Nieuwsbrief Wet en Regelgeving per 2016 Voor 2016 staan er weer een belangrijk aantal wijzigingen aan te komen op het personeels- en salarisgebied. In deze nieuwsbrief hebben wij een opsomming gemaakt van de belangrijkste thema’s op de agenda van de Wet en regelgeving voor volgend jaar. Auto van de Zaak Tarieven worden geleidelijk aangepast Vrijwel alle auto’s van de zaak waarin u of uw werknemer ook privé rijden, gaan onder het bijtellingstarief van 22% vallen. Alleen voor volledig elektrische auto’s is er een verlaagd tarief van 4%. Deze lage bijtelling geldt overigens voor de eerste € 50.000 van de aanschafwaarde. De aanpassing van de bijtellingstarieven gebeurt niet in één keer, maar stapsgewijs. Daarbij geldt:
De nieuwe bijtellingspercentages gaan niet gelden voor lopende contracten. Daarvoor blijven de regels van kracht die van toepassing waren op het moment dat het contract werd afgesloten tot de duur van 60 maanden. U krijgt dus alleen met deze nieuwe bijtellingscategorieën te maken als u vanaf 2016 een nieuw (lease)contract afsluit. Bijtellingspercentage voor 5 jaar Ander zorgpunt is het voornemen om ook de hoogste bijtellingcategorie gedurende de duur van een leaseperiode – vijf jaar – constant te houden. Dat zou betekenen dat u met een auto waar u nu de volle 25 procent bijtelling voor betaalt tot 2020 aan dat maximum vastzit. Terwijl u bij koop in 2017 voor diezelfde auto niet meer dan 22 procent betaalt. Over dat hoogste tarief van 25 procent zal in de Kamer zonder twijfel nog het nodige te doen zijn. Het is juridisch discutabel en door de bril van de autowereld bezien wordt men ook al niet vrolijk van het idee, omdat het eind volgend jaar voor problemen in de showrooms gaat zorgen. Veel mensen zullen dan liever in een nieuwe auto met lagere bijtelling overstappen. 1 Nieuwsbrief LoonTotaal - Wet en Regelgeving 2016
De Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) verdwijnt De huidige VAR verklaring wordt vervangen door de DBA ( Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) Zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer worden aansprakelijk gehouden voor het beoordelen van de overeenkomst. In de huidige wetgeving is een werkgever vrijgesteld van het betalen van loonheffing en premies werknemersverzekeringen indien er een VAR verklaring door de Zzp ‘er wordt overhandigd. In de nieuwe wetgeving wordt er gewerkt met overeenkomsten die gezamenlijk door de ondernemer en de Zzp ’er worden ingevuld en ondertekend. Deze overeenkomsten staan per sector op de site van de Belastingdienst en zijn ingedeeld in drie categorieën: -
Algemene modelovereenkomsten Voorbeeldovereenkomsten voor branches en beroepsgroepen Individuele overeenkomsten
De streefdatum van de nieuwe wetgeving is 1 april 2016.
Wet werken na AOW De Eerste Kamer is akkoord gegaan met de Wet werken na de AOW-gerechtigde leeftijd. Deze nieuwe regels maken het aantrekkelijker om AOW-gerechtigde werknemers in dienst te nemen of te behouden. Het voorstel bevat de volgende maatregelen: U hoeft het loon van een zieke AOW-gerechtigde werknemer straks nog maar maximaal 13 weken doorbetalen (in plaats van de huidige twee jaar). Ook de periode voor de reintegratieverplichtingen en de periode waarvoor het opzegverbod bij ziekte geldt worden verkort naar 13 weken. In 2018 kan de overheid besluiten om de loondoorbetalingsperiode nog verder in te perken naar maximaal zes weken. U mag een AOW-gerechtigde werknemer zes tijdelijke contracten geven (normaal drie) binnen 48 maanden (normaal 24 maanden), voordat hij recht heeft op een vast contract. Voor de vaststelling van het aantal contracten of de maximale periode tellen alleen arbeidsovereenkomsten mee die zijn aangegaan na het bereiken van de AOW-gerechtigde leeftijd. De opzegtermijn van een arbeidsovereenkomst met een AOW-gerechtigde werknemer is straks standaard één maand. U hoeft een verzoek van een AOW-gerechtigde werknemer om zijn arbeidsduur uit te breiden niet te honoreren. Andere maatregelen om AOW’ers tegemoet te komen Eerder werden ook al een aantal andere maatregelen genomen met betrekking tot de AOW-gerechtigde werknemer. Zo komen sinds 1 april 2014 AOW-gerechtigden bij toepassing van het afspiegelingsbeginsel als eerste in aanmerking voor ontslag (deze regel geldt per 1 januari 2016 ook voor de publieke sector). Verder is per 1 juli 2015 in de Wet aanpak schijnconstructies geregeld dat u werknemers die AOWgerechtigd zijn ook het wettelijk minimumloon moet betalen. Voorheen was deze groep werknemers nog uitgesloten van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.
2 Nieuwsbrief LoonTotaal - Wet en Regelgeving 2016
Werkkostenregeling Per 2015 is de werkkostenregeling (WKR) verplicht voor alle werkgevers. Met de WKR worden de bestaande regels voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan personeel ingrijpend veranderd. Onder de werkkostenregeling worden alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon gerekend. Hieronder ziet u in het kort de twee schema’s van de werkkostenregeling:
Er mag echter een percentage van uw totale fiscale loonsom onbelast vergoeden, dit betreft de zogenaamde ‘vrije ruimte’. Belangrijk hierbij is dat de ‘vrije ruimte’ van 1,20% van de fiscale loonsom niet wordt overschreden. Bij overschrijding wordt er 80% eindheffing over het meerdere berekend. Als er een overschrijding is van de ‘vrije ruimte’ over het kalenderjaar 2015, dan wordt de eindheffing in de loonaangifte van januari 2016 afgerekend. Per 1 januari 2015 zijn vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur gericht vrijgesteld, als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Er wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium als: • • •
de voorziening volgens het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking; de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer; de werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van de voorziening terugbetaalt als hij deze naar het redelijke oordeel van de werkgever niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. Dat is bijv. het geval bij functiewisselingen of als een werknemer uit dienst treedt. In ons salarispakket hebben wij de bekende WKR-posten opgenomen in de Grafiek Werkkostenregeling. Voor een volledig overzicht van alle WKR-posten, zal vanuit de financiële administratie deze WKR-posten hier aan moeten worden toegevoegd. Om deze kosten in beeld te krijgen, vragen wij u bijgaand “Overzicht Werkkostenregeling 2015” in te vullen en aan ons terug te sturen. U kunt de WKR-posten vinden onder het kopje Salarisverwerking => Werkkosten.
3 Nieuwsbrief LoonTotaal - Wet en Regelgeving 2016
Valkuil voor de WKR! De vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel dienen expliciet voor het genietingsmoment schriftelijk te worden aangewezen als eindheffingsloon, ook als het gaat om eindheffingsloon om gebruik te kunnen maken van een gerichte vrijstelling. Als voorbeeld kunt u hier denken aan een kilometervergoeding van € 0,29 , waarbij € 0,19 een gerichte vrijstelling is en het restant van € 0,10 als eindheffingsloon moet worden aangewezen, als het niet als een bruto looncomponent wordt verwerkt. Als dit niet door de werkgever wordt vastgelegd, wordt niet over het verschil van € 0,10 een naheffing geheven, maar over het volledig bedrag van € 0,29. U kunt dus nog altijd € 0,19 onbelast geven, omdat dit een gerichte vrijstelling is. Maar mocht u meer vergoeden, dan moet het totale bedrag schriftelijk als eindheffingsloon worden aangewezen. In uw salarisadministratiedossier dient een overzicht te worden opgenomen welke bestanddelen ten kosten gaan van de vrije ruimte. Tot dusver is dit punt van de WKR onderbelicht gebleven. De bewijslast dat een loonbestanddeel is aangewezen ligt echter bij de werkgever.
Wet aanpak schijnconstructie (WAS) Volgens de bepalingen van Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) gelden vanaf 1 januari 2016 nieuwe regels voor de specificatie van de loonstrook en de betaling van het minimumloon. De WAS is bedoeld om constructies aan te pakken die zijn opgezet om de regels en de cao afspraken te omzeilen. Een werkgever is op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) verplicht het netto wettelijk minimum loonbedrag giraal aan de werknemer te betalen. Onder het netto equivalent van het wettelijk minimumloon wordt verstaan: het bruto minimumloon minus de verplichte en toegestane inhoudingen zoals: loonheffing, pensioenpremies. Giraal uitbetalen Het loon moet giraal aan de werknemer worden uitbetaald op een rekening die (mede) op naam staat van de werknemer, zodat vastgesteld kan worden of tenminste het netto equivalent van het wettelijk minimumloon is betaald. Als een werknemer geen bankrekening heeft, zijn bankgegevens niet wil doorgeven, of het loon wil laten overmaken naar een rekening die niet op zijn naam staat kan de werkgever het minimumloon niet uitbetalen op de in de wet voorgeschreven wijze. Daarmee begaat de werkgever een overtreding waarvoor een boete kan worden opgelegd. Het verbod op inhoudingen en verrekeningen op het wettelijk minimumloon is op 1 januari 2016 nog niet van kracht, maar wordt zes maanden uitgesteld tot 1 juli 2016. Inhoudingen zoals bijvoorbeeld ANW-hiaat-, WIA-hiaatverzekeringen mogen dan niet plaatsvinden als door de inhouding minder dan (het netto equivalent van) het minimumloon wordt betaald. In principe zijn alle inhoudingen op het wettelijk minimum loon verboden tenzij er een wettelijke basis is voor de inhouding in bijvoorbeeld de Pensioenwet of de Wet op de loonbelasting. Veel voorkomende inhoudingen zoals ‘contributie personeelsvereniging’, verkeersboetes, het betalen van de nominale premie ziektekostenverzekering of premie aanvullende ziektekostenverzekering van de werknemer via het salaris zijn niet meer toegestaan indien door deze inhoudingen minder uit wordt betaald dan het wettelijk minimumloon.
4 Nieuwsbrief LoonTotaal - Wet en Regelgeving 2016
Nieuw Ontslagrecht: Opbouw personeelsdossier blijft van essentieel belang Per 1 juli 2015 is het ontslagrecht drastisch gewijzigd. Met name de opbouw van personeelsdossiers wordt hierbij van nog groter belang. Voor zowel de werkgever, als voor de werknemers geldt dit ingeval zij verwikkeld raken in een ontslagzaak. Op dat moment is het belangrijk dat het personeelsdossier de juiste informatie bevat en toereikend is. Zo niet, dan kan ontslag tegen de zin van een werknemer een lastige opgaaf of zelfs onmogelijk blijken. Bij ontslag door een werkgever vanwege langdurige ziekte of vanwege bedrijfseconomische redenen moet de werkgever een procedure starten bij het UWV. Bij ontslag door een werkgever vanwege disfunctioneren, ongeschiktheid voor het werk, verwijtbaar handelen of regelmatig ziekteverzuim moet de werkgever de ontslagprocedure bij de kantonrechter aanhangig maken. Tips voor dossieropbouw Waar moet een goed opgebouwd dossier nu eigenlijk aan voldoen? Een aantal aandachtspunten op een rij: 1. Dossieropbouw begint bij het aangaan van de arbeidsovereenkomst. Schep duidelijkheid over wat van een werknemer wordt verwacht en waar de werknemer op wordt afgerekend (functieprofiel); 2. Houd regelmatig functioneringsgesprekken, leg de gesprekken vast en overhandig de verslagen aan de werknemer. Beoordeel aan de hand van een vast stramien, dat vooraf is vastgelegd en een ieder bekend is. De beoordeling mag nooit een verrassing zijn. Zo wordt ook voorkomen dat dossieropbouw duidelijk is gericht op ontslag; 3. Beoordeling kan ook worden gericht op zelfontplooiing/verbetering, met een positieve insteek hetgeen kan bijdragen aan acceptatie bij uw werknemer; 4. Bij klachten over het functioneren, dient disfunctioneren te worden aangetoond (gebruik voorbeelden!) en geef de werknemer de gelegenheid zijn of haar kant van het verhaal te doen; 5. Bij disfunctioneren dient een concreet verbeterplan te worden opgesteld aan de hand
van een tijdsplan, waarbij de werknemer voldoende tijd dient te krijgen om te verbeteren. Wees duidelijk over de verwachtingen van het verbeterplan en de consequenties bij het uitblijven van die verwachtingen. De werkgever dient de werknemer te begeleiden in het verbetertraject en de voortgang dient van tijd tot tijd geëvalueerd worden. Er geldt per 1 juli 2015 een wettelijke scholingsplicht. Daarbij doet u als werkgever er verstandig aan om de scholingsactiviteiten en de kosten daarvan goed te registreren en op te slaan in het personeelsdossier. 5 Nieuwsbrief LoonTotaal - Wet en Regelgeving 2016
Wet Werk en Zekerheid Hoe zat het ook al weer? De Wet Werk en Zekerheid is met ingang van 2015 van kracht geworden. Met deze wet is het arbeidsrecht ingrijpend veranderd.
Transitievergoeding Als je een medewerker ontslaat die minimaal twee jaar in dienst is, heeft hij recht op een transitievergoeding van een derde maandsalaris per gewerkt jaar. Vanaf het tiende jaar is dit een half maandsalaris per dienstjaar. Tot 1 januari 2020 geldt voor de werknemer die langer dan tien jaar bij je in dienst is en op het moment van het ontslag vijftig jaar of ouder is, dat hij voor elk gewerkte dienstjaar na zijn 50e recht heeft op een maandsalaris, maar alleen als je een bedrijf hebt met 25 of meer werknemers. De transitievergoeding is maximaal 75.000 euro, of maximaal een jaarsalaris als de werknemer meer verdient dan dat bedrag.
Ketenbepaling Maximaal drie contracten in twee jaar zonder dat een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd ontstaat. Deze drie contracten zijn opvolgend als zij elkaar opvolgen met een tussenperiode van zes maanden of minder.
Aanzeggen Werkgever moet uiterlijk één maand voordat de arbeidsovereenkomst van rechtswege eindigt de werknemer schriftelijk mededelen of de arbeidsovereenkomst wel of niet wordt voortgezet. De aanzegplicht geldt niet bij tijdelijke contracten van korter dan zes maanden, ook niet bij opvolgende arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd die steeds korter zijn dan zes maanden
Proeftijd en concurrentiebeding Er mag geen proeftijd meer worden overeengekomen in arbeidsovereenkomsten van 6 maand of korter. Er mag geen concurrentiebeding meer worden overeengekomen in arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd.
6 Nieuwsbrief LoonTotaal - Wet en Regelgeving 2016
