CRM SYSTE´M KORMORA´N UZˇIVATELSKA´ PRˇI´RUCˇKA
Obsah 1
Za´kladnı´ pra´ce se syste´mem 1.1 Pra´ce se za´znamy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Stra´nka Dnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Kalenda´rˇ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 3 4 4
2
Typicke´ u´lohy prˇi pouzˇitı´ syste´mu 2.1 Kontakt se za´kaznı´kem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Zada´nı´ u´kolu a uda´losti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Prˇida´nı´ nove´ho typu za´znamu˚ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 5 5 5
2
Kapitola 1
Za´kladnı´ pra´ce se syste´mem 1.1
Pra´ce se za´znamy
Typy za´znamu˚ Za´znamy typu firma a osoba slouzˇ´ı pro evidenci kontaktnı´ch u´daju˚ za´kaznı´ku˚. Pro podporu komunikace a pla´nova´nı´ uvnitrˇ firmy slouzˇ´ı za´znamy typu u´kol a uda´´ kol je neˇjaky´ pracovnı´ u´kon, ktery´ byl zada´n neˇktery´m uzˇivatelem syste´mu jiny´m lost. U uzˇivatelu˚m cˇi ktery´ si zadal neˇktery´ uzˇivatel sa´m sobeˇ a ktery´ ma´ by meˇl by´t splneˇn do urcˇite´ho cˇasove´ho okamzˇiku. Uda´lostı´ mu˚zˇe by´t libovolne´ jedna´nı´ (naprˇ. schu˚zka se za´stupcem za´kaznı´ka cˇi firemnı´ porada), nebo telefona´tu apod. Mu˚zˇe slouzˇit k napla´nova´nı´ uda´losti cˇi zpeˇtne´mu zaznamena´nı´ neˇjake´ uda´losti, naprˇ. telefona´tu od za´kaznı´ka. Za´znamy typu projekt a prˇ´ıpad poma´hajı´ sledovat zˇivotnı´ cyklus za´kaznı´ka.
Prˇehled za´znamu˚ Prˇehled za´znamu˚ urcˇite´ho typu lze zobrazit kliknutı´m na na´zev pozˇadovane´ho typu za´znamu˚ v menu. Formou tabulky je zde zobrazen prˇehled vsˇech za´znamu˚ dane´ho typu, na jejichzˇ zobrazenı´ ma´ prˇihla´sˇeny´ uzˇivatel dostatecˇna´ opra´vneˇnı´. Kazˇdy´ rˇa´dek odpovı´da´ pra´veˇ jednomu za´znamu. Na detail za´znamu se lze dostat kliknutı´m na rˇa´dek s pozˇadovany´m za´znamem v prˇehledu za´znamu˚ nebo na prvnı´ tlacˇ´ıtko na rˇa´dku. Druhe´ a trˇetı´ tlacˇ´ıtko na rˇa´dku slouzˇ´ı pro prˇ´ıme´ zobrazenı´ za´znamu pro editaci a pro odstraneˇnı´ za´znamu. Tlacˇ´ıtko v za´hlavı´ prˇehledu za´znamu˚ slouzˇ´ı pro prˇida´nı´ nove´ho za´znamu. Po kliknutı´ na za´hlavı´ sloupce se dany´ sloupec setrˇ´ıdı´. Po opeˇtovne´ kliknutı´ se dany´ sloupec setrˇ´ıdı´ v opacˇneˇ. Za´rovenˇ se objevı´ formula´rˇ pro rychle´ vyhleda´va´nı´ v dane´m sloupci. Po kliknutı´ na tlacˇ´ıtko se zobrazı´ formula´rˇ pro nastavenı´ filtru pro dany´ typ za´znamu˚, ktery´ se po ulozˇenı´ tlacˇ´ıtkem automaticky aplikuje na prˇehled za´znamu˚ dane´ho typu dokud nenı´ vypra´zdneˇn. Pokud je filtr aktivnı´ je zobrazena ma´ tlacˇ´ıtko tvar . Filtr se pamatuje i pro opeˇtovne´ prˇihla´sˇenı´. U textovy´ch atributu˚ lze urcˇit jaky´ rˇeteˇzec znaku˚ ma´ obsahovat, u atributu˚ typu datum lze stanovit cˇasovy´ interval. Filtr se pamatuje pro kazˇde´ho uzˇivatele zvla´sˇt’. se zobrazı´ prˇehled vsˇech mozˇny´ch atributu˚, ktere´ Po kliknutı´ na tlacˇ´ıtko mohou by´t pouzˇity pro zobrazenı´ v prˇehledu za´znamu˚. Oznacˇenı´m zatrzˇ´ıtka vedle na´zvu urcˇuje, ma´-li by´t atribut zobrazen. Tazˇenı´m mysˇ´ı lze atributy libovolneˇ prˇesouvat a tı´m . Toto nastavenı´ se pamatuje meˇnit jejich porˇadı´. Pro ulozˇenı´ nastavenı´ slouzˇ´ı tlacˇ´ıtko pro kazˇde´ho uzˇivatele zvla´sˇt’.
Zobrazenı´ detailu za´znamu Na detail za´znamu se lze dostat kliknutı´m na rˇa´dek s pozˇadovany´m za´znamem v prˇehledu za´znamu˚ nebo na prvnı´ ikonku
na rˇa´dku. V zobrazenı´ za´znamu lze videˇt vsˇechny 3
1.2. STRA´NKA DNES
KAPITOLA 1. ZA´KLADNI´ PRA´CE SE SYSTE´MEM
u´daje o dane´m za´znamu. V za´hlavı´ za´znamu se nacha´zejı´ odkazy na souvisejı´cı´ za´znamy pro zobrazeny´ za´znam. Tlacˇ´ıtko slouzˇ´ı pro editaci u´daju˚ o za´znamu, tlacˇ´ıtko pro odstraneˇnı´ za´znamu.
Zalozˇenı´ nove´ho za´znamu Novy´ za´znam urcˇite´ho typu lze do syste´mu vlozˇit po kliknutı´ na tlacˇ´ıtko za´znamu˚ dane´ho typu. Zobrazı´ se formula´rˇ pro editaci za´znamu.
v prˇehledu
Editace za´znamu Zobrazenı´ formula´rˇe pro editaci u´daju˚ o za´znamu lze prove´st kliknutı´m na druhe´ tlacˇ´ıtko na rˇa´dku za´znamu v prˇehledu za´znamu˚ nebo kliknutı´m na tlacˇ´ıtko v zobrazenı´ detailu za´znamu. Vsˇechny polozˇky oznacˇene´ hveˇzdicˇkou jsou povinne´. Pro snadne´ vyplneˇnı´ data lze vyuzˇ´ıt tlacˇ´ıtko . Pro prˇirˇazenı´ vazeb na jine´ za´znamy lze vyuzˇ´ıt tlacˇ´ıtko . Za´znam se ulozˇ´ı po stisknutı´ tlacˇ´ıtka .
Smaza´nı´ za´znamu Odstraneˇnı´ za´znamu lze prove´st kliknutı´m na trˇetı´ tlacˇ´ıtko na rˇa´dku za´znamu v prˇehledu za´znamu˚ nebo kliknutı´m na tlacˇ´ıtko v zobrazenı´ detailu za´znamu.
1.2
Stra´nka Dnes
Po prˇihla´sˇenı´ do syste´mu se uzˇivateli jako prvnı´ zobrazı´ stra´nka s jeho aktua´lnı´mi uda´lostmi a u´koly. Kromeˇ vy´cˇtu na´zvu˚ uda´lostı´ s uvedeny´m cˇasem od kdy do kdy trvajı´, ktere´ ma´ uzˇivatel napla´nova´ny na dnesˇnı´ den, vidı´ za´rovenˇ na´zvy vsˇech svy´ch dosud nesplneˇny´ch u´kolu˚. Ty jsou roztrˇ´ıdeˇny do logicky´ celku˚ podle doby, kdy majı´ by´t plneˇny, poprˇ. kdy meˇly by´t splneˇny. V prvnı´ kategorii vidı´ uzˇivatel u´koly, ktere´ ma´ pra´veˇ plnit. Pokud ma´ jesˇteˇ neˇjake´ nesplneˇne´ u´koly z minulosti, objevı´ se kategorie s u´koly, ktere´ meˇly by´t splneˇny vcˇera, poprˇ. kategorie s jesˇteˇ starsˇ´ımi u´koly. Stra´nku Dnes lze opeˇtovneˇ zobrazit kliknutı´m na logo Kormora´nu.
1.3
Kalenda´rˇ
Kalenda´rˇ slouzˇ´ı pro prˇehledne´ zobrazenı´ uda´lostı´. V neˇm v graficke´ podobeˇ lze videˇt vsˇechny uda´losti prˇihla´sˇene´ho uzˇivatele, v nichzˇ je uveden jako u´cˇastnı´k, chronologicky usporˇa´dane´ podle dne a hodiny. Kalenda´rˇ lze zobrazit kliknutı´m na polozˇku Kalenda´rˇ v menu. Po kliknutı´ se zobrazı´ uda´losti prˇihla´sˇene´ho uzˇivatele na aktua´lnı´ den. Pomocı´ tlacˇ´ıtka se lze pohodlneˇ a rychle prˇepnout do zobrazenı´ jine´ho dne. Vytvorˇit novou uda´lost nebo u´kol zacˇ´ınajı´cı´ v urcˇitou hodinu a urcˇity´ den lze snadno pomocı´ kliknutı´ na pozˇadovanou hodinu v kalenda´rˇi. Objevı´ se kontextove´ menu, z neˇhozˇ lze kliknutı´m vybrat pozˇadovany´ typ za´znamu.
4
Kapitola 2
Typicke´ u´lohy prˇi pouzˇitı´ syste´mu 2.1
Kontakt se za´kaznı´kem
Za´kaznı´k zavola´ do firmy. Jesˇteˇ prˇed prˇijetı´m hovoru nebo azˇ beˇhem prˇedstavova´nı´ si uzˇivatel vyhleda´ v prˇehledu firem nebo osob za´znam za´kaznı´ka, s nı´mzˇ hovorˇ´ı. Naprˇ. podle telefonnı´ho cˇ´ısla nebo jme´na. Za´znam si zobrazı´ a podle dotazu˚ za´kaznı´ka si otevı´ra´ souvisejı´cı´ za´znamy. Pokud se jedna´ pouze o potenciona´lnı´ho za´kaznı´ka, o neˇmzˇ v syste´mu neexistuje zatı´m za´znam, uzˇivatel zalozˇ´ı novou firmu nebo osobu a vyplnı´ vsˇechny u´daje, ktere´ mu za´kaznı´k poskytne. Pokud ma´ za´kaznı´k za´jem o neˇjakou sluzˇbu, produkt cˇi osobnı´ schu˚zku, uzˇivatel v syste´mu zalozˇ´ı odpovı´dajı´cı´ obchodnı´ prˇ´ıpad nebo uda´lost. U prˇ´ıpadu urcˇ´ı prˇedpokla´danou pravdeˇpodobnost, zˇe dojde k jeho realizaci, a prˇedpokla´danou vy´sˇi ceny zaka´zky. Pokud se neˇkdo z vedenı´ firmy rozhodne, zˇe se bude prˇ´ıpad realizovat, zalozˇ´ı v syste´mu odpovı´dajı´cı´ projekt a urcˇ´ı kdo a kdy ho bude rˇesˇit.
2.2
Zada´nı´ u´kolu a uda´losti
Vedoucı´ zada´ v syste´mu sve´mu podrˇ´ızene´mu u´kol, ktery´ ma´ splnit. Vhodneˇ vyplnı´ jeho na´zev a popis u´kolu. Podrˇ´ızeny´ po prˇihla´sˇenı´ do syste´mu zjistı´, zˇe mu byl prˇideˇlen u´kol. Azˇ zacˇne u´kol rˇesˇit, nastavı´ u neˇj stav Probı´ha´, po dokoncˇenı´ stav Dokoncˇeno. Pokud se jedna´ o dlouhodobeˇjsˇ´ı u´kol, mu˚zˇe pru˚beˇzˇneˇ vyplnˇovat, z jake´ procentua´lnı´ cˇa´sti je u´kol jizˇ splneˇn. Vedoucı´ tak mu˚zˇe kontrolovat, jak probı´ha´ plneˇnı´ u´kolu. Pokud vedoucı´ pracovnı´k chce svolat firemnı´ poradu, zalozˇ´ı novou uda´lost, vhodneˇ ji pojmenuje a jako u´cˇastnı´ky vybere vsˇechny uzˇivatele, ktere´ chce na poradeˇ mı´t. Teˇm se u´kol zobrazı´ na jejich stra´nce Dnes. Pokud si uzˇivatel chce poznacˇit neˇjakou uda´lost cˇi u´kol, tak aby ji nikdo jiny´ nevideˇl (ani administra´tor), zatrhne navı´c polı´cˇko Soukromy´.
2.3
Prˇida´nı´ nove´ho typu za´znamu˚
Pokud se firma rozhodne prˇidat novy´ typ za´znamu˚, administra´tor v syste´mu vytvorˇ´ı za´znam pro novy´ modul. Da´le vytvorˇ´ı skupiny atributu˚, ktere´ se budou vyskytovat ve formula´rˇi dane´ho modulu. Pak vytvorˇ´ı atributy, ktere´ se majı´ v dane´m modulu evidovat, definuje prˇedevsˇ´ım jejich jme´na, na´zvy, typy, majı´-li by´t povinne´, ktery´ ma´ by´t aktivnı´ prˇi zobrazenı´ formula´rˇe. Nakonec jesˇteˇ musı´ vytvorˇit nova´ prˇ´ıstupova´ pra´va pro dany´ modul, jinak se nikomu nebudou za´znamy nove´ho modulu zobrazovat. Po opeˇtovne´m prˇihla´sˇenı´ do syste´mu, mohou uzˇivatele´ zacˇ´ıt vyuzˇ´ıvat modul pro vkla´da´nı´ editaci a maza´nı´ za´znamu˚ nove´ho typu.
5
