NIEUWE FUNCTIONALITEIT King 5.45a

NIEUWE FUNCTIONALITEIT King 5.45a

Versie 5.45.05, augustus 2011 © Quadrant Software B.V. Alle rechten voorbehouden

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05

© Quadrant Software B.V.

Inleiding Dit document geeft u inzicht in de nieuwe functionaliteit van King 5.45 (vanaf 5.45a2) ten opzichte van release 5.44. Gedetailleerde programmabeschrijvingen kunt u vinden in het helpsysteem van King bij de betreffende programmafuncties. Naast de in dit document genoemde functionaliteit zijn er in King 5.45 nog meer aanpassingen en uitbreidingen doorgevoerd. Bekijk hiervoor de release notes King 5.45. Deze kunt u vinden op onze website www.king.eu onder King > Release notes. Wij wensen u veel succes met King 5.45!

Inleiding

Pagina 2 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Inhoud 1. ALGEMENE WIJZIGINGEN .................................................................................................................................... 4 ZOEKVENSTERS.................................................................................................................................................... 4 1.1 Gebruikersgegevens .................................................................................................................................... 4 1.1.1. AANGIFTE OB/ICP .............................................................................................................................................. 5 1.2 EXPLOITATIEOVERZICHT...................................................................................................................................... 6 1.3 VERKOOP ............................................................................................................................................................. 7 1.4 Email adres klant zichtbaar bij invoeren orders ......................................................................................... 7 1.4.1. Weeknummer van leverdatum zichtbaar in zoekvenster .............................................................................. 7 1.4.2. Kostprijs van tariefregels ook te zien en te wijzigen ................................................................................... 7 1.4.3. Bij de orderinvoer kan nu ook worden gecontroleerd op de economische voorraad .................................. 8 1.4.4. Alleen orders leveren zonder backorders .................................................................................................... 9 1.4.5. Negatieve aantallen bij volgartikelen.......................................................................................................... 9 1.4.6. Onderhoud prijsafspraken........................................................................................................................... 9 1.4.7. BESTELADVIES / BESTELLINGEN ........................................................................................................................ 10 1.5 Artikelen in bestaladvies (bij automatisch bestellen) ................................................................................ 10 1.5.1. Afdrukken artikelen in bestelling............................................................................................................... 10 1.5.2. AUTOMATISCHE BACK-UP .................................................................................................................................. 11 1.6 2. OUTLOOK-KOPPELING ......................................................................................................................................... 12 DE OUTLOOK-KOPPELING EN OPTIES ................................................................................................................. 12 2.1 MICROSOFT OUTLOOK ....................................................................................................................................... 12 2.2 INSTALLATIE VAN DE OUTLOOK-KOPPELING ..................................................................................................... 13 2.3 OUTLOOK-KOPPELING INSTELLEN ..................................................................................................................... 13 2.4 Archiefsoorten ........................................................................................................................................... 13 2.4.1. Vaste gegevens Digitaal Archief ............................................................................................................... 13 2.4.2. Instellingen in Outlook .............................................................................................................................. 14 2.4.3. WERKEN MET DE OULOOK-KOPPELING .............................................................................................................. 16 2.5 Knop naar King ......................................................................................................................................... 16 2.5.1. Synchroniseren .......................................................................................................................................... 18 2.5.2. Handmatig door slepen ............................................................................................................................. 19 2.5.3. Automatisch toewijzen ............................................................................................................................... 19 2.5.4. Binnengekomen email beantwoorden ........................................................................................................ 20 2.5.5. Nieuw bericht naar een Debiteur/Crediteur/Relatie ................................................................................. 21 2.5.6. 3. UITBREIDINGEN VAN BESTAANDE OPTIES ................................................................................................... 23 UITBREIDING OPTIE ‘DIGITAAL ARCHIEF’ .......................................................................................................... 23 3.1 Slepen bestanden naar een NAW-kaart ..................................................................................................... 23 3.1.1. Integratie contactregistratie en taken ....................................................................................................... 23 3.1.2. UITBREIDING OPTIE ‘CONTACTREGISTRATIE EN TAKEN’ ................................................................................... 24 3.2 Contacsoorten ........................................................................................................................................... 24 3.2.1. Indicatie d.m.v. kleur indien taak is verlopen ........................................................................................... 24 3.2.2. UITBREIDING OPTIE DIRECTE INKOOP ................................................................................................................ 24 3.3 Voorbereiding in uw administratie............................................................................................................ 24 3.3.1. Werken met directe levering ...................................................................................................................... 26 3.3.2. UITBREIDING OPTIE PARTIJENREGISTRATIE ....................................................................................................... 28 3.4 UITBREIDING OPTIE XML-KOPPELING ORDERS .................................................................................................. 28 3.5 Order/Orderregels toevoegen ................................................................................................................... 28 3.5.1. Order/orderregels wijzigen ....................................................................................................................... 28 3.5.2. Order/orderregels verwijderen ................................................................................................................. 29 3.5.3. Orderstatus ................................................................................................................................................ 29 3.5.4. PROJECTEN ........................................................................................................................................................ 29 3.6 Genereren projectcodes ............................................................................................................................ 29 3.6.1. Referentienummer bij accepteren van projectmutaties. ............................................................................ 30 3.6.2. XML-KOPPELING ARTIKELEN/TARIEVEN ........................................................................................................... 30 3.7 4. NIEUWE OPTIES ...................................................................................................................................................... 31 IMPORTEREN XML BESTELADVIEZEN ................................................................................................................ 31 4.1 Inhoud Pagina 3 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


1. Algemene wijzigingen 1.1

Zoekvensters

De belangrijkste zoekvensters binnen King (grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, relaties, orders, artikelen, bestellingen, magazijnontvangsten, digitaal archief) zijn uitgebreid met extra zoekmogelijkheden. Voorheen werden in een zoekvenster eerst alle gegevens geladen en pas daarna kon u beginnen met het selecteren van de juiste record. Het laden van alle gegevens zorgde er bij grote administraties voor dat het enige tijd kon duren voordat de gegevens op het scherm stonden. Dit terwijl de meeste gebruikers vervolgens een zoekcriterium opgeven (bijvoorbeeld een artikelnummer). Nu is het mogelijk King zo in te stellen dat zoekvensters standaard leeg getoond worden waarna u de zoekcriteria kunt opgeven. U stelt dit links onderaan in de zoekvensters in:

U hebt hier de keuze uit de volgende mogelijkheden: · Zoek ‘’; Met deze waarde is de werking van de zoekvensters zoals u deze gewend bent. Als het venster opgeroepen wordt, zullen eerst alle data geladen worden. · Toon ‘’ begint met; Met deze waarde blijft het zoekvenster leeg als u dit opent. U kunt dus gelijk beginnen met het invoeren van een zoekcriterium waarbij alle records getoond zullen worden die beginnen met de waarde die u invoert. · Toon ‘’ bevat; Met deze waarde blijft het zoekvenster leeg als u dit opent. U kunt dus gelijk beginnen met het invoeren van een zoekcriterium waarbij alle records getoond zullen worden waarin de ingevoerde tekst voorkomt. 1.1.1. Gebruikersgegevens Ook bij de gebruikersgegevens hebt u er instellingen bij gekregen die te maken hebben met de snellere zoekvensters. U vindt de gebruikersgegevens onder het menupunt ALGEMEEN > GEBRUIKERSGEGEVENS:

Pagina 4 van 31

Nieuw in King 5.45

·

·

1.2

versie 5.45.05


Wachttijd voor zoeken/tonen, deze wachttijd wordt gebruikt als u cijfers of letters invoert in het zoekveld onderaan op het zoekvenster. De tijd gaat in na de invoer van een cijfer of letter. Is de wachttijd verstreken, dan begint King met zoeken. U kunt hier de wachttijd instellen. De defaultwaarde is Gemiddeld. Kies Kort als deze gebruiker heel snel typt (King begint dan sneller met zoeken) en Lang als deze gebruiker langzamer typt (King begint dan niet voortijdig te zoeken); Zoekresultaat tonen; deze instelling is alleen van toepassing op de belangrijkste zoekvensters in King: debiteuren, crediteuren, relaties, artikelen, grootboekrekeningen, bestellingen, én als u daarin kiest voor Toon ... begint met of Toon... bevat. Het zoekvenster is dan leeg als u het opent en pas nadat u wat in het zoekveld hebt ingevoerd, worden de overeenkomstige gegevens getoond. In de Gebruikersgegevens kunt u per gebruiker instellen wanneer die gegevens moeten worden getoond: o Na wachttijd, het zoeken begint nadat u wat hebt ingetikt en de hiervoor ingestelde Wachttijd voor zoeken/tonen verstreken is; o Na gebruik Enter, het zoeken begint pas nadat u het zoekveld verlaat met Enter.

Aangifte OB/ICP

De plannen rondom XBRL/SBR hebben lang een sluimerend bestaan geleid. Maar nu de Belastingdienst, de KvK, het CBS en de banken serieus met XBRL/SBR aan de slag willen gaan en de eerste pilots succesvol zijn afgerond, zijn de ontwikkelingen in een stroomversnelling terecht gekomen. De voordelen voor de uitvragende partijen zijn duidelijk, en hopelijk zullen ook de ondernemers en de intermediairs in de toekomst profijt hebben van deze nieuwe manier van rapporteren. Ook King ondersteunt XBRL/SBR vanaf de eerstvolgende release. King 5.45 is voorzien van aangifte OB via XBRL/SBR. De volgende stap is aangifte ICP en de verkorte winstaangifte, die in de loop van 2011 beschikbaar zullen zijn.

Pagina 5 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Van het menupunt FINANCIEEL > AANGIFTEN > AANGIFTE omzetbelasting kunt u een aangifte openen of aanmaken. Vervolgens kunt u in de aangifte kiezen voor menupunt MUTEREN > EXPORTEREN NAAR XBRL-INSTANCE waar u de mogelijkheid hebt om van de huidige aangifte eem XBRL-bestand aan te maken.

Hierna moet u invoeren op welke locatie het bestand moet worden geplaatst. Als alles gelukt is krijgt u het volgende scherm te zien.

1.3

Exploitatieoverzicht

Het exploitatieoverzicht kan nu ook worden gekopieerd naar een ander nummer; In het zoekvenster met de verschillende exploitatie indelingen kunt u nu via het geselecteerde indeling kopiëren naar een ander nummer:

Muteren-menu de

U komt dan in venster Kopiëren exploitatie-overzicht, waar u de code en de omschrijving van de kopieindeling kunt opgeven: Pagina 6 van 31

Nieuw in King 5.45

1.4

versie 5.45.05


Verkoop

1.4.1. Email adres klant zichtbaar bij invoeren orders In het orderscherm wordt nu ook het e-mailadres van de klant getoond bij de naam en telefoonnummers. Standaard komt hier het e-mailadres te staan van de contactpersoon van de order. Als dit e-mailadres leeg is, wordt hier het e-mailadres van het vestigingsadres ingevuld.

1.4.2. Weeknummer van leverdatum zichtbaar in zoekvenster In het zoekvenster VERKOPEN > OPENSTAANDE ORDERS is een kolom toegevoegd “Leverweek”.

Tevens staat die in het orderscherm nu achter de leverdatum:

1.4.3. Kostprijs van tariefregels ook te zien en te wijzigen Als u bij het tarief hebt aangegeven dat de kostprijs gewijzigd mag worden, dan kunt u in het orderscherm de kostprijs wijzigen voor dit tarief. U kunt dit aanzetten via menupunt TARIEVEN > STAMGEGEVENS. Bij Tarieven kunt u dit per tarief regelen door een selectievakje te selecteren:

Pagina 7 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Als u vervolgens een order invoert, kunt u per orderregel de kostprijs van de tarieven invoeren.

1.4.4.

Bij de orderinvoer kan nu ook worden gecontroleerd op de economische voorraad In het orderscherm kunt u met de toets F3 de voorraad bekijken voor het geselecteerde artikel. In dit overzichtsscherm is nu ook de economische voorraad beschikbaar. Deze wordt als volgt berekend: vrije voorraad + aantal in ontvangst + aantal in productie + het aantal in bestelling. In de Vaste gegevens artikelen geeft u aan welke bestellingen moeten meetellen in de economische voorraad: de niet-goedgekeurde (concept), de goedgekeurde en/of de verwerkte bestellingen.

Als u vervolgens de voorraadinformatie in het orderscherm oproept is de economische voorraad hier ook zichtbaar. Aantallen die niet meetellen zijn disabled (lichtgrijs) weergegeven.

Pagina 8 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


In de vaste gegevens Orders /facturering kunt u ook instellen dat er een melding gegevens moet worden indien de economische voorraad negatief wordt:

1.4.5. Alleen orders leveren zonder backorders In het scherm VERKOPEN > LEVEREN kunt u met een selectievakje instellen of alleen de orders zonder backorders mogen worden geleverd.

Hiermee kunt u er voor zorgen dat er alleen orders geleverd worden die volledig uitgeleverd kunnen worden. Orders met backorders worden dan niet meegenomen. Zo kunt u voorkomen dat u over een order meerdere (soms dure) na leveringen moet doen. 1.4.6. Negatieve aantallen bij volgartikelen In het scherm Volgartikelen in de artikelgegevens kunt u nu ook negatieve aantallen invoeren. Dit kan handig zijn als u werkt met bijvoorbeeld verpakkingsmateriaal dat u retour krijgt bij de levering. Zo krijgt u ook een voorraadmutatie van het verpakkingsmateriaal. 1.4.7. Onderhoud prijsafspraken Bij de prijsafspraken is het vanaf King 5.45 ook mogelijk meerdere combinaties van prijsafspraken in een keer te verwijderen. Het verwijderen van de prijsafspraken vindt u in de prijsafspraak onder menupunt Pagina 9 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05

MUTEREN > VERWIJDEREN > PRIJSAFSPRAKEN VOOR …. . verschillende mogelijkheden:

1.5

© Quadrant Software B.V. In de onderstaande afbeelding ziet u de

Besteladvies / Bestellingen

1.5.1. Artikelen in bestaladvies (bij automatisch bestellen) Er zijn nu meer mogelijkheden om artikelen in een besteladvies op te nemen. U kunt dit instellen in de vaste gegevens bestellingen of in het besteladvies zelf op de tabkaart Voorraad.

U hebt hier de keuze uit: · Beneden minimumvoorraad, kies hiervoor om alleen die artikelen te bestellen, waarvan de economische voorraad lager is dan de minimumvoorraad; · Beneden maximumvoorraad, kies hiervoor om die artikelen te bestellen waarvan de (economische) voorraad lager is dan de maximumvoorraad; · Altijd, alle artikelen in de geselecteerde range worden meegenomen in het besteladvies, ongeacht de economische voorraad. 1.5.2. Afdrukken artikelen in bestelling. Op het rapport Artikelen in bestelling kunnen nu ook de niet-goedgekeurde of al verwerkte bestellingen worden afgedrukt. Het afdrukken van de artikelen in besteling vindt u onder menupunt VOORRAAD > BESTELLINGEN > AFDRUKKEN ARTIKELEN IN BESTELLING. U kunt nu in het afdrukvoorloopscherm instellen of de af te drukken artikelen goedgekeurd en of verwerkt moeten zijn, door bij ‘Afdrukken indien’ een selectie te maken.

Pagina 10 van 31

Nieuw in King 5.45

1.6

versie 5.45.05


Automatische back-up

Vanaf King 5.45a2 is het mogelijk om automatisch een live back-up te maken. Een handleiding voor het inrichten van de automatische back-up vindt u op onze website onder Support > Documentatie. In de rubriek Diversen vindt u daar het bestand “Automatische backup maken” Het proces van de automatische back-up voert de volgende zaken voor u uit: · De administratie word gevalideerd; · Van de administratie wordt een backup gemaakt op de door u opgegeven locatie; · Ook van het log-bestand van de administratie wordt een backup gemaakt. Het originele logbestand wordt vervolgens verkleind.

Pagina 11 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


2. Outlook-koppeling Met de Outlook-koppeling kunt u e-mailberichten die zijn verzonden en ontvangen via Microsoft Outlook koppelen aan King. Zo kunt u in King al het e-mailverkeer zichtbaar maken.

2.1

De Outlook-koppeling en opties

De Outlook-koppeling zelf is standaard functionaliteit. Daarnaast is de Outlook-koppeling ook geïntegreerd in de opties “Contactregistratie en Taken” en “Digitaal Archief”. Hieronder ziet u wat de verschillende mogelijkheden zijn bij het gebruik van de Outlook-koppeling zonder deze opties of in combinatie met een van deze opties of beide opties. Standaard King · E-mails van Outlook naar digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties (ook via slepen) · E-mails vanuit King via Outlook in digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties · E-mails kunnen inzien per Debiteur/crediteur/relatie in tabblad E-mail Standaard King + optie Contactregistratie en Taken · E-mails van Outlook naar digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties (ook via slepen) · E-mails vanuit King via Outlook in digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties · E-mails kunnen inzien per Debiteur/crediteur/relatie in tabblad tabblad E-mail · Alle contacten (oude notities) vastleggen via contactregistratie · E-mail kunnen koppelen aan contactregistratie (en andersom) Standaard King + optie Digitaal archief · E-mails van Outlook naar digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties (ook via slepen) · E-mails vanuit King via Outlook in digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties · E-mails kunnen inzien per Debiteur/crediteur/relatie in tabblad Digitaal archief · Alle bestanden (Word, Excel, pdf, afbeeldingen, enz.) kunnen registreren in digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties (ook via slepen) · Documenten kunnen scannen om ze op te nemen in het digitale archief · Documenten/bestanden kunnen inzien per Debiteur/crediteur/relatie in tabblad Digitaal archief · Archiefstukken kunnen gebruiken bij invoeren journaalposten (ook de e-mails) Standaard King + optie Digitaal archief + optie Contactregistratie en Taken · E-mails van Outlook naar digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties (ook via slepen) · E-mails vanuit King via Outlook in digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties · E-mails kunnen inzien per Debiteur/crediteur/relatie in tabblad Digitaal archief · Alle bestanden (Word, Excel, pdf, afbeeldingen, enz.) kunnen registreren in digitaal archief Debiteuren/crediteuren/relaties · Documenten kunnen scannen om ze op te nemen in het digitale archief. · Documenten/bestanden kunnen inzien per Debiteur/crediteur/relatie in tabblad Digitaal archief · Archiefstukken kunnen gebruiken bij invoeren journaalposten (ook de e-mails) · Alle contacten vastleggen via contactregistratie · E-mail kunnen koppelen aan contactregistratie (en andersom) · Archiefstukken kunnen koppelen aan contactregistratie (en andersom)

2.2

Microsoft Outlook

De Outlook-koppeling werkt alleen in combinatie met Microsoft Outlook. Microsoft Outlook is onderdeel van Microsoft Office. Daarnaast beschikt Windows standaard over e-mail programma’s zoals Outlook Express en Windows Mail. Deze standaard email cliënts van Windows worden niet ondersteund door de Outlook-koppeling van King. De Outlook-koppeling van King wordt ondersteund vanaf Outlook 2003.

Pagina 12 van 31

Nieuw in King 5.45

2.3

versie 5.45.05


Installatie van de Outlook-koppeling

De installatie van de Outlook-koppeling staat los van de installatie van King zelf. Dat betekent dat u na de installatie van King op uw computer ook de installatie van de Outlook-koppeling moet uitvoeren. De installatie van de Outlook-koppeling kunt u alleen starten als King op uw computer is geïnstalleerd. U start de installatie van de Outlook-koppeling door te gaan naar START > PROGRAMMA’S > KING 5.45A > INSTALLATIE KINGOUTLOOK. Voor de installatie van de Outlook-Koppeling moet u in Windows aangemeld zijn met een gebruiker met Administrator rechten.

Als u de installatie van de Outlook-koppeling start, wordt eerst gecontroleerd of op uw computer het .NET Framework 4.0 is geïnstalleerd. Indien dat niet zo is krijgt u daar een melding van en dient u eerst de installatie wizzard van het .NET framework 4.0 uit te voeren. Deze wizzard wordt automatisch gestart.

2.4

Outlook-koppeling instellen

Om van start te gaan met de Outlook-koppeling dient u eerste een aantal instellingen langs te lopen in King. In dit document behandelen we alleen de noodzakelijke instellingen. 2.4.1. Archiefsoorten Om goed het overzicht te houden binnen het Digitaal archief dient u eerst een aantal archiefsoorten aan te maken. Aan de hand van de archiefsoort kunt u in King snel zien om wat voor archiefstuk het gaat: ontvangen e-mail, verzonden e-mail. U vindt de Digitaal-archiefsoorten onder menupunt ORGANISATIE > DIGITAAL-ARCHIEFSOORTEN. In dit document gebruiken we twee archiefsoorten: “EmailIn” voor de ontvangen email en “EmailUit” voor de verzonden email. 2.4.2. Vaste gegevens Digitaal Archief Eerst dient u de vaste gegeven van het digitaal archief in te vullen. U vindt deze gegevens onder het menupunt ORGANISATIE > VASTE GEGEVENS DIGITAAL ARCHIEF.

Pagina 13 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


2.4.3. Instellingen in Outlook Om de Outlook-koppeling te gebruiken dient u deze in Outlook te activeren: 1. Controleer of de King werkbalk zichtbaar is in Microsoft Outlook:

Als deze werkbalk niet zichtbaar is, kan het zijn dat de werkbalk van King niet getoond wordt in Outlook. Klik dan met de rechtermuisknop op een willekeurig menupunt. U krijgt dan een overzicht te zien met de beschikbare werkbalken. Als de werkbalk “King” hier tussen staat is de installatie van de Outlookkoppeling correct uitgevoerd en kunt u deze selecteren.

Als u hier niet de werkbalk van King tussen hebt staan is de Outlook-koppeling niet correct geïnstalleerd. Sluit Outlook af en start deze opnieuw op. Mocht dat niet helpen, dan dient u de installatie van de Outlook-koppeling opnieuw uit te voeren. 2. Klik met de rechtermuisknop op de e-mailmap waarin de mails staan die u wilt opnemen in King en kies voor de rubriek Eigenschappen: 3. In het venster dat dan verschijnt klikt u op de tab King opties. Het venster zal er ongeveer uitzien zoals in de onderstaande afbeelding:

4. In dit venster dient u de volgende gegevens in te vullen: · Administratie, hier vult u de code van de King-administratie waarmee u wilt koppelen. · Archiefsoort, de code van de digitaal-archiefsoort; · E-mailsoort, kies hier voor Ontvangen of Verzonden (afhankelijk van de E-mailmap); · Synchroniseren, als u hier een vinkje zet kunt u ook e-mailberichten koppelen aan King als u King niet open hebt staan. De berichten krijgen dan de status “Sync”. Zodra King actief Pagina 14 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


is, kunt u die e-mails alsnog doorsturen naar King door in de King-werkbalk op de knop Synchroniseren te klikken. Het kan voorkomen dat u Outlook wilt koppelen aan meer e-mail accounts, waarbij u gebruik wilt maken van meerdere archiefsoorten. De makkelijkste methode is dan om per account een e-mail map aan te maken in Outlook. U kunt dan per map de King opties instellen en bij het koppelen zullen direct de juiste defaults geladen worden. 5. De status van de naar King doorgestuurde e-mails is in Outlook te controleren in een extra kolom “In King”. E-mails die doorgestuurd zijn naar King terwijl King niet actief was (zie stap 4 bij synchroniseren), hebben de status Sync. Zodra de e-mail in het digitale archief van King is opgeslagen, komt er Ja in de kolom In King te staan. Deze kolom is als volgt aan (of uit) te zetten: · open de betreffende map in Outlook; · klik met de rechtermuisknop op een willekeurige e-mail in de lijst; · in het menu dat dan verschijnt kiest u voor Toon King-kolom...

U kunt dan per bericht zien of dit gekoppeld is aan King.

Pagina 15 van 31

Nieuw in King 5.45

2.5

versie 5.45.05


Werken met de Oulook-koppeling

In dit document behandelen we de mogelijkheden van de Outlook-koppeling die standaard beschikbaar zijn in elke King versie. In de standaard functionaliteit van King zijn er drie manieren waarop u e-mail berichten vanuit Outlook kunt koppelen met King 1. via de knop “Naar King” in de werkbalk in Outlook of onder het rechtermuisknopmenu; 2. koppelen via de synchronisatie; 3. met de hand slepen van berichten naar de debiteur/crediteur/relatie in King. 2.5.1. Knop naar King U kunt nu E-mails overnemen naar King door op de knop “Naar King” in de King-werkbalk te klikken.

Hiermee wordt de geselecteerde e-mail overgezet naar King. Stel, we ontvangen het onderstaande e-mail bericht:

Dit e-mailbericht is een verzoek tot het versturen van een prijslijst. Alle e-mailcorrespondentie van bestaande en nieuwe klanten wordt gekoppeld aan King, zodat als er in de toekomst vragen over zijn deze snel teruggevonden kunnen worden. Om deze e-mail in King te krijgen gaat u als volgt te werk. 1. 2. 3. 4.

Zorg dat u in King bent aangemeld in uw administratie; Selecteer in Outlook het e-mailbericht; Klik vervolgens op de knop “Naar King” in de King werkbalk van Outlook; Als u nu naar King gaat ziet u dat het volgende venster geopend is:

Pagina 16 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


In dit venster kunt u een digitaal archiefstuk inzien en/of koppelen aan een debiteur, crediteur of andere relatie. Als u niet weet aan welke klant u moet koppelen, dan kunt u het veld NAW-Soort op Nog toewijzen laten staan. U kunt deze e-mail dan latere koppelen aan een relatie in King. U gaat hiervoor in King naar het menupunt ORGANISATIE > DIGITAAL ARCHIEF. U komt dan in het venster met de digitale archiefstukken. In de kolom NAW-soort kunt u terugvinden welke archiefstukken u nog moet toewijzen. Als u de Outlook-koppeling enige tijd gebruikt vindt u in dit venster alle digitale archiefstukken terug. Dit kan handig zijn bij het terugzoeken van bepaalde e-mail berichten. Met behulp van de selectievakjes aan de rechterkant van het venster, kunt u de inhoud van het venster beperken. Zo willen wij bijvoorbeeld alleen nog maar de nog toe te wijzen archiefstukken zien.

Als wij in ons voorbeeld nu het archiefstuk met volgnummer 6 gaan koppelen aan de juiste relatie binnen King kunt u dit archiefstuk selecteren en wijzigen. Vervolgens kunt u bij NAW-soort de juiste gegevens invullen. In ons voorbeeld is dat debiteur Jansen & De Groot.

Pagina 17 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Nu de e-mail gekoppeld is aan de debiteur, is nu ook bij de debiteur zelf deze e-mail zichtbaar. U kunt die terugvinden bij de debiteurgegevens op de tabkaart E-mail.

2.5.2. Synchroniseren Als u in Outlook een e-mail bericht wilt opnemen in King terwijl King niet actief is op de computer krijgt u de volgende melding:

In de kolom “In King” zal de status nu komen te staan op Sync.

Als King geopend wordt kunt u vervolgens in Outlook kiezen voor de knop Synchroniseren. U krijgt dan de volgende melding:

Pagina 18 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


De e-mailberichten worden nu direct opgenomen in het Digitaal Archief. Via het menupunt ORGANISATIE > DIGITAAL ARCHIEF kunt u deze inzien en wijzigen. 2.5.3. Handmatig door slepen Wilt u alleen een bepaalde e-mail doorsturen naar King, dan kunt u die beter handmatig naar de debiteur, crediteur of relatie in King verslepen.

In King wordt dan venster Digitaal Archiefstuk geopend. Zodra u het digitale archiefstuk opslaat, is de email opgenomen in King; 2.5.4. Automatisch toewijzen Als u een e-mail ontvangt, kunt u er ook voor zorgen dat King deze e-mail automatisch toewijst aan de juiste debiteur/crediteur/relatie. Het automatisch toewijzen gebeurt op basis van het e-mailadres. Als het gebruikte e-mailadres maar één keer voorkomt in King, dan wordt het Digitaal Archiefstuk gelijk gekoppeld als u gebruik maakt van de knop Naar King in de King werkbalk in Outlook. Zijn er meer debiteuren, crediteuren en/of relaties waar dat e-mailadres voorkomt, of zijn er meer geadresseerden (bij een verzonden e-mail), dan kan King niet zelf een koppeling maken. U kunt dan op de knop “Autom. Toewijzen” klikken. U moet dan aangeven of het e-mail bericht dat u wilt koppelen een ontvangen bericht is of een verzonden bericht.

Pagina 19 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Dan wordt het venster ‘Zoeken NAW/contactpersoon o.b.v. e-mail geopend’ en kunt u zelf de juiste debiteur, crediteur of relatie selecteren.

2.5.5. Binnengekomen email beantwoorden Als u een e-mailbericht wilt beantwoorden, kan dat natuurlijk direct in Outlook met de knop “Beantwoorden/Reply”. Maar dan moet u wel opnieuw de handelingen uitvoeren om de e-mail te koppelen aan King. Het is ook mogelijk om een antwoord te sturen op basis van een digitaal archiefstuk in King. Als dit archiefstuk gekoppeld is aan de juiste relatie, kan King deze ook automatisch aan deze zelfde relatie koppelen. De verzonden e-mail wordt dan geheel automatisch gekoppeld aan King. Om een antwoord te sturen op een e-mail die al in het digitaal archief van King voorkomt, opent u het archiefstuk in King en klikt u aan de rechterzijde van het venster op de knop Beantwoorden of Beantw. Alle.

Nadat u op de knop Beantwoorden of Beantw. Alle hebt geklikt, zal er in Outlook automatisch een nieuw bericht aangemaakt worden. U kunt nu direct uw tekst invoeren: Pagina 20 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Als u de e-mail tekst hebt ingevoerd en u verzendt deze mail, dan komt deze automatisch in King te staan op de tabkaart van de klant.

2.5.6. Nieuw bericht naar een Debiteur/Crediteur/Relatie Als u een nieuw bericht wilt verzenden naar een Debiteur/Crediteur/Relatie, dan kunt u dit in King aanmaken door in het venster van de NAW-gegevens op de e-mailknop te klikken. Bijvoorbeeld bij het emailadres van het vestigingsadres:

Nadat u op de e-mail knop hebt geklikt, krijgt u het onderstaande venster te zien.

Pagina 21 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Als u kiest voor Standaard wordt de email niet gekoppeld in King. Kiest u voor Outlook, dan wordt de verzonden e-mail direct gekoppeld. Als u het selectievakje “deze melding niet meer weergeven” selecteert wordt de gekozen instelling opgeslagen en zal King deze als default gebruiken. U kunt dit altijd aanpassen door in het venster met de NAW gegevens te kiezen voor WEERGEVEN > E-MAIL VERSTUREN:

Pagina 22 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


3. Uitbreidingen van bestaande opties 3.1

Uitbreiding optie ‘Digitaal archief’

De optie Digitale (Voorheen Scannen boekstukken en NAW-documenten’) biedt u de mogelijkheid om met King uw digitale documenten te beheren en die te koppelen aan de juiste journaalpost, debiteur, crediteur of relatie. Bij het boeken kunt u het bijbehorende document selecteren. Vanuit King kunt u documenten scannen en opslaan in King. De digitale documenten zijn te benaderen via het digitale archief maar zijn ook op te vragen via het journaal, de grootboekkaart, de debiteur, crediteur, relatie of de openstaande post. Ook de koppeling met Outlook is volledig geïntegreerd met het Digitaal Archief. Zo is het dus mogelijk e-mailberichten te koppelen aan een journaalpost. 3.1.1. Slepen bestanden naar een NAW-kaart Het is mogelijk om een bestand te registreren bij een debiteur, crediteur of relatie door met het bestandje te slepen. Door het bestand op te pakken en met de muis en te verslepen naar bijvoorbeeld het scherm Debiteurgegevens, wordt na het loslaten van de muisknop het menu van nieuw Digitaal archiefstuk geopend.

3.1.2. Integratie contactregistratie en taken Het digitaal archief werkt ook samen met de optie Contactregistratie en taken. Zo is het mogelijk om aan een archiefstuk gelijk een of meer contactregistraties of taken te koppelen.

Pagina 23 van 31

Nieuw in King 5.45

3.2

versie 5.45.05


Uitbreiding optie ‘Contactregistratie en Taken’

Naast de eerder genoemde uitbreidingen in de Contactregistratie en Taken zijn er in deze optie nog een aantal aanpassingen doorgevoerd. 3.2.1. Contacsoorten Zo is het in King 5.45 mogelijk om verschillende contactsoorten bij te houden. Zo krijgt u een beter overzicht van de verschillende contactregistraties per contactsoort. 3.2.2. Indicatie d.m.v. kleur indien taak is verlopen Binnen de aangemaakte taken kunt u bijhouden welke taken al verlopen zijn. Als u kiest voor WEERGEVEN > MARKEREN INDIEN VERLOPEN, dan worden de verlopen taken rood weergegeven en ziet u dus gelijk welke taken uw aandacht nodig hebben.

3.3

Uitbreiding optie Directe inkoop

Vanaf King 5.45 is het mogelijk om gebruik te maken direct leveren (de zogenaamde drop-shipments). Een drop-shipment is een bestelling die de leverancier direct bij de klant zelf aflevert. Om dit goed te kunnen registeren, moet u eerst de volgende onderdelen instellen: 3.3.1. Voorbereiding in uw administratie · Vaste gegevens magazijnontvangsten ontvangsten/directe leveringen, Bij de vaste gegevens magazijnontvansten/Directe leveringen dient u in te stellen welk dagboek gebruikt moet worden om de journaalposten te maken die horen bij de registratie van de directe levering.

Pagina 24 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


·

Crediteur, Bij de crediteur dient u op de tabkaart Inkoop in te stellen dat directe levering bij deze leverancier is toegestaan door het selectievakje bij de rubriek “Directe levering toegestaan” te selecteren. Daarnaast kunt u ook de default-waarde instellen:

·

Artikel, u dient per artikel aan te geven of dit via directe levering besteld mag worden. Dit vindt u bij het artikel op de tabkaart Extra:

·

Inkoopeenheid, Vervolgens dient u nog per inkoopeenheid in te stellen of directe levering is toegestaan:

Pagina 25 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


3.3.2. Werken met directe levering Na het instellen van de voorgaande gegevens kunt u in de orders opgeven of een orderregel afgehandeld moet worden via directe levering. In de onderstaande afbeelding ziet u een overzicht van de instellingen die per orderregel beschikbaar zijn:

Als u de order hebt ingevoerd, kunt u in de order een besteladvies aanmaken. Als u dit besteladvies vervolgens verwerkt, wordt (afhankelijk van de instellingen) een bestelbrief afgedrukt. Deze bestelbrief kunt u eventueel ook automatisch door King via e-mail versturen naar de leverancier. Op de bestelbrief zult u zien dat ook het afleveradres wordt vermeld:

Pagina 26 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


Uw leverancier zal via een pakbon of factuur aan u melden dat de levering heeft plaatsgevonden. U dient dan in King te registeren dat de goederen in de verkooporder uit backorder gehaald kunnen worden en geleverd zijn. Het uit backorder halen en leveren kunt u in een handeling doen door de directe levering te registeren onder het menupunt VOORRAAD > DIRECTE LEVERINGEN > REGISTEREN DIRECTE LEVERINGEN.

De registratie van de directe levering lijkt veel op het invoeren van een magazijnontvangst. Het belangrijkste verschil zit hem in het verwerken van de voorraad. Bij een normale magazijnontvangst komt er namelijk voorraad binnen. Bij een directe levering moet de levering in de verkooporder geregistreerd worden maar is er geen fysieke stroom van goederen. Na het registeren van de directe levering dient deze nog verwerkt te worden. Pas bij het verwerken van de directe leveringen wordt de verkooporder bijgewerkt en wordt de benodigde journaalpost aangemaakt. Het verwerken van een directe levering kunt u vinden onder het menupunt VOORRAAD > DIRECTE LEVERINGEN > VERWERKEN DIRECTE LEVERINGEN

Na het verwerken van de directe levering wordt de volgende journaalpost gemaakt en is de directe levering afgerond:

Pagina 27 van 31

Nieuw in King 5.45

3.4

versie 5.45.05


Uitbreiding optie Partijenregistratie

Bij een artikel waarbij u partijen registreert kunt u ook het partijnummer opgeven in een bestelling.. Dit is niet te wijzigen als deze bestelregel gekoppeld is aan een orderregel en de partij in de verkooporder verplicht is. De partij mag niet geblokkeerd zijn voor de magazijnontvangst en (bij een directe levering) ook niet geblokkeerd voor verkoop.

De mogelijkheid om partijen op te geven in een bestelling is met name interessant voor de King gebruikers die de partijen gebruiken voor het registreren van maten of kleuren. U kunt dan bijvoorbeeld de producten uit een bepaald kleurbad bestellen.

3.5

Uitbreiding optie XML-koppeling orders

Via de XML-koppeling orders kon u voorheen alleen maar nieuwe orders toevoegen. Daarnaast was er een importmogelijkheid om de betalingsconditie van een order aan te passen, maar dat was voor de meeste King gebruikers niet voldoende. Vanaf King 5.45 is het mogelijk om via de XML-koppeling orders bestaande orders te wijzigen. 3.5.1. Order/Orderregels toevoegen · Een order wordt toegevoegd als de tags ORK_ORDERNUMMER en ORK_EXTERNORDERNUMMER niet aanwezig zijn in het inleesbestand of de betreffende order niet in King gevonden kan worden op basis van het opgegeven ordernummer of externe ordernummer; · Wordt bij een nieuwe order geen status meegegeven, dan wordt de orderstatus “Nietgoedgekeurd”; · Een orderregel wordt toegevoegd als die behoort bij een nieuwe order, of als die behoort bij een bestaande order maar niet in die order gevonden kan worden op basis van het Orderregel ID of een extern orderregelnummer. Het Orderregel ID en het externe orderregelnummer van een bestaande orderregel zijn te achterhalen via programma Invoeren orders, door in het Weergevenmenu te kiezen voor Orderregel ID. In het middengedeelte van het orderinvoerscherm worden dan de extra kolommen OrrGid en OrrExternID zichtbaar; · Bij een bestaande order worden nieuwe orderregels achteraan toegevoegd. 3.5.2. Order/orderregels wijzigen · Een order wordt gewijzigd als de betreffende order in King gevonden kan worden op basis van het ordernummer of het externe ordernummer. · Bij een bestaande order mogen de velden ORK_DEBITEURNUMMER, ORK_PRIJZENINEXBTW en ORK_VALUTACODE niet worden gewijzigd; · Bij een bestaande order kunnen orderregels worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Een orderregel wordt gewijzigd als die in de order gevonden kan worden op basis van het Orderregel ID of het externe orderregelnummer. Het Orderregel ID en het externe orderregelnummer van een bestaande orderregel zijn te achterhalen via programma Invoeren orders, door in het Weergeven-menu te kiezen voor Orderregel ID. In het middengedeelte van het orderinvoerscherm worden dan de extra kolommen OrrGid en OrrExternID zichtbaar; · Is het ORK_ORDERNUMMER niet ingevuld en zijn er in King meer orders met het opgegeven externe ordernummer, dan kan die order niet worden ingelezen; Pagina 28 van 31

Nieuw in King 5.45 · · ·

versie 5.45.05


Is het ORR_GID niet ingevuld en zijn er in King meer orderregels met het opgegeven externe orderregelnummer, dan kan die order niet worden ingelezen; De kostprijs is alleen te wijzigen als dat in de artikelgegevens zo is ingesteld en als het aantal geleverd en het aantal gefactureerd beide nul zijn; Wordt een bestaande orderregel gewijzigd, dan worden de bijbehorende specificatieregels verwijderd en vervolgens of opnieuw aangemaakt, of ingelezen uit het inleesbestand. Specificatieregels kunnen dus niet via het inleesbestand worden gewijzigd. Het aantal ORD_AANTALDEZELEVERING in de specificatieregel wordt alleen aangepast, als er maar één specificatieregel aan de orderregel was gekoppeld en het aantal dat in de orderregel staat overeenkomt met dat van de specificatieregel.

3.5.3. Order/orderregels verwijderen · Een order wordt verwijderd als in het inleesbestand de tag voorkomt en de betreffende order in King gevonden kan worden op basis van het ordernummer of het externe ordernummer; · Een orderregel wordt verwijderd als in het inleesbestand de tag voorkomt en de betreffende orderregel gevonden kan worden op basis van het het Orderregel ID of het externe orderregelnummer. Het Orderregel ID en het externe orderregelnummer van een bestaande orderregel zijn te achterhalen via programma Invoeren orders, door in het Weergeven-menu te kiezen voor Orderregel ID. In het middengedeelte van het orderinvoerscherm worden dan de extra kolommen OrrGid en OrrExternID zichtbaar; · Is het ORK_ORDERNUMMER niet ingevuld en zijn er in King meer orders met het opgegeven externe ordernummer, dan kan die order niet worden verwerkt; · Is het ORR_GID niet ingevuld en zijn er in King meer orderregels met het opgegeven externe orderregelnummer, dan kan die order niet worden verwerkt; · Bij het verwijderen van orderregels wordt de nummering van de overgebleven regels niet aangepast. Wilt u een aaneengesloten nummering dan kunt u de regelnummering handmatig aanpassen via de knop Hernummeren; 3.5.4. Orderstatus Vanaf 5.45 is het ook mogelijk de orderstatus aan te passen. Dit kunt u in het XML-bestand instellen door bij de tags met betrekking de status de waarde “true” of “false” te geven.

Het programma Importeren XML-bestand verzamellijsten wordt met de uitbreidingen van de XML koppeling orders overbodig en zal vanaf release 5.46 niet meer beschikbaar zijn

3.6

Projecten

3.6.1. Genereren projectcodes De projectcode kunt u ook door King laten genereren. Het startnummer van de projectcodes kunt u instellen via VERKOPEN > PROJECTEN > VASTE GEGEVENS PROJECTEN.

Hier geeft u aan of u de projectcodes zelf invoert of dat u ze door King laat aanmaken. Als u de projectcodes door King wilt laten aanmaken vult u het startnummer in. Als u nu een projectcode Pagina 29 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


genereert, wordt het startnummer automatisch opgehoogd. Selecteer het vakje “Te wijzigen bij invoer” als u de gegenereerde projectcode nog wilt kunnen wijzigen. 3.6.2. Referentienummer bij accepteren van projectmutaties. Bij een grootboekrekening in het rekeningschema kunt u instellen of een referentienummer moet worden bijgehouden:

Als u nu projectmutaties accepteert zal King automatisch de referentienummers aanmaken. Hierdoor is het mogelijk om de gemaakte boekingen terug te leiden naar een bepaald project. Bij het zoeken naar de boeking onderhanden werk ziet u bij referentie nu de projectcode staan.

3.7

XML-koppeling artikelen/tarieven

De bestaande optie XML-koppeling artikelen/tarieven is uitgebreid met een koppeling partijen. Hiermee kunnen nieuwe partijen worden toegevoegd en bestaande partijen gewijzigd. Bij het maken van het inleesbestand dient rekening gehouden te worden met de eisen die in de help van King zijn gespecificeerd. Een XSD-schema van deze koppeling is beschikbaar op www.king.eu, onder Support > Documentatie.

Pagina 30 van 31

Nieuw in King 5.45

versie 5.45.05


4. Nieuwe opties 4.1

Importeren XML besteladviezen

Met deze optie kan een XML-bestand met besteladviezen in King worden ingelezen. Bij het maken van het inleesbestand dient rekening gehouden te worden met de eisen die in de help van King zijn gespecificeerd. Een XSD-schema van deze koppeling is beschikbaar op www.king.eu, onder Support > Documentatie.

Pagina 31 van 31

NIEUWE FUNCTIONALITEIT King 5.45a

Recommend Documents