Nodig uw relaties in vijf stappen per e-mail uit Snel, efficiënt en effectief Ga naar www.digitalerelatiekaart.nl
• Bekroond met de E-mail Marketingaward 2007 • Verstuur binnen een half uur uw digitale relatiekaart • 2x meer voorregistraties
Nodig uw relaties per e-mail uit Effectief De digitale relatiekaart is een effectieve manier van uitnodigen. Exposanten die deze kaart inzetten scoren twee tot driemaal meer voorregistraties dan bedrijven die dit instrument niet inzetten.
Persoonlijk U kunt de digitale relatiekaart voorzien van een persoonlijke touch. Door uw eigen tekst met links naar uw website toe te voegen. Ook kunt u uw eigen bedrijfslogo of zelfs een hele topbalk uploaden.
Snel Binnen een half uur maakt u uw digitale uitnodiging. In vijf overzichtelijke stappen componeert u een fantastische digitale relatiekaart. Koppel uw bestand met e-mailadressen aan deze uitnodiging en druk op ‘verzend’.
Gratis Gebruik van de digitale relatiekaart kost u niets. U kunt net zo vaak uw relaties uitnodigen als u wilt. Ook stellen we geen limieten aan het aantal uitnodigingen dat u verstuurt.
2
Geavanceerd Met de applicatie kunt u uw hele e-mailcampagne organiseren. In het adresboek kunt u groepen aanmaken, u kunt eerder verstuurde digitale relatiekaarten nog een keer versturen en u kunt uw eigen e-mailbestand direct actualiseren door de bounces (niet aangekomen e-mails) te verwerken.
Voordat u aan de slag gaat Een goed begin is het halve werk. Uw digitale relatiekaart maakt en verstuurt u binnen een half uur. Zeker als u er een ‘invuloefening’ van maakt. Zorg ervoor dat u de volgende zaken bij de hand heeft.
• UW INLOGCODES Deze heeft u van VNU Exhibitions ontvangen.
• EEN WERVENDE TEKST Geen tijd? We doen u alvast een tekstvoorstel.
• UW BEDRIJFSLOGO OF TOPBALK De specificaties van een logo zijn: 140 pixels breed x 140 pixels hoog jpg of gif, maximaal 20 Kb zwaar
• EEN CSV-BESTAND MET E-MAILADRESSEN Simpel te maken vanuit Excel, lees hoe het moet op pagina 15.
De specificaties van een topbalk zijn: 600 pixels breed x 150 pixels hoog jpg of gif, maximaal 50 Kb zwaar
3
Log in Ga naar www.digitalerelatiekaart.nl en log in met gebruikersnaam en wachtwoord die u van VNU Exhibitions heeft ontvangen. Bent u ze kwijt? Geen probleem, bel de Exposantentelefoon van VNU Exhibitions, telefoon 030 – 295 2999.
Als u voor het eerst inlogt... Het systeem vraagt u eenmalig de afzendernaam in te vullen, een e-mailadres te maken voor de bounces en uw reply-adres op te geven.
Kies nieuwe mailing Links in het scherm kunt u kiezen uit meerdere opties. Selecteer Nieuwe mailing.
4
STAP 1 Kies uw vormgeving en vul uw bedrijfsgegevens in Kies een sjabloon. U kunt kiezen uit twee vormgevingsvoorstellen. In het ene voorstel kunt u uw bedrijfslogo plaatsen, in het andere voorstel kunt u zelfs een hele topbalk vervangen door uw eigen visual. Door op het voorbeeld te klikken ziet u het voorstel vergroot weergegeven. Voor een groot deel staan uw NAW-gegevens al ingevuld. U kunt deze overschrijven. Deze gegevens komen in uw uitnodiging te staan. We vragen u ook testgegevens in te vullen. Deze gebruiken we om u de testmail toe te sturen, zodat u goed kunt beoordelen of de uitnodiging aan uw eisen voldoet. Klik op ‘Verder’ om naar de volgende stap te gaan.
5
STAP 2 Voeg uw logo en tekst toe
2
Afhankelijk van het sjabloon dat u heeft gekozen, kunt u uw eigen bedrijfslogo uploaden of de topbalk vervangen door een visual met uw eigen huisstijl.
1
1 Ga met uw muis op het VNU-logo of -topbalk staan. Klik 1 x met uw muis (let op: niet 2 x). 2 Ga vervolgens naar het icoontje ‘replace image’. (icoontje )
3
3 Er opent zich een dialoogvenster, waarmee u naar uw eigen logo of de topbalk kunt bladeren. Bevestig vervolgens met ‘OK’. Uw logo of topbalk staat in de uitnodiging.
6
2 1 In het vak met de rode kaderlijnen kunt u uw eigen tekst plaatsen. U kunt de lettergrootte aanpassen met (icoontje ) of woorden vet (icoontje ) of cursief maken (icoontje ). Ook kunt u hyperlinks aanbrengen met (icoontje ).
1
2 U kunt ook de onderwerpregel van uw mailing aanpassen. 3 Bent u tevreden klik op ‘Verder’.
3
Tip: Kopiëren via kladblok U kunt uw tekst eerst in Word tikken, om deze vervolgens in de editor te plakken. Doe dit altijd via de functie ‘Kladblok’. (In Windows: Start, Programma’s, Bureauaccessoires, Kladblok). Plak de tekst vanuit Word in het kladblok. Selecteer en kopieer deze tekst. Plak het blok vervolgens in de editor van de digitale relatiekaart. U voorkomt hiermee dat onzichtbare codes meegekopieerd worden die de vormgeving van uw digitale relatiekaart beïnvloeden.
7
STAP 3 Bekijk het resultaat en verstuur testmail Klik op ‘Verstuur testmailing’, zodat u kunt zien hoe uw relaties uw uitnodiging in hun inbox ontvangen. De testmail wordt verzonden naar het e-mailadres dat u in stap 1 hebt ingevoerd.
8
Vul de viercijferige code in die u vindt in de onderwerpregel van uw testmail in uw inbox. Bijvoorbeeld in Outlook. Klik op ‘OK’ om te bevestigen. U gaat nu automatisch door naar stap 4.
[email protected]
9
STAP 4 Koppel uw e-mailbestand aan uw uitnodiging Het koppelen van uw bestand met e-mailadressen gaat in twee stappen. Eerst maakt u een Groep aan. In deze groep (zeg maar: de naam van uw adressenbestand) plaatst u vervolgens de namen en e-mailadressen van de relaties die u een digitale relatiekaart wilt toesturen. Klik op ‘Ga naar Adresboek om een groep te maken en e-mailadressen toe te voegen’
10
Adresboek Maak een groep aan Klik op het blauwe icoontje met het Plus-teken boven aan de pagina. (icoontje ) 1 Geef de Groep een naam. Kies een herkenbare naam, bijvoorbeeld ‘Nieuwe relaties’ of ‘Groothandel’. Het veld ‘Opmerkingen’ hoeft u niet in te vullen. 2 Klik op ‘OK’. Wilt u meer groepen maken? Klik op ‘OK en voeg opnieuw toe.’ 3 Heeft u de groep gemaakt, klik op ‘E-mailadressen toevoegen’ achter de naam van de groep.
1 3
2 11
Adresboek Laad een Groep met namen en e-mailadressen
1
Er zijn twee manieren om een groep te laden met namen van uw relaties en e-mailadressen. 1 U kunt e-mailadressen één voor één toevoegen. Let erop dat uw e-mailadressen in de goede groep worden geupload. Klik op het icoontje met het plus teken bovenaan de pagina. Vul naam en e-mailadres in en bevestig met OK. 2 De snelste manier is om al uw adressen met één hande-
2
ling in één keer te uploaden. Kies in de blauwe balk onder Import de optie CSV. Een CSV-bestand is een excel bestand dat op een bepaalde manier is opgeslagen. Tip: Nog nooit een CSV-bestand gemaakt? Ga voor uitleg en schermvoorbeelden naar pagina 15.
12
Selecteer uw bestand door op Bladeren te klikken. Haal het bestand bijvoorbeeld van uw bureaublad, bevestig vervolgens met ‘OK’.
U heeft uw CSV-bestand geupload. In deze stap koppelt u de velden van uw CSV-bestand aan de database van de digitale relatiekaart. U doet dit veld voor veld. Links in het schermvoorbeeld ziet u de velden van uw CSV-bestand. Door op het pijltje te klikken achter elk database-veld, zorgt u ervoor dat de benamingen van CSV-veld en database-veld aan elkaar gelijk zijn. Let erop dat uw e-mailadressen in de goede groep worden geupload. Klik vervolgens op ‘OK’.
13
Klik vervolgens op de knop ‘Terug naar adresboek’ rechtsonder in de blauwe balk. Klik daarna op ‘Verder gaan met versturen’, rechtsonder in de blauwe balk. U bent nu terug in stap 4. Selecteer met uw muis de groep en ‘Klik op verder’.
STAP 5 Verzenden Klik op ‘Verstuur mailing definitief’ In het kader ‘oorsprong abonnees’ geeft u aan of u al eerder mailings hebt verstuurd naar deze adressen. En daarnaast of de geadresseerden ooit- impliciet of expliciet - toestemming hebben gegeven [opt-in] om opgenomen te worden in uw relatiebestand. Zo voorkomen we dat uw en onze relaties de mailing als ‘spam’ ervaren, bijvoorbeeld omdat ze u niet kennen. Klik vervolgens op ‘Verder’ Wilt u later verzenden? Klik op ‘Verstuur mailing op een later tijdstip’. U kunt vervolgens datum + tijdstip aangeven. Het verzenden daarna gebeurt automatisch.
14
Zo maakt u een CSV bestand
1
2
3
Het bestand dat u uploadt moet aan bepaalde eisen voldoen. Het moet opgebouwd zijn uit zeven kolommen. Plaats in regel 1: titel, voornaam, tussenvoegels, achternaam, email, bedrijfsnaam en taal. De taalcode voor een Nederlands adres is: nl (in kleine letters). De taalcode voor een niet-Nederlands adres is: en (in kleine letters). Zie het voorbeeld. Belangrijk is dat in ieder geval de e-mailadressen en taalcode zijn ingevuld.
Vervolgens maakt u er een CSV-bestand van door te kiezen voor ‘Bestand opslaan als’
Geef het bestand een nieuwe naam en selecteer CSV (gescheiden door lijstscheidingtekens) en bevestig met opslaan.
4 Klik vervolgens op ‘Ja’ en ‘OK’.
15
En wat er allemaal nog meer kan Bounces: werk uw eigen e-mail bestand bij Niet alle e-mails die u verstuurt, kunnen worden afgeleverd, bijvoorbeeld omdat het e-mailadres niet klopt. Dit zijn bounces. Deze bounces kunt u downloaden, zodat u uw eigen bestand direct kunt updaten. Ga naar www.digitalerelatiekaart.nl, log in en klik op Adresboek (links op het scherm). Klik vervolgens op Export (onderaan het scherm, rechts in de blauwe balk). Wie zijn vast van plan uw stand te bezoeken? Met de digitale relatiekaart kunnen uw relaties zich voorregistreren. Hebben ze dat al gedaan, kunnen ze via de ‘Ik kom’ knop aangeven vast van plan te zijn juist uw stand te bezoeken. Goed om te weten. Drie dagen nadat u de mailing hebt verstuurd, ontvangt u van ons een e-mail met daarin een hyperlink naar het overzicht van relaties die op de ‘Ik kom’ knop hebben geklikt.
Regisseer uw eigen e-mailcampagne Heeft u verschillende doelgroepen en wilt u elke doelgroep een eigen, specifieke e-mail sturen? Dat kan. Maak in het adresboek verschillende mailgroepen aan, laad vervolgens elke groep met het juiste bestand e-mail adressen. U kunt nu eenvoudig de verschillende groepen koppelen als u een nieuwe digitale uitnodiging maakt. Taakplanner om later te verzenden Al wilt u tien verschillende uitnodigingen sturen naar evenzoveel verschillende doelgroepen. Het kan. Via de taakplanner in stap 5 ‘Verstuur mailing op een later tijdstip’ kunt u per mailing aangeven wanneer en hoe laat de mailing de deur uit moet. Eenmaal ingesteld, gaat alles daarna automatisch. Ga naar ‘Nieuwe mailing’ of ‘Verder gaan met een mailing’ of ‘Opnieuw verzenden’.
Verwijder alle mailgroepen en adressen U kunt op elk moment uw groepen en e-mailadressen verwijderen. Ga naar adresboek en klik bovenaan de pagina op het Verwijder of Maak leeg icoontje. VNU Exhibitions verklaart op geen enkele wijze uw bestand op te slaan dan wel uw gegevens op wat voor manier dan ook te gebruiken. Heeft u hulp nodig? Gebruikersnaam en wachtwoord kwijt? Bel de Exposantentelefoon van VNU Exhibitions, telefoon 030 - 295 2999.
Kijk voor een totaaloverzicht van de functionaliteiten van de digitale relatiekaart in de handleiding op www.digitalerelatiekaart.nl. Klik links in het menu op ‘Handleiding’
VNU Exhibitions Postbus 8800, 3503 RV Utrecht T 030 295 2700 www.vnuexhibitions.com
