Nitriansky samosprávny kraj, Rázusova 2A, 949 01 Nitra
Smernica o obehu a preskúmaní účtovných dokladov
Rok 2016
PREDSEDA Nitrianskeho samosprávneho kraja vydáva Smernicu o obehu a preskúmaní účtovných dokladov NSK V súlade so zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákonom 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 583/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách územnej samosprávy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 302/2001 Z.z. o samospráve vyšších územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch) v znení neskorších predpisov a zákonom č. 357/2015 Z.z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov za účelom zabezpečenia plynulosti prác a včasného spracovávania účtovných dokladov vydávam túto
smernicu o obehu a preskúmaní účtovných dokladov Smernica o obehu a preskúmaní účtovných dokladov (ďalej len smernica) upravuje: • • • • •
rozsah používaných účtovných a ďalších vybraných dokladov, náležitosti jednotlivých dokladov, ich účel a popis, termíny spracovania dokladov v jednotlivých fázach obehu, zodpovednosť zamestnancov za vyhotovenie, resp. spracovanie dokladov, schvaľovaciu, kontrolnú a inú zodpovednosť zamestnancov za náležitosti jednotlivých dokladov.
Článok I Účel zásad pre obeh účtovných dokladov 1. Smernica predpisuje rozsah používania účtovných dokladov a záväzné náležitosti účtovných dokladov ako dôležitého prvku preukázateľnosti účtovníctva, ktoré slúži k jednoznačnej identifikácii účtovných prípadov. 2. Smernica napomáha k plynulosti prác, včasnému spracovaniu účtovných dokladov a k účtovaniu dokladov do správneho účtovného obdobia. Napomáha k zabezpečeniu dochvíľnosti, predchádzaniu škôd z nedodržania zákonných lehôt a kontinuite v účtovníctve. 3. Smernica vymedzuje zodpovednosť jednotlivých zamestnancov za vyhotovovanie, spracovanie dokladov a ich schvaľovanie a je záväzná pre všetkých zamestnancov Nitrianskeho samosprávneho kraja.
Článok II Spôsob vedenia účtovníctva a projektovo-programová dokumentácia 1. NSK v zmysle zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) účtuje v sústave podvojného účtovníctva o stave a pohybe majetku a záväzkov, rozdiele majetku a záväzkov , nákladoch a výnosoch a o príjmoch a výdavkoch. Pri vedení účtovníctva vychádza z opatrenia, ktorým sa 2
ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcová účtová osnova pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky v znení neskorších predpisov (ďalej len „Postupy účtovania“). 2. Predmetom účtovníctva je účtovanie o: - stave a pohybe majetku, - stave a pohybe záväzkov, - rozdiele majetku a záväzkov, - výnosoch, - nákladoch, - príjmoch, - výdavkoch, - výsledku hospodárenia. 3. Účtovníctvo vedie NSK vo vlastnej réžii od 01. 01. 2009 v ekonomicko-informačnom systéme SAP s jeho modulmi. 4. Systém SAP v jeho aplikáciách spracováva údaje z prvotných dokladov ako napr. pokladničný doklad, bankový výpis, príjemka, výdajka materiálu, faktúra, zmluva, zaraďovací a vyraďovací protokol a pod., a tým zabezpečuje aktualizáciu informácií v účtovníctve. 5. Modul SAP FI – finančné účtovníctvo umožňuje vedenie účtovníctva na účtoch hlavnej knihy. 6. Modul SAP RR – Riadenie rozpočtu, umožňuje zadať schválený rozpočet a zmeny v rozpočte na príslušné rozpočtové obdobie podľa funkčnej, ekonomickej a programovej klasifikácie. 7. V module SAP FI-AA - Účtovníctvo majetku umožňuje program evidenciu stavu a odpisov dlhodobého hmotného, nehmotného a drobného dlhodobého majetku. Poskytuje aj operatívnu evidenciu neodpisovaného majetku. Evidenciu je možné členiť podľa kategórií majetku, umiestnenia, zachytáva druhy pohybov, zhodnotení, odpisov, presuny a prevody medzi organizačnými štruktúrami. 8. Modul SAP MM – Nákup a vedenie zásob zabezpečuje obstaranie, nákup materiálov, služieb a investícií, vedenie zásob – príjem/výdaj a inventúru ako aj logistickú likvidáciu faktúr. 9. Modul SAP MZDY – Spracovanie a účtovanie mzdových náležitostí zamestnancov NSK a poslancov volených za NSK , odborníkov komisií Zastupiteľstva NSK a fyzických osôb na základe zmluvy. 10. Servisné služby súvisiace s prevádzkovaním ekonomického a informačného systému SAP sú predmetom DOHODY o zabezpečení realizácie riešenia administratívneho centra ako nástroja pre komplexné riadenie verejných financií uzatvorenej podľa § 51 zák. č. 40/1964 Zb. Občianskeho zákonníka v platnom znení medzi Ministerstvom financií Slovenskej republiky a Nitrianskym samosprávnym krajom uzatvorenej dňa 30. 11. 2007 v znení neskorších dodatkov.
3
11. Spôsob vedenia účtovných kníh: výpočtovou technikou s použitím modulu SAP FI a systému BW . Výstupy: - účtovné knihy – hlavná kniha, denník, - účtovné výkazy – súvaha, výkaz ziskov a strát, vybrané aktíva a pasíva, poznámky, - finančné výkazy – výkaz o plnení rozpočtu, - evidencia faktúr – kniha došlých faktúr, saldokonto - príjmy a výdavky – rozpočet, čerpanie, - účtový rozvrh, likvidačný list došlej faktúry. 12. Účtovné doklady sa dôsledne číslujú. Predpokladom zaistenia preukázateľnosti účtovníctva sú dokladové rady. Pre každý druh dokladu je stanovený samostatný číselný rad. Prílohu č. 1 tvorí zoznam číselných znakov, radov, symbolov a skratiek.
Článok III Náležitosti účtovných dokladov 1. Účtovné doklady sú preukázateľné účtovné záznamy, ktoré musia obsahovať: a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu, napr. faktúra, interný doklad, pokladničný doklad... b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva, d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu, e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, f) podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, g) podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie, h) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia. 2. Každý účtovný doklad musí byť označený číslom súvislého radu podľa druhu účtovného dokladu. 3. Účtovné doklady musia spĺňať zásady: - úplnosti - pravdivosti - vecnej správnosti - časovej súvislosti. 4. Opravy zápisov v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných písomnostiach a záznamoch nesmú viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti a nesprávnosti účtovníctva. Oprava sa musí vykonať tak, aby bolo možné určiť zodpovednú osobu, ktorá vykonala opravu, deň jej vykonania a obsah opravovaného účtovného záznamu pred opravou a po oprave. 5. Účtovné písomnosti sa ukladajú v ucelených súboroch do archívu v súlade s ustanovením § 35 zákona o účtovníctve a v súlade so zákonom č. 503/2007 Z.z. úplné znenie zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, ako vyplýva zo zmien a doplnení vykonaných zákonom č. 515/2003 Z.z. (Čl. XXII), zákonom č. 216/2007 Z.z. a zákonom č. 335/2007 Z.z.
4
a vyhlášky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Článok IV Preskúmanie a schvaľovanie účtovných dokladov Účtovné doklady sa preskúmavajú: 1. Z vecného a číselného hľadiska sa kontroluje správnosť údajov obsiahnutých v účtovných dokladoch, t.j. či finančná alebo účtovná operácia je uvedená správne, fakturovaná alebo uhrádzaná platba za dodávku , prácu, materiál, službu bola riadne prevzatá čo do množstva, druhu, akosti, času trvania, ceny a ostatných podmienok určených alebo dohodnutých podľa objednávky alebo zmluvy, na základe ktorých sa poskytujú finančné prostriedky. Túto kontrolu zabezpečuje príslušný útvar, ktorý vykonanie finančnej operácie v rámci svojej právomoci nariadil. Títo zamestnanci zodpovedajú z vecného a číselného hľadiska za všetky hospodárske dôsledky operácie, ktoré z ich rozhodnutia vznikli. Posúdia operáciu z hľadiska účelnosti, hospodárnosti, dodržania , či finančná operácia je v súlade so zmluvou, resp. objednávkou, či je v súlade s interným aktom riadenia, na základe ktorého finančná operácia vznikla, resp. či je v súlade so zákonom, ak vznikla finančná operácia v súlade s nejakým právnym predpisom. Ďalej je potrebné posúdiť, či je finančná operácia zabezpečená v rozpočte príslušného útvaru – či sú na finančnú operáciu vyčlenené finančné prostriedky. poverený 2. Z hľadiska dodržania zákona o verejnom obstarávaní potvrdzuje zamestnanec oddelenia služieb pre verejné obstarávanie a implementáciu projektov, či bol nákup tovaru, služby alebo prác v súlade so zákonom o verejnom obstarávaní. 3. Z formálneho hľadiska preskúmajú účtovné doklady poverení zamestnanci ekonomického odboru, oddelenia účtovníctva a platobného styku, a to najmä úplnosť účtovných dokladov a súčasne prekontrolujú, či doklady sú podpísané osobami zodpovednými za vykonanie finančnej operácie. 4. Pre potreby tejto smernice je útvarom kancelária predsedu, sekretariát predsedu, oddelenie styku s verejnosťou, SO pre IROP, kancelárie podpredsedov, útvar hlavného kontrolóra, kancelária riaditeľa ÚNSK, odbory, oddelenia, referáty.
Článok V Žiadanky , objednávky, zmluvy Obstaranie majetku, tovarov, prác a služieb pre potreby Úradu NSK je možné vykonať za nasledovných podmienok: 1. Žiadanku na obstaranie majetku, materiálu tovaru, prác a služieb“, príloha č. 10, vystavuje zamestnanec útvaru požadujúci zabezpečenie obstarania majetku, materiálu, tovarov, prác alebo služieb (ďalej len „obstaranie“). Zamestnanec a vedúci zamestnanec útvaru požadujúceho obstaranie, sú zodpovední za vykonanie základnej
5
finančnej kontroly. Žiadanku, predložia na oddelenie vnútornej správy – referát technicko-hospodárskej správy. Na základe nej vedúci referátu technickohospodárskej správy a) zabezpečí vydanie materiálu zo skladu s vykonaním základnej finančnej kontroly na tlačive „Výdaj na nákladové stredisko“, príloha č. 19. b) zabezpečí realizáciu žiadanky formou drobného nákupu, pri dodržaní požiadavky hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti c) zabezpečí vystavenie objednávky v module SAP MM. V prípade realizácie formou objednávky je nutné vykonať základnú finančnú kontrolu na uvedenej žiadanke. 2. Objednávku možno na obstaranie použiť v tom prípade, keď celková výška objednávky nepresiahne čiastku 3 320 EUR vrátane. Objednávky nie je potrebné vystavovať pri pozvánkach na školenia a semináre – úhrada za prihlásených účastníkov školenia bude realizovaná po vykonaní základnej finančnej kontroly na tlačive „Oznámenie o vzniku záväzku“, príloha č. 9. 3. Objednávky centrálne vystavuje, eviduje a s potvrdenou žiadankou archivuje zamestnanec referátu technicko-hospodárskej správy v module SAP MM. Zároveň zodpovedá za úplnosť založenej objednávky vrátane potvrdenej žiadanky. Zaevidovaním objednávky do modulu SAP MM sa vytvorí v module SAP RR rezervácia na potrebu finančných prostriedkov. Z dôvodu potreby rezervácie finančných prostriedkov v module SAP RR sa tvorí aj tzv. „technická objednávka“, ktorú na základe uzavretej zmluvy vytvára poverený zamestnanec ODÚPS. 4. Formou zmluvy alebo dohody sa obstaranie musí vykonať vždy, ak celková hodnota realizácie presiahne čiastku 3 320 EUR. Návrh zmluvy alebo dohody predkladá spolu s „Kontrolným listom pri zmluvách a dohodách“, príloha č. 12 objednávajúci útvar, ktorý zabezpečí aj všetky vyjadrenia a podpisy na KL a je zodpovedný za vykonanie základnej finančnej kontroly Kontrolný list pri zmluvách a dohodách sa vyhotovuje v troch rovnopisoch, z toho 1 ks rovnopisu bude prílohou ku zmluve, ktorá sa zakladá pre potreby archívu Kancelárie riaditeľa ÚNSK. 5. Útvar požadujúci obstaranie, každú zmluvu pred podpisom zaeviduje do systému evidencie zmlúv v zmysle Smernice na evidenciu zmlúv NSK, v ktorom jej bude pridelené evidenčné číslo. 6. Útvar požadujúci obstaranie, je naďalej garantom plnenia zmluvných podmienok, pričom platobné podmienky vyplývajúce zo zmluvy oznámi na tlačive „Oznámenie o vzniku záväzku“ „príloha č. 9“, t.j. komu má byť záväzok uhradený, bankové spojenie, termín a výšku úhrady záväzku na základe predloženej zmluvy na ekonomický odbor, resp. zabezpečí vystavenie a doručenie faktúry. Zamestnanec a vedúci zamestnanec požadujúceho útvaru sú zodpovední za vykonanie základnej finančnej kontroly 7. Drobné nákupy v hotovosti - obstaranie touto formou je možné len v ojedinelých prípadoch. Obstaranie majetku, tovarov, prác a služieb v hotovosti zabezpečuje spravidla zamestnanec referátu technicko-hospodárskej správy maximálne do výšky 165 EUR za jeden nákup, ostatní zamestnanci, napr. nákup kvetov, občerstvenia a pod.
6
V mimoriadne odôvodnených prípadoch môže predseda NSK povoliť aj nákup za hotové nad 165 EUR.
Článok Va Obstaranie tovarov, stavebných prác alebo služieb bežne dostupných na trhu, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností formou Elektronického kontraktačného systému
1. Obstaranie tovarov, stavebných prác alebo služieb bežne dostupných na trhu, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností je verejný obstarávateľ povinný vykonať prostredníctvom elektronického trhoviska, ktoré zriaďuje Ministerstvo vnútra SR. 2. Vedúci odborného útvaru vecného správcu rozpočtu je povinný pred vykonaním obstarania formou Elektronického kontraktačného systému zabezpečiť vypracovanie Kontrolného listu pri obstaraní tovarov, stavebných prác alebo služieb bežne dostupných na trhu, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností formou Elektronického kontraktačného systému – viď príloha č. 16. Zároveň sú zamestnanec a vedúci zamestnanec príslušného útvaru zodpovední za vykonanie základnej finančnej kontroly.
Článok VI Dodávateľské faktúry a odberateľské faktúry Dodávateľské faktúry 1. Prevzatie dodávateľských faktúr (ďalej len „DF“) za dodávky, práce a služby sa vykonáva prostredníctvom podateľne ÚNSK. Na základe požiadavky dodávateľa zasielať DF elektronicky, podateľňa preberá DF prostredníctvom elektronickej podateľne na adrese
[email protected]. Podateľňa označí DF prezentačnou pečiatkou a v ten deň všetky dodávateľské faktúry spolu s prílohami odovzdá na oddelenie účtovníctva a platobného styku (ďalej len ODÚPS). 2. Všetky dodávateľské faktúry za dodávky majetku, materiálu, tovarov, prác a služieb , označené v podateľni prezentačnou pečiatkou, preberá poverený zamestnanec ODÚPS, ktorý skontroluje lehotu splatnosti faktúry a možnosť jej dodržania, ďalej skontroluje, či faktúry obsahujú predpísané náležitosti podľa všeobecne záväzných noriem. Dobropisy treba považovať za faktúru s mínusovou hodnotou a viesť ich v evidencii v časovom slede. 3. • • • • •
Predpísané náležitosti: IČO a DRČ, číslo faktúry , variabilný symbol, názvy a adresy dodávateľa a odberateľa, dodávateľovo spojenie v peňažnom ústave a numerický smerovací kód peňažného ústavu, číslo účtu aj v tvare IBAN, SWIFT kód pri faktúrach zo zahraničia, číslo zmluvy alebo objednávky, na základe ktorej je faktúra vystavená ( môže byť doložená zmluva alebo objednávka),
7
• • • • • •
deň a miesto zdaniteľného plnenia, deň vystavenia faktúry, deň splatnosti faktúry, ktorý musí byť v súlade so zmluvnými podmienkami a obchodným zákonníkom, označenie dodávky, druh a množstvo výrobkov alebo druh a doba trvania práce, cena za jednotku množstva dodávky, ako aj súhrnnú cenu s DPH a percento DPH, podklad ku faktúre, ktorý preukazuje spôsob dodávky (dodací list, montážny list, preberací protokol a pod.) musí byť podpísaný zamestnancom, ktorý dodávku prevzal.
4. Dodávateľské faktúry, ktoré neobsahujú všetky potrebné náležitosti, zašle poverený zamestnanec ODÚPS doporučene dodávateľovi na doplnenie a vedie o nich evidenciu. 5. Ostatné prevzaté faktúry v časovom poradí s uvedením ich splatnosti zaeviduje zamestnanec ODÚPS do knihy došlých faktúr vedenej v module SAP FI. Ku každej faktúre vygeneruje a pripojí osobitné interné tlačivo – Likvidačný list k faktúram (ďalej len LL) príloha č. 2, a postúpi ju zodpovednému zamestnancovi vecne príslušného útvaru (vecný správca rozpočtu), a ten je povinný faktúru do 5 pracovných dní s vyplneným a potvrdeným LL vrátiť poverenému zamestnancovi ODÚPS. Vecne príslušný útvar zabezpečí úkony súvisiace s vykonaním základnej finančnej kontroly, pripojí doklady preukazujúce dodanie majetku, materiálu, tovaru, uskutočnenie práce, poskytnutie služby a pod., - dodací list, montážny list, a súhlas s úhradou. V prípade výkonov a služieb poskytnutých v rámci realizácie projektov EÚ, projektový manažér zabezpečí ďalšie úkony súvisiace s vykonaním základnej finančnej kontroly a pripojí doklady preukazujúce skutočne a reálne vykázané činnosti (pracovné výkazy). 6. Zamestnanec referátu technicko-hospodárskej správy postúpi kópiu vystavenej objednávky zamestnancovi ODÚPS, ktorý eviduje faktúry a ten ju priloží k príslušnej faktúre. 7. V prípade, že príde faktúra na realizáciu dodávky v súlade s uzavretou zmluvou alebo dohodou, je zamestnanec vecne príslušného útvaru v rámci úkonov základnej finančnej kontroly povinný pripojiť k faktúre aj kópiu zmluvy. Pri opakovaných dodávkach uvedie zodpovedný zamestnanec vecne príslušného útvaru v LL k faktúram číslo zmluvy. 8. Ak ide o celoročnú objednávku, ktorá sa realizuje viacerými čiastkovými alebo opakovanými dodávkami, uvedie sa na LL číslo objednávky a kópia objednávky sa pripojí k prvej faktúre za dodávku zrealizovanú na základe celoročnej objednávky. Na každý ďalší LL sa uvedie číslo objednávky s poznámkou „celoročná“ ako aj číslo prvej faktúry (číslo z knihy faktúr), ku ktorej je priložená kópia objednávky. 9. Zodpovedný zamestnanec, ktorý na LL vykoná kontrolu doručenej faktúry z hľadiska jej vecnej a číselnej správnosti – zisťuje najmä, či fakturovaná dodávka, majetku, materiálu, práce a služby zodpovedá skutočnej kvalite, množstvu, druhu, cene a ostatným podmienkam (lehote splatnosti), ktoré sa určili alebo dohodli v príslušnej zmluve alebo objednávke. Pri výkonoch a službách realizovaných v rámci projektov EÚ projektový manažér, skontroluje, či podporné doklady k jednotlivým faktúram
8
(pracovné výkazy) preukazujú skutočne a reálne vykonané činnosti v súlade s príslušnou zmluvou o poskytnutí nenávratného finančného príspevku. 10. Ak ide o dodávku zásob na sklad, zodpovedný zamestnanec referátu technickohospodárskej správy ÚNSK pripojí k faktúre príjemku. Pri dodávke drobného hmotného majetku a OT je potrebné ho zaevidovať na referáte technicko-hospodárskej správy a vyznačiť na LL. Pri dodaní materiálu, služieb alebo prác musí byť podpis preberajúceho na dodacom liste alebo na súpise vykonaných prác alebo na odovzdávacom alebo preberacom protokole, a to tak, že je uvedené čitateľné meno, podpis a dátum prebratia. 11. Pri faktúre za dodávku dlhodobého hmotného majetku, dlhodobého nehmotného majetku zodpovedný zamestnanec oddelenia ekonomických analýz faktúru vecne preskúma a porovná so zmluvnými podmienkami dodávky a majetok zaeviduje do evidencie majetku ÚNSK. Ak sú vykonané všetky úkony súvisiace s vykonaním základnej finančnej kontroly a zabezpečený súhlas s úhradou, odovzdá zodpovedný zamestnanec faktúru s dokladmi na ODÚPS. 12. V prípade, že ide o faktúru, kde je potrebné rozpísať výdavok na jednotlivé odbory , je vecne príslušný správca rozpočtu povinný fakturovanú sumu rozpísať podľa jednotlivých útvarov na LL - rozpočet - suma v EUR – útvar. Rozpočtovú položku v tejto časti LL doplní a podpíše vedúci oddelenia rozpočtu a financovania. 13. Poverený zamestnanec ODÚPS po prevzatí faktúry s doplnenými dokladmi a potvrdeným LL faktúru zaúčtuje a pripraví príkaz na úhradu faktúry v elektronickej forme. 14. V prípade, že zamestnanec vecne príslušného útvaru pri prevzatí dodávky majetku, materiálu, tovaru služby alebo prác zistí pri preskúmaní vecnej a číselnej správnosti faktúry nesúlad medzi fakturáciou a skutočným stavom, je povinný takúto faktúru so zdôvodnením vrátiť späť dodávateľovi. Kópiu listu spolu s kópiou vrátenej faktúry odovzdá na ODÚPS. 15. Dodávateľské faktúry sa zakladajú pri bankovom výpise v deň úhrady záväzku. Odberateľské (vyšlé) faktúry 1. Odberateľské faktúry za vykonané práce a služby vystavuje zamestnanec ODÚPS na základe požiadavky na tlačive „Fakturačný návrh“, príloha č. 3 a podkladov dodaných z príslušného útvaru, ktorý dodal za ÚNSK služby alebo materiál. Zamestnanec a vedúci zamestnanec príslušného útvaru sú zodpovední za vykonanie základnej finančnej kontroly. Fakturačný návrh musí obsahovať • IČO a DRČ odberateľa, • názvy a adresy dodávateľa a odberateľa, dodávateľovo spojenie v peňažnom ústave a numerický smerovací kód peňažného ústavu NSK , číslo účtu aj v tvare IBAN • číslo zmluvy alebo objednávky podľa označenia odberateľa ( môže byť doložená zmluva alebo objednávka), na základe ktorej sa fakturácia uskutočňuje • deň a miesto zdaniteľného plnenia – dodania materiálu alebo služby,
9
• • • •
deň splatnosti faktúry, ktorý musí byť v súlade so zmluvnými podmienkami a obchodným zákonníkom, označenie dodávky, druh a množstvo výrobkov alebo druh a doba trvania práce, cena za jednotku množstva dodávky, podklad ku faktúre, ktorý preukazuje spôsob dodávky (dodací list, montážny list, preberací protokol a pod.), resp. pri refakturácii energií, telekomunikačných služieb, výpočet fakturovanej sumy.
2. Zamestnanec ODÚPS vyhotoví faktúru v 4 exemplároch. Originál zašle odberateľovi, 1. kópiu založí na ODÚPS spolu s podkladmi na vystavenie faktúry, 2. kópiu založí k predpisu pohľadávky, 3. kópiu postúpi k založeniu do evidencie príslušného odboru, ktorý vystavil fakturačný návrh. Faktúru zaeviduje v knihe vyšlých faktúr. Faktúra musí obsahovať všetky náležitosti (podľa čl. V. bod 3). Zamestnanci ODÚPS zabezpečia zaúčtovanie faktúry a kontrolu jej úhrady. Za správnosť fakturovanej sumy zodpovedá predkladajúci útvar. 3. V prípade reklamácie vyšlej faktúry je zodpovedný príslušný zamestnanec, ktorý dal podklad – fakturačný návrh na vystavenie faktúry. Ten zabezpečí aj doplnenie, resp. opravu podkladov potrebných na opravenie faktúry. 4. Odberateľské faktúry sa zakladajú samostatne v tom časovom slede, ako sú zaevidované v knihe vyšlých faktúr. 5. Každý útvar, ktorý vystavil fakturačný návrh, dostane po skončení štvrťroka prehľad o neuhradených faktúrach od príslušného zamestnanca ODÚPS , ktorý je zodpovedný za vymáhanie nedoplatkov. Za vymáhanie pohľadávok etickej komisie je zodpovedný tajomník komisie.
Článok VII Pokladničná agenda 1. Vedením pokladničnej agendy je poverená referent/ka ODÚPS, ktorý/á je povinný/á: • viesť taký počet pokladní v module SAP FI, koľko cudzích mien prijíma a vypláca, • odvádzať pokladničnú hotovosť, ktorá predstavuje príjem organizácie a nad stanovený limit pokladnice, na účet vo VÚB a príjem NSK previesť na príjmový účet vedený v Štátnej pokladnici, • bezpečne uschovávať hotovosť a ceniny, • zabezpečovať účinnú kontrolu pokladničných operácií, • prekontrolovať, či doklad z registračnej pokladnice, alebo došlá faktúra (daňový doklad), ktorá sa prepláca v hotovosti, obsahuje predpísané náležitosti a či je zrejmé z dokladu, o aký materiál ide a že bol uhradený v hotovosti , • prekontrolovať oprávnenosť osôb, ktoré vykonali základnú finančnú kontrolu na tlačive „Vyúčtovanie preddavku na nákup použitie finančných prostriedkov na v hotovosti, Nákup v hotovosti“ príloha č. 4 alebo LL v prípade, že bude v hotovosti preplácaná faktúra, • vyplatiť a prijať len prípustné hotovostné platby, • dodržiavať limit pokladne.
10
2. Referent/ka ODÚPS poverená vedením pokladne musí mať podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti za zverené hodnoty, ktoré je zamestnanec povinný vyúčtovať. Referent/ka ODÚPS poverená vedením pokladne nesmie zveriť vykonávanie pokladničných operácii inej osobe. Pri dočasnej neprítomnosti referenta/ky ODÚPS poverenej vedením pokladne (choroba, dovolenka, iné) zamestnanec poverený zastupovaním, prevezme pokladničnú hotovosť po jej inventarizácii, čo bude vyznačené v zápise o inventarizácii. Aj prechodne poverený zamestnanec musí mať uzatvorenú dohodu o hmotnej zodpovednosti. Tento zamestnanec má rovnaké práva a povinnosti, vyplývajúce z funkcie pokladníka. 3. Výška limitu pokladničnej hotovosti v pokladnici je najviac 2 500 EUR a 200 EUR v cudzej mene prepočítaný kurzom vyhláseným Európskou bankou, v súlade s Výnosom Ministerstva financií Slovenskej republiky z 28. decembra 2012 č. MF/026991/2012-321, ktorým sa ustanovuje denný limit zostatku finančných prostriedkov v hotovosti pre klientov Štátnej pokladnice v znení neskorších zmien. 4. Pokladničné operácie sa vykonávajú len na základe príjmových a výdavkových pokladničných dokladov, ktoré sa tlačia priamo v module SAP FI. 5. • • • • • • • • •
Pokladničné doklady musia mať tieto náležitosti: názov pokladničného dokladu a číslo dokladu, názov a IČO organizácie, dátum vyhotovenia pokladničného dokladu, meno a priezvisko platiteľa alebo príjemcu (v prípade, že ide o celkom neznámu osobu, dopísať do príjmového alebo výdavkového dokladu ČOP), sumu platby číslicami a slovami, účel platby, podpis referenta/ky ODÚPS poverenej vedením pokladne , podpis zamestnanca, prípadne inej osoby, ktorému bola vyplatená hotovosť, podpis schvaľovateľa.
6. Príjmové a výdavkové pokladničné doklady vyhotovuje referent/ka ODÚPS poverený/á vedením pokladne a schvaľuje vedúca ODÚPS, prípadne vedúca ekonomického odboru. Tieto sa číslujú chronologicky. 7. Opravy zápisov v pokladničných dokladoch možno vykonávať len spôsobom platným pre opravy zápisov v účtovných písomnostiach (§ 34 zákona o účtovníctve , t. j. – nepretierať, neprelepovať, negumovať, nesprávny zápis prečiarknuť). V prípade opravy je potrebné uviesť meno, kto doklad opravil, podpis tejto osoby a dátum opravy. 8. V module SAP FI nesprávne vydaný pokladničný doklad je možné opraviť len stornom pôvodne vydaného pokladničného dokladu (vystavením dokladu s opačným znamienkom) a vydať správny doklad. Nesprávne vydaný pokladničný doklad musí byť prečiarknutý a musí obsahovať označenie „Storno dokladu“, dátum opravy a podpis referentky ODÚPS poverenej vedením pokladne . 9. V zmysle zákona č. 357/2015 Z.z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov musí byť súčasťou predloženého účtovného dokladu riadne
11
vykonaná základná finančná kontrola. Referent/ka ODÚPS poverený/á vedením pokladne nie je oprávnený/á vyplatiť hotovosť z pokladne bez jej vykonania. 10. Výplata každej hotovosti musí byť potvrdená podpisom príjemcu alebo oprávneného splnomocneného príjemcu. V prípade splnomocnenia musí byť doklad o plnej moci priložený k výdavkovému pokladničnému dokladu. Pri výplatách splnomocnenému príjemcovi, ktorého referent/ka ODÚPS poverený/á vedením pokladne nepozná, zaznamená do pokladničného dokladu číslo občianskeho preukazu. 11. Referent/ka ODÚPS poverená vedením pokladne je povinná potvrdiť na dokladoch svojím podpisom vykonanie pokladničnej operácie. K príjmovému a výdavkovému pokladničnému dokladu musí byť okrem dokladu o základnej finančnej kontrole priložená príloha – prvotný doklad (faktúra, doklad z registračnej pokladnice, prípadne iný doklad – cestovný príkaz, potvrdenie z pošty ap.). Pri doklade, ktorý nemá trvalý charakter počas celej doby archivácie , napr. cestovný lístok, prípadne iný doklad slabo čitateľný blok z registračnej pokladnice, je zamestnanec žiadajúci výplatu hotovosti povinný doložiť 1 krát originál dokladu a 1 krát jeho fotokópiu. Doklady o výdavkoch a príjmoch sa archivujú v súlade s § 35 zákona o účtovníctve. 12. Prvotný doklad (doklad z registračnej pokladnice alebo faktúra s príjmovým pokladničným dokladom) musí obsahovať tieto náležitosti: • označenie subjektu, ktorý doklad vydal, • množstvo, • cena za jednotku množstva, • DPH ( ak je platiteľom DPH), • suma spolu. 13. Pokladničné operácie sú podľa druhov príjmov a výdavkov preddefinované v systéme. Zamestnanec poverený vedením pokladne si podľa druhu vyberie operáciu a automaticky sa zaúčtuje výnosový alebo nákladový účet, ekonomická klasifikácia, funkčná klasifikácia, program, podprogram, doplňuje sa iba zdroj, nákladové stredisko, zákazka. Zo systému sa vyberá aj číslo zamestnanca. 14. V ojedinelých prípadoch, ak pokladničná operácia je iná ako preddefinovaná, zaúčtuje sa operácia na nezaraditeľný príjem alebo nezaraditeľný výdavok, ktorý opraví účtovníčka pri kontrole účtovania pokladne. 15. Denné záznamy o pokladničných operáciách obsahuje pokladničná kniha. Vedie sa v module SAP FI. V pokladničnej knihe sa vykazuje denne zostatok pokladne. Poverený zamestnanec ODÚPS denne zaúčtuje pokladničné doklady. 16. Peňažné prostriedky v hotovosti musí účtovná jednotka inventarizovať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. V podmienkach NSK sa peňažné prostriedky inventarizujú aj pri odovzdaní - preberaní pokladničnej hotovosti iným zamestnancom (počas zastupovania referentky ODÚPS poverenej vedením pokladne). 17. V odôvodnených prípadoch je možné poskytovať zamestnancom preddavky na vyúčtovanie. Preddavky na vyúčtovanie predstavujú peňažné prostriedky, ktoré účtovná jednotka zveruje svojim zamestnancom, aby z nich uhrádzali rôzne drobné výdavky.
12
18. Preddavky na vyúčtovanie do 165 EUR sa poskytujú na základe „Žiadanky na výplatu preddavku finančných prostriedkov do 165 EUR“, príloha č. 5, ktoré po vykonaní základnej finančnej kontroly schvaľuje vedúca ekonomického odboru a nad 165 EUR na základe „Žiadanky na výplatu preddavku finančných prostriedkov nad 165 EUR“, príloha č. 5a, ktoré po vykonaní základnej finančnej kontroly schvaľuje predseda NSK. Preddavky sa poskytujú z pokladne ako: • jednorázové - v predpokladanej výške výdavkov na dopredu vymedzený účel napr. na náhrady cestovných výdavkov, na mimoriadny drobný nákup, na reprezentačné účely a pod. • trvalé – poskytujú sa najdlhšie na jedno účtovné obdobie. Výplatu preddavku na náhrady cestovných výdavkov schvaľuje na tlačive Cestovný príkaz ten, kto povolil vykonanie pracovnej cesty. 19. Zamestnanci, ktorým boli poskytnuté jednorazové alebo trvalé preddavky, sú povinní ich vyúčtovať a ich použitie doložiť najneskôr: • do 5 pracovných dní po splnení účelu, v prípade jednorazových preddavkov, • do 10 pracovných dní, resp. do 30 kalendárnych dní po skončení pracovnej cesty, na konci kalendárneho roka najneskôr 27. decembra príslušného kalendárneho roka • v prípade trvalých preddavkov najneskôr 20. decembra príslušného kalendárneho roka, • v prípade ukončenia pracovného pomeru najneskôr deň pred posledným pracovným dňom, 20. Ďalší preddavok nie je možné poskytnúť, pokiaľ zamestnanec nevyúčtoval predchádzajúci prijatý preddavok (netýka sa preddavku na ZPC). 21. Vyúčtovanie poskytnutého preddavku sa vykoná na tlačive „Vyúčtovanie preddavku na nákup v hotovosti, nákup v hotovosti“, príloha č. 4. Finančnú hotovosť je referentka ODÚPS poverená vedením pokladne oprávnená vyplatiť až po vykonaní základnej finančnej kontroly. 22. Referent/ka ODÚPS poverená vedením pokladnice sleduje všetky stanovené lehoty na vyúčtovanie preddavkov, resp. vrátenie preddavkov a v prípade ich nedodržania vyzve zamestnanca na okamžité vysporiadanie. 23. Požiadavku finančných prostriedkov na výplatu finančných darov, ocenení pre úspešných športovcov, osobnosti Nitrianskeho samosprávneho kraja predkladá vecne príslušný zamestnanec po vykonaní základnej finančnej kontroly na tlačive „Žiadanka na výplatu finančných darov, ocenení pre úspešných športovcov, osobnosti NSK a pod.“ príloha č. 5b. 24. Vklad hotovosti do pokladnice ÚNSK (napr. poplatok za vydanie rozhodnutia, vratka za stravné poukážky, úhrada vyšlej faktúry a pod.) vykonávajú zamestnanci po vykonaní základnej finančnej kontroly na tlačive „Žiadanka na vklad finančných prostriedkov do pokladnice ÚNSK“ príloha č. 5c. 25. Dotácia finančných prostriedkov do pokladnice sa vykonáva prostredníctvom úplne vyplneného a podľa podpisového vzoru podpísaného šeku na výber finančnej hotovosti vo VÚB banke, v ktorej je vedený tzv. dispozičný účet pre výber 13
pokladničnej hotovosti. Pri dotácii do pokladne vedenej v cudzej mene je podkladom pre výber finančných prostriedkov žiadanka o výber na nákup prostriedkov v cudzej mene, podpísaná v súlade s podpisovými vzormi. Na dotáciu do pokladnice NSK nevykonáva základnú finančnú kontrolu vzhľadom k tomu, že základná finančná kontrola bude vykonaná pri každom vyúčtovaní výdavku z pokladnice. 26. Stravovanie na Úrade Nitrianskeho samosprávneho kraja je zabezpečené formou stravovacích poukážok. 27. Referent/ka ODÚPS poverená vedením pokladne vedie operatívnu evidenciu o príjme a výdaji cenín - stravovacích poukážok, zabezpečuje spravidla raz mesačne ich nákup a vydáva ich zamestnancom. Výdaj sleduje podľa mesačnej dochádzky zamestnancov a nárok znižuje o dni práceneschopnosti, služobných ciest, pri ktorých bolo stravné poskytnuté pri vyúčtovaní cestovného príkazu alebo o dni, v ktorých bola strava zamestnancovi poskytnutá iným spôsobom (napr. reprezentačné výdavky a pod.). 28. Vyúčtovanie spotreby cenín - stravovacích poukážok referent/ka ODÚPS poverený/á vedením pokladne predloží do 3 dní po skončení mesiaca poverenej účtovníčke na internom doklade, na ktorom vyhotoví predkontáciu vyúčtovania spotreby stravovacích poukážok, na zaúčtovanie. Zároveň na uvedenom doklade vykoná zamestnanec a vedúci zamestnanec základnú finančnú kontrolu vyznačením dátumu a podpisom do pečiatky podľa vzoru v prílohe č. 18. 29. Poverená účtovníčka podklady skontroluje a zaúčtuje interný doklad v module SAP FI. Čiastku, ktorú znáša zamestnávateľ, účtuje do nákladov, čiastku zo sociálneho fondu predpíše do pohľadávok voči SF a čiastku, ktorú z ceny stravného lístka platí zamestnanec, predpíše ako pohľadávku voči zamestnancom. U zamestnancov tieto čiastky predstavujú zrážku zo mzdy a budú im zrazené v najbližšom výplatnom období.
Článok VIII Likvidačný list faktúry Oznámenie o vzniku záväzku - pohľadávky 1. Spolu s „Likvidačným listom faktúry “, príloha č. 2 pre mesačný prevod finančných prostriedkov pre rozpočtové organizácie a pre príspevkové organizácie musí byť vypracovaný prehľad o čerpaní za predchádzajúce obdobie v tabuľkovej forme (príslušný počet dvanástin) na tlačive „Prehľad o čerpaní schválených finančných prostriedkov“, príloha č.6. Potrebu čerpania finančných prostriedkov nad stanovený mesačný limit, je nutné zdôvodniť príslušným vedúcim útvaru. Prevod ostatných transferov sa pre organizácie uskutočňuje na základe „Likvidačného listu zálohovej faktúry“ príloha č. 2a. 2. Dary a granty (vlastné príjmy organizácie) – podkladom pre prevod finančných prostriedkov je avízo o prijatej platbe potvrdené zodpovednou zamestnankyňou ODÚPS na tlačive „Prehľad o prijatých platbách od organizácie“, príloha č. 7. Na základe tohto podkladu vypracuje zodpovedný zamestnanec vecne príslušného útvaru prehľad o čerpaní vlastných príjmov na tlačive „Prehľad o čerpaní schválených finančných prostriedkov“, príloha č. 6. Ďalej musí byť priložená stručná žiadosť so zdôvodnením
14
ďalšieho použitia darovaných finančných prostriedkov podpísaná štatutárom organizácie. V žiadosti musí byť uvedené: a) poskytovateľ daru a grantu, b) účel poskytnutia daru a grantu, c) spôsob použitia daru a grantu. Pred vystavením „Likvidačného listu faktúry“, príloha č. 2 musí byť prevod odsúhlasený vedúcim oddelenia rozpočtu a financovania. 3. Spolu s „Likvidačným listom zálohovej faktúry“, príloha č. 2a na prevod finančných prostriedkov – poskytnutie transferu pre právnické osoby, ktorých zakladateľom je NSK, musí byť vypracovaný „Prehľad o čerpaní schválených finančných prostriedkov“, príloha č. 6. 4. Spolu s „Likvidačným listom zálohovej faktúry“, príloha č. 2a na prevod finančných prostriedkov – poskytnutie transferu pre neštátne subjekty na úseku sociálneho zabezpečenia a školstva je vypracovaný „Prehľad o čerpaní schválených finančných prostriedkov“, príloha č. 6. 5. Spolu s „Likvidačným listom zálohovej faktúry“, príloha č. 2a na prevod finančných prostriedkov - poskytnutie transferu pre ostatné fyzické a právnické osoby, je zmluva uzatvorená v súlade s VZN. 6. Podkladom pre prevod medzi účtami NSK je vypracovaný „Vnútorný účtovný doklad“, príloha č. 8 s vyčerpávajúcim zdôvodnením prevodu a potrebnými podkladmi, na základe ktorého sa v systéme vystaví doklad na prevod, viď príloha č. 2b. V prípade, že sa prevod uskutočňuje na základe uznesenia, je nutné doložiť podpísané uznesenie, prípadne výpis z uznesenia. 7. Na záväzky, ktoré NSK uhrádza na základe platnej a účinnej zmluvy alebo dohody, na základe prijatých platobných výmerov a na základe prihlášky na školenie, vystaví vecne príslušný zamestnanec „Oznámenie o vzniku záväzku“, príloha č. 9 a po vykonaní základnej finančnej kontroly ho spolu s príslušnými dokladmi predloží na realizáciu a zaúčtovanie na ekonomický odbor. 8. Na pohľadávky, ktoré NSK prijíma na účet vedený v Štátnej pokladnici na základe platnej a účinnej zmluvy alebo dohody – predaj majetku, nájomné, na základe vystavených rozhodnutí podľa osobitného predpisu – dopravné licencie, licencie na vykonávanie zdravotnej starostlivosti, vystaví vecne príslušný zamestnanec „Oznámenie o vzniku pohľadávky“, príloha č. 9a a po vykonaní základnej finančnej kontroly ho s príslušnými dokladmi predloží na zaúčtovanie na ekonomický odbor. V prípade dlhodobého prenájmu, je zamestnanec vecne príslušného útvaru povinný predložiť „Oznámenie o vzniku pohľadávky“ každý rok. 9. „Likvidačný list faktúry“, príloha č. 2 a „Likvidačný list zálohovej faktúry“, príloha č. 2a vystavený v module SAP FI, zabezpečí zamestnanec vecne príslušného útvaru vykonanie základnej finančnej kontroly. 10. Po vykonaní základnej finančnej kontroly zamestnanec vecne príslušného útvaru predloží likvidačné listy spolu s prílohami a podkladmi vedúcej ekonomického odboru
15
na podpis, ktorá postúpi likvidačné listy na úhradu cez platobný portál v Štátnej pokladnici. 11. NSK je povinný vždy k 31. 12. vysporiadať všetky transfery poskytnuté: - organizáciám v zriaďovateľskej pôsobnosti NSK (RO a PO), - ostatným subjektom, ktorým bol transfer poskytnutý v súlade s VZN, zmluvou a pod. 12. „Vyúčtovanie dotácií a transferov je vecne príslušný zamestnanec povinný po vykonaní základnej finančnej kontroly predložiť na tlačive „Vyúčtovanie dotácií, transferov (individuálne) pre organizácie k 31.12. 20..“, príloha č. 15 „Vyúčtovanie transferov (hromadné) pre organizácie v rámci verejnej správy k 31. 12. 20..“, príloha č. 15a a „Vyúčtovanie transferov (hromadné) pre organizácie mimo verejnej správy k 31. 12. 20..“, príloha č. 15b v lehote najneskôr do 15. januára po skončení roka. 13. Zamestnanec, ktorému bola pre potreby zabezpečenia výdavkov pri pracovných cestách, pri nákupe pohonných hmôt, reprezentačných výdavkov a pod. vydaná firemná karta Diners Club, resp. iná platobná karta, je povinný čerpané výdavky vyúčtovať na tlačive „Oznámenie o vzniku záväzku“, príloha č. 9. Vyplnené tlačivo, po vykonaní základnej finančnej kontroly spolu s priloženými originálmi dokladov, je zamestnanec povinný predložiť na úhradu na ODÚPS najneskôr 15. deň po skončení predchádzajúceho mesiaca.
Článok IX Bankové operácie 1. Úrad Nitrianskeho samosprávneho kraja je klientom Štátnej pokladnice. Bankové účty má vedené v Štátnej pokladnici, s výnimkou úverových účtov a účtov obsluhujúcich úvery a zriadenie ktorých vyplýva z úverových zmlúv. 2. Úhrada výdavkov ÚNSK a príjmy ÚNSK sa realizujú v Platobnom portáli ŠP na základe platobných príkazov k úhrade spravidla vygenerovaných priamo v module SAP FI. 3. Bankové doklady – výpisy zo Štátnej pokladnice poverený zamestnanec ODÚPS denne vygeneruje za každý účet, na ktorom bola realizovaná transakcia. 4. Na bankových výpisoch NSK nerealizuje základnú finančnú kontrolu, vzhľadom k tomu, že na všetky príjmy okrem úrokov pripísaných automaticky Štátnou pokladnicou je vykonaná základná finančná kontrola samostatne za každý príjem a na všetky výdavky okrem poplatkov odpísaných automaticky Štátnou pokladnicou, je realizovaná základná finančná kontrola na každom výdavku samostatne. Základnú finančnú kontrolu na bankové poplatky a na bankové úroky vykoná vecne príslušný zamestnanec priamo na bankovom výpise do odtlačku pečiatky podľa vzoru v prílohe č. 17. 5. Základnú finančnú kontrolu na splátku bankového úveru a úhradu úrokov z úveru vykonajú príslušní zamestnanci priamo na bankovom výpise do odtlačku pečiatky podľa vzoru v prílohe č. 17.
16
6. Základnú finančnú kontrolu na splátku poskytnutej návratnej finančnej výpomoci vykonajú príslušní zamestnanci priamo na bankovom výpise do odtlačku pečiatky podľa vzoru v prílohe č. 17. Článok X Platy a odmeny 1. Výšku platu podľa platných predpisov zamestnávateľ po schválení oznamuje zamestnancovi „Určenie funkčného platu“. Základnú finančnú kontrolu pri návrhu na stanovenie výšky platu vykoná príslušný vedúci zamestnanec, resp. zamestnanec oddelenia ľudských zdrojov a PaM (ďalej len „ORĽZ a PaM“) a vedúca kancelárie riaditeľa na základe poverenia riaditeľa ÚNSK na tlačive „Kontrolný list – platy a odmeny“, príloha č. 11. 2. V súlade s § 20 zákona č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi odmenu. Návrh na stanovenie odmeny predkladá a základnú finančnú kontrolu vykoná príslušný vedúci zamestnanec, vedúca ORĽZ a PaM a vedúca kancelárie riaditeľa na základe poverenia riaditeľa na tlačive „Kontrolný list – platy a odmeny“, príloha č. 11. 3. Odmeny členom projektového tímu pri projektoch realizovaných Nitrianskym samosprávnym krajom, ktorí sú zamestnancami, návrh na stanovenie výšky odmeny predkladá a základnú finančnú kontrolu vykoná projektový manažér a rozpočtár projektu. 4. Členom Etickej komisie, ktorí sú zamestnancami, návrh na stanovenie výšky odmeny predkladá na základe podkladu predsedu Etickej komisie a základnú finančnú kontrolu vykoná vedúci oddelenia zdravotníctva – lekár NSK a tajomník komisie. 5. Odmenu poskytnutú poslancom ZNSK, odborníkom komisií ZNSK v súlade s internými smernicami, stanoví a základnú finančnú kontrolu vykoná vedúca ORĽZ a PaM a vedúca kancelárie riaditeľa na základe poverenia riaditeľa. 6. Členom Etickej komisie, ktorí nie sú zamestnancami, návrh na stanovenie výšky odmeny predkladá na základe podkladu predsedu Etickej komisie a základnú finančnú kontrolu vykoná vedúci oddelenia zdravotníctva – lekár NSK a tajomník komisie. 7. Podklady na zúčtovanie miezd predkladá odbornému referentovi PaM odborný referent pre personálne a vzdelávacie činnosti do 2.dňa nasledujúceho mesiaca v súlade s pracovným poriadkom. 8. Mzda je splatná pozadu za mesačné obdobie, a to najneskôr v nasledujúcom kalendárnom mesiaci. Zamestnancovi je zasielaná na osobný účet zamestnanca v termíne stanovenom v Kolektívnej zmluve. Zrážky zo mzdy sú uskutočňované v zmysle § 131 z. č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov. 9. Odmeny a cestovné náhrady pre poslancov, odmeny odborníkom komisií ZNSK a odmeny fyzickým osobám, s ktorými má NSK uzavretú zmluvu (napr. Príkazná
17
zmluva), spracuje a poukazuje odborný referent PaM a miezd na ich osobné účty v termíne výplat miezd. 10. Výšku cestovných náhrad poslancov je zamestnanec EO povinný predložiť na OĽRZ a PaM najneskôr 3. pracovný deň po skončení mesiaca na tlačive „Likvidačný list – ostatné“, príloha č. 13. 11. Poistné do jednotlivých fondov je splatné v deň výplaty miezd. 12. Odborný referent PaM a miezd na realizáciu úhrady a zúčtovanie miezd 13. zamestnancov, na realizáciu úhrady a zúčtovanie odmien a ďalších náhrad poslancov, odborníkov a iných fyzických osôb, na realizáciu úhrady a zúčtovanie preddavku dane zo závislej činnosti a odvodov za zamestnancov, poslancov, odborníkov a iných fyzických osôb zamestnávateľa a ostatných odvodov predkladá na ODÚPS „Interný doklad - úhrada miezd zamestnancom, odmien poslancom, odvodov orgánom sociálneho a zdravotného poistenia a daní“, príloha č. 14 po vykonaní základnej finančnej kontroly. Zároveň vyhotoví elektronický hromadný príkaz ako výstup zo mzdového programu na úhradu v platobnom portáli a zaúčtovanie v module SAP FI. 14. Zodpovedná zamestnankyňa OĽRZ a PaM je povinná predložiť na ODÚPS podklady na úhradu miezd a odvodov za príslušný mesiac najneskôr jeden deň pred termínom na vyplatenie miezd stanovenom v platnej Kolektívnej zmluve.
Článok XI Spôsob účtovania zásob 1. Účtovanie obstarania a úbytku zásob sa vykonáva spôsobom A na účte 112 – Materiál na sklade s používaním kalkulačného účtu 111 – Obstaranie materiálu. 2. Analytické účty zásob sú vedené podľa druhu zásob. 3. Skladovú evidenciu vedie ÚNSK na: •
kancelárske potreby
•
pohonné hmoty
•
zásoby reprezentačného materiálu
•
drobný hmotný a nehmotný majetok
•
ostatný drobný majetok
•
materiál bezplatne získaný prevodom a darovaním.
4. Úbytok zásob rovnakého druhu účtuje účtovná jednotka spôsobom - keď prvá cena na ocenenie prírastku zásob sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku zásob ( spôsob označovaný ako FIFO - First in, First out ). 5. Spôsobom A sa účtuje aj drobný hmotný majetok v ocenení od 100 do 1 700 EUR, drobný nehmotný majetok v ocenení od 100 do 2 400 EUR, o ktorom účtovná jednotka rozhodla, že nie je dlhodobým majetkom. Po zaradení drobného hmotného
18
a nehmotného majetku do spotreby sa tento vedie v podsúvahovej evidencii na účtoch 75x – Podsúvahové účty. 6. Výdaj materiálu nakúpeného na sklad sa do spotreby účtuje v systéme SAP na základe vystavenej výdajky materiálu. Na výdajke materiálu zároveň vykoná zamestnanec a vedúci zamestnanec základnú finančnú kontrolu na tlačive „Výdaj na nákladové stredisko“ (výdajka materiálu), príloha č. 19. 7. Spotreba pohonných hmôt sa účtuje po skončení bežného mesiaca najneskôr do 15. dňa nasledujúceho mesiaca na základe vystaveného výkazu spotreby PHM. Na výkaze zároveň vykoná zamestnanec a vedúci zamestnanec základnú finančnú kontrolu vyznačením dátumu a podpisom do pečiatky podľa vzoru v prílohe č. 18. 8. Účtovanie priamo do spotreby (bez účtovania na sklad) - priamo do spotreby účtuje účtovná jednotka: • • • • •
materiál použitý na opravy a údržbu vozidiel, nábytku, budov, predlžovacie šnúry nákup odbornej literatúry, kníh, novín a ostatných tlačív dary, darčekové predmety a drobné suveníry pre návštevy kancelárske potreby a materiál, papier - pri drobnom nákupe cez pokladnicu ak cena materiálu nepresiahne 20,00 EUR /kus čistiace, hygienické a dezinfekčné prostriedky – pri drobnom nákupe cez pokladnicu, ak cena materiálu nepresiahne 20,00 EUR /kus.
9. Operatívnu evidenciu vedie ÚNSK na: a) Knihy a odborná literatúra- vedie ju referát technicko-hospodárskej správy (číslo, názov, spisovateľ – vydavateľ, cena a meno zamestnanca). b) Dary, darčekové predmety a drobné suveníry pre návštevy – vedie zamestnanec protokolu a organizačného zabezpečenia činnosti predsedu NSK a kancelária riaditeľa (dátum, popis, cena/ks, návšteva, účel). c) Poháre, šálky a príbory používané na odboroch – vedie referát technicko-hospodárskej správy (popis, cena/ks, zodpovedný zamestnanec). 10.
Priamo do spotreby (bez účtovania na sklad) ÚNSK účtuje nákup materiálu, drobného hmotného a nehmotného majetku financovaného z viacerých zdrojov súvisiacich napr. s realizáciou projektu a činnosťou Spoločného školského úradu. Za evidenciu nákupu (príjem) a spotreby (výdaj) zodpovedá príslušný projektový manažér, resp. zodpovedný zamestnanec Spoločného školského úradu. Vyplnenú a podpísanú výdajku na: a) drobný hmotný a nehmotný majetok v jednotkovej cene do 100 EUR predloží zodpovedný zamestnanec na referát technicko-hospodárskej správy – sklad na zaevidovanie do operatívnej evidencie (pre potreby miestnych zoznamov) b) drobný hmotný majetok v ocenení od 100 EUR do 1 700 EUR a drobný nehmotný majetok v ocenení od 100 EUR do 2400 EUR o ktorom účtovná jednotka rozhodla, že nie je dlhodobým majetkom, predloží zodpovedný zamestnanec na referát technicko-hospodárskej
19
správy – sklad pre potreby podsúvahovej evidencie na účtoch 75x – Podsúvahové účty.
Článok XII Účtovanie o dlhodobom hmotnom majetku (DHM) a dlhodobom nehmotnom majetku (DNM) 1. Dlhodobým hmotným majetkom a dlhodobým nehmotným majetkom pre potreby NSK sa rozumejú: a) pozemky, budovy, stavby, umelecké diela, zbierky a predmety z drahých kovov, bez ohľadu na obstarávaciu cenu, pokiaľ nie sú finančnými investíciami, b) samostatné hnuteľné veci, ktorých ocenenie je vyššie ako 1 700 EUR a doba použiteľnosti dlhšia ako 1 rok, c) nehmotný majetok , ktorého ocenenie je vyššie ako 2 400 EUR, d) technické zhodnotenie, prevyšujúce pri jednotlivom hmotnom a nehmotnom majetku 1 700 EUR v úhrne za rok. 2. ÚNSK dlhodobý nehmotný majetok a dlhodobý hmotný majetok nakupuje z kapitálových prostriedkov. 3. Evidencia a účtovanie dlhodobého hmotného a nehmotného majetku sa zabezpečuje na oddelení ekonomických analýz v module SAP FIAA. Evidencia o dlhodobom hmotnom a nehmotnom majetku sa vedie na kartách dlhodobého majetku. Na kartách dlhodobého hmotného a nehmotného majetku sa uvádzajú potrebné technické údaje tak, aby sa tieto mohli pri ich inventarizácii riadne identifikovať. 4. Dlhodobý hmotný a dlhodobý nehmotný majetok NSK účtuje v module SAP FIAA na účtoch účtovnej triedy 0 podľa jednotlivých druhov majetku. 5. Obstaraný dlhodobý hmotný a nehmotný majetok do času jeho zaradenia do používania NSK, účtuje na účte 042 – Obstaranie dlhodobého hmotného majetku a 041 – Obstaranie dlhodobého nehmotného majetku. 6. Nakladanie s majetkom NSK popisujú Zásady hospodárenia s majetkom Nitrianskeho samosprávneho kraja. Pri vyradení majetku z účtovnej evidencie ÚNSK – prevod správy majetku, predaj majetku, prenájom majetku, vykoná zamestnanec a vedúci zamestnanec základnú finančnú kontrolu na „Kontrolnom liste pri zmluvách a dohodách“, príloha č. 12. Pri vyradení neupotrebiteľného majetku určeného na likvidáciu, vykoná zamestnanec a vedúci zamestnanec základnú finančnú kontrolu na Vyraďovacom protokole DHM alebo zostave Vyradenie IM podľa druhu majetku, vyznačením dátumu a podpisom do pečiatky podľa vzoru v prílohe č. 18. 7. ÚNSK odpisuje dlhodobý hmotný a nehmotný majetok nepriamo prostredníctvom účtovných odpisov na základe zostaveného odpisového plánu na príslušný účtovný rok. Odpisy sa účtujú mesačne do 15. dňa nasledujúceho mesiaca a podkladom pre zaúčtovanie odpisov je prehľad z modulu SAP FI-AA, na ktorom zamestnanec a vedúci zamestnanec vykoná základnú finančnú kontrolu vyznačením dátumu
20
a podpisom do pečiatky podľa vzoru v prílohe č. 18. Zostatková cena sa zisťuje pomocou oprávok k dlhodobému nehmotnému a dlhodobému hmotnému majetku. 8. Obstaraný dlhodobý finančný majetok ÚNSK účtuje na účtoch hlavnej knihy 061 – Podielové cenné papiere a podiely v dcérskej ÚJ a 069 – Ostatný dlhodobý finančný majetok, prostredníctvom účtu 043 – Obstaranie dlhodobého finančného majetku. K jednotlivým účtom je vytvorená samostatná analytická evidencia. 9. Zamestnanec NSK zodpovedný za „Zmluvu o zriadení vecného bremena“ je povinný predložiť Ekonomickému odboru, oddeleniu ekonomických analýz Rozhodnutie príslušného Okresného úradu, katastrálneho odboru o povolení vkladu vecného bremena (ďalej len „Rozhodnutie“) spolu s Výpisom z Listu vlastníctva do dvoch týždňov odo dňa doručenia Rozhodnutia.
Článok XIII Zodpovednosť za škody 1. Rozhodnutím predsedu NSK bola vytvorená škodová komisia, predmetom činnosti ktorej je posudzovanie zodpovednosti za škodu spôsobenú zamestnancami a predpisovanie výšky náhrady škody. Škodová komisia je poradným orgánom predsedu NSK, ktorá posudzuje zodpovednosť za vzniknutú škodu a navrhuje ďalší postup pri uplatňovaní práva na náhradu škody. 2. Zamestnanci zodpovední za prevzaté hodnoty v zmysle Zákonníka práce musia mať podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti. Za podpísanie dohody o hmotnej zodpovednosti je zodpovedný vedúci útvaru, na ktorom dochádza k prevzatiu hodnôt a personalista ÚNSK, ktorý musí hmotnú zodpovednosť bezodkladne vystaviť a zabezpečiť jej podpis.
Článok XIV Zodpovednosť a zastupiteľnosť zamestnancov za náležitosti účtovných dokladov pri ich schvaľovaní a kontrole 1. Všetci zamestnanci, ktorí prídu pri výkone svojej funkcie do styku s účtovnými dokladmi, sú povinní konať tak, aby mohli byť dodržané lehoty na úhradu faktúr v lehote splatnosti. 2. Ak zamestnanec svojou nečinnosťou, svojim oneskoreným alebo neodborným konaním spôsobí nedodržanie termínov, v dôsledku čoho sú voči NSK uplatnené sankcie, znáša všetky dôsledky z uplatnených sankcií. 3. V prípade, že zamestnanec poverený vykonaním základnej finančnej kontroly nie je prítomný, základnú finančnú kontrolu vykoná ďalší poverený zamestnanec, ktorý ho zastupuje. Ak nie je určený zastupujúci zamestnanec, vykoná základnú finančnú kontrolu vedúci príslušného útvaru. V prípade neprítomnosti vedúceho útvaru, vykoná základnú finančnú kontrolu zamestnanec poverený jeho zastupovaním.
21
4. Podpisovanie všetkých účtovných dokladov sa uskutočňuje na základe platných podpisových vzorov, za aktualizáciu ktorých zodpovedá referent/ka ODÚPS poverený/á vedením pokladne.
Článok XVI Záverečné ustanovenia
1. Smernica je súčasťou finančného riadenia Nitrianskeho samosprávneho kraja. 2. Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov a jej nedodržiavanie bude hodnotené ako porušenie povinností zamestnanca. 3. Ruší sa Smernica o obehu a preskúmaní účtovných dokladov NSK zo dňa 26. 11. 2014 v znení dodatku č. 1 zo dňa 12. 05. 2015 a dodatku č. 2 zo dňa 06. 07. 2015. 4. Smernica o obehu a preskúmaní účtovných dokladov NSK nadobúda platnosť dňom jej podpisu a účinnosť 15. 03. 2016.
V Nitre dňa 3. MAR. 2016
doc. Ing. Milan Belica, PhD., v.r. predseda Nitrianskeho samosprávneho kraja
22
