ondersteund door Web 2.0 Samenwerken en begeleiden Dennis Boot

Dennis Boot

Samenwerken en begeleiden ondersteund door Web 2.0

In dit document staan de sjablonen, tips en handleidingen met betrekking tot het gebruik van Google Sites bij projecten en stages.


Dennis Boot

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 1 Google Site sjabloon voor projecten ....................................................................................................... 2 Google Site sjabloon voor stages ............................................................................................................ 5 Tips .......................................................................................................................................................... 7 Evaluatie .................................................................................................................................................. 9 Bijlage A Google Agenda handleiding ................................................................................................... 12 Bijlage B Google Documenten handleiding ........................................................................................... 18 Bijlage C Google Sites handleiding ........................................................................................................ 25

2


Dennis Boot

Inleiding Op het ROC maakt men gebruik van het ELO N@tschool. Een groot nadeel van veel ELO’s is dat ze uitgaan van de docenten, dit houdt in dat de docent de omgeving klaarmaakt voor de deelnemers. De kwaliteit van het samenwerken via een ELO wordt op deze manier bepaald door de docenten. Door de grote werkdruk die op dit moment in het onderwijs heerst, en de vaak slechte usability van de ELO’s, zien de docenten het goed opzetten van een samenwerkingsomgeving in een ELO als een extra last. Men maakt dan ook niet gebruik van alle functionaliteiten die de ELO te bieden heeft. Door de huidige ontwikkelingen op het gebied van Web 2.0 wordt het samenwerken via internet steeds gemakkelijker, tevens is het samenwerken via web 2.0 applicaties vaak gratis. Deze ervaringen en constateringen hebben ervoor gezorgd dat de interesse naar de mogelijkheden van Web 2.0 voor het samenwerken en begeleiden van deelnemers enorm is gegroeid. Door het project Web 2.0 in het onderwijs van kennisnet krijgt het ROC Leiden de mogelijkheid om uit te zoeken wat Web 2.0 kan betekenen voor het ROC Leiden. In dit document staan de sjablonen, tips en trucs waarvan deelnemers en docenten gebruik kunnen maken tijdens het gebruik van Google Sites.

1


Dennis Boot

Google Site sjabloon voor projecten Dit sjabloon is bedoeld voor het inrichten van een projectwebsite in Google Sites. In principe is iedere projectgroep vrij om de omgeving naar wens uit te breiden, men wordt echter geacht, de in het sjabloon genoemde onderdelen op de aangegeven plaatsen neer te zetten. Wanneer men van mening is dat een genoemd onderdeel niet van toepassing is op het project dan kan, in overleg met de docent worden besloten om dit onderdeel niet mee te nemen in de samenwerkingsomgeving. In elke projectomgeving op Google Site dienen de volgende onderdelen terug te komen: • Startpagina • Status project • Agenda / planning • Takenlijst • Google talk • Documenten • Logboek • Sitemap Startpagina Dit is de homepage van de omgeving. Deze pagina genaamd “startpagina” wordt automatisch aangemaakt wanneer men een Google Site aanmaakt. Deze pagina moet een korte samenvatting van het project bevatten. Status project Om betrokkenen snel een overzicht te geven van de status van het project dient men de pagina “Status project” aan te maken. Deze pagina kan aangemaakt worden door een lijst pagina te selecteren en vervolgens te kiezen voor het projectonderdelen sjabloon. Door te klikken op “deze lijst aanpassen” kan men de lijst aanpassen naar een lijst met 2 kolommen, namelijk de kolommen “fase” met als eigenschap tekst en “afgerond” met als eigenschap selectievakje. De fases die tijdens de projecten bestaan kunnen verschillen per project. Ervaring leert dat de fasering van SDM (System Development Methodology) het meest gebruikt wordt binnen de Unit ICT. Deze fasering bestaat uit te volgende onderdelen: • Informatieplanning • Definitiestudie • Basisontwerp • Detailontwerp • Realisatie • Invoering • Gebruik en beheer 2


Dennis Boot

Men kan in overleg met de docent van deze fasering af stappen. Agenda / planning Om voor iedereen die bij het project betrokken is de planning inzichtelijk te maken dient men een Google agenda in de site op te nemen. De projectleider maakt een agenda aan voor het project. De projectleider plaatst vervolgens alle belangrijke data en oplevermomenten in deze agenda. Wanneer de agenda aangemaakt en gevuld is, kan men deze in Google Sites plaatsen. Men maakt een nieuwe pagina aan en kiest vervolgens voor “Webpagina”. Geef de pagina de naam agenda of planning. Klik op invoegen > agenda en voer hier de URL van de agenda in. Voor meer informatie over het aanmaken van agenda’s kan men gebruik maken van de handleiding Google Agenda welke te vinden is in bijlage A. Takenlijst De takenlijst kan men zien als een todo lijst. In deze lijst staan de taken die uitgevoerd dienen te worden met hun uitvoerder. De uitvoerder kan de taak indien afgerond hier afvinken zodat de projectleider en/of docent kan zien of iedereen zich aan de gemaakte afspraken houdt. De takenlijst maakt men op dezelfde manier aan als de status project pagina. Het verschil zit hem in de aan te maken kolommen. De kolomen die bij de takenlijst aangemaakt dienen te worden zijn ”taak” met als eigenschap tekst, “uitvoerder” met als eigenschap tekst en “afgerond” met als eigenschap selectievakje. Google talk Om eenvoudig en op een vaste plek met elkaar te kunnen communiceren, dient men gebruik te maken van de gadget “Google talk”. Men maakt een nieuwe pagina aan en kiest voor de optie “Dashboard”. Vervolgens klikt men op de gadget locatie aan de linker bovenkant, en kiest men voor meer. Hier zoekt men op “talk” en vervolgens kan men de Google talk gadget toevoegen aan het Dashboard. Documenten Alle documenten die tijdens het project worden vervaardigd dienen op de site te worden geplaatst. Om dit te kunnen realiseren dient men een nieuwe pagina aan te maken en te kiezen voor de optie “bestanden”. Vervolgens dient men structuur aan te brengen op deze pagina. Om een structuur te creëren maakt men de mappen “Afgerond”, “In ontwikkeling” en “Plan van aanpak” aan. Het spreekt voor zich dat het afgeronde PVA niet in Afgerond behoort maar in Plan van aanpak. Documenten kan men maken in de traditionele programma’s als Microsoft Office, men kan ook gebruik maken van de mogelijkheden van Google Documenten. Voor meer informatie kan men kijken in Bijlage B, de handleiding van Google documenten.

3


Dennis Boot

Logboek Het logboek is bedoeld als plek waar de projectleden hun activiteiten met betrekking tot het project kunnen loggen tevens kan een beoordelaar hier feedback en of verwijzingen naar feedback plaatsen. Om het logboek te realiseren dient men een nieuwe pagina aan te maken en te kiezen voor de optie “aankondigingen”. Op deze pagina kunnen mensen vervolgens hun mededelingen plaatsen. Sitemap De Sitemap wordt automatisch aangemaakt bij het maken van een Google site. Hier hoeft men niets voor te doen. Voor meer informatie over het aanmaken van Google Sites kan men kijken in Bijlage C, de handleiding van Google Sites.

4


Dennis Boot

Google Site sjabloon voor stages Dit sjabloon is bedoeld voor het inrichten van een stagewebsite in Google Sites. In principe is iedere stagiair vrij om de omgeving naar wens uit te breiden, van men wordt echter verwacht dat de in het sjabloon genoemde onderdelen op de aangegeven plaatsen neergezet worden. Wanneer de stagiair van mening is dat een genoemd onderdeel niet van toepassing is, dan kan in overleg met de docent worden besloten om dit onderdeel niet mee op de website. Op elke Google Site voor stages dienen de volgende onderdelen terug te komen: • Startpagina • Agenda / planning • Takenlijst • Google talk • Documenten • Logboek • Sitemap Startpagina Dit is de homepage van de omgeving. Deze pagina genaamd “startpagina” wordt automatisch aangemaakt wanneer men een Google Site aanmaakt. Deze pagina moet een korte beschrijving van het bedrijf en de uit te voeren werkzaamheden bevatten. Agenda / planning Om voor zowel de stagiair, de begeleidende docent als de begeleider op het bedrijf de planning en opleverdata inzichtelijk te maken, dient de stagiair een Google agenda in de site op te nemen. De stagiair maakt een agenda aan voor zijn stage, hij/zij plaatst vervolgens alle belangrijke data en oplevermomenten in deze agenda. Wanneer de agenda aangemaakt en gevuld is, kan de stagiair deze in Google Sites plaatsen. Hij maakt een nieuwe pagina aan en kiest vervolgens voor “Webpagina”. Geef de pagina de naam planning. Klik op invoegen > agenda en voer hier de URL van de agenda in. Voor meer informatie over het aanmaken van agenda’s kan men gebruik maken van de handleiding Google Agenda welke te vinden is in bijlage A. Takenlijst De takenlijst kan gezien worden als een todo lijst. In deze lijst staan de taken die uitgevoerd dienen te worden en de uiterlijke uitvoerdatum. De stagiair kan de taak indien afgerond hier afvinken zodat de begeleidende docent en de begeleider op het bedrijf kunnen zien of de stagiair zich aan de gemaakte afspraken houdt. Deze pagina kan aangemaakt worden als een lijst pagina en vervolgens te kiezen voor het projectonderdelen sjabloon. Door te klikken op “deze lijst aanpassen” kan men de

5


Dennis Boot

lijst aanpassen naar een lijst met 2 kolommen, namelijk de kolomen ”taak” met als eigenschap tekst, “uitvoerdatum” met als eigenschap tekst en “afgerond” met als eigenschap selectievakje. Google talk Om eenvoudig en op een vaste plek met elkaar te kunnen communiceren, dient men gebruik te maken van de gadget “Google talk”. Men maakt een nieuwe pagina aan en kiest voor de optie “Dashboard”. Vervolgens klikt men op de gadget locatie aan de linker bovenkant, en kiest men voor meer. Hier zoekt men op “talk” en vervolgens kan men de Google talk gadget toevoegen aan het Dashboard. Documenten Alle documenten die tijdens de stage worden vervaardigd moeten op de site geplaatst worden. Om dit te kunnen realiseren dient men een nieuwe pagina aan te maken en te kiezen voor de optie “bestanden”. Vervolgens dient men structuur aan te brengen op deze pagina. Om een structuur te creëren maakt men de mappen “Proeve van bekwaamheid”, “Stageverslag” en “Overige documenten” aan. Documenten kan men maken in de traditionele programma’s als Microsoft Office, men kan ook gebruik maken van de mogelijkheden van Google Documenten. Voor meer informatie kan men kijken in Bijlage B, de handleiding van Google documenten. Logboek Het logboek is bedoeld als plek waar de stagiair zijn/haar activiteiten met betrekking tot het project kan loggen. Tevens kan een begeleidend docent en de begeleider op het bedrijf een beoordelaar hier feedback en of verwijzingen naar feedback plaatsen. Om het logboek te realiseren dient men een nieuwe pagina aan te maken en te kiezen voor de optie “aankondigingen”. Op deze pagina kunnen mensen vervolgens hun mededelingen plaatsen. Sitemap De Sitemap wordt automatisch aangemaakt bij het maken van een Google site. Hier hoeft men niets voor te doen. Voor meer informatie over het aanmaken van Google Sites kan men kijken in Bijlage C, de handleiding van Google Sites.

6


Dennis Boot

Tips Tijdens de testfase hebben wij ervaring opgedaan met het gebruik van Google Sites. Deze ervaring geeft ons de mogelijkheid tot het geven van een aantal tips. Tip 1 Beoordelen Wij hebben ervaren dat het centraliseren van de beoordelingen en/of feedback in positieve zin de overzichtelijkheid van de omgeving vergroot. Het is mogelijk voor begeleiders om bij zo goed als elke pagina een opmerking te plaatsen. De feedback/beoordelingen komen op deze manier verspreidt over de website terecht. Om de feedback/beoordelingen te centreren is het handig om een logboek aan te maken waarin de begeleider communiceert naar de deelnemer(s) toe. Op deze manier is de kans kleiner dat een deelnemer over het commentaar heen leest of het commentaar niet kan vinden. Tip 2 Abonneren op wijzigingen Als bijdrager of eigenaar van een Google site kan men zich abonneren op wijzigingen van pagina’s. Dit houdt in dat de geabonneerde bericht krijgen wanneer er iets op de betreffende pagina toegevoegd of gewijzigd wordt. Wanneer men ook gebruik maakt van Tip 1, en de deelnemer(s) zich abonneren op het logboek dan krijgen zij/hij automatisch bericht wanneer de docent het werk heeft beoordeeld of wanneer een projectlid iets op de site heeft veranderd. Tip 3 Maak meerdere mensen eigenaar Een Google site is eigendom van de eigenaar. Vaak is het voor mede projectleden genoeg om bijdrager aan de site te zijn. Dit omdat een bijdrager over de meest voorkomende rechten beschikt. Wanneer de eigenaar van de site echter om de een of andere reden zijn email adres verwijderd of uit de projectgroep stapt, ontstaan er problemen. Bij het verwijderen van het Google account worden alle Google Sites waar hij/zij alleen eigenaar van is verwijderd. Echter wanneer er nog iemand eigenaar is zal de website blijven bestaan. Tip 4 Versiebeheer Google Sites beschikt over automatisch versiebeheer van zowel de site als de op de site geplaatste documenten. Om gebruik te maken van het versiebeheer van de geplaatste documenten dient men het document nooit te verwijderen. Men moet het bestand simpelweg overschrijven met de nieuwe versie. Vereiste is dat deze nieuwe versie dezelfde bestandsnaam heeft. Tip 5 URL agenda achterhalen Bij het invoegen van de Google Agenda wordt gevraagd naar de URL van de agenda. Deze URL kan men vinden door Google Agenda te openen en naar de instellingen te gaan. Vervolgens klikt men op het tabblad agenda’s en hier kan men klikken op de betreffende agenda. Nu kan men rechts van “adres voor agenda” op de blauwe HTML knop klikken om de URL te verkrijgen. Maar let op wanneer de agenda door iedereen moet kunnen worden gezien zonder dat je de agenda zelf met iedereen gedeeld hebt, dan kun je op de blauwe HTML knop klikken naast “privé adres”.

7


Dennis Boot

Tip 6 gebruik video’s om de mogelijkheden van Google Apps te ontdekken. De meeste online video zijn echter wel in het engels. Google sites tour http://nl.youtube.com/watch?v=X_KnC2EIS5w Hoe een Google site pagina bewerken http://nl.youtube.com/watch?v=PFyQo7LHnKA Embedden van content http://nl.youtube.com/watch?v=vHACOdtMfbI Samenwerken via Google sites http://nl.youtube.com/watch?v=wviATE‐xB3c Een nieuwe Google site maken http://nl.youtube.com/watch?v=bwnhhLxJhfA Agenda weergeven in Google sites http://nl.youtube.com/watch?v=l3R3iI2gteU Exporteren vanuit Google docs http://nl.youtube.com/watch?v=124_lJEVv7s Importeren in google docs http://nl.youtube.com/watch?v=qPfrq_CL_Zg Google agenda handleiding http://nl.youtube.com/watch?v=2iTsxQFvQZQ

8


Dennis Boot

Evaluatie Het gebruik van Google Apps als samenwerkingsomgeving heeft zowel voor‐ als nadelen. In deze evaluatie zal ik de ervaringen, de voor‐ en de nadelen benoemen. Ervaringen Samen met een aantal deelnemers van de ICT Academie Leiden hebben we geprobeerd om de samenwerking tijdens een project en een stage plaats te laten vinden d.m.v. Google Sites. De deelnemers bleken uitermate enthousiast. Reden hiervoor bleek het idee dat men bezig was met de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van online samenwerken. Tevens waren de deelnemers van mening dat zij hun creativiteit met betrekking tot het online samenwerken beter kwijt konden in Google Sites. De ervaringen van de betrokken docenten verschilde enorm. De ene docent bleek helemaal lyrisch van de mogelijkheden, dDit terwijl een ander vooral veel problemen zag. De grootste problemen waren er met betrekking tot de beoordeling. Het boordelen van de deelnemers zelf ging wel, maar om dit te doen moesten docenten te veel verschillende sites bezoeken. De begeleiders op de bedrijven bleken wel enthousiast. In het verleden was het wegens licenties niet mogelijk om voor alle stagebedrijven een account aan te maken in het ELO. Deze begeleiders waren dus compleet afhankelijk van de informatie die de deelnemer doorspeelde. Nu hadden de begeleiders een omgeving die door de docent van school gecontroleerd werd, en waar zij alle informatie met betrekking tot de stage terug konden vinden. Dit bleek een gewenste aanvulling op de bezoeken die docenten brengen aan de stagebedrijven. Deelnemers vonden het vervelend dat de beheerder van de school van bovenaf op kon leggen of de sites voor iedereen binnen het domein te zien moesten zijn of niet. De angst van plagiaat door medestudenten bleek een reden hiervoortoe te zijn.

9


Dennis Boot

Nadelen Een docent heeft geen centrale plek om het werk te beoordelen. Elke projectgroep of stagiair maakt namelijk zijn eigen Google Site aan. Het gebruik van Google Documenten in combinatie met Google Sites kan problemen opleveren met betrekking tot de rechten. Men kan namelijk eigenaar zijn van een Google site en tegelijkertijd een op de site geplaatst document niet bekijken omdat hij/zij geen rechten heeft op het bestand zelf. Er moeten dus dubbel rechten worden uitgedeeld. Men kan geen hele HTML pagina’s in Google Sites importeren. Wat wel kan is de bron van een HTML pagina kopiëren. Deze bron kan vervolgens in de “Source view” van de site worden geplakt. Op deze manier moeten echter vaak de links en plaatjes handmatig worden aangepast. Flash movies kunnen enkel worden weergegeven, via een aanklikbaar plaatje met verwijzing naar de flash movie en niet via embedded code. Men is compleet afhankelijk van een internetverbinding. Deelnemers vonden het vervelend dat de navigatie niet gekoppeld was aan de sitemap. Dat wil zeggen dat wanneer met een pagina aanmaakt, deze wel terug te vinden is in de sitemap maar niet in de navigatie. Men moet dit per pagina aangeven. Er zijn docenten die van mening zijn dat de structuur die men normaliter heeft bij het begeleiden van projecten en/of stages helemaal omgezet dient te worden, om gebruik te kunnen maken van Google Sites.

10


Dennis Boot

Voordelen De deelnemers en docenten kunnen gebruik maken van de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van online samenwerken. De mate van samenwerking via internet wordt bepaald door de deelnemer(s). Hierdoor kunnen deelnemers zich onderscheiden en men kan tevens werken aan bijvoorbeeld de competentie samenwerken en overleggen. Deelnemers en docenten kunnen altijd en overal (mits internet aanwezig) gebruik maken van de omgevingen hetzij voor samenwerken hetzij voor beoordelen. De deelnemers en docenten krijgen een single login systeem aangezien men met het e‐mailadres @unit‐ict.nl kan inloggen en vervolgens bij zowel de documenten, sites, agenda en mail kan. Men kan de Google site doorzoeken met behulp van de zoektechnologieën van Google. Men heeft goed nagedacht over de gebruiksvriendelijkheid. Het aanmaken van bijvoorbeeld nieuwe pagina’s is zeer eenvoudig. Er kan redelijk eenvoudig gebruik gemaakt worden van Google analytics. Dit is eEen onderdeel dienst van Google om statistieken van een website te verzamelen.

11


Dennis Boot

Bijlage A Google Agenda handleiding

Wat is Unit‐ICT Agenda? Unit‐ICT Agenda is een online agenda waar je afspraken in kunt plaatsen. Unit‐ICT Agenda is gebaseerd op Google Agenda. Het verschil is alleen dat u met uw Unit‐ICT account kunt inloggen. Omdat dit een online kalender is, kun je deze overal benaderen. Het is een eenvoudige kalender en het stelt je tevens in staat om andere contactpersonen uit te nodigen voor afspraken/evenement. Je kunt ook je kalender delen met familie, vrienden en collega’s. Als je een uitnodiging stuurt kun je kijken in de agenda van de gast om vast te stellen of hij/zij al bezet is op dat tijdstip. Je kunt ook je kalender synchroniseren met een Blackberry, Microsoft outlook, Yahoo Calendar en eventueel als je mobiele telefoon (als deze dat ondersteuntd).

Gebruikmaken van Unit‐ICT Agenda Inloggen op Unit‐ICT Agenda Inloggen gaat via de unit‐ict website. http://calendar.unit‐ict.nl Voer bij gebruikersnaam uw Unit‐ict e‐mailadres (zonder @unit‐ict.nl) in en daarna uw wachtwoord, en klik op “Aanmelden”.

Eerste keer inloggen Als u voor het eerst inlogt word uw gevraagd om uw tijdzone in te stellen. Dit is +1:00 Amsterdam. Als u dit gedaan hebt kunt u beginnen met een schone kalender.

12


Dennis Boot

Beheer van Agenda’s Een nieuwe agenda maken Klik op “Maken” om een agenda te maken.

Vul de gegevens in en klik op “Agenda maken”. Eventueel kunt u de agenda ook met andere delen. Hier kom ik later op terug.

Een agenda verwijderen Als u een agenda gaat verwijderen gaat u naar “instellingen”. Ga daarna naar het tabblad “Agenda’s”.

Een agenda kunt u verwijderen door op het prullenbakje helemaal rechts te drukken.

Als u hier op geklikt heb kunt u uit drie opties kiezen: • Wissen • Definitief verwijderen • Annuleren

13

Samenwerken en begeleiden ondersteund door Web 2.0 Een afspraak maken Een afspraak maken kan op 2 manieren: • U kunt de tijd selecteren op de kalender; • U kunt rechtsboven onder het logo klikken op Afspraak maken;

Dennis Boot

U kunt op twee manieren afspraken maken. Als u op “Afspraak maken” klikt komt u direct bij “Afspraak details”. Als u zelf een tijd selecteert klikt u op “afspraak details bewerken”. Als u klaar bent met u afspraak klik dan op “Opslaan”.

Een afspraak bewerken Klik op de afspraak en klik daarna op “afspraak details bewerken”.

Hier kunt u de details bewerken van de afspraak. Als u klaar bent klik dan op “Opslaan”.

14


Dennis Boot

Een afspraak verwijderen Klik op de afspraak en druk op “Definitief verwijderen”.

Een Agenda delen Een agenda delen gaat als volgt. Klik op het pijltje naast de agenda en klik op “Deze agenda delen”.

Op deze pagina kun je de e‐ mailadressen opgeven waarmee je een agenda wilt delen. Je kunt eventueel ook nog rechten toekennen per e‐ mailadres. Als je klaar bent klik op “Opslaan”.

15


Dennis Boot

Gasten uitnodigen voor een Evenement Als u een nieuwe afspraak maakt in de kalender, voegt u aan de rechterkant bij Gasten de e‐ mailadressen in van de gasten die u wilt uitnodigen. Houd de e‐mailadressen gescheiden met een komma. Bijvoorbeeld: [email protected], [email protected]

Overige Agenda’s Andere agenda’s Andere agenda’s van andere contactpersonen of openbare agenda’s kunt vind u onder uw eigen agenda(‘s). Als iemand een agenda met u deelt verschijnt deze automatisch in de lijst. U krijgt een e‐mail met de mededeling dat een contactpersoon een agenda met u heeft gedeeld.

Openbare Agenda’s Een openbare agenda is een agenda waar iedereen in Unit‐ICT Agenda of het deel van unit‐ict toegang tot heeft. Voorbeelden van openbare kalenders zijn schoolvakanties of feestdagen. U kunt deze toevoegen door op het pijltje naast toevoegen t e klikken en dan “Een openbare agenda toevoegen” te klikken.

16

Samenwerken en begeleiden ondersteund door Web 2.0 Om een agenda toe te voegen typt u de naam in van de agenda die u wilt toevoegen. Als u de juiste agenda gevonden heeft klikt u op “Agenda toevoegen”. Daarna is de agenda toegevoegd en is zichtbaar bij “Andere agenda’s”. Agenda’s activeren of deactiveren Om eEen agenda te activeren of deactiveren hoef je er alleen maar een keer op te klikken. Als het vakje gekleurd is, is hij geactiveerd. I is hij wit, dan is hij gedeactiveerd.

Dennis Boot

Geactiveerd

Gedeactiveerd

17


Dennis Boot

Bijlage B Google Documenten handleiding

Wat is Unit‐ICT Documenten? Unit‐ICT Documenten is een gratis office applicatie. Met Unit‐ICT Documenten maakt u documenten, die u kunt delen met andere mensen. Om teksten te kunnen typen en documenten te kunnen maken, hebt u geen aparte tekstverwerker meer nodig. Word of andere programma’s kunnen de archiefkast in. Steeds meer toepassingen zijn namelijk (gratis) via internet te gebruiken. Een voorbeeld daarvan is Unit‐ICT Documenten.

Wat heb ik nodig? Documenten is een gratis dienst, waarvan u gebruik kunt maken als u een Google Account hebt. Dat kunt u kosteloos eenmalig aanmaken, waarna u toegang hebt tot alle Google‐diensten. Als u nog geen account hebt, dan kunt u dat op deze website aanvragen. Verder heeft u geen andere toepassingen of programma’s nodig. Uw internetverbinding en een browser zoals Internet Explorer, zijn voldoende. Voordelen Er zijn wat duidelijke voordelen aan Documenten verbonden. Zo kunt u vanaf elke locatie bij uw documenten, die op de servers van Google bewaard worden. Bij een computercrash blijven de documenten dus gewoon bewaard. Verder hebt u geen aparte tekstverwerker meer nodig, wat kosten kan besparen. Nadelen Het voornaamste nadeel is ook een van de voordelen: de documenten staan op internet. Als u geen internetverbinding hebt, kunt u er dus niet bij.

18


Dennis Boot

Beginnen met Unit‐ICT Documenten Om te beginnen met Unit‐ICT Documenten, gaat u naar de website van Unit‐ICT Documenten. Aan de rechterkant van uw scherm ziet u de inlogvelden. Daar vult u uw e‐ mail adres en uw wachtwoord in. Daarna klikt u op Aanmelden.

Als u ingelogd bent komt u in het overzichtvenster van Unit‐ICT Documenten.

Aan de linker kant ziet u de items die door u gemaakt zijn, waar u eigenaar van bent, welke mappen er aangemaakt zijn en met wie deze gedeeld zijn.

19


Dennis Boot

Mappen maken Een map maken gaat heel eenvoudig. U klik op nieuw en dan map.

Klik op Nieuw ‐> Map

Hier kunt u de map een naam gegeven en eventueel een markeringskleur. En klik dan op Opslaan.

De mappen komen aan de zijkant in het overzicht te staan. Een document Uploaden. Het uploaden van een document gaat als volgt. U klikt op de knop uploaden. U komt op hiernaast staande pagina terecht. U klikt op bladeren, om naar de locatie te gaan waar het bestand staat dat geupload moet worden. Als dit gedaan is drukt u op de knop Upload File. Opmerking: De documenten moeten wel in Office 2003 formaat worden opgeslagen. Unit‐ICT Documenten biedt (nog) geen ondersteuning voor Office 2007 formaten. Aan het uploaden zit wel een limiet! Documenten (maximaal 500 kB) Presentaties (maximaal 10 MB vanaf uw computer, 2 MB via

20


Dennis Boot

het web, 500 kB via e‐mail) Spreadsheets (maximaal 1 MB) PDF‐bestanden (maximaal 10 MB vanaf uw computer, 2 MB via het web) Het document wordt dan geopend u kunt eventueel nog bijwerken. Als u het wil opslaan druk dan rechtsboven op Opslaan of als u tussentijds wil opslaan linksboven op het , of als u wilt sluiten op Opslaan + Sluiten.

Als u op Alle Items gaat staan ziet u het document dat u zojuist heeft geupload.

Een Document in een map plaatsen Als het document bij alle items staat vink het document of documenten dan aan. En klik op Ga Naar. Selecteer de map waar het document naartoe moet. En klik op Verplaatsen naar Map.

21


Dennis Boot

Klik op de map waarnaar u het document verplaatst heeft en dan staat het document in deze map.

Een document delen Vink het document aan.

Klik op de knop Delen

In dit venster kunt u de personen een uitnodiging sturen waarmee u het bestand wilt gaan delen, hiervoor gebruikt u het e‐ mailadres. U kunt eventueel ook nog geavanceerde rechten toekennen aan het bestand. De gebruikers waar u dit bestand mee deelt moeten een Gmail account hebben of een account bij Google Apps (unit‐ict)

22


Dennis Boot

In dit venster kunt u een omschrijving kwijt van het bestand. Hierna kunt u de uitnodiging verzenden.

Als u een bestand heeft gedeeld komt de persoon ernaast te staan. Een nieuw document maken Klik op nieuw en kies daarna het document dat u wilt aanmaken.

U kunt nu beginnen met het document maken, als u het document wilt opslaan drukt u op of op “Opslaan + Sluiten”. Documenten downloaden naar uw PC Open als eerst het document dat u wilt exporteren door er op te dubbelklikken

23


Dennis Boot

Als u het document geopend hebt, klik dan op Bestand‐>Bestand downloaden als‐>kies uw gewenste formaat

Hierna wordt gevraagd waar u het bestand wil opslaan.

24


Dennis Boot

Bijlage C Google Sites handleiding In deze handleiding zal beschreven worden hoe men een Google site aan kan maken. Verder zullen alle soorten pagina’s die aangemaakt kunnen worden aan bod komen,

Aanmaken Google Site Om een Google site aan te maken gaat u naar http://sites.google.nl . Klik hier op ”aanmelden voor sites” en vul de gevraagde gegevens in. Na het registreren kan er begonnen worden met het aanmaken van de Google site. Men wordt gevraag om onderstaande informatie in te vullen.

Figuur 1 Aanmaken van Google Site

Klik na het invullen van de informatie op site aanmaken. De site is nu aangemaakt.

25


Dennis Boot

Aanpassen uiterlijk Google Site De eerste stap op weg naar een mooi en goed platform voor samenwerking is het aanpassen van de huisstijl zodat deze goed past bij de organisatie. Ga naar de aangemaakte site en klik boven in beeld op “Site instellingen” en vervolgens op “Uiterlijk wijzigen”.

Figuur 2 Uiterlijk Google site wijzigen

Men kan hier kiezen tussen de verschillende thema’s en vervolgens de kleurstelling van de thema’s handmatig aanpassen. Ook het logo van de instelling kan worden toegevoegd.

Configureren Google Site Nu het uiterlijk van de site is aangepast kan men beginnen met het daadwerkelijk configureren van de site. Wat bedoel ik met configureren? 1. Uitnodigen mede eigenaren, bijdragers en kijkers. 2. Opmaken menustructuur. Uitnodigen mede eigenaren, bijdragers en kijkers Google Sites is bedoeld om samen te werken via het internet. Om daadwerkelijk samen te kunnen gaan werken moet men in Google sites leden uitnodigen. Onder deze leden zijn 3 gradaties te maken nl. 'Owners' [Eigenaren], 'Collaborators' [Bijdragers] en 'Viewers' [Kijkers].

26


Dennis Boot

Eigenaren kunnen: • andere eigenaren, bijdragers of kijkers uitnodigen • sitethema's en opmaak wijzigen • de naam van de site wijzigen • de site verwijderen • alles doen wat een bijdrager kan Bijdragers kunnen: • pagina's maken, bewerken, verwijderen • pagina's verplaatsen • bijlagen toevoegen • opmerkingen toevoegen • pagina's toevoegen aan/verwijderen uit de zijbalknavigatie • zich abonneren op sitewijzigingen en paginawijzigingen Kijkers kunnen: • uitsluitend pagina’s bekijken Deze gebruikersstructuur is voor een groot deel hetgeen dat Google sites zo geschikt maakt voor het online samenwerken aan bijv. projecten. Men kan deze gebruikers toevoegen door boven in beeld te klikken op “Site instellingen” en vervolgens op “Deze site delen”.

Figuur 3 De site delen

Hier kan men het email adres en het soort gebruiker definiëren en vervolgens diegene uitnodigen. Opmaken menustructuur Om de site overzichtelijk te maken is het mogelijk om een menustructuur aan te maken. Het menu is te zien als een aantal pagina’s. Onder deze pagina’s kan met weer nieuwe pagina’s aanmaken waardoor er een boomstructuur ontstaat.

27


Dennis Boot

Er zijn een aantal verschillende pagina’s (en dus menu items) die in Google sites aangemaakt kunnen worden namelijk : 1. Webpagina 2. Dashboard 3. Mededelingenpagina 4. Archiefpagina 5. Lijstpagina In onderstaand kader de uitleg die Google geeft over de mogelijkheden en eigenschappen van de verscheidene pagina’s. Wat is een webpagina? Een Webpagina is een ongestructureerde pagina waarop u tekst, afbeeldingen en tabellen kunt plaatsen en waaraan u spreadsheets, presentaties, video's en meer kunt toevoegen. De Webpagina bevat standaard besturingselementen voor opmaak, zoals vet, cursief, onderstrepen, lettertypekeuze, tekstkleur en tekstmarkering. U kunt lijsten met opsommingtekens en genummerde lijsten maken en eenvoudig linken naar andere pagina's binnen uw site. Onder aan de pagina kunt u documenten toevoegen vanaf uw vaste schijf en u kunt andere bijdragers aan de site toestaan op uw pagina's te reageren. Omdat Google Sites is gebouwd op een wiki‐basis, worden alle versies van uw document opgeslagen. Dit betekent dat u altijd terug kunt gaan naar eerdere versies van het document en wijzigingen tussen verschillende versies kunt vergelijken. Abonnees van de pagina ontvangen een bericht wanneer de pagina is bijgewerkt. Wat is een Dashboard? Een Dashboardpagina is een uit twee kolommen bestaande Webpagina met vier placeholder‐gadgets waarmee het gemakkelijk is een informatieoverzicht te maken. U kunt een Dashboardpagina ook maken met behulp van een Webpagina door de lay‐out te wijzigen in twee kolommen en gadgets aan de pagina toe te voegen. Wat is een mededelingenpagina? Een Mededelingenpagina is een pagina die door een individu of groep gemakkelijk kan worden gebruikt voor het plaatsen van chronologische informatie, zoals nieuws, statusupdates of opmerkelijke evenementen. De pagina kan worden gebruikt voor het plaatsen van bedrijfsberichten of projectupdates, het aankondigen van nieuwe versies, het plaatsen van interessante links van internet, als een gewone∙blog en meer. Pagina‐abonnees worden op de hoogte gehouden van nieuwe berichten en updates van bestaande berichten.

28


Dennis Boot

Wat is een Archiefpagina? Met een Archiefpagina kunt u documenten die op uw vaste schijf staan beheren en ze in mappen ordenen. U kunt hiermee veelgebruikte documenten op één plek ordenen. Van uw documenten wordt versiegeschiedenis opgeslagen, zodat u altijd terug kunt gaan naar een eerdere versie. Pagina‐abonnees worden op de hoogte gehouden van nieuwe bestanden, bijgewerkte bestanden en verwijderde bestanden. Wat is een Lijstpagina? Met Lijstpagina's kunt u moeiteloos informatielijsten bijhouden. U kunt kiezen uit een lijst van sjablonen of uw eigen aangepaste kolommen configureren. Items kunnen eenvoudig worden toegevoegd, bijgewerkt en verwijderd. Pagina‐abonnees worden op de hoogte gehouden van toevoegingen, verwijderingen en updates. Men maakt een pagina door linksboven te klikken op “+ Nieuwe pagina aanmaken”. Vervolgens kan men kiezen voor een van de verschillende pagina’s.

Figuur 4 Nieuwe pagina toevoegen

Tevens kan men kiezen op welk niveau de pagina geplaatst dient te worden, dit om de gewenste overzichtelijke boomstructuur te creëren.

29

ondersteund door Web 2.0 Samenwerken en begeleiden Dennis Boot

Recommend Documents