Abu Dhabi • Berlin • Bucharest • Budapest • Düsseldorf • Frankfurt • Munich • Stuttgart • Vienna • Zurich www.ifua.hu Tanács Zoltán 2011. november 4.
Önkormányzati gazdálkodás és kontroll, a hatékonyságnövelés eszközei az új környezetben
© IFUA Horváth & Partners Kft.
Sopron, 1956
2
Németország, 1981: Institut für UnternehmensAnalysen (IFUA) megalapítása
3
A Horváth & Partners csoport az egyetlen magyar alapítású, nemzetközi szinten is jegyzett vezetési és informatikai tanácsadó cég Tevékenységi kör
Vezetési tanácsadás világszerte
Alkalmazottak
400 fő felett
Árbevétel 2010/11
80,3 millió euró
Ügyfelek
Nagy- és középméretű vállalatok az ipari, pénzügyi, szolgáltatási és kereskedelmi szektorokban, valamint közigazgatási szervezetek
4
Irodák
Abu Dhabi, Berlin, Bécs, Budapest, Bukarest, Düsseldorf, Frankfurt, München, Stuttgart, Zürich Highland Worldwide irodák az Amerikai Egyesült Államokban, Ausztráliában, Belgiumban, Franciaországban, Hollandiában, Japánban, Kínában, NagyBritanniában, Olaszországban, Spanyolországban, Szingapúrban
Controlling, stratégia vagy innováció – teljesítményünket „kiválónak” értékelték 2003/2006/2009 – Hidden Champion: 1. a controlling tanácsadásban
5
2010 – Best of Consulting Kiváló a stratégiai tanácsadásban
2005/2010 – Top 100 Kiváló innovativitás
Az elmúlt több mint 10 évben széleskörű tapasztalatokra tettünk szert az önkormányzati szektorban
6
Békéscsaba
Eger
Oroszlány
Budapest V. került
Esztergom
Pécs
Budapest VII. kerület
Győr
Salgótarján
Budapest VIII. kerület
Jászberény
Siófok
Budapest IX. kerület
Kaposvár
Szeged
Budapest XIII. kerület
Kazincbarcika
Székesfehérvár
Budapest XV. kerület
Kecskemét
Szombathely
Budapest XVII. kerület
Kisújszállás
Tata
Budapest XX. kerület
Makó
Verőce
Cegléd
Miskolc
Veszprém
Debrecen
Nyíregyháza
Zalaegerszeg
A világ számos városában dolgoztunk ki élenjáró megoldásokat Abu Dhabi: Amszterdam Barcelona Bécs Berlin Brüsszel Frankfurt Párizs Zürich …
7
Új önkormányzati törvény és kapcsolódó szabályozások elkészítése
Egy másik világban még az alapnak tűnő dolgokat is újra kell tanulni…
8
Jövőre bizonyos értelemben hazánkban is „más világ” lesz az önkormányzatok számára, mert sok minden megváltozik…
Feladatmegosztás
Irányítási feladatok és hatáskörök
…de számos kérdés részletei még egyáltalán nem tisztázottak!
Finanszírozási alapelvek
9
Szervezetrendszer
Minden változás nehéz – és megvannak a tipikus fázisai 2010
2011 Tudok valamit tenni?
2012
Mi fog Legalább történni? változik Mi lesz a valami! hatása énrám?
Tagadás
Kiábrándulás
Elegem van, ez nem nekem való! Ez tényleg miattam van? Ki vagyok, mit akarok?
Fenyegetettség Bűntudat
Most már látom magam a jövőben…
Folyamatos előrehaladás
Fokozatos elfogadás
Félelem
10
Ez működni fog és jó lesz…
Változás? Miféle változás?
Ez nehezebb, mint gondoltam…
Izgatottság Boldogság
2013
Depresszió
Ellenségesség
Akkor is megteszem, ha ez kicsinál engem…
Válság - másképp
VESZÉLY + LEHETŐSÉG
11
Az önkormányzatok jelenleg kicsit olyanok, mint egy autó kormánykerék nélkül… A hagyományos önkormányzati (költségvetési) gazdálkodás
12
Pénzforgalmi szemléletű A bevételeket és kiadásokat méri Bázisszemléletű, inputorientált Rövid távú (éves, operatív) Alapvetően „kifelé” szól (a költségvetési előírásoknak felel meg) Vezetői döntéstámogatásra korlátozottan alkalmas, előrejelzés nincs A valós teljesítményeket és költségeket nem veszi figyelembe (nem is ismeri azokat) Rugalmatlan és pazarló (év végi költési kényszer) A gazdálkodás számos területén nincs érdemi kontroll
Változtassunk!
Szisztematikus hatékonyságnövelés
Feladatalapú gazdálkodás és controlling rendszer kialakítása
13
Azonnali
megtakarítások
Folyamatos
költségcsökkentés
Bevételnövelés Feladatkataszter Feladatalapú Controlling
összeállítása
gazdálkodás kialakítása
rendszer (tervezés és beszámolás) kialakítása
Ne várjunk – a környezet bizonytalansága nem fog érdemben változni!
A költségcsökkentési intézkedések egy része azonnal bevezethető, de ezek csak rövid távon hoznak enyhülést a gazdálkodás számára
Szállítói szerződések, rendelések szisztematikus felülvizsgálata, ellenőrzése.
Rendelések, számlák ellenőrzésének szigorítása.
Elfekvő készletek, használaton kívüli eszközök értékesítése.
Beszerzések drasztikus visszaszorítása.
Kintlévőség-kezelési folyamat „szigorítása”, tudatosabb alkalmazása.
Jövedelmek csökkentése, cafeteria megszüntetése.
Önként vállalt feladatok finanszírozásának csökkentése, megszüntetése.
Belső ellenőr megbízása, etikai normák létének és betartásának auditálása.
14
Egységes irányítási rendszer kialakításával az önkormányzati vállalatok és intézmények hatékonyabbá tehetők Közgyűlés (bizottságok) Hivatal (osztályok) Közgyűlés (bizottságok) Egységes irányító szervezet
Hivatal (osztályok) Távhő
Vízmű
A vállalatok irányításával kapcsolatos feladatok
TV
Ingatlankezelő
Szolgáltatások
Távhő
Vízmű
TV
Ingatlankezelő
A vállalatok irányításával kapcsolatos feladatok
Szolgáltatások
SZK
15
SZK
Szolgáltató központ
A gazdasági társasági forma kedvezőbb az egységes irányítás megteremtéséhez, ezért célszerű az intézmények átalakítása gazdasági társasággá
Gazdálkodási felelősség – eredmény felelősség Nagyobb mozgástér a gazdálkodásban
Teljesítményorientáció
Intézmények átalakítása (non-profit) gazdasági társaságokká Rugalmasabb alkalmazás, munkaerőgazdálkodás
Hatékonyabb vagyongazdálkodás Rugalmasabb finanszírozás
16
A beszerzés tartós, tudatos fejlesztése révén 15-20%-os megtakarítás is elérhető Naiv
Figyelmes
Tudatos
Irányított
Áttörés a belső integrációban
Hatékonyság / realizált eredmények
Áttörés a teljesítményben
Áttörés a külső integrációban
1-2%
3-4% 4-6%
Áttörés a kontrollban
6-8%
Ad hoc, „vásárló” jelleg
Érettség / fejlődés
17
Kiváló
Transzparens szervezet, átlátható működés
Hatékony beszerzés, tudatos irányítás
Teljes beszerzési folyamatmenedzsment
Szállítói integráció, közös fejlesztések
Éveken át tartó – soha véget nem érő! – szisztematikus hatékonyságjavításra van szükség a fűnyíróelv-szerű, alkalmankénti költségcsökkentés helyett Pazarlások megszüntetése
Kiváló folyamatok kialakítása
Szisztematikus hatékonyságnövelés
Kiegyensúlyozott leterheltség biztosítása 18
Párhuzamos tevékenységek konszolidációja
A feladatkataszter kialakításának szempontjai
19
1
A 200-300 elemű feladatkataszter alapját az önkormányzat kötelező és önként vállalt feladatainak jegyzéke képezi.
2
Az adott feladat elvárt részletezettsége/bontása függ az igényelhető normatíváktól, a feladat kötelező vagy önként vállalt jellegétől, valamint az önkormányzat további – tervezési alapelvekben rögzített – elvárásaitól.
3
A kataszter három csoportba sorolja az intézmények által ellátott feladatokat: irányító-, alap- és támogató feladatok közé.
4
Az ellátott feladatok csoportosítása tematikusan és nem intézményi bontásban valósul meg.
Néhány hónap alatt kialakítható egy következetes alapelveken nyugvó új tervezési és gazdálkodási rendszer
20
1
Feladatalapúság: a teljes költségvetést az ellátott feladatok mentén lehet megtervezni.
2
Okozathűség: a költségvetési bevételek és kiadások felmerülését meghatározó változók, paraméterek tervezése segítségével a tervek valós erőforrásigényeket tükröznek.
3
Egyszerűség: a tervezés alapját egy kezelhető számosságú feladatból álló feladatkataszter képezi.
4
Egységesség és rugalmasság egyidejű alkalmazása: magas szinten azonos feladat- és jogcímstruktúra, mely azonban rugalmasan alábontható.
5
Összehasonlíthatóság: az alkalmazott naturáliák és az azonos feladat- és jogcímstruktúra összehasonlíthatóvá teszi az azonos feladatot ellátó különböző intézményeket.
A teljesítménymenedzsment kapcsolatot teremt a politikai és a szakmai (szervezeti), valamint az egyéni célok között Ügyfelek elv árásai
Stratégiai controlling
Teljesítményalapú beszámolás az ügyfeleknek és stakeholdereknek
Célkitűzés
Politikai célok
Szakmai (szervezeti) c élok)
Stratégiaalkotás
Stratégiai céllebontás (szervezet - egyén)
Többéves tervezés
Éves költségvetés tervezés
Operatív controlling 21
Teljesítménycélok és –mutatók kijelölése és aktualizálása
A teljesítményekért való felelősség megteremtése
Teljesítménymérés
Szervezeti és egyéni szint!
Teljesítményértékelés
A korszerű gazdálkodási rendszer a túlélés alapja; kialakítása szisztematikus munkát igényel, amelyhez azonnal érdemes hozzákezdeni
Helyzetfelmérés és lehetséges intézkedések kidolgozása 2011. november
Azonnali költségcsökkentési intézkedések megvalósítása
2012. január
Feladatkataszter összeállítása, a feladatok költségének megállapítása
2012. március
A 2012. évi költségvetés feladatalapú újratervezése
Feladatalapú gazdálkodás feltételeinek kialakítása
22
Szisztematikus hatékonyságnövelés
2012. szeptember
2013. január
Stratégia kialakítása, céllebontás, mutatók meghatározása, akciótervezés
2013. évi költségvetés feladatalapú tervezése
Vezetői beszámolórendszer kialakítása
Rendszeres vezetői beszámolás, előrejelzés
Pillantás a jövőbe: a korszerű önkormányzati gazdálkodás A korszerű önkormányzati gazdálkodási rendszer jellemzői
23
(Részben) üzemgazdasági szemléletű
A célelérést és a hatékonyságot méri
Teljesítményalapú (feladatalapú), outputorientált
Hosszabb távú (többéves, stratégiai és operatív)
Kifelé és a vezetőknek egyaránt szól
Alkalmas a vezetői döntéstámogatásra, előrejelzéseket tartalmaz
Figyelembe veszi a valós teljesítményeket és költségeket
Rugalmas, az év közbeni gyors vezetői beavatkozásokat lehetővé teszi
Mindenre kiterjedő érdemi kontrollt biztosít
Köszönöm figyelmüket!
Fotó beillesztése a kék mező méretének megfelelően
Tanács Zoltán partner IFUA Horváth & Partners Kft. 1119 Budapest Fehérvári út 79.
24
Mobil: Telefon: Fax:
(30) 382 88 09 (1) 382 88 88 (1) 382 88 89
E-mail:
[email protected]
Több különböző területen növeltük a vállalati működés hatékonyságát hazai és külföldi projektekben
Pénzügyi terület átszervezésével 20%-os költségmegtakarítás. Értékesítési hálózat átalakításával 20%-os forgalomnövekedés.
Ügyfélszolgálati folyamatok átalakításával 15%-al több megkeresés kiszolgálása jobb minőségben.
25
Néhány példa hatékonyságjavítási projektek tárgyaira
Beszerzési terület átalakításával, szerződések újrakötésével 15%-os beszerzési költségcsökkentés.
Újradefiniált létesítménygazdálkodási szolgáltatásokkal a szervezet valós igényeihez történő Műszaki szervezet átalakításával, igazodás. új felelősségi rend bevezetésével 10%-os költségcsökkentés.
Referenciáink – több mint 100 hazai vállalat és intézmény tervezési és / vagy beszámoló-rendszerének fejlesztése az elmúlt 20 évben
26
