NSIHwin Software voor de Nationale Surveillance van Zorggerelateerde Infecties in de Belgische Ziekenhuizen Handleiding bij versie 4

NSIHwin Software voor de Nationale Surveillance van Zorggerelateerde Infecties in de Belgische Ziekenhuizen Handleiding bij versie 4.10 (november 2012)

INHOUDSTAFEL 1.

Inleiding .....................................................................................................................................................3

2.

Computerconfiguratie ..............................................................................................................................4

2.1.

Minimale vereisten......................................................................................................................................4

2.2.

Scherminstellingen .....................................................................................................................................4

2.3.

Datum formaat ............................................................................................................................................4

3.

Installatieprocedure..................................................................................................................................4

3.1.

Installatie.....................................................................................................................................................4

3.1.a 3.1.b 3.1.c 3.1.d 3.1.e 3.1.f 3.1.g 3.1.h

Download van Nsihwin via http://www.nsih.be ...........................................................................................................4 Unzippen / Copieren van bestanden en beschrijving van de NSIHwin V4 bestanden ................................................5 Aanmaak van een snelkoppeling voor NSIHwin V4 ...................................................................................................6 NSIHwin opstarten, databestand koppelen indien nodig ............................................................................................6 Import van gegevens uit vroegere versies van NSIHwin ............................................................................................7 Verwijderen van NSIHwin V3.* en aanmaak van een back up van het databestand ..................................................7 (Eventueel) Installatie van het programma op een netwerk........................................................................................8 Update van het databestand ......................................................................................................................................8

4.

Invoeren en analyseren van gegevens...................................................................................................8

4.1.

Welkomstvenster “NSIHwin – Welcome”....................................................................................................8

4.2.

Hoofdmenu .................................................................................................................................................9

4.2.a 4.2.b 4.2.c

Patient data input and update.....................................................................................................................................9 Registratie intensieve zorgen / Septicemie / Postoperatieve wondinfecties .............................................................11 Patiëntfiche verwijderen ...........................................................................................................................................12

4.3.

Gegevensscherm “ICU infections follow-up” ............................................................................................13

4.3.a 4.3.b 4.3.c 4.3.d 4.3.e 4.3.f 4.3.g 4.3.h 4.3.i 4.3.j

Objectief ...................................................................................................................................................................13 Openen.....................................................................................................................................................................13 Functies....................................................................................................................................................................13 Overzicht van het scherm.........................................................................................................................................13 Instellen van data views ...........................................................................................................................................14 Gegevenslijst, en mogelijkheid tot filtreren en sorteren ............................................................................................15 Invoer van een observatie ........................................................................................................................................15 Invoer en weergave van gegevens mbt micro-organisme en antimicrobiële resistentie ...........................................16 Aanpassen van een observatie ................................................................................................................................16 Ergonomie van data invoer.......................................................................................................................................17

4.4.

Gegegevensscherm “SSI patients and infections follow-up”....................................................................17

4.4.a 4.4.b 4.4.c 4.4.d 4.4.e

Objectief ...................................................................................................................................................................17 Openen.....................................................................................................................................................................17 Functies....................................................................................................................................................................17 Invoer en bewerken van observaties ........................................................................................................................18 Automatisch berekende resultaatsindicatoren..........................................................................................................19

4.5.

Invoer van noemergegevens “Denominator data input and update”........................................................19

4.5.a 4.5.b 4.5.c

Protocol SEP ............................................................................................................................................................19 Protocol PWI ............................................................................................................................................................20 Protocol ICU .............................................................................................................................................................20

4.6.

Handhygienemodule.................................................................................................................................20

4.7.

Gegevensexport “Data export” .................................................................................................................20

4.7.a 4.7.b 4.7.c 4.7.d 4.7.e

ICU level 1 gegevensexport: ....................................................................................................................................21 ICU level 2 gegevensexport: ....................................................................................................................................21 PWI optie 1 of 2 gegevensexport: ............................................................................................................................22 PWI optie 3 gegevensexport: ...................................................................................................................................22 SEP gegevensexport:...............................................................................................................................................23

4.8.

“Data Analysis” .........................................................................................................................................24

4.9.

“Protocols, Registration forms and Instruction Guides”............................................................................25

Pagina 3 / 25

NSIHwin V4.10 Handleiding

1.

Inleiding De NSIHwin software werd in 2001 ontwikkeld door het Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid ter ondersteuning van de Nationale Surveillance van Zorggerelateerde Infecties. De volgende surveillancegegevens kunnen ingebracht worden: “Surveillance van Nosocomiale Septicemieën Hospital-wide” (NSIH-SEP), “Surveillance van Nosocomiale infecties in Intensieve Zorgen” (NSIH-ICU) en “Surveillance van Postoperatieve Wondinfecties” (NSIH-SSI), en “Handhygiene observaties en Handalcoholconsumptie” (NSIH-HH). De nieuwigheden van de laatste versie ten opzichte van eerdere versies zijn:

Module “Data Input”: −

V4, ICU: de invoer van gegevens gebeurt nu volgens het HELICS protocol. Desondanks blijft het mogelijk om surveillancegegevens te bekijken die zijn ingegeven volgens het oude protocol.

−

V4, SEP: Na aanduiding van een micro-organisme kan nu ook een antibiogram worden ingegeven. Tevens is het nu ook mogelijk de SEP origine aan te duiden op het niveau van het micro-organisme.

−

V4.06, HH: Een invoeren exportmodule voor de gegevens van de handhygiënecampagne (HH-module) werd toegevoegd.

−

V4.07, HH: deze module werd verder aangepast handalcoholverbruiksgegevens werd toegevoegd.

−

V4.08, HH: De schermen “eenheidgegevens”, “alcoholconsumptie” werden aangepast, en een invoerscherm voor observaties van juwelengebruik werd toegevoegd.

−

V4.08, ICU: kleine aanpassingen van de schermen voor invoer van ICU surveillancegegevens in het kader van het BURDEN project (DG SANCO). Na einde van dit project werden deze variabelen terug verwijderd.

−

V4.09, SSI: het invoerscherm voor deze surveillance is herwerkt: de gegevensinvoer en –validatie verloopt nu verschillend voor de opties 1 (registratie via de ICD9-CM procedurecode) en 2 (registratie via de NHSN operatiecategorie), de variabelen “SSI gedetecteerd” en “AB profylactie geregistreerd” werden toegevoegd, in alle risico variabelen werd de categorie “9: Onbekend” toegevoegd. Door dit laatste wordt geaggregeerde SSI surveillance (zonder risico stratificatie) mogelijk.

−

V4.09, alle surveillances: het invoerscherm voor Antimicrobiele Resistentie (AMR) is aangepast met betrekking tot de aanbevolen te registreren AMR merkers per micro-organisme of groep van micro-organismes.

−

V4.10, SSI en ICU: Twee nieuwe invoerschermen voor gebruik bij de nationale surveillances “infecties verworven op intensieve zorgen” en “post-operatieve wondinfecties” laten toe om alle gegevens (patiënten, IZ verblijven of chirurgiën en hun opvolging, infecties, microbiologie en antimicrobiële resistentie) in één en hetzelfde scherm in te geven en te beheren. Deze gegevens worden bovendien weergegeven in lijstvorm zodat in één oogopslag een overzicht wordt gegeven van de ingevoerde data.

en

een

module

voor

invoer

en

export

van

Module “Data Analysis”: −

V4, alle surveillances: Per surveillanceprotocol is nu een reeks van gegevenslijsten en analyserapporten beschikbaar. Hiermee kunnen voor een bepaalde periode gegevens worden geanalyseerd. Deze vervangen tevens het analyseformulier “NSIHwin ICU SEP KD Analysis”. Gegevens die gebruikt worden in een bepaald rapport kunnen geëxporteerd worden.

−

V4.09, SSI: de analysemodule gebruikt nu alle operatiecategorieen (1 tot en met 3), in plaats van enkel de eerste.

Module “Data Export”: −

V4, ICU: voor de “Surveillance van Nosocomiale infecties in Intensieve Zorgen”, gegevens geregistreerd via optie 1 (geaggregeerde noemergegevens), is export nu mogelijk via 3 opeenvolgende perioden van 1 maand of één periode van 3 maanden. Worden deze geregistreerd via optie 2, dan is export mogelijk voor periodes van 3 maanden.

−

V4.06, HH: de mogelijkheid tot export van deze gegevens werd toegevoegd

Een NSIHwin module voor gegevensimport vanuit MS Excel formaat is apart beschikbaar, het gebruik van deze module is beschreven in een aparte handleiding. In geval van problemen of suggesties kan u ons contacteren op onderstaand adres. Het loont tevens de moeite op regelmatig tijdstip de website te raadplegen voor nieuwe versies of aanpassingen van NSIHwin, of voor meer informatie omtrent de aangeboden surveillances.

Wetenschappelijk Instituut voor Volksgezondheid Directie Volksgezondheid en Surveillance Programma Zorggerelateerde Infecties


Pagina 4 / 25

Juliette Wytsman straat nr. 16 - B- 1050 Brussel Tel : 02/642 57 22 Fax : 02/642 54 10 Email : [email protected] Website : http://www.nsih.be

2.

Computerconfiguratie

2.1.

Minimale vereisten Om de NSIHwin V4 software te kunnen gebruiken, hebt u een PC nodig die minstens aan de volgende criteria voldoet:

2.2.

−

Intel® Pentium® processor minimum 233 Mhz

−

Microsoft® Windows® 95/98/NT/2000

−

Microsoft® Access® 2000

−

Microsoft® Word® 2000

−

Minimum 50 MB vrije ruimte harde schijf

Scherminstellingen Om een volledig overzicht over de invoerschermen te behouden, moet u uw schermgrootte op minimum 1024x768 pixels instellen. Zoniet dient u de “verborgen” delen van de schermen via de schuifbalken zichtbaar te maken, wat het gebruikt van de software aanzienlijk vertraagt.

2.3.

Datum formaat Het datumformaat van uw PC dient op “dd/mm/yyyy” geinstalleerd te worden, zoniet zullen bepaalde procedures die datum-gebaseerd zijn foutmeldingen geven.

3.

Installatieprocedure

3.1.

Installatie De onderdelen van de installatie zijn: −

Download van het installatiebestand van de website (http://www.nsih.be) (3.1.a)

−

Unzippen van de bestanden verkregen na download. (3.1.b)

−

Aanmaak van een snelkoppeling naar Nsihwin V4 (3.1.d)

−

(eventueel) Import van gegevens uit vroegere versies van NSIHwin (3.2.e, zie sectie 5 “Import van gegevens”)

−

Verwijderen van vroegere versies van NSIHwin en aanmaak van een reservekopie van uw actueel en eerdere databestanden. (3.1.f)

−

Installatie van NSIHwin V4 op een netwerk. (3.1.g)

−

(eventueel) Automatische update van het databestand. (3.1.h)

3.1.a Download van Nsihwin via http://www.nsih.be Via bovenvermelde website is het mogelijk Nsihwin te downloaden. Enerzijds is steeds de laatste volledige versie beschikbaar, voor V4 is dit onder vorm van het bestand nsihwinV40.zip. Indien u Nsihwin V4 nog niet eerder installeerde kiest u hiervoor. Anderzijds zijn voor diegene die reeds eerder een volledige versie installeerden, nieuwe versies beschikbaar van de data-entry, -analyse en -export module en data-import module voor download. Vergeleken met voorgaande versies bevatten deze nieuwe functies (bv. analysemogelijkheden) of correcties van fouten in de software (“bugs”). De dataentry, -analyse, –export module zit in bestand NSIHwin_f_40*.zip, de importmodule zit in bestand NSIHwin_i_40*.zip. De “*” duidt steeds het subversienummer van de module aan. Een nieuwe versie van de NSIHwin software wordt steeds aangekondigd via electronische mailing naar de contactpersonen van de nationale surveillances waarvoor NSIHwin van toepassing is.


Pagina 5 / 25

3.1.b Unzippen / Copieren van bestanden en beschrijving van de NSIHwin V4 bestanden Indien u een download hebt gedaan van NSIHwin vanuit de website, plaats u de bestanden NSIHwinV40.zip, NSIHwin_f_40*.zip of NSIHwin_i_40*.zip in de lokale folder /NSIHwin. Unzip een bestand door dit rechts aan te klikken en “Winzip->Extract To Here” te kiezen (figuur 3.2.1): hierbij worden de bestanden in de bovenvermelde folderstructuur aangemaakt. Indien u installeert vanuit de CD: kopieer het bestand “NSIHwinV40.zip” naar de lokale folder “/Nsihwin”. Unzip dit bestand door dit rechts aan te klikken en “Winzip->Extract To Here” te kiezen (Figuur 3.2.1).

Figuur 3.2.1

Bij installatie van NSIHwin V4 wordt een gegevensfolder /V40 aangemaakt met de structuur en de bestanden weergegeven zoals in figuur 3.1.2. NSIHwin bestaat uit volgende bestanden en subfolders: −

Nsihwin_f_40*.mdb: dit bestand bevat de data-entry, -analyse en -export modules. De “*” duidt de versie van NSIHwin aan, bv. versie 4.07 wordt aangeduid via “NSIHwin_f_407.mdb”. Nieuwe versie van NSIHwin komen dus onder vorm van een nieuw bestand met de versie in de bestandsnaam.

−

Nsihwin_i_40*.mdb: dit bestand bevat de data-import module. De “*” duidt de van dit bestand aan.

−

\Data\NSIHwin_t_40.mdb: dit is het bestand waarin alle ingebrachte gegevens worden bewaard. Meer dan alle andere bestanden en subfolders is dit het bestand waar u het meeste zorg voor moet dragen, bv. door een regelmatige reservekopie te maken indien u lokaal werkt of door dit op een fileserver te plaatsen die regelmatig een back-up ondergaat.

−

\Documents subfolder: Hierin worden alle surveillanceprotocols, registratieformulieren, manuals geplaatst, deze zijn allen opgemaakt in Microsoft® Word® 2000. Als u echter een andere versie Microsoft® Word® hebt, start dit wel op maar de documenten worden niet automatisch geopend. Deze bestanden moeten dan manueel in deze subfolder geselecteerd en geopend worden.

−

\Export subfolder: hierin worden de exportbestanden aangemaakt. Zie sectie 4.4 voor verdere uitleg.

−

\Import xls subfolder: hierin bevinden zich de MS Excel bestanden die u moet gebruiken voor de gelijknamige import tool. Zie sectie 5 voor verdere uitleg.

−

\Lookuptables subfolder: Alle in Nsihwin gebruikte referentie-lijsten worden hier geplaatst onder vorm van MS Excel bestanden. bv “ICU SSI SEP MO tlkpMocode.xls” bevat de lijst met micro-organismen gebruikt in het ICU, SEP en SSI protocol.


Pagina 6 / 25

Figuur 3.1.2

3.1.c Aanmaak van een snelkoppeling voor NSIHwin V4 Vermits NSIHwin V4 feitelijk uit twee applicaties bestaat, Nsihwin_f_40*.mdb voor het invoeren en analyseren van patiënt- en surveillancegegevens, en Nsihwin_i_40*.mdb voor de import van gegevens, moet u het volgende doorvoeren voor deze twee applicaties: 1)

Klik met de rechter muisknop op een leeg deel van het bureaublad Windows (Desktop).

2)

Klik vervolgens op “Nieuw / Snelkoppeling”.

3)

Klik op “Bladeren”, selecteer respectievelijk “..\NSIHwin\v40\Nsihwin_f_40*.mdb” en “..\NSIHwin\v40\Nsihwin_i_40*.mdb” (u moet hierbij “alle bestanden“ aanduiden onderaan in het keuzevak “bestanden”)

4)

Geef respectievelijk de naam “NSIHwin V4 entry” en “NSIHwin V4 import” aan de snelkoppelingen.

5)

De snelkoppeling met “Access” icoon verschijnt op uw bureaublad (desktop)

6)

Om het NSIHwin V4 icoon te verkrijgen, klik op de snelkoppeling met de rechter muisknop en kies “eigenschappen”.

7)

Klik op “snelkoppeling” en kies “icoon veranderen”.

8)

Klik op “bladeren” en zoek in de installatiefolder “..\NSIHwin\v40\NSIHwin.ico”. Klik OK.

3.1.d NSIHwin opstarten, databestand koppelen indien nodig Na dubbelklikken van de zopas aangemaakte snelkoppeling zal NSIHwin opstarten. Bij lanceren van de module “data input, export & analysis” zal het welkomstscherm van figuur 3.2.2 eerst verschijnen. Klik “Continue” om verder te gaan.

Figuur 3.2.2

Opmerking: Indien NSIHwin niet is geïnstalleerd in de folder “c:\NSIHwin” (bv. In de “c:\program files\NSIHwin” folder), zal de foutboodschap van figuur 3.2.3 verschijnen. Dit duidt aan dat NSIHwin het databestand dat zich normaliter bevindt in de “c:\NSIHwin\v10\data” subfolder niet kan terugvinden.


Pagina 7 / 25

Figuur 3.2.3

Bij de vraag “would you like to locate the backend?”, klik “Yes” aan. Hierna verschijnt het scherm van figuur 3.2.4. Open de folder waar het “NSIHwinV40.zip” bestand was gedecomprimeerd (hier “c:\program files\NSIHwin”, open de “\v40\data” subfolder, selecteer het “NSIHwin_t_10.mdb” bestand and klik “open”.

Figuur 3.2.4

Na aanduiden van het “NSIHwin_t_40.mdb” bestand, zal NSIHwin alle tabellen in dit bestand opnieuw aankoppelen en het welkomstscherm of het hoofdmenu tonen.

3.1.e Import van gegevens uit vroegere versies van NSIHwin Hiervoor dient u de importmodule te gebruiken, kijk in hoofdstuk 5 voor een uitleg in detail over deze module. Opgelet: dit is alleen nodig voor import uit NSIHwin versies voorafgaand aan versie 4. Surveillancegegevens die zich bevinden in een NSIHwin versie 4.* worden automatisch hergebruikt bij installatie van nieuwere NSIHwin versies.

3.1.f

Verwijderen van NSIHwin V3.* en aanmaak van een back up van het databestand Om geheugenruimte vrij te maken kan u een eerder geïnstalleerde versie van NSIHwin verwijderen. Wij raden evenwel aan dit pas te doen indien u er zich van hebt vergewist alle gegevens ingegeven via vroegere versies van NsihwinV3.* correct te hebben geïmporteerd in V4. Voor alle zekerheid maakt u hiervoor een back-up naar een externe schijf van de databestanden, die zoals vermeld in sectie 3.1 de belangrijkste bestanden zijn van elke versie. De programmabestanden kan u immers steeds herinstalleren via download van de internet site, de (persoonlijke) databestanden niet. Voor elke Nsihwin versie zijn de databestanden de volgende: −

V3.0: /v30/data/NSIHwin_t_30.mdb

−

V2.1: /v21/data/NSIHwin_t_21.mdb

−

V2.0: /data/NSIHwin_tbl_2001.mdb

− V1.*: /data/NSIHwin_tbl.mdb U kan daarna voorgaande versie van NSIHwin verwijderen door de desbetreffende folder (/v21 of /V30) te verwijderen. Ondanks het feit dat de nieuwe versie van de software geen van de bestanden uit de vorige versie overschrijft of verwijdert, raden wij u aan om ook van het data bestand van NSIHwin V4 regelmatig een back-up te maken naar een externe schijf.


Pagina 8 / 25

3.1.g (Eventueel) Installatie van het programma op een netwerk Meerdere versies van het programma installeren op afzonderlijke Pc’s wordt niet aangeraden (het merendeel van de Pc’s maakt deel uit van een netwerkconfiguratie). NSIHwin V4 is in strikte informaticatermen geen echte multi-user toepassing, maar laat gebruik op meerdere aan elkaar gekoppelde Pc’s toe. Dit kan door het bestand “NSIHWIN_T_40.MDB” op een netwerkschijf te plaatsen. In feite kan de subfolder “/data” waarin dit bestand zich bevindt, geplaatst worden op eender welke schijf die gelinkt is met uw PC. Als u dit doet, mag de folder “/data” wel niet meer voorkomen op de lokale schijf waarin u NSIHwin V4 hebt geïnstalleerd, omdat NSIHwin V4 anders automatisch hiernaar verwijst. Als de toepassing op deze manier de folder “/data” en daarin het bestand “NSIHWIN_T_40.MDB” niet vindt, zal u de exacte bestandslocatie hiervan gevraagd worden.

De configuratie wordt dus (wij kozen in dit geval als netwerkschijf f:\) Lokale schijf:

C:\NSIHWIN\V40\Nsihwin_f_40*.mdb \Nsihwin_i_40*.mdb \DOCUMENTS\*.doc \EXPORT\ \IMPORT XLS\ \LOOKUPTABLES Netwerkschijf:

F:\NSIHWIN\V40\DATA\Nsihwin_t_40.mdb Zodus, de subfolders “/documents”, “/export” en “/dbf” moeten zich bevinden in de hoofdfolder “../NSIHwin/V40”. Voor een netwerkconfiguratie mag de subfolder “/data” dus niet meer aanwezig zijn onder “/NSIHwin/V40”.

3.1.h Update van het databestand Indien u reeds eerder V4 van NSIHwin V4 installeerde (en enkel in dit geval), is het nodig in het hoofdmenu (figuur 4.2.1) de knop “update procedure” aan te klikken. De procedure die wordt gestart zal u eerst vragen het databestand “nsihwin_t_40.mdb” aan te duiden (figuur 3.2.5): zie secties 3.1 of 3.2.g voor de exacte plaats van dit bestand. Daarna zal een reeks aanpassingen in dit bestand automatisch worden doorgevoerd.

figuur 3.2.5

4.

Invoeren en analyseren van gegevens

4.1.

Welkomstvenster “NSIHwin – Welcome” In het welkomvenster (Figuur 4.1.1) wordt u gevraagd de naam van uw ziekenhuis en uw NSIH-ziekenhuiscode te typen (4 cijfers, indien u deze code niet kent, neem dan contact op met het WIV). Als u deze software wenst te gebruiken voor het inbrengen van de gegevens van meerdere sites van éénzelfde fusieziekenhuis dan dient u de codes van de verschillende sites in te voeren. Om een nieuw(e) hospitaal(site) in te geven, klikt u op “Nieuw ziekenhuis” vooraleer u het paswoord invoert. Als u het paswoord reeds hebt ingegeven, kan u opnieuw naar het welkomstvenster terugkeren door in het hoofdmenu “other hospital code” aan te klikken. Om het programma op te starten dient u het paswoord in te typen: geef in “NSIH” en druk op “enter”. Het paswoord is voor alle versies “NSIH” en kan niet aangepast worden.


Pagina 9 / 25

Figuur 4.1.1

4.2.

Hoofdmenu Via het hoofdmenu (Figuur 4.2.1), kan u de verschillende rubrieken in de software openen door op het blokje voor de rubriekstitel te klikken.

Figuur 4.2.1 Hoofdmenu NSIHwin V4.10 −

“Patient data input and update”: Invoer en update van surveillancegegevens (SEP/ICU/PWI)

−

“ICU infection follow-up”: invoer, update en beheer van gegevens mbt ICU infecties via één enkel scherm (ICU)

−

“SSI patients and infections follow-up”: invoer, update en beheer van gegevens mbt de PWI surveillance via één enkel scherm (PWI)

−

“Denominator data input and update”: Invoer en update van noemergegevens SEP/ICU/PWI

− −

“Hospital and ICU characteristics”: Invoer en update van Hospitaal en ICU-unit gegevens “Data analysis”: Analyserapporten

−

“Data export”: gegevensexport

−

“Documents”: surveillance protocols, registratieformulieren, handleiding

−

“About”: informatie over de software

−

“Other hospital code”: een andere ziekenhuiscode kiezen

−

“Update”: de automatische update doorvoeren van het databestand (zie 3.2.h)

−

“Quit”: NSIHwin afsluiten

4.2.a Patient data input and update


Pagina 10 / 25

Figuur 4.2.2

Figuur 4.2.2 toont algemene functies die in elk registratieformulier weerkeren.

naar gegevens invoer volgens de SEP-, ICU- en SSI-surveillanceprotocols gaan

Record-navigatiebalk

naar eerste / laatste fiche gaan een nieuwe fiche aanmaken naar voorgaande / volgende fiche gaan de fiche verwijderen nummer fiche / totaal aantal fiches

de fiche bewaren

fiche toevoegen

Figuur 4.2.3 Algemene Functies De gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de software zijn vetgedrukt. Is één van de velden niet ingevuld, dan kan u deze info niet opslaan of kan u niet naar het volgende scherm gaan. Het veld waar een noodzakelijk gegeven ontbreekt of fout werd ingevuld wordt hierbij geel gekleurd. Nadat u alle patiëntgegevens bij opname in het ziekenhuis hebt ingevoerd, drukt u op de bewaartoets en kiest u het gewenste registratieprotocol. In het scherm “patiënt data” kunnen gegevens i.v.m. de afdeling ingegeven worden. Men onderscheidt 2 tekstboxen (figuur 4.2.4a): in de eerste duidt u de specialisatie aan waarvoor de patiënt is opgenomen. Maak een keuze uit de onveranderbare lijst. In de tweede duidt u de functionele eenheid aan waar de patiënt daadwerkelijk gehospitaliseerd is (dienst van opname). U moet zelf eerst een lijst met keuzemogelijkheden aanmaken, waaruit u dan een selectie maakt (Figuur 4.2.4). −

Voorbeeld 1: wanneer u 2 eenheden orthopedie heeft, kan u in de tweede tekstbox aanduiden in welke eenheid de patiënt werd opgenomen.

−

Voorbeeld 2: een patiënt wordt opgenomen met een beenbreuk maar komt door plaatsgebrek op de dienst gastro-enterologie terecht: specialisatie = orthopedie, functionele eenheid = gastro-enterologie. Het aanmaken van afdelingen naar keuze is dus enkel mogelijk voor de tweede tekstbox. Om dit te doen klikt u op “Click for ward management”. Het scherm van figuur 4.2.4 verschijnt. Klik op “add record” om een nieuwe afdeling aan te maken. Schrijf de gewenste naam in het vakje “code” en geef de omschrijving ernaast in de gewenste taal (momenteel is enkel het Engelse woordenboek actief). Verlaat het “Add new ward” scherm en bewaar door op “Yes” te klikken. Wanneer u nu op het pijltje naast de tweede tekstbox klikt, verschijnt de lijst met de door u aangemaakte afdelingen.


Pagina 11 / 25

(a)

(b)

Figuur 4.2.4 Wards toevoegen Naast het invoerscherm “Patient Input”, zijn er enkele lijsten voorhanden waarin eerder ingegeven patiënt- en surveillancegegevens in lijstvorm kunnen bekeken en opgezocht worden (Figuur 4.2.4a). “Patient List” bevat alle informaties uit “Patient Input” en “Patients ICU / SEP / SSI” bevatten patiënt- en surveillancegegevens. In deze lijsten kan men de gegevens sorteren en opzoeken via de bijhorende toolbar (Figuur 4.2.5b).

(a) Tabbladen met lijsten

(b) standard toolbar

Figuur 4.2.5 Zoekfuncties Als u bijvoorbeeld de patiënten wil sorteren op geboortedatum: −

klik op het tabblad “Patient List” (Figuur 4.2.6)

−

klik in de kolom “Birth Date” op een willekeurige lijn

−

klik in de toolbar (figuur 4.2.5) op het icoon “A->Z” (oplopend) of “Z->A” (aflopend)

Figuur 4.2.6

4.2.b Registratie intensieve zorgen / Septicemie / Postoperatieve wondinfecties De naam van de desbetreffende patiënt en het opnamenummer verschijnen automatisch bovenaan het scherm als u het venster Septicemieën “Hospital-Wide” (Figuur 4.2.7), Nosocomiale infecties op intensieve zorgen (Figuur 4.2.8), of Postoperatieve wondinfecties (Figuur 4.2.9) opent. Voer de gevraagde gegevens in. Er zijn telkens user variabelen voorzien om bijkomende gegevens naar eigen keuze toe te voegen. In de bijbehorende protocols wordt gedetailleerd beschreven waar deze gegevens voor staan en hoe deze in te geven. U kan deze openen via “protocols, registration forms and instruction guides”.


Pagina 12 / 25

Figuur 4.2.7

Figuur 4.2.8

Figuur 4.2.9

4.2.c Patiëntfiche verwijderen Om een patiëntfiche te verwijderen moet men de hiërarchische structuur van de software respecteren. verwijdert de gegevens van onder naar boven in de hiërarchie.

Men


Pagina 13 / 25

Om een patiëntfiche in I.Z. met nosocomiale pneumonie te verwijderen, betekent dit: zoek in het scherm “patiënt data” de naam of het hospitalisatienummer van de patiënt die u wil verwijderen uit het bestand. Activeer deze patiëntenfiche door op het icoontje “edit” te klikken. U kan nu veranderingen aanbrengen of gegevens verwijderen. Open “ICU” en ga naar tabblad “pneumonie”. Klik op de blauwe knop “Click for micro-organisms”. Klik op “delete” om het micro-organisme te verwijderen. De computer geeft een boodschap ter bevestiging, klik “Yes” om dit microorganisme te verwijderen. Het programma verwittigt u dat het niet meer mogelijk zal zijn de verwijderde gegevens te herstellen. Kies “Yes” om het micro-organisme definitief te verwijderen. Indien voor deze pneumonie meerdere microorganismen geïsoleerd werden, herhaal dit dan voor elk van deze micro-organismen. Ga naar het tabblad “ICU admission / discharge”, en klik op “delete” om deze ICU fiche te verwijderen. Verlaat ICU, het scherm “patiënt data” verschijnt opnieuw. Verwijder de patiëntenfiche door op “delete” te klikken, antwoord tweemaal “Yes”. Om een patiëntfiche te verwijderen in SEP en PWI volgt u dezelfde procedure. Opmerking: bij het verwijderen van een patiëntfiche worden al de gegevens uit de bijbehorende surveillanceprotocols ook verwijderd.

4.3.

Gegevensscherm “ICU infections follow-up”

4.3.a Objectief Het scherm “NSIHwin: ICU surveillance infection follow-up data” laat toe om de gevraagde surveillance gegevens betreffende IZ-verworven infecties in te voeren. Nieuw ten opzichte van de bestaande NSIHwin schermen voor data invoer volgens de ICU surveillance is dat alle gegevens (patiënten, ICU admissies, infecties, microbiologie en antimicrobiële resistentie) in één en hetzelfde scherm worden ingegeven en beheerd, en dat het deze gegevens weergeeft in lijstvorm zodat in één oogopslag een overzicht wordt gegeven van alle ingevoerde data. Daardoor is dit scherm bij voorbaat geschikt voor gebruik bij de "light / unit based" registratie optie van de NSIH-ICU surveillance. In geval van deelname via "standaard / patiëntgebaseerde" registratie kan dit scherm ook gebruikt worden voor ingeven en opvolgen van infectie- en antimicrobiële resistentiegegevens. 4.3.b Openen Dit scherm kan worden geopend door aanklikken van de knop “ICU infections follow-up” in het hoofdmenu. 4.3.c Functies Het scherm laat data invoer toe van de minimaal vereiste gegevens betreffende de patiënt en diens verblijf in de IZ eenheid, samen met alle gegevens betreffende eventuele IZ-verworven infectie(s) bij deze patiënt, ingenomen de teruggevonden microbiologische cultu(u)r(en) en diens merkers voor antibioticaresistentie. 4.3.d Overzicht van het scherm Het scherm bestaat uit drie delen (figuur 4.3.1): (1) het bovenste gedeelte dient om een nieuwe observatie in te geven of een gekozen observatie aan te passen, (2) in het middelste gedeelte worden de opgeslagen observaties weergegeven in lijstvorm, hierin kan een observatie worden gekozen voor eventuele aanpassing in het bovenste gedeelte, de lijst kan ook gesorteerd of gefiltreerd worden, (3) het onderste gedeelte bevat een legende, en afhankelijk van de gekozen data view ook resultaatsindicatoren die automatisch worden berekend gebaseerd op de weergegeven lijst van observaties.


Pagina 14 / 25

Figuur 4.3.1: Scherm “NSIHwin ICU surveillance infection follow-up” data entry modes: “infection episodes only” (onderaan) en “infection episodes + microbiologie + AMR” (bovenaan).

4.3.e Instellen van data views De gegevens weergegeven in dit scherm omvatten meerdere niveaus, en om deze te kunnen onderscheiden is het mogelijk verschillende data views in te stellen. Bij openen van dit scherm wordt standaard de meest gedetailleerde view “infection episodes + microbiology + AMR” ingesteld, hierin geeft elke lijn (observatie) telkens één “ICU admissie-infectie-microbiologisch cultuur” combinatie weer (figuur 4.3.1 boven). Met behulp van de keuzelijst ”Data view” kan de view “infection episodes only” worden ingesteld, waarin elke lijn telkens één “ICU-admissie-infectie” combinatie weergeeft (figuur 4.3.1 onder), dus zonder alle gegevens betreffende microbiologisch cultuur en antibioticaresistentie. In geval meerdere infectie-episodes voor eenzelfde patiënt werden ingevoerd, zullen voor deze patiënt dus meerdere lijnen worden getoond, namelijk één voor elke infectie-episode. Om voor deze patiënten de gegevens van éénzelfde ICU-verblijf of infectie overzichtelijk te maken, kan de knop “dbl” bovenaan het scherm worden aangeklikt (figuur 4.3.2): in dit geval zal enkel in de lijn van de eerste infectie-episode alle gegevens betreffende de patiënt en diens ICU-verblijf worden getoond, en in de daaropvolgende lijnen enkel de gegevens met veranderlijke infectie-episode info. Gegevens betreffende de patiënt en diens admissie tot IZ worden dan niet meer herhaald. Hetzelfde principe geldt voor de weergave van meerdere culturen bij eenzelfde infectie-episode.

Figuur 4.3.2: knop “dbl” uitgeschakeld (boven), ingeschakeld (onder)

NSIHwin V4.10 Handleiding 4.3.f

Pagina 15 / 25

Gegevenslijst, en mogelijkheid tot filtreren en sorteren Bij eerdere data invoer in NSIHwin van ICU surveillance gegevens zal dit scherm alle historische infectiegegevens sinds de omschakeling naar het HELICS protocol weergeven. Omdat dit de specifieke opvolging van nieuwe infectieepisodes kan bemoeilijken, raden we aan om bij data-invoer steeds te filtreren op basis van de surveillanceperiode. Dit kan door zich in de lijst te positioneren in het veld “Infection date”, rechts te klikken, in de menu optie “filter for” een criterium in te geven zoals “>=#begindatum surveillance#” (bv >=#1/1/2012#, gevolgd door <enter> (figuur 4.3.3). Hierdoor zullen enkel de infectie-episodes die minstens starten op begindatum surveillance getoond worden in de lijst. Verwijderen van deze filter kan door in hetzelfde menu de optie “Remove filter/sort” aan te klikken. Instellen van dergelijke gegevensfilter is mogelijk voor elk veld dat in de lijst getoond wordt, vb tonen van een bepaalde type Pneumonieën (via veld “infection site”), of van episodes met gedocumenteerde Staphylococcus aureus (via veld “microorganism”). Filtercombinaties kunnen worden getoond door in het menu “records” en submenu “filter”, de optie “filter by form” te kiezen (figuur 4.3.4), de lijst met infectie-episodes zal worden vervangen door één blanco lijn met voor elk veld de toe te passen filtercriteria. Aanklikken van het menu “filter” en “apply filter” zal deze criteria vervolgens toepassen op de lijst van data. Teruggaan naar de volledige (niet gefiltreerde) lijst kan steeds door “Remove filter” te kiezen. Dergelijk methode van filtreren kan worden gebruikt om bepaalde observaties terug te vinden. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om de lijst alfabetisch te sorteren, hiervoor positioneert men zich in het te sorteren veld in de gegevenslijst, klikt men rechts, en kiest men de optie “a->z” of “z->a”.

Figuur 4.3.3: rechts klikken op een kolom: gebruik van filter- en sorteermogelijkheden

Figuur 4.3.4: Records menu, en gebruik van geavanceerde filtermogelijkheden

4.3.g Invoer van een observatie Gegevens kunnen enkel worden ingegeven via de velden in het bovenste gedeelte van het scherm (figuur 4.3.5). Vier secties van gegevens zijn gedefinieerd: in volgorde “ICU admission”, “ICU-acquired infection”, “Micro-organism” en “Antimicrobial resistance”. De variabelen met label in vet zijn verplicht in te geven, en zullen bij poging tot gegevensopslag een foutmelding genereren indien leeg, en vervolgens in het geel worden getoond. Gegevens waarvoor een keuzelijst is voorzien zullen enkel de beschikbare waarden uit deze lijst accepteren. Nadat de lijst van invoervelden is ingevuld, kan deze worden opgeslagen door aanklikken van de “Save” knop (figuur 4.3.6). Na positieve validatie zal een bevestiging volgen of de gegevens zijn opgeslagen. Een indicator van gegevensopslag wordt gegeven in het veld uiterst links van de lijst van invoervelden. Indien dit “x” weergeeft dan zijn de gegevens niet opgeslagen, bij “>” is dit wel het geval. Leegmaken van de velden voor data-invoer, bv om een nieuwe observatie in te geven, kan door aanklikken van de “>*” knop.


Pagina 16 / 25

Figuur 4.3.5: Invoer en aanpassen van gegevens via de bovenste lijn van velden.

Figuur 4.3.6: Functies: (in volgorde) selectie van dataview, opslaan van een observatie, toevoegen van nieuwe observatie, verwijderen van een observatie, openen van ICU detailfiche voor deze observatie, openen van scherm met unitgegevens, “dbl” knop voor legen herhaalde observaties.

4.3.h Invoer en weergave van gegevens mbt micro-organisme en antimicrobiële resistentie Voor data invoer van het micro-organisme kan gekozen worden uit drie categorielijsten: “complete”, “reduced” en “minimal”. Keuze van deze lijst kan via het veld “listtype” bovenaan de kolom met het micro-organisme (figuur 4.3.7). Bij openen van het scherm is default de “reduced” caegorielijst aangeduid. Omdat de aan te geven merkers voor antimicrobiële resistentie (AMR) afhankelijk zijn van het micro-organisme dat werd teruggevonden, maakt dit scherm de relevante merkers inzichtelijk door na aanduiden van het micro-organisme elk van de AMR velden één van drie mogelijke kleuren te geven (figuur 4.3.7): donkerblauw in geval van een minimaal te registreren merker (“minimal marker” in de legende), blauw voor een op te volgen merker (“target marker” in de legende), lichtblauw voor de rest van de merkers op te volgen in kader van het EARS (European Antibiotic Resistance Surveillance) protocol, en wit (niet gekleurd) indien niet relevant voor het desbetreffende microorganisme. Er wordt gevraagd om steeds minimaal de susceptibiliteit volgens de minimale (donkerblauwe) merkers aan te duiden. Ook in de lijst van opgeslagen infecties worden deze AMR velden (en hun resultaat) op deze manier onderscheiden. Omdat bovenstaande prioritisering van merkers veranderlijk is, kunnen de aanduiding van historische resistentiegegevens verschillen van de meest recente aanduiding die verschijnt in de lijn voor data-invoer door een welbepaald micro-organisme aan te klikken

Figuur 4.3.7: Aanduiding van merkers voor antimicrobiële resistentie

4.3.i

Aanpassen van een observatie Een observatie aanpassen kan door in de lijst de betreffende lijn aan te klikken. De gegevens van deze observatie zullen vervolgens worden getoond in de bovenste lijn van velden voor data-invoer (figuur 4.3.5), waarna deze kunnen worden aangepast en vervolgens opgeslagen.


Pagina 17 / 25

Verwijderen van een observatie gebeurd door deze te selecteren voor aanpassing en vervolgens de “>x” knop aan te klikken. Verwijderen van observaties gebeurd steeds volgens de hiërarchie waarmee gegevens werden ingegeven: eerst worden antimicrobiële resistentiegegevens verwijderd, vervolgens de cultuurgegevens, en pas dan infectieepisode gegevens. Er wordt aangeraden bij aanpassingen en verwijderen van gegevens dit steeds te verifiëren in de onderstaande lijst. 4.3.j

Ergonomie van data invoer Data-invoer via het toetsenbord wordt ondersteund in dit scherm, dit wil zeggen dat de verschillende velden en knoppen in volgorde van voorkomen kunnen worden doorlopen door gebruik van de (naar een volgende veld gaan), +<down> (keuzelijst openen), <enter> (een keuze maken), <space> (knop aanklikken) toetsen. Bij ingave van meerdere infecties (micro-organismes) bij eenzelfde patiënt dient u, na opslag van de eerste infectie (micro-organisme), in de lijst van invoervelden de gegevens betreffende de patiënt en diens ICU admissie (en infectie) te laten staan, en vervolgens enkel de gegevens betreffende de volgende infectie (micro-organisme) aan te passen en vervolgens op te slagen. Aanklikken van de “ICU” knop zal het klassieke scherm voor data invoer voor de ICU surveillance openen. Het scherm wordt gesloten door aanklikken van de knop “x” in de rechterbovenhoek.

4.4.

Gegegevensscherm “SSI patients and infections follow-up”

4.4.a Objectief Het scherm “NSIHwin: Surveillance of Surgical Site Infections: Patient Follow-up” laat toe om de gevraagde surveillance gegevens betreffende Post-operatieve wondinfecties (POWIs of Surgical Site Infections: SSIs) in te voeren. Nieuw ten opzichte van de bestaande NSIHwin schermen voor data invoer volgens de POWI surveillance is dat alle surveillance gegevens (patiënten, chirurgie, infecties, microbiologie en antimicrobiële resistentie) in één en hetzelfde scherm worden ingegeven en beheerd. Bovendien geeft het deze gegevens weer in lijstvorm, zodat in één oogopslag een overzicht wordt gegeven van alle ingevoerde data. Eens de noemergegevens met basisinformatie over patiënten die een bepaalde chirurgie hebben ondergaan beschikbaar zijn in NSIHwin (bv via de importmodule), is dit scherm bij voorbaat geschikt om op een efficiënte manier gegevens betreffende de opvolging van de patiënt na chirurgie en voorkomen van POWIs te beheren en aan te passen. Bovendien bevat dit scherm automatisch berekende resultaatsindicatoren betreffende de opvolging van patiënten en de incidentie van POWIs. 4.4.b Openen Dit scherm kan worden geopend door aanklikken van de knop “SSI patients and infections follow-up” in het hoofdmenu. 4.4.c Functies Het scherm laat data invoer toe van de minimaal vereiste gegevens betreffende de patiënt en diens chirurgische interventie, samen met alle gegevens betreffende de opvolgingsperiode en voorkomen van PWIs, ingenomen de teruggevonden microbiologische cultu(u)r(en) en diens merkers voor antibioticaresistentie. Bij openen van dit scherm zal default de meest gedetailleerde gegevenslijst “follow-up + infection episodes + microbiology + AMR” worden getoond, elke lijn (observatie) hierin toont een unieke combinatie van een chirurgische interventie op een patient met een infectie en een teruggevonden kiem en bijhorende antibioticaresistentie (figuur 4.4.1 boven). Met behulp van de keuzelijst ”Data view” kan de view “follow-up + infection episodes” worden ingesteld, waarin elke lijn telkens een unieke combinatie van een chirurgische interventie op een patient met een infectie weergeeft (figuur 4.4.1 onder), dus zonder alle gegevens betreffende microbiologisch cultuur en antibioticaresistentie. In de verdere beschrijving van dit scherm worden alleen de eigenschappen specifiek voor de PWI-surveillance beschreven. Zie de sectie met uitleg over het scherm “ICU infections follow-up” voor algemene zaken zoals weergave en bewerken van de lijst van observaties (4.3.f), toevoegen, bewerken en verwijderen van observaties (4.3.g en 4.3.i), invoer en weergaven van gegevens mbt micro-organisme en antimicrobiële resistentie (4.3.h), ergonomie van gegevensinvoer (4.3.j).


Pagina 18 / 25

Figuur 4.4.1: NSIHwin scherm: Surveillance of Surgical Site Infections: Patient Follow-up met dataviews “follow-up + infection episodes” (onderaan) en “follow-up + infection episodes + microbiology + AMR” (bovenaan).

4.4.d Invoer en bewerken van observaties Gegevens kunnen worden ingegeven en bewerkt via de velden in het bovenste gedeelte van het scherm. Zes secties van gegevens zijn gedefinieerd: in volgorde “Patient”, “Surgical Intervention”, “”Post-intervention follow-up”, “Surgical Site Infection”, “Micro-organism” en “Antimicrobial resistance”. Voor elke chirurgische interventie in deze lijst wordt visueel aangegeven of de minimum post-operatieve opvolgingsperiode (het aantal dagen tussen de datum van chirurgie en de laatste datum van opvolging van de patiënt) is bereikt. Deze minimum opvolgingstermijn is standaard één maand, of één jaar in geval de chirurgie het plaatsen van vreemde lichamen betreft (bv prothesen). Het veld “Post-intervention follow-up (PIFU) days” (figuur 4.4.2) geeft voor elke chirurgische interventie de gemeten opvolgingsperiode (in dagen) aan, en kleurt groen indien het minimum is bereikt (de opvolging van de patiënt kan dus stoppen), en oranje indien niet (de opvolging dient nog verder te gaan).

Figuur 4.4.2: aanduiding van de post-operatieve opvolgingsperiode voor elke patiënt


Pagina 19 / 25

4.4.e Automatisch berekende resultaatsindicatoren Onderaan het scherm zijn een reeks velden weergegeven met daarin enkele resultaatsindicatoren relevant voor de POWI surveillance (figuur 4.4.3). Deze indicatoren worden automatisch berekend op basis van de weergegeven lijst van observaties. Bij aanpassen (toevoegen, verwijderen) of bewerken (filtreren van observaties) van de lijst worden deze velden ook automatisch herberekend. Volgende berekende indicatoren worden vermeld: −

aantal interventies

−

aantal hospitalisatiedagen sinds chirurgie voor deze interventies

−

aantal interventies met volledige opvolging in het ziekenhuis, en % van het totaal: dit is gebaseerd op patiënten met gekende ontslagdatum uit het ziekenhuis.

−

aantal interventies met volledige post-operatieve opvolging, en % van het totaal: dit is gebaseerd op interventies waarvoor de opvolgingsperiode minstens de minimale periode bedraagt (30dagen of 365dagen afhankelijk van de chirurgie)

−

aantal post-operatieve opvolgingsdagen (PIFU), en % van het minimale aantal opvolgingsdagen

−

aantal post-operatieve wondinfecties, en % van het aantal interventies

−

aantal post-operatieve wondinfecties die voorkwamen tijdens de hospitalisatie, en uitgedrukt op het aantal postoperatieve hospitalisatiedagen

−

aantal post-operatieve wondinfecties bij de interventies met volledige post-operatieve opvolging, en % van het aantal van deze interventies

Figuur 4.4.3: automatisch berekende indicatoren voor POWI surveillance

4.5.

Invoer van noemergegevens “Denominator data input and update”

4.5.a Protocol SEP −

Indien u uitsluitend deelneemt aan de surveillance van nosocomiale infecties in Intensieve Zorgen: u moet deze gegevens NIET invullen vermits deze reeds worden ingevoerd via de “day-by-day” velden die het verblijf van de patiënt op Intensieve Zorgen beschrijven.

−

Indien u uitsluitend deelneemt aan de surveillance van Nosocomiale Septicemieën “Hospital-wide” en U wenst te voldoen aan de eisen zoals vermeld in het Kwaliteitsdecreet van de Vlaamse Gemeenschap, dan dient u alle velden in te vullen.

−

Indien u uitsluitend deelneemt aan de surveillance van Nosocomiale Septicemieën “Hospital-wide” zonder optie Kwaliteitsdecreet, dan moet u alle velden invullen, behalve de velden waarvoor “>=24h” is aangeduid en de twee velden van katheterdagen in het deel “Intensive Care Unit”.

−

Indien u deelneemt aan de surveillance van Nosocomiale Septicemieën “Hospital-wide” en aan de surveillance van nosocomiale infecties in Intensieve Zorgen, dan dient u alle velden in te vullen, behalve deze waarvoor “>=24h” is aangeduid en de twee velden van katheterdagen in het deel “Intensive Care Unit”.

De noemergegevens worden bij voorkeur per kalendermaand ingegeven (Figuur 4.5.1):

Figuur 4.5.1


Pagina 20 / 25

4.5.b Protocol PWI −

Indien u deelneemt aan de surveillance van Postoperatieve Wondinfecties waarbij “optie 1” of “optie 2” gevolgd wordt, dan dient u de noemergegevens niet in te vullen vermits deze reeds via de patiëntgegevens worden geregistreerd.

−

Indien u deelneemt aan de surveillance van Postoperatieve Wondinfecties waarbij “optie 3” gevolgd wordt, dan dient u alle vakjes in te vullen (Figuur 4.5.2), met uitzondering van het veld “Surgeon”. De stratificatie per chirurg is immers optioneel.

Figuur 4.5.2

4.5.c Protocol ICU −

Indien u deelneemt aan de surveillance van Intensieve Zorgen waarbij “Level 2” gevolgd wordt, dan dient u de noemergegevens niet in te vullen vermits deze reeds via de patiëntgegevens worden geregistreerd.

−

Indien u deelneemt aan de surveillance van Postoperatieve Wondinfecties waarbij “Level 1” gevolgd wordt, dan dient u alle vakjes in te vullen (Figuur 4.5.3).

Figuur 4.5.3

4.6.

Handhygienemodule Zie de aparte “Handleiding Handhygiënemodule” voor gebruik hiervan.

4.7.

Gegevensexport “Data export” In dit scherm kunnen surveillancegegvens van een welbepaalde periode worden geexporteerd naar het DBF bestandformaat, waarna deze kunnen worden doorgestuurd naar het WIV. Gegevens worden automatisch geexporteerd naar subfolder “/NSIHwin/v40/export”. Om automatische behandeling mogelijk te maken, zijn de bestandsnamen van exportfiles samengesteld uit een 8delige karaktercode “X0000ABB.dbf” (zie verder voor hand hygiëne observatiegegevens). Hierin kan volgende informatie teruggevonden worden:


Pagina 21 / 25

−

Karakter 1 “X” duidt het type informatie aan dat in de file werd geexporteerd. Verder zijn per surveillance alle mogelijke types weergegeven.

−

Karakters 2-5 “0000” duiden de hospitaalcode aan.

−

Karakter 6 “A” duidt het jaar van de eerste maand van de driemaandelijkse surveillance periode aan. Vb. “3” wil zeggen het jaar 2003.

−

Karakters 7-8 “BB” duiden de eerste maand van de driemaandelijkse surveillance periode aan, Vb. “05” wil zeggen dat dit bestand exportgegevens bevat voor een surveillanceperiode die startte in de maand mei.

4.7.a ICU level 1 Na aanduiden van keuzemogelijkheid “ICU L1” verschijnt een lijst met daarin de periodes van alle reeds ingegeven noemergegevens voor de surveillance Intensieve Zorgen. In deze lijst dient een periode van drie maanden te worden aangeduid opdat de exportknop kan worden geactiveerd. Wanneer de noemergegevens per maand werden geregistreerd, selecteer dan de eerste maand van de registratieperiode, het programma zal automatisch de twee daaropvolgende maanden selecteren, zodanig dat een periode van 3 maanden geëxporteerd wordt. Export zal enkel maar mogelijk zijn indien noemergegevens voor een periode van drie maanden beschikbaar zijn. Voor dit surveillance niveau zullen de volgende bestanden worden geexporteerd (zie ook figuur 4.7.1): −

Bestand “I”: Icu & Patient admissiegegevens

−

Bestand “B”: Infectiegegevens

−

Bestand “A”: Microorganisme & Antibiogramgegevens

−

Bestand “K”: Noemergegevens

− Bestand “L”: Hospitaal & ICU Unit karakteristieken Vb. Bestand “I9999402.dbf” bevat infectiegegevens uit Intensieve Zorgen van het hospitaal met code “9999” voor de periode februari 2004 tot april 2004.

Figuur 4.7.1 Gegevensexport ICU level 1

4.7.b ICU level 2 Na aanduiden van keuzemogelijkheid “ICU L2” zullen twee datumvelden verschijnen waarin de surveillanceperiode dient te worden gespecifieerd. De startdatum begint steeds op de eerste van de maand, de einddatum eindigt exact drie maand na de startdatum. Na ingeven van een startdatum verschijnt automatisch de einddatum en wordt de exportknop geactiveerd. Voor dit surveillance niveau zullen de volgende bestanden worden geexporteerd (zie ook figuur 4.7.2): −

Bestand “I”: Icu & patient admissiegegevens

−

Bestand “B”: infectiegegevens

−

Bestand “A”: microorganisme & antibiogramgegevens

−

Bestand “Z”: Day by day follow-up gegevens

−

Bestand “W”: Central Vasculaire Catheter follow-up gegevens

−

Bestand “U”: Antimicrobiele Gebruiksgegevens

− Bestand “L”: Hospital & Unit karakteristieken Vb. Bestand “E9999404.dbf” bevat ICU day-by-day follow-up gegevens voor het hospitaal met code “9999” voor de periode april 2004 tot juni 2004.


Pagina 22 / 25

Figuur 4.7.2 Gegevensexport ICU level 2

4.7.c PWI optie 1 of 2 Na aanduiden van keuzemogelijkheid “SSI Option 1-2” zullen twee datumvelden verschijnen waarin de surveillanceperiode dient te worden gespecifieerd. De startdatum begint steeds op de eerste van de maand, de einddatum eindigt exact drie maand na de startdatum. Na ingeven van een startdatum verschijnt automatisch de einddatum en wordt de exportknop geactiveerd. Voor dit surveillance niveau zullen de volgende bestanden worden geexporteerd (zie ook figuur 4.7.3): −

Bestand “V”: patient admissie & interventie gegevens

−

Bestand “E”: Post operatieve wondinfectie gegevens

−

Bestand “G”: microorganisme & antibiogram gegevens

−

Bestand “R”: AB profylaxis

− Bestand “L”: Hospital & Unit karakteristieken Vb. Bestand “O9999311.dbf” bevat interventiegegevens voor het hospitaal met code “9999” for de periode november 2003 tot january 2004.

Figuur 4.7.3 PWI optie 1-2 gegevensexport

4.7.d PWI optie 3 Na aanduiden van keuzemogelijkheid “SSI Option 3” verschijnt een lijst met daarin de periodes van alle reeds ingegeven noemergegevens voor de surveillance Post Operatieve Wondinfecties. In deze lijst dient een periode van drie maanden te worden aangeduid opdat de exportknop kan worden geactiveerd. Wanneer de noemergegevens per maand werden geregistreerd, selecteer dan de eerste maand van de registratieperiode, het programma zal automatisch de twee daaropvolgende maanden selecteren, zodanig dat een periode van 3 maanden geëxporteerd wordt. Export zal enkel maar mogelijk zijn indien noemergegevens voor een periode van drie maanden beschikbaar zijn. Voor dit surveillance niveau zullen de volgende bestanden worden geexporteerd (zie ook figuur 4.7.4): −

Bestand “V”: patient admissie & interventie gegevens

−

Bestand “E”: Post operatieve wondinfectie gegevens

−

Bestand “G”: microorganisme & antibiogram gegevens

−

Bestand “F”: noemergegevens

−

Bestand “L”: Hospitaal karakteristieken


Pagina 23 / 25

Figuur 4.7.4 PWI optie 3 gegevensexport

4.7.e SEP Na aanduiden van keuzemogelijkheid “SEP” verschijnt een lijst met daarin de periodes van alle reeds ingegeven noemergegevens voor de surveillance Septicemien hospital-wide. In deze lijst dient een periode van drie maanden te worden aangeduid opdat de exportknop kan worden geactiveerd. Wanneer de noemergegevens per maand werden geregistreerd, selecteer dan de eerste maand van de registratieperiode, het programma zal automatisch de twee daaropvolgende maanden selecteren, zodanig dat een periode van 3 maanden geëxporteerd wordt. Export zal enkel maar mogelijk zijn indien noemergegevens voor een periode van drie maanden beschikbaar zijn. Voor dit surveillance niveau zullen de volgende bestanden worden geexporteerd (zie ook figuur 4.7.5): −

Bestand “D”: noemergegevens

−

Bestand “S”: patient admissie en infectiegegevens

−

Bestand “O”: microorganisme & antibiogram gegevens

−

Bestand “L”: Hospitaal karakteristieken

Figuur 4.7.5 SEP gegevensexport

Hand hygiëne observatiegegevens export: voor details hierover, zie de aparte “Handleiding Handhygiënemodule”.

Na export kunnen de exportbestanden worden teruggevonden in de directory “..\NSIHwin\v40\export” (Figuur 4.7.6). In het feedbackvenster worden de namen van de bestanden die werden geexporteerd eveneens weergegeven. U kopieert de bestanden manueel op een diskette en stuurt ze op naar het WIV per post of per e-mail: [email protected].


Pagina 24 / 25

Figuur 4.7.6 Exportbestanden in subfolder “/nsihwin/v40/export”

4.8.

“Data Analysis” Met dit scherm is het mogelijk een reeks van gegevenslijsten en analyserapporten op het scherm te brengen, uit printen of te exporteren naar Microsoft Excel bestandsformaat. Opeenvolgende stappen voor het gebruik van deze module (Figuur 4.8.1): −

In de velden “From” en “To” kan de begin- en einddatum van de periode waarover u gegevens wil analyseren worden aangeduid (4.8.2.a)

−

Klik de knop “Prepare” aan. (4.8.2.b) Voor de ingegeven periode worden de gegevens geanalyseerd. Als dit is beeindigd, verschijnt de bevestiging “data prepared, choose list and click ‘print’ or ‘export’” (4.8.2.c)

−

Kies een surveillanceprotocol waarvan u ingebrachte data wil nakijken of analyseren door op één van de tabbladen met hoofding “ICU”, “SEP” of “SSI” te klikken (4.8.2.d). Elk tabblad bevat een lijst met beschikbare rapporten.

−

Maak een keuze uit één van de rapportlijsten (4.6.2.e). In bepaalde gevallen kan u aanduiden of de analyse wil enkel voor patienten die langer dan 2 dagen zijn verbleven (4.8.2.f).

−

Klik de knop met de printer aan (4.8.2.g): het desbetreffende rapport verschijnt op het scherm. Dit kan vervolgens worden uitgeprint

−

Indien gewenst kan u de knop met het Microsoft Exel icoon aanklikken (4.8.2.h): de data die voor dit rapport is gebruikt wordt geexporteerd naar dit bestandsformaat.

Figuur 4.8.1


Pagina 25 / 25

(a) (e)

(b)

(f)

(g) (c)

(d)

(h)

Figuur 4.8.2 KD ICU/SEP analyse Opmerking: De indicatoren die werden berekend in analyseformulier “ICU SEP KD Analysis” kunnen vanaf V4 bekomen worden door de desbetreffende rapporten onder “SEP” en “ICU” te openen. Bv. De SEP-rapporten “Hospital wide BSI basic data and summary” en “ICU BSI basic data and summary” bevatten op de laatste pagina een reeks indicatoren gevraagd door het Kwaliteitsdecreet.

4.9.

“Protocols, Registration forms and Instruction Guides” De teksten van de protocols bevinden zich in de subfolder "V40\documents" van de installatiefolder “\NSIHwin”. Wij raden u aan om de naam van deze folder niet te veranderen. Om deze teksten automatisch te kunnen openen (Figuur 4.9.1) dient u over Microsoft® Word® 2000 te beschikken. Indien u over een vroegere versie hiervan beschikt, wordt de software geopend maar niet het bestand. U moet dan manueel de bestanden openen in de subfolder “\NSIHwin\v40\documents.”

Figuur 4.9.1

NSIHwin Software voor de Nationale Surveillance van Zorggerelateerde Infecties in de Belgische Ziekenhuizen Handleiding bij versie 4

Recommend Documents