05-04-2005 Versie 2, revisie 3
Offline Rekening Overzicht Beknopte handleiding Inleiding. Offline Rekening Overzicht is een programma waarmee bestanden (csv-bestanden1) van: Girotel Offline
Girotel Online
Mijn.Postbank.nl
Postbank Zakelijk
Mijn.Ingbank.nl
Mijn.Regiobank.nl
Rabobank
Citibank
Dexia BE
ABN Amro
Fortis
SNS
Argenta Bank
Fortis BE
C&E Bank
ingelezen kunnen worden en waarmee op een eenvoudige manier inzicht kan worden verkregen in de mutatie-geschiedenis van uw rekening(en) Nieuwe versies en info. Beschikbaar op : http://www.orov.nl Of : http://www.xs4all.nl/~verhaag/orov/index.html Installatie. Wanneer u de installeerbare versie heeft gedownload, is de installatie eenvoudig een kwestie van orov.msi starten. De installatie maakt voor u een een snelkoppeling aan in het startmenu en een op de desktop. Mogelijk heeft u voor het installeren of gebruiken van Offline Rekening Overzicht additionele software nodig, zie hiervoor het hoofdstuk “Additionele software” aan het einde van dit document. Indien u een updateversie heeft gedownload, dan moet u deze zelf uitpakken (met Winzip bijvoorbeeld) in de directory waar Offline Rekening Overzicht reeds geïnstalleerd is. Lees indien van toepassing, altijd de begeleidende informatie om te voorkomen dat er per ongeluk gegevens verloren gaan. Mocht u tegen onverwachte problemen aanlopen, dan kunt u altijd terecht op de site van Offline Rekening Overzicht: http://www.orov.nl of http://www.xs4all.nl/~verhaag/orov/index.html Kijkt u bij vragen en/of problemen ook eens op de online helppagina's. Die bereikt u vanuit het programma (Help->Online Help) of op http://www.ororv.nl/help
1 Comma-gescheiden bestanden
Importeren van gegevens. Offline Rekening Overzicht kan overweg met de volgende bestanden. – – – – – – – – – – – – – – –
Girotel Offline (kommagescheiden) Girotel Online (kommagescheiden) Mijn.postbank.nl (kommagescheiden) Girotel Zakelijk (kommagescheiden) Mijn.ingbank.nl (kommagescheiden) Mijn.regiobank.nl (kommagescheiden) C&E Bank (kommagescheiden) Rabobank (kommagescheiden) Fortis (kommagescheiden en tabgescheiden) Fortis België (ASLK) (kommagescheiden) ABN AMRO (tabgescheiden) SNS Dexia België (kommagescheiden) Argenta Bank (kommagescheiden, 2 verschillende formaten) Citibank (kommagescheiden, 2 verschillende formaten)
Voorbereidingen voor importeren Alvorens u aan de slag gaat met het importeren van deze gegevens is het wellicht handig om een aantal 'Autopost' regels aan te maken waardoor ingelezen mutaties automatisch de juiste mutatiepost krijgen toegewezen tijdens het importeren.. Ga daartoe naar het scherm 'Autoposten' via 'Bestand->Mutatieposten' of Ctrl-U, en klik op de knop 'Autopost >>>' Het scherm klapt dan open en u ziet de bestaande posten naast de autopost regels. Voordat u autoposten kunt aanmaken moet u vanzelfsprekend eerst een aantal mutatieposten aanmaken.
Zijn er nog geen mutatieposten ingevoerd, doe dit dan eerst. Voorbeelden van mutatieposten zijn bijv.: Verzekeringen
Huishouden
Hypotheek / huur
Wegenbelasting
Abonnementen
Salaris
Brandstof
Sport / Ontspanning
Vakantie
Het aanmaken van autopost-regels is gebaseerd op tekstherkenning in de velden 'Naam / Omschrijving' en 'Mededelingen' (voorzover ze in de te importeren gegevens aanwezig zijn). Enkele voorbeelden van autopost regels kunnen bijvoorbeeld zijn: Naam
Post
Toelichting
Albert Heijn
Huishouden
Alle transacties bij AH worden onder 'huishouden' geboekt.
Dekama
Huishouden
De naam (Dekamarkt) hoeft niet volledig geschreven te zijn.
Shell
Brandstof
Salaris
Salaris
Hema
Diversen
De ingevoerde teksten zijn niet case-sensitive, d.w.z. er wordt geen onderscheid gemaakt tussen kleine en hoofdletters: 'HEMA' geeft hetzelfde resultaat als 'Hema'. Heeft u voldoende posten en autopost regels aangemaakt, dan kunt u de import starten. Start 'Bestand->Importeren', of via de toetscombinatie Ctrl+I. Vervolgens moet u aangeven welk bestand geïmporteerd moet worden. In de nieuwste versie van Offline Rekening Overzicht hoeft u alleen nog maar het bestand te selecteren: het programma zoekt zelf uit om welk bestandstype het gaat. Nadat u een bestand heeft geselecteerd, klikt u op 'Inlezen', waarna een preview van de te importeren data wordt getoond. De knop 'Verwerken' start de eigenlijke import. Van alle bestanden die door Offline Rekening Overzicht worden geïmporteerd, wordt een kopie opgeslagen in de directory /import. U kunt een overzicht van de reeds uitgevoerde imports met het resultaat opvragen via het menu 'Extra->Overzicht Import'.
Het overzichtscherm Hierop staan alle geïmporteerde mutaties. U kunt via de dropdown aan de bovenzijde alle rekeningen bekijken of slechts de mutaties van een enkele rekening (indien u meerdere rekeningen heeft). Wanneer u een rekeningnummer heeft geselecteerd, wordt achter het totaal aantal mutaties ook nog het laatstberekende saldo getoond (indien u een referentiesaldo heeft opgegeven). Ook kunt met de pulldown aan rechterzijde snel een ander jaar selecteren.
U kunt dit overzicht sorteren op elke gewenste kolom, door te klikken op de kolomnaam. Nogmaals op de kolomnaam klikken draait de sorteervolgorde om. Omdat het aanbod aan informatie bij elke bank weer anders is, kan het zijn dat sommige velden consequent leeg blijven. Deze kolommen kunt u verbergen via Menu->Extra>Opties->Instellingen, en dan het tabblad 'Kolommen' Wanneer u dubbelklikt op een mutatie, dan verschijnt het mutatiescherm:
U kunt in dit scherm de mutatiepost van de betreffende mutatie aanpassen door die te selecteren uit de pulldown. Staat de gewenste post niet in het lijstje, dan kunt u met de knop 'Posten >>>' naar het mutatiepost-scherm om de gewenste post daar toe te voegen. Wanneer u dat scherm weer sluit, staat de zojuist toegevoegde post wel in de lijst, en kunt u die selecteren. Daarnaast kunt u de tekst in het Mededelingenveld aanpassen door op de knop met het potloodje ernaast te klikken. De in dit scherm gedane wijzigingen zijn meteen zichtbaar in het overzicht. Deze functionaliteit is beschikbaar in het overzichtscherm en het selectiescherm. Met de pijltjesknoppen rechtsboven navigeert u door de onderliggende mutatielijst. Maken van selecties Door op de tab 'zoeken' te klikken verschijnt het zoekscherm. Hier kunt u op verschillende manieren zoeken in het archief van mutaties.
De eerste keer dat u dit scherm opent staan alle beschikbare rekeningen geselecteerd. Hier kunt u zoeken op de volgende manieren: 1. Het zoeken beperken tot een enkele rekening. In het geval dat u meerdere rekeningen heeft, kunt u zoeken op slechts 1 rekening Dit doet u door alleen de gewenste rekening aan te vinken. 2. Tekst in veld 'naam / omschrijving' of 'mededelingen' Klik hiervoor het vakje 'tekst' aan, en geef aan welke tekst er gezocht moet worden. Standaard wordt er gezocht in zowel 'naam / omschrijving' als mededelingen. Er wordt gezocht of de ingevoerde tekst ergens voorkomt in een van deze velden. Tip: u kunt met wildcards zoeken met het '%' teken: 'polis%6' vindt: polis 73567 polis 73049-6 Aan het begin en einde van de tekst hoeft u geen wildcards in te geven, dit gebeurt automatisch. 3. Zoeken op bedrag(en). Zoeken op bij/af Zoeken op bedragen groter dan, kleiner dan, tussen (minimum-bedrag en maximum
bedrag, en exact bedrag. Bedragen kunnen met een punt of komma ingevoerd worden. De door u ingevoerde waardes worden weer leeggemaakt wanneer u het vakje bij 'Bedrag' weer deselecteert. 4. Datumzoeken. Bij het zoeken op datumvelden kan er gezocht worden met de criteria : voor een opgegeven datum, na een opgegeven datum, op een specifieke datum en in een opgegeven periode. Ook hier worden de ingevulde waardes leeggemaakt wanneer u het vakje bij 'Datum' weer deselecteert. 5. Mutatiepost. Heeft u mutaties aan mutatieposten gekoppeld, dan kunt u ook op mutatiepost zoeken. Zet een vinkje bij 'mutatiepost' en selecteer de gewenste mutatiepost uit de pulldown. 6. Tegenrekening. Vul hier een tegenrekeningnummer in. 7. Categorie. Alleen indien categoriën beschikbaar zijn. Selecteer een categorie uit de pulldownlijst. 8. Mutatiecode. Alleen indien beschikbaar in het bestand. Selecteer een mutatiecode uit de pulldownlijst. Combineren van zoekcriteria. U kunt meerdere selectiecriteria met elkaar combineren, bijv. mutatiepost 'huur' selecteren, en een datumperiode van 01-01-2003 tot 31-12-2003. Wanneer u meerdere zoekcriteria opgeeft, worden alleen díe mutaties getoond die aan alle gestelde criteria voldoen. Bij elke selectie verschijnt in het scherm het aantal gevonden mutaties, de totalen bij en af, en het verschil tussen de totalen bij en af, waarbij het verschil in rood wordt weerggegeven indien het een negatief bedrag is.
Selectie aan mutatiepost koppelen. Heeft u eenmaal een selectie gemaakt, dan kunt u in één keer aan alle mutaties dezelfde mutatiepost toekennen. Ga naar het menu 'Selectie' en kies 'Toekennen mutatiepost'
U kunt hier een post selecteren uit de pulldown. Staat de gewenste mutatiepost er nog niet bij, dan kunt u vanuit dit scherm meteen naar het mutatiepost-scherm, waar u de post kunt toevoegen. Sluit u het mutatiepost-scherm, en selecteer de nieuw opgevoerde post uit de pulldown. Met 'OK' bevestigd u de actie. Alle mutaties in de selectie verwijderen. Heeft u eenmaal een selectie gemaakt, dan kunt u in één keer alle mutaties die geselecteerd zijn verwijderen. Dit doet u via menu ´Selectie->Verwijderen geselecteerde mutaties. Gelet op het nogal desastreuze karakter moet u dit twee keer bevestigen. Categorieën U kunt mutatieposten groeperen in categorieën, waardoor het eenvoudig wordt een overzicht van mutaties te krijgen. Heeft u bijvoorbeeld de mutatieposten 'Wegenbelasting', 'Auto-onderhoud', 'Brandstof' en 'Autoverzekering' ingevoerd, en aan mutaties toegekend, dan kunt u, door al deze mutaties te groeperen onder de categorie 'Autokosten', gemakkelijk inzichtelijk krijgen wat u uitgeeft aan autorijden. U selecteert in het zoekscherm gewoon de categorie 'Autokosten' in plaats van de afzonderlijke mutatieposten. Grafiek weergave: jaartotalen. U kunt de ingelezen mutaties ook grafisch weergeven. Hiervoor kiest u uit het menu 'Extra' de optie 'Totalen', of u drukt op Ctrl+T. In het scherm dat verschijnt kunt u een aantal keuzen maken: – Alle rekeningen of 1 enkele rekening. – Het jaar waarvoor de gegevens dienen te worden weegegeven. (verplicht) – mutatiepost: leeglaten voor het totaal, '-' selecteren voor mutaties zonder mutatiepost, of een specifieke mutatiepost. – Jaartotaal aanvinken voor het berekenen van het jaartotaal. Druk vervolgens op de knop 'Tonen' om de grafiek weer te geven. Hieronder een voorbeeld van hoe dat eruit kan zien:
Via de menu 'Gegevens' kunt u ook kiezen voor 'Tekst' waarna u de gepresenteerde gegevens in tekstformaat ziet. Overzicht totalen per mutatiepost. Het programma kan ook een overzicht van de totalen per mutatiepost over een bepaalde periode tonen. Via menu 'Extra->Overzichten->Totalen per mutatiepost' open u een nieuw scherm waar u eerst een periode moet selecteren waarover u een overzicht wilt maken. Standaard heeft u de keuze uit laatste 60 / 90 / 120 dagen, laatste half jaar, laatste jaar en kalenderjaar. U kunt ook zelf de periode kiezen d.m.v. Het opgeven van een begin- en einddatum. Dit overzicht wordt standaard in een (sorteerbaar) overzicht getoond. Via het menu 'Gegevens->Tekst' kunt u ook de totalen in tekstvorm gepresenteerd krijgen.
Offline Rekening Overzicht starten met een wachtwoord. U kunt de toegang tot Offline Rekening Overzicht beveiligen met een zelf te kiezen wachtwoord. Kies hiervoor uit het menu 'Extra' de optie 'Opties', 'Instellingen' en vervolgens tabblad 'Beveiliging'
Vink 'Programma starten na wachtwoord.' aan, en vul bij 'Nieuw wachtwoord' uw zelfgekozen wachtwoord in. U moet het wachtwoord bevestigen. Het wachtwoord wijzigen gebeurt op dezelfde manier. U moet dan wel eerst het oude wachtwoord ingeven. Wijzigen rekeningnummer, posten, autoposten en categorieën. U kunt de reeds ingevoerde rekeningen, posten en autoposten wijzigen door in de desbetreffende schermen te dubbelklikken op de gewenste regel. Werken met rekeningsaldo. U kunt met het programma het saldo bijhouden van uw rekeningen. Let wel: het rekeningsaldo wordt bijgehouden op basis van een eenmalig ingegeven referentiesaldo en de importgegevens. Met deze gegevens kan het programma het laatst-berekende saldo uitrekenen. In de meeste gevallen zal het berekende saldo dus niet het actuele saldo zijn, tenzij u over de meest recente mutaties beschikt. U voert daartoe eerst (per rekening) een referentiesaldo in:
daarna zal steeds het rekeningsaldo worden bijgewerkt. Ook kunt u voor elke gewenste datum het eindedag-saldo berekenen indien u een referentiesaldo heeft opgegeven.
Bugs / problemen melden. Offline Rekening Overzicht is nog maar net gebouwd, en eerlijk is eerlijk: Visual Basic was tot voor voor enkele maanden nog onontgonnen terrein voor mij. Er zullen dus nog zeker foutjes in het programma zitten. U kunt meehelpen dit programma beter te maken door problemen en 'rariteiten' te melden op dit email-adres:
[email protected] Vermeld daarbij altijd welke versie van het programma u gebruikt, en de gebruikte versie van Windows. Additionele functionaliteit. Mist u een handige functie in Offline Rekening Overzicht? Heeft u ideeën of tips? Stuur uw suggesties naar
[email protected] Ik kan niets beloven, maar goede ideeën zullen zeker nader bekeken worden. Doneren. Offline Rekening Overzicht is gratis voor privégebruik. Bent u echter tevreden over het programma, en wilt u een bijdrage leveren, dan volstaat een bijdrage van 2 Euro. (Meer is niet nodig, maar natuurlijk niet verboden :-) ) U kunt via de webpagina (zie verderop) een bijdrage doen via Paypal. Ook is het mogelijk uw bijdrage te doen op giro 2614414, ten name van J.J.F. Verhaag, Haarlem. Tot slot. Offline Rekening Overzicht heeft mij in ieder geval al geholpen enige 'inconsistenties' uit mijn eigen financiële administratie te halen, en heeft zodoende voor mij zijn nut dus al bewezen. Ik hoop dat Offline Rekening Overzicht voor u net zo nuttig en bruikbaar zal zijn als voor mij. ... en dank Aan allen die geduldig elke keer weer de vragen van een 'newbie' hebben beantwoord, op de diverse webpagina's en in de nieuwsgroepen. En aan iedereen die zelfgemaakte code beschikbaar stelde via internet. J.J.F. Verhaag 2004, 2005 Haarlem Contact: Website : http://www.orov.nl of: http://www.xs4all.nl/~verhaag/orov/index.html Email :
[email protected] Bugs:
[email protected] Additionele software
U heeft voor de volledige versie van het programma de Windows Installer nodig. Bij de recente versies van MS Windows is deze standaard reeds aanwezig. Eventueel kan de nieuwste versie opgehaald worden vanaf de site van Microsoft : ga hiervoor naar de site van Microsoft en zoek naar “Windows Installer”. Er verschijnen dan links als: Download Windows Installer 2.0 Redistributable for Windows NT 4.0 and 2000 of Download Windows Installer 2.0 Redistributable for Windows 95, 98, and Me Deze download is plm 1,5 Mb. Nadat u deze Windows Installer eenmaal heeft geïnstalleerd dan kun u verder met de installatie van “Offline Rekening Overzicht” Voor een overzicht van additionele componenten, zie de website van Offline Rekening Overzicht.
