NOTULENSI RAPAT PEMBAHASAN RANCANGAN PERBAWASLU JADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SENTUL, 19-21 Oktober 2014 No
1
Peserta
Pak Jajang
2
P Nelson
3
P. Waller
4
Jajang
5
Tagor
6
Waller
7
Jajang
8
Jajang
9
Heri Joko
Keterangan Ini sudah di nilai oleh anri dan Bawaslu, dan ini yang ditandatangani. Sehingga Peraturan Bawaslu ini mengikat ke dalam, apakah nanti mekanisme penyerahan arsip akan diatur disini atau bagaimana. Sehingga besok akan kita dalami lebih lanjut, karena besok aka nada narasumber disini. Nanti akan kita tinjau lagi kenapa harus di arsip selama 1 tahun atau 4 tahun dan sebagainya. Karena besok ada kesibukkan Pimpinan, saya kira di buka saja ini sehingga besok bias di running saja oleh saya. Karena temen temen dari tim as hukum ada kegiatan, mungkin mereka akan dating kesini. mUngkin saya kira agar tidak berlama-lama, karena besok aka nada narasumber disini, untuk membuat peraturan yang layak sehingga bias dijadikan landasan hukum, bagi [eraturan kita. Untuk Saya laporkan pak bahwa besok yang dating adalah dari deputy pak. Mengawali pada pagi hari ini dimana sebenarnya sudah dibuka kemaren oleh Pak Nelson. Kita tadi pagi sudah sepakati karena ada acara 5 tahunan sekali yaitu pelantikan Presiden maka kita tunda sanpai setelah dzuhur. Sebagai penanggungjawab dalam subtansi adalah Pak Waller, sebagai kasubbag Persuratan dan Kearsipan. Sebelum JRA itu ada Tata Naskah DInas, Klasifikasi Kearsipan, Baru nanti ke JRA. Nanti Siang aakan ada narasumber dari Anri, JRA ini sebetulnya merespon surat dari Arsip Nasional, agar Bawaslu segera membuat Peraturan Bawaslu tentang JRA. Nanti mungkin pak tagor bias menambahkan, Bawaslu menghadapi Perpu ini, kok Malah JRA ini yang dibahas. Jadi memang pertanyaan kenapa Non tahapan yang dibahas. Karena memang JRA itu sudah lama perintah dari Pak sekjen. Dan kemaren Hari Kamis Pak sekjen sms kapan akan dibahas, dan saya jawab Secepatnya. Dan saya minta Pak waller untuk menjelaskan alur2 mengenai JRA ini, Trimakasih Kami mendapat arahan dari Anri, bawa JRA akan dibahas terlebih dahulu agar arsip di daerah bisa di simpan agar JRA ini bisa dijadikan dasar hukum bagi pelimpahan arsip dari kabupaten Kota ke provinsi, dan harus diperkuat dengan bentuk perbawaslu. Thanks to Tagor dan Waller, untuk memberikan perkembangan yang harus di sikapi bersama. Kita sudah memberikan Nota Dinas dan Pak Ketua sudah membuat Disposisi untuk membuat langkah bersama dengan KPU Untuk mempersingkat waktu kita berikan kesempatan ke Pak Heru Joko. Trimakasih pak jajang Abdullah, dan Pak Tagor serta Pak Waller, tmen Kumham, dan Staf, Assalamualaikumwarahmatullahiwabarakatuh. Siang ini kita lakukan pembahasan dan penyusunan perbawaslu tentang retensi Arsip. Nanti aka nada perwakilan dari Anri. Sesuai arahan pak jajang ini tidak ada diskusi lagi, karena ini sudah ada draft nya yang kita tinggal memfinishing saja. Bisa kita tampilkan rancangan Perbawaslu nya. Uuntuk awal kita butuh masukan untuk arahan dan draft perbawaslu ini dari temen2 kumham. Ecara draft ini kan lebih banyak di Lampiran. Jadi perbwaslu ini hanya sekedar pengantar bahwa isinya itu apa, tapi nanti akan kita lempar ke Lampiran. Lampiran
Waller
Tagor F
Ahsan Jafar
Malik
Jajang
Malik
Ahsan Jaffar Heri Jpoko Malik Waller Malik Waller Malik.
ini terkait dengan JRA yang sifatnya subtantif dan fasilitatif. Kalau lihat lembaga lain itu ada yang bersifat Keuangan dan Kepegawaian. Jadi kenapa Yang bersifat Keuangan dan Kepegawaina tidak di masukkan.. Jadi di perbawaslu ini berlum terlihat. Jadi nanti kita inventarisisr lagi jenis jenis apa yang akan dimasukkn ke Perbawaslu. Yang kedua, gambaran umum, seakan akan kita memisahkan Bawaslu dan DKPP, Padahal kita mempunyai 1 Kesekjenan, karena DKPP masih menjadi bagian dari Bawaslu Bahwa semalam sudah kita bahas dengan tim dari Kumham, Dalam Pasal 4 sudah kita larikan ke dalam perbawaslu ini, tinggal nanti kita jelaskan tujuan dari perbawaslu ini, dan jenis arsip apa yang akan di arsipkan. Bahwa JRA yang fasilitatif ini keuangan dan kepegawaian itu saudah ada, ada di Halaman partama, di 6 lembar dari depan ada JRA fasilitaitf, di halaman 8, itu ada JRA Keuangan, di Halaman 17 itu fasilitatif, mulai dari Perencanaan, Hukum, Kalau seharusnya kita tidak ada perbedaan antara Arsip Surat DKPP dan Bawaslu,, Saya mau Tanya kalau JRA ini kan mengatur kepegawaian yang pegawainya tetap, kalau di Bawaslu ka nada Pegawai Kontrak, ini bagaimana, Apakah di musnahkan atau bagaimana? Perlu menjadi Pertimbangan, tidak perlu menjadi Perbawaslu, tetapi cukup surat keputusan sekjen mengenai kearsipan, karena kalau menjadi Perbawaslu ini tidak akan mencakup DKPP, hanya mencakup Bawaslu Saja, itu usul saya. Umumnya, pembuatan JRA itu dengan peraturan setingkat kepala, Kalau bawaslu ya Dengan Ketua Bawaslu. Kita jangan terjebak seolah-olah ada 2 lembaga, karena sebenarnya yang kita bahas kan kesekretariatan ya, jadi kita tetap pakai Perbawaslu, namun n Kalau begitu judulnya diubah bukan hanya badan Pengawas Pemilu, tetapi tentang Sekretariatan Jenderal Bawaslu, jadi mencakup Bawaslu dan DKPP Coba Lihat di Perpres 80, ada amanat bahwa Sekjen bisa membuat peraturan Kesekjenan. Harus kita lihat, Kalau Sekjen mengatur kelembagaan tidak mungkin, karena ada Ketua, Tetapi kalau Sekjen mengatur kepegawaian itu masih mungkin, jadi tidak mungkin Sekjen mengatur tentang kelembagaan. Kalau dalam ilmu perundang-undangan itu tidak ada kalimat memperhatikan, tetapi kalau didalam Tata Naskah Dina situ bisa . Arsip itu kan sebenarnya bukan utuh An Sich kewenagan Sekjen, tetapi juga kewenangan Lembaga atau ketua. Kalau mau di Akalin, di Bagian menimbang adalah Biro DKPP merupakan Bagian dari Kesekjenan Bawaslu Saya kira solusinya sudah ada, Kita masuk di menimbang. Bagaimana terkait kearsipan DKPP Di Daerah? Bisa saya tmbahkan, di halaman pertama , di subtantif, itu sudah diatur, Jadi Provinsi atau daerah tidak bisa kan pemusnahan sendiri? Harus berkoordinasi dahulu dengan Arsip Daerah. Harus di perhatikan juga, jangan sampai daerah sudah memusnahkan , tetapi malah Pusat meminta untuk di permanenkan.
Waller Ibrahim Malik JA Malik Pak TJ Malik TJ P Tagor Pak TJ Pak Heri TJ Jajang
Heri Joko
Andi Kasmin (ANRI)
Lemudian untuk aktif dan in aktif, perlu berkoordinasi dengan Anri lagi gak? Ketika kita tidak tau urgenisitas dari dokumen , kemudian kita tetapkan di In aktifkan. ? Ada gak , ya daerah bisa melakukan pemusnahan, jadi bagaimana? Sudah ada ketentuanya di Anri Maksud saya, ada ada gak larangan dari Anri untuk kita melakukan pemusnahan sendiri. ? (melakukan koordinasi sebelumnya dengan lembagai diatasnya) dan dimasukkan pengaturan kedalam Perbawaslu? Untuk antisipasi, bisa gak dimasukkin ke Perbawaslu. Nanti kita tyanyakan ke Anrinya Saya sebetulnya setuju dengan usulnya Pak Ahsan, kemudian tentang Daerah gimana? Ya diatur aja didalam ketentuan Umum, atau sekretarian jenderal Bawaslu mencakup Bawaslu dan DKPPP Buka Perpres No 80 Tahun 2012. Ini secara organisasi terpisah, dan kalau kearsipan mau di pisah atau bagaimana? Tinggal politisnya nih mau gimana? Lampiran, tanggalnya 12 Februari 2012, kemudian di Arsip Subtantif apakha ini yang sudah permanen ataukan ini yang akan di revisi. Pak waller waktu membuat bagaimana? Di peraturan Bawaslu yang 2012 saja, ada formulirnya, kalau melihat A1, A2 dan A3 saja yang dimasukkan, ini hanya satu perbawaslu saja yang dimasukkan nih. Itu baru di Perbawaslu Tahapan nih. Saya kira ini kita harus mendapat masukan-masukan dari Anri, karena ini saya lihat forumnya deathlock Bukan deathlock , tapi karena perkembangan dari diskusi, Ya saya ralat, ini masukkan ini sangat bagus, tapi jangan diangkat di depan anri, karena nanti akan justru kelihatan banget-banget. Tetapi saya memahami juga, saya kira masukan masukn terkait dapur kita jangan ditanyakan, nanti setengah 2 kita kumpul lagi, trimakasih Siang hari ini telah hadir dari ANRI untuk memaparkan pandangan dan masukan terhadap rancangan perbawaslu Jadwal Retensi ARSIP. Karena memang posisi perbawaslu JRA ini sangat mendesak mengingat masa kerja panwaslu di daerah sebentar lagi akan selesai, untuk menyelamatkan arsip2 yang ada di daerah (khususnya di kabupaten/kota) Menyangkut masalah JRA merupakan suatu peraturan dibawah UU atau PP dan dibuat oleh lembaga Negara. Yang plg pnting adalah wajib mendapatkan persetujuan dari kepala ANRI sebelum menyusun peraturan tersebut. Dan untuk JRA ini sudah mendapat persetujuan dari kepala ANRI pada Februari 2014 yang lalu. JRA menjadi pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Artinya, dalam rangka efisiensi dan pengalihan tanggung jawab dan melakukan pemusnahan arsip yang tidak lagi memiliki kegunaan berd perUUan. Karena itu perlu menggunakan JRA. Dibawah 10 tahun dapat dilakukan pemusnahan langsung oleh lembaga tersebut (dahulu pada tahun 1971). Namun saat ini harus ada persetujuan pemusnaahan dokumen dari Kepala ANRI pusat. Dan didaerah mendapat persetujuan dari kepala daeran (bupati/Gubernur). Namun untuk arsip diatas 10 tahun harus mendapat persetujuan dari Kepala ANRI Pusat (daerah: Kepala ANRI Pusat dan Daerah)
Lembaga Kearsipan : ANRI ANRI Provinsi/Kab/Kota ANRI Perguruan Tinggi Agar arsip2 yang dianggap memberatkan untuk pemindahan arsipnya, dapat diatur dalam peraturan organisasi induknya agar menitipkan arsip di kantor arsip kab/kota. (untuk daerah kab/kota) Mengapa JRAmenjadi pedoman dan penyelamatan arsip? Untuk memudahkan dalam menilai menggunakan dokumen resmi, apakah dokumen ini bernilai sejarah atau tidak, namun dapat menjadi sebuah pengingat atau memori kolektif lembaga tersebut. Contoh : Jika ingin mencari arsip mengenai arsip bawaslu sulsel, dapat dilakukan didaerah tersebut, dan tidak perlu mencari di bawaslu pusat. Persoalan yang mendasar sebagai pedoman penyusunan dan penyelamatan arsip, yang dilakukan dengan penilaian diawalnya. Barangsiapa yang melakukan pemusnahan arsip Negara tanpa prosedur yang sesuai dengan Peraturan yang berlaku, maka dianggap sebagai sebuah kejahatan. Dan kejahatan itu adalah pidana. Bahkan ketua lembaga tersebut juga akan dipidana sebagai pimpinan lembaga. JRA untuk arsip dalam kasus pidana punya tenggat waktu 25 tahun baru dapat dimusnahkan. Setelah 25 tahun, maka tdk dapat lagi diajukan sebagai kasus pidana, karena berkaitan dengan daluwarsa. JRA untuk arsip dalam kasus kasus perdata minimal 30 tahun baru dapat dimusnahkan. Setelah 25 tahun, maka tdk dapat lagi diajukan sebagai kasus perdata, karena berkaitan dengan daluwarsa Pada 2010 ANRI dating kepada Bawaslu yang mengajukan bagaimana cara dalam menilai dan pemusnahan arsip di bawaslu. JA
Andi Kasmin
Tidak dalam waktu dekat, namun perlu dilakukan sosialisasi ke daerah dalam ketentuan JRA ini, agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang dilakukan di panwaslu kab/kota atau bawaslu provinsi karena ketidaktahuan tentang hal ini. Yang menentukan umur retensi arsip adalah lembaga itu sendiri. Berdasarkan diskusi maupun pembahasan lebih lanjut mengenai hal ini. Konsep pengawasan ada didalam internal lembaga. Namun pemeriksaan dilakukan oleh BPK. Dan yang dilaporkan adalah hasil pemeriksaan. Walaupun hasil pengawasan dapat juga diperiksa oleh BPK. Dalam PP tidak harus berurutan, hanya untuk mempermudah penyusunan JRA harus dibuat klasifikasi berdasarkan fungsi. Penyusunan peraturan JRA tidak
berdasarkan structural, karena akan terjadi pengulangan pengaturan setelahnya. -
Hendra
Andi Kasmin
Tata naskah dinas : hal ini akan menjadi rujukan untuk menguji/menentukan apakah arsip/dokumen bawaslu ini adalah bentuk otentik atau tidak; - JRA; - Klasifikasi arsip : untuk mempermudah jadwal retensi arsip; - Sistem tata 1. Untuk menentukan jangka waktu penyusutan arsip diserahkan ke lembaga masing2. Namun ada beberapa arsip yang belum tercakup dalam lampiran ini, apakah dimungkinkan untuk mengubah lampiran? Apakah kami dapat menyusun terlebih dahulu dan akan menyampaikan ke ANRI untuk mendapat persetujuan? 2. Apakah dimungkinkan untuk diatur mengenai ketentuan tentang koordinasi antara provinsi dan pusat selain persetuan dengan ANRI dalam pemusnahan arsip? Apakah dapat dimasukkan dalam perbawaslu ini? 3. Bagaimana mekanisme pengelolaan arsip dari kesekretariatan di daerah yang bersifat adhoc kepada bawaslu provinsi yang tetap? Jawaban: 1. Jika belum tercover dalam lampiran persetujuan ANRI, maka harus dilakukan pengusulan lagi kepada ANRI untuk meminta persetujuan; 2. Arsip2nya diberikan kepada lembaga yang permanen baik bawaslu provinsi atau LKD diderah2. 3. Bawaslu adalah instansi vertical, sehingga bawaslu provinsi tidak mempunyai kewenangan untuk memusnahkan arsip tanpa mengajukan izin kepada Bawaslu RI. Karena yang mengajukan surat permohonan kepada ANRI Pusat untuk melakukan pemusnahan arsip adalah Ketua Bawaslu RI. Jadi jika Bawaslu Provinsi ingin melakukan pemusnahan, dapat mengirimkan surat kepada Bawaslu RI mengenai arsip apa saja yang akan dimusnahkan; Arsip permanen: disimpan oleh ANRI/ANRI Daerah; Arsip Non-Permanen: disimpan oleh lembaga itu sendiri; ANRI sepanjang tidak dipergunakan lagi/Arsip permanen, baru dapat diserahkan kepada ANRI Penyimpanan arsip permanen tidak dapat dimusnahkan apapun alasannya. Namun dalam dilakukan penyimpanan di kantor ANRI Pusat/ANRI daerah. Karena itu perlu dilakukan klasifikasi agar memudahkan dalam penyusunan peraturan ttg JRA ini.
Heriyanto Yusuf Adi
Pencantuman mengenai koordinasi, maupun pemindahan, maupun pemusnahan dapat dimasukkan dalam perbawaslu dan diserahkan kepada lembaga Negara tersebut. Namun dalam lampiran tersebut harus dilaporkan kepada ANRI mengenai arsip-arsip apa saja yang dimiliki oleh Bawaslu RI untuk mendapat persetujuan dari Ketua ANRI; Arsip2 tentang pemilukada juga belum tercakup dalam lampiran persetujuan ANRI tersebut. Prosedur untuk pemindahan arsip dalam bentuk digital, apakah dimungkinkan?
Walaupun dibuat dalam bentuk digital, Andi Kasmin
tato
yuli heri
andi
heri yudi hendra
Heri Joko
Arsip2 yang penggunaannya sudah tinggi maupun hampir rusak, maka dapat disimpan dalam bentuk digital, namun tetap mempertahankan bentuk fisiknya. Yg pertama kali menawari jra di bawaslu. Seharusnya di bahas sekarang peraturan bawaslu karena sudah dibahas berkali kali. Jra bawaslu yg sifat yg pusat, tidak ada peraturaan lagi yg mengatur ini lagi. a. nasional b. provinsi. c. kabupaten/kota untuk pengawasan pemilu dari a sampai z itu permanen. Jadi bicara berkas. Ada Perubahan pada perbawaslu dan kodenya Formulkir sentargakumdu, form sg1 sg2. Banyak dokumen yg belom masuk intinya. Pp nomor 28 Pemindahan arsip, pemusnahan, penyerahan arsip statis. Koreksi penjelasan pada poin a tetntang mengolah arsihmenjadi point b. Pada alinea ke 6.. peraruran bawaslu tentang jra Jadwal retensi arsip Setelah jra yg disetujui mendapatkan 2 Penamaan pasal perpasal. perbawaslu jra berpanduan dari pp 28 th 2012 Penambahan tetang DKPP di taruh di batang tubuhnya jangan di judul. Draft perbaikan dari KUMHAM Pasal 1 ambil dri pp 28 Pada mala mini kita akan memfinalisasi Perbawaslu ini, kita telaah ini sebelum nyatakan bahwa ini selesai. . Bagian Menimbang … Mengingat : dan Pengertian Umum coba di Chek.
