Nota van B&W Onderwerp
Portefeuillehouder Collegevergadering Inlichtingen Registratienummer
Verlenging Meerjarenovereenkomst terreinverhuur Mysteryland Haarlemmermeer 2010-2019 mr. A.Th.H. van Dijk, drs. M.J. Bezuijen, J.J. Nobel 16 februari 2010 A.Jansen (023-5676737) 1 M.winkelman (023-56764841) 2010,00061 16 Samenvatting Sinds 2003 wordt jaarlijks eind augustus op het voormalig Floriade 2002-terrein van de gemeente en het recreatieschap, het grootschalige muziek- en dance-festival Mysteryland Haarlemmermeer georganiseerd. De betreffende recreatiegebiedsdelen zijn door de gemeente Haarlemmermeer resp. het Recreatieschap Spaarnwoude de afgelopen 7 jaar verhuurd aan de organisator van het evenement. De meerjaren-verhuurovereenkomst liep af in 2009. Gelet op het veilig en succesvol verloop van alle edities van het evenement, willen de drie partijen graag de samenwerking continueren en een nieuwe huurovereenkomst voor 10 jaar (2010-2019) sluiten.
Er is onderhandeld over de juridische en zakelijke aspecten en overeenstemming bereikt over een nieuwe overeenkomst. Wij hebben besloten om voor het gebruik van de betreffende terreinen voor het festival Mysteryland Haarlemmermeer, voor de jaren 20102014 (met een verlengingsmogelijkheid Urn 2019) een nieuwe Meerjarenovereenkomst terreinverhuur af te sluiten met het Recreatieschap en ID&T Mysteryland BV. Inleiding In 2003 tim 2007 is op het voormalig Floriade 2002-terrein in het Haarlemmermeerse Bos en in het aangrenzende gebied de Groene Weelde, het grootschalige muziek- en dancefestival Mysteryland Haarlemmermeer georganiseerd. In een gezamenlijke overeenkomst hebben gemeente en Recreatieschap de benodigde samenhangende gebiedsdelen en terreinen aan de organisator ID&t Mysteryland BV uit Amsterdam verhuurd. De burgemeester en het college van B&W hebben elk jaar de vereiste vergunningen op basis van o.m. de gemeentelijke APV verleend.
Het evenement is 7 keer succesvol verlopen; de afgelopen 3 jaar is het festival zelfs voor 60.000 bezoekers uitverkocht geweest. Uit de evaluaties van alle betrokken instellingen en diensten is gebleken dat het evenement telkens goed is verlopen. De drie partijen hebben uitgesproken de samenwerking te willen continueren er is vervolgens onderhandeld over de verlenging van de c.q. een nieuwe meerjarenovereenkomst voor de verhuur van de betreffende gemeentelijke en recreatieschapsterreinen. Overigens huurt de onderneming in de directe omgeving van het festivalterrein ook een graslandkavel van een boer voor autoparkeerruimte voor bezoekers om mede daarmee invulling te geven aan het evenementverkeersplan dat deel uitmaakt van de vergunning. Ook huurt de organisator van Libema bv
Onderwerp Volgvei
Verlenging Meerjarenovereenkomst terreinverhuur Haarlemmermeer 2010-2019 2
een terreindeel ten westen van de Expo Haarlemmermeer ten behoeve van een dienstroute en parkeren voor medewerkers. Het Algemeen Bestuur van het Recreatieschap Spaarnwoude heeft reeds op 25 november 2009 besloten tot het aangaan van deze nieuwe overeenkomst. Hierbij zij opgemerkt dat gemeente Haarlemmermeer sinds 1970 met de provincie en enkele andere gemeenten deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling voor het Recreatieschap; Haarlemmermeer heeft zitting in het Dagelijks en Algemeen bestuur en draagt financieel bij aan de uitvoering van de schapstaken. Context Mysteryland is het oudste dancefestival in Nederland dat in 2010 voor de 17e keer wordt gehouden (en voor de 8e keer in Haarlemmermeer). Dit evenement werd voorheen op verschillende locaties in Nederland georganiseerd maar heeft sinds 2003 een vaste stek in Haarlemmermeer gevonden.
Bij de besluitvorming van ons college in 2003 om voor het eerst aan het dance- en muziekfestival in Haarlemmermeer medewerking te verlenen, heeft de ingeschatte meerwaarde die het zou kunnen opleveren voor de gemeente, ook in financiële zin, een belangrijke rol gespeeld. In de praktijk is die meerwaarde ook bewaarheid geworden. Het gaat dan om de volgende zaken: + Aanbod voor jeugd en jongeren. Met Mysteryland Haarlemmermeer wordt een aantrekkelijk evenement voor de 18+ leeftijdscategorie in Haarlemmermeer en de regio geboden en wordt aan de klacht van veel jongeren c.q. de beeldvorming: 'er gebeurt hier nooit wat voor ons' iets gedaan. Het past geheel in het gemeentelijk jeugd- en jongerenbeleid dat o.a. meer voorzieningen en aktiviteiten voor de jonge inwoners tot stand wil zien komen. Mysteryland wordt door ca. 8.000 18+ jongeren uit Haarlemmermeer bezocht en is daarmee het grootste evenement voor deze groep inwoners. + City-marketing. Door de intensieve publiciteit en marketing die met het dance-festival gepaard gaat zal onze gemeente een grotere naamsbekendheid krijgen (vergelijk Parkpop-Den Haag; Lowlands-Biddinghuizen; Danceparade-Rotterdam etc.). En: het imago "Jonge gemeente" wordt versterkt. Mysteryland past voorts uitstekend in het het thema Ontmoeten & Verbinden van het gemeentelijk city-marketing beleid. + Duurzaam gebruik Floriadeterrein. Met de organisatie van dit evenement wordt aan de terreininrichting en infrastructuur, die door de Floriade 2002 aan het recreatiegebied zijn toegevoegd, een zinvol en nuttig gebruik gegeven en zal het bezoek aan de recreatiegebieden vanuit de regio bevorderd worden. + Financieel-economische waarde. De benodigde terreinen voor het (commerciële) evenement worden op zakelijke basis in gebruik gegeven. De opbrengsten komen conform het raadsbesluit over de Nota Evenemententenbeleid 2005, ten gunste van de gemeentebegroting, post evenementen, waarmee de organisatie van andere, non-profit evenementen en aktiviteitenlvoorzieningen die de aantrekkelijkheid en leefbaarheid van de gemeente vergroten, wordt ondersteund. Het Recreatieschap Spaarnwoude benut de opbrengsten uit de terreinverhuur voor de bekostiging van het onderhoud en beheer van de door het schap in Haarlemmermeer beheerde recreatiegebieden (Boseilanden, Groene Weelde, Buitenschot, Park Vijfhuizen, Park Zwanenburg etc.). + Versterking van evenementenbeleid en veiligheidsbeleid. Door het grootschalige dancefestival wordt aan het gemeentelijk evenementen beleid een impuls gegeven die
Onderwerp Volgvei
Verlenging Meerjarenovereenkomst terreinverhuur Haarlemmermeer 2010-2019 3
laat zien wat er mogelijk is en hoe succesvol dat kan zijn. De geoefendheid en ervaringen met het regionaal veiligheidsbeleid en het omgaan met de risico's van grotere evenementen zijn en worden vergroot. Het afsluiten van een meerjarige overeenkomst voor het terreingebruik biedt de onderneming zekerheid over de beschikbaarheid van de locatie (continuïteit) en biedt de gemeente en het recreatieschap (in principe) zekerheid over de hiervoor genoemde meerwaarde. Inhoud overeenkomst De nieuwe terreinverhuurovereenkomst is op hoofdlijnen gelijk aan de vorige maar voorzover noodzakelijk aangepast aan de laatste wet- en regelgeving. In deze privaatrechtelijke overeenkomst wordt een groot aantal zaken geregeld die hieronder samengevat worden toegelicht.
Wij merken hierbij op dat de onderneming ID&T ons heeft verzocht, om bedrijf-economische redenen en gezien de marktgevoeligheid van sommige gegevens, geheimhouding op te leggen op te sluiten overeenkomst. Het concept van de te sluiten overeenkomst is getoetst door de externe juridisch adviseur van de gemeente en van het recreatieschap. Enkele geconstateerde onduidelijkheden zijn in de voorliggende versie verholpen. Van de zijde van de adviseur zijn er geen juridische bezwaren voor de gemeente om deze overeenkomst aan te gaan. Hoofdpunten uit de overeenkomst: Terreinen en datum De gemeente Haarlemmermeer: beheerder van het Haarlemmermeerse Bos en het voormalig bussenparkeerterrein en het Recreatieschap Spaarnwoude: beheerder van de recreatiegebieden de Groene Weelde, het Groene CarrC en Buitenschot geven tezamen genoemde terreinen aan de ondernemirig ID&T Mysteryland bv in gebruik voor de organisatie van het jaarlijks festival, bekend onder naam "Mysteryland Haarlemmermeer", in principe op de vierde zaterdag in de maand augustus. Dit onder het voorbehoud van de vaststelling van deze datum voor het evenement Mysteryland op de regionale evenementenkalender van het terzake bevoegde regionale politiekorps. De onderneming is gerechtigd de naam van het festival te wijzigen zolang de vermelding Haarlemmermeer gehandhaafd blijft en de eventueel gewijzigde naam niet in strijd is met de goede zeden. 2.
Relatie met publiekrechtelijke vergunningen Deze meerjarige overeenkomst houdt geenszins de toezegging tot vergunningverlening door de burgemeester en de gemeente in; elk jaar zal voor de vergunningenverlening een afzonderlijke beoordeling plaatsvinden. De onderhavige overeenkomst wordt aangegaan onder de voorwaarde dat de onderneming jaarlijks over de benodigde vergunningen beschikt om het evenement te mogen organiseren; de organisator is daar geheel zelf voor verantwoordelijk.
Onderwerp Volgvei
Verlenging Meerjarenovereenkomst terreinverhuur Haarlemmermeer 2010-2019 4
3. Looptijd De overeenkomst wordt aangegaan voor een looptijd van 5 jaar dus voor 2010 ffm 2014, met een stilzwijgende verlenging met 5 jaar ffm 2019. Elke partij heeft de mogelijkheid om van deze verlenging af te zien. Voorts is een opschortende bepaling opgenomen voor het geval het nieuw op te stellen bestemmingsplan voor het gebied in 2012 nog geen rechtskracht heeft.
Elk jaar is het festivalterrein in verband met de veilige op- en afbouw, gedurende ca. 3 weken en de parkeerterreinen ca. 4 dagen aan het openbaar gebruik onttrokken (telkens nadat toestemming van beheerder is verkregen). Dit heeft in de afgelopen jaren niet tot problemen geleid. De andere delen van het omringende recreatiegebied blijven wel toegankelijk. 4.
Huurvergoeding en borgsom Voor de verleende gebruiksrechten is de onderneming een, op zakelijke basis bepaalde, vaste vergoeding verschuldigd en een variabel bedrag per betalende bezoeker, tot het maximum van het aantal bezoekers dat wordt toegestaan in de jaarlijks te verlenen evenementenvergunning. Deze vergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd en zijn aan gemeente en recreatieschap verschuldigd. Voorts dient de organisator jaarlijks een borgsom te voldoen voor verhaal van eventuele terreinschade (deze behoefde afgelopen periode niet te worden aangesproken). Bij annulering van het evenement om voor de gemeentelrecreatieschap acceptabele redenen is de organisator de vaste vergoeding verschuldigd.
5. Overige zaken Tenslotte worden in de overeenkomst diverse afspraken vastgelegd m.b.t. het voorkomen en eventueel verhalen van schade, oplevering van het gebruikte terrein en zijn aansprakelijkheidsbepalingen opgenomen. Planologie Voor de jaren 2007 ffm 201 1 is voor Mysteryland een WRO artikel 19 vrijstelling met beperkte duur, van het vigerende bestemmingsplan uit 1998, verleend. In dat kader is o.m. een uitvoerige MER-rapportage door de organisator voor het ééndaagse evenement is opgesteld.
Binnenkort zal worden gestart met de actualisering van het bestemmingsplan waarin het evenement Mysteryland Haarlemmermeer planologisch zal worden verankerd. Volgens planning zal er eind 201 1 een nieuw bestemmingsplan zijn vastgesteld. Voor het geval dit onverhoopt niet het geval mocht zijn, is er een opschortende bepaling hierover in de terreinverhuurovereenkomst opgenomen. Mysteryland Haarlemmermeer en 'Sustainability' Ook de onderneming ID&T richt zich steeds meer op 'duurzaam ondernemen'. In zijn bedrijfsbrede Duurzaamheidsprogramma wordt hoog ingezet op het reduceren van CO2, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en een Duurzamere levensstijl van de bezoekers van de festivals. Voor het belangrijke evenement Mysteryland is voor de komende jaren een gerichte aanpak ontwikkeld voor de vergroting van duurzaamheid met als speerpunten energie, mobiliteit, afvalzorg, milieubewuste inkoop, duurzame catering en
Onderwerp Volgvei
Verlenging Meerjarenovereenkomst terreinverhuur Haarlemmermeer 2010-20 19 5
merchandise, bevordering milieubewustzijn bezoekers en partnerchips aangaan met duurzame partners. Daarmee wil ID&T erkende groene certificering bereiken van o.m. de overkoepelende Europese organisatie van Festivals (Yourope). In het kader van de uitvoering van de overeenkomst zullen wij hier nadere afspraken met ID&T over maken. Parkeerbeheer De terreindelen benodigd voor het tijdelijk parkeren van auto's en bussen (ruim 10.000 voertuigen) zijn onderdeel van de verhuurovereenkomst (voor ruim 6.000 parkeerplaatsen betreft het recreatieschapsterrein). De evenementvergunning schrijft voor dat de organisator dient te voorzien, voor zijn rekening en risico, in adequate parkeervoorzieningen conform het door Politie en andere diensten goedgekeurde verkeersplan. De organisator draagt zorg voor inrichting met hekwerken, bebording, toiletten en aanlichting, verkeersregelaars en bewaking en na afloop voor ontruiming, schoonmaak en evt. schadeherstel. De organisator heeft aangegeven dat de parkeerkaartenopbrengst slechts voor éénderde deel de kosten van dit parkeerbeheer dekt.
Gezien deze praktische en financiële aspecten en gelet op de publiekrechtelijke hoofdrol die de gemeente bij dit evenement heeft, ligt het door de gemeente (doen) uitvoeren van het parkeerbeheer tijdens Mysteryland Haarlemmermeer niet voor de hand. Middelen
Terreinhuur Voor de met de onderhavige overeenkomst te verlenen gebruiksrechten is de onderneming een, op strikt zakelijke basis bepaalde, vaste vergoeding verschuldigd en een variabel bedrag per betalende bezoeker, tot het maximum aantal bezoekers zoals jaarlijks vastgelegd in de evenementenvergunning. Deze vergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd. Behalve aan de gemeente betaalt de organisator dezelfde vergoedingen aan het Recreatieschap Spaarnwoude voor gebruik van de door het schap beheerde terreinen. De totale huurvergoeding wordt dus gelijk verdeeld tussen gemeente en recreatieschap. Het terrein zoals in de overeenkomst bedoeld is voor ca. 75% in beheer bij het recreatieschap. De overige ca. 25% is in beheer bij de gemeente. In de voorbereiding naar het evenement toe is het de gemeente die de meeste inspanningen (ambtelijke inzet) verricht. Omdat zowel terreinen als ambtelijke inzet niet geheel constant zijn geweest over de afgelopen jaren is er voor gekozen om de verdeling in inkomsten gelijk te houden. De te ontvangen jaarlijkse terreinhuurbedragen komen ten gunste van de post Evenementen in de programmabegroting, conform het besluit van de raad op 10 maart 2005 (nr.20051105) tot het vaststellen van de beleidsnota 'Meer(se) Evenementen'. Hieruit worden o.m. de ondersteuning aan non-profitevenementen, de benodigde terreinvoorzieningen en overige uitgaven als voor informatie en communicatie, bekostigd. Leges Door de omvang en het karakter kent dit evenement een zogenaamd 'verhoogd veiligheidsaandacht-profiel'. De hiervoor genoemde ambtelijke kosten betreffen dan ook vooral de uitoefening van gemeentelijke, publiekrechtelijke taken op het terrein van Openbare Orde en Veiligheid, Verkeer en logistiek en Vergunningverlening en -handhaving.
Onderwerp Volgvel
Verlenging Meerjarenovereenkomst terreinverhuur Haarlemmermeer 2010-2019 6
Met deze kosten is in de werkplannen en begroting van de verschillende gemeentelijke clusters rekening gehouden en deze vormen de basis voor de bepaling van de jaarlijkse legestarieven voor vergunningenverlening. De leges die de gemeente hanteert zijn nog niet toegespitst op evenementen met een grote omvang als Mysteryland. Wij zijn voornemens om de raad voor te stellen bij de opstelling van de legestarieven voor 201 1 en verder, een hoger tarief te bepalen naar rato van omvang enlof risicoprofiel van de huidige en toekomstige grotere evenementen. Meerdere gemeenten in Nederland, waaronder gemeente Velsen, hanteren die gedifferentieerde legestarieven. Communicatie Over dit besluit zal op de gebruikelijke wijze middels bekendmaking van het collegebesluit worden gecommuniceerd. Ook Recreatieschap en de onderneming ID&T zullen in afstemming met de gemeente hierover communiceren. Op verzoek van de onderneming ID&T is de overeenkomst geheim. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. een Meerjarenovereenkomst terreinverhuur voor de jaren 2010-2014, met een verlengingsmogelijkheid t/m 2019, te sluiten met Recreatieschap Spaarnwoude en ID&T Mysteryland bv voor de organisatie van Mysteryland Haarlemmermeer; 1. Geheimhouding op te leggen ex artikel 25 lid 2 Gemeentewet op te leggen op de "Meerjarenovereenkomst terreinverhuur grote evenementen voor Mystery Land Haarlemmermeer 2010 t/m 2019"; 2. Deze nota ter kennisname toe te zenden aan de raad. 3. De raad voor te stellen de geheimhouding te bekrachtigen ex artikel 25 lid 3 Gemeentewet op de "Meerjarenovereenkomst terreinverhuur grote evenementen voor Mystery Land Haarlemmermeer 2010 t/m 2019" in de eerstvolgende raadsvergadering.
Burgemeester en wethouders van Haarlemmermeer, namens dezen,
Bijlage(n)
"Meerjarenovereenkomst terreinverhuur grote evenementen voor Mystery Land Haarlemmermeer 2010 t/m 2019" (geheim)
