Nieuwigheden en verbeteringen in DentAdmin versie 4.0.0 Nieuwigheden en verbeteringen in DentAdmin versie 4.0.0 .................................................. 1 1
DentAdmin Imaging System ..................................................................................... 3 1.1
Ondersteunde RX software................................................................................. 3
1.2
Link configureren .............................................................................................. 3
1.2.1
Trophy Windows (Kodak) ............................................................................ 4
1.2.2
Sidexis ....................................................................................................... 4
1.2.3
Mediadent ................................................................................................. 4
1.2.4
DBSWin ..................................................................................................... 4
1.2.4.1 Instellingen Dbswin ................................................................................ 4 1.2.4.2 Instellingen DentAdmin .......................................................................... 6 1.2.5
VixWin ....................................................................................................... 6
1.2.6
Romexis ..................................................................................................... 6
1.2.7
Digora for Windows (vanaf versie 2.1) ........................................................ 7
1.3
Overzicht van uw RX’en (thumbnails) .................................................................. 7
1.4
Viewer .............................................................................................................. 9
1.4.1
Beeld (Zoomen) ......................................................................................... 9
1.4.2
Draaien ................................................................................................... 10
1.4.3
Kleuren .................................................................................................... 10
1.4.4
Vergelijken............................................................................................... 11
1.4.5
Andere .................................................................................................... 13
1.5
RX’en verzenden via e-mail.............................................................................. 13
1.5.1
Verzenden vanuit de tekstverwerker ........................................................... 13
1.5.2
Verzenden vanuit de patiëntfiche ............................................................... 14
1.6
RX’en afdrukken.............................................................................................. 15
1.7
RX’en organiseren ........................................................................................... 17
1.7.1
RX’en een naam geven ............................................................................. 17
1.7.2
Tandnummer(s) ingeven ........................................................................... 18
1.7.3
Memo ingeven ......................................................................................... 18
1.8
Voorkeuren instellen........................................................................................ 19
1.8.1
Voorkeuren thumbnails ............................................................................ 19
1.8.2
Voorkeuren viewer ................................................................................... 19 1
2
Familie afrekenen .................................................................................................. 20 2.1
Wanneer worden patiënten als familie afgerekend? .......................................... 20
2.2
Algemeen beeld van het afrekenscherm ........................................................... 21
2.3 Overzicht van de getuigschriften / ereloonnota’s en de af te rekenen behandelingen .......................................................................................................... 22 2.3.1
Het getuigschrift / ereloonnota .................................................................. 22
2.3.2
De behandelingen ................................................................................... 23
2.4
Familieleden ................................................................................................... 23
2.5
Verstrekkers .................................................................................................... 24
2.6
Familie totalen ................................................................................................ 24
2.7
Andere bedragen ............................................................................................ 25
2.8
De werkbalk ................................................................................................... 26
2.8.1
Voorkeurinstellingen van een afreken-sessie .............................................. 27
2.8.2
Tarieven .................................................................................................. 28
2.8.3
Getuigschrift ............................................................................................ 29
2.8.3.1 Behandeling toevoegen ........................................................................ 29 2.8.3.2 Hospitalisatienummers ......................................................................... 30 2.8.3.3 Nummering aanpassen ........................................................................ 30 2.8.3.4 Afdrukvoorbeeld .................................................................................. 30 2.8.3.5 Bijlage ................................................................................................. 31 2.8.4 2.9 3
Verwerken ............................................................................................... 32
Voorkeurinstellingen........................................................................................ 33
Betalen.................................................................................................................. 34 3.1
Een betaling ingeven ....................................................................................... 34
3.1.1
De patiënt betaalt het volledige bedrag ..................................................... 34
3.1.1.1 De patiënt betaalt met gepast geld ....................................................... 34 3.1.1.2 De patiënt betaalt niet met gepast geld ................................................. 34 3.1.2
De patiënt betaalt te veel .......................................................................... 35
3.1.3
De patiënt betaalt te weinig (of niets) ......................................................... 35
3.1.4
De patiënt betaalt een deel cash, een deel met bancontact ......................... 35
3.2
Werken met voorschotten ................................................................................ 36
3.2.1
Een voorschot ingeven .............................................................................. 37
3.2.2
Een voorschot verrekenen ......................................................................... 38
3.3
Oude niet-betaalde getuigschriften afpunten .................................................... 39
3.3.1
De patiënt betaalt een oud openstaand getuigschrift .................................. 39 2
3.3.2
De patiënt betaalt een nieuw en een oud openstaand getuigschrift ............. 41
4
Prijslijsten een naam geven .................................................................................... 43
5
Behandelingen koppelen aan labofactuur ............................................................... 44
6
Stomatologienummers ........................................................................................... 45
7
Kleine wijzigingen .................................................................................................. 46
8
Bugfixes ................................................................................................................ 49
1
DentAdmin Imaging System
Het Imaging System van DentAdmin maakt het mogelijk om uw RX foto’s rechtstreeks in de fiche van de patiënt weer te geven, zonder dat u de RX software moet opstarten.
1.1
Ondersteunde RX software
Volgende RX software kan gelinkt worden aan DentAdmin:
Trophy Windows (Kodak) Sidexis Mediadent DBSWin VixWin Romexis Digora for Windows (vanaf versie 2.1) DentAdmin (Afbeeldingen uit ‘Afbeeldingen en Multimedia’)
Het is mogelijk om meerdere RX software pakketten te linken aan DentAdmin. Handig als u uw RX software vernieuwd heeft (of wil vernieuwen), want zo kunt u de foto’s uit uw oude RX software samen bekijken met die uit uw nieuw RX-pakket.
1.2
Link configureren
Ga naar Instellingen Opties en klik op het tabblad Verbindingen. Daar vindt u een lijstje van de reeds gekoppelde RX software. Normaal is er al een link geconfigureerd om uw RX software op te starten vanuit DentAdmin. Deze link moet nu verder geconfigureerd worden om de foto’s van uw RX-pakket in de patiëntfiche te kunnen zien. Dubbelklik op het gewenste RXpakket om de configuratie te vervolledigen of klik op Toevoegen om een nieuw RX-pakket toe te voegen. Hieronder zal uitgelegd worden hoe de configuratie moet gebeuren om de RX’en te zien in DentAdmin. De configuratie om het RX-pakket op te starten wordt hier niet besproken. Voor elk pakket geldt dat het vinkje Gebruiken in beeldvorming moet aangevinkt worden. De andere instellingen zijn pakket afhankelijk en worden verder besproken.
3
1.2.1 Trophy Windows (Kodak) Hier is geen specifieke configuratie vereist. Vink het vakje Gebruiken in beeldvorming aan.
1.2.2 Sidexis Geef de connectiegegevens in voor de connectie met de SQL server database van Sidexis. De standaard instellingen zijn zoals hieronder weergegeven. Indien uw instellingen afwijken van de standaard moet u de standaard instellingen verbeteren. Let erop dat in het veldje Server het woord ‘servernaam’ moet vervangen worden door de echte naam van de Sidexis-server pc.
Let op: oudere versies van Sidexis die met Microsoft Access werken worden niet ondersteund!
1.2.3 Mediadent Hier is geen specifieke configuratie vereist. Vink het vakje Gebruiken in beeldvorming aan.
1.2.4 DBSWin Om de beelden uit Dbswin te kunnen zien in DentAdmin moeten er zowel in DentAdmin als in Dbswin enkele zaken ingesteld worden. Ter info: de omschrijving van de knoppen en menu-items van Dbswin in deze handleiding zijn in het Engels. Indien u een vertaalde versie van Dbswin gebruikt kan het zijn dat de omschrijvingen in uw Dbswin en deze handleiding verschillen.
1.2.4.1
Instellingen Dbswin
Start Dbswin en ga naar Options Show Configuration. Klik op Modules (zie rood kader hieronder):
4
Dubbelklik op Viewer Export/Email Export Options en configureer het scherm zoals in de afbeelding hieronder. Het Export path kunt u zelf kiezen, maar zorg er voor dat het pad gedeeld is in uw netwerk en toegankelijk is voor alle DentAdmin clients. Als Formaat kiest u best voor PNG om geen beeldkwaliteit te verliezen.
Bevestig met OK.
Dubbelklik op X-ray Settings. Vink het vakje Autoexport images aan. 5
Dubbelklik op Video Settings Image export. Vink het vakje Autoexport images aan.
1.2.4.2
Instellingen DentAdmin
Vul het (netwerk)pad in naar de geëxporteerde beelden uit Dbswin (Export path dat u eerder instelde in Dbswin) en vink het vakje Gebruiken in Beeldvorming aan.
Belangrijk: De RX’en die u nam in Dbswin vóór dat u instelde om beelden te exporteren, zullen niet automatisch in de export map komen. Dit betekent dat oude beelden niet automatisch zichtbaar zullen zijn in de beeldvorming van DentAdmin. Om deze beelden toch in DentAdmin te kunnen weergeven moeten deze manueel geëxporteerd worden in Dbswin. Om de oude beelden te exporteren in Dbswin gaat u als volgt te werk: open in Dbswin de patiënt waarvan u de oude beelden wilt exporteren. Ga naar Viewer om een overzicht te krijgen van de RX’en van de patiënt. Klik nu op het menu File Export (save as) All images of the patiënt. Klik nu in DentAdmin op Vernieuwen om de beelden weer te geven in de beeldvorming. Deze procedure dient u 1 x te doorlopen per patiënt waarvan u de oude RX’en wil zien in de beeldvorming.
1.2.5 VixWin Vul het pad in naar de images map. Op de Vixwin server zal dit meestal c:\Vximages zijn. Op de client pc’s moet u een netwerkpad ingeven naar deze map. Op de clients moet u de standaard instelling dus wijzigen.
1.2.6 Romexis Vink het vakje Gebruiken in beeldvorming aan. Het pad naar PmBridge.dll wordt automatisch voor u ingevuld. Indien deze dll op een andere locatie staat dient u de locatie hier aan te passen.
6
1.2.7 Digora for Windows (vanaf versie 2.1) Hier is geen specifieke configuratie vereist. Vink het vakje Gebruiken in beeldvorming aan. Let erop dat Digora enkel ondersteund wordt vanaf versie 2.1. Indien u met een oudere versie werkt kunt u contact opnemen met Digora om uw versie te laten upgraden. Om te weten met welke versie u werkt klikt u in Digora op Help About Digora.
1.3
Overzicht van uw RX’en (thumbnails)
In de patiëntfiche staat een tabje Beeldvorming, ter hoogte van het Grafisch schema en Blikvanger. Daar vindt u een overzicht van alle genomen RX foto’s van de patiënt. Overzicht van de afbeeldingen (thumbnails)
Merk op dat je persoonlijke nota’s kunt ingeven bij elke afbeelding. Deze afbeelding herken je aan het nota-icoontje dat aan de foto gepind is. Naast een nota kunt u elke afbeelding een (betekenisvolle) naam geven en eventueel een tandnummer. Zie hiervoor 1.7 RX’en organiseren. Alle afbeeldingen die u in DentAdmin bewaard heeft onder Afbeeldingen en Multimedia zijn eveneens hier zichtbaar:
7
Gebruikers met een breedbeeld monitor kunnen ervoor opteren om de afbeeldingen rechts van het grafisch schema te zetten. Klik hiervoor op de tab Beeldvorming en sleep (met de linker muisknop ingedrukt) de tab naar de rechterkant van het scherm. Er wordt een rechthoek getoond waar de tab geplaatst zal worden. Wanneer de juiste plaats bereikt is laat u de linkermuisknop los. De tab is nu verplaatst. Om deze lay-out te onthouden, zorgt u ervoor dat er slechts één fiche open staat. Sluit de fiche af nadat de gewenste lay-out is ingesteld. De layout wordt nu onthouden. DentAdmin Imaging System rechts van het scherm
8
1.4
Viewer
Dubbelklik op een thumbnail (afbeelding uit het overzicht) om de RX in detail te zien. De DentAdmin viewer wordt geopend.
Om een andere afbeelding te kiezen klikt u in het miniatuuroverzicht (rechts) op de gewenste foto. Belangrijk: Alle filters en opmaak die u toepast op de afbeeldingen worden niet opgeslagen. U blijft uw oorspronkelijk bestand behouden!
1.4.1 Beeld (Zoomen)
In- en uit zoomen kunt u met de respectievelijke knoppen Zoom in en Zoom uit. Passend maken betekent dat de afbeelding zodanig vergroot/verkleind wordt, zodat ze perfect in uw scherm past. I.p.v. de knop Passend maken, kunt u ook dubbelklikken op de foto. Dit heeft hetzelfde effect. Naast de zoom-knoppen heeft u nog 2 manieren om in en uit te zoomen:
9
Als u over een muis met scrollwheel beschikt kunt u vooruit scrollen boven de foto om in te zoomen, achteruit scrollen om uit te zoomen. Om snel in te zoomen op een bepaald onderdeel van de foto kunt u met de muis een kader (regio) selecteren in de afbeelding. Laat nu de muis los. Het beeld wordt ingezoomd op het door u geselecteerde kader. Snel inzoomen via regio-selectie
Om in uw ingezoomde afbeelding te navigeren kunt u de scrollbars gebruiken, of de snellere manier: via de rechtermuisknop. Hou de rechtermuisknop ingedrukt en beweeg naar rechts om naar rechts te navigeren of naar links om naar links te navigeren. Hetzelfde geldt om naar boven en onder te navigeren.
1.4.2 Draaien
De standaard draaihoek is 90°. U kunt deze aanpassen door in het tekstveldje te klikken en de gewenste draaihoek in te stellen. (Of gebruik de pijltjes om te vermeerderen/verminderen).
1.4.3 Kleuren
10
Hiermee kunt u de helderheid en het contrast van de afbeelding aanpassen. U kunt ook voor Negatief kiezen waardoor de zwart/wit waarden omgewisseld worden.
1.4.4 Vergelijken
U kunt kiezen om één afbeelding op uw scherm weer te geven, of om twee of vier afbeeldingen met elkaar te vergelijken. Bij het vergelijken van twee afbeeldingen kunt u kiezen om naast of onder elkaar te vergelijken. Onder elkaar is handiger voor OPG’s, terwijl naast elkaar handiger is voor intrabuccale RX’en. Een voorbeeldje: naast elkaar vergelijken. Klik op Naast elkaar. Je krijgt een groot blauw kader rond de actieve afbeelding (of de positie waar de te vergelijken afbeelding moet komen).
Selecteer nu rechts in het thumbnail overzicht de gewenste afbeelding die u wilt vergelijken met de eerste afbeelding.
11
De hierboven besproken acties (zoomen, roteren, spiegelen, kleur aanpassingen,…) worden altijd toegepast op de actieve afbeelding (= de afbeelding met het blauwe kader). Om in bovenstaand voorbeeld de linkse afbeelding actief te maken, klikt u met de linkermuisknop één maal op de linker foto. Deze is nu actief.
Als u nu op Bv: Negatief zou klikken wordt enkel de actieve afbeelding beïnvloeddt.
12
Hetzelfde principe geldt voor het vergelijken van twee afbeeldingen onder elkaar en het vergelijken van vier afbeeldingen.
1.4.5 Andere
De knop Begintoestand gaat alle wijzigingen die u aangebracht heeft ongedaan maken en de foto herstellen naar de oorspronkelijke toestand. Als u afbeeldingen met elkaar vergelijkt wordt deze actie enkel op de actieve afbeelding uitgevoerd.
1.5
RX’en verzenden via e-mail
Er zijn 2 manieren om een afbeelding (of meerdere afbeeldingen) te verzenden via e-mail.
1.5.1 Verzenden vanuit de tekstverwerker Open een nieuw e-mail bericht. U ziet dat er een vak Beeldvorming is bijgekomen. Sleep de gewenste afbeeldingen in de body (tekst) van de e-mail. De afbeeldingen worden automatisch als bijlage toegevoegd aan het e-mail bericht. Elke afbeelding die wordt toegevoegd op deze manier, wordt automatisch verkleind (grootte in megabyte) en omgezet in JPG-formaat.
13
Merk op dat u gebruik kunt maken van multi selectie om meer dan 1 afbeelding als bijlage toe te voegen. Om meerdere niet-consecutieve afbeeldingen te selecteren drukt u de CTRL toets in (en houdt ingedrukt) en selecteer de gewenste afbeeldingen door 1x te klikken met de linkermuisknop. Om meerdere consecutieve afbeeldingen te selecteren drukt u op de SHIFT toets (houdt ingedrukt) en selecteert u de eerste en de laatste afbeelding. Alle tussenliggende foto’s worden mee geselecteerd.
1.5.2 Verzenden vanuit de patiëntfiche Selecteer in het thumbnail overzicht de afbeeldingen die u via e-mail wil verzenden. Ook hier kunt u gebruik maken van multi selectie, zoals uitgelegd in 1.5.1 Verzenden vanuit de tekstverwerker. Als de te verzenden foto’s zijn geselecteerd kunt u de rechtermuisknop gebruiken (1x klikken) op één van de geselecteerde afbeeldingen. Er komt een pop-up menu tevoorschijn waar u een link ziet om de RX’en te verzenden via e-mail. Als u op de link klikt wordt er een nieuwe e-mail geopend met de geselecteerde afbeeldingen als bijlage toegevoegd. Ook hier worden de afbeeldingen verkleind (grootte in megabyte) en omgezet in JPG-formaat.
14
1.6
RX’en afdrukken
Om RX’en af te drukken gaat u op dezelfde manier te werk alsof u ze zou versturen via e-mail. (Zie: 1.5.2 Verzenden vanuit de patiëntfiche). I.p.v. Verzenden via e-mail kiest u voor Afdrukken.
15
DentAdmin maakt gebruik van de Windows print wizard, die verschillende afdruk mogelijkheden toelaat. Eén per pagina, 2 per pagina, 4,…
16
1.7
RX’en organiseren
DentAdmin biedt de mogelijkheid om specifieke informatie bij te houden bij een bepaalde RX. Klik met de rechtermuistoets op een RX om bepaalde informatie bij te houden, te wijzigen of te bekijken. U krijgt volgend pop-up menu.
U kunt de RX’en een betekenisvolle naam geven, de betrokken tandnummers noteren en een memo (nota) bij de foto ingeven. U ziet ook van welke software de afbeelding afkomstig is. In dit geval Sidexis. U ziet dat de software een hyperlink is (blauw lettertype). Dit betekent dat u op de naam van de software kan klikken. Uw RX software zal onmiddellijk gestart worden in de correcte patiëntfiche. U kunt ook op de map klikken om de map te openen in Windows verkenner. De desbetreffende foto zal al geselecteerd staan in Windows verkenner.
1.7.1 RX’en een naam geven In het pop-up venster kunt u in het veld Naam een betekenisvolle naam aan de RX geven. De originele bestandsnaam van een RX is meestal niet veelzeggend (bv: 0012462.jpg). Daarom 17
laat DentAdmin u toe een meer descriptieve naam aan een RX te geven. Als u een naam ingeeft, komt deze boven de thumbnail te staan.
Als u het pop-up venster wil sluiten nadat u de naam hebt ingegeven drukt u op Enter of klikt u met de muis naast het pop-up venster.
1.7.2 Tandnummer(s) ingeven Bij sommige pakketten kan het tandnummer uitgelezen worden (Sidexis en Digora), bij andere niet. Als het veld tandnummer leeg is kunt u zelf een tandnummer ingeven (of het ingelezen tandnummer overschrijven). Er zijn verschillende manieren om tandnummers te noteren. Wat 1 tandnummer Meerdere tandnummers 1 tandreeks Meerdere tandreeksen
Hoe Gescheiden door , Gescheiden door Gescheiden door - en ,
Voorbeeld 11 11,12,13 11-13 11-13,41-43
Merk op dat een tandreeks ook als een lijst van tandnummers kan genoteerd worden. Bv: 2327 is identiek aan 23, 24, 25, 26, 27. Om het pop-up venster te sluiten drukt u op Enter of klikt u met de muis naast het pop-up venster.
1.7.3 Memo ingeven In het memo veld kunt u enkele regels commentaar kwijt bij een afbeelding. Als u de commentaar getypt heeft, kunt u het pop-up venstertje sluiten door Ctrl + Enter te drukken of naast het pop-up venster te klikken met de muis. (Enter zonder Ctrl voegt een nieuwe regel in) Er wordt nu een icoontje van een gepinde nota op de RX weergegeven. Dit betekent dat u een nota hebt ingevuld. Om de nota te lezen klikt u 1x met de rechtermuisknop op de RX.
18
1.8
Voorkeuren instellen
Ga naar Instellingen Opties Tabblad Patiëntfiche. De voorkeuren worden opgeslagen per computer.
1.8.1 Voorkeuren thumbnails U kunt de lettergrootte apart instellen voor de naam, tandnummers en datum van de thumbnails. Omdat de instellingen per computer worden opgeslagen kunt u bv. het lettertype aan de stoel-PC groter zetten om de nodige informatie van ver te kunnen lezen, terwijl u aan uw bureau het standaard lettertype kan behouden. Ook de grootte van de thumbnails evenals de standaard sorteervolgorde kunt u hier instellen. Sorteren is mogelijk op datum, naam (=uw eigen descriptieve naam) of tandnummer.
1.8.2 Voorkeuren viewer De viewer heeft standaard een donkergrijze achtergrondkleur. Deze kan hier gewijzigd worden. Om de standaard grijze kleur terug te zetten klikt u op Standaard herstellen.
19
2
Familie afrekenen
Vanaf versie 3.2.0 kunnen relaties gelegd worden tussen familieleden, buiten het adresverband om. In versie 4.0.0 kan hiervan handig gebruik gemaakt worden voor het afrekenen. Voor uitleg i.v.m. het leggen van de familierelaties kunt u de handleiding van update 3.2.0 raadplegen (terug te vinden op het forum in de rubriek handleidingen http://www.dentadmin.com/forum2/index.php?board=9.0 )
2.1
Wanneer worden patiënten als familie afgerekend?
Er zijn twee soorten familierelaties:
Gewone familierelatie Financiële familierelatie (wordt gebruikt indien deze afwijkt van de gewone familierelatie. Bv: kinderen wonen bij mama, maar papa draagt de medische kosten).
Indien er een financiële relatie is ingegeven, worden alle patiënten in deze relatie samen afgerekend. Indien er geen aparte financiële relatie is ingegeven, worden alle patiënten uit de gewone familierelatie samen afgerekend. Om de patiënten uit een relatie samen af te rekenen volstaat het om het afrekenscherm te openen vanuit gelijk welke patiëntfiche (uit deze relatie). DentAdmin detecteert automatisch of er voor de familieleden nog iets af te rekenen valt en zo ja, zullen hun behandelingen direct mee verwerkt worden.
20
2.2
Algemeen beeld van het afrekenscherm
Het familie afrekenscherm ziet er als volgt uit. In de hierop volgende puntjes wordt elk onderdeel van het scherm individueel besproken en uitgelegd.
21
2.3
Overzicht van de getuigschriften / ereloonnota’s en de af te rekenen behandelingen
Het overzicht van de af te rekenen behandelingen bestaat uit twee niveaus. Enerzijds krijgt u een lijst van getuigschriften en/of ereloonnota’s die zullen afgerekend worden. Deze staan per patiënt gegroepeerd. Anderzijds kan elk individueel getuigschrift / ereloonnota opengeklapt worden met het + icoontje, waardoor de behandelingen die binnen dit getuigschrift / ereloonnota afgerekend zullen worden, zichtbaar worden. Belangrijk: de velden die in een lichtgele kleur staan kunt u wijzigen, de witte niet. Om te wijzigen klikt u één maal met de linkermuisknop in het aan te passen veld. Daarna kunt u een nieuwe waarde in het veld typen. Om het getuigschriftnummer / ereloonnota nummer aan te passen gebruikt u de knop Nummering aanpassen (zie 2.8.3 Getuigschrift).
2.3.1 Het getuigschrift / ereloonnota
Datum: de datum die vermeld zal worden op het getuigschrift / ereloonnota. Afr: Afkorting van Afrekenen. Indien aangevinkt zal het getuigschrift / ereloonnota verwerkt worden, indien niet wordt het later verwerkt. G/E: Afkorting voor Getuigschrift / Ereloonnota. Dit is het voorziene nummer voor het getuigschrift / ereloonnota. De letter G wijst erop dat het een getuigschrift betreft, de letter E staat voor ereloonnota. Let op: dit nummer is slechts indicatief en kan wijzigen net vóór het afrekenen. Bv wanneer een collega verstrekker op hetzelfde ogenblik afrekent en de nummering net voor u in beslag neemt. RDB: Afkorting voor Regeling Derde Betaler. Indien het getuigschrift in derde betaler verwerkt zal worden ziet u onderstaand icoontje. Indien geen RDB van toepassing is wordt geen icoontje getoond.
22
Verstr: Afkorting voor Verstrekker. Hier ziet u voor welke verstrekker het getuigschrift / ereloonnota gemaakt zal worden. Reden opsplitsing: Het familie afrekenscherm is een stuk ‘intelligenter’ dan het oude afrekenscherm. Het kan namelijk zelfstandig behandelingen opsplitsen in meerdere getuigschriften / ereloonnota’s. o Zo kunt u b.v. instellen dat behandelingen buiten nomenclatuur nooit op hetzelfde getuigschrift mogen komen als behandelingen binnen nomenclatuur. In dit geval zullen de behandelingen opgesplitst worden, en ziet u in dit veld de respectievelijke teksten ‘nomenclatuur’ en ‘behandeling NN’. o Hetzelfde geldt voor een opsplitsing omwille van ‘RDB’ en ‘niet-RDB’. o Indien een getuigschrift meer dan 12 terugbetaalde prestaties zou bevatten worden de prestaties verdeeld over 2 getuigschriften. U ziet de respectievelijke teksten: Behandelingen 1 t.e.m. 12, behandelingen 13 t.e.m. X. Bedrag, tussenkomst en remgeld: het totaal bedrag, de tussenkomst en het remgeld van het getuigschrift / ereloonnota. Een blauwe pijl in de kolom bedrag betekent dat er automatische afronding is ingesteld. Een handje betekent dat het bedrag door de verstrekker manueel werd ingesteld. (Voor afronding, zie 2.8.1)
2.3.2 De behandelingen
2.4
Datum: de datum waarop de behandeling (prestatie) werd uitgevoerd. Tand: het tandnummer zoals het afgedrukt wordt op een getuigschrift. Dit is niet noodzakelijk hetzelfde als de tandnummer in het behandelingsoverzicht van de patiëntfiche. B.v. voor een raadpleging kunt u een tandnummer ingeven, maar dit wordt niet vermeld op het getuigschrift. Riziv: Het RIZIV nummer van de prestatie. Behandeling: de omschrijving van de uitgevoerde behandeling. Tarief: het tarief (prijslijst) waaraan het de prestatie zal afgerekend worden. (Keuze uit 10 prijslijsten). Een handje in deze kolom betekent dat het tarief manueel door de verstrekker werd ingesteld. Bedrag, tussenkomst en remgeld: het bedrag, de tussenkomst en het remgeld van de prestatie. Een blauwe pijl in de kolom bedrag betekent dat er automatische afronding is ingesteld. Een handje betekent dat het bedrag door de verstrekker manueel werd ingesteld. (Voor afronding, zie 2.8.12.8)
Familieleden
Dit is een lijst van de familielieden volgens het ingestelde familieverband. Achter de naam van de patiënt ziet u het aantal af te rekenen behandelingen voor deze patiënt. U kunt een patiënt hier aan- of afvinken om de prestaties voor deze patiënt te nu verwerken of later te verwerken. In dit geval worden de 3 prestaties van Kristel later verwerkt.
23
Belangrijk: DentAdmin gaat zelf bepalen welke patiënten (familieleden) hier automatisch aangevinkt staan. In volgende gevallen wordt de patiënt vanzelf aangevinkt (het is voldoende om aan één van de voorwaardes te voldoen). U kunt uiteraard steeds zelf een patiënt weer uitvinken.
De fiche van de patiënt is geopend Er zijn af te rekenen behandelingen gevonden voor de patiënt Er zijn niet betaalde getuigschriften / ereloonnota’s gevonden voor de patiënt
De reden dat de patiënten met onbetaalde getuigschriften of niet verrekende voorschotten aangevinkt worden, (zelfs al zijn er geen af te rekenen behandelingen) is omdat in het betalingsscherm alles verwerkt wordt van de hier geselecteerde (aangevinkte) patiënten. Indien een patiënt hier niet aangevinkt is wordt er geen rekening gehouden met zijn / haar onbetaalde getuigschriften / ereloonnota’s en betaalde voorschotten.
2.5
Verstrekkers
Dit is een lijst van verstrekkers waarvoor iets af te rekenen valt. Indien slechts één verstrekker prestaties uitvoerde voor de familie, wordt deze lijst automatisch verborgen. Achter de naam van de verstrekker vindt u het aantal prestaties terug dat de verstrekker heeft uitgevoerd. U kunt een verstrekker aan- of uitvinken om zijn/haar prestaties onmiddellijk te verwerken of later te verwerken.
Let op! Het kan zijn dat een verstrekker niet automatisch aangevinkt staat om zijn/haar prestaties te verwerken. Dit is afhankelijk van de ingelogde gebruiker.
2.6
Ingelogd als verstrekker: enkel de ingelogde verstrekker wordt aangevinkt. DentAdmin veronderstelt dat een verstrekker enkel voor zichzelf afrekent en niet voor andere verstrekkers. Ingelogd als assistent(e): alle verstrekkers waarvoor iets af te rekenen valt worden aangevinkt. DentAdmin veronderstelt dat een assistent(e) afrekent voor gelijk welke verstrekker waarvoor iets afgerekend kan worden, zelfs al is de assistente ingelogd voor een andere verstrekker.
Familie totalen
Hier vindt u de bedragen terug die belangrijk zijn voor de patiënt (of familie).
24
Tussenkomst: het bedrag dat de patiënt terugkrijgt van de mutualiteit. Indien u via derde betaler werkt, is het RDB-gedeelte hier al van afgetrokken. Remgeld: het bedrag dat de patiënt zelf moet opleggen en dus niet terugkrijgt van de mutualiteit. Te betalen: het totaal te betalen bedrag voor de familie. Als u instelt om afronding te gebruiken (zie 2.8.1) zal steeds dit bedrag afgerond worden. Dit betekent dat, indien u via derde betaler werkt, het remgeld zal afgerond worden, indien niet, het totaalbedrag zal afgerond worden. Ook een combinatie van derde betaler en nietderde betaler is mogelijk en zal correct afgerond worden op het bedrag dat betaald moet worden!
Belangrijk: Het remgeld en het te betalen bedrag kunt u aanpassen door met de linkermuisknop één maal op het remgeld / te betalen bedrag te klikken en vervolgens een nieuwe waarde in te geven.
2.7
Andere bedragen
Hier vindt u de bedragen terug die belangrijk zijn voor de verstrekker(s) indien gebruikt gemaakt wordt van het derde betaler systeem. Dit venster is dan ook alleen maar zichtbaar bij het gebruik van RDB!
Totaal tussenkomst: de totale tussenkomst van de mutualiteit. Tussenkomst RDB: de tussenkomst van de mutualiteit die u zal vorderen via de regeling RDB. Dit is het bedrag van de totale tussenkomst min de tussenkomst die te patiënt zelf terugvordert van de mutualiteit. Remgeld: het bedrag dat de patiënt zelf moet opleggen en dus niet terugkrijgt van de mutualiteit. (Idem als het remgeld in 2.6) Bedrag: het totale bedrag van de geleverde prestaties.
Belangrijk: Het remgeld en het bedrag kunt u aanpassen door met de linkermuisknop één maal op het remgeld / bedrag te klikken en vervolgens een nieuwe waarde in te geven.
25
2.8
De werkbalk
Via de werkbalk kunt u bepaalde acties uitvoeren, instellingen toepassen, verwerken, enz. Deze acties kunnen toegepast worden op de getuigschriften van de hele familie, één patiënt of een individueel getuigschrift. Om een instelling / actie op 1 bepaald getuigschrift te laten toepassen selecteert u het gewenste getuigschrift in het overzicht (zie 2.3). De werkbalk wordt aangepast: er wordt een nieuwe tab zichtbaar en krijgt een gele kleur. Alle wijzigingen in de tab Getuigschrift worden (in onderstaand voorbeeld) toegepast op getuigschrift G1111132. Getuigschrift werd geselecteerd Selecteer eender waar in de regel
Om een instelling te wijzigen voor 1 bepaalde patiënt, selecteert u de patiënt in het overzicht. De werkbalk wordt aangepast: er wordt een nieuwe tab zichtbaar en krijgt een rode kleur. Alle wijzigingen in de tab Patiënt worden (in onderstaand voorbeeld) toegepast op patiënt Kristel Deroo. Patiënt werd geselecteerd
26
Om een instelling op de familie toe te passen, selecteert u de familie. De werkbalk heeft nu enkel een tab Familie. Alle wijzigingen zijn van toepassing op de hele familie. Familie werd geselecteerd
Let op: niet alle acties kunnen altijd toegepast worden op uw selectie. Bv: Behandeling toevoegen. Hier bepaalt DentAdmin zelf het meest geschikte getuigschrift om de behandeling aan toe te voegen. Ook het verwerken is steeds voor alle geselecteerde patiënten en verstrekkers. (Zie 2.4 en 2.5)
2.8.1 Voorkeurinstellingen van een afreken-sessie Deze voorkeuren kunnen op voorhand ingesteld worden en worden hier in het afrekenscherm automatisch overgenomen. Hoe u die voorkeuren op voorhand bepaalt, wordt verder uitgelegd in 2.9. Belangrijk: als u een voorkeur wijzigt in het afrekenscherm, dan is deze instelling niet permanent, maar wordt ze slechts éénmalig toegepast in deze afreken-sessie. Een keuzevakje kan 3 statussen bevatten. Aangevinkt (in onderstaand vb.: Afdrukken), blanco (in onderstaand vb.: Met ereloonnota) of gemengd (in onderstaand vb.: Opnemen labo). Deze laatste status betekent dat er onderliggend een verdeelde instelling is. Bv.: stel dat we drie getuigschriften zullen verwerken. Van de drie af te rekenen getuigschriften hebt u ervoor gekozen om één getuigschrift te laten koppelen aan een labo factuur, de andere twee niet. Voor deze familie is de voorkeur Opnemen labo niet voor alle getuigschriften dezelfde. Dit ziet u doordat het vakje op ‘gemengd’ staat.
27
Afdrukken: al dan niet de getuigschriften / ereloonnota’s afdrukken Met ereloonnota: bepaalt of u al dan niet een bijkomende ereloonnota met referentie naar een getuigschrift wil afdrukken. Afronden: bepaalt of u al dan niet het te betalen bedrag wil afronden naar boven. Bij gebruik van RDB wordt het te betalen remgeld afgerond, anders wordt het totaal bedrag afgerond. Opnemen labo: stel hier in of een getuigschrift moet opgenomen in de labo lijst, waardoor u achteraf gemakkelijk uw labo-factuur kunt koppelen aan het getuigschrift. (Via Financieel Labo-overzicht). Dit keuzevakje kan automatisch aan- of uitgevinkt worden volgens het type behandeling dat u attesteert. Zie hiervoor puntje 5. NN apart (indien mogelijk): betekent dat, indien er zowel behandelingen binnen als buiten nomenclatuur zijn, deze op een apart document zullen verwerkt worden. De behandelingen binnen nomenclatuur komen steeds op een getuigschrift te staan. Voor de behandelingen buiten nomenclatuur kunt u kiezen of deze via een getuigschrift of een ereloonnota verwerkt worden. Dit bepaalt u via het menu Instellingen Verstrekkers Tab Getuigschrift Niet nomenclatuur afrekenen via getuigschriften. Indien uitgevinkt worden behandelingen buiten nomenclatuur op een ereloonnota verwerkt. RDB (indien mogelijk): De behandelingen die via derde betaler mogen afgerekend worden (afhankelijk van patiënt, verstrekker en behandeling), komen samen op één getuigschrift. De behandelingen die niet in RDB mogen afgerekend worden, komen op een ander getuigschrift / ereloonnota te staan.
2.8.2 Tarieven
Laat u toe om een tarief (prijslijst) in te stellen voor deze afreken-sessie. Deze instelling is niet permanent! Om een patiënt permanent aan een ander tarief te linken gaat u naar het patiënt gegevens scherm en klikt u op het tabblad Verzekerbaarheid. Klik op de knop om een tarief te selecteren. Er klapt een menu open waar u het gewenste tarief kunt kiezen:
28
Als u een tarief gekozen hebt, kunt u deze wijziging ongedaan maken door op Tarief van de patiënt te klikken. Hierdoor wordt het standaard tarief van de patiënt terug ingesteld. Wanneer u een ander tarief kiest, wordt in het overzicht in de kolom Tarief een handje weergegeven naast de prijslijst, wat erop wijst dat u het tarief manueel hebt ingesteld. Als u het tarief van de patiënt terugzet verdwijnt het handje. U kunt de prijslijsten zelf benoemen. Zie hiervoor puntje 4.
2.8.3 Getuigschrift
2.8.3.1
Behandeling toevoegen
U kunt in het afrekenscherm een behandeling toevoegen die niet wordt opgenomen in de fiche van de patiënt. Deze is enkel zichtbaar op het getuigschrift. Klik op Behandeling toevoegen. Het volgende menu komt nu tevoorschijn:
Maak uw keuze uit één van deze 4 opties. U krijgt een nieuw scherm te zien, waar u de nodige gegevens van de behandeling kunt invullen.
29
U kunt de behandeling opzoeken op naam (omschrijving) of op RIZIV nummer. Om op RIZIV nummer te zoeken, selecteert u het bolletje naast de tekst Rizivnummer, en typt u het RIZIV nummer in het veld Behandeling. De prijs van de behandeling wordt automatisch ingevuld volgens het tarief (prijslijst) van de patiënt. U kunt hier de prijs nog wijzigen indien gewenst. Als u op OK klikt, wordt de behandeling toegekend aan een getuigschrift. 2.8.3.2
Hospitalisatienummers
Met deze knop kunt u hospitalisatie RIZIV nummers gebruiken, voor behandelingen bij gehospitaliseerde patiënten. 2.8.3.3
Nummering aanpassen
Gebruik deze knop om het volgende getuigschriftnummer / ereloonnota nummer in te stellen voor een bepaalde verstrekker. Let op: dit nummer is slechts indicatief en kan wijzigen net vóór het afrekenen. Bv wanneer een collega verstrekker op hetzelfde ogenblik afrekent en de nummering net voor u in beslag neemt. 2.8.3.4
Afdrukvoorbeeld
Wanneer u op een getuigschrift / ereloonnota klikt in het overzicht krijgt u in de werkbalk een extra knop te zien: Afdrukvoorbeeld. (Zie 2.8 voor meer informatie over hoe de werkbalk zich aanpast volgens uw selectie.) De selectie van een getuigschrift / ereloonnota is noodzakelijk, zodat DentAdmin weet van welk getuigschrift / ereloonnota een afdrukvoorbeeld moet getoond worden.
30
Via deze knop krijgt u een afdrukvoorbeeld van het getuigschrift te zien.
2.8.3.5
Bijlage
Wanneer u op een patiënt of getuigschrift / ereloonnota klikt in het overzicht krijgt u in de werkbalk een extra knop te zien: Bijlage. (Zie 2.8 voor meer informatie over hoe de werkbalk zich aanpast volgens uw selectie.) De selectie van een patiënt of getuigschrift / ereloonnota is noodzakelijk, zodat DentAdmin weet voor welke patiënt een bijlage moet opgemaakt worden.
Klik op de knop om uw keuze te maken uit de lijst van bijlages:
31
2.8.4 Verwerken Er zijn 2 mogelijkheden om getuigschriften / ereloonnota’s te verwerken.
De patiënt betaalt onmiddellijk het verschuldigde bedrag (Knop Betaling) De patiënt zal later betalen (Knop Betaalt later)
Als u de knop Betaalt later gebruikt, wordt het betalingsscherm overgeslagen. Dit zou een nutteloze tussenstap zijn. Als u op het bovenste deel van de knop klikt worden de getuigschriften / ereloonnota’s verwerkt zonder bijkomende informatie over ‘hoe’ de patiënt zal betalen. Als u op het onderste deel van de knop klikt, krijgt u het volgende menu te zien:
Hier kiest u hoe de patiënt zal betalen. Bv: via overschrijving. Deze informatie wordt bijgehouden bij het getuigschrift, zodat u later nog weet welke betaalwijze u met de patiënt heeft afgesproken. Deze informatie is louter indicatief, u kunt achteraf uiteraard nog een betaling met andere betaalwijze gebruiken voor het getuigschrift / ereloonnota. Belangrijk: als de patiënt via overschrijving zal betalen kunt u DentAdmin automatisch een overschrijvingsformulier laten printen. Stel dit in via Instellingen Verstrekkers Tab Getuigschrift vink het vakje ‘Automatisch een overschrijvingsformulier afdrukken indien de patiënt later betaalt via overschrijving’ aan.
32
2.9
Voorkeurinstellingen
De voorkeurinstellingen zoals besproken in 2.8.1, die enkel gelden tijdens een afreken-sessie, worden overgenomen van de permanente voorkeurinstellingen. De voorkeuren i.v.m. het afrekenen worden kunnen verschillen van verstrekker tot verstrekker. Daarom moeten de permanent instelbare voorkeuren per verstrekker geconfigureerd worden. Ga naar Instellingen Verstrekkers tab Getuigschrift. Hier vindt u een lijst van alle opties die u kunt instellen i.v.m. het verwerken van getuigschriften.
33
3
Betalen
Naar analogie met het familie afrekenen, kunnen betalingen ook per familie ingevoerd worden.
3.1
Een betaling ingeven
Hier gaan we ervan uit dat er geen voorschotten, noch oudere niet-betaalde getuigschriften te verwerken zijn. Deze scenario’s worden verder besproken. In punt 2 leert u hoe een familie kunt afrekenen en dat u vervolgens op de knop betaling (2.8.4) klikt om de betaling te registreren voor de verwerkte getuigschriften / ereloonnota’s. U krijgt het volgend scherm te zien.
Het te betalen bedrag staat in een kader. Het ontvangen bedrag wordt door DentAdmin automatisch ingevuld omdat er verondersteld wordt dat de patiënt het volledige bedrag zal betalen.
3.1.1 De patiënt betaalt het volledige bedrag 3.1.1.1
De patiënt betaalt met gepast geld
In dit geval hoeft u in het veld Ontvangen niets te wijzigen. Er wordt een betaling met gepaste munt geboekt. Ook bij bancontact zal dit bedrag quasi altijd gepast zijn. 3.1.1.2
De patiënt betaalt niet met gepast geld
Veelal zal de patiënt het exacte bedrag niet kunnen passen, maar moet u wisselgeld teruggeven. DentAdmin kan voor u het wisselgeld berekenen, zodat u niet steeds uw rekenmachine bij de hand hoeft te hebben. Stel dat de patiënt (in dit geval) 400 euro betaalt, 34
dan geeft u in het veld Ontvangen een bedrag van 400 euro in, en zorgt u ervoor dat het keuzevakje Wisselgeld aangevinkt staat. DentAdmin zegt u dat er 5 euro wisselgeld is.
Let erop dat DentAdmin een betaling van 395 euro zal boeken, niet 400 euro!
3.1.2 De patiënt betaalt te veel Als het keuzevakje Wisselgeld uitgevinkt staat zal DentAdmin wel een betaling van 400 euro registreren. T.t.z.: 395 euro zal gebruikt worden om de getuigschriften te betalen, de resterende 5 euro blijft open staan en kan gebruikt worden voor de betaling van een later getuigschrift. Indien er meer verstrekkers of patiënten (familie) zijn waarvoor een betaling geregistreerd wordt, vraagt DentAdmin u bij welke patiënt en verstrekker u het resterende bedrag wilt boeken.
3.1.3 De patiënt betaalt te weinig (of niets) Als de patiënt niet het volledige bedrag betaalt (bv: 100 euro), dan geeft u in het veld Ontvangen een bedrag in van 100 euro. De resterende 295 euro blijven als onbetaald staan. Indien u dit wenst, kunt u de afgesproken betaalwijze voor het resterende bedrag ingeven. Deze betaalwijze is louter indicatief. U kunt achteraf steeds een betaling met een andere betaalwijze ingeven.
3.1.4 De patiënt betaalt een deel cash, een deel met bancontact DentAdmin biedt de mogelijkheid om meerdere betalingen te boeken. Stel dat de patiënt 100 euro cash betaalt, de resterende 295 euro via bancontact. Ga als volgt te werk:
35
Geef een cash betaling in van 100 euro. Bij Ontvangen typt u 100 en kies als betaalwijze Cash uit de keuzelijst. Klik nu op de knop Nieuwe betaling toevoegen:
DentAdmin boekt de eerste betaling van 100 euro en vult in het veld Ontvangen onmiddellijk het resterende bedrag van 295 euro in. Selecteer nu Bancontact in het keuzemenu Betalingswijze.
Tip: I.p.v. Bancontact te selecteren in de keuzelijst kunt u ook op de knop Bancontact klikken. De betalingswijze wordt onmiddellijk aangepast. Indien uw DentAdmin gelinkt is aan een CCV betaalterminal (CCV Smart), wordt het te betalen bedrag direct doorgestuurd naar uw betaalterminal.
3.2
Werken met voorschotten
DentAdmin biedt de mogelijkheid om voorschotten in te geven.
36
3.2.1 Een voorschot ingeven Een voorschot kan op twee manieren ingegeven worden. Via de patiëntfiche
Via de debet fiche
Klik op één van deze links om naar het voorschot-scherm te gaan.
Geef de gewenste gegevens in en bevestig met OK. Let erop dat, als een assistent(e) ingelogd is voor bv. Verstrekker Piet Molaar, hij/zij toch een voorschot kan invoeren voor een andere verstrekker, door een andere verstrekker in het keuzelijstje te selecteren. In oudere versies (t.e.m. 3.2.0) was dit niet mogelijk en moest de assistent(e) eerst inloggen voor de verstrekker waarvoor het voorschrift wordt toegevoegd.
37
3.2.2 Een voorschot verrekenen Wanneer we getuigschriften / ereloonnota’s verwerken (klik op de knop Betaling, zie 2.8.4) controleert DentAdmin of er al een voorschot werd ingegeven voor één van de patiënten. Zo ja wordt de vraag gesteld of u het voorschot (of voorschotten) wilt verrekenen. Let op: er wordt enkel rekening gehouden met de voorschotten van de aangevinkte patiënten uit 2.4!
Wanneer er op de knop Voorschotten verrekenen geklikt wordt, klapt het scherm open, zodat u meer detail informatie over het voorschot (bedrag, datum, eventuele referte of opmerking) kunt bekijken. Het voorschot wordt ook direct afgetrokken van het te ontvangen bedrag. (Tenzij u expliciet een ander bedrag heeft ingevoerd).
Het voorschot wordt automatisch afgetrokken van het te betalen (te ontvangen) bedrag.
38
U ziet dat de knop Voorschotten verrekenen gewijzigd is in Voorschotten niet verrekenen. Als u zich bedenkt en het voorschot liever later verrekent, klikt u opnieuw op de knop. Het scherm klapt weer dicht en de situatie wordt hersteld zoals voorheen. Indien er meerdere voorschotten gevonden zijn kunt u per voorschot bepalen of u het voorschot al dan niet nu wil verrekenen. Indien u een voorschot later wil verrekenen vinkt u het keuzevakje Verrekenen uit. (Het vakje Verrekenen staat in een lichtgele kleur, wat betekent dat u de waarde kunt wijzigen). In onderstaand voorbeeld wordt het voorschot van Kristel later verrekend, het voorschot van Claude wordt nu verrekend.
3.3
Oude niet-betaalde getuigschriften afpunten
Wanneer een oud, niet-betaald getuigschrift / ereloonnota voldaan (betaald) wordt, kunnen zich twee scenario’s voordoen.
De patiënt betaalt zijn openstaand bedrag (zonder meer) Er wordt een nieuw getuigschrift verwerkt en de patiënt betaalt zowel zijn oud als nieuw getuigschrift
3.3.1 De patiënt betaalt een oud openstaand getuigschrift Een betaling toevoegen voor een openstaand getuigschrift / ereloonnota kan op vier manieren.
Open de patiëntfiche Debet fiche klik op de knop Betaling Open het patiëntgegevensscherm Debet fiche klik op de knop Betaling Open de patiëntfiche dubbelklik onderaan met de linkermuisknop op het openstaand saldo in de statusbalk .
Ga naar Financieel Betalingen zoek naar Patiënten met openstaande betalingen Selecteer een patiënt en klik op Betaling toevoegen
(Hou er rekening mee dat bij gebruik van deze laatste knop, de datum en betaalwijze onthouden wordt voor de volgende betaling. Dit is handig wanneer u een lijst van overschrijvingen wilt inboeken).
39
Het betalingsscherm wordt geopend en DentAdmin vult in het veldje Ontvangen het openstaand saldo in. Rechts van het scherm krijgt u een lijst van alle niet betaalde getuigschriften. Belangrijk: DentAdmin toont niet enkel de openstaande getuigschriften van de actieve patiënt, maar ook van zijn familieleden! In onderstaand voorbeeld heeft Bart een openstaand saldo van 194 euro. Bij het toevoegen van een betaling wordt het openstaand bedrag (71 euro) van Kristel mee verrekend. Het totaal te betalen bedrag komt op 194 + 71 = 265 euro.
Wanneer niet alle openstaande getuigschriften worden betaald, maar slechts één (of meerdere), kunt u het vinkje Betalen uitvinken voor de getuigschriften die niet betaald worden. Deze blijven als onbetaald in DentAdmin zitten en kunnen later betaald worden. Het te ontvangen bedrag wordt aangepast wanneer u een getuigschrift afvinkt. (Tenzij u het ontvangen bedrag manueel hebt aangepast). In onderstaand voorbeeld wordt enkel het getuigschrift van Bart op 18/11 betaald. De andere twee getuigschriften blijven onbetaald.
Belangrijk: In oudere versies van DentAdmin (t.e.m. 3.2.0) konden betalingen enkel toegevoegd worden voor de ingelogde verstrekker. Nu is dit anders en wordt de betaling 40
gekoppeld aan de verstrekker die het te betalen getuigschrift heeft uitgeschreven, ongeacht welke verstrekker ingelogd is. Dit is belangrijk voor groepspraktijken waar bv. de hoofdverstrekker overschrijvingen ingeeft voor de collega-verstrekkers.
3.3.2 De patiënt betaalt een nieuw en een oud openstaand getuigschrift Wanneer we getuigschriften / ereloonnota’s verwerken (klik op de knop Betaling, zie 2.8.4) controleert DentAdmin of er nog (oude) onbetaalde getuigschriften zijn voor de patiënt(en). Zo ja wordt de vraag gesteld of u deze nu wilt aanrekenen. Let op: er wordt enkel rekening gehouden met de niet betaalde getuigschriften / ereloonnota’s van de aangevinkte patiënten uit 2.4!
Wanneer er op de knop Niet betaalde getuigschriften geklikt wordt, klapt het scherm open, zodat u meer detail informatie over de getuigschriften / ereloonnota’s kunt bekijken. De openstaande bedragen worden ook direct bij het te ontvangen bedrag geteld. (Tenzij u expliciet een ander bedrag heeft ingevoerd).
41
Het (oude) openstaand bedrag van 52 euro wordt bij het te betalen (te ontvangen) bedrag geteld. U ziet dat de knop Niet betaalde getuigschriften een andere betekenis heeft gekregen. Als u zich bedenkt, en de oude niet-betaalde getuigschriften / ereloonnota’s toch niet direct wil laten betalen, klikt u opnieuw op de knop. Het scherm klapt weer dicht en de situatie wordt hersteld zoals voorheen.
42
4
Prijslijsten een naam geven
U kunt in DentAdmin tien verschillende prijslijsten gebruiken. Deze heten Prijslijst 1 t.e.m. Prijslijst 10. Het kan wenselijk zijn om die een meer betekenisvolle naam te geven. Ga hiervoor naar Instellingen Tarieven Tariefnamen aanpassen.
Vervolgens krijgt u onderstaand scherm te zien. Klik op een prijslijst en typ de gewenste naam in. Met de pijltjesknoppen kunt u de volgorde van de prijslijsten wijzigen. Handig wanneer u bv. prijslijsten per jaar wil bijhouden. In onderstaand geval zou u op 1 januari 2011 prijslijst ‘Tarief 2003’ kunnen hernoemen naar ‘Tarief 2011’. Vervolgens zet u met de pijltjesknoppen ‘Tarief 2011’ naar beneden tot ze onder ‘Tarief 2010’ staat.
Knoppen om de volgorde te wijzigen
Klik op een prijslijst en typ de gewenste naam
Let op: u kunt de naam van de lijst Conventietarief wijzigen, maar deze lijst zal altijd de conventiehonoraria bevatten. Bij elke update van de conventiehonoraria zal deze lijst bijgewerkt worden met de conventietarieven. Maak dus steeds gebruik van de andere negen prijslijsten om niet met de conventietarieven te werken.
43
5
Behandelingen koppelen aan labofactuur
Prothesen en kroon- en brugwerk gaan steeds gepaard met een factuur van uw labo. Bij het afrekenen van een dergelijke behandeling kunt u ervoor kiezen om het getuigschrift van deze behandeling te laten opnemen in het labo-overzicht (zie 2.8.1). Aangezien labokosten steeds bij dezelfde soort behandelingen terugkeren, kan DentAdmin getuigschriften automatisch opnemen in het labo-overzicht, volgens het type behandeling dat u attesteert. Ga naar Instellingen Tarieven U ziet in de laatste kolom de tekst Labo. Vink het keuzevakje labo aan bij de behandelingen waarvoor u een automatische koppeling wenst. Behandelingen voor vast of los prothesewerk zijn al vanzelf aangevinkt. U kunt zelf eventuele andere behandelingen linken indien gewenst.
Let erop dat u dit kunt instellen voor RIZIV behandelingen, niet-RIZIV behandelingen en uw eigen gedefinieerde behandelingen.
Een voorbeeldje: We plaatsen een implantaat bij een patiënt en rekenen af. Het afrekenscherm wordt geopend. Omdat een implantaat automatisch gelinkt wordt met een labofactuur is het keuzevakje Opnemen labo aangevinkt.
44
Na het afrekenen is het getuigschrift / ereloonnota opgenomen in het labo-overzicht. Dit vindt u terug onder het deel Financieel Labo-overzicht.
Dubbelklik nu op de lijn om de factuurgegevens te linken aan het getuigschrift.
6
Stomatologienummers
Volgende stomatologienummers zijn toegevoegd in DentAdmin: Rizivnummer
Omschrijving
280733 Hechten van subcutane spierruptuur 310590 Gedeeltelijke tongresectie buiten de trauamtische letsels 310634 Verwijderen van speekselstenen langs de mond 311813 Incisie van een hals- of adenoflegmone 312056 Onbloedige repositie van temporomaxillaire luxatie onder algemene anesthesie 312815 Resectie van één linea mylohyodeia in een atrofische edentate onderkaak 312830 Gesloten vestibulumplastie 312852 Openvestibulumplastie 312896 Gesteelde huid of mucosalapplastie, bijkomende bewerking 353231 Wegnemen of uitroeien van alle oppervlakkigeletsel van huid of slijmvliezen
Let op: deze nummers zijn enkel zichtbaar voor stomatologen.
45
7
Kleine wijzigingen
Niet-actieve verstrekkers zijn niet meer zichtbaar in de verstrekker-lijst in de agenda. De melding ‘Het ontvangen bedrag wordt op nul gezet’ is weggelaten uit het betalingsscherm. Rapport Inkomsten per verstrekker: de labokosten worden verrekend op de factuurdatum van de labofactuur, niet (meer) op de getuigschriftdatum. Belangrijk: Dit impliceert dat u verplicht de factuurdatum moet ingeven om een correct rapport te verkrijgen. Om de getuigschriften terug te vinden die gekoppeld zijn aan een labo-kost, maar waar er geen factuurdatum is ingevuld, gaat u naar Financieel Labo-overzicht. Zoek op alle getuigschriften van bv. het ganse jaar. Kijk nu in de kolom Datum factuur waar de datum leeg is. U kunt ook sorteren op dit veld, of filteren op alle lege waarden. 1Labo-overzicht filteren op lege factuurdata
Wijzigingen aan de lay-out van het recall scherm worden bewaard. De leeftijd van een patiënt kan weergegeven worden in een agenda-afspraak. Om dit in te stellen gaat u naar Instellingen Opties tab Agenda.
De leeftijd van een patiënt is beschikbaar in de parameterlijst van de tekstverwerker en de SMS-editor. U vindt de parameter terug onder Patiënt Algemeen [patient_leeftijd]. Wie gebruik maakt van de online agenda van Introlution, kan de patiënt zelf een afspraak laten maken voor een controle. Dit gebeurt via een hyperlink naar de website van uw online agenda. In de hyperlink is de ID van de patiënt verwerkt, samen met een beveiligde code, waardoor de patiënt automatisch wordt ingelogd in uw online agenda. Hiervoor dient u te beschikken over een Introlution-domeinnaam. Geef deze domeinnaam in bij Instellingen Verstrekkers tab Communicatie. Als u nog geen
46
Introlution-domeinnaam hebt, neemt u best contact op met de verantwoordelijke bij Introlution (http://www.introlution.be).
Om de patiënt te laten inloggen neemt u de parameter [introlution_login_url] op in uw recall e-mail. De parameter is terug te vinden onder Patiënt Algemeen. Bij het verzenden van de e-mail wordt de parameter omgevormd tot hyperlink.
De link Orthofiche wordt in een ander kleur (paars) weergegeven als er ortho behandelingen aanwezig zijn.
Debet fiche: getuigschriften verrekend in derde betaler, die nog niet betaald zijn door de mutualiteit, krijgen een andere kleur (oranje) dan getuigschriften die nog door de patiënt moeten betaald worden (rood). Er is ook een kolom toegevoegd, nl. RDB, die weergeeft of een getuigschrift al dan niet in derde betaler werd verrekend. Deze kolom is eveneens zichtbaar in het dagboek. Let op: Indien er nog remgeld moet betaald worden (door de patiënt) voor een RDB getuigschrift blijft de kleur rood!
Wanneer een nieuwe patiënt wordt ingegeven via een agenda-afspraak, werd een foutmelding gegeven indien er geen adres werd ingevuld en het keuzevakje recall aangevinkt stond. Deze melding wordt nu weggelaten omdat de adresgegevens meestal worden vervolledigd wanneer de patiënt op consultatie komt. Deze melding wordt wel nog weergegeven wanneer de patiënt via het patiënten-overzicht wordt toegevoegd of gewijzigd. Bij het dubbelklikken op een lege plaats in de agenda wordt de vraag ‘Welk type afspraak wilt u toevoegen?’ niet meer gesteld. U kunt het type van de afspraak (patiëntenafspraak of algemene afspraak) wijzigen in het afspraak-venster zelf.
47
Nieuwe agenda-afspraken kunnen automatisch als ‘voorlopig’ gemarkeerd worden. U zet deze optie aan via Instellingen Opties tab Agenda.
Elke nieuwe afspraak wordt nu als ‘voorlopig’ gemarkeerd. Een voorlopige afspraak herkent u aan de blauwwitte arcering.
Om de afspraak als Bezet te markeren (bv: wanneer de patiënt zijn afspraak bevestigd heeft), klikt u eenmaal met de rechtermuisknop op de afspraak en kiest u Toon tijd als Bezet. De gearceerde lijn is nu vervangen door een volle blauwe lijn.
48
8
Bugfixes
Onder Windows 7 en Windows Vista moest DentAdmin als administrator uitgevoerd worden om in het Frans te kunnen opstarten. Na het wissen van een betaling in de debet fiche werd het openstaand saldo van de patiënt niet geüpdatet. Subgingivale reiniging mag niet gecumuleerd worden met een terugbetaald supplement voor nacht/weekend. Het veld Info was leeg voor de behandeling prothese afdruk, zelfs al was er bijkomende informatie ingegeven. Foutmelding Invalid character in path is opgelost. Deze foutmelding kwam voor bij pc’s met een spatie of ander vreemd teken in de computernaam. Soms werden agenda-afspraken verborgen. DentAdmin moest opnieuw opgestart worden om de afspraken terug weer te geven. Wanneer een recalldatum voor een patiënt gewijzigd werd van manueel naar automatisch berekenen, en de recalldata van de familieleden werden mee geüpdatet, werd de recalldatum voor de familieleden op 31/12/1899 ingesteld.
49
