Negociace a podpis Grantové dohody v 7.RP Květen 2011, Praha Seminář MANAGEMENT PROJEKTŮ 7.RP - 2. den: Jak řídit projekt financovaný ze zdrojů 7.RP Lenka Chvojková (Lepičová)
1
Časová osa VÝZVA Příprava a podání návrhu projektu (EPSS) Uzávěrka Hodnocení návrhu projektu nezávislými hodnotiteli Negociace Podpis Grantové dohody s EK + podpis Konsorciální smlouvy mezi partnery Realizace projektu 2
NÁVRH PROJEKTU
Část A
Část B
Negociace (vyjednávání s EK)
Technická stránka vyjednávání
Finanční a právní část vyjednávání Ověření existence a právního statutu Ověření finanční kapacity Příprava GPF formulářů
PODPIS GRANTOVÉ DOHODY a ZAHÁJENÍ REALIZACE PROJEKTU
„Core Text“ GA
Annex V GA „Formulář A“
Grantová dohoda
Annex I GA 3
Vyjednávání s EK
• POZVÁNKA: „Letter of Invitation to Negotiations“ – Obecné pokyny, jak postupovat při vyjednávání – Souhrnná hodnotící zprávou nezávislých expertů (Evaluation Summary Report) – Vyjednávací mandát (Negotiation Mandate) – Etické posouzení projektu (Ethical Review Report) – je li třeba
• KDO: projektový úředník EK a zástupce koordinátora • JAK / KDE: osobně (Brusel, Luxembourg) /emailem, ale také (někdy dokonce pouze) prostřednictvím webové aplikace NEF (Negotiation Facility) – Komunikačním nástrojem této aplikace jsou i formuláře GPFs (Grant Agreement Preparation Forms )
4
„Negotiation Mandate“ • Jména zástupců EK, kteří vedou vyjednávání
– projektový a administrativní úředník
• Místo, datum a čas vyjednávací schůzky • Návrh výše maximálního finančního příspěvku EU • Doporučené délky hodnotících období a časový rozvrh vyjednávaní • Doporučení od hodnotitelů k provedení změn
5
Formuláře GPFs
• Formuláře GPFs (Grant Agreement Preparation Forms ) – Pro usnadnění přípravy Grantové dohody – Částečně vyplněny údaji přenesenými z návrhu projektu (části A) a z centrálního registru URF A1 = Identifikace řešeného projektu A2 = Identifikace každého účastníka A3 = Rozpočet nákladů projektu a stanovení výše příspěvku EU A4 = Informace o bankovním účtu A5 = Monitorovací období
6
A1
→ A1 • Identifikace řešeného projektu 7
→ A2.1 • Identifikační údaje o účastnické organizaci (včetně PIC a LEAR) • Většina kolonek je dopředu vyplněna údaji z registru URF – měnit může jen LEAR
8
→ A2.2 • Statut organizace dle kategorií specifikovaných EK • Předem vyplněn údaji z registru URF
9
→ A2.3 • Identifikační údaje oprávněných osob účastnické organizace podepisovat Grantovou dohodu
10
→ A2.4 • Identifikační údaje kontaktních osob projektu za účastnickou organizaci (administrativní kontaktní osoba a osoba zodpovědná za technickou realizaci projektu)
11
→ A2.5 • Závazek organizace naplnit obsah GA a finanční a profesní způsobilost organizace naplnit své závazky v rámci projektu • Podepisuje osoba oprávněná podepisovat smlouvy
12
→ A2.6 • Soulad realizace projektu s platnou legislativou • Vyplňuje a podepisuje pouze koordinátor
13
→ A3.1 Rozpočet jednotlivých partnerů - CP
14
→ A3.1 Rozpočet jednotlivých partnerů - CSA
15
→ A3.2 Souhrnný rozpočet konsorcia
16
→ A4 • Informace o bankovním účtu, na který budou koordinátorovi po podpisu GA převáděny finanční prostředky
17
→ A5 Monitorovací období
18
Obsah vyjednávání s EK • Vyjednávání s EK má dva hlavní aspekty –Technický (scientific/technical negotiation)
• Modifikace části B návrhu projektu na základě připomínek hodnotitelů → Annex I GA
–Administrativní (legal/financial negotiation) • Finanční část vyjednávání
– Dohoda o maximálním příspěvku EU (nátlak EK na snížení), výše zálohové platby, identifikace subdodávek • Právní část vyjednávání – Ověření existence a právního statutu účastníků (pouze pokud již neproběhlo v minulosti) → URF – Ověření finanční a operační kapacity (pouze u určitých typů subjektů)
19
Ověření existence a právního statutu • Tzv. validace • Instituce musí zaslat validačnímu týmu EK dokumenty – Podepsaný, datovaný a vyplněný „Legal Entity Form“
+ výpis z obchodního či jiného rejstříku (soukromý subjekt) či rozhodnutí, zákon či jiný dokument zakládající instituci (veřejný subjekt), + dokument dokládající registraci k DPH (ne starší než 6 měsíců) + pro SME: rozvaha, výkaz zisků a ztrát, přílohy dokládající počet zaměstnanců a vlastnictví, vyplněný a podepsaný „SMEs check list“ + výzkumné organizace: doklad prokazující neziskovost subjektu a skutečnost, že VaV je jeden z hlavních cílů instituce – Stačí zaslat kopie v češtině, které nemusí být ověřené 20
• Podepsaný, datovaný a vyplněný Legal Entity Form – Typ subjektu, jméno, adresa – DIČ – IČ včetně místa a data registrace – Kontakt a podpis
21
→ URF • Data týkající se právního statutu a existence institucí účastnících se projektů 7. RP jsou ukládána do centrálního registru EK, tzv. Unique Registration Facility (URF) – Institucím přidělen identifikační kód, tzv. Participant Identification Code (PIC) – Nebude nutné opakovaně prokazovat existenci a právní statut při účasti v každém dalším projektu 7. RP → pod PIC budou uloženy všechny relevantní informace a dokumenty dané instituce → příslušné údaje budou automaticky předvyplněny do formulářů při podávání návrhu projektu, negociacích i reportování – Přístup do URF přes stránky Participant Portal (nejdříve nutnost vytvořit si účet v ECAS)
22
→ LEAR
• Přístup již zaregistrovaných (validovaných) subjektů → Legal Entity Appointed Representative (LEAR) – Osoba, která spravuje údaje v URF a PIC – Jediná osoba v organizaci, která může provádět změny v URF – Má přístup k seznamu všech projektů 7.RP organizace – Poskytuje PIC výzkumníkům, kteří se budou účastnit projektů – Jmenování LEAR: Formulář pro registraci LEARa podepisuje zákonný zástupce instituce (odeslán EK) → LEAR obdrží e-mail o vytvoření uživatelského účtu (včetně informací potřebných k aktivaci účtu) a dopis obsahující PIN pro aktivaci účtu
23
24
Nonimace LEARa
→ Dočasný x finální PIC
• Finální PIC
– Instituce jej získá od EK po validaci (tj. po ověření všech příslušných dokumentů) – Každá instituce, která již má podepsanou alespoň jednu GA v 7.RP musí mít finální PIC
• Dočasný PIC
– Instituce si jej může sama vygenerovat registrací do URF, pro účely jednodušší administrativy při podávání návrhu projektu (pokud zatím nemá finální PIC) – Registrace nutná min. 48 hodin před podáním návrhu projektu – Použití PIC pro podání návrhu projektu je EK doporučováno, není ale zatím povinné – Dočasný PIC následně EK po validaci promění na finální PIC
25
Ověření finanční kapacity
• Tzv. „financial viability check“ se týká: –koordinátora projektu –účastníků projektu, kteří požadují příspěvek EU > 500 tis. € –subjektů u nichž je důvodné podezření finanční nestability –netýká se však veřejných subjektů, univerzit/VŠ a subjektů, jejichž účast v 7. RP garantuje MS/AS
•„Financial Viability Check Tool v3“ – http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html
26
Časová osa VÝZVA Příprava a podání návrhu projektu (EPSS) Uzávěrka Hodnocení návrhu projektu nezávislými hodnotiteli Negociace Podpis Grantové dohody s EK + podpis Konsorciální smlouvy mezi partnery Realizace projektu 27
Struktura GA
• Grantová dohoda s EK je uzavírána/podepisována – poté co jsou EK předány prostřednictvím webové aplikace NEF kompletní GPFs, Annex I je již ve své finální podobě a úspěšně proběhla administrativní stránka vyjednávání – podle modelu (Model grant agreement, MGA) 1. Standardní MGA (SP Spolupráce a Kapacity) 2. MGA pro akce Marie Curie (SP Lidé) 3. MGA pro akce ERC (SP Myšlenky) V úředním věstníku vyšla MGA se všech jazycích EU, GA bude ale podepisována v ANGLIČTINĚ
28
Struktura GA
• Základní dohoda (core text) • Annex I: technická příloha – (popis práce projektu) • Annex II: všeobecné podmínky • Annex III: specifická ujednání pro typ projektu (Infrastruktury, ERS-NETs, SMEs, CSOs) • Annex IV: formulář A (přistoupení partnera k GA) • Annex V: formulář B (přistoupení nového partnera) • Annex VI: formulář C (vyúčtování) • Annex VII: směrnice pro: formulář D (osvědčení o finančních výkazech) formulář E (osvědčení o metodologii) • Zvláštní doložky (special clauses)
29
KDO podepisuje
• GA uzavírána mezi dvěma institucemi - EK a koordinátorem – „Core text“ podepisuje a orazítkuje (ve dvou tištěných originálech) • nejprve - statutární zástupce koordinující organizace • pověřený úředník EK – Ostatní projektoví partneři přistupují ke smlouvě podpisem formuláře A (tři originály) • dva podpisy (zástupce partnerské organizace a zástupce koordinující organizace) – Pokud má do konsorcia vstoupit nový partner v průběhu realizace projektu, musí podepsat formulář B
30
KDY vstupuje GA v platnost
• GA vstupuje v platnost dnem jejího podepsání EK X datum zahájení projektu: – první den v měsíci následujícím po vstoupení GA v platnost, – pevně stanovené datum zahájení projektu • datum zahájení projektu může předcházet datu podpisu GA – skutečný den zahájení oznámený koordinátorem specifikováno v Článku 3 GA Pokud není specifikováno - den podpisu Grantové dohody ze strany EK
31
Zdroje informací - průvodce • CORDIS – Průvodce Evropské komise procesem vyjednávání podmínek Grantové dohody (AJ) – Průvodce NEF (AJ) – Modelová grantová dohoda – ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/
• Vyjednávání o podmínkách uzavření Grantové dohody s Evropskou komisí (CZ) – http://vydavatelstvi.vscht.cz/knihy/uid_isbn978-80-7080-703-3/pages-pdf/001.html
32
Děkuji za pozornost Mgr. Karolína Řípová, Grant Garant, s.r.o.,
[email protected] Ing. Lenka Chvojková (Lepičová), TC AV ČR,
[email protected]
© Technologické centrum AV ČR
33
