Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! TANFOLYAMI JEGYZET

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható!

TA N F O LYA M I J E G Y Z E T 5. modul: Táblázatkezelés


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! Tartalom 1. Az EXCEL XP képernyője, megjelenését befolyásoló beállítások .................................................................... 4 1.1 Munkalap és koordinátái, munkafüzet ......................................................................................................... 4 1.2 Munkalap regiszterfülek.............................................................................................................................. 4 1.3 Szerkesztőléc................................................................................................................................................ 5 2. Adatbevitellel kapcsolatos ismeretek .................................................................................................................. 5 2.1 Adatbevitel, adatbevitel lezárása, elvetése ................................................................................................... 5 2.1.1 „Kész” mód .......................................................................................................................................... 5 2.1.2 „Beírás” mód, adatbevitel lezárása, elvetése ........................................................................................ 5 2.1.3 „Szerkesztés” mód és lezárása.............................................................................................................. 5 2.2 Cellamutató mozgatása................................................................................................................................. 5 2.3 Adattípusok, alapértelmezett igazításuk, hosszú adtok viselkedése ............................................................. 6 2.3.1 Adatok beviteli szabályai...................................................................................................................... 6 2.3.2 Hibafelismerés igazítás alapján ............................................................................................................ 7 2.3.3 Cellánál hosszabb adatok viselkedése .................................................................................................. 7 3. Kijelölések .......................................................................................................................................................... 7 4. Automatikus kitöltés ........................................................................................................................................... 7 4.1.1 Egy elemükkel megadható listák ......................................................................................................... 8 4.1.2 Két elemükkel megadható listák........................................................................................................... 8 5. Képletek, képletek bevitele, cellacímzés típusok ................................................................................................ 8 5.1 Cellahivatkozások megadása egérrel............................................................................................................ 9 5.2 Relatív cím, autokitöltés képlettel ................................................................................................................ 9 5.3 Az abszolút és a vegyes cím...................................................................................................................... 10 6. Másolás és mozgatás ......................................................................................................................................... 10 7. Sorok, oszlopok mérete és elrejtése .................................................................................................................. 11 7.1 Sormagasság, oszlopszélesség beállítása.................................................................................................... 11 7.2 Oszlopok és sorok elrejtése, felfedése........................................................................................................ 11 8. Beszúrás ............................................................................................................................................................ 12 9. Cellák, sorok, oszlopok, illetve azok tartalmának törlése ................................................................................. 12 10. Cellaformátum ................................................................................................................................................ 12 10.1 Igazítás ..................................................................................................................................................... 13 10.1.1 Igazítás ikonokkal............................................................................................................................. 13 10.1.2 Igazítás menüből............................................................................................................................... 13 10.2 Betűtípus .................................................................................................................................................. 13 10.3 Szegély ..................................................................................................................................................... 13 10.3.1 Szegélyek ikonnal............................................................................................................................. 13 10.3.2 Szegélyek menüből........................................................................................................................... 14 10.4 Mintázat.................................................................................................................................................... 14 10.4.1 Mintázat ikonnal............................................................................................................................... 14 10.4.2 Mintázat menüből ............................................................................................................................. 14 10.5 Számformátum ......................................................................................................................................... 14 10.5.1 Számformátum ikonnal..................................................................................................................... 14 10.5.2 Számformátum menüből................................................................................................................... 15 11. Függvények használata ................................................................................................................................... 15 11.1 Függvények megadása ............................................................................................................................. 15 11.1.1 Függvényvarázsló............................................................................................................................. 15 11.1.2 Függvény begépelése........................................................................................................................ 16 11.1.3 Képletbe, illetve másik függvénybeágyazott függvények ................................................................ 16 11.2 A leggyakrabban használt függvények..................................................................................................... 17 11.2.1 Automatikus összegzés és statisztikai számítások............................................................................ 17 11.2.2 Logikai függvények.......................................................................................................................... 17 11.2.3 Adatbázis függvények ...................................................................................................................... 18 12. Diagramok....................................................................................................................................................... 20 12.1 Diagramok rajzolása................................................................................................................................. 20 12.1.1 Diagram Varázsló 1. lépés a 4-ből.................................................................................................... 20 12.1.2 Diagram Varázsló 2. lépés a 4-ből.................................................................................................... 21 12.1.3 Diagram Varázsló 3. lépés a 4-ből.................................................................................................... 22 12.1.4 Diagram Varázsló 4. lépés a 4-ből.................................................................................................... 24 Diagramok utólagos formázása ........................................................................................................................ 24 Objektumként beszúrt diagram utólagos formázása .................................................................................... 24


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! Diagramlapra beszúrt diagram utólagos formázása..................................................................................... 25 A „Diagram” eszközsor használata ............................................................................................................. 25 13. Munka nagyméretű táblázatokkal ................................................................................................................... 25 14. Munka több munkalappal................................................................................................................................ 26 14.1 Munkalap átnevezése és lapfülek színezése ............................................................................................. 27 14.2 Munkalap törlése ...................................................................................................................................... 27 14.3 Munkalap beszúrása ................................................................................................................................. 27 14.4 Munkalap mozgatása................................................................................................................................ 28 14.5 Munkalap másolása .................................................................................................................................. 28 14.6 Munkalapok csoportba foglalása.............................................................................................................. 28 14.7 Csoportbontás........................................................................................................................................... 29 14.8 Képletek bevitele több munkalap használata esetén................................................................................. 29 15. Nyomtatás előkészítése, nyomtatás................................................................................................................. 29 15.1 Oldalakra tördelés, oldaltörés eltávolítása................................................................................................ 29 15.2 Oldaltörés módosítása .............................................................................................................................. 30 15.3 Oldalanként ismétlődő magyarázó adatok megadása ............................................................................... 30 15.4 Több oldalas tábla nyomtatási sorrendje .................................................................................................. 31 15.5 Elhelyezkedés a lapon .............................................................................................................................. 31 15.6 Élőfej és Élőláb ........................................................................................................................................ 31 15.7 Méret, méretarány, elrendezés.................................................................................................................. 32 15.8 Rácsvonalak ............................................................................................................................................. 32 15.9 Nyomtatási terület megadása, megszüntetése .......................................................................................... 33 Adatok sorba rendezése.................................................................................................................................... 33 Egy kulcsos rendezés................................................................................................................................... 33 Összetett kulcs szerinti rendezés ................................................................................................................. 33 15.10 Adatok kezelése szűréssel ...................................................................................................................... 34 15.10.1 Az AutoSzűrő ................................................................................................................................. 35 15.10.2 Irányított szűrő................................................................................................................................ 36


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 1. Az EXCEL XP képernyője, megjelenését befolyásoló beállítások A program elindítása után az ábra szerinti képet kapjuk.A már ismert képernyőelemeken kívül (menüsor, eszközsorok, görgető sávok, státusz-, vagy állapotsor, munkaablak) a Word programhoz képest a következő újdonságokat találjuk: ¾ szerkesztőléc; ¾ munkalap regiszterfülek; ¾ a munkalap a koordinátáival.

Eszközsorok

Program ablak gombjai

Szerkesztőléc

Dokumentum ablak gombjai

Munkalap a koordinátáival Munkalap regiszterfülek

Görgetősávok Állapotsor

Munkaablak

1. Ábra: Az Excel XP ablaka

1.1 Munkalap és koordinátái, munkafüzet Az Excel alapdokumentuma a munkafüzet, amely normál esetben 3 lapból, úgynevezett munkalapból áll. Az egészet úgy is felfoghatjuk, mint egy 3 lapos „kockás” füzetet. Természetesen lehet belőle „lapot kitépni”, „pótlapot berakni”, illetve „indigót rakni a lapok közé”, hogy amit beleírunk ne csak egy lapon jelenjen meg.

2. Ábra: A munkalap koordináták Minden munkalap 256 oszlopból és 65 536 sorból áll. Az egyes kis téglalapokat (melyeknek cella a neve) a koordinátáikkal lehet azonosítani. Vízszintesen betűk, függőlegesen számok szol+1 regiszter Utolsó regiszter gálnak erre a célra. A probléma csak az, hogy az ábécében nincs 256 betű. A megoldás a következő: A, B, C, …, Z, azután AA, AB, AC, …, AZ, majd BA, BB, BC, …, BZ, és így tovább, végül IA, IB, IC, …, IV.

1.2 Munkalap regiszterfülek A munkafüzetben való lapozáshoz a lapok alján lévő regiszterfüleket használhatjuk. Mindegyiken leolvasható, melyik laphoz tartozik. Ha olyan munkalaphoz akarunk lapozni, melynek nem látszik a regisztere, akkor majd a nyilakkal ellátott gombokat kell használnunk.

-1 regiszter Első regiszter

3. Ábra: A „Munkalap regiszterfülek”


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 1.3 Szerkesztőléc A szerkesztőléc is új eszköznek számít. A bal oldalán az aktuális cella címe (koordinátája), a jobb oldalán pedig annak valódi tartalma jelenik meg. Ezért, ha egy cellában egy számítási utasításnak csak a kiszámított eredménye látható, a szerkesztőlécen ez esetben is megnézhető a cella igazi tartalma. Ehhez persze a kérdéses cellát ki kell jelölni aktuálisnak (igazság szerint ez így csak alapértelmezett esetben igaz). A képen a szerkesztőléc középső részén látható jelek csak adatbevitel közben jelennek meg. Szerepükről rögtön szó lesz.

Aktuális cella koordinátája

Aktuális cella

Aktuális cella tartalma

Csak adatbevitelkor látható jelek

4. Ábra: A „Szerkesztőléc”

2. Adatbevitellel kapcsolatos ismeretek 2.1 Adatbevitel, adatbevitel lezárása, elvetése Ha elkezdünk valamilyen adatot gépelni, akkor az mindig az aktuális cellában (és a szerkesztőlécen) jelenik meg. Az aktuális cellát arról ismerjük fel, hogy vastag vonal határolja, és a koordinátáinak a színe is más. Adatbevitelkor a státuszsor bal szélén „Beírás” felirat látható, ami az Excel három üzemmódja közül az egyik. A három üzemmód felsorolásszerűen: ¾ Kész, ¾ Beírás, ¾ Szerkesztés.

Aktuális cella

5. Ábra: A cellamutató

2.1.1 „Kész” mód Ez az üzemmód az alapeset. Ha a másik módokba valahogy nem lépünk be, akkor mindig „Kész” módban vagyunk. Ugyanígy, ha azokat befejezzük, akkor is a „Kész” módba kerülünk.

2.1.2 „Beírás” mód, adatbevitel lezárása, elvetése „Beírás” módba akkor kerülünk, ha elkezdünk gépelni. Ebben az üzemmódban eleinte arra kell nagyon vigyáznunk, hogy a nyíl billentyűkkel nem lehet az elhibázott szövegrészhez vinni a kurzort. „Beírás” módban tehát nincs más javítási lehetőségünk, mint a Backspace billentyűvel való visszatörlés, és újra begépelés. Az adatbevitel lezárására (aminek hatására újra „Kész” üzemmódba kerülünk) a következő lehetőségeink vannak: ¾ Enter lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával lejjebb ugrik; ¾ Tabulátor lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával jobbra ugrik; ¾ a jelre kattintás lezárja a bevitelt, de a cellamutató a cellán marad.

6. Ábra: A státuszsor

A fentiek közül mindig annak a figyelembevételével válasszunk, hogy hol szeretnénk folytatni az adatbevitelt! Adatbevitel elvetéséhez vagy az Escape billentyűt kell megnyomni, vagy a szerkesztőlécen a jelre kell kattintani.

2.1.3 „Szerkesztés” mód és lezárása „Szerkesztés” módba a következő módszerekkel juthatunk: a hiba helyén duplát kattintunk a javítandó cellába, ¾ a javítandó cellát jelöljük ki aktuálisnak, és a szerkesztőlécen kattintunk a hibához. A „Szerkesztés” mód lezárására, illetve a bevitel elvetésére a lehetőségek ugyanazok, mint a „Beírás” módban. Véleményem szerint sokszor egyszerűbb egy cella adatát újra bevinni, mint kijavítani „Szerkesztés” módban. ¾

2.2 Cellamutató mozgatása ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

A cellamutató mozgatására a nyíl, az Enter és a tabulátor billentyűkön kívül a következő fontosabb módok vannak: Home az aktuális soron belül mindig az „A” oszlopba ugrik; End azután egy nyíl az utolsó nem üres cellába ugrik (nem egyszerre, hanem egymás után kell megnyomni); Ctrl - Home az A1 cellacímre ugrik; Ctrl - End a legalsó adatot tartalmazó sor és a legutolsó adatot tartalmazó oszlop metszéspontjába ugrik; Page Up és Page Down a képernyőn elférő sorok számának megfelelő számút ugrik fel-, illetve lefelé.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 2.3 Adattípusok, alapértelmezett igazításuk, hosszú adtok viselkedése Az adatokat tulajdonságaik alapján az Excel több adattípusba sorolja. Az egyes típusok bevitelének formai szabályait a Windows „Területi és nyelvi beállítások” opciójában lehet módosítani, amit a „Vezérlőpultban” fogunk megtalálni. Ugyancsak itt állíthatunk a nemzeti valuta jelölésén is. Ezek előrebocsátása után lássunk néhány fontos beviteli szabályt.

2.3.1 Adatok beviteli szabályai Szám Csak, számjegyet tizedesjelet és előjelet tartalmazhat (a pozitív előjelet felesleges megadnunk). Ha a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-nál nem adunk meg mást, tizedeseket tartalmazó értékek megadásánál vesszőt kell alkalmaznunk. Az adatbevitel lezárása után az oszlopszélességet is automatikusan beállítja a program, feltéve, hogy azt mi még nem állított át. Ezek után lássunk még néhány speciálisabb problémát: ¾ Számok tagolása A kiolvasás megkönnyítése nagy számok esetében ezres tagolással szokás, amit bevitelkor szóközzel lehet megadni. Elég egy helyen tagolni, de a szóköz után 3, 6, 9, stb. újabb számjegynek kell következni. Könyvelésben járatosak arra vigyázzanak, hogy az ezres tagolás nem ponttal történik! ¾ Pénzösszegek Ha pénzösszegeket akarunk megadni, akkor a számjegyet követően már bevitelkor egy szóköz mögé megadhatjuk a beállított nemzeti valutát, alapesetben a „Ft” szimbólumot. ¾ Nagyon nagy számok Ha nagyon nagy számot gépelünk be, akkor az Excel azt átváltja úgynevezett normál alakba. Például „2,55E+11” értelmezése „2,55*1011” (a tizedesjelet 11 pozícióval kell jobbra tolni). Néhány példa nem jó és rossz számokra: ¾ Rossz „12 00”, „12.000”, 12.000.520”, „12 2532” ¾ Jó „12 000”, „253 125436”, „2554255”, „1 254 365”, „25,325”, „-2512”, „25 Ft”, „126 365 Ft” A hibák elkerülése végett inkább az utólagos tagolás és pénznemre történő formázás javasolt. Dátum és idő Dátumot a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-nak megfelelően kell begépelni. Ez az alapbeállítások mellett „év.hó.nap”. Az Excel az így megadott adatot a bevitel lezárása után automatikusan átalakítja éééé.hh.nn formára, vagyis az évet 4 jeggyel, a hónapot és a napot 2-2 jeggyel mutatja. Ha rakunk a nap után pontot, azt az Excel elfogadja ugyan, de levágja. Ez az összesen 10 jel viszont már nem fér be a normál szélességű cellába, ezért egy dátum bevitele után a program az oszlopot automatikusan szélesebbre állítja, feltéve, hogy az adott oszlop szélességét még nem állítottuk át. A dátumok tárolására a program a következő trükkös módszert használja: minden dátumot átalakít számmá úgy, hogy időszámításának kezdete 1900. január 1. E logika szerint: Dátum

1900.01.01.

1900.01.02.

1900.01.03.

…

2003.08.09.

2003.08.10.

…

Szám

1

2

3

4

37 842

37 843

…

1. Táblázat: Dátumok, és nekik megfelelő számok Ebből következően, ha két dátumot kivonunk egymásból, akkor tulajdonképpen a mögöttük lévő számok különbségét képezzük, ami a közöttük eltelt napok számát kapjuk meg. Ez gyakran bizony nagyon jól jön, gondoljunk csak mondjuk törtévi kamatok számítására. Mivel gyakran kell majd olyan feladatokat végeznünk, ahol a mindenkori aktuális dátummal is számolni kell, nézzük még meg azt, hogy ezt miként lehet megoldani. Egész egyszerűen csak be kell gépelni a mai nap függvényt: „=ma()”, melynek helyén a mindenkori aktuális dátum jelenik majd meg (függvényekről később még sok szó lesz). Időt óó:pp alakban kell megadni, vagyis az órát és a percet egyaránt két jeggyel, a határoló karakter pedig a kettőspont. Mivel időpontokkal csak nagyon ritkán kell dolgozni, ezt részletesebben nem tárgyaljuk. Kifejezés E típusról hamarosan részletesen fogunk beszélni, így most csak annyit róla, hogy akkor alkalmazzuk, ha valamit ki akarunk a programmal számoltatni. Normál esetben a cellában általában az eredményt fogjuk látni, mégpedig jobbra zárva. Logikai adat Általában nem mint adatot visszük be, hanem egy eldöntendő kérdés, úgynevezett logikai kifejezés eredményeként fogjuk majd megkapni. Így az eredménye sem egy szám, hanem az alábbi két érték valamelyike: ¾ „IGAZ” vagy „HAMIS”. Szöveg Ami nem tartozik a fenti adattípusok egyikébe sem, azt az Excel szövegként kezeli. Szöveges adatokat többnyire kísérő, magyarázó, kiegészítő feliratként szokás alkalmazni. Igazság szerint szöveges adatokkal is lehet néhány műveletet végezni, de mivel csak viszonylag ritkán kell azokat alkalmazni, nem tárgyaljuk őket (összefűzés a „&” műveleti jellel valósítható meg, egyéb műveletek a szöveg függvényekkel lehetségesek).


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 2.3.2 Hibafelismerés igazítás alapján A cellákba kerülő adatokat az Excel tartalmuk alapján a már ismertetett csoportokba sorolja. Az egyes típusok alapértelmezett igazítása: ¾ szám jobbra zárt; ¾ dátum jobbra zárt; ¾ idő jobbra zárt; 7. Ábra: Különféle adattípusok ¾ kifejezés jobbra zárt; ¾ logikai középre zárt; ¾ szöveg balra zárt. A „szöveg” adattípust alapesetben tehát balra, a logikait középre, minden más adattípust viszont jobbra igazít a program. Ha adatbevitel lezárása után Ez nem dátum, mert balra zárt. egy számot, dátumot, időt, kifejezést, vagy logikai értéket az Excel balra zár, akkor azt szövegnek értelmezte, amivel viszont nem tud számolni. Ha 8. Ábra: Az igazításról mégis megpróbáljuk, hibaüzenetet kapunk. A rossz adatbevitel így kis rufelismerhető a rossz adat tinnal az adat igazításáról is felismerhető.

2.3.3 Cellánál hosszabb adatok viselkedése ¾

¾

Adott oszlopnál szélesebb adat típusától függően viselkedik: Szöveg típusnál a hosszú adat „átlóg” a tőle jobbra lévő üres cellába. Ha viszont az nem üres, akkor az átlógó rész látszólag eltűnik, valójában azonban csak takarásba kerül. Sajnos ezt semmi nem jelzi. Nem szöveg adattípusoknál az adat helyett „####” jeleket látunk a cellában, ha az hosszabb a cellánál. Ez csak arra figyelmeztet bennünket, hogy az adat nem fért a cellába, ezért a cella oszlopát szélesebbre kell állítani.

9. Ábra: Nem szöveg típusú hosszú adat viselkedése, ha nem fér el a cellában

3. Kijelölések A kijelölés módszerei megegyeznek a Word táblázatainál megtanultakkal. A Ctrl billentyűvel lehetséges többszörös kijelölésre azonban itt sokkal többször lesz szükségünk. Ha van kijelölt területünk, akkor mindig azon belül marad a világos színű aktuális cella, ha az adatbevitelt az Enter, vagy a Tabulátor gombokkal zárjuk le. De nézzük meg a kijelölési lehetőségeket: ¾ több cella elhúzás a cellákon; ¾ egy sor kattintás a sor koordinátára; ¾ több sor elhúzás a sor koordinátákon; ¾ egy oszlop kattintás az oszlop koordinátára; ¾ több oszlop elhúzás az oszlop koordinátákon; ¾ az egész táblázat kattintás koordináták találkozásánál lévő felirat nélküli téglalapon. Fontos, hogy az egérkurzor alakja cellák kijelölésekor , sorok és oszlopok kijelölésekor pedig alakú legyen.

10. Ábra: Enter hatására kijelölésben így mozog az aktív cella Ez az aktuális cella

Az egész táblázat kijelöléséhez ide kell kattintani

11. Ábra: Egy egyszerre kijelölt sor, oszlop, és tartomány

4. Automatikus kitöltés Egy táblázatba nagyon gyakran kell olyan adatokat beírni magyarázó, kísérő információként, melyek között logikai kapcsolat ismerhető fel, mint például a hét napjai, a hónapok nevei, egymást követő évek, negyedévek, stb. Máskor matematikai vagy más logikai összefüggés van a sorozatok elemei között. Például: ¾ ötösével, tízesével, százasával növekvő számok (azaz a matematikából tanult, úgynevezett számtani sorozat); ¾ vagy minden hónap valahányadik napja, negyedévente egy adott dátum, évente egy adott nap, stb. Mindezekre a célokra kiválóan alkalmas az Excel automatikus kitöltő funkciója. Az ennek során alkalmazandó munkamódszer majd attól függ, hogy milyen sorozatot akarunk létrehozni.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 4.1.1 Egy elemükkel megadható listák Elég a lista egy elemét megadni, lezárni az adatbevitelt, majd. a cella automatikus kitöltőjét abba az irányba kell húzni amerre folytatni szeretnénk a listát. Az autokitöltő az a picike kis négyzet, mely a cella jobb alsó sarkában található. Azt, hogy pillanatnyilag hol tartunk, az egérkurzor mellett Ezt a négyzetet olvasható le. Ha a lista véges számú kell húzni elemből áll, akkor az utolsó elem után 13. Ábra: újra az első elem fog következni. A Az „autokitöltő” fontosabb lehetőségeket a következők: A sorozat neve a napok teljes, vagy rövidített nevükkel a hónapok teljes vagy rövidített nevükkel egyesével növekvő, számsorozatszerű szöveg negyedévek arab számmal egymást naponta követő dátumok sorozata

Ez a kis kereszt lesz az autokitöltő

12. Ábra: Az „autokitöltő” használata

Elemei, illetve példa rá hétfő, kedd, szerda, …, vagy h, k, sze, …, január, február, március, …, vagy jan, febr, márc, … 92. év termelése, 93. év termelése, 94. év termelése, … 1. negyedév, 2. negyedév, 3. negyedév, 4. negyedév 1999.10.11, 1999.10.12, 1999.10.13, …

2. Táblázat: Az egy elemükkel is megadható beépített listák Ha jobb gombbal végezzük a húzást, akkor további lehetőségeink is választhatóak a húzás végén megjelenő helyi menüből. Ezek legtöbbjét azonban akkor is elérhetjük, ha a kitöltés végén megjelenő intelligens címkére állunk, majd azt lenyitjuk. Jó ha ismerjük ezeket a lehetőségeket is, mert sok munkát spórolhatunk meg a használatukkal.

4.1.2 Két elemükkel megadható listák Ez esetben a sorozatnak két elemét kell megadni, majd lezárni az adatbevitelt. Ezután ki kell jelölni az induló adatokat tartalmazó cellákat, majd a kitöltés irányába húzni az autokitöltőt. Az így elérhető lehetőségeinket az alábbi táblázat mutatja: A sorozat neve egyszerű számtani sorozat (lineáris trend) a hét azonos napjai a hónapok azonos napjai az évek azonos napjai

14. Ábra: A jobb gombos húzás és az intelligens címke elemei

Elemei, illetve példa rá 5, 10, 15, 20, … vagy 17, 21, 25, 29, … 1999.01.05, 1999.01.12, 1999.01.19, … 1999.01.05, 1999.02.05, 1999.03.05, … 1999.01.05, 2000.01.05, 2001.01.05, …

3. Táblázat: Csak két elemükkel megadható listák Az egér jobb gombjával húzva, vagy az intelligens címkét lenyitva itt is további lehetőségekből választhatunk.

5. Képletek, képletek bevitele, cellacímzés típusok A képletek mindig egyenlőségjellel kell, hogy kezdődjenek. Ezen kívül a képlet a következő elemeket tartalmazhatja: konstans szám szöveg (csak ritkán)

műveleti jel összeadás + kivonás szorzás osztás

zárójel kezdő befejező

( )

cellahivatkozás cím pl. A1 tartomány pl. A1:A4

* /

függvény max() min() átlag() stb.

hatványozás ^ 4. Táblázat: Egy kifejezésben szerepeltethető adatok A fenti adatok közül csak az első hármat (konstans, műveleti jel, zárójel) kell majd gépeléssel bevinnünk, a többinek a bevitelére nagyon praktikus módszerek szolgálnak. A műveletek közötti hierarchia a matematikából tanultakkal megegyezik (csökkenő sorrendben: hatványozás, szorzás és osztás, összeadás és kivonás). Ha más műveleti sorrendre van szükségünk, akkor zárójeleket kell alkalmaznunk, de itt csak


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! egyféle zárójel létezik. A zárójelek kifejtése belülről kifelé történik. Nagyon fontos, hogy a zárójeleknek mindig párban kell lenniük! A cellahivatkozás (cellacím) azért kerül majd egy képletbe, mert azt szeretnénk, hogy az Excel a cella mindenkori aktuális tartalmával számolja ki a képlet értékét. Ez az a zseniális ötlet, ami a táblázatkezelő programokat képessé teszi bármilyen feladat megoldására. Ha egy olyan cellába más értéket gépelünk be, amelyre hivatkozunk egy képletben, akkor a képletet tartalmazó cella értéke is rögtön megváltozik. Nézzünk erre egy egyszerű példát. Ki szeretnénk számolni különböző nagyságú téglalapok kerületét és területét. A megoldás menete a következő: ¾ Gépeljünk be a magyarázó feliratokat A1-A4 cellákba, majd állítsuk be az A oszlop szélességét. ¾ Adjuk meg a képleteket a B3 és B4 cellákba. 15. Ábra: Egy nagyon Ha konkrét számokat viszünk be B1 és B2 cellába, a program abban a pillaegyszerű feladat natban automatikusan kiszámolja az oldalhosszakhoz tartozó kerületet és területet.

5.1 Cellahivatkozások megadása egérrel Az már szóba került, hogy ha egy képletet akarunk valamelyik cellába bevinni, először egy egyenlőségjelet kell begépelnünk (igazság szerint „+” és „-” jellel is elkezdhetjük a képletet, amivel felgyorsíthatjuk a bevitelt). Amint ezt megtettük, rögtön megváltozik a szerkesztőléc: ¾ a és a ikonok szerepéről már esett szó; ¾ a ikonnal és a mellette lévő listával függvényt szúrhatunk be. A képletekben szinte minden esetben egy, avagy több cellacím, gyakran cellatartomány is szerepel. Ezek bevitele lehetséges a billentyűzet segítségével is, de sokkal egyszerűbb, ha begépelés helyett rákattintunk arra a cellára, aminek a koordinátáit éppen be akarnánk gépelni. Ha cellatartományt szeretnénk a képletben megadni (erre függvények esetén lesz csak szükségünk), akkor a tartományt a már tanult módon jelöljük ki. Ilyenkor a kifejezésben megjelennek a kérdéses cella, vagy tartomány koordinátái, mellyel egy időben a cellát vagy tartományt egy szaggatott, futó vonal veszi körbe. Több tartomány kijelölése esetén azok más és más színnel jelennek meg. Ugyanakkor a hivatkozott cellákat ugyanolyan színnel ki is emeli a program. Így a képletek értelmezése sokkal könnyebb. Ha rossz cellára kattintottunk, egyszerűen csak kattintsunk rá a jóra (tartomány esetében természetesen jelöljük ki a helyeset). Csak azután gépeljük tovább a kifejezést, miután a kifejezésben megjelent a jó cím.

16. Ábra: A szerkesztőléc

B2 cellára kattintva annak koordinátája megjelenik a kifejezésben, s ugyanakkor egy futó szaggatott vonal veszi körül

17. Ábra: Cellahivatkozás bevitele egérrel

5.2 Relatív cím, autokitöltés képlettel Az Excel programban, ha egy kifejezésbe cellacímet viszünk be, azt alapesetben úgynevezett relatív címként kezeli. Ez annyit jelent, hogy a hivatkozott cellának a képletet tartalmazó cellához viszonyított helyzetét tartja nyilván az Excel. Például, ha előző feladatunk B3 cellában lévő kifejezését vizsgáljuk, a program valójában a következőket jegyezte meg: ¾ „kettővel szorozzuk be az oszlopomban, kettővel felettem lévő cella, és az oszlopomban, eggyel felettem lévő cella összegét”. A B1 jelentése most (mivel A B2 jelentése most (mivel Nézzünk egy másik példát, ahol ennek gyaa B3-ban szerepel): a B3-ban szerepel): korlati előnyét kihasználhatjuk. Egy cégnek, ahol Kettővel felettem lévő adat Eggyel felettem lévő adat a termelés két műszakban folyik, szeretnénk a heti termelési adatait kiszámolni. Ehhez csak ez 18. Ábra: A relatív cím értelmezése egyes műszakok napi termelési volumenét kell összeadnunk. A feladat megoldása során az A oszlopba a napok neve, a B oszlopba majd az első műszak, a C oszlopba pedig a második műszak termelési értékei kerülnek. Az összes termelést a D oszlopban számoltatjuk ki a programmal. Ez minden esetben azt jelenti, hogy az összes termelés úgy jön ki, hogy az adott sorban tőle balra kettővel lévő cella tartalmához hozzáadjuk a tőle eggyel balra lévő cella tartalmát. A feladat megoldásához a konstansok (a magyarázó feliratok, és a termelési adatok) megadása után elegendő bevinnünk (persze „mutogatással”) D2 cellába a megfelelő képletet, majd az adatbevitelt lezárni. Ehhez most célszerű a jelre kattintani a szerkesztőlécen, mert ez esetben az aktuális cella D2 marad. Az autokitöltőjét csak le kell húzni D6-ig az egeret. Még gyorsabban eredményre jutunk, ha duplát kattintunk az autokitöltőre, mert akkor a tőle balra lévő oszlop legalsó


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! adatáig történik a kitöltés. A cellék tartalmát megvizsgálva azt fogjuk látni, hogy minden cellába a helyes képlet került (az ábrán minden cellában a beírt képlet látható). De honnét tudta az Excel minek kell oda kerülni? A kérdésre a relatív cím adja a megoldást. Mint már megbeszéltük, az Excel valójában nem a cella koordinátáját, hanem annak viszonylagos helyzetét jegyzi meg az úgynevezett relatív címekben, így azokat másolva, vagy ilyen címet tartalmazó cellánál autokitöltőt használva az új helyen aktualizálódik a kifejezés.

19. Ábra: Relatív címek a képletekben

5.3 Az abszolút és a vegyes cím Számításaink során gyakran szükségünk van arra, hogy olyan paraméterekkel is számoljunk, amelyek egy adott pillanatban állandóak ugyan, de bármikor megváltozhatnak. Ilyen jellegű adatok például a kamatok, a haszonkulcsok, a valuta árfolyamok, stb. Ezeket az adatokat csak egy cellában, mint paramétert szokás megadni. A képletekben azután csak hivatkozunk majd rájuk, mégpedig mindig ugyanarra a cellára (amelyben a kérdéses paraméter található). Ennek a célja az, hogy valahányszor megváltozik majd egy ilyen adat, nekünk elég legyen csak egy helyen ezt a változást bevinni a táblázatba.

A képlet B3-B9. Mivel B9 üres, ez rossz.

Így persze az eredmény is rossz.

20. Ábra: Felül a rosszul, relatív címzéssel készített táblázat képletei, alul a kiszámolt rossz eredmény Igen ám, de a fix adatot tartalmazó cellának a képlethez viszonyított helyzete cellánként más és más. Ha ekkor is relatív címet használnánk egy kifejezésben, a képletet máshová átmásolva a hivatkozás az új helyén rossz cellára mutat. Szerencsére ez esetben is létezik megoldás. A programban valamilyen módon hivatkozni kell arra, hogy egy ilyen fix jellegű adat van a képletben, és azt mindig ugyanonnét kell, hogy vegye az Excel. Azaz függetlenül attól, hogy hová másoljuk (az autokitöltővel hová húzzuk), a kérdéses hivatkozás mindig ugyanoda mutasson. Ezt, hogy egy cellacímben valamelyik koordináta fix, egy 21. Ábra: A feladat jó megoldása fix címekkel „$” karakter jelzi, amit a fix koordináta elé kell rakni. Ha mindkettő koordináta állandó, akkor mindkettő koordináta elé. No de olyan könnyen lehetet kifejezéseinkbe az egérrel cellahivatkozásokat bevinni. Most majd újra gépelni kell őket? Nem, erre a problémára is találtak egyszerűbb megoldást. Ha egy cellahivatkozás nem relatívként adandó meg, akkor miután már a cellacím bekerült a képletbe az F4 funkció billentyűt kell megnyomni. Ennek hatására a cellacím mindkét koordinátája előtt megjelenik a dollár jel. Ha ez nem jó, mert csak az egyik koordináta fix, akkor addig kell az F4-et nyomkodni, míg a kívánt cellacímet nem kapjuk. Az ilyen jellegű cellahivatkozást egyébként vegyes címnek hívják. A következő kis táblázatban jól látható hogyan változik F4 hatására a cellacím relatívból abszolútra, majd az egyik, aztán a másik vegyes címre. Tovább nyomkodva az F4-et, ezek a lehetőségek ismétlődnek újra. Fontos, hogy értsük a relatív és a fix cím lényegét, mert csak úgy tudunk hatékonyan dolgozni az Excelben! B8

$B$8

B$8

$B8

B8

$B$8

…

5. Táblázat: Cellacím típusváltás az F4 funkcióbillentyűvel

6. Másolás és mozgatás 1. 2. 3. 4.

Mindent pontosan ugyanúgy kell végezni, mint ahogy azt korábban tanultuk: jelöljük ki a mozgatandó, vagy másolandó adatok területét; a Ctrl - C, illetve a Ctrl - X billentyűkombinációval másoljuk, vagy vágjuk ki a vágólapra őket; a cellamutatót vigyük az adatok (csak a beillesztés bal felső sarkába kell vinni a cellamutatót, kijelölni nem szabad, pontosabban felesleges); a vágólap tartalmának beillesztése a szokásosan Ctrl - V billentyűkombinációval, vagy speciális beillesztése a ikon lenyitása után a megfelelő elem kiválasztásával lehetséges.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

A speciális beillesztési lehetőségek a következők: képletek megfelel a Ctrl - V billentyűkombinációnak; értékek képlet esetén annak kiszámolt értékét illeszti be a program; nincs szegély mint a képletek, de a formátumok közül a szegélyek nem kerülnek beillesztésre; transzponálás a sorok és az oszlopok felcserélődnek; csatolva beillesztés csatoláskor nem az adat, hanem csak az adatra történő hivatkozás kerül beillesztésre; irányított beillesztés egy párbeszédablakot kapunk, ahol sok további lehetőségünk is adódik.

Bárhogy járunk is el, megjelenik a „Beillesztés beállításai” intelligens címke ( ). Amennyiben az egérkurzort a címke felé visszük, az átalakul egy legördülő listává, amelyből a beillesztés mikéntjére vonatkozó további lehetőségek közül választhatunk. Ennek a listának az elemei ugyan attól függően alakulnak, hogy mit illesztettünk be, de minden könnyen értelmezhető. Érdemes belenézni, mert sok hasznos dolgot találunk benne! Különösen a kitöltés formátum nélkül nagyon fontos, mint azt majd munkánk során látni fogjuk. Az egész művelet befejezéseként még a forrásterület kijelöltségét (amit a futó szaggatott vonal jelez) meg kell szüntetni az Esc billentyű leütésével. Képletek másolása, mozgatása A képletek másolása illetve mozgatása során a címek a következő módon viselkednek: ¾ másoláskor a relatív cím mindkét koordinátája, valamint a vegyes cím relatív összetevője aktualizálódik, ¾ mozgatáskor a címzés típusától függetlenül mindig az eredeti képlet kerül az új helyre.

7. Sorok, oszlopok mérete és elrejtése Ezen a területen is sok, már ismerős lehetőséggel fogunk találkozni. A Word programhoz képest a legnagyobb különbség az, hogy egérrel történő húzással az oszlopszélességet és a sormagasságot csak koordinátáknál lehet állítani.

7.1 Sormagasság, oszlopszélesség beállítása A cellamagasságot itt sem kell állítani, mert az a Word programhoz hasonlóan automatikusan az adott sor legmagasabb adatához igazodik. Ha mégis szaItt kell húzással állítani bályozni akarjuk, akkor azt a legegyszerűbben a sor a sormagasságot koordináta alsó határvonalának elhúzásával tudjuk megtenni. A pillanatnyi magasságot mindig kiírja a 22. Ábra: Sormagasság állítása menüből és egérrel program, és a sor új magasságát egy szaggatott vonal is jelzi. Másik lehetőség a „Formátum” menüből a „Sor” menüpont kiválasztása után a „Magasság…” elindítása, ahol pontokban kell megadni a méretet. Több soros kijelöléskor természetesen minden érintett sor magassága állítódik. Ha a sormagasság egérrel történő álltásának helyére duplát kattintunk, akkor a sor magassága automatikusan a legmagasabb betűhöz igazodik újra (ha a legmagasabb betű nincs 10 pont, akkor 10 pontos betűhöz). Ennek persze csak akkor van jelentősége, ha a sormagasságot elállítjuk. Ezzel egyenértékű, ha menüből a „Normál magasság” pontot választjuk. Az oszlopszélesség egérrel történő beállításánál itt is igaz viszont az, hogy duplát kattintva az oszlopban lévő legszélesebb adat szélességét veszi fel az oszlop. Ha viszont csak egy, vagy néhány adott cellában lévő adathoz akarjuk Itt kell húzással állítani az igazítani az oszlopszélességet (és van abban az oszlopban nála hosszabb adat is), oszlopszélességet akkor jelöljük ki a kérdéses cellát, vagy cellákat, majd válasszuk ki a „Formátum” menü „Oszlop” pontjából a „Legszélesebb kijelölt” elemet. További lehe23. Ábra: tőség a „Formátum” menüből az „Oszlop” menüpont kiválasztása után a „SzéOszlopszélesség állítás egérrel lesség…” elindítása, majd a méret megadása.

7.2 Oszlopok és sorok elrejtése, felfedése Munkánk során lehetséges, hogy szükségünk lesz arra, hogy bizonyos adatok szerepeljenek ugyan egy sorban, vagy oszlopban, de a végeredményként kapott táblázaton már nem kell, hogy megjelenjenek. Az ilyen jellegű adatokat tartalmazó sorokat és oszlopokat egyszerűen csak el kell majd rejtenünk, melynek menete a következő: ¾ jelöljük ki az elrejtendő sort, vagy oszlopot; ¾ válasszuk ki a „Formátum” menüből a „Sor”, vagy „Oszlop” pontot, majd az „Elrejtés” opciót. Úgy is elrejthetünk sorokat és oszlopokat, hogy a szélességüket, illetve magasságukat nullára állítjuk. Ha véletlenül így járunk, vagy tényleg el akartunk rejteni sorokat illetve oszlopokat, de azok ismét láthatóak kellenek, hogy legyenek, a következőket kell csak tennünk: ¾ jelöljük ki az elrejtett sor felett és alatt lévő sorokat, oszlop esetén az előtte és mögötte lévő oszlopokat; ¾ indítsuk el a „Formátum” menüből a „Sor”, vagy „Oszlop” pontot, majd a „Felfedés” opciót.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 8. Beszúrás ¾ „Beszúrás” menü, „Cellák…” / „Sorok” / „Oszlopok” ½ Ha egy táblázatba utólag kell beszúrni cellát, sort, vagy oszlopot, akkor azt minden nehézség nélkül megtehetjük. Ahogy már megszoktuk, a beszúrás most is a kijelölt elem elé történik, ezért előbb ki kell jelölnünk a cellát, sort, vagy oszlopot, majd a „Beszúrás” menüből a megfelelő almenüpontot elindítani. Ha cellát szúrunk be, akkor a programnak helyet kell készíteni a cellának. Mivel ezt kétféleképpen teheti meg, a módszerre rákérdez. Mint látható, rádió gombok segítségével kell a megfelelőt kiválasztanunk. Az is látszik, hogy így is lehet sort, illetve oszlopot beszúrni. A legfontosabb azonban az, hogy ha a beszúrás miatt egy kifejezés más címre kerül, akkor az ilyen képletekben aktualizálódik az összes cellacím. A legfontosabb azonban az, hogy beszúrással a képleteink nem fognak elromlani (olyan persze előfordulhat, hogy az új cellát is bele kell írni egy képletbe, de hibaüzenetet sosem fogunk kapni)!

24. Ábra: Beszúrás ellenőrző kérdése

9. Cellák, sorok, oszlopok, illetve azok tartalmának törlése ¾ „Szerkesztés” menü, „Törlés…” illetve „Tartalom törlése8” ½

Adatok törléséhez „Kész” módban csak a Delete gombot kell megnyomni. Ha nincs kijelölve semmi, akkor az aktuális cella, ha vannak kijelölt cellák, minden kijelölt cella tartalma törlődik. Tehát hasonlóan a Word táblázataihoz, a Delete billentyűvel nem maga a cella, hanem annak csak a tartalma törlődik. Sőt, az sem teljesen! Ha ugyanis a cellát már megformáztuk, a formátuma nem törlődik. Ez annyit jelent, hogy ha egy másik adatot viszünk be a törölt tartalmú cellába, akkor az adat ugyanolyan módon fog megjelenni, mint a korábban onnét kitörölt adat. Ha például félkövér adatot töröltünk, az új adat is félkövér lesz. Hasonló okokból azonban ugyanez néha első látásra nehezen érthető furcsaságokhoz is vezet. Ha ugyanis egy cellába beírunk egy dátumot, majd azt a Delete gombbal kitöröljük, aztán ugyan oda beírunk egy számot, akkor a cellában számnak megfelelő dátum jelenik meg (2 esetén például „1990.01.02”). Ennek az oka az, hogy – mint már szó volt róla – a dátumok valójában számként tárolódnak, de mert dátum formátum van hozzájuk rendelve, dátumként jelennek meg. A Delete billentyű pedig a formátumot nem törli, következésképpen a bevitt új számadat is dátum formátumban jelenik meg. Ha a formátumot szeretnénk törölni, akkor a „Szerkesztés” menüből a „Tartalom törlése” pontot kell választanunk. Ugyanitt választhatunk még további három lehetőséget is: ¾ Képletet Ez felel meg a Delete billentyűnek. ¾ Megjegyzéseket Minden cellához hozzáfűzhetünk egy, csak a képernyőn látható kommentárt a „Beszúrás” menü „Megjegyzés” pontjával.. Ezt csak egy kis piros pont jelzi a cella jobb felső sarkában, de ha a cella felé visszük az egérkurzort, akkor egy buborékban megjelenik maga a megjegyzés is. Néha 25. Ábra: A „Szerkesztés” menü nagyon jól jön egy-egy ilyen kommentár. „Tartalom törlése” opciója ¾ Mindet Ennek hatását nem kell magyarázni. Ha nem csak a tartalmat akarjuk törölni, akkor ki kell jelölni a törlendő objektumot, majd a szerkesztés menüből a „Törlés” elemet kell kiválasztani. Ha cella van csak kijelölve, egy, a beszúráshoz hasonló párbeszédablakban kérdez rá a program arra, hogy a törölt cellák üres helyét merről töltse fel, mivel „lyuk” nem maradhat a táblázatban. A legfontosabb megjegyzendő információ viszont az, hogy ha cellákat fizikailag törlünk, akkor képleteink felborulhatnak!

10. Cellaformátum

26. Ábra: A cella törléskor jelentkező kérdés

¾ „Formátum”, „Cellák…” ½ A cellaformátum a következő témákat takarja: ¾ számformátum, ¾ betűtípus, ¾ mintázat, ¾ igazítás, ¾ szegély, ¾ védelem (nem tárgyaljuk). 6. Táblázat: Cellaformátumok A cellaformázást a karakterformázás kivételével csak kész üzemmódban lehet végrehajtani. Ha vannak kijelölt területek, akkor természetesen az összes kijelölt cellára végrehajtódik a formázás.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! A cellaformázást a „Formátum” menüből, illetve a helyi menüből, vagy a Ctrl - 1 billentyű kombinációval (de az egyes számot most az írógépszerű billentyűzeten kell megnyomni) tudjuk elindítani. Célszerűségi okokból a formázó eszközsorból is elérhető lehetőségek döntő részét természetesen nem a menüből fogjuk majd beállítani.

10.1 Igazítás Elsőként nézzük meg a formázó eszközsor újdonságait, majd a csak menüből elérhető lehetőségeket.

10.1.1 Igazítás ikonokkal Itt a már ismert igazításon kívül találunk egy „Cellák egyesítésével” ikont is. Ezt az ikont majd elsősorban fejlécekhez fogjuk használni. Hasonló hatást lehet vele elérni, mint a Word programban a táblázatok celláinak egyesítésével, és aztán az egyesített cellában történő középre igazítással. Újra a

ikonra kattintva, ismét felosztásra kerül a cella.

27. Ábra: A fontosabb igazítások

10.1.2 Igazítás menüből ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Igazítás” regiszter ½ Ha a „Cella formázása” ablakot elindítottuk, és az „Igazítás” regiszterfülre kattintunk, a fontosabb lehetőségek három csoportba vannak bontva. n „A szöveg igazítása” A függőleges igazítási lehetőségeknek akkor van jelentősége, ikonnal fügha a cella magasságát megnöveltük, vagy a gőlegesen több cellát „egyesítettünk”. n „A szöveg elhelyezése” A „Sortöréssel több sorba” és a „Cellák egyesítésével” eleikonnak). meknek lesz csak jelentőség (utóbbi megfelel a A sortörést úgy is engedélyezhetjük, hogy begépelés közben valahol Alt - Enter billentyűkombinációt nyomunk. n „Elforgatás” A piros jelet a skálán húzva, vagy a számmezőben a szöget megadva elforgathatjuk a cella tartalmát. Ezenkívül lehetséges a betűk egymás alá történő elhelyezése is a „Szöveg” feliratú mezőre történő kattintással.

28. Ábra: „Igazítás” menüből

10.2 Betűtípus Mivel a szövegszerkesztés kapcsán már megismertük az összes lehetőséget, így csak két fontos momentumra hívom fel a figyelmet: ¾ ha a betűszínt vissza akarjuk állítani az eredetire, akkor az elérhető színek közül az „Automatikus” opciót kell választanunk; ¾ amennyiben nem zártuk le az adatbevitelt, akkor a cellaformázások közül csak a karakterformázásra van lehetőségünk.

10.3 Szegély Nagy valószínűséggel a szegélyek miatt is csak ritkán indítjuk a menüt, hiszen ikonnal szinte minden fontos megvalósítható. Lássuk a lehetőségeket előbb ikonnal, azután menüből.

10.3.1 Szegélyek ikonnal ¾

Most mindössze egy ikonról kell beszélni: szegélyek

Az ikonhoz tartozó legördülő listát lenyitva ugyan más tartalom jelenik meg, mint amit a Word programnál megszoktunk, én mégis úgy hiszem, hogy részletesebb magyarázatot felesleges hozzáfűzni. Szegélyt eltüntetni a

(„Nincs szegély”) ikonnal lehet.


29. Ábra: Szegélyek ikonnal

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 10.3.2 Szegélyek menüből ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Szegély” regiszter ½ Menüből formázva három plusz lehetőségünk van: ¾ színes szegélyeket húzhatunk; ¾ a cellákat átlósan is áthúzhatjuk; ¾ több „Stílus” (vonaltípus) közül választhatunk. Ha menüből formázunk, mert ezekre van szükségünk, akkor a következő sorrendben dolgozzunk: 1. Előbb mindig a „Vonal” részen adjuk meg, hogy milyen legyen a „Stílus” és a „Szín”. 2. Ezt követően az „Elhelyezés” részre kattintással adjuk meg, hogy a szegély mire vonatkozzon. Ha többféle szegélyt akarunk alkalmazni, akkor a „Szegély” területen adjuk meg, hogy az aktuális kiválasztás mire vonatkozzon. Az 1 és 2 lépéseket addig ismételgessük, míg el nem készülünk.

10.4 Mintázat

30. Ábra: „Szegélyek” menüből Bár mintázat alatt a cella különféle sraffozását, pontozását és hátterének színezését egyaránt kell érteni, célszerű csak színeket alkalmazni.

10.4.1 Mintázat ikonnal Ha nagyon ragaszkodunk valamilyen kiemeléshez, akkor javaslom, hogy a sárga kitöltőszínt alkalmazzuk (nem véletlenül az utóbbi az alapértelmezés), mert az ilyen színű cella tartalma színesben tényleg feltűnő, és fekete-fehérben kinyomtatva is jól látható marad. ¾

mintázat

Kitöltőszín törléséhez a szegélyek ikonra!

lenyitása után egyszerűen csak kattintsunk a

10.4.2 Mintázat menüből ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Mintázat” regiszter ½ Mivel semmilyen érdemi plusz nincs itt, nem tárgyaljuk.

10.5 Számformátum Azt az adatok bevitelekor megtárgyaltuk, hogy az Excel az egyes adattípusokhoz (szám, dátum, idő) eleve rendel valamilyen számformátumot. Ha azonban ettől eltérő alakra van szükségünk, akkor a most ismertetésre kerülő eljárások valamelyikét kell alkalmaznunk.

10.5.1 Számformátum ikonnal 1. ¾ ¾

2. ¾ ¾

3. ¾ ¾

4. ¾

Ikonokkal a következő fontosabb számformátumokat állíthatjuk be: pénznem: ezres tagolással és két tizedessel jelenik meg a szám; a Windows „Területi és nyelvi beállítások”-ban megadott pénznemet szúrja be a szám mögé a program. százalék: a számérték egészre kerekített százszorosa jelenik meg a cellában; a szám mögé a „%” jelet teszi a program. ezres csoport: ezres tagolással és két tizedessel jelenik meg a szám; a pénznemet és százalékjelet kitörli (ha van). / tizedesek növelése / csökkentése: a tizedesek számát növeli / csökkenti a program (ez egy képlet esetében az eredmény nagyobb / kisebb pontosságú kijelzését jelenti).


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 10.5.2 Számformátum menüből ¾ „Formátum”, „Cellák…”, „Szám” regiszter ½ A „Cellák formázása” ablak elindítása után kattintsunk a „Szám” regiszterfülre. Itt egy-egy cella tartalmának alakítására sokkal többféle lehetőségünk van, mintha ikonnal formáznánk. A könnyebb eligazodás végett a formátumok kategóriákba vannak sorolva. Mivel a listában lévő lehetőségek értelmezése nem jelent gondot, nem ismertetem őket. Ha olyan számformátumra lenne szükségünk, melyet nem találunk meg a listában, válasszuk az „Egyéni” kategóriát, majd adjuk meg a megfelelő formátumkódot. A leggyakrabban szükséges formátumok általában a következők: Forma Kód Példa ¾ szám + szöveg # ##0” szöveg” 1 000 Kg; ¾ szám + két tizedes + szöveg # ##0,00” szöveg” 534,23 cm; 31. Ábra: „Számformátum” menüből ¾ csak a napok neve nnnn. szerda. Az összes formátumkód jelentését nem tárgyaljuk, csak a legfontosabbakat (a fenti példák is ezekből épülnek fel): Kód 0 # , "szöveg" é h n . vagy -

Hatása A kód helyén mindenképen megjelenik az adott helyértéken lévő számjegy. Ha nincs ott érték, akkor nulla. A kód helyén a nulla csak akkor jelenik meg, ha az a szám értékét befolyásolja. Tizedes jel. Az idézőjelbe írt szöveg megjelenik ott, ahol a kódban szerepel. Ha a segítségével a szám mögé akarjuk íratni a mértékegységet, az idézőjelen belül kell a szám és mértékegysége közé szóközt írni. A dátumokban az év formátuma: éé - 2 jeggyel (pl. 08), éééé - 4 jeggyel (pl. 2008). A dátumokban a hónap formátuma: h - 1 jeggyel (pl. 5), hh - 2 jeggyel (pl. 05), hhh - rövidítve (pl. május), hhhh - kiírva (pl. május). A dátumokban a nap formátuma: n - 1 jeggyel (pl. 9), nn - 2 jeggyel (pl. 09), nnn - rövidítve (pl. sze), nnnn - kiírva (pl. szerda). Dátumban a határoló karakter. 7. Táblázat: Formátumkódok

11. Függvények használata Az esetek többségében nem csak az alapműveletekkel (összeadás, kivonás, szorzás, osztás, esetleg hatványozás) kívánunk dolgozni, hanem egyéb matematikai, statisztikai, pénzügyi, stb. számításokra is szükségünk lesz, melyeket függvényként tudjuk majd megadni. Az Excel több mint 300 függvényt tartalmaz, melyekből az átlag felhasználó legfeljebb ha egy tucatot használ. Pontosan ezért a függvényeket két részre bontva tárgyaljuk: ¾ előbb a gyakran használt függvényeket, illetve azok beviteli módjait tekintjük át; ¾ azután a bonyolultabb, illetve másik függvénybe ágyazott függvényeket beszéljük meg.

11.1 Függvények megadása A függvények megadására három módszer használható: a „Függvényvarázsló”; a függvény és paraméterei begépelése; vagy a legegyszerűbb, leggyakrabban használt függvények esetében az összegzés és automatikus statisztikai számítások ikon (erről maguknál a függvényeknél esik majd szó). Néha arra is szükségünk lesz, hogy egy függvényen belül újabb függvényt alkalmazzunk, melynek megadási módszerét szintén meg kell beszélni.

1. 2. 3.

11.1.1 Függvényvarázsló Elsőként indítsuk el a függvényvarázslót a szerkesztőlécen lévő ikonnal. A megjelenő párbeszédablakban előbb válasszuk ki a „Választható kategóriák” legördülő listában a megfelelőt, majd a „Függvény neve” listában a konkrét függvényt, azután nyomjuk meg az „OK” gombot.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! Külön fel szeretném hívni a „Legutóbb használt” kategóriára a figyelmet. Ez a kategória ugyanis a felhasználó szokásainak megfelelően dinamikusan változik. Előbb-utóbb benne lesz a leggyakrabban használt 10 függvény. Így majd nem kell őket a többi kategóriában keresgetni. Ha kiválasztottuk a függvényt, kattintsunk az OK gombra.

32. Ábra: A függvényvarázsló Ennek hatására megjelenik a „Függvényargumentumok” ablak, melyben a függvény argumentumát (értelmezési tartományát) kell megadni. Ezt lehetséges, sőt, 33. Ábra: A függvény argumentumának megadása célszerű az egérrel végezni. Csak abba az adatbeviteli a „Függvényargumentumok” ablakban mezőbe kell kattintani, ahová a cella címet, vagy cellatartományt meg szeretnénk adni (ha egy argumentuma van a függvénynek, akkor még ez sem szükséges). Ezután kattintsunk az argumentumnak megadandó cellára, vagy húzással jelöljük ki a kívánt tartományt. Ha nem férünk a megadandó cellákhoz, akkor a „Függvényargumentumok” ablakot húzzuk el az útból, vagy kattintsunk rá az adatmező végén látható jelre. Ennek hatására a „Függvényargumentumok” ablak eltűnik, pontosabban csak egy adatmezővé zsugorodik. Amennyiben újra jelre. meg szeretnénk jeleníteni, kattintsunk az adatmező végén látható Ha megadtunk minden argumentumot, kattintsunk a „Kész” gombra, minek hatására máris megjelenik a maximum konkrét értéke a cellában. Hasonló módszerrel kell minden függvényt megadni.

34. Ábra: A zsugorított „Függvényargumentumok” ablak

11.1.2 Függvény begépelése Ha egy függvényt elkezdünk begépelni egy képletbe, akkor amint a kezdő zárójelet is beírtuk, megjelenik egy kis címkén a függvény összes paramétere. Nincs már más hátra, mint azok megadása (az egyes paraméterek közé pontosvesszőt kell gépelni). ikonra kattintunk, akkor is megjeleHa így begépelés közben a szerkesztőlécen a nik a „Függvényargumentumok” ablak.

35. Ábra: A címkén megjelenő szintakszis

11.1.3 Képletbe, illetve másik függvénybeágyazott függvények A mindennapi feladatokban egy-egy függvényt gyakran kell a képleten belül alkalmazni. Néha arra is szükségünk lesz, hogy a függvényen belül szerepeljen egy újabb függvény, amit beágyazásnak neveznek. Elvileg akár 7 szintig is egymásba lista gombot kell lenyitágyazhatóak a függvények. Ilyenkor a belső, beágyazott függvény megadásához a nunk a szerkesztőléc bal szélén (a felirata mindig az utoljára alkalmazott függvény neve, tehát nem feltétlenül „Szum”). A továbbiakban a korábban tanultaknak megfelelően kell eljárnunk: ¾ válasszuk ki a megfelelő függvényt; ¾ a „Függvényargumentumok” ablak segítségével, a megbeszélteknek megfelelően adjuk meg a beágyazott függvény argumentumát; ¾ kattintsunk a szerkesztőlécre, és folytassuk a képlet bevitelét a beágyazott, tehát a belső függvény zárójele mögött egy pontosvessző begépelésével, aminek hatására a „Függvényargumentumok” ablakban újra a külső függvény paraméterei jelennek meg; ¾ fejezzük be a külső függvény paraméterezését, majd ha végeztünk, de csak akkor, kattintsunk a „Kész” gombra. Ha úgy gépeljük a függvényt, akkor a megfelelő függvénynevet kell beírni, amit persze most is kezdőzárójel követ. Ekkor a függvény címke átvált a beágyazott függvényre, és akkor áll csak vissza a külső függvényre, ha a beágyazott függvény zárójelét bezárjuk. A beágyazás egyébként úgy kikerülhető, hogy a beágyazandó függvényt külön cellában alkalmazzuk, és a külső függvényben csak hivatkozunk ennek az eredményére. Ezt úgy tehetjük meg, hogy ennek a cellának a koordinátáit, mint paramétert adjuk meg.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 11.2 A leggyakrabban használt függvények A következőkben kategóriákba csoportosítva bemutatásra kerül néhány fontos függvény. Ezek ismerete általában elegendő a legtöbb gyakorlati feladat megoldásához, valamint a szoftver-üzemeltető, illetve az érettségi és az ECDL vizsga letételéhez is. Függvény funkciója Kategóriája Neve 1. összegzés mat. és trigonom. SZUM(); 2. átlag statisztika ÁTLAG(); 3. maximum statisztika MAX(); 4. minimum statisztika MIN(); 5. számok száma statisztika DARAB(); 6. több feltétel együttes teljesülése logikai ÉS(); 7. több feltételből egy teljesülése logikai VAGY(); 8. mi történjen, ha egy feltétel teljesül, és mi, ha nem logikai HA(); 9. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopának összege adatbázis AB.SZUM(); 10. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok száma adatbázis AB.DARAB(); 11. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok átlaga adatbázis AB.ÁTLAG(); 12. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok maximuma adatbázis AB.MAX(); 13. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok minimuma adatbázis AB.MIN(); 14. feltételeknek megfelelő sor adott oszlopában lévő érték adatbázis AB.MEZŐ();

11.2.1 Automatikus összegzés és statisztikai számítások Az automatikus számításokkal pillanatok alatt lehet összegzéseket és statisztikai műveleteket végezni. Csak oda kell ikonnal lenyitni a listát, és következő lehetőségekből kiválasztani a állni, ahol az eredményt látni szeretnénk, majd a. megfelelőt: Számítási feladat Elindított függvény Összeg (elég a ikonra kattintani) Szum(); ¾ Átlag Átlag(); ¾ Darabszám Darab(); ¾ Maximum Max(); ¾ Minimum Min(). Az Excel felismeri, és egy futó pontvonallal jelzi, hogy a kérdéses cellához képest hol helyezkednek el az azok a cellák, amelyekkel a számítást akarjuk végezni. Ha ez nem felelne meg, húzással másik tartományt is kijelölhetünk. Ha a tartomány már jó, zárjuk le az adatbevitelt a korábban tanult módszerek bármelyikével. Ezek után nézzük meg az egyes függvényekkel kapcsolatos speciális kérdéseket! ¾

11.2.1.1 Átlag - ÁTLAG() Abban az esetben, ha a megadott argumentumban egyáltalán nincs számot tartalmazó cella, a #ZÉRÓOSZTÓ! hibaüzenetet kapjuk. Ennek az oka az, hogy mivel 0 darab szám átlagát kellene kiszámolnia a programnak, nullával kellene osztani, az pedig értelmetlen.

11.2.1.2 Legnagyobb és legkisebb érték - MIN() és MAX() A gyakorlati feladatokban általában azt is meg kell határozni, hogy a minimum, illetve a maximum érték melyik magyarázó sorfelirathoz tartozik. De lássunk egy példát! Tegyük fel, hogy, ha egy táblázat tartalmazza egy bolt adott hónapbeli forgalmi adatait, és az a kérdés, melyik napon volt a legkisebb, illetve a legnagyobb a bevétel. Ennek a megoldása azonban csak egy további függvénnyel lehetséges, a következő módon: ¾ a MIN(), vagy a MAX() függvénnyel kikerestetjük a legmagasabb, vagy a legalacsonyabb értéket; ¾ majd a szintén tárgyalt AB.MEZŐ() függvénnyel kikerestetjük a maximális, illetve a minimális értékhez tartozó napot.

11.2.1.3 Számok száma - DARAB() A DARAB() függvény segítségével megszámoltatható, hogy a függvény argumentumaiban hány szám szerepel. Arra ügyeljünk, hogy a program a számokat tartalmazó cellákba az üres cellákat nem, de a 0 (nulla) értéket tartalmazó cellákat beleszámolja!

11.2.2 Logikai függvények A logikai függvények tárgyalása előtt pár mondatot szólni kell a logikai kifejezésekről is. Minden logikai kifejezés csak két értéket vehet fel: IGAZ, vagy HAMIS.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! A logikai kifejezések egy-egy cella értékét hasonlítják össze valamilyen szám, vagy szöveg konstanssal, de az is lehet, hogy két cellát egymással. Az alkalmazható összehasonlító operátorok: „=”, „<>” (nem egyenlő), „<”, „>”, „<=”, „>=”. Szövegek összehasonlításakor a kis- és nagybetűk nem kerülnek megkülönböztetésre. Megadásukkal kapcsolatban a következő szabályokat kell betartani: 1. Ha egy cellába gépeljük be őket, akkor egyenlőségjellel kell kezdeni. Tehát egy-egy cellába begépelve jó megoldások a következők: ¾ =C2>500 akkor ad IGAZ értéket, ha C2 cella tartalma nagyobb, mint 500; ¾ =D2<=1200 csak akkor IGAZ, ha D2 legalább 1 200; ¾ =E2<>”Zöld” ha E2 nem zöld, akkor IGAZ, különben HAMIS; ¾ =F2=”Zöld” ha F2 zöld, akkor IGAZ; ¾ =G2>”Nagy” ha a G2 cellában lévő szöveg ABC rendben hátrább lenne, mint „Nagy”, akkor IGAZ. 2. Amennyiben viszont a függvény argumentumában adjuk meg, nem kell egyenlőségjellel kezdeni. Tehát helyes példa a következő néhány függvény: ¾ ÉS(A1>5;B1<=12) akkor ad IGAZ értéket, ha A1 cella tartalma nagyobb, mint 5, és B1 legfeljebb 12; ¾ VAGY(A1>5;B1<=12) amennyiben A1 nagyobb 5, vagy B1 legfeljebb 12, IGAZ (elég, ha az egyik feltétel teljesül).

11.2.2.1 Több feltétel együttes teljesülése - ÉS(), több feltételből egy teljesülése - VAGY()

1. 2.

ÉS(Logikai1; Logikai2; …) VAGY(Logikai1; Logikai2; …) Az ÉS, illetve a VAGY függvény valamennyi paramétere egy-egy logikai kifejezés. Lássunk rájuk két-két példát: Példák „ÉS” függvényre Logikai1 Logikai2 Eredmény ÉS(A1>5;B1<=12) A1>5ÆIGAZ B1<=12ÆIGAZ IGAZ 36. Ábra: ÉS(C1>”K”; A1<=12) C1>”K”ÆHAMIS A2<=12ÆIGAZ HAMIS A példák adatai Mivel az ÉS függvény akkor ad IGAZ értéket, ha minden argumentuma IGAZ, az csak

első példa értéke IGAZ, mert csak ott IGAZ mindkét argumentum. Példák „VAGY” függvényre Logikai1 Logikai2 Eredmény 1. VAGY(A1>5;B1<=12) A1>5ÆIGAZ B1<=12ÆIGAZ IGAZ 2. VAGY(C1>”K”; A1<=12) C1>”K”ÆHAMIS A2<=12ÆIGAZ IGAZ Mivel a VAGY függvény akkor is IGAZ értéket ad, ha egyetlen argumentuma IGAZ, mindkét példa értéke IGAZ.

11.2.2.2 Mi történjen, ha egy feltétel teljesül, és mi, ha nem - HA() HA(Logikai_vizsgálat; Érték_ha_igaz [; Érték_ha_hamis]) A HA függvény Logikai_vizsgálat paramétere az, ami a neve: egy logikai vizsgálat. Ez lehet 37. Ábra: egy olyan cellára történő hivatkozás, melyben logikai kifejezés szerepel, vagy maga a logikai kifejeA példák adatai zés. Emennyiben a kiértékelés eredménye IGAZ, akkor az Érték_ha_igaz paraméter, ha pedig HAMIS, akkor az Érték_ha_hamis paraméter értéke jelenik meg abban a cellában, ahol maga a HA függvény szerepel. Természetesen ez utóbbi két paraméter is hivatkozhat cellára. Lássunk erre is két példát: Példák „HA” függvényre Logikai_vizsgálat Eredmény 1. HA(A1>5; D2;E2) A1>5ÆIGAZ IGAZÆNagy 2. HA(A1>7; D2;E2) A1>7ÆHAMIS HAMISÆKicsi

11.2.3 Adatbázis függvények Aki már érti a statisztikai függvényeket, az gyorsan megtanulja majd az adatbázis függvényeket is. Mindegyiknek az a lényege, hogy egy tartományból csak általunk megadott feltételeknek megfelelő sorokat vesz bele a számításba. Azt, hogy melyik oszlopból vegye az adatokat, szintén nekünk kell paraméterként megadni. Adatbázis függvényekben megadandó argumentumok: ¾ adatbázis A munkalap adatokkal feltöltött, fejlécekkel rendelkező tartománya. A függvény ezen belül vizsgálja majd az adatokat. ¾ mező A tartomány egy oszlopa, melyre a nevével, azaz a fejlécével, vagy a tartománybeli sorszámával lehet hivatkozni. A függvény ebből az oszlopból veszi majd azokat az adatokat, melyekkel számolni fog. ¾ kritérium Azok a feltételek, melyek meghatározzák a számításokba bekerülő adatok körét.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! Kritérium megadás szabályai A kritérium lehet egyetlen logikai kifejezés, de lehet egészen összetett is, „ÉS”, illetve „VAGY” kapcsolatokkal. Egy elemi (tehát csak egy feltételt tartalmazó) kritériumot úgy kell megadni, hogy felírjuk annak az oszlopnak a magyarázó feliratát, amelyre a feltétel vonatkozik, majd az alatta lévő cellába megadjuk a feltételt. Maga a feltétel hasonlít a már tárgyalt logikai kifejezésekre. Lássunk két példát: ¾ >350 az adatbázis függvény csak akkor veszi figyelembe a számításhoz a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat nagyobb, mint 350; ¾ =350 a függvény csak akkor veszi figyelembe a számításhoz a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat pontosan 350. Még egyszer hangsúlyozom, a fenti feltételeket úgy kell megadni, hogy előbb begépeljük egy cellába annak az oszlopnak (mezőnek) a nevét, amelyre a feltétel vonatkozni fog, majd az alatta lévő cellába magát a feltételt. Ha több feltételt is meg akarunk adni „ÉS”, illetve „VAGY” kapcsolatokkal, akkor azt kell megjegyezni, hogy az egy sorba írt feltételek kapcsolata „ÉS”, a külön sorba írt feltételek kapcsolata pedig „VAGY”. Lássunk az „ÉS”, illetve a „VAGY” kapcsolatokra is példákat. I. példa: egyetlen „ÉS” kapcsolat Csak azokat a tételsorokat akarjuk a számításnál figyelembe vetetni, ahol a lakhely Lakhely Született „Győr”, és emellett a születési dátum korábbi, mint „1984.01.01”. Mivel a két feltételnek Győr <1984.01.01 egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat „ÉS”, tehát a két feltételt egy sorba kell írni. II. példa: egyetlen „VAGY” kapcsolat

38. Ábra: I. példa

Csak azokat a tételsorokat akarjuk a számításnál figyelembe vetetni, ahol a lakhely Lakhely Született nem „Eger”, vagy a születési dátum későbbi, mint „1984.01.01”. Mivel a két feltételből <>Eger elég az egyiknek teljesülnie, a kapcsolat „VAGY”, tehát a két feltételt külön sorokba kell >1984.01.01 írni. 39. Ábra: II. példa III. példa: két „ÉS” és egy „VAGY” kapcsolat egy időben Azokat a tételeket akarjuk a számításnál figyelembe venni, ahol: ¾ Ha lakhely „Budapest”, akkor a születési idő későbbi, mint „1984.01.01”. Mivel Lakhely Született ennek a két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat „ÉS”, ezért egy =Budapest >1984.01.01 sorba kell őket írni. ¾ Amennyiben viszont a lakhely nem „Budapest”, akkor a születési idő korábbi, <>Budapest <1980.01.01 mint „1980.01.01”. A két feltételnek szintén egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat 40. Ábra: III. példa most is „ÉS”, azaz egy sorba kell ezeket is írni. ¾ A két összetett feltételből viszont elég, ha az egyik igaz. Ez „VAGY” kapcsolat, tehát két külön sorba kell írni az első és a második összetett feltételt. IV. példa: több „ÉS” és több „VAGY” kapcsolat egy időben Azokat a tételeket akarjuk a számításnál figyeLakhely Lakhely Született Született lembe venni, ahol: =Budapest >1984.01.01 <1984.12.31 ¾ Ha a lakhely „Budapest”, akkor a születési idő későbbi, mint „1984.01.01” és korábbi, mint =Győr <1975.01.01 „1984.12.31”. Tehát ennek a három feltétel<>Győr <>Budapest <1980.01.01 nek egyszerre kell teljesülnie, vagyis a kap41. Ábra: IV. példa csolat „ÉS”, amit egy sorba kell írni. ¾ Amennyiben a lakhely „Győr”, akkor a születési idő korábbi, mint „1975.01.01”. A két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, azaz a kapcsolat „ÉS”, amit egy sorba kell megadni. ¾ Amennyiben a lakhely nem „Budapest” és nem „Győr”, akkor a születési idő korábbi, mint „1980.01.01”. Ennek a három feltételnek is egyszerre kell teljesülnie, szintén „ÉS”, azaz egy sorba kell bevinni őket. ¾ A három összetett feltételből viszont elég, ha az egyik igaz. Ez VAGY” kapcsolat, így mindhármat külön sorban kell megadni. Azt már talán megtanultuk, hogy „ÉS” kapcsolat esetén egy sorba kell írni az elemi feltételeket. A gondot most az jelenti, hogy az első és a harmadik feltételben több kritériumot is ugyanarra a mezőre kellene megadni. A problémát úgy tudjuk megoldani, hogy többször is megadjuk ugyanannak a mezőnek a nevét (annyiszor, ahány elemi feltétel vonatkozik rá „ÉS” kapcsolattal).


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 11.2.3.1 Feltétel szerinti sorok egy oszlopának összege - AB.SZUM() AB.SZUM(adatbázis; mező; kritérium) Az AB.SZUM segítségével az adatbázis argumentumban meghatározott területen belüli, a mező paraméterben megadott oszlopában lévő azon számokat lehet összegezni, ahol a számot tartalmazó sor megfelel a kritérium argumentum feltételeinek.

11.2.3.2 Feltétel szerinti sorok egy oszlopában lévő számok száma - AB.DARAB() AB.DARAB(adatbázis; mező; kritérium) Szinte megegyezik az AB.SZUM függvénnyel, de nem összegez, hanem a számot tartalmazó cellákat számolja meg (mint a DARAB() függvény).

11.2.3.3 Feltétel szerinti sorok egy oszlopának átlaga - AB.ÁTLAG() AB.ÁTLAG(adatbázis; mező; kritérium) Az adatbázis paraméter szerinti tartomány mező argumentuma által megadott oszlopban előforduló számok átlagát számolja ki (mint az ÁTLAG() függvény). Csak azokat a sorokat veszi figyelembe, melyek megfelelnek a kritérium tartományban megadott feltételeknek.

11.2.3.4 Feltétel szerinti sorok egy oszlopának minimuma - AB.MIN(), maximuma - AB.MAX() AB.MIN(adatbázis; mező; kritérium) AB.MAX(adatbázis; mező; kritérium) Ez a függvény a mező argumentumban megadott oszlop számai közül a minimumot, illetve a maximumot adja vissza (mint a MIN(), illetve a MAX() függvény). Az adatbázis és a kritérium megadása természetesen most is a szokásos.

11.2.3.5 Feltételeknek megfelelő sor adott oszlopában lévő érték - AB.MEZŐ() AB.MEZŐ(adatbázis; mező; kritérium) Ez a függvény a mező argumentumban, a magyarázó feliratával, vagy számával megadott mező tartalmát adja vissza. A tábla és a kritérium megadása természetesen most is a szokásos. Amennyiben több sor is megfelel a kritérium tartomány feltételeinek, hibaüzenetet ad vissza!

12. Diagramok Az Excel egyik legnagyszerűbb szolgáltatása, hogy számításainkat különféle diagramokban is ábrázolhatjuk. Ezen a téren is meglepően bőkezű velünk a program. Összesen több mint 100 különféle diagramtípust alkalmazhatunk. A kész diagramok testre szabásával azonban a variációk száma gyakorlatilag végtelen. Pontosan ezért a téma teljes körű megtárgyalása szinte lehetetlen. Ezek ellenére a legfontosabb lépéseket és lehetőségeket azért megpróbálom ismertetni.

12.1 Diagramok rajzolása A diagramok rajzolása szerencsére egyszerű, mert egy varázsló segíti munkánkat. A „Diagram Varázsló” elindításához ikonra kell csak kattintani, előtte azonban célszerű kijelölni azt a területet, ahonnét az adatokat kívánjuk ábrázolni. A a kijelölésbe lehetőleg vegyük bele az adatokhoz tartozó magyarázó feliratokat is. Csak összefüggő területet lehet kijelölni? Nem, alkalmazható a többszörös kijelölés is. Arra azonban ügyeljünk, hogy a kijelölt területeket képzeletben összeillesztve egy téglalapot kapjunk. Ellenkező esetben valami biztosan nem fog stimmelni a kész diagramon. Sőt! Az Excel korábbi verzióiban esetleg nem is lesz diagram.

12.1.1 Diagram Varázsló 1. lépés a 4-ből Az ikonra kattintás után megjelenik a diagram létrehozására szolgáló 1. lépés a 4-ből. Ez a párbeszédablak szolgál a diagram típusának kiválasztására. Minden típusnak több altípusa is van, amit szintén itt kell kiválasztani. A típusokról annyit kell tudnunk, hogy nem minden adat ábrázolható az összes fajta diagramban, továbbá, még ha ábrázolható is ugyan, akkor is messze nem mindegy, hogy a szemléltetni kívánt értékeket milyen diagramban jelenítjük meg.

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! 42. Ábra: Az első lépés a diagram Kereskedelmi forgalomba nem hozható! típusának kiválasztása

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! n n n

n n

„Diagramtípus” Itt kerül kiválasztásra a diagram főtípusa. „Altípusok” Az altípusok szelektálhatóak. A kiválasztást megkönnyíti az alatta található rövid leírás. „Minta megtekintéséhez tartsa lenyomva” Ha nem vagyunk a típusválasztásra nézve magunkban biztosak, tartsuk lenyomva. Ekkor a minta diagram helyén a kijelölt adatokkal jelenik meg a példa diagram. „Tovább” A folytatáshoz feltétlenül erre kattintsunk, hiszen még sok adatot meg kell adnunk. „Mégse”, „Befejezés” Szerepük világos: kilépünk, illetve a jelenlegi beállításokkal megrajzolásra kerül a diagram. A „Befejezés” gombot a csalódások elkerülése érdekében soha ne nyomjuk meg.

Általános tanács a diagramokhoz Ha egy fő típusnak van 3D változata is, lehetőleg minden esetben azt alkalmazzuk. Ugyanazt tükrözi, de látványosabb. Mit miben ábrázoljunk? A következőkben tekintsük át egy diagram rajzolásának legfontosabb lehetséges céljait: ¾ Tendencia ábrázolása A táblázatban lévő adatokat egy olyan diagramban akarjuk ábrázolni, melyről egy pillanat alatt leolvasható az adatok tendenciája. Erre a célra alkalmazzuk leggyakrabban a diagramokat. Szerencsére e feladat megoldására szinte minden típus alkalmas: 1. Oszlop ¾ A leggyakrabban alkalmazott diagram. 2. Sáv ¾ Hasonlít az oszlophoz, csak „fekszik”. 3. Grafikon 4. Pont ¾ Csak bizonyos altípusai alkalmasak a trend ábrázolására. 5. Terület 6. Árfolyam ¾ Csak olyan folyamatoknál alkalmazható, ahol egy időponthoz három érték tartozik: maximum, minimum, záró. Például tőzsdei árfolyamok változására kiválóan alkalmas. 7. Henger 8. Kúp 9. Piramis ¾ Ez utóbbi három diagram az oszlopdiagram oldalhajtásának tekinthető. ¾ Megoszlás Talán a második leggyakoribb célja egy diagram rajzolásának az, hogy tükröződjön az egyes értékek egymáshoz, illetve az összegükhöz (az egészhez) való viszonya. Erre a célra elsődlegesen a következő diagramok alkalmazhatók: 1. Kör 2. Perec ¾ A kör- és tortadiagramokban mindig csak egy adatsor ábrázolható, a perecdiagramban viszont több is! 3. Továbbá minden olyan típus, melynek van halmozott altípusa. ¾ Mivel a halmozott diagramok az egyes értéksorokat egymáshoz adva ábrázolják, így mindig látható a rész, és az egész is, valamint a részek közötti megoszlás is. ¾ Érték párok Elsősorban műszaki szakterületen kell majd egymáshoz tartozó érték párokat ábrázolni. Erre a célra a következő diagramok felelnek meg leginkább: 1. Grafikon 2. Pont

12.1.2 Diagram Varázsló 2. lépés a 4-ből


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! A „Tovább” gombra kattintás után megjelenik a diagram létrehozására szolgáló 2. lépés a 4-ből. Ez a párbeszédablak szolgál a diagram adatainak kiválasztására.

n

n

n n

„Adattartomány” „Tartomány” Itt, mint azt bizonyára kitaláltuk, elhúzással módosíthatnánk a ikon szerepe ugyanaz, diagram forrásadat területét. A kis mint korábban: ha útban van az ablak, alkalmazzuk. Módosításra, ha a varázsló elindítása előtt jó cellatartományt jelöltünk ki, nincs szükség. Ez esetben csak a „Tovább” gombot kell megnyomnunk. „Az adatsorok” 43. Ábra: Az adatok kiválasztása A jelmagyarázat, és az X tengely feliratai helyet cserélnek. Ha kipróbáljuk, rögtön érthető. „Vissza” Ha valamit korábban elrontottunk, akkor az előző lépésre mehetünk a segítségével vissza. „Mégse”, „Tovább”, „Befejezés” Mint korábban.

„Adatsor”

Általában nem lesz szükség ennek a regiszternek az alkalmazására. A program ugyanis automatikusan felismeri az itt megadható paramétereket:

1. Az X tengely feliratait: 2. Az adatsorok nevét: 3. A hozzá tartozó értékeket:

alapértelmezésben a kijelölés első oszlopa; alapesetben a kijelölés első sorából veszi őket; a kijelölés további oszlopai, kivéve a legfelső cellákat, hiszen, mint az imént leszögeztük, azok lesznek az adatsorok nevei.

Ha ez valamilyen oknál fogva nekünk nem felel meg, akkor bíráljuk felül. n

„Adatsorok” Kattintsunk rá arra az adatsorra, amelyet módosítani szeretnénk (feliratát, vagy az adatait).

Ha törölni akarjuk az egész adatsort, az „Eltávolítás”, ha egy újabb adatsort akarunk hozzáadni az eddigiekhez, akkor pedig a „Hozzáadás” gombot kell alkalmaznunk. n

n

n

„Név” Kattintsunk arra a cellára, melynek tartalmát az adott adatsor magyarázataként szeretnénk alkalmazni. „Értékek” Jelöljük ki azt a tartományt, amit az adott adatsorban ábrázolni szeretnénk. „Mégse”, „Vissza”, „Tovább”, „Befejezés” Mint korábban.

44. Ábra: Itt csak ritkán kell

az adatokat megadni

12.1.3 Diagram Varázsló 3. lépés a 4-ből Az „Tovább” gombra kattintás után megjelenik a diagram létrehozására szolgáló 3. lépés a 4-ből. Ez a párbeszédablak szolgál a diagram finomítgatására. Az érthetőség kedvéért egy szinte mindennel felékesített diagramon az egyes elemek közül a fontosabbakat a következő ábrán be is mutatom. A párbeszédablak lehetőségei, némi egyszerűsítéssel, a

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! 45. Ábra: Itt csinosíthatjuk a diagramot Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható!

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! következők (a lehetőségek függenek a kiválasztott diagram típustól is):

n n n

„Címek” „Diagramcím” A diagram felé írandó név adható itt meg. „Kategóriatengely” Az X tengely felirata lesz. „Értéktengely” A függőleges tengely felirata lesz. Címek: Diagramcím

Rácsvonalak: Kategóriatengely főrács Rácsvonalak: Értéktengely főrács

Tengelyek: Értéktengely Címek: Értéktengely

Jelmagyarázat

Adattábla: Jelmagyarázat

Adattábla: Adattábla

Címek: Kategóriatengely

Tengelyek: Kategóriatengely

46. Ábra: Egy diagram „teljes díszben” (a feliratok az elem

nevét és azt a regisztert mutatják, ahol az elem található) n

„Mégse”, „Vissza”, „Tovább”, „Befejezés” Mint korábban.

n n

„Tengelyek” „Kategóriatengely” Legyen-e a vízszintes tengelyen felirat, ha igen, mi legyen az. „Értéktengely” Kell-e függőleges tengely felirat, és mi legyen az.

n

n

„Rácsvonalak” „Kategóriatengely” Ha kiválasztjuk, akkor az adatleolvasás pontosítása érdekében függőlegesen berácsozza a diagramot az Excel. „Értéktengely” Ha kérjük, akkor az adatleolvasás pontosítása érdekében vízszintesen rácsozza be a diagramot az Excel.

n

„Jelmagyarázat” „Jelmagyarázat látszik” Ha kiválasztjuk, akkor az adatok azonosításának megkönnyítése érdekében egy jelmagyarázat látható a diagram mellett. Az is megadható, hogy ez hová kerüljön.



n

„Feliratok” „Adatfeliratok” Eldönthetjük, hogy a diagramban szereplő adatokhoz kiírásra kerüljön-e valamely jellemzőjük. Természetesen a jellemzőt is ki lehet választani. Sok esetben áttekinthetetlenné teszi a diagramot, ezért többnyire nem kérjük (a szemléltető ábrán sincs).

n

n

„Adattábla” „Adattábla látszik” A diagram alatt megjeleníthetőek azok az adatok, amelyek a diagramban szerepelnek. Sok helyet igényel ugyan, de nagyon hasznos lehet. „Jelmagyarázat látszik” Az adattábla elé kérhetjük a jelmagyarázatot is. Ha ezt kérjük, akkor viszont a „Jelmagyarázat” regiszteren felesleges kérni.

12.1.4 Diagram Varázsló 4. lépés a 4-ből Az „Tovább” gombra kattintás után megjelenik a diagram létrehozására szolgáló 4. lépés a 4-ből, azaz végre elkészülünk. Ez a párbeszédablak arra szolgál, hogy megadjuk a kész diagram helyét. n

n

n n

„Új munkalapon” Az Excel beszúr egy úgynevezett „Diagram” munkalapot. Ezen a lapon csak a diagram lehet. A korlátozásért cserébe a diagram pontosan a lap közepére kerül, és azt tökéletesen kitölti. Csak javasolhatom a 47. Ábra: Az utolsó lépés annak megadása, használatát. hogy a diagram hová kerüljön „Objektumként itt” A diagram arra a munkalapra kerül beszúrásra, amelyet a legördülő listából kiválasztunk (az alapértelmezett az aktuális lap). Ez esetben majd nekünk kell a diagramot a lapon jól elhelyezni, és a megfelelő méretet megadni. Ennek módszere megegyezik a Word dokumentumba beszúrt képeknél alkalmazhatókkal. „Mégse”, „Vissza” Mint korábban. „Kész” Most ezt a gombot nyomjuk meg, ha minden stimmel.

Diagramok utólagos formázása A fentiek szerint elkészített diagramon utólag is számtalan változtatást végezhetünk. Mivel a lehetőségek száma itt aztán tényleg óriási, csak az általános elveket beszéljük meg. Objektumként beszúrt diagram utólagos formázása Ha diagramot egy sima munkalapra szúrunk be, az úgy viselkedik, mint egy sok elemből álló grafikai objektum. Ha rákattintunk, akkor kijelölt állapotba kerül. Ilyenkor a következő lehetőségeink vannak: 1. A határvonalára állva az egész diagramot húzással mozgathatjuk. 2. A határvonalon lévő kis négyzetekre pozícionálva húzással átméretezhetjük.

48. Ábra: Objektumként beszúrt diagram


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 3. A Delete gombot megnyomva az egész objektumot törölhetjük. 4. A Diagram Varázslóra kattintva, az egész rajzolási folyamatot megismételve, szinte bármit korrigálhatunk. 5. A „Diagram” eszköztár segítségével minden elemet szinte tetszés szerinti formára hozhatunk. 6. A diagram valamely részére állva, és ott időzve a program kiírja az adott elem nevét. 7. A diagram bármely részének helyi menüjét indítva pedig mindig legalább két lehetőségünk lesz: Tartalom törlése; … formázása (… helyén az adott objektum neve szerepel). Diagramlapra beszúrt diagram utólagos formázása Ha a diagram rajzolására ezt a másik, talán elegánsabb megoldást választottuk, az utólagos formázás terén akkor sem kell újat elmondanom. A két diagram utólagos módosítási lehetőségei között ugyanis csak annyi a különbség, hogy ha a diagramot diagramlapra szúrjuk be, akkor az első három lehetőség nem él. Szerencsére az első kettő ekkor nem is hiányzik, de hogy lehet egy ilyen diagramot törölni? Az egész munkalapot kell eltávolítani. Ennek módszerét hamarosan tanuljuk (20.2.). A „Diagram” eszközsor használata A „Diagram” eszközsorral a diagramunkat nagyon könnyen tudjuk utólag testre szabni. A lehetőségek táblázatos formában. A „Diagram” eszközsor ikonjai Ikon

Megnevezése

Funkciója

Diagramobjektumok:

Segítségével kiválaszthatjuk a formázandó objektumot. Egyszerűbb, ha rákattintunk.

… formázása:

Az adott objektum jellemzőit beállító párbeszédablakot indítja.

Minták:

A diagram típusát változtathatjuk meg vele. Az ikon alakja mindig az utoljára választott formát veszi fel. A választék jóval szűkebb, mint a Varázsló 1. Lépésénél.

Jelmagyarázat:

A jelmagyarázat ki- és bekapcsolására szolgál.

Adattábla:

Az adattábla ki- és bekapcsolása.

Soronként:

Egy csoportba az egy sorban lévő adatok kerülnek.

Oszloponként:

Egy csoportba az egy oszlopban lévő adatok kerülnek.

Szövegforgatás lefelé és felfelé: A tengelyfeliratok és címek elforgatására szolgálnak. 7. Táblázat: A „Diagram” eszközsor ikonjai

13.

Munka nagyméretű táblázatokkal ¾ „Ablak” menü, „Ablaktábla rögzítése” ½


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! Nagyméretű táblázatoknál a gondot elsősorban az okozza, hogy amikor elkezdjük valamely irányban görgetni a képernyőt, akkor a magyarázó feliratok kikerülnek a látókörünkből, és nem, illetve csak nehézségek árán lesznek beazonosíthatóak az adatok. A problémán könyEzek a részek nem mozognak (pontosabban, nyedén segíthetünk. Csak a ami kell, mindig látszik belőlük) mindig látni kívánt magyarázó sorok, és oszlopok metszéspontjától jobbra lefelé lévő cellába kell kattintani, majd az „Ablak” menü „Ablaktábla rögzítése” nevű pontját kell kiválasztani. Ha 49. Ábra: A jelzett ablakrészek nem fognak zavaróan mozogni görgetéskor ezek után a görgetősávval lefelé, vagy jobbra mozgunk, a magyarázó feliratok változatlanul elolvashatóak maradnak. Hogy lehet könnyebben mozogni egy nagyon nagy táblázatban? Egy igazán nagy táblázat esetén meglehetősen időpocsékló módszer a cellamutató mozgatása az eddig tanult eljárásokkal (görgetősáv, nyilak, stb.). A táblázat bármely pontjára pillanatok alatt odaugorhatunk, ha elindítjuk a „Szerkesztés” menü „Ugrás…” opcióját, vagy megnyomjuk az F5 funkcióbillentyűt. A megjelenő párbeszédablakban ott találjuk az összes tartománynevet (már ha vannak). Csak a keresettre kell kattintani, majd megnyomni az „OK” gombot. Ha vannak, ha nincsenek nevek, konkrét cellacímet is begépelhetünk a „Hivatkozás” mezőbe. Ha az „OK” gombra kattintunk, akkor a kérdéses cellára ugrik a cellamutató. Az irányított gombot megnyomva további speciális lehetőségeket 50. Ábra: Ugrás fogunk kapni.

14.

Munka több munkalappal

Eddigi ismereteinkkel minden nehézség nélkül meg tudunk már minden olyan feladatot oldani, ahol két változó függvényében kell egy harmadik adatot kiszámolni. De mit tegyünk akkor, ha van egy harmadik változónk is? Használhatunk például „többemeletes” magyarázó feliratokat, hiszen az egybetartozó adatok magyarázó feliratát egyesíthetjük a ikonnal. Addig nincs is baj, amíg a táblázat átlátható méreten beül marad. Ha azonban egy-egy adat kikereséséhez majd rendszeresen görgetni kell a táblázatban, akkor ez kezd kényelmetlenné válni. Az ilyen jellegű feladatokat több munkalapon fogjuk majd megoldani. De mielőtt a megoldásról beszélnénk, nézzünk konkrét példát a feladatra. Tegyük fel, egy cégnek több telephelye van, és mindegyik telephelyén szeretné havi bontásban elemezni a költségeit, bevételeit, valamint eredményét, továbbá az egész vállalat összesített adatainál is kíváncsi mindezekre. A megoldás az lesz, hogy a munkafüzet egyes munkalapjain külön-külön kell a telephelyeket, és megint csak külön munkalapon az összesített adatokat vizsgálni. Mint már tanultuk, a munkalapok között a munkalap regiszterfülekkel lapozhatunk. Alapesetben összesen 3 darab munkalapunk van. Ha ez nem felel meg, akkor utólag beszúrhatunk lapokat, de természetesen lehetőség van feleslegessé vált lapok törlésére is. További lehetőség a munkalapok átnevezése a könnyebb eligazodás céljából. A következőkben ezeket a lehetőségeket tárgyaljuk meg részletesen.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 14.1 Munkalap átnevezése és lapfülek színezése ¾ Helyi menü, „Átnevezés” illetve „Lapfül színe” ½ A munkalapok neve alapesetben „Munka1”, „Munka2” és „Munka3”, a színük pedig fehér. Ha egy munkalapot át akarunk nevezni, akkor csak az átnevezendő munkalap regiszterfülére kell kattintani a jobb egérgombbal, és elindul a helyi menüje. Természetesen az „Átnevezés…” menüpontot kell választanunk, majd megadni a nevet, aztán pedig az Enter billentyűt megnyomni. A munkalapok nevének valamilyen rövid, jellemző nevet válasszunk. Különösebb megkötésünk nincsen, csak annyi, hogy a név hossza maximum 31 karakter lehet, és hogy nem tartalmazhatja a következő karaktereket: „. / \ ? * [ ]”. A munkalap fülének színét megváltoztatni szintén a helyi menüből tudjuk, de ehhez a „Lapfül színe” menüpontot kell kiválasztani, majd a színt megadni. Az aktív munkalap fülének a színe mindig fehér, a kiválasztott szín éppen csak látszani fog az alsó szélén.

51. Ábra: Munkalapfül

átszínezése

Egyszerűbben nem lehet átnevezni a munkalapot? De igen. Kattintsunk duplát az átnevezendő munkalap regiszterére, és gépeljük be az új nevet. Az adatbevitelt most is az Enter billentyűvel kell lezárni.

14.2 Munkalap törlése ¾ Helyi menü, „Törlés” ½ Munkalap törléséhez szintén a helyi menüt kell elindítani, természetesen a törlendő munkalap regiszterfülére kattintva. A helyi menüből most a „Törlés”-t kell választani, majd a megjelenő párbeszédablakban még jóváhagyni azt. A kitörölt munkalapot nem lehet helyreállítani!

52. Ábra: Munkalap törlése

Egyenként kell az összes törlendő lapot törölni? Nem. A rögtön ismertetésre kerülő módszerrel kapcsoljuk össze az összes törlendő munkalapot, és úgy indítsuk valamelyik lap helyi menüjéből a törlést.

14.3 Munkalap beszúrása ¾ Helyi menü, „Beszúrás…” ½ Ez esetben is annak a munkalapnak a helyi menüjét kell elindítanunk, amely elé egy újabb munkalapot kell beszúrni, majd válasszuk a „Beszúrás” menüpontot. A megjelenő párbeszédablakon még ki kell választanunk a munkalap jellegét, majd megnyomni az „OK” gombot. A munkalapok a következő jellegűek lehetnek: 1. Munkalap; számításokra, adatnyilvántartásra, diagramokhoz (ez az általános típus); 2. Diagram; új munkalapba beszúrt diagramhoz; 3. MS Excel 4.0 makró; Excel 4-es verziójú makróhoz (makrókról éppen csak szó lesz); 4. Nemzetközi makrólap; 53. Ábra: Munkalap beszúrása Angol utasításkészletű makrókhoz;


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 5. MS Excel 5.0 Párbeszédpanel; párbeszéd munkalapok írásához (ezt nem tanuljuk). A beszúrt új munkalap a „MunkaX” nevet kapja, ahol X az eddigi legnagyobb sorszámú munkalapénál eggyel nagyobb szám. Természetesen azután lehetőség van az új munkalap átnevezésére.

14.4 Munkalap mozgatása ¾ Helyi menü, „Másolás vagy áthelyezés…” / Munkalap regiszter húzása ½ Munkalapot azért kell majd időnként mozgatnunk, hogy egy, a neve alapján logikailag rossz helyen lévő munkalapot a helyére tegyünk. A mozgatás módszere eddigi tanulmányaink alapján kitalálható: vagy a munkalap regiszterfülét kell megfogni, és egérrel a regiszterek között a kívánt helyre húzni; vagy a regiszter helyi menüjéből „Másolás vagy áthelyezés…” pontot elindítani. 54. Ábra: Elhúzás közben a program egy kis lefelé mutató ékkel jelzi, hogy ha Munkalap mozgatása majd az egér gombját felengedjük, hová fog kerülni a munkalap.

14.5 Munkalap másolása ¾ Helyi menü, „Másolás vagy áthelyezés…” / Ctrl - Lap regiszter húzása ½ Ha több munkalapon szeretnénk majdnem ugyanolyan adatokat megjeleníteni, akkor erre két megoldás lehetséges: 1. Egy munkalapon végrehajtjuk az összes olyan adatbevitelt és formázást, amely minden munkalapon egyező, majd annyi másolatot készítünk róla, ahány kell. 2. Annyi munkalapot foglalunk csoportba, ahány munkalapon azonos adatra van szükségünk, és azután visszük be és formázzuk az adatokat (a csoportba foglalás módszere a következő bekezdés témája lesz). A munkalapok másolásának módszerére is rájöhetünk magunktól, hiszen szokás szerint csak annyiban különbözik a mozgatástól, hogy közben nyomni kell a Ctrl billentyűt. A másolás tényét a már megszokott kis „+” jel mutatja az egér55. Ábra: Lap másokurzor mellet. lása menüből Ha helyi menüvel másolunk, akkor a párbeszédablak „Legyen másolat” jelölőnégyzetét ki kell pipálni. A munkalap tartalmával együtt fog átmásolódni, és neve utalni fog az eredetijére. Például, ha a másolandó neve „Győri részleg”, a másolat neve „Győri részleg (2)” lesz.

14.6 Munkalapok csoportba foglalása Ha munkalapokat csoportba foglalunk, akkor a továbbiakban minden, a munkalapok bármelyikén végrehajtott változtatás, az összes munkalapon megjelenik. Az egészet felfoghatjuk úgy, mintha indigót raknánk be egy füzet lapjai közé (csak jelen esetben bármely lapra írhatunk). Csoportba foglalást háromféle módszerrel lehet végrehajtani: Ha egymás mögött elhelyezkedő munkalapokat akarunk összekapcsolni, 56. Ábra: Összekapcsolt akkor kattintsunk vagy az első, vagy az utolsó munkalap regiszterfülémunkalapok re, majd a Shift nyomása közben a másik szélső összekapcsolandó lap regiszterére. Ha a munkalapok össze-vissza helyezkednek el, akkor kattintsunk előbb bármelyik regiszterére, majd a Ctrl nyomása közben sorban a többi regiszterfülére is. Ha minden munkalapot bele akarunk foglalni a csoportba, akkor bármely munkalap fülének helyi menüjéből válasszuk „Az összes lap kijelölése” pontot.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! A csoportba foglalt munkalapok regisztere világosabb, így jól láthatóan különbözik a többitől, de ez esetben is lesz egy aktuális munkalap, melynek neve félkövér betűvel szerepel.

14.7 Csoportbontás A csoportba foglalás megszüntetéséhez csak egy, a csoporton kívüli másik regiszterfülre kell kattintani, vagy indítsuk a regiszterek bármelyikének a helyi menüjét, és válasszuk a „Csoport szétbontása” menüpontot. Ha minden munkalap csoportba van foglalva, akkor az aktuális munkalapfülön kívül bármely fülre kattintva felbomlik a csoport. Korábbi Excel verziók csoportbontása A korábbi Excel verziókban csak akkor bomlott fel a csoportba foglalás, ha egy olyan regiszterre kattintottunk, mely nem volt a csoportban. Amennyiben viszont minden munkalapot belefoglaltuk a csoportba, ilyen nem volt. A csoportbontásra csak a helyi menü volt használható.

14.8 Képletek bevitele több munkalap használata esetén Ha olyan képletet kívánunk egy cellába bevinni, melyben egy másik munkalapon lévő adat is szerepel, akkor a következő módon kell eljárnunk. 1. A képletet a kérdéses adatig az eddig tanult módszerek valamelyikével (célszerűen egérrel) bevisszük. 2. Amikor a másik munkalapon lévő adathoz értünk, rákattintunk a megfelelő munkalap regiszterfülre, aztán pedig a cellára (vagy elhúzással kijelöljük a cellákat). 3. Ha a képlet még folytatódik, bevisszük a következő műveleti jelet, ha nem, lezárjuk az adatbevitelt. Ehhez viszont nem kell visszamenni arra a munkalapra, amelyiken a képlet van (tapasztalatom szerint ez a leggyakoribb hiba)! A szerkesztőlécen jól látható, hogy a kifejezésbe ilyen esetekben bekerül a munkalap neve is. Természetesen ez esetben is jelentősége van annak, hogy relatív, vagy abszolút címeket alkalmazunk! És mi a helyzet akkor, ha neveket alkalmazunk a képletekben? Mint arról már volt szó, a nevek az egész munkafüzetben elérhetőek. Így aztán semmilyen speciális feladat nem adódik abból következően, hogy a képletben a névvel hivatkozott adat egy másik lapon van.

15.

Nyomtatás előkészítése, nyomtatás

A nyomtatást az Excel programban egy kicsit jobban elő kell készíteni, mint az eddig megismert programoknál. A következőkben az ehhez a témához kapcsolódó összes lényeges kérdést fogjuk megbeszélni. Elöljáróban azonban egy fontos szabály: az oldalakra tördelés ugyan lehetséges összekapcsolt munkalapokkal, de az összes többi eljárást munkalaponként külön-külön kell elvégezni!

15.1 Oldalakra tördelés, oldaltörés eltávolítása ¾ „Beszúrás” menü, „Oldaltörés” / „Oldaltörés eltávolítása” ½ A Word programhoz hasonlóan az Excelben is automatikus az oldalakáltalunk megadott ra tördelés, de persze mi is megadhatjuk a töréspontokat. Az automatikus és oldaltörés az általunk megadott töréspontok képe nagyjából ugyanolyan: egy vékony szaggatott vonal. Annyi csak a különbség, hogy az automatikus oldaltörést jelző szaggatott vonal sűrűbb. Az automatikus oldaltörések helyét viszont csak akkor jeleníti meg a program, ha bármilyen, a nyomtatással kapcsolaautomatikus oldaltörés tos eljárást elindítunk. A legpraktikusabb a nyomtatási képet megnézni a 57. Ábra: ikonnal. Az oldaltörések képe Ha nem jó helyen vannak az oldaltörések, akkor zárjuk be a nyomtatási képet, majd adjunk meg mi magunk oldaltöréseket. Ehhez abba a cellába kell mennünk, ami az adott oldalra kerülő utolsó cellától „eggyel jobbra lefelé” helyezkedik el, majd a „Beszúrás” menüből az „Oldaltörés” menüpontot kell 96. Ábra: Oldaltörés helye


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! kiválasztani. Ez a módszer akkor praktikus, ha csak egy töréspontot kell megadni, mert csak 4 oldalra kell tördelni a teljes táblázatot. Ha az oldalszám 4-nél nagyobb, akkor külön-külön kell megadni minden oldaltörést. Ennek eljárása a következő: vízszintes oldaltöréshez ki kell jelölni azt a sort, amely már új lapra kell, hogy kerüljön; függőleges oldaltörésnél csak annyi a különbség, hogy az új oldal első oszlopát kell kijelölni. Ezt követően mindkét esetben a „Beszúrás” menü „Oldaltörés” opcióját kell indítani. Arra azonban számítsunk, hogy az általunk így berakott oldaltörések alatti, illetve tőle jobbra elhelyezkedő automatikus oldaltörések lejjebb, illetve jobbra kerülnek. Néha szükségünk lehet az általunk megadott töréspontok törlésére is. Ehhez előbb ki kell jelölni azt a sort, vagy oszlopot, amelyet az eltávolítandó oldaltörésnek még a berakásakor jelöltünk ki, majd a „Beszúrás” menüből az „Oldaltörés eltávolítása” opciót kell választanunk (ez a menüpont jelenik meg az „Oldaltörés” helyén, ha már van az adott helyen töréspont). Csak olyan oldaltörést lehet eltávolítani, melyet mi raktunk be! Bárhová beszúrhatunk oldaltörést? Az Excel 8.0 változata egyesített cellákat nem enged két oldalra szétbontani, így oldaltörést sem szúrhatunk be. Mint tudjuk cellákat egyesíteni legegyszerűbben a ikonnal tudunk. Mindig beszúrhatunk oldaltörést? Ha az „Oldalbeállítás…” párbeszédablak „Oldal” regiszterén a rádiógombokkal azt választjuk ki, hogy „Legyen 1 oldal széles és 1 oldal magas”, akkor egyáltalán nem lehet oldaltörést beszúrni, pontosabban nem lesz hatása.

15.2 Oldaltörés módosítása ¾ „Nézet” menü, „Oldaltörés megtekintése” ½ Ez a lehetőség még az Excel 8.0 egyik kellemes újdonsága volt. A korábbi verziókban ugyanis csak úgy lehetett Az oldaltöréseket jelölő oldaltörést módosítani, hogy a színes vonalak rossz helyen lévő oldaltörést eltávolítottuk, majd újra beraktuk, de jó helyre. 58. Ábra: Oldaltörés módosítás az „Oldaltörés megtekintése” nézetben Ha elindítjuk a „Nézet” menüt, majd kiválasztjuk az „Oldaltörés megtekintése” almenüpontot, akkor az ábra szerinti nézetet kapjuk. A színes vonallal jelölt oldaltörést az egérrel megfogva egyszerűen csak arrébb kell húzni. Ha az oldaltörések már jó helyen vannak, akkor térjünk vissza „Normál” nézetbe a „Nézet” menü alkalmazásával.

15.3 Oldalanként ismétlődő magyarázó adatok megadása ¾ „Fájl” menü, „Oldalbeállítás…”, „Lap” regiszter ½ Gyakran szerepelnek a táblázatunkban olyan magyarázó feliratok, melyeket – mivel az adatok értékeléséhez szükségesek – oldalanként meg szeretnénk ismételni. Ez esetben azt gondolnánk az a megoldás (amit majd soha ne tegyünk, mert a probléma sokkal egyszerűbben is megoldható), hogy minden oldalon újra és újra megadjuk az ilyen adatokat. A helyes, javasolható megoldás az ismétlendő, fejlécszerű adatok megadása a programnak. Ehhez a „Fájl” menü „Oldalbeállítás” pontját kell indítanunk, majd a „Lap” regiszterhez lapoznunk, azu-

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! 59. Ábra: Ismétlődő sor- és oszlopfeliratok megadása Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható!

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! tán belekattintani a „Fent ismétlődő sorok” adatmezőbe, végül az egérrel kijelölni az ismétlődő sorokat a munkalapon. Hasonlóan kell megadni a „Balra ismétlődő oszlopok”-at is. Ezt nem lehet elvégezni a „Nyomtatási kép”-ből (bár látszólag a „Beállít…” gomb ugyanezt az ablakot adja), mivel akkor ezek az adatok nem megadhatóak! Az ábrán látható beállítás esetében, laponként megismétlődik az 1-2 sor, és az A oszlop tartalma.

15.4 Több oldalas tábla nyomtatási sorrendje ¾ „Fájl” menü, „Oldalbeállítás…”, „Lap” regiszter ½ A nyomtatási sorrend megadásával azt határozzuk meg, hogy a program egy több oldalra tördelt munkalapunkat milyen vonalban haladva nyomtassa ki. Az alapértelmezett (ha nem adunk meg mást) a le, majd jobbra. Ennek mikéntje a magyarázó ábra alapján világos. Ha más sorrendben szeretnénk nyomtatni az oldalakat, akkor a „Fájl” menü „Oldalbeállítás…” opciójánál lapozzunk a „Lap” regiszterre, majd az előző ábra szerinti rádió gombokkal állítsuk be a másik, „Jobbra, majd lefelé folytatva” sorrendre a programot. Természetesen az, hogy adott szituációban nekünk mire lesz szükségünk, mindig az éppen aktuális feladat jellegétől függ.

60. Ábra: Több oldalas tábla

nyomtatási sorrendje

15.5 Elhelyezkedés a lapon ¾ „Fájl” menü, „Oldalbeállítás…”, „Margók” regiszter ½ Ha egy táblázatunk nem tölti ki a teljes lapot, akkor alapesetben a lap bal felső részéhez illeszti az Excel az adatokkal feltöltött részt. Ha mi viszont azt szeretnénk, hogy pontosan a lap közepén helyezkedjen el, akkor ehhez a következő lépéseket kell tennünk: vagy nyissuk meg a „Fájl” menüt, és válasszuk ki az „Oldalbeállítás…” opciót; vagy indítsuk el a nyomtatási képet a ikonnal, és nyomjuk meg a „Beállít…” gombot (ez a szerencsésebb megoldás); lapozzunk a „Margók” regiszterhez; pipáljuk ki az ábrán látható két kiválasztó négyzetet. Ha az „OK” gombot megnyomjuk (és a nyomtatási képből indítottuk az „Oldalbeállítás” ablakot, 61. Ábra: Elhelyezkedés a lapon rögtön láthatjuk is a változást.

15.6 Élőfej és Élőláb ¾ „Fájl” menü, „Oldalbeállítás…”, „Élőfej és Élőláb” regiszter ½ Az Excel 97-nél korábbi verziói nyomtatáskor akkor is nyomtattak fej és lábléceket, ha mi nem adtunk meg semmit. Ennek az oka az volt, hogy alapértelmezésben az élőfejbe a munkalap neve, az élőlábba pedig az oldalszám került. Azóta viszont alapértelmezésben már nem nyomtat semmit a program (az Excelhez mérsékelten értők nagy örömére). Ha ez nekünk nem felel meg, akkor indítsuk el a nyomtatási képet a ikonnal, és nyomjuk

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! 62. Ábra: Élőfej és Élőláb megadása Kereskedelmi forgalomba nem hozható!

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! meg a „Beállít…” gombot. Most lapozzunk az „Élőfej és Élőláb” regiszterhez, és adjuk meg az igényünknek megfelelő adatokat. Ha olyan adatot kell megadni, mely nem szerepel a választékban, akkor nyomjuk meg az „Egyéni élőfej…”, vagy az „Egyéni élőláb…” gombot. Itt megadhatjuk a lap bal és jobb szélére, valamint a lap közepére kerülő adatokat (a bal oldalra kerülő balra, a középre kerülő középre, a jobbra kerülő jobbra igazítva jelenik meg). Természetesen az így megadott információkat meg is formázhatjuk. Ehhez a párbeszédablak ikonjára kell kattintanunk. Ugyancsak az itt található ikonok segítségével rakhatunk be a dokumen63. Ábra: Egyéni Élőfej és Élőláb megadása tumról is információkat, illetve akár képet is: aktuális oldalszám / összes oldalszám

elérési út / fájlnév / munkalap neve

aktuális dátum / aktuális idő

kép beszúrása / kép formázása

15.7 Méret, méretarány, elrendezés ¾ „Fájl” menü, „Oldalbeállítás…”, „Oldal” regiszter ½ A lap természetesen a már megszokott módon elrendezhető álló, vagy fekvő formátumba, amihez az „Oldal” regiszterhez kell lapozni. Ugyanitt kell megadni a nyomtatás méretarányát. is. Ha másként nem rendelkezünk 1:1 arányban nyomtatja ki a program a táblázatunkat. A méretezésnél van egy nagyon szimpatikus lehetőségünk: beállíthatjuk, hogy az adatokkal feltöltött táblázatrész hány oldal széles és magas legyen. Ez esetben a program automatikusan számolja ki az ehhez szükséges méretarányt. Természetesen lehetőségünk van az A4 lapmérettől eltérő papír nagyságának a megadására is, valamint a kezdő lapszámot beállítani. 64. Ábra: Elrendezés és méretarány megadása

15.8 Rácsvonalak ¾ „Fájl” menü, „Oldalbeállítás…”, „Lap” regiszter ½ A rácsvonalak és a szegélyek egymással nagyon szoros összefüggésben vannak. Ha ugyanis a rácsvonalak nyomtatását bekapcsoljuk, akkor szegélyeket csak akkor kell alkalmaznunk, ha adataink nem egy összefüggő, folyamatos területen helyezkednek el. Ennek az oka az, hogy az Excel a rácsvonalakat is kinyomtatja, de mindig csak az adatokkal lefedett területen. Azonban mindig a jobb 65. Ábra: A rácsvonalak viselkedése

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! opciót bekapcsoltuk) (ha a „Cellarácsokkal” Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható!

Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! szélső, illetve a legalsó adatig jelennek meg a rácsvonalak (az ábrán a „Kilógó adat”-ig). Ha vannak ilyen szempontból „kilógó” adataink, akkor olyan helyre is kerülne rácsvonal, ahová esetleg nem kell. Ilyenkor használjunk inkább szegélyeket. Szintén szegélyeket kell használnunk, ha valamit vastagabb vonallal szeretnénk kiemelni. Azt, hogy az Excel rácsvonalakat is nyomtasson, vagy sem, magunk állíthatjuk be. Válasszuk a „Fájl” menü „Oldalbeállítás…” elemét, vagy indítsuk el a nyomtatási képet a ikonnal, majd nyomjuk meg a „Beállít…” gombot. Lapozzunk a „Lap” regiszterhez (ez az ablak korábban már szerepelt). A kiválasztó négyzetet pipáljuk ki, ha cellaráccsal kívánunk nyomtatni.

15.9 Nyomtatási terület megadása, megszüntetése ¾ „Fájl” menü, „Nyomtatási terület…”, „Nyomtatási terület megadása / megszüntetése” ½ Egy nagyobb táblázat esetén korántsem biztos, hogy az összes adatot ki akarjuk nyomtatni. Semmi gond, csak a következőket kell tennünk: jelöljük ki a táblázatnak azt a részét, amit ki szeretnénk nyomtatni; nyissuk meg a „Fájl” menüt, majd abból indítsuk a „Nyomtatási terület…”, és azon belül a „Nyomtatási terület megadása” opciót. Ha nem jól dolgoztunk, akkor jelöljük ki a helyes területet, és adjuk meg újra a nyomtatási területet. Akkor pedig, ha újra a teljes adatterületet szeretnénk nyomtatni, szüntessük meg a nyomtatási terület kijelölését a „Fájl” menü „Nyomtatási terület…”, azon belül pedig „Nyomtatási terület megszüntetése” opció indításával.

Adatok sorba rendezése Adatbevitelkor a rekordok nagy valószínűséggel teljesen véletlenszerűen kerülnek be az adatbázisba. Egy ilyen „ömlesztett” adathalmazban viszont nagyon nehéz bármit is megtalálni, ezért célszerű adatainkat sorba rendezni. Ennek több módja is lehetséges. A következőkben ezeket tekintsük át. Egy kulcsos rendezés Ha a sorrendbe rendezéshez csak egy mezőt kell figyelembe venni, akkor a cellamutatót vigyük a kérdéses mezőbe (oszlopba), majd kattintsunk a ikonra ha növekvő, és a ikonra ha csökkenő rendbe akarjuk sorolni rekordjainkat. Vigyázzunk, hogy ha van kijelölt cellatartomány a táblázatunkban, akkor a rendezés csak azon belül történik meg! Természetesen a rekordok adatai együtt mozognak. Növekvő sorrendet választva a rendezés eredményeként az adatok a következőképpen helyezkednek el: karakteres adatok ABC számok növekvő dátumok elöl a régebbi időt megadó dátumok idő adatok elöl a korábbi időpontok Összetett kulcs szerinti rendezés ¾ „Adatok” menü, „Sorba rendezés…” ½ Ha a rendezésnél több szempontot is figyelembe kell venni, akkor indítsuk el az „Adatok” menüből a „Sorba rendezés…” menüpontot. A „Rendezze” legördülő listánál választhatjuk ki az összetett kulcs első összetevőjét, a „Majd” listánál a másodikat, és az „Aztán” listából a harmadikat. De mire jó az összetett kulcs? Ha van például egy olyan adatbázisunk, amely egy cég dolgozóit tartalmazza, és az első kulcsnak a munkahelyet adjuk meg, akkor az egy helyen dolgozók – a munkahelyen belül – még mindig véletlenszerűen jönnének egymás után. Ha azt akarjuk, hogy az egy helyen dolgozók névsorban szerepeljenek, akkor második kulcsnak a nevet kell választani. Hasonló célokra szolgál a harmadik kulcs is. Természetesen lehető-


66. Ábra:

A „Rendezés” ablak


67. Ábra: Egyedi kulcs kiválasztása

ségünk van itt is csökkenő sorrend kérésére, ami a rádió gombokkal választható. Gond csak akkor lenne, ha egy mezőben mondjuk a hónapok neveit tároljuk le. Ha egy ilyen mezőt adunk meg a rendezés kulcsának, akkor a hónapokat is abc-be rendezi a program, ami persze nem jó. Ilyen esetben a „Rendezés” párbeszédablakon nyomjuk meg az „Egyebek…” gombot, és válasszuk ki a megfelelő sorozatot.

15.10 Adatok kezelése szűréssel Az adatok szűrésére két módszer létezik. Az egyikkel az eredeti adatbázist látjuk, de csak azok a rekordok maradnak láthatóak, melyek megfelelnek az általunk megadott feltételnek. Ez esetben a feltételek megadása erősen korlátozott. Ez az „AutoSzűrés”. A másik módszer jóval több lehetőséget biztosít, de sajnos sokkal bonyolultabb is. Ez lesz az „Irányított szűrés”.


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! 15.10.1 Az AutoSzűrő Az autószűrő is nagyszerű eszköz lesz a kezünkben, de van egy komoly korlátja: ha több mezőre is megadunk feltételt, akkor a feltételek között mindig „és” kapcsolatot alkalmaz. Ez annyit tesz, hogy csak az összes feltételnek egyszerre eleget tevő rekordokat fogja figyelembe venni. Ha ez nekünk nem jó, akkor irányított szűrőt kell majd alkalmaznunk. 15.10.1.1 Az AutoSzűrő be- és kikapcsolása ¾ „Adatok” menü, „Szűrő”, „AutoSzűrő” ½ Az AutoSzűrő be- és kikapcsolásához válasszuk ki az „Adatok” menüből a „Szűrés” menüpontot, majd az „AutoSzűrő” opciót. Ennek hatására az adatbázis minden mezőneve egy-egy lenyitható listává, illetve újra normállá alakul. Ha bármelyiket legördítjük, akkor 68. Ábra: Bekapcsolt AutoSzűrő kiválaszthatjuk azt a feltételt, aminek meg kell esetén ilyenek a mezőnevek felelnie egy rekordnak ahhoz, hogy látható maradjon. Az AutoSzűrő kikapcsolása ugyanúgy történik, mint a bekapcsolása. 15.10.1.2 Az AutoSzűrő megadása Tekintsük át, hogy milyen feltételeket adhatunk meg az AutoSzűrö alkalmazásával. A listában az adott mező összes, az adatbázisban szereplő tétele, valamint a „(mind)”, a „(Helyezés…)”, az „(Egyéni…)”, az „(Üres)” és a „(Nem üres)” tételek vannak. Ha valamelyiket kiválasztjuk, akkor velük a következő hatást érjük el: tételek csak az a rekord látszik, melyben az adott mező tartalma megegyezik a kiválasztott tétellel (pl. az ábrán „felsőfokú”, „szakmunkás”, „tech69. Ábra: nikus”); A választék mind az adott mezőre nem adunk meg feltételt, így újra minden rekord látszik; (Helyezés…) részletesen külön is megbeszéljük; (Üres) azok a rekordok láthatóak, melyekben az adott mező üres (a „0” nem számít üresnek); (Nem üres) csak az a rekord látszik, amelyben az adott mezőben van adat (a „0” most sem számít üresnek); Egyéni részletesen külön is megbeszéljük. Ha több mezőre is megadunk szűrési feltételt, akkor csak azok a rekordok látszanak, melyekre minden feltétel teljesül, azaz mindig a logikai „és” kapcsolat áll fent a feltételek között. Ez bizony elég nagy korlát, de pontosan azért létezik a másik szűrési eljárás, az irányított szűrés. Honnét fogjuk tudni, hogy melyik mezőre adtunk meg szűrőt? A mezőnévhez tartozó legördítő elem színe kék lesz annál a mezőnél, amelyre feltételt adunk meg. Hogy lehet a legegyszerűbben újra minden rekordot megjeleníteni? Ha több mezőre is megadtunk feltételt, kissé bonyolult lenne minden mezőnél külön-külön a „Mind” opciót megadni. Helyette nyissuk meg az „Adatok” menüt, és válasszuk a „Szűrő”, majd a „Minden látszik” opciókat. 15.10.1.2.1 „Helyezés…” szűrési feltétel

A párbeszédablakban kiválaszthatjuk, hogy a megjelenítendő rekordok a legnagyobb (Első), vagy a legkisebb (Utolsó) numerikus értékek legyenek. Egyúttal azt is megadhatjuk, hogy hány tétel szerepeljen. Ráadásul az is eldönthető, hogy a megjelenített rekordok darabszámát, vagy százalékos mennyiségét adjuk meg. 15.10.1.2.2 „Egyéni…” szűrési feltétel

70. Ábra: Helyezés feltételének megadása


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! Itt egy mezőre nézve két feltételt is megadhatunk, és a köztük lévő logikai kapcsolatot is mi szabhatjuk meg. Szerencsére a két feltétel közötti kapcsolat „nyelvtanilag” nagyon jól érezhető (természetesen, ha több mezőre adunk meg feltételt, akkor azok között változatlanul „és” lesz a kapcsolat). A feltételt úgy kell elképzelni, hogy az összehasonlító operátor bal oldalán szerepel a mező tartalma. Az operátort a listából választhatjuk: egyenlő; 71. Ábra: Az egyéni feltétel megadására nem egyenlő; szolgáló ablak nagyobb, mint; nagyobb, vagy egyenlő; kisebb, mint; kisebb, vagy egyenlő; kezdete; nem kezdete; vége; nem vége; tartalmaz; nem tartalmaz. Amihez hasonlítjuk a mező értékét, az kerül az operátor jobb oldalára. Az utolsó 6 operátor csak karakteres adatok esetén jelenik meg a választható lehetőségekben, és ezek némi magyarázatot is igényelnek. A „kezdete” az adott mező tartalom elejében, a „vége” a végében, a „tartalmaz” pedig a mező bármely részében keresi a megadott mintát, és ha ott megtalálja, bekerül a rekord a megjelenítendők közé. A „nem kezdete”, a „nem vége” és a „nem tartalmaz” ezek után könnyen értelmezhető: ha az adott helyen nincs a megadott minta, akkor kerül be a kiszűrt adatokba a rekord. 15.10.2 Irányított szűrő ¾ „Adatok” menü, „Szűrő”, „Irányított szűrő” ½ Az imént megismert AutoSzűrö segítségével már egész jól válogathatunk az adatok között. Sajnos azonban előbb-utóbb komoly korlátokba fogunk ütközni. Olyan feltételt ugyanis nem tudunk megadni, mely szerint minden olyan rekord kerüljenek bele a leválogatás eredmény listájába, amelyek két különböző mezőre vonatkozó feltétel közül csak az egyiknek felelnek meg. Ennek az oka az, hogy ha több mezőre is megadunk feltételt, azok között a kapcsolat „és”, ami annyit jelent, hogy csak az összes feltétel egyidejű teljesülése esetén szerepel az adott re72. Ábra: Irányított szűrő kord a listában. Ez így elég bomegadása nyolult, de egy példa alapján rögtön érthető lesz. Tegyük fel, hogy egy olyan adatbázisunk van, amelyben a dolgozók következő adatai vannak letárolva: név; lakhely; iskolai végzettség; beosztás. AutoSzűrőt alkalmazva nem tudjuk leválogatni azoazokat a dolgozókat, akik vagy Győrben laknak, vagy 73. Ábra: Irányított szűréssel felsőfokú iskolai végzettségük van (azaz elég az egyik leválogatott rekordok


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! feltételnek teljesülnie), de az irányított szűrővel könnyedén megoldható a probléma. Az irányított szűrő alkalmazásának során az alábbi három területet kell majd megadni: 1. Listatartomány: a leválogatandó adatokat tartalmazó cellák (az ábrán „Adatok” néven szerepel); 2. Szűrőtartomány: a feltételt tartalmazó cellák; 3. Hová másolja: az a területet, ahová a leválogatást kérjük (megadása nem kötelező, az ábrán „Leválogatott rekordok” a felirata). A szűrőtartományt természetesen elő kell készíteni. Ennek során egy különálló cellatartományban előbb az összes olyan mezőnevet meg kell adni, melyre feltételt akarunk előírni (célszerű a fejlécet, úgy ahogy van, lemásolni). Ezek után írjuk be a feltételeket. Ha két különböző mezőre feltételt adunk meg, akkor közöttük természetesen logikai kapcsolat áll majd fenn. Ha mindkét feltételnek egyszerre kell teljesülnie („és” kapcsolat), akkor a feltételeket egy sorba kell írni. Ha a két feltétel közül elég az egyiknek teljesülnie („vagy” kapcsolat), akkor a feltételeket külön-külön sorba kell megadni. Az ábrán látható feltételt előírva minden olyan rekord leválogatásra kerül, amelyeknél a lakhely Győr, vagy az iskolai végzettség felsőfokú (elég, ha csak az egyik teljesül, azaz „vagy” a kapcsolat). Ha a „Győr” és a „felsőfokú” egy sorba kerülne, akkor csak azok az emberek kerülnének leválogatásra, akik Győrben laknak, és ugyanakkor felsőfokú a végzettségük (minkét feltétel egyszerre kell, hogy teljesüljön, azaz „és” a kapcsolat).


Nógrádi PC Suli tanfolyami jegyzete! Kinyomtatni, másolni, sokszorosítani tilos! Kereskedelmi forgalomba nem hozható! TANFOLYAMI JEGYZET

Recommend Documents