Nieuw transparant beleid van de KMDA gesteund door Microsoft Dynamics NAV

SPOTLIGHT

Nieuw transparant beleid van de KMDA gesteund door Microsoft Dynamics NAV iFacto en Microsoft Dynamics NAV brengen gemoedsrust bij het Bureau voor Normalisatie SOLUTIONS

Paperless Process Management met Microsoft Dynamics ERP KEYNOTE

Steeds online, steeds verbonden Het ‘nieuwe werken’ volgens Microsoft

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Internetbankieren voor de professional

Editoriaal

Inhoud SPOTLIGHT

No trust, no business!

Nieuw transparant beleid van de KMDA gesteund door Microsoft Dynamics NAV

Vertrouwen is de bouwsteen van elke relatie, ook professioneel. Elke onderneming moet daarom investeren in het vertrouwen van haar klanten.

iFacto en Microsoft Dynamics NAV brengen gemoedsrust bij het Bureau voor Normalisatie

Pag 4

Pag 10

KEYNOTE Steeds online, steeds verbonden Het ‘nieuwe werken’ volgens Microsoft

Pag 7

Kortom, met bedrijfssoftware kunt u uw vitale bedrijfsprocessen optimaliseren zodat u het vertrouwen van uw klanten behoudt en meer tijd overhoudt om hen vooruit te helpen.

Pag 13

De Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen vzw en het Bureau voor Normalisatie getuigen hiervan in dit iFacto Magazine.

SOLUTIONS Paperless Process Management met Microsoft Dynamics ERP

Bedrijfssoftware is een rationeel hulpmiddel om de vertrouwensband met uw klanten te ondersteunen. Microsoft Dynamics ERP helpt u foutloos te werken, vlotter vragen te beantwoorden, de juiste stock te hanteren, sneller te leveren, een slim debiteurenbeleid te voeren, documenten kostenefficiënt te beheren doorheen het bedrijfsproces, …

Veel leesplezier! Steven Arrazola de Onate Managing Partner, iFacto

Colofon iFacto magazine | Success through value innovation Uitgever:

Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 [email protected]

Redactie:

Katrien De Hert, Ken Holsters, Veerle Bonte, Patrick Dalle

Advertenties:

Isabel, Microsoft, iFacto

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange

Veldkant 33B | 2550 Kontich Tel.: +32 (0)3 443.20.70 | Fax +32 (0)3 443.20.74 www.ifacto.be | [email protected] iFacto magazine > Page 3

SPOTLIGHT

Nieuw transparant beleid van de KMDA gesteund door Microsoft Dynamics NAV De KMDA is op twee jaar tijd geëvolueerd van een klassiek defensief bedrijf naar een open progressieve onderneming. De implementatie van Microsoft Dynamics NAV en PPM.net, een realisatie van iFacto, past perfect binnen het streven naar meer structuur en transparantie. Boekhouding en aankoop zijn nu naadloos met elkaar verbonden, workflows leggen de nodige discipline op en een interface met het fronthouse systeem zorgt voor snelle gegevensoverdracht. De KMDA (Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen) is een vereniging, opgericht in 1843 en heeft vier merken onder haar hoede: ZOO Antwerpen, Planckendael, Serpentarium en de Koningin Elisabethzaal. Daarnaast is de KMDA beheerder van het natuurreservaat De Zegge in Geel. De KMDA is met meer dan 2 miljoen

bezoekers per jaar de grootste speler op het toeristische veld in België en speelt een vooraanstaande rol op wereldvlak wat betreft wetenschappelijk onderzoek en conservatie. De vereniging stelt 400 mensen tewerk en realiseert een omzet van ca. 55 miljoen euro.

Continu staan er bij de KMDA nieuwe grote projecten op stapel, waaronder de komende maanden de verhuis van Kai Mook naar het nieuwe olifantenverblijf in Planckendael, de ontwikkeling van een nieuwe realityreeks op één ‘The Zoo of Love’ en een indrukwekkende renovatie van de Koningin Elisabethzaal.

Foto: ZOO Antwerpen iFacto magazine > Page 4

SPOTLIGHT

“Wat niet via officiële weg besteld is, kan niet ontvangen, noch betaald worden. De strikte procedures binnen Microsoft Dynamics NAV helpen onze mensen bij de dagelijkse organisatie van hun werk en dragen in sterke mate bij tot de transparantie en efficiëntie van onze onderneming.” Wim Van den Berghe, Directeur Purchase & Supply Chain, KMDA

Foto: ZOO Antwerpen

Vernieuwing van IT in kader van hervormingen Enkele jaren terug besliste de KMDA om alle bedrijfsprocessen grondig te herzien en te stroomlijnen. Rollen dienden geherdefinieerd en er moest dringend gesnoeid in het aantal leveranciers. Het was meteen ook de ideale gelegenheid om de IT-infrastructuur te herbekijken. “Wij zijn een heel complexe onderneming, met 72 beroepen en 8 departementen. De boekhouding werkte met Microsoft Dynamics NAV, sales en aankoop elk met een ander pakket en dan is er nog ons fronthouse systeem voor tickets, abonnementen en toegangscontrole”, legt Wim Van den Berghe uit, Directeur Purchase & Supply Chain bij de KMDA. De scope omvatte het integreren van aankoop en boekhouding binnen één pakket en het uitwerken van een link met het fronthouse systeem.

Een IT-partner met ervaring in de KMDA Na een grondige marktstudie kwam de KMDA tot het besluit dat Microsoft Dynamics NAV de meest geschikte oplossing is voor een onderneming die, ondanks haar complexiteit, toch eerder aanleunt bij een flink uit de kluiten gewassen KMO. Microsoft Dynamics

NAV is immers een krachtige en populaire standaard ERP-oplossing die toelaat om alle bedrijfsprocessen te integreren zodat alle gegevens centraal beschikbaar zijn voor iedereen en er geen dubbele invoer meer nodig is. De modulaire opbouw laat ook toe om gaandeweg nieuwe processen toe te voegen. Tot nu toe werd een oude versie van deze oplossing enkel voor de boekhouding gebruikt. Wie de herimplementatie in Microsoft Dynamics NAV 2009 dan wel moest uitvoeren, was de inzet van een volgende zoektocht. Wim Van den Berghe: “Het leek ons niet onbelangrijk om terecht te komen bij een partner met enige ervaring in onze sector. iFacto had in het verleden al een consulting opdracht voor ons uitgevoerd en zij stonden dus al zeker op onze shortlist. Toch hebben we met een onafhankelijke kijk de markt verkend, maar iFacto kon zich veel beter inleven in onze problematiek. En behalve het vertrouwen in hun kennis, voelden we ook snel dat het goed zou klikken.” Eerst werden alle krachtlijnen voor de aankoopprocessen vastgelegd, daarna werden enkele maanden gewijd aan het opkuisen en verzamelen van alle gegevens. Intussen voerde iFacto een upgrade uit van de boekhouding. Op 7 maart 2012

ging het hele systeem ten slotte live. Elke week wordt een verschillend departement grondig opgeleid, zowel in de nieuwe software als in het algemene aankoop – en leverproces zodat tegen mei iedereen ermee aan de slag is.

Van impulsaankopen naar strikte procedures In het verleden verliep het aankoopproces bij de KMDA vrij impulsief. Producten werden aangekocht zonder rekening te houden met productie- en levertermijnen en continu werden nieuwe leveranciers toegevoegd. Er werden geen aankopen gegroepeerd en er was geen controle op prijsmutaties, SLA’s of de kwaliteit van de leveringen. Voortaan werkt de KMDA enkel nog met leveranciers die goedgekeurd zijn in Microsoft Dynamics NAV en de aankoop van zowel standaard als nietstandaardproducten verloopt via een goedkeuringsprocedure. Bovendien werd een magazijnteam opgericht dat alle geleverde goederen in ontvangst neemt en registreert. Ook diensten moeten in ontvangst genomen worden, dit wordt gestroomlijnd vanuit de aankoopafdeling. “Wat niet via officiële weg besteld is, kan niet ontvangen, noch betaald worden. De strikte procedures binnen Microsoft Dynamics NAV helpen onze mensen iFacto magazine > Page 5

SPOTLIGHT

“Op één jaar tijd hebben wij samen met iFacto bergen werk verzet om de processen in onze onderneming te stroomlijnen in de structuur van Microsoft Dynamics NAV. De communicatie met iFacto verliep in beide richtingen bijzonder open.” Annelies Verbruggen, Projectmanager, KMDA (midden) met Wim Van den Berghe, Directeur Purchase & Supply Chain, KMDA (links) en Swen Maes, iFacto

bij de dagelijkse organisatie van hun werk en dragen in sterke mate bij tot de transparantie en efficiëntie van onze onderneming”, vertelt Wim Van den Berghe, Directeur Purchase & Supply Chain, KMDA. “Niettemin is Microsoft Dynamics NAV toch flexibel genoeg voor noodbestellingen en overmachtscenario’s.”

Nieuwe boekhoudstructuur KMDA heeft nu al haar 2020-beleid uitgeschreven, met een aangepast organigram en nieuwe processen. Dit vormt meteen ook de basis voor een nieuwe analytische boekhouding. Deze werd door iFacto al meteen uitgewerkt in Microsoft Dynamics NAV. De nieuwe interface met het fronthouse systeem werd ook door iFacto ontwikkeld

en is een pak praktischer dan vroeger. Wanneer bij problemen de data niet goed zou doorkomen, is alles manueel snel terug te vinden.

Digitale archivering met PPM.net Naadloos geïntegreerd met Microsoft Dynamics NAV verzorgde iFacto ook de implementatie van PPM.net, een totaaloplossing voor document management, workflow en archivering van documenten. Hiermee worden aankoopfacturen ingescand en via een goedkeuringsproces doorgestuurd naar alle verantwoordelijken. De originele papieren blijven veilig en wel bewaard in de boekhouding. In de toekomst zullen de goedkeuringsprocessen van aankoopfacturen en aankooporders geïntegreerd worden in één geautomatiseerde workflow.

Besluit

Foto: Planckendael

iFacto magazine > Page 6

“Op één jaar tijd hebben wij samen met iFacto bergen werk verzet om de processen in onze onderneming te stroomlijnen in de structuur van Microsoft Dynamics NAV. De communicatie met iFacto verliep in beide richtingen bijzonder open. Hun consultant werkte erg gefocust en had niettemin altijd tijd voor vragen. Dat maakte de samenwerking erg positief. Samen hebben we transparantie geïntroduceerd doorheen het hele bedrijf”, besluit Annelies Verbruggen, Projectmanager, KMDA.

Overzicht: Profiel: De KMDA (Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen) is een vereniging met vier merken onder haar hoede: ZOO Antwerpen, Planckendael, Serpentarium en de Koningin Elisabethzaal.

Uitdaging: De KMDA wilde haar back office stroomlijnen binnen één ERP-pakket om meer controle te krijgen op aankopen en boekhouding.

Oplossing: iFacto implementeerde bij de KMDA de nieuwste versie van Microsoft Dynamics NAV, aangevuld met een totaaloplossing voor documentbeheer en een interface met de fronthouse applicatie

Voordelen: • Transparante analytische boekhouding • Handige interface met fronthouse applicatie • Aankoopproces gestructureerd met workflows • Digitale verwerking van aankoopfacturen • Controle op ontvangen goederen en diensten • Zicht op leveranciers, prijzen en contracten • Een IT-partner met inzicht in de complexe bedrijfsstructuur

KEYNOTE

Steeds online, steeds verbonden Het ‘nieuwe werken’ volgens Microsoft De afgelopen decennia had technologische innovatie een belangrijke impact op bedrijven: krachtiger software en computersystemen, het internet en de vandaag alomtegenwoordige draadloze connectiviteit zijn maar enkele voorbeelden. Het toenemende gebruik van informatietechnologie heeft ongetwijfeld een cruciale rol gespeeld in het verhogen van de productiviteit van medewerkers.

De komende 10 jaar zal de relatie tussen mens en werk grondig veranderen. Medewerkers krijgen bijna onbeperkt toegang tot informatie, 24 uur op 24 en op gelijk welke locatie. Meteen zal echter een nieuwe uitdaging ontstaan: naarmate barrières worden neergehaald, zal de gebruiker nieuwe manieren moeten zoeken om de overvloed aan informatie en samenwerkingsmogelijkheden te beheersen. We zullen ook het begrip ‘werken’ moeten heruitvinden en de grenzen tussen werk en privéleven opnieuw moeten definiëren.

In al ons enthousiasme over het succes van de vooruitgang, moeten we echter niet vergeten dat het vermogen tot aanpassing en innovatie in de eerste plaats een menselijke capaciteit is. In het naderende tijdperk van snelle verandering en globalisatie, zal de aandacht van leidinggevenden meer dan ooit moeten gaan naar het ‘nieuwe werken’ om mensen in staat te stellen efficiënter en effectiever te werken.

De opkomst van de informatiewerker De opkomst van IT als drijvende kracht binnen het bedrijf, is de voorbije tientallen jaren gepaard gegaan met de opkomst van een nieuwe klasse van medewerkers: de informatiewerker. Hij was de eerste in het bedrijf die met tekstverwerker, spreadsheet, e-mail en presentatiesoftware ging werken. Naarmate applicaties gebruikersvriendelijker werden, konden de hulpmiddelen van de informatiewerker door steeds meer afdelingen binnen de organisatie worden overgenomen: medewerkers in de commerciële afdeling, klantenservice, projectleiders, magazijnmedewerkers, … .

iFacto magazine > Page 7

KEYNOTE

Volgens schattingen van IDC besteden informatiewerkers 2,5 uur per dag, ofwel 30% van hun werktijd, aan niet-productieve, informatiegerelateerde activiteiten. HP en London University voerden een onderzoek uit naar de impact van constante onderbrekingen op de menselijke intelligentie. Daaruit bleek dat ze een daling van het IQ veroorzaken met bijna 10 punten – tweemaal de gemiddelde daling als gevolg van marihuanagebruik.

Wie kijkt naar de organisatie van gisteren, ziet echter nog steeds vooral muren en barrières: muren tussen afdelingen, tussen medewerkers onderling, maar ook tussen medewerkers en hun informatiebronnen, tussen softwaresystemen, … . Nu de wereld door systemen en netwerken onderling verder verbonden raakt, zullen die muren in toenemende mate wegvallen. Dit betekent echter ook dat medewerkers worden blootgesteld aan een nieuwe wereld van onzekerheden en een stortvloed aan informatie.

Productief blijven in een onderling verbonden wereld Een gemiddelde informatiewerker heeft de dagelijkse hoeveelheid zakelijke e-mails sinds 1997 met een factor tien zien toenemen. De hoeveelheid zakelijke elektronische communicatie – e-mail, instant messaging, vergaderverzoeken – zal bovendien in de toekomst vervijfvoudigen, aldus IDC. iFacto magazine > Page 8

Vereenvoudiging en inzicht Al deze vormen van afleiding hebben een aantoonbaar effect op de productiviteit van medewerkers. Welke lessen kunnen we hieruit trekken? Volgens Microsoft zullen de softwaretoepassingen van informatiewerkers zodanig moeten worden aangepast, dat ze voorbereid zijn op het groeiende probleem van overinformatie. Een krachtige visie op de productiviteit van informatiewerkers moet aandacht schenken aan betere, slimmere manieren om grote hoeveelheden complexe data te visualiseren en te sturen. In een notendop: vereenvoudiging en inzicht.

Het ‘nieuwe werken’ volgens Microsoft In de komende 10 jaar zal de informatiemedewerker toegang krijgen tot onbeperkte informatie, van op gelijk welke locatie, op ieder ogenblik van de dag. De

impact op zijn professioneel en privéleven zal nog groter zijn dan we ons vandaag durven inbeelden. Zo zal het concept van ‘kantoor’ of ‘werkplaats’ in de toekomst grondig veranderen. Steeds meer realiseert men zich dat de informatiewerker voor veel taken even efficiënt thuis of extern kan werken als op kantoor. Daarnaast beschikt de informatiemedewerker steeds vaker over meerdere toestellen: een PC op kantoor, een notebook of tablet PC, een smartphone, … . Het synchroniseren van informatie is niet alleen nuttig – het wordt gewoon onontbeerlijk. In de visie op het ‘nieuwe werken’ die Microsoft uitdraagt, moet slimme technologie mensen helpen om niet alleen op het werk, maar in balans met hun privéleven, hun doelstellingen te realiseren.

KEYNOTE

Cloud computing en Microsoft Office 365

Beter samenwerken: SharePoint Online

In de jaren ’90 werden softwaretoepassingen als Microsoft Office massaal ingezet om de individuele productiviteit van medewerkers te verhogen.

Naast de bekende Office toepassingen Outlook, Word, Excel en Powerpoint, krijgt de Office 365 gebruiker standaard ook toegang tot SharePoint Online.

Het werd de voorbije jaren echter stilaan duidelijk dat productiviteitstools alleen onvoldoende waren om de concurrentiepositie van ondernemingen te garanderen. De traditionele Office Suite evolueerde tot een samenwerkingsplatform dat steeds vaker geïntegreerd werd met bedrijfssystemen (Microsoft Dynamics, maar ook bijna alle andere beheersystemen voorzien in een koppeling met Outlook en Word).

SharePoint Online is een centrale locatie om documenten en informatie te delen met collega’s en klanten: men kan er alle documenten eenvoudig online opslaan en in real-time samenwerken op projecten vanaf vrijwel elke locatie waar Internet toegang beschikbaar is.

Daarnaast duikt vandaag een nieuwe trend op die bepalend is voor de toekomst van iedere ICT-omgeving: Software as a Service (SaaS), of cloud computing. Het komt erop neer dat software en servers ergens op het internet draaien, in plaats van lokaal binnen het bedrijf; het softwarepakket wordt dan door een externe partij als dienst aangeboden. Met Office 365 brengt Microsoft de vertrouwde samenwerkings- en productiviteitsprogramma’s van Microsoft Office volledig via de cloud. Met heel wat voordelen voor de professionele gebruiker – of hij nu een kleine zelfstandige is of behoort tot een grote organisatie.

Beter communiceren: Microsoft Lync Microsoft Lync is een geavanceerd instant messaging platform voor zakelijk gebruik en maakt eveneens standaard deel uit van Office 365. Communicatie wordt interactie, met nadruk op samenwerking, betrokkenheid en toegankelijkheid. Microsoft Lync kan van elk email-, chat-, of telefooncontact een virtuele face-to-face meeting maken, doordat iedere communicatievorm ook videoen audioconferencing kan omvatten. Ook kan een gebruiker zijn applicaties

of documenten delen met anderen. Tot slot staan voorzieningen zoals instant messaging, internettelefonie, aanwezigheidsinformatie (‘presence’) en spraakherkenning ter beschikking. Kortom, gebruikers kunnen met Lync slimmer, sneller en productiever samenwerken, ongeacht waar ze zich bevinden, op vrijwel elk apparaat.

Cloud-versie van Microsoft Dynamics NAV in 2012 Microsoft kondigde ook aan dat alle Microsoft Dynamics oplossingen in de toekomst als cloud-versie beschikbaar zullen worden, gebaseerd op Windows Azure. Na Dynamics CRM Online volgt eind 2012 een cloud-versie van Microsoft Dynamics NAV, voorlopig onder de codenaam “NAV2013”. Gebruikers zullen gebruik kunnen maken van de toepassing via de Internet Explorer 9 browser op hun desktop. Wilt u meer informatie over de cloud oplossingen van Microsoft of over de mogelijkheden van Microsoft Dynamics NAV in de cloud? Neem dan contact op met iFacto via [email protected]

Gebruikers hebben via de cloud niet alleen toegang tot de meest recente versie van hun Office-toepassingen, maar kunnen bovendien gemakkelijk samenwerken. Op vrijwel elk apparaat (PC, Windows Phone, iPhone, Android phone, BlackBerry, …) hebben zij toegang tot e-mail, webvergaderingen, documenten en agenda’s. Via een eenvoudig te gebruiken beheerconsole houden IT-beheerders controle over gebruikersaccounts, toegangsrechten en implementaties binnen de organisatie.

iFacto magazine > Page 9

SPOTLIGHT

iFacto en Microsoft Dynamics NAV

brengen gemoedsrust bij het Bureau voor Normalisatie De (sinds 2010) nieuwe IT & Sales manager van het NBN zag zich door het oude maatwerkpakket belemmerd om een efficiëntieverhogende reorganisatie door te voeren. Hij wist dat Microsoft Dynamics NAV de nodige structuur en flexibiliteit in huis had om zijn ideeën te ondersteunen. In iFacto vond hij een IT-partner die zijn visie deelde en die op heel korte termijn kon realiseren. Microsoft Dynamics NAV biedt het NBN glasheldere boekhoudcijfers, een goede samenwerking tussen alle afdelingen, een betere dienstverlening… kortom: gemoedsrust.

Het NBN – Bureau voor Normalisatie – is een gedecentraliseerde parastatale organisatie die verantwoordelijk is voor het realiseren en publiceren van normen in België. 90% van de 39.000 Belgische normen is afkomstig van Europa. Het NBN organiseert het commerciële traject naar alle partijen, onderzoekt eventuele conflicten met de oude norm, registreert de Europese norm naar een NBN EN norm en bezit het copyright op het norm-

document. Belgische bedrijven die zich concurrentieel willen onderscheiden met een bepaalde norm, kunnen bij het NBN het gewenste normdocument aankopen om op de hoogte te zijn van alle in acht te nemen regels. Peter Brosens, IT & Sales Manager bij het NBN: “In plaats van een normdocument als single-user aan te kopen via de e-shop, zullen onze klanten ook beroep kunnen doen op het nieuwe MyNBN-portaal, waarin ze op elk moment alle up-to-date normen kunnen inkijken of downloaden op een door hun zelf in te richten manier. Zo krijgen ze sneller en gemakkelijker toegang tot alle informatie die ze nodig hebben.” Het NBN realiseert een omzet van ca. 1,6 miljoen Euro met 35 medewerkers.

Oud maatwerkpakket verhinderde efficiëntie Toen Peter Brosens begin 2010 het NBN vervoegde met een rugzak vol ervaring in distributie en consulting, constateerde hij snel twee hindernissen. De eerste was het ontbreken van een standaard workflow in de organisatie. De tweede hindernis was het oude softwarepakket. Dit organisch gegroeide maatwerksysteem liet geen enkele flexibiliteit toe om de eigen werking efficiënter te organiseren. “Het NBN is in principe een box mover van documenten, we verschillen dus eigenlijk niet zo veel van een distributiebedrijf. Het was mijn doel om een efficiënte iFacto magazine > Page 10

SPOTLIGHT

voor de aankoop van hun normen, of het nu Belgische of buitenlandse zijn. Het NBN voorziet daarom ook in de aankoop van buitenlandse normdocumenten. Dit proces verloopt nu volledig gestandaardiseerd en ordergestuurd binnen Microsoft Dynamics NAV, in tegenstelling tot vroeger waarbij elke klantenvraag leidde tot een alleenstaande aankoopactie.

workflow op te zetten binnen het NBN en dat vervolgens te automatiseren in een standaard ERP-pakket”, aldus Peter Brosens.

Microsoft Dynamics NAV: krachtig en betaalbaar In zijn verleden had Peter Brosens al van nabij kennis gemaakt met Microsoft Dynamics NAV. Genoeg om te weten dat dit standaard ERP-systeem niet alleen de nodige automatisatie kan brengen in boekhouding, aankoop en verkoop, maar zich tegelijk flexibel laat instellen. De modulaire opbouw laat ook toe om op termijn bijkomende functionaliteit toe te voegen. “Microsoft Dynamics NAV beantwoordt het beste aan de noden van het NBN. Het pakket is betaalbaar en krachtig tegelijk. Bovendien is de naadloze integratie met Microsoft Dynamics CRM, Office en Windows server zeker een pluspunt”, aldus Peter Brosens.

iFacto als solide partner Het NBN kwam tot een shortlist van drie Microsoft Dynamics NAV-partners. “iFacto kwam hieruit als beste keus, niet alleen omwille van hun prijs, maar vooral omwille van hun emphatisch vermogen tijdens het voortraject. Ze begrepen perfect waar we naartoe wilden en zo konden we snel schakelen. iFacto behoort

bovendien tot de Cronos groep die heel wat expertise in IT bundelt. Zo konden we binnen dezelfde familie terecht voor de naadloze implementatie van Microsoft Dynamics CRM.” In het derde kwartaal van 2011 werden tegelijk de reorganisatie binnen het NBN-team als het implementatietraject opgestart. In januari 2012, na amper drie maanden tijd, ging Microsoft Dynamics NAV live zonder enig probleem en dit ruim binnen het voorziene budget. Peter Brosens: “Het totale implementatiebudget komt overeen met het jaarbudget dat we vroeger besteedden aan het onderhoud van ons oude systeem”. De snelheid van de implementatie was deels te danken aan de daadkracht van iFacto, maar ook aan de opmerkelijke inzet, visie en expertise van Claudia Landuyt, de interne projectverantwoordelijke bij het NBN.

Geautomatiseerde aankooptraject Klanten willen op één plaats terecht kunnen

Peter Brosens: “Dankzij Microsoft Dynamics NAV beschikken we nu ook over een logisch goedkeuringstraject voor aankooporders. Dit vervangt meerdere papieren kopieën en het wachten op handtekeningen. Voortaan zijn de documenten voor iedereen digitaal beschikbaar en zien we wat nog goedgekeurd moet worden.”

Betere klantenservice De verkopen van binnenlandse en buitenlandse normdocumenten worden nu centraal behandeld en elke klant heeft één contactpersoon. Dankzij Microsoft Dynamics NAV is ook geweten wie welke verkooporder heeft ingevoerd en dit leidt vanzelf tot meer verantwoordelijkheid. Het systeem heeft ook toegelaten om objectieve KPI’s in te voeren om de inzet van de eigen medewerkers te beoordelen. “Microsoft Dynamics NAV is het nieuwe stevige fundament waarop wij een betere klantenservice in de vorm van het MyNBN communicatieportaal kunnen uitbouwen”, stelt Peter Brosens. iFacto ontwikkelde ook een link met de Oracle database die alle ‘producten’ van het NBN bevat. Bij het creëren van een verkooporder kunnen de nodige artikelen snel opgeladen worden in Microsoft

“Vandaag zitten de verschillende types boekhoudplannen mooi in Microsoft Dynamics NAV en kunnen we op elk moment de cijfers volgens een bepaald boekhoudplan snel opvragen. Hierdoor zullen we als één van de eerste organisaties kunnen instappen op de nieuwe staatsboekhouding en hebben we hierrond intern de nodige competentie opgebouwd.” Peter Brosens, IT & Sales Manager, NBN iFacto magazine > Page 11

SPOTLIGHT

“Microsoft Dynamics NAV kan je binnen het NBN vergelijken met een gepersonaliseerd boekhoudpakket waarop de aan- en verkoopsprocessen naadloos zijn aangesloten. ERP is uiteindelijk een commodity waarop het business model kan worden gebouwd. Voor mij betekent het in de eerste plaats gemoedsrust.” Peter Brosens,(links) IT & Sales Manager, NBN Dynamics NAV. Een andere link met het MyNBN-portaal zorgt ervoor dat online bestellingen automatisch en zonder fout verstuurd worden naar Microsoft Dynamics NAV.

Drie grootboekrekeningen in één systeem De boekhouding van een parastatale organisatie is erg complex en bestaat uit drie boekhoudplannen. Vroeger werd 50% van de boekhouding ongestructureerd beheerd in Excel, wat het consolideren van de cijfers erg bemoeilijkte. Peter Brosens: “Vandaag zitten de verschillende types boekhoudplannen mooi in Microsoft Dynamics NAV en kunnen we op elk moment de cijfers volgens een bepaald boekhoudplan snel opvragen. Hierdoor zullen we als één van de eerste organisaties kunnen instappen op de nieuwe staatsboekhouding en hebben we hierrond intern de nodige competentie opgebouwd.” Een volgende stap is het opzetten van een analytische boekhouding om alle kostenplaatsen in kaart te brengen.

Geautomatiseerde rapporteringen Begin maart werd JetReports in gebruik genomen waarin het NBN nu samen met iFacto de nodige standaard rapporten aan het opstellen is.

iFacto magazine > Page 12

“Voor een parastatale organisatie is de opvolging van budgetten van kapitaal belang – zowel aan de aankoop- als aan de verkoopzijde. Dankzij de link tussen aanen verkoopprocessen kunnen we onze marges beter bewaken. Het is bovendien een groot voordeel dat we nu over geautomatiseerde rapporten beschikken voor directie en bestuursraden”, vindt Peter Brosens.

Gemoedsrust 2012 zal nog volledig in het teken staan van een verdere optimalisatie van het systeem, met een ver doorgedreven integratie van Microsoft Dynamics NAV, CRM, en MyNBN. Microsoft Dynamics NAV kan je binnen het NBN vergelijken met een gepersonaliseerd boekhoudpakket waarop de aan- en verkoopsprocessen naadloos zijn aangesloten. ERP is uiteindelijk een commodity waarop het business model kan worden gebouwd. Voor mij betekent het in de eerste plaats gemoedsrust. We weten perfect waar we vandaag staan en waar we naartoe moeten. En ook iFacto draagt bij tot die gemoedsrust, met hun bereikbaarheid en hun snelle reactie op vragen of problemen”, besluit Peter Brosens.

Overzicht: Land: België Sector: Overheid

Profiel: Het NBN – Bureau voor Normalisatie – is een gedecentraliseerde parastatale organisatie die verantwoordelijk is voor het realiseren en publiceren van normen in België. Het NBN realiseert een omzet van ca. 1,6 miljoen Euro met 35 medewerkers.

Uitdaging: Het NBN zocht een manier om de interne administratie te automatiseren en tegelijk de klantenservice professioneler te maken.

Oplossing: iFacto installeerde bij het NBN de standaard ERP-oplossing Microsoft Dynamics NAV, waarop het NBN haar communicatieplatform My NBN kon bouwen.

Voordelen: • (Parastatale) boekhouding, aankoop en verkoop naadloos geïntegreerd • Professionele dienstverlening naar derden • Klaar voor nieuwe staatsboekhouding • Bewaking van budgetten en marges • IT-partner met begrip voor sector

SOLUTIONS

Paperless Process Management met Microsoft Dynamics ERP Zou het niet gemakkelijk zijn als • U op elk moment de status van een factuur zou kunnen opvragen? • U zou kunnen weten waar een factuur zich in het verwerkingsproces bevindt? • Uw documenten digitaal gearchiveerd zouden zijn? Met PPM (Paperless Process Management), volledig geïntegreerd met Microsoft Dynamics ERP, verloopt de verwerking en opvolging van inkomende facturen (IF) en credit nota’s (CN) snel en kostenefficiënt. Naargelang uw noden kiest u voor een hoger niveau van digitalisering, archivering en automatisering van de verwerking van uw documentenstroom. Hieronder vindt u een korte beschrijving van een aantal functionaliteiten van PPM:

Automatisch koppelen van ingescande IF en CN

Automatisch koppelen van ingescande IF/CN en automatische registratie van de hoofding van de Per bedrijf drukt u barcodelabels af die IF/CN u vervolgens op elke eerste pagina van de verschillende IF kleeft. Zo weet het systeem wanneer het om een volgende IF gaat en kan u alle facturen in batch scannen. In Microsoft Dynamics ERP worden voor elk bedrijf automatisch boekstuknummers aangemaakt waaraan het digitale document automatisch wordt gekoppeld. Tijdens het boeken is het digitale document zichtbaar zodat u de nodige gegevens manueel kan overnemen.

+

Het digitale document is nu overal vanuit Microsoft Dynamics NAV of AX (grootboekrekening, leverancierskaart, betaalvoorstel, btw aangifte, vast activum kaart ,...) raadpleegbaar.

Op dit niveau wordt in Microsoft Dynamics ERP niet enkel een boekstuknummer aangemaakt, maar vult de herkenningssoftware automatisch de velden van de hoofding in zoals onder andere de naam van de leverancier, factuurnr., factuurdatum, het factuurbedrag, ...



+ De boekhouding dient enkel nog de juiste grootboekrekening (en desgewenst de analytische code) in te geven. Indien aan de leverancier een grootboekrekening werd gekoppeld, zal geen bijkomende data moeten ingegeven worden en is de factuur quasi volautomatisch geboekt.

iFacto magazine > Page 13

SOLUTIONS

Workflows ter goedkeuring van IF/CN

Ophalen van magazijnontvangsten

Vaak vereisen IF/CN de goekeuring van verschillende medewerkers voordat ze in de boekhouding worden ingeboekt. Hierdoor leggen IF een hele fysieke weg af door het bedrijf waardoor er hier en daar wel eens een factuur dreigt verloren te gaan, de boekhouding veel tijd verliest in de opvolging van goed-en afgekeurde IF/CN en het resultaat in de boekhouding bijgevolg nooit 100% up-to-date is.

Indien op de ingescande aankoopfacturen het gerelateerde aankoopordernummer vermeld is, kan de PO Item Handler de gekoppelde ontvangstlijnen ophalen. Door een controle op basis van de waarde van de opgehaalde ontvangstlijnen ten opzichte van de maatstaf van heffing, geeft het systeem u een melding indien er zich verschillen voordoen.

In PPM worden diverse workflows gedefinieerd, afgestemd op de verschillende activiteiten van het bedrijf. In een workflow wordt bepaald welke werknemers een bepaald type factuur dienen goed te keuren. Op basis van de gegevens op de factuur herkent het systeem om welk type factuur het gaat, en met deze informatie start PPM de juiste workflow op, zodat de juiste personen bij het goedkeuringstraject worden ingezet. Het systeem verwittigt de betrokken medewerkers via mail wanneer een factuur op goedkeuring wacht of wanneer de termijn voor goedkeuring dreigt te verlopen. Tijdens het goedkeuringstraject laat PPM de medewerkers ook toe om extra (analytische) informatie toe te voegen aan facturen.

+ De boekhouding kan vanuit Microsoft Dynamics ERP zien waar een IF zich in het verwerkingsproces bevindt en welke opmerkingen zijn meegegeven. Zo kan de boekhouding een periode afsluiten met de zekerheid dat alle IF/CN verwerkt en al dan niet geaccepteerd zijn.

+ De betaling van een factuur kan maar doorgaan wanneer de factuur finaal wordt geaccepteerd.

+ De goedkeuring van IF/CN gebeurt volledig buiten Microsoft Dynamics ERP waardoor de licentie niet met extra users dient te worden uitgebreid. iFacto magazine > Page 14

Lijnherkenning Mits de backoffice elk vermeld artikelnummer bevat, kan de Invoice Item Handler het vermelde artikelnummer per detaillijn van de factuur herkennen en dit controleren op aantal en prijs. Stelt hij geen afwijking vast, markeert hij de lijn in het groen, in het andere geval, kleurt hij ze rood. Meer weten over Enterprise Document Management? Contacteer ons via 03/443 20 70!

“Dankzij PPM kent de boekhoudafdeling de status van de inkomende facturen. Dat laat ons toe de betalingstermijnen te respecteren, correcte feedback te bezorgen en intern beter te rapporten.”

Andere functionaliteiten • Archiveren van documenten allerlei (dus ook o.a. leveringsdocumenten,...) • Integratie met Microsoft Outlook (relevante inkomende en uitgaande mails beschikbaar maken in Microsoft Dynamics ERP) • Koppeling met Microsoft Sharepoint • Automatische verwerking van facturen ontvangen per mail (PDF documenten) • Herkenning van alle soorten documenten

VOORDELEN • Goedkope en efficiënte opslag. • Betere, snellere en flexibele opzoekmogelijkheden. • Verbeterde en beheersbare verdeling. • Betere beveiliging. • Geen verloren documenten meer. • Verbeterde naleving van de regelgeving. • Optimalere cashflow.