1
2
NEED ASSESMENT AND ANALYSIS TRAINNING OLeh: Drs. Ach. Mohyi, MM * Perhatian yang tinggi suatu organisasi pada isu pengembangan Sumber Daya manusia (SDM) didorong kenyakinan bahwa program latihan kerja dapat menghasilkan perbaikan proses produksi yang menyangkut kualitas, kuantitas, dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan para anggota/pengelola (karyawan)nya . Hasil tersebut pada akhirnya mempermudah suatu organisasi memperoleh keuntungan dan kemampuan bersaing dengan organisasi yang lain. Keseimbangan antara pengembangan teknologi dan SDM secara seimbang akan menghasilkan kekuatan besar bagi organisasi untuk berkembang lebih pesat. Latihan kerja yang diberikan pada pengelola (karyawan) itu bertujuan agar karyawan mampu menguasai perkembangan teknologi modern serta perubahanperubahan mutakhir yang menyertainya. Kesimbangan itu akan berpengaruh terhadap tingkat produktivitas kerja pengelola (karyawan) karena mereka tersebut mampu menggunakan teknologi yang dipergunakan dalam proses aktiviatas operasional. SDM yang merupakan aset penting suatu organisasi itu harus selalu mendapatkan perbaikan pada kualitas dirinya, perbaikan itu salah satunya dilakukan dengan jalan pemberian latihan kerja. Latihan kerja itu diharapkan mampu meningkatkan produktivitas kerja anggota/pengelola yang mengikuti program latihan kerja tersebut. Tall dan Hall (1998) dalam studi yang dilakukan mengindikasikan bahwa melalui kombinasi teknik latihan kerja yang benar dengan persiapan dan komitmen yang tinggi, sebuah organisasi dapat merancang tahapan perbaikan secara dramatis dalam proses kerja karyawannya dan mampu mencapai keuntungan yang tinggi. Proses kerja karyawan yang mengalami perbaikan itu dapat dinilai dari tingkat produktivitas kerjanya (kinerja) setelah mengikuti latihan kerja. Dalam makalah ini, akan diuraikan beberapa hal berkaitan dengan masalah need assessment (kebutuhan penilaian) dan analysis training (analisis pelatihan). A. Need Assessment dan Training Yang dimaksud dengan Need Assessment (penilaian kebutuhankebutuhan) yaitu penilaian akan butuh-tidaknya atau perlu tidaknya seorang karyawan (pengelola) suatu organisasi dilakukan suatu pengembangan kemampuannnya dalam rangka menjalankan dan mengembangkan aktivitas organsisasinya. * Disampaikan dalam kegiatan Training peningkatan kapasitas SDM karyawan Dinas Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten Probolingg,12-3-2010.
3
Sedangkan menurut Dessler (1997), Pelatihan (training) adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk mengajarkan karyawan baru maupun yang ada sekarang, keterampilan yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Latihan kerja yang dilakukan perusahaan itu berhubungan dengan pemberian bantuan kepada karyawan agar karyawan tersebut berkembang ketingkat kecerdasan, pengetahuan dan kemampuan yang lebih tinggi, sehingga mencapai kinerja yang efektif dan efisien dalam pekerjaannya. Jadi antara need assessment dan pelatihan merupakan suatu rangkaian aktivitas, dimana kegiatan pelatihan seharusnya diawali suatu need assessment (penilaian kebutuhan) akan pelatihan tersebut. B. Tujuan Pelatihan Tujuan pelatihan karyawan (pengelola) suatu organisasi, meliputi beberapa hal: a. Meningkatkan (memperbaiki) kinerja. Dengan latihan kerja akan meningkatkan kinerja (produktivitas kerja) anggota/pengelola organisasi karena diberi bimbingan mengenai pekerjaannya. b. Meningkatkan keahlian, agar sejalan dengan kemajuan tehnologi. c. Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi Dengan latihan kerja akan lebih memahami tentang pekerjaannya sehingga lebih bertanggung-jawab. d. Meningkatkan kualitas kerja Dengan latihan kerja akan menjadikan pengelola organisasi lebih memahami pekerjaannya sehingga hasil kerjanya mengalami peningkatan kualitas. e. Meningkatkan sikap moral dan semangat kerja Karena pengelola organisasi sudah memahami pekerjaannya maka mereka akan rajin untuk masuk kerja dan lebih bersemangat dalam kerjanya. f. Meningkatkan kesehatan dan keselamatan Karena menguasai pekerjaanya, seorang pengelola (karyawan) akan jarang melakukan kesalahan sehingga keselamatannya terjamin. g. Meningkatkan perencanaan sumber daya manusia dan pengembangan pribadinya. Pengelola (karyawan) yang ada itu penempatannya disesuaikan dengan bidang yang dikuasainya. h. Mengurangi keusangan dan kesalahan Mengurangi keusangan, berkurangnya kesalahan akan mengurangi kerusakan pada mesin produksi.
4
C. Tahap-Tahap Dalam Pelatihan Aktivitas pelatihan dapat dikelompokkan dalam tiga tahap, yaitu: 1. Tahap Penilaian kebutuhan pelatihan. 2. Tahap Pelatihan/pengembangan. 3. Tahap Evaluasi. D. Tahap Penilaian (Penentuan) Kebutuhan Pelatihan (need assessment). Penentuan kebutuhan pelatihan memerlukan tiga tipe analisis, yaitu: 1. Analisis Organisasional (Organizational Analysis) Yaitu pemeriksaaan jenis-jenis permasalahan yang dialami organisasi dan dimana permasalahan itu berada didalam organisasi itu sendiri. Analisis organisasi mencoba menjawab pertanyaan dimana sebaiknya dilakukan titik berat pelatihan didalam organisasi dan factor apa yang dapat mempengaruhi pelatihan. Analisis ini menyangkut bagaimana perubahan strategi, tehnologi yang dimiliki dan kemampuan SDM meliputi keahliannya, pengetahuan, sikap-sikap kreativitas dll. Disamping itu bidang-bidang khusus, seperti: - Indek Efektivitas Organisasional, menyangkut ukuran-ukuran seperti biaya tenaga kerja, efisiensi produksi, kualitas kerja, kecelakaan kerja, perputaran karyawan dan kemangkiran. - Perencanaan Suksesi personalia, menyangkut perencanaan suksesi personalia, lowongan jabatan, sumber TK pengisian lowongan. - Analisis Iklim Organisasional, menyangkut: pemeriksaan terhadap perasaan, opini, kepercayaan dan sikap yang dimiliki anggota terhadap organisasi. 2. Analisis Operasional (Operational analysis) Yaitu proses penentuan perilaku-perilaku yang dituntut dari pemegang jabatan dan standar-standar kinerja yang mesti dipenuhi. Analisis ini meliputi: - Suatu pengumpulan informasi yang menggambarkan secara rinci bagaimana pekerjaan dilaksanakan. - Penentuan standar-standar kinerja untuk pekerjaan tersebut dapat ditentukan. - Bagaimana tugas-tugas akan dilaksanakan untuk mencapai standar tersebut. - Pengetahuan, keahlian, kemampuan dan karakteristik lainnya yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas yang efektif. Analisis ini dapat dilakukan dengan wawancara, penggunaan alat ukur atau kuisioner dengan pemegang jabatan, penyelia (pengawas) dan manajemen yang lebih tinggi.
5
3. Analisis Personalia (Personnel analysis). Yaitu mengidentifikasikan kesenjangan-kesenjangan antara kebutuhan kerja dan organisasi yang terindefikasi dengan karakteristikkarakteristik dari masing-masing karyawan. Hasil analisis ini, perbedaan antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja sesungguhnya adalah kebutuhan pelatihan. Henry (1997) mengungkapkan Metode pengumpulan data analisis personalia, meliputi: - Komite penasehat. - Pusat-pusat penilaian. - Survey-survey sikap. - Diskusi kelompok. - Kuisioner-kuisioner. - Tes keahlian. - Observasi perilaku. - Penilaian kinerja. - Dokumen-dokumen kinerja. - Wawancara. E. Tahap Pelatihan/pengembangan Pada tahap ini, ada beberapa hal yang harus dipikirkan oleh pengelola suatu organisasi, yaitu meliputi: 4 W + H - What, apa yang akan dilatihkan. Hal ini menyangkut kebutuhan materi-materi pelatihan. - Who, siapa yang akan dilatih dan siapa yang akan melatih. - When, kapan waktunya akan dilatih. - Where, dimana dilakukan pelatihan. - How, bagaimana pelatihan itu dilakukan. Uraian atau jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan kebutuhan akan kelancaran aktivitas pelatihan. F. Evaluasi Program-program Pelatihan Pelatihan yang dilakukan seharusnya dievaluasi, untuk mengetahui seberapa jauh hasil pelatihan yang telah diberikan pada para anggota (pengelola) suatu organisasi. Untuk menilai manfaat/kegunaan program pelatihan, pengelola organisasi perlu menjawab empat pertanyaan: - Apakah terjadi perubahan pada diri yang dilatih ? - Apakah perubahan disebabkan oleh pelatihan ? - Apakah perubahan secara positif berkaitan dengan pencapaian tujuan-tujuan organisasional ? - Apakah perubahan yang serupa terjadi pada partisipan yang baru dalam program pelatihan yang sama?
6
Evaluasi membutuhkan adanya penilaian terhadap dampak program pada perilaku dan sikap dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Pengukuran efektifitas pelatihan meliputi penilaian: - Reaksi-reaksi, bagaimana perasaan trainee (yang dilatih) terhadap program. - Belajar, pengetahuan, keahlian dan sikap-sikap yang diperoleh sebagai hasil dari pelatihan. - Perilaku, perubahan-perubahan yang terjadi pada pekerjaan sebagai akibat dari pelatihan. - Hasil-hasil. Dampak pelatihan pada keseluruhan efektifitas organisasi atau pencapaiannya pada tujuan-tujuan organisasional. G. Metode Pelatihan Dalam melaksanakan pelatihan sulit dapat ditunjukkan metode mana yang paling baik dan bersifat universal. Hal ini masing-masing metode memiliki kelebihan dan kelemahan, serta tergantung pada beberapa faktor seperti jabatan yang harus diisi dan tujuan dari latihan tersebut. Metode Pelatihan dapat dikelompokkan dalam dua metode, yaitu: 1. On the Job Training Yaitu metode palatihan dimana, trainee (yang dilatih) ditempatkan ke dalam situasi pekerjaan nyata dan para karyawan atau penyelia yang berpengalaman memperlihatkan pekerjaan dan trik-trik pada pekerjaan tersebut. Metode ini meliputi: - Program pemagangan. - Rotasi pekerjaan. - Pendekatan bimbingan, trainee bekerja langsung dengan orang yang akan digantikannya. - Action learning, trainee dilatih menganalisis dan memecahkan masalah pada unit/bagian yang lain secara bersama-sama dalam suatu kelompok yang terdiri dari beberapa anggota unit/bagian yang berbeda. Kelebihan on the job training: - Trainne melakukan tugas yang sesungguhnya, bukan yang disimulasi. - Trainee mendapat intruksi dari anggota (karyawan) organisasi yang sudah berpengalaman secara langsung. - Biayanya murah. - Dapat menciptakan hubungan kerjasama antara trainee dengan trainer. Kelemahannya: - Pelatih bisa kurang termotivasi untuk melatih.
7
-
Pelatih kadang membiarkan elemen penting dalam pelatihan, karena sibuk, malas dll.. Dll.
2. Off The Job Training Yaitu program pelatihan yang dilaksanakan pada lokasi yang terpisah dari pekerjaan. Program ini dilakukan pada waktu yang terpisah dari waktu kerja regular. Metode ini meliputi: - Kuliah (lectures), penyajian-penyajian secara lisan. - Studi kasus, dengan memberikan suatu contoh kasus, dimana trainee disuruh menentukan masalah, sebab, alternative pemecahan dan analisisnya serta pemecahannya. - Vestibule training, pelatihan didalam sebuah ruangan kelas bagi pekerjaan-pekerjaan misalnya operator mesin, teller bank, juru ketik dll. - Role playing (permainan peran), trainee memainkan peran-peran dan berupaya melakukan perilaku-perilaku yang dibutuhkan dalam peran-peran tersebut. - Behavior modeling (peniruan perilaku), yaitu tehnik berorientasi kelas yang umumnya digunakan untuk mengajarkan ketangkasanketangkasan pemecahan masalah kepada pemimpin di level pertama. Metode ini meliputi 5 unsur: Peniruan atas perilaku seseorang, retensi (ingatan) yaitu mengingat apa yang diamati, pengulangan perilaku dengan perilaku baru, umpan baik (pengukuhan) atau menerima kesan-pesan pengamat atas perilaku yang dilakukan, transfer belajar. - Pelatihan di alam terbuka (out bond training). - Sensitivity training, tujuannya meningkatkan sensitivitas antar pribadi dengan menuntut diskusi-diskusi yang terbuka dan jujur tentang perasaan, sikap dan perilaku trainee. Kelebihan off the job training: - Trainee lebih berkonsentrasi pada materi pelatihan. - Instruktur bias jadi yang betul-betul professional. - Membuka wawasan trainee. Kelemahan: - Tidak pada pekerjaan yang sesungguhnya. - Transfer of learning nya kadang-kadang bersifat teoritis. - Kadang-kadang terjadi ketidak cocokan antara materi riel pelatihan dan kebutuhan pekerjaan yang sesungguhnya. ***
8
DAFTAR PUSTAKA
Cushway Barry, 2002. Human Resource Management : Perencanaan – Analisis – Kenerja - Penghargaan. Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Dessler Gary, 1997. Human Resource Management. Jilid 1, Seventh edition. Prentice Hall, Inc. Diterjemahkan oleh Benyamin Moan, Penyunting Triana Iskandarsyah, 1997. Penerbit Prenhallido, Jakarta. Hasibuan S.P. Malayu, 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi. Penerbit PT. Bumi Aksara, Jakarta. Husnan Suad dan Heidjrachman, 1993. Manajemen Personalia. Edisi 4. Penerbit BPFE, Yogyakarta. Irianto Jusuf, 2001. Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Pelatihan : Dari Analisis Kebutuhan Sampai Evaluasi Program Pelatihan. Penerbit Insan Cendekia, Surabaya. Mangkunegara A.A. Anwar Prabu, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, Bandung. Moekijat, 1991. Latihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Cetakan keempat . Penerbit Mandar Maju, Bandung. Sigit Soehardi, 2001. Pengantar Metode Penelitian : Sosial – Bisnis – Manajemen. Cetakan kedua. Penerbit Pt. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Sinungan Muchdarsyah, 2000. Produktivitas : Apa Dan Bagaimana . Penerbit Bumi Aksara, Jakarta. Sugiyono, 2002. Latihan Metode Penelitian Bisnis. Cetakan keempat. Penerbit CV. ALFABETA, Bandung. Umar Hussein, 2001. Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi. Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
