(OFFICE ADMINISTRATIVE)

PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI ADMINISTRASI KANTOR LEVEL II

(OFFICE ADMINISTRATIVE) KODE PROGRAM PELATIHAN : K.74.9.0.1.2.3.II.01

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan

1

KATA PENGANTAR Sesuai

dengan

amanat

Undang-Undang

No.

13

tahun

2003

tentang

Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan

mengembangkan kompetensi kerja guna

meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK.

Jakarta,

Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PROGRAM PELATIHAN

Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP.160044978 2

PROGRAM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI 1.

Judul/Nama Pelatihan

:

Administrasi Perkantoran

2.

Kode Program Pelatihan

:

K.72.9.0.1.2.3.II.01

3.

Jenjang Program Pelatihan

:

Level II

4.

Tujuan Pelatihan

:

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Menjalankan tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai 4. 2 Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada yang dituju 4. 3 Menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll. 4. 4 Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu 4. 5 Melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup yang terbatas dibawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya 5.

Unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi 5.2 Berkomunikasi melalui Telepon 5.3 Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan 5.4 Mengoperasikan Komputer 5.5 Menggunakan Peralatan Kantor 5.6 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 5.7 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 5.8 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen 5.9 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen 5.10 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 5.11 Memelihara Data di Komputer 5.12 Melakukan Prosedur Administrasi 5.13 Menghasilkan Dokumen Sederhana 5.14 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.15 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

6.

Lama Pelatihan OJT Jumlah

7.

Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja 7.3 Umur/Usia 7.4 Jenis Kelamin 7.5 Kesehatan 7.6 Test Kemampuan

: : :

480 Jam Pelatihan (@45 menit) 320 Jam (@45 menit) 800 Jam Pelatihan

: : : : : :

Minimal Tamat SMA/SMK Minimal 17 Tahun Pria / wanita Sehat Jasmani General Test dan RPL

3

KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI JAM PELATIHAN NO

UNIT KOMPETENSI

I

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM 1.1. Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi 1.2. Berkomunikasi melalui Telepon 1.3. Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan 1.4. Mengoperasikan Komputer 1.5. Menggunakan Peralatan Kantor

KODE UNIT

PENGETA HUAN

KETERAMPI LAN

JUMLAH

ADM.PK01.001.01

6

18

24

ADM.PK01.002.01

4

12

16

ADM.PK01.003.01

6

18

24

ADM.PK01.005.01 ADM.PK01.006.01

4 6

12 18

16 24

26

78

104

ADM.PK.02.001.01

12

64

76

ADM.PK.02.003.01

6

24

30

ADM.PK.02.008.01

4

8

12

ADM.PK.02.009.01

4

8

12

Jumlah I II

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI 2.1 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 2.2 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 2.3 Menangani Penerimaan Surat/ Dokumen 2.4 Menangani Pengiriman Surat/ Dokumen 2.5 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 2.6 Memelihara Data di Komputer

ADM.PK.02.013.01

8

36

44

ADM.PK.02.014.01

4

12

16

2.7 Melakukan Prosedur Administrasi

ADM.PK.02.007.01

12

36

48

6

16

22

8

24

32

8

24

32

72

252

324

ADM.PK.03.001.01

6

12

18

ADM.PK.03.002.01

6 12

12 24

18 36

-

4

12

16

4 114

12 366

16 480

2.8 Menghasilkan Dokumen Sederhana 2.9 Membaca dalam Bahasa Inggris pada TOD 2.10 Menulis dalam Bahasa Inggris pada TOD

ADM.PK.02.005.01 ADM.PK.02.020.01

ADM.PK.02.021.01

Jumlah II III.

IV.

V.

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI KHUSUS 3.1 Menjaga kebersihan peralatan dan tempat kerja 3.2 Mengikuti K-3 perkantoran Jumlah III EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan Jumlah IV Jumlah I s/d IV PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT)

4

JAM PELATIHAN NO

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

5.1 Melakukan pekerjaan Administrasi Perkantoran di tempat kerja / Industri

-

PENGETA HUAN

KETERAMPI LAN

320

Jumlah V Jumlah I s/d V

JUMLAH

320 114

366

800

5

SILABUS PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI I.

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI UMUM 1.1. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran

ELEMEN KOMPETENSI

: : :

Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi ADM.PK01.001.01 24 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

01. Mengidentifi- 1.1 Persyaratan kemampuan fikasi proses minimal berkomunikasi di komunikasi di tempat kerja diidentifikasi tempat kerja

• Cara berkomunikasi yang baik dan benar. • Pengembangan pendekatan proaktif untuk peningkatan pelayanan.

Melakukan identifikasi persyarat-an berkomunikasi di tempat kerja

Bersikap ramah dan santun

1.2 Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja.

Dapat menggunakan sarana berkomunikasi yang tersedia

Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega

Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja

1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien.

Mengetahui cara umpulkan informasi efektif dan efektif

Mampu memilah informasi yang diterima

Penyampaian infor-masi efektif dan efisien

mengsecara

ramah dan 02. Menerima & 2.1 Pengamatan efektif dan Prosedur komunikasi yang • Dapat menerjemahkan Berbicara dalam menyampaiketerampilan mendengar- efektif informasi baik verbal santun dan kan informasi kan secara aktif digunakan maupun non verbal menyampaikan dengan tepat. menerima informasi untuk mendapatkan dan menerjemahkan info baik • Dapat melakukan verbal maupun non verbal komunikasi dengan komunikasi yang tepat. efektif. 2.2 Informasi tertulis dan verbal Proses berkomunikasi baik • Menyeleksi informasi Menerima dan memahami diterima, dipahami dan verbal maupun non verbal informasi yg yang diterima sesuai semua diketahui. tujuan diterima dengan benar • Informasi yg diterima mendapat tanggapan dan terselesaikan.

Penget ahuan 3

Ketera mpilan 3

3

3

6

ELEMEN KOMPETENSI

MATERI PELATIHAN KRITERIA UNJUK KERJA

Pengetahuan

2.3 Dokumentasi rutin yang Prosedur bersifat sederhana ditempat kelengkapan kerja dilengkapi secara tempat kerja akurat dan mudah dibac

penanganan informasi di

JAM PELATIHAN

Keterampilan

Sikap Kerja

Informasi yang diterima atau disampaikan dapat diindentifikasi dan dipenuhi.

Menyampaikan informasi yg diterima kepada orang yg tepat dengan benar

Ketera mpilan

3

4

2

2

2.4 Informasi dan ide di diskusi- • Dapat mengkategorisasi kan dengan cara jelas dan dokumentasi rutin yang santun menggunakan teknik bersifat sederhana ditempat komunikasi yang tepat. kerja • Dapat mengkomposisi informasi dan ide untuk di diskusikan 03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi

04. Memilih Media Komunikasi

3.1 Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi 3.2 Konsep tulisan disampaikan untuk diketahui sesuai dengan batas waktu 3.3 Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan di tempat kerja. 4.1 Prosedur pemilihan media komunikasi dipilih sesuai dengan kebutuhan dan SOP. 4.2 Seluruh kegiatan unjuk kerja dilakukan sesuai dengan acuan K3

• Melakukan pencatatan • Kelengkapan dokumentasi untuk melengkapi rutin ditulis rapi dan dokumentasi secara mudah dibaca akurat. • Melakukan diskusi • Dapat mendiskusikan ide terhadap ide dan dan informasi dengan informasi dengan cara menggunakan teknik jelas dan santun. komunikasi yang tepat. Dapat mencocokkan prosedur Dapat mengkoordinasikan Mengapresiasi pro-sedur dan format penulisan konsep relevansi prosedur dan dan format penulisan yang relevan format penulisan konsep. konsep yg relevan Dapat menyimpulkan konsep Konsep tulisan yang telah Menyampaikan konsep tertulis yang perlu diketahui. disimpulkan disampaikan tulisan tepat pada pada orang yg dituju. waktunya. Dapat mengekspresikan Menggunakan bahasa Media komunikasi dipilih bahasa verbal dan non verbal verbal dan non verbal berdasarkan kebutuhan sesuai kebutuhan ditempat dengan tata bahasa yg dan SOP kerja. baik.

Penget ahuan

Pemilihan media komunikasi Memilih media komunikasi sesuai SOP sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan Prosedur K3 Perkantoran

Asesmen

Penggunaan komunikasi yang sesuai dengan SOP

media dipilih

Melakukan kegiatan unjuk kerja sesuai dengan acuan K3

Asesmen

Asesmen

7

1.2. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran

ELEMEN KOMPETENSI 1. Menerima Panggilan

: : :

Berkomunikasi Melalui Telepon ADM.PK01.002.01 16 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

1.1 Panggilan dijawab secara • Tata cara menerima cepat, tepat, jelas dan penggilan telepon dipahami sopan sesuai dengan Cara mengangkat telpon standar perusahaan Cara Mengucap salam Cara memberikan informasi yang tepat dan benar 1.2 Permohonan/ Permintaan Prosedur pencatatan pesan dicatat secara akurat dan telepon disampaikan kepada departemen/orang yang tepat untuk ditindak-lanjuti.

Menyampaikan kata-kata Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan salam dalam percakapan telepon telepon dengan sopan dan ramah

Mencatat dan menyampaikan permintaan pesan telepon pada lembar pesan telepon

Mencatat dan menyampaikan per-mintaan pesan telepon pada lem-bar pesan telepon sesuai dengan peraturan perusahaan

1.3 Bantuan ditawarkan kepada penelpon secara bersahabat dan tujuan panggilan tertentu secara cepat

Prosedur telepon

di

Melakukan komunikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan

Melakukan komu-nikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan dengan tepat

1.4 Uraian penelpon diulang secara rinci untuk memperkuat pengertian

Prosedur melakukan konfirmasi di telepon

Melakukan konfirmasi ulang terhadap uraian yang disampaikan

Melakukan kon-firmasi ulang ter-hadap uraian yang disampaikan dengan sopan

1.5 Jika memungkinkan peluang digunakan untuk dapat menjelaskan produkproduk dan pelayanan perusahaan

Cara menggunakan peluang untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan

Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan

Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusa-haan dengan tepat

berkomunikasi

Penget ahuan

Ketera mpilan

2

3

8

ELEMEN KOMPETENSI

2. Melakukan panggilan telepon

MATERI PELATIHAN KRITERIA UNJUK KERJA 1.6 Panggilan telepon yang mengancam dan mencurigakan dicatat dan ditransfer kepada orang yangberwenang sesuai dengan prosedur perusahaan 2.1 Nomor telepon yang dituju diidentifikasi secara benar

JAM PELATIHAN

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Prosedur penanganan telepon yang mencurigakan

Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan

Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan sesuai SOP

Prosedur melakukan hubungan telepon

Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon

Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon dengan benar Tujuan menelepon direncanakan sebelum menelepon dengan benar

Penget ahuan

Ketera mpilan

2

3

1

2

2.2 Tujuan dari menelpon telah Aturan berkomunikasi di Tujuan menelepon dirancang/ dibentuk secara telepon direncanakan sebelum tepat sebelum menelepon/ menelepon memanggil 2.3 Alat/sarana digunakan Prosedur penggunaan alat/ Menggunakan sarana Menggunakan sarana secara tepat sarana dengan benar sesuai SOP 2.4 Nama perusahaan dan Prosedur penyampaian Melakukan penyampaian Alasan menelepon alasan menelepon maksud menelepon maksud alasan menelepon disampaikan dengan tepat disampaikan dengan tepat dengan benar 2.5 Sikap dan etika bertelepon Prosedur adalah sopan dan ramah telepon setiap saat

3. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepo

berkomunikasi

di Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat

Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat sesuai SOP

3.1 Pembicaraan telepon yang akan berakhir dapat diidentifikasi

Prosedur mengakhiri pembicaraan di telepon

Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir

Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir dengan tepat

3.2 Salam penutup diucapkan dengan benar

Cara mengucap penutup pada pembicaraan

Mengucapkan kalimat yang benar untuk mengakhiri pembicaraan dengan ramah dan sopan

Salam penutup diucapkan dengan sopan dan tepat

salam akhir

9

ELEMEN KOMPETENSI

4. Penyampaian Pesan Telepon


Pengetahuan

3.3. Pesawat telepon ditutup dengan tepat dan benar

Cara meletakan telepon yang benar

4.1 Penulisan pesan dalam lembar pesan telepon dilakukan dengan tepat dan benar

Prosedur pada LPT

penulisan

JAM PELATIHAN

Keterampilan

Sikap Kerja

gagang

Meletakan gagang telepon setelah memastikan hubungan telepon telah berakhir

Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan tidak bersuara

pesan

Menuliskan pesan telepon pada Lembar Pesan Telepon dengan benar

Pencatatatan dilakukan sesuai dengan SOP pada lembar yang tepat dan benar

Penget ahuan

Ketera mpilan

1

2

4.2 Pesan secara tepat Prosedur penyampaian pesan Menyampaikan pesan pada Menyampaikan pesan pada disiarkan/disampaikan telepon orang yang dituju orang yang dituju segera kepada orang yang dituju dengan batas waktu/ tenggang waktu 4.3 Penyampaian pesan kepada Cara penyampaian pesan Penyampaian yang berkepentingan secara dengan waktu yang tepat disampaikan tepat cepat dan tepat dengan benar

Asesmen

Asesmen

pesan Pesan disampai-kan sesuai waktu waktunya.

Asesmen

10

1.3.

Unit Kompetensi : Kode Unit : Durasi Pembelajaran :

Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan ADM.PK01.003.01 16 jam @ 45 menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN

ELEMEN KOMPETENSI


1. Berkomunikasi di Tempat Kerja

1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi

Jenis Komunikasi di tempat kerja

Melakukan komunikasi

1.2 Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien.

Jenis sarana komunikasi

Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi

Memakai sarana benar dalam komunikasi

Proses pemberian informasi

Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien

Menyampaikan dengan benar

1.4 Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.

Kultur Budaya Kultur sosial

Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial

1.5 Kemampuan mendengarkan dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah. 1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan.

Komunikasi aktif dua arah

Melakukan komunikasi Mendengarkan secara aktif.

Melakukan interaksi dengan orang yang ber-beda kultur dan sosial sesuai dengan per-bedaan kultur dan budaya Menunjukkan kemampu-an untuk memahami dan mendengarkan dengan baik

Pengetahuan

Prinsip dasar konflik dan masalah

Keterampilan

Sikap Kerja

Penget ahuan

Ketera mpilan

Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja

2

4

yang ber-

informasi

penanganan Melakukan usaha Bertanggung jawab atas pemecahan pemecahan konflik atau pemecahan masalah sesuai kesalahpahaman dengan kebijakan perusahaan

11

ELEMEN KOMPETENSI 2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan


JAM PELATIHAN

Keterampilan

Sikap Kerja

Penget ahuan

Ketera mpilan

2.1 Kebutuhan dan tujuan pe- Kebutuhan pelanggan langgan, termasuk di Jenis produk layanan dalam-nya kebutuhan Kualitas pelayanan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pe-layanan diberikan secara tepat.

• Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan • Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan

Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan

2

4

2.2 Semua kebutuhan dan permintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama. 2.3 Kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayan-an diidentifikasi dan dilaku-kan bilamana memungkin-kan. 2.4 Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur perusahaan. 2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya.

Kualitas pelayanan Kebutuhan potensial layanan

Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan

Menunjukkan ke-mampuan memenuhi permintaan pelanggan

Pengembangan jasa kepada pelanggan

Mempergunakan peluang untuk senantiasa meningkatkan kualitas pelayan-an

Melakukan peningkatan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan

Pengetahuan

• Kualitas pelayanan Melakukan • Kebutuhan potensial menangani pelanggan layanan

keluhan prosedur Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan perusahaan

Proses penanganan keluhan Mengambil tindakan untuk Menunjukkan pelanggan mengatasi keluhan meme-nuhi pelanggan pelanggan

Asesmen

Asesmen

kemampuan permintaan

Asesmen

12


ELEMEN KOMPETENSI 1. Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi

2. Menyimpan Data di Komputer

: : :

Mengoperasikan Komputer ADM.PK01.005.01 16 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan 1.1 Komputer dinyalakan sesuai Prosedur dengan prosedur Komputer pemakaian

Keterampilan

pengoperasian Melakukan komputer

Sikap Kerja

pengoperasian Melakukan pengoperasian komputer sesuai SOP

1.2 Fungsi dasar diidentifikasi Prosedur identifikasi fungsi berdasarkan pemakaian dasar pemakaian komputer sistem informasi 1.3 Informasi diidentifikasi Prosedur identifikasi informasi dengan benar

Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer

1.4 Metode pencarian secara Prosedur pencarian metode tepat dipilih untuk penggunaan tipe informasi

Melakukan pencarian Melakukan pencarian metode untuk penggunaan metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih type informasi yang dipilih dengan tepat Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar sesuai SOP Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan sesuai SOP

2.1 Bagian-bagian desktop sepenuhnya dipilih, dibuka dan ditutup untuk akses khusus dalam komputer (folder, file, perlengkapan network, recycle bin dan waste basket)

Melakukan penyimpanan data di Komputer sesuai SOP

Melakukan penyimpanan data di Komputer

Ketera mpilan 1

1

2

Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer sesuai SOP Melakukan identifikasi informasi sebelum me-mulai penggunaan kom-puter sesuai prosedur

1.5 Susunan perangkat keras Prosedur penyusunan Melakukan penyusunan disusun dengan benar perangkat keras perangkat keras dengan benar 1.6 Tersedianya fasilitas Teknik penggunaan fasilitas Melakukan penggunaan bantuan (help) yang dapat bantuan (help) fasilitas bantuan jika digunakan jika dibutuhkan. dibutuhkan Prosedur penyimpanan data di komputer

Penget ahuan 1

13

ELEMEN KOMPETENSI

MATERI PELATIHAN

2.2 Fungsi yang berbeda dan bagian-bagian dari desktop diidentifikasi untuk tujuan tertentu 2.3 Program dibuka, diubah ukurannya dan ditutup untuk tujuan navigasi 2.4 Shortcuts dari desktop dibuat, jika perlu dengan bantuan dari orang-orang yang ahli. 3. Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder

JAM PELATIHAN


Keterampilan

Sikap Kerja

Prosedur identifikasi dari fungsi-fungsi desktop komputer

Melakukan pengoperasian komputer dengan mengenal fungsi-fungsi dari Desktop Melakukan identifikasi program yang akan digunakan Membuat shortcuts dari desktop

Melaksanakan pekerjaan pada tempatnya

Membuat folder dan judul folder

Membuat folder dan judul folder sesuai kebutuhan perusahaan

Prosedur program

pengoperasian

Teknik pembuatan shortcuts

3.1 Folder dengan petunjuk sub folder dibuat dan diberi nama yang sesuai

Prosedur pembuatan folder dan nama folder

3.2 Atribut-atribut folder (ukuran, tanggal, dll) diidentifikasi 3.3 Sub folder dipindahkan diantara folder-folder 3.4 Folder diganti namanya apabila diperlukan

Teknik identifikasi atribut folder (ukuran, tanggal, dll)

3.5 Folder dan sub folder diakses melalui jalan yang berbeda-beda. 4.1 Tipe/Ekstensi yang lazim 4. Mengatur file dipakai dari file dalam untuk pemafolder diidentifikasi kai (user) dan /atau ke- 4.2 File dibuat dan diberi nama yang sesuai, bila perlu perluan peng-

dan

Membuat nama file

dan

memberi

Ketera mpilan

1

1

1

2

Melakukan identifikasi program yang akan digunakan sesuai SOP Membuat shortcuts dari desktop sesuai SOP

Melakukan identifikasi Mengenal penggunaan atribut-atribut folder sesuai atribut-atribut folder sesuai kebutuhan kebutuhan Teknik pemindahan sub Melakukan pemindahan sub Melakukan pemindahan sub folder folder folder sesuai SOP Teknik penggantian nama Melakukan penggantian Melakukan penggantian folder nama folder bila diperlukan nama folder bila diperlukan sesuai SOP Teknik mengakses folder dan Melakukan pengaksesan Melakukan pengaksesan sub folder dengan metode folder dan sub folder folder dan sub folder berbeda dengan metode berbeda dengan metode berbeda sesuai SOP Prosedur pengaturan data / Membuat pengaturan Membuat pengaturan data/ file untuk pemakai (user) data/file untuk pemakai file untuk pemakai (user) (user) sesuai SOP Prosedur membuat memberi nama file

Penget ahuan

Membuat dan memberi nama file sesuai kebutuhan

14

ELEMEN KOMPETENSI aturan data

5. Mencetak data/informasi

6. Mematikan Komputer

MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


Keterampilan

Sikap Kerja

4.3 Kelompok file dipilih dan di buka serta diganti namanya apabila diperlukan 4.4 File dicopy ke tempat penyimpan data (CD, Flash Disc, dll) atau dipilah dan dipindahkan melalui folder

Prosedur penggantian nama dan kelompok file

Melakukan penggantian nama dan kelompok file

Prosedur menyimpan data ke media penyimpanan data (CD, flashdisc, dll)

Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll)

Melakukan penggantian nama dan kelompok file sesuai SOP Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) sesuai SOP

4.5 File yang terhapus dapat diperbaiki/dikembalikan apabila perlu

Prosedur memperbaiki / mengembalikan file yang terhapus

Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus.

4.6 Tools perangkat digunakan menempatkan file

lunak untuk

Prosedur menggunakan tools perangkat lunak

Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file

5.1 Data/Informasi dicetak dari mesin printer yang telah diinstall

Prosedur mencetak data/ informasi dari mesin printer

Mencetak data/informasi dari mesin printer

Mencetak data/informasi dari mesin printer sesuai prosedur

5.2 Proses kerja pencetakan dilihat, diperiksa dan dibatalkan jika perlu

Prosedur membatalkan pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan pencetakan pada printer

Melakukan pembatalan pencetakan pada printer sesuai prosedur

5.3 Kesalahan dalam pencetakan dapat diubah dalam daftar printer yang telah diinstalasi jika tersedia. 6.1 Menutup komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka

Prosedur mengubah pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall

Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall

Prosedur mengakhiri pengoperasian komputer

Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka

6.2 Komputer dimatikan sesuai ketentuan prosedur pemakaian.

Prosedur komputer

Melakukan mematikan komputer sesuai ketentuan prosedur pemakaian

Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall sesuai SOP Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka sesuai SOP Mematikan komputer sesuai SOP dengan benar

mematikan

Penget ahuan

Ketera mpilan

1

2

1

1

Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus sesuai SOP Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file sesuai SOP

15


ELEMEN KOMPETENSI 1. Memilih Peralatan

2. Mengoparasikan Peralatan

: : :

Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK01.006.01 24 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN


Penget ahuan 2

Ketera mpilan 6

Cara penggunaan peralat-an Mengoperasikan peralat-an Mengoperasikan per-alatan yang benar sesuai dengan kantor yang diguna-kan kantor yang digunakan fungsinya menurut Buku manual / menurut fungsinya SOP Penanganan ketidak-sesuaian Melakukan identifikasi Ketidaksesuai peralatan kerja Peralatan ketidaksesuaian per-alatan ditangani dengan benar sesuai SOP

3

8

3.1 Pemeliharaan peralatan Pengetahuan tentang cara Melakukan pemeliharaan Mentaati rambu-rambu dilakukan sesuai instruksi pemeliharaan peralatan peralatan yang digunakan penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan penggunaan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual

2

3

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

1.1

Peralatan untuk melaksana-kan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan

Prosedur mengidentifikasi Memilih perlengkapan dan Menggunakan pakaian dan peralatan kantor yang akan peralatan yang akan perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang digunakan dikuasai dan digunakan. dipahami

1.2

Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan.

• Jenis Peralatan serta • Mengindentifikasi Jenis Penggunaan operasional kerjanya dan fungsi peralatan disesuaikan • Penentuan jumlah • Memeriksa dan Meng- kebutuhan peralatan yang akan amati ketidaksesuaian digunakan. peralatan

2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan 2.2 Ketidaksesuaian diidentifikasi secara tepat dan benar

3. Memelihara Peralatan

JAM PELATIHAN

peralatan dengan

3.2 Pencatatan pemeliharaan Cara Pencatatan pemedilakukan sesuai intruksi liharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan

Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentukan

Menyimpan buku pemeliharaan pada tempatnya

3.3 Peralatan dan disimpan sesuai penggunaan

Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar

Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan

sarana instruksi

Pengetahuan menyimpanan menurut SOP

cara sarana

16

ELEMEN KOMPETENSI

MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA 3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur

Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya

Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan

Asesmen

Asesmen

Asesmen

Penget ahuan

Ketera mpilan

17

II.

KELOMPOK UNIT KOMPETENSI INTI 2.1

Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran

ELEMEN KOMPETENSI 1. Mengakses aplikasi perangkat lunak

2. Menjalankan aplikasi perangkat lunak

: Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak : ADM.PK02.001.01 : 76 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN


Pengetahuan

Keterampilan

JAM PELATIHAN Sikap Kerja

1.1 Pilihan aplikasi yang Cara memilih aplikasi sesuai Memilih aplikasi dengan Aplikasi yang dipilih benar dibutuhkan diidentifi- dengan kebutuhan yang benar sesuai kebutuhan dan tepat kasikan dengan benar benar 1.2 Sistem digunakan benar dan efisien

secara Cara menggunakan dengan benar

1.3 Metode pencarian dipilih secara tepat dan cepat untuk penggunaan tipe informasi 2.1 Aplikasi perangkat lunak dipilih sesuai dengan kebutuhan

sistem Menggunakan sistem secara Sistem digunakan benar dan tepat benar dan tepat

Cara memilih metode pencian Memilih metode pencarian secara benar dan cepat untuk dilakukan dengan benar penggunaan tipe informasi sesuai penggunaan tipe informasi Cara memilih aplikasi Memilih aplikasi perangkat perangkat lunak dengan lunak dipilih dengan benar benar dan tepat

2.2 Aplikasi dijalankan sesuai Cara menjalankan/ mengdengan prosedur operasikan aplikasi sesuai prosedur

Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak sesuai dengan prosedur pada buku manual 2.3 Peranan yang berbeda dari Cara mengidentifikasi Aplikasi Mengidentifikasi aplikasi bagian-bagian dari aplikasi untuk fungsi tertentu dan untuk fungsi tertentu dan diidentifikasi untuk fungsi peranan yang berbeda dari sesuai peranan yang tertentu bagian-bagian yang benar berbeda dilakukan dengan sesuai SOP benar

Asesmen

Asesmen

Ketera mpilan 8

20

44

secara

Metode pencrian yang dipilih di-gunakan secara benar sesuai penggunaan tipe informasi Pemilihan aplikasi, tepat sesuai dengan Kebutuhan Perangkat operasikan

Penget ahuan 4

lunak disesuai SOP

Aplikasi diidentifika-si sesuai peranan dan fungsi yang berbeda sesuai kebutuhan

Asesmen

18

2.2. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran ELEMEN KOMPETENSI 01. Menggunakan cara kerja praktis

02. Menciptakan Lembar Kerja Sederhana

: : :

Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana ADM.PK02.003.01 30 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA 1.1 Lembar kerja, peralatan dan

perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna. 1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer. 1.3 Bahasa teknis komputer dan program digunakan untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan pengaturan dan permintaan. 2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai.

Pengetahuan

Sikap Kerja

Penggunakan komputer Mengatur lembar kerja pada Duduk dengan posisi yang sesuai kondisi ergonomis tempat yang tepat benar

Penget ahuan 2

Ketera mpilan 2

2

4

Jenis pekerjaan apa saja yang Melakukan pengaturan Jarak yang cukup antara dapat menggunakan pekerjaan sebelum meng- mata dan monitor komputer komputer operasikan komputer bahasa Bahasa teknis dan program Kosa kata bahasa teknis Menggunakan komputer yang tepat untuk teknis dan program digunakan sesuai memperjelas tugas dan komputer yang tepat kebutuhan permintaan

Pengoperasian Komputer

2.2 Menentukan perangkat Pilihan perangkat lunak yang akan dipakai program sesuai kebutuhan 2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi.

Keterampilan

JAM PELATIHAN

lunak/

Pengoperasian Komputer

Pilihan pengoperasian Pengoperasian dilakukan komputer dilakukan sesuai sesuai permintaan dan dengan permintaan kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan

Memilih perangkat lunak Pilihan perangkat yang sesuai dengan sesuai kebutuhan kebutuhan Menciptakan lembar kerja di komputer

lunak

Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan

19

ELEMEN KOMPETENSI


Pengetahuan

Rumus perangkat lunak Pengoperasian komputer telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan hasil yang memenuhi persyaratan. 2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk mendapat konfirmasi dari Penyelia 3.1 Data yang dimasukan, • Cara mencari bantuan dari diperiksa ulang kesesuaianManual, Help nya • Cara melihat lembar kerja melalui Preview

2.4

03. Menghasilkan Lembar Kerja

JAM PELATIHAN

Keterampilan

Sikap Kerja

Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus program dengan tepat

Penggunaan rumus program sesuai SOP

Dapat menyiapkan, menghasilkan pekerjaan menyimpan dalam waktu yang ditentukan

Teliti, memeriksa pekerjaan

3.2 Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu

Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

3.3 Buku pedoman, dokumentasi pengguna dan bantuan on-line digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya.

Pengoperasian komputer sesuai hasil yang diinginkan

3.4 Lembar kerja sebelum dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai permintaan 3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan permintaan dan pengaturan aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

Pengoperasian pencetakan

Melakukan sebelum dokumen

Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data

Melakukan data

ulang

Penget ahuan

Ketera mpilan

2

7

Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan Menggunakan bantuan Penggunaan bantuan disesuai kebutuhan pada saat lakukan sesuai kebutuhan membuat lembar kerja

preview Lembar kerja diteliti dengan mencetak cermat sebelum dicetak

penyimpanan

Penyimpanan dilakukan sesuai SOP

data

20

ELEMEN KOMPETENSI 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana

MATERI PELATIHAN KRITERIA UNJUK KERJA 4.1 Permintaan dan tugas pengaturan ditentukan dalam hubungannya dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan.

Pengetahuan

Keterampilan

Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik

• Membuat Grafik • Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst.

4.2 Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran yang berlaku dari data numerik dan mempertemu-kan tugas dan permintaan pengaturan 4.3 Grafik dipreview, pencocok-kan dan pencetakan yang berhubungan dengan permintaan dan tugas pengaturan.


Penget ahuan 3

Ketera mpilan 8

Dapat mengcopy grafik ke Word

• Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak • Dapat mencetak grafik

Asesmen

Asesmen

Asesmen

21


ELEMEN KOMPETENSI 01. Mempersiapkan Peralatan

: : :

Menghasilkan Dokumen Sederhana ADM.PK02.005.01 22 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan Peralatan Komputer dipersiapkan sesuai dengan SOP 1.2 Perangkat lunak/program dipilih melalui Menu sesuai dengan kebutuhan 1.1

Prosedur Komputer Jenis lunak

program

Keterampilan

penggunaan Mempersiapkan komputer perangkat

peralatan Bekerja SOP

Menentukan jenis program yang akan digunakan

1.3

Media penyimpanan telah diformat

Prosedur memformat media Melakukan format penyimpanan data penyimpanan data

1.4

Nama file diakses sesuai kebutuhan

Pengaksesan judul file

Dokumen yang akan diproduksi diklarifikasikan dengan unit terkait 1.6 Perangkat alat cetak diidentifikasi kelayakannya 1.5

1.7

Bahan untuk disiapkan kebutuhan

mencetak sesuai

Prosedur dokumen Prosedur dokumen

Sikap Kerja sesuai

prosedur/

Penget ahuan 2

Ketera mpilan 4

Jenis program yang akan digunakan sesuai kebutuhan

media Melakukan format media penyimpanan data sesuai SOP Melakukan akses judul file Melakukan akses judul file sesuai kebutuhan

memproduksi Mengklarifikasi dokumen Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait dengan unit terkait sesuai SOP pencetakan Melakukan identifikasi alat Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen pencetakan dokumen sesuai SOP Mempersiapkan bahan Mempersiapkan bahan untuk mencetak untuk mencetak sesuai kebutuhan

22

ELEMEN KOMPETENSI 02. Memastikan akan kebutuhan Dokumen

03. Mencetak dokumen

MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


Keterampilan

Sikap Kerja

Membuat surat untuk Melakukan pekerjaan sesuai keperluan perusahaan SOP

2.1 Tujuan dokumen, pembaca dan kebutuhan presentasi diklarifikasi dengan pihak yang memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan perusahaan

Teknik membuat surat bisnis

2.2 Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan surat menyurat seperti model surat, seberapa besar kapasitas penyimpanan menyimp-an dan aspek keamanan-nya teridentifikasi

Jenis bentuk surat dan cara Membuat surat dengan Membuat surat dengan bentuk yang diminta bentuk yang diminta sesuai penyimpanannya kebutuhan perusahaan

3.1 Dokumen yang akan Format dan tatabahasa dicetak diperiksa ulang ketepatan tatabahasa dan formatnya

Ketepatan tata bahasa surat Ketepatan tata bahasa surat dan formatnya diperiksa diperiksa ulang sebelum ulang sebelum dicetak dicetak sesuai SOP

3.2

Memeriksa alat sebelum digunakan

Memastikan bahwa alat Alat cetak cetak beroperasi dengan baik 3.3 Dokumen dicetak sesuai Cara mencetak dengan instruksi dan kebutuhan

Mencetak dengan yang benar

Penget ahuan

Ketera mpilan

2

6

2

8

cetak Memeriksa alat cetak sebelum digunakan sesuai SOP format Mencetak dengan format yang benar sesuai kebutuhan organisasi

3.4 Tampilan, penyesuaian, dan pencetakan dokumendokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tugas. Asesmen

Asesmen

Asesmen

23

2.4. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran ELEMEN KOMPETENSI 1. Proses dokumendokumen kantor

2. Dasar surat – menyurat

: : :

Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK.02.007.01 48 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN Penget Ketera Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja ahuan mpilan 1.4 Dokumen diproses sesuai Prosedur kantor dipahami Melakukan proses dokumen Melakukan proses dokumen 4 8 tepat sesuai secara tepat sesuai waktu dengan pro-sedur dalam rangka penanganan secara perusahaan dengan batas berkas prosedur perusahaan dan prosedur perusahaan waktu. 1.5 Peralatan kantor dipakai Prosedur penggunaan Menggunakan peralatan Menggunakan peralatan secara benar untuk peralatan kantor untuk kantor untuk memproses kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar memproses dokumen. memproses dokumen dokumen dengan benar. sesuai prosedur perusahaan 1.3 Kerusakan peralatan Prosedur penanganan Melakukan tindakan cepat Melakukan tindakan cepat kantor diidentifikasi secara kerusakan pada peralatan dalam menangani kerusak- dalam menangani kecepat dan kantor an peralatan kantor rusakan peralatan kantor diperbaiki/dilaporkan sesuai prosedur perusahaan sesuai dengan prosedur perusahaan KRITERIA UNJUK KERJA

2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan

Macam-macam jenis dan format surat

surat Membuat surat dengan Membuat surat dengan format yang sesuai aturan yang ditentukan perusahaan

4

18

2.2 Kalimat / kata-kata ditulis Teknik penulisan Membuat surat dengan Penggunaan kalimat /katasecara tepat dan benar kalimat/kata-kata pada surat menggunakan bahasa yang kata tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa singkat dan jelas yang singkat dan jelas 2.3 Ejaan, pemberian tanda Teknik penggunaan ejaan, Mengidentifikasi pengbaca dan tata bahasa tanda baca dan tata bahasa gunaan ejaan, tanda baca benar yang benar dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat. 2.4. Informasi dicek secara teliti Prosedur pengiriman surat sebelum dikirim.

Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan

Melakukan pengecekan Melakukan pengecekan informasi sebelum surat informasi dengan teliti dikirim sebelum surat dikirim

24

ELEMEN KOMPETENSI 3. Mengurus / menjaga system dokumen

MATERI PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan 3.2. Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur perusahaan

JAM PELATIHAN Penget Ketera Pengetahuan Keterampilan Sikap Kerja ahuan mpilan Prosedur kantor dipahami Melakukan proses dokumen Melakukan proses dokumen 4 10 dalam rangka penanganan secara tepat sesuai secara tepat sesuai waktu berkas prosedur perusaha-an dan prosedur perusahaan modifikasi Prosedur melakukan Melakukan modifikasi Melakukan referensi dan sistem sesuai modifikasi referensi dan referensi dan sistem prosedur perusahaan sistem indeks

Asesmen

Asesmen

Asesmen

25

2.2.


ELEMEN KOMPETENSI 01 Mengidentifikasi surat/ dokumen yang diterima

: : :

Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK02.008.01 12 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


Keterampilan

1.1 Surat/dokumen yang Pengetahuan cara meng- Melakukan diterima diidentifikasi sesuai identifikasi surat/dokumen pengidentifikasian prosedur perusahaan sesuai prosedur perusahaan surat/dokumen diterima

Sikap Kerja Melakukan pengidentifikasian surat/ dokumen yang yang diterima

Penget ahuan

Ketera mpilan

1

1

2

3

1.2 Surat/dokumen diseleksi Prosedur penerimaan surat/ Melakukan proses Melakukan proses dan disortir sesuai dengan dokumen menyeleksi dan menyortir menyeleksi dan menyortir tujuannya surat/dokumen surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting Prosedur pengidentifikasian Melakukan dan rahasia diidentifikasi surat yang bersifat penting pengidentifikasian surat dan rahasia yang bersifat penting dan rahasia 1.4 Berita dalam surat Prosedur pemeriksaan Melakukan pemeriksaan elektronik diperiksa keakuratan berita dalam surat keakuratan berita dalam keakuratannya dan elektronik dan surat elektronik dan lampiran diidentifikasi dan pengidentifikasian lampiran pengidentifikasian lampiran disiapkan secara seksama yang disiapkan secara yang disiapkan secara sesuai prosedur seksama sesuai prosedur seksama perusahaan. perusahaan 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen

2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

Penanganan surat/ dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP Pengidentifikasi keakuratan surat elektronik sesuai prosedur perusahaan

Prosedur penerimaan surat/ Melakukan pencatatan Melakukan pencatatan dokumen surat/ dokumen yang surat/ dokumen sesuai diterima dengan sistem yang ada pada perusahaan

26

ELEMEN KOMPETENSI masuk

03 Mendistribusikan surat/ dokumen masuk

MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


Keterampilan

Sikap Kerja

Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang

Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan

2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui.

Prosedur penerimaan surat/ Melakukan distribusi surat/ dokumen yang ditujukan dokumen yang diterima kepada karyawan lainnya kepada para karyawan di departemennya

Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya

3.1 Pendistribusian dilakukan dengan waktu

Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera

Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen

Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan

2.2 Surat yang rusak, Proses pencatatan dan mencurigakan atau hilang, pelaporan surat yang rusak, dicatat dan dilaporkan mencurigakan atau hilang sesuai dengan prosedur perusahaan

surat batas

3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi

3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlu-kan.

Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Asesmen

Melakukan salinan

pembuatan

Asesmen

Penget ahuan

Ketera mpilan

2

3

Asesmen

27


ELEMEN KOMPETENSI 01 Mengidentifikasi surat / dokumen untuk dikirim

02 Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim

: : :

Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK02.009.01 12 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


Keterampilan

Sikap Kerja

1.1 Surat/dokumen yang akan dikirim di-dentifikasi sesuai prosedur perusahaan

Proses pengidentifikasian Melakukan proses peng- Proses pengidentifikasian surat/ surat/ dokumen yang akan surat/ dokumen yang akan identifikasian dokumen yang akan dikirim dikirim dilakukan sesuai dikirim SOP

1.2 Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya

Proses penyeleksian surat/ Melakukan proses penyelek- Penyeleksian dokumen sesuai dengan sian surat/ dokumen sesuai dokumen sesuai tujuannya dengan tujuannya tujuannya

1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengklasifikasian Melakukan pengklasifikasian Pengklasifikasian surat yang surat yang bersifat penting surat yang bersifat penting bersifat penting dan rahasia dan rahasia dan rahasia sesuai prosedur perusahaan

1.4 Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa keakuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur perusahaan. 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan

Prosedur pengiriman melalui elektronik

surat Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim

Penget ahuan

Ketera mpilan

1

1

1

2

surat/ dengan

Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman surat/ Melakukan pencatatan pada Surat/ dokumen yang akan dokumen buku ekspedisi surat/ dikirim dicatat pada buku dokumen yang akan dikirim ekspedisi sesuai prosedur perusahaan

28

ELEMEN KOMPETENSI

MATERI PELATIHAN

2.2 Surat yang bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

03 Mendistribusikan surat/ dokumen

3.1 Pendistribusian dilakukan dengan waktu

surat batas

Pengetahuan

Keterampilan

Sikap Kerja

Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan

Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan

Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu

Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera

Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen

Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan

3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi

3.3 Salinan dibuat 04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama

JAM PELATIHAN


surat/

dokumen

Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen

Melakukan salinan

pembuatan

4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan

Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama

Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan

Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan

4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan

4.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik

Proses penyeleksian pilihan pengiriman

Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik

Penget ahuan

Ketera mpilan

1

2

1

1

Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur per-usahaan

29

ELEMEN KOMPETENSI

05 Mengelola dan Mengirim e-mail

MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


Keterampilan

Sikap Kerja

4.4 Pengambilan surat - surat penting dikelola dan ditindaklanjuti.

Prosedur pengelolaan suratsurat penting untuk ditindaklanjuti

Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting

Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat surat penting sesuai prosedur perusahaan

5.1 Daftar distribusi disiap-kan sesuai prosedur perusahaan

Proses pendistribusian surat/ Melakukan proses persiapan Melakukan proses persiapan dokumen daftar distribusi surat/ daftar distribusi sesuai dokumen prosedur

5.2 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan 5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan

Prosedur pengiriman elektronik

surat Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan

Prosedur pengiriman elektronik

surat Melakukan pencatatan dan Pencatatan dan penyimpenyimpanan surat elektro- panan surat elektronik nik yang akan dikirim sebelum dikirim sesuai prosedur perusahaan

Asesmen

Asesmen

Penget ahuan

Ketera mpilan

1

2

Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan

Asesmen

30


ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifik asi Kebutuhan Organisasi

02. Mengelola dokumen sesuai sistem

: : :

Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK.02.013.01 44 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA 1.6

Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi

Pengetahuan

Keterampilan


Sistem kearsipan dan cara Melakukan identifikasi Melakukan identifikasi mengidentifikasi sesuai sistem kearsipan yang telah sistem kearsipan yang telah kebutuhan perusahaan ditentukan ditentukan sesuai pedoman perusahaan Pengembangan sistem Melakukan pengembangan Pengembangan sistem kearsipan yang telah ada sistem kearsipan dikembangkan secara terus menerus

1.7

Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan

1.8

Peralatan kantor Jenis-jenis peralatan Melakukan identifikasi diidentifikasi untuk dipakai kearsipan yang digunakan terhadap peralatan yang secara benar dalam dalam mem-proses dokumen akan digunakan dalam memproses dokumen memproses dokumen.

Menggunakan peralatan kantor dengan benar

1.9

Kerusakan peralatan Prosedur penanganan Melakukan identifikasi kantor diidentifikasi secara peralatan kantor yang rusak peralatan kantor yang rusak cepat dan diperbaiki / untuk ditindak lanjuti dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan.

Melakukan identifikasi peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur perusahaan

2.1. Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan 2.2. Dokumen disimpan/ diarsip sesuai dengan sistem yang telah ditentukan

• Prosedur penyimpanan dokumen • Mengetahui status dokumen yang akan disimpan

Melakukan dokumen disimpan

pemilahan yang akan

Melakukan pemilahan dokumen yang akan disimpan sesuai SOP

• Langkah-langkah penyimpanan dengan berbagai sistem yang ada • Langkah-langkah penyimpanan arsip dengan berbagai metode seperti : - Pola sentralisasi - Pola desentralisasi

Menyimpan arsip menurut sistem yang diminta dengan benar dan menggunakan peralatan yang sesuai

Melakukan penyimpan-an arsip sesuai sistem yang telah ditentukan

Penget ahuan

Ketera mpilan

2

6

3

20

31

ELEMEN KOMPETENSI 03 Menjaga Sistem Kearsipan


Pengetahuan

Keterampilan


3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan.

Prosedur keamanan yang disimpan

arsip

Menyimpan arsip dengan memperhatikan prosedur yang aman

Menggunakan sesuai panduan

3.2. Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya

Prosedur pemindahan dokumen agar terjamin integritasnya

Melakukan pencatatan yang dapat dimonitor terhadap pemindahan arsip agar terjamin integritasnya

Membuat pemindahan aturan

3.3. Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

Prosedur pengembangan sistem yang diperbaharui

Melakukan monitoring sistem yang diperbaharui

Melakukan monitoring sistem yang diper-baharui sesuai dengan panduan

3.4.

Mengenal sistem yang digunakan di kantor untuk mempermudah penemuan kembali arsip

Menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat Dapat menyimpan kembali arsip yang telah digunakan

Menemukan kembali sesuai waktu yang ditentukan

Asesmen

Asesmen

Asesmen

Mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali.

peralatan

arsip

Penget ahuan

Ketera mpilan

3

10

catatan sesuai

32

2.8. Unit Kompetensi Kode Unit Durasi Pembelajaran ELEMEN KOMPETENSI 1. Mengidentifikasi data/file

Memelihara Data di Komputer ADM.PK.02.014.01 16 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN


Pengetahuan

Keterampilan

JAM PELATIHAN Penget Ketera Sikap Kerja ahuan mpilan Peralatan digunakan sesuai 2 2 manual book

1.1

Data yang akan disimpan diidentifikasi sesuai dengan klasifikasi

Cara mengidentifikasi data yang akan disimpan di komputer

Dapat membuat direktori di windows

1.2

Piranti lunak di-identifikasi sesuai dengan kebutuhan

Mengetahui komputer digunakan

program akan

Dapat menyimpan data dengan software Word, Excel dan powerpoint

Penyimpanan memperhatuikan keamanan file

Sistem penyimpanan dipilih sesuai dengan kebutuhan.

Prosedur memilih sistem penyimpanan di Komputer

Melakukan penyimpanan file di direktori

Melakukan penyimpan-an file di direktori sesuai SOP

1.3

02. Memelihara data / file

: : :

yang

2.1. Direktori atau folder dibuat sesuai keperluan

Prosedur pembuatan direktori Membuat direktori menurut Membuat direktori atau folder sistem kearsipan keperluan

sesuai

2.2. Pemberian nama data/file dilakukan sesuai dengan pedoman perusahaan 2.3. Penyimpanan data/file dilakukan dengan tepat dan benar

Teknik pemberian nama data/ Membuat nama data/file Membuat nama data/ file file untuk pengarsipan di untuk pengarsipan di komputer komputer sesuai prosredur perusahaan Prosedur penyimpanan data / Melakukan penyimpanan Melakukan penyimpan-an file data/file dengan di data/file dengan tepat dan Komputer benar

2.4. Salinan pendukung dibuat sesuai keperluan

Prosedur membuat pendukung

2

10

salinan Melakukan pembuatan Melakukan pembuatan salinan pendukung salinan pendukung sesuai kebutuhan 2.5. Salinan pendukung Prosedur penyimpanan Melakukan penyimpanan Melakukan pembuatan disimpan ditempat yang salinan pendukung salinan pendukung salinan pendukung pada telah ditentukan tempat yang telah ditentukan 2.6. Data / file salinan Prosedur pemeliharan Melakukan pemeliharaan Melakukan pemelihara-an dipelihara data/file salinan data/file di Komputer data / file di Komputer sesuai SOP

33

ELEMEN KOMPETENSI

MATERI PELATIHAN KRITERIA UNJUK KERJA 2.7.

Perlindungan dari dilakukan sesuai

virus

Pengetahuan Prosedur penggunaan virus di Komputer Asesmen

Keterampilan anti Melakukan anti virus

Sikap Kerja

JAM PELATIHAN Penget Ketera ahuan mpilan

perlindungan Melakukan perlindung-an anti virus sesuai SOP

Asesmen

Asesmen

34

2.9


ELEMEN KOMPETENSI

: : :

Membaca Dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional dasar ADM.PK02.020.01 32 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


Keterampilan

Sikap Kerja

1. Mengenali tandatanda umum yang biasa digunakan pada industri

1.1 Arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris dimengerti serta dapat ditafsirkan makna nya.

Pengertian dan pemahaman serta penafsiran makna dari tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris.

Memilih tanda baca untuk digunakan sesuai kebutuhan dengan benar sesuai kebutuhan

Tanda baca dipilih dan digunakan secara benar dan tepat

2. Membaca dokumen kerja sederhana

2.1 Maksud dan isi dokumen diidentifikasi

Cara mengidentifikasi dokumen

isi

Melakukan identifikasi Isi dokumen secara benar dan tepat

Isi dokumen diidentifikasi secara benar dan tepat sesuai SOP

2.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari dokumen 2.3. Bantuan dicari apabila diperlukan

Cara menanggapi maksud dari isi dokumen yang diidentifikasi dengan benar.

Tanggapan maksud dari isi dokumen benar dan tepat

Cara mencari bantuan yang diperlukan secara tepat

Melakukan pencarian Bantuan yang diperlukan

Kebenaran tanggapan isi dokumen dengan tepat Pencarian bantuan dicari dari orang yang tepat Bantuan yang diperlukan dicari sesuai SOP

3.1 Tujuan dan inti teks diidentifikasi 3.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan 3.3 Bantuan dicari apabila diperlukan

Cara mengidentifikasi tujuan dan inti teks Cara menanggapi maksud dan teks yang dibutuhkan

Tujuan dan inti teks diidentifikasi secara benar Tanggapan terhadap maksud dan teks diberikan sesuai kebutuhan Bantuan dicari sesuai kebutuhan

3. Membaca teks instruksional sederhana

4. Membaca diagram sederhana

Cara mencari bantuan

Teks instruksional dibaca dengan benar Pemberian tanggapan sesuai kebutuhan Bantuan diperlukan

dicari

Penget ahuan 1

Ketera mpilan 3

3

12

2

5

2

6

bila

4.1 Maksud dan inti Cara mengidentifikasi maksud Maksud dan inti diagram Simbol sebagai sarana diagram/simbol sebagai dan inti diagram atau simbol teridentifikasi komunikasi digunakan sarana komunikasi sebagai sarana komunikasi dengan tepat diidentifikasi

35

ELEMEN KOMPETENSI

MATERI PELATIHAN KRITERIA UNJUK KERJA 4.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan 4.3 Bantuan dicari apabila diperlukan

Pengetahuan

Keterampilan

JAM PELATIHAN Penget ahuan

Sikap Kerja

Cara menanggapi maksud dari teks yang diperlukan

Memberikan tanggapan Memberikan tanggapan sesuai yang dibutuhkan sesuai dengan maksud

Cara mencari bantuan

Mencari bantuan keperluan

sesuai Mencari bantuan pihak yang tepat

Asesmen

Asesmen

Asesmen

Ketera mpilan

kepada

36


ELEMEN KOMPETENSI

: : :

Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.021.01 32 Jam @ 45 Menit MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN


1. Mengidentifi- 1.1 Tujuan penulisan dikasi tujuan identifikasi penulisan 1.2 Jenis dokumen yang tepat sebagai pendukung dipilih untuk dipersiapkan 1.3 Bahasa yang tepat untuk memenuhi kebutuhan konteks digunakan sesuai kebutuhan 1.4 Tata cara, tata krama, social dan budaya dalam penulisan dokumen diperhatikan 1.5 Kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis diperhatikan dan diikuti 1.6 Informasi disampaikan secara obyektif 2. Memperhati2.1 Kata kunci, ungkapan dan kan kalimat kalimat sederhana pada penulisdigunakan dalam an menyampaikan suatu pengertian 2.2 Instruksi dan/atau petunjuk diruntut dengan benar

Pengetahuan

Keterampilan

Teknik penulisan surat dalam bahasa Inggris

Dapat mengidentifikasi tujuan penulisan

Penulisan dibuat dengan tujuan

Jenis-jenis dokumen tepat sebagai pendukung penulisan diketahui

Dapat mengidentifikasi jenis dokumen pendukung yang diperlukan

Dokumen pendukung yang diperlukan di-identifikasi dengan tepat

Penggunaan kalimat bahasa

Dapat menggunakan bahasa yang tepat sesuai kebutuhan

Memperhatikan kalimat/ tata bahasa yang tepat sesuai kebutuhan

Pemahaman penggunaan tata bahasa yang seharusnya

Dapat mengetahui gunaan tata bahasa

peng-

Penggunaan tata bahasa sesuai pedoman etika

Etika penggunaan tata bahasa

Dapat menggunakan etika tata bahasa

Meperhatikan etika berbahasa dalam penulisan

Jenis informasi tertulis

Dapat menyampaikan informasi secara obyektif Dapat menggunakan kalimat sederhana yang memudah-kan pengertian

Obyektifitas informasi diperhatikan Penulisan dibuat dengan kalimat yang memudahkan pengertian

Dapat mengikuti instruksi dan/atau petunjuk dengan benar

Instruksi dan/atau petunjuk diikuti dengan benar

Penguasaan kosa kata

Pengaplikasian instruksi dan/atau petunjuk dengan benar

Sikap Kerja sesuai

Penget ahuan 4

Ketera mpilan 12

4

12

37

ELEMEN KOMPETENSI

MATERI PELATIHAN

JAM PELATIHAN

KRITERIA UNJUK KERJA Pengetahuan 2.3 Kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis di-ikuti

Penggunaan kaidah ejaan dan tata bahasa bisnis

2.4 Kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang umum dalam bisnis diikuti

Kalimat dan ejaan yang sesuai dengan bahasa surat

2.5 Komunikasi tertulis dengan informasi visual seperti tanda-tanda, peta, diagram dan table didukung apabila diperlukan. Ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang tepat digunakan untuk penulis-an yang berkaitan dengan bisnis. Bahasa resmi dan tidak resmi diketahui waktu penggunaannya

Pemahaman terhadap tandatanda penulisan seperti peta, diagram, kolom2, tanda baca, penggunaan bahasa resmi, dll

Asesmen

Keterampilan Penulisan memperhatikan kaidah ejaan, tanda baca dan tata bahasa umum dalam bisnis

Sikap Kerja Kaidah ejaan diperhatikan

Penget ahuan

Ketera mpilan

penulis-an

Membuat penulisan dengan mengikuti kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa surat bisnis Dapat menggunakan tandatanda penulisan dengan tepat

Membuat penulisan dengan mengikuti kalimat ejaan, tanda baca dan tata bahasa surat bisnis sesuai SOP Memperhatikan penggunaan tanda-tanda penulisan

Asesmen

Asesmen

38

V.

PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1. Unit Kompetensi Kode Unit

: :

Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi ADM.PK01.001.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifikasi Proses Komunikasi di Temat Kerja 02. Menerima dan menyampaikan informasi 03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi 04. Memilih Media Komunikasi

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦ ♦ ♦

Pengetahuan prinsip / dasar dari kualitas jasa Kemampuan untuk mengembangkan pendekatan-pendekatan proaktif untuk peningkatan dari pelayanan pelanggan dalam konteks industri bisnis pada umumnya. Kemampuan untuk menata -dalam bentuk tertulis- informasi yang diterima secara akurat, dan mengkomunikasikannya kepada yang berkepentingan. Kemampuan untuk memilih media komunikasi yang tepat, agar pesan dapat segera diterima dan dipahami oleh Komunikan / penerima pesan.

Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

5.2. Unit Kompetensi Kode Unit

: :

Berkomunikasi Melalui telepon ADM.PK.01.002.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Menerima Panggilan Telepon

02. Melakukan Panggilan Telepon

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Menerima panggilan telepon sesuai prosedur/SOP di perusahaan Melakukan kemampuan bertutur kata sopan, ramah serta memberkan pelayanan bersahabat Menunjukan kemampuan berkomunikasi melalui telepon Mencatat pesanan telepon pada Lembar Penerimaan Telepon Menyampaikan pesan sesuai maksud dan tujuan dengan tepat waktu Melakukan panggilan telepon keluar sesuai prosedur/SOP di perusahaan Memberikan informasi yang relevan kepada yang dituju dan sesuai maksud dan tujuan menilpon Menggunakan sarana telepon secara tepat


39

ELEMEN KOMPETENSI 03. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepon 04. Penyampaian Pesan telepon

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Memberikan tanda-tanda percakapan yang akan diachiri Menutup pembicaraan dengan mengucap salam pada saat mengakhiri pembicaraan di telepon Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan benar Menyampaikan pesan telepon yang telah dicatat pada LPT pada orang yang tepat dengan waktu yang telah ditentukan Mengecek dokumen penerimaan telepon setelah menyelesaikan pencatatan



: :

Mengoperasikan Komputer ADM.PK.01.005.01

ELEMEN KOMPETENSI 01 02 03 04 05 06

Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi Menyimpan data di komputer Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder Mengatur file untuk pemakai (user) dan atau keperluan pengaturan data Mencetak data/informasi Mematikan komputer

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Mengoperasikan komputer sesuai prosedur penggunaan atau buku manual Data disimpan dengan disesuaikan pada folder yang tepat Menyusun struktur folder sesuai dengan kebutuhan Pengaturan penyimpanan file disesuaikan dengan kebutuhan Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP Melakukan pencetakan data/informasi dengan media yang tepat Mematikan komputer yang sudah tidak dipakai sesuai prosedur


40


: :

Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK.01.006.01

ELEMEN KOMPETENSI 01

02

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

Memilih Peralatan Kantor

♦

Mengoperasikan Peralatan Kantor

♦ ♦ ♦ ♦

03

Memelihara Peralatan

♦ ♦

♦

5.5

Unit Kompetensi Kode Unit

: :

Menggunakan peralatan kantor sesuai dengan fungsi kegunaan dalam menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Khususnya ke administrasian kantor. Menentukan jumlah kebutuha peralatan yang digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor Menguasai tehnik pengoperasian peralatan kantor ditempat kerja sesuai kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan tugas pekerjaan kantor Melaporakan bila terjadi ketidak sesuaian operasional / kerja alat kepada supervisor sesuai SOP Melakukan pemeliharaan peralatan kantor dengan mengopersaikanya sesuai SOP dan Buku Manual Melakukan penyimpanan terhadap peralatan yang telah digunakan pada tempat yang ditentukan dan sesuai SOP perusahaan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja.

Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak ADM.PK02.001.01

ELEMEN KOMPETENSI

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA

01. Mengakses aplikasi peranagkat lunak

♦ ♦ ♦

Melakukan akses aplikasi perangkat lunak pada komputer untuk menyelesaikan pekerjaan kantor Menggunakan sistem yang tepat sesuai keperluan penggunaan Mencari metode dalam penggunaan tipe informasi

02. Menjalankan aplikasi perangkat lunak

♦ ♦ ♦

Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak dalam menyelesaikan pekerjaan/tugas Menjalankan aplikasi perangkat lunak sesuai prosedur dan Buku manual Melakukan identifikasi aplikasi perangkat lunak sesuai bagian serta peranan dan fungsi tertentu


41

5.6


: :

Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana ADM.PK02.003.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Menggunakan praktek keamanan kerja 02. Menciptakan lembar kerja sederhana 03. Menghasilkan lembar kerja 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana

5.7


: :

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Menyesuaikan peralatan dan perlengkapan sesuai kondisi ergonomis pengguna sesuai SOP Membuat format yang diminta Memasukan data Melakukan preview sebelum mencetak Memberikan judul file dan menyimpan file Menemukan kembali file

Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK.02.007.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Proses dokumen-dokumen kantor 02. dasar Surat menyurat 03. mengurus/menjaga sistem dokumen

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • •

Melakukan penanganan surat atau dokumen di kantor Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan



: :

Menangani Penerimaan Surat/Dokumen ADM.PK.02.008.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifikasi surat / dokumen yang diterima 02. Memproses pencatatan surat /dokumen masuk 03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • • •

Memilah milah surat masuk berdasarkan ciri amplop Melakukan proses penerimaan surat berdasarkan prosedur Mencatat surat masuk pada buku agenda surat masuk Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian


42


: :

Menangani Pengiriman Surat/Dokumen ADM.PK.02.009.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. meng-identifikasi surat/dokumen untuk dikirim 02. memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim 03. Mendistribusikan surat/dokumen masuk 04. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 05. Mengelola dan mengirim email


: :

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • • • • •

Melakukan proses pengiriman surat mulai dari proses konsep sampai pada mengetikan Melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar Mendistribusikan surat yang telah ditangani sesuai prosedur perusahaan Mengelola surat penting dengan prosedur khusus Mengirim surat yang harus diterima pada hari yang sama Mengelola email dan mengirim email sesuai prosedur perusahan


Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan ADM.PK.02.013.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifikasi kebutuhan organisasi 02. Mengelola dokumen sesuai sistem 03. Menjaga sistem kearsipan

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • • •

Melakukan identifikasi pada sistem klearsipan yang digunakan di kantor Melakukan pengelolaan arsip berdasarkan sistem yang telah diterapkan di kantor Melakukan pemeliharaan dan penataan arsip Memberikan pelayanan peminjaman arsip pada bagian yang membutuhkan


43


: :

Memelihara Data di Komputer ADM.PK.02.014.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifikasi data/file 02. Memelihara data/file

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA • • •

Melakukan pendataan file yang disimpan pada media digital dengan menggunakan komputer Melakukan pemeliharaan file di media digital dari gangguan virus Membuat salinan data file bila dibutuhkan



: :

Membaca Dalam Bahasa inggris pada tingkat Operasional Dasar ADM.PK.02.020.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengenali tanda –tanda umum yang biasa digunakan pada industri 02. Membaca dokumen kerja sederhana 03. Membaca Teks instruksional sederhana 04. Membaca diagram sederhana

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Mengenali tanda-tanda umum yang digunakan ditempat kerjakan Mengerti singkatan dalam bahasa Inggris untuk ditafsirkan maknanya Mengidentifikasi maksud isi dokumen sederhana Maksud isi dokumen ditinaklanjuti sesuai kewenanganya Mengerti inti dan tujuan dari dokumen sederhana Menanggapi maksud dari instruksional isi dokumen sederhana Membaca inti diagram/simbol dari sarana komunikasi Memberikan tanggapan maksud dari teks menurut kebutuhan



: :

Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar ADM.PK02.021.01

ELEMEN KOMPETENSI 01. Mengidentifikasi tujuan penulisan 02. Memperhatikan kalimat pada penulisan

INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA ♦ ♦

Menulis dokumen sederhana dengan menggunakan bahasa Inggris Memperhatikan tata bahasa penulisan sesuai dengan tujuan dan maksud penulisan dibuat


44

1. NO. 1.

EVALUASI PROGRAM PELATIHAN KEGIATAN Evaluasi Program Latihan

MATERI EVALUASI Melakukan evaluasi program pelatihan antar lain : Fasilitas Latihan Modul, bahan dan Lamanya Latihan Instruktur OJT

45

DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN 1. Judul/Nama Pelatihan 2. Kode Program Pelatihan

: :

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

1.

Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi

ADM.PK01 .001.01

♦ ♦ ♦ ♦

2.

Berkomunikasi melalui Telepon

ADM.PK01 .002.01

3.

Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan

4.

NO

Administrasi Perkantoran (Office Administrative) K.74.9.0.1.2.3.II.01

DAFTAR PERALATAN Pesawat Telepon Komputer Printer ATK

DAFTAR BAHAN

KETERANGAN

♦ Form memo ♦ LPT

Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta

♦ Pesawat Telepon ♦ ATK

♦ Kertas ♦ Buku Telepon ♦ Daftar alamat telepon


ADM.PK01 .003.01

♦ Pesawat Telepon ♦ ATK

♦ Form memo ♦ LPT


Mengoperasikan Komputer

ADM.PK01 .005.01

♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Komputer Printer UPS Flash Disc CD/DVD External hardisc ATK

♦ Kertas ♦ Tinta Printer


5.

Menggunakan Peralatan Kantor

ADM.PK01 .006.01

Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak

ADM.PK02 .001.01

Komputer Printer Mesin Fax Mesin Tik Mesin Photo Copy Calculator Perfurator Letter Tray Tancapan kertas Binder clips Letter Opener Stepler remover Stepler ATK Komputer Printer UPS Flash Disc CD/DVD External hardisc ATK

♦ ♦ ♦ ♦ ♦

6.

♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Kertas Tinta Printer Kertas Fax Tinta photo copy

♦ Kertas ♦ Tinta Printer



46

NO

7.

8.

9.

UNIT KOMPETENSI

KODE UNIT

Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana

ADM.PK02 .003.01

Menangani Penerimaan Surat/Dokumen

ADM.PK02 .008.01

Menangani Pengiriman Surat/ Dokumen

Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

ADM.PK02 .009.01

ADM.PK02 .013.01

DAFTAR PERALATAN

DAFTAR BAHAN

KETERANGAN

♦ Komputer ♦ Meja, kursi ♦ Printer

♦ Materi pekerjaan yang diberikan ♦ Alat tulis: kertas


♦ Buku agenda surat ♦ Lembar disposisi ♦ Kertas ber-lem ♦ Kertas hvs

Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta

Kertas HVS Kertas berkop Amplop Buku agenda surat Tanda terima Buku ekspedisi Form Kartu Kendali Form peminjaman Kertas HVS Form referensi silang Arsip - arsip


♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Meja kerja Baki surat Map-map Stempel tanggal terima Stapler Klip kertas Alat tulis Stabilo Komputer Printer Alat tulis Baki surat Map-map Stempel perusahaan

♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

Ordner Filing Cabinet Guide filing cabinet Tab ordner Map gantung Perforator Alat tulis

♦ ♦ ♦ ♦

♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

10.

Memelihara Data di Komputer

ADM.PK02 .014.01

Komputer Media Simpan digital Alat tulis

Kertas hvs

11.

Melakukan Prosedur Administrasi

ADM.PK02 .007.01

-

12.

Menghasilkan Dokumen Sederhana

ADM.PK02 .005.01

- Komputer - Printer - Alat tulis

13.

Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar

ADM.PK02 .020.01

-

Kamus Diagram/Gambar Rekaman Video

♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ ♦

ADM.PK02 .021.01

-

Kamus Diagram/Gambar Rekaman Video

14. MMenulis dalam e Bahasa Inggris n pada Tingkat u Operasional l Dasar

Komputer Printer Alat tulis Stapler Stabilo

Kop surat Amplop Tanda terima Buku ekspedisi Lembar disposisi Kertas hvs Kop surat Amplop Tanda terima Kertas hvs Lembar Kerja


Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta Jumlah alat bahan tergantung pada jumlah peserta


♦ Lembar Kerja

47

RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA

NO

Judul/Nama Pelatihan

:

Nama Peserta Pelatihan Nama Lembaga/Perusahaan Kegiatan di Tempat Kerja

: : :

HARI/ TANGGAL

AREA KERJA

Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar .....................................................,, ....................................................... ........................................................

UNIT/ ELEMEN KOMPETENSI

KEGIATAN

JAM

HASIL

PEMBIMBING

1.

2.

3.

……………………., …. ………………….. ….. Pimpinan ……………..

…………………………………..

48

(OFFICE ADMINISTRATIVE)

Recommend Documents