NEJČASTĚJI KLADENÉ DOTAZY K VÝZVĚ Č. 6 IOP A. Publicita projektu 1. Jakými dokumenty se řídí pravidla pro provádění propagačních a informačních aktivit? Nařízení Evropské komise č. 1828/2006 Pravidla pro provádění informačních a propagačních opatření Logo manuál IOP (určuje zásady správného používání loga IOP a vlajky EU) 2. Jaké povinnosti vyplývají z Nařízení č.1828/2006 ? informovat příjemce podpory a širokou veřejnost o tom, že daný projekt je spolufinancován z EU – dodržovat povinné minimum publicity poskytnout souhlas se začleněním na veřejně přístupný seznam příjemců 3. Kdy vzniká povinnost provádět publicitu? Pravidla publicity pro příjemce jsou závazná od vydání řídícího dokumentu (Právního aktu). 4. Jaká pravidla je nutné dodržovat při používání log? Symboly Evropské unie a Integrovaného operačního programu musí být nedílnou součástí veškerých informačních a propagačních prostředků týkajících se projektů financovaných z prostředků Evropské unie. symboly musí být vždy uvedeny na viditelném místě, u tiskových materiálů musí být vždy na titulní straně, při používání současně s jinými logy nebo znaky se umísťují symboly EU a IOP jako první, při používání současně s jinými logy nebo znaky se umísťují symboly EU a IOP jako první, v pořadí logo IOP poté logo EU, poté další loga, stejné pravidlo platí i při umístění svisle pod sebe, ostatní loga nebo znaky nesmí být větší než symboly EU a IOP, odkaz na finanční spoluúčast Evropské unie a Evropského fondu pro regionální rozvoj a prohlášení Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“ musí být užíván vždy společně se symboly EU a IOP. Příjemce volí dle svého uvážení všechny aktivity, které bude realizovat tak, aby odpovídaly charakteru projektu. Vždy ale musí označit všechny relevantní aktivity, tzn. například v případě tisku materiálů tyto dokumenty musí mít všechna příslušná loga a sdělení, v případě vydání tiskové zprávy musí obsahovat informace o podílu EU a Evropského fondu pro regionální rozvoj na spolufinancování aktivity atp. 5. Jaké povinnosti má příjemce, pokud náklady na projekt hrazené z veřejných prostředků činily více jak 500 000 EUR a který spočíval ve financování infrastruktury nebo stavebních prací? 1) Umístit velkoplošný reklamní panel v místě a v době realizace projektu Rozměry reklamního panelu by měly odpovídat významu projektu, obecně doporučujeme alespoň 2 x 2 m, a musí obsahovat tyto údaje: symbol Evropské unie (vlajka EU) v souladu s grafickými normami používání tohoto symbolu, odkaz na spoluúčast Evropské unie na financování projektu, odkaz na Evropský fond pro regionální rozvoj: „Spolufinancováno z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj“ nebo obdobná věta se stejným významem, prohlášení Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“, symbol Integrovaného operačního programu (logo), název projektu. Informace uvedené pod body a) – d) musí zabírat alespoň 25 % celkové plochy panelu. Panel musí být umístěn po dobu realizace projektu na přístupném a dobře viditelném místě. Jestliže kontraktor nebo partner projektu nainstaluje na místě realizace reklamní tabuli oznamující jejich vlastní účast na financování projektu, musí být pomoc Evropské unie oznámena na zvláštním panelu.
1
Tuto povinnost však nemusí dodržovat příjemci projektů spočívajících ve financování datové/informační infrastruktury. Zde postačí informace o projektu zveřejněná na webových stránkách příjemce. 2) Umístit dobře viditelnou a dostatečně velkou stálou vysvětlující tabulku v místě realizace projektu, kterou je příjemce povinen nahradit velkoplošný reklamní panel (nejpozději do 6 měsíců po ukončení realizace projektu) Tabulka musí obsahovat: symbol Evropské unie (vlajka EU) v souladu s grafickými normami používání tohoto symbolu, odkaz na spoluúčast Evropské unie na financování projektu, odkaz na Evropský fond pro regionální rozvoj: „Spolufinancováno z prostředků Evropského fondu pro regionální rozvoj“ nebo obdobná věta se stejným významem, prohlášení Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“, symbol Integrovaného operačního programu (logo), název projektu. Informace uvedené pod body a) – d) musí zabírat nejméně 25 % tabulky. Tuto povinnost musí dodržet i příjemců projektů spočívajících ve financování datové/informační infrastruktury. 6. Jaké povinnosti má příjemce, pokud náklady na projekt hrazené z veřejných prostředků činily méně jak 500 000 EUR? Označit hmotné výstupy projektu: symbolem Evropské unie (vlajka EU) v souladu s grafickými normami používání tohoto symbolu, symbolem Integrovaného operačního programu (logo), informací o finanční účasti Evropské unie a Evropského fondu pro regionální rozvoj. prohlášením Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“. Toto pravidlo platí například pro propagační předměty. 7. Můžeme použít logo příjemce? Logo příjemce použít můžete. Pokud ho však použijete, tak nesmí být větší než logo EU. 8. Kde naleznu manuály a loga IOP ke stažení? Logo manuál IOP a další související dokumenty naleznete na našem webu (http://www.osfmvcr.cz/iop) nebo na webu strukturálních fondů (www.strukturalni-fondy.cz). 9. Jaké jsou barevné varianty log, které můžeme použít? barevná
jednobarevná
černobílá
2
Viz Logo Manuál IOP. 10. Můžeme propagační materiál označit formou rytiny? Ano, metoda rytiny nebo vtlačení se při dodržení pravidel publicity dají použít, nicméně loga musí být dobře čitelná. 11. Jaké propagační předměty mohu v rámci projektu pořídit? Při výběru propagačních předmětů se zamyslete nad vhodností propagačního předmětu vzhledem k projektu, jeho zaměření, aktivitám, cílové skupině, velikost atd. (například zapalovač není vhodný propagační předmět). Myslete na to, že propagační předmět by měl svou povahou co nejvíce reprezentovat váš projekt. Dále je třeba dělat pouze takové propagační předměty, na která se vejde povinné minimum publicity IOP – nelze následně argumentovat, že loga na propagačním předmětu nejsou, protože se na něj nevejdou. Zároveň musí být dodržena minimální velikost log (logo IOP musí mít minimálně 15 mm na šířku). 12. Které dokumenty, materiály a předměty je potřeba označit logy? Na všech informačních, školicích a propagačních materiálech musí být umístěna kompletní povinná publicita IOP: letáky, brožury, publikace, propagační předměty, webové stránky projektu (v současné době jedním z nejvýznamnějších nástrojů pro informování veřejnosti), prezenční listiny, pozvánky, prezentace, certifikáty, hlavičkový papír (písemná korespondence spojená s projektem), smlouvy, zadávací dokumentace, šanony a desky s dokumenty spojenými s projektem (lze např. samolepkou) a další materiály vztahující se k projektu. Výjimku tvoří dokumenty, do kterých nelze loga z technických důvodů vložit (strojově generovaná faktura, objednávka atp.). Na fakturách je ale třeba uvést minimálně číslo projektu, viz Příručka pro žadatele a příjemce konkrétní výzvy. Loga dále není třeba uvádět na kancelářských potřebách (např. „košilky“ k účetním dokladům, interní žádanky na nákup věcí nebo služeb) pro běžnou administrativu. Povinná loga musí být umístěna minimálně na přední straně tištěných materiálů. Dále musí být povinnými logy označeny všechny školicí místnosti (tedy místnosti, které navštěvují účastníci projektu) a vybavení spolufinancované z IOP – označení musí být dostatečně velké, dobře viditelné a čitelné (větší cedule, plakát, roll-up, samolepka atp.). Označena by měla být také místní kancelář realizace projektu apod. 13. Musíme označovat místnosti, kde probíhá školení a jiné akce, které jsou součástí projektu? Ano, školicí místnost nebo i místnost, kde se koná konference apod., musí být označena symbolem Evropské unie a symbolem Integrovaného operačního programu. Dále musí být označeny také všechny materiály týkající se této akce symbolem Evropské unie a informací o finanční spoluúčasti Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj v rámci Integrovaného operačního programu a prohlášením Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“. Takovými materiály mohou být pozvánky, plakáty, vstupenky, prezenční listiny, vzdělávací podklady, elektronické prezentace, inzeráty nebo tiskové zprávy.
3
Velkoplošná reklamní tabule - příklad
Pozvánka na tiskovou konferenci - příklad
14. Jak máme označit nakoupená zařízení? Stačí označit cedulí, samolepkou, která musí obsahovat: a)symbol Evropské unie (vlajka EU) v souladu s grafickými normami používání tohoto symbolu, b) symbol Integrovaného operačního programu, c) informaci o finanční účasti Evropské unie a Evropského fondu pro regionální rozvoj, d) prohlášení Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“. Toto pravidlo platí například pro propagační předměty. V případě např. tiskárny nebo počítače uveďte také číslo projektu.
4
15. Může být označení účetních dokladů číslem projektu a názvem operačního programu na originál faktury příjemce provedeno až dodatečně nebo tento text musí být na faktuře již od dodavatele? Označení se může provést dodatečně (např. razítkem, textem). 16. Jak označit jednotlivé dokumenty, které byly díky dotaci digitalizovány? Jednotlivé dokumenty není třeba označovat, postačí vyrobit ceduli s povinnou publicitou a textem, že digitalizovaná data uložená na xxxx, byla financována prostřednictvím EU a ERDF. 17. Jak označit pořízený software prvky povinné publicity, když má nehmotný charakter? Prvky povinné publicity by měly být zakomponovány přímo v daném softwaru, zejména pokud se jedná o software vytvářený na zakázku. Pouze v případech, kdy to není možné, je nutné označit povinnou publicitou počítač, na kterém je tento software nainstalován, případně místnost, ve které je používán. Počítač či místnost by měly být označeny logy a větou, že je zde používán tento software pořízený v rámci daného projektu za finanční účasti EU a ERDF. 18. Jaká pravidla musí splňovat elektronické materiály (např. webové stránky)? Elektronické materiály jako jsou webové stránky, prezentace, databáze, newslettery, apod., musí být označeny symbolem Evropské unie, symbolem IOP a odkazem na finanční spoluúčast Evropské unie a Evropského fondu pro regionální rozvoj včetně prohlášení Řídícího orgánu IOP ve znění: „Šance pro Váš rozvoj“. Příslušná záložka webových stránek navíc musí obsahovat aktivní odkaz na www.strukturalni-fondy.cz/iop.
5
19. Jak nejlépe prokazovat publicitu projektu? Příjemce je povinen uchovávat veškeré doklady související s propagací pro potřeby kontroly. Doporučujeme proto pořizovat záznamy všech informačních a propagačních opatření, např. fotografie velkoplošného reklamního panelu, vzorek vytištěného inzerátu, záznam reklamního spotu, kopie vstupenek a programů, screenshot webových stránek, fotografie případně i vzorky propagačních předmětů apod.
B. Administrace projektu 1. V rámci TC umožníme povinnou službu elektronická spisová služba, pro ORP a jí zřízené a založené organizace a zjistíme zájem ze strany zřízených a založených organizací. Je nějaký minimální počet organizací, které tuto službu musí využívat? Jak postupovat v případě, že o tuto službu bude pouze minimální či vůbec žádný zájem ze strany zřízených a založených organizací? Ve výzvě 06 a v přílohách s ní souvisejících není uváděn žádný minimální počet organizací, zřizovaných jednotlivými ORP (část I. výzvy), ani počty obcí ve správním obvodu žadatele (část II. výzvy). Jediným omezením je skutečnost, že v žádosti nesmějí být mezi zřizované organizace zahrnuty organizace zakládané dle obchodního zákoníku. V případě neprojevení zájmu ze strany organizací zřizovaných ORP žadatel tyto organizace do žádosti nezahrne. 2. Jestliže bude obec provozovat SSL na své technologii, má povinnost předávat dokumenty do negarantovaného úložiště na TC ORP, je-li toto zřízeno? Nebo postačí, když zajistí předání dokumentů na TC K, až bude toto zřízeno a budou dána pravidla pro předávání dokumentů? Je nezbytné postupovat v navržené hierarchii předávání spisů mezi úložišti – viz obrázek na straně 8, Přílohy č. 12 Příručky pro žadatele a příjemce. 3. Ve výzvě se v části II. na str. 3 uvádí: „Přístup k elektronické spisové službě může být zajištěn jak na Technologickém centru žadatele, tak i na vlastní technologii obce, která o zajištění přístupu projevila zájem.“ Znamená to, že TC ORP vybere jednu spisovou službu, kterou bude poskytovat z TC ORP formou hostingu obcím a organizacím? Může obec získat SSL od jiného dodavatele, kterého označila ve svém „vyjádření zájmu“, a bude ji provozovat na své technologii? Systém spisové služby může v rámci projektu pořizovat jen obec s rozšířenou působností (ORP) – sama či po dohodě s obcemi ze spádového území. Další obce ze spádového území ORP nemohou v rámci projektu žádný systém spisové služby nebo upgrade pořizovat (nakupovat). Jakýkoliv nákup v rámci projektu zajišťuje žadatel = ORP, ale samozřejmě po dohodě s obcemi ve svém správním obvodu. DOPORUČENÍ: Lze jednoznačně doporučit provozovat systém spisové služby na vlastní technologii ORP (v rámci zřízeného technologického centra) a pro obce se správním obvodu žadatele si nechat zřídit hostovanou spisovou službu od ORP. Pro obce ve správním obvodu je tato varianta nejvýhodnější. 4. V textu výzvy u popisu části II je uvedeno, že může jít i o upgrade stávající elektronické spisové služby, splňující požadavky dané zákonem… V tom samém dokumentu na str. 4 je ve výdajích, které nesmějí být hrazeny z dotace, na prvním místě uveden upgrade stávající spisové služby. Jak tomu máme rozumět? Je rozdíl, který žadatel a co bude upgradovat aktualizovat/rozšiřovat). Oprávněným žadatelem je v rámci celé výzvy ORP. ORP může pořídit zcela nový systém spisové služby nebo upgradovat stávající systém. To jsou způsobilé výdaje (viz str. 3 výzvy, bod 12. / II.). Nezpůsobilé výdaje = upgradu spisových služeb u obcí s pověřeným obecním úřadem nebo obcí základního typu. Pro žadatele = ORP nejsou jako způsobilé výdaje nákupy jednotlivých upgradů pro obce ve svém spádovém území! (viz str. 3 výzvy, bod 12. / II.).
6
5. U části II. ESS má ORP povinnost zajistit obcím v území ESS, pokud projeví zájem. Jestliže obce projeví zájem o nákup licence kompatibilní s jejím IS, je ORP povinno zakoupit tuto licenci nebo svoji povinnost může splnit zajištěním hostovaného řešení? Např. z důvodu, že variantu licence chce jen několik obcí a většina volí hosting nebo z důvodu náročného a ekonomicky nevýhodného výběrového řízení (licence kompatibilní s IS obce dodává obvykle pouze jeden výrobce, který, vědom si svého postavení, navýší neúměrně cenu), nutnost licence soutěžit odděleně podle kompatibility s IS obcí apod. Záleží na vzájemné domluvě ORP a obcí spadajících do jejího správního obvodu. Ve studii proveditelnosti musí žadatel (ORP) uvést seznam obcí, které požádaly o zajištění přístupu k elektronické spisové službě. Seznam musí být rozdělen na obce, které požádaly o elektronickou spisovou službu v hostovaném režimu provozovanou na TC ORP a na obce, které projevily zájem o nákup licence plné verze ESS provozované na vlastní technologii obce. 6. Mohou ORP žádat pro obce ve svém správním obvodu pouze o zřízení ESS obcí v situaci, kdy má ORP vlastní ESS již zřízenou na vlastní náklady? Ano, mohou. 7. Jedna z obcí v našem správním obvodu by si chtěla pořídit ESS již nyní. Nechtějí čekat na hromadné VŘ pro všechny obce, neboť na spisovou službu dost pospíchají. Musí i tato obec v tomto případě vypisovat na pořízení spisové služby VŘ, když bude její cena pod 100 tis. Kč? Nebo si mohou pořídit ESS dle svého uvážení a poté dodat pouze potřebné doklady, aby náklady na ni byly uznatelné? Oprávněným žadatelem je pouze ORP. Pokud bude obec vystupovat sama za sebe, budou její výdaje v každém případě nezpůsobilé. 8. Mohou ORP využít dotaci 1 mil. Kč i na pořízení či upgrade softwaru pro vedení spisové služby i pro své příspěvkové organizace? Ano, mohou. Dle bodu 12. část II. výzvy 1. odstavec: Částka 1 mil. Kč je využitelná jak pro ORP, tak i pro její zřizované organizace (s výjimkou organizací zřízených podle Obchodního zákoníku - viz poslední věta bodu 12.). 9. V případě zřízení ESS chceme nabídnout obcím v působnosti určité místo jako datové úložiště. V případě této skutečnosti není nutné žádné doložení písemného zájmu? Co se týče následného využívání, je možné vybírat určitou minimální částku na provoz, případně jak řešit? V tomto případě není nutné písemné doložení zájmu. Podle textu výzvy str. 3 „Vybrané technické a systémové řešení musí dále umožnit přístup k ESS splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o spisové službě a archivnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro potřeby obcí a jimi zřízených organizací ve správním obvodu žadatele, které nedisponují vlastní elektronickou spisovou službou nebo projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP“. Vybírat finanční příspěvky na provoz je možné pouze ve výši nákladů (není možné generovat zisk), viz PPŽP str. 17: „Příjemce dotace může zpoplatnit služby ORP například tím, že mu budou jiné subjekty přispívat na provoz v době udržitelnosti, tyto poplatky nicméně nesmějí za toto období nabýt povahy příjmů z projektu dle výše uvedené definice. Výklad k výpočtu příjmů je uveden v příloze Příručky č. 9.“ 10. II. část výzvy 06 – ESS ORP: Pokud budou chtít obce ve správním obvodu zřídit vlastní ESS nebo projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP, musí vyjádřit zájem. Musí tedy být tato písemnost podepsaná starostou – schválena radou nebo vyžadujete i schválení zastupitelstvem? Stačí písemné rozhodnutí starosty obce, viz výzva 06 str. 3: „Projevem vyjádření zájmu dané obce se rozumí písemné rozhodnutí příslušných orgánů obce (zastupitelstva, rady, nebo starosty obce) doručené prokazatelně žadateli s uvedením typu provozovaného informačního systému, se kterým má být elektronická spisová služba provázána a kompatibilní, popřípadě s uvedením požadavku na provoz elektronické spisové služby v hostovaném režimu.“
7
11. Jak máme postupovat, jestliže nám byl odcizen majetek pořízený z dotace? Za odcizený majetek je potřeba pořídit náhradu, aby byl plněn účel projektu. Tato podmínka platí jak v době realizace projektu, tak i v době udržitelnosti. Náklady související s nákupem nahrazovaného majetku kryje příjemce ze svých vlastních zdrojů (nikoliv ze zdrojů dotace) nebo z pojistného plnění. Pojistné plnění není příjmem projektu. Doporučujeme pro zajištění auditní stopy uložit do složky projektu veškeré dokumenty související s odcizením majetku, např. nahlášení na policii, zápisy a protokoly od policie, nahlášení pojistné události. 12. II. část výzvy 06 - elektronické spisové služby ORP: Pokud budou chtít obce ve správním obvodu zřídit vlastní elektronickou spisovou službu nebo projeví zájem využít nově hostovanou spisovou službu umístěnou na ORP, musí vyjádřit zájem. Musí tedy být tato písemnost podepsaná starostou - schválena radou nebo vyžadujete i schválení zastupitelstvem? Stačí písemné rozhodnutí starosty obce. viz výzva 06 str. 3: „Projevem vyjádření zájmu dané obce se rozumí písemné rozhodnutí příslušných orgánů obce (zastupitelstva, rady, nebo starosty obce) doručené prokazatelně žadateli s uvedením typu provozovaného informačního systému, se kterým má být elektronická spisová služba provázána a kompatibilní, popřípadě s uvedením požadavku na provoz elektronické spisové služby v hostovaném režimu.“ 13. Je možné se stávající firmou zpracovávající Studii proveditelnosti podepsat Dodatek ke Smlouvě jak na zpracování Studie vnitřní integrace úřadu, tak na Ekonomickou analýzu? Ano, je možné za předpokladu dodržení stanovených podmínek VŘ. 14. Je maximální velikost dotace na projekt u jednotlivých částí výzvy v bodu 12 uvedena vždy již v celkové výši, nebo se jedná o 85% podíl ERDF? U částek uvedených v bodu 12 u jednotlivých částí výzvy se jedná o výši dotace z ERDF, a tedy o 85% celkových způsobilých výdajů projektu. 15. Existuje nějaký formulář na podání hlášení k udržitelnosti projektu. Jak často se předkládá? Hlášení o udržitelnosti se odevzdává podobně jako monitorovací zpráva či hlášení o pokroku, tzn. prostřednictvím IS Benefit a v písemné formě na pobočku CRR. První hlášení o udržitelnosti byste měli odevzdat 10 měsíců po ukončení realizace projektu, a následně vždy po uplynutí jednoho roku po celou dobu udržitelnosti. K podání tohoto hlášení by Vás měla vyzvat pobočka CRR.
C. Finanční řízení projektu 1. Jsou v rámci projektu způsobilým výdajem výdaje na audit (účetní audit projektu)? Takové výdaje jsou v rámci této výzvy nezpůsobilé. 2. V rámci rozpočtu projektu počítáme se zaškolením pracovníků úřadu s pořizovanými informačními systémy. Jedná se o způsobilý výdaj? Je nutné rozlišit, zda je proškolení pracovníků součástí některé uváděné veřejné zakázky (dle popisu, zadávací dokumentace, smluv apod.), pak je možné tyto výdaje považovat za způsobilé. Pokud by mělo být školení uváděno samostatně, bez návaznosti na pořízení předmětu projektu, tj. jako výdaj v přímé souvislosti s provozem systému, jednalo by se o výdaj nezpůsobilý, související s provozem daného systému. Lze si leda představit školení související s pořízením IS ve smyslu „odborného předání“ systému – proškolení systémových administrátorů.
8
3. Obec si nechá zpracovat výběrové řízení na dodavatele soukromou firmou. Jsou náklady na výběrové řízení způsobilým výdajem? Ano, tyto náklady jsou způsobilé (při splnění podmínek uvedených v PPŽP str. 15 – odstavec Způsobilé výdaje). 4. Je DPH způsobilým výdajem? Poskytované služby jsou pro externí dodavatele komerční aktivitou! A jsou-li plátci DPH, budou ji také účtovat a fakturovat. Nicméně orgán veřejné správy (příjemce dotace) není ve vztahu ke SR a dotaci plátcem DPH (neuplatňuje odpočet DPH vůči SR), proto předložené faktury za dodané služby a dodávky vykazuje včetně DPH jako způsobilé výdaje. 5. Lze ohodnocení pracovní síly pro udržení dohledu nad TC po 12 hodin denně zahrnout do oprávněných nákladů? Lze, ovšem pouze v případě, že je toto zpracování provedeno externím zpracovatelem vzešlým z výběrového řízení a je součástí výdajů na služby. Jakékoliv osobní náklady v rámci této výzvy jsou nezpůsobilými výdaji. 6. Pokud bychom zadali monitoring a finanční řízení projektu externě, je možné jej zařadit do způsobilých výdajů? Monitoring a finanční řízení lze zadat i externě, financování a případné uvedení mezi způsobilými výdaji je možné řešit obdobně jako u zpracování žádosti. 7. Jsou v rámci části III. Vnitřní integrace úřadu uznatelné následující položky? a) SW umožňující on-line vyhodnocovat fungování úřadu (dle ekonomických výstupů a výstupů ze spisové služby) ANO b) SW akviziční činnost (SW umožňující zpracovávat proces objednávek, limitovaných příslibů, atd.) Je nutno blíže specifikovat, o jaké objednávky se jedná atd. – obecně část III. Vnitřní integrace úřadu řeší vzájemnou provázanost agendových systémů, jejich zastřešení a jejich propojitelnost na základní registry. Nelze tedy pořizovat samotné agendové systémy bez toho, aniž by jejich pořízení bylo nezbytné k zajištění integrace úřadu. c) SW pro platební terminály na pokladnách (SW zajišťující online komunikaci platebního terminálu zapůjčeného bankou s ekonomickým systémem) DTTO viz b). d) SW osobní údaje DTTO viz b). e) SW Office Small Business 2007 DTTO viz b), resp. je nutné popsat jeho využití (např. další zpracování a distribuce výstupů jednotlivých agendových systémů) f) Misys – pasport územního plánu DTTO viz b).
9
g) SW centrální evidence smluv DTTO viz b). h) SW – vzdělávání DTTO viz b), resp. je nutné popsat o jaký typ vzdělávání se jedná (např. SW pro zvyšování znalostní úrovně uživatelů manažerských systémů by byl uznatelný, ale SW na výuku cizích jazyků nikoli) i) SodatSW – report center ANO, jen by bylo třeba popsat jeho využití v řídící a organizační struktuře úřadu. j) Vita – vodoprávní úřad DTTO viz b). k) IS Advice.CZ (zpracování karet, evidence, apod.) Nejedná se o typ SW, ale o konkrétního dodavatele. Bez ohledu na porušení pravidel pro výběr dodavatele by záleželo na tom, o jakém výrobku je konkrétně řeč (jaká evidence atd.). l) SW, který umožňuje vést evidenci uživatelů IS a jejich přístupových práv ANO m) Misys - pasporty Záplav a Studní DTTO viz b). n) Adobe Acrobat DTTO viz e). o) Program stavební úřad a jeho propojení se spisovou službou Propojení se spisovou službou je uznatelné pro všechny agendové systémy, ale samotný program stavební úřad je pravděpodobně agendový systém tedy stejné jako bod b). p) Komplexní agenda přestupkových řízení (4 licence dle nabídky společnosti Gordic) DTTO viz b). Obecně je nutno mít na paměti, že nelze shora uvedeným způsobem vybírat konkrétní SW od konkrétního dodavatele. Konkrétního dodavatele je nutné vždy řádným způsobem vysoutěžit. V zadávací dokumentaci pro VŘ není možné uvádět konkrétní značky, výrobce, nicméně je možné uvést požadavky na kompatibilnost se stávajícími systémy ORP.
10
8. Mezi nezpůsobilými výdaji jsou uvedeny výdaje v přímé souvislosti s provozem systému, resp. náklady souvisejí s nákupem prodloužené záruky. Co konkrétně se tím myslí? Žadatel předpokládá již do výběru dodavatele zakomponovat podmínky jako zajištění servisu, aktualizace, podpory apod. po dobu udržitelnosti. Toto se samozřejmě projeví ve výsledné ceně a nebude možné rozklíčovat kolik z vysoutěžené ceny je dodávka požadovaných komponent a kolik zajištění podpory na 5 let, resp. u některých příjemců by to šlo a u jiných ne. Výdaje na servis (v době udržitelnosti, tedy po skončení realizace projektu) mají charakter „provozních výdajů“ a jsou tedy nezpůsobilými výdaji. Ve VŘ by měly být pokud možno nastaveny podmínky tak, aby neobsahovaly nezpůsobilé výdaje, resp. z uzavřené smlouvy (faktury) musí být patrné, které výdaje jsou vzhledem k projektu způsobilé (záruční doba obsažená v „základní ceně“), a které ne (prodloužená záruka zvlášť vyjádřena cenou). Tato skutečnost, ale v žádném případě nebrání tomu, aby si zadavatel stanovil prodlouženou záruku jako hodnotící kritérium při VŘ (ovšem s podmínkou, že výdaje na nákup prodloužené záruky budou označeny jako nezpůsobilé – ve smlouvě/faktuře) 9. Ve výzvě č. 6 „Na rozvoj služeb eGovernmentu v obcích“ je uvedeno: „financovat lze výdaje vzniklé po 1. 1. 2007, přičemž projekty nesmějí být dokončeny před vydáním Rozhodnutí“. Lze uplatnit jako způsobilý výdaj fakturu za upgrade ESS provedený v souvislosti se zák. č. 300/2008 Sb.? Dle PPŽP str. 16 je upgrade stávající ESS obcí s pověřeným OÚ, obcí základního typu a jimi zřizovaných organizací nezpůsobilý výdaj. Upgrade je způsobilý pouze v případě ORP. 10. Mohou ORP využít dotaci 1 mil. Kč i na pořízení či upgrade softwaru pro vedení spisové služby i pro své příspěvkové organizace? Ano, mohou. Dle bodu 12. část II. výzvy 1. odstavec: Částka 1 mil. Kč je využitelná jak pro ORP, tak i pro její zřizované organizace (s výjimkou organizací zřízených podle Obchodního zákoníku - viz poslední věta bodu 12.). 11. Jaké jsou způsobilé a nezpůsobilé výdaje? Způsobilé a nezpůsobilé výdaje se liší v rámci jednotlivých oblastí intervence, blíže viz konkrétní Příručka pro žadatele a příjemce. Z hlediska obecného vymezení způsobilosti musí výdaje být přiměřené (musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým) a musí být vynaloženy v souladu s principy: hospodárnosti (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu), účelnosti (přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu). Způsobilé výdaje musí: být vynaloženy v souladu s cíli programu a příslušné oblasti intervence a musí bezprostředně souviset s realizací projektu, být vynaloženy nejdříve po 1. lednu 2007 (realizace projektu nesmí být ke dni podání žádosti ukončena). Každý způsobilý výdaj, patřičně doložený průkaznými účetními či daňovými doklady, lze uplatnit z hlediska veřejné podpory pouze jedenkrát, tzn., že výdaj, na který se vztahuje přiznaná podpora, se neuplatní v jiném dotačním programu financovaném z veřejných zdrojů. 12. Je maximální velikost dotace na projekt u jednotlivých částí výzvy v bodu 12 uvedena vždy již v celkové výši, nebo se jedná o 85% podíl ERDF? U částek uvedených v bodu 12 u jednotlivých částí výzvy se jedná o výši dotace z ERDF, a tedy o 85% celkových způsobilých výdajů projektu.
11
D. Veřejné zakázky 1. V jakém režimu se mají zadávat veřejné zakázky na vybudování technologického centra? Je nutné zadávat všechny části výzvy (aktivity) v rámci jednoho výběrového řízení, resp. v režimu odpovídajícímu součtové ceně všech částí výzvy (aktivit) dohromady? Nebo je možné tendrovat jednotlivé části výzvy (aktivity) samostatně? Mezi jednotlivými částmi výzvy kromě Vnitřní integrace úřadu existuje věčná souvislost; tzn. části I., II. doporučujeme soutěžit společně, tzn. vyhlásit jedno výběrové řízení rozdělené na části/dílčí plnění. Dodavatelům pak můžete umožnit, aby podali nabídku na všechny nebo pouze na některé části/dílčí plnění. Pokud zadavatel vyhlásí několik samostatných výběrových řízení na tyto aktivity, vystavuje se riziku, že tato skutečnost bude posouzena jako účelové dělení zakázek. Za účelem eliminace tohoto rizika je nutné, aby všechna tato samostatná VŘ byla vyhlášena v režimu odpovídajícímu součtové hodnotě všech těchto aktivit. Z hlediska časové souvislosti je třeba zvážit také předvídatelnost jednotlivých zakázek - pokud má zadavatel vytvořen plán na vybudování technologického centra (tzn. jedná se o plánované aktivity), byť rozložené do několika let, je na místě takovou veřejnou zakázku zadávat jako jeden celek, tedy jedinou veřejnou zakázku. Tímto plánem není pouze žádost o dotaci ale např. také případný plán na vybudování technologického centra schválený zastupitelstvem obce; tzn. že v případě zadání dvou a více zakázek z důvodu „časové nesouvislosti zakázky“ je třeba, aby zadavatel předložil zdůvodnění, proč takto postupoval a v čem spatřuje časovou nesouvislost. Příklady: Příklad pro TC ORP: Výběrové řízení na části/ dílčí plnění: Pouze část III. (aktivita) výzvy – Vnitřní integrace úřadu, může být tendrována samostatně, neboť není splněno kritérium věcné souvislosti. Projekt bude podán na všechny 3 části (aktivity) výzvy. Vypsána tedy budou 2 výběrová řízení: VŘ č. 1: rozdělené na dvě části dílčí plnění: 1) část I. výzvy - Zřízení technologického centra ORP, včetně zajištění povinných služeb 2) část II. výzvy - Pořízení elektronické spisové služby ORP a řešení spisové služby obcí ve správním obvodu ORP VŘ č. 2: III. část výzvy – Vnitřní integrace úřadu Příklad pro TC kraje: Výběrové řízení na části/ dílčí plnění: Pouze část IV. (aktivita) výzvy – Vnitřní integrace úřadu a integrace ISVS, může být tendrována samostatně, neboť není splněno kritérium věcné souvislosti. Příklad: Výběrové řízení na části/ dílčí plnění Projekt bude podán na všech 6 částí (aktivit) výzvy. Vypsána tedy budou 2 výběrová řízení: VŘ č. 1: rozdělené na 5 částí/dílčích plnění 1) část I. výzvy - Elektronická spisová služba 2) část II. výzvy - Digitální mapa veřejné správy 3) část III. výzvy - Digitalizace a ukládání dat 4) část V. výzvy - Datové sklady, manažerské informační systémy a nástroje Business Intelligence 5) část VI. výzvy - Zřízení technologického centra na úrovní kraj (TCK), včetně zajištění povinných služeb VŘ č. 2: část IV. - Vnitřní integrace úřadu a integrace s ISVS
12
2. Mezi nezpůsobilými výdaji jsou uvedeny výdaje v přímé souvislosti s provozem systému, resp. náklady souvisejí s nákupem prodloužené záruky. Co konkrétně se tím myslí? Žadatel předpokládá již do výběru dodavatele zakomponovat podmínky jako zajištění servisu, aktualizace, podpory apod. po dobu udržitelnosti. Toto se samozřejmě projeví ve výsledné ceně a nebude možné rozklíčovat, kolik z vysoutěžené ceny je dodávka požadovaných komponent a kolik zajištění podpory na 5 let, resp. u některých příjemců by to šlo a u jiných ne. Výdaje na servis (v době udržitelnosti, tedy po skončení realizace projektu) mají charakter „provozních výdajů“ a jsou tedy nezpůsobilými výdaji. Ve VŘ by měly být pokud možno nastaveny podmínky tak, aby neobsahovaly nezpůsobilé výdaje, resp. z uzavřené smlouvy (faktury) musí být patrné, které výdaje jsou vzhledem k projektu způsobilé (záruční doba obsažená v „základní ceně“), a které ne (prodloužená záruka zvlášť vyjádřena cenou). Tato skutečnost, ale v žádném případě nebrání tomu, aby si zadavatel stanovil prodlouženou záruku jako hodnotící kritérium při VŘ (ovšem s podmínkou, že výdaje na nákup prodloužené záruky budou označeny jako nezpůsobilé – ve smlouvě/faktuře) 3. V rámci vnitřní integrace úřadu bychom chtěli pořídit několik softwarových aplikací a nyní jsme přemýšleli o výběrovém řízení na zhotovitele. Dle metodického pokynu k této výzvě bychom měli všechny aplikace soutěžit jako jednu zakázku. Nevím však, nakolik je pravděpodobné, že nám všechny požadované aplikace dodá jedna firma. Mohli byste mi prosím poradit, jak v tomto případě postupovat? Aplikace samozřejmě nenazveme konkrétně, pouze definujeme kritéria, která by měla tyto aplikace splňovat. V tomto případě bychom vám doporučovali postupovat dle § 98 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, tedy tak, že bude zadána jedna zakázka, nicméně ta bude rozdělena na části. Dodavatelům pak můžete umožnit, aby se zúčastnili buď všech částí, nebo pouze některých. 4. Jaký je rozdíl mezi zadávací dokumentací a výzvou k podání nabídek? Obecně platí, že Výzva k podání nabídek obsahuje všechny relevantní informace a zadávací dokumentace pak tyto informace rozvádí. U veřejných zakázek malého rozsahu platí, že Výzva k podání nabídek musí být zpracována vždy, vypracování zadávací dokumentace je dobrovolné, pokud zadavatel neuvedl všechny informace již ve Výzvě. U zakázek zadávaných v režimu zákona se zadavatel řídí pokyny zákona, kde je vymezeno, které zadávací dokumenty musí být vytvořeny. 5. Kde naleznu pravidla a předpisy k zadávání veřejných zakázek? Veškeré dokumenty týkající se problematiky veřejných zakázek rámci IOP jsou ke stažení na webu OSF (http://www.osf-mvcr.cz/jak-na-verejne-zakazky-v-projektech). 6. Které zákony a předpisy je nutné při zadávání veřejných zakázek dodržovat? Základním dokumentem je Zákon o veřejných zakázkách, dále Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU a podmínky dané výzvy. Řídíte se také interními předpisy, které však nesmí být v rozporu se Zákonem a Závaznými postupy. Obecně tedy platí, že zadavatel musí respektovat požadavky všech předpisů, které jsou pro něj závazné (např. u nadlimitní zakázky spolufinancované ze strukturálních fondů EU to bude zákon, Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU i interní předpisy, u zakázek malého rozsahu pak interní předpisy a Závazné postupy pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů EU). 7. Jak stanovím předpokládanou hodnotu zakázky? Při určování předpokládané hodnoty zakázky je zadavatel povinen postupovat hospodárně a zboží a služby pořizovat za cenu obvyklou v místě plnění zakázky. Zadavatel je povinen využít jeden z těchto způsobů: Vycházet z ceny zakázek s obdobným plněním. Udělat průzkum cen v místě plnění zakázky, a to takovým způsobem, aby žádného z dodavatelů nezvýhodnil (např. součást dotazu nesmí být zadávací dokumentace) Jakým způsobem zadavatel k předpokládané hodnotě došel je předmětem kontrol.
13
8. Jak nejlépe rozeslat výzvu k podání nabídek? Způsobů je několik: Email – nechat si potvrdit doručení emailu, tzv. doručenku (potvrzení o přečtení není třeba). Přes datovou schránku. Pošta – doporučeně (je třeba doložit podací lístek). 9. Musí se na OSF dokumenty dokládat v originále, nebo stačí kopie? Na OSF stačí dodat kopie dokumentů, originály si uschovejte pro případ kontroly na místě. 10. Jak a které doklady a dokumenty je potřeba uchovávat? Zadavatel je povinen uchovávat veškerou dokumentaci vzniklou v souvislosti se zadáváním zakázky a záznamy o elektronických úkonech související s realizací zakázky. Nutné je uchovat vše v originálech, pro potřeby kontroly je vhodné pořídit si od všech podkladů alespoň dvě kopie. 11. Je možné se stávající firmou zpracovávající Studii proveditelnosti podepsat Dodatek ke Smlouvě jak na zpracování Studie vnitřní integrace úřadu, tak na Ekonomickou analýzu? Ano, je možné za předpokladu dodržení stanovených podmínek VŘ. 12. Může se zpracovatel studie proveditelnosti (resp. eGovernment strategie či jiných dokumentů sloužících jako nezbytný podklad pro realizaci projektu) vzešlý jako vítěz z VŘ na její zpracování zároveň zúčastnit následného VŘ na dodavatele samotného řešení? Samozřejmě s faktem, že zadávací dokumentace na dodavatele reflektuje závěry studie proveditelnosti? Ze zákona ani z jiné metodiky nevyplývá zákaz, aby se zpracovatel studie proveditelnosti apod. účastnil VŘ na samotnou realizaci technického řešení. Taková situace však přináší určitá rizika z hlediska dodržení § 6 zákona č. 137/2006 Sb. Tedy dodržení zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Zadavatel by musel zaručit, že všichni uchazeči budou mít stejné podmínky a stejné informace a že zpracovatel studie proveditelnosti nebude žádným způsobem zvýhodněn. Tzn., že zadavatel by musel zejména poskytnout kompletní podklady, které měl k dispozici zpracovatel studie proveditelnosti, i všem ostatním účastníkům a samozřejmě by jim musel také poskytnout kompletní výsledek práce zpracovatele studie. Princip rovného zacházení by se měl odrážet také v hodnotících kritériích, resp. v metodě a popisu hodnocení ze strany zadavatele a samotného průběhu hodnocení nabídek – popis a zdůvodnění hodnocení a přidělení jednotlivých bodů jednotlivým nabídkám. Poznámka: Z pohledu zadavatele představuje tato situace ještě riziko v tom, že účastní-li se zpracovatel studie i následného VŘ, tak zadavatel nemusí získat nejlepší možné řešení, neboť zpracovatel píše studii tak říkajíc „sobě na tělo“, tedy tak, aby v následném VŘ zvítězil on sám.
E. Obecné dotazy 1. U části II. ESS má ORP povinnost zajistit obcím v území ESS, pokud projeví zájem. Jestliže obce projeví zájem o nákup licence kompatibilní s jejím IS, je ORP povinno zakoupit tuto licenci nebo svoji povinnost může splnit zajištěním hostovaného řešení? Např. z důvodu, že variantu licence chce jen několik obcí a většina volí hosting nebo z důvodu náročného a ekonomicky nevýhodného výběrového řízení (licence kompatibilní s IS obce dodává obvykle pouze jeden výrobce, který, vědom si svého postavení, navýší neúměrně cenu), nutnost licence soutěžit odděleně podle kompatibility s IS obcí apod. Záleží na vzájemné domluvě ORP a obcí spadajících do jejího správního obvodu. Ve studii proveditelnosti musí žadatel (ORP) uvést seznam obcí, které požádaly o zajištění přístupu k elektronické spisové službě. Seznam musí být rozdělen na obce, které požádaly o elektronickou spisovou službu v hostovaném režimu provozovanou na TC ORP a na obce,
14
které projevily zájem o nákup licence plné verze ESS provozované na vlastní technologii obce. 2. Mohou ORP žádat pro obce ve svém správním obvodu pouze o zřízení ESS obcí v situaci, kdy má ORP vlastní ESS již zřízenou na vlastní náklady? Ano, mohou.
15
