ONDERHOUD EN PRESTATIEGEGEVENS VAN UW INSTALLATIES BINNEN HANDBEREIK
KONE CareTM Online Gebruikersgids
KONE Care™ Online Gebruikersgids Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................................................... 2 KONE CARE™ ONLINE KLANTENPORTAAL ....................................................................................................... 3 INLOGGEN ....................................................................................................................................................... 6 UW WACHTWOORD OPNIEUW INSTELLEN............................................................................................................ 7 NAVIGATIEREGELS ........................................................................................................................................... 8 Tabbladen .................................................................................................................................................. 8 Zijbalk ......................................................................................................................................................... 8 Links........................................................................................................................................................... 9 Afdrukbare weergave ................................................................................................................................. 9 Zoeken ..................................................................................................................................................... 10 Automatische rapporten aanmaken ......................................................................................................... 11 UW WACHTWOORD WIJZIGEN .......................................................................................................................... 13 UW PROFIEL BEWERKEN ................................................................................................................................. 14 PORTFOLIO MANAGEMENT.............................................................................................................................. 15 INFORMATIE BETREFFENDE UW INSTALLATIES .................................................................................................. 16 GEDETAILLEERDE CONTRACTGEGEVENS ......................................................................................................... 18 ALGEMENE CONTRACTGEGEVENS ................................................................................................................... 20 ONDERHOUDSPLANNING ................................................................................................................................. 21 FACTUREN ..................................................................................................................................................... 24 GEPERSONALISEERDE RAPPORTEN ................................................................................................................. 25 Technische versus externe interventieaanvragen ................................................................................... 28 Historiek van de interventieaanvragen .................................................................................................... 30 Contractuitgaven ...................................................................................................................................... 32 Herhaalstoringen ..................................................................................................................................... 34 Berekening van de reactietijd .................................................................................................................. 35 STORING MELDEN .......................................................................................................................................... 36 VEEL VOORKOMENDE VRAGEN ........................................................................................................................ 38
2
KONE Care™ Online Gebruikersgids KONE Care™ Online Klantenportaal Het KONE Care™ klantenportaal geeft u online toegang tot gegevens betreffende uw liften, roltrappen en gebouwdeuren die bij KONE in onderhoud zijn. Deze dienst is beschikbaar voor alle KONE onderhouds-klanten en biedt u:
Eenvoudige toegang tot de KONE-diensten met informatie betreffende installaties, onderhoudsbezoeken, interventieaanvragen, herstellingen en facturatiegegevens.
Verhoogd gemak en een grotere efficiëntie bij het beheer van de performantie van uw installaties
Transparente rapportage van alle uitgevoerde onderhoudsdiensten door KONE op locatie
Diverse rapporten waaronder kostenanalyse en responstijden ten opzichte van interventieaanvragen
Hulp bij de planning van toekomstige onderhouds- en moderniseringsactiviteiten
KONE kan u toegang verlenen tot de KONE Care™ Online via een gebruikersnaam en een wachtwoord. Voor het instellen van uw account kunt u
-
contact opnemen met uw KONE-vertegenwoordiger, die u een e-mail zal
toesturen met uw online gebruikersnaam en uw wachtwoord.
-
een e-mail sturen naar
[email protected] met de volgende informatie: • Voornaam, achternaam • Naam en adresgegevens van de onderneming
KONE zal u een e-mail sturen met uw persoonlijke registratiecode.
3
KONE Care™ Online Gebruikersgids Zelfregistratie Om zelf in te loggen, gelieve gebruik te maken van uw inloggegevens die u via de e-mail:
[email protected] ontvangen heeft: • Ga naar de KONE website (http://www.kone.be/nl) en klik op de link Customer Portal (Klantenportaal) die u aan de rechterkant bovenaan de webpagina kunt terugvinden:
• Het inlogscherm wordt weergegeven. Om door te gaan met de zelfregistratie, klik op Nieuwe gebruiker?
• Wanneer de registratiepagina verschijnt, vul dan alle verplichte velden in en klik op Submit (Indienen).
4
KONE Care™ Online Gebruikersgids
• U zal een e-mail ontvangen met uw gebruikersnaam en uw wachtwoord.
5
KONE Care™ Online Gebruikersgids Inloggen • Ga naar de KONE website ( http://www.kone.be/nl ) en klik op de link Customer Portal (Klantenportaal) die u aan de rechterkant bovenaan de webpagina kunt terugvinden:
• Waneer de registratiepagina verschijnt, gelieve uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in te geven en op Inloggen te klikken.
• Na het inloggen, bevindt u zich weer op uw KONE Care™ Online hoofdpagina
6
KONE Care™ Online Gebruikersgids Uw wachtwoord opnieuw instellen Indien u uw wachtwoord vergeten bent, gelieve op de link Uw wachtwoord vergeten? onderaan de registratiepagina te klikken.
• Geef uw gebruikersnaam in en klik op Indienen.
• U zal een tijdelijk wachtwoord via e-mail ontvangen.
7
KONE Care™ Online Gebruikersgids Navigatieregels Tabbladen -
Klik op de tabbladen op de bovenste werkbalk om van het ene naar het andere onderwerp te springen.
U kunt altijd naar de startpagina terugkeren door op het tabblad Hoofdpagina te klikken Zijbalk -
De zijbalk blijft doorgaans aan de linkerkant zichtbaar.
8
KONE Care™ Online Gebruikersgids Links -
-
Op alle blauwe, onderstreepte nummers en stukjes tekst is een afrolmenu van het geselecteerde object ingesteld. Wanneer u zich op de detailsectie bevindt, kunt u terugkeren door op de link Terug naar lijst te klikken.
De meeste tabbladen beschikken over een afrolmenu met meerdere weergaveopties (overzicht). Deze zijn voorgedefinieerde query’s, die gegevens weergeven op basis van vooraf ingestelde waarden (bijvoorbeeld, de waarde: herstellingen – afgelopen 30 dagen (onder het tabblad interventies) betreft alle geplande en ongeplande interventies die door KONE in de afgelopen 30 dagen werden uitgevoerd.)
Afdrukbare weergave -
Door op de link Afdrukbare weergave (rechtsbovenaan de pagina) te klikken, verschijnt er een nieuwe pagina. U heeft de mogelijkheid de informatie af te printen.
9
KONE Care™ Online Gebruikersgids Zoeken -
Als u op zoek bent naar een bepaald onderwerp, gelieve gebruik te maken van het veld Zoeken in de zijbalk.
-
De verkregen resulaten zijn onderverdeeld in categorieën:
10
KONE Care™ Online Gebruikersgids Automatische rapporten aanmaken -
Indien u een automatisch rapport wenst te genereren, kan u dit doen via het tabblad Rapporten. Kies het type rapport dat u wenst uit te voeren en selecteer het tijdsbestek. Klik nadien op de knop Rapport uitvoeren
-
Zodra een nieuwe pagina verschijnt, stel de parameters in en klik op de knop Rapport uitvoeren:
U kunt een rapport kiezen dat u wenst uit te voeren (het is standaard ingesteld met de parameters die u heeft ingegeven op de rapportpagina) In dit veld kunt u het formaat van het rapportbestand kiezen
In dit veld kunt u aangeven met welke frequentie u informatie wenst te ontvangen
11
U kunt de periode selecteren waarbinnen u automatische rapporten wenst te ontvangen (startdatum is de datum van vandaag)
KONE Care™ Online Gebruikersgids
Hoofdpagina Selecteer één van de tabbladen aan de bovenkant van de pagina om meer te weten te komen over de KONE-diensten en details.
Om uw wachtwoord te wijzigen of uw contactgegevens te bewerken, klik op de link Mijn profiel
Voor het zoeken naar specifieke informatie, gelieve een term in het zoekveld in te voeren Toont het
Maak uw keuze in het afrolmenu om een specifiek profiel te bekijken
aantal geplande onderhoudsb ezoeken voor de komende 6 maanden
KONEcontactgegevens om contact op te nemen met KONE
Toont recent KONE-nieuws
Toont de drie
Toont het aantal opgeloste
oudste
interventieaanvragen
openstaande
gedurende de laatste 6
facturen
Toont het huidige aantal openstaande interventieaanvragen
maanden
12
KONE Care™ Online Gebruikersgids Uw wachtwoord wijzigen • Klik op de link Mijn profiel.
• Zodra de pagina Mijn profiel verschijnt, klik op Mijn wachtwoord wijzigen.
• Voer uw huidig wachtwoord in, gevolgd door uw nieuwe wachtwoord. Controleer uw gegevens voordat u op de knop Wachtwoord wijzigen klikt.
13
KONE Care™ Online Gebruikersgids Uw profiel bewerken In uw profiel kunt u de instellingen van uw gebruikersnaam of uw pesoonlijke gegevens wijzigen. • Klik op Mijn Profiel.
• Zodra een nieuwe pagina verschijnt, klik op de knop Bewerken.
• Breng de wijzigingen aan en klik op Opslaan.
14
KONE Care™ Online Gebruikersgids Portfolio Management Onder de rubriek profiel wijzigen staan een reeks profielen weergegeven: -
Onder Mijn portefeuille vindt u een lijst met gebouwen en gegevens terug die gekoppeld zijn aan de installaties waarvoor u een contract hebt getekend.
-
Onder Beheerder vindt u een lijst met gebouwen die u voor uw klanten beheerd.
• U kunt een profiel raadplegen onder de rubriek profiel wijzigen:
• De hoofdpagina en alle bijbehorende gegevens worden automatisch ververst op basis van uw gekozen profiel
15
KONE Care™ Online Gebruikersgids Informatie betreffende uw installaties Onder het tabblad Installaties kan u een lijst raadplegen met alle installaties die overeenstemmend met uw opgestelde contract voor u zichtbaar zijn geworden.
.
Gedetailleerde informatie betreffende uw installatie is beschikbaar via de links onder de kolom Installatie Ref
16
KONE Care™ Online Gebruikersgids U komt terecht op de detailpagina van uw installatie. Informatiegegevens van het gebouw en de installatie
Rubriek waarin contractdetails kunnen geraadpleegd worden voor de specifieke installatie
Lijst met interventies
17
KONE Care™ Online Gebruikersgids Gedetailleerde contractgegevens Onder het tabblad Contracten vindt u de lijst met onderhoudscontracten terug:
In deze rubriek is gedetailleerde informatie beschikbaar betreffende de onderhoudscontracten
Via deze link(s) krijgt u toegang tot meer informatie betreffende een bepaalde installatie
18
Via deze links komt u meer te weten over individuele contracten (meer details zijn beschikbaar op de algemene contractpagina)
KONE Care™ Online Gebruikersgids • Contractdetails:
Deze rubriek bevat prestatiemetingen die in uw contract zijn opgenomen
Via deze link komt u op de algemene contractpagina terecht met meer details betreffende het contract
Deze rubriek bevat e-mailadressen om klantmeldingen te ontvangen betreffende interventies die op locatie werden uitgevoerd
19
U vindt hier meer gedetailleerde informatie terug over een specifieke installatie
KONE Care™ Online Gebruikersgids Algemene contractgegevens Algemene contractgegevens kunt u raadplegen onder het tabblad Contracten en door op de contractnummers te klikken onder de kolom Contract. U komt dan op een pagina terecht met verschillende rubrieken: contractgegevens en -details betreffende uw installaties en facturen:
Deze rubriek bevat algemene contractinformatie
Dit gedeelte bevat een overzicht van alle facturen die gebonden zijn aan het contract alsook links naar meer gedetailleerde informatie
Deze rubriek bevat een lijst met installaties onder contract bij KONE
20
KONE Care™ Online Gebruikersgids Onderhoudsplanning Onder het tabblad Onderhoudsplanning vindt u een lijst terug met onderhoudsbezoeken die voor de komende zes maanden voor al uw installaties gepland zijn.
Het aantal geplande onderhoudsbezoeken voor de installaties wordt onder elke maandelijkse kolom weergegeven
21
KONE Care™ Online Gebruikersgids Interventies Onder het tabblad Interventies vindt u een lijst terug met alle activiteiten die door KONE op al uw installaties werden uitgevoerd.
• Type interventies: -
Interventieaanvraag (een ongepland bezoek door een onverwachte storing aan de installaties die via het Call Center of via het monitoringapparaat op afstand werd aangevraagd)
-
Herstelling
-
Onderhoudsbezoek (Uitvoering van een preventief en een correctief onderhoud om een lift weer te herstellen of te onderhouden) In deze rubriek is meer informatie beschikbaar betreffende de interventies die op uw installaties werden uitgevoerd
Klik op de installatienummers voor meer informatie
Wanneer u op één van de referentienummers klikt onder de kolom Interventies, komt u op de interventiepagina terecht.
22
KONE Care™ Online Gebruikersgids
In dit gedeelte vindt u gedetailleerde gegevens terug van de locatie waar de installatie zich bevindt
In de rubriek interventie inlichtingen wordt de volgende informatie aangeduid: het referentienummer van de interventie, de beschrijving van het probleem, de status van de interventie, het type interventie en, in het geval van interventieaanvragen, ook de contactgegevens van de persoon die deoproep aan ons Call Center heeft geplaatst
In deze rubriek vindt u het verslag terug dat de technicus heeft opgesteld bij het verlaten van de werkplaats. Hierin staan de voornaamste interventieredenen te lezen voor de werkzaamheden die door onze technicus werden uitgevoerd. In het geval dat een factuur na de interventie werd opgesteld, zal een bedrag in het veld Factuur bedrag verschijnen
Dit gedeelte bevat de tijdsvermeldingen die onze technici hebben ingegeven
23
Facturen die gebonden zijn aan de interventieaanvraag
KONE Care™ Online Gebruikersgids Facturen Onder het tabblad Facturen vindt u een overzicht van alle facturen terug met betrekking tot dienstencontracten en uitgevoerde interventies:
Raadpleeg de werkbonnummers voor meer informatie over de uitgevoerde interventies en interventieaanvragen
Raadpleeg de contractnummers voor meer informatie over specifieke contracten
Raadpleeg de lijst met factuurnummers voor meer informatie over specifieke facturen
24
KONE Care™ Online Gebruikersgids Gepersonaliseerde rapporten Onder het tabblad Rapporten kunt u diverse soorten rapporten terugvinden waar uw gegevens in verwerkt kunnen worden:
• U kunt het tijdsbestek aangeven waar binnen u uw rapporten wenst uit te voeren:
25
KONE Care™ Online Gebruikersgids
• U kunt eveneens de installatie(s) selecteren:
U kunt mappen en submappen weergeven
Standaard zijn alle installaties aangevinkt
U kunt mappen en submappen sluiten Alle geselecteerde installaties worden gegroepeerd onder :
26
KONE Care™ Online Gebruikersgids
Klanten
Contracten
Installaties
• Alle rapporten kunnen in excel-formaat via de link Opslaan in Excel-formaat geëxporteerd worden:
• Of in PFD-formaat via de link Opslaan in PDF-formaat:
27
KONE Care™ Online Gebruikersgids Technische versus externe interventieaanvragen Een grafiek die het aantal technische en aantal ongecontroleerde interventieaanvragen per maand toont, binnen een specifiek tijdbestek: -
Externe aanvragen omvatten alle interventieaanvragen waarbij als schade-oorzaak vandalisme wordt opgegeven;
-
Technische aanvragen omvatten alle andere interventieaanvragen
Scrol naar beneden en klik op de links voor meer informatie over interventieaanvragen met links naar Contracten/Gebouwen, Installaties, Interventies en, indien aanwezig, Facturen
28
KONE Care™ Online Gebruikersgids Opsluitingen Dit rapport toont het aantal uitgevoerde interventies per maand voor het bevrijden van personen binnen een specifiek tijdbestek:
Klik op de links en scrol naar beneden voor meer informatie over interventieaanvragen met links naar Contracten/Gebouwen , Installaties, Interventies en, indien aanwezig, Facturen
29
KONE Care™ Online Gebruikersgids Historiek van de interventieaanvragen Dit rapport toont een gedetailleerde lijst van alle uitgevoerde interventieaanvragen, per installatie en per gebouw, inclusief het gemiddelde aantal interventieaanvragen al dan niet begrepen in het contract en het aantal interventies met geblokkeerde personen: Aantal installaties per gebouw/contract
Aantal interventieaanvragen per installatie en per gebouw
Aantal ongefactureerde interventieaanvragen
Aantal geblokkeerde personen
Gemiddeld aantal interventieaanvragen per installatie
Aantal gefactureerde interventieaanvrage
Klik op de verschillende links in deze rubriek om meer te weten te komen over een bepaalde interventieaanvraag
30
KONE Care™ Online Gebruikersgids Historiek van de interventieaanvragen Dit rapport toont een gedetailleerde lijst van alle interventies per installatie die door KONE technici werden uitgevoerd: onderhoudsbezoeken en herstellingen met de datum waarop deze werkzaamheden hebben plaatsgevonden. Let op: responstijden worden enkel bij interventieaanvragen getoond: Interventiaanvragen worden per gebouw/contract gegroepeerd
Installatie
type interventie
Onderaan de pagina kunt u via de links meer informatie terugvinden betreffende een specifieke interventieaanvraag
31
KONE Care™ Online Gebruikersgids Contractuitgaven Dit rapport geeft de verdeling van de uitgaven per contract weer voor de geplande onderhoudsbezoeken, storingen en reparaties binnen een bepaalde tijdspanne: -
Interventieaanvraag (een bezoek voor een onverwachte storing aan de installaties
-
die via de Call Center of via het monitoringapparaat op afstand werd aangevraagd) Herstelling
-
Onderhoudsbezoek (Uitvoering van een preventief en een correctief onderhoud om een lift weer te herstellen of te onderhouden)
32
KONE Care™ Online Gebruikersgids
Klik op een nummer onder de kolom Aantal
Klik op de link
installaties/inter
onder de kolom
venties om een
Aantal
uitgavenrapport
reparaties en
voor een bepaald
scrol naar
contract te
beneden voor
visualiseren
meer informatie betreffende uitgaven met links naar de factuurpagina’s
33
KONE Care™ Online Gebruikersgids Herhaalstoringen Het gaat om een rapport waarin u specifieke criteria kunt selecteren teneinde een lijst te verkrijgen van alle installaties die een specifiek aantal interventies hebben gekend gedurende een bepaalde tijdsperiode. Op die manier kunt u enkel die installaties bekijken die speciale aandacht vereisen: U kunt het minimum aantal interventieaanvragen opgeven dat een installatie nodig heeft
U kunt het aantal dagen opgeven waarbinnen deze interventieaanvragen zich hebben voorgedaan
Interventies worden per gebouw/contract gegroepeerd
En installatie
Raadpleeg de lijst met links voor meer informatie betreffende specifieke interventies
34
KONE Care™ Online Gebruikersgids Berekening van de reactietijd Deze grafiek geeft de gemiddelde reactietijd voor normale interventies weer, alsook voor interventies met geblokkeerde personen op maandelijkse basis.
Klik op de links voor meer informatie betreffende responstijden met andere links naar interventieaanvragen, Installaties en contracten
35
KONE Care™ Online Gebruikersgids Storing melden U kan een storingsverzoek (interventieaanvraag) op twee manieren aanmaken: •
Klik op de knop Maak een storingsverzoek aan (storing melden), onder de rubriek KONE contacten links op de pagina:
•
Wanneer u zich op de pagina terecht komt voor het aanmaken van een nieuwe interventieaanvraag, gelieve alle velden in te vullen en tenslotte op de knop Storingsverzoek sturen te klikken.
36
KONE Care™ Online Gebruikersgids •
Wanneer u zich op de pagina terecht komt voor het aanmaken van een nieuwe interventieaanvraag, gelieve alle velden in te vullen en tenslotte op de knop Storingsverzoek sturen te klikken.
•
of, onder het tabblad Installaties:
-
Klik op een installatienummer:
-
Wanneer de pagina met de details van de installatie wordt weergeven, klik op Storingsverzoek sturen (maak een nieuwe interventieaanvraag aan). U wordt naar de pagina voor het aanmaken van een nieuwe interventieaanvraag doorgestuurd:
37
KONE Care™ Online Gebruikersgids
Veel voorkomende vragen
1. Q: Waar kan ik mijn openstaande interventieaanvragen raadplegen? A: U kan het aantal openstaande interventies op twee manieren raadplegen: -
Via de hoofdpagina onder de rubriek Openstaande interventies
of -
Via het tabblad Interventies, waar u het afrolmenu bij het veld overzicht kan laten afrollen en openstaande storingen kunt selecteren
38
KONE Care™ Online Gebruikersgids 2. Q. Waar kan ik de lijst met alle interventieaanvragen voor specifieke installaties raadplegen? A: Dit kan u op twee manieren doen: -
Selecteer onder het tabblad Installaties een installatie. Scrol naar beneden en onderaan de pagina vindt u een lijst met alle interventies terug
of -
Selecteer onder het tabblad Rapporten de optie Historiek van de interventieaanvragen - samenvatting per eenheid om een rapport aan te maken
39
KONE Care™ Online Gebruikersgids
Q: Met wie kan ik contact opnemen bij technische problemen? A: Ga naar de hoofdpagina. Indien er geen enkele contactpersoon beschikbaar is onder de rubriek KONE contacten (op de linkerbalk van de pagina), klik dan op Meer KONE Contacten en het systeem zal u alle beschikbare contacten tonen
40
KONE Care™ Online Gebruikersgids 3. Q: Waar kan ik de geplande onderhoudsbezoeken voor de maand juli raadplegen? A: U kan de geplande onderhoudsbezoeken op twee manieren raadplegen: - Begeef u op de hoofdpagina en klik op de maand juli onder de rubriek Onderhoudsbezoeken
of -
Klik op het tabblad Onderhoudsplanning
41
KONE Care™ Online Gebruikersgids 4. Q: Waar kan ik de lijst met alle openstaande facturen terugvinden? A: U kan de lijst met alle openstaande facturen op twee manieren raadplegen: -
Op de linkerbalk onderaan de pagina onder de rubriek Facturen klikt u op de link Alle facturen
of
-
Op het tabblad Facturen selecteert u uit het uitrolmenu het overzicht Openstaande facturen
5. Q: Waar kan ik mijn openstaande facturen betalen? A: Het gedeelte (de rubriek) met de openstaande facturen op de KONE Care Online is louter informatief. De facturen kunnen niet via het online portaal betaald worden. Gelieve alle betalingen via uw normale kanalen af te handelen en neem indien nodig contact op met uw KONE accountsteam voor hulp.
42
KONE Care™ Online Gebruikersgids 6. Q: Waar kan ik de ingeplande onderhoudsbezoeken voor deze maand raadplegen? A: Ga naar het tabblad Interventies en selecteer het overzicht Ingeplande Onderhoudsbezoeken
7. Q: Hoe kan ik mijn gewijzigd adres in uw systeem updaten? A: Ga naar Mijn profiel en klik op Bewerken. Dit zal enkel uw contactgegevens wijzigen, maar niet uw facturatieadres. Om uw facturatiegegevens te kunnen wijzigen, moet u contact opnemen met het dichtstbijzijnde KONE-agentschap.
43
KONE Care™ Online Gebruikersgids
8. Q: Hoe lang zullen de gegevens in KONE Care™ Online bewaard worden? A: Wij uploaden alle gegevens van de klant voor het lopende jaar en het jaar daarvoor. Zo wordt de databank geleidelijk aan opgebouwd en gegevens die ouder dan 5 jaar zijn, worden uit het systeem verwijderd.
44
