UNIVERZITA SV. CYRILA A METODA V TRNAVE
PLÁN OBEHU ÚČTOVNÝCH DOKLADOV
Interná smernica rektora UCM v Trnave
č. 2/2009
Čl. 1 Všeobecné ustanovenia Univerzita sv. Cyrila a Metoda v Trnave (ďalej len UCM) sa pri vedení účtovníctva riadi zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a postupuje podľa postupov účtovania a účtovej osnovy pre účtovné jednotky, ktoré nie sú zaloţené alebo zriadené za účelom podnikania uverejnenej v opatrení Ministerstva financií SR zo 14. novembra 2007, č. MF/24342/2007-74, podľa ktorého verejné vysoké školy postupujú pri vedení svojho účtovníctva od 1.1.2008. Táto smernica ustanovuje postup pri spracovaní obehu účtovných dokladov a stanovuje základné princípy pre overenie skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva. Čl. 2 Predmet účtovníctva a účtovný doklad Predmetom účtovníctva je účtovanie skutočností o stave a pohybe majetku a záväzkov a ich rozdiele, o výnosoch, nákladoch, príjmoch, výdavkoch a výsledku hospodárenia. Účtovným obdobím je kalendárny rok. Účtovné prípady sú účtované a vykazované v období, s ktorým časovo a vecne súvisia, ak túto zásadu nemoţno dodrţať zaúčtujú a vykáţu sa v tom období, kedy sa tieto skutočnosti zistia. Účtovná jednotka je povinná účtovať tak, aby účtovná závierka poskytovala verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva a o jej finančnej situácii. Zároveň je povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí mať tieto náleţitosti: a) označenie účtovného dokladu, b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, c) peňaţnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie mnoţstva, d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu, e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, f) podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie, g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje. Účtovné doklady vyhotovuje univerzita v štátnom jazyku v zmysle § 4 ods. 7 a 8 zákona o účtovníctve. Čl. 3 Fázy obehu účtovných dokladov Obeh účtovných dokladov popisuje postup podávania dokladov od ich vyhotovenia aţ po archiváciu, vymedzuje práva a zodpovednosť jednotlivých osôb za overenie vecnej a formálnej správnosti a uvádza nadväznosť pracovných postupov, vrátane lehôt podávania dokladov medzi pracovníkmi. 1. Vznik účtovného prípadu a) prijatie externého účtovného dokladu (prijaté dodávateľské faktúry, ...)
2
b) vystavenie interného účtovného dokladu (odoslané odberateľské faktúry, pokladničné doklady, interné doklady...). Účtovné doklady sa vyhotovujú bez zbytočného odkladu, ihneď po zistení skutočností, ktoré sa nimi dokladujú. 2. Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov Náleţitosti účtovného dokladu predpísané zákonom o účtovníctve sa kontrolujú zodpovedným pracovníkom finančnej učtárne pred ich zaúčtovaním. Bez schválenia a kontroly nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný, prípadne preplatený. Finančné operácie nemoţno vykonať alebo v nich pokračovať bez ich overenia predbeţnou a priebeţnou finančnou kontrolou (§ 9 a 10 zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov). 3. Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov Predbeţná finančná kontrola sa zameriava na dodrţiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti finančných operácií. Overuje sa ňou, či je pripravovaná finančná operácia v súlade so schváleným rozpočtom, so zmluvami, objednávkami a inými rozhodnutiami a či je v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi. Predbeţnú finančnú kontrolu vykonáva kvestor a vedúca oddelenia ekonomických činností . Priebeţnou finančnou kontrolou sa overuje predovšetkým úplnosť a preukázateľnosť účtovných alebo iných dokladov súvisiacich s kontrolovanou finančnou operáciou. Priebeţnú finančnú kontrolu vykonáva zamestnanec organizačného útvaru, s ktorého činnosťou kontrolovaná finančná operácia súvisí alebo zamestnanec referátu kontroly. Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov ide o preskúmanie súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so skutočnosťou, t. j. preverovaná je správnosť výšky peňaţných čiastok, správnosť účtovného obdobia, mnoţstvo, rozsah prác, dodrţanie zmluvných podmienok a pod. Účtovné doklady sa prekontrolujú po vecnej i formálnej stránke pred ich zaúčtovaním. 4. Príprava k zaúčtovaniu účtovného dokladu Ide o očíslovanie dokladu z číselného radu. Pracovník zodpovedný za účtovanie zaznamená (predkontuje) na účtovnom doklade, prípadne na prílohu k účtovnému dokladu účtovací predpis. Označenie účtovných dokladov, účtovných kníh a ostatných účtovných písomností a ich usporiadanie musí byť uskutočnené tak, aby bolo zrejmé, ţe sú kompletné a ktorého účtovného obdobia sa týkajú. Opravy v účtovných dokladoch, v účtovných knihách a v ostatných účtovných písomnostiach sa vykonajú, ak účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný. Opravy sa musia uskutočniť podľa § 34 zákona o účtovníctve tak, aby bolo moţné identifikovať zodpovednú osobu, ktorá vykonala opravu, dátum jej vykonania, a aby z vykonanej opravy bolo moţné zistiť aj obsah pôvodného účtovného záznamu. Na opravu účtovného zápisu treba vţdy vyhotoviť účtovný doklad. 5. Zaúčtovanie účtovného dokladu Kaţdý doklad, na základe ktorého vzniká účtovný prípad po overení osobou zodpovednou za účtovný prípad je doplnený o: a) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje, b) zaúčtovanie účtovného prípadu v denníku a v hlavnej knihe,
3
c) podpisový záznam osoby zodpovednej za zaúčtovanie, d) dátum, kedy bol účtovný prípad zaúčtovaný. Ak zistí zamestnanec určený na kontrolu účtovných dokladov neprípustnosť overovanej operácie, je povinný upovedomiť o tom zamestnanca, ktorý doklad na operáciu vystavil. Ak tento trvá na jej povolení alebo neurobí opatrenia k odstráneniu následkov uţ uskutočnenej neprípustnej operácie, je zamestnanec určený ku kontrole účtovných dokladov povinný upovedomiť o tom kvestora UCM. Zamestnanci príslušných útvarov a oddelení sú povinní poskytnúť pracovníkom kontrolujúcim účtovné doklady poţadované vysvetlenia. Za správnosť účtovných dokladov a účtovné operácie sú zodpovedné jednotlivé pracovníčky oddelenia ekonomických činností, ktoré doklady zaúčtovali. Po formálnej stránke za správnosť účtovných dokladov zodpovedá vedúca oddelenia ekonomických činností. Čl. 4 Obeh jednotlivých druhov účtovných dokladov Finančný informačný systém SAP – SOFIA Rok 2007 bol prelomový v tom, ţe od 1.7.2007 bol na UCM v Trnave zavedený do rutinnej prevádzky nový informačný systém SAP – Sofia. Tento finančný IS je zaloţený na tom, ţe jednotlivé jeho súčasti, tzv. moduly sú vzájomne prepojené a údaje sa prenášajú z jedného modulu do ďalších. V tejto súvislosti bolo potrebné upraviť aj obeh účtových dokladov, ktorý nadväzuje na jednotlivé procesy v FIS Sofia. 1. Evidencia, kontrola a obeh odberateľských faktúr a dobropisov - pracovník zodpovedný za ostatné priame kontakty s odberateľmi (hospodárska správa, študentský domov, fakulty a pod.), vystaví na základe uzavretej zmluvy alebo objednávky podklady pre fakturáciu, pričom zodpovedá za vecnú a číselnú správnosť a úplnosť údajov. V prípade, ţe sa jedná o zmluvy, resp. objednávky realizované na fakultách, pripraví podklady k vystaveniu odberateľskej faktúry tajomník fakulty, ktorý ich správnosť a úplnosť overí svojim podpisom. - podklady so všetkými náleţitosťami účtovného dokladu spolu s príslušnými prílohami (zmluva, objednávka a pod.) postúpi pracovníčke oddelenia ekonomických činností zodpovednej za fakturácie, ktorá vystaví faktúru. Opatrí ju náleţitosťami účtovného (i daňového) dokladu a zaeviduje do knihy odberateľských faktúr. Následne túto, vrátane potrebných príloh odošle odberateľovi. - v prípade vystavenia odberateľskej faktúry na základe zmlúv, z ktorých jasne vyplýva fakturácia, zabezpečí oddelenie ekonomických činností (ďalej len OEČ) ich vystavenie bez podkladov z fakúlt resp. iného útvaru UCM Trnava. - pracovník zodpovedný za zaúčtovanie odberateľských faktúr urobí predkontáciu faktúry z hľadiska účtovného aj daňového, faktúru zaúčtuje. Zaúčtované faktúry pripraví na archiváciu. - pracovník zodpovedný za fakturáciu sleduje splatnosť pohľadávok a ich úhrady a vykoná prípadné upomienkovanie pri oneskorení. splatnosti. V prípade dlhodobo neuhradených
4
pohľadávok postúpi zoznam neuhradených pohľadávok právnemu oddeleniu na ich vymáhanie. Postup pri spracovaní odoslaných faktúr: a) pracovník zodpovedný za fakturáciu vystaví faktúru a zároveň ju aj zaúčtuje b) následne faktúry zapíše do Knihy vystavených faktúr a odošle odberateľovi, a kópie zaloţí na oddelení ekonomických činností. V prípade niţšie uvedených prípadov je za vystavenie odberateľskej faktúry v časovom slede vyplývajúcom zo zmluvne stanovených podmienok zodpovedný vedúci hospodárskej správy, vedúca ŠD , prípadne tajomníci fakúlt, vedúca OEČ. Jedná sa o: a) platby za ubytovanie v ŠD b) nájomné za nebytové priestory, c) prenajatý inventár, d) zálohové platby a vyúčtovanie skutočnej spotreby energií, e) reklamné sluţby, f) iné sluţby V tejto súvislosti vystavené odberateľské faktúry podpisuje vedúci hospodárskej správy, vedúca ŠD a vedúca oddelenia ekonomických činností. Vystavujú sa v 4 vyhotoveniach, 2 pre partnerskú stranu a 2 pre ekonomické oddelenie. Pracovníčka finančnej učtárne zodpovedá za sledovanie úhrad vydaných odberateľských faktúr z finančnej učtárne. Pri zistení neplnenia si povinností zo strany platiteľa, pracovníčka oddelenia ekonomických činností písomne vyzve odberateľa k úhrade faktúry a kópiou listu upovedomí vedúcu oddelenia ekonomických činností o neplnení si povinností odberateľa. V prípade ďalšieho nezaplatenia postupuje vymáhanie pohľadávky na právne oddelenie UCM Trnava. O úhrade odberateľských faktúr sa informujú tajomníci na OEČ. 2.
Evidencia, kontrola a obeh dodávateľských faktúr 2.1. Požiadavka na objednávku a objednávka tovaru a služby
Pred nákupom akéhokoľvek tovaru alebo sluţby, je povinný vedúci oddelenia HS, resp. tajomníci fakúlt zaloţiť do systému Sofia tzv. poţiadavku na objednávku. Tá musí obsahovať aj zdroj financovania objednávanej veci a rozpočtové poloţky (odsúhlasuje, resp.klasifikuje pracovníčka pre plán a rozpočet oddelenia ekonomických činností. Poţiadavku na objednávku v systéme preklopí vedúci hospodárskej správy, alebo ním poverená pracovníčka do objednávky, ktorú v systéme Sofia uvoľňuje kvestor. Musia byť spracované v súlade so zákonom č. 25/2006 o Verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov. Objednávka musí byť podpísaná vedúcim HS, vedúcim pracoviska, alebo tajomníkom fakulty, vedúcou oddelenia ekonomických činností a kvestorom. 2.2. Dodávateľské faktúry
5
a/ - prijatá faktúra sa zaeviduje v podateľni univerzity a vyznačí sa na nej dátum prijatia. Pracovník podateľne ju následne bezodkladne odovzdá zodpovednej pracovníčke oddelenia ekonomických činností – finančnej účtovníčke; b/ - finančná účtovníčka ( likvidátorka faktúr ) zaeviduje faktúru do systému SAP a na základe prideleného čísla dokladu ju zapíše do Knihy došlých faktúr, skontroluje jej číselnú správnosť; c/ - faktúru odovzdá oproti podpisu vedúcemu HS, alebo ním poverenej pracovníčke. Ten k nej priloţí originál objednávky a formuláru - poţiadavka na objednávku , resp. Ţiadosť o vstup do záväzku“ s vyšpecifikovaným zdrojom finančných prostriedkov, ktorý je ošifrovaný pracovníčkou pre plán a rozpočet. Formulár Ţiadosť o vstup do záväzku je spracovaný mimo systém Sofia a obsahuje okrem vymedzenia objednaného tovaru alebo sluţby aj rozpočtovú klasifikáciu a zdroj financovania, prípadne cenovú kalkuláciu. Ďalej v spolupráci s vedúcimi oddelení a tajomníkmi fakúlt, resp. inými zodpovednými pracovníkmi (napr. energetik) vykoná kontrolu vecnej správnosti faktúry, najmä či dodávky tovaru, prác a sluţieb zodpovedajú skutočnej akosti, mnoţstvu, druhu, cene a ostatným podmienkam, ktoré sa určili, alebo dohodli odberateľsko - dodávateľskými vzťahmi ( objednávkou, zmluvou , a pod. ). Pokiaľ sa pri kontrole zistia vecné chyby, vykoná sa u dodávateľa reklamácia. Kópia reklamačného listu sa pripojí k faktúre alebo sa výsledok telefonickej reklamácie ( meno pracovníka dodávateľskej organizácia, s ktorým bola reklamácia prerokovaná a dátum rokovania ) uvedie na faktúre. d/ - ak je faktúra po vecnej stránke v poriadku, vytvorí vedúci HS, alebo ním poverená pracovníčka likvidačný list faktúry, na ktorom podpisom potvrdí vecnú a formálnu správnosť faktúry; v prípade tovaru na sklad, predchádza tomuto kroku vystavenie príjemky materiálu na sklad, čo potvrdí skladníčka na likvidačnom liste vyznačením č. príjemky a podpisom. e/ - v prípade, ak sa jedná o majetok, po prevzatí tovaru a uskutočnení úhrady faktúry predloţí sa pracovníčke a správy majetku likvidačný list faktúry na zaevidovanie tovaru do stavu majetku. Pracovníčka správy majetku urobí o tom zápis do likvidačného listu. Po tomto zaevidovaní vráti likvidačný list finančnej účtovníčke – likvidátorke faktúr, a tá ho môţe spolu so všetkými náleţitosťami uloţiť medzi vybavené faktúry. f/ - faktúra spolu s likvidačným listom vráti HS späť oproti podpisu finančnej účtovníčke – likvidátorke faktúr, ktorá zabezpečí všetky potrebné podpisy a v stanovenej lehote predkladá na odsúhlasenie v systéme Štátnej pokladnice ţiadosť o realizáciu platby ( zabezpečí úhradu faktúry ). Ţiadosť o realizáciu platby obsahuje najmä lehotu splatnosti, sumu platby a zúčtovacie údaje. Predkladá sa v súlade s ustanoveniami zákona č. 291/2002 Z. z. o Štátnej pokladnici. Všetky úkony v procese spracovania dodávateľských faktúr musia byť vykonané včas, bez zbytočných prieťahov, nakoľko na faktúre je smerodajný dátum splatnosti, ktorý je treba vo všeobecnosti dodržiavať. Uhradené faktúry finančné účtovníčky účtujú do obdobia, s ktorým operácia časovo a vecne súvisí. Táto uskutočnená účtovná operácia musí byť doloţená:
6
a) faktúrou, b) originálom objednávky, ak nie je, na likvidačnom liste musí byť vypísané číslo objednávky alebo vyznačený spôsob objednávky ( celoročná, stála a pod. ), c) dodacím listom, pracovným výkazom, montáţnym listom a pod., d) príjemkou tovaru na sklad, e) kópiou zápisu o prevzatí stroja alebo zariadenia. Účtovník overí prípustnosť hospodárskej operácie a zabezpečí správnu predkontáciu všetkých hospodárskych operácii uvedených na príslušnej faktúre – v súlade s platnou metodikou účtovníctva a tak, aby prostredníctvom vhodného členenia analytických účtov zároveň zabezpečil dodrţiavanie všeobecne platných a rezortných zákonov, pokynov a usmernení. Účtuje sa v programe SAP – projekt SOFIA. Vo všeobecnosti moţno povedať, ţe kaţdý doklad musí byť opatrený rozpočtovou klasifikáciou (zadáva a podpisuje pracovníčka pre plán a rozpočet). Uhradené zaúčtované faktúry účtovník na konci ročného účtovného obdobia pripraví na archiváciu. Likvidačný list faktúry obsahuje tieto náleţitosti: a) záznam o evidencii faktúry (dodávateľské číslo faktúry, číslo z knihy faktúr, číslo účtovného dokladu, dátum prijatia, splatnosti a pod.), b) podpisy osôb, ktoré odsúhlasujú správnosť faktúry podľa zmluvy alebo objednávky po stránke vecnej a číselnej (podpisuje vedúci útvaru, ţiadajúci o nákup tovaru alebo sluţby) c) preskúmanie a podpisom odsúhlasenie formálnej správnosti priloţených dokladov, prípustnosti hospodárskej operácie a správnosti účtovacieho predpisu so syntetickým a analytickým členením v zmysle platnej účtovnej osnovy (podpisuje vedúca oddelenia ekonomických činností), d) sumu, ktorá má byť uhradená, e) rozpočtovú klasifikáciu f) podpis kvestora, g) zaradenie pracovníkom HS do stavu majetku s prideleným číslom (zadáva a za správnosť zodpovedá pracovník HS). h) na zadnej strane likvidačného listu príslušný vedúci pracovník, resp. objednávateľ vyplní stručné odôvodnenie spočívajúce v uvedení pracoviska (katedry), čísla miestnosti a mena príslušného zodpovedného pracovníka, ktorému majetok bude zverený Úhrada dodávateľských faktúr a platobných poukazov Je realizovaná v systéme Štátnej pokladnice, a to nasledovným spôsobom: - v module riadenie výdavkov sa zadá ţiadosť o platbu (prístupové právo referent) , kde sa doplnia všetky poţadované funkcionality, vrátane rozpočtovej klasifikácie) - po kontrole vecnej správnosti zadanej platby uskutoční vedúca oddelenia ekonomických činností (prípadne jej zástupkyňa) samotnú úhradu. (prístupové právo schvaľovateľ). 3. Doklady na účtovanie o majetku UCM
7
Vymedzenie dlhodobého hmotného a nehmotného majetku a majetku evidovanom v operatívno-technickej evidencii sa posudzuje v súlade s § 22 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a v súlade s Opatrením Ministerstva financií SR z 8. decembra 2004, ktorým sa ustanovuje druhová klasifikácia, organizačná klasifikácia a ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie uverejnenom vo Finančnom spravodajcovi č. 14/2004. a) Majetok evidovaný v operatívno-technickej evidencii (OTE): Pri majetku evidovanom v operatívno-technickej evidencii treba zachovať tento postup : 1) majetok v hodnote do 165,97 € (5.000.- Skk) sa účtuje priamo do spotreby, je evidovaný v OTE na príslušných úsekoch (fakultách) v knihách OTE zodpovedným pracovníkom úseku; 2) majetok v hodnote nad 165,97 € sa po celú dobu pouţívania sleduje v účtovníctve a programe SAP zodpovedným pracovníkom evidencie majetku na oddelení hospodárskej správy; b) Dlhodobý hmotný a nehmotný majetok: - pri nákupe DHM a DNM pracovníčka správy majetku (ďalej SM) zabezpečí vystavenie „Zápisu o zaradení dlhodobého hmotného, resp. nehmotného majetku“ v troch vyhotoveniach (pre SM, fin. učtáreň a pracovisko), ktorý priloţí k faktúre. - zaraďovanie majetku do pouţívania uskutočňuje pracovník SM, vedie operatívno-technickú evidenciu na inventárnych kartách, ktoré sa vyhotovujú na kaţdý inventárny predmet osobitne, určí skupinu výrobkov pre príslušný DHM, zaeviduje majetok a pridelí mu inventárne číslo ihneď po prevzatí DHM na základe preberacích dokladov (zmluvy, protokoly a pod.). - v prípade montovaného DHM alebo dodávaného po etapách sa v súlade s faktúrou sa hodnota majetku zvýši o hodnotu montáţe alebo ďalšej dodávky. Doúčtovanie hodnoty sa vykoná i na inventárnej karte. - operatívna evidencia o dlhodobom hmotnom majetku sa vedie na inventárnych kartách. Na inventárnych kartách sa uvádzajú potrebné technické údaje tak, aby sa tieto mohli pri ich inventarizácii riadne identifikovať. - všetky zmeny v stave a hodnote DHM sa vykonávajú na inventárnych kartách priebeţne a včas, čo sa musí doloţiť príslušnými prvotnými dokladmi, ktoré podpíše vedúci HS. DHM, ktorý neslúţi pre účely organizácie sa stáva prebytočným a musí o ňom rozhodnúť v zmysle internej smernice vyraďovacia a likvidačná komisia, vyradenie podpisuje rektor UCM. - pri predaji DHM zodpovedný pracovník správy majetku vyhotoví podklady pre faktúru , ktoré odovzdá pracovníčke finančnej učtárne. - neupotrebiteľný DHM sa vyraďuje na základe odborného posudku o technickom stave a na základe súhlasu rektora UCM o spôsobe vyradenia. O vyradení sa vyhotoví zápis za kaţdý DHM zvlášť. - DHM, ktorý bol na základe rozhodnutia likvidačnej komisie vyradený s určením na jeho likvidáciu, zostane v evidencii DHM aţ do skončenia likvidácie. O vyradení DHM zhotoví likvidačná komisia zápisnicu, ktorú doručí pracovníčke správy majetku na oddelení HS. Zápisnicu podpíšu členovia likvidačnej komisie. - neupotrebiteľný majetok vedený v OTE sa vyraďuje na základe odborného posudku o technickom stave a na základe rozhodnutia vyraďovacej a likvidačnej komisie a súhlasu rektora o spôsobe vyradenia. O vyradení sa vyhotoví „Zápis o vyradení DHM z pouţívania“. Na základe tohto dokladu finančná učtáreň zaúčtuje prevod alebo predaj DHM. - registráciu majetku potvrdzuje pracovníčka oddelenia evidencie majetku podpisom na účtovnom doklade. V mimoriadnych prípadoch (napr. pri ohrození termínu splatnosti, resp.
8
postupná fakturácia jedného celku a pod.) môţe správca uskutočniť registráciu v oddelení evidencie majetku aţ po zaplatení faktúry. - protokol o zaradení dlhodobého hmotného majetku do pouţívania vyhotovuje pracovník poverený správou majetku pri prevzatí majetku do evidenčného stavu organizácie. Tento protokol schvaľuje vedúci pracoviska, na ktorom je dlhodobý hmotný a nehmotný majetok zaradený. Pracovník poverený vedením evidencie dlhodobého majetku prevedie kontrolu správnosti a podpíše sa. Protokol slúţi ako doklad na vyhotovenie inventárnej karty dlhodobého majetku. Tento postup sa dodrţuje pri dlhodobom hmotnom majetku a dlhodobom nehmotnom majetku, ktorých obstarávacia cena presahuje stanovenú hranicu podľa zákona o dani z príjmov. Tento postup sa dodrţuje aj pri hmotnom majetku, ktorého obstarávacia cena nepresahuje stanovenú hranicu podľa zákona o dani z príjmov, a to v zmysle smernice o drobnom dlhodobom majetku. 4. Evidencia zásob Skladové príjemky a výdajky, prípadne prevodky a skladové karty vystavuje pracovník poverený skladovou evidenciou. Ten zabezpečuje i párovanie prijatých faktúr so skladovými príjemkami a zodpovedá za vecnú a formálnu správnosť, čo potvrdzuje svojim podpisom podľa podpisového vzoru (príloha). 5. Evidencia, kontrola a obeh výpisov z bankových účtov - styk s bankou zaisťujú poverení pracovníci oddelenia ekonomických činností, realizujú úhrady odsúhlasených a schválených faktúr, platobných poukazov do Štátnej pokladnice, sledujú stav bankových účtov , tlačia výpisy z banky. K jednotlivým výpisom z bankových účtov je potrebné prikladať ţiadosť o realizáciu platby. - číslo a dátum bankového výpisu zaevidujú do knihy dodávateľských a odberateľských faktúr a platobných poukazov - bankové výpisy postúpia na ďalšie spracovanie finančným účtovníčkam. - Finančné účtovníčky preveria vecnú a číselnú správnosť výpisu, - Zaúčtujú jednotlivé poloţky bankových výpisov. Urobia kontrolu účtovného stavu bankových účtov so stavom na výpise - Zaúčtované výpisy pripravia na archiváciu. 6. Evidencia, kontrola a obeh pokladničných dokladov - pokladničné operácie sa vykonávajú na podklade číslovaných príjmových a výdavkových pokladničných dokladov zo systému SAP, ktoré vyhotovuje pokladníčka na základe overených účtovných dokladov a podkladov (cestovné príkazy, výplatné listiny, faktúry, ústriţky z elektronickej registračnej pokladnice, atď.). - Čísla pokladničných dokladov generuje FIS SAP. Kaţdý zápis o pokladničnej operácii musí obsahovať: a) dátum uskutočnenia pokladničnej operácie, b) číslo pokladničného dokladu, c) stručný opis pokladničnej operácie s menami fyzických osôb, d) sumu prijatej alebo vydanej hotovosti, e) podpis pokladníčky a osoby zodpovednej za pravidelnú kontrolu pokladničných dokladov.
9
- výdavkové pokladničné doklady pred výplatou podpisuje vedúci oddelenia ekonomických činností, jeho podpis na príjmových pokladničných dokladoch nie je potrebný. Pokladníčka je povinná preskúmať, či doklady sú podpísané oprávnenými osobami a potvrdiť na nich svojim podpisom vykonanie pokladničnej operácie. - pokladníčka zodpovedá za vecnú a číselnú správnosť vystavených dokladov. Pokladničné operácie zachytáva v pokladničnej knihe FIS SAP. Kaţdá pokladničná operácia musí byť pred vyplatením schválená oprávneným pracovníkom. - pracovníčka pokladne vedie operatívnu evidenciu preddavkov na cestovné výdavky, drobný nákup, preddavkov dodávateľom platených v hotovosti a ďalších. Za kaţdý deň, v ktorom vznikli pokladničné operácie, vykoná do denníka zápis o zostatku pokladničnej hotovosti. - finančnej učtárni predloţí pokladníčka listy pokladničnej knihy s príslušnými prílohami na zaúčtovanie. Pracovníčky FÚ preveria prípustnosť pokladničnej operácie a formálnu správnosť pokladničných dokladov. Ak príloha pokladničného dokladu pozostáva z viacerých dokladov, treba overiť, či je celá konečná suma na pokladničnom doklade riadne dokladovaná. Zodpovedajú za správne zaúčtovanie účtovných prípadov. Zaúčtované doklady pripravia na archiváciu. - v priebehu účtovného obdobia bude vykonaná minimálne štyrikrát inventarizácia pokladne. Maximálny denný limit zostatku peňaţných prostriedkov v hotovosti ustanovuje aktuálny Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky. Pokladničné operácie môţe uskutočňovať len pokladník, ktorý má podpísanú hmotnú zodpovednosť za zverenú hotovosť. Pokladník má predovšetkým tieto povinnosti: - zabezpečuje, preveruje a zodpovedá za to, aby mali pokladničné doklady stanovené náleţitosti, - vedie chronologicky záznamy v pokladničnej knihe, - sleduje dodrţiavanie stanoveného limitu, - v stanovených termínoch predkladá doklady o pokladničných operáciách s pokladničnou knihou na overenie a po ich overení ich postúpi učtárni na zaúčtovanie. - kontrolu formálnej správnosti dokladov (podpisy, účel platby a pod.) Následne učtáreň zodpovedá za: - odsúhlasenie pokladničných dokladov s pokladničnou knihou, - odsúhlasenie pokladničnej hotovosti sčítaním príjmov a výdavkov so zostatkom z minulého dňa, - účtovací predpis na všetkých výdavkových a príjmových pokladničných dokladoch a zaúčtovanie na príslušných účtoch. Pokladníčka nesmie zveriť vykonávanie pokladničných prác inej osobe. Pri dlhodobej neprítomnosti pokladníčky (PN, RD a pod.) poverí vedúca oddelenia ekonomických činností písomne iného zamestnanca zastupovaním, ktorý prevezme hodnoty na vyúčtovanie po ich inventarizácii a uzatvorí sa s ním dohoda o hmotnej zodpovednosti. Tento zamestnanec má rovnaké povinnosti a práva vyplývajúce z funkcie pokladníka. 7. Evidencia, kontrola a obeh dokladov na účtovanie miezd - Uzatvorenie pracovných pomerov a v tej súvislosti i platové náleţitosti zamestnancov UCM sa uskutočňuje na základe návrhu priameho vedúceho pracoviska v spolupráci s personálnym oddelením a oddelením ekonomiky práce. Návrh musí byť podpísaný
10
kvestorom a rektorom univerzity. Platové dekréty schvaľuje rektor, resp. dekan fakulty UCM. Dekrét slúţi ako prvotný doklad k likvidovaniu miezd. - celá agenda miezd je taktieţ spracovaná vo FIS SAP - mzdy sa vyplácajú na základe výplatných listín, ktoré musia byť ešte pred uskutočnením výplaty podpísané zodpovednými osobami za vystavenie listín (mzdová učtáreň) a vedúcim oddelenia ekonomických činností. - mzdy sa poukazujú zamestnancom na osobný účet v peňaţnom ústave a to platbou v systéme Štátnej pokladnice , vo výnimočných a ojedinelých prípadoch v hotovosti. V prípade neprebratia mzdy z pokladne pri jej výplate v hotovosti, je pokladníčka povinná do piatich pracovných dní zaslať nevyplatené mzdy zamestnancom poštou na úkor zamestnávateľa, pokiaľ sa nedohodnú inak. Podľa Zákonníka práce (ďalej len ZP) dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru moţno uzavrieť len na vykonanie určitej pracovnej úlohy, ktorú nemoţno zabezpečiť zamestnancami organizácie v rámci ich povinností vyplývajúcich z ich pracovného pomeru, ďalej ţe táto úloha nevyplýva z beţnej činnosti organizácie, alebo ţe to výnimočne vyţaduje povaha tejto práce. - dohodu o vykonaní práce, dohodu o pracovnej činnosti, resp. dohodu o brigádnickej práci študentov, vypracuje zodpovedný vedúci pracovník, ktorý zadáva poţiadavku na vykonanie práce. Zodpovedným pracovníkom môţe byť: a) rektor, resp. kvestor univerzity b) dekan fakulty, tajomník fakulty c) vedúci oddelenia d) zodpovedný riešiteľ projektu. - uzatvorené dohody eviduje a spracováva v rámci informačného systému SAP - Sofia organizačno – právne a personálne oddelenie, referát ekonomiky práce v spolupráci s mzdovou učtárňou zabezpečuje vyplatenie dohodnutej odmeny. Dohody musia obsahovať: a) základné osobné údaje pracovníka, študenta (meno a priezvisko, rodné priezvisko, dátum a miesto narodenia, bydlisko, rodné číslo, číslo OP), b) presné vymedzenie práce (druh práce a doba, v ktorej sa má pracovná úloha vykonať), c) výšku dojednanej odmeny za vykonanú prácu a spôsob vyplatenia (číslo účtu, osobne, poštou), d) ďalšie dojednané podmienky v zmysle ZP e) prvok ŠPP (rozpočtové dispozície) f) fond (zdroj financovania) - vedúci zodpovedný pracovník ďalej svojim podpisom na Dohode potvrdzuje odbornú spôsobilosť pracovníka, vykonávajúceho prácu. - prevzatie vykonanej práce potvrdí príslušný zodpovedný vedúci svojim podpisom na prílohe – Protokole o prevzatí práce. - všetky dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru schvaľuje rektor UCM. Podklady na výplatu miezd spracováva poverený pracovník referátu ekonomiky práce. Podklady na výplatu mimoriadnych odmien predkladá rektor, resp. dekan (v prípade pracovníka zaradeného na niektorej z fakúlt univerzity) pracovníčke referátu ekonomiky práce najneskôr v l. deň v mesiaci nasledujúcom po mesiaci, za ktorý sú mzdy spracovávané.
11
Všetky doklady súvisiace so spracovaním miezd, vrátane dovolenkových formulárov je nutné predkladať v 1. deň v mesiaci nasledujúcom po mesiaci, ktorého sa týkajú. Mzdová učtáreň spracuje mzdy a celkovú rekapituláciu do 8. dňa v mesiaci a pripraví podklady k úhrade poistného a odvodov. Pripravené výkazy predloţí vedúcej oddelenia ekonomických činností, ktorá ich skontroluje, podpíše .Následne mzdová učtáreň pripraví ich odoslanie príslušným inštitúciám. Následne podklady a doklady postúpi mzdová učtáreň v systéme SAP finančnej učtárni na zaúčtovanie a archiváciu. 8. Evidencia, kontrola a obeh dokladov pri poskytovaní náhrad pri pracovných cestách Táto problematika je spracovaná v internej smernici pre tuzemské pracovné cesty a v internej smernici pre zahraničné pracovné cesty. 9. Evidencia, kontrola a obeh ostatných účtovných dokladov Platobné poukazy Pracovníčka finančnej učtárne vyhotovuje na platby z bankových účtov tzv. platobné poukazy, a to a) za účelom výberu preddavku, b) pri poskytnutí trvalej zálohy a jej vyúčtovania podľa potreby na: - drobný nákup v hotovosti (len pre vedúceho oddelenia HS) - nákup pohonných hmôt - výdavky za pohostenie a občerstvenie, reprezentačné c) pri drobných nákupoch platených v hotovosti (kolky, kancelárske potreby, drobný materiál, d) pri prevode finančných prostriedkov z beţného účtu na iný účet. Všetky vystavené platobné poukazy musia byť riadne očíslované a zaevidované pracovníčkou finančnej učtárne. Musia obsahovať rozpočtovú klasifikáciu s podpisom pracovníčky pre plán a rozpočet. Pred samotným prevodom finančných prostriedkov musia byť podpísané vedúcou oddelenia ekonomických činností. Uhradené platobné poukazy sa priloţia k bankovým výpisom a odovzdajú sa finančnej účtovníčke na zaúčtovanie a archiváciu. Vyúčtovanie drobného nákupu v hotovosti: Pokladničné potvrdenky z drobných nákupov je zamestnanec povinný predloţiť na zúčtovanie v aktuálnom štvrťroku, z dôvodu účtovnej závierky. Preddavky V odôvodnených prípadoch poskytuje UCM povereným zamestnancom preddavky na vyúčtovanie, a to: a) preddavky na drobné prevádzkové výdavky v hotovosti (stále preddavky), b) preddavky na cestovné, c) preddavky na občerstvenie, d) jednorazové preddavky na iné nepredvídané neodkladné výdavky. a) Stále preddavky sa vyúčtovávajú po vyčerpaní prostriedkov a ku koncu mesiaca. V priebehu mesiaca aj v odôvodnených prípadoch (odchod zamestnanca na RD, dlhodobé liečenie a pod.), koncom roka najneskôr do 10. decembra. b) Preddavky na pracovné cesty a iné jednorazové preddavky sa musia vyúčtovať najneskôr do 10 dní po splnení účelu. Vyúčtovania preddavkov na pracovné cesty sa doručujú oddeleniu HS resp. OEČ na likvidáciu.
12
c) Preddavky na občerstvenie sa poskytujú na účely pohostenia počas interných pracovných zasadnutí (na úrovni kolégia rektora, vedenia UCM, kolégia dekana, vedenia dekana, zasadnutia AS), pri externých domácich a zahraničných pracovných návštevách na sekretariáte rektora, kvestora a dekanov fakúlt. Zodpovední zamestnanci (vedúci sekretariátu, sekretárky) ich musia vyúčtovať po vyčerpaní preddavku alebo do 10 dní po ukončení štvrťroka, vo IV. štvrťroku do 10. decembra kalendárneho roka. Vyúčtovanie predloţené finančnej učtárni musí obsahovať: a) zápis alebo záznam o uskutočnení akcie (prípadne pozvanie na akciu), b) prezenčnú listinu z akcie, c) obchodnou organizáciou potvrdený doklad o nákupe občerstvenia. d) Vyúčtovanie jednorazového preddavku vyhotovuje poverený pracovník príslušného pracoviska vo dvoch vyhotoveniach a najneskôr 10 dní po nákupe, resp. po poskytnutí sluţby predloţí oddeleniu ekonomických činností na kontrolu formálnej správnosti, na zúčtovanie a archiváciu. Doklad musí byť podpísaný vedúcim príslušného pracoviska, ktorý zodpovedá za čerpanie prostriedkov a pracovníkom, ktorý preddavok vyúčtováva. Ak sa nedá uskutočniť výdavok, na ktorý sa poskytol jednorazový preddavok, musí sa preddavok vrátiť najneskôr nasledujúci deň po zistení tejto skutočnosti. Vydať zamestnancovi ďalší preddavok na ten istý účel možno len po vyúčtovaní predošlého preddavku. Vyúčtovanie preddavkov na občerstvenie musí byť v súlade s § 34 zákona č. 523/2004 Z. z .o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov. Nevyúčtovanie poskytnutých preddavkov v určenom termíne sa podľa príslušných ustanovení ZP a Pracovného poriadku UCM povaţuje za porušenie pracovnej disciplíny. Podľa ustanovenia § 131 ods.2 písm. e ZP v určenej lehote nevyúčtované preddavky cestovných náhrad moţno zraziť zo mzdy pri najbliţšej výplate bez výslovného súhlasu zamestnanca. Preddavky sa môţu poskytovať aj na rôzne súťaţe, olympiády, preteky, výstavy, prehliadky, športové hry a turistické zrazy organizované za účelom rozvíjania záujmovej činnosti, zlepšenia zručnosti, návykov, zvyšovania samostatnosti, disciplíny, upevňovania telesnej zdatnosti a pod. ako i štatutárnemu zástupcovi UCM na pokrytie nevyhnutných výdavkov spojených s činnosťou UCM. Treba ich zabezpečiť tak, aby pred realizáciou akcie s finančným dopadom nad 166,- Eur boli prerokované a schválené na zasadnutiach realizačnej komisie s podrobným programom, vyčíslením nákladov podľa jednotlivých poloţiek a odsúhlasené vedúcim oddelenia ekonomických činností. K vyúčtovaniu treba pripojiť propozície s programom, vyhodnotenie akcie a originály všetkých dokladov potrebných k zaúčtovaniu. Len takto vystavené platobné poukazy môţe finančná učtáreň realizovať. Z uvedených preddavkov nie je moţné uhrádzať dohody o vykonaní práce alebo iné úhrady týkajúce sa mzdových prostriedkov. Tieto výplaty sa môţu realizovať len prostredníctvom mzdovej učtárne UCM. Vyúčtovanie uvedených preddavkov priebeţne skontroluje vedúci oddelenia ekonomických činností.
13
Doklady k tvorbe, pouţitiu a hospodáreniu so sociálnym fondom upravuje zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a kolektívna zmluva. Za vyčíslenie tvorby sociálneho fondu zodpovedá pracovníčka oddelenia ekonomiky práce. Pri čerpaní fondu vystaví vedúca oddelenia ekonomických činností doklad na úhradu a po kontrole formálnej správnosti ho presunie na vyplatenie, zaúčtovanie a archiváciu. Doklad musí byť podpísaný aj povereným členom odborovej organizácie, resp. jej predsedom. 10.
Evidencia, kontrola a obeh ostatných neúčtovných dokladov a)
b)
Zmluvy: Zmluvy o prevode vlastníctva a ostatné vzťahy uzatvorené na zmluvnom základe sú vyhotovované v súlade s vecnými zámermi a ustanoveniami obsiahnutými vo všeobecne platných záväzných predpisoch. Prípravu a pripomienkovanie zmlúv zabezpečuje právnik univerzity. Za univerzitu ich podpisuje rektor. Zmluvy sú vypracované spravidla v štyroch exemplároch, vţdy pred dátumom ich očakávaného plnenia. Po podpise všetkými zmluvnými stranami je jeden z originálov zaevidovaný a uloţený na sekretariáte kvestora. Objednávky: Objednávky sú vyhotovované v súlade s vecnými zámermi a ustanoveniami obsiahnutými vo všeobecne platných záväzných predpisoch. Vypracujú sa v štyroch vyhotoveniach Objednávky tovarov, sluţieb a prác sú spracúvané v systéme SAP Sofia na oddelení hospodárskej správy v spolupráci s vedúcimi pracovníkmi UCM a tajomníkmi fakúlt. Objednávky podpisuje okrem ţiadateľa, vedúci hospodárskej správy, vedúca oddelenia ekonomických činností a kvestor. Referent rozpočtu ich musí vţdy opatriť rozpočtovou klasifikáciou.
a) b) c) d) e) f) g) h)
a) b) c) d) e)
Objednávka musí obsahovať: pečiatku UCM v záhlaví s presnou adresou UCM, dátum vystavenia objednávky, číslo objednávky, jasný a vecný popis objednanej náleţitosti (hodnota, mnoţstvo, kalkulovaná cena), pokyn k fakturácii, názov bankového ústavu a číslo účtu UCM, pečiatku UCM a podpisy zodpovedných vedúcich za objednávku. rozpočtovú klasifikáciu
Požiadavka na objednávku : predchádza samotnej objednávke je spracovaná vo FIS Sofia spravidla je zadávaná tajomníkmi fakúlt obsahuje rozpočtovú klasifikáciu obsahuje jasný a vecný popis objednaného tovaru alebo sluţby
Žiadosť o vstup do záväzku musí obsahovať /tento formulár nie je obsiahnutý vo FIS Sofia f) dátum vystavenia ţiadosti, g) jasný a vecný popis objednanej náleţitosti (hodnota, mnoţstvo, kalkulovaná cena), h) spôsob výberového konania ,
14
i) zdroj finančných prostriedkov, resp. program v prípade čerpania finančných prostriedkov pridelených na základe dotačnej zmluvy s MŠ SR, j) funkčnú klasifikáciu, k) ekonomickú klasifikáciu, l) prvok ŠPP m) podpisy zodpovedných vedúcich za ţiadosť: vedúci pracoviska, vedúca oddelenia ekonomických činností, kvestor. c)
stravné poukážky: - o predaji stravných poukáţok oproti príjmovému pokladničnému dokladu, vedie pokladníčka evidenciu za jednotlivé obdobie, v ktorej sleduje: meno stravníka, počet vydaných poukáţok na stravu a počet vrátených poukáţok s ich číslami, finančnú čiastku, ktorú stravník uhradil a jeho podpis. - na konci mesiaca pokladníčka vyhotoví vyúčtovanie stravných poukáţok, kde uvedie sumu za predané stravné poukáţky pracovníkom UCM, počet predaných stravných poukáţok pracovníkom UCM podľa evidenčných čísiel. Takto vyhotovené zúčtovanie slúţi ako prvotný doklad pre finančnú učtáreň.
11. Interné účtovné doklady - medzi interné účtovné doklady patria všetky tie, ktoré sa vyhotovujú zodpovednými pracovníkmi, v rámci hospodárenia vlastnej UCM. Sú to doklady, ktorými sa uskutočňujú zmeny v stave finančných prostriedkov, ide o doklady k preúčtovaniu mylných platieb, popis účtovnej operácie pri opravách, preúčtovaniach, dokladovanie – popis kaţdého inkasného, či prevodného čerpania prostriedkov z účtu. Zväčša ich vystavuje finančná učtáreň. - interné doklady o účtovných prevodoch pôvodných zápisov účtovníctva, storná, záverečné zápisy, vzájomné doúčtovania a pod. musia obsahovať tieto náleţitosti: a) názov dokladu (vyjadruje, ţe ide o vnútorný účtovný doklad), b) označenie útvaru, ktorý ho vytvoril, c) odvolanie na pôvodný účtovný zápis, d) označenie účtovnej operácie, e) peňaţnú sumu, f) dátum vyhotovenia a podpis pracovníka, ktorý ho vystavil. 12. Termíny predkladania prvotných dokladov: a) pracovno-právne: a.1) výkaz o dochádzke – posledný pracovný deň v mesiaci; a.2) potvrdenie o pracovnej neschopnosti – ihneď po obdrţaní od lekára; a.3) preukaz o trvaní pracovnej neschopnosti – do 15. a 30. dňa v mesiaci; a.4) ošetrenie člena rodiny – po skončení OČR s úplným vyplnením na druhej strane; b) doklady na zaúčtovanie: b.1) platobné príkazy – jeden deň pred realizáciou b.2) iné prvotné doklady (rekapitulácia, zostavy a pod.) – najneskôr jeden deň po výplatnom termíne. 13. Spotreba materiálu a) doklady o spotrebe materiálu: - materiálové zásoby sa evidujú počas roka v skladovej evidencii. Evidencia musí poskytovať beţný prehľad o stave prírastkov a úbytkov materiálových zásob a umoţňuje kontrolu ich vyuţívania so zreteľom na ich druhovosť a primeranosť.
15
- v skladovej evidencii sa zachytí všetok nakúpený materiál, ako i materiál bezplatne získaný od iných organizácií. Druhová evidencia materiálových zásob sa vedie v jednotkách mnoţstva s uvedením jednotkovej ceny. b) Postup pri vydávaní materiálu zo skladu: - pracovníkom vypísanú ţiadanku na materiál zo skladu predloţí ţiadajúci na podpis a kontrolu svojmu vedúcemu oddelenia. - po prekontrolovaní a podpísaní vedúcim oddelenia ţiadajúci predloţí ţiadanku pracovníčke skladu materiálu (osobne, resp. prostredníctvom podateľne UCM), ktorá v dohodnutom termíne vydávania materiálu zo skladu vydá poţadovaný materiál. - skladníčka vyhotoví výdajku v troch vyhotoveniach, na ktorých prevzatie materiálu potvrdí pracovník svojim podpisom a jednu kópiu odovzdá vedúcemu pracovníkovi oddelenia, po zaúčtovaní výdajky raz mesačne. c) Postup pri vydávaní kníh zo skladu - na základe ţiadosti fakulty alebo inštitútu skladovému pracovníkovi, kde uvedie počet, názov kníh a tieţ účel pouţitia, skladový pracovník knihy vydá a vyhotoví a zaúčtuje výdajku kníh do spotreby, - v prípade predaja kníh na faktúru referent pre edičnú činnosť vyţiada zo skladu knihy v objednanom počte, vystaví dodací list a odovzdá fakturantke na fakturáciu. Knihy spolu s faktúrou zašle zákazníkovi. 14. Doklady o prevádzke motorových vozidiel - pri nákupe pohonných hmôt vypĺňajú príslušní zamestnanci tlačivo „Vyúčtovanie preddavku“ v dvoch vyhotoveniach s vyznačením mena a priezviska a ŠPZ motorového vozidla, na ťarchu ktorého sa nákup zúčtuje. - originál dokladu s potvrdenkami o nákupe je podkladom na výplatu prostredníctvom pokladnice. Doklad musí byť opatrený podpisom vedúceho HS, ktorý dostane kópiu dokladu. - na doklade sa vyznačí mnoţstvo nakúpených pohonných hmôt v litroch, jeho jednotková cena a celková čiastka. - nákup sa zúčtuje ako záväzok zamestnanca v členení na jednotlivé motorové vozidlá. - pred jazdou sluţobným vozidlom je povinnosťou ţiadajúceho spravidla minimálne 5 dní pred plánovaným termínom uskutočnenia cesty úplne vyplniť si ţiadanku na prepravu, dať podpísať povolenie vedúcemu pracoviska a odovzdať takto podpísanú ţiadanku na HS. - pouţitie sluţobného vozidla povoľuje rektor univerzity, v čase jeho neprítomnosti vedúca sekretariátu rektora, štatutárny zástupca rektora alebo kvestor. - pri sluţobnom aute rektora univerzity plní vodič príkazy rektora UCM Trnava aj bez písomnej ţiadanky na prepravu - vyplnenú a podpísanú ţiadanku na prepravu podpíše vedúci HS (zodpovedný za autodopravu) a odovzdá ju šoférovi vozidla, ktorého povinnosťou je mať podpísanú ţiadanku počas jazdy vo vozidle. - povolenie jazdy tzv. technologického vozidla (operatívne jazdy) je v právomoci vedúceho hospodárskej správy. - mesačne vyhotovuje vedúci HS prehľad o nákupe a spotrebe pohonných hmôt v litroch a v €. Prehľad odovzdá po ukončení mesiaca finančnej učtárni, ktorá zúčtuje zníţenie záväzku zamestnanca o čiastku zodpovedajúcu spotrebovaným pohonným hmotám.
16
17
18
