NIET OPGEWASSEN TEGEN PERSONEELSPAPERASSEN?
GEEN PANIEK, PARTENA PROFESSIONAL HEEFT EEN TACTIEK!
AANWERVEN IN 10 STAPPEN Wilt u uw eerste personeelslid aannemen? Dan heeft u vast heel wat vragen. Welke kosten brengt dat met zich mee? Wat zijn mijn verplichtingen als werkgever? Hoe stel ik een arbeidsovereenkomst op? In deze gids vindt u in 10 stappen antwoorden op deze en andere vragen.
01 UW AANWERVING VOORBEREIDEN
PAGINA 04
02 AANSLUITEN BIJ EEN SOCIAAL SECRETARIAAT
PAGINA 07
03 UW GEGEVENS IN DE KRUISPUNTBANK NAKIJKEN
PAGINA 08
04 ALS WERKGEVER INSCHRIJVEN BIJ DE RIJKSDIENST VOOR SOCIALE ZEKERHEID 05 DE KINDERBIJSLAG VAN UW WERKNEMERS REGELEN
PAGINA 09 PAGINA 10
06 AANSLUITEN BIJ EEN DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING
PAGINA 11
07 EEN VERZEKERING TEGEN ARBEIDSONGEVALLEN AFSLUITEN
PAGINA 12
Goed om te weten: de eerste 7 stappen zijn alleen nodig voor uw eerste aanwerving. Vanaf uw tweede werknemer volstaat het om stap 8, 9 en 10 te volgen.
08 DE WERKNEMERGEGEVENS DOORGEVEN
PAGINA 14
09 EEN ARBEIDSOVEREENKOMST OPSTELLEN
PAGINA 15
10 DE TEWERKSTELLING BIJ DE RSZ AANGEVEN
PAGINA 17
WAT BRENGT U MEE ALS U LANGSKOMT ?
PAGINA 18
STAP 01
UW AANWERVING VOORBEREIDEN MET DE HULP VAN
PAY’N PEOPLE
Ons sociaal secretariaat Partena Pay’n People helpt u graag bij de voorbereiding van uw 1e aanwerving. Om allereerst uw kosten voor die aanwerving in kaart te brengen, voeren wij een gratis simulatie uit.
Zo ontdekt u: • • • •
al uw kosten als werkgever wat een correcte verloning is en welke extralegale voordelen u kunt of moet aanbieden welke arbeidsovereenkomst u graag wilt afsluiten of u certificaten nodig heeft voor verlagingen van werkgeversbijdragen, of om de bijzondere status van uw werknemer aan te tonen
Waaruit bestaan uw kosten? Loon De basis vormt het uur- of maandloon van uw werknemer. U vertrekt van de minimumlonen binnen uw sector (paritair comité). Naargelang de leeftijd van, ervaring van en afspraken met uw werknemer kan het loon natuurlijk hoger liggen. Daarnaast kunt u extralegale voordelen voorzien. Die pakken fiscaal en sociaal soms gunstig uit. Bijvoorbeeld: • maaltijdcheques • groepsverzekering • hospitalisatieverzekering • gsm • laptop • aanvullende kinderbijslag • …
Partena Pay’n People kan u steeds helpen bij het samenstellen van een voordelig loonpakket.
4
Bijdrage voor de sociale zekerheid Op elk loon betaalt u een sociale zekerheidsbijdrage. Die bestaat uit twee delen: • De werkgeversbijdrage Deze bijdrage wordt ook patronale bijdrage genoemd. U betaalt haar bovenop het brutoloon. Uw beroepscategorie en het statuut van de werknemer bepalen het percentage van de bijdrage. • De werknemersbijdrage Op het brutoloon wordt een bijdrage van 13.07% ingehouden.
Bedrijfsvoorheffing Deze belasting wordt op het loon van de werknemer ingehouden. Het precieze bedrag hangt af van de gezinssituatie en het loon.
Andere kosten Onder bepaalde voorwaarden (en afhankelijk van uw paritair comité) hebben uw werknemers ook recht op vakantiegeld en/of een eindejaarspremie. Andere extra kosten zijn onder andere: • de premie voor uw arbeidsongevallenverzekering • aansluitings- en beheerskosten voor het sociaal secretariaat • kosten voor verplichte preventie en bescherming op het werk • …
5
Hoe kunt u de loonkosten doen dalen? De overheid heeft heel wat maatregelen voorzien die de loonkosten voor de onderneming verlagen. Zo kunt u aanspraak maken op een bijdragevermindering door bepaalde werknemersgroepen (langdurig werklozen, jonge of oudere werknemers...) in dienst te nemen. Voor u is de ‘doelgroepvermindering eerste aanwerving’ de belangrijkste. De korting die u (onder bepaalde voorwaarden) krijgt op de werkgeversbijdrage vindt u in onderstaande tabel:
DE EERSTE 5 KWARTALEN
DE VOLGENDE 4 KWARTALEN
DE LAATSTE 4 KWARTALEN
1e aanwerving
€ 1550 / kwartaal
€ 1050 / kwartaal
€ 450 / kwartaal
2e aanwerving
€ 1050 / kwartaal
€ 450 / kwartaal
€ 450 / kwartaal
3e aanwerving
€ 1050 / kwartaal
€ 450 / kwartaal
4e aanwerving
€ 1000 / kwartaal
€ 400 / kwartaal
5e aanwerving
€ 1000 / kwartaal
€ 400 / kwartaal
Meer info: www.partena-professional.be/doelgroepvermindering
6
STAP 02
AANSLUITEN BIJ EEN SOCIAAL SECRETARIAAT MET DE HULP VAN
PAY’N PEOPLE
Het is cruciaal dat u uw lonen correct en stipt uitbetaalt. Partena Pay’n People helpt u daarbij. Onze Payroll Consultants nemen tijdrovende administratieve taken van u over en bezorgen uw medewerkers stipt het juiste loon. Dat doen we onder andere aan de hand van een uitgebreid aanbod aan handige online loonapplicaties. We bekijken samen welke de meest geschikte zijn voor u.
Uw Payroll Consultant Uw persoonlijke Payroll Consultant houdt u altijd op de hoogte van sociaal-juridische wijzigingen. Hij of zij is ook uw aanspreekpunt voor: • relevante vakinformatie • de sociale wetgeving • het opzetten van een maximaal renderend personeelsbeleid En heeft u een wettelijk (model)document nodig? U vindt er enkele gratis op www.partena-professional.be/modeldocumenten. Andere documenten en formulieren kunt u opvragen bij uw Payroll Consultant. Om uw aansluiting in orde te brengen ontvangen wij u graag in een van onze kantoren. Of we regelen het bij u ter plaatse.
7
STAP 03
UW GEGEVENS IN DE KRUISPUNTBANK NAKIJKEN MET DE HULP VAN
Om te starten als werkgever, is het heel belangrijk dat uw bedrijfsgegevens kloppen in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Is dat niet zo? Dan loopt u mogelijk belangrijke RSZ-verminderingen mis. Uw vestigingsplaats kan namelijk bepalen of en hoeveel premies of fiscale voordelen u krijgt. Bovendien: hoe correcter uw gegevens zijn vermeld in de Kruispuntbank van Ondernemingen, hoe beter u beschermd bent op het gebied van beroepsaansprakelijkheid (verzekering tegen de gevolgen van beroepsfouten).
Ons ondernemingsloket Partena SmartStart checkt graag uw gegevens in de Kruispuntbank voor u • • • •
staan de gegevens van de zaakvoerder erin? klopt het adres van de maatschappelijke zetel? klopt het adres van uw vestigingseenheid? kloppen de vermelde activiteiten nog met de werkelijkheid?
8
STAP 04
ALS WERKGEVER INSCHRIJVEN BIJ DE RIJKSDIENST VOOR SOCIALE ZEKERHEID MET DE HULP VAN
PAY’N PEOPLE
Bij uw eerste aanwerving moet u zich aanmelden bij de RSZ. Aan hen betaalt u vanaf nu uw bijdragen voor de sociale zekerheid. De RSZ moet een aantal verplichte aangiftes over uw werknemers ontvangen.
Partena Pay’n People zorgt voor alles Inschrijving bij de RSZ We schrijven u in en zorgen daarbij voor de volledige en correcte administratie. Hoe dat werkt? U duidt Partena Pay’n People aan als uw mandataris. Daarna zorgen wij voor de rest. Als de inschrijving in orde is, krijgt u uw RSZ-nummer.
Wijzigingen doorgeven aan de RSZ U blijft verplicht om iedere wijziging in verband met de loon- en prestatiegegevens van uw werknemer(s) binnen uw onderneming te melden aan de RSZ. Bij Partena Pay’n People is een telefoontje of e-mail genoeg. Wij regelen daarna het nodige voor u.
De kwartaalaangifte Partena Pay’n People maakt en levert een correcte kwartaalaangifte (ook DmfA - Déclaration multifonctionelle / multifunctionele Aangifte - genoemd) aan de RSZ voor u. Dat doen we op basis van de loon- en arbeidstijdsgegevens van uw werknemers die u aan ons doorgeeft.
9
STAP 05
DE KINDERBIJSLAG VAN UW WERKNEMERS REGELEN MET DE HULP VAN
FUTURE GENERATIONS
U kiest als werkgever een kinderbijslagfonds voor uw werknemers. De aansluiting bij zo’n fonds is gratis en blijft geldig zolang u personeel hebt aangegeven bij de RSZ. Regel de aansluiting binnen 90 kalenderdagen na uw eerste aanwerving, anders wordt u automatisch aangesloten bij FAMIFED (Federaal Agentschap voor Kinderbijslag).
Partena Future Generations – Kinderbijslag Sociale dienstverlening op topniveau Ons kinderbijslagfonds Partena Future Generations is koploper in de gezinsbijslag in België. Wij stellen alles in het werk om de kinderbijslag en het kraamgeld stipt en correct uit te betalen. Voor duidelijke informatie en advies kunt u terecht bij onze consulenten of op onze website www.kids.partena.be. Wij doen meer dan het maandelijkse rekenwerk: onze 185 medewerkers adviseren u spontaan over uw kinderbijslag en beantwoorden graag al uw vragen. En dankzij Partena Club kunt u ook genieten van talrijke voordelen en kortingen om het gezinsbudget te ondersteunen. We maken onze permanente kwaliteitszorg hard met onze ISO-certificatie en met een duidelijk engagement tegenover nieuw aangesloten bedrijven: bij aansluiten of overstappen naar ons kinderbijslagfonds staan wij in voor een vlotte start, een naadloze overschakeling in de uitbetalingen en een minimale administratie.
Uitzonderingen In sommige sectoren, zoals horeca, huispersoneel en dienstbode, sluit u zich verplicht aan bij het Federaal Agentschap voor Kinderbijslag (FAMIFED). Andere sectoren hebben een bijzonder kinderbijslagfonds: de binnenscheepvaart, de diamantnijverheid, de havenarbeid en de plaatselijke en gewestelijke overheidsdiensten. Zijn uw werknemers alleen leerjongens of -meisjes jonger dan 18? Dan hoeft u zich niet aan te sluiten bij een kinderbijslagfonds.
10
STAP 06
AANSLUITEN BIJ EEN DIENST VOOR PREVENTIE EN BESCHERMING MET DE HULP VAN
PAY’N PEOPLE
Iedere werkgever moet een interne dienst voor preventie en bescherming hebben. Die staat in voor het welzijn van uw werknemers tijdens het werk. De dienst heeft verantwoordelijkheden als: • mee de aanwezige risico’s identificeren en advies geven over het globaal preventieplan en het jaarlijks actieplan • meedoen aan onderzoeken naar de oorzaken van arbeidsongevallen • advies geven over het opstellen van instructies en over informatie, onthaal en vorming van werknemers • het uitwerken van een interne noodprocedure • het organiseren van eerste hulp Als startend bedrijf kunt u waarschijnlijk niet al die taken zelf doen. Dan werkt u aanvullend met een erkende externe dienst voor preventie en bescherming. Wilt u gebruik maken van zo’n externe dienst? Dan maakt Partena Pay’n People voor u een contract op met onze partner en zorgen we ervoor dat u in orde bent met alle verplichtingen. Zo positioneert u zich meteen als goede en verantwoordelijke werkgever.
11
STAP 07
EEN VERZEKERING TEGEN ARBEIDSONGEVALLEN AFSLUITEN MET DE HULP VAN
COMPASS
Als werkgever bent u verplicht om een verzekering tegen arbeidsongevallen af te sluiten voor uw werknemers. Die wordt ook wel wetsverzekering genoemd. Die verzekert ongevallen tijdens de werkuren en onderweg van of naar het werk. Verzekert u zich niet? Dan vordert het Fonds voor Arbeidsongevallen elk bedrag voor geleden schade terug van u. Dat loopt snel op.
Tarieven en vergoedingen De verzekeringstarieven verschillen voor arbeiders en bedienden en hangen af van de bedrijfstak en van de ongevallenstatistieken. De vergoedingen zijn wettelijk vastgelegd en worden uitgekeerd bij hospitalisatie, arbeidsongeschiktheid en overlijden. Zowel de medische kosten als de lichamelijke schade zijn gedekt. Via ons sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen Partena Compass zijn u en uw werknemers verzekerd tegen ongevallen. Onze Customer Advisors berekenen meteen uw premie. Bovendien laat u uw verzekeringscontract later gratis analyseren om te kijken of u nog verder kunt besparen.
TIP Optimaliseer uw statuut als zelfstandige werkgever met Partena Compass Partena Compass biedt verschillende oplossingen om u als werkgever beter te beschermen. Onze aanvullende sociale verzekeringen vullen de leemtes in het socialezekerheidsstelsel op en focussen op drie levensaspecten: pensioen, arbeidsongeschiktheid en medische kosten. Contacteer Partena Compass via
[email protected] en kies de aanvullende sociale verzekeringen die u nodig hebt en combineer ze zodat ze het best aansluiten bij uw persoonlijke situatie.
12
STAPPEN VOOR ELKE NIEUWE WERKNEMER Goed om te weten: de eerste 7 stappen zijn alleen nodig voor uw eerste aanwerving. Vanaf uw tweede werknemer volstaat het om stap 8, 9 en 10 te volgen.
08 DE WERKNEMERGEGEVENS DOORGEVEN
PAGINA 14
09 EEN ARBEIDSOVEREENKOMST OPSTELLEN
PAGINA 15
10 DE TEWERKSTELLING BIJ DE RSZ AANGEVEN
PAGINA 17
WAT BRENGT U MEE ALS U LANGSKOMT ?
PAGINA 18
13
STAP 08
DE WERKNEMERGEGEVENS DOORGEVEN MET DE HULP VAN
PAY’N PEOPLE
Voor een correcte loonverwerking hebben wij een aantal gegevens over uw werknemer nodig. Die bezorgt u ons sociaal secretariaat Pay’n People via een werknemersfiche, die u vindt op onze website: www.partena-professional.be/werknemersfiches. Let op: de werknemersfiche verschilt per paritair comité. Heeft u RSZ-certificaten voor verlagingen van de werkgeversbijdragen, of die de bijzondere status van uw werknemer aantonen? Dan ontvangen we die ook graag.
14
STAP 09
EEN ARBEIDSOVEREENKOMST OPSTELLEN MET DE HULP VAN
PAY’N PEOPLE
Schriftelijk of mondeling Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur voor een voltijdse tewerkstelling kan in principe mondeling zijn. Maar we raden u aan om altijd een schriftelijke overeenkomst op te maken. Modeldocumenten vindt u gratis op onze website: www.partena-professional.be/modeldocumenten.
Soort overeenkomst Er zijn verschillende soorten arbeidsovereenkomsten: • voor onbepaalde duur • voor bepaalde duur • voor duidelijk omschreven werk • studentenovereenkomst • overeenkomst handelsvertegenwoordiger • vervangingsovereenkomst of uitzendarbeid • … Sinds 1 januari 2014 is het niet meer mogelijk om een proefperiode op te nemen in een arbeidsovereenkomst. Een sollicitant grondig screenen voorafgaand aan de aanwerving is een mogelijk opvangnet. Uiteraard zijn er nog andere opties zoals het sluiten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur Er zijn 2 uitzonderingen op de afschaffing van de proefperiode: • •
studentenarbeid uitzendarbeid
Daarbij worden de eerste 3 arbeidsdagen automatisch als proefperiode beschouwd. Tijdens deze eerste 3 effectief gepresteerde arbeidsdagen kan zowel de werkgever als de werknemer de overeenkomst beëindigen zonder opzegging of vergoeding.
15
Inhoud De arbeidsovereenkomst bevat verplicht: • naam en adres van de werkgever en werknemer • de begindatum van de overeenkomst • de arbeidsduur (voltijds – deeltijds) • het uit te voeren werk • de tewerkstellingsplaats • het werkrooster, met vaste of flexibele werkuren • het overeengekomen loon • andere arbeidsvoorwaarden De overeenkomst wordt opgemaakt in twee exemplaren. Ze moet samen met de werknemer worden ondertekend wanneer die in dienst treedt. Kan u hierbij wel wat hulp gebruiken? Partena Pay’n People helpt u graag met het op maken van een correcte arbeidsovereenkomst.
Arbeidsreglement We helpen u ook met het opstellen van een arbeidsreglement. Het is het verplichte en onmisbare huishoudelijk reglement van uw onderneming, waarin u informatie verstrekt over: • de werking, de organisatie van arbeid, en specifieke plichten van uw onderneming • de rechten en plichten van uw werknemers Kortom, een uiterst waardevolle samenwerkingsbasis die u onaangename verrassingen bespaart. Besteed er dus voldoende tijd aan. Meer info? Surf naar www.partena-professional.be/arbeidsreglement en contacteer ons sociaal secretariaat Partena Pay’n People.
16
STAP 10
DE TEWERKSTELLING BIJ DE RSZ AANGEVEN MET DE HULP VAN
PAY’N PEOPLE
Wanneer uw werknemer start, doet u verplicht een Dimona-aangifte bij de RSZ. De Dimona (Déclaration IMmédiate / ONmiddellijke Aangifte) is het elektronische bericht waarmee u iedere in- en uitdiensttreding van een werknemer aangeeft. Voer deze aangiftes zeker tijdig en correct uit. Zo vermijdt u boetes en problemen bij eventuele controles. Bovendien zijn dan de rechten van uw werknemers optimaal gewaarborgd. Hoe gaat u te werk? U laat uw Payroll Consultant bij Partena Pay’n People minstens 24 uur op voorhand weten wanneer uw werknemer in of uit dienst treedt. Dat doet u met de ingevulde en ondertekende werknemersfiche uit stap 8. Wij brengen dan de Dimona-aangifte voor u in orde.
PROFICIAT!
U BENT NU OFFICIEEL WERKGEVER.
17
WAT BRENGT U MEE ALS U LANGSKOMT? Om u aan te sluiten bij ons sociaal secretariaat Partena Pay’n People: • Een kopie van uw identiteitskaart • Een kopie van de statuten van de rechtspersoon • Uw bankkaart om de aansluitingskosten en wettelijke garanties te betalen
Om uw gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen aan te passen: • • • •
Uw ondernemingsnummer Bewijzen van beroepsbekwaamheid (basiskennis bedrijfsbeheer) Het adres van elke vestigingseenheid Een overzicht van bedrijfsactiviteiten die u uitoefent
5 REDENEN WAAROM U ALS WERKGEVER GOED ZIT BIJ PARTENA PAY’N PEOPLE 1. 1
Met een gratis simulatie brengt Partena Pay’n People alle kosten in kaart die u moet voorzien om iemand in dienst te nemen
1. 2
U krijgt een vast aanspreekpunt: uw persoonlijke Payroll Consultant
1. 3
U krijgt toegang tot praktische online tools
1. 4
U geniet juridische ondersteuning van onze experts
1. 5
Ons erkend sociaal secretariaat Partena Pay’n People neemt alle personeelsadministratie voor zijn rekening
18
IEMAND AANWERVEN?
CONTACTEER ONS VOOR EEN GRATIS SIMULATIE OM UW KOSTEN VOOR EEN AANWERVING IN KAART TE BRENGEN Stuur een e-mail naar
[email protected] I Kom langs in een van onze kantoren U vindt het dichtstbijzijnde kantoor op www.partena-professional.be
www.partena-professional.be
FSMA: 033985 A
