- Algemene functionaliteit

Handleiding AgroAdviseur Windows

Algemene functionaliteit

Handleiding

- Algemene functionaliteit (bijgewerkt tot en met versie 10.6) 1

januari 2007 ComponentAgro B.V.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 1 van 26



© 2005 ComponentAgro B.V., Barendrecht ComponentAgro B.V. Postbus 62 2990 AB Barendrecht Tel. : 0180-621306 Fax. : 0180- 611797 E-mail : [email protected] WWW : WWW.COMPONENTAGRO.NL

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 2 van 26



Inhoudsopgave 1

2

3

4

5

6

Algemene indruk van het programma .............................................................................. 4 1.1 Verschillende modules ............................................................................................. 4 1.2 Aanmelden............................................................................................................. 4 1.3 Overzicht hoofdvenster ............................................................................................ 5 1.4 De menubalk .......................................................................................................... 5 Het menu “Beheer” ....................................................................................................... 6 2.1 Cliënten ................................................................................................................. 6 2.1.1 Toevoegen, wijzigingen, verwijderen cliëntgegevens ............................................. 6 2.1.2 BRS-nummer opzoeken ..................................................................................... 7 2.1.3 Groepsfaciliteiten voor het cliëntbeheer ............................................................... 7 2.2 Gebruikers en rechten ............................................................................................. 7 2.2.1 Zelf gebruikers beheren..................................................................................... 8 2.2.2 Beheer gebruikersgroepen ................................................................................. 8 2.2.2.1 Rechten..................................................................................................... 8 2.2.2.2 Rechten kopiëren........................................................................................ 9 2.2.3 Toevoegen/wijzingen gebruikers ......................................................................... 9 2.2.3.1 Wachtwoord wijzingen van een standaard gebruiker ....................................... 9 2.3 Reorganiseren .......................................................................................................10 2.4 Overige instellingen................................................................................................10 Het menu “Bestand” .....................................................................................................10 3.1 Administraties .......................................................................................................10 3.1.1 Nieuwe administratie........................................................................................10 3.1.2 Openen en verwijderen administraties................................................................11 3.1.3 Openen recent gebruikte administratie ...............................................................12 3.1.4 De status van een administratie wijzigen ............................................................12 3.1.5 Laatste wijziging van een administratie ..............................................................12 3.1.6 Administratie sluiten ........................................................................................12 3.2 Import en export ...................................................................................................13 3.2.1 Exporteren van administraties ...........................................................................13 3.2.2 Importeren van administraties...........................................................................14 3.2.2.1 Inlezen van exportgegevens .......................................................................14 3.2.2.2 Selecteren administraties ...........................................................................14 3.2.2.3 Controleren acties cliëntgegevens................................................................14 3.2.2.4 Controleren acties gebruikers......................................................................15 3.2.2.5 Controleren acties conversietabellen (FM).....................................................15 3.2.2.6 Controleren acties erkende leveranciers (MINAS)...........................................15 3.2.2.7 Start import ..............................................................................................15 Het menu “Help” ..........................................................................................................16 4.1 Veel gestelde vragen ..............................................................................................16 4.2 Licentie informatie .................................................................................................16 4.3 Controleren versie en downloaden updates ...............................................................16 4.4 Informatie over het pakket......................................................................................17 Werken via het toetsenbord...........................................................................................17 5.1 Toetsencombinatie voor de menubalkfuncties ............................................................17 5.2 Beeldschermknoppen .............................................................................................18 5.3 Het invoermenu .....................................................................................................19 5.3.1 Het invoermenu via het toetsenbord...................................................................19 5.4 Kiezen uit een keuzelijst met het toetsenbord............................................................20 5.5 Switchen tussen invoervakken met het toetsenbord ...................................................20 5.6 De rekenmachine en de kalender .............................................................................20 Rapporteren ................................................................................................................21 6.1 Invoer(-verslag) afdrukken .....................................................................................21 6.2 Rapporteren in het algemeen ..................................................................................21 6.3 Afdrukken rapportages en/of exporteren naar Excel ...................................................22 6.3.1 Afdrukken naar printer .....................................................................................22 6.3.2 Exporteren naar Excel, XML of HTML ..................................................................23 6.3.2.1 Het geëxporteerde bestand in Excel bewerken en afdrukken ...........................23 6.3.3 Exporteren naar Excel via de “Pagina-einde voorbeeld”–knop ................................24 6.3.4 Afdrukmarges instellen voor export naar Excel ....................................................24 Overzicht van hoofdrechten ..............................................................................................25 Overzicht van groepsrechten ............................................................................................25 Overzicht van subgroeprechten .........................................................................................26

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 3 van 26


1


Algemene indruk van het programma

1.1 Verschillende modules Binnen de software lijn van ComponentAgro B.V. zijn momenteel de volgende modules opgenomen: Financieel management (FM) rapportages voor akkerbouw-, melkvee- en varkenshouderijbedrijven al of niet met referentiecijfers en analysemodules; Gebruiksnormen/bemestingsplan AgroAdviseur Tools, waarbinnen de Fischler-scan is opgenomen en; MINAS Software; Deze handleiding is behandeld alleen de moduleonafhankelijke aspecten van de software. Voor meer specifiek informatie over een module verwijzen wij u door naar de desbetreffende modulehandleiding. Afhankelijk van uw licentie zijn dus meer of minder onderdelen op u van toepassing.

1.2 Aanmelden Nadat het pakket vanuit het startmenu of via het opstarticoon op het bureaublad is geactiveerd verschijnt het openingsscherm met de gegevens van de organisatie waaraan de licentie voor deze software is verleend. Direct daarna wordt het aanmeldscherm zichtbaar (zie figuur 1). Via het aanmeldscherm, waarin de gebruiker gevraagd wordt naar zijn gebruikersnaam en wachtwoord, wordt de toegang verleend tot de in het pakket beschikbare administraties. Figuur 1: Via het aanmeldscherm krijgt de gebruiker toegang tot de administraties

Standaard kent het pakket de drie volgende gebruikers met bijbehorende wachtwoord:

1 2 3

Gebruikersnaam ADMIN STANDAARD GAST

Wachtwoord ADMIN 1 2

Het werken met een aanmeldprocedure en gebruikers dient verschillende doelen: 1. Gebruikers kunnen rechten toebedeeld krijgen binnen het pakket. Daarmee kan bepaald worden wie wat mag binnen het pakket. 2. Per mutatie is bekend wie deze mutatie aangemaakt en het laatst aangepast heeft. 3. Het opent de mogelijkheid om zodra er ook een ‘boeren-versie’ van het pakket beschikbaar komt mutaties tussen de administratie van uw cliënt en uw administratie te synchroniseren (soms klant-kantoor-verkeer genoemd).

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 4 van 26



1.3 Overzicht hoofdvenster Nadat het programma is gestart (zie paragraaf ‘Aanmelden’) en de gebruiker het pakket heeft ingesteld naar de eigen voorkeuren (zie paragraaf ‘Administratie instellen’) verschijnt het onderstaande beeld. Alle onderdelen worden in het vervolg van deze handleiding nader beschreven. Onderstaand treft u een kort overzicht aan van de verschillende onderdelen van het scherm. Figuur 2: Het beeldscherm nadat de programmatuur is gestart.

Licentie debiteurnummer

Beheermenu: Cliëntbeheer Niet administratie specifieke instellingen van de verschillende modules Gebruikersbeheer Reorganisatie Speciale instellingen en functies

Bestandsmenu: Nieuwe administraties Openen administraties (incl. reeds geopen en recente) Verzenden klaargezette EAD’s Import/export Opnieuw aanmelden

Aanduiding voor het aantal geopende administraties

Helpmenu: Veel gesteld vragen (webpagina op internet) Licentie informatie Ophalen nieuwe versie vanaf internet Versie informatie over het pakket en de modules

Venstermenu: Allerlei functies voor het rangschikken van geopende administraties (standaard Windows functionaliteit)

Aanduiding aan wie de licentie is verleend

1.4 De menubalk Alle onderdelen van de verschillende menu’s zullen in de volgende paragrafen behandeld worden. Het menu venster zal niet nader worden toegelicht, aangezien het hier om algemene Windows functionaliteit gaat. Even alvast in het kort de verschillende hoofdmenu’s (van links naar rechts): •

Bestand: hiermee kunnen via nieuwe administratie en openen administratie nieuwe administraties aangemaakt en bestaande geopend worden; het aantal administraties kent geen limiet; tevens is het mogelijk om via reeds geopende administraties te bekijken hoeveel administraties reeds geopend zijn en kan er snel geswitcht worden tussen reeds geopende administraties (CTRL+F6). Bij recente geopende administraties vindt u een lijst van recent geopende administraties (per gebruiker vastgelegd); via import/export kunnen administraties geëxporteerd en geïmporteerd worden; via printerinstellingen kan de standaardprinter ingesteld worden voor de duur dat het pakket gebruikt wordt; ook is het mogelijk om via opnieuw inloggen te switchen tussen verschillende gebruikers, met bijbehorende rechten;

•

Beheer: via de optie beheer komt u bij de menukeuzes waarmee cliënten kunnen worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd; tevens kunnen via Financieel Management kolommenbalansdefinities en conversietabellen aangemaakt worden; via gebruikersgroepen

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 5 van 26



kan de beheerder gebruikersgroepen aanpassen/definieren; via gebruikers kan de de beheerder gebruikers toevoegen, wijzigen en verwijderen (Vanaf versie 10.1 is het mogelijk om via een ActiveDirectory structuur in het pakket in te loggen – neem voor meer info contact op met ComponentAgro); via reorganiseren kan gebruiker ADMIN de database reorganiseren (zie gebruikers en rechten voor meerinformatie). Onder Instellingen kunt u nog aangeven of u hints wilt zien binnen het pakket, kunt u een licentie ophalen vanaf internet en proxy-instellingen opgeven. Alle beheerfuncties zijn, mits u daartoe gerechtigd bent, toegankelijk tijdens het werken in een administratie. Het toevoegen van een ontbrekende grootboekrekening in een conversietabel kan dus gedaan worden zonder dat de administratie wordt verlaten. Indien nodig kan de kolommenbalans daarna binnen de administratie opnieuw worden ingelezen. •

Venster: via deze menukeuze kunt u meerdere administraties op de door u gewenste wijze gelijktijdig zien, bewerken en sluiten; het sluiten van administraties kan uiteraard ook via de sluitknop X rechtsboven in het administratievenster;

•

Help: hier vindt u de optie om FAQ’s op de website te benaderen, extra informatie over het pakket en de geïnstalleerde licentie en kunt u controleren op updates (mits u daar het recht toe heeft), via het internet.

2

Het menu “Beheer”

Voordat u echt gebruik gaat maken van het pakket, zult u altijd in dit menu terecht komen. Met name het “Cliëntbeheer” vindt u terug onder dit menu. Er zijn ook verschillende module specifieke beheerfuncties. Deze zullen hier wel vermeldt worden, maar voor een gedetailleerde uitleg zult u de modulespecifieke handleiding er op moeten naslaan.

2.1 Cliënten Wanneer u het menu-item “Cliënten” selecteert, krijgt u het volgende scherm te zien. Figuur 3: Overzicht van cliënten in het cliëntbeheer

In dit scherm is één van de kolommen blauw gekleurd. Dit geeft aan dat het scherm gesorteerd is op basis van deze kolom. Om een andere kolom te sorteren klikt u simpelweg gewoon op de kolomkop. Deze wordt dan vervolgens blauw gekleurd.

2.1.1 Toevoegen, wijzigingen, verwijderen cliëntgegevens De in te voeren gegevens spreken over het algemeen voor zich. Bij het cliëntnummer zij opgemerkt dat het hier gaat om het door uw organisatie aan een cliënt toebedeelde nummer (cliëntnummer, debiteurnummer, administratienummer) van de financiële administratie. U kunt het cliëntnummer achteraf altijd nog wijzingen.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 6 van 26



Omdat het pakket relationeel is opgebouwd behoeven de cliëntgegevens slechts eenmaal ingevoerd te worden. Voor het doen van aangifte voor een nieuw jaar behoeft u slechts de gegevens van de reeds ingevoerde cliënt te koppelen aan de nieuwe administratie. Tip:

Het cliëntnummer mag bestaan uit letters, cijfers, punten, komma’s e.d. Een eenmaal vastgelegd cliëntnummer kan achteraf gewijzigd worden. Let daarop bij het toevoegen van nieuwe cliënten.

2.1.2 BRS-nummer opzoeken Elektronische aangiften vanaf aangiftejaar 2005 moeten het BRS-nummer bevatten. Wanneer u het mestnummer weet van uw relatie kan de software automatisch het BRS-nummer er voor u bijzoeken. Wanneer u aangiften vanaf aangiftejaar 2005 elektronisch wenst te doen, dient dit gegeven éénmalig ingevoerd te worden. Het BRS-nummer is dus voor aangiften 2004 niet noodzakelijk. Vanaf 2006 is het stelsel van Gebruiksnormen gekomen. Alle gegevens worden door ook o.b.v. het BRS-nummer geregistreerd.

2.1.3 Groepsfaciliteiten voor het cliëntbeheer De licentie groepsfaciliteit stelt u instaat administraties tussen verschillende debiteuren binnen een groep uit te wisselen via im- en export. Wanneer deze extra licentie heeft, zult u op meerdere plaatsen in het pakket geconfronteerd worden met een extra veld “debiteur”. In dit veld “debiteur” staat het debiteurnummer van uw kantoor of dat van kantoren binnen uw groepslicentie zoals u en de medekantoren bekend staan bij ComponentAgro B.V. Dit debiteurnummer is gekoppeld aan de cliënt en kan gewijzigd worden in elk debiteurnummer wat in de selectielijst “debiteur” voorkomt wanneer u een cliënt wijzigt. Met behulp van deze functionaliteit, kunt u namelijk meerdere cliënten met hetzelfde cliëntnummer aanmaken zolang het debiteurnummer maar verschilt.

2.2 Gebruikers en rechten Afhankelijk van uw licentie, heeft u een gebruikersbeheer ter beschikking. U kunt dan gebruikersgroepen aanpassen/definiëren en gebruikers koppelen aan de groepen om zo functies toe te kennen aan deze gebruikers. Standaard kent het pakket al drie gebruikersgroepen en drie gebruikersnamen: Groepen: BEHEER, GEBRUIKER en GAST Gebruikers: ADMIN, STANDAARD en GAST Aan elke gebruiker is standaard respectievelijk de gelijksoortige gebruikersgroep toegekend. De volgende rechten zijn aan de verschillende gebruikersgroepen toegekend: •

BEHEER: Gebruikers die gekoppeld zijn aan deze groep kunnen nieuwe gebruikers toevoegen, wijzigen en verwijderen (evenzo ook met gebruikersgroepen); ook kan men rechten wijzingen van de groepen en deze groepen toewijzen aan de gebruikers; tot slot heeft deze groep als enige standaard het recht tot het reorganiseren van bestanden; dit houdt in dat door gebruikers verwijderde mutaties na reorganisatie ook daadwerkelijk verwijderd worden; Tip:

• •

Door gebruikers verwijderde mutaties worden pas daadwerkelijk verwijderd uit de database wanneer een beheerder(bijv. ADMIN) de functie reorganiseren uitvoert. U vindt de functie reorganiseren onder het: Beheer / Reorganiseren. Door regelmatig de database te reorganiseren verkleint u de omvang van de database en versnelt u de toegang tot de data.

GEBRUIKER: Gebruikers die gekoppeld zijn aan deze groep hebben alle rechten behalve de rechten die zijn toebedeeld aan de gebruiker ADMIN; GAST: Gebruikers die gekoppeld zijn aan deze groep hebben alleen leesrechten en kunnen dus alles raadplegen, maar niets wijzigen;

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 7 van 26



Wanneer een gebruiker aan meerdere groepen gekoppelde wordt, zullen de rechten van beide groepen worden samengevoegd voor die gebruiker. Deze zal dus alle functies uit beide groepen kunnen uitvoeren.

2.2.1 Zelf gebruikers beheren Wanneer u beschikt over een “Gebruikersbeheer” licentie (ook vaak multi-user-licentie genoemd), kunt u zelf gebruikers aanmaken en verwijderen. Tevens kunt u de wachtwoorden van de standaard gebruikers (Zie paragraaf 1.2) wijzingen. De “rechten” binnen het pakket worden via gebruikersgroepen gekoppeld aan de gebruikers. De standaard groepen worden automatisch bijgewerkt door de installatie van ComponentAgro. Mocht u zelf groepen definiëren, dan dient u zelf de rechten bij te houden van deze groepen. Wanneer er aanpassingen komen in de rechten (door aanpassingen van het pakket of door uitbreiding/wijziging van de licentie), dient u deze zelf toe te voegen aan de gebruikers. Wanneer er vanuit het pakket extra rechten voor een licentie worden toegevoegd, zullen wij u uiteraard vertellen om welke rechten het dan gaat. De rechten van de standaard gebruikersgroepen worden automatisch geüpdate, wanneer u een nieuwere versie van het pakket installeert. Zo is de gebruikersgroep GEBRUIKER altijd voorzien van de maximale rechten m.b.t. uw licentie. U kunt deze dus gebruiken bij het overnemen van rechten voor zelf toegevoegde gebruikersgroepen.

2.2.2 Beheer gebruikersgroepen [BEHEER -> GEBRUIKERGROEPEN] Klik op “Toevoegen” om een nieuwe gebruikersgroep toe te voegen. Dubbelklik op een gebruikersgroep of selecteer “Wijzingen” om een bestaande gebruikersgroep aan te passen. In beide gevallen zal het onderstaand scherm getoond worden. Figuur 4: Overzicht gebruikersgroepen

Hier kunt u dan naam en omschrijving van de gebruikersgroep aanpassen. Tevens kunnen hier de beschikbare rechten worden aangepast.

2.2.2.1

Rechten

Er zijn drie groepen met rechten: hoofd, groep en subgroep. Afhankelijk van uw licentie zult u hier meer of minder rechten hebben staan. De hoofdrechten bepalen over het algemeen, wat voor basis functionaliteit een gebruiker heeft. Zoals als “Financieel management” of “Gebruiksnormen”.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 8 van 26



Voor een overzicht en verklaring van de verschillende rechten, verwijzen wij u door naar bijlage 1. ‘Gewone gebruikers’ zullen vrijwel alle rechten toebedeeld krijgen met uitzondering van: • recht 500 (Reorganisatie) en 501 (Gebruikers) in het venster [Groep] (zie figuur 7 Overwogen kan worden om ‘gewone’ gebruikers’ ook niet het recht te verlenen tot: • recht 510 (Cliënten), 511 (MB Erkende leveranciers) en 520 (MB Accountantgegevens RvB) t.b.v. MINAS en recht 550 (FM Conversietabellen) en 555 (FM Kolommenbalans definities) t.b.v. financieel management. (allen in het venster [Groep], zie figuur 7) • recht 9020 (verwijderen administraties) en 9050 (wijzigen data andere gebruikers). Deze gegevens worden dan op organisatieniveau door een specifieke gebruiker beheerd (bijv.: de systeembeheerder of eindverantwoordelijke). 2.2.2.2

Rechten kopiëren

Wanneer u wijzigingen voor meerdere groepen wilt doorvoeren, kunt gemakkelijk met behulp van de knop [KOPIËREN], rechten overnemen van andere gebruikersgroep. U kunt zodoende eerst één groep inrichten zodat deze de juiste rechten heeft, en vervolgens de andere groepen deze rechten laten overnemen.

2.2.3 Toevoegen/wijzingen gebruikers [BEHEER -> GEBRUIKERS] Klik op “Toevoegen” om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Dubbelklik op een gebruiker of selecteer “Wijzingen” om een bestaande gebruiker aan te passen. In beide gevallen zal het onderstaand scherm getoond worden. Figuur 5: Wijzigscherm voor gebruikers

U kunt hier de gewenste inlognaam en wachtwoord opgegeven. Deze velden zijn beide verplicht. Er is ook de mogelijkheid om een volledige naam van gebruiker op te geven. Deze naam wordt standaard voorgesteld tijdens het rapporteren. Ook kunt u hier aan een E-mailadres opgeven (kan worden gebruikt bij de elektronische MINAS aangifte). Verder geeft u hier aan welke rechten (o.b.v. de groepen) de gebruiker heeft. 2.2.3.1

Wachtwoord wijzingen van een standaard gebruiker

Selecteer de gewenste gebruiker en klikt op de knop “Wachtwoord”. Geef in het dialoogvenster “Bevestig wachtwoord” het nieuwe wachtwoord op.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 9 van 26



Figuur 6: Wijzingen wachtwoord standaard gebruiker in overzicht scherm

Uiteraard kunt u op deze manier ook het wachtwoord van niet standaard gebruikers wijzingen.

Wanneer u het wachtwoord van de gebruikers ADMIN wijzigt dient u dit goed te onthouden.

2.3 Reorganiseren Wanneer gebruikers gegevens in administraties verwijderen worden deze niet echt verwijderd. Voor de gebruiker zijn deze gegevens alleen niet meer zichtbaar en binnen de berekeningen worden deze verwijderde gegevens genegeerd. Wanneer er regelmatig gegevens worden verwijderd door gebruikers kan het wenselijk zijn om de verwijderende gegevens ook daadwerkelijk uit de database te elimineren. Dit kan de gebruiker ADMIN door met functie reorganiseren uit het menu [BEHEER]. Door de functie reorganiseren regelmatig te gebruiken zorgt u ervoor dat de gegevens in de database snel toegankelijk blijven.

2.4 Overige instellingen Als laatste vind u onder Instellingen de volgende mogelijkheden: Hint weergeven Hier geeft u aan of u hints wilt zien, bij de verschillende knoppen/onderdelen in het pakket. Dit zijn kleine schermpjes die extra informatie geven over de desbetreffende actie. Wanneer er een sneltoets beschikbaar is voor de knop zal deze getoond worden in de hint! Auto-Weblicentie update toestaan Wanneer de optie geselecteerd is, kan een gebruiker (mits deze beschikt over de validatiesleutel) een foutieve licentie updaten bij het opstarten van het pakket. Licentie ophalen vanaf internet Deze keuze bied ik de mogelijkheid om actief uw licentie op te halen vanaf internet. Proxy instellingen In sommige netwerken dient u de proxy instellingen voor toegang tot internet op te geven. Wanneer u geen problemen heeft met het ophalen van een weblicentie (of het update van het pakket), raden wij u aan deze instellingen niet te gebruiken/wijzingen.

3

Het menu “Bestand”

In het menu “Bestand” vind u alle acties terug die betrekking hebben op administraties.

3.1 Administraties 3.1.1 Nieuwe administratie Een nieuwe administratie maakt u aan door de gelijknamige menukeuze onder bestand te activeren. Het bij figuur 8 getoonde venster verschijnt.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 10 van 26



U dient altijd de volgende gegevens in te voeren: 1. Cliënt: Aan welke cliënt wordt deze administratie gekoppeld (Voor beheer van cliënten zie 2.1) 2. Administratie type: wat voor soort administratie wilt u aanmaken; Afhankelijk van wat u voor administratie gekozen heeft, zullen er verschillende extra opties beschikbaar zijn. Deze zullen bij de desbetreffende module handleidingen behandeld worden. Figuur 7: Basisscherm voor aanmaken nieuwe administratie.

3.1.2 Openen en verwijderen administraties Via de menukeuze ‘Openen administratie’ kunnen reeds eerder toegevoegde administraties (opnieuw) voor bewerken geactiveerd worden. Zet het pijltje geheel links in (figuur 9) daartoe op de betreffende administratie en klik op de knop ‘OK’ of kies ENTER. Tevens kunnen vanaf dit venster administraties verwijderd worden. Selecteer daartoe de te verwijderen administratie (U kunt ook meerdere administraties tegelijk selecteren) en klik op “Verwijder” of druk op DELETE op het toetsenbord. Om meerdere administratie te selecteren, dient de CTRL-toets ingedrukt houden terwijl u de verschillende administraties selecteert met de linker muisknop. Figuur 8: Via het onderstaande scherm kan een keuze gemaakt worden welke administratie er bewerkt moet worden.

Tot slot kunnen de administraties op verschillende manieren uitgefilterd worden. De volgende mogelijkheden staan u ter beschikking: 1. Cliënt: in dit invoervak kunt u het cliëntnummer rechtstreeks intikken; alleen de administraties van de betreffende cliënt worden dan getoond; u kunt ook het invoervak openklappen en de cliënt selecteren uit de beschikbare lijst; 2. Jaar: met dit invoervak kunt u de administraties van een bepaald jaar uitfilteren;

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 11 van 26



3. Type: dit filtervak is alleen relevant wanneer u beschikt over meerdere modules. U kunt aangeven of u een MINAS, een FM of een “Niet jaargebonden rapportage (= de Fischler-scans zitten hierin)” wenst te selecteren. 4. Status: via dit filtervak kunt u de voortgang van alle administraties volgen; via het tabblad administraties kunt u aan administraties een status hangen (bijvoorbeeld: “geheel afgerond”); de status geeft u snel inzicht in hoeveel administraties gereed zijn of waarvan bijvoorbeeld de gegevens nog aangeleverd moeten worden. Tips:

1. Een schuin gedrukte/grijze administratie is reeds geopend door de huidige gebruiker of andere gebruikers in het netwerk en is daarmee beveiligd voor toegang door andere gebruikers. 2. Cliënten kunnen op Cliëntnummer, Bedrijfsnaam en Woonplaats opgezocht worden. Het Cliëntnummer, de Bedrijfsnaam of de Woonplaats kunt u rechtstreeks intikken. 3. Administraties kunnen gefilterd worden op “Cliënt”, “Jaar”, “Type” en “Status”.

3.1.3 Openen recent gebruikte administratie Via de menukeuze RECENTE GEOPENDE ADMINISTRATIES kunt u heel snel terug gaan naar een aantal recent geopende administraties. Deze worden per gebruiker vastgelegd.

3.1.4 De status van een administratie wijzigen Met behulp van het invoervenster ‘Administratie status’ kunt de voortgang van de administratie typeren. Vervolgens kan via ‘Openen administraties’ inzicht verkregen worden in de voortgang van alle administraties binnen uw organisatie. De volgende administratie-statussen staan u ter beschikking: • Aangemaakt • Gegevens aangeleverd • Gegevens deels ingevoerd • Gegevens geheel ingevoerd • Definitief • Volledig afgerond Zodra een administratie geopend is, kunt u deze status wijzingen op het tab-blad “Administratie gegevens” (zie figuur 10). Figuur 9: Administratie gegevens scherm

3.1.5 Laatste wijziging van een administratie Vanaf versie 8.7 wordt bijgehouden wanneer voor het laatst een wijziging is gemaakt in de administratie. Deze laatste wijzigingsdatum (met tijd) ziet u staan in de laatste kolom, in het “Administratie openscherm” (Zie 3.1.2) en onder het vakje “Administratie status” (Zie 3.1.4) wanneer de administratie geopend is.

3.1.6 Administratie sluiten De administraties kunt u sluiten door de sluitknop X geheel rechts boven in het administratievenster aan te klikken. Tevens kunt via het menu “Venster” de optie “Sluiten” kiezen.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 12 van 26



3.2 Import en export Vanaf versie 6.4. kunt u administraties exporteren en afhankelijk van uw licentie ook bepaalde administraties importeren. U vindt import en export in het menu BESTAND – IMPORT/EXPORT. Deze en de onderliggende menukeuzes zijn alleen beschikbaar indien de desbetreffende gebruiker daartoe de rechten heeft toegewezen gekregen (zie hoofdstuk 11 Beheer en rechten). Het gaat hierbij om het groepsrecht 070 “Import en export” en de subgroeprechten 700 en 710 respectievelijk “Export algemeen” en “Import algemeen”. Met import en export kunt u administraties, naar ComponentAgro sturen voor bijvoorbeeld BVO’s en probleem analyse. Tevens kunt u, mits u voldoende licenties heeft, deze import en export ook gebruiken om administraties uit te wisselen tussen uw Dekstop PC en uw Laptop en eventueel administraties tussen verschillende vestigingen.

3.2.1 Exporteren van administraties Wanneer een gebruiker het recht heeft gekregen om administraties te exporten, kan deze via BESTAND – IMPORT/EXPORT – EXPORT ADMINISTRATIES elke administratie van het pakket exporteren naar diskette (A: of B:) of naar een zelf op te geven locatie. In het overzicht (zie figuur 11) kunt u de lijst met administraties filteren op jaar en op cliënt. Om een administratie te selecteren kunt u met uw muisknop het selectievakje voor de administratie selecteren. Tevens kunt u met de pijltjestoetsen omhoog en omlaag navigeren door het overzicht en met de spatiebalk de actieve administratie selecteren en deselecteren. Figuur 10: Export scherm

Wanneer een administratie geselecteerd is, kan deze niet meer door een andere gebruiker geopend worden. Andersom kunt u geen administratie selecteren, die reeds door een andere gebruiker in gebruik is.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 13 van 26



3.2.2 Importeren van administraties Wanneer een gebruiker het recht heeft gekregen om administraties te importeren, kan deze via BESTAND – IMPORT/EXPORT – IMPORT ADMINISTRATIES afhankelijk van de licentie bepaalde administraties en diskettes inlezen. De import van administraties is gecompliceerder dan de export van administraties. Het importeren van administraties verloopt daarom ook in 5 stappen: 1. Inlezen van de importgegevens van diskette of zelf opgegeven locatie. 2. Selecteren van te importeren administraties 3. Controleren acties voor te importeren cliënten 4. Controleren van acties voor te importeren gebruikersnamen. 5. Controleren acties voor import/updaten van conversietabellen (alleen wanneer er FM administraties geselecteerd zijn voor import) 6. Controleren acties voor te importeren erkende voerleveranciers (alleen wanneer en MINAs administraties geselecteerd zijn voor import) 3.2.2.1

Inlezen van exportgegevens

Wanneer u in het scherm voor import van administraties zit, klikt u met uw muis op “lees locatie” of druk u op de INSERT knop van uw toetsenbord.

Wanneer u gerechtigd bent om de gegevens van de opgegeven locatie in te lezen, krijgt u een overzicht van beschikbare administratie. Standaard kunt u alleen diskettes afkomstig van ComponentAgro B.V. inlezen. Organisaties met speciale uitwissellicentie kunnen tevens binnen de vestiging van de ene Pc naar de ander (Laptop-desktop) administraties in-/exporteren. In de toekomst zullen er ook licentiemogelijkheden komen waarbij kantoren onderling (grote organisaties met meerdere vestigingen) administraties kunnen uitwisselen. 3.2.2.2

Selecteren administraties

Selecteer de administraties door op het selectievakje voor de administratie te klikken of door met de pijltjestoetsen door het overzicht te navigeren en met de spatiebalk de actieve administratie te selecteren of deselecteren. Zodra er één of meer administraties geselecteerd zijn, zult u twee extra tabbladen zien: Overzicht NAW-gegevens Gebruikers Zodra u naar het tabblad NAW-gegevens gaat kunnen er nog twee tabbladen bijkomen: Conversietabel (FM) Erk. Leveranciers (MB) Deze vier tabbladen worden besproken in 3.2.2.3 t/m 3.2.2.5. In de kolom “Import type” ziet u wat de importmodule op het moment met de administraties zou doen, op het moment dat deze geïmporteerd zou worden. Er zijn twee mogelijkheden “Overschrijven” en “Nieuw te importeren”. Wanneer in dit overzicht een administratie grijs weergegeven wordt, kunt u deze niet importeren omdat u daar te weinig licenties voor heeft.

3.2.2.3

Controleren acties cliëntgegevens

Wanneer er één of meer administraties geselecteerd zijn, kunt u het tabblad OVERZICHT NAWGEGEVENS selecteren. In dit overzicht worden alle unieke cliënten van de in punt 12.2.2 geselecteerde administratie weergegeven. In de kolom “Import actie” ziet u wat de importmodule op dit moment met de cliënt (gegevens) zou doen op het moment dat u aan het importeren zou zijn. Er zijn 2 basismogelijkheden t.w.: “Nieuw te importeren” en “Bestaand”. Wanneer u de gegevens van de bestaande cliënt wilt updaten met de gegevens van de te importeren cliënt, dient u de te importeren cliënt te selecteren.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 14 van 26



Standaard zijn alle te importeren cliënten niet geselecteerd en zullen de gegevens van eventueel bestaande cliënten niet aangepast worden. Wanneer u klaar bent met de controle, dient u het selectievak “Huidige selectie is akkoord” te selecteren. 3.2.2.4

Controleren acties gebruikers

Op het laatste tabblad GEBRUIKERS kunt op dezelfde manier als de erkende leveranciers, aangeven of de nieuwe gebruiker alleen geïmporteerd moet worden, indien nodig, of altijd geïmporteerd moet worden. Als extra heeft u nog de mogelijkheid om te zeggen dat u niet een nieuwe gebruiker wilt importeren en dat u alle mutaties, die gekoppeld zijn aan niet bestaande gebruikers wilt koppelen aan de gebruiker ADMIN. Let u wel op, dat u dan geen controle meer heeft op wie bepaalde mutaties gemaakt en/of gewijzigd heeft! Wanneer u klaar bent met de controle, dient u het selectievak “Huidige selectie is akkoord” te selecteren. 3.2.2.5

Controleren acties conversietabellen (FM)

In dit scherm kan men alleen als actie aangeven, dat de aangegeven koppelingen akkoord zijn. De koppeling wordt automatisch gedaan, o.b.v. de CODE van de conversietabel. Zodra een conversietabel nodig is, wordt de bestaande tabel ge-update met ontbrekende grootboekrekeningen uit de oude gekoppelde tabel. Wanneer er geen koppeling gemaakt kon worden o.b.v. de code, zal de volledige tabel als nieuwe geïmporteerd worden in het pakket, mits deze nodig is voor de import. 3.2.2.6

Controleren acties erkende leveranciers (MINAS)

Wanneer u het tabblad ERKENDE LEVERANCIERS selecteert ziet u een overzicht van ingelezen leveranciers van diskette (boven) en bestaande leveranciers (onder). In de kolom “Import actie” ziet u wat de importmodule op dit moment met de erkende leveranciers zou doen op het moment dat u aan het importeren zou zijn. De mogelijke acties zijn “Koppelen”, “Importeren indien nodig” en “Altijd importeren”. De laatste twee acties (wanneer er dus geen bestaande leverancier is gevonden) kunt u wijzigen door de desbetreffende leverancier te selecteren/deselecteren. Zodra een leverancier niet geselecteerd is, zal deze (indien deze niet gekoppeld kan worden) alleen geïmporteerd worden wanneer een mutatie in een van de tabellen verwijst naar die leverancier. Heeft u de leverancier wel geselecteerd dan zal deze altijd geïmporteerd worden ongeacht of er mutaties naar verwijzen. Wanneer u klaar bent met de controle, dient u het selectievak “Huidige selectie is akkoord” te selecteren. 3.2.2.7

Start import

Als alle gegevens zijn ingevoerd en akkoord zijn bevonden, zal de knop OK beschikbaar worden. Wanneer u daar op klikt zal de import gestart worden. Omdat import en export vaak tussen kantoren onderling, met dezelfde leveranciers en/of gebruikers gebeurt, zal het niet altijd nodig zijn om 3.2.2.3 en 3.2.2.6 uitvoerig te bekijken. Wel dient u altijd het selectievak “Huidige selectie is akkoord” te selecteren om de import uit te kunnen voeren.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 15 van 26


4


Het menu “Help”

Er zijn geen helpteksten opgenomen in het pakket. Het pakket zelf geeft de gebruiker op basis van de ingegeven instellingen echter heel veel hulp en (be-)geleiding. Ook werkt de WINDOWS gebruikersinterface heel intuïtief waardoor hulp nauwelijks nodig zal zijn bij het aanleren van het pakket.

4.1 Veel gestelde vragen Mocht u met het pakket aan het werk zijn en u heeft toch nog vragen hebben dan kunt u via de menukeuze veel gestelde vragen (web) antwoorden op veel gestelde vragen vinden. De “Algemene” veelgestelde vragen zijn voor iedereen toegankelijk. De “Inhoudelijke” veelgestelde vragen zijn alleen toegankelijke wanneer u inlogt op onze website, een licentie heeft voor de betreffende module en u bij ons als contactpersoon voor de betreffende module staat geregistreerd.

4.2 Licentie informatie Wanneer u benieuwd bent, welke licenties uw geïnstalleerde softwarepakket ter beschikking heeft, kunt u dat via dit menu-item opvragen. Tevens worden hier uw bedrijfsgegevens en de einddatum van de licentie getoond. Figuur 11: Licentie informatie scherm

4.3 Controleren versie en downloaden updates Via het menu HELP , CONTROLE VERSIE (WEB) kunt u direct vanuit het pakket controleren of u over de meest recente versie van het pakket beschikt. Wanneer er een nieuwere beschikbaar is, kunt u deze laten downloaden (u kunt dit zelfs laten doen terwijl u in een administratie bezig bent). Zodra de download gereed is, zal gevraagd worden of u de installatie direct wilt starten. Het pakket zal dan automatisch afgesloten worden. Ondanks de verschillende methodes kan het voorkomen dat u geen verbinding kunt krijgen met de update-server (t.g.v. firewall instellingen op uw PC op ADSL-router). In dat geval raden wij u aan om of de software te downloaden vanaf de website www.componentagro.nl of om in overleg met uw systeembeheerder de proxy-instellingen (Zie 2.4) van het pakket aan te passen.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 16 van 26



4.4 Informatie over het pakket In het menu-item over, kunt u zien welke versie van het pakket u gebruikt (zie figuur 13). Zoals u kunt zien, is de productversie aanduiding onderstreept en blauwgekleurd (net als een link). Wanneer u hierop klikt, wordt er nog wat versie detail informatie gegevens over het pakket. Figuur 12: Deel van het informatievenster “Help -> Over…”

5

Werken via het toetsenbord

Binnen het hele pakket treft u op diverse plaatsen knoppen en menukeuzes aan waarmee bepaalde functies geactiveerd kunnen worden. Deze knoppen en menukeuzes kunnen uiteraard via de muis aangeklikt worden. Meestal is één enkele klik voldoende. Vrijwel alle knoppen en menukeuzes kunnen ook met het toetsenbord geactiveerd worden. Een overzicht van de meest gebruikte knoppen met bijbehorende toetsenbord toets treft u hierna aan. Vrijwel alle menukeuzes en beeldschermknoppen kunnen ook met een toets geactiveerd worden. Dat werkt soms sneller, voorkomt vermoeidheid en maakt het mogelijk dat gebruikers de voor hen meest plezierige methode kiezen.

5.1 Toetsencombinatie voor de menubalkfuncties Alle menukeuzes uit de menubalk kunnen geactiveerd worden met de ALT – toets gecombineerd met de onderstreepte letter uit de menutekst. Bijvoorbeeld: ALT-B is BESTAND.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 17 van 26



5.2 Beeldschermknoppen De volgende knoppen kunnen met de bijbehorende toetsen geactiveerd worden en hebben de aangegeven functie. KNOP

TOETS

ESC

Sluiten venster of annuleren invoer (niet opslaan)

INS

Toevoegen gegevens of toevoegen mutatie zonder invoervenster te verlaten

ENTER

DEL

PGDN of PGUP

Wijzigen of opslaan gegevens

Verwijderen gegevens

Vorige of volgende mutatie tonen in het invoervenster

F7

Afdrukvoorbeeld tonen

F2

Afvinken afgewerkte dossiermap

CTRL-P

Afdrukken rapportage

CTRL-E

Exporteren rapportage naar Excel-bestand

SHIFT-CTRL-E

Exporteren rapportage en direct openen in “pagina voorbeeld weergave” in Excel

F5

geen sneltoets

Tip:

FUNCTIE KNOP / TOETS

Snel herbereken rapportages (zonder opnieuw laden berekenen administratie data) Geeft extra informatie over het scherm, waarin u bezig bent

Door de muis even boven een knop stil te houden verschijnt in vrijwel alle gevallen de toets in beeld waarmee de knop geactiveerd kan worden.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 18 van 26



5.3 Het invoermenu De gebruikersinterface van het invoermenu werkt volgens het zogenaamde “Windows boomstructuur principe”. In figuur 14 zien wij deze boomstructuur en al haar mogelijke verschijningsvormen. De gebruikte iconen beelden onderstaande statussen uit: Icoon

Status De map is een groepsmap en bevat nog andere mappen Links is het standaard icoon weergegeven, daarnaast het icoon, wanneer de map geselecteerd is en de laatste variant geeft aan dat alle onderliggende submappen afgewerkt zijn. De map is een eindmap. Het laatste icoon geeft aan dat deze map afgewerkt is. Wanneer er een voor een map staat (alleen bij groepsmappen) zijn alle submappen verborgen. Door op de te klikken worden alle submappen getoond. De wordt dan een . Door weer op de te klikken, worden de submappen weer verborgen. Standaard worden de submappen onder een groep uitgeklapt, zodra een groepsmap geselecteerd wordt. Wanneer een andere map (die zich niet onder de geopende groepsmap bevindt) wordt geselecteerd, zal de uitgeklapte groep automatisch weer sluiten.

Figuur 13: Het invoermenu werkt volgens de Windows boomstructuur. (Voorbeeld uit FM)

De menustructuur zoals in figuur 14 is afgebeeld kan in de praktijk anders zijn doordat de administratie anders is ingesteld. 5.3.1

Het invoermenu via het toetsenbord

Ook het invoermenu kan volledig met het toetsenbord bestuurd worden. De volgende mogelijkheden zijn ingebouwd: Toets

Functie

3

• •

Actieve dossiermap sluiten en naar hoger liggende niveau in menuboom Actieve deel menuboom sluiten

4

• •

Geselecteerde deel menuboom openen Eerste dossiermap uit geselecteerde menuboom openen

5

•

Naar direct hoger liggende dossiermap (menuboom blijft in stand)

6

•

Naar direct lager liggende dossiermap (menuboom blijft in stand)

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 19 van 26



5.4 Kiezen uit een keuzelijst met het toetsenbord Binnen het pakket moet u op veel plaatsen uit zogenaamde keuzelijsten (zie figuur 15) keuzes maken (bijvoorbeeld welke diercategorie is er afgevoerd van het bedrijf). Dit kan door de keuzelijst met de muis open te klikken of via het toetsenbord uw keuze kenbaar te maken. Figuur 14: Een willekeurige keuzelijst als voorbeeld uit het FM-pakket

Een keuze maken uit een keuzelijst kan ook volledig met behulp van het toetsenbord gemaakt worden. De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar: Toets

Functie

6 5

Deze toetsen werken zowel indien de keuzelijst is opengeklapt als wanneer deze nog niet is opengeklapt. In beide gevallen wordt er door de keuzelijst gelopen.

ALT - 6

Openklappen keuzelijsten en calculator- en datum-velden

ENTER

Geselecteerde keuze daadwerkelijk kiezen.

PAGE UP

Een scherm terug in de keuzelijst

PAGE DOWN

Een scherm verder in de keuzelijst

HOME

Naar de eerste keuze uit de keuzelijst

END

Naar de laatste keuze uit de keuzelijst

Figuur 15: Een keuzelijst kan met de toetsencombinatie ALT - 6 opengeklapt worden. Met de toets ENTER kunt u uw keuze activeren. Voorbeeld uit FM-module.

Tip:

In de keuzelijsten is zoveel mogelijk gebruik gemaakt van door algemeen bekende codestelsels. Voor dieren is dat gebaseerd op MINAS, voor sectoren is dat gebaseerd op GRAS (= de balansgrootboekrekening is de sectorcode). Het kiezen van een diercode of grootboekrekening kan ook gebeuren door in het invoervak direct de diercode of grootboekrekening in te tikken (zie figuur 16) gevolgd door de toets enter.

5.5 Switchen tussen invoervakken met het toetsenbord Tussen de verschillende invoervakken kan heen en weer gesprongen worden door gebruik te maken van de toetsen TAB (= volgende invoervak) en SHIFT – TAB (= vorige invoervak).

5.6 De rekenmachine en de kalender Op verschillende plaatsen binnen het pakket wordt u een rekenmachine of een kalender aangeboden, waarmee op eenvoudige wijze berekeningen kunnen worden gemaakt en data kunnen worden gekozen.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 20 van 26



De rekenmachine herkent u aan dit icoon en de kalender aan dit . U activeert één van beide mogelijkheden door op de icoon te klikken of de toetsenbordcombinatie ALT- 6. Zowel de rekenmachine als de kalender kunt u gebruiken door middel van de muis of door middel van het toetsenbord. Het resultaat zoals berekend met de rekenmachine kan ingevoerd worden in het betreffende invoervak door op = te klikken of te drukken. Ook de ENTER- toets werkt als het = - teken. Voor wat betreft de kalender zij nog opmerkt dat de volgende toetsenbord –(combinaties) de volgende functie hebben. • • •

6

3 4 5 6: respectievelijke een datum naar links, rechts, boven of onder; PAGE UP en PAGE DOWN: respectievelijk een maand terug of vooruit; CTRL – PAGE UP en CTRL – PAGE DOWN: respectievelijke een jaar terug of vooruit.

Rapporteren

Als alle gegevens zijn ingevoerd kunt u de volgende rapportages (zie figuur 17) maken: 1. Invoer(-verslag) 2. Algemeenrapport

6.1 Invoer(-verslag) afdrukken Het invoerverslag kan afgedrukt worden naar beeldscherm en vervolgens naar de printer of rechtstreeks naar een bestand. Klik op afdrukken nadat u uw keuze uit één van onderstaande mogelijkheden heeft gemaakt. Figuur 16: Standaard keuzes voor invoerverslag

6.2 Rapporteren in het algemeen Voordat de rapportage wordt gestart, worden er (afhankelijk van de module), nog verschillende rapporteringopties gevraagd. Standaard zal er een melding getoond worden met de aanduiding om welk rapport het gaat. Tevens kunt de volledige gebruikersnaam invoeren. Figuur 17: Basis rapporteringscherm (vb. Fischler-scan)

Toelichting: • Gebruiker: Hier wordt automatisch de ingelogde gebruiker afgedrukt. Deze gebruiker wordt (Afhankelijk van het rapport) op de rapportomslag als opsteller van het rapport vermeld. U kunt deze naam wijzigen. De naam zal gedurende het gebruik van het pakker blijven staan. Bij het opnieuw inloggen zal weer de originele gebruikersnaam vermeld worden.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 21 van 26



Het resulterende rapport (na op OK te hebben geklikt in het voorgaande scherm), kan met de schuifbalk geheel rechts doorlopen worden. Ook kunt u de toetsen PAGE UP en PAGE DOWN gebruiken. U moet dan wel eerst door middel van de TAB toets (of door er met de muis op het rapport te klikken) het rapportagevenster actief maken. (met behulp van de TAB – toets kunt u afwisselend een ander venster – TABBLADEN / INVOERKEUZE-MENU / INVOER of RAPPORTAGE VENSTER - actief maken). Figuur 18: Rapportweergave met afdrukvoorbeeld in afdrukscherm (uit Fischler-scan)

6.3 Afdrukken rapportages en/of exporteren naar Excel Het afdrukken van rapportage verloopt via de knoppen onder in beeld. Figuur 19: Verschillende afdrukknoppen

1. Afdrukken naar de printer 2. Basis export (Excel, XML, HTML) 3. Export naar Excel, met pagina-einden toevoeging in Excel. (Excel moet hiervoor geïnstalleerd zijn) 6.3.1

Afdrukken naar printer

Het afdrukken van een rapportage naar de printer verloopt via de knop AFDRUKKEN. De volgende afdrukmogelijkheden staan te uwer beschikking: • • •

Marges: hiermee kunt u de printmarges instellen Afdrukbereik: hiermee kunt u bepalen welke reeks pagina’s er afgedrukt zullen worden. Achtergrond afdrukken:zoals u zult zien heeft het model een aantal “groene” accenten gekregen. Deze kunt u uitzetten door deze optie uit te vinken.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 22 van 26


•


Afdrukvoorbeeld tonen: hiermee kunt het voorbeeldvenster zoals in figuur 19 te zien is aan- of uitzetten

Tip:

Achtergrond meeprinten: “Deskjet-printers” Zoals u in figuur 19 kunt zien is het rapport voorzien van gevulde vlakken. Dit kan echter bijvoorbeeld bij Deskjet-printers veel inktcartridges kosten. U kunt de rapportages daarom ook zonder achtergrondkleuren afdrukken. U kunt deze afdruk ook zien als een conceptafdruk. Marges instellen Zoals de naam al doet vermoeden kunt u met deze parameters de marges instellen. Afdrukvoorbeeld tonen Met deze optie kunt u eerst een afdrukvoorbeeld op uw scherm tonen, voordat u afdrukt. Reeks Met deze optie kunt u 1 of meer pagina’s afzonderlijk afdrukken.

6.3.2

Exporteren naar Excel, XML of HTML

Indien u een rapportage wilt exporteren naar Excel-, XML- of HTML-formaat drukt u op de knop EXPORT. Vervolgens kunt u: • de voorgestelde bestandsnaam aanpassen of accepteren; • het export-formaat kiezen (*.xls voor Excel, *.xml voor XML of *.htm voor HTML); • de locatie aangeven waar u het bestand wilt opslaan. Figuur 20: Exportmogelijkheden van de rapportages naar Excel, XLM en HTML

6.3.2.1

Het geëxporteerde bestand in Excel bewerken en afdrukken

Wanneer de geëxporteerde rapportage binnen Excel geopend wordt blijkt dat het bestand: • beveiligd is tegen onbedoeld muteren; • zonder kleuren en met raster en kolom- en rijkoppen afgedrukt wordt; • de paginascheidingen soms niet op de juiste plaats staan; • geen rij- en kolomkoppen zichtbaar zijn tijdens het werken binnen Excel; • en de kolommen naast de rapportage niet zichtbaar zijn. U kunt deze instellingen eenvoudig wijzigen of opheffen door onderstaande handelingen te verrichten. Het is veel handiger om het raport via Excel-pagina-einde-weergave (= )te exporteren. Alle onderstaande handelingen worden dan automatisch voor u gedaan. Zie hoofdstuk 6.3.3.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 23 van 26



Beveiliging blad opheffen De beveiliging is op te heffen via de menukeuzes EXTRA, BEVEILIGING, BEVEILIGING BLAD OPHEFFEN. Afdrukinstellingen wijzigingen U kunt zorgen dat het rapport normaal afgedrukt wordt door via BESTAND, PAGINA-INSTELLING.., tabblad BLAD de optie ‘Rasterlijnen’, ‘Zwart-wit’ en ‘Rij- en kolomkoppen’ uit te vinken. Soms zal het ook nodig zijn om via het tabblad PAGINA de optie ‘Verkleinen / vergroten’ op 95% te zetten. Pagina-scheidingen aanbrengen Het op de juiste plaats aanbrengen van pagina-scheidingen verloopt het eenvoudigst via de knop AFDRUK-VOORBEELD en vervolgens sleept u via de knop PAGINAEINDE VOORBEELD de paginascheidingen op de juiste plaats. Tip:

Indeling rapport Door slim met de pagina-scheidingen om te gaan kunt u zelf bepalen binnen Excel welke rapportonderdelen nog wel en welke niet meer bij elkaar op één pagina kunnen. U kunt meestal de omvang van het rapport hierdoor verkleinen. Ook beperkt u hiermee het aantal witte vlakken.

Rij- en kolomkoppen zichtbaar maken binnen Excel Om de rij- en kolomkoppen zichtbaar te maken binnen Excel selecteert u achtereenvolgens: EXTRA, OPTIES, tabblad WEERGAVE en vinkt u ‘Rasterlijnen’ en ‘Rij- en kolomkoppen’ aan. Alle kolommen zichtbaar maken Om alle kolommen zichtbaar te maken – ook diegenen die nu rechts van het rapport verborgen zijn – selecteert u de 2 of 3 meest rechtse kolommen uit het rapport en drukt u achtereenvolgens op OPMAAK, KOLOM, ZICHTBAAR MAKEN.

6.3.3 Exporteren naar Excel via de “Pagina-einde voorbeeld”–knop Exporteren van rapportages via de Pagina-einde voorbeeld-knop (= ) stelt u in staat om zelf via Excel: 1. de pagina-einden in te stellen (u bepaalt zelf wat u, op welke pagina, bij elkaar afgedrukt wilt hebben); 2. te beslissen welke pagina’s u wel en welke u niet wilt afdrukken; Pagina-einden kunt u in Excel wijzigen door ze te verslepen. Een pagina-einde kunt u verwijderen door een pagina-einde streep te slepen naar een andere pagina-einde streep of door deze naar het einde van het afdrukbereik te slepen.

6.3.4 Afdrukmarges instellen voor export naar Excel De marges die u instelt binnen het afdrukvenster (zie figuur) worden vanaf versie 8.7. ook geëxporteerd naar Excel. Veelal zult u immers daar dezelfde marges willen gebruiken. De ingestelde marges worden per WINDOWS-gebruiker bewaard.

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 24 van 26



Bijlage 1.: Overzicht van rechten

Overzicht van hoofdrechten Nr. 2 3 4 8 10 40

Omschrijving Financieel management Minas Gebruiksnormen Niet-jaargebonden rapportages Rapporteren Beheer systeem

50

Beheer algemeen

70 9999

Import/Export DEMO Recht

Verklaring Toegang tot de Financieel management module Toegang tot de MINAS module Toegang tot de module “Stelsel van Gebruiksnormen” Toegang tot de Niet-jaargebonden rapportage module Algemeen recht om te kunnen rapporteren Systeembeheer functies: Reorganiseren Licentie ophalen/wijzigen Proxy instellingen Gebruikersgroepen Gebruikers Basislicentie voor onder andere beheerfuncties zoals cliëntbeheer, conversietabel (FM) en organisatiespecifieke kunstmestsoorten (GN) Algemeen import/export recht Dit recht is alleen beschikbaar wanneer de applicatie in DEMO modus staat

Overzicht van groepsrechten Nr. 1 2

Omschrijving Sectoren/teelten Grond administratie

3

Vee administratie

4 6 7 10 11 19 20 21 30 80 100 150 400 405 410 430 435 450 500 520 525 545

MB Aangiften MB Management MB Rapport van bevindingen GN Gebruiksnormen GN Bemestingsplan GN Bedrijfsspecifiek excretie FM Melkvee FM Varkens FM Akkerbouw NJG Fischler-scan MB rapporten FM rapporten Reorganisatie Licentie beheer Proxy instellingen Gebruikersgroepen Gebruikers Controleren op updates Cliënten MB Erkende leveranciers MB Accountantsgegevens RvB FM Kolommenbalans invoer

550 555

FM Conversietabellen FM Kolommenbalans definities

januari 2007

Verklaring Beheer van administratiespecifieke sectoren (alleen binnen FM) Heeft betrekking op alle grondadministratie mogelijkheden. Bv. MINAS: Grondkaart en management gronden Alles wat betrekking heeft op de dieradministratie (m.b.t. gemiddelde aantallen en Omzet/aanwas FM) Gebruiken van de aangiften binnen MINAS Gebruiken van management functionaliteit binnen MINAS Gebruiken van de RvB binnen MINAS (alleen 2001 e.e.) Gebruiken van “gebruiksnormen” invoer Gebruiken van “bemestingsplan” invoer Gebruiken van “bedrijfsspecifieke excretie” invoer Gebruiken van melkvee functionaliteit binnen FM Gebruiken van varkens functionaliteit binnen FM Gebruiken van akkerbouw functionaliteit binnen FM Gebruiken van Fischler-scan binnen niet-jaargebonden rap. Algemeen uitvoeren van MINAS rapportages Algemeen uitvoeren van FM rapportages Reorganisatie beheerrecht Geeft de mogelijkheid licenties via het internet op te halen Beheer van proxyinstellingen Beheersrecht voor gebruikersgroepen Beheersrecht voor gebruikers Recht voor controleren op updates Cliëntenbeheer recht Recht tot beheer van MINAS erkende leveranciers Recht tot beheer van MINAS accountantsgegevens (RvB) Recht tot het kunnen gebruiken van de kolommenbalans invoer/import binnen de administratie (FM) Recht tot beheer van de conversietabellen (FM) Recht tot beheer van de kolommenbalans definities (FM)

(HL043004.DOC)

Pagina 25 van 26


Nr. 560

Omschrijving FM Organisatie sectoren

700 701 702 710 790

Export algemeen MB Export BVO FM Export BVO Import algemeen Data uitwisseling


Verklaring Recht tot beheer van organisatiespecifieke sectoren (FM) - Dit is nog niet operationeel Recht tot exporteren BVO-export recht voor MINAS BVO-export recht voor FM Recht tot importeren Recht tot uitwisselen van administraties (m.b.v. import/export) binnen de organisatie zelf (desktop/laptop).

Overzicht van subgroeprechten Nr. 3 4 5 7 8 9 10 11 12 13 20 51 52 60 80 101 102 110 115 151 161 171 180 190 191 555 556 711 9000 9005 9010 9020 9050

Omschrijving MB Grondkaart FM Grond admin (Gebruikstitel) FM Vee admin gem. dier MB Vee admin Veesaldo MB Vee admin gem. dier MB Verfijnd muteren MB Forfaitair muteren MB Management muteren MB RvB Verfijnd MB RvB Forfaitair FM Analyse Voer FM Analyse kunstmest FM Analyse organische meststof FM Analyse dieren Melkvee Fischler-scan muteren MB Verfijnd rapporteren MB Forfaitair rapporteren MB Management rapporteren MB Gebruiksnormen rapport. FM Management rapporteren FM Rapporteren Normen FM Rapporteren Analyse Fischler-scan rapporteren GN Gebruiksnormen rapporten GN Bemestingsplan rapporteren FM Admin kolommenbalans invoer FM Admin import kolommenbalans Import MIFAS bestanden Nieuwe administratie aanmaken Inzien administraties Wijzigen administraties

Verklaring Grondkaart administratie binnen MINAS Grondgebruiktitel administratie binnen FM Diergemiddelde registratie binnen FM Veesaldo registratie binnen MINAS Gemiddelde dieradministratie binnen MINAS Kunnen muteren van verfijnd gegevens Kunnen muteren van forfaitaire gegevens Management gegevens kunnen muteren Rapport van bevindingen “verfijnd” Rapport van bevindingen “forfaitair” Recht voor analyseren van voerkosten Recht voor analyseren van kunstmest Recht voor analyseren van organische meststoffen Recht voor analyseren van melkveestapel Kunnen muteren van Fischler-scan invoer Kunnen rapporteren van de verfijnde aangifte Kunnen rapporteren van de forfaitaire aangifte Kunnen rapporteren van het MINAS management rapport Kunnen rapporteren van de “indicatieve” gebruiksnormen Kunnen rapporteren van het Financieel management rapport Recht tot tonen van normen/referentie cijfers in FM rapport Recht tot tonen van analyse pagina’s in FM rapport Kunnen rapporteren van de Fischler-scan Kunnen rapporteren van “Gebruiksnormen” Kunnen rapporteren van “Bemestingsplan” Recht tot handmatig invoeren van de kolommenbalans Recht tot automatisch importeren van de kolommenbalans

Mogelijkheid om MIFAS (MINAS) administraties te importeren Algemeen recht om nieuwe administraties aan te kunnen maken Algemeen recht om administraties te kunnen openen Algemeen recht om bestaande administraties te kunnen wijzingen Verwijderen administraties Algemeen recht om bestaande administraties te kunnen verwijderen Wijzigen data andere gebruiker Algemeen recht om gegevens, die ingevoerd zijn door een andere gebruiker, te kunnen wijzingen - Dit is nog niet operationeel

januari 2007

(HL043004.DOC)

Pagina 26 van 26

- Algemene functionaliteit

Recommend Documents