Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta
Návrh a realizace informačního systému firmy VIKTORIN COMPUTERS Bakalářská práce
Vedoucí práce: Ing. Ivana Rábová, Ph.D.
Lukáš Konečný Brno 2007
Poděkování Na tomto místě bych rád poděkoval vedoucí práce Ing. Ivaně Rábové, Ph.D. za připomínky a rady při osobních konzultacích, které mi pomohly při vypracování této bakalářské práce.
Prohlášení Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci vypracoval sám a to s použitím zdrojů, které uvádím v seznamu.
V Brně, dne 24. 5. 2007
……………………..
Abstract Konečný, L. Design and implementation of information system for VIKTORIN COMPUTERS Copany. Bachelor’s thesis. Brno, 2007. This bachelor’s thesis aim on design and implementation of information system. At the beginning, i will explain some theoretic conceptions from the area of information system and his effectively. My part of work deals with design model of information system and implementation of his parts in scripting language Pearl and database system ORACLE. Result of this given project is an internet application, which supports sales of VIKTORIN COMPUTERS Company.
Abstrakt Konečný, L. Návrh a realizace informačního systému firmy VIKTORIN COMPUTERS. Bakalářská práce. Brno, 2007. Tato bakalářská práce se zabývá návrhem a realizací informačního systému. Zpočátku jsou vysvětleny některé teoretické pojmy z oblasti informačního systému a jeho efektivnosti. Vlastní část práce se zabývá tvorbou modelu informačního systému a implementací jeho části ve skriptovacím jazyku Perl a databázovém systému ORACLE. Výsledkem je internetová aplikace pro podporu prodeje firmy VIKTORIN COMPUTERS.
OBSAH 1
2
3
Úvod a cíl práce ............................................................................................................8 1.1
Úvod.......................................................................................................................8
1.2
Cíl ..........................................................................................................................8
Charakteristika a životní cyklus informačního systému.............................................9 2.1
Charakteristika........................................................................................................9
2.2
Životní cyklus informačního systému....................................................................10
2.2.1
Informační strategie organizace.....................................................................10
2.2.2
Úvodní studie systému ..................................................................................11
2.2.3
Globální analýza a návrh...............................................................................11
2.2.4
Detailní analýza a návrh................................................................................12
2.2.5
Implementace................................................................................................12
2.2.6
Zavedení .......................................................................................................12
2.2.7
Provoz, údržba a rozvoj.................................................................................12
Efektivnost a užitek IS/IT ..........................................................................................13 3.1
Užitek z IS/IT .......................................................................................................13
3.2
Efektivnost IS/IT ..................................................................................................15
4
Analýza nákladů a přínosů IS....................................................................................17
5
Firma VIKTORIN COMPUTERS ............................................................................23
6
5.1
Charakteristika firmy ............................................................................................23
5.2
Současný stav firmy..............................................................................................23
Návrh informačního systému .....................................................................................25 6.1
Formální specifikace.............................................................................................25
6.2
Kontextový diagram .............................................................................................26
6.3
Systémový DFD diagram......................................................................................27
6.4
Správa financí.......................................................................................................29
6.4.1
Minispecifikace Systému dokladů .................................................................30
6.4.2
Minispecifikace Správy bankovních účtů a plateb .........................................32
6.5 6.5.1 6.6
Evidence objednávek a reklamací a oprav.............................................................32 Minispecifikace Evidence reklamací .............................................................33 Evidence objednávek a oprav................................................................................34
6.6.1
Minispecifikace Správy objednávek ..............................................................35
6.6.2
Minispecifikace Správy oprav .......................................................................35
7
6.7
ERD .....................................................................................................................36
6.8
Matice CRUD.......................................................................................................37
Analýza nákladů a přínosů pro zavedení IS do firmy VIKTORIN COMPUTERS ............................................................................................................38
8
Implementace IS.........................................................................................................39
9
Závěr ...........................................................................................................................40
10
Literatura ...................................................................................................................41
11
Přílohy.........................................................................................................................42
8
1
Úvod a cíl práce
1.1 Úvod V posledních letech je stále větším a větším trendem zavádění informačních systémů do podniků. Tyto informační systémy napomáhají k ulehčení náročnosti zpracování firemních informací. Tím také dochází k rychlejšímu zpracování a mnohdy to může také rozhodnout při získávání nového zákazníka. Zavedením příslušného informačního systému se totiž zlepší přehlednost ve shromažďování, uchovávání, zpracování a poskytování firemních údajů. Být velkou a perspektivní firmou bez kvalitního informačního systému si už dnes nelze představit. Proto také firmy, které nemají příliš velký podíl na trhu, chtějí na tuto událost zareagovat a to především tím, že si také nechají zavést svůj vlastní kvalitní informační systém.
1.2 Cíl Cílem bakalářské práce je vytvořit a implementovat podpůrný aplikační software ve firmě zabývající se prodejem výpočetní techniky, která se v posledních letech značně rozvíjí. Tento cíl lze rozdělit do několika dílčích cílů (kroků). Analýza informačních toků firmy je jedním z nich. Je nezbytnou součástí pro úspěšné a správné navržení informačního systému. Dalším krokem po provedení analýzy je kompletní návrh informačního systému na základě již provedené analýzy firmy VIKTORIN COMPUTERS. Za poslední krok je považována implementace funkční části navrženého datového modelu, která bude zaměřena na podporu prodeje firmy (na zákazníka). Bude implementován výše zmíněný relační diagram entit a k němu příslušné moduly. Mezi tyto moduly zařadíme zákazníky, objednávky zboží a oprav, reklamace, dodavatele, platby a především také faktury.
9
2
Charakteristika a životní cyklus informačního systému
2.1 Charakteristika Informační systém (IS) je soubor lidí, metod a technických prostředků zajišťujících sběr, uchování, analýzy a prezentace dat určených pro poskytování informací mnoha uživatelům různých profesí. IS musí mít prostředky sběru, kontroly a uchovávání dat. Data musí být zobrazitelná ve srozumitelné formě pro uživatele. Jinak potřebujeme data zobrazit pro ředitele, jinak pro návrháře a jinak pro skladníka. Informační systém je nástroj podporující jisté činnosti, proto ho není možno koupit jako obyčejný program, ale je zapotřebí upravit již existující nebo vytvořit nový. k tomu je zapotřebí analýza potřeb a požadavků a z toho také vyplývá spolupráce zákazníka s dodavatelem. Je potřeba vědět proč a z jakého důvodu se IS zavádí. Mezi problémy, které mohou vést až k nedokončení vývoje, bývá nejasnost nebo nekomplexnost požadavků na systém, nedostatek zájmu a podpory ze strany budoucího uživatele nebo také nedostatek zdrojů jako jsou čas a peníze. IS se skládá z následujících komponent: •
Technické prostředky (hardware) – počítačové systémy doplněné o periferní jednotky.
•
Programové prostředky (software) – jsou tvořené systémovými programy, které řídí chod počítače, efektivní práci s daty, komunikaci počítačového systému s reálným světem a programy aplikačními.
•
Datové zdroje – ke své práci je využívají programové prostředky.
•
Organizační prostředky (orgware) – soubor nařízení a pravidel. Ty definují provozování a využívání informačních systémů a informačních technologií.
•
Lidská složky (peopleware) – řeší otázky adaptace a účinného fungování člověka v počítačovém prostředí, do kterého je zasazen.
•
Reálný svět (informační zdroje, legislativa, normy) – kontext IS.
(Klimeš, 2006)
10
2.2 Životní cyklus informačního systému Samotný proces vývoje a provozu informačních systémů je rozdělen do etap. Důvody tohoto rozdělení jsou především lepší řízení a kontrola. Proces vývoje a provozu informačních systémů je spojen s řadou krizových situací a problémů. Pokud se celý tento složitý proces rozdělí do částí, lze jej lépe zvládnout. Etapy vývoje jsou: 1.
informační strategie organizace,
2.
úvodní studie systému,
3.
globální analýza a návrh,
4.
detailní analýza a návrh,
5.
implementace,
6.
zavedení,
7.
provoz, údržba a rozvoj.
2.2.1 Informační strategie organizace Cílem této etapy je definovat novou nebo upravit stávající strategii vývoje a fungování informačních systémů v organizaci na základě globální strategie a plánů organizace. Vytvořit plány vývoje nových a úprav stávajících informačních systémů tak, aby podporovaly strategické cíle a záměry organizace a přitom byly vzájemně konzistentní. Za hlavní účely etapy informační strategie organizace jsou považovány: •
nalezení problémových oblastí v činnosti celé organizace,
•
stanovení cílů, záměrů a předpokladů pro vývoj nových (úpravy stávajících) IS,
•
určení priorit vývoje jednotlivých IS,
•
plánování jednotlivých projektů, zdrojů a přínosů a strategie postupu vývoje IS,
•
v případě záměru vyvíjet aplikační systémy pro trh, provedení marketingového výzkumu, zjištěných nepokrytých míst na trhu, vyhledání možných zákazníků a vytipování zákazníka.
11 2.2.2 Úvodní studie systému Upřesnění požadavků na systém jako jsou požadavky na informace, zpracování, uživatelské rozhranní, výkonnost, bezpečnost a utajení jsou účely této etapy. Klíčové dokumenty etapy jsou: •
zadání projektu – obsahuje cíle úvodní studie, seznam problémů a jejich řešení, hrubý popis systému, organizační struktury a infrastruktury,
•
specifikace požadavků na IS – obsahuje popis základních požadavků na systém (funkce, data, provoz),
•
koncept navrhovaného systému – obsahuje konceptuální návrh hlavních funkcí systému,
•
schvalovací procedura a plán testování – obsahuje informace o tom kdo bude testovat, kdo bude schvalovat, kdo a kdy připraví testovací příklady, jaká bude forma schválení,
•
plán vývoje systému – obsahuje plán návrhu a zvedení schválené alternativy systému, která bude realizována,
•
úvodní studie – obsahuje shrnutí výsledků a závěrů obsažených v předchozích dokumentech.
2.2.3 Globální analýza a návrh Tato fáze se zabývá: •
analýzou a zpodrobněním základních požadavků na systém,
•
úplnou specifikací všech hlavních funkčních, datových, prováděcích požadavků,
•
oddělením konceptuálních požadavků od technologických a implementačních,
•
návrhem hrubého modelu funkcí systému a hrubého modelu dat systému na konceptuální úrovni,
•
podrobnějším návrhem funkcí a dat na rozhranní systému.
Z výše uvedených informací můžeme tedy vysledovat hlavní cíle této etapy. Jsou jimi zpodrobnění základních požadavků na systém, kdy je možné rozdělení systému do
12 subsystému. Dále pak návrh hrubého modelu funkcí a dat jednotlivých subsystémů a podrobný návrh rozhranní systému na okolí a mezi jednotlivými subsystémy.
2.2.4 Detailní analýza a návrh Zde by měl být vytvořen detailní konceptuální model systému v podobě funkčního modelu a modelu dat. Dále také technologický model systému. Měly by být specifikovány organizační předpoklady zavedení systému, vstupy, výstupy a procedury provozu systému. V neposlední řadě se vypracuje plán testování a plán implementace systému.
2.2.5 Implementace Implementací se rozumí vytvoření fungujícího systému, který realizuje detailní návrh v daném implementačním prostředí včetně neautomatizovaných částí systému. Je důležité provést testování systému jako celku aby správně a bezchybně fungoval. Tento test by měl být samozřejmě patřičně schválen. Otestovat by se měl také z hlediska uživatelských požadavků. Součástí implementace je také školení zástupců uživatelů, kteří se budou podílet na testování. Nesmí zde také chybět vytváření programové dokumentace a úplné verze uživatelské příručky.
2.2.6 Zavedení Znamená instalaci technického a programového vybavení a ručních postupů a procedur. Je potřeba připravit uživatele a organizaci na provoz nového systému. Provádí se pořízení dat, konverze stávající datové základny a ověření, zda je nová datová základna v pořádku pro zahájení běžné práce. Je nutné také přidělit všechna přístupová práva k datům. Při přechodu na nový systém je třeba zajistit aby přechod byl proveden s co nejmenším omezením běžné práce organizace a aby uživatelé měli čas připravit se na systém a jeho využívání.
2.2.7 Provoz, údržba a rozvoj Hlavním cílem je zajištění provozu, údržby a rozvoje systému vzhledem k vývoji potřeb uživatelů v souladu se záměry a cíli organizace. (Řepa, 1999)
13
3
Efektivnost a užitek IS/IT
V posledních letech dospěl vývoj informačních technologií do stavu, kdy nám celosvětové statistiky říkají, že stále rostou výdaje do informačních technologií, ale napříč tomu si neustále stěžují manažeři, že jim tyto investice nepřinášejí očekávaný užitek. Od majitelů a manažerů IS můžeme slýchat často tyto otázky: •
Cena počítačů klesá, ale naše výdaje na počítače se v našem podniku stále zvyšují. Proč tomu tak je?
•
Ví někdo z nás kolik se v našem podniku vůbec utratí za počítače?
•
Jaký význam a hodnotu to má pro podnik?
•
Jak se může náš informační systém rozvíjet do budoucna?
•
Který z těchto výdajů je pro podnik důležitější a čemu bych měl dát přednost při omezených finančních zdrojích?
•
Vrátí se nám vůbec někdy tyto výdaje?
Navzdory rostoucí náročnosti zákazníků, globální konkurenci, vzniku nových trhů, výkyvům trhů potřebují manažeři informace vysoké kvality. Proto neustále potřebují podniky investovat do informačních technologií víc než kdy jindy. Jako majitelé podniků bychom se měli při rozhodování nasazení systému zabývat otázkou efektivnosti projektů IS/IT. Pod pojmem efektivnost si můžeme představit účinnost prostředků vložených do nějaké činnosti hodnocenou z hlediska užitečného výsledku této činnosti.
3.1 Užitek z IS/IT Na problém efektivnost IS/IT se může dívat také z jiné stránky a to tak, že nějakému subjektu (člověk) vzniká potřeba informací, následné uspokojení těchto potřeb pro nás znamená užitek. k uspokojení vzniklé potřeby je potřeba využití určité aplikace informační technologie, za kterou ovšem musíme zaplatit. Tímto se nám kruh uzavírá, níže vidíme nakreslené schéma žitku.
14
Obrázek 1: Model užitku z IS/IT Termínu užitek se v ekonomii věnuje přílišná pozornost, označuje se jím subjektivní pocit uspokojení plynoucí ze spotřeby statků. Problematika hodnocení efektivnosti IS/IT je do značné míry otázkou nejen potřeb a jejich efektivního uspokojování, ale také otázkou očekávání, kterou mají lidé, jakožto koneční hodnotitelé a příjemci užitku. V podnikové sféře můžeme identifikovat 4 kategorie subjektů a jejich očekávání: •
majitelé – trvalé zhodnocování jejich majetku vloženého do podniku,
•
manažeři – úspěšně řídit podnik tak, aby bylo dosahováno žádoucích výsledků s minimem potřeby zdrojů jim svěřených do správy,
•
zaměstnanci – lepší pracovní podmínky, vyšší společenský status a větší pocit sounáležitosti s podnikem,
•
zákazníci – budou dostávat produkty či služby s vyšší přidanou hodnotou za přijatelnou cenu.
Přirozenou potřebou každého racionálně se chovajícího subjektu by mělo být hledání poměru mezi užitkem, který získá z IS/IT a výdaji, které musí na získání tohoto užitku vynaložit, ale také mezi časem potřebným na získání tohoto užitku a riziky spojenými s tím, že tohoto očekávaného užitku nedosáhne. Takto, z hlediska subjektu, „vyvážený“ systém pak můžeme považovat za efektivní. Vloženými prostředky rozumíme výdaje do IS/IT a jejich účinnost budeme měřit přínosy z IS/IT. Výdaje do IS/IT považujeme za „viditelné“, přínosy neboli užitek z těchto výdajů považujeme za „neviditelné“, a proto se také zatím nepodařilo žádnými
15 statistikami či výzkumem prokázat nějaký významný a konzistentní vztah mezi výdaji do IS/IT a ukazateli úspěšnosti podniku. Je to dáno zejména tím, že přínosy z IS/IT se v hospodaření podniku projevují nepřímo prostřednictvím systému řízení, respektive prostřednictvím lepších či horších rozhodnutí řídících pracovníků, kde je obtížné oddělit co je výsledkem „objektivních“ informací poskytnutých řídícímu pracovníkovi informačním systémem a co je výsledkem manažerovy intuice, která ovšem mohla být inspirována některými informacemi z informačního systému. Efekty ze zavedení IS/IT se navíc dostavují až po poměrně dlouhé době, tj. v době kdy se již definované požadavky (cíle a očekávání) zaváděné na začátku IS/IT již většinou zapomněly. Velmi často jsou tyto požadavky velmi obecné a mlhavé, takže ani není možné sledovat stopu užitku IS/IT v podnikovém systému řízení. Mnoho výzkumů ukázalo, že investice do IS/IT nepřinášejí takové efekty, jaké by se očekávaly ve smyslu ekonomické návratnosti (např. z 1 USD investovaného do IS/IT získáme jen 0,80 USD). Tato zjištění vedla k položení otázky, proč produktivita práce neroste současně s používáním pokrokových informačních technologií? Brynjolfsson (1993) má pro tento paradox následující vysvětlení: 1)
Používání nesprávných resp. nevhodných měření závislosti výstupů na vstupech.
2)
Velkým časovým odstupem mezi vstupem (investicí do IS/IT) a výstupem (přínosem).
3)
Působením faktoru redistribuce přínosů, který se uplatňuje tak, že konkurenční výhoda, kterou získá některý podnik v důsledku pionýrské aplikace IS/IT, je rychle absorbována ostatními podniky.
4)
Špatným řízením investic do IS/IT způsobujícím zbytečné investice, resp. investice, které jsou ztrátové.
(Molnár, 2000)
3.2 Efektivnost IS/IT Zkoumání efektivnosti IS/IT můžeme založit na obecném systémovém modelu transformujícím vstupy na výstupy za předpokladu, že na vstupy působí vnitřní a vnější transformační faktory ovlivňující efektivnost transformace. Model si ukážeme na následujícím obrázku.
16
Obrázek 2: Koncepční schéma modelu efektivnosti Na předchozí model se můžeme dívat z několika různých úhlů. Nejčastější hledanou odpovědí na otázku, kterou lze vyčíst z tohoto modelu je: Jak máme řídit rozvoj IS/IT a přitom dosahovat co nejvyšších přínosů pro podnik, když máme jen předem dané omezené výdaje? Odpovědi hledáme na straně vstupů a výstupů modelu. k dosažení efektivnosti by vstupy měly být minimalizovány. Naopak je tomu na straně výstupů, které by měly být zase maximalizovány. Samozřejmě jsou hledány i ty faktory, které ovlivňují tuto transformaci.
17
4
Analýza nákladů a přínosů IS
Náklady na vývoj nového systému jsou takové náklady, které vzniknou při jeho bezprostředním vývoji a následných činnostech nutných pro převod existujícího informačního systému na nový. Pokud zjistíme tyto údaje, mohou nám posloužit ke zjištění jejich efektivnosti a také doby návratnosti. Jelikož má každý podnik svůj individuální systém, budou se i nákladové položky odvíjet od tohoto individuálního systému. Znamená to tedy co podnik, to různé náklady. Představme si teď nejčastější náklady na zavedení nového informačního systému: 1.
Jednorázové náklady. Jedná se o náklady vyskytující se pouze jednou, a to v průběhu implementace informačního systému. Obsahují: (a) Náklady na vývoj informačního systému (u podniků, které provádí vývoj samostatně) – pořízení specifického hardware a software potřebného pouze v době etapy vývoje, výdaje za konzultace, oponentní posudky, mzdové náklady spojené se zaměstnáním externích pracovníků, dočasné vybavení pracovišť, cestovné, školení a kurzy analytiků a programátorů, atd. (b) Náklady na investice – nákup hardware, nákup software, výstavba nových případně adaptace starších budov, vybavení kanceláří, realizace počítačové sítě, atd. (c) Náklady na vlastní implementaci informačního systému – školení pracovníků podniku, konzultace expertů a souběžné zpracování informací podle starého a nového informačního systému tam, kde je to potřeba.
2.
Pravidelné roční náklady na provoz informačního systému: (a) Stálé – odpisy, mzdové náklady stálých zaměstnanců, energie, údržba hardware a software na základě smlouvy s příslušnou firmou, platby za licence, leasing (hardware, dopravní prostředky), pronájem prostor a úklid atd. (b) Variabilní – penále, slevy, doprava, kurzy, semináře, cestovné, mzdové náklady externích zaměstnanců, spotřeba provozního materiálu, nákup specifického software, atd.
18 Za nejvyšší náklady z předchozích položek se považují náklady na mzdy profesionálních pracovníků z oboru výpočetní techniky, kteří na projektu pracují. Další významnou nákladovou položkou jsou náklady na pořízení technického vybavení. Veškerá práce na projektu je mnohdy velmi náročná, vyžaduje hodně pozornosti a úsilí. Proto taková práce může trvat několik měsíců, ale někdy i několik let. Náklady se tedy odhadují na základě počtu osob a hodin, které pracovníci potřebují na vývoj systému a jeho implementaci. Na základě zkoumání specifikace projektu (zadání a studie) začíná proces pro sestavení plánu projekčních prací, pro který musí být stanoveny jeho hlavní etapy a věcné výstupy. Ukončení analytického modelu informačního systému nebo ukončení prací na programovém vybavení informačního systému a mnoho dalších můžeme považovat za etapy pro sestavení plánu projektu. Dokumentaci k programům, výsledky testování nějakého modulu programového vybavení, konkrétní plán školení pracovníků či uživatelů můžeme zase považovat za věcné výstupy pro sestavení plánu projektu. Pokud si stanovíme jednotlivé etapy a věcné výstupy projektu, můžeme pak celkovou pracnost projektu odhadnout jako: M
Pracnost = ∑ N i × Ti , i =1
kde: Ni je počet pracovníků i-tého pracovního týmu, Ti je celková doba práce i-tého týmu na projektu ve zvolené časové jednotce, M je počet pracovních týmů,
a také dobu trvání projektu. Pracnost projektu nám dává základní informaci pro stanovení mzdových nákladů. Při kalkulaci nákladů na vývoj je velmi důležité zahrnout veškeré druhy nákladů. Velmi často se totiž stává, že se zapomenou do kalkulace uvést některé z následujících nákladů. Náklady na přestavbu prostor, nové vybavení kanceláří, připojení stanic lokální počítačové sítě, práce prováděné jinými firmami, cestovné a školení atd. Přínosy pro podnik představují další stránku implementace informačního systému. Měly by nám dát odpověď na otázku proč přikročit k implementaci IS. Přínosy můžeme rozdělit na kvantifikovatelné a nekvantifikovatelné. Bezprostředně ovlivňují důchod
19 podniku a ve spojitosti s náklady nám umožňují stanovit dobu návratnosti vynaložených prostředků na realizaci informačního systému. Pod pojmem nekvantifikovatelné přínosy nového informačního systému si raději představme vlastnosti či charakteristiky systému, které se nějakým způsobem projeví v kvantifikovatelných přínosech. Příkladem může být zvýšení přesnosti a operativnosti zpracovávaných informací. Očekává se projevení v lepším řízení, důsledkem může být snížení výrobních nákladů, penalizací, pokut atd. Za přínosy IS bývají obvykle považovány pravidelné roční přínosy. Jednorázové přínosy, ty se vyskytují jen ojediněle, například prodejem projektu nebo jeho dílčích částí jiným zájemcům. Jelikož se ale většinou navrhuje unikátní informační sytém, obvykle se nad těmito přínosy ani neuvažuje. Nový informační systém tedy může zahrnovat tento výčet přínosů: 1.
Kvantifikovatelné přínosy (a) Jednorázové – např. prodejem projektu IS nebo jeho dílčích částí (b) Roční -
zvýšení výroby – zlepšením plánování, zkvalitněním výrobní dokumentace, konstrukce výrobků, optimalizace výrobních postupů atd.
-
zvýšení odbytu – zrychlením vyřizování objednávek
-
snížení nákladů – např. v důsledku úspory pracovníků na skladování a dopravu, úspory surovin a materiálu, atd.
2.
Nekvantifikovatelné přínosy (a) zjednodušení a urychlení přístupu k informacím (b) kvalitnější evidence, minimalizace chyb (c) přesnější a operativnější zpracování informací (d) upevnění konkurenční pozice, zlepšení jména firmy (e) zlepšení pracovního prostředí (f) vyšší sortiment a kvalita informací pro zákazníky Jako nejčastěji uváděným kvantifikovatelným přínosem informačního systému je
snížení nákladů v důsledku úspory pracovníků (snížení mzdových nákladů), způsobené využitím moderních informačních technologií. Přínos z využití expertních systémů v novém informačním systému považujeme také za úsporu pracovníků (mzdových ná-
20 kladů). Jelikož expertní systémy v sobě zahrnují dovednosti a poznatky mnoha odborníků, jejich přínosy můžeme odhadnout nepřímo pomocí nákladů na výchovu a další zaměstnání určitého počtu pracovníků, kteří by byli schopni nahradit daný expertní systém. Nepřímou metodou odhadu přínosů lze na úsporu mzdových nákladů převést i některé přínosy v administrativních činnostech podniku. Jedná se například o zkvalitnění evidence, tvorba zpráv pro vedení podniku apod. Dalším velmi atraktivním dopadem na přínosy informačního systému může mít zvýšení odbytu. Předpokládejme, že podnik má nový systém evidence zboží na skladě, objednávek a fakturace, který mu umožňuje objednávku rychle vyhodnotit (zjistit jaké zboží je na skladě, jaké je nutno doobjednat u výrobce, jaký dopravní prostředek použít a pro kolik zákazníků lze současně dopravit zboží), vystavit potřebné doklady (dodací listy, faktury) a realizovat. Protože zákazníci již nemusí dlouho čekat na realizaci objednávky, odbyt se zřejmě zvýší. Je-li cyklus objednávka – vyhodnocení – realizace – platba rychlejší a efektivnější než dříve, můžeme očekávat zvýšení výnosů firmy, ale i snížení nákladů na dopravu, je-li současně řešena dopravní úloha. Pro větší názornost si to vysvětlíme na následujícím příkladě. Firma se současným informačním systémem vyřizuje 10 000 objednávek ročně při průměrné hodnotě objednávky 5000 Kč. Současným systémem se objednávka vyřídí za dva týdny. Nový informační systém slibuje kratší průměrnou dobu vyřízení objednávky na 5 dnů a tak zlepšit dobré jméno firmy mezi odběrateli. Zlepšení reputace způsobí nárůst odbytu a tak nový informační systém nabízí kvantifikovatelný i nekvantifikovatelný přínos. Je ale otázkou jak stanovit jejich hodnotu. Všimněme si, že nový informační systém šetří 9 dnů na vyřízení objednávky. Jestliže je faktura doručena přímo s dodávaným zbožím, lze očekávat, že bude zaplacena o 9 dnů dříve. Jelikož průměrná výše jedné objednávky je 5000 Kč a za den je vyřízeno přibližně 35 objednávek, nový systém by zvýšil roční příjmy o 35 × 5000 × 9 = 1 575 000 Kč. Je-li na každou objednávku kalkulován zisk ve výši 10 %, potom kvantifikovatelný přínos nového informačního systému činí 157 500 Kč. To, že některé přínosy uvádíme jako nekvantifikovatelné, nemusí ještě znamenat, že se nevyskytnou v hospodářském výsledku. Problémem nekvantifikovatelných přínosů je to, že jejich vyjádření v kvantitativní podobě se považuje za velmi obtížné, resp. neprokazatelné, a tudíž málo věrohodné. Nejčastěji se odhadují na základě praktických zkušeností analytika. Jako příklad lze uvést dobré jméno firmy. Pokud je opravdu dobré,
21 odráží v zákaznících důvěru a ti pak jeví větší zájem o výrobky či služby. Pokud je ale jméno firmy špatné, zákazníci se analogicky chovají přesně naopak. Další možností negativního dopadu pro příjem firmy může být ztráta dobrého jména podniku u vlastních zaměstnanců z důvodu nového informačního systému. V tomto případě si zaměstnanci na nový systém neustále stěžují a jsou z něho doslova nevrlí. Nekvantifikovatelné přínosy mohou souviset i s prezentací informací zákazníkům (informace o nabízeném zboží, ceník zboží, podmínky dodávek). Jsou-li při tvorbě software využity progresivní informační technologie, lze poskytované informace doplňovat obrazovou informací a případně i zveřejňovat prostřednictvím počítačové sítě. Operativní přístup ke kvalitním informacím umožňuje snadnější a rychlejší rozhodování vedoucím pracovníkům. Výsledkem všeho může být nárůst počtu zákazníků, což se přirozeně odrazí v příjmech podniku. Pokud nový informační systém vykazuje nějaké prokazatelné přínosy, měly by se tyto přínosy i nějak projevit v zisku firmy. Někdy se přínosy nového IS v důsledku zlepšení jména firmy či jiných obtížně kvantifikovatelných přínosů počítají podle následujícího vzorce: Zisk = (0,2 Max + 0,5 Pru + 0,3Min) × Z , kde: Max je optimistický odhad ročního nárůstu objednávek, Prum je průměrný roční nárůst objednávek, Min je pesimistický odhad ročního nárůstu objednávek, Z je průměrný zisk z jedné realizované objednávky.
Ukázali jsme si jak se vypočítají přínosy. Poslední otázkou, která zbývá je: „Za jak dlouho se firmě vrátí investované finanční prostředky?“. Doba návratnosti je taková doba, za kterou kvantifikovatelné přínosy vykompenzují náklady na systém (jednorázové a pravidelné roční). Následující rovnice představuje onu kompenzaci. N J + TN × N R − ( PJ + TN × PR ) = 0 Z této rovnice pak můžeme následně odvodit onu sledovanou dobu návratnosti:
22 TN =
N J − PJ , PR − N R
kde: NJ jsou jednorázové náklady na realizaci informačního systému, NR jsou pravidelné roční náklady na provoz informačního systému, PJ je jednorázový přínos informačního systému, PR je pravidelný roční přínos informačního systému. (Konečný, 1996)
23
5
Firma VIKTORIN COMPUTERS
5.1 Charakteristika firmy Firma VIKTORIN COMPUTERS byla založena roku 1993. Od samého počátku za zabývá vývojem a výrobou zakázkové elektroniky a software. Od roku 1994 se zabývá také prodejem výpočetní techniky a příslušenství. Od roku 1994 je meziroční nárůst obratu firmy vždy minimálně 100%, což svědčí o schopnosti prosadit se v tvrdé konkurenci na jinak už přesyceném trhu. V oblasti prodeje PC se zaměřujeme především na dva segmenty trhu: 1.
Domácnosti a malé firmy, které potřebují poradit s výběrem vhodné sestavy a příslušenství a požadují jistotu snadno dostupné a levné podpory.
2.
Větší firmy (síťové aplikace) a nároční uživatelé (především CAD/CAM). Těmto zákazníkům nabízíme individuální přístup a maximální péči o jejich požadavky.
Standardní postup firmy při prodeji je následující: 1.
Konzultace se zákazníkem a výběr vhodné sestavy.
2.
Dodání sestavy k zákazníkovi domů nebo do firmy, instalace a předvedení. Pokud má zákazník zájem o zboží, které nemá firma ve standardní nabídce, firma je
schopna toto zboží dodat. Jakékoliv zboží z našich ceníků je samozřejmě možné objednat na dobírku.
5.2 Současný stav firmy Firma VIKTORIN COMPUTERS dosud nevyužívá žádný informační systém, který by byl výstižně aplikován na jejich informační toky. Firma využívá pouze účetní software, který sdílí všechny počítače firmy ze serveru pomocí počítačové sítě. z předešlé věty je tedy patrné, že firma již má pro případné zavedení nového informačního systému ušetřeny některé náklady (tj. počítačová síť, server, PC). Ve firmě dochází též k velmi neefektivnímu uchovávání a zpracování informací. Na důležité informace, jako je třeba seznam dodavatelů, má firma vyhraněn běžný kance-
24 lářský software. k tvorbě objednávek dochází též za pomocí tohoto kancelářského SW. Příkladem neefektivnosti může být, pokud si přijde osobně zákazník koupit nějaké zboží přímo na firmu, které si následně ihned odnáší. k neefektivnosti dochází při zpracování a zaznamenání platby zákazníkem. Zaměstnanci mají ve firmě pokladnu, do které se ukládají peníze za odběr zboží v hotovosti. Součástí této pokladny je i list papíru, kde se jednotlivě ručně zaznamenává zakoupené zboží a jeho cenu. Tyto listy se pak musí archivovat. Za chybu, respektive riziko, považuji onen list papíru, na který se zaznamenávají údaje o koupi v hotovosti. Pokud by se náhodou tento papír někdy ztratil, a došlo k některým nesrovnalostem v účetnictví ze zakoupení tohoto zboží (např. zaměstnanec zapomene zaznamenat změny při zakoupení zboží v hotovosti v účetnictví), firma by se zřejmě již nikdy nedověděla jak to vlastně bylo. Z výše uvedeného vyplývá, že v systému řízení je stále co vylepšovat, a proto jsem se rozhodl pro vytvoření této bakalářské práce.
25
6
Návrh informačního systému
6.1 Formální specifikace Snahou tohoto modelu informačního systému firmy VIKTORIN COMPUTERS je výstižné zachycení reálných situací (operací) ve firmě. Za hlavní úkol informačního systému je považováno uspokojení potenciálního zákazníka v oblasti informačních technologií. Zejména po hardwarové stránce pro cílového zákazníka fyz. osobu nebo firmu. Dále se také snaží firma uspokojit zákazníka po softwarové stránce, ale to jen ve vybraných oblastech.
Zákazník Nejvýznamnějším terminátorem je zákazník. Je to osoba, která poptává po firmě zboží či služby. Mezi nejčastější operace řadíme prodej PC či jiných produktů souvisejících s informatikou, tvorbu internetových stránek, a dalších. Systém tedy musí umět zpracovávat informace o zákaznících, jeho objednávkách (zboží, opravy, reklamace), musí na tyto objednávky umět vytvořit příslušné účetní doklady a také systém musí umět příslušně zaznamenávat platby zákazníkem.
Dodavatelé Druhým důležitým terminátorem jsou dodavatelé. Jedná se o škálu dodavatelů, kteří dodávají nejrůznější typy produktů, nejčastěji v oblasti informatiky. Mezi dodavatele můžeme například zařadit výrobce monitorů. Mezi další dodavatele, které také musíme zahrnout do systému bychom mohli zařadit například poskytovatele Internetu, který je pro chod firmy téměř nezbytný. Tento systém tedy musí umět vytvořit postupující objednávku (z předešlé objednávky od zákazníka) a tu zaslat příslušnému dodavateli. To samé musí umět s reklamací od zákazníka (pokud je tato reklamace postoupena až k samotnému dodavateli). Dále také musí umět zpracovávat příslušné informace o dodavatelích.
Dopravní služba Další externí entitou je dopravní služba. Jedná se o přepravní službu, která dodává objednané zboží. Dopravní služba je také využívána v případě zaslání zboží na reklamaci,
26 servis či jiných situací. Proto tento systém musí umět vytvářet reklamační protokol a informační list, který se předává při přepravě reklamace dopravní službě. Dále musí umět zpracovávat informace z přijatých faktur a dodacích listů od dopravce.
IS účetnictví IS účetnictví je taktéž součástí systému. Veškeré finanční operace, které jsou nějakým způsobem doložené dokladem se vnáší právě do tohoto systému. Tento systém tedy musí umět zpracovávat příslušné účetní doklady.
Banka Terminátor banka je také nepostradatelná součást našeho systému, která tvoří finanční základnu pro firmu. Jednak do banky a z banky kolují peníze (průběh finančních operací). Systém na základě bankovních výpisů zaznamenává přijaté platby, dále také na základě přijatých dokladů doklady vyhodnocuje a případně zasílá bance příkazy k převodu.
6.2 Kontextový diagram Je to základní diagram, ze kterého vychází další analýza funkcionality systému. Systém je znázorněn jako jediný proces propojený datovými toky s okolím. Tento proces znázorňuje, kdo se systémem komunikuje – jedná se o entity vně systému, které se nazývají terminátory (lidé, organizace, jiné systémy). Model taktéž reprezentuje hranice mezi systémem a vnějším světem. Definuje data vstupující do systému z okolí, která mají být systémem zpracována (transformována). Následně pak zobrazuje data vystupující ze systému do okolí.
27
Banka
Informace o prevodu
Objednavka zakaznika
Informace o prevodu
Zakaznik Oprava
Faktura zakaznikovi 1
Dodaci list
Platba zakaznikem Informace o preprave IS Viktorin
Reklamace zakaznikem
+
Dopravni sluzba
Faktura od dopravce
Objednavka podniku
Ucetni doklad Faktura od dodavatele
Reklamace podnikem IS_ucetnictvi Dodavatel
Obrázek 3: Kontextový diagram
6.3 Systémový DFD diagram Systémový diagram dostaneme dekompozicí kontextového diagramu. Je rozdělen do více úrovní, jeho nultá úroveň je poslední, která popisuje celý systém. Následující úrovně již jen popisují vybranou specifickou část celého systému. Na rozdíl od kontextového diagramu už obsahuje i paměti (datastory). Ty nám slouží k uchování dat.
28
Banka 9
Faktury IS_ucetnictvi
Zakaznik [Informace o prevodu] Informace o fakturach [Ucetni doklad]
[Platba zakaznikem]
Dodavatel
Banka [Faktura od dodavatele]
[Informace o prevodu]
1.2 Sprava financi
[Faktura od dopravce]
+
Dopravni sluzba
[Faktura zakaznikovi]
[Dodaci list] Zakaznik Dopravni sluzba
Informace o dodavatelich
Informace o zakaznicich Informace o opravach
Informace o objednavkach
8 12
Zakaznici
Dodavatele 5 1
Opravy
Objednavky
Informace o zakaznicich Informace o dodavatelich Informace o objednavkach Informace o opravach Zakaznik Dodavatel [Reklamace zakaznikem]
1.1 [Objednavka podniku]
[Objednavka zakaznika] Zakaznik
Evidence objednavek a reklamaci a oprav
+
[Reklamace podnikem] Dodavatel
[Informace o preprave]
[Oprava]
Informace o reklamacich Dopravni sluzba
Zakaznik 2
Reklamace
Obrázek 4: Systémový DFD diagram Dekompozicí kontextového diagramu dostáváme systémový DFD diagram o dvou procesech správa financí a evidence objednávek a reklamací a oprav. Správa financí se stará o veškeré finanční pohyby podniku. Uchovává faktury v podniku (přijaté, vydané). Řeší se zde přijaté faktury. Pokud přijde faktura od dodavatele, porovná se s dodacím listem a pokud je vše v pořádku, systém dá pokyn bance k zaplacení faktury. z faktury od dodavatele jsou zjišťovány informace o dodavatelích a ty jsou následně uchovávány. Dále systém řeší vydané faktury zákazníkům, vytváří
29 faktury pro objednané zboží, služby, opravy, ale také reklamace zákazníkem. Vytvořenou fakturu zasílá zákazníkovi, ten za obdrženou fakturu zasílá platbu. Tato zákazníkova platba je v systému potvrzena tehdy, když přijde výpis z účtu a přijatá suma odpovídá sumě na vydané faktuře. Systém také řeší přijaté faktury od dopravce, které jsou na podobném principu jako faktury od dodavatele. Poslední řešenou operací jsou zde účetní doklady zasílané do IS účetnictví. Evidence objednávek a reklamací a oprav je systém, který jak už z názvu vyplývá, se stará o objednávky, reklamace a opravy požadované zákazníkem (podpora prodeje). Nejčastější externí entitou je v tomto systému zákazník. Ten zasílá požadavky pro objednávku, reklamaci, či opravu. Systém tyto požadavky samostatně vyhodnocuje a následně pak vybrané a potřebné informace uchovává. Na základě přijatých požadavků pak systém buď vytvoří postupující objednávku dodavateli, reklamační protokol či zašle dopravní službě informace o přepravě zboží. Výše zmíněné procesy spolu komunikují pomocí datastorů Dodavatelé, Objednávky, Zákazníci a Opravy. Objednávky, opravy a zákazníky načítá proces správa financí pro následné vytvoření faktur a vyhodnocení plateb ze strany zákazníků. Dodavatele načítá proces Evidence objednávek a reklamací a oprav pro zasílání jejich informací externím entitám.
6.4 Správa financí Správa financí se dále dělí na dva zásadní procesy. Systém dokladů je prvním z nich. Stará se o veškeré finanční doklady podniku. Vstupují do něho faktury od dopravce, faktury od dodavatele a dodací listy. Fakturu od dodavatele systém porovnává s dodacím listem a následně zasílá (nezasílá) pokyn k platbě v podobě informací o platbách. Při přijetí faktury od dopravce se taktéž zasílá pokyn k platbě. Mezi nejdůležitější operaci tohoto systému patří tvorba faktury zákazníkovi, která je mu zasílána. Všechny informace o fakturách si systém uchovává v datastoru Faktury. V tomto systému jsou také veškeré doklady zasílány do IS účetnictví. Druhým zmíněným procesem je Správa bankovních účtů a plateb. Ten slouží k zaznamenávání plateb. Dostává od banky výpisy plateb, které uchovává. Dále uchovává hotové platby od zákazníků. Pro uhrazování závazků zasílá bance příkazy k úhradě.
30 Procesy spolu komunikují pomocí datastoru Objednávky a datového toku Informace o platbách. Do datastoru Objednávky se ze systému Správa bankovních účtů a plateb ukládá stav objednávky, systém dokladů tyto informace čte. Hlavním komunikačním tokem těchto dvou systémů je tok Informace o platbách, který zasílá systému Správa bankovních účtů a plateb informace o fakturách, pro které se má zaslat bankovní příkaz, či které byly již uhrazeny.
12
Dodavatele
Dopravni sluzba
5
Opravy
[Informace o dodavatelich]
IS_ucetnictvi
[Informace o opravach] [Dodaci list] [Ucetni doklad] Dopravni sluzba
[Faktura od dopravce]
1.2.1 System dokladu
Zakaznik [Faktura zakaznikovi]
[Faktura od dodavatele] [Informace o fakturach] Dodavatel
8
[Informace o zakaznicich]
[Informace o objednavkach] 9
Faktury
10
Platby
Zakaznici 1
Objednavky
Informace o platbach
Banka Informace o stavu platby Informace o platbach
[Informace o prevodu] 1.2.3 [Platba zakaznikem]
Sprava bankovnich uctu a plateb
[Informace o prevodu]
Zakaznik
Obrázek 5: Správa financí
6.4.1 Minispecifikace Systému dokladů READ Faktura od dopravce IF Faktura od dopravce BEGIN
Banka
31 posli Informace o platbach do Spravy bankovnich uctu a plateb posli Ucetni doklady do IS ucetnictvi uloz Informace o fakture do datastoru Faktury END ELSIF novy dopravce BEGIN uloz Informace o dopravci do datastoru Dodavatele END READ Faktura od dodavatele READ Dodaci list IF polozky dodaciho listu == polozky faktury BEGIN posli Informace o platbach do Spravy bankovnich uctu a plateb posli Ucetni doklady do IS ucetnictvi uloz Informace o fakture do datastoru Faktury END ELSIF novy dodavatel BEGIN uloz Informace o dodavateli do datastoru Dodavatele END READ Informace o objednavkach READ Informace o opravach IF EXISTS objednavka bez faktury OR oprava bez faktury BEGIN READ Informace o zakaznicich uloz Informace o fakturach do datastoru Faktury READ zalozene faktury vytvor fakturu pro zakaznika zasli fakturu pro zakaznika do IS ucetnictvi END
32 6.4.2 Minispecifikace Správy bankovních účtů a plateb READ Informace o prevodu READ Platba zakaznikem IF Informace o prevodu OR Platba zakaznikem BEGIN zadej platbu od zakaznika do datastoru Platby uloz (stav == zaplaceno) do datastoru Objednavky END READ Informace o platbach IF Informace o platbach BEGIN posli Informace o prevodu do Banky zadej platbu dodavateli do datastoru Platby uloz (stav == zaplaceno) do datastoru Objednavky END
6.5 Evidence objednávek a reklamací a oprav Tento systém je dále dekomponován do dvou procesů. Evidence objednávek a oprav spravuje veškeré objednávky, které do systému vstupují. Pokud pošle zákazník objednávku zboží, služby nebo opravy, tento systém uloží příslušné informace získané z této objednávky do příslušného datastoru (Zákazníci, Objednávky, Opravy). Pro jakoukoli obdrženou objednávku vytváří postupující objednávku, kterou dále zasílá dodavateli. Další objednávkou, o kterou se systém také stará je objednávka na základě informace o reklamaci (např. je nutno objednat nové zboží), kterou obdrží od procesu evidence reklamací. Proces evidence reklamací, jak už z názvu vyplývá, eviduje reklamace zákazníkem. Pokud je potřeba vytváří postupující reklamační protokol a informační list. Reklamační protokol je zasílán příslušnému dodavateli a informační list je předán dopravní službě, která se podle tohoto listu řídí s přepravou reklamovaného zboží.
33 1
Objednavky 5
[Informace o objednavkach] Zakaznik
Opravy
[Informace o opravach]
[Objednavka zakaznika] 1.1.1
[Oprava]
Evidence objednavek a oprav
[Objednavka podniku] Dodavatel
+
Zakaznik [Informace o zakaznicich]
8
Zakaznici
Informace o reklamaci 2
Reklamace Informace o zakaznicich [Informace o reklamacich] Dodavatel 1.1.2
Zakaznik
[Reklamace zakaznikem]
[Reklamace podnikem]
Evidence reklamaci [Informace o preprave]
[Informace o dodavatelich]
12
Dodavatele
Obrázek 6: Evidence objednávek a reklamací a oprav
6.5.1 Minispecifikace Evidence reklamací IF Reklamace zakaznikem BEGIN READ Zakaznici dohledej reklamovanou objednavku uloz Informace o reklamaci zakaznika do datastoru Reklamace IF reklamace postupuje BEGIN READ Informace o dodavateli
Dopravni sluzba
34 posli Dopravni sluzbe Informace o preprave vytvor reklamacni protokol pro dodavatelele END ELSIF reklamace nepostupuje BEGIN posli Informace o reklamaci do Evidence objednavek a oprav END END
6.6 Evidence objednávek a oprav Systém je rozdělen na procesy Správa objednávek a Správa oprav, které jsou již na nejnižší úrovni a nelze je dekomponovat. Proces správa oprav je velmi jednoduchý. Eviduje pouze příchozí objednávky oprav, popřípadě zasílá informace o opravě do procesu Správa objednávek. Proces Správa objednávek přijímá kromě těchto informací ještě informace o objednávkách a reklamacích, ty následně ukládá a vytváří pro ně příslušnou objednávku. Tuto objednávku pak zasílá příslušnému dodavateli.
1
Objednavky
Evidence reklamaci [Informace o reklamaci]
[Informace o objednavkach]
1.1.1.1 Zakaznik [Objednavka zakaznika]
Sprava objednavek
Dodavatel [Objednavka podniku]
[Informace o zakaznicich]
Informace o oprave 8
Zakaznici
Informace o zakaznicich 1.1.1.2 Zakaznik [Oprava]
Sprava oprav [Informace o opravach] 5
Obrázek 7: Evidence objednávek a oprav
Opravy
35 6.6.1 Minispecifikace Správy objednávek IF Objednavka zakaznika OR Informace o oprave OR Informace o reklamaci BEGIN READ Zakaznici uloz objednavku pro zakaznika do datastoru Objednavky posli Objednavku podniku Dodavateli END
6.6.2 Minispecifikace Správy oprav IF Oprava BEGIN READ Zakaznici uloz opravu pro zakaznika do datastoru Opravy END ELSIF neopravitelna oprava BEGIN READ Opravy posli Informace o oprave do Spravy objednavek END
36
6.7 ERD Entitně relační diagram nám slouží k představení datové struktury systému. Následující entitně relační diagram, který nám vzešel představuje samotnou realizaci datastorů z modelu informačního systému.
Platby ID platby Faktura Cena bez DPH Cena s DPH Datum Typ dokladu
Faktury je hrazena
urcuje
ID faktury Datum splatnosti Datum vystaveni Dodavatel Objednavka Ucet Zpusob platby Zpusob dopravy Vystavil Cena bez DPH Cena s DPH Cena za jednotku DPH Mnozstvi
Dodavatele
zasilaji
ID dodavatele Nazev firmy Mesto Ulice CP PSC DIC ICO Email Telefon
Reklamace Objednavky
Zakaznici
podava
ID zakaznika Jmeno Prijmeni Mesto Ulice CP PSC Email Telefon
ID objednavky Datum Stav Zakaznik DPH Cena bez DPH Cena s DPH
Obj_zbozi ID_obj_zbozi Predmet objednavky Mnozstvi
muze mit
ID reklamace Datum Objednavka Predmet reklamace
Obj_opravy ID_obj_opravy Predmet opravy
Obrázek 8: Entitně relační diagram
37
6.8 Matice CRUD Matice CRUD nám popisuje, co které procesy mohou provádět s příslušnými datastory. Procesy představují horizontální dimenzi matice, datastory vertikální dimenzi matice. •
C – proces vytváří data z paměti
•
R – proces čte data z paměti
•
U – proces aktualizuje data z paměti
•
D – proces maže data z paměti Evidence objednavek a oprav
Evidence objednavek a reklamaci a oprav R
Dodavatele
Evidence reklamaci
IS Viktorin
Sprava bankovnich uctu a plateb
R
Faktury
Objednavky
CRUD
CRUD
Opravy
CRUD
CRUD
U
CRUD
Platby
Reklamace
Zakaznici
CRUD
Sprava financi
CRUD
CRUD
CRUD
R
Sprava objednavek
Sprava oprav
System dokladu
Dodavatele
CU
CU
Faktury
CRUD
CRUD
Objednavky
RU
Opravy
R
CRUD
RU
CRUD
R
R
R
Platby
Reklamace
Zakaznici
R
CRUD
Obrázek 9: Matice CRUD
38
7
Analýza nákladů a přínosů pro zavedení IS do firmy VIKTORIN COMPUTERS
Firma VIKTORIN COMPUTERS je poměrně slušně vybavena pro případné zavedení nového informačního systému. k nákladům analyzované firmy můžeme tedy zejména přiřadit tyto položky: •
Mzdové náklady (MN) externích pracovníků (programátorů). Na projektu jsem pracoval sám, tudíž se mzdové náklady budou rovnat počtu odpracovaných hodin vynásobených hodinovou sazbou. MN = 160 × 700 = 112 000 Kč
•
Náklady na školení stálých zaměstnanců. Školení čtyř zaměstnanců by proběhlo ve dvou dnech a to po třech hodinách. Náklady na školení by tedy dohromady byly 4000 Kč.
•
Náklady na nákup software (případně i hardware). Náklady na databázi by byly zhruba ve výši 150 000 Kč.
•
Náklady na údržbu software a hardware. Jednalo by se o roční náklady na údržbu software a hardware, který by musela firma dokoupit z důvodu zavedení nového IS. Tyto náklady odhaduji na 50 000 Kč.
Celkové náklady firmy by tedy byly součtem výše uvedených položek. Po celkovém součtu by celkové náklady byly 316 000 Kč. Zavedení informačního systému do firmy VIKTORIN COMPUTERS přinese tyto nekvantifikovatelné přínosy: •
zjednodušení, zrychlení a zpřesnění komunikace uvnitř firmy,
•
upřesnění informačního toku uvnitř firmy,
•
jednotnou komunikaci směrem ke klientovi.
39
8
Implementace IS
Implementace informačního systému je řešena pomocí programovacího jazyka Perl a databázového systému ORACLE. z důvodu přílišné náročnosti je implementována pouze část celého navrženého IS. Touto částí je implementace informačních toků ze strany zákazníka (podpora prodeje). Jde tedy o fungující internetovou aplikaci dostupnou na internetové stránce akela.mendelu.cz/~xkonecn4/BP. Pro podporu prodeje jsou implementovány moduly zákazníci, objednávky zboží a oprav, reklamace, dodavatelé, platby a faktury. Každý modul plní svou funkci, nebudu zde popisovat co který dělá, ale jen stručně naznačím nejčastější postup při objednávce zákazníkem. Vše začíná registrací nového zákazníka. Dále se pokračuje objednávkou a to buď zboží či opravy. Po založení objednávky dochází k tvorbě vystavené faktury, která se vytiskne a je zaslána zákazníkovi. Po obdržení platby od zákazníka se tato platba zaznamená do IS. Po procesu dokončení celé objednávky může ještě dojít k reklamaci ze strany zákazníka. s touto možností se také samozřejmě v informačním systému počítá. Firma reklamovanou objednávku přijímá a napříč tomu předává reklamační protokol. Na tomto místě by měly být zmíněny i nedostatky spojené s implementací. Asi nejzávažnější nedostatek, který by se měl jistě nějakým způsobem změnit je výstup vydané faktury pro tisk. Zatím je to realizováno pouze přes webové rozhranní. Do budoucna by tento výstup měl být řešen uložením do příslušného souboru (např. PDF).
40
9
Závěr
Předložená bakalářská práce se zabývá oblastí vývoje informačního systému v konkrétní firmě. Teoretická část práce uvádí základní pojmy a principy použité při naplnění cílů a to jen v minimálním rozsahu. Je to proto, aby celková práce měla ucelenou a více srozumitelnou podobu pro širší veřejnost. Pro praktickou část bakalářské práce byla vybrána oblast zpracování automatizace činností ve firmě VIKTORIN COMPUTERS. Byl navržen funkční i datový model informačního systému. Navržený datový model, který je zaměřený na informační toky se zákazníkem, byl implementován v jazyce Perl a výsledná realizace IS VIKTORIN je přístupná na internetové stránce akela.mendelu.cz/~xkonecn4/BP. Součástí realizace je nejen naplnění vstupní databáze, ale systém také umožňuje zpracování a tisk faktury a tvorbu reklamačního protokolu. Vzhled těchto dokumentů a samotný návrh modelu informačního systému byl vytvořen po důkladné analýze prostředí a konzultaci s představiteli firmy. Ukázky uživatelského rozhranní a dokumentu jsou uvedeny v příloze. Implementace představuje jen část celého IS z důvodu složitosti a velkého rozsahu konkrétních podnikových činností. Do databáze zákazníků jsou zařazeny pouze fyzické osoby. Tento nedostatek bude v další fázi (např. diplomové práci) rozšířen o zahrnutí právnických osob. Součástí práce je nastínění ekonomické stránky pro zavedení navržené aplikace.
41
10 Literatura [1]
KLIMEŠ, Cyril. Informační systémy: texty pro distanční studium [online]. c2005, [cit. 2006-02-23]. Dostupné z:
[2]
KONEČNÝ, Vladimír. Projektování informačních systémů. 1. vyd. 1996. 97 s. ISBN 80-7157-241-1
[3]
M OLNÁR, Zdeněk. Efektivnost informačních systémů: systémová integrace. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2000. 142 s. ISBN 80-7169-410-X
[4]
ŘEPA, Václav. Analýza a návrh informačních systémů. 1. vyd. 1999. 403 s. ISBN 80-86119-13-0
42
11 Přílohy Příloha 1: Ukázka aplikace pro založení objednávky. Nejprve se dohledá ID již zaregistrovaného zákazníka. Na základě tohoto ID je již pak možné založit novou objednávku.
43 Příloha 2: Ukázka aplikace pro výpis objednávek pro zákazníka podle zadaných kritérií.
44 Příloha 3: Ukázka aplikace vytvoření faktury pro tisk.
45 Příloha 4: Ukázka programového kódu aplikace výpis objednávek (příloha 2). elsif ($zalozka == 3 ){ my $sez3; my $sez4; my @vyber; @vyber = ("Nezaplacené","Zaplacené","Oboje"); my @vyber2; @vyber2 = ("Zboľí","Oprav","Oboje"); my $sez = $dbi->selectall_arrayref("SELECT distinct prijmeni FROM zakaznici ORDER BY prijmeni"); my @hodnoty = (); my %nazvy = (); foreach (@$sez) { push @hodnoty, $_->[0]; $nazvy{$_->[0]} = $_->[1]; } my $sez1 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT distinct jmeno FROM zakaznici ORDER BY jmeno"); my @hodnoty1 = (); my %nazvy1 = (); foreach (@$sez1) { push @hodnoty1, $_->[0]; $nazvy1{$_->[0]} = $_->[1]; } my $zobraz_form = 1; my $zobraz_tabulku =0; my $zobraz_tab = 0; if ($cgi->param('odeslano') && ($cgi->param('odeslano') eq 'jj')){ my $jmeno = $cgi->param('zakaznici_jmena'); my $prijmeni = $cgi->param('zakaznici_prijmeni'); my $vyber = $cgi->param('vyber'); my $vyber2 = $cgi->param('vyber2'); $zobraz_form = 0; if ($vyber eq "Oboje" && $vyber2 eq "Oboje"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni, mesto, ulice, cp, datum, predmet_objednavky, mnozstvi, cena_bez_dph, cena_s_dph FROM zakaznici, objednavky, obj_zbozi WHERE zakaznici.id=objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and objednavky.id=obj_zbozi.id_obj_zbozi and (stav = 'Zaplaceno' or stav = 'Nezaplaceno') ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $sez4 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni, mesto,ulice,cp,datum,predmet_opravy, cena_bez_dph,cena_s_dph FROM zakaznici, objednavky,obj_opravy WHERE zakaznici.id =objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and objednavky.id =obj_opravy.id_obj_opravy and (stav = 'Zaplaceno' or stav = 'Nezaplaceno') ORDER BY prijmeni, jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 3; }elsif ($vyber eq "Oboje" && $vyber2 eq "Zboľí"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni, mesto, ulice, cp, datum, predmet_objednavky, mnozstvi, cena_bez_dph, cena_s_dph FROM zakaznici,objednavky,obj_zbozi WHERE zakaznici.id=objednavky.zakaznik and
46
}elsif
}elsif
}elsif
}elsif
}elsif
jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and objednavky.id = obj_zbozi.id_obj_zbozi and (stav = 'Zaplaceno' or stav = 'Nezaplaceno') ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 2; ($vyber eq "Oboje" && $vyber2 eq "Oprav"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni, mesto, ulice, cp, datum, predmet_opravy, cena_bez_dph, cena_s_dph FROM zakaznici,objednavky,obj_opravy WHERE zakaznici.id=objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and objednavky.id=obj_opravy.id_obj_opravy and (stav = 'Zaplaceno' or stav = 'Nezaplaceno') ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 1; ($vyber eq "Zaplacené" && $vyber2 eq "Oboje"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum, premet_objednavky,mnozstvi,cena_bez_dph,cena_s_dph FROM zakaznici,objednavky,obj_zbozi WHERE zakaznici.id=objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Zaplaceno' and objednavky.id=obj_zbozi.id_obj_zbozi ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $sez4 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum,predmet_opravy, cena_bez_dph,cena_s_dph FROM zakaznici, objednavky,obj_opravy WHERE zakaznici.id =objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Zaplaceno' and objednavky.id=obj_opravy.id_obj_opravy ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 3; ($vyber eq "Zaplacené" && $vyber2 eq "Zboľí"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum, predmet_objednavky,mnozstvi,cena_bez_dph, cena_s_dph FROM zakaznici,objednavky,obj_zbozi WHERE zakaznici.id = objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Zaplaceno' and objednavky.id=obj_zbozi.id_obj_zbozi ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 2; ($vyber eq "Zaplacené" && $vyber2 eq "Oprav"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum, predmet_opravy, cena_bez_dph,cena_s_dph FROM zakaznici,objednavky, obj_opravy WHERE zakaznici.id=objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Zaplaceno' and objednavky.id=obj_opravy.id_obj_opravy ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 1; ($vyber eq "Nezaplacené" && $vyber2 eq "Oboje"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum,predmet_objednavky, mnozstvi,cena_bez_dph,cena_s_dph FROM
47 zakaznici,objednavky,obj_zbozi WHERE zakaznici.id=objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Nezaplaceno' and objednavky.id=obj_zbozi.id_obj_zbozi ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $sez4 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum,predmet_opravy, cena_bez_dph,cena_s_dph FROM zakaznici, objednavky,obj_opravy WHERE zakaznici.id =objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Nezaplaceno' and objednavky.id =obj_opravy.id_obj_opravy ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 3; }elsif ($vyber eq "Nezaplacené" && $vyber2 eq "Zboľí"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum,predmet_objednavky, mnozstvi,cena_bez_dph,cena_s_dph FROM zakaznici, objednavky,obj_zbozi WHERE zakaznici.id =objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Nezaplaceno' and objednavky.id=obj_zbozi.id_obj_zbozi ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 2; }elsif ($vyber eq "Nezaplacené" && $vyber2 eq "Oprav"){ $sez3 = $dbi->selectall_arrayref("SELECT jmeno, prijmeni,mesto,ulice,cp,datum,predmet_opravy, cena_bez_dph,cena_s_dph FROM zakaznici, objednavky,obj_opravy WHERE zakaznici.id =objednavky.zakaznik and jmeno='$jmeno' and prijmeni='$prijmeni' and stav='Nezaplaceno' and objednavky.id =obj_opravy.id_obj_opravy ORDER BY prijmeni,jmeno,mesto,ulice,datum"); $zobraz_tab = 1; } if (defined $sez3 || defined $sez4) { if (@$sez3 || @$sez4) { $zobraz_tabulku = 1; $zobraz_form = 1; } else { $zobraz_form = 1; print ( $cgi->h3 ("Nenalezena ľádná data.")); } } } if ($zobraz_form == 1){ print ($cgi->start_form(), $cgi->div( $cgi->h4("Vyber zákazníka pro něhoľ se mají vypsat objednávky podle zadaných kritérií."), $cgi->start_table(), $cgi->TR( $cgi->td("Příjmení:"), $cgi->td($cgi->popup_menu(-name=> 'zakaznici_prijmeni', -values => \@hodnoty, -labels => \%nazvy )), ),
48 $cgi->TR( $cgi->td("Jméno:"), $cgi->td($cgi->popup_menu(-name=> 'zakaznici_jmena', -values => \@hodnoty1, -labels => \%nazvy1 )), ), $cgi->TR( $cgi->td("Objednávky:"), $cgi->td($cgi->popup_menu(name=>'vyber2', -values => \@vyber2 )), ), $cgi->TR( $cgi->td("Stav:"), $cgi->td($cgi->popup_menu(name=>'vyber', -values => \@vyber )), ), $cgi->end_table(), $cgi->br(), $cgi->submit(-name => 'vypsat', -value => 'Vypsat'), $cgi->input({-type=>'hidden',-name=>'str', -value=>'objednavky'}), $cgi->input({-type=>'hidden', -name=>'zalozka',-value=>3}), $cgi->input({-type=>'hidden', -name=>'odeslano',-value=>'jj'}), ), $cgi->end_form(), ); } if ($zobraz_tabulku == 1 && $zobraz_tab == 1){ &tabulka(['Jméno','Příjmení','Město','Ulice','ČP','Datum' ,'Předmět opravy','Cena bez DPH','Cena s DPH'], $sez3); }elsif ($zobraz_tabulku == 1 && $zobraz_tab == 2){ &tabulka(['Jméno','Příjmení','Město','Ulice','ČP','Datum' ,'Předmět objednávky','Mnoľství','Cena bez DPH','Cena s DPH'], $sez3); }elsif ($zobraz_tabulku == 1 && $zobraz_tab == 3){ if (@$sez3){ print $cgi->h4 ("Výpis objednávek:"); &tabulka(['Jméno','Příjmení','Město','Ulice','ČP',' Datum','Předmět objednávky','Mnoľství','Cena bez DPH','Cena s DPH'], $sez3); } if (@$sez4){ print $cgi->h4 ("Výpis oprav:"); &tabulka(['Jméno','Příjmení','Město','Ulice','ČP',' Datum','Předmět opravy','Cena bez DPH','Cena s DPH'], $sez4); } } }
