NEPSI Online vykazovací systém
Návod Úroveň společností
1.Obdržíte dva emaily z: - Svazu/Asociace - NEBO z Mateřské společnosti Jeden z nich obsahuje odkaz na systém online vykazování Druhý obsahuje kód pro přístup do tohoto systému
Kód je unikátní – zachování obchodního tajemství atd.
Pro potřeby této prezentace je použit příklad, kdy společnost obdrží přístupové údaje od své mateřské firmy – národní asociace
From:
[email protected] Sent: Tuesday, November 10, 2009 11:55 PM To: IMA-Europe (Claire Lanne) Subject: NEPSI Reporting Hyperlink - MinérauxInd GmbH (ID 12517) Dear Franz Müller, You have been registered by MinérauxInd as the contact in MinérauxInd GmbH for the 2010 NEPSI reporting under the European Social Dialogue Agreement on Silica. INSTRUCTIONS: The following hyperlink will take you to your personal login page: www.ctdevs.com/projects/clients/N5oct/gway.asp?NodeID=12517&AccessorID = 12517. You will shortly receive a second email with the passcode that will enable you to login. Once you have received the code, either click on the hyperlink or carefully copy and paste it into the address field of your internet browser. Then, enter the code. Important: if you do not receive the second email within a couple of hours, please email me at
[email protected] or press the Reply button in your email program. Yours Georges Leclerc For more information on NEPSI: http://www.nepsi.eu
From:
[email protected] Sent: Tuesday, November 10, 2009 11:55 PM To: IMA-Europe (Claire Lanne) Subject: NEPSI Reporting Pass Code - MinérauxInd GmbH (ID 12517) Dear Franz Müller, You have been registered by MinérauxInd as the contact in MinérauxInd GmbH for the 2010 NEPSI reporting under the European Social Dialogue Agreement on Silica. INSTRUCTIONS: This is your pass code for the NEPSI Report: 818310. Please use it in conjunction with the hyperlink that has been sent in a separate email. Important: if you do not receive the hyperlink within a couple of hours, please email me at
[email protected] or press the Reply button in your email program. Yours Georges Leclerc For more information on NEPSI: http://www.nepsi.eu
2. Zkopírujte odkaz do vyhledávače, propojte se na něj a zadejte příslušný kód
3. Tento krok Vás přivede k hlavnímu menu – kontrolnímu přehledu pro Vaši společnost
[email protected]
• V případě, že jste již obdrželi přístupová hesla od jiného subjektu můžete odmítnout pokračovat v registraci, resp. zadávání dalších údajů s pomocí ikony “Reject invitation” – „Odmítnout pozvání“
• Před tím než tak učiníte prostudujte 3. část Návodu k dohodě NEPSI (dostupná v češtině na http://www.nepsi.eu/media/158/agreement%20-%20czech%20disclaimer.pdf a návod na http://www.nepsi.eu/media/214/good%20practice%20guide%20-%20czech%20disclaimer.pdf) nebo kontaktujte Těžební unii – nutnost vykazovat.
[email protected]
•Když zvolíte možnost „Odmítnout registraci“ uveďte příslušný důvod – duplicita pozvání k registraci, jste sektorem nevykazujícím atd.
4.a. Jestliže jste nevykazovaly v rámci prvního kola v roce 2008 či v případě, že máte nové provozovny zkontrolujte nastavení „Members enrolment form“ – „Nastavení členů“, kde v části editace přidejte jednotlivé provozovny Jako společnost budete limitování pouze na úroveň provozoven – „sites“
Znovu nepřidávejte ty, které jste vložili již v roce 2008
[email protected]
• Vložte název provozovny
• Zkontrolujte nastavení typu – provozovna, následně příslušnou zemi a jazyk komunikace – v tomto jazyku budete dostávat případné maily atd. • Vložte - zkontrolujte jméno zodpovědného pracovníka ve společnosti a jeho emailovou adresu a následně potvrďte tyto údaje
• Každá provozovna, kterou vložíte se objeví ve formuláři a můžete s ní dále pracovat
• Ve protokolu v případě chyby můžete vždy udělat opravu, resp. smazat provozovnu a vložit správný název atd.
V případě, že vložíte více provozoven s příslušnými údaji, tak kontaktní osoby obdrží mail se vstupními údaji atd. Je možné vložit sám sebe za všechny provozovny!!!
From:
[email protected] Sent: Tuesday, November 10, 2009 12:10 AM To: IMA-Europe (Claire Lanne) Subject: NEPSI - Reporting Access Revoked for MinérauxInd - Site 1 (ID12521)
Dear Guy Durand Please note that your access to the NEPSI reporting system for MinerauxInd - Site 1 has been revoked. If you have any questions, please contact me at
[email protected] or press the Reply button in your email program
Yours Franz Müller For more information on NEPSI: http://www.nepsi.eu
4.b. Seznam kontaktů můžete kdykoli opravit a rozšířit, tj. více osob získá informace o vašem vykazování – především z programu Excel (doplňková varianta) Jedná se o tlačítko „Import contact list“ – Vložte kontaktní údaje
[email protected]
• Nové kontakty uvidíte u příslušných provozoven a můžete jim kdykoli znovu poslat vstupní údaje
4.c. Můžete rovněž opravit kontaktní údaje z roku 2008
Část „Contact Update“ – „Oprava údajů“
• Jestliže se počet provozoven nezměnil a chcete pouze revidovat kontaktní údaje využijte pouze tuto funkci a nepřidávejte nové provozovny do seznamu
[email protected]
• Vyberte kontakt na úpravu
• Revidujte údaje u kontaktu – jméno či nový mail a uložte
• V případě, že zadáte vícekrát stejné jméno či adresu vyskočí chybová hláška
5. Jestliže jsou všechny údaje v pořádku můžete na všechny provozovny zaslat upozorňující mail
• V části “Vložení/Editace členů” klikněte na tlačítko “Send Reminder to All My Members” – zaslání upozornění všem členům
6. Kdykoli se můžete podívat na hlášení svých členů – provozoven a na celkové hlášení o společnosti
• Jakmile vloží jakákoli provozovna hlášení, tak se
to zobrazí následujícím způsobem…
• Do vašeho kontrolního panelu přibudou další dvě
položky…
[email protected]
[email protected]
• celkový pohled/Editace souborného hlášení za
všechny Vaše provozy
Počet provozoven, které již vložily zprávu – stálý update položky
• Možnost editace celkového komentáře do 15. února 2010
• Možnost vidět hlášení za každou provozovnu zvlášť
• Z úrovně provozovny můžete poslat mail na úroveň společnosti v případě nutnosti korekce údajů – „odemknout hlášení“. Na úrovni společnosti dostanete mail, který je s tímto požadavkem – např.
From:
[email protected] Sent: Tuesday, November 10, 2009 4:30 PM To: Franz Müller Subject: MinérauxInd Site 1: Unlock Request
I have made a mistake, please unlock my report Yours Guy Durand
• Na úrovni společnosti se připojíte k systému a kliknete na “UNLOCK” – „otevření“ pro příslušnou provozovnu. Bude tak okamžitě obnoven přístup k možnosti hlášení pro danou provozovnu.
7. Z kontrolního panelu rovněž můžete: - Vytisknout dotazník, resp. hlášení za celou společnost - Zaslat email vašemu „zřizovateli“ přístupu (např. Těžební unie) - Stáhnout návod
[email protected]
8. V případě potřeby můžete dodat několik přístupů v režimu tzv. Read-only
[email protected]
Co znamená přístup Read-only? • Zřizuje se pro osobu/subjekt, který není součástí společnosti, ale má zájem o poskytnutá data. • Tento vstup má možnost vidět pouze data za úroveň na které byl registrován tj. např. pouze společnost či jednotlivý provoz • Počet těchto přístupů by měl být veden jako minimální
9. Jestliže chcete zvolit metodu registrovat společnost s jednou provozovnou můžete toto přímo označit ve formuláři
• Budete tak mít přístup přímo k registračním formulářům….
[email protected]
• Objeví se Vám možnost přímého přístupu k protokolům na úrovni provozovny…
[email protected]
• Objeví se možnost přímo vyplnit jednotlivé položky
ve výkazech…
• Prokliknutím na jednotlivá čísla zjistíte jaké údaje budou celkově potřeba….
• Další údaje můžete zjistit kliknutím na tlačítko „?“…
• V systému jsou kontrolní mechanismy, které indikují např. to, že nemůžete vložit více osob potencionálně vystavených riziku krystalického křemene než je počet zaměstnanců…
• V části 7. hlavního protokolu uvidíte klíčové indikátory, které jste vyplnili v souhrnné struktuře
• Pro potvrzení údajů musíte zmáčknout tlačítko
„potvrdit“, jinak nebudou údaje uloženy
Děkuji za pozornost!
60
