Pengertian sistem dan Prosedur Menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling, pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Neuschel, didefinisikan sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Definisi sistem menurut Mulyadi (1993:2) sebagai berikut: a. Setiap sistem terdiri atas unsur-unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Pengertian prosedur menurut Zaki Baridwan (1990:3) adalah merupakan urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam suatu bagian atau 6 lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi yang sering terjadi.
1
2
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Baridwan (1996:4) sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa dan komunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi pajak, investor dan kreditur ) dan pihakpihak dalam (terutama manajemen ).
Tujuan Penyusunan Sistem Informasi Akuntasi Tujuan umum penyusunan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Untuk memperbaiki informasi yang diberikan oleh sistem dalam kualitas, ketepatan waktu atau struktur dari informasi tersebut. 2. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yang berarti memperbaiki daya andal informasi akuntansi dan menyediakan catatan yang lengkap sebagai pertanggungjawaban dalam melindungi harta perusahaan.
3. Untuk menurunkan biaya dalam menyelenggarakan catatan akuntansi. Dari ketiga tujuan tersebut harus dipertimbangkan pada waktu penyusunan suatu sistem informasi akuntansi, sehingga dapat diharapkan tidak ada salah satu tujuan yang terlewatkan.
3
Faktor–faktor yang dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi Penyusunan sistem informasi akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting antara lain: 1. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu sistem informasi akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat waktu serta dapat memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai.. 2. Sistem informasi yang disusun harus memenuhi prinsip aman yaitu sistem informasi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. 3. Sistem informasi akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi tersebut harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal.
Teknologi Informasi Dalam era globalisasi informasi yang berkembang sangat pesat, sistem informasi akuntansi mengalami banyak perubahan dalam tahun-tahun terakhir ini. Penggunaan teknologi komputer mendapat perhatian yang sangat besar karena memungkinkan manajemen informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat. Untuk memahami Sistem informasi akuntansi berbasis komputer perlu pengenalan terhadap struktur kemampuan dan operasi dari komputer.
4
Komponen Utama Suatu Komputer Menurut Cushing (1992 : 110) ”Komputer adalah suatu alat elektronik dengan kecepatan yang tinggi yang mampu melaksanakan serangkaian instruksi yang akan mernungkinkannya untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia”. Sistem komputer merupakan kombinasi yang terintegrasi dari empat komponen yaitu hardware, software, procedure dan personnel. Menurut Bordnar, George (2000 : 71) ”Sistem komputer merupakan kombinasi terpadu dari perangkat keras (Hardware), Perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi, dan prosedur-prosedur pemrosesan”. Mcleod (1995 : 109) menjelaskan tentang komponen komputer tersebut sebagai berikut. Software adalah program-program dan prosedur-prosedur kerja yang dibutuhkan untuk mengintruksikan hardware dalam melakukan fungsinya. Sedangkan Hardware adalah peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas dari sistem yang berbasis komputer, adapun komponen hardware sebagai berikut : a. Input Devices yaitu suatu alat atau media yang menerima input data untuk diproses. b. Central processing unit (CPU) yaitu bagian internal komputer yang berfungsi sebagai pusat pengolahan dan pengendalian dari keseluruhan sistem pemrosesan data CPU yang terdiri dari bagian-bagian yang
5
masing-masing mempunyai tugas sendiri, tetapi merupakan satu kesatuan yang saling melengkapi.yaitu : 1. Control unit adalah bagian yang bertugas mengendalikan dan mengkoordinasikan keseluruhan sistem kerja komputer. 2. Arithmetic Logic unit (ALU) adalah bagian yang bertugas melaksanakan
perhitungan arithmatika dasar, penyusunan data, pemindahan data serta membandingkan data. 3. Primary Memory Unit adalah bagian yang menerima data dan program dari input devices dan penampungan ini hanya bersifat sementara saja. c. Output devices yaitu alat yang menerima hasil pengolahan dari CPU melalui unit penyimpanan dan memberikan hasil pengolahan.
Files Dalam memproses data dengan komputer dikenal istilah file, file itu terdiri dari record-record yang menggambarkan kesatuan data yang sejenis, empat kategori utama file menurut Cushing yang disadur oleh Kosasi (1992 : 69) Yaitu: a. Master file (File Transaksi) : adalah suatu file permanent dari catatancatatan yang berisi data berjalan (Current) atau hamper berjalan yang secara teratur dimutakhirkan (up date).
6
b. Transaction file (file transaksi) : adalah arsip catatan-catatan yang mencerminkan aktivitas berjalan dalam suatu organisasi yang dipakai untuk memutakhirkan suatu master file. c. Table file (file meja) : adalah suatu master file mengenai data referensi biasanya berupa angka/nomor yang dicari dan diperbaiki selama pengolahan data untuk membantu kalkulasi atau tugas akhir. d. Indeks file (file Indeks) : adalah suatu master file pengidentifikasian catatan dan lokasi penyimpanan file.
Pengertian Proses Data Elektronik (PDE) Pemrosesan secara electronic dalam suatu perusahaan bukanlah sesuatu yang baru, karena banyak memberikan keuntungan pada perusahaan. Oleh sebab itu Electronic Data Processing (EDP) merupakan dasar dari Sistem informasi akuntansi di setiap perusahaan. Pengertian Proses data Electronik (PDE) Menurut Bordnar (2000 : 4) adalah ”Pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pemrosesan data-data transaksi dalam suatu organisasi”. Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pemrosesan data-data dalam perusahaan akan lebih efisien apabila diproses secara komputerisasi, mengingat beragam macam informasi dalam perusahaan menjadikan pihak manajemen tidak lagi memanfaatkan sistem manual dikarenakan banyak kekurangannya jika dibandingkan dengan sistem komputerisasi.
7
Sistem Pemrosesan Data Menurut Cushing (1995 : 68) terdapat dua cara untuk memproses data melalui terminal yaitu : a. Batch processing (Sistem pengolahan data secara kelompok) Pada sistem ini data termasuk dalam kelompok sejenis besar atau sampai pada waktu yang telah ditentukan, barulah data yang telah dikumpulkan tersebut diproses. Sistem ini tepat untuk digunakan pada aplikasi yang menyangkut volume transaksi yang dibutuhkan bersifat periodik. b. Online processing (Sistem pengolahan data secara langsung) Metode ini mempunyai karakteristik yang tertentu, dimana setiap transaksi yang terjadi secara langsung dan segera digunakan untuk memperbaharui file indeks.
Sistem
ini
tepat
untuk
diterapkan
pada
aplikasi
yang
membutuhkan informasi yang baru bila setiap saat diperlukan. Misalnya faktur penjualan yang telah kembali dari pelanggan dapat dimasukkan ke komputer dan akan diproses kedalam file yang berhubungan seperti file master piutang. Sistem Pengendalian Intern Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (1993:165) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan
8
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun computer.
Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalian yang memadai. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan andal. 4. Mendorong efisiensi.
9
5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien. 6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.
Unsur-Unsur Pengendalian Intern Unsur –unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. 3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan , hutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.
10
4. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. 5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya.
Flowchart Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk kegiatankegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam sistem. Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan ketentuanketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam menggambarkan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart. Berikut ini akan disajikan simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.
11
GAMBAR 2.1 Simbol Bagan Alir Dokumen Simbol
Nama Dokumen
Dokumen rangkap
13
Berbagai dokumen
A
Catatan
Keterangan Digunakan untuk semua jenis dokumen. yang merupakan formulir untuk merekam transaksi Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bcrsama dalam satu paket
Menggambarkan caiatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data vang direkam sebelumnya di dalam dokumen Penghubung pada Menggambarkan alir dokumen dibuat halaman yang sama mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan. Simbol penghubung yang memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan pada halaman yang sama. Penghubung pada Untuk menggambarkan bagan alir dokumen halaman yang suatu sistem diperlukan lebih dari satu berbeda halaman. Kegiatan manual Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : menerima order, mengisi formulir,membandingkan dll Keterangan/komentar Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas
12
Arsip sementara
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen
Arsip permanen
Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi Menggambarkan pengolahan komputer secara on-line
On-line computer process
Ya
Keying, Typing
Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal
Pita magnetik
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik
On-line storage
Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer)
Keputusan
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol | Menggambarkan arah proses pengolahan data
Tidak
Garis alir
Persimpangan garis alir Pertemuan garis alir
Dari pemasok
Ke sistem penjualan
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat melengkung Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya
Mulai/berakhir
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
Masuk ke sistem
Menggambarkan kegiatan diluar sistem masuk ke dalam alir sistem
Keluar ke sistem lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari sistem Sumber : Mulyadi. 1993 Sistem Akuntansi. Edisi 3. h. 60-63
13
Sistem dan prosedur pembelian bahan baku Pengertian dan tujuan sistem dan prosedur pembelian bahan baku Sistem dan prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dari sistem dan prosedur pembelian bahan baku adalah: 1. Mencegah pemborosan, karena membeli barang yang seharusnya tidak diperlukan 2. Mencegah permainan harga yang dapat merugikan perusahaan. 3. Mencegah pembelian fiktif. 4. Memperpendek masa transaksi dari mulai pesanan sampai barang datang.
Fungsi- fungsi yang terkait dalam pembelian bahan baku Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian bahan baku kepada fungsi pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan barang. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang terpilih.
14
3. Fungsi Penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untukmelakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab terhadap pencatatan hutang dan pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan hutang bertanggung jawab mencatat terjadinya hutang, sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
Jaringan prosedur yang membentuk
sistem informasi akuntansi pembelian
bahan baku Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Permintaan Pembelian Bahan Baku Dalam prosedur permintaan pembelian bahan baku ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian bahan baku dalam formulir surat permintaan pembelian bahan baku kepada bagian pembelian. 2. Prosedur permintaan penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok atas dasar harga yang relatif di bawah standar untuk
15
mendapatkan informasi tentang harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pilihan pemasok yang akan dituju oleh perusahaan. 3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur order pembelian ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kapada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan tentang order pembelian yang telah dikeluarkan. 4. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang. 5. Prosedur Pencatatan Hutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau mengarsipkan sumber sebagai pencatatan hutang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebet dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku menurut Mulyadi adalah sebagai berikut:
16
1. Surat Permintaan Pembelian (SPP). 2. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). 3. Surat Order Pembelian (SOP). 4. Laporan Penerimaan Barang (LPB). 5. Surat Perubahan Order (SPO). 6. Bukti Kas Keluar (BKK).
Pengendalian intern sistem dan prosedur pembelian bahan baku Sistem pengendalian intern yang terjadi dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: 1. Diadakan pemisahan fungsi antara fungsi pembelian dan fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, fungsi penyimpanan barang. 2. Perlu adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan data-data akuntansi yang berkaitan dengan pembelian, sistem otorisasi dan prosedur pembelian adalah sebagai berikut: a. Surat permintaan pembelian oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan di dalam gudang, atau oleh fungsi pemakaian barang, untuk barang yang langsung dipakai. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
17
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e. Pencatatan terjadinya hutang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok. f. Pencatatan ke dalam kartu hutang dan register bukti kas keluar diotorisasi dengan fungsi akuntansi. 3. Adanya praktek yang sehat di dalam sistem pembelian bahan baku. a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat
order
pembelian
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban atas penawaran harga dari para pemasok. e. Barang hanya diperiksa dan terima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
18
g. Terdapat pengecekam terhadap harga, surat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu hutang secara periodik di rekonsiliasi dengan rekening kontrol hutang dalam buku besar. i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirim ke pemasok. Sistem dan Prosedur Produksi Pengertian Sistem dan Prosedur Produksi Menurut Assauri (2001:75) proses produksi adalah cara, metode dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan baku dan dana yang ada). Menurut Baroto (2002:13) Produksi adalah suatu proses pengubahan bahan baku menjadi produk jadi. Sistem produksi adalah sekumpulan aktivitas untuk pembuatan suatu produk, di mana dalam pembuatan ini melibatkan tenaga kerja, bahan baku, mesin, energi, informasi, modal dan tindakan manajemen.
Fungsi-fungsi yang terkait Dalam Produksi 1. Bagian Order Penjualan Bagian order penjualan bertanggung jawab atas penerimaan order dari langganan dan meneruskan order tersebut ke departemen produksi untuk diproses sesuai
19
dengan formulir yang disediakan. Bagian order penjualan melayani order dari langganan berdasar persediaan produk jadi yang ada di gudang. 2. Departemen Produksi Departemen produksi berfungsi untuk membuat perintah produksi bagi bagianbagian yang ada di bawahnya yang terkait dalam pelaksanaan proses produksi dari bagian order penjualan. Departemen produksi biasanya dibantu oleh bagian perencanaan dan pengawasan produksi dalam pembuatan order produksi tersebut. Order produksi dituangkan dalam bentuk tertulis dalam dokumen order produksi yang dilampiri dengan surat kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi. 3. Bagian Produksi Bagian ini bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi sesuai surat order produksi yang diterima dari departemen produksi dan daftar bahan serta daftar kegiatan produksi yang melampiri surat order produksi tersebut. 4. Bagian Perencanaan dan Pengawasan Produksi Bagian ini berfungsi sebagai staff pembantu departemen produksi dalam merencanakan dan mengawasi kegiatan produksi. 5. Bagian Gudang Bagian ini bertanggung jawab atas pelayanan permintaan bahan baku, bahan penolong dan barang lain yang digudang. Selain itu bagian ini juga berfungsi untuk menerima produk jadi yang diserahkan oleh fungsi produksi.
20
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengendalian Produksi 1. Prosedur Order Produksi Dalam prosedur ini surat order produksi dikeluarkan untuk mengkoordinasikan pengolahan bahan baku menjadi barang jadi. Surat order produksi ini dikeluarkan oleh departemen produksi berdasar order dari pembeli yang diterima fungsi penjualan. 2. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Prosedur ini digunakan untuk meminta bahan dari gudang 3. Prosedur Pencatatan Jam Kerja Tenaga Kerja Langsung Pelaksanaan kegiatan produksi memerlukan prosedur pencatatan jam tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan order produksi yang bersangkutan. 4. Prosedur Produksi Selesai Order produksi yang telah selesai dikerjakan perlu diserahkan dari fungsi produksi ke fungsi gudang. Prosedur produk selesai merupakan prosedur penyerahan produksi selesai dari fungsi produksi ke fungsi gudang. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Produksi Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pengendalian produksi menurut Mulyadi (2001:413) adala sebagai berikut: 1. Surat order produksi Dokumen ini merupakan surat perintah yang dikeluarkan oleh departemen produksi yang ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan proses
21
pengolahan produk untuk memproduksi sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi, fasilitas produksi, dan jangka waktu tertentu. 2. Daftar kebutuhan bahan Dokumen ini merupakan daftar jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk memproduksi produk sesuai pesanan. 3. Daftar kegiatan produksi Dokumen ini merupakan daftar urutan jenis kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk. 4. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk memproduksi suatu produk. 5. Bukti pengembalian barang gudang Dokumen ini merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi gudang. Pengembalian ini umumnya disebabkan karena adanya sisa bahan yang tidak dipakai dalam proses produksi. 6. Kartu jam kerja Dokumen ini merupakan kartu untuk mencatat jam kerja tenaga kerja langsung. 7. Laporan produk selesai Laporan produk selesai dibuat oleh fungsi produksi untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan kepada fungsi perencanaan dan pengendalian
22
produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi persediaan dan akuntansi biaya.
Pengendalian Intern Sistem dan Prosedur Produksi Menurut Assauri (1993:148) pengendalian produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan dapat dicapai dengan efektif dan efisien. Ada dua jenis pengendalian intern untuk produksi, yaitu: 1. Flow control, yaitu pengendalian produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pekerjaan dimana suatu tingkat hasil tetap. Jenis pengendalian ini dilakukan untuk proses produksi terusmenerus yang memiliki arus yang relatif tetap, mesin yang digunakan khusus, dan hasil produksinya mempunyai bentuk dan jenis yang sama dalam jangka waktu tertentu. Dalam pengendalian arus dilakukan suatu koordinasi dari suatu arus pekerjaan menurut cara yang telah ditentukan semula. 2. Order control, yaitu pengendalian pengerjaan pesanan di mana pengendalian dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga dapat sesuai dengan keinginan si pemesan baik mengenai bentuk, jenis, dan kualitasnya. Pada pengendalian jenis ini digunakan pada proses produksi terputus-putus, dimana mesin yang digunakan adalah mesin serbaguna dan barang yang diproduksi mempunyai bentuk dan jenis yang berbeda-beda sesuai dengan pesanan.
23
Standar produksi dibuat dan diterapan pada setiap bagian pada proses produksi secara keseluruhan. Dalam pengendalian produksi ada tiga standar yang harus dipenuhi, yaitu: Standar waktu. Untuk menentukan standar waktu dibutuhkan penelitian mengenai variasi dari waktu untuk setiap bagian dari proses produksi. Standar waktu diwujudkan dalam skedul produksi. 1. Standar biaya. Standar biaya dibuat atas kerjasama dengan bagian akuntansi biaya. Pengendalian biaya dilakukan untuk menjaga agar tidak terjadi penyimpangan terhadap standar biaya. 2. Standar kualitas. Standar kualitas dibuat berdasarkan hasil penelitian terhadap kualifikasi produk yang diinginkan oleh pelanggan. Standar ini diperlukan untuk menilai apakah produk yamg dihasilkan sudah sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan pelanggan.
Flow Chart Sistem dan Prosedur produksi Sales
Production planning
Engineering
Forecasts and orders
Production orders and schedules
Product specifications
General ledger
Cost Accounting Standard costs and overhead rates
Inventory
Materials requisitions
Manufacturing control specifications
On-line production Information system
Factory Work Stations Production data
CIM interface Factory work stations Instruction and schedules
Production cycle data base
Bill of materials
Operation List
Master production schedule
Inventory
31
Production orders
Work inprocess
24
