Oleh: Koko Syah Putro NRP 5209 100 078 Dosen Pembimbing: Ir. A. Holil Noor Ali, M.kom Anisah Herdiyanti S.Kom. M.Sc
1. Pendahuluan
Outline
1.2 Latar Belakang 1.3 Rumusan Masalah 1.4 Batasan Masalah 1.5 Tujuan Tugas Akhir 1.6 Manfaat Tugas Akhir
2. Metode Penelitian 3. Analisa data dan hasil penelitian 3.1 Analisis kondisi perusahaan sebelum implementasi 3.2 Analisis kondisi perusahaan setelah implementasi 3.3 Analisa Biaya 3.4 Analisa Manfaat 3.5 Analisis Finansial
4. Kesimpulan dan Saran
1.1 Latar Belakang Produk: 1. Hasil Percetakan (Digital printing) 2. Penjualan Konveksi
Pencatatan: 1. Pembelian 2. Penjualan 3. Bahan baku 4. Penggajian 5. Produksi Permasalahan Akutansi
1.2 Rumusan Masalah • “Bagaimanakah hasil analisis investasi Accurate pada Amanah Digital printing?” 1. Apa saja biaya langsung dan tidak langsung yang ditanggung oleh perusahaan? 2. Berapa besar nilai biaya langsung dan tidak langsung tersebut? 3. Apa saja manfaat langsung dan tidak langsung yang diterima oleh perusahaan? 4. Berapa besar nilai manfaat langsung dan tidak langsung tersebut? 5. Berapa nilai PI, NPV, IRR, PP dan ROI untuk hasil analisis tersebut?
1. Pendahuluan
Outline
1.1 Latar Belakang 1.2 Rumusan Masalah 1.3 Batasan Masalah 1.4 Tujuan Tugas Akhir 1.5 Manfaat Tugas Akhir
2. Metode Penelitian 3. Analisa data dan hasil penelitian 3.1 Analisis kondisi perusahaan sebelum implementasi 3.2 Analisis kondisi perusahaan setelah implementasi 3.3 Analisa Biaya 3.4 Analisa Manfaat 3.5 Analisis Finansial
4. Kesimpulan dan Saran
1.3 Batasan Masalah 1. Hanya menggunakan Accurate 4 Standard Edition dan semua perangkat pendukungnya. 2. Tidak membahas masalah arsitektur jaringan. 3. Jangka waktu 4 tahun sesuai dengan trend IT yaitu pada tahun 2014 sampai dengan 2018. 4. Discount rate periode februari 2012 – Mei 2013 adalah 5,75% dan nilai inflasi sebesar 5%. 5. Pajak dan depresiasi tidak dihitung.
1.4 Tujuan 1. Menghasilkan analisis investasi Accurate dari segi manfaat. 2. Menghasilkan analisis investasi Accurate dari segi biaya. 3. Mengetahui hasil perhitungan finansial menggunakan cost benefit analisis sebagai masukan pertimbangan manfaat dan biaya kelayakan invesatai Accurate 4.
1.5 Manfaat • Bagi perusahaan, dapat mengetahui jenis-jenis manfaat dan biaya secara langsung ataupun tidak langsung dalam implementasi Accurate beserta dengan alasan finansialnya. • Bagi peneliti, dapat mengetahui kinerja metode cost benefit analysis yang digunakan di dalam analis kelayakan investasi TI apabila digunakan dalam unit UKM.
M e t o d e
P e n e l i t i a n
3.1 Analisis kondisi perusahaan sebelum implementasi
3.1.1 Siklus Pengeluaran (Pemesanan barang kepada supplier) 3.1.2 Siklus Pendapatan
3.1.3 Siklus Penggajian
3.1.4 Siklus Produksi (Proyek)
3.1.1 Siklus Pengeluaran (Pemesanan barang kepada supplier)
3.1.2 Siklus Pendapatan
3.1.3 Siklus Penggajian
3.1.4 Siklus Produksi (Proyek)
3.2 Analisis kondisi perusahaan setelah implementasi
3.2.1 Siklus Pengeluaran (Pemesanan barang kepada supplier) 3.2.2 Siklus Pendapatan
3.2.3 Siklus Penggajian
3.2.4 Siklus Produksi (Proyek)
3.2.1 Siklus Pengeluaran (Pemesanan barang kepada supplier)
3.2.2 Siklus Pendapatan
3.2.3 Siklus Penggajian
3.2.4 Siklus Produksi (Proyek)
3.4 Analisis Biaya
3.4.1 Analisi Biaya Langsung
• • • •
Procurement Cost Start up Cost Project Related cost Ongoing and Maintenance Cost
3.4.2 Analisis Biaya Tidak Langsung
• • • •
Development Implementation Training and Operation Risk Cost
3.4.1 Analisi Biaya Langsung: Procurement Cost No
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9
1 2
1 1 2
Nama Barang Perangkat Hardware Processor RAM Hard disk VGA Casing Stavolt Monitor Mouse Printer Canon Ip 3600 Perangkat Jaringan Kabel Lan 10M SW Hub TP-Link TL-SF1008 Perlengkapan pendukung Meja komputer Biaya Personalia Konsumsi Transportasi
Jumlah
2 2 2 2 2 2 2 2 2
Harga Satuan
Total Harga
Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah Buah
Rp 825.000 Rp 202.000 Rp 290.000 Rp 342.125 Rp 185.000 Rp 150.000 Rp 750.000 Rp 50.000 Rp 875.000
Rp. 1.650.000 Rp. 404.000 Rp. 480.000 Rp. 684.250 Rp. 370.000 Rp. 300.000 Rp. 1.500.000 Rp. 100.000 Rp. 2.100.000
2 Buah 1 Buah
Rp. 20.000 Rp. 89.500
Rp. 40.000 Rp. 89.000
Rp. 315.000
Rp. 630.000
Rp. 15.000 Rp. 15.000
Rp. 45.000 Rp. 30.000 Rp. 8.422.250
2 set 3 Org 2motor Total
3.4.1 Analisi Biaya Langsung: Start Up Cost No
Nama Barang Accurate 4 Standar Edition
Jumlah 2 Lisensi
Harga Satuan -
2.
Instalasi Accurate
0
-
0
3
Instalasi jaringan
1 Orang
-
Rp 75.000
1.
Total
Total Harga
Keterangan
Rp. 8.0000.000
Rp. 8.075.000
Sesuai dengan harga resmi Accurate Pihak manajemen telah memahami dengan buku panduan Instalasi yang dilakukan oleh teknisi rekanan perusahaan
3.4.1 Analisi Biaya Langsung: Start Up Cost No
Nama Barang Biaya Pengumpulan Data
Jumlah
2.
3.
1.
4.
0
Harga Satuan 0
Total Harga 0
Biaya analis sistem
0
0
0
Biaya Konversi Data Biaya Pelatihan
0
0
0
0
0
0
Keterangan Pengumpulan data ditangani oleh pihak keuanngan ADP Dibantu oleh konsultan Accurate Tidak ada biaya koversi data Tidak ada biaya Pelatihan langsung menghubungi support dari Accurate
3.4.1 Analisi Biaya Langsung: Ongoing and Maintenance Cost Biaya Berjalan A. Aplikasi Penyempurnaan Sistem Accurate 4 Update lisensi Antivi B. Hardware Tinta 4 warna Printer Catrid Printer C. Personalia Admin Total
Tahun 1
Tahun 2
Tahun 3
Tahun 4
0
0
0
0
0
0
0
0
Rp 100.000 Rp 275.000
Rp 105.000 Rp 288.750
Rp 110.250 Rp 303.186
Rp 115.762 Rp 318.346
Rp 650.000 Rp. 1.025.000,-
Rp 682.500 Rp 1.076.250
Rp 716.625 Rp 1.130.063
Rp 752.456 Rp 1.186.566
3.4.2 Analisi Biaya Tidak Langsung: Development 1. Integration of new system into curent situation Pengaplikasian sistem ini tidak membutuhkan biaya untuk mengintegrasikan atau perpindahan data. Proses tersebut mungkin terjadi pada perusahaan yang telah mengaplikasikan sistem yang kemudian diganti dengan sistem yang baru yang kemungkinan akan memakan biaya.
3.4.2 Analisi Biaya Tidak Langsung: Implementation 1. Resistance to change Sebagai contoh adalah ketika implementasi sistem ini berlawanan dengan error reduction yang akan mungkin membuat pelanggan menunggu. Penggunaan poin ini tidak cocok dengan analisis investasi ini karena pihak manajemen belum mengetahui bagaimana respon pelanggan terhadap sistem baru ini. 2. Orgnizational Restucture and Re-design business process Biaya perubahan organisasi dan proses bisnis merupakan biaya yang seharusnya dikeluarkan oleh pihak manajemen dengan mengeluarkan biaya konsultan.
3.4.2 Analisi Biaya Tidak Langsung: Implementation (Con’t) 3. Implementation Effort Pada tahapan ini akan muncul tentang biaya teknisi dan jasa tenaga kerja yang akan membangun sistem tersebut. Sebagai contoh perusahaan membutuhkan tenaga teknisi untuk melakukan instalasi jaringan atau hardware. 4. Legal necessity Dari pernyataan tersebut maka harus diperhatikan untuk implementasi sebuah sistem harus juga menaati peraturan perundang-undangan. Sebagai contoh untuk perusahaan apakah harus mencermati apakah harus membayar suatu ijin tertentu untuk implementasi sistem informasi tersebut. Untuk studi kasus implementasi sistem ini tidak membutuhkan ijin tertentu untuk perusahaan.
3.4.2 Analisi Biaya Tidak Langsung: Training and Operation Cost 1. Formulation of IT policy and control Biaya yang terkait dengan policy dan control adalah pengadaaan bagian tata kelola untuk operasional accurate. Pada proses ini perusahaan telah menganggarkan tentang pembuatan aturan tersebut pada tahapan implementasi dari proyek ini.
No
Pengeluaran
Jumlah
1. 2. 3.
Konsumsi Kertas Poster
10 Orang 1 rim 5 Buah Total
Harga Satuan (Rp) 15.000 27.500 2000
Total Harga (Rp) 150.000 27.500 10.000 187.500
3.4.2 Analisi Biaya Tidak Langsung: Training and Operation Cost (Con’t) 2. Employee motivation Contoh lain dari adanya biaya tersebut adalah biaya yang dikeluarkan terkait dengan reward yang akan diberikan oleh perusahaan kepada pegawai yang dapat beradaptasi dengan cepat kepada sistem yang baru tersebut. 3. Employee training and time Analisis komponen biaya yang dapat dimunculakan dari analisis ini adalah waktu training untuk pegawai. Untuk waktu training tersebut dapat menjadi komponene biaya apabila dilaksanakan pada waktu aktif pegawai. Tetapi setelah dibicarakan dengan pihak manajemen tentang komponen biaya yang akan muncul tersebut maka pihak manajemen memilih waktu libur pegawai untuk melaksanakan pelatihan tersebut.
No
Pengeluaran
Jumlah
1.
Konsumsi
10 Orang
Harga Satuan (Rp) 15.000
Total Harga (Rp) 150.000
3.4.2 Analisi Biaya Tidak Langsung: Risk Cost 1. Disruption to normal work practices (Downtime) Analisis biaya yang akan muncul pada komponen biaya ini adalah waktu downtime yang akan mempengaruhi proses produksi dari perusahaan. Komponen biaya tersebut akan muncul apabila perusahaan tersebut menggunakan It sebagai bagian utama untuk melaksanakan bisnis. Sebagai contoh adalah perusahaan penjualan online, perusahaan penerbangan, perusahaan pertambangan dll. 2. Technological risk Komponen biaya yang dapat muncul teori tersebut adalah biaya mengenai pembayaran untuk melakukan asuransi, atau untuk mendapatkan garansi sparepart yang diharuskan untuk membayar biaya tambahan. Selain biaya tersebut adalah biaya mengenai support yang akan menangani troubleshooting. Biaya untuk melakukan troubleshooting tersebut oleh Accurate diberikan tanpa biaya sebagai salah satu pelayanan tambahan kepada pelanggan.
No
Jenis Barang
Jumlah
1
Antivirus
2 Lisensi
2
UPS
2 Buah Total
Harga satuan (Rp)
440.000
Total biaya (Rp) 375.000
880.000 1.255.000
Keterangan Lisensi sepanjang 4 tahun
Kesimpulan biaya langsung dan tidak langsung Biaya langsung: Procurement Cost Start Up Cost Project Related Cost Ongoing and maintenance cost Tahun ke 1 Tahun ke 2 = Rp. Tahun ke 3 = Rp. Tahun ke 4 = Rp.
= Rp. = Rp. = Rp.
8.422.250 8.075.000 0
= Rp. 1.076.250 1.130.063 1.186.566
1.025.000
Biaya Tak Langsung Development Implementation Training and Operations Mantenance
= Rp. = Rp. = Rp. = Rp.
0 0 337.500 1.255.500
Total tahun ke 1
= Rp.
17.939.750
3.5 Analisis Manfaat
3.5.1 Analisi Manfaat Langsung 3.5.2 Analisis Manfaat Tidak Langsung
• Cost Reduction • Cost Avoidance • • • •
Value Linking Value Acceleration Value Restructuring Innovation Value
3.5 Analisis Manfaat Langsung: Cost Reduction No. 1
Manfaat Pengurangan biaya bolpoin
2
Pengurangan biaya kertas faktur penjualan
Sistem Lama Untuk masingmasing proses bisnis bagian keuangan harus mencatat pengeluaran, pemasukan dan pergudangan dengan pencatatan manual. Kertas faktur penjualan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti penjualan.
Sistem Baru Proses bisnis bagian keuangan telah tersedia dalam sistem, sehingga pencatatan manual dapat dihindari..
Kertas faktur penjualan dikirim melalui email pembeli. Hanya beberapa saja yang ingin faktur dalam bentuk cetak.
3.5 Analisis Manfaat Langsung: Cost Avoidance No 1.
2.
Manfaat Penghilangan biaya buku untuk mencatat pembukuan. Penghilangan biaya insentif perhitungan bahan baku di gudang.
Sistem lama Pembukuan siklus transaksi dilakukan secara manual. Laporan pencatatan bahan baku dilakukan oleh dua orang karena beragam barang yang harus dicatat.
Sistem baru Pembukuan siklus transaksi menggunakan sistem Accurate.. Laporan pencatatan bahan baku hanya perlu dilakukan oleh satu orang saja karena telah secara otomatis tercatat di Accurate.
3.5 Analisis Manfaat Langsung: Kesimpulan
Jadi manfaat langsung yang dapat terlihat oleh perusahaan adalah Rp. 253.000,- dari cost reduction dan Rp. 633.000,- dari cost avoidance. Jadi total manfaat langsung yang didapat oleh perusahaan yaitu sebesar Rp.886.000,-
3.5 Analisis Manfaat Tidak Langsung: Siklus Penerimaan 2.
Siklus penerimaan (Penjualan).
Penawaran penjualan yang dibuat oleh manajemen tidak terintegrasi langsung dengan penugasan tiap tenaga penjual.
Data pelanggan pada sistem lama sulit untuk dilakukan review karena harus mengecek pembelian per pelanggan.
Pesanan Penjualan
Spesifikasi pesanan tidak terulis dengan detai pada faktur penjualan.
Penerimaan Penjualan
Penerimaan pelanggan digunakan faktur manual dan piutang pelanggan dicatat pada buku pembukuan oleh
Penawaran Penjualan
Penawaran penjualan yang dibuat oleh pihak manajemen langsung terintegrasi dengan masingmasing tenaga penjualan Terdapat fitur sorting yang dapat dilakukan bagian keuangan untuk melihat pola pembelian per pelanggan. Spesifikasi barang telah terintegrasi dengan modul persediaan barang sehingga kesalahan ketidakjelasan spesifikasi akan dihindari. Sistem terintegrasi dengan pembayaran pesanan sehingga apabila terdapat piutang
Value Linking untuk review masing-masing tenaga penjual
Value Linking Review perpelanggan
Value Lingking untuk tingkat akurasi data sesuai dengan pesanan pejualan.
Value Linking peringatan piutang pelanggan.
3.5 Analisis Manfaat Tidak Langsung: Siklus Penggajian 3.
Siklus Penggajian
Pencatatan pengeluaran pembayaran gaji
Tidak terdapat sistem yang digunakan untuk melakukan review masingmasing tenaga penjual.
Dalam sistem Value linking Accurate review masingterdapat tiga masing tenaga tahapan dalam penjual proses penjualan barang sehingga memungkin melihat laporan progress setiap tenaga penjual.
3.5 Analisis Manfaat Tidak Langsung: Kesimpulan No 1.
Value Value lingking
1. 2.
3.
4. 2.
Value Acceleration
1.
2.
3 4.
Value Restructuring Innovation value Total Manfaat
Manfaat Penambahan tingkat akurasi data Pengingat piutang pelanggan dan pemasok Review masingmasing tenaga penjual Review pelanggan Percepatan dalam pemesanan bahan baku Percepatan dalam proses pembuatan laporan laba rugi -
Rp.
Jumlah 1.110.000,-
Rp.
1.017.000,-
Rp.
420.000,-
Rp.
2.056.800,-
Rp. 900.000,-
Rp. 600.000,-
0 0 Rp 6.103.800,-
3.5 Analisis Finansial: NPV
Dari hasil perhitungan NPV yang telah dilakukan dengan memperhatikan inflasi sebesar 5% setiap tahunnya maka diperoleh NPV sebesar -Rp.13.698.993 (Lihat lampiran B). Jika dimasukkan kedalam kelayakan investasi menurut perhitungan NPV maka proyek implementasi Accurate ini dikatakan tidak layak untuk diimplementasikan. Melihat dari jangka waktu yang digunakan yang dalam jangka waktu 4 tahun dengan nilai total manfaat setalah mengalami diskon sebesar Rp 6.609.704 setiap tahunnya, maka dari segi NPV investasi ini dapat disimpulkan sama sekali tidak menguntungkan. Menurut teori NPV investasi yang layak untuk dilaksanakan adalah apabila hasil dari perhitungan NPV lebih besar dari 0 rupiah.
3.5 Analisis Finansial: ROI
Dari perhitungan telah diperoleh bahwa ROI yang dihasilkan adalah sebesar -52,37% dari present value untuk mengetahui nilai uang saat ini. Nilai tersebut didapatkan dari perhitungan nilai total investasi yang telah ditarik pada present value berdasarkan lampiran B sebesar Rp 21.917.613,- dan total manfaat sebesar Rp 26.159.022,- pada tahun keempat sehingga memperoleh keuntungan sebesar Rp 4.241.409,- .
3.5 Analisis Finansial: IRR
Tahun
IRR
Discount Rate Bunga Rendah Cash Flow 0,057
Discount Rate Bunga Tinggi Present Value 0,12 0,057
Present Value 0,12 ‐ Rp11.746.167
1
0,946
‐Rp13.155.707
0,89
‐ Rp12.440.385
2
0,894
‐Rp7.648.868
0,80
‐Rp6.839.690
‐Rp6.097.631
3 4
0,712 0,636
‐Rp1.511.701 Rp5.307.284
0,71 0,64
‐Rp1.075.999 Rp3.372.875
‐Rp1.075.999 Rp3.372.875
‐ Rp16.983.199
‐ Rp15.546.922
‐3%
Total
Tingkat suku bunga rendah sebesar 0.057 dimana PV sama dengan 0 dan tingkat suku bunga tinggi dipilih 0.12 dimana dimana nilai PV sama dengan positif. Dengan hasil nilai IRR sebesar -3% dan berdasarkan dengan perhitungan tingkat suku bunga bank(Lampiran E) sebesar 5.75% maka investasi ini tidak dapat diterima.
3.5 Analisis Finansial: Payback Periode
3.5 Analisis Finansial: Payback Periode
4. Kesimpulan dan Saran
1. Untuk memunculkan biaya langsung menggunakan pendekatan 4 tahapan biaya pada manajemen proyek yaitu procurement cost, start up cost, project related cost dan Ongoing and maintenance cost. 2. Untuk memunculkan biaya tidak langsung menggunakan pendekatan beberapa pendapat para ahli diantaranya, Marc J. Schiederjans et al, 2004, Kusters and Renkema (1996), Anandarajan and Wen (1999) dan Irani(2002) dari paper yang berjudul ”Evaluating cost taxonomies for information systems management” (Irani zahir, et al. 2005). Pendapat tersebut kemudian dikelompokkan menjadi beberapa bagian berikut: 1. Development : Integration of new system into curent situation. 2. Implementation : Resistance to change, Orgnizational Restucture and Re-design business 3. proces, Implementation Effort, Legal necessity. 4. Training and operation: Formulation of IT policy and control, Employee motivation, Employee training and time 5. Risk Cost : Disruption to normal work practices (Downtime), Technological risk
4. Kesimpulan dan Saran 3. Biaya langsung dan tidak langsung yang diperoleh perusahaan adalah: Biaya langsung: Procurement Cost = Rp. 8.422.250 Start Up Cost = Rp. 8.075.000 Project Related Cost = Rp. 0 Ongoing and maintenance cost Tahun ke 1 = Rp. 1.025.000 Tahun ke 2 = Rp. 1.076.250 Tahun ke 3 = Rp. 1.130.063 Tahun ke 4 = Rp. 1.186.566
Biaya Tak Langsung Development Implementation Training and Operations Mantenance
Total biaya
= Rp.
= Rp. 0 = Rp. 0 = Rp. 187.500 = Rp. 1.255.500
17.939.750
4. Kesimpulan dan Saran
4. Untuk memunculkan manfaat langsung menggunakan dua pendekatan yaitu cost reduction dan cost avoidance. 5. Untuk memunculkan manfaat tidak langsung menggunakan pendekatan value analysis. 6. Manfaat langsung dan tidak langsung yang diperoleh oleh perusahaan adalah sebesar: No Pendekatan Jumlah 1.
Cost Reduction
Rp.
253.000,-
2.
Cost Avoidance
Rp
633.000,-
3.
Value linking
Rp. 1.110.000,Rp. 1.017.000,Rp.
420.000,-
Rp. 2.056.800,4.
Value Acceleration
Rp.
900.000,-
Rp.
600.000,-
5.
Value Restructuring
0
6.
Innovation value
0
Total Manfaat
Rp 6.989.800,-
4. Kesimpulan dan Saran
7. Dilihat dari segi finansial yang diukur maka investasi tersebut sangat tidak layak untuk dijalankan apabila mengacu pada batas waktu investasi selama 4 tahun.
Metode Perhitungan NPV ROI IRR PP PI
Hasil -Rp.17.008.993 -79,71% -3% 2.88 Tahun -0,65
4. Kesimpulan dan Saran
1. Analisis investasi yang telah dilakukan ini memiliki kendala untuk mendefinisikan pendekatan biaya-biaya yang mungkin muncul. Untuk penelitian selanjutnya diharapakan terdapat klasifikasi pemunculan komponen biaya manfaat langsung dan tidak sesuai dengan ruang lingkup proyek yang akan diinvestasikan. 2. Pada analisis ini terkendala dengan waktu investasi yang sangat terbatas sehingga diharapkan akan terdapat analisis waktu investasi yang cocok sesuai dengan ukuran cash flow perusahaan sehingga akan mempermudah inisiasi awal perusahaan.
“ You can see the computer age everywhere but in the productivity statistics ”
