ONDERNEMEN OP HET WEB VRIJDAG 24 OKTOBER 2008 TOM DEVOS
Efficiënt E-mailen
Teveel e-mail heeft negatieve Efficiënt E-mailen STRESS 10 TIPS
gevolgen voor zowel de werkprocessen binnen de organisatie als voor de individuele medewerker. Een teveel aan e-mail:
Vertraagt werkprocessen Werkdruk en STRESS Vergeten van kerntaken Door de bomen het bos niet meer zien E-mails vergeten
Efficiënt E-mailen STRESS 10 TIPS
SPAM Ongewenste e-mails Installeer een goede spamfilter Hardware spamfilter? Spamfolder regelmatig nakijken op belangrijke berichten Spamfilter moet je trainen
Efficiënt E-mailen STRESS 10 TIPS
Vermijd STRESS Kijk regelmatig je e-mails na Archiveer Volg les?! Lees de 10 tips door!
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Prioriteit Duid prioriteit van je e-mail niet aan. Als je "hoge prioriteit" aanklikt, komt dat aanmatigend over. Tegenovergestelde effect hebben op de ontvanger: hij zal je e-mail zeker niet eerder behandelen. Laat de ontvanger maar beslissen welke prioriteit hij aan je e-mail geeft. Als iets voor jou een hoge prioriteit heeft, beter even telefoneren.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Grafisch Vermijd indien mogelijk HTML emails met een grafische achtergrond. Een mail wordt hierdoor al vlug tientallen kilobytes groot en kan de mailbox van de ontvanger doen vollopen. Als je toch een e-mail wil met wat opmaak, gebruik dan geen te schreeuwerige kleuren en exotische lettertypes of hoofdletters. Dat leest immers niet zo gemakkelijk en leidt af van de boodschap.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Bijlagen Stuur geen bijlagen van meer dan een megabyte door zonder de ontvanger eerst te vragen of hij hiervoor genoeg ruimte heeft in zijn mailbox. Blokkeer hun e-mail niet door hun mailbox vol te stoppen. Zet een groot bestand beter op een website en stuur in je e-mail het adres van de website door.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Privacy Als je een e-mail naar verschillende personen stuurt, zet dan niet al hun emailadressen in het "To:" veld. Sommige personen storen zich er immers aan dat iedereen waarnaar je de e-mail stuurt hun adres hierdoor weet. Zet in de plaats de e-mailadressen in het "BCC:" veld. Hierdoor ziet niemand van de geadresseerden naar wie de e-mail nog gestuurd is.
Kettingmails en Efficiënt E-mailen
virusmeldingen
STRESS
10 TIPS
Stuur geen kettingmails en virusmeldingen door. Meestal zijn dit toch maar fabeltjes. En als ze wel kloppen, mag je er zeker van zijn dat de meeste mensen er toch niet in geïnteresseerd zijn. Val hen niet lastig met virusmeldingen, aangezien hun hun virusscanner daar wel voor zal zorgen.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
E-mail onderwerp Zorg voor een duidelijk, concreet en kort onderwerp van de e-mail. Zo ziet de ontvanger direct of de e-mail de moeite waard is om te lezen. Gebruik geen vaag onderwerp zoals "Voorstel" of een leeg onderwerp. De kans is immers groot dat je e-mail dan als spam beschouwd wordt.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Wees persoonlijk Spreek de ontvanger aan, liefst met zijn naam als je die kent. Een mail die begint met "Beste" of "Geachte heer" maakt kans om als spam beschouwd te worden. Als je de naam van de geadresseerde niet weet, probeer dan in de eerste zin de aandacht te trekken en duidelijk te maken waarover je e-mail gaat.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Antwoord aan allen Als je een e-mail aankrijgt die aan verschillende personen gericht is, antwoord dan enkel aan allen als alle geadresseerden hoogstwaarschijnlijk geïnteresseerd zijn in je antwoord. Is je antwoord alleen gericht aan de afzender, stuur de e-mail dan ook enkel naar hem.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Citeren Als je antwoordt op een e-mail, citeer dan niet de hele mail. Verwijder de delen die niet relevant zijn voor je antwoord. De geadresseerde hoeft zo niet een heel scherm door te scrollen om je antwoord te lezen.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Eén onderwerp per e-mail Behandel één onderwerp per e-mail, zodat je ook een duidelijk onderwerpsveld van je e-mail kan aanduiden. Wil je meerdere dingen zeggen/vragen, stuur dan meerdere e-mails, elk met een specifiek onderwerpsveld. Anders vergeet de ontvanger gemakkelijker één van je vijf vragen in je e-mail. Als je op een e-mail antwoordt terwijl je het over iets anders hebt, verander dan ook het onderwerpsveld van de e-mail.
Efficiënt E-mailen STRESS
10 TIPS
Tot slot Uiteraard moet je e-mail zelf duidelijk geschreven zijn. Gebruik geen te lange zinnen en maak duidelijk waarover het gaat. Let bovendien op de spelling, grammatica en leestekens. Niet iedereen struikelt daarover, maar het leest wel gemakkelijker als je tekst in orde is. Lees je e-mail ook na op eventuele typfouten. Hou je rekening met deze tips, dan zullen je e-mails heel wat meer succes hebben.
Efficiënt E-mailen
VRAGEN? TOM DEVOS ICT-COÖRDINATOR UNIZO-HAGELAND INTAGO BVBA +32 499 53 78 96
[email protected]
