Nomor 1. Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strateginya? Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup yang dikendalikan oleh manajemen, menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan-tujuannya tercapai. Perusahaan juga merupakan sistem terbuka yang berarti berhubungan dengan lingkungannya, mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah tersebut kepada lingkungannya. Secara umum keunggulan kompetitif (competitive advantage) dapat dicapai melalui berbagai cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari para pesaing, memenuhi kebutuhan khusus untuk suatu segmen tertentu. Salah satu cara
untuk
menunjang
keberhasilan
strategi
perusahaan
yakni dengan
menerapkan sistem informasi manajemen. Sistem Informasi Manajemen adalah Sistem Informasi secara umum mempunyai beberapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut: a. Meminimalisasi resiko Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan aspek keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran sistem informasi berbasis teknologi informasi membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada serta menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi. b. Mengurangi biaya operasional perusahaan Peranan sistem informasi yakni sebagai penggerak dalam berbagai usaha untuk mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan sehingga akan mempengaruhi profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan sistem informasi berbasiskan
1
teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu: • Eleminasi proses Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Melalui internet banking, transaksi perbankan dapat dilakukan via internet, sehingga nasabah bank tidak perlu mengantri di bank. • Penyederhanaan proses Berbagai proses yang panjang dan kompleks dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Sebagai contoh pemesana e-ticket melalui jaringan internet dapat dilakukan oleh pembeli dimanapun dan kapanpun. • Integrasi proses Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis, sehingga kan meningkatkan kepuasan pelanggan. • Otomatisasi proses Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan keunggulan dari penggunaan sistem informasi berbasis teknologi informasi. c. Add Value Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang. d. Create new realities Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lainlainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
2
Aplikasi sistem manajemen informasi dikembangkan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan informasi setiap unit fungsional pada semua tingkatan kegiatan manajemen. Sedangkan ciri informasi yang dibutuhkan tergantung pada jenis pembuatan keputusan yang mempunyai perbedaam tergantung pada tingkatan manajemen. Dengan demikian suatu sistem informasi manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses-proses berikut: a. Proses perencanaan Suatu keputusan merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut. Berikut ini adalah Tabel mengenai Dukungan SIM pada proses perencanaan. Kebutuhan
Dukungan Sistem Informasi
Model Perencanaan
Dukungan
analitik
pengembangan
struktur
dalam dan
persamaan model. Data
historis
hubungan,
untuk perkiraan
analisis dan
perencanaan. Suatu
penggerak
model
perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer. Data masukan
Data historis ditambah analisis dan manipulasi
data
untuk
membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis. Manipulasi data
Penggunaan
komputer
untuk
menjalankan suatu model. Manipulasi
data
lainnya
berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi.
3
b. Proses pengendalian Pengendalian
terdiri
atas
kegiatan-kegiatan
yang
memungkinkan
kegiatan-kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Masing-masing
fungsi
organisatoris
memerlukan
pengendalian untuk menilai prestasi yang dihasilkan. Untuk pengendalian diperlukan suatu ukuran prestasi yang didasarkan pada pengalaman manusia. Prestasi dinyatakan menurut ukuran sebagai berikut: 1. Unit masukan 2. Kegiatan 3. Keluaran yang dihasilkan Dukungan sistem informasi manajemen pada proses pengendalian adalah dimulai dengan model perencanaan. Model yang sama biasanya bisa dipakai untuk menentukan standar prestasi yang direvisi yang memperhitungkan tingkat kegiatan yang dirubah. Standar yang direvisi diperlukan untuk proses pengendalian. Dukungan yang diberikan adalah mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi. b. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan. c. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa datang. Dukungan lain Sistem Informasi Manajemen dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus-menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. c. Proses pengambilan keputusan Dukungan Sistem Informasi Manajemen pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahap, yaitu: 1. Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan serta pengakuan adanya masalah. 2. Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha, yang terdiri dari penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah dan pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah.
4
3. Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah yakni melibatkan seleksi arah tindakan dan pelaksanaannya. Sistem informasi manajemen yang berbasiskan teknologi komputer, dapat
membantu
memberikan
dukungan
dalam
pengambilan
keputusan dengan memberikan data-data atu informasi yang diperlukan oleh pembuat keputusa. Sehingga keputusan bersifat terprogram dimana aturan keputusan dapat dirumuskan secara rinci dan jelas.
Blog terkait http://jane.blog.uns.ac.id Komentar: Salam kenal, saya setuju mengenai tulisan anda, Sistem informasi saat ini mejadi mutlak diperlukan untuk menunjang strategi perusahaan.
Blog terkait: www.dery.blog.uns.ac.id Komentar: Penggunaan sistem informasi manajemen diperlukan dalam berbagai organisasi yang ada baik perusahaan, organisasi masyarakat maupun lembaga pendidikan.
DAFTAR PUSTAKA
http://jane.blog.uns.ac.id Sutanta E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu
5
Nomor 2. Jelaskan apa yang menyebabkan kegagalan dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi di suatu organisasi dengan merujuk pendapat Rosemary Cafasaro? Dewasa ini, perkembangan sistem informasi semakin pesat. Informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang tersedia bagi manajer. Pengelolaan sumber daya informasi bermanfaat dalam menentukan arah dan kebijakan suatu perusahaan. Saat ini, pengelolaan sumber daya informasi menjadi sangat penting yang dipengaruhi oleh perkembangan persaingan bisnis yang semakin ketat, pertukaran informasi yang semakin mudah dan cepat untuk dapat dilakukan tanpa terhambat waktu dan tempat serta didukung oleh kemampuan komputer yang semakin baik. Sehingga, informasi saat ini merupakan salah satu aspek keunggulan kompetitif suatu perusahaan. Menurut O’Brien (2005), sistem merupakan kumpulan elemen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai akhir untuk tujuan tertentu. Jadi, Sistem Informasi adalah sistem yang menerima data sebagai inputnya yang kemudian diproses dan menghasilkan informasi sebagai outputnya. Menurut McLeod ( 2006) tedapat dua hal penting terkait dengan manajemen informasi yakni kerumitan kegiatan bisnis yang semakin meningkat dan kemampuan komputer yang semakin baik. Saat ini dalam era globalisasi, perekonomian bangsa-bangsa semakin terintegrasi satu sama lain. Perusahaan terpengaruh oleh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional. Pengaruh ekonomi internasional dapat dirasakan baik oleh perusahaan yang berskala besar maupun kecil. Oleh karena itu perkembangan sistem informasi yang semakin pesat perlu didukung
dengan
pengetahuan
mengenai
faktor-faktor
yang
medukung
keberhasilan penerapan sistem informasi manajemen serta mencegah kegagalan melalui pengetahuan mengenai faktor-faktor penyebab kegagalana penerapan sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan.
6
Penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai macam cara. Rosemary Cafasaro dalam O’Brien (2006) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu perusahaan/organisasi dalam menerapkan SI. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan tersebut antara lain karena adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end-user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang dan harapan perusahaan yang nyata. Sedangkan alasan dari kegagalan penerapan SI antara lain karena kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubahubah, serta inkompetensi secara teknologi. Sistem informasi didalam aplikasi sistem bisnis salah satunya berupa ERP. Beberapa kendala yang dihadapi oleh perusahaan dalam penerapan ERP dikategorikan menjadi dua aspek yakni teknis dan faktor internal. Secara teknis hambatan penerapan ERP di perusahaan tersebut adalah transfer budaya kerja yakni yang semula menggunakan hard copy menjadi model display. Penggunaan software ERP belum diterjemahkan dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar, sehingga sering interpretasi program tersebut menjadi tidak jelas. Kesulitan penerapan ERP perusahaan yang berasal dari faktor internal adalah budaya pekerja. Implementasi ERP menuntut kemampuan karyawan untuk beradaptasi dengan penggunaan software tersebut. Adaptasi yang harus dilakukan terutama oleh bagian divisi teknologi informasi. Pada mulanya, kebijakan mengenai tanggung jawab software suatu perusahaan hanya dilakukan oleh divisi teknologi informasi untuk semua kebutuhan divisi perusahaan Pengetahuan mengenai sistem informasi yang kurang baik merupakan faktor utama yang menyebabkan kegagalan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan. Pengetahuan yang kurang menyebabkan perusahaan tidak dapat menggunakan sistem informasi secara maksimal, sehingga investasi sistem informasi pada suatu perusahaan belum sebanding dengan kontribusi sistem informasi bagi perkembangan perusahaan yang belum optimal.
7
Alamat Blog Terkait: Tujuan
pengendalian
kegagalan
sistem
informasi.
www.merdekewewleh.blogspot.com Komentar: Kegagalan sistem informasi dapat diminimalisasi dengan sosialisasi program sistem informasi di setiap lini perusahaan dengan dukungan manajemen puncak. Alamat Blog Terkait: Kegagalan sistem informasi=program aplikasi jelek.www.dalvinsim.com. Komentar: Dukungan
manajemen
puncak
terhadap
implementasi
sistem
informasi
merupakan salah satu faktor yang dapat mencegah kegagalan sistem informasi pada suatu perusahaan. DAFTAR PUSTAKA McLeod, Raymond JR. 2006. Management Information System. Edisi kedelapan,. Prentice Hall. O’brien J, Marakas G. 2006. Management Informastion System. USA: McGraw Hill Publisher.
8
Nomor 3 Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi?
3.1 Pengembangan Sistem Informasi Pada dasarnya tidak ada sistem informasi yang sempurna hingga masa yang tidak terhingga. Adanya keperluan-keperluan baru, pertumbuhan organisasi atau usaha, perkembangan teknologi dan pengaruh luar mengharuskan adanya usaha pengembangan sistem informasi baru untuk mengimbangi dinamika organisasi di mana sistem informasi tersebut diterapkan. Proses pengembangan sistem informasi melewati beberapa tahapan mulai sistem itu direncanakan sampai diimplementasikan, hingga suatu saat perlu dikembangkan kembali sistem baru. Siklus demikian merupakan suatu daur hidup pengembangan sistem informasi yang merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut untuk proses pengembangannya. Setiap pengembang mepunyai strategi yang berlainan. Namun, demikian, pada dasarnya daur hidup pengembangan sistem informasi dapat melibatkan 3 (tiga) atau 5 (lima) tahapan. Pengembangan sistem informasi yang terdiri dari 3 tahapan adalah sebagai berikut: a. Analisis sistem Tahapan analisis sistem, meliputi beberapa langkah yaitu: 1.
Menentukan masalah utama dan lingkup kegiatan.
2.
Mengumpulkan fakta yang berhubungan dengan masalah.
3.
Menganalisa fakta-fakta
4.
Menentukan alternatif pemecahan yang mungkin,
5.
Memilih alternatif pemecahan masalah
6.
Pembuatan studi kelayakan meliputi kelayakan ekonomi, teknik, hukum, jadwal dan operasional.
7.
Laporan ke pihak manajemen.
b. Perancangan sistem Tahapan perancangan sistem meliputi beberapa langkah yaitu:
9
1.
Review kebutuhan.
2.
Desain umum sistem atau desain logik.
3.
Desain terinci atau desain fisik meliputi desain input, desain proses, desain output. Desain basis data dan dialog desain.
4.
Laporan ke pihak manajemen.
c. Implementasi sistem Implementasi sistem, meliputi beberapa langkah yaitu: 1.
Review desain.
2.
Penjadwalan tugas pengembangan.
3.
Coding program
4.
Testing program, meliputi testing modul dan testing menyeluruh.
5.
Pelatihan petugas.
6.
Konversi sistem.
7.
Laporan ke pihak manajemen.
Pengembangan sistem informasi manajemen yang terdiri dari 5 tahapan yakni: 1. Perencanaan sistem. Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan langkah selanjutnya. Tahap perencanaan sistem menguraikan mengenai proses bisnis yang dirumuskan dan kemudian diidentifikasi produk dan sumber daya yang ada serta daur hidupnya.Tahap perencanaan sistem meliputi kegiatan sebagai berikut: a.
Mengenali masalah.
b.
Menentukan masalah.
c.
Menentukan tujuan.
d.
Mengenali kendala.
e.
Studi kelayakan.
f.
Laporan ke manajemen.
2. Analisis sistem Analisis sistem merupakan tahap setelah perencanaan sistem sebelum perancangan
sistem.
Analisis
sistem
sangat
menentukan
keberhasilan
pengembangan sistem informasi karena kesalahan dalam tahap ini akan
10
mempengaruhi langkah pengembangan sistem selanjutnya. Bagan alir sisitem akan digambarkan dalam tahap ini sebagai alat komunikasi antara analis sistem dan pemakai, serta personil yang terlibat di dalam tim. Tahap analisis sistem meliputi kegiatan sebagai berikut: a.
Menentukan kebutuhan informasi.
b.
Menentukan kriteria kinerja sistem.
c.
Laporan ke manajemen.
3. Perancangan sistem Tahap setelah analisis sistem adalah perancangan sistem, dimana analis sitem akan memikirkan bagaimana membentuk sistem baru yang diinginkan. Tahap perancangan sistem berupaya menentukan dan menggambarkan bagaimana suatu sistem akan dapat menyelesaikan suatu permasalahan. Tahap perancangan sistem merupakan tahap pemasukan ide atau gagasan guna memenuhi tujuan pengembangan sistem informasi sebagai persiapan untuk rancang bangun implementasi.Perancangan sistem dapat diartikan sebagai: a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem akan dibentuk. e. Penggambaran,
perencanaan
dan
pembuatan
sketsa
atau
pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. f. Tahap yang menyangkut konfigurasi komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem. Perancangan sistem meliputi kegiatan menyiapkan desain terinci sistem, identifikasi konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak sistem, evaluasi konfigurasi sistem alternatif, memilih konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak sistem terbaik serta laporan ke manajemen. Tahap perancangan sistem dapat dikelompokkan dalam dua bagian yaitu:
11
Perancangan sistem secara umum (general system design) atau desain konseptual (conceptual design) atau perancangan logika (logical design). Perancangan sistem terinci atau perancanagn sistem secara fisik serta perancangan internal. 4. Implementasi sistem Implementasi sistem merupakan tahap untuk merealisasikan hasil desain atau perancangan sistem yang telah dilakukan sebelumnya ke dalam bentuk yang sebenarnya. Impelementasi sistem meliputi kegiatan sebagai berikut: a. Menyiapakan perangkat keras. b. Menyiapkan perangkat lunak. c. Menyiapkan basis data. d. Menyiapkan fasilitas fisik. e. Melatih pemakai. f. Laporan kepada pihak manajemen. 5. Penggunaan sistem Pengganaan sistem merupakan tahap terkahir dalam pengembangan sistem berupa penggunaan hasil implementasi sistem. Penggunaan sistem meliputi kegiatan sebagai berikut: a. Operasional sistem. b. Evaluasi sistem. c. Memelihara sistem, d. Mempertahankan kinerja sistem. e. Meningkatkan kinerja sistem. f. Laporan kepada pihak manajemen.
12
3.2 Pengembangan Perangkat Lunak (software): Rekayasa perangkat lunak (software) merupakan bagian dari bagian pengembangan sistem informasi manajemen. Pengembangan perangkat lunak adalah penerapan dan pemanfaatan prinsip-prinsip rekayasa untuk menghasilkan software yang ekonomis, andal dan bekerja secara efisien pada mesin-mesin yang nyata. Elemen-elemen kunci dalam rekayasa perangkat lunak meliputi: 1. Metode Metode yang digunakan adalah how to yang bersifat teknis. Metode yang digunakan meliputi bidang-bidang perencanaan proyek, estimasi, analisis persyaratan, perancangan, coding, pengujian dan pemeliharaan. 2. Alat Alat akan memberikan dukungan otomasi bagi metode (misal: Computer Aided Software Engineering/ CASE). 3. Prosedur/ Procedure Prosedur akan mengintegrasikan metode dan alat. Prosedur mendefinisikan kapan suatu metode akan digunakan, hasil yang diharapkan, pengendalian untuk menjamin kualitas hasil dan milestone yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kemajuan. Dalam melakukan pengembangan sistem maka dikenal beberapa tipe pengembangan yakni: a. Siklus Klasik/ Model Air Terjun Siklus klasik atau model air terjun rekayasa perangkat lunak sistem informasi manajemenn didasarkan siklus konvensional dalam bidang rekayasa lainnya dengan pendekatan sekuensial yang sistematis. Tahapan-tahapan dalam siklus klasik atau model air terjun rekayasa perangkat lunak sistem informasi manajemen adalah terdiri atas enam tahapan, yaitu: 1. Analisis dan rekayasa sistem Software merupakan bagian dari sebuah sistem informasi amanjemen. Tahap analisis dan rekayasa sistem dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang meluas pada lingkup sistem. 2. Analisis persyaratan
13
Tahap analisis persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Analisis persyaratan difokuskan lebih terarah ke software. Tahapan ini banyak melibatkan pemakai dan pengembangan sistem informasi manajemen. 3. Perancangan Tahap perancangan bertujuan menerjemahkan persyaratan menjadi suatu bentuk representasi yang dapat dievaluasi kualitas sebelum tahap coding dilakukan. 4. Coding (penulisan program) Coding merupakan tahap penerjemahan rancangan ke dalam bentuk yang dapat dimengerti komputer. 5. Pengujian Tahap ini berfokus pada pengujian rincian logika software. Pengujian bertujuan mengungkapkan dan menghilangkan kesalahan-kesalahan yang ada sehingga software bekerja sesuai dengan yang diharapkan. 6. Pemeliharaan Tahap pemeliharaan ,eliputi kegiatan-kegiatan koreksi kesalahan dan penyesuaian software terhadap perubahan lingkungan. Siklus klasik atau model air terjun menghadapi tiga permasalahan yakni proyek-proyek pengembangan software jarang yang mengikuti laur sekuensial secara ketat, tetapi banyak melibatkan proses iterasi; pemberi pekerjaan kesulitan untuk menyatajan semua
keinginanaya secara eksplist di awal tahap
pengembangan; Hasil software yang dikembangkan baru akan diketahui lama setelah proyek pengembangan dimulai. Gambar 3.1 menunjukkan siklus klasik model air terjun.
14
Gambar 3.1 Siklus klasik model air terjun b. Teknik Prototyping Teknik prototyping
baik digunakan jika pemakai belum siap dengan
persyaratan software secara lengkap. Prototyping digunakan untuk menunjukkan model software sistem informasi yang dikembangkan. Model software dalam prototyping dapat terdiri atas: 1. Model “kertas” Model “kertas” diperlukan agar pemakai mengerti tentang interaksi antar pemakai dan software. 2. Model kerja Model kerja diperlukan untuk mengimpelemntasikan beberapa fungsi atau modul dalam software. 3. Program Program dapat dikembangkan setelah sebagian atau semua fungsi atau modul dalam software yang akan digunakan dalam sistem informasi telah diimplementasikan. Prototype bukan merupakan software yang sesungguhnya. Teknik prototyping melibatkan suatu proses iterasi yang berfokus pada penyempurnaan prototype yang didasarkan pada persyaratan yang diminta oleh pemakai. Dalam hal ini, pemakai harus terlibat secara aktif atau intensif selama prses rekayasa perangkat lunak sistem informasi manajemen. Permasalahan yang dihadapi dalam
15
penggunaan teknik prototyping untuk rekayasa perangkat lunak sistem informasi adalah: 1. Ketidaksadaran khusunya pemakai, bahwa prototype hanyalah suatu model, merupakan hasil akhir yang diharapkan. 2. Umumnya pemakai tidak sabar menunggu software yang sebenarnya, 3. Pengembang seringkali menngunakan teknik dan alat yang tidak optimal pada prototype yang akhirnya tetap digunakan pada software yang sesungguhya. Gambar 3.2 menunjukkan Model prototyping,
Gambar 3.2. Model Prototyping c. Model spiral Model spiral merupakan perbaikan dari rekayasa perangkat lunak menggunakan model air terjun dan teknik prototyping.
Model spiral
menggabungkan keuntungan-keuntungan model air terjun dan prototyping dan memasukkan aktivitas analisis resiko. Model spiral melibatkan proses iterasi, dimana setiap iterasi bekerja pada satu level produk dimulai dari level prototype awal sampai pada level software sistem informasi yang dibutuhkan. Dalam model spiral, setiap perpindahan level didahului oleh analisis resiko. Satu-satunya permasalahan yang dihadapi dalam menggunakan model spiral adalah menuntut keahlian dalam bidang analisis resiko. Rekayasa perangkat lunak sistem informasi menggunakan model spiral yang terdiri atas empat aktivitas utama, yaitu:
16
1. Perencanaan Aktivitas ini meliputi penetuan sasaran, alternatif solusi dan hambatan. 2. Analisis resiko Aktivitas ini meliputi analisis alternatif solusi dan identifikasi resiko. 3. Perekayasaan Perekayasaan
merupakan
pengembangan
produk
pada
level
berikutnya. 4. Evaluasi oleh pemakai Evaluasi oleh pemakai diterapkan pada hasil proses perekayasaan. Gambar 3.3 menunjukkan siklus model spiral.
Gambar 3.3 Model Spiral
Alamat Blog Terkait: Pengembangan
sistem
informasi
akademik
STAIN
Metro.
www.puskomstain.blogspot.com Komentar: Adanya
keperluan-keperluan
baru,
pertumbuhan
organisasi
atau
usaha,
perkembangan teknologi dan pengaruh luar mengharuskan adanya usaha pengembangan sistem informasi baru untuk mengimbangi dinamika organisasi di mana sistem informasi tersebut diterapkan.
17
Alamat Blog Terkait: Reviem
metodologi
pengembangan
perangkat
lunak.
www.djogjakarta.blogsdetik.com
Komentar: Rekayasa
perangkat
lunak
(software)
merupakan
bagian
dari
bagian
pengembangan sistem informasi manajemen. Oleh kerana itu, pengembangan software harus disesuaikan dengan tujuan dari sistem informasi.
DAFTAR PUSTAKA Sutanta E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu
18
Nomor 4. Organisasi saat ini sering melakukan outsourcing dalam pengembangan sistem informasi di organisasinya. Jelaskan apa yang menjadi alasan mereka pada
umumnya.
Jelaskan
pula
keuntungan
dan
kelemahan
dari
pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing: Organisasi secara terus menerus mencari cara untuk memperluas dan menjaga daya saing dan dituntut unuk beradaptasi dalam dalam suasana bisnis yang semakin tergantung dengan teknologi informasi. Kebutuhan tersebut merujuk kepada kebutuhan untuk memelihara teknologi informasi sebagai proses kritis yang membutuhkan kemampuan sumber daya manusia yang tinggi. Hal tersebut membutuhkan pengetahuan organisasi yang spesifik mengenai operasi bisnis internal dan pengetahuan teknis secara explisit untuk meraih kemajuan kualitas teknologi informasi. Teknologi informasi yang dikembangkan secara outsourcing merupakan hal yang bersifat kompleks dan memiliki potensi yang luas untuk mendukung kemampuan sistem informasi suatu perusahaan, yang tentunya dipengaruhi oleh manajemen pengetahuan suatu perusahaan. Pengembangan sistem informasi secara outsourcing telah diperkenalkan sejak era 1960’an dan terus mengalami perkembangan hingga saat ini (Aubert et al. 2005). Melalui outsourcing organisasi dapat memberikan wewenang untuk mengembangkan sistem informasi yang dimilikinya kepada pihak ketiga dan cakupan outsourcing bervariasi dari pusat data hingga pengembangan aplikasi, pengguna, dekstop support, operasi dan perancangannya. Beberapa perusahaan menjalankan metode outsourcing karena pengembangan sistem informasi menjadi lebih efisien. Namun, outsourcing memiliki tantangan berupa perbedaan karakteristik masing-masing perusahaan yang perlu dipahami oleh pihak outsourcing tersebut. Implementasi outsourcing bertujuan untuk meraih peningkatan praktek manajemen agar menjadi lebih baik. Pengembangan sistem innformasi melalui outsourcing merupakan refleksi dari pendewasaan dunia teknologi informasi. Outsourcing mencakup penanganan sistem, manajemen dan operasi di seluruh
19
bagian fungsi sistem informasi. Hal tersebut dapat dikarakterisasi menjadi transfer informasi dari pelanggan kepada outsource provider. Pada abad ke-21 ini, outsource provider menawarkan beragam jasa yang mampu mempertemukan keinginan perusahaan yang saling berbeda. Infrastuktur bisnis manajemen yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem informasi terdiri dari pelayanan jarak jauh dan jarak dekat seperti server management, WAN dan LAN. Namun, pengembangan sistem informasi tersebut sangat tergantung oleh infrastruktur dan aplikasi manajemen yang dibeli oleh suatu perusahan kepada outsource vendor. Kelebihan penggunaan outsourcing dalam pengembangan sistem informasi antara lain membantu perusahaan untuk fokus kepada bisnis inti, kemudian perusahaan mampu mengembangkan bidang bisnis yang baru, mengurangi waktu memasuki
suatu
pasar,
mengarahkan
reorganisasi
secara
menyeluruh,
meningkatkan kualitas dan pelayanan serta menghubungkan perusahaan kepada ahli sistem informasi. Perusahaan juga dapat mengurangi biaya untuk menghadapi resiko kegagalan pengembangan sistem informasi. Selain itu, pengembangan sistem informasi dapat dijalankan lebih fleksibel dengan pengawasan dan pelaksanaan yang baik, sehingga sistem informasi manajemen perusahaan tersebut dapat dijalankan lebih efektif. Kekurangan dari pengembangan sistem informasi secara outsourcing adalah memberikan dampak negatif terhadap strategi bisnis. Outsourcing dianggap mengancam perusahaan
kerahasiaan terhadap
strategi
implementasi
suatu
perusahaan
sistem
informasi
apabila lemah.
pengawasan Kemudian,
pengembangan sistem informasi oleh pihak ketiga dianggap tidak memotivasi karyawan internal divisi teknologi informasi. Penggunaan outsourcing dalam mengembangkan sistem informasi kepada pihak ketiga, dikhawatirkan memiliki perbedaan pengetahuan terhadap metodologi yang dibuat dengan yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Sehingga dapat timbul perbedaaan budaya mengenai peggunaan sistem informasi yang dibuat oleh vendor dengan karyawan perusahaan tersebut. Critical succes factors pada outsourcing terdiri dari beberapa faktor yakni faktor internal maupun faktor eksternal. Faktor internal antara lain kemampuan
20
penanganan informasi. Kemampuan penanganan informasi harus disesuaikan dengan harapan, spesifikasi, kualitas serta perlu dilakuka perbaikan secara terus menerus. Kontrak manajemen yang baik diperlukan untuk mendukung kedua belah pihak agar bekerja sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan manajemen, proses dan sumber daya manusia yang tersedia. Faktor kepemimpinan diperlukan dalam menjamin hubungan yang kuat antara anggota tim yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi melalui pemahaman yang baik serta kepercayaan antar tim. Dalam menerapkan outsourcing maka perlu memperhatikan kemampuan karyawan vendor. Vendor harus memiliki karyawan yang berkualifikasi untuk memenuhi keinginan perusahaan yang bervariasi. Faktor eksternal yang perlu diperhatikan antara lain pemahaman kepada konsumen, perjanjian antar pihak, kemampuan pengawasan sistem, tingkat fleksibilitas, komunikasi, keahlian teknis dan pelayanan yang saling terintegrasi. Pemahaman kepada konsumen diperlukan oleh vendor agar dapat memberikan solusi yang tepat bagi perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem. Perjanjian antar pihak memerlukan pemahaman yang sama mengenai tujuan yang akan
dicapai
oleh
suatu
perusahaan
mengenai
pengembangan
sistem
informasinya, sehingga vendor dapat menerjemahkan kebutuhan dan keinginan perusahaan dengan tepat. Pengawasan terhadap pelaksanaan sistem perlu dilakukan oleh perusahaan agar mampu mengatur dan menjamin bahwa proses dan data yang ada mampu menjamin daya saingnya. Tingkat fleksibilitas mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk memodifikasi sistem informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Komunikasi diperlukan untuk menjembatani keinginan kedua belah pihak sehingga pengembangan sistem informasi dapat dilakukan secara lebih efektif. Perusahaan harus memilikih vendor yang memiliki pengalaman yang baik di bidang sistem informasi. Integrasi pelayanan dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan melalui pengawasan dan menjembatani peraturan-peraturan yang harus dipenuhi oleh pihak vendor. Pengelolaan sistem informasi juga dapat dilaksanakan secara insourcing. Insourcing berbeda dengan outsourcing. Perusahaan yang menggunakan sistem insourcing akan merancang atau membuat sendiri sistem informasi yang
21
dibutuhkan dan menentukan pelaksana sistem informasi. Perusahaan akan menggunakan sistem ini jika memiliki sumberdaya yang memadai dan menginginkan pengawasan yang lebih terkontrol dibandingkan dengan outsource ke pihak lain. Insourcing juga dapat diartikan sebagai transfer pekerjaan dari satu perusahaan ke perusahaan lain yang masih berada di dalam satu negara. Insourcing diperkenalkan pada tahun 2006 dimana terjadi kekecewaan suatu organisasi atau perusahaan terhadap sistem outsourcing. Mereka dapat melakukan service kepada konsumen lebih baik dan dapat melakukan pengontrolan yang lebih baik mellaui sistem insourcing. Kelebihan insourcing: a. Sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. b. Perusahaan dapat lebih meudah dalam pengelolaan dan pengawasan proses pengembangan sistem. c. Dapat dijadikan keunggulan kompetitif. d. Pengembangan sistem dapat dilakukan dengan biaya yang relatif rendah dengan menggunakan sumberdaya internal perusahaan, e. Sistem informasi yang dibutuhkan lebih cepat untuk direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk proses penyempurnaan. f. Proses dokumentasi sistem dapat dilakukan secara lengkap. g. Perusahaan lebih mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan sistem, karena proses ini melibatkan karyawan internal. h. Karyawan memperoleh insentif tambahan sebagai bentuk penghargaan dari perusahaan karena mengembangkan sistem informasi perusahaan. i. Keamanan data perusahaan lebih terjamin, karena pengembangan sistem informasi hanya dilakukan oleh pihak internal perusahaan. j. Penyesuaian sistem baru lebih mudah dilakukan dan diintegrasikan dengan sistem yang telah tersedia. Kekurangan Insourcing a. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama, karena konsentrasi karyawan menjadi terbagi dengan tugas harian yang sebelum menjadi tanggung jawabnya.
22
b. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya relatif mahal. c.
Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
d. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan. e.
Perusahaan
belum
tentu
mampu
melakukan
adaptasi
dengan
perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang mengikuti perkembangan teknologi terkini.
1. Alamat blog; Adrianda A. 2010. Pengembangan sistem informasi melaluui outsourcing (keuntungan dan kelemahan dibandingkan insourcing). http://www.arlan.blogstudent.mb.ipb.ac.id [24 November 2010] Komentar: Melalui tulisan ini saya dapat mengetahui secara jelas perbedaan pengembangan sistem informasi melalui outsourcing dan insourcing beserta kelebihan dan kekurangan masing-masing cara pengembangan sistem informasi tersebut. 2. Alamat Blog: http://www.budhi.blogstudent.mb.ipb.ac.id Komentar: Outsourcing merupakan salah satu cara dalam pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. Dalam implementasinya diperlukan beberapa pendekatan yang lebih spesifik terkait dengan outsourcing, salah satunya melalui pendeketan software development life cycle (SDLC).
23
DAFTARs PUSTAKA McLeod, Raymond JR. 2006. Management Information System. Edisi kedelapan,. Prentice Hall. O’brien J, Marakas G. 2006. Management Informastion System. USA: McGraw Hill Publisher. [Pusdiklatwas BPKP] Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan.
24
Nomor 5. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi? Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem dengan berbagai asumsi agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan?
Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Derajad kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) dimana akan berjalan pada komputer baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak yang telah disesuaikan, dengan database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurmya, maka konversi relatif sulit untuk dilakukan. Dalam melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem baru, dikenal empat metode konversi sistem, yakni: a. Konversi langsung (Direct conversion) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang membutuhkan dana paling murah, namun memiliki resiko relatif tinggi. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang disebut sebagai cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tidak ada cara untuk kembali menggunakan sistem lama. Pendekatan konversi langsung akan bermanfaat apabila sistem tersebut tidak mengganti sistem lain, sistem lama sepenuhnya tidak dipergunakan,
25
sistem baru bersifat kecil atau sederhana serta rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti. Ilustrasi konversi langsung (direct conversion) ditunjukkan pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1 Ilustrasi Direct conversion b. Konversi paralel (Parallel conversion) Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Pada periode tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang memiliki resiko terendah, tetapi merupakan cara yang memerlukan biaya tertinggi. Hal ini disebabkan pemakai harus menjalankan dua sistem secara bersamaan. Konversi paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak. Dalam metode konversi paralel, output dari masing-masing sistem akan dibandingkan, serta perbedaan hasil tersebut akan ditindaklanjuti. Kelebihan dari penggunaan sistem konversi paralel adalah memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Sedangkan, kelemahan penggunaan sistem tersebut adalah besarnya biaya untuk melakukan duplikasi fasilitas dan biaya personel dalam memelihara sistem ganda tersebut. Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maak personel pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan pengkajian berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Maka perusahaan harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama. Ilustrasi konversi sistem paralel (parallel conversion) ditunjukkan pada Gambar 5.2.
26
Gambar 5.2 Ilustrasi Parallel Conversion c. Konversi bertahap (Phase-In conversion) Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan sistem yang lama. Jika tidak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman jika dibandingkan dengan konversi langsung. Dengan
konversi
bertahap
(Phase-In
conversion),
sistem
baru
diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti sistem yang lama. Hal ini untuk menghindari resiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu kepada pengguna untuk menyesuaikan penerapan sistem yang baru. Kelebihan dari penggunaan konversi bertahap adalah kecepatan perubahan dalam organisasi dapat diminimalisasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh secara bertahap selama jangka waktu yang relatif lebih lama. Kelemahan penggunaan sistem konversi bertahap adalah memerlukan biaya untuk mengembangkan interface temporer dengn sistem lama. Selain itu, penggunaan sistem konversi bertahap memiliki daya terap yang terbatas dan terjadi kemunduran semangat di suatu organisasi,
karena
adanya
kekhawatiran
pekerja
tidak
mampu
menggunakan sistem yang baru. Ilustrasi penerapan konversi bertahap (Phase-In conversion) ditunjukkan pada Gambar 5.3.
Gambar 5.3 Ilustrasi konversi bertahap (Phase-In conversion), 27
d. Konversi pilot (Pilot conversion) Pendekatan konversi pilot (pilot conversion) dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Hal ini merupakan pendekatan dengan biaya dan resiko yang rendah. Dengan metode konversi pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Konversi pilot akan memerlukan segmentasi organisasi. Penggunaan konversi pilot pada suatu perusahaan yakni, salah satu kantor cabang merupakan lokasi uji ciba penggunaan konversi sistem baru. Jika berhasil, maka sistem baru akan diimplementasikan ke seluruh kantor cabang perusahaan tersebut. Metode konversi pilot melibatkan prosedur baru dan perubahan drastis dalam hal perangkat lunak. Sistem pilot juga melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan yang sebenarnya sebelum sistem baru diimplementasikan secara menyeluruh. Ilustrasi penerapan konversi pilot (pilot conversion) ditunjukkan pada Gambar 5.4
Gambar 5.4 Ilustrasi Pilot conversion
28
Alamat blog; Konversi sistem baru. http://www.ihsansenjaya.blogspot.com Komentar: Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Untuk menghindari terjadinya resiko dan meminimalisasi biaya dalam konversi sistem, maka perlu dipertimbangkan penerapan konversi pilot (pilot conversion)
Alamat Blog: Implementasi sistem konversi.www.mastomizagreenada.blogspot.com
Komentar: Penerapan konversi paralel memiliki keuntungan yakni memberikan resiko terendah saat konversis sistem lama ke sistem baru. Namun, cara tersebut merupakan cara yang memerlukan biaya tertinggi. Hal ini disebabkan pemakai harus menjalankan dua sistem secara bersamaan.
DAFTAR PUSTAKA Konversi Sistem. 2010. http://www.scribd.com [Pusdiklatwas BPKP] Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan.
29
