Officetool Help Sylware

Officetool Help © 2015 Sylware

2

Officetool Help

Table of Contents Foreword

Part I Welkom bij Officetool

0

4

1 Snel ................................................................................................................................... starten 5 2 Installatie ................................................................................................................................... 7 Nieuw e installatie .......................................................................................................................................................... 7 Update installatie .......................................................................................................................................................... 16

3 Inleiding ................................................................................................................................... 23 Dossiers .......................................................................................................................................................... 24 Contacten.......................................................................................................................................................... 26 Projecten.......................................................................................................................................................... 28

4 Officetool ................................................................................................................................... 29 Licentie aankoop .......................................................................................................................................................... 29 Algem een .......................................................................................................................................................... 38 Aanmelden ......................................................................................................................................................... 39 Bediening ......................................................................................................................................................... 40 Mijn Officetool ......................................................................................................................................................... 42 Koppelingen ......................................................................................................................................................... 48 Dossiers .......................................................................................................................................................... 51 Zoeken ......................................................................................................................................................... 52 Documenten ......................................................................................................................................................... 57 Nieuw ......................................................................................................................................... 57 Openen ......................................................................................................................................... 62 Eigenschappen ......................................................................................................................................... 62 Verw ijderen......................................................................................................................................... 63 Mail ......................................................................................................................................................... 64 Importeren ......................................................................................................................................... 64 Nieuw ......................................................................................................................................... 64 Beantw oorden ......................................................................................................................................... 67 Verw ijderen......................................................................................................................................... 67 Activiteiten ......................................................................................................................................................... 68 Nieuw ......................................................................................................................................... 68 Wijzigen ......................................................................................................................................... 73 Terugkeerpatroon ......................................................................................................................................... 74 Verw ijderen......................................................................................................................................... 76 Rapporten ......................................................................................................................................................... 76 Contacten.......................................................................................................................................................... 78 Zoeken ......................................................................................................................................................... 78 Toevoegen ......................................................................................................................................................... 80 Verw ijderen ......................................................................................................................................................... 82 Adressen ......................................................................................................................................................... 84 Afdeling ......................................................................................................................................................... 89 Personen ......................................................................................................................................................... 91 Financieel ......................................................................................................................................................... 97 Projecten.......................................................................................................................................................... 98 Zoeken ......................................................................................................................................................... en/of w ijzigen 99 Toevoegen ......................................................................................................................................................... 101 Verw......................................................................................................................................................... ijderen 103 Relaties ......................................................................................................................................................... 104 Agenda .......................................................................................................................................................... 106 Activiteiten ......................................................................................................................................................... 106 Postvak .......................................................................................................................................................... In 107 © 2015 Sylware

Contents

3

Beheer .......................................................................................................................................................... 110 Basisinstellingen ......................................................................................................................................................... 110 Autorisatiegroepen ......................................................................................................................................... 110 Gebruikers......................................................................................................................................... 113 Tabellen ......................................................................................................................................................... 115 Sjablonen ......................................................................................................................................... 118 Licentieview ......................................................................................................................................................... er 121 Comprimeer ......................................................................................................................................................... databestanden 122 Business ......................................................................................................................................................... unit 123 Importeer ......................................................................................................................................................... contacten uit Outlook 125 Naw oord.......................................................................................................................................................... 126 Contact ......................................................................................................................................................... 127

Index

0

© 2015 Sylware

3

4

1

Officetool Help

Welkom bij Officetool

Dank voor het gebruiken van Officetool. Officetool is nu beschikbaar in 7 talen: Nederlands, Engels Frans, Duits, Spaans, Portugees en Italiaans Test nu Officetool voor 30 dagen zie Licentie Officetool is een programma dat uw documenten, email en activiteiten bewaart en kan koppelen aan uw relaties en / of projecten. Een relatie als bedrijf kan meerdere locaties c.q. adressen, afdelingen en personen bevatten. Hieraan kunnen projecten, documenten, email en activiteiten worden gekoppeld worden. Een project kan een hoofd- of subproject zijn met een projectnummer, locatie, status, zoek argumenten en vrije velden. Hieraan kunnen relaties, documenten, email en activiteiten worden gekoppeld. Documenten kunnen worden geïmporteerd en worden gekoppeld aan relaties, personen en of projecten of worden gegenereerd d.m.v. Sjablonen waardoor relatie-, persoonsen projectgegevens automatisch worden ingevuld. In dossiers komt alles samen en zijn er uitgebreide zoekmogelijkheden aanwezig. Officetool werkt nauw samen met Microsoft Outlook. Mail kan geïmporteerd worden vanuit het "Postvak In" van Outlook, waarbij automatisch relatie en / of personen worden gekoppeld. Mail kan worden verzonden vanuit Officetool als platte tekst. Indien Microsoft Office is geïnstalleerd, kan er gebruik worden gemaakt van een op Microsoft Word gelijkende omgeving. Ook activiteiten kunnen bijgehouden worden in Officetool. In Mijn Officetool kunnen persoonlijke standaards worden ingesteld, zoals mail handtekening, zoek functies in dossiers enz.

Uitgangspunten: Officetool bespaart veel tijd. Alles is terug te vinden, ook de documenten van die zieke collega. Interne procedures kunnen ongewijzigd blijven (géén reorganisatiekosten). Iedere gebruiker kan Officetool zonder cursus bedienen (géén hoge implementatiekosten). Overzicht en consistente samenhang van gerelateerde gegevens. Dus: Besparing, Kwaliteitsverbetering, Overzicht en Consistentie. Zonder extra werk een wezenlijke bijdrage aan de effectiviteit van uw bedrijfsactiviteiten.

Uw voordelen: © 2015 Sylware


5

Universele software met een hoge mate van flexibiliteit. Bestaande werkwijze blijft voor het overgrote deel gehandhaafd. Alle gegevens hoeven maar één keer worden ingebracht. Alle informatie is na het invoeren, direct beschikbaar voor alle bevoegde gebruikers. Alle gegevens zijn altijd en tegelijkertijd via verschillende invalshoeken op te vragen. Voor meer informatie zie http://www.officetool.nl of [email protected]

1.1

Snel starten

Snel starten De verantwoordelijke persoon voor Officetool is meestal de systeem- of applicatie engineer. Zie voor de actuele informatie op: http://www.officetool.nl of voor vragen: mailto:[email protected] Zie Beheer voor alle details. Na de installatie kiest u de gewenste taal, Officetool vult alle tabellen, zoals landen, activiteiten type, document groepen met items in uw eigen taal. Nadat Officetool alle tabellen heeft ingevuld kunt u de taal wijzigen in het Engels als u wilt. De vertaling wordt gedaan door Google translate en bing translate. De Nederlandse en de Engels versie werden gecontroleerd, we zijn druk bezig met het Frans en het Spaans. Als je fouten ziet (en er zijn er veel) in de taal, vul aub dan het contactformulier op de website in: Officetool of open de Excel file in de programma map van Officetool (offietool.xls), aub de veranderingen markeren met een gele achtergrond. We zullen nieuwe taalversies veelvuldig uitbrengen. Als eerste open Mijn Officetool, hier kunt u standaard waarden instellen waaronder de email handtekening:

© 2015 Sylware

6

Officetool Help

zie ook Mijn Officetool HIerna kunt u de contacten uit Outlook importeren:

© 2015 Sylware


7

Zie Importeer contacten uit Outlook

1.2

Installatie

Installatie Belangrijk: Om via Officetool mail te verzenden moet Outlook geopend zijn. Als u office 2007 heeft kunt u in Officetool Word documenten converteren naar pdf. Hiervoor moet u de office add-in downloaden en installeren: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059a2e79ed87041&displaylang=nl In de nieuwere versie van office is dit ingebakken Voor vragen kunt u altijd terecht op de website en u vraag stellen via het Contact form: http://www.officetool.nl/index.php?sid=contact Wij gebruiken uw emailadres alleen voor correspondentie met u.

1.2.1

Nieuwe installatie Nieuwe installatie Installeren van Officetool gaat heel eenvoudig. Download de laatste versie van de website: http://www.officetool.nl/index.php? sid=download

Installatie kan alleen als u Beheerders rechten heeft! Dubbelklik op het MSI bestand van Officetool en volg de volgende instructies.

© 2015 Sylware

8

Officetool Help

Na enige tijd (voorbereiding) verschijnt het volgende scherm:

Klik op Next. Het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware


Lees de licentieovereenkomst goed door :-) en vink de optie Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst aan, klik daarna op Next. Het volgende scherm verschijnt:

Voer eventueel een andere Gebruikersnaam en Organisatie in en klik Next. Het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware

9

10

Officetool Help

Klik Next om Officetool in de standaard map te installeren, of klik Wijzigen om een andere map te kiezen en klik daarna Next.

Het volgende scherm verschijnt na enkele seconden (niet onder Windows XP)

Klik op Yes of Ja

© 2015 Sylware


Klik op Voltooien . Start Officetool d.m.v dubbelklikken op het icon:

© 2015 Sylware

11

12

Officetool Help

De eerste keer dat u Officetool installeert moet u in de Windows Verkenner een map speciaal voor Officetool aanmaken, hierin komen de databestanden te staan. Dit kan op een lokale- of een netwerk schijf, bijvoorbeeld: %userprofile%\documents\officetool Multiuser versie: LET OP: De locatie moet bij alle gebruikers dezelfde zijn i.v.m. linked tables in de MSaccess bestanden, dit geldt voor de Multi user versie. Dus maak eenzelfde share aan, voor alle gebruikers hetzelfde, op net netwerk bijvoorbeeld: O: waar de data bestanden van Officetool komen te staan. Alle gebruikers hebben een share O: die verwijst naar een netwerk locatie. Als u Officetool opstart verschijnt het talen keuzescherm:

Kies de te installeren taal en vink Show this dialog when the program starts uit, vanuit het inlog scherm kunt u als nog een andere taal kiezen De eerste keer dat Officetool opstart na installatie, verschijnt de Officetool wizard:

© 2015 Sylware


13

Kies Nieuwe installatie en klik Next. Het volgende scherm verschijnt:

Klik op de

knop.

In het volgende scherm moet net zo lang door de mappenstructuur geklikt worden tot de map gevonden is waarin de bestanden moeten komen:

© 2015 Sylware

14

Officetool Help

Selecteer de gewenste map en klik OK. Officetool keert weer terug in de wizard:

Klik op Next. Hierna moeten minimaal de rubrieken met een rood sterretje (Gebruikersnaam, Volledige naam en Mailadres) ingevuld worden.

© 2015 Sylware


15

Klik hierna op Next. Hierna maakt Officetool alle databestanden aan en vult de diverse tabellen met de standaard waarden. Na ca. 2 minuten verschijnt het licentiescherm:

Om Officetool te testen (maximaal 30 dagen) klik op verder

© 2015 Sylware

16

Officetool Help

Hierna verschijnt het aanmeldscherm, waar Gebruikersnaam en Wachtwoord ingevuld moeten worden:

Klik op Aanmelden of klik op

om de taal te wijzigen

Het opstartscherm verschijnt:

1.2.2

Update installatie Update installatie Updaten van Officetool gaat heel eenvoudig. Download de laatste versie van de website: http://www.officetool.nl/index.php? © 2015 Sylware


sid=download Pak het bestand uit. Maak eerst een backup van de Officetool map! Installatie kan alleen als u Administratie rechten heeft! Bij de multiuser versie moeten alle gebruikers afgemeld zijn Dubbelklik op het MSI bestand van Officetool en volg de volgende instructies. Na enige tijd (voorbereiding) verschijnt het volgende scherm:

Klik op Next

© 2015 Sylware

17

18

Officetool Help

Lees de licentieovereenkomst goed door en vink de optie Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst aan, klik daarna op Next. Het volgende scherm verschijnt:

Voer eventueel een andere Gebruikersnaam en Organisatie in en klik Volgende. Het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware


Klik Next om Officetool in de standaard map te installeren, of klik Wijzigen om een andere map te kiezen en klik daarna Volgende. Het volgende scherm verschijnt:

Klik op Next. Het volgende scherm verschijnt (niet onder Windows XP)

© 2015 Sylware

19

20

Officetool Help

Klik op Yes of Ja

Klik op Finish. Start Officetool d.m.v dubbelklikken op het icon:

Als dit een nieuwe pc is dan zal Officetool de opstart wizard tonen:

© 2015 Sylware


21

Klik op Volgende. Het volgende scherm verschijnt:

Klik op de

knop.

In het volgende scherm moet net zo lang door de mappenstructuur geklikt worden tot de map gevonden is waarin de bestanden staan:

© 2015 Sylware

22

Officetool Help

Selecteer de gewenste map en klik Open. Officetool keert weer terug in de wizard:

Klik op Volgende.

© 2015 Sylware


23

Het aanmeldscherm, waar Gebruikersnaam en Wachtwoord ingevuld moeten worden:

Klik op Aanmelden of klik op

om de taal te wijzigen

Het opstartscherm verschijnt:

1.3

Inleiding

Hoe werkt Officetool? Officetool bestaat uit de volgende onderdelen: - Contacten; de klanten, de leveranciers, de bedrijven, de personen, de © 2015 Sylware

24

Officetool Help

medewerkers, kortom iedereen waar contact mee onderhouden is, - Projecten; Hier worden werkzaamheden gebundeld tot een geheel, - Dossiers; documenten, mail en activiteiten - Agenda; de geplande en/of gerealiseerde werkzaamheden overzichtelijk getoond. In het opstartscherm zijn de verschillende onderdelen te bereiken:

Versies: Zie: http://www.officetool.nl/index.php?sid=versies

1.3.1

Dossiers

Dossiers: Een dossier is een tijdelijke (maar steeds opnieuw) opvraagbare lijst van documenten, overeenkomstig de door de gebruiker ingegeven selectiecriteria. Tot de mogelijk toe te passen selectiecriteria behoren Project, Contact, periode, datum, documentsoort, sjabloon, documentengroep, etc. Ten behoeve van een nadere selectie zijn alle kolommen in de lijst op-of aflopend sorteerbaar.

Documenten:

© 2015 Sylware


25

Documenten zijn de weergave van alle interne en externe contacten zoals brieven, offertes, orders, mail, telefoontjes en activiteiten. Veelal geproduceerd met behulp van Office programmatuur. Als bijzondere eigenschap van Word en Excel documenten wordt het gebruik van sjablonen van harte aanbevolen. Met behulp van sjablonen is simpel en snel te werken Naam, adres, woonplaats, contactpersoon etc. worden vanuit Officetool op de juiste plaats gezet, evenals datum en projectaanduiding, etc. Sjablonen kunnen ook het briefhoofd en logo's met alle vaste gegevens bevatten. Doorgaans is de beheerder verantwoordelijk voor de creatie van de sjablonen Nieuw document aanmaken:

Klik op Document of Ctrl-F1, het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware

26

1.3.2

Officetool Help

Contacten

Contacten: Contacten zijn degenen waarmee het bedrijf contact onderhoudt: klanten, leveranciers, instanties, particulieren, medewerkers, etc. Per contact houdt Officetool o.a. bij: Adressen, contactpersonen, afdelingen en alle communicatiegegevens Alle projecten van die contact Alle aan de contact gekoppelde documenten Nieuwe contact aanmaken: Via:

Klik op Contact of Ctrl+F1

© 2015 Sylware


27

of via

Het volgende scherm verschijnt:

Sluit dit scherm (het zoek scherm wordt als standaard weergegeven omdat deze het meeste gebruikt wordt)

© 2015 Sylware

28

Officetool Help

Klik op de Nieuw knop

1.3.3

Projecten

Projecten: In z'n algemeenheid geldt dat een bedrijf dat niet gewoon is met projecten te werken, om dit onderdeel van Officetool te gebruiken, niet nu een projectorganisatie moet introduceren. Projecten binnen Officetool zijn voorlopig niet meer dan de vlag waaronder een aantal werkzaamheden gebundeld worden tot een bepaald geheel. Door iedere opdracht, ieder uit te voeren werk of anderszins iedere logische bundeling van werkzaamheden tot project te betitelen, kunnen de voordelen van dit koppelingsvehikel in Officetool worden verkregen. Een project kan daarbij voor en/of met 1 of meerdere contacten uitgevoerd worden. Officetool houdt voor het project o.a. bij: Specifieke projectkenmerken (status, locatie, etc.) Alle betrokken contacten met hun onderlinge samenhang Alle aan het project gerelateerde documenten Nieuwe project aanmaken: Via:

© 2015 Sylware


29

Klik op Project of Ctrl en F2


1.4

Officetool

1.4.1

Licentie aankoop

Licentie aankoop Als u de eerste keer Officetool opstart verschijnt het talen scherm:

Kies de taal en vink Show this dialog when the program starts indien u de volgende keer niet dit scherm wilt zien. © 2015 Sylware

30

Officetool Help

Hierna verschijnt het activatiescherm:

U kunt Officetool 30 dagen testen (klik op verder) , hierna kunt u een licentie abonnement voor één jaar kopen via de knop Koop een serienummer of naar https://shopper.mycommerce.com/checkout/cart/add/53790-2 gaan. Het volgende scherm verschijnt in uw browser:

© 2015 Sylware


Pas het Aantal NIET aan want onze licentiesoftware werkt nog niet samen met MyCommerce voor multiuser licenties, wij verwachten dat het komende kwartaal. Voor multiuser versie vraag een offerte aan via mail of de site nadat er betaald is sturen we zo snel mogelijk de licentiecodes per email Klik op Nu Bestellen, het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware

31

32

Officetool Help

Vul alle informatie in en selecteer een betaal methode: iDeal, paypal of creditcard. Als de aankoop afgerond is krijgt u automatisch een serienummer via mail toegestuurd ( van [email protected]).

© 2015 Sylware


33

Klik in dit scherm op Ik heb een serienummer en wens Offictool te activeren en klik op Verder

© 2015 Sylware

34

Officetool Help

Selecteer Online activering en klik op Verder, het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware


Vul alle gegevens netjes in en klik op Verder, het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware

35

36

Officetool Help

Klik op Verder, het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware


Officetool zoekt verbinding met onze activeringserver, dit kan even duren, het volgende scherm verschijnt:

© 2015 Sylware

37

38

Officetool Help

Klik op Verder Gefeliciteerd met uw aankoop

1.4.2

Algemeen

Algemene regels voor het gebruik: Officetool sluit maximaal aan bij de gebruikelijke Microsoft Windows conventies: iedere knop of pictogram toont wanneer de muis erover geschoven wordt een korte uitleg, plus eventueel de zogenaamde shortcut key of toetsenbordcode selecteren gebeurt door op een regel te gaan staan en de linker muistoets in te drukken naar het volgende invulveld wordt gegaan met de "tab toets" of de cursor naar een tabblad of veld wordt gegaan met de muis, via de toetsen (Ctrl+letter of Alt+letter) een klein driehoekje rechts ('pijltje naar beneden') betekent invullen via keuzemenu (toets beginletters of scroll) een gekleurd vakje betekent dat daar niets ingevuld kan worden, Officetool haalt de informatie zelf elders weg of er is een knop waarop eklikt moet worden © 2015 Sylware


39

op een regel dubbelklikken betekent het document of het wijzigingsformulier openen Op diverse plaatsen vult Officetool zelf spaties in. Ook worden, ongeacht hoe iets ingetypt is, daar waar het wenselijk is, hoofdletters ingevuld. Het voert te ver iedere plaats hier te beschrijven. Ervaar het en profiteer ervan. Het programma zal hier en daar foutieve gegevens weigeren of bepaalde handelingen niet uitvoeren en begint dan te piepen en/of toont een boodschap. Dit is vanwege de controles die Officetool erop loslaat. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor wat ingegeven wordt. Officetool verwijdert items (via pictogram "verwijderen") niet daadwerkelijk, maar conformeert zich aan de fiscale archiveringseisen. Verwijderde items kunnen ingezien worden door het vinkje bij "laat verwijderde items zien" (linksonder van het subscherm) aan te zetten. Terughalen gebeurt door daarna het betreffende item op te halen en te bewaren. Overal in Officetool legt de gebruiker de koppelingen tussen de diverse onderdelen door middel van een simpele muisklik. Officetool bewaart en bewaakt deze koppelingen naast de extra informatie die bijgehouden wordt (bijv. de datum). Hierdoor wordt op slechts 1 plaats de informatie vastgelegd. Deze gegevens zijn dus actueel en gelijkluidend voor alle gebruikers. N.B . De integriteit van de data wordt bepaald door consciëntieus handelen van de gebruiker. Officetool doet precies wat de gebruiker opdraagt! Een contact die Piet heet, maar ingegeven wordt als Pieter, blijft voor het systeem Pieter. 1.4.2.1

Aanmelden

Aanmelden: Aanmelden doet de gebruiker door op het Officetool icon dubbel te klikken op het bureaublad:

Waarna het aanmeldscherm wordt vertoond:

© 2015 Sylware

40

Officetool Help

Na het correct invullen van Gebruikersnaam en Wachtwoord en het klikken van de Aanmelden-knop toont Officetool het basisscherm.

ECHTER, de eerste keer dat Officetool gestart wordt, verschijnt de Officetool wizard: zie de rubriek Installatie 1.4.2.2

Bediening

Bediening: Opstarten van diverse onderdelen van Officetool geschiedt m.b.v. menu's, snelkoppelingen en functietoetsen. De bediening van de verschillende onderdelen gaat zowel met de muis als met het keyboard. De hoofdonderdelen staan aan de linkerkant van het hoofdscherm:

© 2015 Sylware


41

Het menu en de snelkoppelingen aan de bovenkant. Helemaal aan de top staat het menu dat met Alt-toetsen is te bedienen, bijv.: Alt-M is het openen van Mijn Officetool Met de snelkoppelingen (Ctrl en functietoets of de muis knop) aan de bovenkant kunnen we nieuwe items aanmaken zoals contact, project etc.

Om een hoofdonderdeel te starten, klik eenmaal op een icoon aan de linkerkant of druk op een Shift en functietoets:

© 2015 Sylware

42

Officetool Help

Verwijderde items: Officetool verwijdert items (via pictogram 'verwijderen') niet daadwerkelijk, maar conformeert zich aan de fiscale archiveringseisen. Verwijderde items kunnen ingezien worden door het vinkje bij 'laat verwijderde items zien' (linksonder van het subscherm) aan te zetten. Terughalen gebeurt door daarna het betreffende item op te halen en te bewaren. Uitzonderingen op het terughalen zijn 'geselecteerde personen' bij mail, activiteiten en urenrealisatie.

1.4.2.3

Mijn Officetool

Mijn Officetool: In Mijn Officetool kunnen diverse persoonlijke standaardwaarden (meest voorkomende waarden) ingeven worden.

Algemeen: Onder Algemeen kunnen de Algemene aanmeldgegevens (naam en wachtwoord) gewijzigd worden.

© 2015 Sylware


43

Contacten en Projecten: Onder dit hoofstuk kunnen de 'Contacten en Projecten'-gebonden standaardwaarden vastgelegd worden.

© 2015 Sylware

44

Officetool Help

Mail: Onder Mail kan het persoonlijke mailadres aangegeven worden, het onderschrift of de handtekening van een nieuwe mail, de handtekening bij beantwoorden of doorsturen van een mail. Als het vinkje Opmaak tonen in Html aanstaat en op bewaren wordt geklikt wordt de handtekening omgezet in een soort Word omgeving waarin ook een logo geplaats kan worden (mits Microsoft Office is geinstalleerd). Er kan aangegeven worden na hoeveel tijd Officetool moet controleren op nieuwe mail. U kunt aangeven dat mail na importeren verwijderd wordt uit Outlook, d.w.z. naar de map verwijderde items verplaatst wordt.

© 2015 Sylware


Met deze knop

45

kunt u het scherm groter maken

Uit verkenner kunt u eventueel een logo toevoegen door het bestand te slepen of te copieren (Ctrl-c) en te plakken (Ctrl-v of rechtermuisknop):

Sleep bijv de logo.jpg in het handtekeningen vak met de linkermuis (houd deze ingedrukt) en laat de linkermuisknop los wanneer u met uw muis in het vak staat

© 2015 Sylware

46

Officetool Help

Dossiers: Onder de tab Dossiers kan men aangeven wat de voorkeur zoekargumenten zijn wanneer uw Dossiers opent, dit is dan tevens ook de standaard van de Dossier tab onder contacten en projecten.

© 2015 Sylware


47

Activiteiten en urenrealisatie: Hier wordt aangegeven wat de standaard activiteitensoort is, de standaard duur en de standaard herinnering van een activiteit of een urenrealisatie.

© 2015 Sylware

48

1.4.2.4

Officetool Help

Koppelingen

Koppelingen: Koppelingen worden door heel Officetool gebruikt. Het deel van het scherm dat de koppelingen laat zien ziet er maximaal zo uit:

De knop rechtsboven is voor het zoeken naar projecten, de knop daaronder voor contacten. Naar gelang het onderdeel waar men zich bevindt in Officetool zal het gedeelte

© 2015 Sylware


49

'collegae' en of 'Locatie' onzichtbaar zijn. Koppelingen gaan heel makkelijk: Kies een project, door op de zoekknop ( ) naast 'Project' te klikken Het 'Zoek een project'-scherm wordt geopend:

Geef de selectiecriteria in Klik de zoekknop Dubbelklik daarna in de getoonde lijst het beoogde project Het zoekscherm wordt gesloten en het project is gekoppeld De aan het project gekoppelde contacten worden ingevuld Het aantal aan het project gekoppelde contacten wordt naast 'Contact' getoond

Selecteer een contact door op het 'pijltje naar beneden' te klikken:

© 2015 Sylware

50

Officetool Help

De personen van de contact worden automatisch ingevuld Achter Locaties worden automatisch alle adressen van de contact en de locatie van het project ingevuld (bij activiteiten) Selecteer beide of 1 van beide:

Ook is nadat een project gekozen is, een (nog) niet aan het project gekoppelde contact te zoeken/selecteren. Officetool vraagt het project aan deze contact gekoppeld moet worden:

Indien met 'Nee' geantwoord wordt, worden de lijsten met projecten, contacten, personen en locaties leeg gemaakt. Hierna wordt de contact in de lijst geplaatst en alle projecten die aan deze contact gekoppeld zijn in de lijst 'Project' weergegeven. De omgekeerde situatie is ook mogelijk. De contact is geselecteerd, er wordt een (nieuw) project gezocht / geselecteerd. Officetool vraagt of de contact aan dit project gekoppeld moet worden:

© 2015 Sylware


51

Indien met 'Nee' geantwoord wordt, worden de lijsten met projecten, contacten, personen en locaties leeg gemaakt. Hierna wordt het project in de lijst geplaatst en alle contacten die aan dit project gekoppeld zijn in de lijst 'Contact' weergegeven. Bij schermen waar uitsluitend gezocht kan worden (dossiers) zal de koppelingsvraag niet verschijnen. Soms kan ook een collega gekozen worden (mail of activiteit). Die staan achter 'collegae', dit zijn alle gebruikers van Officetool.

1.4.3

Dossiers

Dossiers: Een dossier is een tijdelijke (maar steeds opnieuw) opvraagbare lijst van documenten, overeenkomstig de door de gebruiker ingegeven selectiecriteria. Tot de mogelijk toe te passen selectiecriteria behoren Project, Contact, periode, datum, documentsoort, sjablonen, Documentgroep, etc. Ten behoeve van een nadere selectie zijn alle kolommen in de lijst op-of aflopend sorteerbaar.

Documenten: Documenten zijn de weergave van alle interne en externe contacten zoals brieven, offertes, orders, mail, telefoontjes en activiteiten. Veelal geproduceerd met behulp van Office programmatuur. Als bijzondere eigenschap van Word en Excel documenten wordt het gebruik van sjablonen van harte aanbevolen. Met behulp van sjablonen is simpel en snel te werken Naam, adres, woonplaats, contactpersoon etc. worden vanuit Officetool op de juiste plaats gezet, evenals datum en projectaanduiding, etc. Sjablonen kunnen ook het briefhoofd en logo's met alle vaste gegevens bevatten. Doorgaans is de beheerder verantwoordelijk voor de creatie van de sjablonen

© 2015 Sylware

52

1.4.3.1

Officetool Help

Zoeken

Dossier zoeken: Klik op pictogram 'Dossiers' of toets (Shift F1)

Het scherm Dossiers verschijnt:

© 2015 Sylware


53

Het scherm bestaat uit 2 hoofdbestanddelen: selectie- en resultaatscherm. Het selectiescherm is op te delen in 'Datum', 'Soort', 'Specifiek' en 'Koppeling'. Door middel van de (niet verplicht) in te geven parameters van deze selectieschermen is een zeer nauwkeurige zoektocht van Officetool de initiëren. Hoe minder parameters er ingegeven worden, hoe gevulder het resultaatscherm zal zijn, hoe langer de operatie zal duren, hoe moeilijker het zal zijn 1 enkel document in 1 oogopslag te vinden. Een wijs gebruik van parameters leidt tot hoge efficiency.

1.

Datum

Hierin kan aangegeven worden in welk tijdsbestek gezocht moet worden. De 8 voor-gedefinieerde perioden spreken voor zichzelf. 'Variabel' geeft de 'van'- en 'tot'- datumvelden vrij zodat deze exact ingegeven kunnen worden.

2.

Soort

Hier wordt aangegeven welke Soort(en) gezocht moet worden d.m.v. (een) vinkje(s). Tevens kan per Soort een specifiek kenmerk opgegeven worden. Bij Documenten kan aangegeven worden dat gezocht moet worden naar: Alles MS Word (.doc) MS Excel (.xls) Webpagina (.htm) Jpg plaatje (.jpg) Acrobat reader (.pdf) MS Powerpoint (.ppt) MS Visio (.vsd) MS Access (.mdb) Zip (.zip) bestanden. In Mail kan aangegeven worden: © 2015 Sylware

54

Officetool Help

Alles Zoeken Zoeken Zoeken Zoeken Zoeken

naar naar naar naar naar

beantwoorde mail doorgestuurde mail ontvangen mail verzonden mail niet verzonden mail

Bij Activiteiten en urenrealisatie kan op activiteitensoort gezocht worden. 3.

Specifiek:

Onder Specifiek staan: Documentgroep, Sjabloon, Status van een document Activiteitenstatus Interne of externe activiteiten / urenrealisatie Facturabel Zoekargument Verwijderde documenten zoeken Alleen Mijn documenten zoeken Toon kolom laatst gewijzigd, het niet tonen van deze kolom kan een factor 10 schelen bij het zoeken Laats gebruikte documenten, als dit is ingeschakeld, de zoekopdracht wordt gedaan in de laatst geopende documenten Bij Zoekargument kan een woord of een combinatie van woorden ingegeven worden die gezocht wordt in: Eigenschappen van een document: in de velden 'Betreft', 'zoekargumenten' en 'Omschrijving' Mail en activiteiten: in de velden 'Betreft' en 'Omschrijving' Indien 'Verwijderde' wordt geselecteerd wordt het zoekgebied vergroot met de verwijderde items. Het zoekgebied is te beperken tot de items die door de gebruiker zelf zijn geproduceerd door 'Mijn documenten' aan te vinken.

4.

Koppelingen:

© 2015 Sylware


55

Onder Koppeling zijn de criteria Project en/of Contact en/of Persoon te selecteren. Klik op de zoekknop achter Project en de eventuele contacten die gekoppeld zijn aan dit project worden ingevuld in de lijst contacten. Het aantal contacten wordt weergegeven achter de lijst Contact. Andersom kan op de zoekknop achter Contact geklikt worden, waarna de eventuele projecten die gekoppeld zijn aan deze contact worden weergegeven. Als een contact geselecteerd wordt zal een lijst met personen worden getoond (en het aantal natuurlijk...). Zie ook: koppelingen Klik als alle parameters ingegeven zijn op de zoekknop ( F) in het scherm.

) linksboven (of Ctrl-

Het resultaat van de zoekactie wordt getoond in het onderste deel van het scherm. Aan de linkerkant (van het onderste deel van het scherm) wordt aangegeven welke Soort getoond moet worden. Document items:

Om het document te openen: dubbelklik op de regel of selecteer de regel en druk op Mail items:

© 2015 Sylware

56

Officetool Help

Bij mail is aan de icoontjes te zien welk type mail het betreft: Mail ontvangen Nieuwe mail Mail beantwoord Mail doorgestuurd Ook hier geldt voor het openen van de mail dubbelklik op de regel of selecteer de regel en druk op

Activiteit items:

© 2015 Sylware


57

Zoeken op Project en contact:

1.4.3.2

Documenten

Documenten zijn de weergave van alle interne en externe contacten zoals brieven, offertes, orders, mail, telefoontjes en activiteiten. Veelal geproduceerd met behulp van Office programmatuur. Als bijzondere eigenschap van Word en Excel documenten wordt het gebruik van sjablonen van harte aanbevolen. Met behulp van sjablonen is simpel en snel te werken Naam, adres, woonplaats en contactpersoon worden vanuit Officetool op de juiste plaats gezet, evenals datum en projectaanduiding, etc. Sjablonen kunnen ook het briefhoofd en logo's met alle vaste gegevens bevatten. Doorgaans is de beheerder verantwoordelijk voor de creatie van de sjablonen

1.4.3.2.1 Nieuw

© 2015 Sylware

58

Officetool Help

Nieuw document: Als een nieuw MS Word of MS Excel bestand aangemaakt moet worden, biedt Officetool vereenvoudigende en effectieve functies. Met behulp van sjablonen (vraag uw applicatiebeheerder voor het eventueel aanmaken daarvan) zijn de documenten simpel aan te maken en automatisch te vullen met allerlei beschikbare informatie betreffende contacten en projecten zie sjablonen. Begin indien mogelijk met een sjabloon, dat bespaart onnodig type- en naslagwerk. Kies een nieuw document Kies uit een Documentgroep, het gewenste sjabloon Dan de contactgegevens en het project koppelen Geef het document zijn specificaties mee Tenslotte kan de tekst of het door het sjabloon meegegeven rekenmodel worden aangepast Alle (d.m.v. het sjabloon) gekoppelde gegevens komen in het document

Klik op Document of Ctrl-F1, het volgende scherm wordt geopend, kies een Documentgroep:

Kies een sjabloon met het keuzedriehoekje (in dit geval een bestel fax):

© 2015 Sylware


Druk op Opslaan

© 2015 Sylware

of toets (Ctrl+S), het volgende scherm verschijnt:

59

60

Officetool Help

Vul de andere gegevens in:

Druk op of toets (Ctrl+S). Het document wordt aangemaakt en geopend in de betreffende toepassing (Word of Excel). Alle relevante gegevens worden door het sjabloon ingevuld. Het document kan nu verder volgens de regels van de betreffende toepassing gecompleteerd en bewaard worden. Bewaar het document m.b.v. de voor die toepassing geldende Opslaan-functie en niet d.m.v. 'Opslaan als'. Ook van Mail, Activiteit en Urenrealisatie is op bovenstaande wijze een nieuwe te maken. Een willekeurig (reeds bestaand) document kan ook gewoon geïmporteerd worden in Officetool:

© 2015 Sylware


61

Drag en drop een of meerdere bestanden in het linkervenster onder urenrealisatie en laat de linker muisknop los. Het volgende scherm verschijnt:

Vul alle details in en druk op Opslaan

© 2015 Sylware

62

Officetool Help

1.4.3.2.2 Openen

Openen: Dubbelklik ergens in de betreffende regel en het document wordt geopend.

of selecteer de regel en klik op de

knop of Ctrl-o

1.4.3.2.3 Eigenschappen

Document eigenschappen inzien en/of wijzigen: Zoek het document in dossiers Selecteer het te wijzigen document Klik op pictogram 'eigenschappen' of druk op toets F2 Verander evt. de naam, beschrijving etc.

© 2015 Sylware


Klik evt, op pictogram Opslaan of toets (Ctrl+S)

1.4.3.2.4 Verw ijderen

Document verwijderen: Zoek het document Selecteer het document Klik op het pictogram om het document te verwijderen Om vergissingen te voorkomen vraagt Officetool bevestiging. Enter toets = Ja

© 2015 Sylware

63

64

1.4.3.3

Officetool Help

Mail

1.4.3.3.1 Importeren

Mail importeren: zie Postvak IN 1.4.3.3.2 Nieuw

Nieuw mail: Een nieuwe mail maken kan op twee manieren: Via

of Ctrl-F3

Het 'Nieuwe mail'-scherm wordt geopend:

Selecteer een project en daarna een contact (of omgekeerd) Om de mail naar het adres onder 'Algemeen' van de contact te sturen: klik de 'Aan' knop

© 2015 Sylware


65

Om de mail naar het eigen adres van een persoon van de contact te sturen: selecteer die persoon en klik de 'Aan' knop. Een CC (Carbon Copy) adres wordt op dezelfde manier aangemaakt, maar dan via de 'CC' knop. Om een mail naar het algemene adres van de contact te sturen: selecteer de contact en klik de 'CC' knop. Om een mail naar een collega te sturen: selecteer de collega in de lijst achter collegae en klik de 'Aan' of 'CC' knop. Om een mailadres achter 'Aan' te verwijderen: selecteer het adres, waardoor de 'Aan' knop verandert. Door hierop te klikken wordt de betreffende persoon verwijderd:

Zelfde kunstje voor CC. Schrijf achter 'Betreft' een korte en duidelijke inhoud van de mail. Deze komt later terug bij het zoeken in Dossiers en ook hiervoor geldt weer: hoe duidelijker, hoe eerder gevonden wordt waarnaar gezocht wordt...

© 2015 Sylware

66

Officetool Help

'Documentgroep' lijkt in contact tot mail wellicht een vreemde. Want hoe zou je voor een mail gebruik kunnen maken van sjablonen? Klopt. Dat kan ook niet. Het gebruik van de Documentgroep is hier toegevoegd als extra gereedschap om mails te kunnen groeperen/selecteren. 'Status document' spreekt voor zich. Het kan gebruikt worden. En komt weer terug onder Dossiers. Het toevoegen van bijlage(n) kan vanuit Dossiers: Door gebruik van de copieerknop of Ctrl-C in Dossiers en de plakknop in 'Nieuwe mail / Bijlage(n)' of

of Ctrl-V

U kunt nu tekst typen in het 'Word' scherm en zelfs afbeeldingen toevoegen. alles wat je kunt doen in Word of Outlook:

Klik op de knop om de mail te verzenden, LET OP: OUTLOOK MOET GEOPEND ZIJN! Dit laatste wordt door Officetool gecontroleerd en eventueel kan de mail slechts bewaard worden.

© 2015 Sylware


Door op de

67

knop te klikken kan te allen tijden de mail bewaard worden.

U kunt als u de mail verstuurd heeft altijd het project wijzigen 1.4.3.3.3 Beantw oorden

Mail beantwoorden: Het beantwoorden van Mail wordt gerealiseerd door onder Dossiers de mail te selecteren en op de knop beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen te klikken:

U kunt ook de mail openen en op beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen klikken


Mail verwijderen: Verwijder een geselecteerde mail door onder Dossiers de 'Verwijderen'-knop te klikken:

© 2015 Sylware

68

1.4.3.4

Officetool Help

Activiteiten

1.4.3.4.1 Nieuw

Nieuwe activiteit: Activiteiten zijn de geplande werkzaamheden. Voor Officetool betekent plannen: uitsluitend voor vandaag of daarna. Hetgeen impliceert dat aan het verleden geen nieuwe activiteiten toegevoegd kunnen worden. Ook kunnen activiteiten die inmiddels in het verleden vallen (de tijd schrijdt voort...) niet meer gewijzigd kunnen worden. Er zijn drie manieren om een nieuwe activiteit aan te maken:

1. Via de snelkoppeling bovenaan het Officetool basisscherm 2. Via Agenda (tab Planning) en de nieuw knop ( ) of Ctrl-N 3. Via Agenda (tab Planning) door in het dag- of weekoverzicht dubbel te klikken

© 2015 Sylware


Alle drie bovenstaande acties resulteren in het 'Nieuwe activiteit'-scherm:

© 2015 Sylware

69

70

Officetool Help

Het scherm bestaat uit vier delen: de toolbar bovenaan, het 'Algemeen' deel, het 'Koppeling' deel en het 'Geselecteerde personen en/of collegae' deel. De toolbar bevat de volgende functies: Slaat de activiteit op, het venster blijft open, om dit te sluiten: klik op het kruisje rechtsboven. Drukt een overzicht van de activiteit af Opent het terugkeerpatroon venster, zie Terugkeerpatroon Exporteert (kopieert) de volledige activiteit naar urenrealisatie Maakt alle selecties ongedaan, m.u.v. 'Betreft' en 'Omschrijving' Eenmaal klikken geeft deze activiteit een hoge prioriteit, nogmaals klikken geeft deze activiteit een normale prioriteit Eenmaal klikken geeft deze activiteit een lage prioriteit, nogmaals klikken geeft deze activiteit een normale prioriteit Maak activiteit extern; het deel t.b.v. gegevens betreffende de reis en locatie, wordt zichtbaar Maak activiteit intern; het deel t.b.v. gegevens betreffende de reis en locatie, wordt schoon gemaakt en onzichtbaar Maak activiteit privé; eenmaal klikken maakt deze activiteit een privé aangelegenheid, waardoor de inhoud niet zichtbaar is voor anderen, nogmaals klikken schakelt deze optie uit Geblokkeerd; Dit is een herinnering voor andere gebruikers dat deze activiteit niet gewijzigd moet worden. Verwijderd, voor gebruik van de stopwatch dient Urenrealisatie gebruikt te worden... Voorbeeld scherm van een interne activiteit:

© 2015 Sylware


Voorbeeld scherm van een externe activiteit:

Algemeen deel In te vullen: © 2015 Sylware

71

72

Officetool Help

'Activiteitensoort'; de standaard activiteitensoort kan individueel in Mijn Officetool ingesteld worden. 'Datum'; te wijzigen: met een klik op pijltje-naar-beneden voor de kalender, of met het toetsenbord, of met pijltje omhoog of omlaag de waarde verhogen of verlagen (met pijltje naar rechts of links door dag, maand, jaar te stappen). 'Begintijd en Eindtijd'; m.u.v. de kalender verder op identieke wijze te wijzigen als de Datum, de Duur wordt automatisch uitgerekend en kan niet gewijzigd worden (wel is een standaardwaarde mogelijk, zie Mijn Officetool). N.B. Officetool geeft een waarschuwing als de ingegeven Begintijd NA de Eindtijd ligt en zal de laatste geldige tijd terugzetten. 'Gehele dag'; hierdoor komt de activiteit in het grijze deel bij het week- en dagoverzicht in Agenda te staan, de Begintijd is 00:00, de Eindtijd is 23:59. 'Herinnering'; voor een waarschuwing voorafgaand aan de activiteit, in de lijst naast het vinkje wordt automatisch de standaard wektijd weergegeven, deze is in te stellen onder Mijn Officetool, maar is natuurlijk te wijzigen. 'Betreft'; een korte omschrijving van de activiteit, dit veld is verplicht. 'Omschrijving'; voor een uitgebreider verhaal.

Koppeling: Koppeling, de 'ruggengraat' van Officetool, voor meer informatie: klik hier.

Geselecteerde personen en/of collegae: Hier worden de personen (medewerkers van een contact) en/of collegae die participeren in deze activiteit geselecteerd. Selecteer een persoon door onder Koppeling op de lijst Persoon te klikken en een persoon aan te klikken. Klik dan op de select knop en de persoon wordt weergegeven in de lijst Personen. Het daarachter tussen haakjes vermelde aantal wordt met 1 opgehoogd. Volg een zelfde procedure voor het selecteren van een collega.

In de huidige versie wordt niet automatisch een mail verzonden naar die persoon of collega! Er wordt uitsluitend een koppeling aangebracht.

Schatting Heenreis: De Begin- en Eindtijd van de Heenreis worden automatisch berekend a.d.h.v. de Duur van de Heenreis en de Begintijd van de activiteit.

Schatting Door-/Terugreis: De Begin- en Eindtijd van de Terugreis worden automatisch berekend a.d.h.v. de Duur van de Terugreis en de Eindtijd van de activiteit.

Schatting Reistotalen: Officetool doet het werk.

Locatie: © 2015 Sylware


73

Onder Locatie komen de relevante NAW-gegevens. Vrij in te vullen, of ingevuld door Officetool na selectie van een locatie onder Koppeling.

1.4.3.4.2 Wijzigen

Wijzigen van een activiteit: Open een activiteit: 1. Via Dossiers 2. Via Agenda Via Dossiers door te zoeken naar activiteiten:

Selecteer de activiteit en dubbelklik op de activiteit of druk op de of Selecteer via Agenda een dag:

© 2015 Sylware

toets (Ctrl-O).

74

Officetool Help

Dubbelklikken op de activiteit in het dagoverzicht aan de rechterkant, of selecteren van die activiteit en op de toets klikken (Ctrl-O) opent de activiteit. Na één van deze twee acties kan de activiteit gewijzigd worden, mits deze vandaag of in de toekomst plaatsvindt. Activiteiten in het verleden kunnen niet gewijzigd worden! N.B. De activiteiten in het verleden zijn door te boeken naar Urenrealisatie via de knop en daar te wijzigen overeenkomstig de werkelijkheid.

1.4.3.4.3 Terugkeerpatroon

Terugkeerpatroon: Vul eerst de activiteit volledig in en bewaar deze, Hierna door op de knop klikken wordt het 'Terugkeerpatroon/ Kopiëren'-scherm getoond:

te

© 2015 Sylware


75

In dit scherm is op vele manieren aan te geven hoe een activiteit herhaald dient te worden: Iedere zoveelste dag Iedere zoveelste week op ma t/m zo Iedere zoveelste ma t/m vrijdag van de zoveelste maand etc. N.B. 'Iedere 1e dag' betekent gewoon iedere dag, etc. In het bereik is aan te geven vanaf welke datum dit moet gelden en hoeveel keer deze activiteit terug moet keren of tot welke datum de activiteit moet terugkeren. De einddatum van het bereik ligt uiterlijk 2 jaar na vandaag. Druk hierna op de knop

of Ctrl-s om de gegenereerde activiteit(en) te bewaren.

Dit scherm toont ook, indien een activiteit reeds input is geweest voor een terugkeeractie, voor welke dagen die activiteit dan allemaal gegenereerd is. Eventueel zijn al deze activiteiten te verwijderen door op de knop te drukken. N.B. Uitsluitend die activiteiten die in de toekomst liggen worden verwijderd!

© 2015 Sylware

76

Officetool Help


Activiteiten verwijderen: Een activiteit kan via Agenda of Dossiers verwijderd worden: In Agenda: selecteer de activiteit en druk op de knop. In Dossiers: zoek de activteit of activiteiten op. Selecteer de activiteit(en) en druk op de knop. In beide gevallen wordt om een bevestiging gevraagd. 1.4.3.5

Rapporten

© 2015 Sylware


77

Onder Dossiers is het mogelijk lijsten te tonen, uit te printen of te exporteren naar pdf etc.

Onder document is het mogelijk om een lijst met documenten te tonen

Onder Mail is het mogelijk om één mail te tonen. Onder Activiteit en Urenrealisatie kunt lijsten tonen waarin de gegevens staan inclusief kilometers per activiteit en de totale kilometers.

© 2015 Sylware

78

1.4.4

Officetool Help

Contacten

Contacten: Contacten zijn degenen waarmee het bedrijf contact onderhoudt: klanten, leveranciers, instanties, particulieren, medewerkers, etc. Per contact houdt Officetool o.a. bij: Adressen, contactpersonen, afdelingen en alle communicatiegegevens Alle projecten van die contact Alle aan de contact gekoppelde documenten 1.4.4.1

Zoeken

Contact zoeken en/of wijzigen: Klik op pictogram 'Contacten' of toetsenbord (Shift F2) of ga indien 'Contacten' al actief is naar tabblad 'algemeen'

© 2015 Sylware


Zoek door te klikken op pictogram

79

of toets (Ctrl+F)

Het scherm 'Zoek een contact' verschijnt:

Zoeken gaat sneller naarmate de zoekactie gerichter plaatsvindt (middels selecties bij: 'Bedrijf/Particulier', 'Contacttype' en 'Zoek op') Bij het vak 'Zoek op' wordt standaard op Zoeknaam gezocht Selecteren op Nummer of de officiële Naam kan ook via het selectiemenu (driehoekje) Niets selecteren en alleen klikken op pictogram (Ctrl+F) toont de volledige lijst, maar de wachttijd wordt langer Als in de rubriek 'op' een (zoek)naam wordt ingevuld verschijnen de gevonden contacten al direct tijdens het typen op het scherm In iedere kolom kan de selectie gesorteerd worden door bovenaan op de betreffende kolomtekst te klikken Bij de kolom 'Naam' bijvoorbeeld sorteert 1x klikken de lijst van A tot Z Nog een keer klikken geeft dezelfde lijst in de volgorde Z tot A

© 2015 Sylware

80

Officetool Help

Om de contactgegevens te openen: dubbelklikken op de gevonden contactregel

Ga naar het gewenste tabblad (aanklikken of Alt+de aangegeven letter, = de letter waar het streepje onder staat) Selecteer de te wijzigen regel met de cursor en open deze, zie Adressen, Afdelingen, Financieel, Projecten en Dossiers 1.4.4.2

Toevoegen

© 2015 Sylware


81

Contact toevoegen: Er kan snel een contact toegevoegd worden via de snelkoppeling bovenaan het scherm, of druk op Ctrl-F1 Het scherm "Contact toevoegen" wordt geopend:

Vul minimaal onder Algemeen de Zoeknaam en de Naam van de contact in. Onder Adres de Adressoort en als u ook een persoon wilt toevoegen, onder Persoon de Achternaam en de Zoeknaam van de persoon. Klik Bewaren (Ctrl-S) Als voor een Individu gekozen is i.p.v. voor een Bedrijf, wordt de AfdelingSoort onzichtbaar.

© 2015 Sylware

82

1.4.4.3

Officetool Help

Verwijderen

Contact verwijderen: Klik op pictogram 'Contacten' of toets (Shift F2)

© 2015 Sylware


83

Klik op pictogram of toets (Ctrl+F) Maak de selecties bij de vakken 'Contactenoort', 'Contacttype' en/of 'In veld' (d.m.v. de driehoekjes) en vul de (Zoek)Naam in

Selecteer door op de regel te gaan staan met de muis en te dubbelklikken

© 2015 Sylware

84

Officetool Help

Verwijder de contact met alle gegevens door het pictogram te klikken Om 'per ongeluk' verwijderen uit te sluiten vraagt Officetool nog een OK (Ja = enter toets)

1.4.4.4

Adressen

Adressen: Klik op het tabblad Adressen (of toets Alt-s)

© 2015 Sylware


Nieuw adres: Klik tabblad 'Adressen' (Alt+S) en pictogram

(Ctrl+N)

Eigenschappen: Klik voor 'Soort Adres' op het driehoekje en selecteer het soort adres

© 2015 Sylware

85

86

Officetool Help

Vink "Dit adres onder 'Algemeen tonen" aan als dit adres op het tabblad 'Algemeen'getoond moet worden

© 2015 Sylware


87

N.B. Uitsluitend dit zgn. standaardadres (incl. communicatie) en de standaardcontactpersoon (zie Personen) zijn individuele, gebruikerafhankelijke items. Alle andere items zijn voor alle gebruikers identiek. Adres: Vul alle adresvelden in van de locatie die bij 'Soort Adres' horen Bij 'Land' is Nederland standaard geselecteerd, eventueel te wijzigen door het keuzemenu (driehoekje rechts)

Communicatie: Voor iedere locatie is een eigen telefoon- en faxnummer en mail en website vast te leggen 'vk' staat voor verkort kiezen; het nummer binnen de (bedrijfs)telefoon(centrale) Afsluiten: Afsluiten door te klikken op

(Ctrl+S), of

(Ctrl+N) te kiezen voor een volgend adres Of door op

te klikken of toets (Ctrl+Q)

Wijzigen: Klik op het tabblad Adressen (of toets Alt-s):

© 2015 Sylware

88

Officetool Help

Klik op het pictogram

of toets (Ctrl+O) of dubbelklik de regel

Het scherm ' wijzig' verschijnt: Voer de wijziging uit, net zoals bij 'Toevoegen' is gedaan

© 2015 Sylware


89

Afsluiten: Afsluiten door te klikken op

(Ctrl+S), of

(Ctrl+N) te kiezen voor een volgend adres Of door op 1.4.4.5

te klikken of toets (Ctrl+Q)

Afdeling

Afdeling: Klik op het tabblad Afdeling: (Alt+S) Afdelingen kunnen op verschillende locaties zijn met eigen doorkiesnummers. Bij grote bedrijven met steeds wisselende contactpersonen is het handiger om met de doorkiesnummers van de afdelingen te werken. Bij een mailing waar geen contactpersoon bekend is, bijv. een inkoper, wordt deze informatie gebruikt om aan de afdeling inkoop of de functie inkoper te mailen. Als met afdelingen werken voordeel biedt, leg dan alvorens een nieuwe contactpersoon in te voeren eerst de afdelingen vast met de telefoonnummers. Die worden dan bij de contactpersoon overgenomen. Worden geen afdelingen gebruikt,

© 2015 Sylware

90

Officetool Help

dan alles bij personen invullen. Afdeling: Klik pictogram

of toetsenbord (Ctrl+N)

Selecteer de AfdelingSoort. Standaard wordt de Afdelingsnaam overgenomen van de AfdelingSoort Deze is eventueel te wijzigen door de naam die de contact zelf voor de afdeling hanteert Selecteer het Adres. Communicatie: Telefoon, Fax en e-mail invullen of 'Ja' antwoorden op de vraag of deze gegevens overgehaald moeten worden

En eventueel een paar cijfers veranderen 'vk' staat voor verkort kiezen; het nummer binnen de (bedrijfs)telefoon(centrale)

© 2015 Sylware


Afsluiten: Afsluiten door klik op

(Ctrl+S), of

(Ctrl+N) kiezen voor een volgende afdeling Annuleren door te klikken p het pictogram of toets (Ctrl+Q) 1.4.4.6

Personen

Personen: Klik op tabblad 'Personen' of toets (Alt+P) en Pictogram 'nieuw' (Ctrl+N)

© 2015 Sylware

91

92

Officetool Help

Persoonsgegevens: (Alt+P) Functie komt uit de tabellen. Na het kiezen van de afdeling vraagt Officetool om overname van de communicatiegegevens van die afdeling maak hier ook een keuze

© 2015 Sylware


93

Functie kiezen, als dit niet gebruikt wordt, overslaan! De persoon waar het meest contact mee is aanklikken op 'deze persoon als standaard tonen', deze komt dan steeds vooraan op het contactencherm (Tab 'Algemeen') Tutoyeren aanklikken als de persoon bij de voornaam aangesproken wordt (zie N.B.) Het formele briefhoofd (geachte ...) of (beste ...) kan via het keuzemenu (driehoekje rechts) geselecteerd worden en bovendien eventueel gewijzigd worden (zie N.B.) Voor de t.a.v. in de adreskop geldt hetzelfde als bij het briefhoofd (zie N.B.) De zoeknaam wordt door Officetool bepaald, maar kan ook gewijzigd worden N.B. De gegevens worden voor het gehele bedrijf 1 x opgeslagen, dus niet per gebruiker (m.u.v. het zgn. standaardadres en de standaardcontactpersoon), dit impliceert dat voorzichtigheid met deze rubriek betracht moet worden, om te voorkomen dat eigenschappen met een mogelijk gevoelig karakter door alle medewerkers worden toegepast.

© 2015 Sylware

94

Officetool Help

Communicatie: (Alt+C) Taal en Nationaliteit staan standaard op Nederlands, te wijzigen via keuzemenu Als iemand uit dienst treedt, de datum vermelden (de geschiedenis blijft behouden, maar de contactpersoon gaat uit de lijst) Standaard komen alle contactpersonen op de mailinglijst, indien dat voor deze persoon ongewenst is moet de vink weggeklikt worden Officetool neemt indien mogelijk en gewenst de communicatiegegevens over van de afdeling, maar zijn eventueel aan te passen.

© 2015 Sylware


Privé gegevens: (Alt+P)

© 2015 Sylware

95

96

Officetool Help

Afsluiten: Afsluiten door klik op

(Ctrl+S), of

(Ctrl+N) indien een volgende persoon ingegeven moet worden Annuleren door op te klikken of toets (Ctrl+Q) U kunt ook de persoon exporteren naar Outlook:

© 2015 Sylware


1.4.4.7

Financieel

Financieel: Tabblad Financieel : Veelal zijn deze gegevens al in het boekhoudpakket opgenomen. In de huidige versie van Officetool zijn de gegevens uitsluitend ter informatie.

© 2015 Sylware

97

98

Officetool Help

Betaling: Betalingstermijn kan bij gebruik van sjablonen overgenomen worden in de offertes en opdrachtbevestigingen BTW nummer idem, vermelding is inmiddels fiscaal verplicht bij facturen Administratie: Als een contact zowel klant als afnemer is kan zowel het debiteuren- als het crediteurennummer worden ingegeven Debiteuren- en crediteurennummers hier ingeven versnelt de zoekfunctie Klik op

1.4.5

om te bewaren (Ctrl+S)

Projecten

Projecten: In projecten komen alle samenhangende activiteiten. Dat kan voor meerdere contacten zijn per project houdt Officetool o.a. bij: specifieke projectkenmerken © 2015 Sylware


alle betrokken contacten met hun onderlinge samenhang alle documenten die betrekking hebben op dat project 1.4.5.1

Zoeken en/of wijzigen

Project zoeken en/of wijzigen: Algemeen: Klik op pictogram 'Projecten' of toets (Shift F3)

De selectie staat (in dit voorbeeld) op 'Onderhanden' en 'Gereed' N.B. Wordt een andere standaard-selectie gewenst, stel dan dan in via Mijn Officetool

© 2015 Sylware

99

100

Officetool Help

Wordt een project gezocht dat 'Geen opdracht' of 'Vervallen' is, selecteer die dan eerst door de betreffende vink aan te zetten en de overige vink(en) af te zetten Hoe gerichter het te zoeken project wordt ingegeven, hoe sneller het project gevonden wordt Begin te typen in Projectnaam en het zoeken begint na elke letter

Als bekend is welke contact bij dit project betrokken is kan ook via het onderdeel contacten naar het project gezocht worden Klik dan 'Contact' of het pictogram achter 'Contact' Selecteer uit de lijst met projecten en dubbelklik op die regel

© 2015 Sylware


101

De Algemene gegevens, de Status, Locatie en vrije velden (zie tabellen) van een project kunnen nu eventueel veranderd worden. Je kan dit project een sub project maken van een ander project door het hoofdproject te selecteren. Als u een bestand (document, mail of activiteit) toevoegt en je een project en contact selecteerd, zullen deze twee automatisch gekoppeld worden. Onder Contacten kunt u dit ook met de hand doen Bewaar het project door op pictogram 'bewaren' te klikken of toets (Ctrl+S ) Stel de vrije velden in bij tabellen (zie beheer tabellen)

1.4.5.2

Toevoegen

Project toevoegen: Er kan snel een project toegevoegd worden via de snelkoppeling bovenaan het scherm, of druk op Ctrl-F2

© 2015 Sylware

102

Officetool Help

Het scherm "Projecten" wordt geopend: Projectnummer wordt door Officetool toegekend Bij 'omschrijving' van een nieuw project een unieke naam ingeven, die geen verwarring geeft met andere projecten.

Bij 'zoekargument' de tekst invullen waarmee in het spraakgebruik het project wordt aangeduid De Planning data zijn in de huidige versie nog slechts ter informatie Status: Bij de aanmaak van een nieuw project zet Officetool de status op 'Geen opdracht', wijzigingen moeten handmatig aangebracht worden

© 2015 Sylware


103

Locatie: Vul, indien van toepassing, de adresgegevens en het telefoonnummer (vk is verkorte kiescode) van de projectlocatie in Bewaar het project door op pictogram te klikken of toets (Ctrl+S )

1.4.5.3

Verwijderen

Project verwijderen: Projecten worden niet verwijderd, maar krijgen de status 'vervallen'. Een vervallen project is nog wel in te zien, maar niet meer te wijzigen of te reactiveren: Zoek een project zie: Project zoeken Als het project gevonden is klik op de status 'Vervallen'

© 2015 Sylware

104

Officetool Help

Bewaar het project door op pictogram 1.4.5.4

te klikken of toets (Ctrl+S)

Relaties

Contacten: Druk op het tabblad contacten: (Alt+R) De contact wordt aan dit project toegevoegd door te klikken op het pictogram toets (Ctrl+N)

of

© 2015 Sylware


105

Selecteer via het scherm 'Zoek een contact' de bijbehorende contact en koppel deze aan het project door te dubbelklikken op de geselecteerde regel.

Bij verantwoordelijkheid kan nog aangegeven worden hoe de onderlinge verbanden zijn tussen de verschillende aanvragers, zoals de opdrachtgever, de architect, de onderaannemer etc. Selecteer eerst de regel met de gewenste contact en geef daarna aan via het keuzemenu welke hoedanigheid die contact heeft in dit project

© 2015 Sylware

106

Officetool Help

Het pictogram

of dubbelklikken van de geselecteerde toont de contactgegevens

Het pictogram toont de lijst met contactpersonen Verwijderen (ontkoppelen) van een contact geschiedt door de knop te klikken Indien een vinkje in: 'Laat verwijderde items zien' gezet is worden de verwijderde contacten weer zichtbaar (vetgedrukt) Met de knop kan de verwijderde contact weer gekoppeld worden

1.4.6

Agenda

1.4.6.1

Activiteiten

Agenda: Activiteiten vallen qua logica onder Dossiers en kunnen daar ook op een simpele en geavanceerde manier gezocht worden, zie zoeken activiteiten. Een specifieke manier om een overzicht te krijgen van de eigen activiteiten is Agenda, hiervoor is een snelkoppeling aan de linkerkant van Officetool gemaakt:

of

sneltoets Shift F4 hierna verschijnt het Agenda scherm:

© 2015 Sylware


107

Het Agenda scherm bestaat uit twee tabs: Planning en Realisatie; alle Activiteiten en alle Uren. In de volgende release van Officetool zullen acitviteiten en urenrealisatie samengevoegd gaan worden. De activiteit kan dan afgesloten worden met een status gereed etc. De tab Planning bevat buiten de toolbar, die vertrouwd bovenaan staat, drie delen, namelijk: een kwartaaloverzicht, een weekoverzicht en een dagoverzicht. Het selecteren van een dag (t.b.v. dagoverzicht) wordt gedaan door in het kwartaaloverzicht een dag aan te klikken, of in het weekoverzicht in de grijze zone bovenaan het weekoverzicht de dag te klikken of in het lichtgroene deel de dag te klikken. Het weekoverzicht laat standaard 7 dagen zien, maar via de toolbar knops kan gekozen worden voor werkdagen of de gehele week.

en

Door op de knop 'VANDAAG' te klikken komt het dagoverzicht op de datum van vandaag.

1.4.7

Postvak In

Postvak IN: Mail importeren kan alleen via Outlook, uit de map: 'Postvak In'. LET OP: OUTLOOK MOET GEOPEND ZIJN!

Druk op Shift-F5 of klik de knop © 2015 Sylware

in het basis scherm

108

Officetool Help

Het 'Postvak In'-scherm van Officetool wordt zichtbaar:

Bovenin staan zes pictogrammen voor de verschillende functies: Opent de geselecteerde mail ( of het geslecteerde item dubbleklikken):

Bewaart de geselecteerde mail(s) plus alle bijlagen (Ctrl-S) Verwijdert de selecteerde mail(s) Maakt alle selecties ongedaan Ververs de Postvak in Met de laatste button kunt u het leesvenster selecteren:

In het bovenste deel van het scherm worden de bijlagen en de koppelingen van de geselecteerde mail getoond. Links de naam en het soort bijlage inclusief de afmeting. Rechts de koppelingen.

© 2015 Sylware


De 1. 2. 3. 4. 5.

109

koppelingen worden herleid uit het mailadres overeenkomstig de volgende hiërarchie: Collega Persoon bij een contact Adres bij een contact Afdeling bij een contact Adres aan de rechterkant van het @ symbool

Betreft het het mailadres van een collega dan wordt de collega getoond onder koppeling. Betreft het het mailadres onder het 'Algemeen adres' of een 'Afdeling' van een contact, dan wordt alleen die contact getoond. Betreft het het mailadres onder 'Personen' (zakelijk dan wel privé) van een contact, dan worden zowel de contact als de persoon getoond. Als een contact geselecteerd is, worden alle projecten die gekoppeld zijn aan deze contact, weergegeven onder projecten. Het standaard project van de contact wordt dan geselecteerd. Alle koppelingen werken zoals beschreven onder Algemeen, koppelingen. De mail regels worden in het onderste deel van het scherm getoond:

Links de pictogrammen die aangeven of de mail wel of niet gelezen is: Mail gelezen Mail nog niet gelezen

© 2015 Sylware

110

1.4.8

Officetool Help

Beheer

De verantwoordelijkheid voor een correcte installatie en implementatie, alsmede het preventief onderhoud van Officetool ligt meestal bij de systeem- en applicatiebeheerder(s). Sylware staat hen bij met de meest actuele informatie op: http://www.officetool.nl en is voor vragen te bereiken via: mailto:[email protected] 1.4.8.1

Basisinstellingen

Basisinstellingen: Doorgaans voorbehouden aan de systeem- en applicatiebeheerder(s). Voor een singleuser versie kunt u het meeste overslaan. Maar als u een bedrijf heeft met veel gebruikers, maak dan eerst een samenvatting waarin de gebruikers en functies staan en welke gebruiker kan toevoegen, wijzigen etc. Alvorens te starten met het vullen van tabellen is het essentieel de algemene structuur te kennen van Officetool: 1. Gebruikers worden ingedeeld in autorisatiegroepen 2. Aan autorisatiegroepen worden rechten toegekend 3. Rechten worden verleend per tabblad voor Contacten, voor Projecten en voor Documenten 4. De rechten zijn; alleen lezen, nieuw toevoegen, wijzigen, verwijderen, archiveren en pakketonderhoud 5. Documentgroepen zijn toegankelijk voor een autorisatiegroep 6. Gelijksoortige sjablonen komen in een Documentgroep

1.4.8.1.1 Autorisatiegroepen

© 2015 Sylware


111

Autorisatiegroepen: Klik bovenaan de werkbalk op 'Beheer' of toets (Alt+H)

Selecteer Autorisatie groepen Het scherm Autorisatie groepen verschijnt:

Klik op pictogram

© 2015 Sylware

, om te wijzigen: pictogram

, om te verwijderen: pictogram

112

Officetool Help

Vul de naam in Klik op pictogram dubbelklik op de groepsnaam, de rubrieken verschijnen Klik op een rubriek, rechts verschijnen de functies

Geef door rechts vinkjes op/af te zetten aan wat tot de competentie van de groep behoort

© 2015 Sylware


1.4.8.1.2 Gebruikers

Gebruikers: Klik bovenaan de werkbalk op 'Beheer' of toets (Alt+H)

Selecteer Gebruikers Het scherm Gebruikers verschijnt:

© 2015 Sylware

113

114

Officetool Help

Klik op pictogram om een nieuwe gebruiker aan te maken (om te wijzigen: pictogram en om te verwijderen: pictogram )

Vul de gebruikersnaam, de volledige naam en het wachtwoord in © 2015 Sylware


115

Hier moet u ook het mailadres ingeven, u lunt de profiel naam Outlook overslaan die is niet meer nodig Selecteer de autorisatiegroep Bevestig de selectie naar het rechter vak door pictogram _'>' Klik op pictogram

of toets (Ctrl+S)

Of indien nog een gebruiker toegevoegd moet worden: +N)

of toets (Ctrl

U kunt ook de eigenschappen van een gebruiker wijzigen door op het pictogram klikken of de toets Ctrl+N te gebruiken:

1.4.8.2

Tabellen

Tabellen: Klik bovenaan de werkbalk op 'Beheer' of toets (Alt+H)

© 2015 Sylware

te

116

Officetool Help

Selecteer 'Tabellen' Het volgende scherm verschijnt:

De algemene regels bij het vullen van de tabellen zijn: items toevoegen:

items wijzigen

selecteer de regel klik op pictogram 'nieuw'

selecteer de regel klik op pictogram 'wijzigen'

vul in klik op pictogram 'bewaren'

items verwijderen: selecteer de regel klik pictogram 'verwijderen'

vul in klik op pictogram 'bewaren'

© 2015 Sylware


117

N.B. Per item wordt in Tabellen om een code gevraagd. Deze code heeft tot doel het ingeven van items door de gebruiker (m.b.v. het toetsenbord) te vereenvoudigen/versnellen.

Achtervoegsels: Komen achter de naam van een contactpersoon zoals senior, b.d (buiten dienst). Activiteitensoort: Het groeperen van activiteiten zodat ze snel zijn op te zoeken Adressoorten: De factuur gaat naar de postbus, de werkopdracht naar de bouwlocatie, de vrachtbrief naar het centrale magazijn. Afdelingen: Bij een groot bedrijf met veel wisselend personeel, is werken met afdelingen en doorkiesnummers handiger dan steeds wisselende mobieltjes van contactpersonen. Kies wel algemene benamingen anders is het resultaat een lange tabel met veel varianten van hetzelfde. De afdeling wordt in toekomstig te ontwikkelen (marketing)functies van Officetool gebruikt voor een eenduidige identificatie/selectie van de doelgroep. N.B. Vul hier dus in hoe het eigen bedrijf (marketing/verkoop) naar de buitenwereld kijkt. Betalingstermijnen: 8 Dagen netto, 30 dagen netto, 14 dagen 2%, contant, rembours etc. Ga uit van de verkoopvoorwaarden binnen het bedrijf. Documentstatus: In de dossiers wordt bij de lijst van documenten ook de status

© 2015 Sylware

118

Officetool Help

getoond. Die kolom is sorteerbaar zodat duidelijk te zien is waar bijvoorbeeld nog vervolgacties gewenst zijn. Het meest voor de hand liggend zijn; afgehandeld, antwoord verwacht, nog in behandeling, en zelf rappelleren. Functiesoorten: Net als bij de afdelingen wordt de functiesoort gebruikt voor marketingdoeleinden. Kies ook hier algemene benamingen. De functiesoort wordt in toekomstig te ontwikkelen (marketing)functies van Officetool gebruikt voor een eenduidige identificatie/selectie van de doelgroep. N.B. Vul hier dus in hoe het eigen bedrijf (marketing/verkoop) naar de buitenwereld kijkt. Landen: Deze zijn bij het pakket ingegeven en kunnen gewijzigd worden of verwijderd. Nationaliteiten: Hou het praktisch en kies alleen nationaliteiten waarmee zaken worden gedaan. Projectverantwoordelijkheid: Bij het project worden alle betrokken contacten getoond/gekoppeld. Dat kan behoorlijk divers zijn: Enkele aannemers die aanvragen Leveranciers van materialen Leveranciers van diensten Ingehuurde onderaannemers Personeel Adviseurs Overheidsinstanties Opdrachtgevers en dus kan het gewenst zijn aan te geven in welke hoedanigheid zij verbonden zijn aan het project Redenen uit dienst: De meest voor de hand liggende zijn al ingevuld. Documentgroepen en sjablonen: zie Sjablonen Talen: Hou het praktisch en kies alleen die talen waarin zaken worden gedaan Titels: Deze zijn bij het pakket ingegeven en kunnen gewijzigd worden of verwijderd Tussenvoegsels: Deze zijn bij het pakket ingegeven en kunnen gewijzigd worden of verwijderd 1.4.8.2.1 Sjablonen

Als bijzondere eigenschap van Word en Excel documenten wordt het gebruik van sjablonen van harte aanbevolen. Met behulp van sjablonen is simpel en snel te werken Naam, adres, woonplaats en contactpersoon worden vanuit Officetool op de juiste plaats gezet, evenals datum en projectaanduiding, etc.

© 2015 Sylware


119

Sjablonen kunnen ook het briefhoofd en logo's met alle vaste gegevens bevatten. Het grote voordeel van sjablonen is dat ook veel voorkomende tekstblokken en/of rekenmodellen door een 'simpele druk op de knop' op de juiste positie in het document worden gekopieerd. Doorgaans is de beheerder verantwoordelijk voor de creatie van de sjablonen

Documentgroepen: Gelijksoortige sjablonen komen in een documentgroep, die gekoppeld wordt aan een autorisatiegroep.

Sjablonen: WORD Maak ergens buiten Officetool een map met bijvoorbeeld de naam 'modelsjablonen' Bepaal eerst de huisstijl met lettertype, grootte en indeling enz. Open een WORD document Bepaal waar de NAW gegevens moeten staan Zet de cursor op de gekozen plaats Klik op 'Invoegen' Selecteer 'Bladwijzer'


Geef in Documentname en klik op 'Toevoegen' In het document verschijnt een grijze letter (als dit niet te zien is ga dan naar Extra, Opties, Weergave en klik op weergeven © 2015 Sylware

120

Officetool Help

bladwijzers) Herhaal de procedure voor ieder in te vullen veld. Alle velden die te gebruiken zijn: DocumentName ContactName AddressStreet AddressStreetName AddressStreetNumber AddressStreetNumberAdd AddressPostalCode AddressPlace AddressCountry DebtorNumber CreditorNumber VATNumber PersonAttn PersonPreamble PersonTelNumber PersonMobNumber PersonFaxNumber ProjectNumber ProjectOrderNumber ProjectName

Documentnaam Contactnaam Straatnaam met huisnummer en toevoegsel Straatnaam Straat huisnummer Toevoegsel Postcode Plaats Land Debiteurenummer Crediteurnummer BTW nummer Ter attentie van Aanhef Persoon telenummer Persoon mobielnummer Persoon faxnummer Projectnummer Projectordernummer Projectnaam

De volgende zijn sind 2.7 niet meer in gebruik: ENVContactNaam ENVTAV ENVAdresstraat ENVAdrespostcode ENVAdresLand Als u een bladwijzer meer dan één keer wilt gebruiken kies dan invoegen en Kruisverwijzing:

Als u de bladwijzers zichtbaar wilt maken kies dan File Opties Gavanceerd, scroll naa beneden en vink Bladwijzers weergeven aan. EXCEL Selecteer de plaats in Excel en vul de naam van het veld in:

© 2015 Sylware


121

Het druk op Enter Als er 2 goed werkende modellen zijn kunnen alle andere hiervan worden afgeleid. Zet de verzameling sjablonen in dezelfde map. Hierna kunnen de sjablonen via Beheer, Tabellen en Sjablonen in Officetool gebracht worden en toegewezen worden aan documentgroepen:

Klik op de open knop om het sjabloon toe te voegen. Eventueel kunt u een automatisch naam laten genereren waarbij het startnummer telkens wordt verhoogd Nu kunt u via Dossiers een nieuw document toevoegen en een sjabloon te kiezen. 1.4.8.3

Licentieviewer

Licentieviewer Om de gegevens van de licentie te bekijken open de licentie viewer:

© 2015 Sylware

122

Officetool Help


Hier kunt u een nieuwe serienummer (activeringssleutel) ingeven. Ook kan hier de licentie overgehaald worden naar een andere pc of server. Klik op activeringssleutel en voeg de nieuwe license/activatie sleutel toe. Herstart het programma en activeer de sleutel. Ook kun u hier de licentie overdragen naar een andere pc 1.4.8.4

Comprimeer databestanden

Comprimeer databestanden: Dit zorgt ervoor dat alle databestanden verkleint worden, het is verstandig om dit wekelijks te doen, hierdoor wordt Officetool een stuk sneller. Dit kan alleeen gedaan worden door de beheerder en nadat Officetool net is opgestart, zorg er ook voor dat er geen andere gebruikers zijn aangemeld.

© 2015 Sylware


1.4.8.5

123

Business unit

Business unit: Hier kan de informatie van het bedrijf ingegeven worden Bij 'nummering' wordt ingegeven met welk nummer de Contacten moeten beginnen en met welk de Projecten.

© 2015 Sylware

124

Officetool Help

Hier bevind zich ook een 2e tab waarin drie vrije velden voor projecten gedefinieerd kunnen worden.

© 2015 Sylware


1.4.8.6

Importeer contacten uit Outlook

Importeer contacts uit Outlook: Onder Beheer is er een optie om contacten uit Outlook te importeren

© 2015 Sylware

125

126

Officetool Help

Selecteer de contacten aan de linkerkant en verander eventueel de eigenschappen aan de rechterkant Vink de contacten aan die u wilt importeren en druk op de Importeer geslecteerde contacten button.

1.4.9

Nawoord

Nawoord: Tot zover deze gebruiksinstructie.

© 2015 Sylware


127

Officetool is met de grootst mogelijke zorg ontwikkeld en uitvoerig getest. Desondanks zullen er onvolkomenheden en zelfs fouten in zitten. Eventuele fouten en/of opmerkingen verzoeken wij u ons te mailen (mailto:[email protected]), zodat wij deze kunnen onderzoeken, evt. herstellen en een verbeterde versie ter beschikking stellen. Bepaalde fouten worden door Officetool zelf geconstateerd. Officetool komt dan met een foutrapportage en verzoekt u te beschrijven wat u 'deed' voor de fout optrad. Als u dat gedaan heeft en op de knop 'e-mail zenden' drukt, komt ook die melding bij ons terecht.

Wij wensen u veel succes met het gebruik van Officetool! Amsterdam, november 2014 Sylware 1.4.9.1

Contact

Contact: [email protected]

of bezoek onze website: http://www.officetool.nl

© 2015 Sylware

128

Officetool Help

Endnotes 2... (after index)

© 2015 Sylware

Back Cover

Officetool Help Sylware

Recommend Documents