Nieuwsbrief
2, februari 2014
Nelleke Aantjes
Gedragstoets en dialoog
Je werkhouding kennen en inzetten in Het Nieuwe Werken In dit nummer: Pagina 1 Je werkhouding kennen en inzetten in Het Nieuwe Werken Gedragstoets en dialoog Pagina 3 Ontdek je persoonlijke missie! ‘Dit had ik jaren eerder willen doen’ Pagina 5 Inspirerende bijeenkomst managementondersteuners Zo houd jij morgen alle ballen in de lucht!
De plek waar je werkt. Het organiseren van je werk. De omgang met collega’s. De aansturing door je leidinggevende. Dat alles verandert door Het Nieuwe Werken. Hoe ga je daarmee om en wat heb je nodig om het effectief te kunnen inzetten? Om daarachter te komen namen dertig medewerkers van het Rijk en hun leidinggevenden deel aan een pilot die hen meer inzicht gaf in hun persoonlijke werkgedrag en de effecten van Het Nieuwe Werken daarop.
al flink wat ervaring hebben met de nieuwe manier van werken: de Douane Rotterdam Haven, de Dienst Uitvoering Onderwijs in Groningen en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed in Amersfoort. Er waren veertig deelnemers: tien medewerkers per organisatie en tien leidinggevenden. Voor de medewerkers telde het project drie onderdelen: de gedragstoets, een gesprek met een coach over de uitkomsten en uiteindelijk een dialoog met de leidinggevende.
Meer bewustwording kweken bij medewerkers en leidinggevenden over de gedragsaspecten van Het Nieuwe Werken (HNW) en daar ook mee aan de slag gaan. Dat was de bedoeling van het pilotproject ‘Het Nieuwe Werken, Gedragstoets en de dialoog’. Het vond plaats in de laatste drie maanden van 2013 bij drie organisaties die
Karaktereigenschappen In de gedragstoets konden de deelnemers telkens uit vier karaktereigenschappen kiezen welke het meeste en het minste bij hun past. ‘Zo werd duidelijk wat voor type medewerker iemand is en welke werkhouding hij heeft,’ vertelt projectleider Nelleke Aantjes. De link met HNW kwam in 1
vervolg pagina 1.
het gesprek met de coach aan de orde. ‘Daarin gingen ze samen in op de uitkomsten van de toets en de behoeften ten aanzien van Het Nieuwe Werken van de individuele medewerker. Een werkhouding kan bijvoorbeeld zijn dat iemand zich goed moet kunnen concentreren, omdat hij beleidsstukken moet schrijven. De link met Het Nieuwe Werken is dan dat hij behoefte heeft aan een ruimte waar hij zich kan afzonderen. In het coachingsgesprek kreeg de medewerker meer zelfinzicht. Ook kreeg hij handvatten aangereikt om over zijn wensen en behoeften in gesprek te gaan met zijn leidinggevende.’
Bewust worden Krijgt het project een vervolg? ‘We willen in een eventueel vervolg meer aandacht voor de gedragskant rondom Het Nieuwe Werken binnen het Rijk genereren, maar dan bijvoorbeeld in teamverband en bij afdelingen. Ook willen we meer leidinggevenden erbij betrekken. Uiteindelijk moet iedereen die bij het Rijk werkt zich ervan bewust worden dat Het Nieuwe Werken ook effect heeft op het samenwerken en afspraken met collega´s, zowel binnen als buiten de directe werkkring.’
‘Met de gedragstoets sta je stil bij wat jij belangrijk vindt in je werk’
Verbeteringen In het gesprek met de leidinggevende besprak de medewerker zijn werkgedrag in relatie tot HNW. Ze hadden het bijvoorbeeld over andere manieren om het werk te organiseren, nieuwe vormen van communicatie en samenwerking met collega’s, de aansturing door de leidinggevende. Wat wil de medewerker aanpakken, welke mogelijkheden ziet hij en welke afspraken kunnen daarover gemaakt worden? ‘Belangrijk is dat ze überhaupt met elkaar over het gedrag rondom Het Nieuwe Werken kunnen praten,’ zegt Aantjes. Geslaagd Doel van de pilot was tweeledig. Ten eerste achterhalen of het instrument ‘Gedragstoets en de dialoog’ werkt. Ten tweede kijken of de deelnemers na afloop daadwerkelijk meer zelfinzicht hebben en daarmee beter met hun leidinggevende een gesprek over de gedragskant van HNW kunnen voeren. Op beide fronten is het project geslaagd, stelt Aantjes, maar ze plaatst ook kanttekeningen. ‘De meeste medewerkers hadden de toets als zinvol ervaren, net als het gesprek met de coach, die ze professioneel en hulpvaardig vonden. Daar ligt de winst. Aan de andere kant bleek dat zij ook zonder deze pilot knelpunten zouden hebben aangekaart bij hun leidinggevende, maar dan zonder zo veel zelfinzicht. Ook is gebleken dat meer zelfinzicht niet automatisch leidt tot die dialoog, omdat dat sterk afhangt van de relatie tussen medewerker en leidinggevende.’
2
Leo Tukker
‘Andere kijk’ Leo Tukker, teamleider Copafijthstaf Douane Rotterdam Haven ‘Wij waren al bezig met Het Nieuwe Werken en merkten dat medewerkers er verschillend over dachten. Door de gedragstoets en gesprekken werden zij zich bewust van hun kijk op Het Nieuwe Werken en ontdekten ze dat ze soms te snel oordeelden over collega´s die er anders in staan. Iemand vindt bijvoorbeeld dat je alleen goed kan werken van half acht tot half vijf op kantoor. Maar als het een ander beter uitkomt om tot ’s avonds elf uur aan een stuk te werken, is dat ook goed, als de opdracht maar op tijd af komt. Je hoeft elkaar ook niet dagelijks te zien, er zijn genoeg middelen om contact te houden. Door de pilot zijn collega’s daar anders naar gaan kijken, wat goed is voor de onderlinge samenwerking. Ik ben mede door de pilot met hen in gesprek gegaan over dilemma’s op dit gebied.’ Hella van de Velde
Erma de Boer
‘Leuk en leerzaam’ Erma de Boer, P&O-medewerker Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed ‘Sinds april 2013 werkt iedereen hier op een laptop, wat flexibel werken vereenvoudigt. Daarbij komen steeds minder werkplekken beschikbaar. Vragen die hierbij spelen zijn: hoe houden we goed contact met elkaar, hoe ga je om met het werken op diverse plekken, hoe zorgen we ervoor Het Nieuwe Werken meer gaat leven? De een zit het liefst achter zijn bureau. Anderen, zoals ik, fladderen liever door de organisatie om contact met collega´s te hebben. De pilot was leuk en leerzaam. Met de gedragstoets sta je stil bij wat jij belangrijk vindt in je werk. Een collega die hier nog niet zo lang werkt, had, zo bleek uit de test, een ander werksysteem dan haar leidinggevende dacht. De pilot heeft haar geholpen de dialoog aan te gaan en afspraken te maken. Dat was voor beiden nuttig.’
Ontdek je persoonlijke missie! ‘Dit had ik jaren eerder willen doen’ Waarom doe ik wat ik doe, zowel in mijn werk als privé? En waarom doe ik dat zoals ik het doe? Wat geeft mij daarbij een goed gevoel en waarom? Tijdens de training ‘Krachtkaart: Ontdek je persoonlijke missie!’ achterhaal je wat je drijfveren zijn én hoe je gemotiveerder kunt werken. Vier groepen hebben de training inmiddels afgerond. What, how en why? Het YouTube-filmpje waarin de Amerikaan Simon Sinek over deze begrippen vertelt, dient als kapstok voor de training, die een combinatie is van e-learning en contactonderwijs. ‘Het filmmateriaal in de e-learning inspireert en helpt om de begrippen te leren kennen. Vervolgens ga je zelf aan de slag’, zegt Renee Verhaar, een van de e-trainers die de deelnemers begeleidt. Na de introductie maakt iedereen via de e-learning drie opdrachten: een fictieve ontslagbrief om te ontdekken wat je van een baan verwacht, een test om te zien wat je wel en niet belangrijk vindt in je werk en feedback halen bij een collega. ‘Door deze
opdrachten word je je bewuster van jezelf en wat je doet,’ licht Verhaar toe. Groepsbijeenkomst Het verslag dat elke deelnemer daarna schrijft, is het uitgangspunt van de eerste groepsbijeenkomst. ‘Een volle dag, waarop je in gesprekken met elkaar naar de kern toewerkt: jouw persoonlijke missie. De een formuleert die sneller dan de ander’, weet Verhaar. Ze legt uit dat het, na soms lang doorvragen, in essentie altijd blijkt te draaien om levenszaken als: ‘Ik wil bijdragen aan een rechtvaardiger maatschappij’, of: ‘Ik wil bijdragen aan een harmonieuze wereld.’ ‘Dat klinkt misschien als holle praat of vaag, maar
wanneer je iemands talenten en activiteiten erbij betrekt, krijgt het betekenis. Stel dat een deelnemer zegt: ‘Ik wil dat het rapport over de CO2-emissie waar ik bij betrokken ben helemaal klopt.’ Vraag je door, dan blijkt diens ultieme drijfveer te zijn: ‘Ik wil bijdragen aan een schoner milieu.’ Dat is dan de persoonlijke missie.’ Dagboek Enkele weken later volgt een tweede, halve, groepsdag. In die tussenliggende weken doen de deelnemers meer e-learningopdrachten. Ook schrijven ze in een dagboek in hoeverre hun activiteiten – in werk en privé – in lijn zijn met hun missie. De afsluitende bijeenkomst is bedoeld om, met elkaar en de trainer, ervaringen uit te wisselen en eventuele belemmeringen weg te halen. In het
Renee Verhaar
3
ideale geval staat daarna niets meer in de weg om de missie te laten doorwerken in het werk. ‘De training geeft je een ruimere blik op jezelf en de wereld’, zegt Renee Verhaar. Dankbaar Ze hoort dat deelnemers de training waardevol vinden en vaak dankbaar zijn voor het resultaat. ‘Het is goed om te zien dat wat ons als ontwikkelaars voor ogen
stond, ook echt heeft uitgepakt en werkt zoals we hoopten. Dat komt niet alleen omdat wij een goed programma hebben ontwikkeld, maar ook omdat de deelnemers zich ervoor open stellen. De training maakt veel los en ik krijg reacties als ‘het kwartje viel op zijn plek’ en ‘dit had ik jaren eerder willen doen’.’ Vooralsnog heeft het A+O fonds Rijk tien trainingen van maximaal twaalf deelnemers mogelijk gemaakt. Verhaar: ‘Wij hebben al een planning tot en
Anjo van Stalen
‘Mijn missie past!’ Anjo van Stralen, adviseur bij Rijkswaterstaat ‘Ik ben nogal zoekende: waarom doe ik wat ik doe, zit ik op de goede werkplek, waar wil ik naartoe? Het formuleren van je persoonlijke missie leek me een interessante verdiepingsslag. De e-learning is een goede voorbereiding op de bijeenkomsten. Mijn persoonlijke missie had ik op de eerste groepsdag in concept en heb ik op de tweede dag aangescherpt. Hij luidt: ‘Zorgen voor en genieten van groei en bloei.’ Klinkt als tuinieren, wat ik graag doe, maar hij past breder, zowel in mijn werk als thuis. Zo zorg ik er graag voor dat projecten, bijvoorbeeld gebiedsontwikkeling, tot bloei komen. En dat mensen om mij heen kunnen groeien en bloeien, waardoor ik ook weer verder groei. Ik kan de training zeker aanraden.’
4
met mei. Wie erbij wil zijn, kan nog kiezen!’ Iedere medewerker van het Rijk kan aan de training meedoen. Kijk voor meer informatie op: www.aofondsrijk.nl of meld je aan via het aanmeldingsformulier op www.aofondsrijk.nl/krachtkaart. Als groep aanmelden kan ook, mits er plekken voorradig zijn. Neem hiervoor contact op via
[email protected].
Anita Heimans
‘Persoonlijke opfrisbeurt’ Anita Heimans, adviseur/clusterleider Rijkswaterstaat ‘Ik was getriggerd door de titel en uitleg over persoonlijke ontwikkeling. Ik ben er blanco ingestapt, ervan overtuigd dat het minstens zo veel zou opleveren als ik erin zou stoppen. Via de e-learning kom je al aardig tot de kern; op de groepsdagen helemaal. Mijn missie luidt: ‘Happy me, good for you’. Wanneer ik in rust ben, kan ik me op een ander richten, waardoor diegene in beweging komt. Ik ben dan een soort steunpilaar. Dat was geen eyeopener, maar een bevestiging van waar ik al mee aan de slag ben. De training sluit mooi aan bij de training coaching voor leidinggevenden die ik volg; daarin leer ik ook hoe kracht uit een ander komt. Ik zie de missietraining als een persoonlijke opfrisbeurt, die iets oplevert waar je mee verder kunt.’
Inspirerende bijeenkomst managementondersteuners Zo houd jij morgen alle ballen in de lucht! Digitalisering, flex- en thuiswerken, meer taken. Het vak verandert zodanig, dat managementondersteuners zich verder moeten ontwikkelen om goed voorbereid te zijn op de toekomst. Hoe dat kan, werd duidelijk tijdens de twee bijeenkomsten ‘Hoe houd jij morgen alle ballen in de lucht?’ op 21 januari jl. bij het ministerie van SZW. De belangstelling is groot voor de bijeenkomst, die is georganiseerd door het interdepartementale programma ‘Implementatie leerlijnen en loopbaanstappen voor managementondersteuners bij het Rijk’. Bij de ochtendsessie zijn van de 140 managementondersteuners in de zaal twee mannen. Eerst spreekt Francine Kiewiet de Jonge, manager bij het ministerie van EZ, over ontwikkelingen als digitalisering, smartphone, iPad, videoconferencing en Het Nieuwe Werken. ‘Van jullie wordt verwacht dat je papierloos werkt, meer vooruitdenkt, verbindend bent, klantgerichter wordt.’
Ze verwijst alvast naar de informatiemarkt tijdens de lunch en de introductie van ‘Manon’. Die makkelijk herkenbare naam, gevormd door de eerste letters van ‘management’ en ‘ondersteuner’, is synoniem als informele aanspreektitel voor het interdepartementale programma met die lange naam. ‘Gebruik ‘Manon’ voor je verdere carrière. Laat je manager weten dat je ambitie hebt!’ Spiegeltheater Manager Hans en managementondersteuner Ilka van het Spiegeltheater spelen een scene. Hij is de horkerige baas die niets ziet
in digitale ontwikkelingen en flexplekken en er ‘geen last’ van wil hebben als zij op snuffelstage wil bij een ander ministerie. Ze spelen de scene opnieuw, maar nu roept het publiek ‘Stop!’ zodra Ilka onprofessioneel of niet alert genoeg reageert. In de rondgaande microfoons klinken vele adviezen, suggesties, tips en aanwijzingen. Uiteindelijk leren Hans en Ilka effectief samenwerken en zullen ze samen geregeld nieuwe ontwikkelingen doornemen. Verandermanagement Drs. Maike Aerden van het instituut MBTM (More Balls Than Most) is deskundig op het gebied van verandermanagement. Naarmate haar lezing vordert, veranderen de glimlachjes in de zaal in uitbundig gelach. Zeker als haar chauffeur op de overheadprojector schuift met dubieuze
5
Deze nieuwsbrief is een uitgave van het A+O fonds Rijk en bestemd voor ministeries, Hoge Colleges van Staat en aanverwante organisaties. Initiëren, coördineren, stimuleren en ontwikkelen; dat is de rol van het Arbeidsmarkten Opleidingsfonds van het Rijk (A+O fonds Rijk). Het A+O fonds Rijk initieert vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt-, werkgelegenheids- en scholingsbeleid in de sector. Het fonds investeert nadrukkelijk in initiatieven die zijn gericht op de toekomst van het werken bij de Rijksdienst. Het A+O fonds Rijk draag bij aan visievorming en biedt een proeftuin voor vernieuwende ideeën.
Colofon © Nieuwsbrief 2, februari 2014 oplage 1.500 Vormgeving en opmaak: Mitsgaders, Den Haag
sheets over de wereld in beweging en de kunst van het loslaten. Met een derde MBTM’er erbij jongleren ze met ballen en kegels. Hun commentaar gaat over flexibiliteit, alert blijven, duurzame inzetbaarheid, vertrouwen, collegialiteit en verantwoordelijkheid. Tot slot mogen twee managementondersteuners op het podium, tussen de rondvliegende kegels door, een stap vooruit komen zetten ‘die net zo eng is als de stap die in jullie werk wordt verwacht’. Informatiemarkt Tijdens de lunch komt de informatiemarkt tot leven. Bij stands halen de bezoekers informatie over de ontwikkelmogelijkheden van het rijksbrede professionaliseringsprogramma. ‘Manon laat je ontdekken’ biedt snuffelstages, jobruil en detachering binnen het Rijk. ‘Manon helpt je ontwikkelen’ biedt empowermenttraining en leergangen voor managementondersteuners. ‘Manon maakt het inzichtelijk’ schetst het toekomstbeeld van de functie. Genoeg gespreksstof om aan een van de tafeltjes te praten over het vak, de kansen en de bijeenkomst.
‘Doeltreffende presentatie’ Cindy Kruijsse, managementondersteuner Directeur Financieel-Economische Zaken, ministerie van SZW ‘Ik zit in de interdepartementale klankbordgroep voor de ontwikkeling van leerlijnen voor managementondersteuners. Daarom was ik op de bijeenkomst. De aanpak was zorgvuldig gekozen: herkenbare situaties, ludiek en grappig, maar toch
6
doeltreffend gepresenteerd. Voor de meeste aanwezigen tenminste, want ik merkte dat we op mijn ministerie in onze relatie met de directeur al best voorop lopen: er is een open sfeer en alles is bespreekbaar. Als klankborder wil ik natuurlijk meedoen aan ‘Manon’-initiatieven, maar in eerste instantie volg ik mijn persoonlijke ontwikkelingsplan en ga me onder meer verdiepen in financieel en webbeheer. Door buiten de algemene kaders te treden, behoud ik het plezier in mijn werk.’
‘Je kunt alleen maar meegaan’ Jolanda van Heijningen, secretaresse Directie Financieel-Economische Zaken, ministerie van Financiën ‘De veranderingen, daar zitten we middenin en kun je alleen maar in meegaan. Daarom vond ik de bijeenkomst een goed initiatief. Prima sfeer, maar het had wat inhoudelijker gemogen. Zo herkende ik weinig in het toneelstukje met de onderdanige secretaresse. Het jongleren was leuk, maar daar kon ik ook niet veel voor mezelf uithalen. Ik wil een snuffelstage doen, omdat ik nieuwsgierig ben naar de ins en outs bij een ander ministerie. Mijn directeur is al akkoord; hij had iedereen op de afdeling al gevraagd naar opleidingsplannen. Graag had ik na de bijeenkomst meer gelegenheid gehad om, bijvoorbeeld in groepjes, wat diepgaander te praten met collega’s van andere ministeries.’
Foto’s: Charles Yeung Fotografie Gerard Helt Privébezit Tekstbijdragen: redactie CAOP
A+O fonds Rijk Wendy Minderhoud ambtelijk secretaris Lange Voorhout 13 Postbus 556 2501 CN Den Haag 070 376 57 02
Druk: G3M, Zoetermeer
www.aofondsrijk.nl info@aofondsrijk
‘Luchtig en laagdrempelig’ Jo Ghijsen, teamleider servicepunt Gezond & Veilig Werken, ministerie van SZW ‘Ik was, als een van de weinige managers, op de bijeenkomst uit interesse en omdat ik samen met een collega twintig managementondersteuners vertegenwoordig. De presentatie van de boodschap was uitstekend: niet alleen droge stof, maar op een luchtige, laagdrempelige manier. Zeer geslaagd, zo bleek ook uit de reacties in de zaal, en van iedere secretaresse die ik na afloop sprak. Wat ontwikkelmogelijkheden betreft heeft ons ministerie al een kleine voorsprong. Iedereen, dus ook managementondersteuners, mag in het kader van het interne ontwikkeltraject voor managementondersteuners (SOM) al opleidingen en trainingen volgen en deelnemen aan bijvoorbeeld jobruil en stages. Een goede aftrap, deze eerste interdepartementale bijeenkomst voor deze groep vanuit het A+O fonds Rijk.’
