Workshop BPUGTM SLOVENSKO 12. november 2014 FAKULTA MANAGEMENTU UK BRATISLAVA
On-line riadenie organizácie Organizátor: Ing. Viktor Šlapka špecialista v odbore – člen BPUG Slovensko Kontakt:
INTER M & K, spol. s r.o.,
[email protected]
www.bpug.sk
i
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 2
BPUGTM Slovensko
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 3
Workshop BPUGTM SLOVENSKO
Cieľom workshopu je získať praktické skúsenosti o systéme manažérstva zmien a udalostí pomocou manažérstva procesov, organizačného manažmentu a požadovaných manažérskych kompetencií z oblasti soft skills. Oboznámiť sa s praktickými príkladmi systematického zlepšovania procesov, ktoré vedú k úsporám času a zdrojov. Ukážka riešenia InLook system® Excellence. Moderovaná diskusia.
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 4
Obsah
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 5
Téma dňa V záujme optimalizácie Vašich procesov a zefektívnenia činností zamestnancov Vám ponúkame zrealizovať pomocou riešenia Business Intelligence aktualizáciu Procesnej mapy, vytvorenie kompetenčného modelu a jeho on-line synchronizáciu s procesnými činnosťami a pracovnými náplňami zamestnancov. Očakávané prínosy: - zefektívnenie strategického plánovania zmeny - riadenie strategickej zmeny na základe on-line výstupov Business Intelligence riešenia PROSPERITA
BI RIEŠENIE + RIADENIE ZNALOSTÍ =
UDRŽATEĽNÝ ROZVOJ EXCELENTNOSŤ
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 6
Oblasti ovplyvňujúce riadenie organizácie
4 1
2
6
3 5
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 7
Program
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 8
Riešenia Business Intelligence • Nevyhnutným predpokladom prežitia v dnešnom období zmien sa stáva počítačom riadená podpora manažérskeho rozhodovania. • Aby manažéri boli schopní prijímať správne rozhodnutia, musia mať k dispozícii dostatok relevantných a objektívnych informácií zodpovedajúcich aktuálnej situácii, niekedy aj v reálnom čase. • Riešenia Business Intelligence (BI) sa na začiatku 21. storočia stávajú významným podporným nástrojom rozhodovania a neoddeliteľnou súčasťou každodennej práce manažérov, analytikov i ostatných vedúcich pracovníkov. • Väčšina bežne využívaných informačných systémov nie je schopná správne a rýchlo vyhodnotiť veľké množstvo záznamov a údajov uchovávaných v rôznych databázach v rámci organizácie. • Riešením problému je technológia zvaná Business Intelligence (BI) a využitie platforiem Cloud Computingu + SaaS INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 9
Business Intelligence riešenie
podpora manažérskeho rozhodovania
ZNALOSTI
PROSESY
NORMY
CLOUD
KVALITA
WFWM* ZODPOVEDNOSŤ
InLook system® Excellence - integruje do prostredia CLOUD služieb podstatné súvislosti chodu organizácie z rôznych datových a informačných zdrojov. * WFWM - the workflow and workforce management system / systém riadenia workflow a pracovnej sily INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 10
Systémy BI - podpora strategického riadenia
A
On-line audit stavu organizácie, procesov pracovných činností
On-line aktualizácia Organizačného poriadku, kompetencií a pracovných činností
Globálna Vízia a stratégia Personálna stratégia
Jednotná WEB / CLOUD databáza nástroja BI
Funkčné Funkčné Funkčné stratégie stratégie stratégie
Zmeny strategického významu Návrh zmien lokálnej úrovne
A priori modelovanie dopadov zmien
Realizácia personálnej stratégie
Procesov organizácie pracovných činností
Výsledky analýzy dopadov zmien
INTER M & K
Procesy, organizácia, pracovné činnosti, počty zamestnancov
B
Procesy Učenie Organizácia Zamestnanci Lokalizácia
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Strategický controlling (BSC)
Snímok č. 11
Balanced Scorecard & Vízia a Stratégia
Zákazníci / Trhy
Ekonomika
Pracovníci / vzdelanie... Interné procesy
Zákazníci / Trhy Ako nás vidia naši zákazníci?
potreba soft kompetencií
INTER M & K
Financie Ako nás vidia naši zriaďovatelia?
Vízia Stratégia Ciele
Zamestnanci / Inovácie Udržíme rýchlosť zmien a inovácií?
Interné procesy Ktoré procesy prispievajú k tvorbe hodnoty?
potreba hard kompetencií
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 12
Stanovenie a meranie ukazovateľov výkonnosti definícia stratégie
Strategický kontroling - BCS strom cieľov
vízia
KPI
(plán – skutočnosť – odchýlka)
simulacia procesov
Spoločné ciele
veličiny (ročné ukazovatele merania pre výkonný - merítka manažment) KPI (Key Performance Indicator)
optimalizácia zdrojov
procesy
Individuálne ciele (hodnotí sa nimi výkonnosť zamestnanca v danom mesiaci)
výstup procesu: produkt / služba Výkonnosť procesov - stanovenie SLA (hodnotenie plnenia medzi organizačnými útvarmi)
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 13
Program
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 14
Definícia hierarchie procesov / aktivít
Metóda „zhora dolu„ Činnosti z opisov pracovných miest - procesné definície organizácie
Manažérske procesy (As–Is)
- požadované produkty - technologické platformy
Používa sa pre popis činností súčasného stavu a mapovanie procesov
Metóda "zdola hore"
INTER M & K
R e a l i z a č n é p r o c e s y
(As–Is) (As–Is)
Subprocesy
Aktivity
(To–Be) (To–Be) (To–Be) (To–Be) (To–Be)
Podporné procesy Pomocou Mapy procesov / aktivít vytvárame väzbu medzi súčasnými činnosťami a budúcími procesmi
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 15
Procesné atribúty
Proces Proces je chápaný ako sekvencia aktivít (činností) realizovaná nad vstupmi do procesu tak, aby sa dosiahol výstup žiadaný zákazníkom (konzumentom) procesu. Pre proces je definovaný dodávateľ, vlastník procesu, zákazník ako aj kritériá jeho hodnotenia. Atribúty procesu
Atribúty činnosti
Vlastník procesu Typ procesu Strategické ciele Vstupy do procesu Výstupy z procesu Externý dodávateľ Externý zákazník
Operátor činnosti Čiastkové ciele Miesto výkonu Vstupy do činnosti Výstupy z činnosti Interný dodávateľ Interný zákazník
Činnosť ČinnosťA1 A
Vstup
Proces A
Činnosť A3
Činnosť A2
Výstup
Činnosť A4
Základné atribúty KPI INTER M & K
Pridaná hodnota
Čas
Náklady
Produktivita
Kvalita
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Znalosti Snímok č. 16
Vzťah procesov k personálnemu riadeniu
Organizačný manažment organizácie Organizačná štruktúra • Organizačná jednotka 1 • Organizačná jednotka 2 Pôsobnosť organizačných útvarov • Proces 1.2 • Proces 1.3 Funkčné miesta • Funkčné miesto 2.1 • Funkčné miesto 2.2
Popis funkčného miesta • Činnosť 1.2.1
Zamestnanec Náplň práce Funkčné miesto 2.2 • Činnosť 1.2.1 – Kompetencia – Popis Rola 2 (FM 2.2) • Činnosť 1.3.1 – Kompetencia – Popis • Činnosť 1.3.3 – Kompetencia – Popis Kompetencie, Spôsobilosti Znalosti Zručnosti Kvalifikačné predpoklady
Typy pracovných miest • Rola 1 • Rola 2 Popis typu pracovného miesta • Činnosť 1.3.1 • Činnosť 1.3.3 • Rola N • Funkčné miesto N • Organizačná jednotka N
INTER M & K
Popis činnosti Popis činnosti, Vstupy, Výstupy Kompetencie, Spôsobilosti, Znalosti, Kvalifikačné požiadavky
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 17
MAPA PROCESOV – najvyššia úroveň
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 18
Príklad procesného modelu (súčasný stav)
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 19
P5 – Riadenie ľudských zdrojov (súčasný stav)
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 20
M2.3 – Tvorba vnútorných predpisov (súčasný stav)
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 21
M2.3 – Tvorba vnútorných predpisov (súčasný stav)
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 22
Model vygenerovaný z databázy InLook system® Excellence
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 23
Model vygenerovaný z databázy InLook system® Excellence
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 24
Model vygenerovaný z databázy InLook system® Excellence
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 25
Model vygenerovaný z databázy InLook system® Excellence M2.3.1 - Tvorba návrhu vnútorného predpisu Potreba predbežného sledovania aktuálnosti vnútorných predpisov
Obsah a druh predpisu je určený
Predbežné sledovanie aktuálnosti vnútorných predpisov
Metodické pokyny pre tvorbu vnútorných predpisov
Usmernenie pre tvorbu vnútorných predpisov
Vypracovanie textu návrhu vnútorného predpisu
M2.3.1.7
M2.3.1.1 Posúdenie súladu predpisu so zákonmi
XOR
Potreba novelizácie vnútorného predpisu Novelizácia vnútorných predpisov M2.3.1.2
Potreba vytvorenia nového vnútorného predpisu
M2.3.1.8
Návrh vnútorného predpisu je pripravený
Identifikácia predmetu, ktorý má predpis upraviť
Posúdenie súladu predpisu s inými vnútornými predpismi
M2.3.1.3
M2.3.1.9 Koordinačné pokyny pre tvorbu vnútorných predpisov
Analýza predmetu úpravy M2.3.1.4
Určenie obsahu prepisu M2.3.1.5
Určenie druhu predpisu
Návrh vnútorného predpisu
Vedúci zamestnanec na prvom stupni riadenia
M2.3.1.10 Predkladacia správa návrhu vnútorného predpisu
Návrh vnútorného predpisu
M2.3.1.6
Pripomienky k návrhu vnútorného predpisu
INTER M & K
Predloženie návrhu vnútorného predpisu na pripomienkovani e
Pripomienkovani e návrhu vnútorného predpisu M2.3.1.11
Zaslanie pripomienok k návrhu vnútorného predpisu
Vedúci zamestnanec na prvom stupni riadenia
M2.3.1.12
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 26
Model vygenerovaný z databázy InLook system® Excellence
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 27
Model vygenerovaný z databázy InLook system® Excellence
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 28
Príčiny zlyhávania implementácie procesného riadenia
Príčiny zlyhávanie procesného riadenia
INTER M & K
Stratégia
Snaha o prežitie, nemerateľné ciele
Meranie
Procesy nie sú merané ani vyhodnocované
Osobný profit
Implementácia na základe výšky provízie
Poradenské spoločnosti
Začínanie odznova bez finálneho dotiahnutia do konca
Sedliacky rozum
Neodborné zásahy (politické)
Detailizácia
Zbytočná detailizácia všetkých procesov
ISO
Zámena implementácie ISO noriem s BPM
Životný cyklus
Problém s udržiavaním procesného riadenia
Podniková kultúra
Funkčný prístup k riadeniu organizácie
Reinžiniering
Neochota realizovať radikálne zmeny v spôsobe fungovania
IS/IKT
Nepreviazanie IS/IKT s podnikovými procesmi
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 29
Program
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 30
Riadenie zmien v organizácii R
S
Riadenie zmien
Vstupy pre modelovanie
pomocou nástroja
Business Intelligence (BI)
Meranie Stavu organizácie
Domény zmien
Materiály pre vedenie na realizáciu zmien
Realizácia zmien
• Procesy • Organizácia • Lokalizácia • IS/IT Stratégia organizácie, stav okolia
INTER M & K
Fázy cyklu PDCA: 1. fáza: Plánovať (Plan) 2. fáza: Realizovať (Do) 3. fáza: Preskúmať (Check) 4. fáza: Reagovať (Action)
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 31
Na čo sa viac zamerať pri zmenách org. štruktúr?
• Organizačný poriadok ? • Procesnú mapu ?
• Príručku kvality ? Organizačný poriadok upravuje vnútorné organizačné usporiadanie organizácie a jeho organizačných jednotiek, stanovuje hlavné zásady deľby práce vo vnútri organizácii, upravuje pôsobnosť, právomoci a zodpovednosť jednotlivých orgánov, organizačných jednotiek a organizačných útvarov a stanovuje základné organizačné vzťahy v organizácii. INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 32
Vykreslenie organizačnej štruktúry
Služobný úrad
Služobný úrad
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 33
Zobrazenie pôsobností organizačných útvarov
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 34
Program
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 35
Koncept nasadenia nástroja InLook system ® Vytvorenie Jednotného Katalógu pracovných aktivít a pracovných miest Práca nad jednou databázou všetkými členmi projektového tímu, t.j. práca nad jedným „pracovným stolom“ zdieľanie výsledkov práce a videnie svojho procesu v kontexte celej organizácie Zlepšenie procesu rutinnej personálnej práce Personalista „ponúkne“ obsah zmeny, vrátane náplne práce vedúcemu Vedúci akceptuje, alebo modifikuje zmenu.
Jednotný Katalóg pracovných činností a miest v centrálnej databáze INTER M & K
CLOUD SLUŽBA
Výrazné zvýšenie efektivity procesu
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 36
Harmonizácia prac. aktivít a procesnej štruktúry
Procesná štruktúra organizácie: Manažérske procesy Realizačné procesy Podporné procesy
Zmeny
Organizačná štruktúra Ústredie Podriadené zložky Sekcie ...
Úroveň popisu procesu
ORGORG A A+1
A. Skupina procesov B. Proces
...
C. Podprocesy procesu D. Aktivity podprocesu D1 D2 Dx Dn
INTER M & K
... Pracovné miesto Náplň práce, činnosti
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Úroveň organizačného útvaru
ORG A+2
Snímok č. 37
Duplicity a synonymá v pracovných náplniach
Príklady duplicít a synoným získaných v rámci aktualizácie opisov prác organizácie s cca 60 zamestnancami: • • • • • • • •
INTER M & K
Podpisovať doklady a písomnosti v súlade s Poverením ... podpisovať doklady a písomnosti v súlade s Poverením ... Podpisovať doklady a písomnosti, týkajúce sa evidencie ... v súlade s Poverením ... Podpisovať doklady, písomnosti na základe Poverenia ... Podpisovať písomnosti v zmysle Poverenia ... podpisovať písomnosti podľa Poverenia ... Podpisovať dokumenty podľa tejto pracovnej náplne v rozsahu poverenia udelenom ... Podpisovať ... doklady a písomnosti súvisiace s ... agendou v súlade s Poverením ...
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 38
Sústava klasifikácie aktivít (SKA) Pri popise procesov používame z dôvodu odstránenia synoným „SKA“. Príklad aktivít číselníka SKA pre skupinu č. 4 „rozpočet“ a č. 5 „účtovať“
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 39
Stupne zodpovednosti pri vykonávaní činností
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 40
Program
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 41
Príklad z praxe: “ Spracovanie požiadaviek FM “ Zriadenie/ zrušenie predajného miesta
Požiadavka na zriadenie predajného miesta
Opravy a údržba priestorov
Požiadavka na zriadenie predajného mietsa je zadaná
Potreba priestoru
Oprava nebude realizovaná, potreba investície
Žiadosť FM
Plánovač údržby a opráv FM Prijatie a spracovanie požiadavky na zabezpečenie priestoru
Špecifikovanie investície FM pre potreby rekonštrukcie
dispečer správy FM
správca budovy
Žiadosť FM Email
Požiadavka na zabezpečenie prac. miesta novému zamestnancovi definovaná
APV pre FM
Žiadosť na FM definovaná
Investícia definovaná APV pre FM
Žiadosť FM
Procesná rola: Dispečer správy FM
Žiadosť FM - nové prac. miesto
Evidovaný priestor s parametrami
Zoznam disponibilných priestorov
Štandardy vybavenia pracovného miesta
Analýzovanie požiadavky na zabezpečenie priestoru/majektu
INTER M & K
Procesná rola: Správca budovy
Žiadosť o ubytovanie
Zoznam disponibilných priestorov
Žiadosť FM
Evidovaný priestor s parametrami
Žiadosť FM - nové prac. miesto
dispečer správy FM
APV pre FM
Požiadavka na ubytovanie
Podnet pre investičnú činnosť
Vlastný priestor existuje
Prevádzkovanie priestorov
Investičná činnosť FM
Zabezpečenie a vybavenie priestoru
Požiadavka zamietnutá
Potreba uvolniť alebo premiestniť uživaný priestor
Je potrebné vykonať opravu priestoru
Vlastný priestor neexistuje, potreba prenajať priestor
Uvoľnovanie priestorov
Opravy a údržba priestorov
Nájom priestorov
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 42
Proces alokácie procesných činností k rolám
Činnosti role Názov role: „Zamestnanec pre nájomné vzťahy“
Popis činnosti role INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 43
Procesná rola: Správca budovy
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 44
Previazanosť procesov a pôsobností org. útvarov
Organizačná štruktúra
Procesy Identifikácia a popis procesov v nástroji pre procesné modelovanie I. úroveň Skupina oblastí procesov
I.
Systemizácia FM (činnosti zamestnancov podľa systemizácie funkčných miest)
stupeň riadenia Sekcia
II. úroveň Oblasť procesov
II. stupeň riadenia
III. úroveň Proces
III. stupeň riadenia
IV. úroveň Subproces
IV. stupeň riadenia
V. úroveň Činnosť
INTER M & K
Organizačný poriadok (pôsobnosti organizačných útvarov)
Odbor
Opisy pracovných činností riadiacich zamestnancov
Oddelenie Stredisko / Inštitút -
Opisy pracovných činností zamestnancov
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 45
Implementácia systému riadenia procesov
Procesný nástroj
Mapovanie procesov, agendy a rolí
Aj s väzbami
Kompetenčný model
Opisy pracovných miest /činností
(generovanie opisu)
Procesná rola
opis konkrétneho zamestnanca
on-line synchronizácia INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 46
Procesné role z procesu „Ľudské zdroje“
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 47
Ukážka priradenia spôsobilostí k profesii
Zobrazenie modulu „Činnosti“ ´katalógu typových pracovných miest
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 48
Katalógy pre zaradenie profesie – najnáročnejšia činnosť
Najnáročnejšia činnosť Vety platné od 1.11.2009
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 49
Ukážka väzby vybranej „Profesie“ a „Systemizácie FM“
FM Organizačné útvary
PM
Výstup: kvalitatívna databáza pracovných miest organizácie Oblasti špecializácie Katalógu PM
INTER M & K
usporiadaný zoznam pracovných miest organizácie vychádza z existujúceho stavu činností pracovných miest mení sa v závislosti od stanovených cieľov organizácie
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 50
Program
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 51
Implementácia systému riadenia procesov
Garanti procesov
Administrátor procesov
Procesy
Procesná Smernice mapa
INTER M & K
Administrátor DB InLook®
Používatelia procesov
Opisy + kompetencie
Organizačný poriadok
Opisy zamestnancov
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 52
Implementácia systému riadenia procesov Súčasný stav ORGANIZAČNÝ ÚTVAR ODBOR pracovisko
Definovanie funkčného miesta v zmysle pravidiel
Katalóg pracovných miest ( KPM )
Referát
GARANT
PM
GESTOR
PM
PM MANAŽÉR
Databáza činností
PROFESNÁ SKUPINA
GESTOR
GARANT
OBLASŤ ...
opis funkčného miesta
prac. miesto
GARANT
OBLASŤ ...
NÁZOV - POSLANIE - HL. ČINNOSTI - SPÔSOBILOSTI - VEDOMODTI - ZRUČNOSTI
OBLASŤ ŠPECIALIZÁCIE
Cieľová organizačná štruktúra Procesná rola
SCHÉMA FUNKČNÝCH MIEST FM
Funkčné miesto
( FM )
FM
FM
ODBOR ODDELENIE REFERÁT
PROCESY
Procesná rola Procesná rola
vstupy
činnosti
výstupy
SYSTEMIZÁCIA FUNKČNÝCH MIEST INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 53
Proces zastupovania zamestnancov
Pod procesom zastupovania zamestnancov rozumieme: • zistiť prítomnosť/neprítomnosť zamestnanca na pracovisku, • určiť, ktoré osoby budú zastupovať za neprítomného zamestnanca (môžu to byť aj viacerí zamestnanci s rôznou alokáciou zástupu), • stanoviť rozsah práce a počet hodín zástupu za neprítomného zamestnanca, • skontrolovať požadované spôsobilosti (platnosť oprávnení), • vypočítať odmenu za zastupovanie, • po ukončení mesiaca vygenerovať mesačnú uzávierku dochádzky v požadovanej forme (výkazy a dávkové súbory) s väzbou na personálny a mzdový systém (WFWM - the workflow and workforce management system / systém riadenia workflow a pracovnej sily)
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 54
Základom zastupovania je výkon činností zamestnancov
Účtovníctvo Odpracovaný čas a ostatné náklady na jednotlivé aktivity
Zástup
Pracovný výkaz
Náklady organizácie
Kalkulačný model procesných nákladov
Denný výkaz zamestnancov
Mzdové údaje
Prevádzková databáza a štatistiky
Objemy aktivit
Mesačný výkaz zamestnancov
Spracovanie a výplata mzdy
INTER M & K
Procesné náklady na - Aktivity - Poskytované služby
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 55
Výstup modulu EIS KP – kontrolingové účty
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 56
SaaS pre evidenciu zastupovania zamestnancov
• Zefektívnenie tejto agendy spočíva v aplikovaní riešenia SaaS (Software as a Service). • Pomocou mobilného zariadenia s on-line pripojením na internet si vedúci zamestnanec vyhľadá v krátkom čase príslušného zamestnanca v systemizácii funkčných miest a zadá mu v agende "Dochádzka" neprítomnosť priamo v teréne, nie až po návrate do kancelárie. • Zo systému zistí, aké činnosti podľa harmonogramu a na ktorých objektoch má zamestnanec vykonať, aké sú požadované spôsobilosti k výkonu týchto prác. • Na základe týchto informácií určí vhodných zamestnancov na zastupovanie v daný deň a stanoví podiel z celkovej doby zastupovania. • Systém sám doplní na základe dohodnutého vzorca a údajov z príslušného nákladového strediska mzdový nárok v EUR. INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 57
Prínosy InLook system® Excellence
Strategické údaje
Prevádzkové údaje
Úspora nákladov InLook system® Excellence
Rýchla odozva Riadenie zmien
InLook system® je ochranná známka EU č. 004913265 registrovaná v súlade s povoleným predmetom podnikania pre ZOZNAM TOVAROV A SLUŽIEB podľa Nice klasifikácie triedy 9, 35, 38, 42. INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 58
Zápis do registra Spoločenstva
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 59
Podpora modelu výnimočnosti EFQM/CAF
Riešenie InLook system® Excellence predstavuje nástroj zvyšovania výkonnosti organizácie uplatňovaním princípov
integrovaného manažérstva kvality a modelu výnimočnosti EFQM / CAF (viď : http://www.inlook.eu/wp-content/uploads/2013/BPUG_KE_21_11_2013.pdf Využitie Best Practice riešení Business Intelligence (BI) v projektoch modelu výnimočnosti EFQM a CAF, OPEN WORKSHOPS BPUG KE, 21. november 2013)
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 60
Procesne riadená organizácia vízia definícia stratégie
(re)design procesov
simulácia stratégie
marketing a predaj
kontroling
simulacia procesov CRM
dokumentácia procesov a riadenie akosti
management znalostí
riadenie zmien
optimalizácia zdrojov
optimalizácia organizačných štruktúr a riadenia
optimalizácia IT podpory
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 61
BI riešenia a CLOUD computing
• Princípy BI riešení a CLOUD computingu môžeme uplatniť v každej firme (organizácii, podniku alebo spoločnosti) a bez ohľadu na veľkosť a predmet podnikania. Doporučenie: Využime riešenia veľkých spoločností pre blaho a rozvoj malých a začínajúcich firiem!
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 62
Program
1. Využitie technológie BI a platformy Cloud Computingu pre on-line riadenie organizácie 2. Tvorba procesnej mapy organizácie 3. Organizačný poriadok organizácie 4. Vytvorenie databázy činností systemizovaných miest organizácie a ich synchronizácia s procesnými činnosťami 5. Priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z org. štruktúry a zadefinovanie požadovaných spôsobilostí zamestnancov (manažment kompetencií) 6. Využitie inovatívnej služby InLook system® Excellence 7. Diskusia
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 63
Záver
Ďakujeme za pozornosť www.bpug.sk
INTER M & K
Podpora modelu výnimočnosti EFQM / CAF pomocou riešenia InLook system ® Excellence
Snímok č. 64