[Nationale FM Docentendag] [Black & White] Christina Leung Rick Zuijderduijn Roy Pennock Piet de Haas Gino Zwirs Jessica van der Ven

Haagse Hogeschool

[Nationale FM Docentendag] [Black & White] Christina Leung Rick Zuijderduijn Roy Pennock Piet de Haas Gino Zwirs Jessica van der Ven

[2011]

[Events Operation Plan]

Nationale FM docentendag 2011 Black & White Events Operation Plan

You and Events Christina Leung, 10050183 Rick Zuijderduijn, 10078754 Roy Pennock, 09072772 Piet de Haas, 10051465 Gino Zwirs, 10073574 Jessica van der Ven, 10064427 Klas 2F Haagse Hogeschool Academie voor Facility Management Johanna Westerdijkplein 75 2521 EN Den Haag Evenementmanagement H. Netten Schoolperiode 2011/ 2012 Blok 1

Voorwoord Voor u ligt het Event Operation Plan geschreven voor de Nationale FM Docentendag 2011. Evenementenbureau You & Events is erg dankbaar voor de kans die gegeven is om de Nationale FM Docentendag te mogen organiseren. Als tweedejaars studenten Facility Management aan de Haagse Hogeschool hebben wij deze opdracht als leuk en uitdagend ervaren. We willen Dhr. H. Netten bedanken voor zijn steun en hulp tijdens deze opdracht. Den Haag, oktober 2011 You & Events

Inhoudsopgave INLEIDING .............................................................................................................................. 5 1. RANDVOORWAARDEN EN UITGANGSPUNTEN ..................................................... 6 2. DOCENTENDAG ................................................................................................................ 7 2.1. You & Events ................................................................................................................................................. 7 2.2. Doel ................................................................................................................................................................. 7 2.3. Sfeer ................................................................................................................................................................ 7

3. PROGRAMMA EN LOCATIE .......................................................................................... 8 3.1. Programma..................................................................................................................................................... 8 3.2. Thema ............................................................................................................................................................. 8 3.3. Locatie ............................................................................................................................................................ 9 3.4. Entertainment .............................................................................................................................................. 11

4. INVULLING ...................................................................................................................... 13 4.1. Veiligheid ...................................................................................................................................................... 13 4.2. Vergunningen ............................................................................................................................................... 14 4.3. Verzekeringen .............................................................................................................................................. 14

5. FINANCIËN ....................................................................................................................... 15 5.1. Begroting ...................................................................................................................................................... 15 5.2. Financiële toelichting ................................................................................................................................... 16

6. MARKETING EN COMMUNICATIE ........................................................................... 18 6.1. Doelgroepanalyse ......................................................................................................................................... 18 6.2. SWOT Analyse ............................................................................................................................................. 19 6.3. Marketing ..................................................................................................................................................... 19 6.4. Promotie ....................................................................................................................................................... 20

7. DRAAIBOEK EN UITVOERING ................................................................................... 21 7.1. Draaiboek ..................................................................................................................................................... 21

7.2 Checklist ........................................................................................................................................................ 21 7.3 Uitvoering ...................................................................................................................................................... 21

8. AFWIKKELING EN EVALUATIE ................................................................................ 22 8.1. Afwikkeling .................................................................................................................................................. 22 8.2. Evaluatie ....................................................................................................................................................... 22 8.3. Interne Evaluatie ......................................................................................................................................... 22 8.4. Externe evaluatie ......................................................................................................................................... 23

SLOT ....................................................................................................................................... 24 LITERATUURLIJST ............................................................................................................ 25 BIJLAGEN ............................................................................................................................. 26 Bijlage 1: Catering assortimentkaart ................................................................................................................ 27 Bijlage 2: Uitnodigingsbrief ............................................................................................................................... 28 Bijlage 3: Uitnodigingskaart .............................................................................................................................. 29 Bijlage 4: Kosten voor direct mailing ............................................................................................................... 30 Bijlage 5: Offerte verzekering ........................................................................................................................... 31 Bijlage 6: Plattengrond ...................................................................................................................................... 32 Bijlage 7: Draaiboek ........................................................................................................................................... 33 Bijlage 8: Logboek .............................................................................................................................................. 43 Bijlage 9: Evaluaties ........................................................................................................................................... 44 Bijlage 10: Presentatie week 4 ........................................................................................................................... 45 Bijlage 11: Presentatie week 5 ........................................................................................................................... 47 Bijlage 12: Presentatie week 6 ........................................................................................................................... 50

Nationale FM Docentendag 2011

Inleiding Voordat een evenement gehouden kan worden gaan er veel processen aan vooraf. Deze processen staan vaak beschreven in een verslag dat het Event Operation Plan (EOP) wordt genoemd. Dit EOP is geschreven ten aanleiding van het evenement “Nationale FM Docentendag”. Deze dag is bestemd voor docenten van over geheel Nederland die lesgeven aan de HBO opleiding Facility Management. De “Nationale FM Docentendag” zal 15 december 2011 plaatst vinden in het Klooster in Noordwijk. Om een rode draad door het evenement heen te laten lopen is er gekozen voor een thema, het thema betreft Black & White. De docentendag wordt georganiseerd door evenementenbureau You & Events. Dit bureau is pasgeleden opgericht door 6 studenten van de opleiding Facility Management. You & Events heeft zijn kennis over Facility Management gebruikt tijdens het maken van keuzes. De kracht van You & Events is dat dit evenementenbureau uit diverse mensen bestaan, met verschillende achtergronden, interesses en kwaliteiten. Naast het EOP is er ook een internet website met informatie over de “Nationale FM Docentendag”, de link is http://youenevents.webklik.nl/page/homepage Verder zijn de onderwerpen verdeeld in de volgende hoofdstukken In hoofdstuk 1 zijn de randvoorwaarden en uitgangspunten van het evenement omschreven, deze zijn afgeleid van de gegevens in de opdracht. In hoofdstuk 2 is het doel en de sfeerimpressie van het evenement omschreven, ook is er een korte omschrijving van You & Events. Het programma, evenemententhema en locatiekeuze is uitgebreid omschreven in Hoofdstuk 3. In Hoofdstuk 4 is de invulling van het evenement aangegeven, dit heeft onder andere betrekking tot de veiligheid, benodigde vergunningen en verzekeringen. In hoofdstuk 5 is een begroting van de offertes en overige mogelijk kosten gemaakt. In hoofdstuk 6 is de marketing en communicatiestrategie aangegeven, hiermee krijgt de opdrachtgever een overzicht hoe You & Events de doelgroep wil benaderen en uitnodigen voor het evenement. Aan de hand van het programma wordt er in hoofdstuk 7 het draaiboek en uitvoering uitgelegd. Het draaiboek is in de bijlage te vinden. Hierin is de activiteitenlijst van het uitgebreide draaiboek en het gedetailleerde programma van het evenement te vinden. Ook worden de acties in checklisten bijgehouden. Ten slotte wordt er in Hoofdstuk 8 aangegeven hoe You & Events de afwikkeling en evaluatie behandeld met behulp van evaluatieformulieren voor zowel interne als externe betrokkenen.

13 oktober 2011, Den Haag

5


1. Randvoorwaarden en Uitgangspunten De randvoorwaarden en uitgangspunten voor het evenement „Nationale FM Docentendag voor alle HBO FM opleidingen in Nederland‟ zijn: - Het evenement mag maar 1 dag duren (uitgezonderd van reisdagen). You & Evenst wil het evenement gaan organiseren op Donderdag 15 December 2011. Het is de bedoeling dat het evenement in de avond plaats gaat vinden. You & Events heeft besloten om het evenement op een doordeweekse dag te houden, omdat de meeste docenten het dan zien als een gezellig uitje. We zijn bang als het feest in het weekend word gehouden dat de meeste docenten het zien als het wegnemen van een vrije dag in het weekend. - Het evenement is bestemd voor 500-1000 personen. Een randvoorwaarde van de opdrachtgever is dat er een minimaal aantal van 500 personen aanwezig zullen zijn en een maximaal aantal van 1000 personen. Het aantal personen dat daadwerkelijk gaat komen wil You & Events gaan controleren doordat de uitnodiging bevestigd moeten worden. Waarneer de docent zijn uitnodiging niet heeft bevestigd wordt hij of zij niet toegelaten tot de docentendag. Dit wil You & Events doen om inzicht te krijgen op hoeveel docenten er komen. Op deze manier is het gemakkelijker rekening te kunnen houden met het aantal hapjes en drankjes. - Er is een budget van €50,- tot €100,- per persoon. Het budget wat You & Events voor deze opdracht heeft gekregen moet voldoende zijn om alle docenten een leuke avond te bezorgen. You & Events probeert de kosten zoveel mogelijk te drukken door gebruik te maken van studenten die voor studiepunten werkzaamheden verrichten. Wij denken dat op deze manier de leerlingen in een leuke omgeving wat kunnen leren en ook ons budget te beperken. De grootste kosten van deze FM docentendag zullen voor het eten en drankenarrangement zijn. Voor de rest moet er rekening gehouden worden met de huur van het klooster en de activiteiten die op de avond gaan plaats vinden. - Het evenement moet plaats vinden en uitvoerbaar zijn voor 1 juli 2012 Het evenement gaat plaats vinden op donderdag 15 december 2011. You & Events gaat de diverse Facilitaire Management opleiding ver van te voren laten weten dat het evenement op 18 december 2011 plaats gaat vinden. Hiermee wil You & Events bereiken dat de docenten ten tijden van het evenement zijn uitgeroosterd zodat er een gezellige avond voor iedereen van gemaakt kan worden. - Het evenement moet een groot succes worden en met bijbehorende geschikte locatie. Voor het evenement is besloten om het te houden in een klooster. Met het klooster wil You & Events een link leggen naar vroeger. In kloosters hebben nonnen en monniken de eerste stappen naar het onderwijs gezet. In kloosters werden de nonnen en monniken geleerd om te lezen en te schrijven. - Er moet goed gecommuniceerd worden door de organisatie en van organisatie naar genodigden. In een vroeg stadium worden direct mails verzonden naar het hoofd van de afdeling FM op de scholen. Zij kunnen deze mail door sturen naar de docenten. Het hoofd van de afdelingen kan een lijst met namen terug mailen. De mensen die toezeggen worden op de gastenlijst gezet en krijgen een uitnodiging toegestuurd. De meest eenvoudige manier van een mailing is een brief. Ook hierin kan weer worden gevarieerd door middel van briefpapier en de envelop. De mailing kan worden uitgebreid door middel van het bijvoegen van folders. Het voordeel van direct mailing is het meetbaar maken van hoeveel klanten er reageren.


6


2. Docentendag Voor het organiseren van een evenement zoals de nationale FM docentendag wordt vaak een extern bedrijf ingehuurd, een evenementenbureau. Zij hebben vaak meer kennis, ervaring en contacten in huis om een succesvol evenement neer te zetten. Voor hen is het makkelijker een evenement te organiseren als er een doel van tevoren wordt vast gesteld.

2.1. You & Events You & Events is een ambitieus evenementenbureau opgericht door zes 2de jaar studenten van de opleiding facility management. Wie beter kan een evenement organiseren voor een FM docentendag dan studenten van deze opleiding. Het logo van You & Events vertelt het verhaal waar ze voor staan. You & Events zal ernaar stereven om maatwerk te leveren. Als de opdrachtgever een evenement wil, zoals dat al jaren wordt gedaan, gaat You & Events „in the box‟ zitten en hiermee aan de gang. Wil een opdrachtgever iets vernieuwend en uitbundig, dan kruipt You & Event snel „the box‟ uit en zullen zij alles uit de kast halen dit voor elkaar te krijgen.

2.2. Doel Het doel van de nationale FM docentendag is hoofdzakelijk netwerken en kennis overdracht. Op deze dag kunnen docenten en medewerkers van de HBO opleiding facility management, kennis met elkaar maken en kennis over het vakgebied uitwisselen. Iedere hogeschool bied zijn lesprogramma anders aan en iedere docent legt de lesstof uit. Toch kunnen hogescholen en docenten veel van elkaar leren. Om de HBO opleiding van facility management nog succesvoller te maken over geheel Nederland. Daarom streeft You & Events voor een avond waarbij het netwerken gestimuleerd wordt.

2.3. Sfeer Netwerken staat deze dag centraal, vandaar dat ernaar wordt gestreefd een gemoedelijke sfeer te creëren. Deze sfeer zal worden creëert door de muziek, een lezing, de catering, de aankleding en het thema. Zo zal er een dresscode „gala‟ zijn, deze sluit aan op het thema en op de sfeervolle winterse dagen. Door een dresscode te hanteren heeft men niet snel het idee overdressed te zijn. Waardoor gasten zich eerder op hun gemak voelen en de gemoedelijke sfeer wordt gestimuleerd. Zo zijn alle compartimenten aan gepast om het doel zo goed mogelijk voor elkaar te krijgen.


7


3. Programma en Locatie Om een evenement tot succes te kunnen maken is er een locatie en programma nodig die passen bij het doel en de doelgroep van het evenement.

3.1. Programma 16.00 – 16.30 uur Inloop 16.30 – 17.00 uur Aanvang/Borrel 17.00 – 17.15 uur Start programma 17.15 – 17.25 uur Introductie door You & Events Start entertainment programma 17.30 – 18.15 uur Hoogleraar HR Development: Joseph Kessels 18.15 – 19.00 uur Live muziek: Crazy Piano‟ s 19.00 – 20.30 uur Start buffet 20.30 uur Afsluiting 20.30 – 21.00 uur (eventuele) Borrel achteraf

3.2. Thema Het thema waar wij voor hebben gekozen is het thema‟ Black & White‟. Dit thema valt op verschillende manier te combineren met onze doelgroep de docenten en de locatie. Het thema in combinatie met de doelgroep Bij het thema „Black & White‟ valt te denken aan verschillende nationaliteiten die op de verschillende scholen rondlopen. Ook komt het terug in de kleding van de docenten op de scholen die er over het algemeen in een pak bij lopen. You & Events wil de avond een beetje een chique karakter geven en daarom is er gekozen voor de kleuren zwart en wit omdat de meeste docenten zich bij deze kleuren ook goed voelen. Locatie in combinatie met het thema. Er is besloten om ons evenement te houden in een oud klooster. Dit heeft te maken met de historie van de nonnen. In het verleden is het lesgeven in schrijven en lezen voor het eerst begonnen bij de nonnen die in het kloosters les kregen in het schrijven en lezen van boeken. Verder heeft het thema „Black & White‟ te maken met de kleur van de kledij van de nonnen van vroeger. Nonnen liepen vroeger altijd in zwart en wit kleurige pakken. Entertainment in combinatie met het thema. Verder is er gekozen in het entertainmentprogramma voor de „Crazy piano‟s‟ dit thema komt terug in combinatie met de locatie. Dit komt doordat er in kloosters vaak tijdens de missen gebruik werd gemaakt van piano‟s en orgels. You & Events heeft hier wel een originele draai aangegeven, omdat we het niet geschikt vonden om tijdens een feestavond kerkmuziek te draaien. De Crazy piano‟s is een mix van populaire muziek van toen en nu.


8


3.3. Locatie Het Klooster te Noordwijk Omdat You & Events de FM docenten van het HBO willen verrassen is er besloten om het evenement te organiseren in een luxe omgeving. De locatie waar You & Events het evenementen wil laten plaats vinden, is „Het Klooster‟. Deze locatie is te vinden in Noordwijk. Het is een oude kerk, die door ondernemingen gebruikt kan worden om evenementen in te organiseren. In deze omgeving hoopt You & Events dat de docenten met elkaar gaan communiceren en discussiëren over de gegeven lesstof op de verschillende locaties van de FM opleidingen. You & Events hoopt dat de docenten in deze inspirerende omgeving de lesstof kunnen bespreken en waar zo nodig ervaringen met elkaar kunnen delen. Het pand heeft twee verschillende zalen beschikbaar. Elke zaal gaat gebruikt worden voor een andere activiteit. Op deze manier is er genoeg ruimte voor alle genodigden. In principe worden de klanten in de kapel ontvangen met koffie en thee, waarna de docenten vervolgens naar de grote zaal worden meegenomen. Tijdens het buffet wordt de kapel heringericht om vervolgens hier onder het genot van een hapje en een drankje de avond nog is te bespreken. Dit alles wordt geleidt door de „Crazy piano‟s „ die worden ingehuurd en die de avond aan elkaar speelt. Algemene locatie informatie1 Het podium van het Klooster heeft twee doelgroepen: enerzijds is zij bedoeld voor bedrijven, organisaties en instellingen die in de fraaie 'Kerk aan Zee' locatie van het Klooster besloten seminars, events en congressen willen houden. Anderzijds organiseert het Klooster er publiekelijk toegankelijke culturele optredens, lezingen en concerten. De voormalige 'Kerk aan Zee' is voor beide doelgroepen een inspirerende locatie. De ruimte is ingericht en gestyled door interieurontwerper Klooster met moderne kunst, design meubilair/accessoires en verlichting van zowel eigen ontwerp als die van bekende kunstenaars en designers. De Kerk aan Zee ligt op 100 meter van het strand en op loopafstand van de belangrijkste hotels in de charmante kustplaats Noordwijk. Het omvat zo'n 1250 m2 ruimte en is geschikt voor groepen van 15 tot 1000 personen.2 Parkeergelegenheid Ook op loopafstand van het Klooster zijn er voor de bezoekers drie openbare parkeerplaatsen. Invalide parkeerplaatsen zijn op aanvraag mogelijk. Tevens zijn er op loopafstand van het Klooster parkeergarages aanwezig. Gegevens locatie Evenement Adres: Naam: Adres: Oppervlakte: kerk Oppervlakte: kapel

1 2

Het Klooster “Kerk aan Zee” Hoofdstraat 96, 2202 EZ Noordwijk 850 m² 400 m²

http://www.kloosterpodium.nl/ http://www.kloosterpodium.nl/


9


Inrichting van de Locatie De entree Wanneer de docenten binnen komen worden ze doormiddel van een rode loper geleid naar de garderobe. Hier wordt de docent verwelkomt door de gastheer en wordt tevens de naam gecontroleerd op de gastenlijst. Tevens ontvangt de docent hier het programma van de avond. Het is de bedoeling dat iemand van het evenementbureau „You & Events‟ de rol van gastheer op zich neemt. Garderobe De garderobe is in het pand reeds aanwezig. De docenten kunnen kosteloos hun jassen en andere overbodige items achterlaten in de beveiligde garderobe. De garderobe wil You & Events laten beveiligen door studenten van de opleiding Facility Management van de Haagse Hogeschool. In overleg met de Haagse Hogeschool kan You & Events de studenten ASA-uren geven inruil voor hun medewerking. Toiletvoorzieningen In de locatie zijn voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig. Hierdoor hoeft er dus geen rekening gehouden te worden met de huur van toiletvoorzieningen. De kosten voor het toiletgebruik zijn in de totaalprijs van de huur doorberekend. You & Events heeft ervoor gekozen geen gebruik te maken van een toiletdame bij de toiletten. Omdat er vanuit wordt gegaan dat het toilet gebruik van de docenten op een normale manier gaat, en het niet nodig is om hier extra controle op uit te voeren. De inrichting De inrichting van het pand wil You & Events gaan regelen in samenwerking met het grafisch lyceum te Rotterdam. Dit omdat het een dag wordt voor docenten en we dit als een mooie praktijk ervaring zien voor studenten van het Grafische Lyceum. Het thema „Black & White‟ wordt zowel in het kapel als in de grote zaal toegepast. Een plattegrond van de inrichting is te vinden in bijlage 6. Het Klooster tot betrekking van ontvangst en presentatie Voor de ontvangst plaatst het Klooster ca. 50 statafels in de grote zaal voor tijdens het buffet en het optreden van de Crazy Piano‟s. De koffie-ontvangst zal in het kapel plaats vinden, net als de lezing en de borrel. Wanneer de bezoekers naar de grote zaal worden gebracht wordt de kapel heringericht voor de borrel na afloop van het diner. Klooster tot betrekking van het aperitief Het Klooster draagt zorg voor het nodige meubilair in de kerk. Van der Loo verzorgt het arrangementen (tafelstukjes) voor 50 tafels. Het Klooster tot betrekking van het diner Na het diner in de grote zaal van de kerk komen de gasten weer in de kapel. Van der Loo brengt de grote zaal in sfeer met de volgende items : - 10 lange dinertafels bestaande uit hoge statafels met moderne krukken (chroom met wit) met in het oogspringende tafelarrangementen. Aan deze tafels is plaats voor 80 mensen per tafel. -De dinertafels worden richting de kerkdeuren geplaatst zodat aan de kant van het klooster ca. 4 mtr ruimte vrij blijft voor de muziek en het optreden. - 36 witte consoles met trendy, in het oogspringende witte bloemstukken.


10


3.4. Entertainment Gastspreker Om de avond van het evenement op te vullen, is er gekozen om een spreker in te huren. Tijdens dit evenement zullen er ervaren facility management docenten bij zitten, maar ook „nieuwelingen‟ van dit vak. De spreker van de avond zou dus veel moeten weten van dit vakgebied om deze kennis te kunnen delen met de aanwezigen. Voor deze avond zal een specialist in Human Resource Development, Joseph Kessels optreden als spreker. Biografie Na de kweekschool, heeft Joseph Kessels de studie Andragologie gevolgd. In 1977 heeft Kessels samen met Cora Smit het adviesbureau Kessels & Smit, The Learning Company opgericht. In de afgelopen dertig jaar is dit adviesbureau uitgegroeid tot een internationaal advies- en onderzoeksbureau op het gebied van opleiden, leren en ontwikkelen van mensen in hun werk. Op 1 januari 2011 nam Kessels na 34 jaar afscheid van dit bedrijf. Naast zijn eigen bedrijf, werkte hij sinds 1995 tot 2000 als hoogleraar aan de Universiteit Leiden. Hij vervulde in 2005 tot 2009 de functie van Dean van TSM Business School. Op dit moment is Kessels hoogleraar Opleidingkundig Leiderschap aan de Open Universiteit en werkzaam in het Ruud de Moor Centrum. Belangstelling Kessels belangstelling gaat voornamelijk uit naar het onderzoek en ontwerp van leeromgevingen ten behoeve van kennisproductiviteit, innovatie en de ontwikkeling van sociaal kapitaal. In de afgelopen jaren heeft hij tal publicaties uitgebracht op het gebied van wetenschappelijke en praktijkgerichte onderzoek en ontwerp. Tijdens zijn de jaren als hoogleraar aan de Universiteit Leiden, focust Kessels zich op het leren en ontwikkelen van volwassenen inde context van hun werk. Een opgevallen kenmerk voor het kennistijdperk is dat de waardetoevoeging van kennis prevaleert boven die van materiële grondstoffen en fysieke arbeid. 34

3 4

http://josephkessels.com/biography I. Bakker en T. van der Voordt: Facility Management Magazine, 2011, pag. 192, 193


11


Crazy piano‟s De docenten zullen worden entertaint door de crazy piano‟s zij zullen van 18.15 tot 19.00 spelen, daarna zullen zij tot 21.00 uur de achtergrondmuziek verzorgen. De crazy piano‟s zijn een artiestengroep die moderne muziek op de piano spelen en hier een hele beleving omheen bouwen. De Crazy Piano pianisten spelen niet alleen een mooi spel op de piano, maar ze bouwen er een spectaculaire show bij. Ze zorgen zelf voor hun decor met knalrode vleugels, een drumstel, saxofonist en de Crazy Pianisten. Aan de entourage en decors is veel aandacht besteed. Zo streeft Crazy Piano‟s er naar om de zaal om te bouwen tot een pianobar. Door puur op het gevoel in te spelen. Tijdens de show zullen de pianisten de zaal volledig op zijn kop zetten met diverse acts achter, op en onder de rode piano's.5 Catering Voor de catering is gekozen voor een „walking diner‟, dit houd in dat er de gehele avond een aantal tafels staan met gerechten. De docenten kunnen socializen, eten en genieten van de entertainment. De voordelen zijn dat er op een eigentijd gegeten kan worden en dat er niet voor 728 personen geserveerd hoeven te worden. De catering zal verzorgt worden door Buffet Catering Nederland. De pakketten die de cateraar aanbied zijn inclusief bordjes, bestek, servetten, buffetlakens, de schoonmaakkosten van het gehele buffet, presentatieschalen en chafing dishes. Doordat het buffet voor meer dan 50 personen is, bied de cateraar tevens koks aan zodat zij de gehele catering kunnen begeleiden.6 In bijlage 1 is een folder van Buffer Catering Nederland te vinden. De prijs zal €14,83 p.p. zijn en zal bestaan uit;7  Stokbrood met kruidenboter  Kipsaté  Gehaktballetjes in zoutzure saus  Appelrollade  Beenham met honing/ mosterdsaus  Nasi  Gebakken aardappeltjes  Rundvleessalade  Vissalade  Diverse sauzen

5

http://www.janvis.nl/artiest-prijs-opvragen/crazy-pianos-on-tour/ http://www.buffetcatering.nl/pakketten.htm 7 http://www.buffetcatering.nl/pdf/buffet_pakketten.pdf 6


12


4. Invulling Er zijn altijd extra zaken die belangrijk zijn bij evenementen, maar snel vergeten worden. Dit komt doordat ze vaak op de achtergrond spelen. Zo valt er te denken aan de veiligheid tijdens het evenement even als de vergunningen en de verzekeringen.

4.1. Veiligheid De veiligheid tijdens de Nationale FM Docentendag staat gekoppeld met de doelgroep. De dolgroep, FM docenten en het ondersteunend personeel heeft in het algemeen een zakelijke- en rustige mentaliteit. Hier is op ingespeeld met de keuzes die zijn gemaakt ten aanzien van de veiligheid tijdens dit evenement. Gastenlijst De Nationale FM Docentendag is alleen voor genodigden. Om controle te kunnen houden wie in het gebouw aanwezig is, is er bij de ingang een gastenlijst aanwezig. Staat men niet op de lijst, kan men helaas niet binnen gelaten worden. Er is voor dit systeem gekozen om de veiligheid van de genodigden te waarborgen. EHBO De locatiebeheerders van het Klooster hebben een EHBO-diploma en zullen tijdens het evenement aanwezig zijn, hierdoor hoeft er geen externe EHBO geregeld te worden. Tevens is het risico dat er iets gebeurd erg klein, ten aanzien van de doelgroep. Veel onderwijspersoneel heeft tegenwoordig verplicht een EHBO-diploma of een BHV-certificaat. Hierdoor is de keuze gemaakt om geen EHBO post neer te zetten tijdens het evenement. Brandveiligheid Er wordt ingespeeld op de brandveiligheid van de locatie door rekening te houden met de decoratie. Dat deze niet brandgevaarlijk zijn en er zal geen openvuur in het gebouw toegestaan zijn. Tevens zal er met de opbouw worden gelet op de vluchtroutes en nooduitgangen, dat deze allemaal vrije toegang houden. Beveiliging Er is op de locatie een portier aanwezig, wie tevens zijn beveiligingspapieren heeft gehaald. Hij zou onze beveiliger zijn voor de avond. You & Events verwacht geen problemen met de gasten, maar misschien wel met mensen die naar binnen willen. Verder is het altijd mogelijk bij grote problemen de politie in te schakelen.


13


4.2. Vergunningen Het Klooster werd vroeger echt als klooster gebruikt. Dit klooster is al jaren geleden omgebouwd tot een evenementencentrum. Door deze omschakeling van de locatie, heeft de locatie destijds verschillende vergunningen al moeten aanvragen, waardoor dat nu niet meer nodig is. Vergunningen nodig Nationale ontheffing voor het sluitingsuur Er moet voor de Nationale FM Docentendag een ontheffing voor het sluitingsuur aan gevraagd worden. Omdat het evenement tot een uur of 21.00uur duurt, dit is voorbij de normale sluitingstijd van 18.00uur. Om open te blijven en muziek te voeren tot 21.00uur is er toestemming nodig van de gemeente Noordwijk. De ontheffing moest 11 weken van te voren bij de gemeente worden aangevraagd. Zodat de burgemeester hiernaar kan kijken en 8 weken voordat het evenement begint een beslissing kan nemen voor de uitgifte van de ontheffing. De kosten voor deze ontheffing zullen €63,70 zijn.8 Ontheffing op grond van de dranken horecawet Deze ontheffing hoeft niet aangevraagd te worden, omdat zowel de locatie evenals het cateringbedrijf over deze ontheffing beschikt. In deze ontheffing staat dat er lichte alcoholische dranken geschonken mogen worden in een besloten bijeenkomst. Onder lichte alcoholische dranken worden wijnen en bier verstaan. 9 Vergunningen niet nodig Geluidsvergunning Een geluidsvergunning is niet nodig voor dit evenement en deze locatie. Dit vanwege de eindtijd van het evenement en vanwege de afstand tussen de locatie en woningbouw. 10

4.3. Verzekeringen Voor de Nationale FM Docentendag zijn er slechts twee verzekeringen nodig. Tijdens deze beslissingen is er gekeken naar het soort evenement en naar de activiteiten tijdens het evenement. In bijlage 4 is een offerte voor de verzekeringen te vinden.

Aansprakelijkheidsverzekering11 De aansprakelijkheidsverzekering dient voor in het geval van schade. Zodat You & Events dit niet zelf hoeft te financieren. De aansprakelijkheidsverzekering moet 14dagen voor dat het evenement gehouden worden aangevraagd worden. You & Events heeft er voor gekozen om de aansprakelijkheidsverzekering bij AON aan te vragen, de kosten zullen €291,20,- bedragen. Annuleringsverzekering Er is gekozen om een annuleringsverzekering af te sluiten voor het geval de docentendag onverwachts geannuleerd moet worden. Redenen hoervoor zijn plotselinge over leiding van een gast, iemand van het entertainment, of iemand van de organisatoren. Tevens kan het evenement gecancelled worden door de weersomstandigheden. Het evenement wordt 15 december gehouden, de kans dat het glad op de weg is en gasten van ver hierdoor niet kunnen komen is groot. Ook in dit geval kan de docentendag gecancelled worden.

8

http://www.noordwijk.nl/Smartsite.shtml?id=50365 Lenny Kaarsgaren: Zakelijke en publieksevenementen. 2010 pag. 256 t/m 258 10 Lenny Kaarsgaren: Zakelijke en publieksevenementen. 2010 pag. 256 t/m 258 11 http://www.evenementenverzekering.nl/evenementenverzekering/premie-berekenen/ 9


14


5. Financiën Ieder evenement brengt kosten met zich mee, om deze kosten overzichtelijk te maken word er voor het evenement een begroting gemaakt voor de opdrachtgever. Zodat de opdrachtgever inzicht heeft over de kosten die het evenement met zich mee brengt.

5.1. Begroting Begroting voor evenement FM docenten dag locatie en inrichting inrichting locatie € huur locatie € kosten parkeerplaatsen € schoonmaakkosten € € invulling programma optreden verzorgd door crazy piano's overige activiteiten gastspreker

catering catering en uur loon voor medewerkers catering voor de gasten

drukwerk en promotie uitnodiging en entreekaarten

Loonkosten Loon personeel (8)

diversen parkeerhulpen vergunningen en verzekeringen

onvoorzien post onvoorzien

totale begroting budget overschot 13 oktober 2011, Den Haag

6.500,00 9.000,00 1.800,00 650,00 17.950,00

€ € € €

9.000,00 800,00 3.000,00 12.800,00

€ € €

120,00 14.136,24 14.256,24

€ €

1.199,00 1.199,00

€ €

960,00 960,00

€ € €

40,00 354,90 394,90

€ €

5.314,00 5.314,00

€ € €

52.874,54 53.144,00 269,46 15


5.2. Financiële toelichting Voor het evenement zijn verschillende kostenposten denkbaar. De gasten hebben namelijk catering nodig en entertainment. Daarnaast zijn er randzaken zoals drukwerk, marketing, zaalhuur en personeel meegenomen om het budget op een goede wijze te hanteren. Voor het evenement is er een budget van €73,- per gast beschikbaar gesteld. Wij zullen uitgaan van 728 gasten tijdens de gehele avond. We creëren hiermee een budget van €53144,-. Het evenement staat in het teken van een goede leeromgeving. Het is een contact dag voor FM medewerkers en hierbij willen wij uiteraard niet dat er kosten bijkomen voor de gasten. Met een kosten overzicht kunnen wij het evenement managen en controleren. Uitleg kosten:  Huur locatie: De locatiehuur komt neer op €9000. Via vergelijkingen op internet komen we op deze prijs. Dit is exclusief catering, audiovisuele apparatuur en dergelijke. 12 

Inrichting locatie: Het interieur en de decoratie wordt verzorgd in samenwerking met het grafisch lyceum Rotterdam. Hierdoor vallen de kosten lager uit dan verwacht. Het totaalbedrag voor de inrichting en decoratie zijn geraamd op €6500.



Kosten parkeerplaats: Alle gasten komen waarschijnlijk met eigen vervoer. Om de gasten op te vangen die met de auto komen zullen parkeerkaarten aanwezig zijn. Van de 728 gasten zullen er 300 met de auto komen (carpoolen en ov wordt gebruik van gemaakt). Het tarief van maandag t/m vrijdag: € 2,- per uur met een maximum van € 6,- per dag. Voor ons telt dit 300 keer 6 euro. Dat komt neer op een bedrag van €1800,-. 13



Schoonmaak, facilitaire kosten: Voor het evenement gaan wij uit van 5 externe schoonmakers. Deze schoonmakers zijn 4 uur werkzaam om alles weer op te ruimen. Het uurloon van de schoonmakers is € 25,-. Het bedrag komt neer op €500,- met daarop nog €150,- voor schoonmaak materiaal. Een totaal van €650,-.



Catering gasten: Bij het buffet zullen koks aanwezig zijn. De prijs p.p. is €14,83. Dit komt neer op een totaalbedrag van €10796,24. Daarnaast zullen de gasten gemiddeld 3 drankjes nemen en een kop koffie. Deze kosten zijn geraamd op €3640,-. Bij elkaar opgeteld is dit €14436,24.



Catering medewerker: Om het evenement uit te voeren hebben we 8 externe werknemers nodig. Deze werknemers krijgen een maaltijd aangeboden waarbij ze ook drankjes kunnen verkrijgen. De prijs is die is berekend komt neer op €15,- per persoon. Hiernaast is het uurloon €15,-. Ze zullen 6 uur werkzaam zijn op ons evenement. Dit komt neer op een totaal bedrag van €930,-.



Catering en kosten artiesten : Het tarief voor de crazy piano‟s voor deze avond is €9000,-14. Er wordt een optreden geregeld van 3 uur. Hierbij zijn 2 pianisten, 1 drummer en 2 mensen voor de bediening van het geluid. Het entertainment team bestaat uit 5 personen. Zij zullen ook een maaltijd aangeboden krijgen en drankjes. De totale kosten zijn hiervoor €75,-.



Loonkosten personeel: Er zullen 8 externe medewerkers aanwezig zijn die allen 6uur werken. De loonkosten per uur zijn €20,- bruto. Dit komt neer op een bedrag van €960,-



Uitnodigingen: De uitnodigingen voor 728 gasten zullen €1199,- bedragen. 15

12

http://www.voordeligfeest.nl/index.shtml?action=locatiedetails&id=56 http://www.delft.nl/Inwoners/Bereikbaar_Delft/Auto/Parkeren_in_Delft/Parkeren_voor_bezoekers 14 http://www.janvis.nl/artiest-prijs-opvragen/crazy-pianos-on-tour/ 15 : http://www.versturen-mailing.nl/ 13


16




Gastspreker: Om de avond van het evenement op te vullen, is er gekozen om een spreker in te huren. Tijdens dit evenement zullen er ervaren facility management docenten bij zitten, maar ook „nieuwelingen‟ van dit vak. De spreker van de avond zou dus veel moeten weten van dit vakgebied om deze kennis te kunnen delen met de aanwezigen. Voor deze avond zal een specialist in Human Resource Development, Joseph Kessels optreden als spreker. Deze beste man vraagt €3200,-16



Parkeerhulpen: Om de gasten op eigen vervoer te begeleiden tijdens aankomst. Hiervoor zijn er 2 parkeerhulpen, die 2uur aanwezig zullen zijn. Zij krijgen per persoon € 20,- per uur. Totaal bedrag van €40,-.



Verzekeringen en vergunningen: Er wordt uitgegaan van een totaalbedrag van €354,90. Hierin begrepen de ontheffing voor de sluitingstijd17 en de aansprakelijkheidsverzekering18.



Post onvoorziene kosten: Er zullen tijdens elk project onvoorziene kosten kunnen voorkomen. Om deze goed op te vangen wordt er 10% van het budget achter gehouden om deze post te vullen.

16

http://www.gastsprekers.nl/vragen.php http://www.noordwijk.nl/Smartsite.shtml?id=50365 18 http://www.evenementenverzekering.nl/evenementenverzekering/premie-berekenen/ 17


17


6. Marketing en Communicatie Als er een evenement wordt georganiseerd is het belangrijk om te weten wie de doelgroep is, om zo beter op de wensen van deze groep te kunnen inspelen. Tevens is het handig om vooraf van het evenement een plan op te stellen hoe de doelgroep te benaderen is

6.1. Doelgroepanalyse Doel Het doel van You & Events is om de landelijke FM- docenten een gelegenheid te bieden om nader tot elkaar te komen. Dit denken wij te kunnen realiseren door een goede invulling te geven van het programma op de desbetreffende avond. Het is dus voornamelijk belangrijk dat wij door middel van de juiste aanpak de docenten weten te overtuigen om deel te nemen aan het evenement. Algemene kenmerken De doelgroep zijn de docenten die lesgeven in facility management op minimaal HBO niveau. Aantal bestaande klanten Binnen de HHS zijn 44 docenten die lesgeven in FM, daarnaast zijn er 12 functies binnen het ondersteunend personeel. Er zijn 12 HBO bachelors en instanties die les programma‟s FM aanbieden.19 In totaal zijn er 728 mensen die worden genodigd. Aantal potentiële klanten Wellicht zijn docenten leisure management potentiële klanten omdat hospitality daar ook hoog in het vaandel staat. Relevante eigenschappen van de doelgroep De leeftijd ligt grotendeels tussen de 35 en 55 jaar en het opleidingsniveau is voornamelijk academisch. Bekendheid bij doelgroep De doelgroep is onbekend met het evenement, hierdoor is het belangrijk dat zij een goede indruk krijgen van het evenement. Wat verwacht het publiek van het evenement De doelgroep verwacht interessante zaken te horen betreffende het FM vakgebied. Daarnaast verwachten zij de mogelijkheid tot netwerken onder het genot van een hapje, drankje en entertainmentprogramma. Doel van de boodschap Het doel is om de docenten een discussieruimte te bieden en te laten informeren doormiddel van een gastsprekers. Kennis van de doelgroep omtrent het onderwerp De doelgroep is gespecialiseerd in het onderwerp. Mening van de doelgroep over het onderwerp De docenten hebben gestudeerd om les te geven in dit vak, zij zullen ieder een andere mening hebben over het onderwerp omdat zij over veel kennis beschikken.

19

http://www.kiesjestudie.nl/studierichtingE07-Facility-management.html


18


6.2. SWOT Analyse Strengths - Karakteristieke locatie - Kosten reductie door inzet studenten - Locatie goed bereikbaar - Invulling programma - Netwerk mogelijkheid

Weakness - De doelgroep is gering - Onbekwaam personeel

Opportunities - Bij succes voor herhaling vatbaar - Docenten die gemotiveerder aan het werk gaan doordat ze nieuwe mensen ontmoeten uit hetzelfde vakgebied.

Threats - Weinig interesse onder FM docenten - Weinig motivatie onder de docenten door te lange uren/dagen - Weinig uitdaging voor de FM docenten omdat er al zoveel evenementen zijn.

6.3. Marketing Marketingdoelgroep Door een goede invulling te geven van het programma moeten de docenten geïnformeerd, gemotiveerd en gestuurd worden, voor-, en tijdens het evenement. Zonder de inzet van het personeel wat voornamelijk bestaat uit studenten kunnen wij geen optimale hospitality en entertainment verzorgen tijdens de Nationale FM Docentendag. Waardoor de studenten een subdoelgroep wordt. You & Events moet deze doelgroep motiveren om behulpzaam te zijn tijdens het evenement. Zij zijn wel verplicht om te helpen, maar als zij niet willen of niet inzien hoe hard zij nodig hebben zal de motivatie er niet zijn. Hierdoor kunnen wij niet het niveau van hospitality leveren waar wij naar streven. Marketingdoelstellingen  Meer communicatie onder de FM docenten, ze leren elkaar beter kennen en zo kunnen ze ervaringen uitwisselen.  Het social network van de docenten verbreden.  De doelgroep de juiste informatie verschaffen voor-, tijdens- en na het evenement.  De studenten die werkzaam zijn tijdens het evenement motiveren om het evenement goed te laten slagen. Marketingstrategie Door gebruik te maken van de gekozen marketingmiddelen in vorm van een direct mailing, website, informatiebrieven, informatiebrochure en face to face communicatie wil You & Events zowel de docenten bereiken als de studenten van andere instanties die werkzaam zullen zijn tijdens het evenement. Hiermee kunnen we ze een bepaald beeld geven van de werkzaamheden en wat er allemaal van hun verwacht wordt voor- en tijdens het evenement. Marketinginstrumenten Product You & Events denkt zich te onderscheiden met dit evenement door meerwaarde toe te voegen aan de relatie tussen het vakgebied FM en het lesgeven. You & Events bied de docenten een ruimte waarin zij zich op hun gemak voelen om onder uitstekende omstandigheden nader tot elkaar te komen. Dit gaat You & Events bewerkstelligen door middel van onder andere de sfeer in de locatie, de professionaliteit van het entertainmentprogramma en duidelijke communicatie voor- en tijdens het evenement. Prijs De kosten die You & Events onder hun hoede zal nemen zal voornamelijk bestaan uit de kosten die opgemaakt zijn uit de huur en aankleding van de locatie. Daarnaast zullen er kosten gemaakt worden 13 oktober 2011, Den Haag

19


voor het entertainment programma, catering en parkeerkosten. Meer hierover staat in hoofdstuk 5. Financiën. Plaats De locatie waar het evenement zich afspeelt is in Het Klooster in Noordwijk.

6.4. Promotie Klanten benaderen Door middel van een direct mailing bestaat er de mogelijkheid om direct de juiste doelgroep aan te spreken. De FM docentendag wordt gezien als de ideale mogelijkheid om de docenten dichter bij elkaar te laten komen. Verschillende instanties die HBO opleidingen aanbieden worden benaderd over de landelijke docenten dag. Direct mailing is een goed instrument om klanten te benaderen. Allereerst zal de ontvanger zich persoonlijk aangesproken voelen en eerder geneigd zijn om de mailing goed te lezen. Ten tweede kan het zijn dat de inhoud van de boodschap volledig inspringt op de behoefte van de klant. Een groot voordeel van een mailing is, dat de mogelijkheden onbeperkt zijn. De meest eenvoudige manier van een mailing is een brief. Ook hierin kan weer worden gevarieerd door middel van briefpapier en de envelop. De mailing kan worden uitgebreid door middel van het bijvoegen van folders of uitnodigingen. Het voordeel van direct mailing is het meetbaar maken van hoeveel klanten er reageren. In een vroeg stadium worden direct mails verzonden naar het hoofd van de afdeling FM op de scholen. Zij kunnen deze mail door sturen naar de docenten. Tevens is er een website waar de docenten meer informatie kunnen vinden over het evenement (http://youenevents.webklik.nl/page/homepage). Het hoofd van de afdelingen kan een lijst met namen terug mailen. De mensen die toezeggen worden op de gastenlijst gezet en krijgen een uitnodiging toegestuurd. In bijlage 2 is de uitnodigingsbrief en in bijlage 3 is de uitnodigingskaart te vinden. Personeel Naast het inzetten van studenten voor de drankjes zal de You & Events ook werkzaam zijn tijdens het evenement. Leden van You & Events zullen de medewerkers aansturen en coördineren in de werkzaamheden die verricht zullen worden. You & Events zal het aanspreekpunt worden en optreden als tussenpersoon tussen de verschillende partijen.


20


7. Draaiboek en Uitvoering De voorbereidingen voor het evenement zijn afgerond, de locatie en datum zijn bevestigd, gasten zijn uitgenodigd, externe medewerkers zijn ingehuurd en de catering is gereserveerd. De uitvoering van het evenement nadert, dit zal plaatsvinden aan de hand van een draaiboek. 20

7.1. Draaiboek Het draaiboek geeft een duidelijk overzicht over, wie wat op welk moment doet. Een draaiboek kan zo gedetailleerd mogelijk gemaakt worden, maar er zullen altijd beslismomenten of onvoorspelende zaken plaatsvinden gedurende het evenement. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie eindverantwoordelijk is voor elk onderdeel van het evenement. Een draaiboek bestaat uit een chronologische opsomming van alle feiten en afspraken die in het kader van het evenement zijn gemaakt. Bovenal dient het draaiboek als een leidraad en checklist tijdens het evenement. Aan alle interne en externe medewerkers die een actieve bijdrage leveren, wordt een draaiboek overhandigd. Het draaiboek dient voor verschillende functies, o.a.:  Een overzicht van alle contactpersonen;  Iedereen een duidelijkheid geven over wat waar door wie gedaan wordt;  De gemaakte afspraken bevestigen;  Een overzicht geven voor de eventmanager en floormanager;  Een back-upfunctie. Indien interne of externe betrokkene niet aanwezig kunnen zijn, kunnen haar/zijn taken op een relatief eenvoudige manier door een derde persoon worden overgenomen;  Als een rustpunt dienen.

7.2 Checklist Tijdens de voorbereidingen van het evenement kun je een actielijst bijhouden, en al deze acties leiden tot een gedetailleerde checklist die uniek is voor het desbetreffende evenement. De checklisten kun je verdelen in verschillende fasen van het evenementen. Zo dienen er vier tot twee weken voor het evenement al bepaalde acties afgerond te zijn. Daarna volgt de checklist van één tot twee weken voor het evenement. Ook tijdens de opbouw en als de opbouw van evenement gereed is, dient er een checklist bijgehouden te worden. Tijdens het evenement, dat betekent zodra de gasten arriveren, dient er ook een checklist bijgehouden te worden. Ten slotte wordt er na afloop van het evenement de laatste checklist bijgehouden. Door de bovenstaande checklisten enkele weken voor het evenement door te lopen, leidt dit uiteindelijk tot de aanvulling van het draaiboek.

7.3 Uitvoering Het is belangrijk dat elke betrokkene weet, wat er van hem/haar verwacht wordt of wie hun aanspreekpunt zal zijn voor vragen. Bij het evenement „Nationale FM docentendag‟ zijn de afstanden niet groot en kunnen wij elkaar opzoeken of mobiel bereiken. Elke medewerker zal haar/zijn privé telefoon meenemen om met elkaar in contact te kunnen blijven. Het is dus niet noodzakelijk om portofoons aan te schaffen of in te huren. In bijlage 6 kunt u het gedetailleerde draaiboek van het evenement „Nationale FM docentendag‟ vinden.

20

Lenny Kaarsgaren: Zakelijke en publieksevenementen. 2010 pag. 270 t/m 275


21


8. Afwikkeling en Evaluatie Het evenement heeft plaatsgevonden. De uitvoering zit erop en alle demontagewerkzaamheden zijn verricht. Los van misschien nog wat „gevonden voorwerpen‟ en drukwerkrestanten, zijn alle materialen weer terug op hun plaats. De locatie is weer leeg opgeleverd. Toch kunnen de draaiboeken nog niet helemaal in de kast en kan het project nog niet van de takenlijst worden verwijderd. Er zijn nog een aantal zaken die geregeld moeten worden voordat het evenement écht kan worden afgerond.

8.1. Afwikkeling In elk geval vindt nog de administratieve afwikkeling plaats. Hoe complex deze is en hoe lang de afwikkeling duurt, is onder meer afhankelijk van het aantal facturen, hoe snel u deze ontvangt en of er eventuele discussiepunten zijn. Binnengekomen facturen moeten worden gecontroleerd en, indien akkoord bevonden, betaald. De werkelijke kosten moeten in kaart worden gebracht om uiteindelijk een nacalculatie te kunnen samenstellen. Wellicht is er sprake van onenigheid over enkele aspecten van de dienstverlening van derden en moet hiervoor een klachtenbrief worden opgesteld en vindt een evaluatiegesprek met de betreffende leverancier plaats. Daarnaast kan het zijn dat op het gebied van aftersales nog een aantal taken verricht moeten worden. Bijvoorbeeld in de vorm van het toesturen van een bedankbrief aan de gasten, een hand-out van de presentaties of feestkrant, een bedankbrief aan sprekers, medewerkers en samenwerkingspartners. Steeds vaker wordt ook een foto- of videoreportage van het evenement op internet geplaatst na afloop, zodat de gasten nog een keer kunnen nagenieten als de eigenlijke feestvreugde erop zit. Tevens kan het opstellen van persberichten of verslagen voor het personeels- of relatieblad nog tijd vragen. Ook al is het evenement al afgelopen kan het toch nog veel lasten en tijd met zich meebrengen voordat het helemaal is afgerond. Hier moet rekening mee gehouden worden voordat er aan een nieuw evenement begonnen wordt.

8.2. Evaluatie Een veelgemaakte fout is om te denken dat het project met de voltooiing van het evenement erop zit. In de evenementenbranche ligt het volgende evenement cq. dossier ligt alweer te wachten, waardoor voor een degelijke evaluatie geen tijd wordt vrijgemaakt. Het zal echter duidelijk zijn dat het belang ervan niet onderschat mag worden. Door middel van de evaluatie wordt het succes bepaald, het rendement.

8.3. Interne Evaluatie Het is dan ook aan te raden om na elk evenement, hoe klein ook, te evalueren met de interne betrokkenen of alles vlot en vloeiend is verlopen in zowel de voorbereiding, uitvoering als afwikkeling. In dit Project hebben we de volgende interne Evaluatie opgesteld:           

Was de aanlooptijd voldoende? Kon de voorbereiding op alle punten zorgvuldig plaatsvinden of was er op een bepaald moment teveel haast geboden? Was de samenstelling van het organiserende team goed? Was de taakverdeling tijdens de voorbereiding goed? Was de taakverdeling tijdens de opbouw en uitvoering goed? Wat kan een volgende keer eventueel efficiënter of beter? Wat voor soort 'denker', 'doener' of andersoortig teamlid werd wellicht nog gemist? Was de briefing van de (interne) opdrachtgever volledig en duidelijk? Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling? Hoe verliep het uitnodigingstraject? Was de interne samenwerking goed om tot het juiste bestand van genodigden te komen?


22


     

Hoeveel genodigden waren er en wat was het aanmeldingspercentage? Was dit meer of minder dan verwacht? Hoeveel gasten waren er uiteindelijk op het evenement? Wat was het no show -percentage? Was dit meer of minder dan verwacht? Was het draaiboek volledig en duidelijk? Wat zou beter kunnen? Op welk moment zijn eventueel fouten gemaakt of zaken vergeten? Wat vonden wij zelf van het entertainment, de locatie, de catering enzovoort? Willen wij in de toekomst weer met deze leveranciers samenwerken of was de samenwerking niet voor herhaling vatbaar? Op welke punten wel of niet?

8.4. Externe evaluatie De meetbaarheid van het succes, het rendement van de evenementen word veelvuldig besproken in de evenementenbladen. Als men er bij het begin van de organisatie van een evenement in slaagt de gestelde doelen te kwantificeren, heeft men een helder meetinstrument in handen. In de meeste gevallen is het helaas niet zo eenvoudig om „harde‟ resultaten te meten. Toch is er wel een aantal mogelijkheden om ook extern te evalueren en zo tot een waardeoordeel te kunnen komen met betrekking tot het succes van het evenement. Ofwel de mate waarin de gestelde doelstellingen zijn bereikt. Of en op welke wijze u het evenement wilt evalueren, hangt af van een aantal factoren, zoals:  Het karakter van het evenement Wordt het evenement vaker georganiseerd in de toekomst, dan is het zeker wenselijk om erachter te komen of, en in welke mate er sprake is van een geslaagd evenement, welke verbeterpunten en welke succesfactoren voor de volgende keer moeten worden meegenomen.  Het type evenement Niet alle evenementen lenen zich voor een uitgebreide evaluatie: een informele bijeenkomst leent zich minder voor het uitreiken van een officieel evaluatieformulier dan een congres of seminar. Toch moet men niet te snel denken dat de gasten een evaluatie als belastend ervaren. Het geeft mensen immers een gewaardeerd gevoel als naar hun mening wordt gevraagd. Er wordt oprecht interesse in hem of haar getoond.  Betaalde deelname of gratis deelname Wanneer deelnemers hebben moeten betalen voor een evenement, zoals bij congressen en seminars gebruikelijk is, gaat dit gepaard met een bepaald verwachtingspatroon ten aanzien van onder meer de prijs-kwaliteitverhouding. Het is in deze gevallen zeer gebruikelijk om de mening van de deelnemers te vragen en te toetsen of aan de verwachtingen is voldaan. Aan de evaluatie kan op verschillende manieren vorm worden geven. Bij de keuze kan men zich onder meer laten leiden door de hiervoor genoemde punten. Mogelijke evaluatievormen zijn:  Een schriftelijke enquête  Een mondelinge evaluatie Voor zowel schriftelijke als mondelinge evaluatievormen geldt, dat men ervoor kan kiezen om alle gasten om hun mening te vragen, of dit slechts steekproefsgewijs te doen. Voor dit evenement is bedacht om na afloop gebruik te maken van een schriftelijke enquête. Voor de nationale FM docentendag is de keuze gevallen op een schriftelijke enquête, omdat dit minder tijd en minder geld kost. De schriftelijke enquête wordt 3 dagen na het evenement verstuurd per mail, zodat er gekeken kan worden wat de klant allemaal is bijgebleven en het meest is bijgebleven.21

21

Bron http://www.highprofile.nl/over-de-branche/evenementenadvies


23


Slot Verslaglegging organisatieproces Voor de eindopdracht Event Operation Plan (EOP) van het vak EVM is er gebruik gemaakt van verschillende bronnen en literatuur. Door middel van loting heeft You & Events het evenement van de Nationale FM docentendag toegewezen gekregen. Het evenement dient aan enkele randvoorwaarden te voldoen, namelijk:  Het evenement moet op 1 dag plaatsvinden. Studenten bepalen zelf welke dagdelen het meest geschikt zijn.  Het evenement is voor minimaal 500 en maximaal 1000 personen.  Het beschikbare budget is € 50,00 - € 100,00 per persoon (all-in).  Het evenement moet voor 1 juli 2012 uitgevoerd kunnen worden. Voorbereidingsfase In de eerste fase vond een brainstormsessie plaats om de thema en locatiekeuze in kaart te brengen naar aanleiding van de randvoorwaarden. Nadat deze bekend waren, werden de eisen van het eindproduct verdeeld over de groepsleden. Hoofdfase In de hoofdfase zijn de taken verdeeld en heeft iedereen zoveel mogelijk zijn eigen hoofdstukken gekregen. Hierdoor heeft iedereen een deel gekregen waar zij verantwoordelijk voor zijn. Tevens zijn in de hoofdfase iedere week voortgangspresentaties gehouden. Iedereen in onze projectgroep heeft minimaal één keer gepresenteerd. Afsluitingsfase In de laatste fase wordt er door de groep een individuele evaluatie ingevuld met betrekking tot het groepsproces.


24


Literatuurlijst Boeken  Facility Management Magazine, augustus 2011, Tekst Iris Bakker en Theo van der Voordt: Interview met Joseph Kessels.  Bouter. R. F.: Handleiding schriftelijke rapportage. Den Haag: Haagse Hogeschool, Opleiding Facility Management. 2010/2011. Nr. 2308  Case beschrijving Event Operation plan  Kaarsgaren, L.:Zakelijke en publieksevenementen. 4de druk, Amsterdam:Pearson Education Benelux, 2007. ISBN 978 90 4301 269 0 Links                       

http://www.kloosterpodium.nl/ http://www.janvis.nl/artiest-prijs-opvragen/crazy-pianos-on-tour/ http://www.buffetcatering.nl/pdf/buffet_pakketten.pdf http://josephkessels.com/biography http://www.kiesjestudie.nl/studierichtingE07-Facility-management.html http://www.gastsprekers.nl/vragen.php http://www.noordwijk.nl/Smartsite.shtml?id=50365 http://www.evenementenverzekering.nl/evenementenverzekering/premie-berekenen/ http://www.voordeligfeest.nl/index.shtml?action=locatiedetails&id=56 http://www.delft.nl/Inwoners/Bereikbaar_Delft/Auto/Parkeren_in_Delft/Parkeren_voor_bezoe kers http://www.janvis.nl/artiest-prijs-opvragen/crazy-pianos-on-tour/ http://www.versturen-mailing.nl/ http://www.noordwijk.nl/Smartsite.shtml?id=50365 http://www.evenementenverzekering.nl/evenementenverzekering/premie-berekenen/ http://www.highprofile.nl/over-de-branche/evenementenadvies http://www.dehaagsehogeschool.nl/over-de-hogeschool/contact-en-bereikbaarheid/contactvestigingen www.taxibrouwer.nl http://www.glr.nl/over-het-glr/contact http://www.kloosterpodium.nl/pageID/5 http://www.kloosterinterieur.nl/pageID/5 http://scheveningen.crazypianos.com/ http://www.buffetcatering.nl/contact.htm http://hulpdiensten.innoordwijk.nl/


25


Bijlagen Bijlage 1: Catering assortimentkaart Bijlage 2: Uitnodigingsbrief Bijlage 3: Uitnodigingskaart Bijlage 4: Kosten voor direct mailing Bijlage 5: Offerte verzekering Bijlage 6: Plattengrond Bijlage 7: Het Draaiboek Bijlage 8: Logboek Bijlage 9: Evaluaties


26


Bijlage 1: Catering assortimentkaart


27


Bijlage 2: Uitnodigingsbrief Betreft: Uitnodiging Nationale FM Docentendag [Plaats], [datum] Geachte heer/mevrouw, Het doet ons veel plezier u te mogen uitnodigen voor de Nationale FM Docentendag. Wij hebben de beschikking over een karakteristieke locatie het Klooster in Noordwijk. You & Evenets organiseert op donderdag 15 december een speciale middag voor de FM docenten die lesgeven aan het Hoger Beroeps Onderwijs (HBO). Het thema zal Black & White zijn vanwege de lesgeschiedenis en het Klooster. Tevens door de sfeervolle dagen die er aan komen. De dress-code staat in relatie met het thema en wij verwachten van u dan ook in gala te komen.

Adres locatie:

Hoofdstraat 96 2202 EZ Noordwijk Zh 071 3610930

We verzorgen voor u een interessant programma waarin we u geheel op de hoogte brengen van de nieuwste ontwikkelingen binnen FM. We laten u daarbij ook graag kennismaken met andere FM deskundigen om zo ideeën uit te wisselen die ten voordelen kunnen zijn van het lesprogramma. Tussendoor is er gelegenheid voor een hapje en een drankje, tevens zal er een lezing worden gehouden en zal er een optreden worden verzorgd door artiesten op de piano‟s. Graag vernemen we van u of u interesse heeft om deel te nemen aan dit programma. Een volledig programmaoverzicht is bij deze brief gevoegd. Wij hopen u op donderdag 15 december te mogen begroeten. Natuurlijk kunt u altijd contact met ons opnemen voor eventuele vragen of opmerkingen over het evenement. Met vriendelijke groet, You & Events


28


Bijlage 3: Uitnodigingskaart


29


Bijlage 4: Kosten voor direct mailing Mailing 500

- 500st A4 Briefpapier bedrukt in offset - 500st Flyer A5, 135 MC, full colour bedrukt - 500st C5 Venster enveloppen bedrukt in offset - 500st Adressen bestand - 500st Personaliseren, printen - 500st Vouwen en couverteren - 500st Portokosten

€ 1199,- ex btw

Opties: Biotop papier = Euro 20,- ex btw Recycled papier = Euro 20,- ex btw Ontwerp/opmaak service = Euro 15,- ex btw per kwartier

Bron: http://www.versturen-mailing.nl/


30


Bijlage 5: Offerte verzekering


31


Bijlage 6: Plattengrond


32


Bijlage 7: Draaiboek

Draaiboek YOU & EVENTS Nationale FM docentendag 15 december 2011 – Het Klooster Noordwijk


33


Contactpersonen YOU & EVENTS Eventmanagers Aanspreekpunt entertainers: Aanspreekpunt catering:

Christina Leung Jessica van der Ven

06-1433 7689 06-1494 7754

Floormanager: Gastheer: Aanspreekpunt locatie: Aanspreekpunt techniek:

Rick Zuijderduijn Gino Zwirs Piet de Haas Roy Pennock

06-2950 7733 06-5532 3654 06-3066 5796 06-3442 5473

De Haagse Hogeschool ASA-studenten

070-445 8888 22 Student 1 Student 2 Student 3

Bedrijfshulpverlening Taxicentrale Noordwijk Inrichting Grafisch Lyceum Rotterdam

071-361 1000 23 010-466 9836 24

Het Klooster Aanspreekpunt Verzorg aperitief

071-361 0930 06-2220 5169 25 06-4151 9541 26

Entertainment Gastspreker Crazy piano‟s

dhr.van der Loo

dhr. Kessels 070-322 7525 27

Catering Buffet Catering Nederland Noodnummers Plaatselijke hulpdiensten 29

0318-61 1862 28

Brandweer EHBO Vereniging Politie Noordwijk

071-361 2900 071-361 1386 0900- 8844

22

http://www.dehaagsehogeschool.nl/over-de-hogeschool/contact-en-bereikbaarheid/contact-vestigingen www.taxibrouwer.nl 24 http://www.glr.nl/over-het-glr/contact 25 http://www.kloosterpodium.nl/pageID/5 26 http://www.kloosterinterieur.nl/pageID/5 27 http://scheveningen.crazypianos.com/ 28 http://www.buffetcatering.nl/contact.htm 29 http://hulpdiensten.innoordwijk.nl/ 23


34


Draaiboek Nr.

Dag

Datum

1

Woensdag

7-9-2011

10.00

11.00

2

Dinsdag

13-9-2011

13.00

15.30

3

Woensdag

14-9-2011

10.00

4

Woensdag

14-9-2011

5 6 7

Woensdag Donderdag Donderdag

14-9-2011 15-9-2011 15-9-2011

8

Vrijdag

16-9-2011

30

Begintijd Eindtijd

Actie

Locatie

Verantwoordelijk

HHS HHS

-

11.00

Type evenement Brainstormsessie: datum, tijdsduur- en stip, thema, locatiekeuze Contact opnemen met locatie

HHS

Gino Christina

14.00

Keuze dresscode en entertainmentprogramma

HHS

10.00 10.00 11.00 11.00

13.00 12.00 15.00

HHS HHS HHS

Jessica Christina Piet

10.00

15.00

Cateringbedrijf zoeken Globaal programma invulling Mailing opstellen, mailing bedrijf zoeken Gastenlijst opstellen Vooraankondiging ontwikkelen

HHS

Piet

9

Maandag

26-9-2011

10.00

16.00

Overige aandachtspunten

HHS

Jessica

10

Dinsdag

27-11-2011

11.00

13.00

Uitbesteden taken verdelen

HHS

Rick

11

Donderdag

28-11-2011

11.00

17.00

Offertes aanvragen/beoordelen

HHS

Rick

12

Vrijdag

29-11-2011

11.00

15.00

Contract tekenen met leveranciers en overige betrokkenen

HHS/Het Klooster

Gino/Roy/Jessica/ Christina

Opmerkingen30 Type: Nationale FM docentendag Datum: 15 december 2011 om 16.00 uur Thema: Zwart/wit Locatie: Het Klooster Aandachtspunten: Inrichting, uitstraling, voorzieningen, overige faciliteiten Dresscode: Zwart/wit Entertainmentprogramma: Spreker J. Kessels en Crazy Piano‟s Catering: Buffet Catering Nederland Programma opstellen voor de uitnodiging 13 wkn van tevoren 13 wkn van te voren Eventuele vergunningen en verzekeringen: ontheffing voor sluitingsuur (11 wkn van tevoren), geluidsvergunning, nietalcoholschenken, aansprakelijkheidsverzekering (2 wkn van tevoren), annuleringsverzekering Extra medewerkers: ASA-studenten Offertes van: catering, entertainment/spreker, locatieverhuur, inrichtingskosten. Begroting opstellen. Locatie, verhuur voorzieningen, catering, entertainment/spreker

Lenny Kaarsgaren: Zakelijke en publieksevenementen. 2010 pag. 60, 63, 64, 89 t/m 97, 112 t/m 116, 153,


1


13 14

Woensdag Dinsdag

5-10-2011 11-10-2011

12.00 12.00

14.00 16.00

Vooraankondiging versturen Ontwikkeling uitnodiging

HHS HHS

Piet Jessica

15

Dinsdag

18-10-2011

10.00

16.00

Checklist van benodigde voorzieningen opstellen

HHS

Roy/Christina

16

Donderdag

20-10-2011

10.00

10.30

Donderdag 20-10-2011 Woensdag 26-10-2011

10.00 10.00

14.00 16.00

Gemeente Noordwijk HHS HHS

Jessica

17 18

Piet Rick

8 wkn van tevoren -

15.00 14.00 13.00

Goedkeuring evenement Gemeente Noordwijk Drukwerk uitnodiging Definitieve begroting/checklist kostenposten Uitnodiging versturen Respons verwerken Bevestiging versturen Laatste fase genodigden benaderen Sluiting inschrijving Aansprakelijkheidsverzekering afgesloten Indicatieaantal gasten doorgeven Definitieve zaalinrichting bespreken Definitieve lijst audiovisuele benodigdheden Bewegbewijzering aanvragen Definitieve afspraken m.b.t. de locatie Definitieve gasten en gastenlijst Details controleren m.b.t. de catering Meeting met interne betrokkenen

10 wkn van tevoren 9 wkn van tevoren Aandachtspunten: vloer(bedekking), decoratie, bewegbewijzering, verlichting, geluid, verwarming/airconditioning, garderobe, cateringruimte, toiletten, water- en stroomvoorzieningen, veiligheid/nooddeuren, planning opbouw/demontage, beveiliging. (8 weken van tevoren beslissen)

HHS HHS HHS

Piet Gino Roy Piet

6 wkn van tevoren 5 tot 2 wkn van tevoren 5 tot 2 wkn van tevoren Reminder versturen

HHS -

Piet Jessica

2 wkn van tevoren afgesloten

HHS

Piet

Het Klooster

Gino

Doorgeven aan de catering/locatie, zie checklist #1 Thema, opstelling, podium, buffet, bar, zie checklist #1

19 20

Maandag Maandag

31-10-2011 7-11-2011

21

Woensdag

24-11-2011

12.00 11.00 12.00

22 23

Donderdag Donderdag

1-12-2011 1-12-2011

10.30

11.00

24

Vrijdag

2-12-2011

11.00

11.30

25

Vrijdag

2-12-2011

13.00

15.00

26

Vrijdag

2-12-2011

13.00

15.00

27

Maandag

5-12-2011

11.00

17.00

28

Woensdag

7-12-2011

13.00

16.00

29

Donderdag

8-12-2011

12.00

14.00

30

Vrijdag

9-12-2011

11.00

14.00


Christina Het Klooster Het Klooster Het Klooster HHS HHS

Zie checklist #1 Roy Gino

Zie checklist #2 onder „Locatie‟

Piet/Roy

Zie checklist #2 onder „Gasten‟

Jessica

Zie checklist #2 onder „Catering‟

Christina

Zie checklist #2 onder „Diversen‟

2


Gedetailleerd programma van de dag Nr.

Activiteit

Locatie

Verantwoordelijk

Bijzonderheden

Uitgevoerd

Begin Eind 1

10.00

10. 30

Controle locatie

2

10.00

11.30

Opbouw podium en audiovisuele voorzieningen

Klooster

Christina

3

10.30

11.30

Klooster

Jessica

4

10.00

12.00

Voorbereiding- en opbouwwerkzaamheden catering Controle inrichting van de ruimtes

Toegankelijkheid, bereikbaarheid, parkeerplaatsen, overige materialen (zie checklist #3 onder „Locatie‟) Technische voorzieningen, apparatuur controle (zie checklist #1 onder „Audiovisuele voorzieningen‟) Zie checklist #3 onder „Catering‟

Klooster

Gino

Zie checklist #3 onder „Inrichting‟

5 6

11.00 12.00

11.30 13.00

Controle overige activiteiten PAUZE WERKNEMERS

Klooster Klooster

Rick Jessica

Zie checklist #3 onder „Diversen‟ Lunch voor de werknemers

7

13.00

14.30

Controle entertainmentprogramma

Klooster

Christina

8

14.30

15.30

Opvang spreker en live band

Klooster

Christina

Zie checklist #3 onder „Entertainment en spreker‟ Repeteren samen met technicus

9

14.30

15.00

Laatste controle ruimtes

Klooster

Piet

Zie checklist #4

10

15.30

15.45

Belichting, inrichting ruimtes

Klooster

Gino

Zie checklist #4

11

15.50

17.00

Kaarten/uitnodigingcontrole

Ingang

Gino

12

16.00

16.30

Inloop gasten

Klooster

Piet

13

16.00

17.15

Gasten helpen bij de garderobe

Garderobe

Rick

14

16.30

17.00

Aanvang/Borrel

Goed controleren of het de juiste uitnodigingen zijn Gasten ontvangen en doorverwijzen naar de garderobe Bij ontvangst van elk kledingstuk, het juiste nummerbon teruggeven aan de gast Glazen en drank gereed zetten

15

16.30

17.10

Gasten doorverwijzen naar tafelnummers


-

Roy

Jessica Informatietafel Rick

Aantal aanwezigen gasten bijhouden, en de tafels op een logische manier bijhouden

Roy

Technische dienst

Jessica ASA-studenten Gino Piet Rick Jessica ASA-studenten Christina Roy Christina Technische dienst Piet Rick Gino ASA-student

ASA-student 1 Piet ASA-student 2 Jessica ASA-student 3 Rick

3


16

17.15

17.25

Introductie docentendag

Podium

Christina

17 18 19 20

17.15 17.25 17.30 17.30

17.30 18.00 18.15

Deuren worden gesloten Aankondiging gastspreker: Joseph Kessels PAUZE TEAM A* Programma gastspreker

Ingang Podium Podium

Piet Gino Jessica Christina

21 22 23

18.15 18.20 18.20

18.20 19.00 19.00

Podium Podium Klooster

Christina Christina Rick

24 25

18.30 19.00

19.00 21.00

Podium

Jessica Christina

26

18.45

19.00

Gastspreker bedanken Live muziek: Crazy Piano‟s Gelegenheid voor docenten om te netwerken PAUZE TEAM B* Live muziek wordt vervangen door achtergrond muziek Buffet klaarzetten

Buffet

Jessica

27

19.00

28

19.00

20.30

Start buffet

29

20.30

20.40

30

20.30

21.00

Afsluiting/ het team bedanken. Eventuele borrel achteraf. Gasten uitlopen

31 32

20.45 21.30

21.15 22.30

33

22.30

23.00

Diner spreker/live band

Garderobe controleren Afbouwen decor, podium Opruimwerkzaamheden Laatste controle alle ruimtes

Kleedkamer Christina entertainment Jessica

Podium

Klooster

YOU & EVENTS

Korte introductie over de gastspreker Diner Thema: “Waardetoevoeging van kennis”

Gino

Bloemen aangeven Alle audiovisuele apparaten gereed Informatietafel gereed voor eventuele vragen Diner Apparatuur wordt bestuurd door medewerker van het Klooster Controleren of het bestelde buffet in orde is

Gino Crazy Piano‟s Rick ASA-student 1

Zie checklist #5 onder „Entertainment‟

Joseph Kessels

Medewerker het Klooster Jessica ASA-student 2 ASA-student 3 Roy

Tijdig controleren of het buffet of drank aangevuld moet worden, zie checklist #5 onder „Catering‟ Medewerkers bedanken en komst van de gasten. Gasten bedanken voor hun komst

Jessica ASA-student 2 ASA-student 3 YOU & EVENTS

Rick Allen

Eventuele gevonden voorwerpen

ASA-student 1 Allen

Christina

Verzamelen alle materialen die gerouteerd Christina moeten worden, zie checklist #6

Gino Piet/Rick

Garderobe

Korte introductie over programma van de avond

Piet/Rick

De pauze tijdens het evenement zijn in twee tijden ingepland, zodat ten alle tijden er medewerkers van YOU&EVENTS aansprakelijk zijn voor de gasten: * TEAM A: Jessica, Christina, Roy, ASA-student 1 en 2 * TEAM B: Gino, Rick, Piet, ASA-student 3


4


Checklist #1

Actielijst 2 tot 4 weken van tevoren Definitieve zaalinrichting bespreken (thema: zwart/wit, opstelling meubilair/tafels, podium, buffet, standtafels voor borrel, bar, borrel) Definitieve lijst van audiovisuele benodigdheden afstemmen (microfoon, beamer, insturmenten voor live-band, versterkers) Bewegbewijzering voor de locatie aanvragen/laten maken (toiletten, garderobe) Laatste fase genodigden benaderen (belronde, mailing) Het indicatieaantal gasten doorgeven aan locatie, catering

#2

Actielijst 1 tot 2 weken van tevoren Gasten en gastenlijst Definitieve gastenlijst samenstellen Definitief aantal gasten doorgeven aan locatie, catering Dieetwensen en/of andere bijzonderheden doorgeven aan locatie, catering Tafelschikking en tafelkaartjes aanvragen/laten maken Naambadges medewerkers en ASA-studenten

Locatie Afspraken maken over uiterlijke eindtijd van de opbouwwerkzaam podium Afspraken maken over de opruim- en demontagewerkzaamheden Bekendmaken wie op de dag zelf hun aanspreekpunt is Afstemmen hoe de aanspreekpunten op de dag bereikbaar zijn Controleren of alle contracten en bevestigingen getekend en geretourneerd zijn Controleren of eventuele vooruitbetalingen zijn voldaan Het (relevante) draaiboek en andere afspraken doornemen met locatie, medewerkers en ASA-studenten De bereikbaarheid van locatie controleren (wegwerkzaamheden, routewijziging OV) Controleren of alle afspraken zijn gemaakt en tot details zijn afgestemd Deadlines afspreken voor nog af te stemmen punten Tijdig aanleveren van materialen die van tevoren door de locatie in voorbereiding kunnen worden genomen 13 oktober 2011, Den Haag

5


Catering Controleren of alle details ten aanzien van de culinaire voorzieningen duidelijk zijn afgestemd (selectie borrelhapjes, definitieve buffet, selectie dranken) Bijkomende voorzieningen voor entertainment definitief afstemmen

Diversen Met alle intern betrokkenen het draaiboek nogmaals in detail doornemen en bespreken wie tijdens de uitvoering waarvoor eindverantwoordelijk is. (één aanspreekpunt voor extern betrokkenen, om overzicht te houden) Dresscode van interne medewerkers bespreken Checken of alle benodigde vergunningen en verzekering in orde zijn

#3

Actielijst tijdens de opbouw Locatie De bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locatie controleren Controleren of er voldoende parkeerplaatsen vrij zijn Controleren of de materialen, drukwerk, presentjes gereed zijn en op de juiste plek zetten Representativiteit van de aanlooproute controleren Draaiboek doornemen met de interne medewerkers (YOU & EVENTS, ASA-studenten, medewerkers van Het Klooster, technische dienst, catering) Audiovisuele voorzieningen Start opbouwwerkzaamheden door technici Controleren of alle technische voorzieningen aanwezig zijn Aanwezige apparatuur controleren Catering Voorbereiden opbouwwerkzaamheden Controleren van catering voor opbouwploegen Controleren of bar en buffet juist zijn geplaatst Voorbereiding op de drankvoorziening voor de ontvangst van de gasten Inrichting van de ruimtes Garderobefaciliteiten controleren Toiletten op representativiteit en alle benodigde voorzieningen controleren Informatietafel controleren - gastenlijst - schrijfbenodigdheden - programmaoverzicht 13 oktober 2011, Den Haag

6


- lijst met contactpersonen/belangrijke telefoonnummers - EHBO voorzieningen - communicatiemiddelen (telefoon,laptop) - mededelingbord Drukwerk controleren Opstelling en inrichting van tafels en stoelen controleren - decoratie van de tafels - tafelschikking, juiste servies en bestek Inrichting en decoratie van buffetten en bar controleren Bloem- en groendecoraties controleren Podium controleren Bewegbewijzering van alle ruimtes controleren Toegankelijkheid nooddeuren contoleren Brandblusapparatuur aanwezig Kleed- en voorbereidingsruimtes van spreker en entertainers controleren Verlichting controleren (bar, buffetten, podia, aanlooproute) Spreker en entertainers Opvang en begeleiding van entertainment Vervoer van materialen en attributen Draaiboek bespreken met spreker en live band Repeteren van spreker en live band met technicus Belichting afstemmen Diversen Laatste weerbericht checken Verkeersinlichtingen checken Binnengekomen berichten/e-mails checken Alle ingehuurde of bestelde producten op kwaliteit en volledigheid van de bestelling controleren

#4

Actielijst nadat opbouw gereed is Eventuele laatste instructies voor interne betrokkenen Onderlinge communicatiemiddelen controleren Aanrij- en aanlooproutes controleren Sanitair contoleren Controleren of alle opbouwmaterialen opgeruimd zijn Controleren of bar gereed staat (borrelhapjes, drank, glazen etc.) Kaarsverlichtingen aansteken 13 oktober 2011, Den Haag

7


Juiste verlichting in ruimtes controleren Controleren of de achtergrondmuziek gereed staat voor ontvangst Welkomstekst controleren Alle medewerkers gereed voor een gastvrije ontvangst

#5

Actielijst tijdens het evenement Opvang van spreker en live band Regelmatige controle op representativiteit van alle ruimtes en sanitair Voortgang van programma, bijsturen Catering - voorbereiding voor cateringgedeelte - tijdig aanvullen van buffetten - letten op representativiteit van buffetten - voldoende drankenuitgiften - catering voor spreker, live band en overige medewerker Entertainment Pauzetijden, weergave van vervangende achtergrondmuziek Geluidsvolume Drankgebruik Diversen Spreker en live band bedanken die tussentijds vertrekken

#6

Actielijst na afloop 31 Verzamelen van alle materialen die retour moeten: - drukwerkrestanten - benodigdheden van informatietafel - aangeleverde decoraties - tapes, cd‟s, dia‟s en sheets - bewegwijzeringbordjes - cateringvoorzieningen

31

Lenny Kaarsgaren: Zakelijke en publieksevenementen. 2010 pag. 275 t/m 282


8


Bijlage 8: Logboek Piet

     

Presentatie week 1 Presentatie week 2 Hoofdstuk 6. Marketing en Communicatie Bijlage 2: Uitnodigingsbrief Bijlage 4: Kosten voor direct mailing Website gemaakt

Rick  

Presentatie week 6 Hoofdstuk 5. Financiën

Roy    

Voorwoord Presentatie week 6 Hoofdstuk 8. Afwikkeling en Evaluatie Website gemaakt

Gino      

Presentatie week 2 Presentatie week 5 Hoofdstuk 1. Randvoorwaarden en uitgangspunten Hoofdstuk 3.2. Thema Hoofdstuk 3.3 Locatie Bijlage 6: Plattengrond

Chistina  Presentatie week 4  Hoofdstuk 3.1. Programma  Hoofdstuk 3.4. Entertainment/ Gastspreker  Hoofdstuk 7. Draaiboek en Uitvoering  Slot  Bijlage 7: Draaiboel Jessica          

Presentatie week 5 Inleiding Hoofdstuk 2. Docentendag Hoofdstuk 3.4.Entertainment/ Crazy Piano‟s/ Catering Hoofdstuk 4. Invulling Bijlage 1: Catering assortiment Bijlage 3: Uitnodigingskaart Bijlage 5: Offerte verzekering Bijlage 8: Logboek Samenvoegen van het verslag (lay-out)


1


Bijlage 9: Evaluaties Roy Het begin was goed, daarna werd het snel stukken minder en ging de samenwerking niet goed. Dit is iedereen te verwijten. We hebben het hier over gehad met Dhr. Netten. Na dit gesprek ging het veel beter en ging de samenwerking goed. Iedereen heeft goed zijn best gedaan en goed gepresenteerd uiteindelijk. Ik ben zeer tevreden over het uiteindelijke resultaat. Gino De eerste weken ging de samenwerking goed, totdat er onduidelijkheden kwamen in het verslag en we langs elkaar heen gingen werken. Dit was vooral te verwijten aan de slechte communicatie die we tijdens het project hadden. Na het gesprek met Dhr. Netten hebben we de draad weer opgepakt en zijn we verder gegaan hoe we zijn begonnen. Het uiteindelijke resultaat mag er naar mijn inziens wel wezen. Rick Ik had een moeilijke start aan het begin van het blok vanwege mijn operatie aan een poliep. Na een week kwam ik bij de groep en kreeg ik mijn taken toebedeeld. De groep was communicatief niet erg goed op het begin. Na de eerste presentaties werd dat steeds beter. Mijn deel was het financieel deel. Gelukkig kreeg ik van iedereen genoeg informatie op het juiste tijdstip. Ik denk dat er resultaat er zeker mag zijn. Ik vond de heer Netten een zeer goede begeleider zeker toen het slecht ging. Piet In het begin van de periode was iedereen erg enthousiast over de opdracht. Iedereen kwam met ideeën voor een uniek evenement. Helaas was niet iedereen het met elkaar eens over ons ideeën. Het was soms best teleurstellend dat ideeën afgekraakt werden. Na verloop van tijd kwamen we tot de conclusie dat het zo niet kon dus moesten er knopen doorgehakt worden. Uiteindelijk zijn we er met z‟n allen in geslaagd om een goed resultaat neer te zetten. Christina In lesweek 1 kregen wij de opdracht EOP uitgelegd, aan het begin was mijn groepje ook erg enthousiast en gemotiveerd. Er vond ten eerste een brainstormsessie plaats over de thema en locatie van het evenement. Nadat dit gezamenlijk was besloten, moest het echte werk nog beginnen. De taakverdeling van elke groepslid werd elke keer duidelijk aangegeven en verstuurd via de mail. Tijdens het onderzoek van informatie en andere gegevens, werd er door bepaalde groepsleden onvoldoende stukken ingeleverd. Door SMP-diensten of andere omstandigheden, was het groepje tijdens de bijeenkomsten eigenlijk nooit compleet. Hierdoor begon de communicatie tussen de groepsleden te verslechteren. In de groep werd dit probleem ook geconstateerd. Na een gesprek met de docent dhr. Netten, zijn wij tot een oplossing gekomen om de verrichte taken van elk groepslid in het verslag te vermelden. In de afsluitingfase van het EOP had ik wel het gevoel dat iedereen zijn best deed om de afgesproken taken in te leveren. Helaas viel dit mij pas in de laatste fase op, anders had ik met meer plezier deze opdracht afgerond. Jessica Voor het vak Eventmanagement hebben wij in lesweek 1 de opdracht gekregen om met een projectgroepje van 6 mensen een Event Operation Plan (EOP) te schrijven. Als groepje hebben wij voor het onderwerp “Nationale FM Docentendag”. We hadden allen erg zin in deze opdracht en waren goed gemotiveerd, helaas duurde deze vreugde maar kort. Al snel verslechterde de communicatie, dit kwam door weinig contacturen, we zaten niet op één lijn wat betreft ideeën en de SMP2 diensten. Hierdoor raakten we met ze allen behoorlijk gedemotiveerd en hadden we geen zin meer in de opdracht. We hebben de stap genomen om ons probleem met dhr. Netten te bespreken. Dit gesprek heeft enorm geholpen om elkaar beter te begrijpen en hierna ging het al een stuk beter. We hebben dan ook met veel plezier het EOP in elkaar gezet. Desondanks de ellende die we tijdens het groepsproces hebben ondervonden ben ik blij met het resultaat en heb ik veel geleerd van dit project. Ik heb geleerd hoe belangrijk contactmomenten zijn tijdens een project.


2


Bijlage 10: Presentatie week 4


3




4




5

[Nationale FM Docentendag] [Black & White] Christina Leung Rick Zuijderduijn Roy Pennock Piet de Haas Gino Zwirs Jessica van der Ven

Recommend Documents