NVBR Taken, werking & organisatievormen sectie informatievoorziening 16 januari 2004
Stationsplein 1
NVBR
Postbus 907 3800 AX Amersfoort Telefoon 033 467 7777 www.tg.nl Twynstra Gudde Management Consultants BV KvK 31031754
Taken, werking & organisatievormen sectie informatievoorziening
ing. E.J. van Capelleveen RI Amersfoort, 16 januari 2004 348007/ECA/ABX
Samenvatting
In dit rapport zijn de taken van en de wijze van organiseren van de sectie informatievoorziening opgenomen. Aanleiding was het actiepunt 73 van het kabinetsstandpunt van de vuurwerkramp. De NVBR heeft in samenwerking met het ministerie van BZK opdracht gegeven voor dit onderzoek. Twynstra Gudde heeft samen met vertegenwoordigers van het brandweerveld het onderzoek uitgevoerd. Vertegenwoordigers van de OOV partners hebben hun opinie op het resultaat gegeven. De taken van de sectie informatievoorziening (binnen het regionale of gemeentelijke coördinatiecentrum tijdens opschalingssituaties) zijn: - het (pro)actief verzamelen, registreren en verspreiden van relevante informatie (niet zijnde voorlichting) - het verzorgen van een gelijke informatiestand - het voortdurend intelligent filteren van informatie - het uitzetten en bewaken van de uitvoering van instructies/bevelen - het uitzetten en bewaken van de beantwoording van vragen - het bewaken van de regelmatige toelevering van statusinformatie - het opereren als informatieknooppunt) - het uitvoeren van het informatiemanagement De taken kunnen naar keuze door een gecentraliseerde sectie (informatieknooppunt) een gedecentraliseerde sectie (informatie-ring van secties met eigen informatietaak) of een combinatie daarvan (hybride oplossing) uitgevoerd worden. Op basis van een reeks criteria wordt aan de hybride organisatievorm de voorkeur gegeven. Deze criteria zijn achtereenvolgens bestuurlijk gevoeligheid, efficiency, gevoeligheid voor verstoring, harmoniseerbaarheid, schaalbaarheid, inleerbaarheid, inpasbaarheid, eenduidigheid, passendheid bij probleemstelling en afhankelijkheid van personen geweest. De keuze voor een hybride organisatievorm vraagt om een verdeling van de taken over de reguliere secties met een eigen informatietaak en het als knooppunt fungerende centrum van de sectie informatievoorziening. Deze taakverdeling is in figuur 6 nader uitgewerkt. De uitvoerders van het onderzoek doen een aantal aanbevelingen: - ter advies voorleggen van dit resultaat aan de OOV partners - bekrachtigen van de inhoud van het document door BZK - het ter implementatie aanbieden via de NVBR aan de regionale en gemeentelijke organisaties mbt rampenbestrijding - toezicht te houden op verankering en beheer
Inhoudsopgave
Samenvatting 1 1.1 1.2 1.3 1.4
Inleiding Actiepunt 73 Opdrachtgever Inhoudelijk Proces van totstandkomen
1 1 1 1 2
2 2.1 2.2
Taken Taken Informatiemanagement binnen de sectie
3 3 4
3 3.1 3.2 3.3 3.4
Werking Informatieverwerking Werking van de sectie informatievoorziening Synchroniseren, monitoren en rapporteren Informatie en voorlichten
5 5 5 7 8
4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7
Organisatievormen Basisvormen voor organiseren Criteria bij het afwegen van de opties Informatieknooppunt Ringmodel Hybride organisatievorm Aanbeveling Focus op hybridemodel
9 9 10 11 12 13 14 15
5 5.1 5.2 5.3 5.4
Aanbevelingen Voorleggen voor advies Vaststellen en bekrachtigen Implementeren Verankeren
17 17 17 17 18
Bijlagen 1. Betrokken & geraadpleegde organisaties 2. Begrippen
1
1.1
Inleiding
Actiepunt 73 Voor u ligt de eindrapportage over actiepunt 73 van het kabinetsstandpunt inzake de vuurwerkramp. Dit actiepunt omvat het instellen van een sectie informatievoorziening binnen de multidisciplinaire calamiteitenorganisatie tijdens de opschaling. In dit document worden achtereenvolgens beschreven: - de taken van de sectie informatievoorziening - de werking van de informatievoorziening - het informatiemanagement - de mogelijk wijze van organiseren van de sectie informatievoorziening. Het document wordt afgesloten met een reeks aanbevelingen inzake de vaststelling en de implementatie.
1.2
Opdrachtgever Het rapport is in opdracht van de NVBR, de koepelorganisatie van brandweersector gemaakt. Het ministerie van BZK heeft de opdracht uit hoofde van de voorbereidende en de coördinerende taak, die de brandweer heeft bij rampenbestrijding, bij de NVBR belegd. De opdracht is belegd in het project POIRE (Project Operationele Informatievoorziening Regionale Brandweer). Gezien het multidisciplinaire karakter van de opdracht heeft een klankbordgroep, die bestaat uit uit de vertegenwoordigers van de partners in de rampenbestrijding (GHOR, Politie en Gemeenten), die de uitvoering van de opdracht begeleid. Dit rapport zal nu procedureel voor advies aan de partners en daarna voor vaststelling aan het ministerie van BZK worden aangeboden.
1.3
Inhoudelijk In dit document zijn in hoofdstuk twee de taken van de sectie informatievoorziening van het Regionaal/Gemeentelijk Coördinatie Centrum (RCC/GCC) beschreven. Tevens is in hoofdstuk drie aandacht besteed aan de modelwerkwijze waarop deze taken uitgevoerd dienen te worden. Hoewel regionaal/gemeentelijk er redenen kunnen zijn af te wijken van deze modelwerkwijze, zal in de regel voorspelbaarheid en eenduidigheid in de werkwijze aanleiding vormen tot het minimaliseren van de regionale/gemeentelijke verschillen. In hoofdstuk vier worden de mogelijke vormen van het organiseren en het vormgeven van de sectie informatievoorziening toegelicht.
348007
1/25
Het document wordt afgesloten met aanbevelingen met betrekking tot de vaststelling en de implementatie. 1.4
Proces van totstandkomen Binnen het project POIRE (Project Operationele Informatievoorziening Regionale brandweer) zijn een serie interviews afgenomen met vier regionale brandweerkorpsen geografisch verspreid over Nederland. Daarnaast zijn drie werksessies gehouden waarin brandweerofficieren (OGS/OVD/WVD) en ICT-ers alsmede de verantwoorde lijken voor het RCC hun opinie hebben gegeven over het takenpakket van de sectie en de werking van de informatievoorziening. De tijdens de werksessie 23/24 september 2003 ontwikkelde beelden over de mogelijke organisatievormen voor de sectie informatievoorziening vormen de basis voor hoofdstuk 4. Tenslotte is het resultaat aan de leden van de klankbordgroep voorgelegd.
348007
2/25
2
2.1
Taken
Taken De sectie informatievoorziening is in analogie met andere secties die toegevoegd zijn aan het ROT/GOT (Regionaal/Gemeentelijk Operationeel Team) verantwoordelijk voor haar vakgebied en brengt deskundigheid en actiepotentieel in het team in. Als vakgebied van de sectie IV beschouwen wij de informatievoorziening en het informatiemanagement. Kort samengevat: het ontvangen, het verwerken in de brede zins van het woord alsmede het archiveren en verspreiden van de betekenisvolle gegevens (informatie) binnen het RCC/GCC. Tevens omvat het vakgebied die werkzaamheden die nodig zijn om op het juiste moment de juiste en actuele informatie te verstrekken aan de juiste mensen/instanties, en toe te zien op het ontvangen van antwoorden op uitgestuurde gestelde vragen (monitoren). De taken van de sectie informatievoorziening zijn naar ons oordeel: - het (pro)actief verzamelen, registreren en verspreiden van relevante informatie (niet zijnde voorlichting) - het verzorgen van een gelijke informatiestand bij CTPI/CORT en AC’s ten aanzien van ontwikkelingen en wie waar mee bezig is - het voortdurend filteren ten behoeve van het opstellen van de 1 SITRAP’s en het laten nemen van directe actie/beslissingen door het OT/BT - het uitzetten en bewaken van de uitvoering (alsmede de verversing) van instructies/bevelen aan AC’s en CTPI/CORT (faciliteren operationeel leider) - het uitzetten en bewaken van de beantwoording van vragen gesteld door het BT/OT - het bewaken van de regelmatige toelevering van statusinformatie (vanuit andere secties, CTPI/CORT en AC’s) - het opereren ten behoeve van OT en indirect BT (sectie werkt feitelijk als virtueel informatienetwerk/informatieknooppunt) - het uitvoeren van informatiemanagement taak met betrekking tot rampenbestrijding (inclusief de reguliere taak van het informatie management in preparatieve zin).
1
SITRAP = situatierapportage
348007
3/25
Als informatieknooppunt/netwerk houdt de sectie zich met betrekking tot informatie bezig met: - het vergaren - het detailleren - het valideren & verifiëren - het vergelijken - het verrijken (kennis toevoegen) - het sorteren (naar invalshoek van de afnemers) - het abstraheren (verdichten) - het distribueren - het archiveren/loggen van de informatie alsmede de - de cyclus controle op de informatiecyclus. 2.2
Informatiemanagement binnen de sectie De sectie verzorgt eveneens het informatiemanagement binnen het RCC/GCC. Dat houdt in dat ze dus de controle op de informatiecyclus verzorgt. Ze zorgt voor vastlegging van de uitgezette vragen, monitort de beantwoording daarvan en legt de beantwoording vast. Ze verwerkt de aangedragen informatie, legt deze vast, filtert de kern eruit, draagt deze over aan de betrokkenen en categoriseert de informatie naar bevestigde en onbevestigde informatie. Zonodig tracht ze bevestiging van de verkregen informatie te verkrijgen. Daarnaast kwalificeert ze de informatie naar kwaliteit via metagegevens zoals actualiteit, volledigheid, bron, juistheid etc. Tenslotte weet de sectie als geen ander, door zorgvuldige voorbereiding (preparatie) waar informatie verkregen kan worden, in welke vorm dat beschikbaar is en op welke wijze bronnen van informatie opgespoord kunnen worden. Dit omvat het opzetten van een werkproces/ramptype gebaseerd vragensysteem en bijbehorend informatie- en kennisnetwerk.
348007
4/25
3
3.1
Werking
Informatieverwerking De informatieverwerking volgt het klassieke patroon van inzamelen danwel het ontvangen van informatie. Daar volgt eerst archivering en validatie (controleren of de informatie compleet en betrouwbaar (bevestigd) is). Interpretatie van de informatie volgt en daarna is de distributie van de informatie aan de op basis van de interpretatie geïdentificeerde betrokkenen plaats. Archivering van deze distributie is eveneens wenselijk. Journaalsystemen bieden de mogelijkheid de informatie snel vast te leggen, te categoriseren en de verwerking/gebruik te monitoren. Het voorbakken van de informatiebehoefte en daarbij gebruikmaken van de kerninformatiebehoefte zal de informatieverwerking vereenvoudigen.
3.2
Werking van de sectie informatievoorziening De wijze waarop de sectie haar taken uitvoert, kan verschillen. In de inventarisatiefase zijn zowel gecentraliseerde als decentrale varianten van het uitvoeren van de taken met betrekking tot de informatie voorziening en het informatiemanagement aangetroffen. Wij be schrijven hier het model werkwijze. De informatievoorziening met betrekking tot de rampenbestrijding in opgeschaalde situaties omvat de informatievoorziening van de onderstaande informatieverwerkende eenheden: - BeleidsTeam (BT) - Operationeel Team (OT) - Actiecentra (AC) - CTPI/CORT (Coördinatie Team Plaats Incident/Commando RampTerrein) (Soms wordt ook de term COPI gebruikt). In elk van deze informatieverwerkende eenheden vindt informatieverwerking volgens het principe van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan, Do, Check, Action (PDCA) plaats. Overdracht van informatie tussen de eenheden is ook aan de orde. De sectie informatievoorziening (IV) maakt in principe deel uit van het OT en ondersteunt het OT/BT in haar taken met gerichte informatieverstrekking en – verwerking. De sectie vergaart voortdurend de relevante informatie uit de omgeving, interpreteert/filtert deze op relevantie en verspreidt de informatie onder de andere secties en naar de betrokken eenheden.
348007
5/25
De sectie kent daarin bijvoorbeeld een commandant/chef informatie (CI/CHIN) die deze taak binnen het OT uitvoert. Deze CI/CHIN wordt bij zijn taken ondersteund door een of meer IV medewerk(st)ers. Deze IV medewerk(st)ers kunnen ofwel deel uitmaken van de sectie IV of van de andere secties en eenheden (AC’s, CTPI/CORT). Feit is dat de informatie vanuit de eenheden ongefilterd naar de sectie IV toestroomt waarna dit, na beoordeling op relevantie en gewenst verspreidingspatroon, aan de andere betrokken eenheden wordt doorgesluisd om zo gelijke informatiestand te behouden. Daarnaast biedt ze de informatie aan het OT en archiveert/logt de informatie. Ook verzorgt de sectie IV de informatievoorziening naar de betrokken voorlichters. Tenslotte verzorgt de sectie het monitoren van het beantwoorden van door de eenheden gestelde vragen en het in uitvoering brengen van de aan de eenheden opgedragen bevelen (bevestiging). In het onderstaande figuur is dit principe weergegeven.
Principe Informatieverwerking bestuurlijk geöriënteerd
actie
plan
bewaak
doen
BT
OT AC’s
© Twynstra Gudde
Figuur 1.
CTPI/ CORT
operationeel geöriënteerd
Presentatienummer
Principe informatieverwerking Sectie IV in RCC/GCC
De blauwe verbindingslijnen tussen de cirkels stellen de gegevensuitwisseling en de bijbehorende synchronisatie voor. De cirkels representeren de monitoring.
348007
6/25
Synchroniseren, monitoren en rapporteren Op een willekeurig moment dient de informatiestand bij voorkeur zo gelijk/synchroon mogelijk te zijn binnen de context van het “wie moet wat weten” principe. De geformuleerde informatiebehoefte biedt daarbij een voorbereid informatiefilter naar “wie wat moet weten”. Ongericht iedereen over alles informeren, geeft in de regel alleen een informatie-overvloed en daarmee een informatiechaos tot gevolg. Het proces van ordenen, filteren en interpreteren van informatie is een kunst gebleken. Synchronisatie van de (verdichte) informatie zowel in opwaartse, zijwaartse als neerwaartse richting is een vereiste. Afspraken over de minimale frequentie dan wel expliciete momenten van actualiseren/verversen van de informatie zijn gewenst. Het monitoren van uitgezette vragen op beantwoording en het toezien op het gebruik van de beschikbare informatie is eveneens een belangrijk onderdeel van de informatieverwerking. Ook het stelselmatig uitvragen van of er nog wijzigingen in de status zijn ten opzichte van de vorige keer (formuleer de situatie die je kent) helpt bij het actueel houden van de informatiestand (versiemanagement op rapportage). In de hektiek vergeten wij immers de informatie door te geven. Deze werkwijze kan als het gebruik van een informatieprotocol betiteld worden. Binnen dat protocol is ook sprake van regelmatige rapportage (gevraagd en ongevraagd) over de situatie. Ervan uitgaan dat je wel geïnformeerd zal worden als het belangrijk is, mag geen uitgangspunt zijn.
Beeld-, oordeels& besluitvorming
BT rapportage
uitvraag
Planvorming & monitoring
OT AC CTPI/CORT AC Figuur 2.
348007
synchronisatie
monitoring
3.3
Uitvoering & rapportage
Principes van synchroniseren, monitoren en rapporteren
7/25
In figuur 2 zijn deze principes van synchroniseren, monitoren en rapporteren schematisch weergegeven. Let wel deze principes gelden voor elk niveau en tussen alle niveaus. Het plaatje toont het synchronisatie principe tussen de Actiecentra en het CORT/CTPI, De monitoring tussen CORT/CTPI en het OT en tenslotte de rapportage tussen OT en BT. Daarbij worden de primaire taken van deze gremia op het gebied van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming, elk op haar eigen werk- en taakgebied ondersteund. 3.4
Informatie en voorlichten De informatievoorziening kent zowel een interne als een externe kant. Intern (binnen het RCC/GCC en de betrokken hulpdiensten) is het gewenst de betrokkenen volgens het “wie moet wat weten” principe te informeren. Naar buiten toe is er sprake van voorlichting naar burgers, bedrijven en collega-overheden (niet direct betrokken bij de rampenbestrijding). In dat proces zal vooral de media en de betrokkenen ter plekke extra informatie kunnen verstrekken die beoordeling van de juistheid van informatie mogelijk maakt. Voor de voorlichting dient gebruik gemaakt te worden van bevestigde informatie. Het is daarom van essentieel belang dat de sectie informatievoorziening en de voorlichting in nauw contact met elkaar staan en de feiten en de mogelijkheden om deze openbaar te maken kennen. Synchronisatie van de informatiestand is daarbij, naast een zorgvuldig toegepaste informatie-vrijgave procedure, van belang.
348007
8/25
4
Organisatievormen
De taak om de sectie informatievoorziening vorm en inhoud te geven, ligt bij de regionaal coördinator rampenbestrijding. De regionale afdeling opleiding draagt zorg voor het opleiden en het trainen van deze werkwijze. 4.1
Basisvormen voor organiseren We onderscheiden drie basisvormen voor het organiseren van de taken van de sectie informatievoorziening. De eerste vorm “informatieknooppunt” gaat uit van een gecentraliseerde verwerking in een aparte sectie. De tweede vorm gaat uit van een virtuele sectie die gevormd wordt uit de informatieverantwoordelijken van de reeds bestaande secties in het OT/BT en staat bekend als het “ringmodel”. De derde vorm is een “hybride” manier van organiseren waarin enerzijds het ringmodel wordt benut en anderzijds wordt aangevuld met een knooppuntbenadering voor de bewaking en het centraal informatiemanagement. Voor een uitgebreide beschrijving van elke variant verwijzen wij u naar de paragrafen 4.3, 4.4 en 4. 5. De drie basisvormen zijn in de onderstaande figuur weergegeven.
Sectie IV: Basisvormen Organisatievormen
ringmodel
knooppunt
Hybride
© Twynstra
Figuur 3.
348007
Basisvormen Organisatievormen
9/25
4.2
Criteria bij het afwegen van de opties De drie basisvormen hebben wij beoordeeld op een aantal afwegingscriteria om na te gaan in welke mate ze voldoen aan deze voor de organisatievorm belangrijke aspecten. Deze criteria zijn in de onderstaande tabel weergegeven: Tabel 1.
Afwegingscriteria bij organisatievorm sectie IV
Aspect Eenduidigheid organisatie vorm
Bestuurlijke gevoeligheid
Gevoeligheid voor verstoring
Passendheid bij probleemste lling
Afhankelijkheid van personen
Inpasbaarheid in bestaande organisatie
Inleerbaar (trainen)
348007
Omschrijving De eenduidigheid die uitgaat van de wijze van organiseren. Mate waarin verwarring voo rkomen wordt Mate waarin deze oplossing bij bestuurders en disciplines gevoelig ligt. (inboeten op invloed) Mate waarin de oplossing verstoord kan worden en niet eenvoudig zich zelf hersteld. (robuustheid) De mate waarin de organisatievorm een antwoord geeft op de oorspronkelijke probleemstelling (organis e ren IM) De mate waarin de werking van de gekozen organisatievorm afhanke lijk is van individuen De mate waarin de organisatievorm past in de bestaande wijze van organiseren (aansluiten praktijk) De mate waarin dit in te leren is in deze organisa tievorm met kleine inspanning (gene riek)
10/2 5
Schaalbaarheid
Harmoniseerbaar
Efficiency
4.3
Is eenvoudig te vergroten bij grotere incide nten/werkbelasting Is landelijk toepasbaar (ruimte regionale ve rschillen) Met zo weinig mogelijk zo veel mogelijk bere iken
Informatieknooppunt De organisatievorm Informatieknooppunt gaat uit van een gecentrali2 seerde sectie IV die de informatieverwerking vanuit de andere secties faciliteert, bewaakt en coördineert. Dit is de traditionele manier van stafwerken. De taken van de sectie worden, zoals beschreven in hoofdstuk 2, integraal door de leden van de specialiseerde sectie uitgevoerd. De andere secties bieden hun informatie aan de Sectie IV aan, die verwerkt, archiveert, distribueert en verzorgt eveneens de intelligente filtering. Op haar beurt biedt de sectie IV de beschikbaar gekomen informatie al dan niet verdicht en intelligent gefilterd aan de andere secties aan. De communicatie met betrekking tot de informatievoorziening vanuit de secties met het OT/BT verloopt primair via de sectie IV. Dit model vergt dus veel discipline, informatieverwerkingscapaciteit, maar garandeert door de wijze van organiseren wel informatiemanagement, hoewel de informatievoorziening, bij beperkte verwerkingscapaciteit wel vertraging kan oplopen. In de onderstaande figuur is het principe van deze organisatievorm weergegeven. In praktijk zal de sectie al snel uit twee à drie personen bestaan. Eén om te coördineren en één à twee om de verwerking te verzorgen.
2
IV = Informatievoorziening
348007
11/2 5
Model 1: Informatieknooppunt Sc IV • • • • •
•
Sectie IV vormt informatieknooppunt in RCC/GCC Andere secties bieden hun info aan sectie IV aan Andere secties ontvangen hun info van sectie IV Sectie IV communiceert primair met OT/BT Centrale verwerking en coördinatie van de informatiestromen
knooppunt
Vergt veel discipline
© Twynstra
Figuur 4.
4.4
Organiseren volgens principe van Informatieknooppunt.
Ringmodel Het ringmodel is een vorm van virtueel organiseren van de sectie informatievoorziening. Feitelijk worden de taken van de sectie toebedeeld aan de huidige secties van het OT/BT. Het principe van integrale verantwoordelijkheid, dus ook dat voor de informatievoorziening en het informatiemanagement, wordt belegd bij de afzonderlijke secties. Elke sectie benoemt een functionaris die namens de 3 sectie het IV/IM naar de andere secties en naar het OT/BT verzorgt. Dit geschiedt vanuit de gedachte dat daarmee zowel de collega secties als het OT/BT alle relevante informatie ontvangen en zelf kunnen verwerken. Het OT/BT wordt daarmee zelf ook verantwoordelijk voor een adequate verwerking van de aangeboden informatie. Monitoring van informatietaken zoals informatiesynchronisatie, rapportage, beantwoorden van vragen ligt bij de secties zelf. Deze werkwijze is afhankelijk van plenair overleg in het OT tussen de secties. Naar verwachting verzwaart dit model het takenpakket van de bestaande secties wat in een aantal gevallen zal leiden tot het aanstellen van informatiefunctionarissen in de secties. 3
IM = Informatiemanagement
348007
12/2 5
De samenwerking tussen deze functionarissen bepaalt dan in hoge mate het succes van de virtuele sectie IV. In de onderstaande figuur wordt deze vorm van organiseren getoond.
Model 2: Informatie-ring Sc IV • •
• • • • •
Decentraal georganiseerde IV met doorgeefluikfunctie Informatievoorziening en informatiemanagement belegd bij IV verantwoordelijke binnen de reguliere secties Doorgifte van relevante info tussen secties en naar OT/BT. Decentrale verwerking van Informatiestromen Geen expliciete coördinatiefunctie mbt informatiefunctie RCC/GCC Hoe regie voeren op IV en synchronisatie; interpretatie Sterk afhankelijk plenair overleg
ringmodel
© Twynstra
Figuur 5.
4.5
Organisatievorm Ringmodel voor Sectie IV
Hybride organisatievorm De derde vorm is een hybridevorm, feitelijk een samenvoeging van de twee eerdere modellen. Enerzijds wordt gebruik gemaakt van de decentrale informatieverwerkingscapaciteit van de secties en anderzijds wordt het principe van informatieknooppunt benut voor de centrale coördinatie/bewaking op de verwerking van gevraagde/aangeboden informatie. In deze vorm zal naar verwachting als de rechter/linkerhand van de operationeel leider een informatiemanager worden aangesteld die als bewaker, intelligent filter optreedt boven de functionarissen uit de bestaande secties. Deze functionaris zal naar verwachting ook een rol vervullen bij het multidisciplinair tolken (aaneenknopen multidisciplinaire informatie). In deze hybridevorm worden de voordelen van virtueel organiseren (aanspreken van decentrale verwerkingscapaciteit en intelligentie) en centraliseren van informatiecoördinatie/bewaking gecombineerd.
348007
13/2 5
Daarmee worden de nadelen van de beide basisvormen naar ons oordeel grotendeels geneutraliseerd. De informatiemanager in opschalingssituaties, die op deze wijze ontstaat, kan zeker ook in het begin van een opschalingsfase (de meldkamer plus/coördinatiepunt fase waarin de meldkamer nog veel moet doen omdat de actiecentra en OT/BT nog niet operationeel zijn) een belangrijke rol spelen. In de onderstaande figuur is deze hybridevorm van organiseren afgebeeld.
Model 3: Hybride vorm knooppunt/ring Sectie IV maakt deel uit van de informatie-ring van de secties Sectie IV communiceert primair met OT/BT Decentrale verwerking informatiestromen met centrale agrregatie, synchronisatie en rapportage Expliciete coördinatie bij sectie IV in de informatie-ring ? Tolkfunctie ivm multidisciplinairiteit
•
• •
• •
© Twynstra
Figuur 6.
4.6
De hybridevorm van organiseren van de Sectie IV
Aanbeveling Gezien de eindscores van de varianten op de afwegingscriteria gegeven door de deelnemers aan de werksessie is de hybridevorm de meest geschikte organisatievorm voor de sectie informatievoorziening. Hierbij worden de sterke punten van het informatieknooppunt (overzicht, centrale coördinatie) gecombineerd met de sterke punten van het ringmodel (robuustheid, informatievoorziening/management als integraal onderdeel werkzaamheden).
348007
14/2 5
Een en ander wordt weergegeven in de onderstaande tabel:
Vergelijking geschiktheid organisatievormen Afwegings-aspect Eenduidigheid organisatievorm
Knooppunt
Ring
Hybride
Hoog
Gemiddeld
Gemiddeld
Gemiddeld
Gemiddeld
Laag
Gevoeligheid voor verstoring
Hoog
Gemiddeld
Laag
Passendheid bij probleemstelling
Gemiddeld
Laag
Hoog
Afhankelijkheid van personen
Hoog
Laag
L:aag
Inpasbaarheid in bestaande organ.
Laag
Gemiddeld
Hoog
Inleerbaar (trainen)
Hoog
Gemiddeld
Gemiddeld
Bestuurlijke gevoeligheid
Schaalbaarheid Harmoniseerbaar Efficiency
Laag
Hoog
Hoog
Hoog
Gemiddeld
Hoog
Gemiddeld
Gemiddeld
Gemiddeld
© Twynstra
Figuur 7.
4.7
Vergelijking geschiktheid organisatievormen.
Focus op hybridemodel Gezien de voorgaande conclusie dat het hybridemodel de meest geschikte vorm van organiseren van de sectie informatievoorzieningaanbeveling om te organiseren, willen we iets dieper op deze vorm ingaan. Hierbij moet, aangetekend worden dat bij calamiteiten van beperkte omvang (GRIP 1 achtige) het ringmodel vaak wel volstaat omdat de intensiteit en het volume van de te verwerken informatie deze werkvorm zonder gevaar voor congestieproblemen wel toelaat. In de onderstaande tabel hebben we de verdeling tussen de centrale belegde taken (informatieknooppunt) en decentrale taken (secties) weergegeven. Het hebben van de primaire verantwoordelijkheid aangaande een taak laat delegeren van (delen van) die taak natuurlijk wel toe.
348007
15/2 5
Hybride vorm: Verdeling Knooppunt/secties Taken Proactief verzamelen info Synchroniseren infostand
Knooppunt
Secties
Uitvraag doen, markeren Toeleveren aan knooppunt structuur mbt eigen werkgebied Primaire taak
Gedelegeerde taak
Intelligent filteren
Gericht op overzicht,inzicht
Gericht op eigen werkgebied
Monitoren uitvoering instructies en bevelen
multidisciplinair
monodisciplinair
Monitoring uitvoering beantwoording vragen
Primaire taak
Gedelegeerde taak
Bewaken proces
Monitoren
Primaire taak
Monodisciplinair
Verantwoordelijk
Taak voor eigen gebied
Monitoring stelselmatige statusrapportage Regievoering over informatienetwerk Verzorgen informatiemanagament
© Twynstra
Figuur 6.
348007
Verdeling taken over knooppunt en secties in de ring
16/2 5
5
Aanbevelingen
5.1
Voorleggen voor advies We stellen voor dit document na acceptatie door de opdrachtgever NVBR aan te bieden aan de koepelorganisaties van de rampenbestrijdingspartners te weten: - Raad van RGF-en (GHOR) - Raad van Hoofdcommissarissen (Politie) - Raad van Regionale commandanten (Brandweer) - VNG namens de Gemeentebesturen.
5.2
Vaststellen en bekrachtigen We stellen voor dat na het ontvangst en de verwerking van de advie zen van de partners in rampenbestrijding dit document wordt aangepast en ter vaststelling en bekrachtiging wordt aangeboden aan zowel de besturen van de betrokken rampenbestrijdingsorganisaties (politie, GHOR en brandweer) als aan het ministerie van BZK. Het verdient aanbeveling het eveneens na bekrachtiging aan de waterschappen en provincies als overige betrokken bestuurslagen ter gebruik aan te bieden.
5.3
Implementeren Verantwoordelijk voor de implementatie zijn de regionale functionarissen voor rampencoördinatie en opleiding en het verantwoordelijke management. Zij moeten zorgen dat de organisatie met betrekking tot de informatievoorziening bij rampenbestrijding overeenkomstig de uitgangspunten en eisen als genoemd in dit document wordt vormgegeven. De te volgen stappen zijn: - het evalueren van de huidige werkwijze - het analyseren van de in te voeren/te wijzigen veranderingen - het analyseren van de benodigde hulpmiddelen - maken plan voor invulling en invoering - het aanschaffen van hulpmiddelen - het aanmaken van opleidings/trainingsmateriaal - het beschrijven vaneigen invulling sectie informatievoorziening - het bemensen en opleiden van de sectie - het gezamenlijk oefenen en trainen - het verankeren in de reguliere organisatie.
348007
17/2 5
5.4
Verankeren Voor en ook na de implementatie achten wij het noodzakelijk dat het opleidings- en trainingsprogramma wordt aangepast dan wel ontwikkeld wordt, zodat de sectie informatievoorziening een structureel onderdeel wordt van de rampenbestrijdingsorganisatie. Beheer van de relevante documentatie en bijbehorende (informatie)systemen dient eveneens structureel belegd te worden.
348007
18/2 5
Bijlagen
Betrokken & geraadpleegde organisaties
Medewerk(st)ers uit de onderstaande organisaties werkten mee aan de totstandkoming van dit document. Tabel 2.
Geraadpleegde bronnen
Organisatie Sector Veiligheid Noord- en Midden Limburg Regionale Brandweer IJssel-Vecht Veiligheidsnet Zuid Limburg Rotterdam Rijnmond Regionale Hulpverleningsdienst Regionale Brandweer Fryslân Regionale Brandweer Waterland Hulpverleningsregio Haaglanden Regionale Brandweer Zuid Oost Noord Brabant / Eindhoven NVBR Nederlandse Vereniging Brandweerzorg en Rampenbestrijding Ministerie BZK Directie VIP Ministerie BZK Directie VR Regionale brandweer Amsterdam en Omstreken Hulpverleningsdienst Kennemerland Regionale Brandweer Zeeland Zuid Holland Zuid Regionale Brandweer Brandweer Regio Stedendriehoek Regionale Brandweerorganisatie in het Gooi en de Vechtstreek Regionale Brandweer Midden Brabant Regionale Brandweer Breda Brandweer Stad en Regio Groningen Regionale Brandweer Nijmegen en omstreken Regionale Brandweer Achterhoek BZK ITO Regionale Brandweer Gelderland Midden Landelijke werkgroep Crisis en ConflictBeheersing (consulterend) Vakberaad GHOR (consulterend) VNG project Slagen voor Veiligheid (consulterend)
Bijlage 1
Begrippen
Tabel 3.
Begrippen
Begrip/Afkorting RCC GCC BT OT LOP KIB CORT CTPI OGS VIP VR CCB WVD ROT/GOT IV OVD GHOR BZK NVBR POIRE AC SITRAP CI/CHIN COPI PDCA
Omschrijving Regionaal CoördinatieCentrum Gemeentelijk CoördinatieCentrum Beleidsteam Operationeel Team Leidraad Operationele Prestaties Kern Informatie Behoefte Commando RampTerrein Coördinatie Terrein Plaats Incident Officier Gevaarlijke Stoffen Veiligheid Informatie en Projecten Voorkomen Rampenbestrijding Conflict en Crisis Beheersing Waarnemings- en VerkenningsDienst Regionaal/Gemeentelijk Operationeel Team Informatievoorziening Officier van Dienst Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksaangelegenheden Nederlandse Vereniging van Brandweerzorg en Rampenbestrijding Project Operationele Informatievoorziening Regionale Brandweer Actiecentrum Situatie Rapportage Commandant/Chef Informatie Commando Plaats Incident Plan Do Check Action (Deming)
Bijlage 2
