NAZENDING BONDSRAADSSTUKKEN ERRATUM. Bondsraad 23 november 2013

Bondsraad 23 november 2013

NAZENDING BONDSRAADSSTUKKEN

ERRATUM Op pagina 45 van het vergaderboek, onder punt 5.1., Realisering, regel 5, dient het eerste woord “evaluatie” te worden vervangen door: “visiedocument over de positie van de afdelingen”. De tekst “Doel van …… werkgroep eindigt.” vervalt.

1

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 1 – Agendapunt 3

(Voortgangs)actielijst Nr 1

Omschrijving Onderzoek naar product-marktcombinaties

4 5

Instellen werkgroep Atletencommissie en rapportage aan Bondsraad in nov. 2013 Bestuurlijke vernieuwing: Bespreken organisatiestructuur/ rol van afdelingen in werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing – plannen gesprekken met afdelingen en komen tot aangepast discussiestuk in nov 2013 BR informeren stand van zaken voorbeeldverenigingen Updaten nieuwe NTTB-website en afdelingswebsites / verwerken suggesties E-mailadressen voor Bondsraadsleden regelen Consequenties omzetten werkgroep Bestuurlijke vernieuwing van een BR-commissie naar een HBcommissie Oprichten van een werkgroep competitieaanpassing n.a.v. het onderzoek naar wensen en behoeften competitiespelers Financiële verhoudingen tussen NTTB landelijk en afdelingen vastleggen en de weeffout repareren Aantal competitiegerechtigde spelers van het dalende ledental nazoeken Informatie over de gang van zaken in ZuidWest Regelmatige informatie naar de BR Nulmeting project vernieuwing eredivisie Werving en opleiding scheidsrechters Competitiegegevens uit NAS beschikbaar stellen aan verenigingen

10 12 15 17 18 20 21 23 25 26 27 28

2

Besproken in BR nov 2008 / BR juni 2012 BR juni 2013 BR juni 2013

Status Juli 2013

BR juni 2011 BR juni 2012 BR nov. 2012 BR nov. 2012

BR nov. 2013 BR nov. 2013 BR nov. 2013 BR juni 2013

BR nov. 2013 BR nov. 2013

BR nov. 2013 BR nov. 2012 BR nov. 2012 BR juni 2013 BR juni 2013

BR nov. 2013 BR nov. 2013 BR nov. 2013

BR juni 2013

BR nov. 2013

(Voortgangs)actielijst – Actualisering per 12 november 2013 Nr 1 4 5 10 12

15 17 18 20 21

23 25 26 27 28

Status Afgelopen beleidsperiode diverse producten in de markt gezet. De discussie is gestart: wat wil de tafeltennisser (in verhouding tot een lidmaatschap)? USBO Stagiaire is begonnen met het onderzoek. Actiepunt wordt aandachtsgebied HB-lid Marketing. Atletencommissie begint vorm te krijgen; als leden hebben zich aangemeld: Jiao Li, Rajko Gommers, Tonnie Heijnen en Felix Warners Bestuurlijke vernieuwing: Zie visiedocument als bijlage bij de Bondsraad stukken november 2013. Project Samen Vooruit werd afgerond. Conclusies zijn geïmplementeerd doorgevoerd in de werkwijze/structuur van verenigingsondersteuning (Sport- en productontwikkeling). In een aantal update-slagen is een groot deel van de wensen als verbetering doorgevoerd. Wijziging in de layout wordt momenteel besproken. De helft van de afdelingswebsites is over naar het landelijk systeem. Eén op één vinden de gesprekken met de webmasters plaats voor de transitie. Door personele wisselingen heeft dit vertraging opgelopen. Na de Bondsraad van november wordt een gezamenlijk verder overleg gevoerd. E-mailadressen (NTTB alias) wordt in november ingericht. Bestuurlijke vernieuwing: Zie visiedocument als bijlage bij de Bondsraad stukken november 2013. Vervolg op onderzoek naar wensen en behoeften competitiespelers niet uitgevoerd in bedachte opzet i.v.m. te beperkt budget. Actie uitstellen of heroverwegen. Bestuurlijke vernieuwing: Zie visiedocument als bijlage bij de Bondsraad stukken november 2013. Vanuit NAS is alleen grofmazig te zien wat er gebeurt, voor meer betekenis moet per lid bekeken worden wat de status is. Grofmazig zien we (2011-2012): daling jeugd -139 leden, CG jeugd: -899. Daling senioren: -593 CG: -1754. Op basis van deze cijfers valt te concluderen dat niet iedereen die stopt met competitie spelen, lid af is. Bij de jeugd verklaart de grote groei in instroom ook dat de algehele daling meevalt. Evaluatiecommissie brengt januari 2014 verslag uit in extra ALV. In vergadering van mei zal definitief besloten worden. Periodiek wordt ter informatie een nieuwsbrief aan de BR-leden en plaatsvervangers verzonden. Project vernieuwing eredivisie komt na goedkeuring door de Bondsraad van juni 2013 in de uitvoeringsfase. Beleidsnotitie over dit onderwerp aan de commissie verzonden. Uitbreiding NAS met een plug-in voor verenigingen is momenteel budgettair niet haalbaar. Competitiegegevens uit NAS komen beschikbaar voor publicatie op websites van verenigingen. Met de webmasters wordt afgestemd wat hiertoe de beste systematiek is.

3

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 7 – agendapunt 9B

VERSLAG VAN DE FINANCIËLE COMMISSIE Geachte leden van de Bondsraad, Op 28 oktober 2013 heeft de Financiële Commissie van de Bondsraad het najaarsoverleg gehad met de penningmeester, de directeur tafeltennis en de controller van de NTTB. In dit overleg is stilgestaan bij een aantal onderwerpen. In dit verslag informeren wij u over de inhoud van deze bespreking en geven wij onze beschouwingen voor de komende bondsraadvergadering aan u. 1. Financiële performance van de NTTB in 2013 Het HB heeft bij de stukken van de vergadering de halfjaar cijfers 2013 gevoegd. Daaruit blijkt dat het resultaat over het eerste halfjaar van landelijke organisatie en afdelingen -161.020 is. Het verwachte resultaat over 2013 was in de halfjaarcijfers 2013 -6.728. Dit wordt veroorzaakt doordat diverse inkomsten in het tweede halfjaar gerealiseerd worden. De penningmeester heeft ons op basis van de eerste inschattingen van de cijfers per 30 september 2013 een indicatie gegeven, dat het verwachte tekort over 2013 mogelijk lager is doordat sommige uitgaven meevallen c.q. dat activiteiten die wel begroot zijn, niet allemaal verricht worden. Een (beperkt) positief resultaat over 2013 wordt verwacht. Zoals besproken in voorgaande bondsraden, zijn de inkomsten uit subsidies vanuit NOCNSF aanzienlijk lager in 2013 dan in voorgaande jaren. Een aantal activiteiten kan hierdoor niet uitgevoerd worden. Dit is reeds vorig jaar bij de begroting 2013 uitgebreid aan de orde geweest. 2. Begroting van de NTTB voor 2014 Als uitgangspunt voor de begroting voor 2014 stelt het HB zich op het standpunt, dat onvoldoende geldelijke middelen verwacht worden om de geplande activiteiten in het meerjarenplan 2012-2016 uit te voeren. Dit vindt het HB een ongewenste situatie. Daarbij is het nu reeds duidelijk, dat NOCNSF wederom subsidiestromen zal korten, enerzijds met bezuinigingspercentages (5%), anderzijds omdat NOCNSF nadrukkelijk kiest voor ondersteuning van de 10 succesvolste sportbonden, waar de NTTB niet onder wordt gerangschikt. Daarnaast is de tendens van de afname van ledenaantallen helaas nog niet gekeerd. Gecombineerd met een laag weerstandsvermogen voor de landelijke organisatie stelt het HB dat een aanzienlijke contributieverhoging noodzakelijk is om voldoende middelen te genereren voor het uitvoeren van het meerjarenbeleid. Hiertoe heeft het HB een discussieavond georganiseerd op 24 oktober 2013 voor bondsraadsleden en afdelingsvoorzitters. Ook de voorzitter van de FC was hierbij. Bij ons onderzoek van de begroting 2014 hebben wij specifiek ingezoomd op de posten die als gevolg van de contributieverhoging in de begroting 2014 zijn opgenomen en zonder contributieverhoging niet hadden uitgevoerd kunnen worden. Het betreft hier de volgende specifieke elementen: a. Op het gebied van sport en productontwikkeling

geen aanpassingen begroting

b. Opleidingen - Uitbreiding opleidingen trainers en scheidsrechters

39.100 extra kosten voor:

c. Wedstrijdzaken - Het organiseren van de Masters - Investeringen in vernieuwing competitie en eredivisie - Uitgebreider NK

73.000 extra kosten voor:

d. Topsport - Vergroting programma Topsport - Verhoging beleid onder 13 - Verhoging talentontwikkeling

141.000 extra kosten voor:

4

e. ABZ en Communicatie - Doorontwikkeling NAS - Doorontwikkeling website - Meer bestuursactiviteiten

66.830 extra kosten voor:

In totaal derhalve 319.930 euro extra uitgaven begroot, die worden gefinancierd door de voorgestelde contributieverhoging. De begroting 2014 bevat ook nog een aantal activiteiten niet die wel in het meerjarenbeleidsplan zijn opgenomen. Dit betreft volgens het bestuur onder meer: - ontwikkeling meisjesbeleid - stimulering van verenigingen - sterkere organisatie / beheer - bredere deelname EK’s en WK’s - fulltime Technisch Directeur - Investering in Masters en NK - Opleiding scheidsrechters niveau 2 - Versterking van vermogen Deze posten hebben wij verder niet nader onderzocht. Wij begrepen dat het HB de intentie heeft om deze posten in 2015 wel te begroten en dit opnieuw door inkomstenvergroting te realiseren. Als er geen andere inkomstenstromen gevonden kunnen worden, wordt opnieuw een voorstel tot contributieverhoging verwacht. Hiertoe wordt echter nog niet besloten in de bondsraad van november, tenzij u dit expliciet wel wilt. Dan zult u dat moeten aangeven bij de besluitvorming over de begroting en het contributievoorstel van het HB. 3. Overige relevante besproken onderwerpen Wij hebben stilgestaan bij het vertrek van directeur Berteling, van diverse bestuursleden van de NTTB en de gevolgen ervan voor de bestuurlijke organisatie. Hierbij is stilgestaan bij de bestuurlijke consequenties voor de Federatie met de Squach- en Schermbond. Het is aanbevelingswaardig in de Federatie goede afspraken te maken omtrent mogelijke situaties van verschillen van inzicht. Dit kan beter gebeuren in tijden zonder conflicten (zoals nu) dan in situaties waarin zaken escaleren. Wij hebben de situatie van NAS besproken. Ondanks de grote tevredenheid bij gebruikers van NAS hebben wij kritische vragen gesteld aan het HB en directie omtrent de beheerkosten van het pakket, de mogelijke ontwikkelkosten voor realisatie van verdere wensen en modules en de kwetsbaarheid van de leverancier. Het bestuur en directie hebben hiervoor aandacht. Lopende en nieuwe contracten zijn besproken, waaronder verlening van sponsorcontracten, tafelvervoercontracten, het huurcontract van de landelijke organisatie en arbeidscontracten. De samenwerking met andere sportbonden op het gebied van directeurenoverleg, sporttechnische functionarissen en het delen van best practices en successen, om te leren van andere bonden. Het aanpakken van grijze leden bij verenigingen is besproken. Het HB zoekt naar methoden om de verenigingen te motiveren om alle tafeltennis spelende sporters op te geven als NTTB lid. Dit is geen eenvoudige situatie en vergt een goede werkgroep die geïntegreerd beleid maakt op gebieden als contributiemethoden en toegevoegde waarde van de NTTB voor individuele leden en voor de verenigingen.

De Financiële Commissie van de NTTB, Sander Boomman Raimo Kool

5

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 9 – agendapunt 9c

KPI’s Hieronder treft u de meting aan van de KPI’s per 1 juli 2013. Waar n.b. (niet bekend) staat, is onder het betreffende punt een update bij de toelichting onderaan opgenomen. Op basis van het Jaarplan en Begroting 2013 heeft het Hoofdbestuur voor 2013 suggesties opgenomen voor de KPI’s. nr

Beleidsterrein

KPI

1 2 3

Breedtesport Breedtesport Breedtesport

4 5 6a

Wedstrijdzaken Wedstrijdzaken Topsport/ Talentontw Topsport/ Talentontw Topsport/ Talentontw

Tafeltennissers lid van NTTB Alle competities onder NTTB Aantal schoolactieve verenigingen Aantal actieve scheidsrechters Aantal regionale toernooien Aantal toernooidagen internationaal Senioren Aantal toernooidagen internationaal OTT/DBT Aantal toernooidagen internationaal Jeugd (incl. talentherkenning!)** Aantal toernooidagen internationaal PARA Aantal jeugdspelers in Top-25 van Europa Aantal spelers/speelsters CTO

6b 6c

6d 7 8 9

Topsport/ Talentontw Topsport/ Talentontw Topsport/ Talentontw. Topsport/ Talentontw Organisatie

Aantal trainingsuren per talentgroeplid 10 Kenniscentrum Bb % vragen beantwoord 11 Organisatie Klanttevredenheid NTTB 12 Organisatie Gebruikerstevredenheid NAS 13 Organisatie Aantal vrijwilligers functies (volledig) ingevuld + afd. 14 Opleidingen Aantal trainerslicenties 15 Opleidingen Aantal succesvol afgeronde trainersopleidingen 16 Marketing/ Website NTTB: Google Communicatie PageRank index 17 Wedstrijdzaken Versterking Eredivisies *De talentgroep bestaat v.a. 08-2013 niet meer!

Meting per 1-72013 29.382 n.b. (2) 70

2013/1

2013/2

31.000 -70

30.500 -80

32 n.b. D 45 H8

40

45

19

D 110 H 90 80

D 100 H 90 70

270

250

90

144

150

120

1

4

4

8

8

8

42

80

90*

n.b.

70%

75%

n.b. n.b. n.b.

6,4 6,9 65%

6,6 7,1 70%

871 17

793 30

793 45

5

6

6

n.b.

1. Tafeltennissers lid van de NTTB: gemeten wordt op bruto leden, omdat we op basis van dat ledenaantal contributies ontvangen en ook die gegevens tellen richting bv. NOC*NSF. Suggestie Hoofdbestuur: gelet op de huidige ledenontwikkeling stellen we voor om de KPI ledenaantallen 2013 op 30.500 te stellen, gelijk aan de begroting 2014. 2. Alle competities onder de NTTB: voorgesteld wordt hier alle competities te nemen die niet onder de NTTB vallen voor zover bekend. Dit betekent concreet dat we dus eerst moeten starten met een inventarisatie binnen de afdelingen welke competities dat zijn. Het voorstel is om voor 1 april 2011 een

6

inventarisatie gereed te hebben over welke competities we hier spreken en dit voorstel te bespreken in het College van Voorzitters. Suggestie Hoofdbestuur: De bedrijvenbonden hebben besloten om, na diverse overleggen en voorstellen van de zijde van de NTTB, besloten om niet onder de NTTB vlag te gaan spelen. Vraag is in hoeverre deze KPI nu nog is te realiseren c.q. aan te sturen. 3. Aantal schoolactieve verenigingen: binnen breedtesport loopt een aantal trajecten om samen te werken met scholen (project oog-hand coördinatie, Table Stars). De norm om als vereniging ‘schoolactief’ genoemd te mogen worden, ligt op 20 uur per jaar. Elk jaar wordt een meting uitgevoerd. 4. Aantal actieve scheidsrechters: het aantal gediplomeerde scheidrechters dat “beschikbaar” is om wedstrijden te leiden, exclusief de Duitse scheidsrechters. 5. Aantal regionale toernooien: het aantal toernooien voor topspelers is voldoende. Daarvoor is de kalender (over)vol. Van belang is om ook op ‘niet hoog niveau’, op afdelingsniveau het aantal toernooien te laten toenemen, zodat ook voor niet-topspelers er gelegenheden zijn om naast competitie ook aan toernooien te kunnen deelnemen. Het College van Voorzitters wordt gevraagd om dit aantal te inventariseren en met een voorstel te komen hoe dit verder uitgebouwd kan worden en welk beleid hierop gevoerd kan worden. Update: er is nog geen uitgewerkt voorstel vanuit het College van Voorzitters beschikbaar; dit wordt voor de volgende vergadering geagendeerd. 6. Aantal toernooidagen internationaal: het aantal toernooidagen van onze internationals in het buitenland. Te berekenen als volgt: alle toernooidagen in het buitenland * het aantal deelnemers. Het is onderverdeeld in senioren, Para-tafeltennissers, de groep OTT/DBT en jeugd. 7. Aantal jeugdspelers in Top-25: Het aantal jeugdspelers in de Top 25 van de Europese Ranglijsten. 8. Aantal spelers/speelsters CTO: in het meerjarenbeleidsplan is opgenomen dat het aantal spelers en speelsters die het fulltime programma op Papendal volgen (Centrum voor Talentontwikkeling en Onderwijs) moet groeien. Hier wordt gemeten hoe deze groeidoelstelling verloopt. Suggestie Hoofdbestuur: gelet op de financiële (on)mogelijkheden in 2013 stellen we voor om de KPI voor 2013/1 bij te stellen van 9 naar 8 en voor 2013/2 van 10 naar 8. 9. Aantal trainingsuren per Talentgroeplid: in het meerjarenbeleidsplan is opgenomen dat voor de groep talenten onder 13 jaar het aantal trainingsuren (nationaal en in de afdelingen) moet toenemen. Hier meten we of deze groei op het totaal en gemiddeld per talent toeneemt. I.v.m. het opstart van het nieuwe beleid bestaat deTalentgroep niet meer. Vandaar dat deze KPI opnieuw bepaald moet worden. Suggestie Hoofdbestuur: in verband met de nieuwe opstart in het najaar 2013 van het nieuwe beleid voor deze doelgroep, bestaat de Talentgroep ‘oude stijl’ niet meer en moet deze KPI opnieuw gedefinieerd worden. 10. Kenniscentrum Bondsbureau: aantal vragen naar tevredenheid beantwoord: hier moeten we nog kijken hoe dit te meten, wat nog lastig is te definiëren. Het Hoofdbestuur wordt gevraagd hier met een voorstel te komen. Update: in 2013 hebben we nog geen meetinstrument kunnen bepalen. Het Hoofdbestuur zal dit wel opnieuw oppakken, ook gelet op de uitkomsten Evaluatie Bestuurlijke Vernieuwing. 11. Klanttevredenheid NTTB: voorgesteld wordt uit NAS twee keer per jaar een steekproef te nemen (vgl. het Motivaction-onderzoek) en die leden een korte vragenlijst toe te sturen. Bij voorkeur via een webbased tool, zodat we e.e.a. efficiënt kunnen uitvoeren. Het voorstel is om leden vanaf 14 jaar hierbij te betrekken en de steekproef ook naar rato van de leeftijdsopbouw van de NTTB-leden en naar rato van geografische spreiding te houden. Voorgesteld wordt om in het eerste kwartaal van 2011 te starten met de metingen. De weergegeven getallen zijn een eerste aanzet, waarbij de trend nader uitgewerkt moet worden na de eerste 0-meting. Update: in 2013 hebben we nog geen meetinstrument kunnen bepalen. Het Hoofdbestuur neemt dit wel mee. Wel zijn in 2013 als onderdeel van de evaluatie Bestuurlijke Vernieuwing hier vragen over gesteld en resultaten op de Bondsraad van november 2013 gepresenteerd. 12. Gebruikerstevredenheid NAS: voorgesteld wordt uit NAS twee keer per jaar een steekproef te nemen onder de leden die een NAS-account hebben en die leden een korte vragenlijst toe te sturen. Hierbij maken we onderscheid naar vragen over de ledenmodule en over de competitiemodule. Bij voorkeur via een web-based tool, zodat we e.e.a. efficiënt kunnen uitvoeren. Voorgesteld wordt om in de eerste helft

7

van 2011 een eerste meting te houden. De weergegeven getallen zijn een eerste aanzet, waarbij de trend nader uitgewerkt moet worden na de eerste 0-meting. 13. Aantal vrijwilligersfuncties volledig ingevuld: voorgesteld wordt dit nader uit te werken met het meerjarenbeleidsplan. Met het meerjarenbeleidsplan moet nu een beschrijving komen van het aantal benodigde vrijwilligers. Vervolgens kan gemeten worden hoeveel procent ook is ingevuld 14. Opleidingen: het aantal (actieve) trainerslicenties. Nu is opgenomen het totaal aantal actieve trainerslicenties, zoals deze bij de NTTB staan geregistreerd. 15. Opleidingen: het aantal geslaagden voor afgeronde trainersopleidingen in een jaar. De planning is dat cursisten rond september in een jaar hun opleiding afronden. In de eerste helft zijn het met name herkansingen. Het opgenomen getal betreft een opstelsom van niveau 1 tot en met niveau 4. 16. Aantal hits website NTTB en afdelingen: het aantal hits op zich is geen meetinstrument. Daarover kan wel worden gerapporteerd middels het jaarverslag. Wat een goed meetinstrument kan zijn is de Google PageRank Index. Daarbij is de schaalverdeling van belang. PageRanking is een methode om pagina's op internet te ordenen naar belangrijkheid. Met behulp van de Google Toolbar is het mogelijk om een indruk te krijgen van wat de PageRank van een willekeurige pagina is. De Toolbar PageRank loopt van TBPR 0/10 (minst belangrijke niveau) tot en met TBPR 10/10 (meest belangrijke niveau). De gehanteerde schaalverdeling is:  0 Niet geregistreerd.  1 Zeer zwak, maar de website is wel geïndexeerd.  2 Zwak.  3 Gemiddeld. De meeste websites hebben 3.  4 Bovengemiddeld, de website is beter dan het gros van de andere.  5 Goed. Met deze score komt de website op de eerste pagina met zoekresultaten in de zoekmachines.  6 Zeer goed.  7 Zeer goed: lopende website die internationaal bekend is.  8 Grote onderneming met internationale aandacht.  9 Alleen de concurrenten van topsites komen hier.  10 Voor de topsites, zoals Google.com, Microsoft.com, Macromedia.com en Adobe.com. 17. Versterken Eredivisie: onderdeel van het meerjarenbeleidsplan is om te komen tot versterking van de Eredivisies. In deze Bondsraadsvergadering wordt dit plan van aanpak besproken en naar aanleiding van de besluitvorming kan het projectteam komen met een voorstel hoe de voortgang middels een KPI gemeten kan worden.

8

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 10 - agendapunt 9C

CONTRIBUTIES & TARIEVENLIJST 2014 (aanvuling contributies 2014, onder voorbehoud van vaststelling begroting 2014) Bonds- en afdelingscontributies 2014 Bond/afdeling

Basiscontributie per jaar inclusief toeslag sportverzekering (0,65)

Competitietoeslag per half jaar senioren

Competitietoeslag per half jaar jeugd

NTTB 2014

18,00

21,50

15,00

(Was in 2013)

12,43

16,19

10,81

1,50

3,50

2,25

1,58

3,24

2,12

2,00

3,50

2,20

04 Noord

3,50

4,25

2,25

2013

3,00

4,00

2,00

05 Limburg

3,30

3,30

2,30

2013

2,30

3,30

2,30

06 Gelre

1,85

3,91

2,52

1,45

2,55

1,75

2,36

3,54

2,28

Bondscontributie

Afdelingscontributie 01 Holland-Noord 2014 gelijk aan 2013

02 ZuidWest 2014 gelijk aan 2013

03 West 2014 gelijk aan 2013

2014 gelijk aan 2013

07 Midden 2014 gelijk aan 2013

08 Oost 2014 gelijk aan 2013

Contributie persoonlijk lidmaatschap in 2014 is € 50,00; dit was in 2013 € 45,45.

9

Bondsraad 15 juni 2013 Bijlage 12 - Agendapunt 10

Wijziging Competitiereglement Artikel 5 lid 5 en 6 luiden als volgt: Artikel 5 Uitkomen in een of meerdere competities 5. Een speler/speelster mag in één wedstrijdseizoen vanaf de dag vóór de eerste wedstrijd van de najaarscompetitie tot de dag ná de laatste wedstrijd van de voorjaarscompetitie niet voor meer dan één officieel door de ITTF erkende bond competitie uitkomen, tenzij door het Hoofdbestuur toestemming is verleend op basis van lid 4 van dit artikel. 6. Een speler/speelster, die vanuit een buitenlandse competitie wil overgaan naar een door de NTTB georganiseerde competitie, kan uitkomen in de Nederlandse competitie indien aan de volgende voorwaarden is voldaan: a. betrokkene is per datum van aanvang van de landelijke competitie in de Nederlandse landelijke of afdelingsklasse niet meer speelgerechtigd in het buitenland; b. ter staving van bovenvermelde voorwaarde dient betrokkene een zogenaamd vrijgavebewijs van de bij de ITTF aangesloten bond van het land van herkomst aan het Hoofdbestuur te overleggen, waarop de ingangsdatum van de vrijgave is vermeld; c. dit vrijgavebewijs dient uiterlijk 1 juni voorafgaand aan de betreffende najaarscompetitie of uiterlijk 1 december voorafgaand aan de betreffende voorjaarscompetitie op het Bondsbureau c.q. bij de Afdelingscompetitieleider aanwezig te zijn; d. betrokkene dient daarbij te vermelden voor welke lid-vereniging en in welke klasse hij/zij gaat uitkomen in de Nederlandse competitie. Het Hoofdbestuur stelt voor deze leden als volgt te wijzigen: Artikel 5 Uitkomen in een of meerdere competities 5. Een speler/speelster mag in één wedstrijdseizoen vanaf de dag vóór de eerste wedstrijd van de najaarscompetitie tot de dag ná de laatste wedstrijd van de voorjaarscompetitie niet voor meer dan één officieel door de ITTF erkende bond competitie uitkomen tenzij door het Hoofdbestuur toestemming is verleend op basis van lid 6 van dit artikel. Deze beperking geldt niet voor het uitkomen in een door de NTTB georganiseerde afdelingscompetitie. 6. Een speler/speelster, die vanuit een buitenlandse competitie wil overgaan naar een door de NTTB georganiseerde competitie, kan uitkomen in de Nederlandse competitie indien aan de volgende voorwaarden is voldaan: a. betrokkene is per datum van aanvang van de landelijke competitie in de Nederlandse landelijke of afdelingsklasse niet meer speelgerechtigd in het buitenland; b. ter staving van bovenvermelde voorwaarde dient betrokkene een zogenaamd vrijgavebewijs van de bij de ITTF aangesloten bond van het land van herkomst aan het Hoofdbestuur te overleggen, waarop de ingangsdatum van de vrijgave is vermeld; c. dit vrijgavebewijs dient uiterlijk 1 juni voorafgaand aan de betreffende najaarscompetitie of uiterlijk 1 december voorafgaand aan de betreffende voorjaarscompetitie op het Bondsbureau c.q. bij de Afdelingscompetitieleider aanwezig te zijn; d. betrokkene dient daarbij te vermelden voor welke lid-vereniging en in welke klasse hij/zij gaat uitkomen in de Nederlandse competitie.

Toelichting Reeds een aantal jaren is door spelers op afdelingsniveau die in de buurt van de Nederlandse landsgrens wonen de wens geuit om zowel in de Nederlandse als in een buitenlandse competitie uit te komen. Naar aanleiding hiervan is door de afdeling Limburg met ondersteuning van de afdeling Zuidwest in juni 2013 aan het Hoofdbestuur verzocht het verbod op het spelen in meer dan één land voor spelers uit de afdelingscompetitie van de NTTB op te heffen. Het Hoofdbestuur ziet geen principieel verschil tussen het tegelijkertijd uitkomen in meerdere competities binnen de NTTB (wat volgens artikel 5 in de meeste gevallen is toegestaan) en het uitkomen in meerdere landen tegelijk. Wel wil het Hoofdbestuur deze mogelijkheid

10

beperken tot de afdelingscompetities. Uitkomen in landelijke competities in meerdere landen tegelijk zou ongewenste effecten kunnen hebben, met name in de eredivisies. Het Hoofdbestuur wijst er op dat deze regel alleen binnen de NTTB geldt. De NTTB heeft geen invloed op de regelgeving van nationale bonden in andere landen. Als een ander land het uitkomen in méér dan één land verbiedt kan de NTTB niet verhinderen dat spelers die naast in een door de NTTB georganiseerde afdelingscompetitie ook in een of meerdere competities in andere landen uitkomen bestraft zullen worden door een land dat voor zijn competities het uitkomen in meerdere landen verbiedt. De Reglementscommissie heeft in het kader van reglementering en de samenhang met de overige reglementen en/of reglementsartikelen geen bezwaar tegen deze wijziging.

11

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 13 - agendapunt 10

REGLEMENTERING ROND SEKSUELE INTIMIDATIE ALGEMENE TOELICHTING In de Bondsraad van 17 november 2012 is het Reglement Seksuele Intimidatie aangenomen. Tegelijkertijd zijn enkele wijzigingen in het Tuchtreglement aangenomen die direct verband hielden met dit reglement. Bij deze behandeling is aangegeven dat het borgen van het tuchtrecht omtrent seksuele intimidatie een van de kwaliteitseisen is die NOC*NSF stelt aan sportbonden. Op dat moment was de situatie dat bonden die vóór 1 januari 2013 niet voldoen aan de minimale kwaliteitseisen niet meer in aanmerking komen voor financiering vanuit NOC*NSF. Vanuit NOC*NSF is ook gesteld dat de reglementering getoetst dient te worden door een auditcommissie van NOC*NSF. Deze auditcommissie van NOC*NSF is echter pas in functie getreden na de Algemene Ledenvergadering van NOC*NSF eind november 2012. Hierdoor waren het Reglement Sekduele Intimidatie en de wijzigingen in het Tuchtreglement ten tijde van de Bondsraad van november 2012 nog niet getoetst door deze auditcommissie. Gezien het belang van de reglementering hebben Hoofdbestuur en Bondsraad toch besloten beide reglementen vast te stellen. De auditcommissie van NOC*NSF is inmiddels geïnstalleerd en actief. NOC*NSF heeft met het oog op de vertraging bij het instellen van de auditcommissie besloten de datum waarop alle bonden aan de kwaliteitseisen moeten voldoen te verschuiven naar 1 januari 2014. De auditcommissie heeft medio 2013 gereageerd op het Reglement Seksuele Intimidatie en de wijzigingen in het Tuchtreglement. De auditcommissie heeft aangegeven dat het Reglement Seksuele Intimidatie voldoet aan de Blauwdruk Seksuele Intimidatie. Over het Tuchtreglement maakte de auditcommissie nog wel enkele opmerkingen. De Reglementscommissie heeft naar aanleiding van deze opmerkingen in samenwerking met de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep de hieronder opgenomen voorstellen tot aanpassing van het Tuchtreglement voorbereid. Het Hoofdbestuur biedt u hierbij deze voorstellen ter vaststelling aan. De voorstellen tot wijziging zijn ook aan de auditcommissie gezonden. Bij verzending van deze stukken heeft de auditcommissie nog niet gereageerd. Het is dus nog niet bekend of de auditcommissie akkoord is met deze aanpassingen. Het Hoofdbestuur deelt de mening van de Reglementscommissie, Tuchtcommissie en Commissie van Beroep dat het commentaar van de auditcommissie door deze aanpassingen ondervangen wordt. Echter, het is niet uitgesloten dat de auditcommissie alsnog opmerkingen zal maken. Voor het geval de auditcommissie van NOC*NSF alsnog aanpassingen van het Tuchtreglement eist, stellen wij voor om het Hoofdbestuur in samenspraak met de Reglementscommissie de bevoegdheid te geven om deze aanpassingen reeds vóór de volgende Bondsraad van kracht te laten worden, zodat het Tuchtreglement tijdig voldoet aan de eisen over de reglementering seksuele intimidatie.

12

WIJZIGINGEN TUCHTREGLEMENT Artikel 12 van het Tuchtreglement luidt als volgt: Artikel 12 Samenstelling, benoeming en ontslag Op grond van art. 27 van de Statuten benoemt de BR een TUC als vaste commissie. De TUC wordt samengesteld en de leden van de TUC worden benoemd en ontslagen conform hetgeen dienaangaande in art. 27 van de Statuten en art. 29 van het Algemeen Reglement is bepaald. De TUC wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. Het Hoofdbestuur stelt voor dit artikel als volgt te wijzigen: Artikel 12 Samenstelling, benoeming en ontslag 12.1 Op grond van art. 27 van de Statuten benoemt de BR een TUC als vaste commissie. De TUC wordt samengesteld en de leden van de TUC worden benoemd en ontslagen conform hetgeen dienaangaande in art. 27 van de Statuten en art. 29 van het Algemeen Reglement is bepaald. De TUC wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. 12.2 De BR bevordert dat door de samenstelling van de rechtsprekende organen en de benoeming van de voorzitter en de leden, voldoende deskundigheid aanwezig is ter zake de aard van de te behandelen zaken, in het bijzonder op het domein van de tafeltennissport en de rechtsgeleerdheid. Toelichting De auditcommissie van NOC*NSF heeft aangegeven dat in de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep een aantal deskundigheden vertegenwoordigd dient te zijn. Hoewel deze deskundigheden (kennis van de tafeltennissport, rechtsgeleerdheid en ervaring met zaken rond seksuele intimidatie) sinds jaar en dag in beide commissies goed vertegenwoordigd zijn, eist de auditcommissie dat deze kwalificaties ook expliciet in het Tuchtreglement worden opgenomen. Met de toevoeging van lid 2 aan artikel 12 wordt voorzien in deze eis. De leden van de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep worden benoemd door de Bondsraad. Daarom heeft de Bondsraad de taak bij deze benoemingen te bevorderen dat de genoemde deskundigheden ook in de commissies vertegenwoordigd zijn en blijven.

Artikel 23 luidt als volgt: Artikel 23 Ontvankelijke aangifte Indien de TUC van mening is dat de aangifte ontvankelijk is, wordt de aangifte met de bijbehorende stukken toegezonden aan de aangeklaagde(n) en aan ieder die daarvoor naar de mening van de TUC in aanmerking komt. Het Hoofdbestuur stelt voor dit artikel als volgt te wijzigen: Artikel 23 Ontvankelijke aangifte Indien de TUC van mening is dat de aangifte ontvankelijk is, wordt de aangifte met de bijbehorende stukken toegezonden waaronder de door de Tuchtcommissie bepaalde wijze van behandeling aan de aangeklaagde(n) en aan ieder die daarvoor naar de mening van de TUC in aanmerking komt. Toelichting De auditcommissie heeft aangegeven dat zij in de procedure van een Tuchtzaak de communicatie met de aangeklaagde onvoldoende achten. De Reglementscommissie, Tuchtcommissie en Commissie van Beroep zijn van mening dat deze procedure in de artikelen 19 (aangifte), 20 (procedure aanklager NTTB) en 23 (ontvankelijke aangifte) helder is beschreven. Bovendien wordt in geval van een ontvankelijke aangifte in elke Tuchtzaak de aangeklaagde geïnformeerd over de te volgen procedure, inclusief de rechten en plichten van de aangeklaagde. Om dit in het reglement meer expliciet te maken is dit in artikel 23 toegevoegd.

Artikel 44 lid l luidt als volgt: Artikel 44 Sanctiepakket Als straffen kunnen door de TUC worden opgelegd:

13

l.

tijdelijke of definitieve ontzegging van het recht tot het uitoefenen van één of meer functies in de NTTB en/of een lid-vereniging;

Het Hoofdbestuur stelt voor dit artikel als volgt te wijzigen: Artikel 44 Sanctiepakket l. tijdelijke of definitieve ontzegging van het recht tot het uitoefenen van één of meer functies in de NTTB en/of een lid-vereniging. In geval van een zaak rond seksuele intimidatie geldt voor deze ontzegging een maximale termijn van 10 jaar; Toelichting De auditcommissie heeft aangegeven dat bij zaken rond seksuele intimidatie een ontzegging van het recht om één of meer functies in de NTTB en/of een lid-vereniging uit te oefenen niet voor een periode van meer dan 10 jaar mag worden opgelegd. Hoewel de Reglementscommissie, de Tuchtcommissie en de Commissie van Beroep zich kunnen voorstellen dat er zaken, ook rond seksuele intimidatie, die dusdanig ernstig zijn dat een dergelijke ontzegging voor een langere periode, of zelfs definitief, denkbaar is, zien zij in dit geval geen zwaarwegende reden om af te wijken van deze termijn als deze door alle sportbonden zal worden gehanteerd.

Artikel 45 luidt als volgt: Artikel 45 Voorwaardelijk, gezamenlijk of voorlopig 45.1 De in art. 44 onder c, d, f, g, h, i, j en k genoemde straffen kunnen voorwaardelijk of gezamenlijk worden opgelegd. Indien straffen gezamenlijk worden opgelegd, kan dit niet worden uitgelegd als het meer dan éénmaal straffen ter zake van éénzelfde strafbare handeling. 45.2 De in art. 44 onder f, g, h, i en j genoemde straffen kunnen als voorlopige maatregel worden opgelegd. Art. 24 lid 1 is van overeenkomstige toepassing. 45.3 Indien de geschorste een natuurlijk persoon is en geschorst is voor deelname aan wedstrijden mag hij ook niet optreden als manager, coach, trainer of teambegeleider bij wedstrijden. In bijzondere gevallen kunnen andere met de aanleiding van de schorsing verband houdende rechten worden ontzegd en/of ontnomen. 45.4 Indien de geschorste een lid-vereniging is geldt gedurende de schorsingstermijn dat geen enkel team van die vereniging wedstrijden mag spelen die onder de vlag van de NTTB vallen. In beginsel mag een lid van de geschorste vereniging geen functie binnen de NTTB vervullen, tenzij anders bepaald. 45.5 Tenzij de Tuchtcommissie of Commissie van Beroep anders heeft bepaald, blijft de betrokkene gehouden om tijdens de schorsing de verplichtingen die volgens artikel 9, 10 en 11 van het Algemeen Reglement uit het lidmaatschap voortvloeien na te komen. Het Hoofdbestuur stelt voor dit artikel als volgt te wijzigen: Artikel 45 Voorwaardelijk, gezamenlijk of voorlopig 45.1 De in art. 44 onder c, d, e, f, h, i, j, k, l en m genoemde straffen kunnen voorwaardelijk of gezamenlijk worden opgelegd. Indien straffen gezamenlijk worden opgelegd, kan dit niet worden uitgelegd als het meer dan éénmaal straffen ter zake van éénzelfde strafbare handeling. 45.2 De in art. 44 onder h, i, j, k, l en m genoemde straffen kunnen als voorlopige maatregel worden opgelegd. Art. 24 lid 1 is van overeenkomstige toepassing. 45.3 Indien de geschorste een natuurlijk persoon is en geschorst is voor deelname aan wedstrijden mag hij ook niet optreden als manager, coach, trainer of teambegeleider bij wedstrijden. In bijzondere gevallen kunnen andere met de aanleiding van de schorsing verband houdende rechten worden ontzegd en/of ontnomen. 45.4 Indien de geschorste een lid-vereniging is geldt gedurende de schorsingstermijn dat geen enkel team van die vereniging wedstrijden mag spelen die onder de vlag van de NTTB vallen. In beginsel mag een lid van de geschorste vereniging geen functie binnen de NTTB vervullen, tenzij anders bepaald. 45.5 Tenzij de Tuchtcommissie of Commissie van Beroep anders heeft bepaald, blijft de betrokkene gehouden om tijdens de schorsing de verplichtingen die volgens artikel 9, 10 en 11 van het Algemeen Reglement uit het lidmaatschap voortvloeien na te komen. 45.6 In geval van een zaak rond seksuele intimidatie kan bij het bepalen van (de hoogte van) de sanctie rekening worden gehouden met een strafrechtelijke veroordeling en/of met het resultaat van een andere wijze waarop de seksuele intimidatie aan de orde is gesteld. 45.7 Indien de ernst van de voorliggende tuchtzaak en/of de belangen van degene die aangifte deed daartoe aanleiding geven, kunnen naast en/of aansluitend aan de op te leggen sanctie(s) nadere voorwaarden worden opgelegd het gedrag van de veroordeelde betreffende, gedurende de duur van

14

de straftermijn en/of gedurende een (nader) op te leggen proeftijd. Eenzelfde bevoegdheid komt toe aan de aanklager bij het doen van een schikkingsvoorstel. Toelichting De aanpassingen in lid 1 en 2 zijn een correctie van onjuiste verwijzingen naar onderdelen van artikel 44. De nieuwe leden 6 en 7 betreffen onderdelen van het sanctiepakket uit de Blauwdruk tuchtrecht seksuele intimidatie die in het Tuchtreglement van de NTTB niet letterlijk omschreven waren. De auditcommissie heeft aangegeven dat deze onderdelen ook in tekst in het Tuchtreglement vermeld dienen te zijn. Omdat de Tuchtcommissie en Commissie van Beroep de in deze leden omschreven handelwijzen wel toepassen, indien de betreffende Tucht- of Beroepszaak hiertoe aanleiding geeft, is er, hoewel niet direct noodzakelijk, op zich geen bezwaar deze onderdelen ook in het Tuchtreglement op te nemen.

Artikel 49 luidt als volgt: Artikel 49 Termijn van uitspraak De TUC doet zo spoedig mogelijk nadat de zaak aanhangig is gemaakt uitspraak. Het Hoofdbestuur stelt voor dit artikel als volgt te wijzigen Artikel 49 Termijn van uitspraak De TUC doet zo spoedig mogelijk nadat de zaak aanhangig is gemaakt uitspraak. De TUC bevordert een voortvarende behandeling van de zaak, met dien verstande dat de behandeling, inclusief eventueel beroep, in beginsel binnen vijf maanden is afgerond. Toelichting De auditcommissie heeft aangegeven dat met het oog op de redelijkheid en billijkheid de procedure van een Tuchtzaak rond seksuele intimidatie, inclusief beroep, niet meer dan vijf maanden in beslag mag nemen. De Tuchtcommissie, Commissie van Beroep en Reglementscommissie zijn van mening dat juist in SI-zaken de zorgvuldigheid altijd dient te prevaleren boven de snelheid. Vandaar dat strafwetgevers bewust nooit termijnen van afdoening hebben gewild, in tegenstelling tot het bestuursrecht. Zaken rond seksuele intimidatie zijn nagenoeg altijd zowel voor aangever als aangeklaagde zeer ingrijpend. De gevolgen van seksuele intimidatie zijn niet zelden levenslang. Dit vraagt om een zorgvuldige aanpak. Echter, gelet op het feit dat tucht- en beroepszaken, ook die rond seksuele intimidatie, binnen de NTTB binnen vijf maanden plegen te zijn afgerond is het mogelijk de door de auditcommissie gevraagde termijn in het Tuchtreglement op te nemen. Dit is gedaan door een aanvulling in artikel 49.

Artikel 50 luidt als volgt: Artikel 50 De uitspraak 50.1 De TUC grondt haar beslissing uitsluitend op verklaringen en stukken genoemd in dit reglement. 50.2 Indien de TUC de aanklacht gegrond acht, bepaalt zij of en zo ja welke straf of straffen aan de aangeklaagde wordt of worden opgelegd. 50.3 De uitspraak bevat een korte aanduiding van de gronden waarop zij berust. In geval de uitspraak mondeling wordt gegeven, wordt deze aanduiding vermeld in de schriftelijke, zakelijke samenvatting van de behandeling. De mondelinge uitspraak wordt schriftelijk bevestigd. 50.4 De voorzitter van de TUC geeft een door de TUC genomen beslissing zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één week na haar uitspraak, schriftelijk door aan alle belanghebbenden via het Bb dat voor onmiddellijke doorzending zorgdraagt. 50.5 Het HB draagt er zorg voor dat de uitspraken van de TUC in de officiële mededelingen van de NTTB worden gepubliceerd, overeenkomstig de door de TUC opgestelde tekst. Het Hoofdbestuur stelt voor dit artikel als volgt te wijzigen Artikel 50 De uitspraak 50.1 De TUC grondt haar beslissing uitsluitend op verklaringen en stukken genoemd in dit reglement. 50.2 Indien de TUC de aanklacht gegrond acht, bepaalt zij of en zo ja welke straf of straffen aan de aangeklaagde wordt of worden opgelegd en indien van toepassing de duur van de straf en de activiteiten of functies waarvoor deze wordt opgelegd.

15

50.3 De uitspraak bevat een korte aanduiding van de gronden waarop zij berust. In geval de uitspraak mondeling wordt gegeven, wordt deze aanduiding vermeld in de schriftelijke, zakelijke samenvatting van de behandeling. De mondelinge uitspraak wordt schriftelijk bevestigd. 50.4 De voorzitter van de TUC geeft een door de TUC genomen beslissing zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één week na haar uitspraak, schriftelijk door aan alle belanghebbenden via het Bb dat voor onmiddellijke doorzending zorgdraagt. 50.5 Het HB draagt er zorg voor dat de uitspraken van de TUC in de officiële mededelingen van de NTTB worden gepubliceerd, overeenkomstig de door de TUC opgestelde tekst. 50.6 In de uitspraak worden de anonimiseringsrichtlijnen volgens de uitspraken van het College Bescherming Persoonsgegevens gehanteerd. Toelichting De wijziging van lid 2 betreft een standaard onderdeel van elke uitspraak. In elke uitspraak in een Tucht- of Beroepszaak wordt door de Tuchtcommissie of Commissie van Beroep altijd aangegeven wat de duur van de straf is en, in geval deze straf betrekking heeft op bepaalde activiteiten of functies, welke activiteiten of functies dit betreft. De auditcommissie heeft aangegeven dat in geval van zaken rond seksuele intimidatie, dit ook in het Tuchtreglement dient te zijn vermeld. Omdat dit reeds in alle zaken binnen de NTTB gebeurt, is er geen bezwaar deze tekst toe te voegen. Hetzelfde geldt voor het nieuwe lid 6. Tuchtcommissie en Commissie van Beroep hanteren standaard de anonimiseringsregels zoals die door het College Bescherming Persoonsgegevens zijn vastgesteld. De auditcommissie heeft aangegeven dat dit in geval van zaken rond seksuele intimidatie ook in het Tuchtreglement dient te zijn vermeld. Ook dit is geen bezwaar.

16

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 14 – agendapunt 4

INGEKOMEN STUKKEN Schriftelijk ontvangen vragen:

Beste Antoinette, Hierbij mijn input voor de BR van 23 November. Groet, Maurice Seijkens B.H. Gretehof 2 3119BS Schiedam 06 12877807 Reactie, opmerkingen en input voor de Bondsraadvergadering van 23 november 2013 Rapportage 2e kwartaal 2013 Bij het onderdeel sport en product ontwikkeling staat bij breedtesport evenementen een inkomsten post van € 15.470 zonder noemenswaardige uitgaven. Gaan we dit als inkomsten halen gezien het resultaat halverwege het jaar van €1.169,00 Kan er een verklaring gegeven worden over het verloop van begroting versus realisatie en verwachting voor de post opleidingen. Het lijkt er namelijk op dat alle posten anders worden uit gegeven dan begroot. Wat is de verklaring dat de totaal post van Topsport is overschreden zelfs als we wisten dat er minder inkomsten vanuit subsidies etc te verwachten waren. Hoe is dit bewaakt? Jaarplan 2013 1.3 Wat levert bedrijfstafeltennis op en wat krijgen we er voor terug in leden aantallen . Indien de bedrijven alleen een licentie betalen, werken we dan geen extra grijze leden in de hand. Of gaan we akkoord met zg grijze leden als we er maar geld voorkrijgen? 1.4 Betere samenwerking met gemeentes zou geld kunnen besparen. Begroting 2014 Topsport Het valt op dat de posten voor de topsport in 2014 niet worden aangepast aan de verlaagde inkomsten na het terugdraaien van subsidies, lotto inkomsten etc. Sterker de totaal post gaat van: 2013 2014

Begroot 864.279 983.041

Realisatie 925.635

Is er serieus overwogen om het in ieder geval te krijgen op de te verwachte realisatie van 2013 te krijgen? Wedstrijdzaken De € 70.750 genoemd is die voor de verbeterpunten van de ere-divisie (zoals een rode vloer)? In hoeverre is dit een reëel bedrag, hoeveel verenigingen gaan / kunnen gebruik maken van deze

17

faciliteiten? En in hoeverre is dit te linken aan de Topsport, oftewel is die post niet nog 70k€ hoger? Jaarplan 2014 1.3 Ik mis de doelgroep boven de 65. Zelf heb ik binnen de vereniging goede ervaring met “ouderen tafeltennis”. Er zijn studies de aantonen dat tafeltennis goed is voor de gezondheid van mensen op “hogere” leeftijd. Wat is de verwachting voor het leden aantal van de NTTB als gevolg van de Sport en Product ontwikkeling activiteiten. Er staat nu dat we verwachten contact te leggen met centra en verenigingen. Dit is niet hard, wat levert het op? Contributievoorstel Daar de contributieverhoging essentieel is in het uitvoeren van het jaarplan en de bij horende begroting wil ik voorstellen dit als eerste te behandelen bij punt 9. In het jaarplan 2014 noemt het HB Topsport belangrijk voor de uitstraling van de NTTB / Tafeltennissport. Als de NTTB (bij monde van het HB) dit vind wanneer gaat de NTTB daar dan naar gedragen? Ik zal mijn vraag nader toelichten, wat doet de NTTB met deze potentiele uitstraling, ik zie namelijk nauwelijks tot geen marketing activiteiten waarin we gebruik maken van de Topsporters. Voorbeeld: paar jaar geleden wordt er een leuk roodharig meisje Europees jeugd kampioene, is dit uitgemolken in de pers, zapp sport, etc etc? Nee! Mijn punt is dat als je dit zegt om een groot bedrag te rechtvaardigen dan moet je je hier ook naar gedragen. Het HB blijft vasthouden aan het MJBP en de daarbij horende begroting. Voor 2014 is dat nog te begrijpen en te accepteren echter ook voor 2015 en 2016 is dit schijnbaar het plan en is er vanaf 2015 een nieuwe, extra verhoging te verwachten. De vorm daarvan is nog niet bekend, er staat een houtskool schets in het voorstel echter daarin wordt uit gegaan van een groot aantal grijze leden bij verenigingen. Heeft het HB daar onderbouwing van of is dit slechts een “onderbuik” gevoel. En heeft het HB een alternatief indien dit plan niet wordt geaccepteerd of er maar weinig grijze leden zijn? Zelf wil ik het volgende voorstellen:  De contributie voor 2014 verhogen in combinatie met: o De uitgaven meer in lijn brengen met de inkomsten ipv de inkomsten ogenschijnlijk makkelijk aanpassen aan de uitgaven. o Onderbouwd voorstel voor winst door nieuwe contributie berekening o In het eerste half jaar van 2014 een nieuw MJBP schrijven met input van diverse groepen (HB, Bondsbureau, BR, Afdelingen, College van voorzitters, …) en op basis daarvan een nieuwe meer jaren begroting maken in lijn met inkomsten. o Hoe zit het met de mogelijkheden van een, hogere, eigenbijdrage van spelers / speelsters die een speciaal programma volgen zoals o.a. extra trainingen, begeleiding, Papendal, internationale toernooien. Zijn deze bijdragen wel marktconform? Individuele sponsoring toestaan ook op WK etc (als bijvoorbeeld bij het schaatsen) o Wat zijn de besparingen die er te halen zijn op organisatorisch gebied? o Inspanningsverplichting van de groepen waarin wordt geïnvesteerd. o Communicatie vanuit het HB over de nut en noodzaak van de verhoging waarop de afdelingen kunnen voortborduren.

18

Nogmaals wil herhalen wat ik ook eerder heb geschreven: “Ik wil benadrukken dat ik onderken dat de contributie van de NTTB laag is, dit geldt overigens ook voor de meeste verenigingscontributies. Echter ook de financiële situatie van verenigingen mag niet uit het oog verloren worden. Door terugloop in bar omzet, subsidies, verhogen van huur etc moeten veel verenigingen de contributie ook al verhogen en dit zou dus leiden tot een dubbele verhoging.” Maurice Seijkens Bondsraadslid namen West

BEANTWOORDING VRAGEN VAN MAURICE SEIJKENS, BONDSRAADSLID VAN AFDELING WEST Reactie, opmerkingen en input voor de Bondsraadvergadering van 23 november 2013

Rapportage 2e kwartaal 2013 Bij het onderdeel sport en product ontwikkeling staat bij breedtesport evenementen een inkomsten post van € 15.470 zonder noemenswaardige uitgaven. Gaan we dit als inkomsten halen gezien het resultaat halverwege het jaar van €1.169,00 REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Begroot is een tweetal inkomstenbronnen: - Bijdragen vanuit het programma ‘Naar een veiliger sportklimaat’(€ 8.330): de bijdragen voor VSK worden eind dit jaar vastgesteld en zijn afhankelijk van het resultaat (aantal betrokken verenigingen) Wat uiteindelijk niet binnenkomt, hebben we ook niet uitgegeven. - Inkomsten die samenhangen met interventies uit gehonoreerde programma’s vanuit de Sportimpuls (€ 7.140). Op dit moment zijn bedragen geboekt voor kosten die zijn gemaakt voor de Nationale Sportweek en een bijdrage van € 500 voor een brochure. De overige posten worden nog gerealiseerd. Voor 2013 is € 4.000 aan inkomsten voor de Sportimpuls al gegarandeerd. Er kan maximaal € 3.600 bij komen; naar verwachting krijgen we hiervan in 2013 ongeveer € 1.200 daadwerkelijk binnen. Kan er een verklaring gegeven worden over het verloop van begroting versus realisatie en verwachting voor de post opleidingen. Het lijkt er namelijk op dat alle posten anders worden uit gegeven dan begroot. REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: De post personeelskosten wordt in de begroting toegerekend en verdeeld over opleidingen. Gedurende het jaar wordt het aantal niveau 2 of 3 opleidingen aangepast en data voor bijeenkomsten verschoven. Dit heeft direct invloed per opleiding, terwijl de totaalpost hetzelfde blijft. Wat is de verklaring dat de totaal post van Topsport is overschreden zelfs als we wisten dat er minder inkomsten vanuit subsidies etc te verwachten waren. Hoe is dit bewaakt? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: In het eerste en tweede kwartaal ontstaat een beter beeld over de aanvragen en bestedingen. Periodiek, maar zeker na het eerste halfjaar, wordt de realisatie naast de begroting gelegd en worden keuzes gemaakt t.a.v. de invulling van het tweede halfjaar. Deze keuzes worden in het derde kwartaal zichtbaar en van daaruit wordt de uitkomst van het hele jaar ingeschat. De actuele inschatting is dat Topsport geen negatief resultaat zal realiseren over het jaar 2013.

Jaarplan 2013 1.3 Wat levert bedrijfstafeltennis op en wat krijgen we er voor terug in leden aantallen . Indien de bedrijven alleen een licentie betalen, werken we dan geen extra grijze leden in de hand. Of gaan we akkoord met zg grijze leden als we er maar geld voorkrijgen? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Op dit moment levert Bedrijfstafeltennis ons vooral verkoop van iPONG tafels op. Momenteel speelt de gemeente Den Haag met 84 spelers in de module. Eind deze maand besluiten ze of ze hiermee doorgaan.

19

Binnen de module gaan we de deelnemers als NTTB-lid registreren. Deze doelgroep is niet per se geneigd lid te worden van een tafeltennisvereniging, maar wil wel graag tafeltennissen. Daarom zoeken we naar mogelijkheden om ze blijvend lid van de NTTB toe te kunnen voegen. Bedrijfstafeltennis is ook ontwikkeld en wordt aangeboden om tafeltennis in het algemeen te promoten. 1.4 Betere samenwerking met gemeentes zou geld kunnen besparen. REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Deze opmerking is ons niet duidelijk. Als NTTB werken we samen met een flink aantal gemeentes. Dat leidt o.a. tot aanvragen in de Sportimpuls, wat de vereniging en de bond ten goede komt. De NTTB krijgt geen geld meer rechtstreeks van de overheid, veel loopt via de as van de gemeente. In de steden waar we de samenwerking tussen bond-vereniging-gemeente hebben zijn de resultaten bijzonder goed, mede ook door de inzet van combinatiefunctionarissen speciaal voor tafeltennis en Table Stars.

Begroting 2014 Topsport Het valt op dat de posten voor de topsport in 2014 niet worden aangepast aan de verlaagde inkomsten na het terugdraaien van subsidies, lotto inkomsten etc. Sterker de totaal post gaat van:

2013 2014

Begroot 864.279 983.041

Realisatie 925.635

Is er serieus overwogen om het in ieder geval te krijgen op de te verwachte realisatie van 2013 te krijgen? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Ja. Het Hoofdbestuur heeft hierover een discussie gevoerd en is tot de conclusie gekomen dat het topsportprogramma te sterk beperkt wordt als hier geen aanpassingen worden gedaan. Dit geldt met name voor de talentherkenning en talentontwikkeling waardoor ook de afdelingen geraakt worden. Middels deze begroting worden o.a. de kortingen richting de afdelingen weer teruggedraaid.

Wedstrijdzaken De € 70.750 genoemd is die voor de verbeterpunten van de ere-divisie (zoals een rode vloer)? In hoeverre is dit een reëel bedrag, hoeveel verenigingen gaan / kunnen gebruik maken van deze faciliteiten? En in hoeverre is dit te linken aan de Topsport, oftewel is die post niet nog 70k€ hoger? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Het bedrag dat gereserveerd is voor het traject ‘verhogen niveau Eredivisie’ is voor het overgrote deel bedoeld als een kwaliteitsimpuls, zoals rode vloer, boarding en showcourt-tafels. Dit heeft betrekking op alle clubs die uitkomen in de Eredivisie dames en heren. Het verhogen van het niveau van de Eredivisie is onderdeel van de begroting Wedstrijdzaken.

Jaarplan 2014 1.3 Ik mis de doelgroep boven de 65. Zelf heb ik binnen de vereniging goede ervaring met “ouderen tafeltennis”. Er zijn studies de aantonen dat tafeltennis goed is voor de gezondheid van mensen op “hogere” leeftijd. Wat is de verwachting voor het leden aantal van de NTTB als gevolg van de Sport en Product ontwikkeling activiteiten. Er staat nu dat we verwachten contact te leggen met centra en verenigingen. Dit is niet hard, wat levert het op? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: De doelgroep 65plus is een doelgroep die niet specifiek is aangewezen in het meerjarenbeleidsplan. Het is wel een doelgroep die we voor ogen hebben voor de volgende meerjarenbeleidscyclus. Wat betreft de verwachte ledenontwikkeling, bij elke doelgroep staat deze gespecificeerd in het jaarplan. Ook bij clubadvies staan aantallen verenigingen genoemd die we willen bezoeken en ondersteunen. De indicatie staat in percentages vermeld.

20

Het effect van onze programma’s: Het aantal jeugdleden onder 13 is in 3 jaar tijd met 152% gegroeid. Die groei verwachten we vast te houden, zeker met 10% per jaar. De jeugd in totaal is niet gegroeid: de uitstroom boven de 13 jaar is dus groot. We onderzoeken nu waar de jeugd wegloopt en op welke leeftijd en na hoeveel jaar lidmaatschap. Behoud is dus belangrijk. Via de doelgroep paratafeltennis verwachten we een groei van 30% per jaar. Deels omdat we werken aan het registreren van paratafeltennissers in NAS, deels via nieuwe wervingsprogramma’s. Echter, ook hier zullen, net als bij bedrijfstafeltennissers, mensen actief tafeltennissen bij een instelling, niet per se op een vereniging. De doorgeleiding naar de vereniging moet zorgen voor ledenaanwas bij de NTTB, of via een direct lidmaatschap met de NTTB. Dat laatste staat voor 2014-2016 nog op het programma om verder uit te werken; een stagiaire met een tweejarige stage is met dit onderzoek bezig.

21

VRAGEN VAN MARCEL VAN NIEUWENHOVEN, BONDSRAADSLID LIMBURG 6 november 2013 Agendapunt 9.c. Financiën contributie 2014 In uw voorstel geeft u aan dat de onderstaande activiteiten worden uitgevoerd. Kunt u garanderen dat – indien het contributie-voorstel wordt aangenomen – de onderstaande activiteiten allemaal in 2014 gerealiseerd gaan worden? Graag ontvang ik van het hoofdbestuur een overzicht van de verdeling van de extra contributie-inkomsten over de onderstaande activiteiten.             

Doorontwikkeling website Ondersteuning communicatie Uitbreiding opleidingen Investeringen in vernieuwing competitie Investeringen in vernieuwing eredivisie Korting op bestuursactiviteiten terugdraaien Organisatie Masters NK op huidig niveau houden (incl. verenigingscongres) Handhaven programma Topsport op niveau van 2013 (incl. beperkt herenprogramma) Uitbreiding beleid ‘onder 13’ (regionale trainingscentra bij verenigingen) Meer aandacht voor talentontwikkeling incl. afdelingen Herstel ondersteuning afdelingen (regionale bondstraining, Dag van het Talent, NTTB Jeugdcup) Versterking vermogen NTTB

Verder mis ik het overzicht van de KPI's. In de afdeling Limburg worden op dit moment de verenigingen geïnformeerd over o.a. Het contributie-voorstel. De reacties die wij hierover ontvangen willen we graag met u delen tijdens de bondsraad. Met vriendelijke groet, Marcel van Nieuwenhoven

BEANTWOORDING VRAGEN VAN MARCEL VAN NIEUWENHOVEN, BONDSRAADSLID VAN AFDELING LIMBURG Agendapunt 9.c. Financiën contributie 2014 In uw voorstel geeft u aan dat de onderstaande activiteiten worden uitgevoerd. Kunt u garanderen dat – indien het contributie-voorstel wordt aangenomen – de onderstaande activiteiten allemaal in 2014 gerealiseerd gaan worden? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Ervan uitgaande dat de benodigde middelen beschikbaar komen, ja. Graag ontvang ik van het hoofdbestuur een overzicht van de verdeling van de extra contributie-inkomsten over de onderstaande activiteiten. Doorontwikkeling website Ondersteuning communicatie Uitbreiding opleidingen Investeringen in vernieuwing competitie Investeringen in vernieuwing eredivisie Korting op bestuursactiviteiten terugdraaien

22

Organisatie Masters NK op huidig niveau houden (incl. verenigingscongres) Handhaven programma Topsport op niveau van 2013 (incl. beperkt herenprogramma) Uitbreiding beleid ‘onder 13’ (regionale trainingscentra bij verenigingen) Meer aandacht voor talentontwikkeling incl. afdelingen Herstel ondersteuning afdelingen (regionale bondstraining, Dag van het Talent, NTTB Jeugdcup) Versterking vermogen NTTB REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: De verdeling van de middelen over deze activiteiten volgt op de keuzes in de beleidsplannen. Verder mis ik het overzicht van de KPI's. REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Dat is correct. De KPI’s zijn inmiddels beschikbaar en vind u in de bijlage!

In de afdeling Limburg worden op dit moment de verenigingen geïnformeerd over o.a. Het contributievoorstel. De reacties die wij hierover ontvangen willen we graag met u delen tijdens de bondsraad.

23

VRAGEN VAN HENK HOMMES, BONDSRAADSLID VAN AFDELING NOORD Hallo Antoinette, Gisteravond was de ALV van de afdeling Noord. Die heb ik afgewacht om de daar gepeilde mening eventueel mee te kunnen nemen in mijn reactie op de BR-stukken, met name op het contributievoorstel van het HB. Daarom ontvang je mijn reactie pas nu. Ik ga er van uit dat mijn brief en de daarin gestelde vragen nog worden meegenomen door het HB voor de BR-vergadering op 23 november, en dat het stuk zal worden doorgezonden naar iedereen op de verzendlijst voor de Bondsraad. Met vriendelijke groet, Henk Hommes, Bondsraadslid afdeling Noord.

H. Hommes, Bondsraadslid afdeling Noord Bovenkruier 8, 9617BT Harkstede.

Harkstede, 7 november 2013.

Betreft: Vragen en opmerkingen n.a.v. contributievoorstel BR, 23 november 2013 Hoofdbestuur NTTB, p/a. Van der Hagenstraat 26A, 722 NT Zoetermeer. Geacht Bestuur, Nog maar erg kort geleden werden afdelingsvoorzitters en Bondsraadsleden op een termijn korter dan een week bijeengeroepen voor een informele vergadering in Nieuwegein. Op nog kortere termijn werd informatie verstrekt over de inhoud van de vergadering. Ondanks de korte termijn heeft een aantal genodigden toch kans gezien opmerkingen, meningen vragen en suggesties op papier te zetten. Die informatie is nog vóór de vergadering rondgestuurd door het HB. Tijdens de vergadering is niet of maar nauwelijks ingegaan op die stukken. Minstens één vragensteller heeft tot op heden geen reactie gehoord van het HB. Waarom niet? Tijdens de vergadering is gediscussieerd, het HB heeft de vergadering aangehoord. Uit de vergadering kwam het verzoek niet allen naar contributies te kijken maar ook naar mogelijke bijstellingen in het beleid. Tijdens en na de vergadering heeft het HB daar geen gehoor aan gegeven en heeft zonder een enkele concessie vastgehouden aan het oorspronkelijke voorstel. Zijn we voor overleg in Nieuwegein geweest of om een vaststaand voorstel van het HB aan te horen? In dat laatste geval was de bijeenkomst overbodig en dus verspilling van NTTB gelden. Het HB gaf aan dat het door de BR vastgestelde beleidsplan 20100-2016 voor het bestuur leidend is: een dwingende opdracht van de Bondsraad. Volgens de regelementen is het bestuur gehouden de NTTB op een goede en verantwoorde manier leiding te geven. Bij veranderde omstandigheden past dan een voorstel voor aangepast beleid vast te stellen in goed overleg met de Bondsraad. Dat is iets anders dan het afwentelen van kosten van ambities op de leden. 24

Het lijkt mij vanzelfsprekend dat bij de noodzaak van aanpassingen in beleid, op welke manier dan ook, dat gaat in goed overleg met de Afdelingsvoorzitters en de Bondsraadsleden, zodat nieuw beleid kan worden vastgesteld. De voorgestelde maatregel is ingegeven door ontstane tekorten t.o.v. de prognoses in he meerjarenbeleidsplan 2010-2016. Tekorten opgelopen in de “goede” tijd met subsidies van NOC/NSF, ook voor de heren. Ondanks extra uitgaven zegt het bestuur dat de voor 2013 gestelde doelen niet zijn bereikt. Op welke gronden denkt het HB nu, met een gedeeltelijke aanvulling van de financiën naar het in het beleidsplan verwachte niveau, die doelen nu wel te halen? Bij de benoeming van de problemen zijn achterblijvende contributie inkomsten en wegvallende subsidies voor de heren genoemd als oorzaak. Het HB heeft het probleem van mogelijk wegvallende subsidies van NOC/NSF bij de dames niet benoemd, terwijl die dreiging meer dan waarschijnlijk is gezien de te verwachten prestaties bij de dames afgezet tegen de eisen, gesteld door NOC/NSF. Die klap zal financieel groter zijn dan het wegvallen van subsidies bij de heren. Is bij de nu gemaakte keuze al rekening gehouden met een derde contributieverhoging om die financiële klap op te vangen als die zich voordoet? Ik vind de toon waarop het HB dit voorstel communiceert naar afdelingsvoorzitters, Bondsraadsleden en via de NTTB-site naar de leden teleurstellend en onder de maat: betuttelend, regentesk en soms denigrerend. Daarin stelt het HB mij teleur. Mijn insteek is dat het HB terug moet naar de Bondsraad voor een bijstelling van het ambitie niveau geformuleerd in het beleidsplan 2010-2016. Dit naar aanleiding van de gewijzigde omstandigheden. Dat moet leiden tot minder uitgaven, in het bijzonder op posten waar subsidies zijn weggevallen of naar verwachting alsnog weg zullen vallen. Als dan nog steeds een contributieverhoging nodig is, dan ligt de pijn niet alleen bij het standaard lid in de afdelingen en is een (minder grote) verhoging te verdedigen naar Bondsraad, afdelingen, verenigingen en leden.

Het voorstel dat er nu er nu ligt biedt geen structurele oplossing voor de financiële problemen, maar is tijdelijk gaten vullen in afwachting van nieuwe gaten. Volgens het bestuur moet het roer om, maar ik zie geen enkele koerswijziging in het beleid. Alleen de brandstof komt voor een groter deel van één leverancier: de leden. Pas als het HB bereid is de bakens te verzetten kan de NTTB een nieuwe, aan de gewijzigde omstandigheden aangepaste koers gaan varen. En inderdaad, daarvoor moet het roer om. Met vriendelijke groet, Henk Hommes, Bondsraadslid afdeling Noord

25

BEANTWOORDING VRAGEN VAN HENK HOMMES, BONDSRAADSLID VAN AFDELING NOORD Geacht Bestuur, Nog maar erg kort geleden werden afdelingsvoorzitters en Bondsraadsleden op een termijn korter dan een week bijeengeroepen voor een informele vergadering in Nieuwegein. Op nog kortere termijn werd informatie verstrekt over de inhoud van de vergadering. Ondanks de korte termijn heeft een aantal genodigden toch kans gezien opmerkingen, meningen vragen en suggesties op papier te zetten. Die informatie is nog vóór de vergadering rondgestuurd door het HB. Tijdens de vergadering is niet of maar nauwelijks ingegaan op die stukken. Minstens één vragensteller heeft tot op heden geen reactie gehoord van het HB. Waarom niet? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Het Hoofdbestuur heeft via de presentatie maar ook via het artikel en toelichting op de website onderbouwing gegeven aan het voorstel. Het Hoofdbestuur heeft toegelicht waarom het vasthoudt aan het meerjarenbeleidplan. Het is vervolgens aan de Bondsraad om bestaand beleid te wijzigen. Hiervoor kan ieder Bondsraadslid voorstellen indienen. Inmiddels hebben alle vragenstellers een reactie van het Hoofdbestuur ontvangen. Tijdens de vergadering is gediscussieerd, het HB heeft de vergadering aangehoord. Uit de vergadering kwam het verzoek niet allen naar contributies te kijken maar ook naar mogelijke bijstellingen in het beleid. Tijdens en na de vergadering heeft het HB daar geen gehoor aan gegeven en heeft zonder een enkele concessie vastgehouden aan het oorspronkelijke voorstel. Zijn we voor overleg in Nieuwegein geweest of om een vaststaand voorstel van het HB aan te horen? In dat laatste geval was de bijeenkomst overbodig en dus verspilling van NTTB gelden. REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Het Hoofdbestuur deelt uw mening niet. De reacties op deze bijeenkomst waren zeer positief, ook al werd het voorstel niet direct door iedereen gedragen. Het HB gaf aan dat het door de BR vastgestelde beleidsplan 20100-2016 voor het bestuur leidend is: een dwingende opdracht van de Bondsraad. Volgens de regelementen is het bestuur gehouden de NTTB op een goede en verantwoorde manier leiding te geven. Bij veranderde omstandigheden past dan een voorstel voor aangepast beleid vast te stellen in goed overleg met de Bondsraad. Dat is iets anders dan het afwentelen van kosten van ambities op de leden. Het lijkt mij vanzelfsprekend dat bij de noodzaak van aanpassingen in beleid, op welke manier dan ook, dat gaat in goed overleg met de Afdelingsvoorzitters en de Bondsraadsleden, zodat nieuw beleid kan worden vastgesteld. De voorgestelde maatregel is ingegeven door ontstane tekorten t.o.v. de prognoses in he meerjarenbeleidsplan 2010-2016. Tekorten opgelopen in de “goede” tijd met subsidies van NOC/NSF, ook voor de heren. Ondanks extra uitgaven zegt het bestuur dat de voor 2013 gestelde doelen niet zijn bereikt. Op welke gronden denkt het HB nu, met een gedeeltelijke aanvulling van de financiën naar het in het beleidsplan verwachte niveau, die doelen nu wel te halen? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Wij verwijzen naar onze uitgebreide reactie op de website waar wij dit hebben toegelicht. http://www.nttb.nl/nieuws/10/over-nttb/de-nttb-terug-op-koers/ Bij de benoeming van de problemen zijn achterblijvende contributie inkomsten en wegvallende subsidies voor de heren genoemd als oorzaak. Het HB heeft het probleem van mogelijk wegvallende subsidies van NOC/NSF bij de dames niet benoemd, terwijl die dreiging meer dan waarschijnlijk is gezien de te verwachten prestaties bij de dames afgezet tegen de eisen, gesteld door NOC/NSF. Die klap zal financieel groter zijn dan het wegvallen van subsidies bij de heren. Is bij de nu gemaakte keuze al rekening gehouden met een derde contributieverhoging om die financiële klap op te vangen als die zich voordoet? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: De dames hebben aan de door NOC*NSF en de NTTB afgesproken meetmomenten voor 2013 voldaan (het behalen van de 1/4 finale tijdens de ITTF World Team Cup) en hebben goedkeuring ontvangen om voor

26

2014 weer de maximale subsidie aan te kunnen vragen. Dit is echter minus de 5% korting die voor alle subsidies van toepassing is. Toelichting: De EK wordt door NOC*NSF niet als meetmoment erkend omdat het geen mondiaal evenement is.

27

VRAGEN VAN DE BONDSRAADSLEDEN EN DE PLAATSVERVANGENDE BONDSRAADSLEDEN VAN AFDELING ZUIDWEST Hallo Antoinette, zie de bijlage, Han van der Zijden. Vragen van de Bondsraadsleden en de plaatsvervangend Bondsraadsleden van de Afdeling ZuidWest bij de agenda en de stukken van de Bondsraadsvergadering van de NTTB op 23 november 2013. Deze vragen volgen de volgorde van de agendapunten van 23 november 2013. 1.

Vraag bij agendapunt 3: Notulen + actielijst: In de actielijst staan een groot aantal punten, waarbij wordt aangegeven dat die zullen terugkomen in de Bondsraad van november 2013. Geen van deze punten vinden we terug in de agenda. Kunt u aangeven wat de status van deze punten is?

2. In de bondsraad van 17 november 2012 is de vraag gesteld hoe het staat met de gesprekken met de VVTT. Bij de bondsraad van 15 juni 2013 is die vraag opnieuw gesteld worden. Het HB antwoordde toen dat het overleg enige tijd had stil gelegen, maar dat er binnenkort met VVTT zou worden verder gesproken. Wat is de huidige stand van zaken met betrekking tot het contact tussen het Hoofdbestuur en de VVTT? 3.

4.

Opmerking bij agendapunt 7: Voordracht door externe spreker: We verwachten dat de agendapunten 8 en 9 veel tijd in beslag zullen nemen. Wij stellen daarom voor om de externe spreker te verplaatsten naar een moment na de rondvraag of dit agendapunt te schrappen. Een opmerking bij de agendavolgorde: wij denken dat een eventuele goedkeuring voor het integraal jaarplan (agendapunt 8) afhankelijk is van de goedkeuring van de begroting (en het contributievoorstel). Wij vinden dan ook dat agendapunt 8 pas aan de orde kan komen na agendapunt 9.

5. In het kader van de bespreking van de begroting (en het contributievoorstel) willen wij graag bijtijds beschikken over het verslag van de Financiële Commissie (agendapunt 9 b). Wanneer mogen wij dat verslag verwachten?

In agendapunt 9c doet u een voorstel met betrekking tot de contributie voor 2014. In dat voorstel geeft u aan “om zoveel mogelijk vast te houden aan de keuzes die in het MJBP zijn gemaakt, maar daarbij wel een fasering aan te brengen bij de terugkeer naar het oorspronkelijke pad”. Wij kunnen niet meegaan met de keuze die u maakt om vast te houden aan het MJBP. Wij zouden graag een begroting willen zien met als uitgangspunt: “wij gaan de tering naar de nering zetten”. Dit houdt in dat wij vragen om een begroting waarin het noodzakelijke is opgenomen om de organisatie in stand te houden, aangevuld met een aantal extra’s. Uit deze extra’s kunnen dan keuzes gemaakt worden ( Cafetaria-model). Verder hebben wij nog onderstaande vragen/opmerkingen. 6. Algemene opmerking: alle voorstellen om te komen tot bezuinigingen of extra inkomsten, komen ten laste van de verenigingen en hun leden. In de voorstellen zit echter geen financiële inbreng van

28

het HB en/of het BB. Het eenzijdig neerleggen van de lasten bij de verenigingen en hun leden, zal de wederzijdse relatie tussen “Zoetermeer” en de verenigingen niet ten goede komen. Heeft u bij dit voorstel hieraan gedacht? 7. Wij voorzien ook grote problemen bij de realisatie van een hogere contributie per 1 januari 2014. De verenigingen zullen dat in de contributie die de leden gaan betalen, willen verwerken. de ALV van de vereniging zal daarmee akkoord moeten gaan. Veelal vinden de ALV’n in de loop van 2014 plaats. Hoe ziet u deze contributieverhoging dan al per 1 januari 2014 gerealiseerd worden?

8.

9.

10.

Bij de vergadering van 15 juni 2013 hebben wij een vraag gesteld met betrekking het vermarkten van de tafeltennissport. De update van 31 maart 2013 vermeldde immers dat er weinig voortgang was door het ontbreken van een Hoofdbestuurslid met de portefeuille Marketing. Wij betreurden toen dat er weinig voortgang was geboekt; dat was mede als gevolg van het ontbreken van een HBlid met de portefeuille Marketing. Op de door ons gestelde vraag antwoordde u dat een en ander extern was uitbesteed. Tot op dat moment had dat (nog) geen concrete resultaten gehad. U gaf aan dat daaruit blijkt dat eigen inzet noodzakelijk is. Heeft u binnen het BB iemand specifiek verantwoordelijk gemaakt voor deze vermarkting? Daar kan toch een bron van inkomsten liggen?

Wij zien tussen de begrotingen van 2012 en 2014 onder de post Totaal NTTB Bureau een stijging van ruim 1 miljoen euro. Zou er hier geen bezuiniging mogelijk zijn/worden?

Wij spreken al langer over het probleem van de grijze leden; dit zijn de leden die wel lid zijn van een TT-vereniging, maar niet gemeld zijn als lid van onze bond. Dit gebeurt om diverse redenen. Wordt het niet tijd om een “Taskforce Grijze Leden” in te stellen?!? Deze Taskforce zou dan kunnen kijken wat er nodig is om deze verenigingen over te halen om ook de grijze leden bij de NTTB aan te melden. Dit zal leiden tot hogere contributie-inkomsten.

BEANTWOORDING VRAGEN VAN DE BONDSRAADSLEDEN EN DE PLAATSVERVANGENDE BONDSRAADSLEDEN VAN AFDELING ZUIDWEST Deze vragen volgen de volgorde van de agendapunten van 23 november 2013. Vraag bij agendapunt 3: Notulen + actielijst: In de actielijst staan een groot aantal punten, waarbij wordt aangegeven dat die zullen terugkomen in de Bondsraad van november 2013. Geen van deze punten vinden we terug in de agenda. Kunt u aangeven wat de status van deze punten is? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Zie de aanvulling op bijlage 1 (pagina 2 en 3 van deze stukken). In de bondsraad van 17 november 2012 is de vraag gesteld hoe het staat met de gesprekken met de VVTT. Bij de bondsraad van 15 juni 2013 is die vraag opnieuw gesteld worden. Het HB antwoordde toen dat het overleg enige tijd had stil gelegen, maar dat er binnenkort met VVTT zou worden verder gesproken. Wat is de huidige stand van zaken met betrekking tot het contact tussen het Hoofdbestuur en de VVTT? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: De gesprekken zijn hervat en inmiddels hebben twee gespreken plaatsgevonden. Een voorstel tot hernieuwde samenwerking is in voorbereiding de voorgenomen samenwerking is al zichtbaar in de concrete acties ter voorbereiding op de uitvoering. Wij houden u via de maandinformatie van de verdere ontwikkelingen op de hoogte.

29

Opmerking bij agendapunt 7: Voordracht door externe spreker: We verwachten dat de agendapunten 8 en 9 veel tijd in beslag zullen nemen. Wij stellen daarom voor om de externe spreker te verplaatsten naar een moment na de rondvraag of dit agendapunt te schrappen. REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Dit agendapunt is vervallen. Een opmerking bij de agendavolgorde: wij denken dat een eventuele goedkeuring voor het integraal jaarplan (agendapunt 8) afhankelijk is van de goedkeuring van de begroting (en het contributie-voorstel). Wij vinden dan ook dat agendapunt 8 pas aan de orde kan komen na agendapunt 9. REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Deze agendapunten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en worden tegelijjkertijd behandeld. In het kader van de bespreking van de begroting (en het contributievoorstel) willen wij graag bijtijds beschikken over het verslag van de Financiële Commissie (agendapunt 9 b). Wanneer mogen wij dat verslag verwachten? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Het verslag van de Financiële Commissie treft u als bijlage aan. Alle voorstellen om te komen tot bezuinigingen of extra inkomsten, komen ten laste van de verenigingen en hun leden. In de voorstellen zit echter geen financiële inbreng van het HB en/of het BB. Het eenzijdig neerleggen van de lasten bij de verenigingen en hun leden, zal de wederzijdse relatie tussen “Zoetermeer” en de verenigingen niet ten goede komen. Heeft u bij dit voorstel hieraan gedacht? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: De NTTB is een ledenorganisatie. Van het Hoofdbestuur en/of het Bondsbureau kan geen financiële bijdrage verwacht worden. Wel is het zo dat het Hoofdbestuur en Bondsbureau er alles aan doen om te anticiperen op reductie van subsidie en tegenvallende inkomsten. Wij voorzien ook grote problemen bij de realisatie van een hogere contributie per 1 januari 2014. De verenigingen zullen dat in de contributie die de leden gaan betalen, willen verwerken. de ALV van de vereniging zal daarmee akkoord moeten gaan. Veelal vinden de ALV’n in de loop van 2014 plaats. Hoe ziet u deze contributieverhoging dan al per 1 januari 2014 gerealiseerd worden? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: De heffing van contributie vindt nu nog plaats op individuele grondslag. Verenigingen die de NTTBcontributie als integraal onderdeel hebben van hun eigen contributie dienen hier inderdaad speciaal rekening mee te houden. Afhankelijk van de beslisstructuur en vergaderschema ontkomen sommige er niet aan om een extra ALV te houden om de nieuwe contributie te laten vaststellen. Verenigingen die, naast hun eigen contributie, de NTTB-contributie als opslag hanteren ervaren administratief geen problemen. Bij de vergadering van 15 juni 2013 hebben wij een vraag gesteld met betrekking het vermarkten van de tafeltennissport. De update van 31 maart 2013 vermeldde immers dat er weinig voortgang was door het ontbreken van een Hoofdbestuurslid met de portefeuille Marketing. Wij betreurden toen dat er weinig voortgang was geboekt; dat was mede als gevolg van het ontbreken van een HB-lid met de portefeuille Marketing. Op de door ons gestelde vraag antwoordde u dat een en ander extern was uitbesteed. Tot op dat moment had dat (nog) geen concrete resultaten gehad. U gaf aan dat daaruit blijkt dat eigen inzet noodzakelijk is. Heeft u binnen het BB iemand specifiek verantwoordelijk gemaakt voor deze vermarkting? Daar kan toch een bron van inkomsten liggen? REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Wij delen uw standpunt. Echter, zonder een verhoging van de inkomsten is de budgettaire ruimte er niet om iemand hiervoor in dienst te nemen. In 2011-2012 was hierop formatie ingezet, maar dit leverde helaas niet het gewenste resultaat. Eind 2012 is besloten het eigen vermogen niet verder aan te spreken en het contract met de medewerker niet te verlengen. Wij zien tussen de begrotingen van 2012 en 2014 onder de post Totaal NTTB Bureau een stijging van ruim 1 miljoen euro. Zou er hier geen bezuiniging mogelijk zijn/worden?

30

REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR Het totaal NTTB/Bureau is de totale begroting van de NTTB exclusief afdelingen. Er is een storende fout geslopen in het toegezonden document: vanwege de wijziging van indeling is de post Topsport weggevallen. In 2012 gaat dat om € 1.128.009. De totale begroting van 2012 was € 2.512.592 Wij spreken al langer over het probleem van de grijze leden; dit zijn de leden die wel lid zijn van een TTvereniging, maar niet gemeld zijn als lid van onze bond. Dit gebeurt om diverse redenen. Wordt het niet tijd om een “Taskforce Grijze Leden” in te stellen?!? Deze Taskforce zou dan kunnen kijken wat er nodig is om deze verenigingen over te halen om ook de grijze leden bij de NTTB aan te melden. Dit zal leiden tot hogere contributie-inkomsten. REACTIE VAN HET HOOFDBESTUUR: Het Hoofdbestuur deelt uw mening. Het opstellen van een nieuw contributiesysteem is een mogelijke aanpak hiervoor. Het Hoofdbestuur deelt uw mening dat wij hier nog beter naar moeten kijken en strakker tegen grijze leden moeten optreden. Het Hoofdbestuur staat open voor advies en ideeën om grijze leden beter op te kunnen sporen.

31

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 15 – agendapunt 4

INGEKOMEN STUKKEN - BESTUURLIJKE VERNIEUWING Geachte leden van de bondsraad, De werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing heeft zich in het afgelopen jaar bezig gehouden met het ontwikkelen van een visie op de positie van de afdelingen in relatie tot de verenigingen en de landelijke organisatie. In het voorliggende stuk worden achtereenvolgens de historie van bestuurlijke vernieuwing, de gesprekken met de afdelingsbesturen en de daaruit getrokken conclusies, de visie op de positie van de afdelingen en de aanbevelingen beschreven. De werkgroep stelt de Bondsraad voor; - zich uit te spreken over het al dan niet delen van de beschreven visie - zich uit te spreken over de handhaving van de 8 afdelingen - zich uit te spreken over het al dan niet overnemen van de aanbevelingen en daar eventueel een prioritering in aan te geven. - zich uit te spreken over het gewenste vervolgtraject. Werkgroep Betuurlijke Vernieuwing

Discussienota Visie op positie afdelingen Inleiding De essentie van bestuurlijke vernieuwing is het professionaliseren van de NTTB als sportorganisatie, met als doel de dienstverlening vanuit de landelijke organisatie en de afdelingen richting de verenigingen te versterken. In 2005 verscheen het rapport “Goed Sportbestuur” van de commissie Loorbach. Deze commissie heeft zich, onder de vlag van NOC/NSF, bezig gehouden met de wijze waarop de sportbonden en sportverenigingen waren georganiseerd en welke taken zij moesten uitvoeren. De commissie stelde vast dat de eisen die aan sportorganisaties worden gesteld in de laatste decennia flink waren toegenomen, waardoor een professionelere aanpak binnen de sportorganisaties noodzakelijk is geworden. Belangrijke elementen bleken de borging van de inhoudelijke kwaliteit van het bestuur en de machts- en taakverdeling tussen bestuur en professionele directie. De commissie Loorbach besloot haar rapportage met 13 aanbevelingen voor Goed Sportbestuur. Historie In 2006 is vanuit de bondsraad de werkgroep bestuurlijke vernieuwing van start gegaan met de opdracht om een uitwerking te geven aan de bestuurlijke vernieuwing binnen de NTTB. In 2008 worden de voorstellen van de werkgroep met betrekking tot de inrichting van de bondsraad, het instellen van het College van Voorzitters als adviesorgaan, alsook de functie- en taakbeschrijvingen van de verschillende onderdelen van de NTTB door de “oude” Bondsraad geaccordeerd. De nieuwe Bondsraad bestaat vanaf 2009 uit 16 BR-leden die rechtstreeks zijn gekozen vanuit de 8 afdelingen en 8 functiezetels die op voordracht van het College van Voorzitters worden gekozen door BR32

leden vanuit de afdelingen. De functiezetels hebben ten doel om specifieke deskundigheid op verschillende beleidsterreinen in te brengen in de discussies binnen de Bondsraad. Door nadrukkelijk in te steken op een scheiding van functies wordt invulling gegeven aan de borging van de inhoudelijke kwaliteit en de machts- en taakverdeling tussen bestuur en professionele directie. Vanaf 2009 ziet de hoofdstructuur van de NTTB er als volgt uit:

Bondsraad 16 afdelingszetels 8 functiezetels

College van Voorzitters 8 afdelingsvoorzitters

Bondsbureau

Hoofdbestuur

Afdelingen

Verenigingen

Taken van de verschillende geledingen. Bij de besluitvorming in 2008 zijn ook de taken en bevoegdheden van de verschillende organisatieonderdelen vastgesteld. Hieronder een overzicht van taken zoals die destijds zijn vastgesteld. Het volledige document is opgenomen op de website van de NTTB onder de knop “Bestuurlijke Vernieuwing” en vervolgens de download “Bondsraadstuk Bestuurlijke Vernieuwing - juni 2008

33

Bondsraad -

De bondsraad beoordeelt benoemt en ontslaat de leden van het Hoofdbestuur. Beoordeelt het beleid en het beleidsplan van het HB en controleert de voortgang van het beleid. De bondsraad beoordeelt twee keer per jaar het jaarverslag en het financieel verslag van het HB. Beoordeelt één keer per jaar het jaarverslag en het financieel verslag van de afdelingen. Beoordeelt één keer per jaar begrotingen van de afdelingen voor het lopende en komende jaar. Stelt de taken vast van de afdelingen. Controleert het functioneren van de afdelingen.

Hoofdbestuur -

Het HB bestuurt de organisatie NTTB Het HB stuurt het bondsbureau aan via de directeur Het HB vertegenwoordigt de NTTB Het HB ontwikkelt strategisch beleid op het gebied van Financiën, Topsport, Breedtesport, Communicatie en Organisatie Het HB draagt zorg voor een transparante organisatie Het HB controleert de uitvoering van beleid Het HB draagt zorg voor een gedegen financieel beleid

College van Voorzitters -

-

Adviseert de Bondsraad en het Hoofdbestuur, gevraagd en ongevraagd, op beleidsniveau. Dit betekent dat het College richtinggevende uitspraken kan doen op de beleidsterreinen Financiën, Breedtesport, Topsport, Communicatie en Organisatie. Bespreekt de stand van zaken binnen de Afdelingen met het oog op het herkennen van trends. Gaat na of de beleidsafspraken vanuit Bondsraad en Hoofdbestuur hun uitvoering vinden op Afdelingsniveau. Het controleren van beleidsthema’s van het HB en toetsen op hoofdlijnen. Uitbrengen van schriftelijk verslag aan Bondsraad en Hoofdbestuur Samenstellen van een kieslijst van de kandidaten voor de Bondsraad

De Afdelingen -

-

De organisatie van de afdelingscompetities. De organisatie van de afdelingskampioenschappen. De organisatie van overige evenementen en alternatieve wedstrijdvormen. Zorgdragen voor talentherkenning en talentontwikkeling. Opzetten van afdelingstrainingen, al dan niet regionaal, onder leiding van gekwalificeerde trainers. Voeren van een solide financieel beleid. Voeren van een ledenadministratie. Voeren van een Licentieadministratie. Meewerken aan toernooien op initiatief van de landelijke organisatie. Organisatie van WOB (Werving, Opvang en Behoud) en Account Management. Het nemen van initiatieven en promoten t.a.v. het organiseren van opleidingen en cursussen. Het organiseren en promoten van Breedtesport activiteiten. Opdrachten van de landelijke organisatie nauwgezet uitvoeren.

Bondsbureau -

Uitvoering geven aan door BR en HB vastgesteld beleid Ondersteuning HB bij uitvoering van haar taken, waaronder beleidsontwikkeling Ondersteuning verenigingen op het gebied van breedtesport en communicatie Facilitaire ondersteuning Topsport Ontwikkeling communicatieproducten Ontwikkeling opleidingen Overleg met NOC/NSF Overleg met ministerie VWS Facilitaire ondersteuning landelijke competitieleiders

34

Vanuit de werkgroep is in 2011 een evaluatie opgezet waarin informatie werd verzameld over het functioneren van de nieuwe structuur. De uitkomsten waren overwegend positief. Uit deze evaluatie kwam naar voren dat de positie van de afdelingen niet helder is. Hoewel de taken en bevoegdheden van de afdelingen zijn opgenomen in de beleidsnotitie wordt er veel ruis veroorzaakt door de financiële verhouding tussen de landelijke organisatie en de afdelingen. Naar aanleiding hiervan heeft de werkgroep een nadere analyse uitgevoerd omtrent de positie van de afdelingen binnen de NTTB. Deze analyse is in november 2012 in de bondsraad besproken. De aanbevelingen uit deze discussienota zijn door de bondsraad overgenomen. Vanuit deze bondsraadsvergadering heeft de werkgroep bestuurlijke vernieuwing de opdracht op zich genomen om een oriëntatie uit te voeren op de positie van de afdelingen in relatie tot uitvoering van beleid, de financiële verhouding afdeling en landelijke organisatie en eenheid van beleid.. Analyse huidige situatie De analyse zoals deze is weergegeven in de discussienota is nog steeds actueel. De NTTB heeft in de jaren 90 besloten om het aantal afdelingen van 21 terug te brengen naar 8. De argumentatie die bij de onderbouwing van dit besluit is gebruikt ligt in de sfeer van beschikbaarheid van vrijwilligers, efficiency in de aansturing van de organisatie, betere voorwaarden om te komen tot eenheid van beleid. We zijn nu ongeveer 15 jaar verder en moeten constateren dat de beschikbaarheid van vrijwilligers nog steeds een probleem is. Mede hierdoor is nog geen sprake van een efficiënte aansturing en helaas moeten we ook constateren dat in die periode er vanuit de huidige afdelingen niet altijd het besef is dat eenheid van beleid één van de voorwaarden is voor een slagvaardige organisatie met een positieve uitstraling. We kunnen stellen dat de afdelingen sterk zijn in het operationele vlak met name op de punten organisatie competitie en organisatie toernooien. Als het gaat om het ontwikkelen van beleid en de uitvoering van beleid op andere thema’s dan competitie en toernooien zien we in een groot deel van de afdelingen knelpunten, veelal veroorzaakt door gebrek aan menskracht en ondersteuning. Werkwijze werkgroep Het vertrekpunt van de werkgroep is de stip op de horizon geweest. In de discussie binnen de BR over bestuurlijke vernieuwing heeft het rapport van de Commissie Loorbach over goed sportbestuur steeds als onderlegger gediend. Daarnaast hebben we ons steeds gericht op een efficiënte en slagvaardige NTTB, waarbij het bondsbureau het kloppend hart van de organisatie is. In de verdere discussie willen we bovenstaande steeds als rode draad hanteren. De centrale vraag is: Hoe organiseren we op een efficiënte en effectieve wijze de ondersteuning van onze verenigingen? Hierbij kunnen we de volgende deelvragen stellen: 1. Op welke wijze kunnen we krachten op regionaal niveau mobiliseren, waarbij we de aanname doen dat er op dit niveau veel capaciteit aanwezig is? 2. Wat verwachten we van het bondsbureau als we dat tot kloppend hart de organisatie willen ontwikkelen? 3. Welke organisatievorm biedt de beste waarborgen om op verenigingsniveau de beleidskaders van de NTTB concreet te maken? Om bij de beantwoording van deze onderzoeksvragen input te krijgen van de direct betrokkenen, de afdelingsbesturen, hebben de leden van de werkgroep interviews gehouden. Deze interviews zijn allen uitgevoerd volgens onderstaand stramien: 1. inleiding op thema; sleutel woorden - bestuurlijke vernieuwing - commissie Loorbach 35

- eenheid van beleid - praatstuk bondsraad - gedeelde analyse - zoektocht naar structuur waarin verenigingen beter kunnen worden ondersteund, landelijk beleid tot in de vereniging kan worden uitgerold 2. Analyse situatie afdelingen. Nagaan of de betrokken afdeling dit beeld herkent? 3. Welke taken kan de afdeling goed vervullen? Als onderlegger kan hierbij de taakbeschrijving van de afdeling worden gehanteerd. 4. Welke taken zijn moeilijk in de afdeling te vervullen? 5. Hoe kijkt het AB aan tegen de financiële verhouding afdeling - landelijke bond en de gewenste rollen van bondsraad en ALV afdeling? 6. Wat is de visie van het AB op een effectieve en efficiënte organisatiestructuur ten behoeve van een goede ontwikkeling van de tafeltennissport? Voorts heeft de werkgroep nauwgezet kennisgenomen van de ontwikkelingen binnen de afdelingen ZuidWest en West. Op 31 oktober 2013 is het concept “Positie Afdelingen” besproken met het College van Voorzitters. De werkgroep heeft de inhoud van dit gesprek verwerkt in het nu voorliggende document. Samenvatting gevoerde gesprekken Analyse situatie afdelingen In zijn algemeenheid kunnen we stellen dat de bezetting van de bestuursfuncties redelijk is. Het beeld is nu positiever dan in oktober 2012. Een aantal afdelingen geeft aan dat het wel steeds moeilijker wordt om de bezetting rond te krijgen. In een aantal gevallen wordt nagedacht over het inrichten van een zogenaamd “kernbestuur” met daarachter een aantal commissies. Het al dan niet vervullen van functies op afdelingsniveau blijkt onder meer afhankelijk te zijn van het verenigingsbestand in de afdeling en van het feit of het om uitvoerende functies gaat of meer beleidsmatige functies. Afdelingen met veel kleine verenigingen hebben veel moeite om hun posities bezet te krijgen. De aanwezige menskracht is veelal hard nodig binnen de eigen vereniging. Uit de gesprekken komt een beeld naar voren waarin duidelijk wordt dat de uitvoerende taken, zoals bijvoorbeeld competitieleiding, toernooiorganisatie goed bezet kunnen worden, maar dat de taken op het gebied van beleidsontwikkeling, zoals bijvoorbeeld werven-opvang-behoud en communicatie moeilijker bezet kunnen worden. Er is momenteel 1 afdeling, ZuidWest, waarin de bestuurlijke aansturing anders is vormgegeven. In deze afdeling wordt gebruik gemaakt van 2 betaalde krachten, t.w. een accountmanager bestuurlijke taken en een accountmanager technische zaken. De uitwerking van deze constructie is als bijlage toegevoegd. In de afdeling West wordt op het moment van schrijven gewerkt aan de inrichting van een “kernbestuur”. Vervulling van taken Als het gaat om de kern van de tafeltennissport, competitie en toernooien, dan hebben alle afdelingen dat goed voor elkaar. Ten aanzien van voorwaardelijke taken als kaderopleiding, talentontwikkeling, ledenwerving is het veelal moeilijk om tot beleidsontwikkeling en uitvoering te komen.

36

Afdelingsbesturen zetten in op goede contacten met de aangesloten verenigingen. Naast de alv’s bestaan er bestuurdersoverleggen, platformoverleg, regionaal overleg, e.d. Deze overleggen hebben een informeler karakter dan de ALV en zijn in een aantal gevallen op vooraf bepaalde thema’s georiënteerd. Doel van deze bijeenkomsten is contact, informeren en input verzamelen. Een aantal afdelingen stimuleert de samenwerking tussen verschillende verenigingen, al dan niet met behulp van financiële stimulansen. Een aantal afdelingen geeft aan stimuleringsregelingen te hebben met betrekking toe de organisatie van evenementen. Verhouding Afdeling – Landelijke organisatie Alle afdelingen erkennen dat de NTTB financieel gezien een eenheid is. In de nadere uitwerking wordt echter duidelijk dat er behoefte is aan een eigen budget en dat het afdelingsvermogen gezien wordt als eigen geld. In de gesprekken naar aanleiding van dit thema wordt duidelijk dat het niet zozeer draait om het eigen geld, maar meer om invloed op het beleid, gekoppeld aan een mate van autonomie. In alle gesprekken wordt aangegeven dat men betrokken wenst te blijven bij de ontwikkeling van beleid binnen de NTTB. Men ziet pluspunten in de overheveling van bepaalde taken naar de landelijke organisatie. Over welke taken dat dan moeten zijn, is geen eenduidigheid. Een aantal afdelingen geeft aan dat de communicatie met de bondsraadsleden verre van optimaal is. Er is geen verbinding tussen de verenigingen (alv) en de afgevaardigden. Bovendien versterkt het feit dat de bondsraadsleden zonder last en ruggespraak deelnemen aan de discussies binnen de bondsraad het gevoel van geen invloed hebben. Een enkele afdeling pleit ervoor om leden van het afdelingsbestuur toe te laten als bondsraadslid. De afdelingsbestuurders geven aan dat de samenwerking met het bondsbureau de laatste jaren is verbeterd. Het wordt echter ook duidelijk dat de dienstverlening vanuit het bondsbureau nog niet voldoet aan de verwachtingen. Er wordt soms expertise gemist, er wordt niet altijd snel en adequaat gereageerd op vragen en het is niet altijd duidelijk welke medewerker aangesproken kan worden voor een bepaald onderwerp. Sommige afdelingen ervaren de afstand tot “Zoetermeer” als zeer groot. Voor de afdelingen is het bondsbureau nog niet het kloppend hart van de NTTB. Men pleit ervoor om kwaliteit en de dienstverlening te verhogen. Wanneer er duidelijk een kwaliteitsslag gemaakt kan worden dan mag hier van de afdelingsbestuurders ook extra in worden geïnvesteerd. Effectieve en efficiënte organisatiestructuur. In alle gesprekken wordt aangegeven dat de Afdeling moet blijven bestaan. De Afdeling vervult een schakelfunctie tussen de verenigingen en de landelijke organisatie. Belangrijkste argument hierbij is de kennis die er op afdelingsniveau is van de verengingen. De afdelingsbestuurders zijn goed op de hoogte van wat er in de verenigingen speelt. Er zou vooral gekeken moeten worden naar de taakverdeling tussen de afdelingen en de landelijke organisatie. Hierbij wordt vooral gedacht aan het ontwikkelen van landelijke beleid en het ontwikkelen van uitvoeringsformats, zoals bijvoorbeeld Table Stars. Bij de uitrol van landelijk beleid kan/moet de afdeling in samenwerking met het bondsbureau een rol spelen. Dit vraagt wel om een versterking c.q. een verdere professionalisering van het bondsbureau. Taken op het gebied van competitie en toernooien worden op afdelingsniveau goed verzorgd. Met name daar waar het gaat om randvoorwaardelijke zaken kan het initiatief beter aan de landelijke organisatie worden overgelaten, met daarbij een belangrijke rol voor het bondsbureau op het gebied van samenwerking met AB en inhoud. Hierbij worden voorbeelden genoemd als Veilig Sportklimaat, talentontwikkeling, pr en communicatie en werven opvang en behoud. Er is grote behoefte aan betrokkenheid bij de beleidsontwikkeling. Deze betrokkenheid zal ook het wij-gevoel binnen de NTTB moeten kunnen versterken. Tijdens de gesprekken wordt er gepleit voor een inrichting waarbij beleid bottum up kan ontstaan. In dit kader worden 37

bestuurdersoverleggen en platformoverleggen genoemd. Deze vormen van overleg hebben een informeel karakter. Tijdens deze bijeenkomsten wordt er geïnformeerd, gesondeerd en gewerkt aan de onderlinge relaties. De ervaringen met de verenigingscongressen zijn positief. Deze werkvorm wordt als een goede mogelijkheid gezien om op landelijk niveau input te verkrijgen voor het stellen van beleidsprioriteiten en beleidsontwikkeling. Er wordt binnen de afdelingen nagedacht over een efficiëntere bestuursvorm. Hierbij wordt gedacht aan de inrichting van een zogenaamd kernbestuur, voorzitter, secretaris en penningmeester. Het kernbestuur stuurt vervolgens diverse commissies aan. De taken van het kernbestuur zouden kunnen bestaan uit; procesbewaking, kwaliteitsbewaking, initiëren van beleidsprocessen. Er zou meer nagedacht kunnen worden over vrijwilligersmanagement. Binnen de afdelingen is veelal voldoende capaciteit en kwaliteit op verschillende terreinen aanwezig, alleen we slagen er te weinig in deze beschikbaar te krijgen. Door verenigingen meer onderling te laten samenwerken kan wellicht meer gebruik worden gemaakt van de aanwezige kwaliteit. Met name voor de kleine verenigingen kan dit een uitkomst bieden. Een andere optie voor de kleine verenigingen kan zijn het opgaan in een omnivereniging. Het functioneren van de afvaardiging van de afdeling in de Bondsraad is zeer verschillend. In sommige afdelingen is het contact tussen het AB en de bondsraadleden structureel vormgegeven terwijl in andere afdelingen dit contact minimaal is. Het is binnen de afdelingen niet helemaal duidelijk wat nu het mandaat is van de gekozen bondsraadleden. Afdelingsbesturen hebben er moeite mee dat zij geen directe invloed hebben in de Bondsraad. Afdelingsbesturen zijn over het algemeen matig op de hoogte van de uitwerkingen van het traject bestuurlijke vernieuwing. Dit maakt dat zij te weinig inzicht hebben in de structuur en de daarbij behorende taken en bevoegdheden. De gespreksverslagen zijn als bijlagen bij deze notitie gevoegd. Conclusies gevoerde gesprekken De afdelingsstructuur moet in stand worden gehouden. De afdeling vormt de verbindende schakel tussen de verenigingen en de landelijke organisatie, Bezetting afdelingsfuncties met betrekking tot competitie en toernooien op uitvoeringsniveau levert weinig problemen op, al moet men er wel veel moeite voor doen. Competitie en toernooien zijn binnen de afdelingen goed georganiseerd. Op andere terreinen zien we een wisselend beeld, waarbij het al dan niet succesvol uitrollen van beleid en projecten sterk afhankelijk is van individuen. Bezetting bestuursfuncties op afdelingsniveau verschilt per afdeling. Echter, er wordt wel breed nagedacht over het vormen van kleinere Afdelingsbesturen, waarnaast uitvoerende commissies werkzaam zijn. Beleidsontwikkeling op afdelingsniveau komt niet of nauwelijks tot stand. de afdelingen/verenigingen willen betrokken worden bij de beleidsontwikkeling Er moet een bezinning plaatsvinden op de taken die op afdelingsniveau worden uitgevoerd en taken die door de landelijke organisatie kunnen worden opgepakt. Waarbij een duidelijke rol voor het bondsbureau is weggelegd. De kwalitatieve inzet van het bondsbureau moet worden versterkt. Waarbij de ondersteuning naar verenigingen en afdelingen zichtbaar en voelbaar is. Op het bondsbureau moeten producten worden ontwikkeld, die vervolgens door de afdelingen kunnen worden uitgedragen De zichtbaarheid van bondsraadleden binnen de afdeling moet worden vergroot. 38

Visie op rol afdelingen Meerjarenbeleidsplan 2010 - 2016 Doelen NTTB In het meerjaren beleidsplan 2010 – 2016 heeft de NTTB zich de volgende doelen gesteld: 1. Vergroting van de marktpositie van de NTTB en tafeltennis a. Vergroten kwaliteit verenigingen b. Verbeteren productontwikkeling en doelgroepenbeleid c. Verbeteren kwaliteit en organisatie van kader d. Vermarkten van de tafeltennissport e. Verbeteren communicatie 2. Versterking van topsport en talentontwikkeling a. Verhogen trainingskwaliteit en trainingsomvang van talenten onder 13 jaar b. Uitbreiden programma CTO Papendal c. Verhogen niveau eredivisie 3. Ontwikkeling van de organisatie a. Vervolg traject Bestuurlijke Vernieuwing b. Versterken van de kwaliteit van het bondsbureau c. Bepalen rolverdeling HB – bondsbureau – afdelingen – commissies Voor de kwaliteit van het tafeltennisaanbod in Nederland zijn sterke verenigingen onontbeerlijk. Verenigingen worden geconfronteerd met grote uitdagingen: aan de ene kant wordt in toenemende mate een beroep op verenigingen gedaan een bijdrage te leveren aan sportieve en maatschappelijke doelen, aan de andere kant worden verenigingen geconfronteerd met een groeiend vrijwilligerstekort. De NTTB wil haar verenigingen daarom ondersteunen zichzelf te versterken en te professionaliseren. De Afdelingen Binnen de NTTB wordt het product tafeltennis primair vorm gegeven door onze verenigingen. Het is daarom van belang dat alle communicatie en dienstverlening gericht is op het faciliteren van de ontwikkeling van onze sport binnen onze verenigingen. Tegelijkertijd hebben de verenigingen een platform nodig om hun regionale samenwerking vorm te geven en om input te geven voor het NTTB-beleid. De verenigingen zijn daartoe georganiseerd in acht Afdelingen. De afdelingen van de NTTB vormen een belangrijke schakel tussen de verenigingen en de landelijke organisatie. Met name op het gebied van uitvoerende taken, zoals de organisatie van de competitie en toernooien, zijn de afdelingen prima in staat om de verenigingen te bedienen. Andere onderdelen van het meerjarenbeleidsplan komen niet overal goed tot uitvoering. De afdelingbestuurders staan dicht bij de verenigingen, waardoor zij over het algemeen goed op de hoogte zijn van de zaken die binnen de verengingen spelen. Zij zijn hierdoor in staat een goede schakelfunctie te vervullen tussen de vereniging en de landelijke organisatie. Omgekeerd is de afdeling ook de schakel tussen de landelijke organisatie en de verenigingen. Zij hebben een taak in de uitrol van beleid tot in de verenigingen. De afdelingen worden geacht vastgesteld beleid binnen hun afdeling bij de verenigingen uit te leggen en tot uitvoering te brengen. Er worden op afdelingsniveau jaarplannen ontwikkeld. Hierin wordt het te voeren beleid voor het komende jaar (jaren) beschreven en voorzien van een begroting. Deze jaarplannen worden door het 39

HB getoetst op de relatie met het Meerjaren Beleidsplan van de NTTB en voorzien van advies t.b.v. de besluitvorming in de Bondsraad. De Bondsraad stelt vervolgens de jaarplannen vast. Beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering binnen de NTTB is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De afdelingen en hun verenigingen moeten de mogelijkheid hebben om betrokken te worden bij de ontwikkeling van beleid binnen onze organisatie. Hiertoe staan een aantal instrumenten tot onze beschikking; het College van Voorzitters, de Afdelingsledenvergaderingen, de bestuurders- of platformoverleggen en de verenigingscongressen. Deze gremia kunnen nadrukkelijker dan voorheen ingericht worden om de zogenaamde beleidspendel van initiatief tot vaststelling van beleid vorm te geven. De rol van het afdelingsbestuur wordt meer die van het afdelingsmanagement. Het afdelingsbestuur fungeert als eerste aanspreekpunt binnen de NTTB voor en verbinder tussen verenigingen en de diverse commissies/werkgroepen. Uitvoerende taken worden gedelegeerd aan commissies en/of afdelingsfunctionarissen, die direct worden ondersteund vanuit het Bondsbureau. Gezamenlijk vastgesteld beleid wordt onder begeleiding van het bondsbureau in samenspraak met de afdeling geïmplementeerd. Hiertoe is er voor elke afdeling een medewerker op het bondsbureau aanspreekpunt. Hij vervult de functie van front office voor afdelingsbestuur en verenigingen. Het bondsbureau wordt nog meer zichtbaar en voelbaar in de afdelingen en de verenigingen. Naast uitbreiding van expertise binnen het bondsbureau ontwikkelt het bondsbureau zich als een dienstencentrum voor verenigingen en afdelingen. Kernwaarden die bij de uitvoering van taken gehanteerd worden zijn; klantgerichtheid, resultaatgerichtheid en creativiteit. Naast de expertise op het bondsbureau wordt een netwerk van vrijwilligers opgebouwd, waarin specifieke deskundigheden aanwezig zijn en die op projectbasis kunnen worden ingezet. Het bondsbureau vervult hierbij een verbindende rol. Naburige afdelingen werken nauwer samen. Vooral op het gebied van kaderopleidingen en talentontwikkeling kan het effectiever en efficiënter zijn om over de afdelingsgrenzen heen activiteiten te ontplooien. Op deze manier kunnen reisafstanden worden beperkt, alsook de tijdsinvestering van de betrokkenen. De NTTB is financieel gezien een eenheid. Dit neemt niet weg dat er op afdelingsniveau verschillen tussen de afdelingen kunnen bestaan. Om recht te doen aan de behoefte van autonomie en betrokkenheid hebben de afdelingen de vrijheid om binnen de beleidskaders van de landelijke organisatie hun speerpunten te formuleren. Deze worden vastgelegd in beleidsplannen waarin een duidelijke relatie zichtbaar is met de landelijke beleidskaders. Op basis van deze beleidsplannen kan de financiering worden vormgegeven. Het ligt daarbij voor de hand om de omvang van de aan de afdelingen te koppelen financiering te koppelen aan de beleidsplannen in plaats van aan het aantal leden. Aanbevelingen 1. Afdelingsbesturen, voor zover niet bestaande uit afdelingsmanagers, ontwikkelen zich tot kernbesturen/afdelingsmanagement. (max. 3 bestuursleden) Zij worden bij de uitvoering van beleid ondersteund door commissies met specifieke uitvoerende taken als competitie, toernooien, breedtesport en topsport. 2. Binnen het bondsbureau is er één contactpersoon voor elke afdeling. 3. De Afdelingen stellen jaarplannen op die gebaseerd zijn op de NTTB-meerjarenplannen. De ALV van de afdelingen bespreekt en stemt in met deze jaarplannen, waarin ook eigen 40

invulling van het NTTB-beleid (couleur locale) is beschreven. Voorts benoemt de ALV het afdelingsbestuur, benoemt de bondsraadleden en adviseert ten aanzien van NTTBbeleidsinitiatieven. De Bondsraad stelt uiteindelijk de jaarplannen en de daartoe behorende begrotingen vast. 4. De NTTB wordt financieel ingericht zoals vrijwel iedere organisatie: 1 administratie, 1 verlies- en winstrekening met 9 afdelingen: de 8 bestaande afdelingen en het bondsbureau, waarbij iedere afdeling haar eigen budget krijgt op basis van behoefte en plannen. Als gehele organisatie staan we er garant voor dat we alle kerntaken te allen tijde kunnen uitvoeren. 5. De Bondsraadleden, die door de ALV zijn gekozen, nemen deel aan de ALV. Zij informeren tijdens de ALV hun achterban over besluiten, overwegingen en discussies binnen de bondsraad. Het uitbrengen van verslag van de Bondsraadvergadering wordt een vast punt op de agenda van de ALV. 6. Voor deskundigheid die niet binnen het bondsbureau aanwezig is en wel door verenigingen en afdeling gevraagd wordt, bijv. over subsidies, wettelijke regels ed., wordt een landelijk netwerk van deskundigen gevormd op wie een beroep gedaan kan worden. 7. Binnen de NTTB wordt meer aandacht besteed aan vrijwilligersmanagement. Dit betekent meer aandacht voor het werven van vrijwilligers, het onderhouden van de relatie met de vrijwilliger en het ondersteunen van de vrijwilliger. Het Bondsbureau ondersteunt de afdelingsbesturen bij de ontwikkeling van vrijwilligersmanagement in de afdelingen. 8. Samenwerking tussen aan elkaar grenzende afdelingen wordt gestimuleerd in die gevallen waarin verenigingen beter bediend kunnen worden. 9. De afdelingsbesturen worden geacht het gezamenlijk geformuleerd beleid binnen de NTTB uit te dragen naar de verenigingen. 10. Verenigingen worden tijdens verschillende overlegsituaties, zoals bijvoorbeeld verenigingscongressen, uitgenodigd en uitgedaagd hun visie te geven over ontwikkelingen binnen de NTTB. Dit vormt de input voor nader te ontwikkelen beleid binnen de NTTB. Voetnoot: Momenteel heeft de Afdeling ZuidWest geen afdelingsbestuur. De bestuurlijke – en coördinerende taken worden vervuld door de afdelingsmanager bestuurlijke zaken en de afdelingsmanager technische zaken. Beide functionarissen zijn in dienst van de NTTB en vallen onder de directe verantwoordelijkheid van de algemeen directeur van de NTTB. De eerste evaluaties omtrent het functioneren van deze constructie is positief. Bij de voorbereiding van voorliggend document is deze constructie uitvoerig besproken. De werkgroep stuitte hierbij op het volgende probleem: Op het gebied van de bestuurlijke vertegenwoordiging loopt deze afdelingsstructuur scheef. Daar de afdelingsmanagers een dienstverband hebben bij de NTTB is het niet juist dat zij zitting hebben in bestuurlijke organisatieonderdelen. In de relatie werkgever – werknemer is de scheiding van taken en bevoegdheden niet mee transparant. De werkgroep is van mening dat deze situatie bij de evaluatie van de pilot ZuidWest specifieke aandacht behoeft. 41

Gesprek met afdeling Holland-Noord (HN) Dinsdag 2 juli 2013 Aanwezig: Wiebe Anema, Marcel Frijhoff, Huub Koen, Henk Pel, John van Vliet, Robert van der Wateren (voorzitter), Wim Vreeburg (werkgroep Bestuurlijke vernieuwing). 1. Achtergronden bestuurlijke vernieuwing wordt door Wim aangegeven. Daaronder het belang van scheiding tussen bestuur / uitvoer enerzijds en controle daarop anderzijds. Vanwege die scheiding is in de eerste fase van bestuurlijke vernieuwing beslist dat de Bondsraad geen bestuursleden uit de afdelingen mag bevatten. Het gaat nu om de tweede fase waarin een structuur wordt gezocht om verenigingen beter te ondersteunen en de plaats van hoofdbestuur / bondsbureau en de afdelingen daarin. 2. Analyse situatie afdelingen. Kenmerkend voor HN wordt gevonden veel kleine clubs, met name in het noordelijk deel, met eigen problemen en eigen dynamiek. Binnen het AB van HN konden tot voor kort vacatures gemakkelijk worden ingevuld, maar dit is nu lastiger. Er zijn vijf bestuursleden en twee vacatures. De bemensing van de technische commissie en commissie wedstrijdzaken is goed, bij de commissie toernooien en evenementen is het op dit moment even lastig. Eenheid van beleid is voor het afdelingsbestuur onduidelijk door het in hun ogen niet goed functioneren van de afvaardiging naar de bondsraad. Er is nu maar één bondsraadlid vanuit HN. Voor hen is het een onbegrijpelijk punt dat afdelingsbestuurders geen bondsraadlid mogen zijn. Leden vanuit het AB weten immers wat er speelt in de afdeling. Vanuit de afdeling melden zich geen kandidaten en als een mogelijke kandidaat door het bestuur wordt aangezocht blijkt het boek met stukken voor de bondsraadvergadering te omvangrijk te zijn. Het gevaar is daardoor dat de bondsraad de afdelingen opzadelt met niet door het AB gedragen besluiten. De communicatie van het HB naar het AB schiet in de beleving van HN tekort, uitleg over beleid wordt gemist. En over de bijeenkomsten van de Bondsraad hoort de afdeling niets, wel komen er notulen maar veel te laat. Het College van voorzitters werkt wel om tot meer eenheid van beleid te komen. Een suggestie is om te komen tot meer binding tussen Bondsraad en College van voorzitters. 3. Taken die de afdeling goed vervult. Hierbij wordt genoemd: communicatie naar de clubs, competities, plaatselijke evenementen zoals afdelingskampioenschappen en jeugdmeerkampen, dag van het talent (welpen) en voorzittersoverleg met de Noordkant en de Zuidkant. Gewenst is om het bestuur dichter bij de clubs te brengen waardoor meer wisselwerking ontstaat, brainstormen over problematiek van kleine en van grote clubs. De laatste tijd wordt de representatie van de afdeling /NTTB bij de clubs weer opgepakt. Er is een RBT training en een aantal kweekvijver regiotrainingen. 4. Taken die de afdeling moeilijk vervult. De afdeling wil een bijdrage realiseren voor clubs om een trainer in te huren. Deze ingestelde subsidies voor trainingen lopen niet goed. Daarnaast lukt het onvoldoende om clubmensen te enthousiasmeren voor het volgen van trainersopleidingen. En er zijn vacatures: BR-leden, twee AB leden, commissie toernooien. De afdeling denkt na om het AB in de toekomst terug te brengen tot een kernbestuur, een dagelijks bestuur van drie personen. Daarnaast hetzij een uitbreiding van het aantal commissies maar dan met minder taken, hetzij aan leden van bestaande commissies minder taken te geven, bijv. één toernooi per commissielid. Mogelijk, zo is een genoemde suggestie, zouden de uitslagen van de competities landelijk vastgelegd kunnen worden. Table Stars kan landelijk mits voldoende ondersteund waarbij werving door de verenigingen plaats vindt. Het komt nu voor dat scholen om Table Stars vragen, maar dat de verenigingen hier nooit van gehoord hebben. De afdeling kan dit niet opvangen.

42

5. Financiële verhouding landelijk – afdeling, rollen BR en ALV afdeling. De afdeling is er voor om de middelen van verenigingen zo te organiseren dat de ALV advies over de verdeling kan geven aan de Bondsraad. HN onderkent dat de NTTB één geheel vormt. In de nabije toekomst zou de afdeling kunnen komen met een wensenpakket, de ALV stelt daarna het beleid vast waaruit de financiële consequenties volgen. Dan heeft de afdeling wel enige financiële armslag nodig. 6. Visie van AB op de organisatiestructuur vanwege het ontwikkelen van de tafeltennissport. Het mooist zou zijn als betaalde krachten contact kunnen onderhouden met de verenigingen zoals nu bij Zuid-West gebeurt. Daarnaast zou het bondsbureau dichter bij de afdelingen moeten staan, het AB dichter bij de bondsraad. In ieder geval zal het AB het overleg met verenigingsvoorzitters intensiveren. Verenigingen kunnen daardoor meer aangeven welke ondersteuning zij behoeven. Over de rol van het bondsbureau is een minderheidsstandpunt dat de dienstverlening sterk verbeterd is en beter aanspreekbaar en dat de website dit ondersteunt. Het meerderheidsstandpunt is dat de afstand tot Zoetermeer toch als groot wordt ervaren en dat nog een grote cultuuromslag nodig is, wil er bij het bondsbureau voldoende benul over de problematiek van de afdelingen ontstaan. Het AB is benieuwd naar de uitkomsten van de vervolgstappen en wil graag op de hoogte blijven van het vervolg in de tweede fase van bestuurlijke vernieuwing. (verslag opgesteld 10 juli 2013, Wim Vreeburg)

43

Gesprekken werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing met Afdelingsbesturen Afdeling Zuidwest 6 mei 2013, Tilburg. Aanwezig: Ruud van Beest, Ineke de Graaf (afdelingsmanagers), Han v.d.Zijde (evaluatie bestuursmodel Zuidwest), Wim Vreeburg, Igor Heller (werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing). Zuidwest heeft sinds 2012 een ander bestuursmodel dan de zeven andere afdelingen. Er is geen afdelingsbestuur meer, maar een tweetal betaalde afdelingsmanagers. Deze sturen een groot aantal groepen vrijwilligers met uitvoerende taken aan. Zelf hebben de twee managers geen uitvoerende taken. Dit organisatiemodel is ingesteld toen er geen AB-leden meer te vinden waren. Vooraf is een aantal malen met alle verenigingen hierover gesproken Alle verenigingen in Zuidwest ondersteunen het. De werkingen van de nieuwe structuur wordt geëvalueerd. Dit is de reden dat Han v.d.Zijden aanwezig is. 2. Analyse situatie afdelingen. Nagaan of dit betrokken afdeling dit beeld herkent. De afdelingsmanagers wisten niet dat afdelingen geen rechtspersonen zijn inclusief alles wat daaraan op financieel gebied vast zit. Zuidwest kenmerkt zich doordat de afdeling goed is in datgene wat ze operationeel altijd hebben gedaan. Veel dingen lopen goed, maar het is moeilijk tradities te doorbreken en de tradities brokkelen heel geleidelijk af. De managers zien overigens ook gaten ontstaan in het HB en het landelijk kader. De managers vragen aandacht voor de positie van de Bondsraadsleden. Deze zijn niet voldoende zichtbaar in de afdelingen. Er zou meer contact tussen hen en de verenigingen die ze vertegenwoordigen moeten zijn. BR-leden moeten laten zien aan de verenigingen wat ze voor elkaar hebben gekregen voor die verenigingen. Zowel digitaal als in verenigingsoverleggen. De managers suggereren na te denken over de NTTB als één vereniging in plaats van een vereniging van 600 verenigingen. Een andere optie is dat verenigingen een aantal taken gezamenlijk doen. De gemiddelde vereniging heeft 5 bestuursleden, dat betekent 3000 verenigingsbestuurders op 32.000 leden. 3. Welke taken kan de afdeling goed vervullen. Als onderlegger kan hierbij de taakbeschrijving van de afdeling worden gehanteerd. De meeste bestaande en traditionele taken worden goed uitgevoerd. Competitie en een aantal toernooien gaan goed. Een taak die de afdeling goed kan doen maar die nu niet goed loopt is het binnenhalen in de NTTB van grijze leden en het integreren van bedrijfs- en andere nevenbonden. Dit kan een afdeling beter dan de centrale NTTB. 4. Welke taken zijn moeilijk in de afdeling te vervullen Onderbezetting is er bij trainingen, communicatie, opleidingen en enkele toernooien. Voor zover deze taken worden uitgevoerd zijn er problemen met de continuïteit. Opvallend is ook dat een aantal landelijke initiatieven niet, of slechts door toeval, doordringt tot de verenigingen. Op veel terreinen ontbreekt chemie tussen NTTB en verenigingen. Het aandeel van vrijwilligers in het werk van de NTTB wordt sterk onderschat. Binnen het bondsbureau doet alleen Breedtesport hier iets aan. Er is veel meer begeleiding nodig. Wezenlijk is dat mensen worden ingezet op datgene wat ze graag doen. Vrijwilligersmanagement is een essentiële taak van de afdeling. Enkele taken kunnen juist beter op landelijk niveau worden gedaan. Het gaat om datgene wat in heel Nederland gelijk is, bijvoorbeeld het coachen van verenigingen bij veilig sportbeleid. De afdeling is hier ook niet op ingericht. 5. Hoe kijkt het AB aan tegen de financiële verhouding Afdeling – Bond. Het feit dat afdelingen geen rechtspersonen zijn en dus formeel geen geld bezitten hoeft geen probleem te zijn. Invloed is belangrijker. De vraag is nog wel wie de eigenaar is van de afdelingsafdracht die volgens het mandaat en het Afdelingsreglement aan elke afdeling wordt toegedeeld. De taak van de ALV rond de begroting van de afdeling kan in deze constructie alleen informatief zijn, nie formeel. De ALV heeft dus een andere taak in de beleidscyclus. De vraag blijft of de NTTB wil dat afdelingen van elkaar verschillen en hoe ver zij mogen gaan in het nemen van zelfstandige beslissingen. Zo is het feit dat Zuidwest 50% van het aan hen toebedeelde geld steekt in het betalen van de afdelingsmanagers een wezenlijk verschil met de zeven andere afdelingen.

44

6. Wat is de visie van het AB op een effectieve en efficiënte organisatiestructuur ten behoeve een goede ontwikkeling van de tafeltennissport De afdelingsmanagers van Zuidwest adviseren:  Vul bestuur en taken anders in: meer vrijwilligersmanagement, minder uitvoering  Verander de bestuursorganisatie op verenigingsniveau: één bestuur voor meerdere verenigingen of meerdere locaties en reduceer zo de overhead.  Schakel externe deskundigen in bij het invoeren van veranderingen en kijk goed naar wat andere bonden doen  Maak de landelijke organisatie sterker  Zorg dat de BR-leden meer vertegenwoordigers van de afdelingen zijn en maak ze beter zichtbaar.

45

Afdeling West 8 mei 2013, Zoetermeer

Aanwezig: Laura v.d.Meer, Jetty Borgers, Peter Nijdam, Vally Karagantcheff (AB West), Igor Heller (WG Bestuurlijke Vernieuwing), Wim Vreeburg (beide) West heeft een bestuur met 5 leden. Het bestuur kampt op het moment van het gesprek met enkele problemen rond de afdelingstrainingen. Deze problemen hebben geen rol in het gesprek gespeeld. 2. Analyse situatie afdelingen. West signaleert dat de scheiding van de functie BR-lid en AB-lid heeft geleid tot een minder goede verbinding tussen BR-leden en verenigingen. Dit zou beter moeten. De bezetting van het AB is nu vrij goed. West heeft een solide basis, maar de opvolging is onzeker. Projectmatige taken invullen lukt goed, de permanente taken invullen kost veel meer moeite. Het model van Zuidwest spreekt West aan. 3. Welke taken kan de afdeling goed vervullen. West ziet de afdeling als brug tussen de landelijke organisatie en de verenigingen. De afdeling geeft informatie door over wat verenigingen kunnen doen. Er is ten opzichte van nu wel intensiever contact met de verenigingen nodig. Dit kost echt tijd. De verenigingen komen zelf niet met onderwerpen. Zij hechten sterk aan hun eigen identiteit. Als de competitie en de toernooien goed lopen en de afdelingscontributie niet omhoog gaat is men tevreden. Er is grote angst voor het weghalen van spelers door andere verenigingen. Daarnaast kent West enkele verenigingen die echte gesloten bolwerken zijn. Dienstverlening door de afdeling wordt zelden gevraagd, alleen op het gebied van accommodaties. West is actief op het gebied van Table Stars. Daarnaast blijkt het Kindertafeltennisfeest bij veel verenigingen nog te bestaan en vaak goed te werken. Een aantal verenigingen is actief met scholen. De afdeling doet daar weinig in, behalve als de contacten voor meerdere verenigingen tegelijk nodig zijn, zoals richting de gemeente Den Haag. 4. Welke taken zijn moeilijk in de afdeling te vervullen Opleidingen blijft een moeilijk punt. Enerzijds is dit een landelijke taak, te omvangrijk voor het vrijwilligersnetwerk. Anderzijds is er wel vraag naar opleidingen, maar kost het zoveel tijd om de opleiding naar de afdeling te halen dat veel kandidaten al hebben afgehaakt, waardoor de opleiding er uiteindelijk wegens gebrek aan deelnemers helemaal niet komt. De opleidingen sluiten ook niet altijd aan op de wensen van de verenigingen. Zo is bv. het verschil tussen begeleider niveau 1 en trainer niveau 2 te groot. De afdeling organiseert toernooien, maar dit zou meer door verenigingen moeten gebeuren, begeleid door een veel kleinere groep vanuit de afdeling. De afdeling organiseert trainingen, maar men krijgt de spelers er niet meer naar toe. Er zijn ook minder spelers die aan de eisen voldoen en veel gaten in de trainingsstructuur. West probeert zich aan te passen aan de huidige U13 opzet. Ook deze taak lijkt te groot voor de afdeling. Het was ook lang een landelijke taak die vooral uit geldgebrek bij de landelijke organisatie naar de afdelingen is verplaatst. 5. Hoe kijkt het AB aan tegen de financiële verhouding Afdeling – Bond. West vreest dat veel afdelingen de laatste tijd het beeld hebben gekregen dat het geld dat zij als het hunne beschouwden (maar dit formeel niet was) niet meer van hen is en daarom meer uitgeven dan vroeger. Als afdelingen geen rechtspersonen zijn en dus formeel geen geld bezitten heeft het goedkeuren van de begroting door de ALV geen waarde. Daarmee heeft de ALV als hoofdtaak het kiezen van AB- en BR-leden. 6. Wat is de visie van het AB op een effectieve en efficiënte organisatiestructuur ten behoeve een goede ontwikkeling van de tafeltennissport. West pleit voor een kleine vaste kernbezetting van het AB, kleiner dan het reglementaire minimum van 5 ABleden. Daaromheen zou een aantal projectmatige commissies moeten werken met één vaste figuur als kern. Het model van Zuidwest spreekt West aan: een paar professionals met een groot aantal uitvoerdende vrijwilligers en een goede verbinding met de landelijke organisatie. Van professionals mag je meer verwachten, zowel in tijd als in kwaliteit. Daarnaast staan commissieleden dichter bij de verenigingen dan AB-leden. Van commissieleden wordt makkelijker geluisterd. Een alternatief zou een klein AB zijn dat vooral bezig is met het aansturen van commissies.

46

Gesprek AB Noord. Aanwezig namens AB Noord; Wieb Roffel, Herman v.d. Hende en ..... Aanwezig namens de werkgroep ; Koen Jacobs en Wim van Selling.

Gespreksverslag. Het afdelingsbestuur is onlangs twee bestuursleden kwijtgeraakt. Het AB heeft geen moeite om nieuwe bestuursleden te vinden. Men verwacht binnenkort weer op volle sterkte te zijn. Niet alle commissie zijn volledig bezet. De competitiecommissie functioneeert uitstekend, De Jeugdcommissie is onderbezet. Men is op zoek naar nieuwe voorzitter voor deze commissie. Men verwacht ook hier weer binnen afzienbare tijd aanvulling te krijgen. De Competitiecommissie functioneert uitstekend en is volledig bezet. Toernooien worden op ad hoc basis georganiseerd. Het AB probeert de organisatie van drie regiokampioenschappen en de Noordelijke Kampioenschappen bij verenigingen onder te brengen. Hiertoe worden overeenkomsten voor de duur van drie jaar gesloten. Het is wel de intentie om commissie te vormen. Verhouding alv en bondsraad. Het AB van Noord zou graag zien dat met name begrotingen en jaarrekeningen eer op de alv van de afdeling worden behandeld om vervolgens bekrachtigd/goedgekeurd te worden door de bondsraad. Welke bevoegdheden heeft de afdeling.? Afdeling Noord is van mening dat de afstand tussen de bondsraadsleden en de afdeling te groot is. Vanuit de werkgroep wordt hierover opgemerkt dat de afdelingen hier hel verschillend mee omgaan en dat de invulling van een goede koppeling een verantwoordelijkheid is van het ab en en de br-leden die gekozen zijn door de alv. . Het AB merkt op dat de Br-leden met functiezetels en zijn gekozen door de overige brleden niet thuis horen in de bondsraad. Het AB ziet deze leden liever in een adviescommissie en een derde br-lid vanuit de afdeling. Bovendien vindt men de benoeming van de functiezetels niet democratisch. De werkgroep merkt op dat de afdelingen invloed hebben op de benoemingen op de functiezetels; 1) via de eigen afvaardiging in de bondsraad en 2) via het College van Voorzitters. Dit college doet namelijk de voordracht voor de functiezetels,. Het AB ziet als voornaamste kerntaken van de afdeling: - organisatie competitie en toernooien. - betrekken van jeugd bij de organisatie van de verenigingen. Veel verenigingen leggen vaak het accent bij senioren tafeltennis. Verenigingen zouden zich meer bezig moeten houden met het binden van de jeugd. Tussen 18 jaar en 21 jaar zijn weinig leden. Met name de overstap naar de senioren is een lastige. Jonge senioren gaan nog naar school. Voor hen is de competitieavond te lang. Het AB heeft 2 suggesties om dit probleem aan te pakken; 1) Leeftijd van senioren verhogen, 2) Invoering duocompetitie. - het AB ziet talentherkenning als een taak van de afdeling. Men zou de afdelingstraining willen vervangen door regionale trainingen, waarbij er sprake is van meer samenwerking tussen verenigingen. - Het AB wil Breedtesport, stimulering via financiën. Voor verschillende projecten kan de afdeling een financiele bijdrage leveren.

47

Het AB zou graag zien dat Jeugdbeleid vanuit de Bond wordt gestimuleerd door bijvoorbeeld formats, concepten aan te bieden die vervolgens op Afdelingsniveau en verenigingsniveau kunnen worden uitgewerkt, al dan niet met ondersteuning van het bondsbureau. Als voorbeeld wordt hierbij table stars genoemd. Voorbeeld: bond levert concept aan. Uitwerking op ab en verenigingen. Sturing moet vanuit bondsbureau komen. Er moet een goede wisselwerking tussen bondsbureau en afdelingen, verenigingen, specialisten. Het is belangrijk om operationele thema’s te definieren en daarvoor draagvlak te creëren. Meer abstracte thema,s zouden rechtstreeks vanuit het bondbureau moeten worden geinitieerd en uitgerold. Een vertegenwoordiger van het bondsbureau zou zo’n thema moeten uitdragen, hierbij wordt gedacht aan bijvoorbeeld de parasport. Effectieve organisatie. Op de vraag wat het AB als meest effectieve en efficiente organisatie wordt gezien wordt gesteld; Vraag het de mensen. De afdeling is dichtbij en heeft een gezicht. Het AB zit dicht op de verenigingen. Er moet een goed samenspel ontstaan tussen Afdelingen en bondsbureau. Men moet zich ondersteund weten. Beleidsterreinen vanuit bond: Ontwikkeling breedtesport, trainingen. Volgens AB Noord zou de NTTB het enthousiasme voor tafeltennis onder de jeugd tijdens vakanties en vrije tijd meer moeten exploiteren. Daarbij moeten we niet bang zijn om tafeltennis ook als een spelletje te benaderen. Haal de kinderen met het spelletje tafeltennis binnen en kijk dan wie zich kan/wil door ontwikkelen naar de sport tafeltennis.

Tegen het alternatief van de Afdeling Zuid West wordt niet negatief gekeken. Al vraagt het AB zich af of dit financieel gezien een duurzame constructie is. Tot slot wordt het AB door de werkgroepleden bedankt voor het openhartige gesprek. De input zal, samen met die van de andere afdelingen worden verwerkt in een visiedocument dat uiteindelijk in de bondsraad ter besluitvorming zal worden geagendeerd. Verslag; Wim van Selling.

48

Gespreksverslag AB Afdeling Limburg. d.d. ; 03-10-2013, locatie ; Sevenum Aanwezig; Hans Cloostermans, Lucien Scaf, Willem Hugues, Maurice Kemp en René Daniels, Koen Jacobs en Wim van Selling. 1. inleiding op thema; sleutel woorden - bestuurlijke vernieuwing - commissie loorbach - eenheid van beleid - praatstuk bondsraad - gedeelde analyse - zoektocht naar structuur waarin verenigingen beter kunnen worden ondersteund, landelijk beleid tot in de vereniging kan worden uitgerold 2. Analyse situatie afdelingen. Nagaan of dit betrokken afdeling dit beeld herkent. Verenigingen hebben het moeilijk om vrijwilligers te krijgen. Binnen het afdelingsbestuur zijn alle functies vervuld. Binnen de werkgroepen zijn nog wel enkele functies vacant, maar het AB stelt dat ongeveer 90 procent vervuld is. Het makkelijk of moeilijk vervullen van vacante functies hangt van de inhoud van deze functies af. Functies die te maken hebben met de kerntaken binnen de tafeltennissport zijn goed bezet te krijgen. Het is moeilijker om vrijwilligers te krijgen voor PR/communicatie, werven opvang en behoud, breedtesport. Het AB vindt duidelijkheid omtrent de verantwoordelijkheden van de verschillende geledingen belangrijk. Het AB zit elk jaar om tafel met HB. Het AB ervaart dit als goede gesprekken en men constateert dat het HB ook wat met de inhoud van deze gesprekken doet. Het AB geeft aan voluit bereid te zijn samen te werken met de landelijke organisatie, waaronder het bondsbureau. Als voorbeeld wordt genoemd Opleidingen. Laat het bondsbureau hierin samenwerken met de afdelingen. Betrek de afdeling bij de uitvoering van e.e.a. Het AB ziet de kwetsbaarheid van het Bondsbureau. Ze beseft tegelijkertijd dat het soms ook wel makkelijk is om naar de landelijke organisatie te wijzen. Hetgeen vanuit de verenigingen overigens ook wordt gedaan in de richting van het afdelingsbestuur. Het functioneren van de landelijke organisatie, waaronder het bondsbureau is de afgelopen jaren wel verbeterd. Het functioneert steeds beter. Het AB doet alles om de mensen in de vereniging fijn te laten tafeltennissen. Men probeert de verenigingen zoveel mogelijk te ondersteunen. Als zich voor problemen ziet staan die ze zelf niet direct kunnen oplossen, klopt het AB aan bij bondsbureau. De voorzitter pleit voor een nationaal systeem waarin iedereen communiceert met wie hij moet communiceren. Dit houdt in dat iedereen direct de berichtgeving ontvangt die voor hem bestemd is en dat er niet eerst een secretariaat tussen moet zitten. Hij constateert dat er nog vaak hobbels in de communicatie zitten, omdat men de berichten binnen de verenigingen niet doorstuurt naar de juiste personen. Niet elke afdeling het wiel laten uitvinden. Als de communicatie stokt binnen vereniging dan ontstaat echt probleem. Men moet de mensen actief kunnen benaderen. Hiertoe zou NAS kunnen worden uitgebreid met een mailfunctie. Het AB is van mening dat regionale zaken uitgevoerd moeten worden op afdelingsniveau. Het AB kent de verenigingen en hun accommodaties. Opleidingen zou nationaal aangestuurd moeten worden, waarbij de afdelingen faciliterend kunnen zijn. Zo zou ook de ontwikkeling van projecten en productformats vanuit de landelijke organisatie ontwikkeld dienen te worden. In de uitvoering kunnen de afdelingen wederom een faciliterende rol vervullen. Het AB probeert initiatieven te stimuleren via financiën. Het AB verzorgt financiële ondersteuning voor verschillende activiteiten binnen de afdeling Limburg. Binnen de Afdeling wordt door verenigingen samengewerkt op het gebied van toernooien. Voorts worden er zogenaamde platformbijeenkomsten

49

georganiseerd waarin overleg plaatsvindt omtrent bepaalde thema s. Hier nemen mensen aan deel die binnen de vereniging met deze thema’s bezig zijn. Op deze wijze probeert men een situatie te creëren van “halen” en “brengen”. 3. Welke taken kan de afdeling goed vervullen? Als onderlegger kan hierbij de taakbeschrijving van de afdeling worden gehanteerd. Zie boven. 4. Welke taken zijn moeilijk in de afdeling te vervullen? Zie boven. 5. Hoe kijkt het AB aan tegen de financiële verhouding afdeling - landelijke bond en de gewenste rollen van bondsraad en ALV afdeling? Kadervorming is lastig. Het AB voelt er wel iets voor om bepaalde functies landelijk invullen: bijvoorbeeld die van uitvoerend penningmeester. Als het gaat om de financiële verhouding AB-NTTB dan leeft het gevoel; wij hebben de centen en daar willen we beleid mee maken. Men is er voorhand niet op tegen om 1 “NTTB-pot” te creëren. Van waaruit vervolgens beleidsprogramma’s worden gefinancierd aan de hand, binnen de kaders van de NTTB, geformuleerd beleid. Het principe financiën volgt beleid. Als het goed geregeld kan worden dan ziet het AB hierin geen onoverkomelijke bezwaren. Als het maar werkbaar is. De aanwezigen beseffen dat dit onderwerp onderhevig is aan de nodige sentimenten en waarschuwt er dan ook voor die niet te bagatelliseren. Het AB stelt dat we als NTTB financieel één zijn, maar dat ze organisatorisch een afdeling is. Men stelt dat de timing voor deze discussie riskant is. Het uitgangspunt dat kwaliteit een prijs mag hebben is voor het AB acceptabel. Als het AB overtuigd kan worden van nut en noodzaak, dan zal zij zich voluit inzetten om de afdeling te overtuigen. Het AB geeft nog de suggestie mee om met name klein verenigingen te laten samenwerken met andere sportverenigingen in bijvoorbeeld een omnivereniging. 6. Wat is de visie van het AB op een effectieve en efficiënte organisatiestructuur ten behoeve een goede ontwikkeling van de tafeltennissport? Het AB stelt dat het platformoverleg een goede werkvorm blijkt te zijn om met elkaar te delen wat er leeft binnen de regio. Deze moeten dan wel zo professioneel mogelijk ingericht worden. Deze werkvorm zou nog een verdere uitwerking kunnen krijgen in cluster bijeenkomsten, waardoor de reisafstanden korter worden. De frequentie zou dan wat hoger kunnen zijn. Belangrijk is echter dat men met hun aanwezigheid er iets mee kan winnen voor de vereniging en/of voor zichzelf. Verslaglegging/opbrengsten van deze bijeenkomsten zouden op de website van de NTTB en afdelingen gepubliceerd kunnen worden. De voorzitter zou graag zien dat het bondsbureau meer mandaat krijgt. Het HB zou zich meer in de rol van Raad van Toezicht kunnen bewegen. Hij heeft nu één keer een bijeenkomst van het College van Voorzitters bijgewoond en heeft voor zichzelf de conclusie getrokken dat dit College eigenlijk niets te vertellen heeft. Hij zou het College meer in de rol van de Bondsraad willen zien. Wim en Koen leggen uit dat bestuurlijke vernieuwing juist is opgezet om een heldere scheiding aan te brengen qua taken en bevoegdheden tussen de verschillende geledingen van de NTTB-organisatie. Dat de BR-leden vanuit de afdeling zonder last en ruggespraak deelneemt aan de BR-vergaderingen voorkomt dat de vergaderingen verzanden in belangendiscussies van een enkele afdelingen. De Bondsraad zit er primair voor het reilen en zeilen van de NTTB als geheel. Het is wel belangrijk om een als AB een goed contact te onderhouden met de BR-leden, opdat zij goed op de hoogte zijn van het sentiment in de afdeling. Verslag; Wim van Selling.

50

Gesprek AB Gelre Datum 21 mei 2013 Locatie Wijchen 1. Als inleiding wordt even stilgestaan bij de aanleiding van dit gesprek. Sleutelwoorden hierbij zijn: - bestuurlijke vernieuwing - commissie loorbach - eenheid van beleid - praatstuk bondsraad - gedeelde analyse - zoektocht naar structuur waarin verenigingen beter kunnen worden ondersteund, landelijk beleid tot in de vereniging kan worden uitgerold 2. Analyse situatie afdelingen. Nagaan of dit betrokken afdeling dit beeld herkent. Bevreemd, rapport opgesteld zonder communicatie, verificatie. Ab is niet geheel bezet. Overwogen wordt om Ab terug te brengen naar vijf leden, organisatie wordt dan iets aangepast. Beeld uit analyse is wel herkenbaar. Commissie sportzaken is onderbezet. Commissie CTW is bezet. Bezetting is langere tijd hetzelfde. Nieuwe Ajcl is onder druk opgestaan. Een aantal mensen vervullen noodgedwongen dubbelfuncties. 3. Welke taken kan de afdeling goed vervullen. Als onderlegger kan hierbij de taakbeschrijving van de afdeling worden gehanteerd. Met name competities en toernooien worden goed georganiseerd. Ab beschouwt dit ook als een kerntaak. Afdelingstrainingen / regiotrainingen zijn gestopt. Aanbod van spelers is van een te laag niveau. Clubs met goede trainingsfaciliteiten laten kinderen niet naar deze trainingen gaan. Verenigingen regionaal laten samenwerken is nog niet van de grond gekomen, ondanks het feit dat het AB bereid is om dit te faciliteren. 4. Welke taken zijn moeilijk in de afdeling te vervullen Opvang werven en behoud staat stil. Er is een budget Stimulering sporttechnische ondersteuning er is echter geen functionaris. Het AB merkt dat de verenigingen afwachten. Table stars; er zijn drie pakketten aangeschaft. Het gebruik ervan is minimaal. Verenigingen die de weg weten gebruiken ze nog wel. Het AB is gestopt met regionale bondstraining/afdelingstraining. Grotere verenigingen haken af omdat ze zelf betere voorzieningen hebben. Hierdoor werd het niveau van het spelersaanbod te laag. Het AB is van mening dat Topsportbeleid bovenregionaal vorm zou moeten krijgen. Ab heeft afweging kosten baten gemaakt. Middelen zijn wel beschikbaar gesteld voor samenwerkingsverbanden. Hier wordt geen gebruik van gemaakt. Verenigingen zijn huiverig om op dit vlak samen te werken. 5. Hoe kijkt het AB aan tegen de financiële verhouding afdeling - landelijke bond en de gewenste rollen van bondsraad en ALV afdeling? AB heeft het gevoel dat in de begroting 2014 de afdelingen de sponsoren zijn van de nttb. Afdeling Gelre is op een negatieve begroting min of meer teruggefloten. We mogen niet doen wat we willen met ons geld. Leuke dingen kun je niet meer doen. Bijvoorbeeld, iets spectaculairs doen bij een afdelingstoernooi. Er moest een nul-begroting komen. Bij de afdeling Gelre leeft het beeld dat het hb de financiën niet onder controle heeft. Bovendien hangen we teveel aan NOC/NSF. De NTTB moet teringnaar de nering zetten.

51

Gewenste rol alv. Alv beslist over eigen beleid. Op deze wijze blijft er betrokkenheid bij inhoud van beleid. Het AB is van mening dat het beleid dat gevoerd wordt over het algemeen past in algemeen in landelijk beleid. Wat afdeling overstijgend is vanuit bondsbureau laten ontwikkelen met ondersteuning vanuit de afdelingen. Afdelingstoernooien, bekerwedstrijden. De dienstbaarheid van het bondsbureau moet goed zijn. Het gebeurt regelmatig dat vragen of diensten niet kan beantwoorden. Als excuus wordt dan gebrek aan menskracht aangedragen. Met name de uitvoerende taken zouden bij de afdeling moeten horen. Over de uitvoering van de competitie wordt verschillend gedacht. Eén van de AB – leden is van mening dat “Zoetermeer” bovenregionale competities zou moeten samenstellen. 6. Wat is de visie van het AB op een effectieve en efficiënte organisatiestructuur ten behoeve een goede ontwikkeling van de tafeltennissport? Er moet iets van een afdeling zijn. De afstand tot “Zoetermeer” wordt als ver ervaren. De afdeling zou de schakel tussen “Zoetermeer” en verenigingen moeten vormen. Men heeft behoefte aan het hebben van invloed op het beleid. Dit zou bijvoorbeeld ook kunnen door één dag per jaar een bestuursdag te organiseren waarop inhoudelijke thema’s worden besproken voor input voor beleid. In de kern zijn zaken wel geregeld. Alv zou br-leden een boodschap mee moeten kunnen geven. Als altenatieve organisatievorm voor de afdelingen wordt de constructie van de Afdeling Zuidwest als voorbeeld genoemd. Het AB benadrukt dat Couleur locale belangrijk blijft.. Het AB vindt het belangrijk dat er duidelijkheid komt in de positie van de afdelingen, zodat men weet waar men aan toe is. Het AB heeft het voornemen te blijven zitten totdat duidelijk is wat er gaat gebeuren. Tot slot nog een advies: Blijf de afdelingsbesturen betrekken bij het proces.

52

Gesprekken werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing met Afdelingsbesturen Afdeling Midden 4 juli 2013, Tilburg. 1. Aanwezig: Manfred de Jong, Flip Valero, Ton van Ginkel, Gilbert Dix, Frank van Schaik, Igor Heller (werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing). 2. Analyse situatie afdelingen, nagaan of de afdeling dit beeld herkent. Het AB van Midden herkent de beschrijving van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing. Zelfs met een complete bezetting zoals Midden die nu heeft is het erg moeilijk beleid te maken. Wat we als NTTB met de bestuurlijke vernieuwing willen is moeilijk, maar het loslaten van een deel van de eigen identiteit van afdelingen zal vele besturen moeite kosten. De discussie over de afdelingswebsites was daar een goed voorbeeld van. Afdeling Midden vindt het juist dat de financiën van één NTTB zijn. Wel is het gevoel dat de afdelingen het huidige vermogen door strak financiëel beleid hebben opgebouwd. De afdeling wil een rol houden in de besteding van NTTB-gelden. De afdeling heeft behoefte aan heldere kaders en prioriteiten. Die geven de richting om beleid uit te voeren. Duidelijkheid over wat de afdeling kan besteden is zeer gewenst om rust in de uitvoering te krijgen en te houden. De kennis voor verbetering zit verspreid over het hele land en die moet daar ook vandaan worden gehaald. De afdeling is er volgens het AB primair voor de verenigingen. De afdeling moet goed op de hoogte zijn van wat de leden wensen, maar ook wat we als NTTB juist niet moeten doen. Goed contact met de verenigingen is de enige manier om daar achter te komen. Afdeling Midden wil voor de breedtesport gaan en zijn activiteiten daarop concentreren. Meebetalen aan nationale topsportevenementen past daar eigenlijk niet bij. Het stuk van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing ademt wel een centralistische koers uit. Het zou meer moeten gaan over de vraag hoe je aan vrijwilligers komt en de vraag hoe je de verenigingen het beste kunt helpen. De afdeling voelt zich niet gehoord als zij eigen initiatieven willen nemen. Dit is vaak frustrerend. Het gevoel is dat er vanuit het bondsbureau van alles wordt opgedragen, maar wat je zelf inbrengt vindt geen gehoor. Dit maakt het moeilijk om trots te zijn op het feit dat je NTTB’er bent. De contacten met het bondsbureau verlopen moeizaam, met uitzondering van één medewerker waar waarmee men wel goed uit de voeten kan. Het is veelal onduidelijk wie je voor welk onderwerp moet hebben, en vervanging bij afwezigheid is niet of nauwelijks geregeld. Het hart Bondsbureau klopt niet. 3. Welke taken kan de afdeling goed vervullen? Het uitvoeren van de afdelingscompetities en de afdelingstoernooien gaat goed. Hier is men tevreden over. Opleidingen gaat beter dan voorheen, maar is nog niet zoals het wezen moet. Het bondsbureau wordt hier eerder als belemmerend dan bevorderend ervaren. Het AB zou graag meer aan reclame en werving doen, het verkopen van de sport en het werven van regionale sponsoring. Hier zijn momenteel geen mensen voor. Hetzelfde geldt voor het binnenhalen van bedrijven in de NTTB. Midden heeft behoefte aan een pakket om hiermee aan de slag te gaan, vergelijkbaar met bv. Table Stars. Zelf dit soort pakketten ontwikkelen lukt niet, uitvoeren van een goed pakket wel. 4. Welke taken zijn moeilijk in de afdeling te vervullen? Met name beleid maken is erg moeilijk. Het AB doet nu wat hen goed lijkt, en richt zich vooral op datgene waar verenigingen om vragen. Een aantal uitvoeringen van landelijk beleid zijn niet relevant voor de vereniging of werken niet in de vereniging (bv. Onder 13). Hier wil Midden eigenlijk niet aan meewerken. Andere onderwerpen waar wel door verenigingen om wordt gevraagd (bv. verbeteringen van NAS) nu blijven liggen. Het AB voelt zich nu medeplichtig gemaakt aan iets waar zij zelf geen invloed op hebben. Wel worden zij door hun leden afgerekend op datgene wat er nu juist niet gebeurt. Het AB heeft weinig kennis over wat er via de Bondsraad mogelijk is. Er is wel vertrouwen in hen en de huidige BR-leden zien zij duidelijk wel als vertegenwoordigers van afdeling Midden. 5. Hoe kijkt de afdeling aan tegen de financiële verhouding Afdeling – Bond?

53

De afdeling heeft geen eigen geld, maar de suggestie wordt gewekt dat dat wel zo is. Het AB vindt ook dat de afdeling geen rechtspersoon moet zijn. Wel wil het AB de afdelingscontributie in stand houden als eigen ruimte binnen het nationale beleid. Wanneer er een duidelijk kader is vastgesteld waaraan dat geld kan worden besteed en er heldere prioriteiten zijn voorkom je dat er geld in de afdeling blijft liggen, zoals wel vaak gebeurt. Het AB denkt bij deze eigen besteding aan zaken als cursussen vrijwilligersbeleid voor verenigingen en de eerder genoemte werving, reclame en het binnenhalen van bedrijven. De kern van dit alles is: Structuur, Prioriteiten en Producten. Midden ervaart een praktisch probleem: soms kan er niet betaald worden via de rekening courant. Dit kan handiger worden geregeld. Als een afdeling verplichtingen heeft moeten die gewoon op tijd betaald kunnen worden. 6. Wat is de visie van het AB op een effectieve en efficiënte organisatiestructuur ten behoeve een goede ontwikkeling van de tafeltennissport Midden ziet het bestuursmodel van Zuidwest om praktische (financiële) redenen niet zitten. Het werkt in Zuidwest goed omdat er twee goede mensen zijn, niet omdat die betaald zijn. Midden ziet meer in een wat kleiner afdelingsbestuur met daarnaast meer uitvoerende mensen. Het AB is een tussenstation dat doorgeeft wat verenigingen willen, hetzij richting de uitvoerenden op afdelingsniveau, hetzij naar de landelijke organisatie. De huidige structuur komt daar al bij in de buurt. De uitvoering kan echter beter. Met name van het bondsbureau wordt meer verwacht: luisteren en antwoord geven. Nu gaat het te traag. Het AB is een eerste aanspreekpunt voor verenigingen en de voeding voor de ontwikkeling van producten door het BB. Daarbij zijn duidelijke afspraken nodig wie wat doet en voor wie. 7. Vervolgtraject Het AB ziet weinig in gesprekken van de werkgroep Bestuurlijke Vernieuwing met de ALV’s van de afdelingen. Men vreest dat dit slechts tot een klaagzang gaat leiden. Voor de communicatie met de verenigingen is het Verenigingscongres veel beter geschikt. Hier zijn de verenigingen niet aanwezig omdat het moet, maar omdat ze kennis willen halen en brengen. Gesprekken met ALV’s zijn pas zinvol als er iets concreets te bespreken en te besluiten is.

54

Gesprek AB afdeling Oost Datum; 06-07-2013 Locatie; TTV De Brug, Apeldoorn 1. inleiding op thema; sleutel woorden - bestuurlijke vernieuwing - commissie Loorbach - eenheid van beleid - praatstuk bondsraad - gedeelde analyse - zoektocht naar structuur waarin verenigingen beter kunnen worden ondersteund, landelijk beleid tot in de vereniging kan worden uitgerold 2. Analyse situatie afdelingen. Nagaan of dit betrokken afdeling dit beeld herkent. Het AB geeft aan dat momenteel de bezetting honderd procent is, Er is geen bestuurslid topsport, maar dat is een bewuste keuze. Men beschikt over een commissie Topsport die zeer adequaat bezet is. Men probeert zoveel mogelijk met commissie te werken. Deze commissies hebben een grote mate van vrijheid. Mensen geven tijdig aan als ze stoppen, zodoende worden er toch steeds weer mensen gevonden om vacante posities te bezetten. Afdeling Oost zoekt samenwerking met omliggende afdelingen. Zo werkt de afdelingstrainer van Gelre nu ook in Oost Afdeling Oost werkt met een Competitie-commissie en een Topsport-commissie. Beide commissies zijn goed bezet en functioneren goed. 3. Welke taken kan de afdeling goed vervullen. Als onderlegger kan hierbij de taakbeschrijving van de afdeling worden gehanteerd. Afdeling Oost is in staat om vrijwel alle taken goed te vervullen.. Nttb houdt vast aan beleidsformats, dat wordt als een goede zaak ervaren. Voorheen was er vaak sprake van kortlopende projecten, dit werkte niet. De kwaliteit is nu beter, de mensen zijn beter voorbereid. Trainersopleiding: elk jaar een aanbod van verschillende trainersopleidingen is teveel van goede. Het minimum van 12 deelnemers wordt als knelpunt ervaren. Om elk jaar 12 mensen te vinden voor de opleiding is een hele opgave. Afdeling Oost neemt wel initiatief, bijvoorbeeld de organisatie van T 1-bijeenkomsten. Bovendien heeft zij een aantal plaatsen van de cursus T2 in Zwolle gefinancierd, zodat deze toch doorgang kon vinden in Zwolle. Het AB stelt dat de samenwerking tussen de afdeling en het bondsbureau in de afgelopen jaren is verbeterd.

4. Welke taken zijn moeilijk in de afdeling te vervullen Het AB kan niet benoemen welke taken moeilijk te vervullen zijn. Contracten worden meerjarig afgesloten, waardoor er een behoorlijke mate van continuïteit ontstaat. Rol topsport: Het AB ziet de ontwikkeling van topsport als taak van de landelijke organisatie. De rol van de afdeling is hierbij dan vooral faciliterend en aanvullend. 5. Hoe kijkt het AB aan tegen de financiële verhouding afdeling - landelijke bond en de gewenste rollen van bondsraad en ALV afdeling. Het AB wil graag de mogelijkheid houden om plannen te ontwikkelen en uit te voeren, welliswaar binnen de gestelde beleidskaders van de landelijke organisatie.

55

Men stelt vast dat de rekening courant oploopt bij de landelijke nttb en dat het spaarsaldo terugloopt. De landelijke organisatie moet beseffen dat de “afdelingsvermogens” eenmalig geld is, waarmee geen structurele oplossingen gefinancierd kunnen worden. Het AB pleit voor het voeren van 1 administratie voor alle afdelingen. Je hoeft geen 8 penningmeesters te hebben voor het uitvoerende werk. Men vond de prijs voor overheveling naar bondsbureau, zijnde € 2500,--, aan de hoge kant. Het AB pleit voor verdere professionalisering, kwaliteit mag geld kosten. Als alle financiën naar nttb gaat ontstaat er wel het gevaar voor een te grote afstand. Financiën was geen item op alv. Mensen maken zich druk om core business Om te komen tot een andere financiele verhouding zou het principe “geld volgt beleid” een uitwerking kunnen krijgen. Koppeling br leden alv: De BR-leden van de afdeling Oost leggen verantwoording af tijdens de alv. De Bondsraad is een punt op de agenda van de ALV. Het AB heeft een goed conctact met de BR-leden. Beide leden waren ook bij dit gesprek aanwezig. 6. Wat is de visie van het AB op een effectieve en efficiënte organisatiestructuur ten behoeve een goede ontwikkeling van de tafeltennissport Het AB is benieuwd naar ontwikkeling zuidwest. Men is van mening dat de afd.managers wel tafeltennissers moeten zijn. Het AB is voorstander van een structuur met sterke commissies. Dat wil zeggen commissies met een grote mate van autonomie als het om uitvoering gaat. Het AB zou graag zien dat er een structuur wordt ontwikkeld waarbij invloed op beleid van onder af duidelijk vorm krijgt. Bestuurdersoverleggen en verenigingscongressen zouden daarbij instrumenten kunnen zijn. Het AB is van mening dat de we onze energie vooral moeten richten op betrokken verenigingen. Dit schept een klimaat waarbij we elkaar kunnen stimuleren. Het AB stel met nadruk dat er ruimte moet blijven voor het zogenaamde couleur locale of met andere woorden voor eenheid in verscheidenheid. Het AB geeft nog het volgende zorgpunt mee: Continuïteit in bemensing van het bondsbureau. Men heeft ervaren dat er in de afgelopen periode erg veel personele wisselingen hebben plaatsgevonden. Men kan zich voorstellen dat dit de kwaliteit van de dienstverlening onder druk zet. Vanuit de verenigingen ontvangt men het signaal dat de drempel naar bondsbureau is heel hoog. Het AB zelf heeft hier minder last van, omdat er sprake is van goede relatie vanuit het AB met de mensen van het bondsbureau.

56

Bondsraad 23 november 2013 Bijlage 16

AFKORTINGEN BIJ DE VERGADERSTUKKEN VOOR DE BONDSRAADSVERGADERING VAN 23 NOVEMBER 2013 OP ALFABET AB ABZ ALO ASK Bb BR BRV BSO BV BV (werkgroep) CAA CMS CTO CTW Cv CvV DBT EJK EK ELO ETTU EVC EVK fte HB HB-vergadering HBO ICT ISA ITTF JONIT K/k KISS KNHB KNVB KPI KSA KSS KTTF LOOT(-school) MJBP MT M/V NAS NASB NJK NK NOC*NSF NOS NSW NTTB OPL

Afdelingsbestuur Algemeen Bestuurlijke Zaken Algemeen Lichamelijke Opvoeding Akademie voor SportKader Bondsbureau Bondsraad Bondsraadsvergadering Buitenschoolse Opvang Bondsvertegenwoordiger Werkgroep Bestuurlijke vernieuwing Commissie Administratie en Automatisering Content Management System Centrum voor Topsport en Onderwijs Commissie Toernooien & Wedstrijden Curriculum Vitae College van Voorzitters Dutch Butterfly Team Europese Jeugdkampioenschappen Europese Kampioenschappen Elektronische Leer Omgeving European Table Tennis Union Eerder verworven competentie Eerder verworven kwalificatie Fulltime equivalent Hoofdbestuur Hoofdbestuursvergadering Hoger BeroepsOnderwijs Informatie en CommunicatieTechniek Instituut voor Sportaccommodaties International Table Tennis Federation Stichting Jeugd Ondersteuning Nationaal en Internationaal tafeltennis = duizend, wordt gebruikt in samenstellingen met bedragen Kennis en Informatie Systeem in de Sport Koninklijke Nederlandse HockeyBond Koninklijke Nederlandse VoetbalBond Kritische Prestatie Indicator Kwalificatiestructuur Arbitrage Kwalificatiestructuur sport Kinder TafeltennisFeest Landelijke Organisatie Onderwijs en Topsport Meerjarenbeleidsplan Management Team Mannelijk/vrouwelijk NTTB Administratie Systeem Nationaal Actieplan Sport en Bewegen Nederlandse Jeugdkampioenschappen Nederlandse Kampioenschappen Nederlands Olympisch Comité*Nederlandse Sport Federatie Nederlandse Omroep Stichting Nationale Sportweek Nederlandse Tafeltennisbond Opleidingen

57

OTT PM P&O PPS PR PvB Rbt RCL ROC RTC SB SBN SMART SPBS SPO SR1 t/m 5 SRC STN SWOT-analyse TBPR TBV’s TEC TH TL1 t/m 4 TO TT1 t/m 4 TTL TUC TVS USBO VO VSK VV VVTT VWS WK WOS

Olympic Talent Team Pro Memorie Personeel & Organisatie Penalty Point System Public Relations Proeve van Bekwaamheid Regionale Bondstraining RegioCompetitieLeider Regionaal OpleidingsCentrum Regionaal TrainingsCentrum Sporter met een beperking Squashbond Nederland Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden Studie Planning & Beheer Systeem Sport- en Productontwikkeling Opleiding Scheidsrechter Scheidsrechterscommissie Stichting Tafeltennisevenementen Nederland Sterkte-zwakteanalyse (oorspr. Engels: Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) Toolbar PageRank Beschrijving van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden TopEvenementenCommissie Talentherkenning Opleiding Toernooileider 1 t/m 4 Talentontwikkeling Opleiding Tafeltennistrainer-1 t/m 4 Table Tennis Logistics Tuchtcommissie TalentVolgSysteem Departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap Verenigingsondersteuning Naar een veiliger sportklimaat Voetbalvereniging Vereniging Van TafeltennisTrainers Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Wereldkampioenschappen tafeltennis Werkgevers Organisatie in de Sport

58