Bagaimana suatu perusahaan menggunakan sistem informasi untuk menunjang strategisnya Sistem informasi secara umum dapat diartikan sebagai kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis, integratif dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung fungsi operasi, pembuatan dan pengambilan keputusan serta melakukan pengawasan dan pengendalian atas kinerja perusahaan. Setiap organisasi membutuhkan informasi untuk membantu dalam mengelola tenaga kerja, material, energi, dan sumberdaya lain yang dimiliki.
Informasi dan sistem informasi juga merupakan sumberdaya
organisasi yang sangat berharga dan harus dikelola secara tepat untuk menunjang keberhasilan organisasi. Informasi akan memainkan peran penting, tergantung efektifitas penggunaan dan manajemen sumberdaya informasinya. Hal ini dikarenakan organisasi terus cenderung dihadapkan dengan perubahan-perubahan yang terus menerus terhadap ukuran, kompleksitas, dan cakupan dari operasinya. Sebagai contoh : suatu badan usaha senantiasa berkompetisi dengan kompetitornya dalam upaya memberikan produk dan pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggannya yang sangat bervariasi di berbagai lokasi yang berbeda. Badan usaha ini akan dapat menggunakan sistem informasi untuk menunjang efisiensi operasi usahanya dan efektifitas pengelolaan usahanya. Informasi ini harus akurat, tepat waktu dan disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akhirnya. Ia juga seharusnya dapat membantu organisasi dalam memperoleh keuntungan strategik dibandingkan para kompetitornya. Atas dasar itu, sistem informasi berperan penting dalam menunjang kesuksesan suatu organisasi saat ini. Walaupun demikian, sistem informasi yang tidak secara tepat menunjang kebutuhan dari tujuan strategi organisasi, budaya korporasi, atau pegawai-pegawai organisasi dapat secara serius merusak keberadaan
dan kesuksesan organisasi tersebut. Oleh karenanya pengelolaan sistem informasi yang tepat adalah tantangan utama organisasi. Bagi para pengguna akhir termasuk di dalamnya setiap level manajerial, sistem informasi merepresentasikan hal-hal berikut (Suroso, 1998) : 1. Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biaya yang diperlukan
untuk
melaksanakan
bisnis,
sehingga
menempatkannya sebagai tantangan utama dalam pengelolaan sumberdaya. 2. Faktor penting yang mempengaruhi efisiensi operasional, produktifitas
tenaga
kerja
dan
modal,
serta
pelayanan
kebutuhan dan pemuasan pelanggan. 3. Sumber utama informasi dan sarana penunjang utama dalam melahirkan keputusan yang efektif. 4. Salah satu komponen penting dalam proses pengembangan produk dan layanan yang kompetitif yang dapat memberikan keuntungan strategis bagi organisasi di pasaran. 5. Sesuatu yang penting, dinamik dan tantangan kesempatan pengembangan karir bagi banyak orang.
Lebih lanjut, Sistem informasi dapat berperan dalam suatu organisasi setelah terlebih dahulu dikelompokkan menjadi 3 peran strategis yang dianggap penting dari sistem informasi dalam membantu perusahaan. Ke tiga peran kunci itu antara lain: •
Peningkatan efisiensi dalam kegiatan operasional
Investasi teknologi sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasional secara signifikan. Perusahaan dapat secara dramatis mengurangi posting biaya yang biasa dikeluarkan untuk melakukan kegiatan operasional, sekaligus meningkatkan kualitas dan penyampaian produk dan layanan jasanya. Dengan adanya efisiensi dalam kegiatan operasional perusahaan,
mengarahkan perusahaan untuk mengadopsi strategi Cost leadership. Walaupun demikian perushaan dapat pula kemudian mengadopsi strategi product differentiation dengan cara meningkatkan kualitas produk dan pelayanan jasa khususnya menekankan pada keunggulan perusahaan dalam keunikan produk dan layanan jasanya. Dalam ke dua kasus tersebut
perusahaan
akan
dapat lebih
mudah
dalam
mengatasi
ancaman-ancaman persaingan. Karena akan sangat sulit bagi para pesaing manapun untuk memasuki industri baik yang bergerak produk sejenis ataupun subtitusi untuk mengalahkan pesaing yang efisien. Dengan
efisiensi
dalam
kegiatan
operasional
perusahaan,
berimplikasi bahwa seolah-olah perusahaan telah membangun tembok penghalang bagi perusahaan lain untuk memasuki arena persaingan. Hal ini dapat dilakukan baik dengan cara meningkatkan jumlah investasi ataupun derajad kompleksitas dari teknologi yang digunakan dalam pengolahan produk. Tindakan-tindakan semacam ini akan mengurangi nyali para pesaing untuk memasuki arena persaingan dalam industri tersebut. Dengan investasi teknologi sistem informasi ini pula dapat digunakan sebagai sarana pelekat dalam membina hubungan dengan pelanggan dan pemasok bahan baku untuk senantiasa loyal dalam melakukan hubungan bisnis. Sekaligus hal ini dapat merupakan gembok yang kuat hingga sulit bagi para pesaing untuk merebut perhatian pelanggan dan pemasok untuk beralih hubungan. Secara singkat dapat dikatakan bahwa keunggulan teknologi sistem informasi dapat dijadikan basis kekuatan dalam membina dan melekatkan hubungan bisnis dengan para konsumen dan pemasok. •
Menggencarkan inovasi dalam bisnis
Investasi dalam teknologi sistem informasi ini dapat digunakan untuk menghasilkan jajaran produk, pelayanan dan proses-proses baru. Misalnya produk ATM dalam perbankan. Penekanan utama dalam sistem informasi yang bersifat strategis adalah untuk menciptakan adanya suatu hambatan dalam biaya untuk
berpindah ke dalam kontek hubungan bisnis antara perusahaan dengan konsumen dan pemasok bahan baku. Yaitu suatu investasi dalam teknologi sistem informasi yang dapat membuat konsumen dan pemasok bahan baku menjadi sangat bergantung dan diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi yang inovatif tersebut. Sebagai akibatnya para konsumen dan pemasok ini menjadi enggan untuk menyisihkan biaya, waktu dan upaya untuk berpindah pada perusahaan pesaing yang hanya berakibat pada berkurangnya rasa kepuasan. •
Membangun Sumberdaya Informasi Strategis
Bagaimana membangun
sumberdaya informasi yang dapat
meliputi hardware, software, jaringan kerja, pemenuhan para profesional dalam sistem informasi dalam upaya untuk menghasilkan suatu produk dan layanan baru. Suatu basis informasi yang strategis dapat dibangun untuk menunjang strategi persaingan dari perusahaan. Informasi dalam bentuk corporate database biasanya senantiasa merupakan aset yang bernilai tinggi dalam mempromosikan efektifitas dan efisiensi dalam perusahaan. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, informasi tentang pelanggan, para pesaing dan data ekonomi dan demografi lainnya, justru saat ini sering dipandang sebagai informasi yang bersifat strategis. Kesemuanya itu dapat digunakan dalam menyusun strategi perencanaan, pemasaran dan lain-lainnya. •
Value Chain
Konsep yang dibangun oleh Michael Porter ini menggambarkan perusahaan sebagai suatu mata rantai dari kegiatan-kegiatan dasar yang memberikan nilai tambah pada produk-produk dan layanan-layanan jasa. Konsekuensinya hal ini juga akan menambah margin of values dari perusahaan. Dalam konsep ini aktifitas perusahaan dikelompokkan kedalam kategori primary activities dan support activities. Dengan menggunakan kerangka ini dapat digarisbawahi pada tahapan kegiatan yang mana suatu strategi persaingan tertentu tepat digunakan. Dalam hali
managerial end-users dituntut untuk mencoba membangun suatu sistem informasi strategis untuk keperluan kegiatan-kegiatan perusahaan yang dianggap mempunyai nilai tambah yang paling besar bagi produk-produk dan layanan-layanan jasa perusahaan. Konsep value chain ini dapat membantu para manajer dalam memutuskan dimana dan bagaimana menerapkan kemampuan strategis dari suatu teknologi sistem informasi. Sistem informasi yang dapat menigkatkan efisiensi kegiatan operasional perusahaan,
meng-gencarkan/mempromosikan
inovasi,
membangun
sumberdaya informasi yang strategis dapat diterapkan pada aktifitas bisnis tertentu dalam perusahaan jika ia dapat digunakan untuk memperoleh keuntungan strategis di pasar.
Artikel terkait juga terdapat di blog : http://nda-aping.blogspot.com/2009/12/kegunaan-atau-fungsi-sim-pada.html http://ppy-gummers.blogspot.com/2010/11/peranan-sistem-informasi manajemen.html
