OHSAS (nl) Welzijnsmanagementsystemen - Richtlijnen voor de implementatie van OHSAS 18001

OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

OHSAS 18002 (nl)

Welzijnsmanagementsystemen - Richtlijnen voor de implementatie van OHSAS 18001

Occupational health and safety management systems Guidelines for the implementation of OHSAS 18001

december 2000

OHSAS 18002 Richtlijn Implementatie.docx - 1/54 -

OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

Nederlands voorwoord De gebruiker van dit document wordt erop geattendeerd dat OHSAS 18002 'Welzijnsmanagementsystemen Richtlijnen voor de implementatie van OHSAS 18001', een letterlijke vertaling is van OHSAS 18002 'Occupational health and safety management systems - Guidelines for the implementation of OHSAS 18001'. OHSAS 18002 werd ontwikkeld in een samenwerkingsverband van de volgende organisaties: National Standards Authority of Ireland South African Bureau of Standards Japanese Standards Association British Standards Institution Bureau Veritas Quality International Det Norske Veritas Lloyds Register Quality Assurance National Quality Assurance SFS Certification SGS Yarsley International Certification Services Asociacion Espanola de Normalizacion y Certificacion International Safety Management Organisation Ltd SIRIM QAS Sdn. Bhd. International Certification Services Japan Industrial Safety and Health Association The High Pressure Gas Safety Institute of Japan (KHK - ISO Centre) Technofer Ltd The Engineering Employers Federation Singapore Productivity and Standards Board, Quality Assessment Centre Instituto Mexicano de Normalizacion y Certificacion Industrial Technology Research Institute of Taiwan Institute of Occupational Safety and Health TÜV Rheinland / Berlin-Brandenburg Deze OHSAS-publicatie is geldig vanaf 15 februari 2000


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

Inhoud

Voorwoord 1

Onderwerp en toepassingsgebied

2

Verwijzingen naar andere publicaties

3

Termen en definities

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Elementen van het welzijnsmanagementsysteem6 Algemene eisen Welzijnsbeleid Planning Implementatie en uitvoering Controle en corrigerende maatregelen Beoordeling door de directie

Bijlage A (informatief) Relatie tussen OHSAS 18001, ISO 14001:1996 en ISO 9001:1994 Bibliografie


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

Voorwoord Deze OHSAS-richtlijn (Occupational Health and Safety Assessment Series) en OHSAS 18001:1999 Welzijnsmanagementsystemen - Specificatie, werden ontwikkeld naar aanleiding van een dringende behoefte onder gebruikers aan een herkenbare norm voor welzijnsmanagementsystemen, aan de hand waarvan hun eigen managementsystemen kunnen worden beoordeeld en gecertificeerd, en om een richtlijn te bieden voor de implementatie van een dergelijke norm. OHSAS 18001 komt overeen met de normen voor managementsystemen ISO 9001:1994 (Kwaliteit) en ISO 14001:1996 (Milieu), om waar organisaties dat willen, de integratie van managementsystemen voor kwaliteit, milieu en arbeidsomstandigheden te vereenvoudigen. In OHSAS 18002 zijn de specifieke eisen uit OHSAS 18001 opgenomen en voorzien van relevant commentaar. De paragraafnummering van OHSAS 18002 is afgestemd op de nummering van OHSAS 18001. OHSAS 18002 wordt heroverwogen of gewijzigd zodra daar aanleiding voor is. Heroverwegingen worden uitgevoerd zodra nieuwe versies van OHSAS 18001 worden gepubliceerd (naar verwachting wanneer herziene versies van ISO 9001 of van ISO 14001 worden gepubliceerd). OHSAS 18001 en OHSAS 18002 worden ingetrokken zodra de inhoud ervan wordt gepubliceerd in de vorm van internationale normen. Tijdens de ontwikkeling van deze OHSAS-richtlijn werden de onderstaande documenten geraadpleegd: BS 8800:1996 Guide to occupational health and safety management systems SGS & ISMOL ISA 2000:1997 Requirements for Safety and Health Management Systems BVQI SafetyCert: Occupational Safety and Health Management Standard DNV Standard for Certification of Occupational Health and Safety Management Systems (OHSMS):1997 LROA SMS 8800:1998, Health & Safety management systems assessment criteria Draft NSAI SR 320 Recommendation for an Occupational Health and Safety (OH and S) Management System Draft AS/NZ 4801 Occupational health and safety management systems - Specification with guidance for use Draft BSI PAS 088 Occupational health and safety management systems UNE 81900 serie voor normen over preventie van beroepsrisico's

OHSAS 18002 vervangt sommige van deze geraadpleegde documenten. OHSAS 18001 komt in hoge mate overeen met, en is technisch gelijkwaardig aan, UNE 81900. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt: BSI-OHSAS 18002 is geen Britse norm; BSI-OHSAS 18002 wordt ingetrokken zodra de inhoud ervan wordt gepubliceerd als een Britse norm; BSI-OHSAS 18002 wordt uitgegeven door de BSI, waarbij ook het auteursrecht berust. Het ontwikkelingsproces dat voor OHSAS 18002 werd gebruikt is beschikbaar voor andere partijen die vergelijkbare documenten willen publiceren in samenwerking met BSI, mits deze partijen bereid zijn te voldoen aan de voorwaarden die de BSI aan dergelijke documenten stelt. Deze publicatie heeft niet de bedoeling te voorzien in alle bepalingen van een contract. Gebruikers van dit document zijn zelf verantwoordelijk voor de juiste toepassing ervan. Navolging van deze OHSAS-publicatie biedt op zich geen ontheffing van wettelijke verplichtingen.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

1. Onderwerp en toepassingsgebied Deze OHSAS-richtlijn biedt algemeen advies over de toepassing van OHSAS 18001. De richtlijn biedt uitleg over de principes die ten grondslag liggen aan OHSAS 18001 en beschrijft de bedoeling, kenmerkende input, processen en kenmerkende output voor elke eis van OHSAS 18001, voor een beter begrip en ter ondersteuning van de implementatie van OHSAS 18001. OHSAS 18002 bevat geen verdere eisen in aanvulling op de eisen van OHSAS 18001, noch worden er verplichte methoden beschreven voor de implementatie van OHSAS 18001. Deze OHSAS-richtlijn heeft in de eerste plaats betrekking op arbeidsomstandigheden, en niet op de veiligheid van producten en diensten.

OHSAS 18001 1. Onderwerp en toepassingsgebied Deze OHSAS-specificatie bevat eisen voor een welzijnsmanagementsysteem waarmee een organisatie de welzijnsrisico’s kan beheersen en de prestaties van het systeem kan verbeteren. Er worden geen specifieke criteria voor welzijnsprestaties gegeven, noch worden gedetailleerde specificaties gegeven voor de opzet van een managementsysteem. Deze OHSAS-specificatie is van toepassing op elke organisatie die: a)

b) c) d) e) f)

een welzijnsmanagementsysteem wil opzetten om risico's weg te nemen of te minimaliseren voor werknemers en andere belanghebbenden die kunnen worden blootgesteld aan welzijnsrisico's die verband houden met de activiteiten van de organisatie; een welzijnsmanagementsysteem wil implementeren, bijhouden en verbeteren; zich ervan wil verzekeren dat zij het door haar vastgestelde welzijnsbeleid naleeft; dergelijke naleving aan anderen wil aantonen; haar welzijnsmanagementsysteem door een externe organisatie wil laten certificeren/registreren; of zelf de naleving van deze OHSAS-specificatie wil vaststellen en daarvan een eigen verklaring wil afleggen.

Alle eisen in deze OHSAS-specificatie zijn bedoeld om onderdeel te zijn van elk willekeurig welzijnsmanagementsysteem. De mate van toepassing zal afhangen van factoren zoals het welzijnsbeleid van de organisatie, de aard van haar activiteiten en de complexiteit van de bedrijfsactiviteiten. Deze OHSAS-specificatie heeft in de eerste plaats betrekking op arbeidsomstandigheden, en niet op de veiligheid van producten en diensten.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

2. Verwijzingen naar andere publicaties De bibliografie bevat een overzicht van andere publicaties met informatie en richtlijnen. Het is aan te bevelen de meest recente edities van deze uitgaven te raadplegen. In het bijzonder wordt verwezen naar: OHSAS 18001:1999,

Welzijnsmanagementsystemen - Specificatie

BS 8800:1996,

Guide to occupational health and safety management systems

ISO 10011-1:1990,

Richtlijnen voor het uitvoeren van audits voor kwaliteitssystemen Deel 1: Het uitvoeren van audits

ISO 10011-2:1991,

Richtlijnen voor het uitvoeren van audits voor kwaliteitssystemen Deel 2: Criteria voor de kwalificatie van auditors voor kwaliteitssystemen

ISO 10011-3:1991,

Richtlijnen voor het uitvoeren van autist voor kwaliteitssystemen Deel 3: Beheer van auditprogramma's

ISO 14010:1996,

Richtlijnen voor het uitvoeren van milieu-audits - Algemene principes

ISO 14011:1996,

Richtlijnen voor het uitvoeren van milieu-audits - Auditprocedures Het uitvoeren van milieuzorgsysteemaudits

]SO 14012:1996,

Richtlijnen voor het uitvoeren van milieu-audits - Kwalificatiecriteria voor milieu-auditors

3. Termen en definities Voor de toepassing van deze OHSAS-richtlijn gelden de termen en definities van OHSAS 18001.

Termen en definities van OHSAS 18001 3.1 ongeval ongewenste gebeurtenis die dood, ziekte, verwonding, schade of ander verlies tot gevolg heeft 3.2 audit systematisch onderzoek om te bepalen of activiteiten en daaraan gerelateerde resultaten voldoen aan voorgenomen maatregelen en of deze maatregelen effectief zijn ingevoerd en geschikt zijn om het beleid en de doelstellingen van de organisatie te realiseren (zie 3.9) 3.3 continue verbetering proces van verbetering van het welzijnsmanagementsysteem, om verbeteringen in de totale arbo-prestatie te bereiken overeenkomstig het welzijnsbeleid van de organisatie OPMERKING

Het proces hoeft niet tegelijkertijd bij alle bedrijfsactiviteiten plaats te vinden.

3.4 gevaar bron of situatie met de potentie schade of letsel te veroorzaken in de vorm van verwonding of ziekte, schade aan eigendommen, schade aan de werkomgeving of een combinatie daarvan.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ 3.5 identificatie van gevaren proces van onderkenning dat een gevaar (zie 3.4) bestaat en van beschrijving van de eigenschappen van dat gevaar 3.6 incident gebeurtenis die een ongeval tot gevolg had of tot gevolg had kunnen hebben OPMERKING Een incident waarbij zich geen ziekte, verwonding, schade of ander verlies heeft voorgedaan, wordt aangeduid als een "near-miss' of bijna-ongeval. De term "incident" omvat ook bijna-ongevallen. 3.7 belanghebbende partij individu of groep, betrokken bij of beïnvloed door de welzijnsprestaties van de organisatie 3.8 afwijkingen elke afwijking van normen, werkwijzen, procedures, voorschriften, werking van het managementsysteem etc. die rechtstreeks of indirect kan leiden tot verwonding of ziekte, schade aan eigendommen, schade aan de werkomgeving of een combinatie daarvan 3.9 doelstellingen doelen in de vorm van prestaties op welzijnsgebied die een organisatie nastreeft 3.10 arbeidsomstandigheden omstandigheden en factoren die van invloed zijn op het welzijn van werknemers, tijdelijke werknemers, personeel van aannemers, bezoekers en alle andere personen die zich op de werkplek bevinden 3.11 welzijnsmanagementsysteem deel van het algehele managementsysteem dat het beheer van welzijnsrisico's die verband houden met de activiteiten van de organisatie vergemakkelijkt. Hiertoe behoren organisatiestructuur, planningsactiviteiten, verantwoordelijkheden, werkwijzen, procedures, processen en hulpmiddelen voor het ontwikkelen, implementeren, verwezenlijken, beoordelen en bijhouden van het welzijnsbeleid van de organisatie 3.12 organisatie bedrijf, vennootschap, firma, onderneming of instelling of een deel of combinatie daarvan, al dan niet erkend als rechtspersoon, publiek of privaat, met eigen functies en een eigen administratie OPMERKING Voor organisaties met meer dan één bedrijfsonderdeel kan één enkel bedrijfsonderdeel als een organisatie worden gedefinieerd. 3.13 prestaties meetbare resultaten van het welzijnsmanagementsysteem, samenhangend met de beheersing de welzijnsrisico’s door de organisatie, op basis van haar welzijnsbeleid en -doelstellingen OPMERKING

Meting van prestaties omvat meting van activiteiten en resultaten van welzijnsmanagement.

3.14 risico combinatie van de waarschijnlijkheid dat een gespecificeerde gevaarlijke gebeurtenis zich voordoet en de gevolgen daarvan 3.15 risicobeoordeling algeheel proces van bepaling van de omvang van een risico en beoordeling van de aanvaardbaarheid van dat risico


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ 3.16 veiligheid afwezigheid van onaanvaardbare risico's [ISO/IEC Guide 2] 3.17 aanvaardbaar risico risico dat is teruggebracht tot een niveau dat aanvaardbaar is voor de organisatie met het oog op wettelijke verplichtingen en het eigen welzijnsbeleid

OPMERKING 1 In sommige geraadpleegde documenten, waaronder BS 8800, wordt de term 'risicobeoordeling" (risk assessment) gebruikt als aanduiding voor het hele proces van identificatie van gevaren, bepaling van risico's en selectie van geschikte maatregelen voor het verminderen of beheersen van risico's. OHSAS 18001 en OHSAS 18002 verwijzen naar de afzonderlijke elementen van dit proces, waarbij de term "risicobeoordeling" verwijst naar de tweede stap van dit proces, namelijk bepaling van de risico's. OPMERKING 2 "Vaststellen" (establishment) impliceert een bepaalde mate van blijvendheid; het systeem mag pas worden beschouwd als 'vastgesteld' als alle elementen aantoonbaar zijn geïmplementeerd. 'Bijhouden' houdt in dat het systeem, nadat het eenmaal is ingevoerd, in werking blijft. Dit vereist een actieve inzet van de organisatie. Veel systemen worden goed ingevoerd, maar verslechteren door gebrek aan onderhoud. Veel elementen van OHSAS 18001 (zoals controle, corrigerende maatregelen en beoordeling door de directie) zijn bedoeld om actief onderhoud van het systeem zeker te stellen.

4. Elementen van het welzijnsmanagementsysteem

Continue verbetering

Beoordeling door de directie

Welzijnsbeleid Planning

Controle en corrigerende maatregelen

Implementatie en uitvoering


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

4.1 Algemene eisen a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet een welzijnsmanagementsysteem vaststellen en bijhouden, waarvan de eisen zijn beschreven in hoofdstuk 4. b) bedoeling De organisatie behoort een managementsysteem vast te stellen en bij te houden dat voldoet aan alle eisen van OHSAS 18001:1999. Dit behoort het voor de organisatie ook gemakkelijker te maken om te voldoen aan relevante wettelijke en andere welzijnseisen. De mate van detail en de complexiteit van het welzijnsmanagementsysteem, de reikwijdte van de documentatie en de middelen die ervoor worden ingezet zijn afhankelijk van de omvang van de organisatie en de aard van haar activiteiten. Een organisatie heeft de vrijheid en de flexibiliteit om haar grenzen vast te stellen en kan ervoor kiezen OHSAS 18001 te implementeren voor de organisatie als geheel, of voor specifieke bedrijfsonderdelen of activiteiten van de organisatie. De grenzen en reikwijdte van het managementsysteem behoren met enige voorzichtigheid te worden vastgesteld. Een organisatie behoort niet te proberen de reikwijdte ervan zo te beperken dat een handeling of activiteit van beoordeling wordt uitgesloten die noodzakelijk is voor de algehele bedrijfsvoering van de organisatie, of die de arbeidsomstandigheden van werknemers en belanghebbende partijen kan beïnvloeden. Als OHSAS 18001 wordt ingevoerd voor een specifiek bedrijfsonderdeel of een specifieke activiteit, kunnen het welzijnsbeleid en de welzijnsprocedures die door andere delen van de organisatie werden ontwikkeld wellicht door het specifieke bedrijfsonderdeel of de specifieke activiteit worden gebruikt om te voldoen aan de eisen van OHSAS 18001. Mogelijk is een beperkte herziening of wijziging van dit welzijnsbeleid of deze welzijnsprocedures vereist, om ervoor te zorgen dat ze toepasbaar zijn op het specifieke bedrijfsonderdeel of de specifieke activiteit. c) kenmerkende input Alle input-eisen voor de implementatie van OHSAS 18001 zijn beschreven in de specificatie. d) kenmerkende output Kenmerkende output is een effectief geïmplementeerd en bijgehouden welzijnsmanagementsysteem dat de organisatie ondersteunt bij het continu nastreven van verbetering van de welzijnsprestaties.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

4.2. Welzijnsbeleid


Audit

Feedback uit prestatiemetingen

Beleid

Planning

Figuur 2 - Welzijnsbeleid

a) eis volgens OHSAS 18001 Er moet een welzijnsbeleid worden vastgesteld en goedgekeurd door het hoogste leidinggevende niveau van de organisatie, waarin algemene welzijnsdoelstellingen duidelijk worden uiteengezet, en dat een verbintenis omvat tot verbetering van de prestaties op dit gebied. Het beleid moet: a. geschikt zijn voor de aard en omvang van de welzijnsrisico's in de organisatie; b. een verbintenis tot continue verbetering omvatten; c. een verbintenis omvatten tot naleving van de huidige van toepassing zijnde wetgeving en andere eisen die de organisatie onderschrijft; d. (schriftelijk) worden vastgelegd, geïmplementeerd en bijgehouden; e. aan alle werknemers bekend worden gemaakt, zodat alle werknemers zich bewust zijn van hun afzonderlijke verplichtingen op welzijnsgebied; f. beschikbaar zijn voor belanghebbende partijen; en g. periodiek worden beoordeeld om erop toe te zien dat het relevant en geschikt blijft voor de organisatie.

b) bedoeling Het welzijnsbeleid geeft een algemene richting aan en beschrijft de principes op basis waarvan de organisatie handelt. Het beleid stelt doelstellingen voor de welzijnsverantwoordelijkheden en de welzijnsprestaties voor alle lagen van de organisatie. Ook toont het beleid de formele commitment van de organisatie tot goed welzijnsmanagement aan, in het bijzonder het commitment van het hoogste leidinggevende niveau. Er behoort een (schriftelijk) vastgelegde verklaring omtrent het welzijnsbeleid te worden gepubliceerd en geautoriseerd door het hoogste leidinggevende niveau van de organisatie. OPMERKING Het welzijnsbeleid behoort overeen te stemmen met het algemene bedrijfsbeleid van de organisatie en met het beleid voor andere managementdisciplines, zoals kwaliteitsmanagement of milieumanagement.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ c) kenmerkende input Bij het vaststellen van het welzijnsbeleid behoort de directie met de volgende aspecten rekening te houden: -

beleid en doelstellingen die relevant zijn voor de activiteiten van de organisatie als geheel; gevaren in de organisatie; wettelijke en andere eisen; vroegere en huidige welzijnsprestaties van de organisatie; behoeften van andere belanghebbende partijen; mogelijkheden tot en behoefte aan continue verbetering; benodigde middelen; bijdragen van werknemers; bijdragen van aannemers en ander extern personeel.

d) proces Het hoogste leidinggevende niveau van de organisatie behoort een welzijnsbeleid op te stellen en te autoriseren waarbij rekening wordt gehouden met de onderstaande punten. Het is erg belangrijk dat het welzijnsbeleid door het hoogste leidinggevende niveau wordt bekendgemaakt en gepropageerd in alle lagen van de organisatie. Een effectief geformuleerd en bekendgemaakt welzijnsbeleid behoort: 1) te zijn afgestemd op de aard en omvang van de welzijnsrisico's in de organisatie; Identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing vormen de kern van een succesvol welzijnsmanagementsysteem en behoren te zijn opgenomen in het welzijnsbeleid van de organisatie. Het welzijnsbeleid behoort te zijn afgestemd op een visie op de toekomst van de organisatie. Het beleid behoort realistisch te zijn en behoort de aard van de risico's waar de organisatie mee wordt geconfronteerd niet te overdrijven, maar ook niet te bagatelliseren. 2) commitment tot continue verbetering te omvatten; Organisaties worden in toenemende mate door verwachtingen vanuit de maatschappij onder druk gezet om de risico's van ziekte, ongevallen en incidenten op de werkplek terug te brengen. Naast het voldoen aan wettelijke eisen, behoort de organisatie zich te richten op verbetering van de welzijnsprestaties en van het welzijnsmanagementsysteem, om effectief en doelmatig te kunnen inspringen op veranderende zakelijke behoeften en wettelijke verplichtingen. Beoogde prestatieverbeteringen behoren te worden uitgedrukt in de vorm van welzijnsdoelstellingen (zie 4.3.3) en behoren te worden aangepakt door middel van het welzijnsmanagementprogramma (zie 4.3.4), hoewel het welzijnsbeleid ook brede aandachtsgebieden voor te nemen acties kan omvatten. 3) een commitment te omvatten om ten minste te voldoen aan huidige relevante wetgeving en andere eisen die door de organisatie worden onderschreven; Van organisaties wordt vereist dat zij aan van toepassing zijnde wetgeving en andere welzijnseisen voldoen. Het commitment in het welzijnsbeleid is een publieke erkenning van de organisatie dat zij het als een plicht beschouwt aan dergelijke wetgeving en andere eisen - eventueel in ruime mate - te voldoen, en dat de organisatie zich daarvoor inzet. OPMERKING "Andere eisen" houdt bijvoorbeeld in beleid voor een branche of bedrijfsgroep, interne normen of specificaties van de organisatie zelf, of gedragsregels die door de organisatie worden onderschreven.

4) (schriftelijk) te worden vastgelegd, geïmplementeerd en bijgehouden: Planning en voorbereiding vormen de sleutel tot een succesvolle implementatie. Vaak zijn verklaringen omtrent welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen onrealistisch omdat de beschikbare middelen ontoereikend of ongeschikt zijn om ze te realiseren. Voordat er publieke verklaringen worden uitgegeven, behoort de organisatie ervoor te zorgen dat de nodige financiën, vaardigheden en middelen beschikbaar zijn en dat alle welzijnsdoelstellingen realistisch en haalbaar zijn binnen dit kader.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Om het welzijnsbeleid effectief te laten functioneren, behoort het (schriftelijk) te worden vastgelegd en periodiek te worden herzien om ervoor te zorgen dat het beleid continue voldoet; zo nodig behoort het beleid te worden aangepast of herzien. 5)

bekend gemaakt te worden aan alle werknemers, zodat alle werknemers zich bewust zijn van hun persoonlijke verplichtingen;

De betrokkenheid en commitment van werknemers is essentieel voor een succesvol welzijnsmanagement. Werknemers behoren bewust te worden gemaakt van de effecten van welzijnsmanagement op de kwaliteit van hun eigen arbeidsomstandigheden en behoren te worden aangemoedigd actief bij te dragen aan het welzijnsmanagement. Het is niet waarschijnlijk dat werknemers (op alle niveaus, inclusief hogere leidinggevende niveaus) in staat zijn een effectieve bijdrage te leveren aan effectief welzijnsmanagement als zij geen inzicht hebben in hun verantwoordelijkheden en niet over de vaardigheden en bevoegdheden beschikken om hun taken uit te voeren. Hierdoor behoort de organisatie haar welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen duidelijk aan de werknemers bekend te maken, zodat hun een kader wordt aangereikt waarbinnen ze hun eigen welzijnsprestaties kunnen beoordelen. OPMERKING In veel landen bestaat arbo-wet- of -regelgeving waarin overleg met en participatie van werknemers in de welzijnsmanagementsystemen van hun organisatie wordt voorgeschreven. 6) beschikbaar te zijn voor belanghebbende partijen; Een individu of groep (intern dan wel extern) die betrokken is bij of wordt beïnvloed door de welzijnsprestaties van de organisatie zal in het bijzonder geïnteresseerd zijn in de welzijnsbeleidsverklaring. Er behoort dan ook in een proces te zijn voorzien waarmee het welzijnsbeleid aan hen wordt gecommuniceerd. Dit proces behoort ervoor te zorgen dat belanghebbende partijen op verzoek een verklaring krijgen toegestuurd, maar hoeft niet te voorzien in de ongevraagde toezending van exemplaren. 7) periodiek te worden herzien om ervoor te zorgen dat het relevant en passend voor de organisatie blijft. Verandering is onvermijdelijk, wetgeving ontwikkelt zich en de maatschappelijke verwachtingen nemen toe. Hierdoor behoort het welzijnsbeleid en het welzijnsmanagementsysteem van de organisatie regelmatig te worden herzien om een continue geschiktheid en effectiviteit te bewerkstelligen. Als wijzigingen worden doorgevoerd, behoren deze zo snel mogelijk te worden bekendgemaakt. e) kenmerkende output Kenmerkende output is een allesomvattend, inzichtelijk welzijnsbeleid dat in alle lagen van de organisatie bekend wordt gemaakt.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________

4.3 Planning

Beleid

Audit


Planning

implementatie en uitvoering Figuur 3 - Planning 4.3.1 Planning voor identificatie van gevaren, risicobeoordelingen en risicobeheersing a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet procedures vaststellen en bijhouden voor de continue identificatie van gevaren, beoordeling van risico's, en de implementatie van eventuele benodigde beheersmaatregelen. Dit omvat: a)

routinematige en uitzonderlijke activiteiten;

b)

activiteiten van alle personeel dat toegang heeft tot de werkplek (inclusief onderaannemers en bezoekers);

c)

faciliteiten op de werkplek, geleverd door de organisatie of door derden.

De organisatie moet bewerkstelligen dat met de resultaten van deze beoordelingen en de effecten van deze beheersmaatregelen rekening wordt gehouden bij het vaststellen van de welzijnsdoelstellingen. De organisatie moet ervoor zorgen dat deze informatie (schriftelijk) wordt vastgelegd en bijgewerkt blijft. De methodologie die de organisatie toepast voor de identificatie van gevaren en voor de risicobeoordeling moet: a)

worden omschreven met betrekking tot reikwijdte, aard en timing, zodat het waar mogelijk pro-actief werkt in plaats van reactief;

b)

mogelijkheden bieden tot classificatie van risico's en identificatie van die risico's die moeten worden weggenomen of beheerst door maatregelen overeenkomstig 4.3.3 en 4.3.4;

c)

zijn afgestemd op de bedrijfservaringen en de kwaliteit van de toegepaste maatregelen voor risicobeheersing;

d)

input leveren om vast te kunnen stellen welke voorzieningen nodig zijn, welke opleidingen nodig zijn en/of welke beheersmaatregelen moeten worden ontwikkeld;

e)

mogelijkheden bieden voor monitoring van vereiste maatregelen om de effectiviteit en de tijdigheid van de implementatie ervan te bewerkstelligen.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ b)bedoeling De organisatie behoort volledig op de hoogte te zijn van alle significante gevaren in haar invloedsgebied, na toepassing van processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing. OPMERKING In sommige geraadpleegde documenten, waaronder BS 8800, wordt de term 'risicobeoordeling" (risk assessment) gebruikt als aanduiding voor het hele proces van identificatie van gevaren, bepaling van risico's en selectie van geschikte maatregelen voor het verminderen of beheersen van risico's. OHSAS 18001 en OHSAS 18002 verwijzen naar de afzonderlijke elementen van dit proces, waarbij de term "risicobeoordeling" verwijst naar de tweede stap van dit proces, namelijk bepaling van de risico's. De processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing en hun managementoutput vormen de basis van het welzijnsmanagementsysteem als geheel. Het is belangrijk dat de onderlinge verbanden tussen identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing en andere elementen van het welzijnsmanagementsysteem duidelijk worden vastgesteld en duidelijk zichtbaar zijn. 4.3.1.c) en 4.3.1.e) bevatten richtlijnen over de onderlinge verbanden tussen de eisen van OHSAS 18001:1999, 4.3.1 en de andere eisen van OHSAS 18001:1999. Deze OHSAS-richtlijn heeft tot doel principes vast te stellen aan de hand waarvan de organisatie kan vaststellen of bepaalde processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing geschikt en afdoende zijn. Deze richtlijn heeft niet tot doel aanbevelingen te doen over de manier waarop deze activiteiten worden uitgevoerd. OPMERKING Zie BS 8800 voor meer informatie over processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing Processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing stellen de organisatie in staat haar welzijnsrisico's doorlopend te identificeren, evalueren en beheersen. In alle gevallen behoort rekening te worden gehouden met normale en afwijkende activiteiten binnen de organisatie, en met potentiële noodsituaties. De complexiteit van processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing is sterk afhankelijk van factoren als de omvang van de organisatie, de werkpleksituaties in de organisatie en de aard, complexiteit en significantie van de gevaren. OHSAS 18001:1999, 4.3.1 heeft niet tot doel kleine organisaties met zeer beperkte gevaren te verplichten complexe processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing te implementeren. In processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing behoort rekening te worden gehouden met de kosten en benodigde tijd voor de uitvoering van deze drie processen en de beschikbaarheid van betrouwbare gegevens. lnformatie die reeds werd ontwikkeld om te voldoen aan wettelijke en andere eisen, kan bij deze processen worden gebruikt. De organisatie kan ook rekening houden met de mate waarin zij de relevante welzijnsrisico's praktisch gezien kan beheersen. De organisatie behoort vast te stellen wat de welzijnsrisico's zijn, waarbij rekening wordt gehouden met de input en de output van de huidige en relevante voormalige activiteiten, processen, producten en/of diensten. Een organisatie die geen welzijnsmanagementsysteem heeft ingevoerd, kan haar huidige positie met betrekking tot welzijnsrisico's vaststellen door middel van een initiële beoordeling. Het doel hierbij is alle welzijnsrisico's in een organisatie te beoordelen, als basis voor het vaststellen van een welzijnsmanagementsysteem. Bij een initiële beoordeling kan de organisatie zich richten op de volgende aspecten (dit overzicht is niet uitputtend): - wet- en regelgeving; - identificatie van welzijnsrisico's waarmee de organisatie wordt geconfronteerd; - bestudering van alle bestaande welzijnsmanagementwerkwijzen, -processen en -procedures; - evaluatie van feedback uit onderzoek naar eerdere incidenten, ongevallen en noodsituaties.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Een geschikte aanpak voor een initiële beoordeling omvat bijvoorbeeld checklists, interviews, directe inspectie en meting, resultaten van eerdere audits van het managementsysteem of andere beoordelingen, afhankelijk van de aard van de activiteiten. Hierbij wordt benadrukt dat een initiële beoordeling geen vervanging is voor de implementatie van de gestructureerde systematische aanpak die verder in 4.3.1 wordt beschreven. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

wettelijke en andere welzijnseisen (zie 4.3.2); welzijnsbeleid (zie 4.2); registraties van incidenten en ongevallen; afwijkingen (zie 4.5.2); resultaten van welzijnsmanagementsysteemaudits (zie 4.5.4); communicatie van werknemers en andere belanghebbende partijen (zie 4.4.3); informatie uit overleg met werknemers over arbeidsomstandigheden, beoordeling en verbetering van de werkplek (deze activiteiten kunnen reactief of pro-actief van aard zijn); informatie over de beste werkwijzen ('best practice"), kenmerkende gevaren voor de organisatie, incidenten en ongevallen die zich in vergelijkbare organisaties hebben voorgedaan; informatie over faciliteiten, processen en activiteiten van de organisatie, waaronder: - details van procedures voor beheersing van veranderingen; - plattegronden van locaties; - stroomschema's van processen; - inventaris van gevaarlijke stoffen (grondstoffen, chemicaliën, afval, producten, bijproducten); - toxicologie en andere arbo-gegevens; - door monitoring verkregen gegevens (zie 4.5.1); - gegevens over omstandigheden op de werkplek.

d) proces 1) identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing i) Algemeen Maatregelen voor risicomanagement behoren te zijn gebaseerd op het principe dat gevaren waar mogelijk worden weggenomen, gevolgd door vermindering van risico's (door de kans op vóórkomen te verkleinen of de mogelijke ernst van schade of verwonding te verminderen), en toepassing van persoonlijke beschermingsmiddelen op de laatste plaats komt. Processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing zijn belangrijke hulpmiddelen voor risicomanagement. Processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing verschillen aanzienlijk per bedrijfstak, van eenvoudige beoordelingen tot complexe kwantitatieve analyses met uitgebreide documentatie. Het is de taak van de organisatie om passende processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing te plannen en te implementeren, afgestemd op haar behoeften en de omstandigheden op de werkplek, en om te kunnen voldoen aan eventuele eisen uit wetgeving. Processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing behoren eerder als pro-actieve maatregelen te worden uitgevoerd dan als reactieve maatregelen, d.w.z. voorafgaand aan de introductie van nieuwe of herziene activiteiten of procedures. Eventuele geïdentificeerde benodigde maatregelen voor vermindering en beheersing van risico's behoren te worden geïmplementeerd voordat de wijzigingen worden doorgevoerd. De organisatie behoort de documentatie, gegevens en registraties met betrekking tot identificatie van gevaren en beoordeling en beheersing van risico's actueel te houden met betrekking tot gewone activiteiten, en erop toe te zien dat de documentatie, gegevens en registraties ook betrekking hebben op nieuwe ontwikkelingen en nieuwe of aangepaste activiteiten voordat deze worden geïntroduceerd. Processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing behoren niet alleen te worden toegepast op "normaal" bedrijf van installaties en procedures, maar ook op periodieke of niet frequent uitgevoerde activiteiten/procedures zoals reiniging van en onderhoud aan installaties, of inbedrijfstelling/afschakeling van installaties.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Het bestaan van schriftelijke procedures om een bepaalde gevaarlijke taak te beheersen neemt niet weg dat de organisatie blijvend processen behoort uit te voeren voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing met betrekking tot die bedrijfsactiviteit. Naast gevaren en risico's in verband met activiteiten die door het eigen personeel worden uitgevoerd, behoort de organisatie ook rekening te houden met gevaren en risico's als gevolg van de activiteiten van aannemers en bezoekers, en van gebruik van producten of diensten die door derden aan de organisatie worden geleverd. ii) Processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing De processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing behoren (schriftelijk) te worden vastgelegd en behoren de volgende elementen te omvatten: -

-

identificatie van gevaren; evaluatie van risico's waarvoor bestaande (of voorgestelde) beheersmaatregelen gelden (waarbij rekening wordt gehouden met blootstelling aan specifieke gevaren, de kans op falen van beheersmaatregelen, en de mogelijke ernst van eventueel resulterende schade of letsel); evaluatie van aanvaardbaarheid van overblijvende gevaren; identificatie van eventueel benodigde extra maatregelen voor risicobeheersing; evaluatie of de maatregelen voor risicobeheersing afdoende zijn om het risico tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen.

Daarnaast behoren de processen definiëring van de volgende aspecten te omvatten: -

-

de aard, timing, reikwijdte en methodologie voor elke vorm van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing die moet worden toegepast; geldende wetgeving en andere eisen; taken en bevoegdheden van personeel dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de processen, vereisten met betrekking tot bekwaamheid en opleiding (zie 4.4.2) voor werknemers die de processen uitvoeren. (Afhankelijk van de aard of het type van de gebruikte processen kan het noodzakelijk zijn dat de organisatie wellicht gebruik maakt van externe adviezen of diensten); gebruik van informatie uit welzijnsoverleg met werknemers, uit activiteiten voor beoordeling en verbetering (deze activiteiten kunnen reactief of pro-actief van aard zijn); hoe rekening behoort te worden gehouden met het risico van menselijke fouten in de beoordeelde processen; de gevaren als gevolg van achteruitgang in de tijd van materialen, installaties en uitrusting, in het bijzonder als dergelijke materialen, installaties en uitrusting zijn opgeslagen.

iii) Vervolgmaatregelen Na uitvoering van de processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing behoort: - duidelijk aantoonbaar monitoring plaats te vinden van eventuele corrigerende of preventieve maatregelen (zie 4.5.2) die als noodzakelijk zijn geïdentificeerd, om te beoordelen of deze tijdig worden voltooid (dit vereist wellicht uitvoering van aanvullende identificatie van gevaren en risicobeoordelingen, naar aanleiding van voorgestelde veranderingen in maatregelen voor risicobeheersing en om herziene schattingen van overblijvende risico's vast te stellen); - feedback aan de directie te worden geleverd over resultaten van en voortgang in de uitvoering van corrigerende of preventieve maatregelen, als input voor de beoordeling door de directie (zie 4.6) en voor de vaststelling van herziene of nieuwe welzijnsdoelstellingen; - de organisatie te kunnen bepalen of de bekwaamheid van werknemers die specifieke gevaarlijke taken uitvoeren overeenstemt met het niveau dat in het proces van risicobeoordeling werd gespecificeerd bij het vaststellen van de benodigde maatregelen voor risicobeheersing; - feedback uit daaropvolgende operationele ervaring te worden gebruikt om de processen, of de gegevens waarop deze zijn gebaseerd, waar van toepassing, bij te stellen.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ 2) beoordeling van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing (zie ook 4.6) Het proces van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing behoort te worden beoordeeld op een vooraf vastgesteld tijdstip of vooraf vastgestelde periode, zoals aangegeven in het welzijnsbeleidsdocument of op een door de directie vooraf vastgesteld tijdstip. Deze periode kan variëren afhankelijk van de volgende overwegingen: - de aard van het gevaar; - de omvang van het risico; - wijzigingen ten opzichte van normale bedrijfsvoering; - wijzigingen in te bewerken materialen, grondstoffen, chemicaliën etc. De beoordeling behoort te worden uitgevoerd als door veranderingen binnen de organisatie de geldigheid van bestaande beoordelingen twijfelachtig wordt. Dergelijke veranderingen kunnen bijvoorbeeld bestaan uit: - uitbreiding, inkrimping, herstructurering; - herverdeling van verantwoordelijkheden; - veranderingen in werkwijzen of gedragspatronen. e)

kenmerkende output

Er behoren (schriftelijk) vastgelegde procedures te bestaan voor de volgende onderwerpen: - identificatie van gevaren; - vaststelling van risico's in verband met geïdentificeerde gevaren; - indicatie van het niveau van de risico's die samenhangen met de diverse gevaren, en of deze al dan niet aanvaardbaar zijn; - beschrijving van of verwijzing naar de maatregelen voor het monitoren en beheersen van risico's (zie 4.4.6 en 4.5.1), met name risico's die niet aanvaardbaar zijn; - voorzover relevant, de welzijnsdoelstellingen en -maatregelen om de geïdentificeerde risico's te verminderen (zie 4.3.3) en eventuele vervolgactiviteiten voor het monitoren van voortgang in de vermindering van die risico's; - identificatie van de eisen met betrekking tot vakbekwaamheid en opleiding om de beheersmaatregelen te implementeren (zie 4.4.2); - de benodigde beheersmaatregelen behoren in detail te worden beschreven als onderdeel van het operationele beheerselement van het systeem (4.4.6); - registraties die door elk van de hierboven beschreven procedures worden gegenereerd. OPMERKING In sommige geraadpleegde documenten, waaronder BS 8800, wordt de term "risicobeoordeling' (risk assessment) gebruikt als aanduiding voor het hele proces van identificatie van gevaren, bepaling van risico's en selectie van geschikte maatregelen voor het verminderen of beheersen van risico's. OHSAS 18001 en OHSAS 18002 verwijzen naar afzonderlijke elementen van dit proces, waarbij de term "risicobeoordeling" verwijst naar de tweede stap van dit proces, namelijk bepaling van de risico's.

4.3.2

Wettelijke en andere eisen

a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet een procedure vaststellen en bijhouden om de wettelijke eisen en andere welzijnseisen die van toepassing zijn op de organisatie te identificeren en daar toegang toe te hebben. De organisatie moet ervoor zorgen dat deze informatie bijgewerkt blijft. Relevante informatie over wettelijke en andere eisen moet aan werknemers en andere relevante belanghebbende partijen worden bekendgemaakt. b) bedoeling De organisatie behoort zich ervan bewust te zijn en inzicht te hebben in de manier waarop haar activiteiten nu of in de toekomst worden beïnvloed door geldende wettelijke en andere eisen, en dat deze informatie wordt bekend gemaakt aan relevante werknemers.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Deze eis uit 4.3.2 van OHSAS 18001:1999 is bedoeld om bewustzijn van en inzicht in wettelijke verantwoordelijkheden te stimuleren. De eis is niet bedoeld om de organisatie te verplichten een archief aan te leggen van wettelijke of andere documenten die zelden worden geraadpleegd of gebruikt. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

gedetailleerde gegevens over de processen waarmee de organisatie haar producten of diensten realiseert; resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing (zie 4.3.1); beste werkwijzen ('good practice') (bijv. codes, richtlijnen van bedrijfsverenigingen); wettelijke eisen/overheidsvoorschriften; overzicht van informatiebronnen; nationale, buitenlandse, regionale of internationale normen; interne eisen van de organisatie; eisen van belanghebbende partijen.

d) proces Relevante wettelijke en andere eisen behoren te worden geïdentificeerd. Organisaties behoren de meest geschikte methode te bepalen om de informatie op te vragen, evenals het meest geschikte medium voor de informatie (bijv. papier, CD-rom, diskette, internet). De organisatie behoort ook te evalueren welke eisen van toepassing zijn en waar deze van toepassing zijn, en welke personen in de organisatie welk soort informatie behoren te ontvangen. e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: -

procedures voor het identificeren en opvragen van informatie; identificatie welke eisen van toepassing zijn en waar (dit is bijvoorbeeld mogelijk in de vorm van (een) register(s)); eisen (eigenlijke tekst, samenvatting of analyse, al naar gelang), beschikbaar op door de organisatie aan te wijzen locaties; procedures om de implementatie van beheersmaatregelen als gevolg van nieuwe wetgeving te monitoren.

4.3.3

Doelstellingen

a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet (schriftelijk) vastgelegde welzijnsdoelstellingen vaststellen en bijhouden voor elke relevante functie en op elk relevant niveau binnen de organisatie. OPMERKING

Voor zover praktisch mogelijk moeten doelstellingen worden gekwantificeerd.

Een organisatie moet bij het vaststellen en beoordelen van haar doelstellingen rekening houden met haar wettelijke en andere eisen, gevaren en -risico's, haar technische opties en haar financiële, operationele en zakelijke behoeften en met de visies van belanghebbende partijen. De doelstellingen moeten stroken met het welzijnsbeleid, met inbegrip van de verbintenis tot continue verbetering. b) bedoeling Er behoort te worden bewerkstelligd dat in alle lagen van de organisatie meetbare welzijnsdoelstellingen worden vastgesteld om het welzijnsbeleid te realiseren.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende elementen: -

beleid en doelstellingen die betrekking hebben op de bedrijfsvoering van de organisatie als geheel; welzijnsbeleid, inclusief commitment tot continue verbetering (zie 4.2); resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing (zie 4.3.1); wettelijke en andere eisen (zie 4.3.2); technologische mogelijkheden; financiële, operationele en zakelijke eisen; meningen van werknemers en belanghebbende partijen (zie 4.4.3); informatie uit welzijnsoverleg met werknemers, beoordelingen en verbeteringen op de werkplek (deze activiteiten kunnen reactief dan wel pro-actief van aard zijn); analyse van prestaties ten opzichte van eerder vastgestelde welzijnsdoelstellingen; registraties uit het verleden over afwijkingen, ongevallen, incidenten en schade met betrekking tot arbeidsomstandigheden; resultaten van beoordelingen door de directie (zie 4.6).

d) proces Aan de hand van informatie of gegevens uit de hierboven beschreven "Kenmerkende input", behoren relevante leidinggevende niveaus welzijnsdoelstellingen te identificeren, vast te stellen en daar prioriteiten aan toe te kennen. Bij het vaststellen van welzijnsdoelstellingen behoort vooral aandacht te worden besteed aan informatie of gegevens van degenen die waarschijnlijk het meest worden beïnvloed door afzonderlijke welzijnsdoelstellingen, aangezien hierdoor gemakkelijker kan worden bewerkstelligd dat de doelstellingen redelijk zijn en op een breed draagvlak kunnen rekenen. Ook is het nuttig informatie of gegevens te beoordelen uit, ten opzichte van de organisatie, externe bronnen, bijvoorbeeld van aannemers of andere belanghebbende partijen. Personeel op relevante leidinggevende niveaus behoort regelmatig bijeen te komen om welzijnsdoelstellingen vast te leggen (bijvoorbeeld tenminste eenmaal per jaar). Voor sommige organisaties kan het nodig zijn het proces van vaststelling van welzijnsdoelstellingen (schriftelijk) vast te leggen. De welzijnsdoelstellingen behoren zowel algemene welzijnskwesties voor de organisatie als geheel te betreffen als welzijnskwesties die specifiek betrekking hebben op bepaalde functies en niveaus binnen de organisatie. Voor elke welzijnsdoelstelling behoren geschikte indicators te worden gedefinieerd. Deze indicators behoren de organisatie in staat te stellen de implementatie van de welzijnsdoelstellingen te monitoren. Welzijnsdoelstellingen behoren redelijk en haalbaar te zijn, dat wil zeggen de organisatie behoort in staat te zijn de doelstellingen te realiseren en de voortgang te monitoren. Er behoort een redelijk en haalbaar tijdbestek te worden gedefinieerd voor de realisatie van elke welzijnsdoelstelling. De welzijnsdoelstellingen kunnen worden onderverdeeld in afzonderlijke doelen, afhankelijk van de omvang van de organisatie, de complexiteit van de welzijnsdoelstelling en het daarmee verbonden tijdbestek. Er behoren duidelijke onderlinge verbanden te zijn tussen de diverse niveaus van doelen en welzijnsdoelstellingen. Dit zijn enkele voorbeelden van verschillende typen welzijnsdoelstellingen: - vermindering van risico-niveaus,. - introductie van aanvullende elementen in het welzijnsmanagementsysteem; - de stappen die worden genomen om bestaande elementen te verbeteren, of mate waarin deze consistent worden toegepast; - de eliminatie of het verminderen van vóórkomen van bepaalde ongewenste incidenten. De welzijnsdoelstellingen behoren aan relevant personeel te worden bekendgemaakt (bijv. via opleidingen of voorlichtingsbijeenkomsten, zie 4.4.2) en behoren te worden ingevoerd door middel van programma's voor welzijnsmanagement (zie 4.3.4).


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat (schriftelijk) vastgelegde, meetbare welzijnsdoelstellingen voor elke functie in de organisatie. 4.3.4

Programma's voor welzijnsmanagement

a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet (een) programma('s) voor welzijnsmanagement vaststellen en bijhouden om haar doelstellingen te verwezenlijken. Dit omvat het (schriftelijk) vastleggen van: a)

de toegewezen verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor het bereiken van doelstellingen voor relevante functies en niveaus van de organisatie; en

b)

de middelen waarmee en het tijdsbestek waarin doelstellingen verwezenlijkt moeten worden.

Het programma voor welzijnsmanagement moet met regelmatige en geplande tussenpozen worden beoordeeld. Zo nodig moet het programma voor welzijnsmanagement worden aangepast aan wijzigingen in activiteiten, producten, diensten of bedrijfsomstandigheden van de organisatie.

b) bedoeling De organisatie zou kunnen werken aan het bereiken van haar welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen door middel van een programma voor welzijnsmanagement. Dit vereist de ontwikkeling van strategieën en actieplannen, die (schriftelijk) behoren te worden vastgelegd en te worden bekendgemaakt. De organisatie behoort de voortgang in het bereiken van de welzijnsdoelstellingen te monitoren, beoordelen en registreren, en de strategieën en plannen al naar gelang bij te werken of wijzigen. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: - welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen; - beoordelingen van wettelijke en andere eisen; - resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; - gedetailleerde gegevens over de processen waarmee de organisatie producten of diensten levert; - informatie uit welzijnsoverleg met werknemers, beoordelingen en verbeteringen op de werkplek (deze activiteiten kunnen reactief dan wel pro-actief van aard zijn); - beoordeling van mogelijkheden die zich aandienen door nieuwe, of andere, technologische opties; - activiteiten voor continue verbetering; - beschikbaarheid van benodigde middelen voor het bereiken van de welzijnsdoelstellingen van de organisatie. d) proces Het programma voor welzijnsmanagement behoort aan te geven welke personen verantwoordelijk zijn voor het bereiken van welzijnsdoelstellingen (op elk relevant niveau). Ook behoort aangegeven te worden welke taken behoren te worden geïmplementeerd om de diverse welzijnsdoelstellingen te bereiken. Het programma behoort te voorzien in de toewijzing van relevante verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor elke taak, evenals een tijdbestek voor elke taak, zodat kan worden voldaan aan het algemene tijdschema voor de daarmee samenhangende welzijnsdoelstelling. Ook behoort het programma te voorzien in de toewijzing van geschikte middelen (bijv. financiële en personele middelen, uitrusting en logistiek) voor elke taak. Het programma kan ook betrekking hebben op specifieke opleidingsprogramma's (zie 4.4.2). De opleidingsprogramma's zorgen voor verdere verspreiding van informatie en voor de coördinatie van supervisie. Als significante aanpassingen of wijzigingen worden verwacht in werkwijzen, processen, uitrusting of materiaal, behoort het programma te voorzien in hernieuwde identificatie van gevaren en risicobeoordeling. Het programma voor welzijnsmanagement behoort te voorzien in overleg met relevant personeel over de verwachte wijzigingen.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat gedefinieerde, (schriftelijk) vastgelegde programma's voor welzijnsmanagement. 4.4

lmplementatie en uitvoering Planning

Implementatie en Uitvoering

Audit



Figuur 4 - lmplementatie en uitvoering

4.4.1

Structuur en verantwoordelijkheid

a) eis volgens OHSAS 18001 De taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van personeel dat activiteiten beheert, uitvoert en verifieert die invloed hebben op de welzijnsrisico's van de activiteiten, faciliteiten en processen in de organisatie, moeten worden gedefinieerd, (schriftelijk) vastgelegd en bekendgemaakt, ter bevordering van een doeltreffend welzijnsmanagement. De eindverantwoordelijkheid voor arbeidsomstandigheden berust bij het hoogste leidinggevende niveau. De organisatie moet een lid van het hoogste leidinggevende niveau (in een grote organisatie is dat bijvoorbeeld een lid van de raad van bestuur) benoemen, dat in het bijzonder verantwoordelijk is voor de correcte implementatie van het welzijnsmanagementsysteem en erop toeziet dat het systeem werkt volgens de daaraan gestelde eisen op alle locaties en met betrekking tot alle activiteiten van de organisatie. De directie moet de voor de implementatie, beheer en verbetering van het welzijnsmanagementsysteem benodigde middelen beschikbaar stellen. OPMERKING middelen.

Middelen omvatten personele middelen en specialistische vaardigheden, technologie en financiële


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ De directievertegenwoordiger moet de specifieke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid hebben om: a)

te bewerkstelligen dat eisen voor het welzijnsmanagementsysteem worden vastgesteld, geïmplementeerd en bijgehouden in overeenstemming met deze OHSAS-specificatie;

b)

te bewerkstelligen dat aan het hoogste leidinggevende niveau wordt gerapporteerd over het functioneren van het welzijnsmanagementsysteem ter beoordeling en als basis voor verbetering van het welzijnsmanagementsysteem.

Alle leidinggevenden moeten zich aantoonbaar committeren tot continue verbetering van de prestaties van het welzijnsmanagementsysteem. b) bedoeling Om een effectief welzijnsmanagement mogelijk te maken behoren taakverdeling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden te worden gedefinieerd, (schriftelijk) te worden vastgelegd en bekend te worden gemaakt, en behoren toereikende middelen beschikbaar te worden gesteld om de uitvoering van de welzijnstaken mogelijk te maken. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

organisatiestructuur/organigram; resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; welzijnsdoelstellingen; wettelijke en andere eisen; functie-omschrijvingen; overzichten van gekwalificeerd personeel.

d) proces 1) overzicht De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle personen die taken uitvoeren die deel uitmaken van het welzijnsmanagementsysteem behoren te worden gedefinieerd, met inbegrip van duidelijke definiëring van verantwoordelijkheden op de raakvlakken tussen de verschillende functies. Dergelijke definiëringen kunnen onder andere voor de volgende mensen zijn vereist: -

het hoogste leidinggevende niveau; andere leidinggevende niveaus in de organisatie; proces-operators en productiemedewerkers; degenen die de arbeidsomstandigheden voor aannemers beheren; degenen die verantwoordelijk zijn voor opleidingen; degenen die verantwoordelijk zijn voor uitrusting die kritisch is voor de arbeidsomstandigheden; werknemers met kwalificaties, of andere welzijnsspecialisten, binnen de organisatie; werknemersvertegenwoordigers voor welzijn in overlegorganen.

De organisatie behoort echter het idee uit te dragen dat de zorg voor goede arbeidsomstandigheden de verantwoordelijkheid is van iedereen in de organisatie, en niet alleen van degenen die daarin een taak hebben volgens het welzijnsmanagementsysteem. 2) de verantwoordelijkheden van het hoogste leidinggevende niveau definiëren Tot de verantwoordelijkheden van het hoogste leidinggevende niveau behoort het definiëren van het welzijnsbeleid van de organisatie, evenals het bewerkstelligen dat het welzijnsmanagementsysteem wordt geïmplementeerd. Als onderdeel van deze commitment behoort een specifieke vertegenwoordiger van de directie met gedefinieerde verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de implementatie van het welzijnsmanagementsysteem door de directie te worden aangesteld. (in grote of complexe organisaties kunnen meer vertegenwoordigers worden aangesteld).


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ 3) de verantwoordelijkheden van de directievertegenwoordiger definiëren De aangestelde welzijnsvertegenwoordiger behoort deel uit te maken van het hoogste leidinggevende niveau. Deze vertegenwoordiger kan worden ondersteund door ander personeel met gedelegeerde verantwoordelijkheden voor de monitoring van de algemene uitvoering van de welzijnsfunctie. De vertegenwoordiger van de directie behoort echter regelmatig te worden geïnformeerd over de prestaties van het systeem en behoort actief betrokken te blijven bij periodieke beoordelingen en de vaststelling van welzijnsdoelstellingen. Er behoort te worden bewerkstelligd dat andere taken of functies die aan dit personeel worden toegewezen niet strijdig zijn met de uitvoering van hun welzijnsverantwoordelijkheden. 4) de verantwoordelijkheden van het middenkader definiëren De verantwoordelijkheid van het middenkader omvat het bewerkstelligen dat de arbeidsomstandigheden worden beheerd voor zover die onder hun invloedssfeer vallen. Waar de eerste verantwoordelijkheid voor welzijnskwesties bij het middenkader berust, behoren de taakverdeling en verantwoordelijkheden voor elke specialistische welzijnsfunctie binnen de organisatie passend te worden gedefinieerd om onduidelijkheid met betrekking tot verantwoordelijkheden en bevoegdheden te voorkomen. Dit behoort voorzieningen te omvatten om eventuele conflicten tussen welzijnskwesties en de productiviteit op te lossen, door middel van doorverwijzing naar een hoger leidinggevend niveau. 5) (schriftelijk) vastleggen van taakverdeling en verantwoordelijkheden Welzijnsverantwoordelijkheden en -bevoegdheden behoren (schriftelijk) te worden vastgelegd in een vorm die passend is voor de organisatie. Dit kan een van de volgende vormen betreffen, of een andere vorm die de voorkeur van de organisatie heeft: -

handboeken voor het welzijnsmanagementsysteem; procedures en werkinstructies; functie-omschrijvingen; opleidingen, introductiecursussen.

Als de organisatie ervoor kiest schriftelijke functie-omschrijvingen uit te geven waarin andere aspecten van de taakverdeling en verantwoordelijkheden van werknemers worden beschreven, behoren de welzijnsverantwoordelijkheden in die functie-omschrijvingen te worden opgenomen. 6) bekendmaking van taakverdeling en verantwoordelijkheden Welzijnsverantwoordelijkheden en bevoegdheden behoren effectief te worden bekendgemaakt aan iedereen die daardoor wordt beïnvloed op alle niveaus binnen de organisatie. Hierdoor wordt bewerkstelligd dat individuele werknemers inzicht krijgen in de reikwijdte van en raakvlakken met diverse functies, evenals de kanalen die moeten worden gebruikt om acties in gang te zetten. 7) middelen De directie behoort te bewerkstelligen dat afdoende middelen beschikbaar zijn voor het onderhouden van een veilige werkplek, waaronder uitrusting, personele middelen, specialistische vaardigheden en opleidingen. Middelen kunnen als afdoende worden beschouwd als ze toereikend zijn voor de uitvoering van de welzijnsprogramma's en -activiteiten, waaronder prestatiemeting en -monitoring. Voor organisaties die een welzijnsmanagementsysteem hebben geïmplementeerd, kan de toereikendheid van middelen ten minste voor een deel worden geëvalueerd door de geplande realisatie van de welzijnsdoelstellingen te vergelijken met de daadwerkelijke resultaten. 8) commitment van de directie Directieleden behoren zich zichtbaar tot een welzijnsmanagementsysteem te committeren. Methoden om dit te demonstreren zijn bijvoorbeeld bezoek aan en inspectie van locaties, deelname aan onderzoek naar ongevallen en het beschikbaar stellen van middelen voor corrigerende maatregelen, het bijwonen van welzijnsvergaderingen en publiceren van ondersteunende mededelingen.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat bijvoorbeeld: -

definities van welzijnsverantwoordelijkheden en bevoegdheden voor alle relevante werknemers; (schriftelijke) vastlegging van taakverdeling/verantwoordelijkheden in handboeken/procedures/cursuspakketten; proces voor het bekendmaken van taakverdeling en verantwoordelijkheden aan alle werknemers en andere relevante partijen; actieve deelname door de directie aan en ondersteuning van welzijnsmanagement, op alle niveaus.

4.4.2

Opleiding, bewustzijn en bekwaamheid

a) eis volgens OHSAS 18001 Het personeel moet over de vereiste vakbekwaamheid beschikken om de taken uit te voeren die van invloed zijn op de arbeidsomstandigheden op de werkplek. De vakbekwaamheid moet worden gedefinieerd in termen van geschikte opleiding, training en/of ervaring. De organisatie moet procedures vaststellen en bijhouden om haar werknemers in iedere relevante functie en op elk relevant niveau bewust te maken van: a)

het belang van naleving van het welzijnsbeleid en de welzijnsprocedures en van de eisen van het welzijnsmanagementsysteem;

b)

de feitelijk of potentiële welzijnseffecten van hun werkzaamheden en de voordelen van verbeterde persoonlijke prestaties;

c)

hun eigen taken en verantwoordelijkheden voor de naleving van het welzijnsbeleid, de welzijnsprocedures en van de eisen van het welzijnsmanagementsysteem, met inbegrip van de eisen voor het voorbereid zijn en reageren op noodsituaties (zie 4.4.7);

d)

de potentiële consequenties als van gespecificeerde werkprocedures wordt afgeweken.

Bij opleidingsprocedures moet rekening worden gehouden met verschillende niveaus van: a)

verantwoordelijkheden, vaardigheden en vermogen tot lezen en schrijven; en

b)

risico's.

b) bedoeling Organisaties behoren te beschikken over effectieve procedures om zeker te stellen dat personeel vakbekwaam is voor de uitvoering van de hun toegewezen functies. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

gedefinieerde taakverdelingen en verantwoordelijkheden; functie-omschrijvingen (inclusief gedetailleerde gegevens over uit te voeren gevaarlijke taken); prestatie-evaluaties van werknemers; resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; procedures en werkinstructies; welzijnsbeleid en -doelstellingen; welzijnsprogramma’s.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ d) proces De volgende onderwerpen behoren in het proces te worden opgenomen: - systematische identificatie van het bewustzijn en de vakbekwaamheid op welzijnsgebied die is vereist op alle niveaus en functies in de organisatie; - voorzieningen voor het identificeren en verbeteren van tekortkomingen met betrekking tot het huidige en het vereiste niveau van bewustzijn en vakbekwaamheid op welzijnsgebied van afzonderlijke werknemers; - tijdig en op systematische wijze bieden van opleidingen die als noodzakelijk worden geïdentificeerd; - beoordeling van individuele werknemers om te verzekeren dat zij de benodigde kennis en vaardigheden hebben verworven en dat zij deze bijhouden; - het bijhouden van passende registraties van opleiding en vakbekwaamheid van individuele werknemers. Er behoort een programma voor bewustwording van en opleiding met betrekking tot welzijnskwesties te worden vastgesteld en bijgehouden, ten behoeve van de volgende aspecten: -

-

-

-

inzicht in de welzijnsvoorzieningen van de organisatie en de specifieke taken en verantwoordelijkheden van afzonderlijke werknemers daarin; een systematisch programma voor introductiecursussen en bijscholing voor werknemers en degenen die worden overgeplaatst naar andere divisies, locaties, afdelingen, gebieden, functies of taken binnen de organisatie; opleiding in lokale welzijnsvoorzieningen en gevaren, risico's, te nemen voorzorgen en te volgen procedures. Deze opleiding moet worden gevolgd voordat de werkzaamheden worden gestart; opleiding voor de uitvoering van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing (zie 4.3.1d); specifieke interne of externe opleidingen die vereist kunnen zijn voor werknemers met specifieke taken in het welzijnsmanagementsysteem, waaronder vertegenwoordigers van werknemers op welzijnsgebied; opleidingen voor alle personen die leiding geven aan werknemers, aannemers en anderen (bijv. tijdelijke arbeidskrachten) met betrekking tot hun welzijnsverantwoordelijkheden. Hierdoor behoort te worden verzekerd dat zowel de leidinggevenden als degenen aan wie leiding wordt gegeven, inzicht hebben in de gevaren en risico's van de activiteiten waar zij verantwoordelijk voor zijn, ongeacht waar de activiteiten worden uitgevoerd. Daamaast wordt hierdoor verzekerd dat het personeel over de vereiste vakbekwaamheid beschikt om de activiteiten veilig uit te voeren, door de welzijnsprocedures te volgen; de taakverdeling en verantwoordelijkheden (inclusief wettelijke verantwoordelijkheden van organisatie en individu) van het hoogste leidinggevende niveau met betrekking tot het zeker stellen dat het welzijnsmanagementsysteem functioneert in de beheersing van risico's en het minimaliseren van ziekte, verwonding en andere verliezen voor de organisatie; programma's voor opleiding en bewustwording voor aannemers, tijdelijke arbeidskrachten en bezoekers, overeenkomstig het risiconiveau waaraan zij worden blootgesteld.

De effectiviteit van opleiding en het resulterende niveau van vakbekwaamheid behoren te worden geëvalueerd. Dit omvat bijvoorbeeld beoordeling als onderdeel van de opleiding, en/of passende controle in de praktijk om vast te stellen of het vereiste niveau van vakbekwaamheid is bereikt, of om de invloed op langere termijn van gegeven opleidingen te monitoren. e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende elementen: -

vakbekwaamheidseisen voor afzonderlijke taken; analyse van behoefte aan opleiding; opleidingsprogramma's/plannen voor afzonderlijke werknemers; aanbod aan opleidingen dat beschikbaar is voor gebruik in de organisatie; registraties van opleidingen, en registraties van evaluatie van de effectiviteit van de opleidingen.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ 4.4.3 Overleg en communicatie a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet over procedures beschikken om te bewerkstelligen dat relevante welzijnsinformatie wordt bekendgemaakt aan en ontvangen van werknemers en andere belanghebbende partijen. Betrokkenheid van het personeel en overlegregelingen moeten (schriftelijk) worden vastgelegd en belanghebbende partijen moeten daarvan op de hoogte worden gesteld. Werknemers: a)

moeten worden betrokken bij de ontwikkeling en beoordeling van beleid en procedures voor risicobeheersing;

b)

moeten worden geraadpleegd als er wijzigingen worden doorgevoerd die invloed hebben op arbeidsomstandigheden;

c)

moeten worden vertegenwoordigd in zaken die betrekking hebben op arbeidsomstandigheden;

d)

moet worden verteld wie hun welzijnsvertegenwoordiger is en wie door de directie als specifiek verantwoordelijke is benoemd (zie 4.4.1).

b) bedoeling De organisatie behoort participatie in goede welzijnswerkwijzen te stimuleren en ondersteuning voor het welzijnsbeleid en de welzijnsdoelstellingen te verkrijgen van iedereen die door haar activiteiten wordt beïnvloed, door middel van een proces van overleg en communicatie. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen; relevante documentatie van het welzijnsmanagementsysteem; procedures voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; gedefinieerde welzijnstaakverdeling en -verantwoordelijkheden; resultaten van formeel welzijnsoverleg tussen werknemers en directie; informatie uit overleg met werknemers over arbeidsomstandigheden, beoordeling en verbetering van de werkplek (deze activiteiten kunnen reactief of pro-actief van aard zijn); gegevens over opleidingsprogramma's.

d) proces De organisatie behoort de regelingen waarmee zij relevante welzijnsinformatie verstrekt aan en ontvangt van haar werknemers en andere belanghebbende partijen (bijv. aannemers, bezoekers) (schriftelijk) vast te leggen en bekend te maken. Dit behoort regelingen te omvatten om de werknemers bij de volgende processen te betrekken: -

-

overleg over de ontwikkeling en beoordeling van beleid, ontwikkeling en beoordeling van welzijnsdoelstellingen en beslissingen over de implementatie van processen en procedures voor de aanpak van risico's, waaronder het uitvoeren van identificatie van gevaren, en in het herzien van risicobeoordelingen en risicobeheersmaatregelen met betrekking tot hun eigen activiteiten; overleg over wijzigingen die de arbeidsomstandigheden op de werkplek beïnvloeden zoals invoering van nieuwe of aangepaste uitrusting, materialen, technologieën, processen, procedures of werkwijzen.

Werknemers behoren vertegenwoordigd te zijn in welzijnskwesties, en behoort te worden verteld wie hun vertegenwoordiger is en wie de specifieke directieverantwoordelijke is.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat bijvoorbeeld: - formeel overleg tussen directie en werknemers door middel van raden en vergelijkbare lichamen; - betrokkenheid van werknemers bij identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; - initiatieven om welzijnsoverleg met werknemers te stimuleren, alsmede activiteiten voor beoordelings- en verbeteractiviteiten op de werkplek en feedback aan de directie over welzijnskwesties; - welzijnsvertegenwoordigers van werknemers met gedefinieerde taakverdeling en communicatieprocedures met de directie, waaronder bijvoorbeeld betrokkenheid bij onderzoek naar ongevallen en incidenten, welzijnsinspecties van lokaties etc.; - welzijnsinformatiebijeenkomsten voor werknemers en andere belanghebbende partijen, bijvoorbeeld aannemers en bezoekers; - prikborden met gegevens over welzijnsprestatiegegevens en andere relevante welzijnsinformatie; - welzijnsnieuwsbrieven; - posters. 4.4.4

Documentatie

a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet informatie, op geschikte media zoals papier of in elektronische vorm, vaststellen en bijhouden die: a)

de kernelementen van het managementsysteem en hun wisselwerking te beschrijft;

b)

verwijst naar verwante documentatie.

OPMERKING Het is belangrijk dat documentatie tot het minimaal noodzakelijke wordt beperkt, met het oog op effectiviteit en doelmatigheid. b) bedoeling De organisatie behoort actuele en afdoende documentatie vast te leggen en bij te houden om te bewerkstelligen dat het welzijnsmanagementsysteem goed wordt begrepen en effectief en doelmatig wordt beheerd. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: - gegevens over de documentatie- en informatiesystemen die de organisatie ontwikkelt ter ondersteuning van het welzijnsmanagementsysteem en welzijnsactiviteiten en om te voldoen aan de eisen van OHSAS 18001:1999; - verantwoordelijkheden en bevoegdheden; - informatie over lokale omstandigheden waarin de documentatie of informatie wordt gebruikt en daaraan verwante beperkingen aan de fysieke aard van de documentatie, of het gebruik van elektronische of andere media.

d) proces De organisatie behoort de behoefte aan documentatie en informatie voor het welzijnsmanagementsysteem te beoordelen voordat de benodigde documentatie ter ondersteuning van de welzijnsprocessen wordt ontwikkeld. Het is niet vereist de documentatie in een bepaalde vorm te ontwikkelen om te voldoen aan OHSAS 18001, noch is het nodig bestaande documentatie zoals handboeken, procedures, of werkinstructies te vervangen als deze de bestaande regelingen adequaat beschrijven. Als de organisatie al over een vastgesteld en (schriftelijk) vastgelegd welzijnsmanagementsysteem beschikt, is het wellicht eenvoudiger en doelmatiger om bijvoorbeeld een overzichtsdocument te ontwikkelen waarin de onderlinge verbanden tussen de bestaande procedures en de eisen van OHSAS 18001:1999 worden beschreven.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Er behoort rekening te worden gehouden met de volgende aspecten: - de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de gebruikers van de documentatie en informatie, waarbij behoort te worden overwogen in welke mate beveiliging en toegankelijkheid behoort te worden geregeld, in het bijzonder met betrekking tot elektronische media en het beheer van wijzigingen (zie 4.4.5); - de manier waarop en de omstandigheden waaronder fysieke documentatie wordt gebruikt, aangezien daarbij behoort te worden overwogen in welke vorm de informatie wordt gepresenteerd. Op vergelijkbare wijze behoort het gebruik van elektronische apparatuur voor informatiesystemen te worden overwogen. e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende elementen: 4.4.5

overzichtsdocument of handboek voor de documentatie van het welzijnsmanagementsysteem; documentregisters, overzichtslijsten of indexen; procedures; werkinstructies. Beheer van documenten en gegevens

a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet procedures vaststellen en bijhouden voor het beheer van alle documenten en gegevens die door deze OHSAS-specificatie zijn vereist, om te bewerkstelligen dat: a)

ze kunnen worden gelokaliseerd;

b)

ze periodiek worden beoordeeld, indien nodig herzien en als geschikt worden goedgekeurd door bevoegd personeel;

c)

de geldende versies van relevante documenten en gegevens beschikbaar zijn op alle locaties waar werkzaamheden worden uitgevoerd die van belang zijn voor het doeltreffend functioneren van het welzijnsmanagementsysteem;

d)

verouderde documenten en gegevens direct worden verwijderd van alle plaatsen waar ze worden uitgegeven of gebruikt, of dat op een andere manier wordt verzekerd dat ze niet onbedoeld worden gebruikt; en

e)

verouderde documenten en gegevens die voor wettelijke en/of kennisdoeleinden worden bewaard, op passende wijze worden geïdentificeerd.

b) bedoeling Alle documenten en gegevens met informatie die essentieel is voor de werking van het welzijnsmanagementsysteem en de uitvoering van de welzijnsactiviteiten van de organisatie, behoren te worden geïdentificeerd en beheerst. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: - gegevens over de documentatie- en datasystemen die de organisatie ontwikkelt ter ondersteuning van haar welzijnsmanagementsysteem en welzijnsactiviteiten en om te voldoen aan de eisen van OHSAS 18001:1999; - gegevens over verantwoordelijkheden en bevoegdheden. d) proces Er behoren schriftelijke procedures te worden vastgesteld om de beheersmaatregelen voor de identificatie, goedkeuring, uitgifte en verwijdering van documentatie te definiëren, evenals beheer van welzijnsgegevens (overeenkomstig de bovengenoemde eisen van 4.4.5 van OHSAS 18001). In deze procedures behoort duidelijk te worden aangegeven op welke categorieën documentatie en gegevens ze van toepassing zijn.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Documentatie en gegevens behoren waar nodig beschikbaar en toegankelijk te zijn, onder routine-omstandigheden en uitzonderlijke omstandigheden, waaronder noodsituaties. Dit houdt bijvoorbeeld in dat actuele bouwtekeningen van installaties, gegevensbladen over gevaarlijke stoffen, procedures en instructies beschikbaar zijn voor procesoperators en iedereen die de gegevens in noodsituaties nodig kan hebben e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: -

procedure voor documentbeheer, inclusief toegewezen verantwoordelijkheden en bevoegdheden; documentregisters, overzichtslijsten of indexen; overzicht van beheerde documentatie en de locatie ervan; archiefregistraties (het kan noodzakelijk zijn deze gedurende een bepaalde periode te bewaren overeenkomstig wettelijke of andere eisen).

4.4.6

Beheersing van de werkzaamheden

a) eis volgende OHSAS 18001 De organisatie moet de werkzaamheden en activiteiten identificeren die samenhangen met geïdentificeerde risico's en waarvoor beheersmaatregelen moeten worden toegepast. De organisatie moet deze activiteiten, met inbegrip van onderhoud, plannen om te bewerkstelligen dat ze onder gespecificeerde voorwaarden worden uitgevoerd door: a)

het vaststellen en bijhouden van (schriftelijk) vastgelegde procedures voor die situaties waarin het ontbreken van deze procedures tot afwijken van het welzijnsbeleid en de doelstellingen zou kunnen leiden;

b)

in de procedures criteria voor de uitvoering van de werkzaamheden vast te leggen;

c)

het vaststellen en bijhouden van procedures die samenhangen met geïdentificeerde welzijnsrisico's voor goederen, uitrusting en diensten die door de organisatie zijn ingekocht en/of worden gebruikt, en het bekendmaken van relevante procedures en eisen aan leveranciers door leveranciers en aannemers van werk;

d)

het vaststellen en bijhouden van procedures voor ontwerp en inrichting van de werkplek, processen, installaties, machines, operationele procedures en organisatie van het werk, met inbegrip van aanpassing aan menselijke mogelijkheden, om welzijnsrisico's aan de bron weg te nemen of te minimaliseren.

b) bedoeling De organisatie behoort regelingen vast te stellen en bij te houden om de effectieve toepassing van beheersen tegenmaatregelen te bewerkstelligen, waar deze vereist zijn om operationele risico's te beheersen, het welzijnsbeleid en de welzijnsdoelstellingen te realiseren en te voldoen aan wettelijke en andere eisen. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: - welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen; - resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; - geïdentificeerde wettelijke en andere eisen. d) proces De organisatie behoort procedures vast te stellen om de geïdentificeerde risico's te beheersen (inclusief risico's die door aannemers of bezoekers kunnen worden ingebracht), waarbij deze (schriftelijk) worden vastgelegd in gevallen waarin zich incidenten, ongevallen of andere afwijkingen van het welzijnsbeleid en de welzijnsdoelstellingen kunnen voordoen als dergelijke beheersing wordt nagelaten. Procedures voor risicobeheersing behoren regelmatig opnieuw te worden beoordeeld op hun geschiktheid en effectiviteit, en wijzigingen die als noodzakelijk worden geïdentificeerd behoren te worden geïmplementeerd. Het kan noodzakelijk zijn in de procedures rekening te houden met situaties waarin risico's zich uitstrekken tot terreinen of gebieden die eigendom zijn van of worden beheerd door klanten of andere derden, bijvoorbeeld als


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ werknemers van de organisatie werkzaamheden op een locatie van een klant uitvoeren. In dergelijke omstandigheden kan het nodig zijn overleg te plegen met de externe partij over arbeidsomstandigheden. Hieronder worden enkele voorbeelden gegeven van gebieden waar zich doorgaans risico's voordoen, en voorbeelden van beheersmaatregelen tegen dergelijke risico's. 1) inkoop of overdracht van goederen en diensten en gebruik van externe hulpmiddelen Dit omvat de volgende aspecten: - goedkeuring voor inkoop of overdracht van gevaarlijke chemicaliën, materialen en stoffen; - beschikbaarheid van documentatie voor de veilige omgang met machines, uitrusting, materialen of chemicaliën ten tijde van inkoop, of de noodzaak dergelijke documentatie te verkrijgen; - evaluatie en periodieke her-evaluatie van de vakbekwaamheid van aannemers inzake welzijnskwesties; - goedkeuring van het ontwerp van arbo-voorzieningen voor nieuwe installaties of uitrusting. 2) gevaarlijke taken Dit omvat onder meer: - identificatie van gevaarlijke taken; - vaststelling en goedkeuring vooraf van werkmethoden; - kwalificatie vooraf van personeel voor gevaarlijke taken; - systemen met werkvergunningen, en procedures voor het beheer van toegang voor personeel tot gevaarlijke locaties. 3) gevaarlijke materialen Dit omvat onder meer: - identificatie van inventaris, en opslaglocaties; - veilige opslagvoorzieningen en toegangsbeheer; - beschikbaarheid en toegankelijkheid van gegevens over veiligheid van materialen en andere relevante informatie.

4) onderhoud van installaties en uitrusting ten behoeve van veiligheid Dit omvat onder meer: - levering, beheer en onderhoud van installaties en uitrusting van de organisatie; - levering, beheer en onderhoud van persoonlijke beschermingsmiddelen; - afscheiding en toegangsbeheer; - inspectie en beproeving van arbo-gerelateerde uitrusting en high integrity-systemen zoals: -

systemen voor de bescherming van de bediener (operator); afscherming en fysieke bescherming; afschakelsystemen; branddetectie en -bestrijdingsapparatuur; verplaatsingsapparatuur (kranen, vorkheftrucks, takels en andere hefinrichtingen); radiologische bronnen en beveiligingen; noodzakelijke apparatuur voor monitoring; plaatselijke systemen voor afvoer van afvalgassen; medische faciliteiten en voorzieningen.

e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: - procedures; - werkinstructies. OHSAS 18002:2000 4.4.7

Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet plannen en procedures vaststellen en bijhouden voor het identificeren van de mogelijkheid van ongevallen en noodsituaties en voor het reageren daarop, en voor het voorkomen en verminderen van mogelijke ziekte en letsel die ermee gepaard kunnen gaan. De organisatie moet plannen en procedures voor het voorbereid zijn en reageren op noodsituaties beoordelen en waar nodig herzien, met name nadat ongevallen of noodsituaties hebben plaatsgevonden. Ook moet de organisatie periodiek, indien uitvoerbaar, dergelijke procedures beproeven. b) bedoeling De organisatie behoort actief de behoefte te beoordelen aan regelingen om voorbereid te zijn en te kunnen reageren op noodsituaties, en plannen te ontwikkelen om aan die behoefte te voldoen. Verder behoort de organisatie procedures en processen te ontwikkelen om te reageren op noodsituaties, geplande reacties te beproeven en de effectiviteit van de reacties te verbeteren. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; beschikbaarheid van plaatselijke hulpdiensten en gegevens over overeengekomen procedures voor reacties en overleg in noodsituaties; wettelijke en andere eisen; ervaringen met eerdere ongevallen, incidenten en noodsituaties; ervaringen van vergelijkbare organisaties met eerdere ongevallen. incidenten en noodsituaties (lessen die daaruit worden getrokken, goede werkwijzen ("best practice"); beoordeling van oefeningen voor noodsituaties en de resultaten van daaruit voortvloeiende maatregelen.

d) proces De organisatie behoort noodplannen te ontwikkelen, de passende nooduitrusting te identificeren en beschikbaar te stellen en haar vermogen op noodsituaties te reageren regelmatig te beproeven door oefeningen te houden. Oefeningen behoren gericht te zijn op beproeving van de effectiviteit van kritieke delen van de noodplannen. Ook behoort het proces van planning voor noodsituaties hierdoor op volledigheid te worden beproefd. Hoewel in het planningsproces (op papier) gesimuleerde oefeningen nuttig kunnen zijn, behoren praktijkoefeningen zo realistisch mogelijk te zijn om effectief te zijn. Het kan nodig zijn uitgebreide simulaties van incidenten te organiseren. De resultaten van oefeningen voor noodsituaties behoren te worden geëvalueerd, en als noodzakelijk geïdentificeerde wijzigingen behoren te worden geïmplementeerd. 1) noodplan De noodplannen behoren aan te geven welke maatregelen behoren te worden genomen indien zich gespecificeerde noodsituaties voordoen, en behoren het volgende te omvatten: -

-

identificatie van mogelijke ongevallen en noodsituaties; identificatie van de persoon die in noodsituaties de leiding behoort te nemen; details omtrent maatregelen die door het personeel behoren te worden genomen in noodsituaties, inclusief maatregelen die door extern personeel behoren te worden genomen die zich tijdens de noodsituatie op de locatie bevinden, zoals aannemers of bezoekers (die bijvoorbeeld kunnen worden verzocht zich naar een daarvoor aangewezen verzamelpunt te begeven); verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van personeel met specifieke taken tijdens de noodsituatie (bijv. brandwachten, EHBO, specialisten voor radioactief/toxisch afval); evacuatieprocedures; identificatie en locatie van gevaarlijke materialen en de benodigde noodmaatregelen; OHSAS 18002:2000

- communicatie met externe hulpdiensten; - communicatie met wetgevende instanties;


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ - communicatie met buurt en publiek; - bescherming van belangrijke registraties en uitrusting; - beschikbaarheid van de nodige informatie tijdens de noodsituatie bijvoorbeeld plattegronden van de locatie, gegevens over gevaarlijke stoffen, procedures, werkinstructies en telefoonnummers van contactpersonen. De betrokkenheid van externe instanties bij de planning van noodprocedures behoort duidelijk (schriftelijk) te worden vastgelegd. Dergelijke instanties behoren te worden geïnformeerd over de mogelijke omstandigheden waarin hun inzet vereist kan zijn, en behoren te worden voorzien van alle informatie die zij nodig kunnen hebben ter ondersteuning van hun inzet tijdens noodsituaties. 2) nooduitrusting De behoefte aan nooduitrusting behoort te worden geïdentificeerd, en de uitrusting behoort in afdoende hoeveelheden beschikbaar te worden gesteld. Dit behoort periodiek te worden beproefd, ten behoeve van continue inzetbaarheid. Dit zijn enkele voorbeelden van dergelijke uitrusting: -

alarmsystemen; noodverlichting en noodstroomvoorziening; vluchtvoorzieningen; schuilplaatsen; afsluiters, schakelaars en stroomverbrekers; brandbestrijdingsmiddelen; EHBO-voorzieningen (inclusief nooddouches, oogdouches etc.); communicatiefaciliteiten.

3) oefeningen Oefeningen behoren te worden uitgevoerd volgens een vooraf vastgesteld schema. Voorzover passend en praktisch haalbaar, behoort deelname van externe nooddiensten aan oefeningen te worden gestimuleerd.

e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: -

(schriftelijk) vastgelegde noodplannen en -procedures; overzicht van beschikbare nooduitrusting; beproevingsrapporten van nooduitrusting; registraties van het volgende: oefeningen; beoordelingen van oefeningen; aanbevolen maatregelen als gevolg van de beoordelingen; voortgang in de uitvoering van aanbevolen maatregelen.

30


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000

4.5 Controle en corrigerende maatregelen

Implementatie en uitvoering

audit

controle en corrigerende maatregelen

feedback uit prestatiemetingen


Figuur 5 - Controle en corrigerende maatregelen

4.5.1

Prestatiemeting en -monitoring

a) eis volgens OHSAS 18001

De organisatie moet procedures vaststellen en bijhouden voor het regelmatig monitoren en meten van de arboprestaties. Deze procedures moeten het volgende omvatten:

a)

zowel kwalitatieve als kwantitatieve metingen, passend bij de behoeften van de organisatie;

b)

het monitoren van de mate waarin de welzijnsdoelstellingen van de organisatie worden behaald;

c)

pro-actieve prestatiemetingen voor het monitoren van naleving van het welzijnsmanagementprogramma, operationele criteria en van toepassing zijnde eisen uit wet- en regelgeving;

d)

reactieve prestatiemetingen voor het monitoren van ongevallen, ziekte, incidenten (inclusief bijna-ongevallen) en andere gevallen van ontoereikende welzijnsprestaties;

e)

registratie van voldoende gegevens en resultaten van monitoring en metingen voor het beoordelen van de effectiviteit van corrigerende en preventieve maatregelen.

lndien monitoringapparatuur nodig is voor prestatiemeting en -monitoring, moet de organisatie procedures vaststellen en bijhouden voor kalibratie en onderhoud van dergelijke apparatuur. Er moeten registraties worden bewaard van kalibratie- en onderhoudsactiviteiten en de resultaten daarvan.

31


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000 b) bedoeling De organisatie behoort de essentiële prestatieparameters voor de welzijnsprestaties van de organisatie als geheel vast te stellen. Dit omvat onder meer parameters aan de hand waarvan wordt vastgesteld of: -

welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen worden bereikt; maatregelen voor risicobeheersing zijn geïmplementeerd en effectief zijn; lering wordt getrokken uit falend welzijnsmanagement, inclusief gevaarlijke gebeurtenissen (ongevallen, bijnaongevallen en ziekte); programma's voor bewustwording, opleiding, communicatie en overleg voor werknemers en belanghebbende partijen effectief zijn; informatie die kan worden gebruikt om aspecten van het welzijnsmanagementsysteem te beoordelen en/of te verbeteren wordt verzameld en gebruikt.

-

c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing (zie 4.3.1); eventuele eisen uit wet- en regelgeving, goede werkwijzen ('best practice'); welzijnsbeleid en welzijnsdoelstellingen; procedures voor het reageren op afwijkingen; registraties van beproeving en celebratie van apparatuur (inclusief uitrusting van aannemers); registraties van opleidingen (inclusief opleidingen van aannemers); managementrapporten.

d) proces 1) proactieve en reactieve monitoring Het welzijnsmanagementsysteem van een organisatie behoort zowel proactieve als reactieve monitoring te omvatten, als volgt: -

proactieve monitoring behoort te worden gebruikt om conformiteit te controleren met de welzijnsactiviteiten van de organisatie, bijvoorbeeld door monitoring van de frequentie en effectiviteit van arbo-inspecties; reactieve monitoring behoort te worden gebruikt om falen van het welzijnsmanagementsysteem te onderzoeken, analyseren en registreren, waaronder ongevallen, incidenten (inclusief bijna-ongevallen), ziekte en schade aan eigendommen.

-

Gegevens uit zowel proactieve als reactieve monitoring worden vaak gebruikt om te bepalen of de arbodoelstellingen worden bereikt (zie BS 8800:1996, E.3.2 en E.3.3 voor nadere richtlijnen). 2) meettechnieken Dit zijn enkele voorbeelden van methoden die kunnen worden gebruikt om de welzijnsprestaties te meten: -

-

resultaten van processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; systematische werkplekinspecties aan de hand van checklists; arbo-inspecties: bijvoorbeeld door middel van een rondgang (door de organisatie); evaluaties vooraf van nieuwe installaties, uitrusting, materialen, chemicaliën, technologieën, processen, procedures of werkpatronen; inspecties van specifieke machines en installaties om te controleren of veiligheidsvoorzieningen zijn aangebracht en in goede staat verkeren; steekproefsgewijze beoordeling van veiligheidsaspecten: beoordeling van specifieke aspecten van arbeidsomstandigheden; steekproefsgewijze beoordeling van milieu-aspecten: meting van blootstelling aan chemische, biologische of fysieke agentia (bijvoorbeeld lawaai, licht ontvlambare organische verbindingen, legionella) en vergelijking met erkende normen; beschikbaarheid en effectiviteit van inzet van personeel met erkende arbo-ervaring of formele kwalificaties; steekproefsgewijze beoordeling van gedragspatronen: beoordeling van het gedrag van werknemers om onveilige werkwijzen te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn;


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ - analyse van documentatie en registraties; - vergelijking ('bench-marking') aan de hand van goede arbo-werkwijzen in andere organisaties; OHSAS 18002:2000 - enquêtes om de houding van het personeel ten opzichte van het welzijnsmanagementsysteem, arbo-werkwijzen en overlegprocedures voor werknemers te peilen. Organisaties behoren te beslissen welke aspecten ze monitoren en hoe vaak deze monitoring wordt uitgevoerd op basis van risiconiveaus (zie 4.3.1). De frequentie van inspecties van installaties en machines kan wettelijk zijn voorgeschreven (bijvoorbeeld voor luchtfilters, stoominstallaties, hefapparatuur). Als onderdeel van het welzijnsmanagementsysteem behoort een inspectierooster te worden opgesteld op basis van resultaten van identificatie van gevaren en risicobeoordeling, en van wet- en regelgeving. Routinematige monitoring van processen, werkplekken en werkwijzen behoren te worden uitgevoerd volgens een (schriftelijk) vastgelegd schema voor leidinggevenden op de werkplek of voor middenkader. Al het toezichthoudend personeel op de werkplek behoort steekproefsgewijze controles van essentiële taken uit te voeren om conformiteit met welzijnsprocedures en werkwijzen te bewerkstelligen. Om de uitvoering van systematische inspecties te vergemakkelijken kunnen checklists worden gebruikt. 3)

inspecties

i) Uitrusting. Een inventarislijst (met unieke identificatie van alle artikelen) behoort te worden opgesteld voor alle uitrusting die onderhevig is aan verplichte of technische keuring door relevant personeel (eventueel van externe instanties). Dergelijke uitrusting behoort volgens voorschriften te worden geïnspecteerd en te worden opgenomen in inspectieschema's. ii) Arbeidsomstandigheden. Er behoren criteria te worden vastgesteld en (schriftelijk) te worden vastgelegd met betrekking tot aanvaardbare omstandigheden op de werkplek. Naleving van deze criteria behoort volgens een gespecificeerd tijdschema te worden gecontroleerd door leidinggevenden. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van checklists met criteria en alle te inspecteren punten. iii)Verificatie-inspecties. Er behoren verificatie-inspecties te worden uitgevoerd, maar daardoor worden leidinggevenden niet gevrijwaard van de verplichting inspecties uit te voeren of gevaren te identificeren. iv) lnspectie-registraties. Er behoren registraties te worden bewaard voor elke uitgevoerde arbo-inspectie. De registraties behoren aan te geven of de (schriftelijk) vastgelegde welzijnsprocedures al dan niet werden nageleefd. Registraties van arbo-inspecties, rondgangen, enquêtes en audits van welzijnsmanagementsystemen behoren te worden bestudeerd om onderliggende oorzaken van afwijkingen en terugkerende gevaren te identificeren. Zo nodig behoren preventieve maatregelen te worden genomen. Omstandigheden die niet aan de norm voldoen en onveilige omstandigheden en artikelen die tijdens de inspectie worden geïdentificeerd behoren (schriftelijk) te worden vastgelegd als afwijkingen; de risico's behoren te worden beoordeeld en gecorrigeerd overeenkomstig de procedures voor afwijkingen. 4) meetapparatuur Meetapparatuur die wordt gebruikt om de arbeidsomstandigheden te beoordelen (bijvoorbeeld decibelmeters, lichtsterktemeters, luchtbemonsteringsapparatuur) behoort te worden geregistreerd, van een unieke identificatie te worden voorzien en te worden beheerd. De nauwkeurigheid van de apparatuur behoort bekend te zijn. Waar nodig behoren schriftelijke procedures beschikbaar te zijn die beschrijven hoe de metingen behoren te worden uitgevoerd. Apparatuur die voor arbo-metingen wordt gebruikt behoort op de juiste wijze te worden onderhouden en opgeslagen, en behoort metingen te leveren met de vereiste nauwkeurigheid. Waar nodig behoort een kalibratieschema voor de meetapparatuur (schriftelijk) te worden vastgelegd. Dit schema behoort de volgende aspecten te omvatten: - frequentie van kalibraties; - verwijzing naar beproevingsmethoden, voorzover relevant; - identificatie van apparatuur die voor de kalibratie wordt gebruikt; - te nemen maatregelen als wordt vastgesteld dat de apparatuur niet meer correct is gekalibreerd. De kalibratie behoort onder geschikte omstandigheden te worden uitgevoerd. Er behoren procedures te worden vastgesteld voor kritieke of moeilijke kalibraties.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ De apparatuur die voor de kalibraties wordt gebruikt behoort te voldoen aan eventueel geldende nationale normen. Als dergelijke normen niet beschikbaar zijn, behoort de basis voor de gehanteerde kalibratieniveaus (schriftelijk) te worden vastgelegd. 33 OHSAS 18002:2000 Er behoren registraties te worden bewaard voor alle kalibraties, onderhoudsactiviteiten en resultaten. De registraties behoren gegevens over de meting voor en na afstelling te bevatten. De kalibratiestatus van de meetapparatuur behoort voor gebruikers duidelijk te zijn aangegeven. Meetapparatuur voor arbo-metingen waarvan de kalibratiestatus niet bekend is, of waarvan bekend is dat de kalibratie afwijkingen vertoont, behoort niet te worden gebruikt. Bovendien behoort de apparatuur buiten gebruik te worden gesteld en behoort duidelijk te worden gemerkt of van etiketten te worden voorzien om onbedoeld gebruik te voorkomen. Dergelijke markeringen behoren overeen te stemmen met schriftelijke procedures. Deze procedures behoren de kalibratiestatus van de apparatuur te omvatten. Er behoort een afwijkingsrapport te worden uitgegeven waarin de te nemen maatregelen (schriftelijk) worden vastgelegd. De procedures behoren een actieplan te omvatten dat wordt gevolgd als apparatuur wordt aangetroffen waarvan de kalibratie afwijkingen vertoont. 5) uitrusting van leveranciers (aannemers) De meetapparatuur die door aannemers wordt gebruikt behoort aan dezelfde beheersmaatregelen te worden onderworpen als de apparatuur die intern wordt gebruikt. Aannemers behoort te worden gevraagd te waarborgen dat hun apparatuur aan deze eisen voldoet. Voordat de werkzaamheden worden gestart, behoort de leverancier kopieën van beproevingsrapporten te overleggen voor als essentieel aangeduide apparatuur waarvoor dergelijke registraties zijn vereist. Als bepaalde taken speciale opleiding vereisen, behoren de relevante registraties voor deze opleidingen ter beoordeling beschikbaar te worden gesteld aan de klant. 6) statistische of andere theoretische analysetechnieken Eventuele statistische of andere theoretische analysetechnieken die worden gebruikt om een arbo-situatie te beoordelen of om een arbo-incident of -afwijking te onderzoeken, of die worden gebruikt ter ondersteuning van de besluitvorming inzake arbeidsomstandigheden, behoort op gedegen wetenschappelijke principes te zijn gebaseerd. De arbo-vertegenwoordiger van de directie behoort te bewerkstelligen dat de behoefte aan dergelijke technieken wordt geïdentificeerd. Waar nodig behoren richtlijnen voor het gebruik ervan (schriftelijk) te worden vastgelegd, tezamen met de omstandigheden waarin deze van toepassing zijn. e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: -

procedure(s) voor meting en monitoring; schema's en checklists voor inspecties; lijsten met 'kritieke' apparatuur; checklists voor de inspectie van uitrusting; normen en inspectie-checklists voor omstandigheden op de werkplek; lijsten met meetapparatuur; meetprocedures; kalibratieschema's en kalibratieregistraties; onderhoudsactiviteiten en -resultaten; ingevulde checklists, inspectierapporten (output van audits van het welzijnsmanagementsysteem, zie 4.5.4); rapporten over afwijkingen; bewijs van de resultaten van implementatie van dergelijke procedures.

34


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000 4.5.2

Ongevallen, incidenten, afwijkingen en corrigerende en preventieve maatregelen

a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet procedures vaststellen en bijhouden voor het definiëren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor: a)

b) c) d)

afhandeling van en onderzoek naar: - ongevallen; - incidenten; - afwijkingen; het nemen van maatregelen om de gevolgen van ongevallen, incidenten of afwijkingen te minimaliseren; het instellen en uitvoeren van corrigerende en preventieve maatregelen; beoordeling van de effectiviteit van de genomen corrigerende en preventieve maatregelen.

In deze procedures moet de eis worden opgenomen dat alle voorgestelde corrigerende en preventieve maatregelen worden beoordeeld door middel van een risicobeoordeling voordat ze worden ingevoerd. Alle corrigerende en preventieve maatregelen, die zijn genomen om de oorzaken van feitelijke of potentiële afwijkingen weg te nemen, moeten passend zijn voor de omvang van het probleem en evenredig aan de welzijnsrisico’s waarmee men wordt geconfronteerd. De organisatie moet alle wijzigingen in (schriftelijk) vastgelegde procedures, die voortkomen uit corrigerende en preventieve maatregelen, implementeren en registreren. b) bedoeling Organisaties behoren over effectieve procedures te beschikken om ongevallen, incidenten en afwijkingen te rapporteren en te evalueren/onderzoeken. Het voornaamste doel van deze procedures is te voorkomen dat deze situaties zich weer voordoen, door de onderliggende oorzaken te identificeren en weg te nemen. Daarnaast behoren deze procedures de organisatie in staat te stellen mogelijke oorzaken van afwijkingen te detecteren, te analyseren en te elimineren. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

procedures (in het algemeen); noodplannen; rapporten met betrekking tot identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; rapporten van audits van het welzijnsmanagementsysteem, inclusief rapporten over afwijkingen; rapporten over ongevallen, incidenten en/of gevaren; onderhouds- en service-rapporten.

d) proces De organisatie wordt gevraagd (schriftelijk) vastgelegde procedures te ontwikkelen om te bewerkstelligen dat ongevallen, incidenten en afwijkingen (zie hoofdstuk 3) worden onderzocht, en dat corrigerende en preventieve maatregelen in gang worden gezet. De voortgang in de uitvoering van corrigerende en preventieve maatregelen behoort door monitoring te worden bewaakt, en de effectiviteit van de maatregelen behoort te worden beoordeeld.

35


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000 1) procedures In deze procedures behoort rekening te worden gehouden met de volgende aspecten: i)

Algemeen

De

procedure behoort:

-

de verantwoordelijkheden en bevoegdheden te definiëren van degenen die betrokken zijn bij de implementatie, rapportage, onderzoek, follow-up en monitoring van de corrigerende en preventieve maatregelen; voor te schrijven dat alle afwijkingen, ongevallen, incidenten en gevaren worden gerapporteerd; voor alle personeel te gelden (d.w.z. werknemers, tijdelijke arbeidskrachten, personeel van aannemers, bezoekers en anderen die zich op de werkplek bevinden); rekening te houden met schade aan eigendommen; te bewerkstelligen dat geen enkele werknemer nadeel ondervindt als gevolg van de rapportage van afwijkingen, ongevallen of schade aan eigendommen; duidelijk aan te geven welke maatregelen behoren te worden genomen nadat afwijkingen van het welzijnsmanagementsysteem zijn geconstateerd.

-

ii) Directe maatregelen Het behoort bekend te zijn aan alle partijen welke directe maatregelen behoren te worden genomen na constatering van afwijkingen, ongevallen, incidenten of gevaren. De procedures behoren: - het proces van bekendmaking te definiëren; - voorzover relevant coördinatie met noodplannen en -procedures te omvatten; - aan te geven hoe de schaal van het onderzoek zich verhoudt tot mogelijke of daadwerkelijke letsel of schade (bijvoorbeeld de directie betrekken bij onderzoek naar ernstige ongevallen). iii) Registratie Er behoren passende middelen te worden gebruikt voor de registratie van feitelijke informatie en de resultaten van direct onderzoek en het daaropvolgend detailonderzoek. De organisatie behoort te bewerkstelligen dat procedures worden gevolgd voor: -

registratie van details van afwijkingen, ongevallen of gevaren; vaststelling waar registraties moeten worden opgeslagen. en de verantwoordelijkheid voor de archivering.

iv) Onderzoek De procedures behoren aan te geven hoe het onderzoeksproces behoort te worden uitgevoerd. De procedures behoren de volgende aspecten omvatten: welk type gebeurtenis behoort te worden onderzocht (bijvoorbeeld incidenten die ernstig letsel hadden kunnen veroorzaken); wat het doel is van het onderzoek; wie het onderzoek behoort uit te voeren, over welke bevoegdheden de onderzoekers beschikken, welke kwalificaties zijn vereist (ook van het middenkader, voorzover relevant); de onderliggende oorzaak van de afwijking; regelingen voor getuigenverhoren; praktische zaken zoals de beschikbaarheid van camera's en de opslag van bewijsmateriaal; regelingen voor rapportage van de onderzoeksresultaten, waaronder wettelijke eisen voor rapportage De onderzoekers behoren al te beginnen met een voorlopige analyse van de feiten terwijl nadere informatie nog wordt verzameld. De verzameling en analyse van gegevens behoren te worden voortgezet totdat een afdoende en volledige verklaring is verkregen. 36


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000 v) Corrigerende maatregelen Corrigerende maatregelen zijn maatregelen die worden genomen om de onderliggende oorza(a)k(en) van geïdentificeerde afwijkingen, ongevallen of incidenten weg te nemen, om te voorkomen dat deze zich nogmaals voordoen. Dit zijn enkele voorbeelden van onderwerpen die behoren te worden beoordeeld bij het vaststellen en bijhouden van procedures voor corrigerende maatregelen: -

-

-

identificatie en implementatie van corrigerende en preventieve maatregelen, zowel voor de korte als lange termijn (dit kan ook gebruik van geschikte informatiebronnen omvatten, zoals advies van werknemers die deskundig zijn in arbo-zaken); evaluatie van eventuele invloed op resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing (en de noodzaak rapporten over identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing bij te werken); registratie van vereiste veranderingen in procedures als gevolg van corrigerende maatregelen of identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; toepassing van maatregelen voor risicobeheersing, of aanpassing van bestaande maatregelen voor risicobeheersing, om te bewerkstelligen dat corrigerende maatregelen worden genomen en dat deze effectief zijn.

vi) Preventieve maatregelen Dit zijn enkele voorbeelden van onderwerpen die behoren te worden beoordeeld bij het vaststellen en bijhouden van procedures voor preventieve maatregelen: -

-

het gebruik van geschikte informatiebronnen (trends in "incidenten zonder schade", rapporten van audits van het welzijnsmanagementsystemen, registraties, bijgewerkte risico-analyses, nieuwe informatie over gevaarlijke materialen, veiligheidsrondgangen, advies van werknemers die deskundig zijn in arbo-zaken, etc.); identificatie van eventuele problemen die preventieve maatregelen vereisen; initiatie en implementatie van preventieve maatregelen en de toepassing van beheersmaatregelen om te bewerkstelligen dat de preventieve maatregelen effectief zijn; registratie van veranderingen in procedures als gevolg van preventieve maatregelen en indiening voor goedkeuring.

vii) Follow-up De correctieve of preventieve maatregelen die worden genomen behoren zo permanent en effectief te zijn als praktisch haalbaar is. De effectiviteit van de genomen corrigerende/preventieve maatregelen behoort te worden gecontroleerd. Nog te nemen maatregelen of maatregelen die al hadden moeten worden uitgevoerd, behoren zo spoedig mogelijk aan het hoogste leidinggevende niveau te worden gemeld. 2) analyse van afwijkingen, ongevallen en incidenten Geïdentificeerde oorzaken van afwijkingen, ongevallen en incidenten behoren te worden geclassificeerd, en regelmatig te worden geanalyseerd. Ten behoeve van vergelijking behoren scores voor de frequentie en ernst van ongevallen te worden berekend overeenkomstig erkende industriemethoden. Classificatie en analyse is van toepassing op de volgende aspecten: -

ongevalsfrequentie uitgedrukt als het aantal gerapporteerde ongevallen of als ongevallen met verzuim of per te onderscheiden letsel schade-categorie; locatie, type verwonding, lichaamsdelen, betrokken activiteit, betrokken agentia, datum, tijdstip van de dag (al naar gelang); type en omvang van schade aan eigendommen; directe en onderliggende oorzaken.

Er behoort passende aandacht te worden besteed aan ongevallen die schade aan goederen veroorzaken. Registraties met betrekking tot herstel van goederen kunnen een indicatie zijn van de schade die door een niet gerapporteerd ongevalincident werd veroorzaakt.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Gegevensinformatie over ongevallen en ziekte zijn erg belangrijk, aangezien deze een rechtstreekse indicatie kunnen geven van de welzijnsprestaties. De gegevens behoren echter met de nodige voorzichtigheid te worden toegepast, waarbij rekening behoort te worden gehouden met de volgende punten:

OHSAS 18002:2000 - in de meeste organisaties doen zich te weinig ongevallen met verwondingen of gevallen van aan het werk gerelateerde ziekten voor om daadwerkelijke trends te kunnen onderscheiden van willekeurige invloeden; - als meer werk wordt verricht door hetzelfde aantal mensen in dezelfde tijd, kan enkel de toegenomen werklast de oorzaak zijn van een toename in het aantal ongevallen; - de duur van het ziekteverzuim als gevolg van verwonding of aan het werk gerelateerde ziekte kan worden beïnvloed door andere factoren dan de ernst van de verwonding of beroepsziekte, zoals een slechte werksfeer, eentonig werk of slechte verhoudingen tussen leidinggevenden en werknemers; - ongevallen worden meestal niet vaak genoeg (en soms te vaak) gerapporteerd. De mate waarin wordt gerapporteerd kan veranderen. Ze kan verbeteren als gevolg van meer bewustzijn bij werknemers en betere rapportage- en registratiesystemen; - er zal doorgaans enige tijd verstrijken tussen het falen van het welzijnsmanagementsysteem en het ontstaan van schadelijke effecten. Bovendien worden vele beroepsziekten gekenmerkt door lange perioden van latente aanwezigheid. Het is niet wenselijk te wachten totdat de schadelijke gevolgen zich aandienen voordat wordt beoordeeld of het welzijnsmanagementsysteem werkt, Er behoren geldige conclusies te worden getrokken en corrigerende maatregelen te worden genomen. Ten minste eenmaal per jaar behoort de analyse te worden overlegd aan het hoogste leidinggevende niveau, waarna deze wordt meegenomen in de beoordeling door de directie (zie 4.6). 3) monitoring en communicatie van resultaten De effectiviteit van arbo-onderzoek en -rapportage behoort te worden beoordeeld. De beoordeling behoort objectief te zijn en behoort zo mogelijk een kwantitatief resultaat te leveren, Om lering te trekken uit het onderzoek behoort de organisatie: - de onderliggende oorzaken van de tekortkomingen in het welzijnsmanagementsysteem en het algemene management van de organisatie te identificeren, voorzover relevant; - de bevindingen en aanbevelingen bekend te maken aan de directie en aan relevante belanghebbende partijen (zie 4.4.3); - relevante bevindingen en aanbevelingen uit onderzoek mee op te nemen in het continue arbobeoordelingsproces; - de tijdige implementatie van beheersmaatregelen en de effectiviteit op langere termijn daarvan te monitoren; - de lessen die worden geleerd uit het onderzoek naar afwijkingen in de hele organisatie toe te passen, waarbij men zich op de grote lijnen richt in plaats van zich te beperken tot specifieke maatregelen ter voorkoming van herhaling van precies dezelfde gebeurtenis in hetzelfde deel van de organisatie. 4) archivering Dit kan snel en met een minimum aan formele planning worden verricht, of het kan een complexe en op de range termijn gerichte activiteit betreffen. De betreffende documentatie behoort passend te zijn ten opzichte van de mate waarin corrigerende maatregelen worden getroffen. Rapporten en suggesties behoren aan de arbo-vertegenwoordiger van de directie te worden overlegd en voorzover relevant aan de arbo-vertegenwoordiger van de werknemers, voor analyse en archivering. De organisatie behoort een register van alle ongevallen bij te houden. Ook incidenten die tot significante arbogevolgen hadden kunnen leiden, behoren te worden opgenomen. Een dergelijk register is vaak wettelijk voorgeschreven. e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: -

procedures voor ongevallen en afwijkingen;


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ - rapporten over afwijkingen; - register van afwijkingen; - onderzoeksrapporten; - bijgewerkte rapporten voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; - input voor de beoordeling door de directie; - bewijs van evaluaties van de effectiviteit van de genomen corrigerende en preventieve maatregelen. OHSAS 18002:2000 4.5.3

Registraties en registratiebeheer

a) eis volgens OHSAS 18001 De organisatie moet procedures vaststellen en bijhouden voor het identificeren, bijhouden en verwijderen van arboregistraties, evenals resultaten van audits en beoordelingen. Arbo-registraties moeten leesbaar, identificeerbaar en herleidbaar tot de betrokken activiteit zijn. De arboregistraties moeten zo worden opgeslagen en bijgehouden dat ze gemakkelijk zijn terug te vinden en beschermd tegen beschadiging, achteruitgang of verlies. De bewaartijden ervan moeten worden vastgesteld en geregistreerd. Registraties moeten worden bijgehouden op een voor het systeem en voor de organisatie passende wijze om overeenstemming met deze OHSAS-specificatie aan te tonen. b) bedoeling De organisatie behoort registraties bij te houden om aan te tonen dat het welzijnsmanagementsysteem effectief werkt, en dat processes onder veilige omstandigheden worden uitgevoerd. Arbo-registraties waarmee het welzijnsmanagementsysteem en de overeenstemming met de eisen (schriftelijk) wordt vastgelegd, behoren te worden opgesteld en bijgehouden, en duidelijk leesbaar en geïdentificeerd te zijn. c) kenmerkende input Registraties (die worden gebruikt om overeenstemming met de eisen aan te tonen) die behoren te worden bewaard zijn bijvoorbeeld: -

registraties van opleidingen; arbo-inspectierapporten; rapporten van audits van het welzijnsmanagementsysteem; consultatierapporten; rapporten over ongevallen/incidenten; follow-up-rapporten over ongevallen/incidenten; notulen van arbo-vergaderingen; medische keuringsrapporten; gezondheidskundige onderzoeksrapporten; registraties van persoonlijke beschermingsmiddelen en onderhoud daarvan; rapporten over oefeningen voor noodsituaties; beoordelingen door de directie; registraties over identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing.

d) proces De eis van OHSAS 18001 spreekt goeddeels voor zich. Er behoort daarnaast echter ook aandacht te worden besteed aan: -

de bevoegdheden voor de verwijdering van arbo-registraties; de vertrouwelijkheid van de arbo-registraties; wettelijke en andere eisen over het bewaren van arbo-registraties; aspecten van het gebruik van elektronische media voor de registraties.

De arbo-registraties behoren volledig te worden ingevuld, duidelijk leesbaar te zijn en afdoende te zijn geïdentificeerd. Er behoort te worden aangegeven hoe lang de registraties behoren te worden bewaard. De registraties behoren op een veilige plaats te worden bewaard, gemakkelijk terugvindbaar te zijn en tegen verval te


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ worden beschermd. Zeer belangrijke arbo-registraties behoren tegen brand en andere schade te worden beschermd, al naar gelang, of volgens wettelijke voorschriften.

39


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000 e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: -

procedure (voor identificatie, bijhouden en verwijderen van arbo-registraties); adequaat opgeslagen en gemakkelijk terugvindbare arbo-registraties.

4.5.4 Audit a)

eis volgens OHSAS 18001

De organisatie moet (een) auditprogramma('s) en procedures vaststellen en bijhouden voor het periodiek uitvoeren van arbo-audits om: I a)

vast te stellen of het welzijnsmanagementsysteem al dan niet: 1)

b) c)

voldoet aan voorgenomen maatregelen inzake welzijnsmanagement, met inbegrip van eisen van deze OHSAS-specificatie; 2) goed is ingevoerd en bijgehouden; en 3) effectief is met betrekking tot het verwezenlijken van beleid en doelstellingen van de organisatie: de resultaten van eerdere audits te kunnen beoordelen; informatie te verschaffen over de resultaten van audits aan de directie.

Het auditprogramma van de organisatie, met inbegrip van een eventueel tijdschema, moet zijn gebaseerd op de resultaten van risicobeoordelingen van de activiteiten van de organisatie, en op de resultaten van eerdere audits. Om volledig te zijn moeten de auditprocedures het onderwerp en reikwijdte, de frequentie, methodieken van de audits en auditorcompetenties, alsmede de verantwoordelijkheden en eisen voor het uitvoeren van audits en het rapporteren van de resultaten bevatten. Waar mogelijk moeten audits worden uitgevoerd door personeel dat onafhankelijk is van degenen die rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de beoordeelde activiteiten. OPMERKING

Het woord "onafhankelijk" betekent niet noodzakelijkerwijs afkomstig van buiten de organisatie.

b) bedoeling Auditing van het welzijnsmanagementsysteem is een proces waarmee de organisatie de effectiviteit van haar welzijnsmanagementsysteem kan beoordelen en continu kan evalueren. Over het algemeen richt de audit zich op welzijnsbeleid en -procedures en de omstandigheden en werkwijzen op de werkplek. Er behoort een intern auditprogramma voor het welzijnsmanagementsysteem te worden vastgesteld waarmee de organisatie zelf kan beoordelen in hoeverre haar welzijnsmanagementsysteem in overeenstemming is met OHSAS 18001. De geplande audits van het welzijnsmanagementsysteem behoren te worden uitgevoerd door werknemers van de organisatie en/of door extern personeel dat door de organisatie wordt geselecteerd, om vast te stellen in hoeverre het welzijnsmanagementsysteem overeenstemt met de (schriftelijk) vastgelegde welzijnsprocedures, en om te beoordelen of het systeem al dan niet effectief is in het bereiken van de welzijnsdoelstellingen van de organisatie. In beide gevallen behoort het personeel dat de audits van het welzijnsmanagementsysteem uitvoert in een positie te zijn om de audits onpartijdig en objectief te kunnen uitvoeren. OPMERKING lnterne audits van het welzijnsmanagementsysteem richten zich op de prestaties van het welzijnsmanagementsysteem. Ze behoren niet te worden verward met arbo- of andere veiligheidsinspecties.

c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

welzijnsbeleidsverklaring; welzijnsdoelstellingen; welzijnsprocedures en werkinstructies; resultaten van identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing; wetgeving en goede werkwijzen ('best practice") (voorzover relevant);


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ - rapporten over afwijkingen; OHSAS 18002:2000 procedures voor audits van het welzijnsmanagementsysteem; vakbekwame, onafhankelijke, interne/externe auditor(s); procedures voor afwijkingen. d) proces 1) audit Een audit van het welzijnsmanagementsysteem omvat een volledige en formele beoordeling van de mate waarin de organisatie de welzijnsprocedures en werkwijzen naleeft. De audit van het arbo-managernentsysteem behoort volgens geplande regelingen te worden uitgevoerd. Er kunnen aanvullende audits nodig zijn als de omstandigheden daartoe aanleiding geven. De audits van het arbo-managernentsysteem behoren alleen door vakbekwaam , onafhankelijk personeel te worden uitgevoerd. De output van een dergelijke audit behoort gedetailleerde beoordelingen te omvatten van de effectiviteit van de welzijnsprocedures, de mate waarin de procedures en werkwijzen worden nageleefd, en waar nodig behoren corrigerende maatregelen te worden geïdentificeerd. De resultaten van de audits van het welzijnsmanagementsysteem behoren te worden geregistreerd en tijdig aan de directie te worden gerapporteerd. De directie behoort de resultaten te beoordelen en (waar nodig) effectieve corrigerende maatregelen te nemen. OPMERKING De algemene beginselen en methoden die in ISO 1 0011-1, ISO 10011-2, ISO 10011-3, ISO 14010, ISO 14011, ISO 14012 of BS 8800:1996, bijlage F zijn opgenomen, zijn geschikt voor audits van welzijnsmanagementsystemen. 2) tijdschema Er behoort een jaarplan te worden opgesteld voor de uitvoering van interne audits van het welzijnsmanagementsysteem. Deze audits behoren alle activiteiten en processen te omvatten die onder het welzijnsmanagementsysteem vallen, en hebben tot doel de overeenstemming van het welzijnsmanagementsysteem met OHSAS 18001 te beoordelen. De frequentie en reikwijdte van de audits behoren te worden gerelateerd aan de risico's die zijn verbonden aan het falen van diverse elementen van het welzijnsmanagementsysteem, aan de beschikbare gegevens over de prestaties van het welzijnsmanagementsysteem, de output van beoordelingen door de directie, en de mate waarin het welzijnsmanagementsysteem of de omgeving waarin het wordt toegepast aan wijziging onderhevig is. Daarnaast kan het nodig zijn aanvullende, ongeplande audits van het welzijnsmanagementsysteem uit te voeren als er een situatie ontstaat die daar aanleiding toe geeft, bijvoorbeeld na een ongeval. 3) ondersteuning van de directie Auditing van het welzijnsmanagementsysteem is slechts van waarde als het hoogste leidinggevende niveau zich volledig committeert aan het concept van auditing van het welzijnsmanagementsysteem en de effectieve implementatie daarvan binnen de organisatie. Het hoogste leidinggevende niveau behoort de bevindingen en aanbevelingen van de audits te bestuderen en de nodige maatregelen te nemen binnen een passend tijdsbestek. Zodra is overeengekomen dat een audit van het welzijnsmanagementsysteem behoort te worden uitgevoerd, behoort dat op onpartijdige wijze plaats te vinden. Alle betrokken personeel behoort te worden ingelicht over het doel en de voordelen van de audit. Werknemers behoren te worden aangemoedigd hun volledige medewerking te geven en de vragen van de auditors eerlijk te beantwoorden. 4) auditors De audit van het welzijnsmanagementsysteem kan door één of meer personen worden uitgevoerd. Een teambenadering kan de betrokkenheid en de bereidheid mee te werken verbeteren. Ook kan van een breder aanbod aan specialistische vaardigheden gebruik worden gemaakt door met teams te werken.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Auditors behoren onafhankelijk te zijn van het deel van de organisatie of dat van de activiteit die het onderwerp is van de audit. 41 OHSAS 18002:2000 De auditors behoren volledig inzicht te hebben in hun taak en over de vereiste vakbekwaamheid beschikken om deze uit te voeren. Ze behoren over ervaring met en kennis van de relevante normen en systemen die ze beoordelen te beschikken, zodat ze de prestaties kunnen beoordelen en tekortkomingen kunnen identificeren. De auditors behoren bekend te zijn met de eisen van relevante wetgeving. Bovendien behoren auditors op de hoogte te zijn van en toegang te hebben tot normen en gezaghebbende richtlijnen die van belang zijn voor de werkzaamheden die zij uitvoeren. 5) verzameling en interpretatie van gegevens Welke technieken en hulpmiddelen worden gebruikt om informatie te verzamelen, is afhankelijk van de aard van de uitgevoerde audit. De audit van het welzijnsmanagementsysteem behoort te bewerkstelligen dat een representatief deel van essentiële activiteiten wordt beoordeeld, en dat relevant personeel (inclusief arbo-vertegenwoordigers van werknemers, voorzover relevant) wordt geïnterviewd. Relevante documentatie behoort te worden bestudeerd. Dit kan de volgende documentatie omvatten: -

documentatie over het welzijnsmanagementsysteem; welzijnsbeleidsverklaring; welzijnsdoelstellingen; arbo- en noodprocedures; werkvergunningen en -procedures; notulen van arbo-vergaderingen; rapporten en registraties over ongevallenincidenten; eventuele rapporten of mededelingen van toezichthoudende instanties voor arbeidsomstandigheden of andere wetgevende instanties (gesprekken, brieven, mededelingen etc.); verplichte registers en certificaten; registraties van opleidingen; auditrapporten van eerdere audits van het welzijnsmanagementsysteem; aanvragen voor corrigerende maatregelen; rapporten over afwijkingen.

Waar mogelijk behoren controles te worden ingebouwd in de auditprocedures, om foutieve interpretatie of toepassing van de verzamelde informatie, gegevens of andere registraties te voorkomen. 6) auditresultaten De inhoud van het uiteindelijke auditrapport voor het welzijnsmanagementsysteem behoort duidelijk, nauwkeurig en volledig te zijn. Het behoort door de auditor te worden gedateerd en ondertekend. Afhankelijk van de omstandigheden behoort het rapport de volgende onderwerpen te bevatten: - doelstellingen en reikwijdte van de audit van het welzijnsmanagementsysteem; - details van het auditplan, identiteit van de leden van het auditteam en de geïnterviewde vertegenwoordigers, data waarop de audit werd uitgevoerd en identificatie van de gebieden waarop de audit betrekking had; - identificatie van documenten die bij de audit van het welzijnsmanagementsysteem werden geraadpleegd (bijv. OHSAS 18001, handboek voor welzijnsmanagement); - gegevens over geïdentificeerde afwijkingen; - beoordeling van de auditor van de mate van overeenstemming met OHSAS 18001; - de mate waarin het welzijnsmanagementsysteem in staat is de vastgestelde welzijnsdoelstellingen te bereiken; - verspreiding van het definitieve auditrapport voor de audit van het welzijnsmanagementsysteem. De resultaten van de audits behoren zo spoedig mogelijk aan alle relevante partijen te worden overlegd, zodat corrigerende maatregelen kunnen worden genomen. Er behoort een actieplan van overeengekomen herstelmaatregelen te worden opgesteld, waarbij wordt aangegeven welke personen verantwoordelijk zijn voor de uitvoering, wanneer de maatregelen moeten zijn uitgevoerd en welke eisen voor rapportage gelden. Er behoren regelingen voor follow-up-monitoring te worden vastgesteld, om bevredigende implementatie van de aanbevelingen te bewerkstelligen.


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ Voorafgaand aan de verspreiding van informatie uit de auditrapporten, behoort te worden beoordeeld in hoeverre deze informatie vertrouwelijk is. SAS 18002:2000 e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: - auditplan/-programma voor het welzijnsmanagementsysteem; - procedures voor welzijnsmanagementsysteemaudits; - rapporten van audits van het welzijnsmanagementsysteem, inclusief rapporten over afwijkingen, aanbevelingen en aanvragen voor corrigerende maatregelen; - afgetekende/afgehandelde rapporten over afwijkingen; - bewijs dat de resultaten van de audit aan de directie werden overlegd.

4.6 Beoordeling door de directie

Controle en corrigerende rnaatregelen

Inteme factoren


Externe factoren

Beleid

Figuur 6 - Beoordeling door de directie

a) eis volgens OHSAS 18001 Het hoogste leidinggevende niveau van de organisatie moet met door haar vast te stellen tussenpozen het welzijnsmanagementsysteem beoordelen om de continue geschiktheid, adequaatheid en doeltreffendheid ervan te bewerkstelligen. In het proces van beoordeling door de directie moet zijn bewerkstelligd dat de noodzakelijke informatie wordt verzameld om de directie in staat te stellen deze evaluatie uit te voeren. Deze beoordeling moet (schriftelijk) worden vastgelegd. In de beoordeling door de directie moet aan de orde worden gesteld of het beleid, de doelstellingen en andere elementen van het welzijnsmanagementsysteem eventueel moeten worden gewijzigd in het licht van resultaten van arbo-audits, veranderende omstandigheden en de verbintenis tot continue verbetering. b) bedoeling Het hoogste leidinggevende niveau behoort de werking van het welzijnsmanagementsysteem te beoordelen om te bepalen of het volledig is geïmplementeerd en nog steeds geschikt is om het vastgelegde welzijnsbeleid en de arbodoelstellingen van de organisatie te bereiken. Bij de beoordeling behoort ook te worden bepaald of het welzijnsbeleid nog steeds passend is. Er behoren nieuwe of bijgewerkte welzijnsdoelstellingen voor continue verbetering te worden vastgesteld, passend voor de komende

43


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000 periode, en er behoort te worden beoordeeld of er wijzigingen nodig zijn in elementen van het welzijnsmanagementsysteem. c) kenmerkende input Kenmerkende input omvat de volgende onderwerpen: -

statistieken van ongevallen; resultaten van interne en externe audits van het welzijnsmanagementsysteem; corrigerende maatregelen die voor het systeem werden uitgevoerd sinds de vorige beoordeling; rapporten van noodsituaties (daadwerkelijke of oefeningen); rapporten van de directievertegenwoordiger over de algehele prestaties van het systeem; rapporten van middenkader over de effectiviteit van het systeem ter plekke; rapporten over processen voor identificatie van gevaren, risicobeoordeling en risicobeheersing.

d) proces Beoordelingen door de directie behoren regelmatig (bijv. jaarlijks) te worden uitgevoerd. De beoordeling behoort op de algehele prestaties van het welzijnsmanagementsysteem te zijn gericht en niet op specifieke details, aangezien deze behoren te worden afgehandeld door de gangbare voorzieningen binnen het welzijnsmanagementsysteem. Bij de planning van de beoordeling door de directie behoort rekening te worden gehouden met de volgende aspecten: - de onderwerpen die aan de orde moeten komen; - wie daarbij aanwezig behoren te zijn (leidinggevenden, arbo-specialisten en -adviseurs, overig personeel); - verantwoordelijkheden van afzonderlijke deelnemers met betrekking tot de beoordeling; - informatie die in de beoordeling behoort te worden ingebracht. De volgende onderwerpen behoren bij de beoordeling aan bod te komen: - de geschiktheid van het huidige welzijnsbeleid; - het vaststellen of bijwerken van welzijnsdoelstellingen voor continue verbetering in de komende periode; de mate - waarin de huidige processen voor identificatie van gevaren. risicobeoordeling en risicobeheersing al dan niet voldoen; - de huidige risiconiveaus en de effectiviteit van bestaande beheersmaatregelen; - afdoende beschikbaarheid van middelen (financieel, personeel, materieel); - de effectiviteit van het arbo-inspectieproces; - de effectiviteit van het proces waarmee gevaren worden gerapporteerd; - gegevens over ongevallen en incidenten die zich hebben voorgedaan; - geregistreerde gevallen waarin procedures niet effectief bleken; - resultaten van interne en externe audits van het welzijnsmanagementsysteem die werden uitgevoerd sinds de vorige beoordeling en de effectiviteit van deze audits; - de mate waarin de organisatie is voorbereid op noodsituaties; - verbeteringen aan het welzijnsmanagementsysteem (bijvoorbeeld nieuw in te voeren initiatieven of uitbreiding van bestaande initiatieven; - output van eventuele onderzoeken naar ongevallen en incidenten; - beoordeling van de effecten van voorzienbare veranderingen in wetgeving of technologie. De directievertegenwoordiger behoort tijdens de vergadering te rapporteren over de algehele prestaties van het welzijnsmanagementsysteem, Gedeeltelijke beoordelingen van het functioneren van het welzijnsmanagementsysteem behoren indien nodig met grotere regelmaat te worden uitgevoerd. 40


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000

e) kenmerkende output Kenmerkende output omvat de volgende onderwerpen: - notulen van de vergadering; - aanpassingen van het welzijnsbeleid en de welzijnsdoelstellingen; - .specifieke corrigerende maatregelen toegewezen aan afzonderlijke leidinggevenden, met streefdata voor de uitvoering; - specifieke verbeteringen, waarvoor verantwoordelijkheden worden toegewezen en streefdata worden vastgesteld; - een datum voor de beoordeling van corrigerende maatregelen; - aandachtsgebieden voor de planning van toekomstige interne audits van het welzijnsmanagementsysteem.

45


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000

Bijlage A (informatief)

Relatie tussen OHSAS 18001, ISO 14001:1996 en ISO 9001:1994 De basisprincipes voor managementsystemen zijn hetzelfde, los van de activiteit waarvoor het systeem werd opgezet, zoals kwaliteit, milieu, arbeidsomstandigheden of andere activiteiten van de organisatie. Voor sommige organisaties heeft het voordelen een geïntegreerd managementsysteem te implementeren, terwijl anderen bij voorkeur verschillende systemen ontwikkelen op basis van dezelfde managementprincipes. Tabel A.1 toont de relaties tussen OHSAS 18001, ISO 9001 en ISO 14001, voor organisaties die een van deze internationals normen voor managementsystemen hanteren en die nu arbeidsomstandigheden in hun managementsysteem willen integreren. De relaties worden alleen ter informatie weergegeven.

Tabel A.1 - Relatie tussen OHSAS 18001, ISO 14001:1996 en ISO 9001:1994 Paragraaf

OHSAS 18001

Paragraaf

ISO 14001:1996

Paragraaf

ISO 9001:1994

1


1


1


2

Verwijzingen naar andere publicaties

2

Normatieve verwijzingen

2

Normatieve verwijzingen

3


3


3


4

Elementen van het arbomanagementsysteem

4

Milieuzorgsysteemeisen

4

Kwaliteitssysteemeisen

Algemene eisen

4.1

Algemene eisen

4.2.1

Algemeen (lste zin)

4.2

Welzijnsbeleid

4.2

Milieubeleid

4.1.1

Kwaliteitsbeleid

4.3

Planning

4.3

Planning

4.2

Kwaliteitssysteem

4.3.1

Planning voor identificatie van gevaren, risicobeoordelingen en risicobeheersing

4.3.1

Milieu-aspecten

4.2

Kwaliteitssysteem

4.3.2


4.3.2


-

4.3.3

Doelstellingen

4.3.3

Doelstellingen en taakstellingen

4.2

Kwaliteitssysteem

4.3.4

Programma's voor arbomanagement

Milieuzorgprogramma('s)

4.2

Kwaliteitssysteem

4.1

4.3.4

-

(zie vervolg) 46


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000

Tabel A.1 (vervolg) Paragraaf 4.4

4.4.1

OHSAS 18001 Implementatie en uitvoering


Paragraaf 4.4

4.4.1

ISO 14000:1996 Implementatie en uitvoering


Paragraaf

ISO 9000:1994

4.2

Kwaliteitssysteem

4.9

Procesbeheersing

4.1

Directieverantwoordelijkheid

4.1.2

Organisatie Opleiding

4.4.2

Opleiding, bewustzijn en bekwaamheid

4.4.2

Opleiding, bewustzijn en vakbekwaamheid

4.18

4.4.3

Overleg en communicatie

4.4.3

Communicatie

-

4.4.4

Documentatie

4.4.4

Documentatie van het milieuzorgsysteem

4.2.1

Algemeen (zonder 1ste zin)

4.4.5

Beheer van documenten en gegevens

4.4.5

Documentenbeheer

4.5

Document- en gegevensbeheer

4.4.6


4.4.6


4.2.2

Kwaliteitssysteemprocedures

4.3

Contractbeoordeling

4.4

Ontwerpbeheersing

4.6

lnkoop

4.7

Beheersing van door de klant verstrekte producten

4.8

ldentificatie en naspeurbaarheid van producten

4.9

Procesbeheersing

-

(zie vervolg)

47


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000 Tabel A-1 (einde) Paragraaf 9001:1994

OHSAS 18001

4.4.6 Beheersing van de Behandeling, werkzaamheden verpakking,

Paragraaf

4.4.6

ISO 14000:1996

Paragraaf

Beheersing van de

4.15

ISO

werkzaamheden

opslag,

conservering en aflevering 4.19

Nazorg

4.20 Statistisch e technieken 4.4.7


4.4.7


-

-

4.5


4.5


-

-

Prestatiemeting en

4.5.1

Monitoring en metingen

4.10

Keuring

4.5.1 en

monitoring beproeving 4.11 Beheersin g van keurings-, meet- en beproevin gsmiddelen 4.12

Keurings-

en beproevingsstatus 4.5.2 Ongevallen, incidenten, Beheersing van afwijkingen en met corrigerende en afwijkingen preventieve maatregelen

4.5.2

Afwijkingen en

4.13

corrigerende en

producten

preventieve maatregelen

4.14

Corrigerende e 4.5.3 Registraties en Beheersing van

4.5.3

Registraties

4.16


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ registratiebeheer kwaliteitsregistraties 4.5.4

Audits

4.5.4

Milieuzorgsysteemaudits

4.17

4.6

Beoordeling door de

4.1.3

lnterne

kwaliteitsaudits 4.6 Beoordeling door de Beoordeling door directie directie Bijlage A

directie

de

Relaties met ISO 14001:1996 en ISO 9001:1994 Bibliografie

Bijlage B

Relaties met ISO 9001:1994

-

Bijlage C

Bibliografie

Bijlage A

(zie OHSAS 18002)

Bijlage A

Richtlijnen voor gebruik van de specificatie

Bibliografie


OHSAS 18002: 2000 ____________________________________________________________________________________________ OHSAS 18002:2000

Bibliografie

ISO 9001: 1994

Kwaliteitssysteem - Model voor de kwaliteitsborging bij het ontwerpen, ontwikkelen, het vervaardigen, het installeren en de nazorg

ISO 14001:1996

Milieuzorgsystemen - Eisen en richtlijnen voor gebruik

United Kingdom supplement BSI standards publications BRITISH STANDARDS INSTITUTION, LONDON W4 4AL BS 8800: 1996 Guide to occupational health and safety management systems. BS EN 30011 - 1: 1993, Guidelines for auditing quality systems auditing - Auditing BS EN 30011 - 2: 1993, Guidelines for auditing quality systems auditing - Qualification criteria for auditors BS EN 30011 - 3: 1993, Guidelines for auditing quality systems auditing- Managing an audit programme BS EN ISO 14001: 1996 Environmental management systems - Specification with guidance for use Health and Safety Commission/Executive publications [1] Health and Safety Commission. Management of health and safety at work. 1992 London: The Stationar Office

[2] Health and Safety Executive Successful health and safety management. HS(G) 65.1997. London: The Stationar Office

49


OHSAS (nl) Welzijnsmanagementsystemen - Richtlijnen voor de implementatie van OHSAS 18001

Recommend Documents