuut
vaststellen. Voorbeelden staan op VOO.nl
voorstel laatste versies.
Het aantal leden van de MR is door het bestuur vastgesteld op 8. Besluit
De officiële documenten over de MR worden door de MR op een later moment vastgesteld. Andere zaken hebben nu eerst prioriteit.
Oprichting Stichting ‘t
Het bestuur bereidt de communicatie hierover voor. De MR
Sterrenpad
adviseert hierbij.
Besluit
Nog geen
Verzending nieuwsbrief
De nieuwsbrief wordt sinds kort verzonden vanuit een persoonlijke
Sterrenstof
naam, waardoor de school als afzender niet meer goed herkenbaar is. Ook ontvangen ouders van kinderen van Maricja en Speelster de nieuwsbrief niet meer automatisch en staat in de mail ‘De Kring’ in plaats van het Sterrenpad. De MR adviseert terug te gaan naar de oude manier van verzending, totdat de overgang naar een nieuw systeem ‘in één keer goed’ kan. Update 9-12-2015 Wiljan geeft aan dat de redactie van de Sterrenstof leidend is in de verzending. Het is hun proces. ICT is daar ondersteunend aan.
MR
z.s.m.
Wiljan stelt voor een afspraak te plannen tussen ICT, de redactie en hemzelf. Update 13-1-2016 Niet besproken tijdens deze vergadering: was geen tijd meer voor. Besluit
Nog geen
Verzoek om stukken
Jantje (vorige MR) heeft begin van het schooljaar de volgende stukken aangevraagd bij het bestuur: -
Begroting 2016
-
Managementstatuut
-
Schoolplan 2015-2019
Update 9-12-2015 Begroting en statuut nog niet ontvangen: -
Bestuur
z.s.m.
Tamara en Bert
Nog niet bekend
Een managementstatuut is het overzicht van verantwoordelijkheden en mandaten van bestuur en directie. Wiljan gaf aan dat ze aan zo’n overzicht werken (matrix).
-
Tamara en Bert kijken naar de begroting.
Update 13-1-2016 Het managementstatuut wordt ook genoemd in de statuten voor de Stichting ’t Sterrenpad. Is de inhoud van de matrix waar bestuur en Wim aan gaan werken inderdaad hetzelfde? Besluit
Geen
Schoolplan
De eerdere versie is aangepast omdat de fusie met Westerwijs niet door ging. De MR heeft instemmingsrecht. Bij voorkeur is het document definitief wanneer de inspectie komt op 1 december.
Wanneer we MR controleert
matrix ontvangen
Update 9-12-2015 1 december is niet gelukt. De MR heeft nog veel vragen over en tips voor het document. Met Wim afgesproken dat wij het huidige document nu afronden voor inspectie (moet voor kerstvakantie) en er daarna een bruikbaar middel voor verschillende doelgroepen van maken. Linda verzamelt opmerkingen, maakt het huidige document op en stuurt het naar Tineke met briefje Akkoord MR. Update 13-1-2016 Versie voor Inspectie is afgerond en verstuurd. MR zet het stuk
Bert
nogmaals op agenda om deze te vertalen naar een geschikt communicatiemiddel voor overige doelgroepen. Besluit
MR komt met voorstel voor geschikt document voor overige doelgroepen.
Toelatingsbeleid
Deze ontvingen we in november van het bestuur. Update 9-12-2015 Bert heeft voor 1 december een terugkoppeling gegeven aan Wim namens het bestuur. Wim geeft het volgende aan: Er komt een heldere tekst op de website over toelating: Bovenbouw, groep 5 t/m 8 is vol – besloten door bestuur, directie en MR. Het moet helder en transparant zijn en iedereen moet gelijk behandeld worden. Het eerdere document wat de MR ook heeft bekeken gaat van tafel. Vraag MR: Moet er niet toch ook een formeel beleid komen? Wim: We gaan jaarlijks dit bekijken. Volgend jaar zijn alle klassen kleiner. Dan ontstaat er een nieuwe situatie. Er is een soort
Waarschijnlijk april
formule dat als er 25% zorgkinderen zijn (gediagnostiseerd), dan kan ik je weigeren. Die blijft, maar staat los van het andere. Komt er wel iemand, bijvoorbeeld uit het dorp, dan gaat ‘de procedure’ in werking. Sowieso altijd in overleg met de docent. Er is nog een bestaand document over het proces, die gaan we weer in gebruik nemen. Update 13-1-2016 Er staat nog geen tekst op website. Helga gaat dit regelen met
Helga
z.s.m.
Sabiena
z.s.m.
MR
Als nodig
Greet en Marieke. Mensen kunnen mailen wanneer ze meer informatie of op de wachtlijst willen. De bestaande procedure zelf komt dus niet op de website, maar kan dan wel worden toegestuurd. Sabiena mailt de bestaande procedure nog rond, zodat die ook bekend is bij alle MR-leden (en eventueel nog besproken kan worden). Besluit Communicatieplan MR
Het toelatingsbeleid bestaat uit een korte heldere tekst op de website. Volgend jaar maken we een nieuwe inschatting van wat nodig is. We maken tijd vrij om te bespreken hoe we de communicatie gaan
MR
Afhankelijk van
organiseren met de ouders, het personeel, de directie, het bestuur,
ruimte op
Stichting Vrienden en de OV. Ook maken we duidelijk wat onze
agenda
toegevoegde waarde is en wat men van ons mag verwachten. Update 9-12-2015 - Wim: We (directie en bestuur) hebben Ben Mooibroek, die ook de fusie begeleidde, gevraagd om na mijn begin februari samen met ons een matrix te maken om contactmomenten vast te leggen (met MR, personeel, OV, etc.) - Wiljan: In de matrix worden de hoofdactiviteiten afgezet tegen de
partijen. Wie zijn verantwoordelijk? Wie moet je informeren? Moet
Wim, Bestuur
Begin februari
- De MR vraagt het bestuur elke zes weken een half uur voor de
Bert
z.s.m.
reguliere MR-vergaderingen langs te komen om minimaal twee MR-
Bestuur
er iemand mee besluiten? Etc. Bestuur gaat dit maandelijks bespreken met Wim en volgens de matrix uitvoeren/communiceren. Zo weet iedereen wat hij kan verwachten. Deze matrix wordt ook voorgelegd aan het personeel om goed te keuren. Update 13-1-2016
leden bij te praten over de stand van zaken. Ad hoc mag daarnaast ook altijd van bestuur. - De MR zal de matrix ook gebruiken als basis voor haar eigen communicatieplan, zodat communicatie zoveel mogelijk geïntegreerd (‘Samen’) plaats kan vinden. - Qua communicatie ligt al wel vast: -
het bijpraatmoment met bestuur
-
notulen direct na vaststelling op website en vermeld in Sterrenstof incl. vergaderdata
Besluit
Nog geen
Mappen MR
Sabiena vraagt de MR multomappen terug van de oude MR-leden,
Sabiena
z.s.m.
Judith en Tamara
Begin 2016
zodat wij die kunnen gebruiken. De meest recente versies van alle documenten slaan we steeds op bij ons Gmail-account. Besluit
Geen
Prioriteiten MR
Judith en Tamara maken een jaarplanning op basis van het standaardoverzicht in de MR-multomap. Omdat er meer onderwerpen zijn dan we kunnen behandelen, stellen we prioriteiten. Voorbeelden hiervan zijn de veiligheid op het plein en de ICT.
Update 9-12-2015 We hebben nog maar 5 vergaderingen. We kunnen misschien beter
MR
in subgroepen dingen uitwerken. Update 13-1-2016 Tamara vraagt extra mensen voor een subgroepje ‘jaarplanning’.
Tamara, Judith, Isabelle,
Isabelle (en misschien Sabiena) sluiten woensdag 24/2 om
Sabiena
24 februari
19:00uur aan. Opnemen in jaarplanning dat MR initiatief neemt om jaarcijfers t.o.v. begroting te controleren en verantwoording hierover te vragen bij bestuur. Inspectie
Wim: Inspectie is geweest en was heel enthousiast. Geeft deugdelijkheidseisen mee – vanuit de wet. Inspectie komt nog een keer langs om uit te leggen wat ze beoordelen en hoe; wat de nieuwe normen zijn. Dan kunnen we ons tenminste daar op voorbereiden. Communicatie is een aandachtspunt. De haalplicht/brengplicht is niet geheel helder.
Besluit
Nog geen
Evaluatie vakantie Wim
Wim: als ik er niet ben moet het ook draaien. Het team doet het samen. Het is een zelfsturend team. Als mensen mij tijdens mijn vakantie veel nodig hebben, doe ik iets verkeerd en dan moeten we dat beter organiseren. Dat geldt ook voor Greet. Wanneer haar iets gebeurt, moet de boel ook blijven draaien. Achteraf gaan we evalueren. Zijn er protocollen nodig, dan worden die samen met Ben opgepakt begin 2016.
Besluit
Geen
Wim
Begin 2016
Nieuwe onderwerpen 13-1-2016 Onderwerp
Samenvatting
Wie
Gereed
Besluit
Doorlopende aandachtspunten Onderwerp
Samenvatting
Wie
Gereed
Verdelen taken secretaris
-
opstellen van interne en externe correspondentie
Linda
doorlopend
-
beheren va
[email protected]
Sabiena
-
beheren van het digitaal archief/vergaderstukken (in Gmail)
Bert, Linda, Sabiena
-
opstellen van de jaarplanning
Judith en Tamara
-
plannen van vergaderingen (datumprikker)
Judith
-
opstellen van de agenda
Bert
-
maken van de notulen
roulerend
-
aanleveren van documenten/tekst voor website en Sterrenstof
Linda
-
opstellen van het jaarverslag
gezamenlijk, Linda opmaak
voor zomervak.
allen
doorlopend
Bert
doorlopend
dit jaar nog
Update 13-1-2016 Groepsmail: app even wanneer je nieuw bericht voor MR stuurt of gezien hebt in inbox. Besluit
Taakverdeling rond, we helpen elkaar waar nodig.
Communicatie
- Wanneer we mondeling informatie ontvangen van een lid van het
bestuur, leggen we dit schriftelijk (per mail) vast en versturen dit naar het bestuur ter bevestiging/check. Update 9-12-2015 -
Notulen ook mailen naar bestuur
Volgende vergadering: 24 februari, 19:30, op school
