NEDERLANDSE VERSIE
1
Dit handboek is gebaseerd op de “best practices” aangereikt door de projectpartners n.a.v. hun ervaring opgedaan door het organiseren van lokale festivals, op het uitwisselen van praktische resultaten en het delen van ervaringen tijdens de transnationale bijeenkomsten. De face-to-face gesprekken en ervaringsuitwisselingen, goede praktijkvoorbeelden, vaardigheden en kennis, de transnationale bijeenkomsten stelden de partners in staat de basisnormen te identificeren en te ontwerpen die de ruggengraat van dit handboek vormen.
2
Definitie van festival in het Nederlands Festival: substantief 1.
2.
een dag of een periode van feestviering, doorgaans om religieuze redenen: traditionele Joodse feesten een georganiseerde reeks van concerten, toneelstukken of films, meestal jaarlijks op dezelfde plaats gehouden: een groot internationaal zangfestival
Oorsprong: ontleend aan het Oudfranse bn. festival [begin 12de eeuw; TLF] (het Nieuwfrans heeft alleen het zn. festival in de Engelse betekenis) < middeleeuws Latijn festivalis ‘id.’, afgeleid van klassiek Latijn fēstīvus ‘feestelijk’, een afleiding van fēstus ‘
Ontleend aan: http://oxforddictionaries.com/definition/english/festival M. Philippa e.a. (2003-2009) Etymologisch Woordenboek van het Nederlands
3
Inhoud: Inleiding..........…………………………………….
5
Hoofdstuk 1 - Concept en programmering van een Festival..…................................................................ 7 Hoofdstuk 2 – Beheer van een Festival…………………………………………………..
13
Hoofdstuk 3 - Regeling voor aankomst……………………………………….......
18
Hoofdstuk 4 - Contact met Deelnemers en Bevestiging………………………………………....
29
Hoofdstuk 5 - Voorbereiden / Vinden / Beheer van het budget en sponsoring………………….............
35
Hoofdstuk 6 - Promotie en Disseminatieactiviteiten van een Festival ......……..
41
Woordenlijst……………………………………....
47
Info over de partners……………………………..
50
De samenvatting van het project - Festival Entrepreneurship for VET…………………………. 62
4
Inleiding Wanneer we zochten om het woord ‘festival’ te definiëren, konden we het simpelweg omschrijven als een georganiseerde viering die één of meer activiteiten, zoals muziek, eten, film, theater en dans kunnen omvatten. Festivals kunnen variëren in omvang en duur van enkele uren tot enkele dagen en worden over het algemeen georganiseerd door maatschappelijke organisaties, particuliere ondernemingen of een combinatie van beiden. Een van de belangrijkste bedoelingen van dit handboek is begeleiding bieden aan zowel ervaren als onervaren festivalorganisatoren om de meest voorkomende problemen bij het organiseren van een festival te voorkomen of op te lossen. Dit handboek zal praktisch advies en begeleiding aanbieden en zal de essentiële partnerschappen en maatregelen met betrekking tot planning en uitvoering van een geslaagd evenement identificeren. De belangrijkste behandelde thema’s zijn: • • • •
concept and programmering van een festival; beheer van een festival; regelgeving voor de aankomsten, accommodatie, catering en animatie; contact met deelnemers en bevestiging, technische regelingen en bijzondere voorzorgen;
5
• •
sponsoring en voorbereiding/beheer van het festivalbudget, promotie, publiciteit en disseminatieactiviteiten.
Het plannen en accomoderen van festivals is vaak uitdagend, maar kan bovendien ook zeer aangenaam en lonend zijn voor zowel de organisatoren als het publiek. Deze stap-voor-stapgids zal hopelijk genoeg hulp bieden om de angst voor het onbekende weg te nemen bij het organisatieproces van een festival, maar wil tevens voldoende ruimte laten voor persoonlijke creativiteit en innovativiteit bij elk gepland toekomstig festival dat iemand wil organiseren.
6
HOOFDSTUK 1 Concept en programmering van een Festival Wanneer we starten met het plannen van een festival, is de eerste stap het definiëren van een gestructureerd concept en concrete betrokkenheid van alle deelnemende artiesten. Wat zeer belangrijk is voor het festival en de programmering, is de definitie van een duidelijk concept dat een goede aanpak biedt om een gestructureerde en efficiënte procedure te garanderen. De festivalplanning moet worden toegespitst op de volgende belangrijke conceptuele elementen:
7
Sponsoring Algemene doeleinden
Doelgroep
Geografie
Middelen
CONCEPT
Beschikbare tijd
Restricties
Lokale behoeften
Geplande activiteiten
Afbeelding 1
De planning van een evenement impliceert in de eerste plaats het identificeren van de elementen die ons in staat stellen alles later naar behoren uit te voeren. Een aantal essentiële stappen, zoals de voorbereiding van een gedetailleerd actieplan en een nauwkeurig tijdschema, zijn noodzakelijk voor de eventplanning; dit zal ook gebruikt worden om de vorderingen op te volgen en eventueel om strategieën en doelstellingen aan te passen. Algemene doeleinden Voor de festivalplanning is het noodzakelijk de volgende drijfveren/doelen te overwegen: 8
• • •
• • • •
een viering; winst maken voor organisaties, liefdadigheid, enz.; promotie van organisaties, accomoderen van evenementen, cultureel bewustzijn, onderwijs, politieke aspecten, gelijkheid en diversiteit, religieuze aspecten; het verstrekken van amusement; toeristen aantrekken; formeel, informeel en non-formeel leren, 8 sleutelcompetenties; milieuproblematiek.
Doelgroep Om de organisatie van een festival te optimaliseren is het van cruciaal belang om de doelgroep af te bakenen: studenten, families, leeftijdsgroep,... Sponsoring Wanneer wordt begonnen met het zoeken naar sponsoring, is het noodzakelijk om: de potentiële sponsors te informeren over het concept van het festival; 9
rekening te houden met de behoeften en belangen van potentiële sponsors. Geografie (Locatie) Het is noodzakelijk om te overwegen waar het evenement zal worden gehouden, wat de fysische beperkingen zijn (zoals beschikbare ruimte), de algemene locaties, het weer, transportverbindingen. We moeten zorgen voor georganiseerde parking en doorstroming van het verkeer. Als dit slecht is georganiseerd, kan dat een negatieve indruk nalaten op het festival. Geplande Activiteiten Van bij het begin is het noodzakelijk om duidelijk te plannen welk soort activiteiten we gaan aanbieden: muziek, dans, workshops, sportactiviteiten, onderwijs, praktische activiteiten,... Beschikbare tijd De organisator houdt rekening met de duur van het evenement (afhankelijk van de beschikbare middelen) en de beschikbare tijd voor de organisatie. Om fouten te vermijden of te beperken, is het nodig om over voldoende tijd te beschikken. Over het algemeen heeft de organisator van een evenement minstens ongeveer vijf maanden nodig. Het is ook belangrijk na te kijken of er mogelijk andere evenementen op het zelfde tijdstip plaatsvinden. 10
Lokale behoeften Het is noodzakelijk de context in overweging te nemen waarin we van plan zijn het festival te laten plaatsvinden en daarnaast ook de gerelateerde behoeften, beperkingen en obstakels. Het is zeer belangrijk bewust te zijn van de voorschriften van het gebied waar het evenement zal worden gehouden. Bijvoorbeeld: prioriteiten van de lokale overheid, culturele identiteit van het gebied, socio-economische aspecten,... Restricties Veiligheid, financiën, lokale wetgeving, logistiek.
Middelen Het beschikbare budget, arbeidskrachten (betaald en/of onbetaald), technische middelen, materieel, expertise zal allemaal in overweging moeten worden genomen. Hoe een goed evenement maken
11
Het is in de eerste plaats erg belangrijk om een goede en vlotte communicatie te onderhouden met de andere organisatoren. Alle medewerkers en andere participanten dienen voortdurend te worden geïnformeerd over de vorderingen van de organisatie door de organisator(en) als verantwoordelijke(n) van elke stap. In die zin zijn de artiesten, medewerkers, lokale autoriteiten en andere participanten essentieel. Het is ook in het bijzonder belangrijk te voorzien in de opleiding van betrokken vrijwilligers om samen te werken binnen het evenement. Als dit vanaf het begin gedaan wordt, voelen ze zich verantwoordelijk en gemotiveerd tot het leveren van een actieve bijdrage. Onderstaande afbeelding illustreert de basiselementen waarmee rekening moet worden gehouden:
12
Marketing, Posters
Geluid Tech Lichten ZANGER
Eigenaar van de locatie: -Podium
Onze rol: stel de artiest op zijn gemak Veiligheidsagent
Toegangsprijs
Ceremoniemeester
verantwoordelijke voor de organisatie van het event
INFO: Communicatie - voor een vlot event moet iedereen voldoende geïnformeerd worden
Afbeelding 2
Bovendien is het zeer belangrijk om het evenement te dissemineren om een heleboel mensen of de doelgroep te bereiken. Kort na het beëindigen van een festival moet ten slotte een evaluatie georganiseerd worden om met de geleerde lessen fouten bij een toekomstig project te vermijden. 13
HOOFDSTUK 2 Beheer van een festival
Taken en verantwoordelijkheden
Administratie
Beheer podium
BEHEER
Medewerkers
Veiligheid
Figure 3 14
Beheer Gezondheid en veiligheid Gezondheid en veiligheid moeten een duidelijke prioriteit zijn, want het is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het is ook het aannemen van een proactieve benadering om potentieel zeer ernstige gevolgen te voorkomen. Het organisatiecomité moet de mogelijke risico’s van het evenement onderzoeken door bijvoorbeeld de volgende bevraging: “Wat zou er kunnen gebeuren?” “Wat als?” De antwoorden zullen bepalen of politie, privébewaking, geüniformeerde veiligheid of interne veiligheid noodzakelijk zijn. De festivalorganisator heeft de verantwoordelijkheid voor de gezondheid en veiligheid van zowel medewerkers en vrijwilligers als het algemene publiek dat het festival bezoekt. Dit verzekert de continuïteit van het festival en de bescherming van de omgeving. Zorg ook voor de juiste verzekeringen: niet alleen Burgerlijke Aansprakelijkheid (in het geval er iets met de bezoekers gebeurt), maar ook Werkgeversaansprakelijkheid (zelfs als het alleen om vrijwilligers gaat) en een verzekering voor het geval technisch materieel verloren of beschadigd raakt of gestolen wordt. Podiumplan Hou rekening met o.a. schets van het podium gestuurd door de artiest(en), technische informatie/ organisatie van voorwerpen op het podium, benodigde ruimte voor het optreden en technische uitrusting. 15
Artist rider
(lijst van verzoekjes of eisen die de artiesten willen hebben voor
het optreden)
De artist rider vermeldt specificaties over het podiumontwerp, geluidssystemen, verlichting en wensen van de artiest i.v.m. reizen, facturering en kleedkamer. Technisch materieel Zorg voor een constante communicatie met alle contractanten en wie moet optreden (sprekers, locatiebeheerders, muziekgroepen, ...). Vergeet niet alle gebruikte apparatuur grondig te controleren vóór het gebruik. Verbindingsofficier artiesten De verbindingsofficier staat in voor het soepele verloop van het festival en waarborgt dat de artiesten kunnen genieten van een goed georganiseerd en stressvrij festival. Hij/zij zorgt voor de coördinatie/samenwerking tussen de organisator(en) en de artiest(en). Contract tussen deelnemers en organisator Tijdens de ontplooiing van het evenement is het essentieel om ervoor te zorgen dat alle technische contractanten zelfstandig werken en hun ondertekend contract vervullen alsook voldoen aan de opgestelde richtlijnen i.v.m. riscoanalyse, omdat jij verantwoordelijk bent voor hun werkmethoden.
16
Eerste contacten met de artiesten/deelnemers Het is een korte beschrijving over het festival en de organisatoren. Je kan uitnodigingsbrieven/oproepen gebruiken. Kaart / gids / brochure over het festivalterrein Het is zeer belangrijk om alle deelnemers te informeren over het volledige programma van het festival, waar het is en hoe het kan bereikt worden. Een kaart van het evenement is noodzakelijk voor evenementplanning en beheer. Het plan van het terrein kan verdeeld worden voor de opstelling van het evenement en is ook onmisbaar bij een noodgeval. Taakverdeling Vergewis je ervan dat iedereen duidelijk zijn/haar taken kent en kan uitvoeren om verwarring te vermijden. Festivalprogramma Eén van de beste manieren om een festival te promoten is een speciale webpagina creëren gewijd aan het festival. Neem ook informatie op over accomodatie, ticketprijzen en locatie. Aanvraagformulier voor vrijwilligersgroepen over hun shows/behoeften Informeer naar de competenties van elke vrijwilliger via een formulier zodat je hen op gepaste wijze kan inschakelen. 17
Transportfaciliteiten Voorzie alle mogelijke informatie over de bereikbaarheid van het festival, prijzen, tijdschema’s, reisduur en alle kleine, maar toch belangrijke details voor het gemak van het publiek. Beheer podium De podiumbeheerder heeft de leiding over alles wat een impact heeft op het fuctioneren op het podium, de optredens op het podium en achter de coulissen. Hij/zij is de directe verbinding tussen de artiesten en alle problemen die de artiesten kunnen ondervinden met de organisatie van hun prestaties. Hij/zij zorgt voor de technische eisen van de artiesten en organiseert die in een samenhangend systeem en wijst de telefoonnummers toe die op het podium kunnen worden gebruikt.
18
HOOFDSTUK 3 Regeling voor aankomst Aankomst via openbaar vervoer, vliegmaatschappij of gelijkaardig Indien gasten aankomen met openbaar vervoer, vliegmaatschappij of gelijkaardig, dan kan er een ophaaldienst georganiseerd worden om tot bij de festivalplaats te kunnen komen. Laat een chauffeur of assistent een bord gebruiken met festivallogo en/of de naam van de gast om elkaar te kunnen vinden op de afgesproken locatie. Spreek op voorhand met de gast af zodat hij/zij weet waarnaar uit te kijken. Zorg dat de chauffeur op de hoogte is van de juiste route tussen ophaalpunt en festivalterrein en rekening houdt met alternatieven in geval van files. Chauffeurs moeten steeds voldoende uitgerust zijn voor het ophalen of afzetten, vooral bij grotere afstanden. Een ophaalcoördinator controleert informatie over files, veranderingen in de dienstregeling van aansluitend vervoer en communiceert hierover met de chauffeurs. Uitzonderlijke vertragingen kunnen ernstige storing veroorzaken in het ophaalschema en de coördinator dient dan het schema te reorganiseren zodat dit geen invloed heeft op het festivalschema en de gasten.
19
Aankomst met privévervoer Sommige gasten zullen aankomen met privévervoer. Zorg dat zij de weg weten, bezorg ze op voorhand bijvoorbeeld een kaart met richtingaanwijzingen en geef contactinformatie voor het geval ze verdere hulp nodig hebben of onderweg onverwachte problemen ontmoeten. Coördineer een soort van ontvangst, begeleid hen naar hun verblijfsaccommodatie en geef een rondleiding op het festivalterrein. Aankomst op het festivalterrein Begeleid aangekomen gasten eerst naar hun verblijfsaccommodatie. Als ze lang hebben gereisd, bied dan iets te eten aan. Bezorg de gasten een kaart van het festivalterrein in relatie tot hun accommodatie met informatie over cafetaria of lounge, faciliteiten, apotheek (of EHBO-dienst), internet (indien beschikbaar) en afdelingen waar personeel terug te vinden is. Festivalpubliek Het festivalpubliek mag het terrein binnen onder gecontroleerde omstandigheden zonder drummen, chaos of paniek veroorzakend gedrag. Breng het publiek op de hoogte van de locatie van de veiligheid en de uitgangen. Bezorg het publiek ook kaarten met info over de kampeerterreinen of andere vormen van accommodatie, faciliteiten, catering en extra beschikbare diensten.
20
Deelnemende gasten De aankomst van deelnemende gasten van het festival is een ideale gelegenheid om een stevige eerste indruk na te laten. Gewoonlijk arriveren gasten op verschillende tijdstippen, met verschillende vervoermiddelen en met verschillende noden waarmee rekening gehouden moet worden bij de aankomst. De manager van de gast kan samenwerken met de ophaalcoördinator, zodat niets wordt vergeten. Regeling voor accommodatie Festivalpubliek Voor het publiek dat op het festivalterrein wil kamperen is voldoende en duidelijke bewegwijzering belangrijk, alsook moeten alle faciliteiten gemakkelijk toegankelijk zijn. Deelnemende gasten De accommodatie van deelnemende gasten is best gelokaliseerd binnen wandelafstand van het festivalterrein. Afhankelijk van het soort festival kan het zijn dat deelnemende gasten afzonderlijke en gescheiden accommodatie nodig hebben.
21
Hotels en logement Als deelnemende gasten en medewerkers verblijven in een hotel of ander logement, dan is het belangrijk op voorhand de bevestigingen van de hotelboekingen te controleren. Door het rotatiesysteem van het hotelpersoneel, kan een reservering worden gemist of niet correct worden afgehandeld. Houd een bevestiging bij van alle boekingen vóór het festival begint en een tweede bevestiging een dag voor de aankomst van elke gast of medewerker. Begeleid elke deelnemende gast bij het inchecken en houd een lijst bij van wie in welke kamer logeert voor een snellere en eenvoudigere communicatie met de gasten tijdens het festival. Bezorg de hotelreceptie de contactgegevens van de managers/begeleiders en relevante festivalmedewerkers voor noodgevallen of wanneer de gasten vragen hebben die het hotelpersoneel niet kan beantwoorden. Andere accommodatie Als er in de buurt van het festivalterrein geen reguliere infrastructuur aanwezig is (geen hotel of logement in wandelafstand van het festivalterrein), dan zou je gebruik kunnen maken van caravans, tenten, kampeerwagens, en dergelijke om de gasten onder te brengen. Zorg dat alle gasten toegang hebben tot faciliteiten met stromend water en elektriciteit. Neem ook voorzorgsmaatregelen voor hun veiligheid, privacy en de beveiliging van hun bezittingen. 22
Catering Het is gebruikelijk dat een lokaal cateringbedrijf wordt gecontracteerd voor de duur van het festival. Het is belangrijk een goede communicatie te onderhouden met het cateringbedrijf vóór en tijdens het festival. Gezondheids- en veiligheidsvoorschriften met betrekking tot catering variëren tussen de verschillende landen en er moet opgezocht worden wat de wet- en regelgeving is voor het land/regio van het festival. Indien van toepassing, neem kennis van de voorschriften met betrekking tot het serveren van alcohol in verband met de catering. De verantwoordelijkheden van de eigenaar van het cateringbedrijf naar de klanten toe moeten behandeld worden in de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften. Neem nota van de openings- en sluitingsuren van het cateringbedrijf. Zoals steeds, verdeel duidelijk de verantwoordelijkheden onder de medewerkers. Wie is bijvoorbeeld verantwoordelijk bij een stroompanne en wie lost het probleem op? Als de keuken geen stromend water meer heeft, wie is dan verantwoordelijk voor het herstel en in geval van eventuele sluiting, wie zorgt dan voor de gasten en het publiek dat nog moet eten?
23
Maaltijdcoupons Om te verzekeren dat medewerkers en gasten die gratis catering mogen ontvangen, worden geïdentificeerd, kan het nuttig zijn om een systeem met maaltijdcoupons te implementeren. Verdeel maaltijdcoupons onder de medewerkers en gasten op dagelijkse basis, één ticket per aangeboden maaltijd. Deel niet meer uit, omdat maaltijdcoupons gemakkelijk verloren gaan. Speciale dieetbehoeften Vraag medewerkers en deelnemende gasten informatie over allergieën en special diëten (vegetariërs, veganisten, lactose- of glutenvrije maaltijden) vóór de start van het festival en informeer het cateringbedrijf hoeveel speciale dieetmaaltijden nodig zijn elke dag. Controleer bij iedereen dubbel en reken erop dat sommigen hun dieetwensen vergeten door te geven. Maak afspraken dat de meest voorkomende speciale diëten worden voorzien door het cateringbedrijf. Controleer of medewerkers en deelnemende gasten eventueel zwanger of diabetisch zijn en daardoor extra aandacht nodig hebben voor hun eetgewoonten. Voorzie extra inspanningen zodat deze mensen op geregelde tijdstippen kunnen eten.
24
Sommige medewerkers en deelnemende gasten hebben een strak tijdschema waardoor ze niet altijd naar de lounge of cafetaria kunnen tijdens de openingsuren. Zorg dat een koerier hen eventueel maaltijden kan bezorgen als ze dat verlangen.
Regelgeving voor entertainment Bij het plannen van een festival is het belangrijk aandacht te hebben dat voor het festivalpubliek, de medewerkers en het vermaak, alles zo vlot mogelijk verloopt. Om dit te verzekeren is het belangrijk dat iedereen zijn/haar taak goed kent. De volgende tekst verklaart de taken en regelgeving voor de medewerkers die werken op het podium van het festival. •
Backlinetechnicus: verantwoordelijk voor alle gitaar- en basversterkers en drumset op het podium. Hij/zij is ook beschikbaar tijdens het optreden op het podium, indien drums, versterkers of instrumenten zouden stukgaan of vallen.
•
Lichttechnicus: verantwoordelijk lichteffecten op het podium.
•
Geluidstechnicus: verantwoordelijk voor het geluid afkomstig van het podium.
voor
de
25
•
Microfoonman: helpt de geluidstechnicus om de microfoons en kabels op te stellen. Hij/zij is ook beschikbaar tijdens het optreden op het podium, om problemen zo snel mogelijk te herstellen in geval van moeilijkheden met microfoon of kabels.
•
Monitortechnicus: verantwoordelijk voor het geluid op het podium (het geluid dat gericht is op de muzikanten).
•
Podiumdirecteur: verantwoordelijk voor het werk op het podium. Deze persoon is verantwoordelijk voor de mensen die op het podium werken (vooral de toneelknechten), voor de artiesten (wanneer ze optreden) en de algemene veiligheid op het podium. Hij/zij is steeds op het podium tijdens een optreden.
•
Toneelknecht: werkt op het podium, helpt de podiumdirecteur, de backlinetechnicus of de microfoonman met allerlei klusjes op het podium. Deze persoon moet niet special ervaring hebben voor dit werk. Het belangrijkste is dat hij/zij betrouwbaar is en opdrachten kan opvolgen.
26
Al deze mensen moeten goed voorbereid zijn, bij voorkeur door het lezen van de planning van de performers, de podiumplannen en de riders, een ruime tijd vóór het optreden. De backlinetechnicus en podiumdirecteur coördineren hun werkzaamheden zodanig dat ze een overzicht behouden over het werk van de toneelknechten en bezorgen hen hun taken. Soms is er maar een korte tijd tussen het optreden van verschillende artiesten op hetzelfde podium, zodat alles snel opgesteld moet kunnen worden. Entertainment buiten deelnemende gasten
het
festivalterrein
voor
Sommige van de deelnemende gasten zouden hun vrije tijd willen gebruiken om bezienswaardigheden te bezoeken of willen genieten van andere vormen van vermaak in de buurt, maar buiten het festival. Om de veiligheid van deze gasten te garanderen en ervoor te zorgen dat zij tijdig terugkeren voor de volgende afspraak in hun schema, kan het handig zijn om een chauffeur en assistent te voorzien om een rondrit voor de gasten te regelen. Dit kan ook bijdragen tot een positieve mening van de gasten over het festival. Als gasten zelfstandig buiten het festival willen vertoeven, zorg dan dat de manager van de gasten hen kan bereiken en vice versa. Probeer steeds hun locatie te kennen voor noodgevallen of afspraken op korte termijn, zoals interviews met de media, enz.
27
Veiligheid en document voor noodgevallen Speciale behoeften Sommige gasten kunnen speciale behoeften nodig hebben, zoals gehandicapten of personen die een vreemde taal spreken. De manager van de gast moet zich op voorhand vergewissen van deze behoeften zodat de nodige voorbereidingen getroffen kunnen worden om aan deze noden tegemoet te komen. Alle medewerkers voor wie dit van toepassing is, moeten hierover geïnformeerd worden en moeten zich bewust zijn hoe dit hun werk kan beïnvloeden. Document voor noodgevallen De manager van de gasten dient een document op te stellen met nuttige informatie voor verschillende noodsituaties: een document voor noodgevallen. De manager en assistenten voor de gasten moeten dit document altijd bij hebben. In dit document wordt het volgende vermeld. Gezondheidszorg toegankelijk op het festivalterrein, zoals een apotheek, kliniek, EHBO-dienst, defibrillator, tandheelkundige zorg. Voeg adres, openingsuren en telefoonnummers toe. Indien beschikbaar in de omgeving, voeg een telefoonnummer voor gezondheidsadvies toe dat beschikbaar is 24-7. Politie. Telefoonnummers en adressen voor noodgevallen, openingsuren en telefoonnummers van het dichtstbijzijnde politiebureau. Voeg informatie toe over de procedures voor het aanmelden van verlies van paspoort of andere belangrijke identificatiemiddelen. 28
Ambassades, indien het festival internationale gasten en/of medewerkers heeft. Voeg adres, openingsuren, telefoonnummers en procedure voor verloren paspoort toe. Vliegtuigmaatschappijen, indien gasten of medewerkers met het vliegtuig zijn aangekomen. Voeg nummer klantendienst, openingsuren en procedure voor verloren bagage toe. Creditcardmaatschappijen, zoals Mastercard, Visa, American Express en Diners Club. Voeg contactgegevens en procedure voor verloren of gestolen bankkaart toe. Contactinformatie van beschikbare chauffeurs, alleen rechtstreeks contacteren in geval van nood. Alle andere vormen van vervoer moeten geregeld worden door de voorziene coördinatoren.
29
HOOFDSTUK 4 Contact met Deelnemers en Bevestiging Contact via e-mail Communicatie via e-mail heeft veel voordelen bij het afsluiten van details, omdat veel zaken i. v. m. de deelnemers een grote invloed hebben op verschillende festivalmedewerkers. Wanneer je e-mailt met deelnemers, plaats dan de e-mailadressen van de deelnemers in het adresveld en voeg het e-mailadres toe van alle betrokken medewerkers in het veld CC (Carbon Copy). Bij het beantwoorden van e-mails, gebruik je steeds “allen beantwoorden” (reply all) zodat alle uitwisselingen worden gedeeld met alle betrokken partijen, tenzij het gaat om persoonlijke informatie die discreet moet worden aangepakt. Als mailadressen van deelnemers of medewerkers verborgen moeten blijven, gebruik dan BCC (Blind Carbon Copy). Zo ziet alleen de zender en de verborgen ontvanger het mailadres. Hoewel het goed is dat alle betrokken medewerkers belangrijke informatie krijgen, probeer toch om het aantal medewerkers in CC te beperken. Wanneer het festival bijvoorbeeld een manager van een gast heeft die de hoofdverantwoordelijkheid heeft van transport, accommodatie en voeding voor de deelnemers, dan is het niet nodig de baas catering, hotelmedewerkers en transportcoördinator in CC te plaatsen. De manager is dan verantwoordelijk om de relevante informatie naar de juiste mensen te forwarden. Festivalorganisatoren moeten echter altijd in CC geplaatst worden, zodat zij steeds een volledig overzicht hebben van alle verrichtingen bij de voorbereiding van het festival. 30
Telefonisch contact en videoconferenties Telefooncontact is een goede manier om een meer persoonlijke indruk over te brengen als dat nodig is, maar belangrijke details worden best schriftelijk overgedragen. Als je contact hebt via telefoon of video, houd dan steeds pen en papier klaar (of aan andere manier om notities te nemen), wanneer belangrijke vragen worden gesteld of wanneer belangrijke beslissingen worden genomen. Een cruciaal detail kan anders over het hoofd gezien worden. Contact tijdens de voorbereiding Contact met deelnemers tijdens de voorbereiding van het festival gebeurt liefst via e-mail of mogelijk ook deels via telefoon of andere middelen. Contracten Contracten dienen vele doeleinden en hebben een zeer belangrijke rol in het verzekeren dat beide partijen festivalorganisatoren en deelnemers - op dezelfde golflengte zitten i.v.m. gemaakte afspraken. Goed op elkaar afgestemde contracten verminderen het risico op een conflict tijdens het festival. Conflicten kunnen variëren van algemene ongenoegens over de afspraken tot misverstanden over bijvoorbeeld het vervoer. Wees gedetailleerd in het contract en in geval van onzekerheid kan je raad vragen bij iemand met ervaring en kennis ter zake. 31
Contact tijdens het festival Tijdens het festival gebeurt het meeste contact mondeling, maar in het geval de deelnemers gebruik maken van vrije tijd buiten het festivalterrein, is het raadzaam om een manier te vinden om te allen tijde contact met hen te kunnen hebben. Als ze geen mobiele telefoon bezitten met een lokaal netwerk, omdat ze bijvoorbeeld uit het buitenland komen, dan is het raadzaam om hen te voorzien van een prepaid simkaart of een soortgelijke oplossing, zodat je altijd contact kunt houden. Deelnemers kunnen afspraken vergeten, er kunnen op het laatste moment interviews met de pers gepland worden of de deelnemers willen festivalmedewerkers contacteren zonder hen te moeten gaan zoeken. Sms of tekstdiensten kunnen gebruikt worden om deelnemers herinneringen of afspraken door te sturen, zoals bijvoorbeeld interviews met de pers, tijd en plaats van ophalen aan hotel, enz. Het is wenselijk de deelnemers te voorzien van gedrukte dagelijkse dienstregelingen de dag voordien, wanneer ze zich terugtrekken in hun accommodatie. Technische regelingen en voorzorgsmaatregelen Verwelkom allereerst de artiest(en) hartelijk. Vertel over het festival, hoeveel bezoekers er verwacht worden en hoeveel bezoekers er worden toegelaten vóór het podium. Informeer de artiest ook over speciale thema’s of visies die je als festivalorganisator hebt indien dit van belang kan zijn voor de artiest en zijn optreden. 32
Dienstregeling Maak een dienstregeling voor de artiest, met tijd van aankomst, laden, soundcheck, duur van optreden, openingsuren catering en sluitingstijd. Het is gemakkelijk het tijdschema te volgen en het vermijdt vertragingen. Vergeet het adres niet te melden van de ontmoetingsplaats. Verdeel dagelijks dienstregelingen, omdat papieren gemakkelijk verloren gaan. Zo kunnen er ook wijzigingen aangebracht worden tijdens het festival i.v.m. off-stage activiteiten zonder de artiesten te verontrusten. Technische rider van de organisator Maak een lijst van al het materieel en diensten die je aan de artiesten kunt aanbieden. Een voorbeeld: •
• •
Drum set: Pearl VB825/C, bass drum, floor tom, 2 hanging toms, hi-hat stand, 3 cymbal stand. 4 vocal microphones, SM58 + 4 stands Sound engineer Enz.
Voeg geen apparatuur en diensten toe op de lijst waarvan je geen bevestiging hebt dat ze gedurende het ganse festival ter beschikking kunnen staan, dat al is vastgelegd door andere artiesten of waarvan het risico bestaat dat het niet tijdig op het festival kan aankomen. Maak geen beloftes die je niet kan waarmaken. 33
Technische rider van de artiest Vraag aan de deelnemers een volledige lijst van alle apparatuur die ze zullen meebrengen en gebruiken op het festival. Het is belangrijk dit als organisator te weten, zodat je de geluidstechnici tijdig kunt voorbereiden op het gebruik van hun materieel. Als bepaalde apparatuur ongewoonlijk volumineus is, kan dit speciale voorbereidingen nodig hebben i.v.m. transport en het installeren op het podium. Verzoek dat de artiesten deze lijst minstens 2 weken voor de aanvang van het festival opsturen en aarzel niet om vriendelijke herinneringen te verzenden als de lijst niet tijdig aanwezig is.
34
Podiumplan Een podiumplan is een eenvoudige schets van de artiest voor de organisator om te laten zien hoe het podium opgesteld wordt. Het omvat ook de wensen voor het aantal monitoren en microfoons die de artiest nodig heeft. Als iets niet duidelijk is, aarzel niet om direct opheldering te vragen. Voorzorgsmaatregelen Volg steeds de veiligheidsvoorschriften van het land op. Wees bewust dat veiligheidsvoorschriften in elk land verschillend zijn en soms kunnen veranderen of geüpdatet worden. Zelfs als je zeker bent van de lokale veiligheidsvoorschriften, kan het geen kwaad om dubbel te controleren.
35
HOOFDSTUK 5 Voorbereiding / Vinden / Beheer van het budget en Sponsoring BUDGET
Vinden Wie + Waar
Voorbereiding en uitgave Beperk & wees slim
Beheer Hoe …
36
FESTIVAL
Voorbereiding budget Waar komt het geld vandaan? STEL EEN STRUCTUUR OP • geschatte kosten • variabele kosten • minimumkosten
Vinden budget sponsoring kosten/entreegelden bestaande fondsen subsidieaanvragen(lokaal/regionaal/nationaal/ internationaal) verkoop van levensmiddelen/kleding/goederen schenkingen voorgaand festivalbudget
Beheer budget speciale bankrekeningen/codes regelmatige controle financiële audits staving kosten transparente tendens antiomkopingregels/lage professionele hulp solide boekhoudkundige regels opgepast voor te hoge kosten/schattingen budget voor onvoorziene uitgaven budget vergaderingen medewerkers contracten/vaste prijzen dankbetuigingen/party evaluatie
37
SPONSORING
Wie ?
SPONSORING
Wat ?
Hoe ?
38
WIE ? IDENTIFICEER GESCHIKTE SPONSORS
Vereniging zonder winstoogmerk (vzw) Natuurlijke personen
Privébedrijven
Lokale Oveheid
WIE
Regionale Overheid
NGO's
Media Overheidsorganisaties (vb. bank, energie)
39
HOE ? HOE VINDEN WE SPONSORS ?
Contract / Overeenkomst Bewijs van voorgaande evenementen (Geef referenties)
Promotie + Beeld als onderdeel van een team
Informatieve Sessie (Potentiële Sponsors)
HOE Professionele Presentatie (woordvoerder, Sponsorteam)
Informatiepacket + Voorbeeld van Publiciteit
Duidelijk beeld/visie (vb. Concept, waarden, wanneer, tijd, publiek,...)
40
WAT ? SOORT SPONSORING
Materieel + Apparatuur
Nutsvoorzieningen (vb. elektr.
Technische Ondersteuning (Expertise + begeleiding Publiciteit + Marketing
Economie
WAT Transport
Arbeid
Gezondheid & Veiligheid (vb. EHBO)
Lokatie/ Plaats
Onderscheidingen/ Prijzen
41
HOOFDSTUK 6 Marketing, Promotie en Disseminatieactiviteiten van een Festival Marketing, promotie en disseminatieactiviteiten voor een festival hebben een doordachte voorbereiding en planning nodig. Het is aangewezen om een vaste persoon of kleine groep (met de nodige expertise) binnen het grotere organisatieteam te hebben om de verantwoordelijkheid en het overzicht van dit aspect te bewaren. Vóór de aanvang is het belangrijk dat een operationeel plan en budget worden afgesproken (bij het begin van dit proces) om buitensporige uitgaven te vermijden. Dit is een onderdeel van het festival dat gemakkelijk over het budget kan gaan als het niet goed gepland en beheerd wordt. Marketing en promotie voor het festival moeten zo snel mogelijk gestart worden, zodat materieel en ideeën grondig kunnen worden nagekeken, ter beschikking worden gesteld en gestandaardiseerd. Het is ook aangeraden dat het doelpubliek tijdig informatie krijgt over het festival om zichzelf te organiseren en om verdere mondelinge reclame te maken bij vrienden en familie. Het is belangrijk in deze fase de sleutelpartners te betrekken, bijvoorbeeld sponsors, om te verzekeren dat de promotionele strategie en materialen door iedereen wederzijds aanvaard worden.
42
Promotie en disseminatie festivalactiviteiten
van
de
Kies de geschikte naam en/of het geschikte concept voor het festival Eén van de meest uitdagende aspecten van elk festival is de juiste naam kiezen. De naam wordt de merknaam voor het festival en moet het idee en het concept van het festival duidelijk overbrengen. Idealiter moet het kort, eenvoudig, gedenkwaardig en herkenbaar zijn. Schenk ook aandacht aan het lettertype, beeldvorming en kleurenschema bij een presentatie zodat het opvallend en aantrekkelijk is. Wanneer alles afgesproken is, moet de huisstijl gestandaardiseerd worden voor alle promotionele activiteiten. Voorbereiden van reclamematerieel Goede reclame en marketing is één van de hoekstenen van elk festival en vaak staat of valt een festival met de kracht van de publiciteitscampagne. Organisatoren moeten zoveel tijd, energie en middelen aanwenden als nodig zijn om de beste en meest kwalitatieve publiciteit te creëren om een zo groot mogelijk publiek aan te spreken. Publiciteitsmaterieel kan variëren van gedrukte posters, folders, brochures en flyers tot e-posters verspreid via internet en sociale media. Voor grote festivals kan audiovisueel materieel nodig zijn als er wordt beslist over te gaan tot reclamespots op radio en tv. 43
Wat opnemen als publiciteitsmaterieel De merknaam (gestandaardiseerd), de locatie, het start- en eindtijdstip, wie optreedt, contactinformatie voor het evenement (vb. webadres, e-mailadres / telefoonnummer / postadres), namen van sponsors (indien nodig), de prijs (eventuele tegemoetkomingen) en hoe een ticket aan te kopen (als het niet gratis is). Voor gedrukt en elektronisch materieel, moet het type en beeldvorming van de beste kwaliteit zijn. Standaardnormen worden vastgesteld, zoals kwaliteit van de beeldresolutie, lettertype, lettergrootte, enz. De belettering en de uitleg over het festival moet beknopt, duidelijk en opvallend zijn. Vermijd lange zinnen op posters, brochures en websites en gebruik eenvoudige woordenschat. Bij e-materiaal zou je hyperlinks naar andere websites kunnen toevoegen. Om een goede indruk na te laten, is het belangrijk dat de links actief zijn, indien niet, moeten ze onmiddellijk verwijderd worden. Alle materialen moeten grondig nagelezen worden. Als je beeldmateriaal van anderen gebruikt, let op dat je geen wetten overtreedt op het copyright. Meestal heb je toestemming nodig voor het aanwenden van beeldmateriaal van anderen. Het kan nuttig zijn een situatieschets aan te maken van de materialen voor mensen die niet bekend zijn met de omgeving. Als het de bedoeling is om internationaal over het festival te publiceren, dan moeten 44
de publiciteitsmaterialen nauwkeurig vertaald worden in de taal van het doelpubliek. Disseminatie – bereiken van de doelgroep! Het vroeg opstarten van dit proces en continu publiciteit blijven maken in het publieke domein, is één van de sleutels voor een goed bezocht evenement. Een effectief werkend publicitair team samenstellen is een andere sleutelfactor. Een festival bekendmaken kan erg arbeidsintensief zijn en gaat vaak gepaard met het bezoeken van vele plaatsen en mensen tijdens ongebruikelijke werktijden, vooral in de periode van twee weken voorafgaand aan het festival. Hier zijn enkele ideeën om in overweging te nemen.
•
Stel een contactenlijst op vanuit je bestaande professionele en persoonlijke contacten. De mensen op de lijst kunnen gecontacteerd worden via e-mail, telefoon of met de post. Je kunt de contacten vragen elementaire promotionele informatie over het festival verder door te sturen.
•
Ontwerp brochures/flyers voor de promotie van het festival en hang ze op aan prikborden, winkelramen en deel ze uit op plaatsen waar veel volk langs komt. Het is vaak een goede gewoonte om flyers intensief te verspreiden 45
de dag vóór en tijdens het evenement om de laatste klanten te lokken. •
Afhankelijk van het doelpubliek kan ook reclame gemaakt worden in lokale scholen, hogescholen, universiteiten, openbare gebouwen (stadhuis) en buurtcentra.
•
Maak promotie voor het festival op andere evenementen, zoals vergaderingen, concerten, andere festivals, publieke bijeenkomsten,…
•
Je kunt een website ontwikkelen of de sociale media gebruiken, bijvoorbeeld Facebook / twitter voor festivalpromotie. Het is wel noodzakelijk dat deze vorm van publiciteit constant moet worden geüpdatet.
•
Lanceringsevenement – nodig belangrijke mensen uit voor een lanceringsparty of -diner om bekendheid te geven aan het festival. De gasten kunnen op hun beurt het festival promoten bij hun contacten.
Gebruik lokale media (of nationale media als het festival groot genoeg is). Media kunnen zijn: nieuwsbriefmededelingen, radioadvertentie (dit is wel duur en vereist een substantieel budget), internet, kranten en tijdschriften. 46
Adverteren in plaatselijke kranten kan zeer effectief, maar ook zeer duur zijn. Deze vorm van adverteren lijkt doeltreffender te zijn dichter bij het tijdstip van het evenement.
47
VERKLARENDE WOORDENLIJST Toegankelijkheid: Om zeker te zijn dat alles vlot verloopt en om ongevallen of diefstallen te vermijden, krijgt iedereen (personeel en bezoekers) een armband of badges met verschillende kleuren of letters om het veiligheidspersoneel toe te laten te controleren wie waar toegang heeft of niet. Bijvoorbeeld een "triple A-pass" betekent Access All Areas (toegang in alle gebieden). Hiermee heb je overal toegang op het hele festival. Accreditatie: Accreditatie is het proces waarbij journalisten en mensen van de media toegang krijgen tot evenementen waar deelnemers en toegang normaal beperkt is. Terreindirecteur: Deze persoon staat aan het hoofd van het festivalterrein. Hij beslist waar de verschillende podia, backstageruimte, marktplaats, restaurant en andere zaken moeten komen. Artiestencontract: Tijdens een festival is het niet ongewoon dat er meningsverschillen kunnen ontstaan tussen de organisator en de artiest. Om dit te vermijden is er een artiestencontract waarin alle voorwaarden tussen de artiest en de festivalorganisator opgeschreven staan. Gastheer voor de artiesten: Deze persoon ontfermt zich over de artiesten wanneer ze niet op het podium staan. Hij zou op alle vragen van de artiest moeten kunnen antwoorden, of hen ten minste doorverwijzen naar de juiste persoon die hen kan helpen. 48
Backlinetechnicus: Deze persoon is verantwoordelijk voor alle gitaar- en basversterkers en drumset op het podium. Backstage: Backstage is het gebied van het festival waar de artiesten zich kunnen klaarmaken en relaxen vóór een optreden. Crowd control: Crowd control is het beheersen van een mensenmassa, door middel van barrières of zelfs geweld, om te voorkomen dat er wanorde en paniek ontstaat of zelfs rellen. Crowd management: Crowd management verwijst naar de communicatie met het publiek door gebruik te maken van signalen of andere middelen om het publiek van een festival te laten doen wat de organisatoren willen. Decibel: Verwijst naar het volumeniveau afkomstig van de geluidsinstallatie. Ditch: Verwijst naar het gebied tussen het podium en het publiek. Dithchpersoneel: Verwijst naar de mensen werkzaam in de ditch. Dit kunnen bijvoorbeeld mensen zijn die voor de veiligheidsdienst werken. Fotografen werken ook vaak in de ditch. Festivalkaart: Een plattegrond van het festivalgebied zodat de bezoekers gemakkelijk hun weg vinden.
49
Front of house: De plaats waar de geluids- en lichttechnici werken. Vaak in het midden van het publiek recht voor het podium. Lichttechnicus: Deze persoon is verantwoordelijk voor de lichteffecten op het podium. Monitortechnicus: deze persoon is verantwoordelijk voor het geluid op het podium, het geluid direct toegankelijk voor de muzikanten. Rider: Vaak een deel van het artiestencontract. Een rider is een document dat de artiest naar de festivalorganisator stuurt om te informeren wat hij nodig heeft voor zijn optreden op en naast het podium. Dit kan alles omvatten, van de juiste drumset op het podium tot een special soort drankje achter het podium. De rider heeft ook een plan waar de muzikanten hun instrumenten juist willen. Veiligheidsdirecteur: Deze persoon is verantwoordelijk voor de veiligheid. Geluidstechnicus: Deze persoon is verantwoordelijk voor het geluid op het podium. Podiumdirecteur: Deze persoon is verantwoordelijk voor het werk en de arbeiders op het podium, voor de artiest en voor de algemene veiligheid op het podium. Hij bevindt zich altijd op het podium. Toneelknecht: werkt op het podium, helpt de podiumdirecteur en de backlinetechnicus met allerlei klusjes op het podium. 50
INFO OVER PARTNERS Darıca İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Onze instelling die betrokken is bij dit project als coördinator is een overkoepelende organisatie. Ze leidt en controleert elke onderwijsactiviteit in Darica, een multicultureel gebied in de omgeving van Istanboel. Er zijn één manager, drie assistent-managers en vijfentwintig ambtenaren die werken in eenentwintig eenheden, zoals Onderzoek en Ontwikkeling, Opdrachten, Personeelszaken, enz. Ze heeft vierentwintig basisscholen, negen middelbare scholen, zestien particuliere onderwijsinstellingen, een kleuterschool en een openbare educatief centrum onder haar gezag. Onze instelling is gevestigd in Darica, een streek die de aandacht trekt met haar natuurlijke schoonheid en een industrie in ontwikkeling. Elk jaar immigreren honderden mensen hier om werk te zoeken omwille van sociale problemen in hun geboortestad. Deze immigranten zijn afkomstig uit verschillende regio's van Turkije en hebben diverse culturele en familiale waarden, tradities, levensstijlen en zelfs verschillende talen. Deze families, die leven volgens hun eigen culturele rituelen, hebben moeite met het wennen aan het stadsleven en andere culturen, zodat ze worden blootgesteld aan sociale uitsluiting. De missie van onze instelling is het ondersteunen en versnellen van de sociale, economische en culturele ontwikkeling in nationale eenheid en solidariteit; het verhogen van actieve en exclusieve burgers die de hedendaagse 51
beschaving willen ontvangen; het implementeren van de wetten en andere regelgeving naar de doelstellingen van het Turkse Nationale Onderwijssysteem; het verhogen van de tevredenheid van haar medewerkers en instellingen door het volgen van de vernieuwingen in het onderwijs en door het effectief uitvoeren van het onderwijssysteem. Om haar missie te bereiken, besteedt onze instelling veel aandacht aan elk onderwijsonderwerp en -instelling, en organiseert ook lokale en internationale projecten/activiteiten die niet alleen het onderwijs verbeteren en stimuleren, maar ook oplossingen vinden voor de sociale problemen van ons doelpubliek en aan hun behoeften tegemoet komen. Binnen onze instelling werd een eenheid opgericht die activiteiten organiseert om sociaal-culturele problemen aan te pakken van onze burgers ( vooral immigranten) en om educatieve activiteiten te stimuleren en de ondernemersvaardigheden van de doelgroep te verbeteren. De deelnemers aan dit project zijn samengesteld uit leden van deze eenheid. Onze instelling is bij dit project betrokken als coördinator.
Dienst Beroepsopleiding – vzw EPON De DBO is een dienst van het Vlaamse Departement Onderwijs en Vorming in België. Ons doel is het ontwikkelen van een innovatieve en ondersteunende aanpak voor beroepsonderwijs en -opleiding in Vlaanderen. We willen een maximum van mogelijkheden creëren voor studenten en cursisten van de 52
beroepsopleiding. DBO is lid van de Vlaamse interdepartementale werkgroep voor het Actieplan Ondernemend Onderwijs (voor het stimuleren van Ondernemingszin en Ondernemerschap via het Onderwijs). Via verschillende (EU-)projecten wil de DBO ondernemerschap bevorderen onder jongeren op scholen. De DBO organiseert een ondernemingsplanwedstrijd in de 3de graad van het secundair onderwijs en een scholenwedstrijd met de trofee 'Schoolteam met de beste ondernemerskwaliteiten'. De DBO ondersteunt leerkrachten betrokken bij ondernemend onderwijs door het aanbieden van studie- en cursusmateriaal, ICThulpmiddelen, e-learning en e-communicatieplatforms,... De DBO ondersteunt de professionele ontwikkeling van leraren op het gebied van ondernemerschap door het organiseren van praktijkuitwisselingen in ondernemingen, workshops, gastcolleges en discussiegroepen. Elk jaar is DBO gastheer voor twee study visits in Vlaanderen over ondermerschap en ondernemingszin in onderwijs binnen het kader van CEDEFOP.
Institut für Projektbegleitung und Kompetenzentwicklung -prokompetenz- e.V. Pro-Kompetenz, opgericht in 2003, ingeschreven vereniging, erkend als "Friendly Society (vereniging tot onderlinge steun)"
53
Doelstellingen: Ontwerpen van onderwijs voor bevordering, ontwikkeling en het gebruik van menselijk potentieel op een meer holistische en duurzame manier. Ondersteunen van onderwijs door het leveren van input uit jaren praktijkervaring en toegepast onderzoek. Specifieke expertisegebieden: • Ontwikkelen van innovatieve pedagogische concepten en leeromgevingen • Implementeren van innovatieve leeromgevingen, pedagogisch-didactische benaderingen voor het leren met digitale media • Formatieve evaluatie, ideeën leveren voor implementatie en productontwikkeling, Quality Assurance • Thematische gebieden: AE en VET, innovatie en kennismanagement, HRM, leren voor sociale integratie. Pro-Kompetenz was betrokken bij meer dan 40 EUprojecten. Daardoor hebben de medewerkers expertise bij het uitvoeren en het financiële beheer van projecten. Financieel toezicht wordt gewaarborgd door voortdurende controle door een extern, onafhankelijk boekhoudkundig en belastingadvieskantoor. In nationale projecten gepromoot door het Duitse Ministerie van Onderzoek en Onderwijs, heeft proKompetenz begeleiding en input aangereikt om nieuwe leermethoden te ontwikkelen en te testen. Van projecten die verband houden met sociale vraagstukken en activiteiten, verband houden met 54
activiteiten in sociale centra - stedelijke buurthuizen en maatschappelijke organisaties alsmede stadsbestuur, hebben we links om de informatie breed te dissemineren en om leerlingen naast onze eigen medewerkers in het project te betrekken.
Centro Machiavelli Scuola Lingua e Cultura Italiana
di
Centro Machiavelli is een Italiaanse taalschool en VET-Agentschap in Florence, opgericht in 1978, lid van TANDEM NETWORK, een Internationale Vereniging van Talenscholennetwerk sinds 1988, officieel erkend door het Ministerie van Onderwijs sinds 2003, gecertificeerd door ISO9001: 2000 certificering van kwaliteit sinds 2005, erkend als een advies- en trainingsorganisatie voor Leven Lang Leren, geaccrediteerd door de Regio Toscane sinds 2008. Centro Machiavelli is ook actief binnen de EUprogramma's en in de opleidingsactiviteiten zoals mobiliteiten, studiebezoeken, multilaterale projecten binnen het Leven Lang Leren-programma van de EU (Comenius, L. Da Vinci, Grundtvig, Transversale Programma’s, enz.) met partners uit Duitsland, Frankrijk, Nederland, Verenigd Koninkrijk, Ierland, Roemenië. Van oktober 2009 tot maart 2011 is het Centro Machiavelli coördinator geweest van het Comenius multilateraal project "ELLVIS - English Language Learning-programma voor visueel gehandicapte studenten ". De resultaten van het ELLVIS-project zijn 55
een levensvatbaar alternatief voor de "boek-en-tape"methodologie. Deze multimedia taalcursus is bedoeld voor mensen die niet in staat zijn om deze technische hulpmiddelen te gebruiken en die meer bijstand nodig hebben; ze worden geprikkeld door middel van een systeem met niet-audio gebaseerde feedback, namelijk door de 'force-feedback'-reactie die de joystick aanbiedt. Vanaf december 2009 is Centro Machiavelli ook partner van het project VET4VIP, Vocational English Teaching voor slechtzienden - LLP Transversale Programma KA2 Talen, dat werd afgesloten op het einde van mei 2012. Het Vet4Vip-project implementeerde een set van tools voor taaldocenten over hoe blinde en slechtziende leerlingen te integreren in hun lessen taal. Het project wil dit probleem tegemoet treden met een gecombineerd pakket van: 1. Train-de-trainerscursus voor taaldocenten over hoe om te gaan met vip en hoe lesmateriaal voor deze doelgroep te gebruiken en ontwikkelen. De tools zijn getest door: • testseminaries op nationaal niveau, • testseminarie-evaluatie. 2. Aanpasbare computer-based trainingmodules voor Engels ontworpen voor blinde en slechtziende volwassenen. Om deze doelen te bereiken, bestaat het samenwerkingsverband uit opleidingsinstellingen voor volwassenen, taalscholen en scholen voor blinden uit Duitsland, Italië, Ierland, Nederland, Verenigd Koninkrijk.
56
Arte-Via Cooperativa Editorial, CRL
Artística
e
Arte-Via Cooperative, in Lousã, district van Coimbra (Portugal) is een regionale, culturele vereniging zonder winstoogmerk, bestaande uit vrijwilligers, opgericht in 1999, met senior university promoting classes voor ouderen en migranten, namelijk schilderen, yoga, Engels, Italiaans en Spaans. De Cooperative organiseert evenementen zoals leesgemeenschappen, internationale seminaries, schrijfwedstrijden, kunsttentoonstellingen en multimedia voorstellingen. De Arte-Via Cooperative is een instelling zonder winstbejag dat haar actie ontwikkelt op een lokaal, regionaal en nationaal niveau. Haar context wordt geplaatst in een sociale, economische en genderongelijkheid. Daarom beantwoorden we aan een aantal noodzakelijkheden met een informeel vormingsprogramma volgens de basale Europese beginselen van het levenslang leren. Tot nu toe kregen onze activiteiten altijd de steun, hetzij van de bevolking, hetzij van openbare of particuliere lokale en regionale instellingen. Sinds 1999, toen Arte-Via is opgericht, hebben we een belangrijke bijdrage geleverd aan de culturele ontwikkeling, in een groot gebied van de regio waar we zijn geïntegreerd. De fundamentele basis van de werkopvatting van ArteVia Cooperative, als vrijwillige instantie, is de 57
betrokkenheid van alle leerlingen en cursisten die hun activiteit in het projectgebied ontwikkelen, in dit geval, kunst. Dus vanaf de conceptiefase tot de disseminatiefase worden allen actief betrokken, participeren met hun ideeën, opvattingen en uitvoeringsmethoden en ontwikkeling goede praktijkvoorbeelden. Arte-Via zal ook samenwerken en communiceren met andere lokale en regionale instellingen die werkzaam zijn in hetzelfde gebied. Arte - Via Cooperativa Artística e Redactie, CRL is werkzaam in de kunstwereld en onze belangrijkste doelstelling is het organiseren van activiteiten en evenementen in verband met de projectmethode en volgens het doel van het partnerschap en het Arte-Viajaarplan, met name de ontwikkeling en verbetering van de vaardigheden van onze kunstenaars. Vanaf het begin van haar oprichting, gebruikt Arte-Via op een praktische manier de resultaten van de diverse en verschillende projecten ten voordele van de lerende volwassenen en professionals, zodat ze het gevoel hebben dat hun werk heeft bijgedragen om de kwaliteit van hun vaardigheden en van hun leven in het algemeen te verbeteren. Op die manier zijn de resultaten artistieke werken die kunnen worden gelezen, gezien en gehoord, en ten slotte, ervaren. We maken ook gebruik van alle media om de resultaten te verspreiden, vooral via internet, in het bijzonder via onze site.
58
Studiefrämjandet Studiefrämjandet is een vereniging zonder winstbejag voor volwasseneneducatie werkzaam in het centrale deel van Zweden. Verder is het een nietgouvernementele organisatie, maar wel gefinancierd door de staat en gemeenten. Studiefrämjandet werkt voornamelijk met niet-formele volwasseneneducatie, onze belangrijkste werkfocus in de gebieden aangesloten bij onze 18 lidorganisaties. Onder deze organisaties zijn de Zweedse Vereniging voor Natuurbehoud (SNF), de Nationale Federatie van Zweedse 4H, de Vereniging van Zweedse Hunters ' Federatie, de Zweedse Tourist Club (STF), en Moks - een overkoepelende organisatie voor muziek- en cultuurverenigingen. Daarnaast werken we ook samen met tal van andere niet-gouvernementele organisaties (zogenaamde ngo's). Studiefrämjandets rol in het project is vooral: • workshops documenteren • het logo van het project ontwerpen • dvd’s voorbereiden met de data en materieel ontwikkeld tijdens het project. Studiefrämjandet heeft verschillende projecten die vooral gericht zijn op nieuwe en betere voorwaarden voor deelnemers met een risico van sociale uitsluiting.
59
Lancaster College
and
Morecambe
Lancaster en Morecambe College (LMC) is een publieke hogeschool van voortgezet onderwijs en de belangrijkste aanbieder van beroepsonderwijs enopleiding (VET) in Noord-Lancashire en Zuid-Cumbria in het noordwesten van Engeland. LMC is gelegen tussen Lancaster en de badplaats Morecambe en werkt in de lokale omgeving en de afgelegen plattelandsgemeenschappen. Ze heeft momenteel ongeveer 1.800 fulltime en 3000 parttime studenten. Haar belangrijkste taak is het verstrekken van opleidingen in beroepsvaardigheden die leiden tot werkgelegenheid en / of academische vaardigheden die leiden tot een universiteitsstudie. LMC werkt samen met lokale werkgevers en instanties om de lokale economie te voorzien van bekwame en gemotiveerde arbeidskrachten om te komen tot duurzame werkgelegenheid in een verscheidenheid van sectoren. LMC’s rol in de lokale economie en de gemeenschap wordt weerspiegeld in hun missie: "Lancaster en Morecambe en de omliggende gemeenschappen verstrekken van een uitstekende studentenervaring die de beroeps-, persoonlijke en werkgelegenheidsdoelstellingen vervullen" LMC heeft een succesvolle geschiedenis in het organiseren van gebeurtenissen die de behoeften van de lokale gemeenschap en haar eigen studenten dienen. Ze is enthousiast om verder een strategische aanpak te 60
ontwikkelen van deze gebeurtenissen waarvan studenten, medewerkers en lokale organisaties kunnen profiteren ten voordele van de ganse gemeenschap. LMC heeft deel uitgemaakt van vele innovatieve, internationale projecten en initiatieven in het LLP. LMC ontving als eerste VET-hogeschool in het Verenigd Koninkrijk het Leonardo da Vinci Certificate of Quality in Mobility en heeft een International School Award voor haar Transnational werk.
Asociación Andalucía En Obra Social Wij zijn een Spaanse ngo in Granada, Andalusië. Als de grootste van de 17 autonome regio's van Spanje, is deze de beste om het meest karakteristieke beeld van een land dat beroemd is om zijn flamenco-shows en de pure passie op te roepen. Het is een land met nog groeipotentieel en inspireerde grote schrijvers, dichters, acteurs en schilders. Andalucia is de geboorteplaats van Pablo Picasso en Velázquez en fascineerde schrijvers zoals Ernest Hemingway en Washington Irving. Het is de plaats van een van de meest uitgevoerde en beroemdste opera's aller tijden, "Carmen" van Bizet. Het is een unieke plek waar Oost en West in elkaar opgaan met verschillende inwoners: mensen van christelijke oorsprong, zigeuners, Arabieren en joden. Onze ngo werd opgericht in 2009 in Granada, een van de pareltjes van Spanje en een van de meest bezochte toeristische steden uit de hele wereld, ooit de hoofdstad van de Arabieren. Granada biedt belangrijke herinneringen aan deze periode in de Spaanse geschiedenis, met het wereldberoemde "Alhambra". 61
Wij zijn vooral daar actief en in het dorp Herrera, gelegen in het zuidoosten van de provincie Sevilla met een bevoorrechte geografische ligging, in het centrum van Andalusië. Grote steden (Sevilla, Granada, Cordoba en Malaga) liggen op minder dan een uur rijden. Onze belangrijkste doelstellingen zijn: onderwijs en nietformeel en informeel onderwijs; bevordering van sociale integratie en werkgelegenheid van uitgesloten sociale groepen naar herkomst, etniciteit, cultuur of religie; ondersteuning aan een persoon of groep van mensen in nood; bevordering van samenwerking en culturele uitwisseling tussen verenigingen onderling, verenigingen en overheden, instellingen en organisaties. Om dit te bereiken, organiseert de vereniging culturele activiteiten voor de verdere ontwikkeling en verspreiding van de cultuur van Andalusië, organiseert ze allerlei culturele en artistieke evenementen, zoals tentoonstellingen, conferenties, workshops, cursussen, concerten, reizen, trips, festivals en wedstrijden. Enkele van onze activiteiten zijn: ontwikkeling van projecten volgens de richtlijnen van de Europese Unie; netwerken samen met andere instellingen en organisaties, zowel publiek als privé; vrijwilligerswerk, met een actieve betrokkenheid bij de ontwikkeling en uitvoering van projecten van de vereniging; cursussen en workshops en begeleiding; integratieacties van verschillende groepen in de samenleving; bewustmaking over gender en gelijkheid.
62
De Samenvatting van het Project- Festival Entrepreneurship for VET Wie: Dit partnerschap werd vertegenwoordigd door instellingen voor beroepsonderwijs, vertegenwoordigers uit het beroepsleven, non-profit organisaties en instanties die verantwoordelijk zijn voor beroepsonderwijs en -opleidingen op lokaal niveau. De doelgroep omvatte de leraren, opleiders en andere medewerkers van de bovengenoemde instellingen, of verantwoordelijken voor het organiseren van activiteiten om de professionele vaardigheden en competenties van de deelnemers te verbeteren. Wat & Hoe: Dit project verbeterde de kwaliteit en verhoogde de samenwerking tussen instellingen die geïnteresseerd zijn in het organiseren van festivals en behoefte hebben aan een hogere mate van professionaliteit. Het was een overduidelijke eigenschap erkend door de partners dat samenwerking met lokale werkgevers en instanties voordelen kan hebben op de lange termijn door het creëren van duurzame werkgelegenheid om aan de eisen van de arbeidsmarkt te voldoen. In dit project werd de competentie en het ondernemerschap van de doelgroep verbeterd door actieve betrokkenheid van elke partner in peer learning, teambuildingactiviteiten en workshops. Daarnaast ervoeren de deelnemers door observatie en onderzoek good examples georganiseerd in en door de partnerlanden. Aan het einde van dit project hebben de 63
deelnemers een gids over het organiseren van festivals opgesteld op basis van hun werk en ervaringen opgedaan in het project. Bovendien werd een internationaal festival in het land van de coördinator georganiseerd en deelnemers uit heel Europa waren van harte welkom op dit festival. Dit partnerschap oversteeg het project en de resultaten en de producten werden ten volle benut.
Wanneer & Waar: Dit project is gestart in september 2012 en eindigde in juli 2014. In twee jaar tijd werden er intense contacten onderhouden tussen de partners onderling om het partnerschap stevig te handhaven en om de projectactiviteiten efficiënt te implementeren.
64
Dit handboek werd samengesteld door de deelnemers van het FestEVET-team in het kader van het Lifelong Learning Programme - Leonardo Da Vinci Project Festival Entrepreneurship for VET. In dit handboek vind je informatie over het organiseren van een festival of evenement. Het werd ontworpen voor wie deelneemt aan het organiseren van een festival. De tips in het boek zullen je helpen bij het organiseren van jouw festival. --------------------
65
