NEGOSIASI
AKBP MUH. ARWIN,SE,MM. KASUBDIT KERMA DIT BINMAS
Pada dasarnya kita semua adalah negosiator. Beberapa dari kita melakukannya dengan baik, selalu menang, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi kepentingan orang lain.
Pengertian 1. Negosiasi diartikan sebagai proses tawar-menawar (bargaining-penulis) dengan jalan berunding untuk memberi atau menerima guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dengan pihak lain (KBBI). 2. Negosiasi juga diartikan kemampuan menggunakan pengetahuan, informasi, dan kekuatan untuk mempengaruhi perilaku ke dalam suatu jaringan yang penuh tekanan untuk mencapai tujuan tertentu. 3. Negosiasi adalah suatu proses yang dilakukan oleh dua pihak atau lebih yang mempunyai kepentingan yang sama atau bertentangan bertemu dan berbicara dengan maksud untuk mencapai kesepakatan. Pertentangan kepentingan memberikan alasan terjadinya negosiasi.
Pengertian 4. Dalam Wikipedia Indonesia, Ensiklopedia Bebas Berbahasa indonesia, negosiasi diartikan suatu proses atau metode antara dua orang atau dua kubu untuk mencapai perjanjian yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan elemenelemen kerjasama dan kompetisi. 5. Dalam buku Teach Yourself Negotiating, karangan Phil Baguley, dijelaskan tentang definisi negosiasi yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang
Karakteristik Negosiasi 1. Senantiasa melibatkan orang; baik sebagai individu, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok; 2. Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yg terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dlm akhir negosiasi; 3. Menggunakan cara2 pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter); 4. Hampir selalu berbentuk tatap-muka yg menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh, maupun ekspresi wajah; 5. Negosiasi biasanya menyangkut hal2 di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi; 6. Ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah
Tahapan/Langkah Negosiasi Apa yang harus ada sebelum bernegosiasi ? Keinginan untuk memasuki tahap negosiasi. Hal ini mengidentifikasikan kesamaan persepsi kepentingan. Ada wilayah-wilayah potensi yang dapat dijadikan konsesi. Kedua belah pihak mempunyai wewenang untuk menyesuaikan posisi mereka. Masing-masing pihak telah mempersiapkan secara cermat posisi negosiasi.
Tahapan/Langkah Negosiasi
Jangan bernegosiasi, apabila: 1. Anda tidak memiliki kekuatan berunding. 2. Anda tidak memiliki sesuatu untuk dirundingkan. 3. Sasaran yang lebih luas dapat menjadi praduga yang salah. 4. Anda tidak mempersiapkan dengan baik. 5. Anda tidak mengetahui secara tepat apa yang Anda inginkan.
Tahapan/Langkah Negosiasi
Empat tahap atau langkah dalam negosiasi; 1. Tahap Persiapan 2. Tahap Pelaksanaan, 3. Tahap Perundingan 4. Tahap Kesepakatan
1. PERSIAPAN
Mengumpulkan Informasi Menetapkan sasaran Menentukan Prioritas Menelusuri fihak lawan dan kasusnya Mengembangkan strategi Mengetahui keterikatan atau batasan mandat yang diberikan pada anda Mempertimbangkan konsekuensi kegagalan Gagal membuat perencanaan adalah suatu perencanaan untuk gagal.
Mengumpulkan Informasi Prosedur yang disetujui untuk menyelesaikan perselisihan Keabsahan suatu tuntutan berdasarkan hukum Implikasi biaya dari konsesi-konsesi yang dibuat Dampak sosial dari konsesi yang dibuat Hasil-hasil yang pernah dicapai sebelumnya berdasarkan tuntutan yang ama Situasi kompetitif eksternal Penggajian dan kondisi tempat kerja Indikator seperti inflasi, produktivitas, pertumbuhan industri dan profitabilitas perusahaan. Negosiasi yang sukses bukanlah hasil dalam waktu sekejap tetapi membutuhkan suatu persiapan yang teliti.
Menetapkan Sasaran
Mengetahui mengapa anda ingin bernegosiasi, dan apa yang dibahas dlm negosiasi Membedakan sasaran sasaran yang dapat ditetapkan di semua situasi dan sasaran yang ditetapkan pada negosiasi individual Mempertimbangkan 3 posisi : (1) Posisi ideal (2) Posisi target (3) posisi resisten
Posisi-Posisi Posisi Ideal : hasil terbaik yang dicapai fihak yang bernegosiasi. Serikat pekerja merepresentasikan tuntutan pembukanya bagi pengusaha merepresentasikan tuntutan penutupnya. Posisi Target: merepresentasikan hasil yang diharapkan pihak yang bernegosiasi yaitu posisi cadangan bila posisi ideal tidak tercapai. Posisi resisten merepresentasikan titik terendah yang sama sekali tidak diharapkan oleh fihak yang bernegosiasi. Para negosiator berusaha mendorong fihak lainnya sedekat mungkin dengan titik resisten pihak tersebut.
Menentukan Prioritas
Sasaran apa saja yang paling penting dan harus dicapai Masalah-masalah/isu yang kurang begitu penting yang mungkin diangkat dan menjadi konsesi Urutan konsesi yang mungkin dapat dibuat dalam negosiasi Menentukan prioritas berarti harus dapat membedakan antara apa yang harus dan apa yang mungkin dapat dicapai.
Menginvestigasi Fihak Lawan
Mempertimbangkan sasaran dan prioritas yang mungkin diambil fihak lawan. Mempersiapkan tanggapan atas pertanyaan yang mungkin diajukan fihak lawan. Memperkirakan kemungkinan komposisi tim negosiasi fihak lawan Mengidentifikasi siapa pembuat keputusan fihak lawan Memperkirakan gaya atau cara negosiasi yang mungkin digunakan fihak lawan Mengidentifikasi asumsi anda mengenai kasus pihak lawan dan mencari tahu tentang keabsahannya.
Mengembangkan Strategi
Melakukan persuasif sebelum negosiasi jika perlu Menentukan taktik atau gaya sbelum negosiasi Menentukan kapan harus bersikap persuasif dan kapan harus bersikap kompromis. Menentukan kapan harus bersikap kompetitif dan kapan bersikap kooperatif Menentukan siapa yang harus terlibat, dan pembagian tugas dalam kelompok/tim negosiasi Menentukan anggota tim negosiasi dengan pertimbangan: (1) kualifikasi pribadi dan kemampuan negosiasi, (2) wawasan dan pengetahuan, (3) kemampuan bekerja dalam kelompok, dan (4) peran negosiasi, seperti ketua tim, pencatat dan pendengar. Mengidentifikasi elemen-elemen lawan yang mungkin dijadikan konsesi Menentukan tempat negosiasi, wilayah anda, lawan atau netral. Alokasi waktu yang cukup dalam bernegosiasi Strategi harus bersifat fleksibel, dapat disesuaikan dengan keadaan dan masalah yang muncul dalam negosiasi
Keterikatan dan Batasan Mandat
Memastikan bahwa anda benar-benar tahu dan faham tentang mandat yang diberikan Mengetahui kapan negosiasi harus ditangguhkan sehingga ada kesempatan untuk berkonsultasi dengan para anggota Memahami bahwa beberapa negosiator memiliki otoritas yang tidak terbatas
Mempertimbangkan Konsekuensi Kegagalan
Memikirkan pilihan-pilihan yang ada jika negosiasi gagal Mempertimbangkan apakah lebih baik membuat konsesi lebih banyak lagi atau membiarkan konflik yang terjadi diselesaikan fihak ketiga Mempertimbangkan konsekuensi kegagalan dapat membangun komitmen terhadap proses negosiasi
Pelaksanaan/Proses Negosiasi Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: 1. pleasant (menyenangkan), 2. assertive (tegas, tidak plin-plan), 3. firm (teguh dalam pendirian). Mengawali sebuah negosiasi: a. Jangan memegang apa pun di tangan kanan Anda ketika memasuki ruangan negosiasi; b. Ulurkan tangan utk berjabat tangan terlebih dulu; c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat; d. Berikan senyum & katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.
Pelaksanaan/Proses Negosiasi
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah: a. Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi; b. Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak Anda secara jelas, singkat, dan penuh percaya diri. Kita perlu mengeksplorasi kebutuhan, keinginan, dan kepentingan misalnya dengan pertanyaan: Jika kondisi memungkinkan, adakah hal-hal lain yan akan membuat kesepakatan ini dapat berlangsung dengan baik? Kondisi apa saja yang perlu diubah agar Anda dapat menerima kesepakatan ini? Bila seseorang menyatakan keinginan atau kebutuhan tanyakan, mengapa?
Dorong mereka untuk menjelaskan mengapa hal yang ditanyakan itu penting? Fahamilah situasi dari posisi masing-masing fihak. Tunjukan bahwa Anda hendak menolong mereka mempertemukan kebutuhan, keinginan, dan kepentingan-kepentingan mereka. Kejujuran terhadap kepentingan pribadi akan mempermudah menemukan kesepakatan
c. Tekankan bahwa Anda atau organisasi Anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka; d. Sediakan ruang untuk manuver atau tawar-menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak; e. Sampaikan bahwa ”jika mereka memberi anda ini anda akan memberi mereka itu – if you’ll give us this, we’ll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.
DISKUSI
Pada negosiasi yang bersifat formal ada tahap pendahuluan, kedua belah fihak slg memperkenalkan, mengklarifikasi masalah, menyepakati urutan2 masalah yang akan dinegosiasikan, menentukan bagaimana dan kapan jeda waktu dalam proses negosiasi. Diskusi pembukaan biasanya dimulai dengan pernyataan pembukaan kedua belah fihak, dalam hal ini serikat pekerja biasanya diminta menyatakan terlebih dahulu Tahap dimana masing2 fihak menyajikan kasusnya secara umum, mengklarifikasi posisi masing-masing dan menegaskan pandangan mereka pada tiap masalah. Selama tahap diskusi tidak dibuat penawaran dan perundingan
Tawar Menawar Masing-masing pihak menyampaikan tuntutan, harapan, keinginan, permintaan, dan sejenisnya. Pihak lainnya meminta mengurangi, menambah, mengurangi dengan catatan dan sejenisnya.
Perundingan (Tawar Menawar)
Siap memberikan konsesi-konsesi sebagai implikasi dari tuntutan anda Siap bergerak dari posisi yang anda tentukan sebelumnya Siap memilah-milah tuntutan dlm proposal dan menyusunya berdasarkan konsesi yang anda berikan dan anda terima Siap mengaitkan konsesi dengan kerangka waktu yang berbeda (Mis Kami akan membayar penuh tuntutan anda karena sudah terlambat 6 bulan) Membuat kompromi bukanlah tanda kelemahan. Kompromi adalah suatu komitmen terhadap proses negosiasi
Membangun Kesepakatan
Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya. Negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak ketiga.
Mencapai Kesepakatan
Menetapkan hubungan dg. Perilaku non verbal Menetapkan kesepakatan untuk memecahkan mas. Berfokus pada pemecahan masalah bersama. Ajukan pertanyaan agar dapat pandangan org lain Berperilaku positif shg pandangan anda didengar Carilan sesuatu yang dapat disepakati & ringkaslh Ulangi proses ini sampai kedua belah pihak menetapkan isu-isu utama dengan menyepakati tindakan untuk menangani isu-isu tersebut. Tulislah secara bersama-sama hasil tindakan yang disetujui bersama sesuai dengan jadwal dan tenggat waktu. Kerjakan apa-apa yang telah disepakati.
Hasil Negosiasi 1. 2.
3.
4.
Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi) Kedua belah pihak mencapai hasil sebagian dari posisi tuntutan dan penawaran pertama mereka Kuadran Menang-Kalah (Persaingan) Salah satu pihak mencapai seluruh atau sebagian besar hasil dari rencana yang diharapkan, sementara pihak lainnya tidak mendapatkan hasil apa-apa, atau mencapai hasil yang sangat kecil. Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi) Salah satu pihak tidak mendapatkan hasil apa-apa atau sangat kecil dari rencana yang diharapkan, sementara pihak lain mencapai seluruh atau sebagaian besar. Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik) Pihak-pihak yang berunding gagal mencapai kesepakatan. Pertentangan kepentingan lebih dominan dari persamaan kepentingan, tidak atau sangat sedikit kompromi dan muncul kemungkinan bahwa konflik atau pertentangan dapat berkembang mencapai tahap mogok atau macet (locout).
Gaya Negosiasi 1. Sebelum menentukan gaya negosiasi yang Anda gunakan, pertimbangkan lebih dahulu hal-hal sebagai berikut : a. Hubungan dengan pihak lawan untuk jangka panjang atau saat itu saja. b. Kekuatan dan kelebihan lawan. c. Kekuatan dan kelebihan posisi tim Anda. d. Penting atau tidaknya mencapai suatu kesepakatan.
2. Gaya Negosiasi dapat dibagi 2 yaitu :
Gaya Negosiasi
a. Negosiasi Kooperatif (Menciptakan suasana saling menghargai dan percaya).
1) Memperjelas dari awal Anda menginginkan hasil menang-menang. 2) Mulai dengan mengidentifikasi masalah sebelum mengidentifikasi pemecahan. 3) Mulai dengan masalah-masalah mudah untuk dicapai kesepakatan. 4) Bila mungkin, buat beberapa konsesi kecil yg dibagi pembahasannya dalam negosiasi dibandingkan dgn sebuah konsesi besar. 5) Hindari bahasa dan postur tubuh yang difensif. 6) Bersikap fleksibel.
b. Negosiasi Kompetitif
1) Negosiasi kompetitif jarang sekali diterima dan hanya mungkin terjadi jika Anda memiliki posisi yang sangat kuat. 2) Namun demikian, Anda mungkin harus menggunakan gaya ini jika pihak lawan jelas-jelas tidak menginginkan negosiasi kooperatif. 3) Dari awal tegaskan komitmen Anda terhadap posisi yang telah Anda tentukan. 4) Indikasikan konsekuensi jika Anda tidak memperoleh apa yang Anda inginkan.
Gaya Negosiasi
3. Siapkan konsesi-konsesi yang tidak penting untuk Anda, tetapi yang : a. Menghindari pihak lawan dari kehilangan muka. b. Bagaimana reaksi Anda terhadap taktik menangkalah? jangan terpancing emosi. c. Tanyakan pihak lawan alasan mereka menentukan posisi tertentu. d. Tekankan konsekuensi jika kesepakatan gagal terhadap pihak lawan. e. Coba untuk meningkatkan rasa saling menghargai dan gunakan pendekatan penyelesaian masalah bersama.
Dasar Negosiasi Di dalam buku, Getting to Yes, yang pertama kali diluncurkan pada tahun 1981 oleh Roger Fisher dan William Ury, tertulis empat dasar di dalam negosiasi: 1. 2. 3. 4.
Pisahkan antara pelaku dengan masalah. Fokus pada kepentingan, bukan posisi. Ciptakan pilihan untuk hasil yang mutual. Tekankan pada kriteria yang bersifat objektif.
Terakhir kali, para pelaku negosiasi harus sudah mengetahui alternatif-alternatif apa saja yang mungkin ada.
Prinsip Negosiasi 1. Berpura-pura bodoh itu pintar 2. Jangan biarkan fihak lawan menulis kontrak 3. Bacalah kontrak setiap waktu 4. Funny Money (memerinci sesuatu secara detail dan berbeda/aneh) 5. Orang percaya apa yang dilihat secara tertulis 6. Berkonsentrasilah pada isu
Norma Negosiasi 1. Ingat selalu bahwa segala sesuatu dapat dinegosiasikan. 2. Kristalisasikan visi Anda mengenai kesepakatan tersebut. 3. Persiapkan segala sesuatunya terlebih dahulu. 4. Ajukan pertanyaan 5. Mendengar 6. Tentukan target untuk setiap kesepakatan. 7. Targetkan aspirasi Anda setinggi mungkin. 8. Kembangkan pilihan-pilihan dan strategi. 9. Pikirlah layaknya seekor dolphin. 10. Jujur dan adil. 11. Jangan pernah menerima penawaran pertama. 12. Rundingkan dengan kekuatan/kuasa jika memungkinkan. 13. Temukan apa yang diinginkan oleh pihak lawan. 14. Koperatif dan bersahabat. 15. Gunakan kekuatan kompetisi.
Negosiator Negosiator yang baik 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Bangun kesadaran bernegosiasi Jadilah pendengar yang baik Siapkan diri anda Tetapkan target yang tinggi Selalu bersikap sabar Fokus pada kepuasan Jangan mempunyai inisiatif pertama kali Jangan terima penawara pertama kali Jangan membuat kelonggaran sepihak Jangan pernah ragu untuk mundur
Anda Negosiator yang Efektif? Negosiator Tidak Efektif
Negosiator Efektif
1. Kurang persiapan 2. Tidak memiliki tujuan yng jelas 3. Gagal memahami sisi lain dari apa yang dinegosiasikan 4. Memiliki harapan yang tidak realistik 5. Berusaha mengakhiri negosiasi secara cepat (terburu-buru 6. Kurang jelas/memahami kesepakatan yang melibatkan pihak lain 7. Menggantung/memutuskan pada hal-hal yang bukan merupakan kesepakatan 8. Mencoba menghindari diskusi yang memungkinkan adanya halhal yang terbukti dapat disepakati
1. Mempersiapkan diri dengan baik 2. Mempunyai pandangan yang jelas terhadap apa yang ingin dicapai lawan. 3. Mendengarkan dengan baik keinginan/tuntutan lawan. 4. Fleksible dan kreatif mencari alternatif solusi 5. Senantiasi berpikir rasonal 6. Meneliti, menguji dan memahami detail dari kesepakatan 7. Bergerak dari hal-hal yang menjadi pertikaian menuju kesepakatan yang dapat dicapai. 8. Meyakinkan bahwa semua masalah pada akhirnya dapat disepakati dan diselesaikan
Sekian &
TERIMA KASIH
