Uitzenden van raadsvergaderingen via televisie en / of internet (webcasting)
1. Inleiding/vraag De griffier is gevraagd inzichtelijk te maken wat de voor en nadelen zijn van het uitzenden van raadsvergaderingen via internet. Hiertoe is op 13 november 2008 een proef op locatie Brakel gedraaid die succesvol is verlopen. In najaar 2009 zou duidelijkheid moeten bestaan over enerzijds het treffen van noodzakelijke technische voorzieningen en anderzijds de budgettaire gevolgen. Begin 2010 zal het hernieuwde stadhuis in gebruik wordt genomen. In de werkgroep stadhuis is overwogen dat er mag vanuit worden gegaan dat dan de zaaluitrusting eigentijdse mogelijkheden biedt voor beeld en geluidsregistratie.De werkgroep stadhuis heeft bepleit om bij het programma van eisen voor de nieuwe raadszaal in ieder geval met dergelijke voorzieningen rekening te houden. In de werkgroep is voorgesteld dat in de nieuwe raadzaal een installatie camera volgsysteem wordt aangebracht. Verder wordt voorzien in een scherm in de raadzaal en aansluitingen tbv internet. Uiteraard is het noodzakelijk dat de raad tijdig besluit op welke wijze raadvergaderingen uit te zenden alvorens de raadzaal in gebruik te gaan nemen. In het kader van raadscommunicatie is het interessant om na te gaan op welke wijze het democratisch besluitvormingsproces van de gemeenteraad voor belanghebbende en voor burgers cq inwoners van de gemeente Zaltbommel toegankelijker gemaakt kan worden. Reden te onderzoeken of webcast een redelijke keuze is. 2. Uitwerking van de vraag De vraag op welke wijze raadvergaderingen en misschien in de toekomst ook carrouselvergaderingen, en ander bijeenkomsten van de raad onder de aandacht brengen van inwoners. Het uitzenden kan uiteraard op de vertrouwde manier via televisie. Echter er is ook een andere manier via internet. Steeds meer gemeenten gaan hier toe over hun gemeenteraadvergaderingen uit te zenden via internet om de politiek zichtbaarder te maken in hun gemeente. Dat kan in een directe rechtstreekse uitzending ‘on line’ of ‘on demand’. Bij uitzendingen via internet bestaat de keuze uit het beschikbaar stellen van beeld, geluid en tekst elk afzonderlijk of in een combinatie. Voor een goede keuze zijn een aantal elementen van belang. Welke mogelijkheden zijn in de ‘Zaltbommelse’ situatie van belang? - Alleen uitzendingen via televisie of een combinatie of overstappen op alleen internet. - Servers zelf aanschaffen óf hosting - Wat zijn de technische vereisten? - Wat zijn de investeringen? - Wat zijn de exploitatiekosten? - Wat zijn de personele gevolgen? - Fasering? Uitwerking De praktijk in Zaltbommel De televisie uitzendingen worden sinds jaren live en zoveel mogelijk integraal via de plaatselijke omroep Dijkland uitgezonden. Het gaat om analoge uitzendingen.
De kosten bedragen ongeveer € 600, - per uitzending. Het is niet bekend of er kijkcijfers zijn. Dat is nooit onderzocht. Het is niet voorspelbaar of er een verschuiving optreedt doordat steeds meer mensen waarde hechten aan digitale televisie. Nu rijst de vraag of in de nieuwe raadzaal de raadsvergaderingen op de gebruikelijke wijze via de televisie moeten worden uitgezonden Conclusie Momenteel is er een overeenkomst van kracht met Dijkland voor het uitzenden van raadsvergaderingen à € 550, - excl. btw, per vergadering. Dit komt neer op 12 maal € 13000, - per jaar. Het zelf verzorgen van televisie-uitzendingen is erg kostbaar en staat op gespannen voet met de mediawet. Webcasting is het via internet uitzenden, indexeren en archiveren van beeld, geluid en tekst van bijeenkomsten (zoals vergaderingen, persconferenties, huwelijken, nieuwjaarsreceptie edg). Het kan om rechtstreekse, live uitzendingen gaan, maar ook om het oproepen van die informatie achteraf, op ieder gewenst moment. Webcasting gebeurt steeds meer om raadsvergaderingen en daarmee het democratisch besluitvormingsproces onder de aandacht van de inwoners te brengen. Het bereik wordt steeds groter doordat het aantal internetaansluitingen enorm toeneemt en omdat het tegemoet komt aan een wens van een groeiende groep inwoners om de informatie tot zich te nemen op het moment dat het hun het beste uitkomt. Een sterk punt is dat men, in geval de informatie geïndexeerd is direct naar een specifiek punt van de vergadering kan gaan. Het op deze wijze inzichtelijk maken hoe raadsbesluiten tot stand komen draagt bij aan het overbruggen van de vermeende ‘kloof tussen burger en politiek’ en vergroot het draagvlak voor raadsbesluiten De zichtbaarheid van de politiek verbetert, de drempel om de gemeentepolitiek te volgen vermindert en de interactie wordt bevorderd, zo zijn de heersende meningen. Gemeenten die hun raadsvergaderingen uitzenden hebben over het algemeen gunstige ervaringen opgedaan. Webcasting wordt dan ook gezien als een extra service aan de inwoners. Concreet houdt webcasting in. Om beeld en geluid van aanvaardbare dan wel goede kwaliteit uit te zenden is het nodig dat in de raadzaal tenminste aanwezig zijn een digitale geluidsinstallatie, een digitaal camera-volgsysteem en een internetverbinding. De signalen gaan naar een encoder en van daaruit kan verspreiding via televisie en internet plaatsvinden. Door middel van een digitale recorder kunnen de signalen van de geluid- / discussie-installatie en van het camera- volgsysteem worden vastgelegd en opgeslagen in een eigen archief. Het is ook mogelijk alles voor het webcasten in eigen beheer te doen. De investeringslasten zijn echter zeer hoog en de personele lasten niet minder en daardoor niet echt een reële keuze. Er zijn verschillende leveranciers met ieder een kenmerkende achtergrond. Het dienstenaanbod verschilt daardoor aanzienlijk. Het product van de meeste aanbieders kent een modulaire opbouw, zodat elke afnemer kan beschikken over de door hen gewenste functionaliteiten (bv educatieve module, mailinglist “tell a friend”, etc.). Van de volgende leveranciers en/of een kostenopgave over webcasting ontvangen: - Notubiz - Gemeenteoplossingen - Company Webcast
Webcasting, de kosten Het is noodzakelijk te benadrukken dat de potentiële leveranciers van de webcast diensten op diverse wijze hebben geoffreerd. Hierdoor is het niet goed mogelijk voor iedere functie, modaliteiten een bedrag op te voeren. De onderlinge vergelijkbaarheid op detailniveau is daarom niet mogelijk. Op een afgeleid niveau is dit wel goed mogelijk. Er is steeds uitgegaan van 12 raadsvergaderingen per jaar die elk ongeveer 2,5 uren duren. Nb de offertes liggen ter inzage in de leeskamer van de raad en bij de griffie. Conclusie; Op grond van de hierboven bedoelde offertes en aannemende dat een encoder ongeveer 5000, - euro kost zijn de kosten van webcasting te begroten op ruwweg 13.00, euro en uiteraard afhankelijk van de opties. Verslaglegging Webcasting van raadsvergaderingen kan de noodzaak tot het opstellen van notulen wegnemen.(er is wél een wettelijke verplichting tot het publiceren van een besluitenlijst. Wanneer het bestand toegankelijk is gemaakt door het indexeren op naam van spreker onderwerp en agendapunt is het achteraf nagaan van de vergadering zeer gebruikersvriendelijk en is een schriftelijk verslag overbodig. Het niet meer laten opstellen van raadsnotulen levert een besparing op van ongeveer € 7500, -. Besparingsmogelijkheden Webcasting maakt besparen op kosten voor het opstellen van notulen mogelijk zijnde € 7800, -. Webcasting kan ook leiden tot het stoppen van de televisieopnamen door Dijkland en dus een besparing opleveren van € 11.000, -. In totaal kan dus ongeveer € 19.000, - anders worden aangewend, ofwel er kan een herschikking van middelen plaatsvinden van televisie en notulen naar webcasting met de mogelijkheid uitbreiding van functionaliteiten- faciliteiten waardoor deze nog gebruikers-vriendelijker wordt. Samenvattend overzicht; Voor en nadelen, kosten en besparingsmogelijkheden van het uitzenden via televisie en internet. Uitzenden via lokale omroep voordelen
•
Vaste groep kijkers
Uitzenden via internet • • • •
• • • •
Groter bereik Klantvriendelijk Koppelingvideoverslag aan documenten Grotere gebruiksersmogelijkheden (archivering) Mogelijkheid voor interactie (reactieknop) De doelgroep neemt in omvang toe Te allen tijde op te roepen Terugverdienmogelijkheid via het uitzenden van
nadelen
•
•
•
•
• •
kosten
besparingen
•
De plaatselijke omroep moet zich ontwikkelen en investeren om digitale kwaliteit te kunnen uitzenden Niet in de hele gemeente te zien voor zover analoge uitzendingen: voor mensen met digitale televisie minder aantrekkelijk Omvang en ontwikkelingen in deze doelgroep is onbekend Alleen in rechtstreekse uitzending te zien niet ”on demand”. Geen archivering Geen koppeling met agenda en vergaderstukken mogelijk Ongeveer per jaar € 11000, -
• •
•
• •
huwelijken (DVD) Extra initiële kosten Mogelijk verlies van een deel van de huidige groep kijkers
De kosten bedragen enerzijds een investering van € 18.000 voor drie vaste camera’s. De jaarlijkse kapitaallasten die hieruit voortvloeien, bedragen zo’n € 5.300, -. Daarnaast kost de aanschaf van een encoder zo’n € 5.000, -. Deze wordt om de drie jaar vervangen. Tenslotte bedragen de kosten van het uitzenden van de vergaderingen € 7.800, .De totale jaarlijkse kosten komen hiermee op zo’n € 18.100, - met daarbij de opmerking dat de kosten van de encoder maar om de drie jaar komen. Notuleren raadsvergaderingen Stoppen met opnemen van televisie via lokale omroep
Conclusie Het is wenselijk dat een ontwikkeling wordt ingezet om op termijn van analoge naar digitale kwaliteit van uitzendingen te groeien om kijkers te behouden Een moment om die overgang in te voeren zou de ingebruikname van de nieuwe raadszaal kunnen zijn. Het heeft de voorkeur om met een eenvoudige sobere variant van webcasting te beginnen en wel daarbij gebruik te maken van ‘hosting’. Indexeren van video-opnamen heeft een grote meerwaarde, dit vergemakkelijkt het zoeken enorm; maakt webcasting zeer gebruikersvriendelijk. In de toekomst mogelijk uitbreiden met modules/functionaliteiten en laten afhangen van opgedane ervaringen; geconstateerde behoefte. Het kiezen van webcasting biedt de mogelijkheden tot besparingen, omdat het opstellen van notulen achterwege kan blijven. Als wordt gekozen voor webcasting met indexeren van videobestand en bovendien het beëindigen van televisieopnamen via lokale omroep levert dit besparingen waarmee de kosten van webcasting kunnen worden gedekt. Een gunstig moment om met webcasting te beginnen is de ingebruikname van de nieuwe raadzaal (dan kan gebruik worden gemaakt van de huidige digitale discussie-installatie en een nieuw digitaal volg-camerasysteem.
