STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOL A A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, 277 11 Neratovice, tel.: 315 682 314, IČO: 683 834 95, IZO: 110 450 639 Ředitelství školy: Spojovací 632, 277 11 Neratovice tel.: 315 663 115, fax 315 684145, e-mail: mhrejsova@ sosa sou. cz, www.sosa souneratovice.cz
Registrační číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0185 Název projektu: Moderní škola 21. století Zařazení materiálu: Šablona: III/2 Stupeň a typ vzdělávání: střední odborné Vzdělávací oblast: vzdělávání v inf. a kom.
Vzdělávací obor: žáci SOU všechny obory
technologiích Vyučovací předmět: inf. a kom. technologie
Tematický okruh: Využití ICT pro praktické aplikace
Sada: 1
Číslo DUM: 4
Ověření materiálu ve výuce: Datum ověření:
Ročník:
Ověřující učitel:
14.12.2012
třetí
Ing. Helena Holcová
STŘEDNÍ ODBORNÁ ŠKOL A A STŘEDNÍ ODBORNÉ UČILIŠTĚ NERATOVICE Školní 664, 277 11 Neratovice, tel.: 315 682 314, IČO: 683 834 95, IZO: 110 450 639 Ředitelství školy: Spojovací 632, 277 11 Neratovice tel.: 315 663 115, fax 315 684145, e-mail: mhrejsova@ sosa sou. cz, www.sosa souneratovice.cz
Název listu:
Hromadná korespondence
Jméno autora:
Jan Krejza
Anotace:
Ukázky možností programu Microsoft Word při práci s hromadnou korespondencí. Základy práce se zdrojem dat pro vytvoření hromadné korespondence.
Klíčová slova:
Microsoft Word, hromadná korespondence, databáze, dopis, obálka, adresa, štítek
Klíčové kompetence:
Dokáže pracovat s běžným programovým vybavením počítače a učí se poznávat a používat některé jeho složitější funkce.
Přesahy a vazby: Aplikační software Microsoft Office Word Organizace (čas, velikost skupiny, 40 min, třída žáků včetně žáků se specifickými vzdělávacími prostorová organizace): potřebami, PC s OS Windows Cílová skupina:
Žák, věková skupina 15 – 19 let
Použitá literatura, zdroje: Autorem materiálu a všech jeho částí je Jan Krejza.
Velikost:
997kB
Obsah Úvod .......................................................................................................... 4 Základem jsou data .................................................................................... 4 Korespondence........................................................................................... 4 Úlohy ......................................................................................................... 6 Řešení........................................................................................................ 6 Úloha 1 ...................................................................................................... 6 Úloha 2 ...................................................................................................... 7
Úvod Program Microsoft Word je pokročilý textový editor, který dnes už neslouží jen ke psaní, avšak slouží k tvorbě a úpravě dokumentů, které mohou obsahovat nejrůznější informace. Jedním z šikovných nástrojů programu MS Word je možnost tvorby hromadné korespondence, obálek pro hromadnou korespondenci nebo hromadných štítků. V případě, že máme v úmyslu vytvořit množství stejných dokumentů, v kterých se mění pouze některé slovo nebo slova, je výhodné pochopit a správně použít možnosti hromadné tvorby dokumentů. V tomto výukovém materiálu si ukážeme jeden příklad a procvičíme tvorbu na dvou úlohách.
Základem jsou data Základním prvkem pro vytvoření hromadného dokumentu je databáze, tedy seznam dat, která budeme v dokumentu měnit. Pro naše potřeby se jako nejjednodušší jeví databáze vytvořená v programu MS Excel, tedy v tabulkovém procesoru. Můžeme využívat i databáze typu MS Access a další. Při tvorbě databáze si dáme záležet na tvorbě záhlaví, abychom data roztřídili náležitě do jednotlivých kategorií. Vše je dobré dělat s ohledem na předem správně rozvrženou práci. Samotné vytvoření hromadné korespondence bude tím jednodušší, čím více si dáme z áležet na přípravě dat.
Korespondence V našem příkladu vytvoříme jednoduchý vzor dopisu, v kterém budeme zvát spolužáky na třídní sraz. Jako databázi můžeme použít data v Příloze 1 na konci tohoto dokumentu. Přiloženou tabulku lze snadno překopírovat do M S Excel a uložit. Naším cílem bude vytvoření náhledu dopisu, který bude místo adresy obsahovat jméno a text narozen/a: datum narození, přičemž datum narození bude opět z našeho seznamu. V programu MS Word otevřeme nový dokument a klikneme v menu na záložku Korespondence. Spustíme průvodce Spustit hromadnou korespondenci – Podrobný průvodce hromadnou korespondencí a budeme postupovat podle průvodce, který se spustí v pravé části okna.
V nabídce vybereme typ dokumentu Dopis a přejdeme na další krok stisknutím odkazu Další: Počáteční dokument. Můžeme vybrat nějakou šablonu nebo již dříve vytvořený dokument. V našem případě ponecháme Použít aktuální dokument. Kliknutím na další přejdeme k výběru seznamu. Stiskneme odkaz procházet a přejdeme k vyhledání dokumentu MS Excel, do kterého jsme si uložili naši databázi (Příloha 1). Pokud má soubor více listů, vybereme v nabídce list MS Excel, který obsahuje naše data, která můžeme v dalším okně protřídit, je-li to nutné. Potvrzením výběru seznamu a kliknutím na další přejdeme k tvorbě automatického dopisu. Vybereme Řádek s pozdravem a nastavíme pozdrav tak, aby se v náhledu zobrazovalo pouze jméno. Po potvrzení se v dokumentu objeví <<Řádek s pozdravem>> na místě, kde budeme v dokumentu požadovat vypsání jednotlivých jmen. K vložení řádku s datem narození použijeme odkaz Další položky. V otevřeném dialogovém okně vybereme databázové pole, které chceme vložit (narozen) a stiskneme Vložit. Dialogové okno uzavřeme a před pole <
> napíšeme Narozen/a:. Tím máme připravenou tu část dopisu, která se bude měnit, a nyní můžeme napsat samotný text dopisu. Po dokončení kliknutím na tlačítko Další: Zobrazit náhled dopisů vidíme již hotovou podobu stránky. Mezi jednotlivým stránkami lze listovat a zkontrolovat tak správné vložení databázových polí. Po dokončení hromadné korespondence můžeme dopisy tisknout nebo upravit, to znamená vytvořit jeden dokument, který bude obsahovat počet stránek odpovídající počtu jmen. Jednotlivé listy tak lze upravit v případě potřeby.
Úlohy a) Pomocí hromadné korespondence vytvořte obálky s adresami a zpáteční adresou
b) Vytvořte štítky (jmenovky) se jménem a městem (viz vzor)
Řešení Úloha 1 Nový dokument, v menu Korespondence. Spustit hromadnou korespondencí
korespondenci
–
Podrobný
průvodce
hromadnou
V pravém sloupci vybrat Obálky – Další Možnosti obálky – vybrat obálku dle rozměrů, např. C6 – klasická obálka Pomocí zobrazení skrytých znaků odhalíme, že obálka má předpřipravené odstavce pro zapsání zpáteční adresy vlevo nahoře a adresy příjemce ve spodní části dopisu. Polohu adresy lze upravit pomocí zarážek na pravítku, apod. Zapíšeme zpáteční adresu. Klikneme do hlavní adresy příjemce a v průvodci hromadné
korespondence se proklikáme k výběru zdroje dat. Pro vložení dat pak vybereme Blok adresy.
Zkontrolujeme správný formát adresy a v případě potřeby nastavíme položky pomocí tlačítka Shoda polí… Po potvrzení máme hotovou obálku a můžeme obálky hromadně vytisknout.
Úloha 2 Nový dokument, v menu Korespondence. Spustit hromadnou korespondencí
korespondenci
–
Podrobný
průvodce
hromadnou
V pravém sloupci vybrat Štítky – Další Možnosti štítku – vybereme rozvržení stránky s nepřeberného množství předvoleb. Pro naše účely zvolíme 30 štítků na stránku tak, aby štítek byl na šířku. Viz obrázek.
Vybereme zdroje dat – dokument Excel a přejdeme na Uspořádat štítky
V prvním štítku nastavíme požadovaný vzhled štítku. Kliknutím na Další položky… vybereme požadované položky (jméno, město) a na štítku je upravíme dle potřeby. Můžeme změnit i velikost a typ písma, atd.
Jakmile jsme s celkovým vzhledem jednoho štítku hotovi, stiskneme tlačítko Aktualizovat všechny štítky. Kliknutí na Další můžeme přejít k prohlížení hotových štítků a jejich tisku nebo úpravě.
Příloha 1 Data pro hromadnou korespondenci Jméno
Adresa
Město
PSČ
Iva Vébrová
K Lesu 23
Kadaň
432 01
1. 4. 1991
Jan Koloděj
Ve Dvorcích 11
Kolinec
341 42
1. 8. 1990 a
Prokop Buben
Na Klotylce 9
Pikárec
592 53
2. 6. 1990
Antonín Panák
Chotětova 7
Lhota 2
394 70
3. 12. 1991 a
Ivo Nejezrohlík
V oužinách 3
Králův Dvůr
267 01
9. 3. 1990
Cyril Flinta
Nad Skalinami 89
Aš
352 01
11. 11. 1990
Jindřich Veselý
Krocanova 789
Praha
110 00
Marek Žito
Romantické nám. 3
Nymburk
288 02
13.10.1992
Ferenc Minulista
Hebká 7
Nové Město p. S.
463 65
14. 4. 1991
Michal Výveg
Hrubá 9
Mýto
338 05
14. 7. 1992 a
Dan Kovář
Mládežnická 876
Troskovice
512 63
16. 5. 1990 a
Josefie Autcajdrová
Slintalova 54
Golčův Jeníkov
582 82
17. 3. 1992 a
Van de Hong
Ke Kozomínu 909
Eš
395 01
19. 7. 1990 a
Radek Páčil
Souběžná 65
Teplice
415 01
21. 3. 1990 a
Igor Hangár
Náhrobní 43
Most
434 01
23. 5. 1992 a
František Habaděj
J.K.Tyla 1
Jirkov
431 11
23.7.1991
Jana Smutná
Na Kajmance 867
Zlín
760 01
24.6.1992
David Rád
U Lihovaru 34
Přerov
750 02
24.8.1990
676 02
27.9.1992
Uršula Westminstrová U závor 2
narozen
zaplatil
12.3.1991 a
Metoděj Skočdopole
V úvoze 23
Moravské Budějovice Vlkov
391 81
29.4.1992 a
Pavel Ratmír
Měsíční 76
Perštejn
431 63
30.1.1990 a
Ralf Gunter
Nám. V.Hvězdy 34
Valdice
507 11
Petr Vobořil
V pekle 1
Onen Svět
339 01
30.11.1992 31.3.1992 a
