Oldtimerclub “Retro Drivers” Internationale vereniging voor eigenaars van klassieke automobielen en motoren
Merksplas, postdatum
Wie zijn wij Oldtimerclub Retro Drivers is een vriendenclub ontstaan uit een groep mensen die hun liefde voor klassieke voertuigen met elkaar delen. Wij zijn dan ook een Multi-merkenclub met leden uit Nederland en België, waar iedere liefhebber met zijn eigen merk terecht kan en zich thuis voelt. Ons doel is deze klassieke voertuigen van verschillende merken, van 1885 tot en met 1975, in stand te houden, te onderhouden en te bewaren. Deze hobby willen wij stimuleren, begeleiden en verenigen in clubverband. Wij bieden de eigenaars en hun gezin om het genot en rijplezier met hun oldtimers te beleven in clubverband met een goed gevuld jaarprogramma. Wij bieden U: • Maandelijks dagritten van maart tot oktober • Een nieuwjaarsreceptie in januari, ons droog dagevenement in februari (voor de verandering iets zonder onze oudjes) en onze jaarvergadering in november. • Ook proberen we jaarlijks ons oldtimerweekend te organiseren. Wie kan bij ons terecht: • Iedereen, man of vrouw, die een wagen bezit of er één wil aanschaffen, waarvan de fabricage gestart is voor 31 december 1975 en die: • Interesse heeft voor ons blinkend ijzer. • Respect heeft voor andermans keuze betreffende classic Car of Oldtimer. • Goed humeur, enthousiasme en initiatief nemend is. • Bereid is om in clubverband enkele gezellige ritten mee te rijden. • Bereid is om mee te werken aan enkele evenementen of zelf iets wil organiseren. • Ruimhartig de partnerkeuze van andere leden accepteert, want bij ons is er royaal ruimte voor de eventuele wederhelften. Opmerking: • Uitzonderingen of eventuele special cars zullen door het bestuur beoordeeld worden voordat ze toegelaten worden tot de vereniging. • Uiteraard zijn ook donateurs, welke sympathie hebben voor onze vereniging welkom
Reglement/Statuten Omdat wij als oldtimerclub gekozen hebben voor een niet officiële vereniging zonder winstoogmerk (VZW) te zijn, gelden deze clubreglementen tevens als statuten. Hierna genoemde personen, Jan van Dongen, Guus Marinus en Marcella Leys, kwamen in december 2013 samen om een Oldtimervereniging op te richten onder de hiernavolgende voorwaarden: Naam van de Vereniging: De vereniging Retro Drivers is een feitelijke vereniging (FV) opgericht voor onbepaalde duur. Zetel van de vereniging: De zetel van de vereniging is gevestigd Vissersstraat 9 – 2330 Merksplas – België. Hij kan bij beslissing van het bestuur en/of de leden van de vereniging verplaatst worden naar een andere locatie. Doel van de vereniging: • Deze oldtimerclub heeft als doel de hobby van het restaureren, onderhouden en bewaren van alle “Oldtimers” ingeschreven voor 31 december 1975 te stimuleren, te begeleiden en te verenigen in clubverband. • Zowel de FV als hun leden beogen rechtstreeks noch onrechtstreeks enig winstoogmerk of vermogensvoordeel. • Het is absoluut niet de bedoeling om een winstgevende onderneming te zijn en van daar is het ook aangeraden om eventuele restanten van lidgelden en anderen deels op te gebruiken tijdens de nieuwjaarsreceptie. Het Bestuur: • Het bestuur bestaat uit minstens 3 personen. • Bestuursleden worden uit de leden van de vereniging gekozen. • De benoeming van een bestuurslid geschiedt voor een periode van 3 jaar. Het bestuur streeft naar de situatie waarbij er jaarlijks 1 bestuurslid herkiesbaar is om daarmee de bestuurservaring en aanwezige kennis te waarborgen. o Om een sterke en stabiele bestuursgroep te krijgen werd gekozen om gedurende 3 jaar (2014-2015-2016) vast te houden aan het startbestuur. • Een bestuurslid wordt erelid nadat hij of zij 3 bestuurstermijnen voor zijn rekening genomen heeft (minstens 9 jaar). Leden: • Het bestuur kan tijdelijk een ledenstop invoeren wanneer het maximaal toegestane ledenaantal bereikt is. Momenteel is dit vastgelegd op ±50 leden.
• Leden van de vereniging zijn zij, die in het bezit zijn van een oldtimer, waarvan de fabricage gestart is voor 31 december 1975, momenteel zoekende zijn naar een oldtimer of zelf actief zijn in de club. o Uitzonderingen hierop wordt gemaakt voor leden die al lid waren van de vorige club (GVO) voor 11 november 2007 en in het bezit zijn van een oldtimer die jonger is dan de vooropgestelde datum. • Aspirant leden kunnen eenmalig deelnemen aan een ritactiviteit in clubverband mits betaling van de deelname kost van € 7,50. Bij verdere deelname aan clubactiviteiten dienen ze officieel lid te worden van de club. De te betalen
contributie zal in mindering gebracht worden met de reeds betaalde dagvergoeding van € 7,50. • Gastrijders zijn zij, die deelnemen aan de rit op voorspraak van andere clubleden en zij betalen dan ook de deelname kost van € 7.50. Een uitzondering hierop wordt toegestaan aan de inrichter van de rit. Hij mag zelf een maximum van 5 niet betalende familie – gastrijders uitnodigen op zijn rit. • Donateurs zijn zij, die niet in het bezit zijn van een oldtimer maar toch sympathie hebben met onze vereniging. Zij kunnen deelnemen aan de nieuwjaarsreceptie, de jaarvergadering maar voor de ritevenementen is wel een oldtimer vereist (of meerijden met bevriend lid of familie behoord ook tot de mogelijkheden). • Er wordt van de leden verwacht dat zij, indien daartoe in staat, ook zelf eens een ritje of ander evenement voor hun rekening nemen en bereid zijn de andere minder ervaren clubleden op sleeptouw te nemen bij de verschillende dagritten en/of een weekend. Lidgelden: • De contributie of het lidgeld loopt gelijk met het boekjaar van 01 november xxxx tot/met 31 oktober xxxx. • Het lidgeld wordt vastgelegd op € 40.00 per boekjaar. Nieuwe leden betalen tevens eenmalig een administratiekost van € 15.00 (Nieuw lid na 1 juli = € 25.00 + €15.00 administratiekost). Opmerking: Deze bedragen kunnen, indien nodig, door het bestuur verhoogd worden na goedkeuring van de ledenvergadering. • De lidgelden kunnen cash betaald worden tijdens de jaarvergadering op het einde van het lopende jaar, tijdens de nieuwjaarsreceptie aan de verantwoordelijke penningmeester van dat ogenblik of per overschrijving op de bankrekening nummers: Voor NL: NL29RABO 013.85.55.788 Bic code: RABOW L2U Voor BE: BE08 7875.0294.0313 Bic code: GKCCBEBB En dit voor 15 februari van het lopende boekjaar. • Bij niet tijdig betalen eindigt het lidmaatschap per 15 februari van het nieuwe boekjaar, zal daarna alle correspondentie stoppen en wordt u niet langer beschouwd als lid. • Nieuwe leden kunnen uiteraard tijdens het jaar contant betalen aan de penningmeester. • Na betaling ontvangt U een lidmaatschapskaart. Jaarverslag, rekening en verantwoording: • De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit lidgelden/contributie, sponsoring, donaties en toevallige, overige baten. • Deze geldmiddelen worden beheerd door het bestuur en vooral gebruikt voor bijdrages voor organisators van interne evenementen, administratie, correspondentie en website. • De jaarvergadering benoemt jaarlijks een kascommissie, bestaande uit twee personen (telkens gekozen voor 2jaar om de continuïteit te waarborgen), die de rekening en balans nakijken en het kasverslag ondertekenen ter goedkeuring. • Deze kascommissie, controleert deze stukken voorafgaand aan de algemene ledenvergadering op uitnodiging van de penningmeester.
• Leden die niet in staat zijn om zelf voor de inrichting van een evenement te zorgen kunnen misschien bijdragen door eventueel een sponsor of advertentie aan te brengen voor de website en dit zal ook zeer gewaardeerd worden. Jaarvergadering: • Het bestuur nodigt alle leden jaarlijks uit op de algemene jaarvergadering welke plaats vindt in november. • Er kan een extra algemene ledenvergadering bijeen geroepen worden als de meerderheid van het bestuur hierom verzoekt. • Verder is het bestuur verplicht tot een bijeenroepen van een ledenvergadering van de vereniging indien zij daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek van minimaal 1/3de deel van de stemgerechtigde leden heeft ontvangen. Er kan maar 1 stem zijn per betalend en werkend lid. • Deze extra ledenvergadering dient plaats te vinden binnen 4 weken na aanvraag. • Indien na het verstrijken van de termijn, hieraan geen gehoor is gegeven door het bestuur, kunnen de verzoekers zelf tot een bijeenroeping overgaan. Dagritten, weekends en ander evenementen: • De vereniging, maar vooral de eigen leden, organiseert jaarlijks diverse ritten, een volledig georganiseerd weekend en mogelijk nog diverse andere activiteiten. • De inrichter ontvangt een leidraad die moet helpen bij het organiseren van het evenement. • Aan de inrichter wordt verzocht volgende tekst toe te voegen aan zijn route beschrijving en dit in verband met verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid. Wij willen U er tevens op wijzen dat de inrichters niet verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor schade of ongevallen van en naar en/of tijdens dit evenement en dat U rijdt op eigen risico. Het accepteren van deze routebeschrijving of routeboek wordt door ons tevens beschouwd als het akkoord gaan met bovenvermelde aansprakelijkheidsbepaling. De organisatoren en/of de club “Retro Drivers” kunnen dus nergens aansprakelijk voor gesteld worden. • De inrichter ontvangt een kleine vergoeding voor de organisatie welke jaarlijks kan herzien worden en momenteel vastligt op € 50 per evenement (met uitzondering voor het weekend waar €100 per dag voorzien wordt). • Bij de uitnodiging voor evenementen zal tevens een routebeschrijving meegegeven worden waarbij ook via de gewone wegen de startplaats aangegeven wordt. We rijden immers met oldtimers en schuwen de snelwegen. • De inrichter bezorgd het secretariaat minstens 1 maand op voorhand de uitnodiging die door het secretariaat elektronisch verstuurd wordt naar de leden waar mogelijk en per post voor de overige leden. Deze uitnodiging zal aangevuld worden met een opmerking in verband met de aansprakelijkheid en wel als volgt: • Verschillende deelnemers moeten alvast ettelijke kilometers rijden naar het startpunt en daarom is het aangewezen om uw ritten te beperken tot 80km met een afwijking van 10%. • De inrichter van een evenement draagt de dag verantwoordelijkheid en bepaalt zelf de dag inhoud.
• De inrichter verbindt zich ertoe geen misbruik te maken van eventuele privé informatie en respecteert daarbij de wet op de privacy. • Indien verdere hulp vanuit het bestuur nodig is kan altijd contact opgenomen worden met het secretariaat. • De inrichter zoekt een kandidaat/vrijwilliger om een verslag van het evenement te schrijven en dit liefst voordat de rit start zodat deze persoon notities kan maken. Hij verwittigd tevens de webmaster zodat deze weet wie een verslag zal bezorgen voor de website en de nieuwsflash. • Indien er verder nog hulp vanuit de advies- en evenementencommissie nodig is kan er altijd contact opgenomen worden met de verantwoordelijkheden. Clubinfo, website: • We proberen de communicatie met de leden in stand te houden met vrijwilligers. Daarvoor gebruikten we de website waarbij we eveneens alle leden willen bereiken. • De inrichters van ritten, weekend of andere evenementen proberen ook de deelnemers te motiveren om een verslag te schrijven en/of foto’s te bezorgen aan het secretariaat. • Via sponsoring trachten we de website draaiende te houden en financiële steun is daarbij nodig. • Losse verhalen over andere evenementen of andere artikelen zijn steeds welkom op het secretariaat. • Uiteraard is er de rubriek te koop of te koop gevraagd die ter uwer beschikking staat.
